Contratos de Aprendizaje – Preguntas Frecuentes

Contratos de Aprendizaje – Preguntas
Frecuentes
Por: SENA
Publicado: 28 de mayo de 2008
El Contrato de Aprendizaje es una
modalidad contractual que permite, no solo a miles de
estudiantes, aprender con la práctica laboral, sino que al
empresario le genera un ahorro en sus costos de nómina. Del
SENA hemos extractados estas respuestas, tan necesarias
como pertinentes.
¿Qué normas regulan la contratación de aprendices?
Entre las normas que regulan la contratación de aprendices encontramos: Ley 789
de 2002 y sus Decretos Reglamentarios 933 y 2585 de 2003, Acuerdo 0015 del 11
de diciembre de 2003 y Acuerdo 0016 del 11 de diciembre de 2003.
¿Qué es el contrato de aprendizaje?
El contrato de aprendizaje es una forma especial de vinculación dentro del Derecho
Laboral, sin subordinación y por un plazo no mayor a dos (2) años en la que una
persona natural recibe formación teórica en una entidad de formación autorizada
con el auspicio de una empresa patrocinadora que suministra los medios para que
adquiera formación profesional metódica y completa requerida en el oficio,
actividad u ocupación dentro del manejo administrativo, operativo, comercial o
financiero propios del giro ordinario de las actividades del patrocinador con
exclusividad en las actividades propias del aprendizaje y el reconocimiento de un
apoyo de sostenimiento que garantice el proceso de aprendizaje y el cual, en ningún
caso, constituye salario.
¿Qué prácticas no constituyen contrato de aprendizaje?
No constituye contrato de aprendizaje: a) Actividades por convenios en calidad de
pasantías como requisito para título. b) Prácticas asistenciales y de servicio social
obligatorio (salud) Servicio social obligatorio en 10 y 11 de lectiva secundaria. c)
Prácticas en el marco de proyectos de protección social adelantados por el Estado.
¿Quién regula la cuota de aprendices?
La cuota mínima de aprendices deberá ser regulada por la Regional del SENA del
domicilio principal de la empresa, Sin perjuicio del deber que le asiste al empleador
de establecer el número de aprendices que le corresponde, vincularlos o realizar la
monetización, debiendo informar al SENA dentro del mes siguiente a la
contratación o monetización de la cuota mínima.
¿Qué empresas están obligadas a contratar
aprendices?
Se encuentran obligados a vincular aprendices todos los empleadores de carácter
privado que desarrollen cualquier tipo de actividad económica diferente de la
construcción y que ocupen un número de trabajadores no inferior a quince (15). Las
Empresas de menos de diez (10) trabajadores podrán voluntariamente tener un
aprendiz de formación del SENA.
¿Cuáles son las alternativas para cumplir con la cuota de
aprendices?
La empresa patrocinadora podrá cubrir su cuota de aprendices con los siguientes
estudiantes: a) Alumnos SENA. b) Alumnos de colegios articulados con el SENA. c)
Alumnos de instituciones en programas reconocidos por el SENA. d) Estudiantes
Universitarios.
¿Qué empresas se encuentran exoneradas de contratar
aprendices?
a) Las empresas que ocupen un número menor a 15 trabajadores. b) Las entidades
públicas distintas de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las
Sociedades de Economía Mixta del orden nacional, departamental, distrital y
municipal. c) Las empresas que se encuentren en proceso concordatario o se hayan
acogido a la Ley 550 de 1999 y mientras subsista esta situación, continúan exentas
de contratar aprendices. d) Las empresas dedicadas a la industria de la
construcción.
¿Sobre
qué
base
se
determina
la
cuota
mínima
de
aprendices?
La Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), del domicilio principal
de la empresa determinará la cuota mínima de aprendices teniendo en cuenta el
número de trabajadores que desempeñen oficios u ocupaciones según listado
publicado por el SENA el 11 de noviembre de 2003 en la pagina web del Sena que
tiene como base la Clasificación Nacional de Ocupaciones y a la fecha esta
organizado en 453 ocupaciones y 4752 oficios. La determinación de la cuota
mínima de aprendices será así: – Un (1) aprendiz por cada veinte (20) trabajadores
y – Uno (1) adicional por fracción de diez (10) o superior. – Las empresas que
tengan entre quince (15) y veinte (20) trabajadores tendrán un (1) aprendiz.
¿Qué se entiende por trabajador para efectos de la regulación
de la cuota de aprendices?
Para efectos de la regulación de cuota de aprendices, se debe entender como
trabajador toda personal natural que presta un servicio personal a otra persona
natural o jurídica, bajo continuada dependencia y subordinación y mediante
remuneración, independientemente de la modalidad o clase de contrato de trabajo,
de su duración, jornada laboral o forma de pago de salario.
¿Qué ocurre cuando el patrocinador tenga
cobertura en dos o más ciudades o departamentos?
La cuota deberá ser regulada por el Servicio Nacional de Aprendizaje donde la
empresa tenga su domicilio principal y la cuota de aprendices deberá ser
distribuida, a criterio de aquella, según sus necesidades y haciendo énfasis en los
fines sociales que encierra la ley. Esta distribución deberá ser informada en los
meses de julio y diciembre de cada año.
¿Qué debe hacer la empresa patrocinadora cuando se
presente variación en el número de empleados que incida en
la cuota mínima de aprendices?
La empresa patrocinadora deberá reportar dichos cambios en los meses de julio y
diciembre anexando el pago a la administradora de riesgos profesionales del
semestre inmediatamente anterior, a fin de que el SENA proceda a fijar la cuota de
aprendices a la cual estaría obligada a contratar con base al promedio de
trabajadores de dicho semestre.
¿Qué deberes tiene la empresa cuando patrocina un aprendiz
en la etapa lectiva?
El aprendiz recibirá un apoyo de sostenimiento mensual que sea como mínimo en
la fase lectiva el equivalente al 50% de un (1) salario mínimo mensual vigente y
deberá estar cubierto por el Sistema de Seguridad Social en Salud sobre la base de
un salario mínimo legal mensual vigente.El apoyo de sostenimiento no podrá ser
regulado a través de convenios o contratos colectivos o fallos arbítrales que recaigan
sobre estos últimos.
¿Qué deberes tiene la empresa cuando patrocina un aprendiz
en la etapa práctica?
El aprendiz recibirá un apoyo de sostenimiento mensual que sea como mínimo en
la fase practica el equivalente al 75% de un (1) salario mínimo mensual vigente y
deberá estar cubierto por el Sistema de Seguridad Social en Salud y la cotización
será cubierta plenamente por la empresa patrocinadora, sobre la base de un salario
mínimo legal mensual vigente, además. deberá ser afiliado al Sistema de Riesgos
Profesionales por la Administradora de Riesgos Profesionales, ARP, que cubre la
empresa patrocinadora. El apoyo de sostenimiento no podrá ser regulado a través
de convenios o contratos colectivos o fallos arbítrales que recaigan sobre estos
últimos.
¿Qué
deberes
tiene
la
empresa
cuando
el
aprendiz
patrocinado es estudiante universitario?
Sí el aprendiz es estudiante universitario, la empresa patrocinadora deberá cancelar
al aprendiz un el apoyo de sostenimiento mensual que no podrá ser inferior al cien
por ciento (100%) del SMMLV. y deberá cubrirlo por el Sistema de Seguridad Social
en Salud y afiliarlo al Sistema de Riesgos Profesionales por la Administradora de
Riesgos Profesionales, ARP, que cubre la empresa patrocinadora. El apoyo de
sostenimiento no podrá ser regulado a través de convenios o contratos colectivos o
fallos arbítrales que recaigan sobre estos últimos.
¿Qué horario debe cumplir el aprendiz en la empresa?
-En la etapa práctica o productiva, el aprendiz dedicará hasta 48 horas semanales al
cumplimiento de la misma, previa concertación entre el empleador y el aprendiz. –
En el periodo de tiempo en que el aprendiz alumno recibe formación integral en las
aulas no se desplazará a las instalaciones de las empresas, salvo que esté
contemplado en el programa de formación la alternación de las etapas.
¿Qué otra opción tiene la empresa patrocinadora en caso tal
que no quiera contratar aprendices?
En caso tal que la empresa patrocinadora no quiera contratar aprendices podrá
monetizar parcial o totalmente la cuota de aprendices (convertir en pesos la cuota
de aprendices).
¿Cómo opera la monetización total y parcial de
la cuota de aprendices?
Monetización total: Los obligados a cumplir la cuota de aprendizaje podrán en su
defecto cancelar al SENA una cuota mensual resultante de multiplicar el 5% del
número total de trabajadores, excluyendo los trabajadores independientes o
transitorios, por un salario mínimo legal vigente. Monetización Parcial: En caso que
la monetización sea parcial esta será proporcional al número de aprendices que
dejen de hacer la práctica para cumplir la cuota mínima obligatoria.
¿En caso de que le empleador opte por la monetización que
debe hacer?
a) Deberá informar su decisión a la Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje
(SENA), del domicilio principal donde funcione la empresa, dentro del término de
ejecutoria del acto administrativo respectivo: de lo contrario, deberá hacer efectiva
la vinculación de los aprendices. La cancelación del valor mensual por concepto de
monetización de la cuota de aprendizaje deberá realizarse dentro de los primeros
cinco (5) días de cada mes. b) Si al vencimiento del término del contrato de
aprendizaje, el patrocinador decide monetizar la cuota mínima determinada,
deberá informar a la Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, con un
(1) mes de antelación a la terminación de la relación de aprendizaje. c) En el evento
de que el patrocinador opte por la monetización parcial, deberá proceder en forma
inmediata a la contratación de la cuota de aprendizaje que no es objeto de
monetización.
¿Dónde
puede
el
empresario
cancelar
el
valor
dela
monetización?
El empresario podrá cancelar el valor de la monetización para el caso de las
empresas del Departamento de Caldas en la Tesorería de esta Regional, ubicada en
la Ciudadela Tecnológica, Kilómetro 10 vía al Magdalena, o consignar el valor en la
cuenta corriente del Banco de Colombia No 05902807409, código 95. En las
oficinas Regionales de la respectiva ciudad donde se encuentre.
¿Qué debe hacer el empleador si con posterioridad a la
monetización total o parcial de la cuota el patrocinador se
encuentra interesado en contratar aprendices?
Estará obligado a informar por escrito a la Regional del Servicio Nacional de
Aprendizaje, Sena, del domicilio principal de la empresa, con un (1) mes de
antelación a la contratación de los mismos.
¿Cuándo se entiende que hay incumplimiento de la empresa
patrocinadora?
Se presenta incumplimiento por parte del empleador por las siguientes causales: a)
El incumplimiento y/o imprecisión en la información reportada al Servicio
Nacional de Aprendizaje SENA en relación con el número de trabajadores
vinculado a la empresa. b) El incumplimiento a la contratación del número mínimo
obligatorio de aprendices o el pago de la monetización cuando el empleador opte
por esta alternativa. c) Cuando transcurrido diez días hábiles contados a partir de la
ejecutoria del acto administrativo por el cual se regula la cuota de aprendices, el
empleador no vincula la cuota obligatoria o no efectúa la monetización. d) Cuando
no le permitan al aprendiz realizar las prácticas en la actividad objeto de la
regulación de aprendizaje. e) El no pago del valor del apoyo de sostenimiento. f) La
mora en el pago del valor del apoyo de sostenimiento. g) El no pago oportuno de los
aportes a la seguridad social en salud y riesgos profesionales del aprendiz.
¿Qué
ocurre si la empresa patrocinadora
incumple con la cuota de aprendizaje o con la monetización?
Cuando trascurrido 10 días hábiles a partir de la ejecutoria de la Resolución por la
cual se fijan los aprendices y el empleador no ha contratado y vinculado los
aprendices o no ha efectuado el respectivo pago de haberse optado por la
monetización, se le impondrá una multa correspondiente a un salario mínimo legal
mensual vigente por cada aprendices dejado de contratar. En caso de que el
empleador haya optado por la monetización total o parcial de la cuota de
aprendices, y haya incumplido dentro del término señalado, dará lugar al pago de
intereses moratorios diarios, conforme la tasa máxima prevista por la
Superintendencia Bancaria, los cuales deberán liquidarse hasta la fecha en que se
realice el pago correspondiente. La cancelación de la multa no exime al
patrocinador del pago del valor equivalente a la monetización por cada una de las
cuotas dejadas de cumplir.
¿Cuándo podrá interrumpirse temporalmente el contrato de
aprendizaje?
El contrato de aprendizaje podrá interrumpirse temporalmente en los siguientes
casos: a) Licencia de maternidad b) Incapacidades debidamente certificadas. c)
Caso fortuito o fuerza mayor. d) Vacaciones por parte del empleador, siempre y
cuando el aprendiz se encuentre desarrollando la etapa práctica.
¿Cuándo el contrato de aprendizaje se interrumpa a que esta
obligada la empresa patrocinadora?
Cuando se de la suspensión del contrato de aprendizaje por la causales antes
enunciadas el empleador deberá continuar cancelando los respectivos aportes a la
Entidad Promotora de Salud.
¿Qué debe hacer un aprendiz que realiza la etapa productiva
y no realiza actividades propias de su formación?
-Informar al Coordinador Académico de su Centro de Formación, quien enviará al
Instructor que visita las empresas de los aprendices que se encuentran en su etapa
productiva. -Informar al Coordinador de Relaciones Corporativas de su Regional,
quien enviará un Fiscalizador a la Empresa. -Ingresar a la sección de quejas y
reclamos de la página web: www.sena.edu.co, describir allí la situación que se
presenta, nombre de la empresa, ciudad, nombres y apellidos del aprendiz, tipo de
formación y el nombre del Centro de Formación. -Informar a las Trabajadoras
Sociales de los Centros de Formación.
¿Cómo se determina la cuota de aprendices?
De acuerdo con lo establecido en el Decreto 620 de 2005, para las empresas
obligadas a la contratación de aprendices, la cuota de aprendizaje se calcula sobre el
número de trabajadores vinculados a la empresa y cuyos oficios de encuentren
contemplados en el listado de oficios y ocupaciones expedido por el SENA mediante
acuerdo 0009 de 2005. Adicionalmente, el mencionado Decreto señala que para
este cálculo, se debe tener en cuenta el número de horas semanales que laboran los
trabajadores en la empresa. Para tales efectos consulte en la parte de abajo el
listado de oficios y ocupaciones con sus respectivos códigos. En el listado
encontrará cada uno de los oficios u ocupaciones aprobados por el Consejo
Directivo Nacional del SENA para la regulación de cuota y su respectivo código. En
este sentido, el cálculo para obtener la cuota de aprendices para su empresa, se
puede hacer de acuerdo con el siguiente ejemplo:
Código del Número de
Jornada laboral
semanal por código y
Jornada laboral
oficio
trabajadores
2211
60
48
2880
2211
5
24
120
5113
29
40
1160
3112
3
10
30
Total
97
trabajadores
semanal total
4190
Código del oficio: Relacione el código del oficio que corresponda según el listado
de oficios y ocupaciones elaborado por el Consejo Directivo Nacional del SENA. Es
posible que el nombre con el que usted denomina el cargo en su empresa no lo
encuentre en el listado de oficios y ocupaciones en esa misma denominación. En ese
caso, debe efectuar un análisis de las labores que el trabajador desempeña, para que
lo asimile u homologue a un cargo que se identifique con el oficio del listado de
oficios y ocupaciones. También puede informar al SENA, si sus empleados
requieren formación para mejorar su desempeño. Número de trabajadores:
Registre el número de trabajadores contratados para cada oficio. Jornada laboral
semanal por código y trabajadores: Indique la jornada laboral semanal que
corresponda al número de trabajadores relacionados por código. Si en su empresa
existen trabajadores con el mismo oficio pero con jornadas laborales diferentes,
relaciónelos de manera independiente. Jornada laboral semanal total:
Multiplique el número de trabajadores por la jornada laboral semanal por código y
trabajadores. Realice la sumatoria de las jornadas (horas) laborales semanales y
divídalas entre 48, de este modo se obtendrá el número de trabajadores base para
calcular la cuota de aprendizaje, así: Total jornada laboral semanal 4190 horas 48
horas = 87,2916 Número de trabajadores a tener en cuenta para el cálculo
(incluyendo los decimales). El resultado, con todos los decimales, se divide entre
20, de modo que: Þ 87,2916 trabajadores 20 = 4,36, que redondeando obtiene 4
cuotas de aprendices. Es decir, que como el resultado es inferior a 4,5, a su empresa
le corresponderían, de acuerdo con el ejemplo, 4 aprendices, como cuota regulada
de aprendizaje. Por otra parte, es necesario que usted remita en el siguiente
formato, la planta de personal que no tuvo en cuenta en el análisis anterior. Quiere
decir que si al analizar el listado de oficios y ocupaciones, usted encuentra que tiene
en su empresa oficios y ocupaciones que no están relacionados en él, debe listarlos
aquí:
Nombre
Nº de
del cargo trabajadores
Jornada laboral
semanal
Esta información debe estar certificada por el Representante Legal y su Revisor
Fiscal o Contador, adjuntando el Certificado de Cámara de Comercio no mayor a
sesenta (60) días, la cual debe ser remitida a la Regional del SENA donde tiene el
domicilio principal de su empresa. Adicionalmente el decreto 3769 de 2004,
estableció que: “Para efecto de la determinación de la cuota de aprendices de que
trata el artículo 33 de la Ley 789 de 2003, en las empresas de servicios temporales
solo se tendrá en cuenta el número de trabajadores de planta, esto es, aquellos que
se dedican al suministro temporal de personal. Generalidades a) Edad mínima
para contratación: Mayor de 14 años. b) Contrato terminado debe ser reemplazado
de inmediato c) El patrocinador podrá aumentar su cuota sin exceder el doble de la
misma. Manteniendo número de empleados base de la regulación. d) El SENA está
obligado a vigilar y a tener actualizado el registro de aprendices de cada empresa y a
controlar el cumplimiento de su cuota.( La empresa debe establecer comunicación
permanente con el SENA sobre contratos, monetización e incumplimientos) e) El
empresario obligado a cumplir con la cuota de aprendizaje podrá tener practicantes
universitarios bajo la modalidad de relación de aprendizaje, en el desarrollo de
actividades propias de la empresa, siempre y cuando estos no superen el 25% del
total de aprendices.