MA-BSI-AB-10 Reclamos a empresas aseguradoras por sustracción

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS A LA
EMPRESA ASEGURADORA POR SUSTRACCIÓN
O ROBO DE BIENES MUNICIPALES
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PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS A LA EMPRESA ASEGURADORA POR
SUSTRACCIÓN O ROBO DE BIENES MUNICIPALES
1. OBJETIVO
Cumplir con el proceso de reposición de bienes municipales que por varios motivos se
extraviaron o sufrieron deterioro mediante la canalización de las pólizas de seguro
contratadas.
2. ALCANCE
Aplica a la protección de bienes muebles, inmuebles y vehículos, de acuerdo al Contrato
vigente con la Empresa Aseguradora.


Inicia en la solicitud por parte del afectado para reposición del bien.
Finaliza en la actualización de la póliza del bien o en la explicación de porqué la
Aseguradora no puede reponer el bien.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol
Director
Administrativo
Responsable de
Desarrollo
Institucional y
Servicios
Director GAD-I
Funcionario





ROLES Y RESPONSABILIDADES
Responsabilidad
Receptar, autorizar y canalizar los pedidos de reposición del bien
a la Unidad de Desarrollo Institucional y Servicios.
Realizar todas las gestiones para que la Empresa Aseguradora se
entere del impasse y haga la reposición del bien.
Coordinar con la Unidad de Administración de Bienes y Activos
Fijos la recepción y el ingreso del bien.
Informar del impasse a la Dirección Administrativa y a
Procuraduría Síndica.
Informar al Director o Jefe inmediato sobre el impasse ocurrido.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1 PÓLIZA DE
SEGURO
2
3
IMPASSE
IN SITU
DEFINICIÓN
Documento que instrumenta el contrato de seguro, en el que se reflejan
las normas que de forma general, particular o especial regulan las
relaciones contractuales convenidas entre el asegurador y el asegurado.
Estancamiento, atascamiento, crisis, problema.
En el lugar, en el sitio.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Reclamos a la empresa aseguradora por sustracción o robo de bienes municipales
Director
Departamental
2. Solicitar que se
realice la denuncia
a la Fiscalía
D1
S1
Servidor de la
Dirección solicitante
1. Informar al Director
de su área sobre
impasse ocurrido
D1
S1
UNIDAD DE
ADMINISTRAC
PROCUR
IÓN DE
ADURÍA
BIENES Y
SÍNDICA
ACTIVOS
FIJOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
USUARIO INTERNO
Inicio
Director Departamental
4. Comunicar a la
Dirección
Administrativa sobre la
sustracción del bien
D1
S1
Director Administrativo
7. Solicitar información a
Procuraduría Síndica y a la
Unidad de Administración
de Bienes y Activos Fijos
D3, D4
Responsable Desarrollo
Institucional Servicios
C
14.-MA-BSI-AB-08
Baja de bienes por
hurto, robo, caso
fortuito
D
Responsable Desarrollo
Institucional y Servicios
9. Enviar documentación
extra requerida por la
Empresa Aseguradora
D5
No
Responsable Desarrollo
Institucional y Servicios
11. Informar al Director
Administrativo sobre lo que
aduce la Aseguradora para
no cubrir la reposición
S1
12. Solicitar una cotización
actualizada del bien al
proveedor que corresponda
B
D
Responsable Unidad de
Desarrollo Institucional
Fin
D1
Responsable Desarrollo
Institucional y Servicios
Responsable Desarrollo
Institucional y Servicios
8. Realizar inspección en el
lugar del impasse con el
personal de la
Aseguradora
15.-MA-BSI-AB-01
Recepción de bienes
de Larga Duración y
Sujetos a Control y de
Consumo corriente
10. ¿La
Aseguradora
aprobó el
reclamo?
Si
Responsable Desarrollo
Institucional y Servicios
6. Recabar información
sobre cómo ocurrió el
impasse y presentar a la
Aseguradora
D2
3. MA-GJ-AL-01
Asesoramiento
Legal
B
Responsable Desarrollo
Institucional y Servicios
5. Sumillar y reasignar al
Responsable de
Desarrollo Institucional y
Servicios
D1
S1
A
A
D6
13. Entregar la
C
cotización y el informe
del pedido a la
Aseguradora
D6, D7
16. Solicitar la
actualización de la
póliza a la Aseguradora
Fin
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Documentos.
Sistemas:
D1: Memorando
S1: Sistema de Gestión Documental QUIPUX
D2: Informe sobre impasse
D3: Copia de Denuncia
D4: Documentación de Soporte del bien
D5: Documentación para investigación
(Carta de Reclamo, Póliza, Fotografías,
Denuncia a la Fiscalía, otros)
D6: Cotización del Bien
D7: Informe del pedido
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1
INFORMAR AL
DIRECTOR DE SU ÁREA
SOBRE IMPASSE
OCURRIDO
El funcionario de la Unidad o
área
afectada,
mediante
memorando dirigido a su Jefe
inmediato, comunica sobre la
sustracción
del
bien,
detallando como considera
ocurrió la irregularidad del
mismo. Ir a la actividad Nº 4.
Funcionario
Responsable del
Bien
2
SOLICITAR QUE SE
REALICE LA DENUNCIA
A LA FISCALÍA
Solicitar a la Procuraduría
Síndica realizar la denuncia a
la Fiscalía para investigación,
a través de Memorando del
Sistema QUIPUX.
Director/ Jefe del
Funcionario
3
PROCEDIMIENTO DE
ASESORAMIENTO
LEGAL
Iniciar Procedimiento de
ASESORAMIENTO LEGAL
para realizar la DENUNCIA
inmediata de lo ocurrido ante
la Fiscalía.
4
COMUNICAR A LA
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
Mediante
copia
de
Memorando, el Jefe de la
Unidad afectada comunica a la
Dirección de
Procuraduría
Síndica
Director/ Jefe del
Funcionario
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8
SOBRE LA
SUSTRACCIÓN DEL
BIEN
SUMILLAR Y
REASIGNAR AL
RESPONSABLE DE
DESARROLLO
INSTITUCIONAL Y
SERVICIOS
RECABAR
INFORMACIÓN SOBRE
CÓMO OCURRIÓ EL
IMPASSE Y PRESENTAR
A LA ASEGURADORA
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Dirección
Administrativa
sobre la sustracción del bien.
El trámite es conocido por el
Director Administrativo quien
sumilla y asigna a la Unidad
de Desarrollo Institucional
para conocimiento y atención.
Dar a conocer a la Empresa
Aseguradora vía mail lo
ocurrido. Realizar primer
acercamiento e investigación
in situ a fin de recabar
documentación.
Una
vez
recabada
la
información de cómo se
realizó el impasse, informar
dentro de las 24 horas
posteriores a la Empresa
Aseguradora a fin de que
designen una persona para
verificación del reclamo.
Solicitar a la Procuraduría
SOLICITAR
Sindica una copia de la
INFORMACIÓN A
DENUNCIA presentada, y a
PROCURADURÍA
la Unidad de Administración
SÍNDICA Y A LA UNIDAD de Bienes y Activos Fijos
solicitar la documentación de
DE ADMINISTRACIÓN
DE BIENES Y ACTIVOS soporte de que el bien
sustraído es de propiedad
FIJOS
Municipal.
REALIZAR INSPECCIÓN
EN EL LUGAR DEL
IMPASSE CON EL
PERSONAL DE LA
ASEGURADORA
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Con uno de los Agentes de la
Empresa Aseguradora y el
servidor afectado, realizar
inspección en el lugar.
El funcionario debe detallar lo
ocurrido y se debe tomar
Director
Administrativo
Responsable de
Desarrollo
Institucional y
Servicios
Responsable de
Desarrollo
Institucional y
Servicios
Responsable de
Desarrollo
Institucional y
Servicios
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fotografías para realización
del informe.
Enviar
a
Aseguradora:



9
10
11
12
ENVIAR
DOCUMENTACIÓN
EXTRA REQUERIDA
POR LA EMPRESA
ASEGURADORA
¿LA ASEGURADORA
APROBÓ EL RECLAMO?
INFORMAR AL
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO
SOBRE LO QUE ADUCE
LA ASEGURADORA
PARA NO CUBRIR LA
REPOSICIÓN
SOLICITAR UNA
COTIZACIÓN
ACTUALIZADA DEL
BIEN AL PROVEEDOR
QUE CORRESPONDA

la
Empresa
CARTA DE RECLAMO.
PÓLIZA.
FOTOGRAFÍAS
DE
RESPALDO.
DENUNCIA
A
LA
FISCALÍA
Y
CUALQUIER
DOCUMENTO que se
considere necesario o
solicite la aseguradora.
Mediante llamadas telefónicas
constantes
a la Empresa
Aseguradora
realizar
el
seguimiento sobre el avance
del reclamo, e informar a los
involucrados al respecto.
Si la Empresa Aseguradora
aprobó el reclamo ir a la
actividad Nº 12.
Si no lo aprobó ir a la
actividad Nº 11.
Informar
mediante
Memorando
del
Sistema
QUIPUX
al
Director
Administrativo sobre lo que
aduce
la
Empresa
Aseguradora para no cubrir la
reposición. Ir a la actividad Nº
17.
Una vez que el reclamo ha
sido aprobado por la Empresa
Aseguradora, solicitar de
acuerdo al bien a recuperar,
cotización
actualizada
Responsable de
Desarrollo
Institucional y
Servicios
Responsable de
Desarrollo
Institucional y
Servicios
Responsable de
Desarrollo
Institucional y
Servicios
Responsable de
Desarrollo
Institucional y
Servicios
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tomando como base el valor
de factura.
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ENTREGAR LA
COTIZACIÓN Y EL
INFORME DEL PEDIDO
A LA ASEGURADORA
Solicitar a la Empresa
Aseguradora acercarse a la
Municipalidad a retirar la
cotización e informe sobre el
pedido efectuado por la
Municipalidad.
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MA-BSI-AB-08
BAJA DE BIENES POR
HURTO, ROBO, CASO
FORTUITO
Iniciar
procedimiento
de
BAJA DE BIENES POR
HURTO, ROBO, CASO
FORTUITO.
Unidad de
Administración de
Bienes y Activos
Fijos
MA-BSI-AB-01
RECEPCIÓN DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN Y
SUJETOS A CONTROL Y
DE CONSUMO
CORRIENTE
La Empresa Aseguradora
mediante la cotización emitida
procede a comprar el bien, y
devuelve a la Municipalidad
con lo que se inicia el
Procedimiento
de
RECEPCIÓN DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN Y
SUJETOS A CONTROL Y
DE
CONSUMO
CORRIENTE, en el que se
verifica que el mismo es de
características similares y de
costo igual o parecido al del
reclamo.
Unidad de
Administración de
Bienes y Activos
Fijos
Solicitar la actualización de la
póliza
a
la
Empresa
Aseguradora.
Responsable de
Desarrollo
Institucional y
Servicios
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SOLICITAR LA
ACTUALIZACIÓN DE LA
PÓLIZA A LA
ASEGURADORA
FIN
Responsable de
Desarrollo
Institucional y
Servicios
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EMPRESA ASEGURADORA POR SUSTRACCIÓN
O ROBO DE BIENES MUNICIPALES
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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N°
Título del Documento
1
Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de la
Ilustre Municipalidad de Ibarra
2
Contrato vigente de Seguros para el Ilustre Municipio de Ibarra
DOCUMENTOS EXTERNOS
N°
Título del Documento
1
Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
Código
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
D2: Informe sobre impasse
D3: Copia de Denuncia a la Fiscalía
D4: Documentación de soporte del bien
D5: Carta de reclamo
D6: Cotización del bien
D7: Informe del pedido
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
REALIZADO
POR
DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Rea
Fecha: 14-12-2012
Revisó: Edmundo Paredes
Fecha: 14-12-2012
Firma
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