Manual de usuario MECANO P1

MECANISMO EXTRAORDINARIO
DE FINANCIACIÓN PARA EL PAGO
A LOS PROVEEDORES DE LAS
COMUNIDADES AUTÓNOMAS.
MECANO.
Parte 1: Recepción de Ficheros
Manual de usuario
Versión 1.0
29/03/2012
Manual de usuario. Mecano P1
ÍNDICE
Nº Pág.
1
Introducción ........................................................................................................... 3
2
Requerimientos. ..................................................................................................... 4
3
Acceso a la aplicación........................................................................................... 5
4
Selección de trámite .............................................................................................. 5
5
Carga de ficheros de facturas............................................................................... 8
6
Consulta del resultado del proceso de validación ........................................... 11
7
Anexo I: Formato de ficheros soportado ........................................................... 13
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Introducción
En aplicación del Acuerdo 6/2012 de 6 de marzo del Consejo de Política Fiscal y
Financiera, por el que se fijan las líneas generales de un mecanismo extraordinario de
financiación para el pago a los proveedores de las comunidades autónomas, la
Conselleria de Hacienda y Administración Pública ha desarrollado el aplicativo
MECANO, con objeto de recopilar la relación de facturas pendientes de pago de los
distintos organismos y entidades públicas de la Generalitat para posteriormente
remitirla al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.
El objetivo de este documento es servir de guía para aquellos organismos y entidades
públicas que van a proporcionar información de sus facturas. Para ello se ha diseñado
un procedimiento que permite enviar un fichero formado por líneas con valores
separados por puntos y comas (;) donde cada línea contiene la información
correspondiente a una factura. Como resultado, se obtiene un documento con la
información resultante del proceso de carga del fichero de facturas. Este documento
indicará, bien los errores detectados, bien el resumen de los datos cargados.
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Requerimientos.
Para acceder al sistema de envío de ficheros de facturas, es necesario tener una
conexión a internet y un navegador (browser).
Se debe comprobar que la configuración del navegador:
•
Tenga soporte para Javascript activado.
•
Cookies habilitadas.
•
Ventanas emergentes o Pop-ups permitidos.
También es necesario tener instalado un programa que permita leer ficheros con
formato PDF. Si no se tiene, se puede descargar uno en la página web de del
fabricante Adobe (ver Figura 1 - Página de requisitos)
Por último, el acceso se hace a través de un nombre de usuario y una contraseña.
Para que se asigne uno es necesario haber rellenado y firmado la correspondiente
credencial.
Figura 1 - Página de requisitos
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Acceso a la aplicación
Se accede a la aplicación introduciendo en la barra del navegador:
- la URL de la página Web de la aplicación MECANO :
En castellano:
http://portales.gva.es/c_economia/web/html/portal_c.htm?nodo=LaConselleria_MECANO
En valenciano:
http://portales.gva.es/c_economia/web/html/portal_v.htm?nodo=LaConselleria_MECANO
- la URL directa a la aplicación:
https://atenea.ha.gva.es/mecanop1
En todas las pantallas, en la parte superior derecha, se pueden ver las opciones del
idioma (ver Figura 2 - Selección de Idioma).
Figura 2 - Selección de Idioma
Pulsando sobre el idioma deseado, los textos cambiarán traduciéndose al idioma
seleccionado.
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Selección de trámite
Al pulsar el botón Entrar (ver Figura 1 - Página de requisitos), se accede a una pantalla
donde se muestra el acceso a la siguiente tramitación: procedimiento de carga de
ficheros (ver Figura 3 - Acceso al formulario de carga), etiquetado como:
Carga de ficheros de Facturas Fondo para la Financiación de Pago a
Proveedores
En la parte inferior de la pantalla se muestra el tiempo que queda para que finalice el
plazo de uso de esta tramitación.
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Figura 3 - Acceso al formulario de carga
A la derecha del nombre de la tramitación se muestra un ?. Si se pulsa sobre este
símbolo o se pulsa sobre el nombre del trámite aparece una pantalla donde se
muestra información sobre el periodo de vigencia durante el que se puede efectuar la
tramitación (ver Figura 4 - Información particular del trámite).
La ventana de información muestra también dos botones. El botón Cerrar permite
cerrar esta ventana y volver a la pantalla de trámites disponibles. El botón Acceder da
acceso al formulario que permite realizar el trámite.
Figura 4 - Información particular del trámite
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Al pulsar el botón Acceder , se abre una ventana para que el usuario se autentique,
introduciendo su código de usuario y su contraseña (ver Figura 5 - Identificación del
usuario ).
Figura 5 - Identificación del usuario
En la parte inferior derecha de la ventana de autenticación, hay un enlace etiquetado
como
Activar nuevo usuario
En el caso de que sea la primera vez que se conecta, el usuario debe activar sus
credenciales de acceso. Para ello, debe pulsar en este enlace y le aparecerá una
nueva ventana (ver Figura 6 - Activación usuario ) en la que se han de introducir varios
datos que identifiquen al usuario, así como el código de activación y luego pulsar el
botón _ Comprobar Acceso_. Este botón realizará una validación de coherencia entre
el NIF del usuario y la clave de activación y, si todo es correcto, solicitará el resto de
datos.
El código de activación debe estar en posesión del usuario y se le habrá comunicado
previamente de manera externa a la aplicación (por correo electrónico) una vez haya
tramitado el documento de credencial. En la ventana de activación, el usuario da de
alta una nueva contraseña, que será la que utilizará, junto con su clave de usuario,
cada vez que efectúe algún trámite en la aplicación. Como medida de seguridad la
pantalla de activación exige que la contraseña se introduzca dos veces.
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Figura 6 - Activación usuario
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Carga de ficheros de facturas
Al seleccionar el trámite correspondiente y una vez autenticado el usuario, aparece el
formulario donde se recopila la información asociada al fichero de factura y donde se
ha de adjuntar el fichero (ver Figura 7 - Formulario de carga de fichero ).
La ventana tiene dos pestañas:
•
Carga de fichero
•
Finalizar
La pestaña Carga de fichero, muestra, de manera automática, el código y el nombre
del usuario autenticado. A continuación, hay un campo desplegable que permite que el
usuario seleccione la entidad de la que va a cargar el fichero. El desplegable mostrará
todas las entidades para las que el usuario tenga acreditación.
A continuación se deben rellenar dos campos de control:
•
Suma de importes de facturas/ obligaciones
•
Número de facturas
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Además hay que rellenar en el formulario los campos que identifiquen al responsable
de la entidad: Firmante del documento y Cargo del firmante (Si el proceso de carga
resulta correcto, estos datos saldrán impresos al final del documento junto con la
información resumen del envío realizado).
Por último, el usuario debe indicar el fichero que quiere suministrar. Para ello, puede
hacer uso del botón _Examinar…_, que le abrirá el explorador de archivos permitiendo
seleccionar el fichero de la carpeta donde esté almacenado. El fichero debe cumplir
con el formato indicado en el Anexo I: Formato de ficheros soportado.
Una vez rellenados todos los campos del formulario, se debe pulsar bien el botón
_Siguiente >_, bien se puede seleccionar la pestaña Finalizar. Ambas opciones hacen
que aparezca en la pantalla el botón _Enviar_, que al pulsarlo, enviará el fichero junto
con el resto de información para que sea procesado.
Figura 7 - Formulario de carga de fichero
Si la conexión es lenta, puede aparecer una barra de progreso indicando la evolución
de la carga en el sistema (ver Figura 8 - Progreso de la carga del fichero ).
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Figura 8 - Progreso de la carga del fichero
La aplicación comprobará que la suma de importe de factura/obligación suministrado
en cada línea del fichero sea igual al importe introducido en el campo de Suma
importes de facturas/ obligaciones de este formulario.
De la misma manera, el proceso contará el número de líneas/facturas suministradas y
lo comparará con el introducido en el correspondiente campo del formulario.
Si alguno de estos datos no coincide o hay errores de formato en los campos, se
marcará el fichero como erróneo y se mostrará un informe con los errores detectados,
indicando la línea en la que se ha producido el error junto con su descripción.
Si todo funciona correctamente, aparece una nueva pantalla (ver Figura 9 - Carga
realizada correctamente ), donde se indica que el proceso de carga ha sido correcto.
Figura 9 - Carga realizada correctamente
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Una vez el fichero esté cargado (en fase ‘Remitido’), quedará a la espera de que, de
manera diferida, se valide. A través de la validación se efectúan una serie de
comprobaciones adicionales (datos de tercero…).
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Consulta del resultado de los procesos de carga y de validación
Tanto el resultado de carga, como el de la validación pueden consultarse en la
aplicación, entrando periódicamente en la pantalla de consulta.
Si el usuario no está autenticado, deberá autenticarse para poder acceder a esta
consulta. Para ello, puede pulsar el enlace que hay en la parte derecha de la página
con la etiqueta: _Acceso al área personal_ (ver Figura 10 - Acceso al área personal ), que
abrirá la ventana de autenticación.
Figura 10 - Acceso al área personal
Una vez autenticado, deberá pulsar sobre el enlace que hay en la barra de debajo de
la cabecera con la etiqueta _Envíos realizados_. (Ver Figura 11 Envíos Realizados ).
Al seleccionar esta opción, aparecerá una lista con todos los envíos realizados
indicando, de cada uno de ellos, su estado.
La información se muestra organizada con los siguientes campos:
•
Entidad: Nombre de la entidad que ha hecho el envío
•
Fecha: Fecha en la que se realizó el envío.
•
Solicitud: Nombre del trámite realizado. En este caso siempre aparecerá un
único nombre ya que solamente existe un trámite disponible.
•
Fase: Indica la fase en la que se encuentra el envío. Estas fases son:
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o Remitido: Fichero enviado pendiente de validación.
o Admitido: El fichero ha pasado las validaciones.
o No Admitido: Se han encontrado errores en el fichero.
•
Acuse: Cuando la fase es Admitido, se mostrará un icono indicando que hay
un documento a descargar. Al pulsar sobre el icono, se descargará y abrirá el
documento que indica el número de facturas y el importe total. Éste debe ser
impreso, firmado por el responsable de la entidad emisora del fichero y remitido
a la Intervención General de la Generalitat.
•
Resp.: Se rellenará únicamente cuando el envío sea No admitido. Pulsando
sobre el icono que aparece, se podrá descargar un fichero con formato PDF
donde se muestran todos los errores detectados.
•
Fecha Resp.: Muestra la fecha en la que se ha generado la respuesta desde el
servidor.
•
Usuario: Muestra la clave del usuario autenticado.
Figura 11 Envíos Realizados
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Anexo I: Formato de ficheros soportado
Los ficheros a enviar serán con formato de texto ascii plano, en los que cada campo se
separa mediante el carácter punto y coma (“;”).
Será un fichero con extensión CSV, con una línea por cada factura.
El Formato de los ficheros y otra información de interés está disponible en la página
Web de la aplicación MECANO (ver punto 3 de este documento) en el apartado
“Documentación y Requisitos Técnicos”.
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