manual de recursos humanos

MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
VERSION: 1
CLAVE: MRH- 1.0
FECHA:
HOJA 1 DE 16
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
PARA EL PERSONAL DEL DESPACHO
INDICE
1. ORGANIZACION
1.1 QUIÑÓNES ESPEJEL Y ASOCIADOS, S. C.
2. OPORTUNIDADES DE DESARROLLO PROFESIONAL
3. CUALIDADES PROFESIONALES Y PERSONALES REQUERIDAS
3.1 Cualidades personales
3.2 Cualidades para supervisar
3.3 Cualidades
4. GRADOS DE PROGRESO
4.1 Ayudante de auditor “júnior”
4.2 Ayudante Semi-Senior
4.3 Auditor Senior
4.4 Supervisor
4.5 Gerente de auditoria
4.6 Socio
4.7 auxiliares en general
5. GRADOS DE DESEMPEÑO
6. DESARROLLO PROFESIONAL
6.1 Programa de desarrollo profesional
6.2 Literatura profesional
6.3 Titulo de Contador Público
6.4 Asistencia a la escuela
6.5 Asociaciones profesionales
6.6 Habilidad para hablar y escribir
6.7 Actividades profesionales y de la comunidad
7. SUELDOS Y BENEFICIOS
7.1 Política de compensación
7.2 Compensaciones adicionales
7.3 Vacaciones y días festivos
8. CONDUCTA PROFESIONAL
8.1 Naturaleza confidencial del trabajo
8.2 Actitud independiente
8.3 Clientes en perspectiva
8.4 Conducta Personal
8.5 Responsabilidad económica individual
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
VERSION: 1
CLAVE: MRH- 1.0
FECHA:
HOJA 2 DE 16
8.6 Trabajos ajenos a la firma
9. POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN
9.1 Información personal
10. PREPARATIVOS PARA TRABAJAR EN LAS OFICINAS DEL CLIENTE
10.1 Tiempo sin asignar
10.2 Al ser asignado
10.3 Material para trabajar
10.4 Reservaciones y boletos
11. TELEFONOS
12. ENFERMEDAD, ACCIDENTES O EMERGENCIA
13. DESARROLLO DE LA REVISIÓN
13.1 Procedimientos de auditoria
13.2 Cómputos
13.3 Trabajo en la oficina del cliente
13.4 Registros del cliente
13.5 Relaciones con el cliente
14. PAPELES DE TRABAJO
14.1 Control de los papeles de trabajo
14.2 Archivos
15. FIRMA DE REPORTES Y CORRESPONDENCIA
16. REGISTRO DE TIEMPO Y GASTOS
16.1 Tiempo
16.2 Gastos
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
VERSION: 1
CLAVE: MRH- 1.0
FECHA:
HOJA 3 DE 16
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
PARA EL PERSONAL DEL DESPACHO
1.1 ORGANIZACIÓN
QUIÑONES ESPEJEL Y ASOCIADOS, S.C. Es una sociedad civil registrada de acuerdo con las
leyes mexicanas desde el año 1983, cuyo objetivo es la práctica de la contaduría pública. Sus
socios fundadores son mexicanos.
Las políticas generales de la firma las determinan los socios. Los asuntos administrativos los
coordina el socio director de la firma.
Los estatutos sociales los indican los socios actuales y están de acuerdo en aceptar como nuevos
socios a personas que lo deseen y que reúnan los requisitos profesionales y personales.
2. OPORTUNIDADES DE DESARROLLO PROFESIONAL
A través de la experiencia usted se habrá percatado de que hay oportunidad para progresar en el
ejercicio de la contaduría pública.
En la firma, por ejemplo, el crecimiento de nuestra práctica profesional y el alto porcentaje de
puestos de responsabilidad que se necesitan significa que cada miembro del personal tiene la
oportunidad de avanzar tan rápidamente como su capacidad y deseos se lo permitan. A
diferencia de la mayoría de las organizaciones industriales y comerciales cuyo número de puestos
ejecutivos es relativamente bajo, aproximadamente la cuarta parte de nuestro personal
profesional necesita ser socio, gerente o supervisor.
3. CUALIDADES PROFESIONALES Y PERSONALES REQUERIDAS
Para ocupar un puesto de auditor senior o supervisor, se requieren las características que se
mencionan a continuación, cuanto mayor sea él numero de cualidades que se logren, mas alta
será la meta de alcance.
3.1 Cualidades personales (listadas en orden alfabético)
 Ambición
 Agresividad
 Apariencia personal
 Buen juicio
 Confiabilidad
 Creatividad
 Disposición para cooperar
 Deseos de aprender y aceptar críticas
 Eficiencia
 Estabilidad emocional
 Firmeza de carácter
 Flexibilidad
 Habilidad para aceptar responsabilidades
 Iniciativa
 Integridad
 Inteligencia
 Lealtad
 Madurez
 Salud
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
VERSION: 1
CLAVE: MRH- 1.0
FECHA:
HOJA 4 DE 16
3.2 Cualidades para supervisar









Don de mando
Habilidad para mantener buenas relaciones
Habilidad para adiestrar personal
Habilidad para comunicarse
Habilidad para tomar decisiones
Habilidad para entrenar personal
Capacidad analítica
Capacidad para trabajar bajo presión
Sentido del valor del tiempo
3.3 Otras cualidades



Conocimiento práctico del ambiente de trabajo
Desarrollar un alto volumen de trabajo
Conocimientos técnicos actualizados
4. GRADOS DE PROGRESO
Los servicios de auditoría los ejecuta el personal de la firma, el cual esta clasificado de acuerdo
con su grado, el cual esta clasificado de acuerdo a su grado de responsabilidad, experiencia y
habilidad como auditor ayudante, semi-senior, senior, supervisor, gerentes y socio.
4.1 Ayudante de auditor “júnior”
El ayudante de auditor recién empleado que es normalmente un estudiante de los últimos años
de la carrera, un pasante o un recién titulado, es alguien muy importante en la firma. Su esfuerzo
concienzudo proporciona seguridad en la entidad del trabajo de la firma y es el cimiento de cada
una de las opiniones profesionales que combinadas forman las que emite ésta en forma de
dictámenes u opiniones. Constantemente se presentan al ayudante de auditor oportunidades para
demostrar su habilidad, su criterio y su sagacidad. Muchas anomalías o la detección de omisiones
han resultado de un detalle, al parecer insignificante, que observo un ayudante sagaz; como es el
caso de suma que no coincidía, la carencia de un documento o la aplicación improcedente de una
disposición legal.
En esta primera etapa se deben desarrollar la capacidad inquisitiva, la disciplina, la puntualidad y
el orden en el pensar y en el actuar.
En un periodo relativamente corto el ayudante de auditor deberá desarrollar un conocimiento mas
profundo sobre principios de contabilidad y técnicas de auditoria y a partir de este momento
tendrá oportunidad para adquirir, una experiencia más variada sobre diferentes tipos de negocios,
lo cual servirá para desarrollar la habilidad creadora que se necesita para hacer frente a
situaciones mas complejas y para asumir funciones primarias de supervisor.
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
VERSION: 1
CLAVE: MRH- 1.0
FECHA:
HOJA 5 DE 16
4.2 Auditor semi-senior
El ayudante que cumple bien con las áreas de trabajo que se le han encargado, que se esfuerza
por hacerlo mejor, en menos tiempo del que se había empleado anteriormente y que además de
ejecutar bien sus secciones de trabajo puede organizar a alguien mas, es un semi-senior.
La primera experiencia al entrenar a otras personas le debe proporcionar elementos de manejo
de personal y administración del tiempo propio y de los demás. También en esta etapa deben
aprovecharse las oportunidades para adquirir mayores conocimientos en el área para la cual
será necesario profundizar principalmente en el estudio de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y
su Reglamento, Ley del Impuesto al Valor agregado, Ley del Seguro Social y los aspectos más
importantes de la Ley del Trabajo y del Infonavit.
4.3 Auditor senior
El auditor senior es un profesional en la extensión de la palabra, con la habilidad, criterio y los
conocimientos que se requiere la profesión. Trabajando estrechamente con un supervisor o un
gerente, auditor senior debe dirigir la diaria ejecución del trabajo de sus ayudantes para ir
terminando la auditorias que le han sido encargadas de acuerdo con la programación del trabajo.
Tiene la oportunidad de demostrar su habilidad para terminar por completo los trabajos al
asignado. Para encargarse de mas de una asignación a la vez, para dirigir la revisión de los
sistemas contables del cliente y para proponer procedimientos de auditoria hechos a la medida
de las necesidades del cliente. Además, dirige y supervisa el trabajo de los auditores semiseniors y júnior y contribuyente al desarrollo profesional de estos al dirigir su entrenamiento
durante el trabajo. Evalúa también la corrección y consistencia de los principios contables
aplicados y prepara cartas de recomendaciones e informes. El auditor senior también tiene
suficientes conocimientos de contabilidad y de impuestos como para hacer sugestiones
constructivas en dichas áreas.
4.4 Supervisor
En esta etapa la persona debe prepararse concienzudamente en los aspectos especiales o
novedosos en las áreas de auditoria, contabilidad, impuestos y finanzas. También en esta etapa
debe procurar estudiar el idioma ingles para tener acceso principalmente a la licenciatura que
necesita así como a la comunicación con funcionarios de nuestros clientes que de otra forma le
queda vedado. En el caso administrativo contribuye a mantener la disciplina interna del
despacho, la observancia del horario de trabajo y se asegura que tanto el como los auditores en
los diferentes niveles mantengan un alto nivel de profesional frente a terceros (funcionarios y
empleados de los clientes, funcionarios y empleados de oficinas gubernamentales, etc.).
Desde el punto de vista del trabajo que desarrolla, se espera que tanto sus informes como cartas
de recomendaciones cumplan con los siguientes requisitos:



Las aseveraciones deberán estar debidamente corroboradas con hechos que consten
en los papeles de trabajo.
Respaldadas desde un punto de vista doctrinado y legal, cuando sea el caso.
Discutidas y aceptadas por los funcionarios de los clientes.
Frente al gerente y a los socios, el supervisor deberá estar en posibilidades de contestar todas
las preguntas que pudieran surgir del análisis de los financieros revisados.
En esta etapa la lealtad es un integrante fundamental de la persona.
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
VERSION: 1
CLAVE: MRH- 1.0
FECHA:
HOJA 6 DE 16
4.5 Gerente de auditoria
El gerente de auditoria es el responsable de dirigir simultáneamente varias revisiones de clientes
o a veces una sola revisión de gran magnitud que requiere la coordinación de nuestros servicios
en varias localidades. El gerente supervisa y consulta regularmente con sus auditores, seniors y
supervisores y también emplea gran parte de su tiempo en discusiones con los socios o con
ejecutivos de los clientes. De este modo está desarrollando la madurez y la amplitud de criterio
que la firma busca en los individuos que pueden llegar a ser socios.
Es una persona que se interesa por mejorar políticas y procedimientos de operación del
despacho y que se interesa porque los resultados económicos sean mejores a través de la
eficiencia de todos los participantes. El puesto de Gerente es de mucha responsabilidad y
equivale a los puestos de los funcionarios de finanzas de las empresas medianas y grandes y su
compensación deberá estar en función de tal responsabilidad.
4.6 Socio
El puesto de socio se compara, en términos de responsabilidad, satisfacción personal y
retribución financiera, al de los puestos ejecutivos en las grandes empresas. Es necesario hacer
notar, sin embargo, que las firmas de contadores públicos por regla general están organizadas
como sociedades civiles. El socio es uno de los dueños de la firma y es responsable por las
decisiones de la misma. Descansa en los socios la responsabilidad para la conclusión
satisfactoria de los trabajos de la firma; mantener buenas relaciones con los clientes,
autoridades, agrupaciones y cívicas. Son responsables por la administración general del
despacho.
4.7 Auxiliares en general
Para este tipo de puesto no se requiere algún grado de preparación en específico ya que
contamos con la capacitación laboral sobre el trabajo asignado y casi siempre se les da
capacitación continua ya que por la naturaleza de su trabajo a desempeñar no se requiere que
tengan total capacitación como el auditor en cualquier tipo de nivel a desempeñar (normas,
código, manuales etc. Ya que será su supervisor o jefe en turno quien se encargue de cerrar el
trabajo total).
En caso de que quieran aspirar a ascender en cualquier puesto, recibiran todo el apoyo de la
firma y se le brindaran las herramientas necesarias para lograr dicho propósito.
5. GRADOS DE DESEMPEÑO
En cada fase de actuación recibirá evaluacion personal. Poco tiempo después de la conclusión
de varios trabajos que se le han asignado, el auditor encargado preparara un reporte evaluando
en aspectos tales como habilidad técnica, desempeño del trabajo y ciertas características
personales. Seria conveniente que usted estudie la forma de reporte del personal para que al
saber las bases que sirven para juzgar su actuación y pueda comprobar su propio progreso y
esforzarse en debida forma para sobresalir en estos conceptos. También deberá pedir consejo y
ayuda de los encargados y de otras personas que desempeñan funciones de mayor
responsabilidad en la firma.
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
VERSION: 1
CLAVE: MRH- 1.0
FECHA:
HOJA 7 DE 16
6. DESARROLLO PROFESIONAL
La firma colabora con su desempeño profesional y le proporciona un volumen considerable de
literatura profesional y material de referencia para ayudarlo en su progreso. Sin embargo, es
principalmente suya la responsabilidad de prepararse profesionalmente haciendo uso de todos
los medios posibles, incluyendo el estudio y la atención a seminarios y conferencias de asuntos
fiscales, contables y administrativos.
6.1 Programa de desarrollo profesional
La parte más importante de su desarrollo y entrenamiento ocurre durante el desempeño del
trabajo bajo la estrecha supervisión del personal experimentado y aprendiendo con la
experiencia que le da la misma practica. La firma ha preparado un memorando describiendo
algunas de las prácticas de entrenamiento en el desempeño del trabajo.
Usted deberá tener dentro de su carpeta una copia del memorando para que pueda conocer la
naturaleza y objetivos de este tipo de desarrollo profesional. Los trabajos que son asignados no
se pueden tomar exclusivamente como medio para el entrenamiento, pero se planean en la
medida en que esto es posible para que se logre experiencia variada en el más alto nivel de que
se es capaz en ese momento el auditor.
El entrenamiento durante el desempeño del trabajo se debe completar con la lectura de material
técnico y leyes fiscales de uso más común. Las dudas que se deriven de la investigación y de la
ejecución del trabajo deberán ser aclaradas con el personal mas experimentado dentro de la
firma.
6.2 Literatura profesional
A los miembros del personal de nuevo ingreso se les proporciona el valioso material de
referencia que se menciona a continuación:
Juego de programas para la Evaluación del Control Interno y Procedimientos de auditoria.
Estos programas, que cubren las principales fases de una revisión, tienen como función la de
servir de guía general para nuestro personal de auditoria.
Asimismo, la firma pondrá a su disposición todo el material de consulta (leyes, manuales, guias
normas códigos, etc. en diferentes formatos: libros, material impresos, en archivos, en línea, etc.)
y se cuenta con la ayuda en línea para su consulta ya que todo el que lo necesita y lo requiera,
en el despacho se cuenta con equipo de computo para acceder con el fin de consulta.
A intervalos de tiempo durante su carrera con la firma recibirá literatura profesional y material de
referencia adicional actualizado. (ya que por la naturaleza de nuestro trabajo por lo regular se
van actualizando debido a las nuevas normas o reformas que se hacen año con año e
intentamos tener todo nuestro material actualizado. Sin duda usted ya ha adquirido para su
propio uso diversos textos básicos de contabilidad y auditoria. Le sugerimos que se suscriba a
una o mas de las publicaciones mensuales especializadas en asuntos de contabilidad de
finanzas como “the journal of accountancy”, etc., las cuales están en la sala de juntas como
material de referencia.
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
VERSION: 1
CLAVE: MRH- 1.0
FECHA:
HOJA 8 DE 16
6.3 Título de Contador Público
Toda persona integrante de nuestro personal de auditoria, deberá obtener su título de Contador
Público Titulado a la mayor brevedad posible.
Siempre que sea posible, el personal más experimentado de la firma tendrá, mucho gusto en
asesorarlo en la preparación de su tesis para su examen profesional. El despacho le
reembolsara un porcentaje del costo de impresión de la tesis, contando con la aprobación previa
del socio. Dará aviso con la debida anticipación, se le otorgara permiso con goce de sueldo, un
día o dos, que se requiera para presentar su examen profesional.
6.4 Asistencia a la Escuela
En atención a aquellos integrantes del personal que no han terminado sus estudios antes de
ingresar a la firma, se hace todo lo posible para asignarlos en la mayor parte de los casos, a los
que no interfieran con sus horas de escuela y excepcionalmente se otorgan ciertas facilidades en
el horario de entrada y salida.
6.5 Asociaciones Profesionales
La firma ésta interesada en que usted se asocie cuanto antes con una de las Instituciones
Nacionales que agrupe a los Contadores Públicos. También se debe registrar ante las
autoridades fiscales correspondientes.
6.6 Habilidad para Hablar y Escribir
El arte de trasmitir clara y concisamente información e ideas es muy importante para su avance
profesional y la firma quiere animarle a que dé los pasos necesarios para adquirir esta habilidad,
y estar así preparado para contraer compromisos para disertar o colaborar en publicaciones
profesionales.
6.7 Actividades profesionales y de la comunidad
Su desarrollo y posición profesionales son importantes para la firma de cualquier distinción que
le sea conferida es altamente apreciada por sus colegas, incluyendo a los socios. Ellos ésta
concientes de que el futuro de la firma depende en gran parte de usted y del éxito y de la
posición que logre en la profesión.
También existen oportunidades para servir a la comunidad, que al mismo tiempo le ayudan a
conocer más gente, a enaltecer su prestigio y a darles gran satisfacción personal.
La firma promueve la participación en actividades comunales, sobre todo en aquellos campos en
que su habilidad profesional puede ser de utilidad.
Algunos miembros de nuestro personal que han contribuido de esta manera, afirman que su
ayuda es bien acogida y que es relativamente fácil ser útil
La aceptación de tales trabajos voluntarios se deberá basar en la suposición razonable de que
podrá dedicarle el suficiente tiempo para poder desempeñarlo en forma que sea meritoria para
usted, la firma y la profesión.
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
VERSION: 1
CLAVE: MRH- 1.0
FECHA:
HOJA 9 DE 16
7. SUELDOS Y BENEFICIOS
7.1 Política de compensación
La firma le compensara de acuerdo con su habilidad, su experiencia, responsabilidad, prestigio
profesional y grado de efectividad en el desempeño de su trabajo. Es política de la firma pagar
sueldos cuando menos iguales a aquellos generalmente pagados por trabajos similares en la
profesión. El desempeño de cada integrante del personal se vigila cuidadosamente, y el sueldo
se deriva anualmente, los ajustes y los sueldos se basan en el mérito individual.
7.2 Compensaciones Adicionales
De acuerdo con las disposiciones legales se otorgan gratificaciones anuales de navidad. En
cuanto a la participación de los empleados en las utilidades, una parte se paga antes de navidad
y el saldo en el mes de mayo. Las personas que han llegado al puesto de Gerentes obtienen una
participación en las utilidades.
7.3 Vacaciones y Días Festivos
Las vacaciones anuales pagadas se basan en el tiempo de servicio conforme a la ley federal de
trabajo como sigue.
AÑO
1
2
3
4
DE 5 A 9
DE 10 A 14
DE 15 A 19
DE 20 A 24
DE 25 A 29
DIAS
6
8
10
12
14
16
18
20
22
La época para tomar vacaciones es el periodo comprendido en base a la carga de trabajo
(cuando se tenga la menor carga de trabajo). Si en circunstancias anormales las asignaciones no
le permiten tomar sus vacaciones dentro de este periodo podrá solicitar la autorización previa de
un socio de la firma para que en caso de cierre de trabajo se llegue a un mutuo acuerdo para el
cumplimiento de este requisito. En caso de que no se haya tomado todos sus días de vacaciones
de ese año se les darán conforme a la carga de trabajo del siguiente año, previo acuerdo con el
socio director. Sin embargo, se evitara en lo posible la acumulación del tiempo de vacaciones,
para que estas se tomen oportunamente cada año.
La firma observa los días festivos de descanso obligatorios y se da aviso anticipado de ellos. A
veces ocurre que, dada la naturaleza del trabajo, el personal tenga que laborar un día festivo y
en estos casos el tiempo trabajado se aplicaran como pago de tiempo extraordinario de
conformidad con las disposiciones de la ley federal de trabajo.
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
VERSION: 1
CLAVE: MRH- 1.0
FECHA:
HOJA 10 DE 16
8. CONDUCTA PROFESIONAL
La naturaleza profesional de nuestra actividad requiere normas de eficiencia y de
responsabilidad personal extremadamente altas.
Usted deberá familiarizarse con el Código de Ética emitido por el IFAC.
8.1 Naturaleza confidencial del trabajo
Entre los requisitos más importantes de la ética profesional está la lealtad que debemos a los
clientes que emplean nuestros servicios con la seguridad de que nada de lo que se refiere a sus
asuntos se revelara a terceros, jamás se deberá divulgar nuestro conocimiento íntimo de los
asuntos de los clientes. Para poder mantener la confianza profesional, que es la base de nuestra
relación con los clientes, debemos tener especial cuidado para evitar:

Discusión de los asuntos del cliente con terceros, a menos que se nos haya autorizado
expresamente para hacerlo (si esta autorización fue oral, deberá prepararse un
memorando y archivarse en el legado correspondiente).

Revelación de la información confidencial a empleados del cliente que no están
autorizados para recibirla.

Discusión de asuntos de la firma o asuntos confidenciales de nuestros clientes en
lugares públicos como restaurantes, elevadores, etc.

Murmuraciones acerca de asuntos de la firma o de los clientes en cualquier lugar
incluyendo la oficina y nuestros hogares.

No se nos puede obligar a divulgar información sin el consentimiento del cliente,
excepto por orden judicial.
8.2 Actividad independiente
La independencia de pensamientos y de acción es la base de la actividad de la firma, y debemos
tener cuidado de no subordinar nuestro criterio independiente a los deseos de un cliente o un
tercero. Los miembros del personal profesional no deberán reunirse con representantes del
cliente de manera tal, que ponga en duda la independencia y objetividad de nuestro criterio al
hacer el examen.
Deberá informarle al gerente o auditor encargado si se le ha asignado una auditoria donde:
(1) ha estado anteriormente,
(2) algún pariente suyo presta sus servicios,
(3) tiene algún pariente que es empleado de un competidor de esta firma o
(4) usted o algún pariente suyo tiene un interés financiero directo.
En estas circunstancias, normalmente será necesario asignar otro miembro del personal a este
trabajo.
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
VERSION: 1
CLAVE: MRH- 1.0
FECHA:
HOJA 11 DE 16
8.3 Clientes en perspectiva
La firma no hace publicidad de los servicios que pueda prestar; los nuevos clientes son
básicamente el resultado de recomendaciones de clientes satisfechos con nuestros servicios.
Por lo tanto, cualquier pregunta de un cliente en perspectiva deberá ser constatada con cortesía,
y se le deberán dar explicaciones acerca de los servicios que puede prestarle la firma, a conocer
al mismo tiempo que nos interesamos por todos los clientes en perspectiva sean éstos grandes
pequeños. Cualquier comentario o información recibida acerca de un cliente en perspectiva se
deberá comunicar inmediatamente a un socio.
8.4 Conducta personal
No vendemos un producto, si no que prestamos servicios profesionales, y se nos conoce
principalmente a través de nuestros representantes que hacen las auditorias. El nivel de la
conducta personal de un hombre se basa en su buen gusto, buen acierto y moderación en todo
momento. La prolijidad, la corrección en el vestir, en la presentación y en el lenguaje, los hábitos
y la actitud personales contribuyen a crear una impresión favorable en los clientes y en otras
personas con las que tratamos. Naturalmente, se deberá respetar todas las normas en vigor en
la oficina de un cliente.
Las relaciones con los empleados del cliente deben ser de naturaleza profesional. La experiencia
ha demostrado que las buenas relaciones con el personal del cliente dependen de muchos otros
factores además de la amistad. Como es natural, en algunas ocasiones nuestro personal recibe
invitaciones para comer o cenar con funcionarios o empleados de los clientes. Estas invitaciones
se pueden aceptar y cuando se siente conveniente, corresponderlas, siempre y cuando esto, no
vaya contra nuestras relaciones profesionales.
Algunas veces resulta impráctico que un miembro de la firma rechace un pequeño regalo o
muestra de los productos del cliente, pero debe evitarse al máximo la práctica de aceptar
obsequios de los clientes. No deberá solicitar descuentos sobre productos del cliente. Los
representantes de la firma nunca deberán efectuar actos que comprometan su independencia
ante los clientes o sus empleados.
Existen casos en que algunos clientes nos ofrecen descuentos equivalentes a los que otorgan en
general a sus empleados, antes de iniciar ninguna gestión, se deberá hablar con un socio.
Los miembros de la firma nunca deben solicitar préstamos de un cliente, tampoco deben pedir
que les cambien cheques.
8.5 Responsabilidad Económica Individual
Como contador usted bien sabe la importancia de manejar adecuadamente su presupuesto
personal. A fin de evitar que la firma reciba requerimientos de pago de sus acreedores para el
pago de sus deudas, usted deberá discutir con un socio cualquier problema.
8.6 Trabajos Ajenos a la Firma
QUIÑONES ESPEJEL Y ASOCIADOS, S.C. no permite a los miembros de su organización
desempeñar empleos, ya sean profesionales o de otro tipo, fuera de la firma sin un
consentimiento escrito, que debe obtener previamente. Usted comprenderá que es sumamente
importante para usted y para la firma que le dedique todo su tiempo y esfuerzo a su trabajo
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
VERSION: 1
CLAVE: MRH- 1.0
FECHA:
HOJA 12 DE 16
dentro de la misma. Sin embargo, esta política no tiene la intención de impedirle que ocupe su
tiempo libre en dar clases o en otras actividades similares en Instituciones de prestigio, aunque
en estos casos también deberá solicitarse la autorización previa de la firma.
Nuestros empleados no podrán desempeñar puestos de funcionarios o ejecutivos en cualquier
sociedad, empresa u organización, a menos de que un organismo con fines caritativos, cívicos, o
educativos se los solicite, sin fines de lucro.
9. POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN
9.1 Información personal
Cada miembro de la firma deberá informar oportunamente al Contador General sobre cualquier
cambio en:






Dirección y número de teléfono
Estado civil
Numero de personas que dependen económicamente de el
Nacionalidad
Familiares a los que hay que dirigirse en caso de emergencia
Seguro de su coche
También se deberá informar a la oficina acerca de:









Horario de clases
Diploma o títulos obtenidos
Distinciones recibidas
Estudios de idiomas extranjeros
Fecha de resultado de su examen profesional
Su adquisición en sociedades profesionales
Su elección o nombramiento para desempeñar algún puesto en la firma
Publicación de artículos
Actividades cívicas o de la comunidad
10. PREPARATIVOS PARA TRABAJAR EN LA OFICINAS DEL CLIENTE
10.1 Tiempo sin asignar
Mientras le indican cual es su próximo trabajo deberá presentarse puntualmente en la oficina.
Aproveche este tiempo haciendo uso de la biblioteca y de otras fuentes para hacer estudios
profesionales, o para documentarse sobre su próximo trabajo informándose en particular de la
industria a la que pertenece, en general, lea la parte conducente del expediente de
correspondencia.
Una vez que le hayan asignado un trabajo, el auditor encargado le informa acerca de su
naturaleza y le dará instrucciones como prepararse y como presentarse en el.
Es responsabilidad de la oficina la distribución del personal; por tanto. Los encargados de los
trabajos no deberán utilizar a un ayudante sin obtener la autorización del socio respectivo.
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
VERSION: 1
CLAVE: MRH- 1.0
FECHA:
HOJA 13 DE 16
Además, el encargado deberá avisar oportunamente a la oficina la fecha estimada en que
terminara su trabajo cada uno de los ayudantes.
10.2 Al ser asignado
Antes de partir hacia las oficinas del cliente, ya sea en la ciudad o fuera de ella, debe usted
avisarle a la recepcionista a donde se dirige y la hora o fecha estimada de regreso. Si va a salir
de la ciudad, deberá indicarle cual es la dirección de la oficina del cliente y el hotel en donde se
va a hospedar. Si lo considera necesario, dé instrucciones especiales al contador respecto a la
forma en que debe manejar su sueldo o efectivo para gastos de viaje
10.3 Material para trabajar
Cuando sea practico, el auditor encargado de la auditoria deberá obtener personalmente del
archivo y del conmutador los papales de trabajo y el material necesario; de otro modo deberá
instruir debidamente al ayudante a quien ha pedido que obtenga dicho material. Es
absolutamente necesario que todos los papeles de trabajo y la papelería se puedan obtener
rápidamente en cualquier momento. Una vez terminado el trabajo, todos los papeles que ya no
se necesitan deberán devolverse al archivo. El riesgo de perdida se reduce considerablemente
cuando se guardan los papeles en lugares debidamente protegidos.
La firma proporciona todo el material necesario para llevar a cabo el trabajo, incluyendo papel
tabular, papel reporte, formas impresas, etc. Cuando no haya existencia de algún elemento que
se considere necesario deberá sugerirse a la oficina que lo adquiera.
Los portafolios, perforadoras, sellos de goma, etc. Se cargan a la persona a quien se le entregan
en la inteligencia de que deberá devolverlos cuando deje de trabajar con la firma.
10.4 Reservaciones y Boletos
Es su responsabilidad obtener los anticipos para gastos de viaje y los boletos para su
transportación, así como pedir que hagan las reservaciones de hotel. Para esto haga uso
personal de oficina. Esto debe planearse en tal forma que evite la necesidad de pedir préstamos.
11. TELEFONOS
Como regla general, es practica de la firma evitar mencionar ante personas extrañas el nombre
del cliente en cuyas oficinas se esta trabajando. Por lo tanto, las llamadas telefónicas para usted
deberán ser hechas a nuestras oficinas, de donde la recepcionista le pasara el mensaje de quien
le llamo.
Cada representante deberá informar a la telefonista del cliente acerca de su identidad y en lugar
en donde lo puede localizar. Cuando son varios los auditores que están trabajando con el mismo
cliente, el auditor encargado será el que proporcione esta información.
La firma desaprueba las llamadas telefónicas personales durante las horas de oficina excepto las
llamadas por causa justificada. No debe usted olvidar que un número excesivo de llamadas
puede congestionar las líneas y demorar asuntos importantes del cliente. El importe de las
llamadas personales de larga distancia que hagan los miembros de la firma deberá ser cubierto
por ellos. Evite hacer llamadas de esta naturaleza en los teléfonos de los clientes excepto
cuando exista una causa que los justifique.
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
VERSION: 1
CLAVE: MRH- 1.0
FECHA:
HOJA 14 DE 16
El importe de sus llamadas personales de larga distancia o cualquier otro gasto incurrido por la
firma o por la oficina del cliente deberá reembolsarlo inmediatamente.
12. ENFERMEDAD, ACCIDENTE, O EMERGENCIA
Cuando por enfermedad o cualquier otra circunstancia no pueda asistir al trabajo, deberá
notificarlo a la telefonista de nuestra oficina a la mayor brevedad posible, quien a su vez, se lo
hará saber a la persona encargada del trabajo. Si considera necesario discutir personalmente
cualquier asunto con el encargado, también deberá hacerlo. Es importante que se ponga en
contacto diariamente con la oficina durante una ausencia.
Cuando se encuentre fuera de la ciudad, notifique inmediatamente al auditor encargado de su
trabajo si no puede concurrir a el por la enfermedad o por alguna otra causa. Si esta trabajando
solo fuera de la ciudad, notificarlo inmediatamente a la oficina telefónica o vía correo electrónico.
13. DESARROLLO DE LA REVISION
13.1 Procedimientos de Auditoria
Al serle asignado un trabajo, el auditor encargado le dará instrucciones detalladas en lo que
respecta al trabajo a desempeñar y a la preparación de los papeles de trabajo. Es muy
importante que siga cuidadosamente estas instrucciones así como los procedimientos descritos
en los programas de auditoria. Si no a su juicio son necesarias algunas modificaciones deberá
obtener la aprobación del auditor encargado, y si esto no es posible de inmediato, deberá
explicar mediante notas e los papeles de trabajo el motivo de las modificaciones. En los casos de
auditorias recurrentes, haga las gestiones de cambios de programas de trabajo que considere
convenientes durante el curso del examen. Durante todo el trabajo, y principalmente en la
preparación de los papeles de trabajo, procure observar las normas de limpieza, concesión y
claridad.
13.2 Equipos de Cómputo
Las Computadoras, Sumadoras y Calculadoras, así como otro tipo de equipo de oficina facilitan y
apresuran su trabajo, por lo que se deben usar al máximo posible en la obtención de listados
analíticos así como en la preparación de cálculos comprobatorios.
13.3 Trabajos en la Oficina del Cliente
Todo el trabajo de auditoria debe completarse en la oficina del cliente. Además, los borradores
de los reportes y estados deben prepararse ahí cuando sea posible, ya que si facilita el trabajo
por la rápida disponibilidad de los libros y registros del cliente para referencia, además los
funcionarios del cliente podrán darse cuenta del tiempo requerido para completar el trabajo
13.4 Registros del cliente
Cuando sea necesario usar marcas en los registros o papeles del cliente, éstas deberán ser
pequeñas pero claras, y cuando acabemos de utilizarlos deberán devolverse la persona
apropiada.
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
VERSION: 1
CLAVE: MRH- 1.0
FECHA:
HOJA 15 DE 16
Algunos registros y documentos son de naturaleza a confidencial, por lo que deberán estar bajo
el control directo de los representantes de la firma para evitar que personas no autorizadas
tengan acceso a ellos.
Solamente se podrán sacar los registros o documentos del cliente de su oficina en circunstancias
especiales y con el consentimiento de un funcionario responsable. En estos casos. Se deberá
preparar por duplicado una lista de los registro que se van a sacar; el original servirá de recibo
para el cliente, y la copia, para archivarla en los papeles de trabajo. Cuando se devuelven los
registros se deberá obtener el original que le entregamos al cliente, o bien un acuse de recibo
13.5 Relaciones con el cliente
No se deberá molestar a los funcionarios y empleados del cliente con preguntas innecesarias.
Generalmente es mejor hacer anotaciones de las preguntas cuando surgen, para posteriormente
discutirlas en conjunto. Además, algunas de ellas Irán resolviendo a medida que progresa el
trabajo.
Cualquier mal manejo o irregularidad que se observe se deberá reportar inmediatamente al
auditor encargado y no deberá ser comentado con ningún empleado del cliente. La revelación
prematura o una asociación falsa o negligente pueden tener serias consecuencias. Cualquier
pregunta de un empleado del cliente acerca de la institución de la situación o resultado de
nuestro trabajo se deberá reportar inmediatamente con el auditor encargado. No se deberá dejar
señales en los libros que permitan que los empleados del cliente puedan verificar el progreso del
examen o la extensión de nuestras pruebas.
En algunos casos, las condiciones de trabajo, tales como la luz, escritorios, espacio, etc.,
Pueden no ser satisfactorios para hacer un trabajo eficiente. Estas situaciones se deben hacer
del conocimiento del auditor encargado, quien usara su criterio para tratar el asunto con el
cliente.
14. PAPELES DE TRABAJO
14.1 Control de los Papeles de Trabajo
Nuestros papeles de trabajo son confidenciales. Cada miembro de la firma es individualmente
responsable de la custodia y el control de todos los papeles en su poder. Cualquier papel, que no
este bajo nuestro control inmediato y constante se deberá conservar bajo llave en un portafolio o
en un lugar accesible solo a los representantes de la firma.
Cuando hay varias personas trabajando en una auditoria, a veces es conveniente alternar las
horas de comida de manera que no sea necesario dejar los papeles sin custodiarlos y se pierda
tiempo guardándolos y sacándolos.
La papelería, el papel membretado y las diversas formas, no deben usarse para asuntos que no
sean de la firma sin el consentimiento de la misma. Algunas de estas formas, como las
solicitudes de confirmación, deberán custodiarse tan cuidadosamente como los papeles de
trabajo.
14.2 Archivos
En ningún caso deberán los miembros de la firma agregar o sustraer material de los expedientes
de correspondencia.
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
VERSION: 1
CLAVE: MRH- 1.0
FECHA:
HOJA 16 DE 16
Estos expedientes, así como las copias de oficina de los reportes, no se deberán sacar de la
oficina sin la autorización de un socio.
De los archivos que se encuentran de forma digital, cada trabajador es responsable de ellos y de
elaborar de manera periódica un respaldo propio de los mismos. Por su parte, el despacho se
encargara de solicitarle de manera semanal, quincenal, o mensual sus respaldos para elaborar
un respaldo de los mismos para asegurar su trabajo y evitar perdidas de información.
Se deberá generar una carpeta con la siguiente identificación: fecha de respaldo de manera que
se pueda identificar en caso de que lo requiera el trabajador, el gerente o el socio director.
15. FIRMA DE REPORTES Y CORRESPONDENCIA
Los estados en papel con membrete o encuadernados con cubiertas en donde aparece el
nombre de la firma, nunca se expiden si no van acompañados de un reporte firmado. Todos los
reportes, sean encuadernados o en forma de carta, y toda la correspondencia relacionada con
instrucciones, control interno, propuestas u otros asuntos que puedan comprometer a la firma,
van firmados por un socio en nombre de la firma, excepto en circunstancias especiales en que el
socio autoriza a un gerente firmar en nombre de la firma en sustitución de el.
16. REGISTRO DE TIEMPO Y GASTOS
Este manual contiene instrucciones de cómo registrar su tiempo y como preparar el reporte del
tiempo quincenal, así como la información de tiempos permitidos y la forma de registrarlos.
16.1 Tiempo
El tiempo trabajado se deberá registrar diariamente en una agenda. Este registro deberá indicar la
naturaleza del trabajo hecho y el tiempo empleado.
Los reportes de tiempo en las formas en uso deberán ser formulados quincenalmente por cada
miembro de la firma. Estos reportes deben llegar a la oficina a más tardar en la mañana del primer
día hábil siguiente de la terminación de la quincena. Si esta haciendo un trabajo fuera de la ciudad
mandar su reporte del tiempo con la debida anticipación por correo electrónico. Cuando sea
necesario enviar el reporte de tiempo antes del fin de quincena, se deberá reportar una estimación
del tiempo a trabajar.
16.2 Gastos
Es política y practica de la firma reembolsar a los miembros de la misma los gastos directamente
relacionados con el desempeño de sus obligaciones con la firma. Los gastos deberán estar
debidamente amparados sobre todo porque en la mayoría de los casos se cargan a los clientes.
Todo anticipo recibido y todo gasto reembolsable en que incurra se deberán de registrar en un
reporte de gastos. Las personas que vuelvan de una asignación foránea deberán liquidar de
inmediato su cuenta de gastos.
El auditor encargado deberá aprobar cada reporte de gastos antes de pasarlo para la aprobación
del gerente. Si esto no es practico, el reporte de deberá mandar a la oficina para que lo apruebe
una persona designada para tal objeto.