ud3-el balance

Principios básicos de contabilidad I
1 Balances: Tipos
Hasta el momento hemos visto los conceptos de patrimonio, masa patrimonial, activo,
pasivo, neto, etc. pues bien, el Balance es el documento donde se refleja la situación
patrimonial de una empresa en un momento dado. Se puede definir como una relación
valorada de todo cuanto posee un particular o sociedad, y de todo cuanto debe, en un
momento dado.
El Balance es una relación ordenada, sistemática y valorada de los distintos elementos
que componen el patrimonio de una empresa en un momento determinado.
El balance, pues, es un estado contable. Esto significa que el balance es un documento
contable que las empresas, obligatoriamente, deben confeccionar. Si los datos
contables están plenamente ajustados a la realidad, las cifras del balance y del
inventario coinciden. Esto es así puesto que en todo momento el balance debe reflejar
lo que la empresa posee y lo que la empresa debe (conjunto de bienes y derechos y
conjunto de obligaciones). Cuando no ocurra esto, hay que hacer los ajustes
necesarios para hacer coincidir los datos contables con la realidad obtenida mediante
inventario.
1.1. Confección de un balance
Ejemplo, construyamos el balance correspondiente a la situación patrimonial del señor
Aguilera. El señor Aguilera, a día 24 de febrero presenta la siguiente situación:
– Posee una vivienda valorada en 120.000
– El mobiliario de su hogar está valorado en 12.000 € .
– El vehículo del señor Aguilera tiene un valor de 9.000 € .
– En una cuenta corriente bancaria tiene depositados 990
– Dinero en efectivo por 568 €
– Asimismo, un amigo le debe 600 como pago de una deuda.
A su vez, el señor Aguilera debe pagos de la casa por importe de 43.000 € ,
mientras que del vehículo le resta por pagar al concesionario 3.000
.
Una vez proporcionada la información, el primer paso para confeccionar el balance
consiste en representar gráficamente el mismo. Esto es, realizaremos un cuadro
dividido en dos partes, en la parte izquierda (que llamaremos Activo) colocaremos
«todo lo que tiene», y en la parte derecha (que llamaremos Pasivo) colocaremos «todo
lo que debe». La representación gráfica (que es el balance) y la suma de los importes
de cada una de las partes son como sigue:
Una vez realizada la tabla correspondiente a la situación del señor Aguilera, podemos
establecer una serie de características relacionadas con los balances:
– Los balances tienen un activo, que se representa en la parte izquierda y recoge todo
cuanto posee o pertenece a una persona o empresa en un momento determinado. A
saber: bienes, derechos y dinero.
– Los balances poseen un pasivo, que se representa en la parte derecha y recoge todo
cuanto debe esa persona física o jurídica. Lo que se denomina obligaciones de pago.
– Ahora bien, la palabra balance expresa un sentido de equilibrio, igual que una
balanza. Y para lograr ese equilibrio, ambas partes del balance (izquierda y derecha; o
sea, activo y pasivo) deben valer lo mismo.
Por tanto, para conseguir ese equilibrio, se necesita un tercer elemento,
Capital = Activo - Pasivo
El tercer elemento al que hacemos referencia es el Capital*. El Capital representa «lo
que se tiene menos lo que se debe». En nuestro ejemplo, el señor Aguilera posee una
casa y un vehículo (entre otros elementos), pero tanto de la vivienda como del coche
debe una parte a los acreedores* (bancos y concesionario de vehículos en este caso),
por ello, lo que realmente posee de la casa y del vehículo, será el valor de los mismos
menos la deuda pendiente. Ese es el significado del capital. Refleja lo que realmente es
propiedad del señor Aguilera.
Por tanto, completando el balance con el sentido de equilibrio que lo caracteriza, la
situación (el balance) del señor Aguilera quedará así:
Como puedes observar en el balance, ahora sí hay una situación de equilibrio que se
manifiesta en el hecho de que el total activo (parte izquierda) suma lo mismo que el
total pasivo (parte derecha). La cifra del Capital (97.158) se obtiene como
consecuencia de sumar el activo y restarle el pasivo (143.158 - 46.000). Luego esa
cifra representa lo que realmente posee el señor Aguilera.
La cifra de capital, por tanto, indica que el señor Aguilera posee un patrimonio neto
(bienes más derechos menos obligaciones) de 97.158 € .
1.2. Obligatoriedad de la contabilidad
Es necesario analizar el principio de normalización contable. Este principio obliga a las
empresas, a la hora de confeccionar un balance, a llamar a cada uno de los elementos
que componen el mismo de una determinada forma. Así, a los vehículos que posea una
empresa se les llamará «Elementos de transporte», a los muebles, «Mobiliario», al
dinero en efectivo se le llama «Caja», y así para todos y cada uno de los elementos
que componen el balance de una empresa en un momento determinado.
Las empresas, al contabilizar sus operaciones y confeccionar el balance, deben asignar
un nombre establecido por el Plan General Contable a cada elemento patrimonial.
Continuando con el ejemplo que nos ocupa de la situación patrimonial del señor
Aguilera, diremos que el balance, siguiendo el principio de normalización contable,
queda así:
Como ves, no es más que la misma relación anterior, pero en este caso a cada
elemento patrimonial se le asigna el nombre que el Plan General Contable establece.
Piensa que de esta forma una persona que tenga conocimientos de contabilidad podrá
interpretar el balance de cualquier empresa, puesto que siempre que lea «Elementos
de transporte» sabrá que hace referencia a un conjunto de bienes que son los
vehículos de la empresa.
Es decir, la obligatoriedad de la contabilidad hace que todas las empresas nombren a
sus elementos patrimoniales de la misma forma. Obviamente, las cantidades variarán
de una empresa a otra (El Corte Inglés posee muchos elementos de transporte, luego
el importe será mayor que en el caso de una pequeña empresa dedicada al reparto de
pizzas a domicilio). Asimismo, habrá empresas que posean un tipo de elementos que
no posean otras, luego en algunos balances habrá nombres de elementos que no
aparezcan en otros. Pero la clave está en que todas las empresas seguirán los mismos
criterios a la hora de confeccionar el balance.
1.3. Tipos de balances
El balance es un documento que refleja la situación patrimonial de la empresa en un
momento dado. Los tipos o clases de balances exigidos por el Plan General Contable
son:
– Balance se sumas y saldos. Tiene por objeto comprobar que las partidas asentadas
en el libro diario han sido transcritas de forma correcta al libro mayor. La ley exige que
se realice un balance de comprobación o de sumas y saldos al trimestre.
– Balance de situación. Debe comprender, con la debida separación, los bienes y
derechos que constituyen el activo de la empresa y las obligaciones que forman el
pasivo de la misma. Además de especificar los fondos propios (capital). El balance de
apertura de un ejercicio debe coincidir con el balance de cierre del ejercicio anterior.
2 Activo y pasivo del balance: Significado económico y financiero
Definimos financiación como la obtención de recursos por parte de la empresa;
recursos necesarios para poder invertir y adquirir los bienes y elementos que permitan
a la empresa desarrollar su actividad.
Desde un punto de vista financiero, el balance no solamente proporciona información
relacionada con los elementos patrimoniales que constituyen una empresa, sino que
también establece una relación financiera. Es decir, un balance proporciona la
información financiera de la empresa, nos dice qué elementos se tienen y de dónde se
han obtenido los recursos para adquirirlos.
El balance se representa como un cuadro con dos columnas, en la parte izquierda el
activo y en la parte derecha el pasivo y el neto. A la parte izquierda la llamamos activo
y a la parte derecha pasivo (se llama pasivo aunque se compone del pasivo
propiamente dicho y del neto). Desde un punto de vista financiero llamamos a la parte
izquierda estructura económica y a la parte derecha estructura financiera.
Un señor compra un ordenador valorado en 1,549, y para adquirirlo solicita un
préstamo por dicho importe. El balance que representa su situación patrimonial es el
siguiente:
Como puedes observar en el balance, se cumple el principio de igualdad puesto que el
total activo es igual al total pasivo. Pero además el balance proporciona información
desde el punto de vista financiero, ya que nos dice lo que tiene y de dónde ha obtenido
los fondos para adquirirlo. Si «leemos» el balance, vemos como aparece en la parte
izquierda un ordenador (el nombre que recibe ese elemento es «Equipos para procesos
de información», de ahí que sea el nombre que aparece en balance) y en la derecha un
préstamo por el mismo importe. Es decir, se ha adquirido un bien (que aparece
reflejado en la estructura económica) y los fondos para adquirir ese bien se han
conseguido por medio de un préstamo (que aparece reflejado en la estructura
financiera).
La estructura financiera representa el origen de los fondos. Es decir, de dónde obtiene
la empresa los recursos necesarios (dinero) para adquirir los bienes que necesite.
La estructura económica representa la aplicación de fondos, dónde se invierten los
fondos obtenidos, es decir, qué compra o adquiere la empresa con el dinero obtenido.
La estructura financiera coincide con el pasivo del balance y la estructura económica
con el activo.
Como puedes apreciar, en contabilidad podemos llamar de forma distinta a algo que en
principio es lo mismo (como puede ser el activo de un balance, al que también
llamamos estructura económica); todo depende del punto de vista desde el que se
analice una situación concreta.
Ahora bien, un análisis del patrimonio de una empresa y del balance implica llegar un
poco más lejos. Hemos estudiado las masas patrimoniales de activo, pasivo y neto;
pero esto no es suficiente, en contabilidad estas masas son demasiado amplias (hay
muchos tipos de bienes, de derechos y de obligaciones), para simplificar el trabajo
contable, se distinguen distintas masas dentro de cada uno de estos grupos:
– Activo: la primera clasificación de masas patrimoniales dentro del activo es aquella
que los diferencia en cuanto al tiempo, así hablamos de bienes y derechos que
permanecen en la empresa por períodos de tiempo superiores al año (largo plazo), y de
bienes y derechos que permanecen en la empresa por períodos de tiempo inferiores al
año (corto plazo). Al primer grupo se le llama ACTIVO NO CORRIENTE o
INMOVILIZADO, y al segundo ACTIVO CORRIENTE.
– Pasivo: la primera clasificación de masas patrimoniales dentro del pasivo es aquella
que los diferencia en cuanto al tiempo, así hablamos de obligaciones de pago a las que
tiene que hacer frente la empresa y cuyo vencimiento es superior al año (largo plazo), y
obligaciones de pago a las que tiene que hacer frente la empresa y cuyo vencimiento
es inferior al año (corto plazo). Al primer grupo se le llama PASIVO NO CORRIENTE y
al segundo PASIVO CORRIENTE.
Calcular el total Activo, Pasivo y Neto (VER EJEMPLO 3 – EXCEL)
3 Situaciones patrimoniales
Cada empresa tiene una situación patrimonial única y exclusiva, no hay dos empresas
que tengan el mismo patrimonio y, por añadidura, el mismo balance. No obstante, los
balances de empresas con un funcionamiento (marcha del negocio) parecido sí poseen
una estructura patrimonial similar.
Existen cuatro situaciones patrimoniales que muestran el grado de equilibrio o
desequilibrio financiero de una empresa en un momento dado; estas son:
– Situación 1: Se conoce como situación de máxima estabilidad financiera, es aquella
en la que el Activo es igual al Neto, es decir, la empresa no tiene obligaciones de pago
(Pasivo Exigible), lo cual indica que «todo lo que tiene» está financiado con recursos
propios. Esta es la situación ideal para cualquier empresa, aunque es difícil de
conseguir.
– Situación 2: Situación contraria a la anterior, el Activo es igual al Pasivo Exigible, es
decir, la empresa no tiene recursos propios (Neto), lo que indica que «todo lo que tiene
lo debe». Todos los bienes y derechos del Activo están pendientes de pago. Esta
situación es difícil de encontrar, puesto que todas las empresas poseen unos recursos
mínimos con la idea de no endeudarse en exceso.
– Situación 3: Se conoce como situación normal de equilibrio, aquí se encuentran la
mayoría de las empresas. El Activo es igual al Pasivo Exigible más el Neto, es decir,
«de todo lo que tiene la empresa, una parte la debe (obligaciones de pago) y otra no».
A una empresa le interesa tener un mínimo de Capital (Neto) con el que financiar
determinados bienes y derechos; y por otra parte, tendrá obligaciones de pago a las
que hacer frente para pagar bienes y/o derechos del activo.
– Situación 4: Es la peor situación en la que se puede encontrar una empresa, se
caracteriza porque el Activo es menor que el Pasivo Exigible, la empresa incurre en
pérdidas puesto que «debe hacer frente a demasiados pagos». Un patrimonio en estas
circunstancias se encuentra en quiebra.
El patrimonio debe encontrarse de forma permanente en una situación de equilibrio
financiero, y esta es aquella en la que el Activo es igual al Pasivo Exigible más el Neto.
(VER EJEMPLO 4 – EXCEL)
Resumen
Balance es la relación detallada y valorada del patrimonio de una empresa en un
momento dado.
Balance implica sentido de equilibrio, por tanto, la suma total del activo (lado izquierdo
del balance) debe ser igual a la suma total del pasivo (lado derecho del balance).
Al Corriente se le llama así porque los bienes y derechos que aglutina la empresa
permanecen períodos de tiempo cortos (c/p) en la misma.
Al No corriente se le llama así porque los bienes y derechos que aglutina permanecen
en la empresa más tiempo (l/p).
El patrimonio es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones de una persona física o
jurídica.
Al Activo del Balance se le llama Estructura Económica y al Pasivo Estructura
Financiera; lo primero representa la aplicación de fondos y lo segundo el origen de los
mismos.