CAPITULO IV PROPUESTA DE UNA ESTRUCTURA DE COSTOS

CAPITULO IV
PROPUESTA DE UNA ESTRUCTURA DE COSTOS PREDETERMINADOS
ESTIMADOS, PARA ESTABLECER LOS MÁRGENES DE UTILIDAD DEL
SECTOR DEDICADO A LA EXPLOTACIÓN DEL GANADO LECHERO EN EL
MUNICIPIO
DE
NUEVA
CONCEPCIÓN,
DEPARTAMENTO
DE
CHALATENANGO.
A.
GENERALIDADES
En el presente capitulo se describe una propuesta de estructura de costos
predeterminados estimados, con el fin de brindar a los ganaderos de Nueva
Concepción departamento de Chalatenango una herramienta que les permita
identificar, clasificar y controlar los costos en los cuales incurren en el desarrollo
de las actividades en la explotación del ganado lechero, de tal forma que
puedan controlar los costos para la determinación del margen de utilidad.
Debido a que en la producción ganadera se trabaja con recursos biológicos y el
proceso de explotación lechera depende directamente del ciclo de vida de los
animales del hato; para proponer una estructura de costos se hace identificando
cuatro centros de costos: Lactancia y Crecimiento, Desarrollo y Monta,
Gestación y Parto (ganado por parir) y Ganado en Producción. En cada centro
se describirá de manera sencilla los costos en que incurren los ganaderos, tales
como: insumos, trabajo directo y los gastos indirectos de producción.
Es importante mencionar que además de los centros de costos, los ganaderos
poseen su activo fijo como potreros, y también incurren en gastos de
administración, gastos de comercialización de la leche; estos últimos deben ser
trasladados al centro de costos ganado en producción; para así poder
establecer los costos predeterminados estimados en la explotación lechera.
B.
OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
1.
OBJETIVO GENERAL
Diseñar una estructura de costos predeterminados estimados que permita
determinar los márgenes de utilidad a los ganaderos dedicados a la explotación
del ganado lechero en el municipio de Nueva Concepción departamento de
Chalatenango.
2.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
) Diseñar cedulas de costos de producción y operación en el sector ganadero
dedicado a la explotación del ganado
lechero, que permitan crear una
estructura de costos.
) Diseñar una estructura de costos predeterminados que le permita al
ganadero dedicado a la explotación del ganado
lechero establecer con
facilidad los márgenes de utilidad.
) Establecer el punto de equilibrio, que le permita al sector ganadero dedicado
a la explotación lechera, identificar en que punto de la producción no gana,
ni pierde y definir los márgenes de utilidad.
) Crear un método de control que le permita al ganadero ejecutar acciones
correctivas basado en los costos predeterminados estimados.
C.
IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DE LA PROPUESTA
1.
SECTOR GANADERO
Este sector siempre se ha caracterizado por controlar sus actividades de una
manera incorrecta lo cual constituye un factor que limita su desarrollo.
En este sentido, la adopción de medidas que tiendan a la superación de esta
tarea es de carácter relevante. Es importante la implementación de una
estructura de costos predeterminados estimados que facilite la identificación,
clasificación y el control de los costos en las labores desarrolladas en la
explotación del ganado lechero. Con la presentación de esta herramienta se
esta fortaleciendo al sector ganadero, ya que se esta proporcionando una
herramienta útil para la toma de decisiones.
2.
SISTEMA ECONOMICO
La ganadería bovina en El Salvador, constituye un importante sector de la
economía nacional1. Considerando que el rubro ganadero genera a nivel
nacional muchos empleos permanentes en la fase de producción, comercio,
transporte, procesamiento, distribución y expendio de los productos cárnicos y
lácteos. Además El Salvador tiene posibilidad de producir la leche necesaria
para la población, sin necesidad de importarla, toda vez que se tecnifique el
rubro.
3.
PARA EL USUARIO
El principal usuario de la estructura de costos propuesta es el ganadero quien
podrá identificar, clasificar y controlar los costos generados por las actividades
desarrolladas en la explotación del ganado lechero, lo que les permitiría
determinar los márgenes de utilidad. De esta forma el ganadero podrá conocer
1
José Araujo Santin, La Ganadería Bovina en El Salvador (MAG), Octubre 2001
la rentabilidad en este negocio. Además podría tomar medidas que le ayuden a
estimar costos.
D.
ALCANCE DE LA PROPUESTA
Con la propuesta se implementaran nuevos controles y mejorarán los ya
existentes, en las diferentes actividades que se desarrollan para la explotación
del ganado lechero.
Los controles a implementar y mejorar son los siguientes:
) Identificación, clasificación y control de los costos de producción y operación
en la explotación del ganado lechero
) Proporcionar el conocimiento necesario para la utilización de la estructura de
costos como herramienta para el registro de sus controles
) Proporcionar un método de control comparativo, para que se puedan tomar
medidas correctivas que contribuyan a la toma de decisiones (estructura y
punto de equilibrio)
Si bien es cierto los ganaderos ejecutan algún tipo de control lo hacen de
manera incorrecta y la presentación de esta herramienta contribuirá a un mejor
control de costos que permita establecer con mayor exactitud los márgenes de
contribución; con lo cual, podrán determinar la rentabilidad del negocio
pudiendo adoptar medidas correctivas para la estimación de los costos.
E.
DIAGRAMA DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS PREDETERMINADOS
ESTIMADOS PARA LA EXPLOTACIÓN DEL GANADO LECHERO
COSTOS ESTIMADOS
COSTOS REALES
INFORME DE PRODUCCIÓN Y
DISTRIBUCIÓN DE LECHE
CEDULA DE COSTOS ESTIMADOS
LACTANCIA Y CRECIMIENTO
INFORME DE INSUMOS SUMINISTRA
DOS A LA PRODUCCIÓN MENSUAL
CEDULA DE COSTOS ESTIMADOS
DESARROLLO Y MONTA
RESUMEN DE TRABAJO DIRECTO
MENSUAL
CEDULA DE COSTOS ESTIMADOS
GANADO POR PARIR
INFORME DE GASTOS INDIRECTOS
DE EXPLOTACIÓN MENSUAL
CEDULA DE COSTOS ESTIMADOS
GANADO EN PRODUCCIÓN
INFORME MENSUAL DEL COSTO
TOTAL DE PRODUCCIÓN
CEDULA DE COSTOS ESTIMADOS
POR UNIDAD
CEDULA DE COSTOS REALESPOR UNIDAD
CEDULA DE COSTOS ESTIMADOS
BOTELLAS DE LEC PRODUCIDAS
CEDULA DE BOTELLAS DE LECHE
HEPRODUCIDAS A COSTOS REALES
CEDULA DE ESTIMADA
BOTELLAS DE LECHE VENDIDAS
DETERMINACIÓN DEL
MARGEN DE UTILIDAD
MEDIANTE PUNTO DE
EQUILIBRIO A COSTO
ESTIMADO
CEDULA DE BOTELLAS DE LECHE
VENDIDAS A COSTOS REALES
CEDULA COMPARATIVA
COSTOS ESTIMADOS Y
REALES
DETERMINACIÓN DE
MARGEN DE UTILIDAD
MEDIANTE PUNTO DE
EQUILIBRIO A COSTO
REAL
COEFICIENTE DE
VARIABILIDAD
CEDULA DE AJUSTE A
COSTOS ESTIMADOS
POR UNIDAD
RECTIFICACIÓN A LA
CEDULA DE BOTELLAS
DE LECHE PRODUCIDAS
RECTIFICACIÓN A LA
CEDULA DE BOTELLAS
DE LECHA VENDIDAS
1. DESARROLLO DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS PREDETERMINADOS
ESTIMADOS PROPUESTA
En la estructura de costos predeterminados estimados se pueden identificar
cuatro centros de costos: Lactancia y Crecimiento, Desarrollo y Monta, Ganado
por Parir y el centro de costos Ganado en Producción .
1.1 CENTROS DE COSTOS
1.1.1
LACTANCIA Y CRECIMIENTO
Este centro de costos comprende el manejo de terneros y novillas desde que
nacen hasta su destete el cual dura aproximadamente 6 meses. Es en esta
etapa donde se comienzan a acumular costos. El proceso de llevar una ternera
desde su nacimiento hasta la fase de desarrollo y monta requiere de ciertos
costos los cuales es necesario comenzar a controlar.
Los elementos del costo están de acuerdo al análisis de la información
recolectada, siendo el principal elemento la alimentación, la cual esta sujeta a
modificaciones dado que es necesario efectuar experimentos de forma
periódica a fin de rebajar costos y aumentar la eficiencia en la alimentación. De
ser este el caso cualquier programa de alimentación que sea empleado deberá
usarse en periodos completos (mensuales), para tener control sobre los costos.
El producto final obtenido de este centro de costos es la novilla, la cual es
trasladada al siguiente centro de costos.
Para determinar el costo por ternera : Deben acumularse costos durante 6
meses, que es la edad promedio para el centro de costos lactancia y
crecimiento. Luego se divide el costo total entre el número de terneras con vida
al final del mes. Así se determinará el costo unitario del animal (Activo
Biológico). Ver cedula #1
CEDULA #1
“
“
COSTOS ESTIMATIVOS MENSUALES.
CENTRO DE COSTOS : LACTANCIA Y CRECIMIENTO
CANTIDAD
TERNERAS
EXPLICACIONES
CANTIDAD
COSTO
SUMINISTRADA
UNITARIO
TOTAL
INSUMOS
MAIZ
PULIMENTO
AFRECHO
ZACATE
CONSUMO DE LECHE
VACUNA NEUMONIA
VITAMINAS
DESPARASITANTE
VACUNA ANTRAX
TRABAJO DIRECTO
CORRALEROS
GASTOS INDIRECTOS
PAGO DE ADMINISTRADOR
ENERGIA ELECTRICA
COMBUSTIBLE
DEPRECIACION DE INSTALACIONES
DEPRECIACION DE MAQUINARIA
MORTALIDAD
COSTO DE CRIANZA
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES:
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
1.1.2
DESARROLLO Y MONTA
En esta etapa se controlaran los costos de aquellas novillas comprendidas entre
las edades de 6 a 14 meses. En este centro de costos se desarrollan todas las
actividades necesarias para lograr un desarrollo o crecimiento óptimo.
Cuando la novilla cumple los 14 meses esta lista para la monta natural o
inseminación artificial, en este momento se traslada al centro de costos ganado
por parir o gestación y parto como vaca cargada.
Es necesario recordar que los costos en este centro, será la suma de los costos
de lactancia y crecimiento mas los costos acumulados en el periodo.
Para establecer el costo por novilla : Debe acumularse durante 8 a 10 meses,
siendo esta la edad promedio del centro de costos desarrollo y monta. Luego el
costo acumulado se divide entre el número de novillas que pasaran al siguiente
centro de costos. Así se determinará el valor de cada activo biológico. (Ver
cedula #2)
CEDULA # 2
“
“
COSTOS ESTIMATIVOS MENSUALES.
CENTRO DE COSTOS : DESARROLLO Y MONTA
CANTIDAD
NOVILLAS
EXPLICACIONES
CANTIDAD
COSTO
SUMINISTRADA
UNITARIO
COSTO ACUMULADO DE L. y C.
INSUMOS
ZACATE
SAL MINERAL
SAL COMUN
VACUNA ANTRAX
DESPARASITANTE
VITAMINAS
TRABAJO DIRECTO
CORRALEROS
GASTOS INDIRECTOS
PAGO DE ADMINISTRADOR
ENERGIA ELECTRICA
COMBUSTIBLE
DEPRECIACION DE INSTALACIONES
DEPRECIACION DE MAQUINARIA
MORTALIDAD
COSTO DESARROLLO Y MONTA
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES:
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
TOTAL
1.1.3
GANADO POR PARIR
Este centro de costos comprende las vacas desde el momento de gestación
hasta que se da el parto. En esta etapa se tiene énfasis cuidado separando las
vacas que están a dos meses de parir para darles mejor control y atención por
su estado. Las vacas que tuvieron su parición son clasificadas como ganado en
producción y la cría es trasladada al centro de costos lactancia y crecimiento.
Es importante señalar que esta fase incluye aquellas novillas que vienen de la
etapa desarrollo y monta; pero también aquellas vacas que están en el proceso
de producción y son separadas al momento de estar cargadas para un nuevo
parto.
Para establecer el valor de este centro de costos es importante recordar que
será la suma del acumulado de lactancia y crecimiento, desarrollo y monta y los
costos de este periodo.
Para encontrar el costo de la vaca que pasara a producción se acumulan los
costos del centro durante los nueve meses que pasa en gestación. Luego se
divide el costo acumulado entre el número de vacas que pasan al centro de
producción. Este valor es el que se agotara por cada vaca. (Ver cedula #3)
CEDULA # 3
“
“
COSTOS ESTIMATIVOS MENSUALES.
CENTRO DE COSTOS : GANADO POR PARIR (GESTACIÓN Y PARTO)
CANTIDAD
VACAS
EXPLICACIONES
COSTO ACUMULADO D. y M.
INSUMOS
MAIZ
PULIMENTO
AFRECHO
ZACATE
SUEROS
SAL MINERAL
SAL COMUN
VITAMINAS
DESPARASITANTE
VACUNA ANTRAX
TRABAJO DIRECTO
CORRALEROS
GASTOS INDIRECTOS
PAGO DE ADMINISTRADOR
ENERGIA ELECTRICA
COMBUSTIBLE
AGOTAMIENTO DE SEMENTAL
INSEMINACION ARTIFICIAL
DEPRECIACION DE INSTALACIONES
DEPRECIACION DE MAQUINARIA
OTROS
MORTALIDAD
CANTIDAD
SUMINISTRADA
COSTO
UNITARIO
TOTAL
COSTO GANADO POR PARIR
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES:
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
1.1.4
GANADO EN PRODUCCION
En esta etapa se puede apreciar la dinámica de las vacas en producción y debe
considerarse como ganado en producción aquellas vacas que están
produciendo leche.
Es importante señalar que se dará mayor énfasis a este centro de costos, ya
que la propuesta estará enfocada a la producción de leche, y como producto
final es el objeto de estudio.
En este centro de costos se concentra toda la información de la dinámica del
hato lechero, ya que los costos de los centros lactancia y crecimiento, desarrollo
y monta y ganado por parir se consolida y representa el valor del activo
biológico que se agotara según el número de partos que tenga la vaca. Además
la base para la estructuración nace de este centro de costos, ya que es donde
se puede identificar costos del proceso, ingresos por ventas y las utilidades
producidas.
Una vez obtenida esta información se puede determinar el punto de equilibrio y
el margen de utilidad obtenida por el sector.
Para conocer el costo unitario de cada botella de leche producida es necesario
sumar los costos de insumos, trabajo directo y gastos indirectos de explotación
y luego dividirlo entre el número de botellas producidas. (Ver cedula #4)
PRORRATEO PARA LOS GASTOS INDIRECTOS DE EXPLOTACIÓN
DEFINICIÓN DE PRORRATEO: Es una serie de operaciones aritméticas
mediante la cual se reparten los gastos de producción entre todos los
departamentos (para el caso serán centros de costos)
GASTOS A PRORRATEAR
1 pago de administrador
2 depreciación de instalaciones
3 depreciación de maquinaria
4 combustible
5 energía eléctrica
6 mortandad
7 agotamiento del ganado (corresponde solo al centro de costos ganado en
producción) y se calcula dividiendo el valor justo del activo biológico (animal)
entre el numero de partos estimados. (el valor justo del activo biológico es la
acumulación de costos en los centros Lactancia y Crecimiento, Desarrollo y
Monta y Ganado en Producción)
BASES PARA EL PRORRATEO
GASTOS
BASE
1 pago de administrador
aplicación directa en partes iguales
2 depreciación de instalaciones
metros cuadrados utilizados por centro
de costos
3 depreciación de maquinaria
aplicación directa en partes iguales
4
aplicación directa en partes iguales
combustible
5 energía eléctrica
consumo de KWH utilizados por centro
de costos
6 mortandad
5% para Lactancia y Crecimiento y el
2% para Desarrollo y Monta, Ganado
por Parir y Ganado en Producción
porcentajes aplicados sobre el valor
estimado del hato.
CEDULA # 4
“
“
COSTOS ESTIMATIVOS MENSUALES.
CENTRO DE COSTOS : GANADO EN PRODUCCION
BOTELLAS
PRODUCIDAS
EXPLICACIONES
COSTO ACUMULADO D. y M.
INSUMOS
MAIZ
SOYA
PULIMENTO
AFRECHO
ZACATE
SAL COMUN
SAL MINERAL
VITAMINAS
VACUNA ANTRAX
DESPARASITANTES
ANTIBIOTICOS
TRABAJO DIRECTO
CORRALEROS
ORDEÑADORES
GASTOS INDIRECTOS
PAGO DE ADMINISTRADOR
DEPRECIACION INSTALACIONES
DEPRECIACION MAQUINARIA
COMBUSTIBE
ENERGIA ELECTRICA
AGOTAMIENTO DEL GANADO
MORTANDAD
COSTO GANADO EN PRODUCCION
CANTIDAD
COSTO
SUMINISTRADA UNITARIO
TOTAL
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES:
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
1.2
ESTIMACIONES
Para establecer las bases de las estimaciones es necesario señalar que el
punto de partida es la cedula del centro de costos ganado en producción, ya
que es el centro donde se definen las cedulas de estimación y es donde se
valora lo estimado en relación a lo real.
El procedimiento de costos estimativos, que se caracteriza como su nombre lo
indica, por la condición que previamente se calcula el costo de los insumos,
trabajo directo y gastos indirectos de explotación aplicada a la producción de
determinada cantidad de artículos. Naturalmente, este cálculo previo nunca
resulta exacto, por lo que se hace necesario comparar el costo estimativo con el
costo real al final de la producción, para tomar nota de las variantes del costo,
ya sea por exceso o por defecto.
El procedimiento de costos estimativos tiene gran aplicación por la razón de
tener que fijar inmediatamente el precio de venta, para lo cual se debe conocer
de antemano el precio de costo.
Para controlar el costo estimativo se establecen las bases siguientes :
a) Cedula de costos estimados unitario
b) Cedula de artículos terminados estimativos
c) Cedula de artículos vendidos estimativos
d) Corrección a la cedula de costos estimados unitario
1.2.1
CEDULA DE COSTOS ESTIMADOS POR UNIDAD
“
”
PERIODO:
CANTIDAD DE
COSTO POR
BOTELLAS
EXPLICACION
UNIDAD
COTO TOTAL
INSUMOS
TRABAJO DIRECTO
GASTOS INDIRECTOS DE EXPLOTACION
COSTO
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES:
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
Esta cedula es el documento básico para el control del costo por lo que su
preparación merece especial cuidado.
El valor de cada uno de los elementos del costo, esta basado en cálculos de lo
que puede ser. Ej. Si para producir 100 botellas de leche, los insumos
empleados tiene un valor de $ 0.15 por unidad entonces el costo total estimado
para los insumos será de $ 15.00
1.2.2
CEDULA ESTIMADA DE BOTELLAS DE LECHE PRODUCIDAS
“
”
PERIODO:
GASTOS
COSTO
INDIRECTOS DE
DE
CANTIDAD
INSUMOS
TRABAJO DIRECTO EXPLOTACION
PRODUCCION
DE BOTELAS COSTO
COSTO
COSTO
COSTO
PRODUCIDAS UNIDAD TOTAL UNIDAD
TOTAL UNIDAD TOTAL UNIDAD TOTAL
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES:
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
Para elaborar la cedula de costos estimativos se llevara un registro diario de las
botellas vendidas operando no al precio de venta, sino al costo estimativo de la
cedula, que también aparece en la cedula de botellas producidas. Ej. Para
producir 100 botellas de leche los insumos por unidad tienen un valor de
$
0.15, entonces el total es de $ 15.0; si de trabajo directo es de $ 0.05 el total
será de $ 5.00 y si los costos indirectos de explotación son de $ 0.02 el total
será de $ 2.00; el costo total de producción unitario será de $ 0.22 multiplicado
por las 100 botellas producidas el costo total será de $22.00
1.2.3
CEDULA ESTIMADA DE BOTELLAS DE LECHE VENDIDAS
“
”
PERIODO:
CANTIDAD
DE BOTELAS
VENDIDAS
INSUMOS
COSTO
TRABAJO DIRECTO
COSTO
UNIDAD TOTAL UNIDAD
TOTAL
GASTOS
COSTO
INDIRECTOS DE
DE
EXPLOTACION
PRODUCCION
COSTO
COSTO
UNIDAD TOTAL
UNIDAD
TOTAL
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES:
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
Para elaborar la cedula de botellas vendidas se debe llevar un registro diario de
botellas vendidas. Ej. Si el costo estimado por unidad es de $ 0.22, entonces el
costo de venta en el supuesto que se vendieron 200 botellas es de $ 44.00
1.3
COSTOS REALES
Los costos reales los identificamos de acuerdo la dinámica de la producción, ya
que de acuerdo a los desembolsos para los insumos, trabajo directo y gastos
indirectos de explotación vamos estableciendo el costo de la producción real y
luego derivamos el costo unitario de producción real.
Para establecer los valores anteriores es necesario auxiliarse de los siguientes
documentos :
1.3.1 INFORME DIARIO DE LA PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LECHE
El objetivo de este informe es controlar el destino que se le da a la leche
producida, además es importante para el costeo de la producción, ya que es el
medio para valuarse que va a los clientes. ( ver figura Nº 1 )
FIGURA Nº 1
“
”
INFORME DIARIO DE LA PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LECHE
FECHA:
UNIDAD DE MEDIDA
CANTIDAD DE VACAS DE ORDEÑO
CANTIDAD DE VACAS ORDEÑADAS
PRIMER ORDEÑO
SEGUNDO ORDEÑO
TOTAL DE LECHE OBTENIDA EN EL DIA
VENTA DIARIA
DONACIONES
PERDIDA
CONSUMO ANIMAL
LECHE NO VENDIDA EN EL DIA
TOTAL
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
1.3.2
INFORME DE INSUMOS SUMINISTRADOS A LA PRODUCCION
En vista que el sistema utilizado es para procesos, los insumos utilizados son
los mismos en la mayoría de los centros de costos. Por otra parte como no es
necesario acumular costos utilizaremos los centros de costos a través reportes
a esto lo llamamos informes de insumos y materiales (ver figura Nº 2)
El procedimiento para registrar la información en este formulario será el
siguiente:
1 llenar el encabezado con el número del informe a la fecha, período y centro
de costos
2 la columna 1 debe llenarse con el nombre de cada insumo y/o material
3 en la columna 2, debe anotarse la unidad en que se expresa (libra, arroba,
qq, etc.)
4 en la columna 3, deben anotarse las cantidades utilizadas
5 en la columna 4 debe llenarse con el costo unitario de la ultima compra
6 la columna 5 resulta de multiplicar las columnas 3 y 4
7 totalizar la columna 5
8 la sección observaciones, debe llenarse con aspectos relevantes que se
quieran anotar
9 finalmente debe complementarse el formulario con las firmas responsables
FIGURA Nº 2
“
”
INFORME DE INSUMOS Y MATERIALES
Nº
CENTRO DE COSTOS
FECHA
PERIODO:
INSUMOS Y/O
MATERIALES
1
UNIDAD
CANTIDAD
2
3
COSTO UNIT.
$
4
VALOR
$
5
TOTALES
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
1.3.3
RESUMEN DE TRABAJO DIRECTO
La planilla de sueldos y salarios se distribuye entre los distintos centros de
producción, de acuerdo a la información establecida en la cedula de cada
centro de costos y relacionando esta planilla con el costo de mano de obra ( ver
figura Nº 3).
El procedimiento de preparación de este reporte, se describe a continuación:
1 llenar el encabezado, anotando el número del reporte, el período cubierto, y
la fecha de preparación
2 las columnas 1 y 2 se llenan de la manera siguiente: nombre del trabajador y
salario diario devengado respectivamente
3 la columna 3 se llena con los días laborados por el trabajador en el centro de
costos lactancia y crecimiento
4 la columna 4 es el producto de multiplicar la columna 2 y 3
5 de la columna 5 a la 12 el llenado será similar al llenado de las columnas
anteriores según los centros de costos correspondientes
6 la columna 13 se obtiene sumando las columnas 4,6,8,10 y 12
7 totalizar todas las columnas
8 llenar al pie de la página con los datos de las observaciones y las firmas
responsables.
FIGURA Nº 3
“
”
RESUMEN DE MANO DE OBRA
Nº
PERIODO
FECHA
LACTANCIA Y
CRECIMIENTO
DESARROLLO Y
MONTA
GANADO POR
PARIR
PRODUCCION
DE LECHE
DIAS
DIAS
POTREROS
TOTAL
SALARIO
NOMBRE
DIARIO
1
DIAS
2
VALOR
3
DIAS
4
VALOR
5
6
VALOR
7
8
VALOR
9
10
DIAS
VALOR
11
TOTALES
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
12
13
1.3.4
INFORME DE GASTOS INDIRECTOS DE EXPLOTACIÓN
Este reporte contiene los gastos indirectos de explotación en los cuales se
incurre para desarrollar las actividades de los diferentes centros de costos y
reflejan un período determinado. Ver figura 4
Pasos para el llenado de la cedula:
1 Llenar el encabezado con el número del reporte, periodo y fecha de
preparación
2 Descripción del gasto. Se detalla o describe el gasto en el cual se esta
incurriendo
3 En la segunda columna se detalla la cantidad del gasto y el valor, algunas
veces es porcentaje y valor
4 En la tercera, cuarta y quinta columna se procede a desarrollar al igual que
la segunda columna
5 La ultima columna refleja el total de los valores de la segunda, tercera,
cuarta y quinta columna (sumadas)
FIGURA Nº 4
“
”
INFORME DE GASTOS INDIRECTOS DE EXPLOTACIÓN
PERIODO :
1
DESCRIPCION DEL GASTO
FECHA:
L. y C.
(2)
D. y M.
(3)
G. X P.
Nº
(4)
G. en P.
(5)
CANT. VALOR CANT. VALOR CANT. VALOR CANT. VALOR
TOTAL
CANT.
PAGO DE ADMINISTRADOR
ENERGIA ELECTTRICA
COMBUSTIBLE
DEPRECIACION DE INSTALACIONES
DEPRECIACION DE MAQUINARIA
MRTALIDAD
AGOTAMIENTO DE GANADO
OTROS
TOTAL
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
(6)
VALOR
1.3.5
INFORME MENSUAL DE COSTOS DE EXPLOTACIÓN
En este reporte se resumen los costos obtenidos en concepto de insumos y
materiales, mano de obra y costos indirectos de explotación (contenidas en las
cedulas por centro de costos) ver figura Nº 5
Los siguientes pasos constituyen el procedimiento para llenar este reporte:
1 llenar el encabezado con el número del reporte, período cubierto y fecha de
preparación
2 la línea de insumos y materiales se llena con el total de la columna 14 del
resumen de insumos y materiales
3 la línea de mano de obra se llena con el total de la columna 13 del resumen
de mano de obra
4 la línea de costos indirectos se llena de acuerdo a la sumatoria de la línea
de costos indirectos de las cedulas por centro de costos
5 la línea de costos de explotación es el total de la columna valor
6 la línea producción botellas se obtiene del informe mensual de producción y
distribución de leche (Nº de informes acumulados en el mes)
7 la línea costo unitario es el cociente de la línea total costos de explotación
dividido entre la producción (informe de producción y distribución de leche)
8 llenar la información de observaciones correspondientes y firmas
FIGURA Nº 5
“
”
INFORME DE COSTOS DE EXPLOTACIÓN
Nº
CENTRO DE COSTOS
FECHA
DESCRIPCION
VALOR
COSTOS:
INSUMOS Y MATERIALES
MANO DE OBRA
COSTOS INDIRECTOS
BASE
___________________
CUOTA
___________________
TOTAL COSTOS DE EXPLOTACION (INS. Y MAT.+ M. DE O.+C.I.)
$
PRODUCCION BOTELLAS
COSTO UNITARIO
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
1.3.6
CEDULA DE COSTOS REALES POR UNIDAD
“
”
PERIODO:
CANTIDAD DE
COSTO POR
BOTELLAS
EXPLICACION
UNIDAD
COTO TOTAL
INSUMOS
TRABAJO DIRECTO
GASTOS INDIRECTOS DE EXPLOTACION
COSTO
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES:
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
Esta cedula es el documento básico para el control del costo por lo que su
preparación merece especial cuidado.
El valor de cada uno de los elementos del costo, esta basado en cálculos de lo
que puede ser. Ej. Si para producir 100 botellas de leche, los insumos
empleados tiene un valor de $ 0.15 por unidad entonces el costo total estimado
para los insumos será de $ 15.00
1.3.7 CEDULA DE BOTELLAS DE LECHE PRODUCIDAS A COSTOS
REALES
“
”
PERIODO:
GASTOS
COSTO
INDIRECTOS DE
DE
INSUMOS
PRODUCCION
CANTIDAD
TRABAJO DIRECTO EXPLOTACION
DE BOTELAS COSTO
COSTO
COSTO
COSTO
PRODUCIDAS UNIDAD TOTAL UNIDAD
TOTAL UNIDAD TOTAL UNIDAD TOTAL
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES:
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
Para elaborar la cedula de costos estimativos se llevara un registro diario de las
botellas vendidas operando no al precio de venta, sino al costo estimativo de la
cedula, que también aparece en la cedula de botellas producidas. Ej. Para
producir 100 botellas de leche los insumos por unidad tienen un valor de
$
0.15, entonces el total es de $ 15.0; si de trabajo directo es de $ 0.05 el total
será de $ 5.00 y si los costos indirectos de explotación son de $ 0.02 el total
será de $ 2.00; el costo total de producción unitario será de $ 0.22 multiplicado
por las 100 botellas producidas el costo total será de $22.00
1.3.8 CEDULA DE BOTELLAS DE LECHE VENDIDAS A COSTOS REALES
“
”
PERIODO:
CANTIDAD
DE BOTELAS
VENDIDAS
INSUMOS
COSTO
TRABAJO DIRECTO
COSTO
UNIDAD TOTAL UNIDAD
TOTAL
GASTOS
COSTO
INDIRECTOS DE
DE
EXPLOTACION
PRODUCCION
COSTO
COSTO
UNIDAD TOTAL
UNIDAD
TOTAL
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES:
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
Una vez determinados los costos reales, sabemos con exactitud el valor de la
producción y se pueden definir los costos fijos y variables, además los ingresos
por ventas. Este será el punto de partida para establecer el punto de equilibrio y
el margen de utilidad de la producción.
Si en primer lugar ya se cuenta con los costos estimativos, se puede establecer
el punto de equilibrio a costo estimativo; así como se prepara el punto de
equilibrio a costos reales.
1.4
PUNTO DE EQUILIBRIO
El análisis del punto de equilibrio es un método para determinar el punto exacto
en el cual las ventas cubrirán los costos; es decir el punto en el cual la empresa
logrará la recuperación de los costos. El procedimiento del punto de equilibrio
desde el punto de vista contable, consiste en predeterminar un importe en el
cual la empresa no sufra pérdidas, ni obtenga ganancias.
Para ilustrar lo anterior vamos a partir de un caso donde se obtiene 1000
botellas de leche y que se venden a ¢3 cada una y se estima en la producción
que sus costos permanecerán sin cambio en los últimos 6 meses.
(se desarrollara de acuerdo a los puntos planteados a continuación)
1.4.1
TERMINOS A CONSIDERAR
Costos Variables: Un costo es variable cuando el cambio del costo total es
proporcional al cambio de la producción ( Concentrado, Zacate, sal común, sal
mineral, antibióticos entre otros)
Costos Fijos: Son los costos que se mantienen sin cambios dentro de los
limites de la producción. ( Sueldos y salarios, depreciación, energía eléctrica,
agotamiento del ganado, etc.)
Los costos mensuales para las 1000 botellas son los siguientes:
A) Costos Variables
Materiales directos
$ 137.14
Mano de obra directa
80
Otros costos variables
11.43
Costos variables totales
$ 228.57
B) Costos Fijos
Alquileres
$ 17.14
Sueldos
57.14
Otros costos fijos
11.43
Costos fijos totales
1.4.2
$ 85.71
MARGEN DE CONTRIBUCION
El margen de contribución por unidad se obtiene de una simple operación
restando al precio unitario el resultado de dividir los costos variables entre la
producción.
Para identificar el margen de contribución es necesario el siguiente análisis :
1. cuando se vende una unidad
2. por cada unidad $ 228.57/1000 u = costo variable
3. en consecuencia la diferencia
1.4.3
$0.34
0.23
$ 0.11
DETERMINACIÓN DEL PUNTO DE EQUILIBRIO EN UNIDADES
Obteniendo el margen de contribución por unidad, se puede encontrar el punto
de equilibrio en unidades el cual se deriva de la formula que a continuación se
presenta:
A la diferencia que queda después de producir y vender un producto se le llama
margen unitario de contribución porque es la contribución que cada unidad
aporta para cubrir los costos fijos y una vez que se hayan cubierto, el $ 0.11
por producto de cada unidad adicional vendida es un aporte a las utilidades del
negocio.
Para determinar el punto de equilibrio el margen de contribución por unidad
debe cubrir los costos fijos; es decir, si los costos fijos son de $ 85.71 la
capacidad que representa la contribución por unidad vendida que es de $ 0.11.
En este caso las 779 unidades son el punto de equilibrio; es decir, la cantidad
de unidades que deben ser vendidas para cubrir los costos fijos y como los
costos variables ya están tomados en cuenta al calcular la contribución, en el
punto de equilibrio no habría pérdida pero tampoco utilidad alguna.
Para obtener el punto de equilibrio puede :
Punto de Equilibrio (unidades)
= Costos Fijos Totales
Contribución por unidad
=
$ 85.71 = 779 unidades
$ 0.11
1.4.4
DETERMINACIÓN DEL PUNTO DE EQUILIBRIO EN VENTAS
Para encontrar el punto de equilibrio en ventas es necesario encontrar la
contribución por cada $1 que se vende y cuya obtención se explica en el
siguiente párrafo.
para establecer el punto de equilibrio en ventas es necesario encontrar la
contribución por cada $1 que se vende. Esto resulta de dividir la contribución
por unidad obtenida entre el precio de venta que se le establece al producto.
Punto de Equilibrio (ventas)
=
Costos Fijos Totales
Contribución por venta
=
$ 85.71
= $ 267.84 de venta
0.32
1.4.5
REPRESENTACIÓN GRAFICA DEL PUNTO DE EQUILIBRIO
VENTAS
1000 botellas
COSTOS TOTALES
C
PUNTO DE
O
EQUILIBRIO
S
UTILIDAD
779 unidades
T
$ 228.57
COSTOS VARIABLES
O
S
PERDIDA
$ 85.71
COSTOS FIJOS
UNIDADES VENDIDAS
EL PUNTO DE EQUILIBRIO NOS REFLEJA QUE LOS INGRESOS SON
EQUIVALENTES A LOS COSTOS, ESTO SIGNIFICA QUE NO EXISTE
GANANCIA, PERO TAMPOCO PERDIDA. HACIA ABAJO DEL PUNTO DE
EQUILIBRIO NO SE HAN RECUPERADO LOS COSTOS Y COMO
RESULTADO SE OBTIENE PERDIDA, MIENTRAS QUE HACIA ARRIBA DEL
PUNTO DE EQUILIBRIO SE OBTIENE UN MARGEN DE CONTRIBUCIÓN
POR CADA UNIDAD ADICIONAL PRODUCIDA CUYO RESULTADO ES
GANANCIA TAL COMO LO DEMUESTRA EL GRAFICO.
1.5
DETERMINACIÓN DEL MARGEN DE UTILIDAD
Representa la diferencia entre los beneficios y los costos. Los costos pueden
ser parcialmente pagados en efectivo. otros costos no se pagan en efectivo,
pero si se toman en cuenta para asegurar la continuación de la empresa. Estos
son por ejemplo, mano de obra del productor y su familia, intereses sobre
capital invertido por el empresario y depreciaciones que aseguren el reemplazo
de los medios duraderos, una vez gastados.
No considerando estos últimos costos, puede parecer que la diferencia entre
los beneficios y los costos efectivos es muy positiva pero en realidad, la
diferencia entre los beneficios y los costos totales puede ser negativa.
Aparentemente, el productor tiene ganancias en efectivo, pero las tiene
sacrificando la continuación de su empresa. Por esto, es indispensable
considerar no solo los costos pagados en efectivo, sino también los costos no
pagados en efectivo.
Para establecer el margen de utilidad en la producción lechera, en primer lugar
se deben reclasificar los costos. Que de acuerdo a las cedulas que se han
venido describiendo como: Insumos o materiales, Mano de obra directa y
Costos indirectos. Deben reclasificarse en Costos fijos, Costos variables y
Costos semi-variables, según se detalla a continuación.
En este caso la cedula que vamos a retomar para la reclasificación será la del
centro de costos ganado en producción, ya que el objetivo de la propuesta se
centra en este ultimo centro de costos.
Frente al aumento o la disminución de la actividad de cualquier empresa,
dedicada a la explotación ganadera. Los costos responden a tres patrones
básicos por su comportamiento.
) La actividad se representa con un objeto del costo, para el caso en estudio
se refiere a las botellas de leche producidas, horas de trabajo por los
corraleros, unidades de insumos utilizadas, horas maquinas de la
maquinaria.
) Lo variable o lo fijo de los costos se define en términos de los costos totales
frente a la producción de leche.
) La relación de los costos en la producción de leche, se supone lineal, en
consecuencia no es exacta, pero la aproximación resulta satisfactoria para
los efectos prácticos
1.6 CORRECCION A VARIACIONES (AJUSTES)
1.6.1 CEDULA PARA COMPARAR COSTOS REALES CON ESTIMADOS
“
”
PERIODO:
ELEMENTOS DEL COSTO
REAL
ESTIMADO
VARIACION
INSUMOS
TRABAJO DIRECTO
GASTOS INDIRECTOS DE EXPLOTACION
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES:
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
Una vez comparado los costos reales y estimados se procede a investigar las
causas de las variaciones y hacer los ajustes a las hojas de costos de
producción.
1.6.2
POSIBLES CAUSAS DE LAS VARIACIONES
1. Que obedezca a errores o culpa de la propia fabrica, por exceso de
desperdicios o por mano de obra mal empleada.
2. Que toda la culpa dependa de la gerencia, porque se están pagando
jornales obligatorios cuando la producción se hubiese detenido por cualquier
causa; escasez de materia prima o bien una súper producción.
3. Que el error resida en la valoración de los inventarios y en la elaboración de
la cedula de costos estimados.
En la primera causa será necesario ajustar el costo de ventas, aumentándolo
con la variación del costo estimado, si el costo real es mayor o disminuyéndolo,
si el costo estimado es mayor.
En la segunda causa en que la variación depende de un factor ajeno a la
producción, habrá que considerarlo como un gasto de operación o de
administración, saldándolo por lo tanto con perdidas y ganancias.
En el tercer caso, cuando la variación del costo estimado se ha originado en
una mala preparación de la cedula respectiva, se harán los ajustes buscando el
porcentaje de variación en cada elemento; y una vez encontrado, se suma o
resta a los costos estimados respectivos, lo cual implica una partida en que se
cargan los elementos del costo.
Para efectos de la propuesta se utilizara el tercer caso, ya que el sector que la
implementara se dedica a la explotación de la leche.
Es necesario recordar que este sector no tiene producción en proceso, por lo
que las cedulas que se van a manejar se minimizan.
Después de que se le presento las primeras cuatro cedulas de costos
estimados se procede a determinar las variaciones.
APLICACIÓN DE LA VARIACIÓN POR ERROR DE CALCULO ESTIMATIVO
DE LA CEDULA DE COSTO
PROCEDIMIENTO :
1. Se obtiene el porcentaje total de variación, para distribuirlo entre los
elementos del costo estimado unitario.
“
“
CEDULA PARA OBTENER LA VARIACIÓN DEL COSTO ESTIMADO
PERIODO:
COSTO DE PRODUCCION
VARIACION TOTAL COSTO
ESTIMADO
ESTIMADO
INSUMOS
INSUMOS
TRABAJO DIRECTO
TRABAJO DIRECTO
GASTOS INDIRECTOS
GASTOS INDIRECTOS
Nº BOTELAS PRODUCIDAS
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES:
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
NOTA:
La primera columna expresara en costo de la producción estimada y
la
segunda
la variación total. Estos valores son retomados
cedula de comparación de costos reales con estimados
de
la
2. Se determina el porcentual correspondiente a las botellas de leche
producidas.
I. PORCENTAJE TOTAL
VALOR ESTIMATIVO INSUMOS
X
100
X
100
X
100
VARIACION INSUMOS
VALOR ESTIMATIVO TRABAJO DIRECTO
VARIACION TRABAJO DIRECTO
VALOR ESTIMATIVO GASTOS INDIRECTOS
VARIACION GASTOS INDIRECTOS
II. PORCENTAJE UNITARIO
a) COEFICIENTE DE VARIABILIDAD INSUMOS / 100 X COSTO UNITARIO
INSUMOS
b) COEFICIENTE DE VARIABILIDAD TRABAJO DIRECTO / 100 X COSTO
UNITARIO TRABAJO DIRECTO
c) COEFICIENTE DE VARIABILIDAD GASTOS INDIRECTOS / 100 X COSTO
UNITARIO GASTOS INDIRECTOS.
3. se establece la parte de variación correspondiente a las botellas vendidas
con el fin de modificar su costo de venta.
1.6.3 CEDULA DE AJUSTES A LOS COSTOS POR UNIDAD
“
”
PERIODO:
ELEMENTOS
COSTO
% DE
NUEVA
ESTIMADO
VARIACION
ESTIMACION
INSUMOS
TRABAJO DIRECTO
GASTOS INDIRECTOS
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES:
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
NOTA : Para establecer el valor de la nueva estimación el costo unitario se
multiplica por el coeficiente de variación, este producto se suma al costo unitario
estimado.
1.6.4 RECTIFICACION A LA CEDULA DE COSTOS BOTELLAS DE LECHE
PRODUCIDAS
“
”
PERIODO:
ELEMENTOS
Nº DE BOTELLAS
VARIACION
TOTAL
PRODUCIDAS
POR UNIDAD
AJUSTE
INSUMOS
TRABAJO IRECTO
GASTOS IN DIRECTOS DE EXPLTACION
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES:
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
NOTA:
Una vez se rectifica la cedula de costos estimado unitario se procede a rectificar
el inventario de productos terminados, en este caso la producción de leche;
obteniendo así el valor de la producción terminada. Es necesario señalar que
esta cedula puede cambiar en tiempos máximos de una semana por el producto
que se maneja el cual es la leche.
1.6.5 RECTIFICACIÓN A LA CEDULA DE COSTOS BOTELLAS DE LECHE
VENDIDAS
“
”
PERIODO:
ELEMENTOS
Nº DE BOTELLAS
VARIACION POR
TOTAL AJUSTE
VENDIDAS
UNIDAD
A COSTO DE VENTAS
INSUMOS
TRABAJO DIRECTO
GASTOS INDIRECTOS
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
OBSERVACIONES:
PREPARADA POR
REVISADA POR
AUTORIZADA POR
NOTA: Para determinar el ajuste a costo de venta de la producción vendida, al
número de botellas de leche vendidas se multiplica por la variación por unidad.
Ej. Si la producción vendida son 100 botellas y la variación por unidad de
insumos es $ 0.20 entonces el ajuste será de $ 20.00 y así por cada elemento
del costo. Una vez obtenidos se suman y ese valor se deberá ajustar al costo
de ventas.
1.7
ESQUEMATIZACION DEL TRASLADO DE COSTOS POR CENTRO DE
COSTOS
LyC
traslado D y M
traslado
GxP
COSTO TOTAL
traslado
G en P
VENTAS
UTILIDAD O PERDIDA
P de E
ELABORADO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
L y C = Lactancia y Crecimiento
D y M = Desarrollo y Monta
G x P = Ganado por Parir
G en P = Ganado en Producción
P de E = Punto de Equilibrio
M de C = Margen de Contribución
M de U
RENTABILIDAD
F.
PLAN DE IMPLEMENTACION
Es considerado la parte fundamental de la propuesta, ya que se tiene claridad
de los pasos a seguir para su implementación, así como el tipo de recursos
humanos, materiales y económicos necesarios para su funcionamiento.
Para que la implementación de la estructura de costos predeterminados
estimados sea exitosa, deberá ser adaptada al tipo de necesidades y recursos
que cada uno de los ganaderos tiene. Por tal razón a continuación se presentan
los objetivos y el plan de implementación que se esta proponiendo.
1.
1.1
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Hacer
que
los
ganaderos
de
Nueva
Concepción,
departamento
de
Chalatenango identifiquen la estructura de costos predeterminados estimados,
para que puedan determinar los márgenes de utilidad en la explotación
ganadera.
1.2
OBJETIVOS ESPECIFICOS
) Identificar los costos de producción y operación en la explotación lechera,
para clasificarlos como: costos directos e indirectos, partiendo de los
elementos del costo (insumos, mano de obra directa y otros costos
indirectos)
) implementar las cedulas de costos, como parte de la estructura de costos
predeterminados estimados en la explotación del ganado lechero.
) Interpretar el punto de equilibrio tanto en unidades a producir, como en las
ventas, para identificar los márgenes de utilidad en la producción lechera.
2.
PLAN DE ACCION
La implementación es la parte fundamental de la estructura de costos
predeterminados estimados, sin ella la propuesta no tendría razón de ser. Para
la implementación, es necesario elaborar un plan o cronograma que contemple
las diferentes actividades a realizar, el área o persona encargada de
implementar la estructura de costos, la asignación del tiempo, de recursos
materiales, humanos y financieros.
Para la implementación, también será necesario revisar y evaluar la estructura
organizativa de los ganaderos de Nueva Concepción Chalatenango, para poder
visualizar la pertinencia o no de hacer modificaciones.
2.1
LINEAMIENTOS
Existe una serie de elementos que son necesarios considerar para la
implementación de la estructura de costos predeterminados estimados: sin los
cuales, será muy difícil alcanzar los objetivos.
Compromiso de los ganaderos : Los ganaderos de Nueva Concepción
Chalatenango deben mostrar voluntad para asumir la implementación de la
estructura de costos como un reto, estar convencidos de la necesidad e
importancia de tal estructura y verlo como una alternativa y así mejorar sus
recursos económicos.
Apertura y flexibilidad para adoptar el organigrama propuesto : La
implementación de la estructura de costos requerirá contemplar el puesto del
administrador, por que deberán tener voluntad para dicha contratación.
Capacitación del personal que estará al frente de la estructura de costos :
Al implementar la estructura de costos se requerirá de la persona calificada, por
lo que será necesario capacitar y calificar a la persona que sea asignada.
2.2
2.2.1
ACCIONES A CORTO Y MEDIANO PLAZO
ESTRUCTURACIÓN ORGANIZATIVA
Se propone conformar, bajo la dirección del propietario, una instancia
permanente que sea la del administrador único, cuya función sea la de ejecutar
la estructura de costos predeterminados estimados.
2.2.2
ORGANIGRAMA PROPUESTO
PROPIETARIO
ADMINISTRADOR
(AUXILIAR CONTABLE)
JEFE DE EXPLOTACION
ENCARGADO DE
ORDEÑO
ENCARGADO DE
CORALEROS
PROPUESTO POR EL EQUIPO DE TRABAJO
MANTENIMIENTO
FUNCIONES
PROPIETARIO
) Proveer los fondos necesarios para el desarrollo de las actividades
) Toma de decisiones
) Proveer la alimentación necesaria para los bovinos
ADMINISTRADOR (AUXILIAR CONTABLE)
) Verificar controles (producción, mortalidad, natalidad, etc)
) Revisar que las actividades de campo se realicen correctamente
) Presentar informes de actividades al propietario
) Coordinar el trabajo con las diferentes jefaturas
) Gestionar medicamentos y accesorios necesarios
) Dar su aporte para la toma de decisiones
) Rendir informes al propietario o dueño sobre la situación económica y
financiera
) Efectuar los cobros y remesas al banco
) Persona responsable de todas las actividades de la hacienda
) Hacer los asientos contables
) Elaborar los estados financieros
) Registrar los costos y gastos de cada departamento
) Presentar informe al administrador de la hacienda
) Llevar el control de todos los trabajadores
) Elaborar la planilla de salarios
) Mantener un archivo de fecha personal de cada empleado
) Controlar permisos, vacaciones, indemnizaciones, etc.
JEFE DE EXPLOTACIÓN
) Coordinar las actividades en la sala de ordeño
) Orientar las actividades de los corraleros
) Coordinar actividades relacionadas con el mantenimiento
) Comercializar la leche
) Llevar un control de la cantidad diaria de leche vendida a cada cliente
) Llevar la leche al cliente o entregarla en la planta
) Medir la leche antes de ser entregada
) Responsable de asilar el pasto para el verano Responsable de la salud
animal, saneamiento e inseminación
) Aplicar las vacunas a cada una de las reces en el tiempo
correspondiente
) Medicar a las reces enfermas
) Realizar las inseminaciones de acuerdo a la edad y tiempo de las reces y
verificar que el semental no sea pariente de la novilla
) Registrar el nombre de la vaca inseminada, nombre del semental; hora,
día y fecha en que se realizo
) Llevar un control de las fechas en que se aplican las vacunas
) Aplicar vitaminas a las vacas
) Reportar al administrador aquellos casos que sean delicados que no
tenga la capacidad para atenderlos
CORRALEROS
) Llevar las vacas a diferentes sitios en la sala de ordeño según el orden al
cual pertenece
) Proveer alimento en los tramos de la sala de ordeño
) Regresar y clasificar las vacas a los sitios correspondientes
) Mantener en condiciones adecuadas los potreros y corrales de vacas y
terneras
) Mantener las pilas y cisternas llenas de agua
) Realizar siembra y recolección de pasto
) Responsable de asilar el pasto para el verano
ENCARGADO DE ORDEÑO
) Sacar por medio de maquinas ordeñadoras la leche de las vacas
) Registrar en un libro la cantidad de leche que produce cada vaca
) Clasificar a las vacas en grupos según cantidad de leche que producen
) Aislar aquellas vacas que no dan suficiente producción
ENCARGADO DE MANTENIMIENTO
) Mantener funcionando el área de ventilación y baño
) Verificar el funcionamiento de picadoras
) Darles mantenimiento a las maquinas ordeñadoras
) Preservar en perfectas condiciones las conexiones eléctricas
) Conservar en optimas condiciones las galeras
) Encender y apagar ventiladores y baños
) Controlar la temperatura de los termos para la leche
) Hacer la limpieza
) Votar el estiércol en las planadas de pasto
2.3
MONTAJE DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS
Para montar una estructura de costos predeterminados estimados se requiere
de recursos materiales, humanos y económicos, no es posible llevar a cabo la
implementación sino se cuenta con los recursos necesarios para ello. Para la
implementación, los ganaderos de la zona de Nueva Concepción Chalatenango
deberán poner a disposición tres tipos de recursos:
) Recursos Materiales : Se contara como mínimo con un equipo de computo,
donde los responsables de la implementación, puedan procesar a través de
hojas electrónicas las cedulas de costo, realizar informes y analizar el punto
de equilibrio y el margen de utilidad.
La computadora debe tener las siguientes especificaciones:
•
Monitor de 15”
•
Disco duro de 20 GB. 128 Mb RAM
•
Impresor
•
Software ( Excel y Microsoft Word )
•
Papelería para informes.
) Recursos Humanos : El montaje de la estructura de costos predeterminados
estimados, requiere de una persona capacitada en la contabilidad de costos,
contabilidad general e informática, quien tendrá como objetivo vaciar la
información a las cedulas de costos, de preferencia podrá ser un bachiller
comercial opción contaduría. Esta persona se deberá capacitar durante el
llenado de las cedulas de costos, que es lo medular. Para que sea un éxito
la ejecución a la vez debe evaluarse su desempeño.
) Recursos Económicos : Los ganaderos de la zona tendrán que destinar un
monto para la implementación de dicha estructura, compra de la
computadora, contratación del personal y la contratación de servicios
profesionales para la capacitación por un espacio de 24 horas.
2.4
ACCIONES A LARGO PLAZO
) convertir la estructura de costos predeterminados estimados en una
herramienta para el administrador de cada rancho o hacienda de la zona de
Nueva Concepción Chalatenango, ya que la implementación de esta
estructura permitirá conocer el margen de utilidad de la producción lechera y
adoptar la presupuestación estimativa, para que el ganadero a través del
análisis pueda tomar decisiones para invertir en el futuro.
) Destinar recursos económicos, para fortalecer la estructura de costos
predeterminados estimados. Una vez se adopte la estructura de costos, los
ganaderos propietarios deben destinar un porcentaje de las inversiones,
para ir actualizando las cedulas de costos y otros controles para el hato
ganadero.
2.5
DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES
FUNCIONES DEL ENCARGADO DE REGISTRAR LA INFORMACIÓN
EN LA ESTRUCTURA DE COSTOS
FUNCIONES GENERALES
El administrador tiene como funciones generales, la ejecución, control y
evaluación de la estructura de costos predeterminados estimados.
FUNCIONES ESPECIFICAS
) Realizar el diagnostico, tratando de analizar los principales problemas y
necesidades de cada rancho o hacienda ganadera, buscando soluciones y
concretizándolas.
) Identificar y clasificar los costos directos e indirectos en la producción
lechera y describirlos en las cedulas de costos por centros de costos
correspondientes.
) Reclasificar los costos directos e indirectos a costos fijos y variables para
determinar las utilidades a través del punto de equilibrio.
) Elaborar controles funcionales para el hato ganadero.
) Utilizar los presupuestos estimativos, para anticipar a los acontecimientos
reales.
) Actualizar la estructura de costos predeterminados estimados.
RESPONSABLES DE IMPLEMENTAR LA ESTRUCTURA DE COSTOS
) PROPIETARIOS : Son los dueños de los ranchos y haciendas ganaderas,
que tienen como responsabilidad aprobar la implementación de la estructura
de costos.
) ADMINISTRADOR : Es la persona encargada de registrar la información en
la estructura de costos, y elaborar informes para el propietario.
3.
PRESUPUESTO PARA LA IMPLEMENTACION
(expresado en dólares americanos)
ACTIVIDAD
PRECIO
TOTAL EN
UNITARIO
DOLARES
EN DOLARES USA PARA 3 MESES
EQUIPO DE OFICINA
1 COMPUTADORA
800.00
800.00
1 IMPRESOR
80.00
80.00
PAPELERIA Y UTILES
20.00
20.00
SUB TOTAL
900.00
PERSONAL
JEFE DE EXPLOTACIÓN
240.00
720.00
MANTENIMIENTO
160.00
480.00
142.00
426.00
UN BACHILLER EN COMERCIO Y
ADMINISTRACIÓN RESPONSABLE
DE EJECUTAR
SUB TOTAL
1626.00
CAPACITACION
UN CAPACITADOR ( 3 DIAS )
SUB TOTAL
TOTAL
40.00
120.00
120.00
2646.00
El presupuesto puede variar, en relación al precio del equipo y la contratación
de servicios profesionales; pero estas variaciones no son muy significativas, ya
que el proyecto es pequeño.
4.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACION
TIEMPO
RESPONSIBLE DE
LA IMPLEMENTACION
A. ENTREGA Y PRESENTACION
DEL DOGUMENTO A GANADEROS
EQUIPO QUE ELABORA
ESTRUCTURA DE COSTOS
B. DESCRIPCION DEL DOCUMENTO
EQUIPO Y ADMINISTRADOR
C. APROBADION DEL
PROPIETARIO DE RANCHOS
DOCUMENTO
GANADEROS
D. PLAN PILOTO
EQUIPO Y ADMINISTRADOR
E. CONTRATACION DEL PROFESIONAL
ADMINISTRADOR Y
EN CONTADURIA PUBLICA
F. ADQUISICION DE RECURSOS
CONTADOR PUBLICO
PROPIETARIO Y ADMINISTRADOR
PARA LA ESTRUCTURA DE COSTOS
DEL RANCHO O HACIENDA
PREDETERMINADOS ESTIMADOS
GANADERA
G. SEGUIMIENTO DE A IMPLEMENTACION
CONTADOR PUBLICO Y
DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS
ADMINISTRADOR
H. EVALUACION DE LA ESTRUCTURA
ADMINISTRADOR
DE COSTOS PREDETERMINADOS
ESTIMADOS
PRIMER MES
SEGUNDO MES
TERCER MES