archivo - Manual de Procesos y Procedimientos

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL
NORMOGRAMA POR PROCESOS
1. Procesos Estratégicos
Fecha de Actualización:
JUNIO 2012
BOGOTÁ, D.C.
2 INTRODUCCIÓN
El NORMOGRAMA de la Universidad Pedagógica Nacional, organizado a partir de los procesos del Sistema de
Gestión de Calidad, se formula con el objeto de poner al alcance de los usuarios, una relación de las
disposiciones de orden legal y reglamentario, tanto de carácter externo como interno, registradas en cada uno de
ellos y en sus respectivos procedimientos.
Es así como, el Usuario encontrará la información normativa organizada en cinco grupos de acuerdo con la
categoría de los 16 procesos que lo conforman, esto es: 1. Estratégicos, 2. Misionales, 3. De apoyo a la misión,
4. De apoyo administrativo, y 5. De evaluación.
En este documento se encuentra la normatividad de los PROCESOS ESTRATÉGICOS y se han incorporado: los
Procedimientos, los cambios normativos derivados de la actualización de esos procedimientos durante el primer
semestre del año en curso, y notas complementarias de vigencia de algunas normas. Elaboró: Oficina de Desarrollo y Planeación 3 1.
NORMOGRAMA DEL PROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD
DESCRIPCIÓN
Ley
Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la
872 del 30 de
rama ejecutiva del poder público y en otras instituciones
diciembre de 2003 prestadoras de servicios.
interna
DATOS DE LA
NORMA
externa
FCA-GDC Versión: 04 Fecha Aprobación: 13-10-10
Responsable: Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad
X
EXPEDIDA POR
Congreso de la
República
PROCEDIMIENTOS
PRO001GDC Gestión de procedimientos y documentos
versión 4
Fecha de aprobación 24-01-12
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
PRO003GDC Acciones de Mejoramiento
versión 3
Fecha de aprobación 24-03-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
PRO006GDC Control de Servicio no conforme
versión 2.1 Fecha de aprobación 29-07-09
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación Dependencias UPN
PRO007GDC Revisión por la Dirección
versión 2.
Fecha de aprobación 27-02-12
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación - Gestión de
Calidad
Elaboró: Oficina de Desarrollo y Planeación 4 Decreto
Por el cual se reglamenta la ley 872 de 2003 y se adopta la
4110 del 9 de
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
diciembre de 2004
X
Departamento
Administrativo de la
Función Pública
PRO001GDC Gestión de procedimientos y documentos
Versión 4
Fecha de aprobación 24-01-12
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
PRO003GDC Acciones de Mejoramiento
Versión 3
Fecha de aprobación 24-03-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
PRO006GDC Control de Servicio no conforme
Versión 2.1 Fecha de aprobación 29-07-09
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación Dependencias UPN
PRO008GDC Quejas y Reclamos
Versión 1.3 Fecha de aprobación 03-11-09
Responsable: Secretaría General
Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma
Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
Decreto
4485 del 18 de
noviembre de
2009
Tema:
Resolución
190 del 8 de
febrero de 2005
Por la cual se adopta el Manual de Calidad de la
Universidad Pedagógica Nacional y se modifica la
Resolución 0138 del 13 de febrero de 2004.
X
Departamento
Administrativo de la
Función Pública
NTCGP1000 versión 2009
Elaboró: Oficina de Desarrollo y Planeación X
Rectoría UPN
PRO001GDC
Versión 4
Responsable:
PRO003GDC
Versión 3
Responsable:
PRO007GDC
Versión 2.
Responsable:
Calidad
Gestión de procedimientos y documentos
Fecha de aprobación 24-01-12
Oficina de Desarrollo y Planeación
Acciones de Mejoramiento
Fecha de aprobación 24-03-11
Oficina de Desarrollo y Planeación
Revisión por la Dirección
Fecha de aprobación 27-02-12
Oficina de Desarrollo y Planeación - Gestión de
5 X
Resolución
Por la cual se crea el Comité del Sistema de Gestión de
2029 del 21 de
Calidad de la Universidad Pedagógica Nacional, y se
diciembre de 2006 asignan responsabilidades para la implementación,
mantenimiento y mejoramiento del sistema.
Rectoría UPN
Ley
Por la cual se dicta la Ley General de archivos y se dictan
594 del 14 de julio otras disposiciones.
de 2000
X
Congreso de la
República
PRO002GDC Control de Registros
Versión 3
Fecha de aprobación 17-04-2012
Responsable: División de Servicios Generales – Grupo de
Archivo y Correspondencia – Gestión de calidad.
Ley
Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se
80 del 22 de
dictan otras disposiciones.
diciembre de 1989
X
Congreso de la
República
PRO002GDC Control de Registros
Versión 3
Fecha de aprobación 17-04-2012
Responsable: División de Servicios Generales – Grupo de
Archivo y Correspondencia – Gestión de calidad.
Acuerdo AGN
Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de
07 del 29 de junio Archivos
de 1994
X
Archivo General de la
Nación.
PRO002GDC Control de Registros
Versión 3
Fecha de aprobación 17-04-2012
Responsable: División de Servicios Generales – Grupo de
Archivo y Correspondencia – Gestión de calidad.
Decreto
1382 del 18 de
agosto de 1995
X
Ministerio del Interior
PRO002GDC Control de Registros
Versión 3
Fecha de aprobación 17-04-2012
Responsable: División de Servicios Generales – Grupo de
Archivo y Correspondencia – Gestión de calidad.
Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1989 y se ordena la
transferencia de la documentación histórica de los archivos
de los organismos nacionales al Archivo General de la
Nación y se dictan otras disposiciones.
Elaboró: Oficina de Desarrollo y Planeación 6 Acuerdo AGN
Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7
X
049 del 5 de mayo "Conservación de Documentos…", del Reglamento General
de 2000
de Archivos sobre "Condiciones de edificios y lo cales
destinados a archivos".
Acuerdo AGN
027 del 31 de
octubre de 2006
Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de
1994.
X
X
Resolución UPN Por el cual se adopta y se establece la obligatoria
758 del 27 de julio aplicación de las tablas de retención documental en las
de 2001
dependencias de la Universidad Pedagógica Nacional.
Acuerdo AGN
042 del 31 de
octubre de 2002
Por el cual se establecen los criterios para la organización
de los archivos de gestión, en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas, se regula el
Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos
21, 22, 23 y 26 de la ley General de Archivos 594 de 2000.
X
Elaboró: Oficina de Desarrollo y Planeación Archivo General de la
Nación.
PRO002GDC Control de Registros
Versión 3
Fecha de aprobación 17-04-2012
Responsable: División de Servicios Generales – Grupo de
Archivo y Correspondencia – Gestión de calidad.
Archivo General de la
Nación.
PRO002GDC Control de Registros
Versión 3
Fecha de aprobación 17-04-2012
Responsable: División de Servicios Generales – Grupo de
Archivo y Correspondencia – Gestión de calidad.
Rectoría UPN
PRO002GDC Control de Registros
Versión 3
Fecha de aprobación 17-04-2012
Responsable: División de Servicios Generales – Grupo de
Archivo y Correspondencia – Gestión de calidad.
Archivo General de la
Nación.
PRO002GDC Control de Registros
Versión 3
Fecha de aprobación 17-04-2012
Responsable: División de Servicios Generales – Grupo de
Archivo y Correspondencia – Gestión de calidad.
7 Decreto
1 del 2 de enero
de 1984
Por el cual se
Administrativo.
reforma
el
Código
Contencioso
X
Presidencia de la
República
PRO008GDC Quejas y Reclamos
Versión 1.3 Fecha de aprobación 03-11-09
Responsable: Secretaría General
Rectoría UPN
PRO008GDC Quejas y Reclamos
Versión 1.3 Fecha de aprobación 03-11-09
Responsable: Secretaría General
Nota. Este texto estará vigente hasta el 1o. de julio de
2012. A partir del 2 de julio de 2012 regirá la ley 1437 del 18
de enero de 2011, por la cual se expide el Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo.
Resolución
1198 del 23 de
septiembre de
2008
Por la cual se deroga la Resolución 0759 de 2008 y se
expide el Reglamento para el trámite del Derecho de
Petición y la atención de quejas y reclamos.
X Resolución
1348 del 24 de
octubre de 2005
Por la cual se adopta el Modelo del Sistema de Control
Interno para entidades del Estado establecido mediante el
Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005
X Rectoría UPN
PRO003GDC Acciones de Mejoramiento
Versión 3
Fecha de aprobación 24-03-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
Norma
Internacional ISO
9004:2000
Sistema de Gestión de la calidad. Directrices para la mejora
del desempeño.
ICONTEC
PRO003GDC Acciones de Mejoramiento
Versión 3
Fecha de aprobación 24-03-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
Elaboró: Oficina de Desarrollo y Planeación 8 2.
NORMOGRAMA DEL PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
DESCRIPCIÓN
Ley 30
del 28 de
diciembre de
1992
Por la cual se organiza el servicio público de la Educación
Superior.
Decreto
1767 del 2 de
junio de 2006
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de
Información de la Educación Superior (SNIES) y se dictan
otras disposiciones.
Artículo:
X
Interna
DATOS DE
LA NORMA
externa
FCA-PES Versión: 03 Actualización: 05-11-08
Responsable: Vicerrectorias - Rectoría y Oficina de Desarrollo y Planeación
EXPEDIDA POR
Congreso de la
República
87
Resolución MEN Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con la
0626 del 13 de
disponibilidad de información y la articulación con las
febrero de 2007 diferentes fuentes del Sistema Nacional de Información de la
Educación (SNIES).
X
Ministerio de educación
Nacional
X
Ministerio de educación
Nacional
PROCEDIMIENTOS
PRO004PES Consolidación indicadores de gestión del SUE
Versión 1.0 Fecha de emisión 03-08-07
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
Ley 152
Por la cual se establece la ley orgánica del Plan de
del 15 de julio de Desarrollo.
1994
Elaboró: Oficina de Desarrollo y Planeación X
Congreso de la
República
9 Acuerdo
35 del 13 de
diciembre de
2005
Por el cual se modifica el Acuerdo 107 de 1993 y se expide
el Nuevo Estatuto General de la Universidad Pedagógica
Nacional.
X
Consejo Superior UPN
PRO001PES Formulación Plan de Desarrollo Institucional
Versión 3
Fecha de emisión 28-12-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
Acuerdo
05 A del 12 de
marzo de 2009
Por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Institucional de la
Universidad Pedagógica Nacional para el periodo 2009-2013,
"Una Universidad en permanente reflexión, innovación y
consolidación".
X
Consejo Superior UPN
PRO006PES Formulación Proyectos de inversión
Versión 2
Fecha de emisión 28-12-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
PRO007PES Formulación Plan de acción
Versión 1
Fecha de aprobación 28-12-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
PRO008PES Seguimiento y evaluación al Plan de Acción
Versión 1
Fecha de emisión 28-12-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
Acuerdo
29 del 13 de
agosto de 1998
Por el cual se expide el Estatuto Presupuestal y Financiero
de la Universidad Pedagógica Nacional.
Elaboró: Oficina de Desarrollo y Planeación X
Consejo Superior UPN
PRO007PES Formulación Plan de acción
Versión 1
Fecha de aprobación 28-12-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
10 3. NORMOGRAMA DEL PROCESO DE PLANEACIÓN FINANCIERA
DESCRIPCIÓN
Decreto ley
111 del 15 de
enero de 1996
Por el cual se compilan la ley 38 de 1989, la ley 179 de 1994
y la ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del
Presupuesto.
Acuerdo
29 del 13 de
agosto de 1998
Por el cual se expide el Estatuto Presupuestal y Financiero
de la universidad Pedagógica Nacional.
interna
DATOS DE
LA NORMA
externa
FCA-DOC Versión 1.1 Actualizada 08-09-09
Responsable Jefe ODP
X
EXPEDIDA POR
PROCEDIMIENTOS
Congreso de la
República
X
Consejo Superior de la
UPN
PRO001PFN Presupuestación
Versión 3
Fecha de emisión 16-12-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
PRO003PFN Modificaciones al presupuesto de
funcionamiento
Versión 3
Fecha de emisión 13-05-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
PRO004PFN Anteproyecto presupuesto de funcionamiento
Versión 2
Fecha de emisión 10-04-08
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
PRO006PFN Programación de impresos y publicaciones
Versión 03 Fecha de emisión 23-06-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
Elaboró: Oficina de Desarrollo y Planeación 11 Resolución
694 del 31 de
agosto de 2000
Por el cual se adopta el Manual de Programación
Presupuestal"
X
Rectoría UPN
PRO001PFN Presupuestación
Versión 3
Fecha de emisión 16-12-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
PRO002PFN Modificaciones financieras a proyectos de
inversión
Versión 3
Fecha de emisión 19-10-10
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
PRO003PFN Modificaciones al presupuesto de
funcionamiento
Versión 3
Fecha de emisión 13-05-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
Resolución
694 del 31 de
agosto de 2000
Por el cual se adopta el Manual de Programación
Presupuestal"
X
Rectoría UPN
PRO001PFN Presupuestación
Versión 3
Fecha de emisión 16-12-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
PRO002PFN Modificaciones financieras a proyectos de
inversión
Versión 3
Fecha de emisión 19-10-10
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
PRO003PFN Modificaciones al presupuesto de
funcionamiento
Versión 3
Fecha de emisión 13-05-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
Elaboró: Oficina de Desarrollo y Planeación 12 Resolución
693 del 31 de
agosto de 2000
Por el cual se adopta el Manual de Ejecución Presupuestal"
X
Rectoría UPN
PRO001PFN Presupuestación
Versión 3
Fecha de emisión 16-12-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
PRO002PFN Modificaciones financieras a proyectos de
inversión
Versión 3
Fecha de emisión 19-10-10
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
PRO006PFN Programación de impresos y publicaciones
Versión 03
Fecha de emisión 23-06-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
Por el cual se modifica el Acuerdo 107 de 1993 y se expide
el Nuevo Estatuto General de la Universidad Pedagógica
Nacional
X
Consejo Superior de la
UPN
PRO003PFN Modificaciones al presupuesto de
funcionamiento
Versión 3 Fecha de emisión 13-05-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
Resolución
Por la cual se establece el reglamento de publicaciones y se
917 del 5 de junio dictan otras disposiciones.
de 1985
X
Rectoría UPN
PRO006PFN Programación de impresos y publicaciones
Versión 03
Fecha de emisión 23-06-11
Responsable: Oficina de Desarrollo y Planeación
Acuerdo 35
del 13 de
diciembre de
2005
Elaboró: Oficina de Desarrollo y Planeación