Políticas comerciales

POLÍTICAS COMERCIALES
(APLICACIÓN DE LA NORMA 49. POLÍTICAS COMERCIALES DE COMFAMA)
1. PROCESO DE COTIZACIÓN
Las cotizaciones tienen una vigencia de 30 días, transcurrido este tiempo si no se ha confirmado
la compra por escrito (e-mail), la cotización es inválida. En la confirmación que la empresa
realice a Comfama, es necesario que nos informe la persona encargada para el evento o que
tenga la autorización para realizar las modificaciones en la prestación.
La cotización que se está generando es informativa y no compromete a Comfama en la
disponibilidad de recursos, y dado este carácter, COMFAMA no ha programado o reservado la
prestación del servic io. Se garantiza la pre-reserva de una actividad siempre y cuando la
empresa confirme la cotización oportunamente con 8 días hábiles de antic ipación.
Previo a la generación de la cotizac ión por este medio, la empresa podrá elegir si quiere ser
contactado por un asesor comercial, si elige esta opción, al siguiente día hábil, el asesor
comercial asignado se comunicará con la empresa para continuar con el proceso.
En caso de no tener asesor comercial asignado por favor comuníquese a nuestra central de
llamadas tel: 360 70 80 opción 2.
2. PROCESO DE CONFIRMACIÓN
•
Una vez la empresa confirme la prestación por la central de llamadas o por el asesor asignado, ,
el tiempo mínimo para la prestación será de 8 días hábiles (lunes a viernes de 8 am a 5
pm) y sujetos a disponibilidad. El asesor comercial se encargará de generar el pedido y
continuar con el proceso solicitado por la empresa.
•
Al momento de la confirmación de la cotización, la empresa debe informar los requerimientos de
certificaciones de ARL, DAS, capacitac iones u otros, por parte del personal que prestará el
servicio antes de 4 días hábiles (lunes a viernes) de la prestac ión.
•
Si requiere la legalizac ión de un contrato como confirmación de la presente cotización, tenga en
cuenta que no están incluidos los gastos inherentes a la legalización, informes,
registros fotográficos o demás documentos que sean solicitados y por lo tanto el
valor se modifica, por favor informar a su asesor comercial, en caso de no tener asesor
comercial asignado por favor comuníquese a nuestra central de llamadas tel: 360 70 80 opción 2
con el número de cotización generada por el cotizador, para realizar los trámites y los cambios
en los valores para poder legalizar el contrato.
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3. MODIFICACIONES PERMITIDAS
Únicamente se autorizan las siguientes modificaciones a un pedido que ya se encuentra en
curso, sujeto siempre a disponibilidad:
• Cambio de fecha de la prestación (según temporada)
• Cambio de lugar de prestación (se aclara que es sólo un cambio de espacios internos en una
misma locación)
• Cambio de hora de la prestación
• Cambio de cantidades (un 10% mayor o menor respecto a la solic itada inicialmente).
Los tiempos definidos para la solic itud de modificaciones no podrán ser inferiores a tres (3) días
hábiles (lunes a viernes de 8 am a 5 pm).
La modificación de un ítem diferente a los descritos anteriormente, implica activar nuevamente el
ciclo de la venta desde la etapa de cotizac ión.
4. PROCESO DE PRESTACIÓN
•
Para el alquiler de espacios éste podrá ser entregado a las empresascon una antelación de 30
minutos para la revisión de la logística de prestación, recuerde que está prohibido el expendio y
consumo de bebidas alcohólicas o cualquier sustancia estimulante o tóxica para el organismo y
durante el desarrollo de la actividad solicitada. No se permitirá la presencia de personas en
estado de embriaguez.
•
Para las jornadas de vacunación la confirmación de la compra deberá realizarse por lo menos
con 5 días hábiles (lunes a viernes) de anticipación, para mantener la calidad y la cantidad de
biológicos solicitados.
•
Si durante la jornada de vacunación no se aplican el 100% de las dosis solic itadas y confirmadas
previamente por la empresa, Comfama procederá con la facturación de la cantidad de dosis
aplicadas, o como mínimo el 80% de las dosis confirmadas.
Se exceptúan de esta política los biológicos de baja rotación solicitados y programados con
exclusividad tales como la Vacuna Antirrábica, Rotarix, vommrix, entre otros. En estos casos se
cobrará el 100% de los biológicos confirmado para la jornada, independientemente de la
cantidad de dosis efectivamente aplicadas.
•
Comfama garantiza la asistencia del talento humano en los días, horarios y lugares previamente
acordados con la empresa, para el desarrollo de las diferentes actividades, también es
responsable de la entrega de los registros de asistencia consolidados (en caso que sean
necesarios y que la empresa los solic ite en la confirmación) y en los casos que aplique, de la
entrega del material de trabajo para los asistentes.
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•
Cuando no sea posible prestar el servicio en sedes propias, éste se prestará en instalac iones de
la empresa y otras sedes externas, siempre y cuando éstas reúnan los requisitos legales, de
calidad, y de seguridad definidos por la Caja.
•
La prestación se realizará de acuerdo con los contenidos, duraciones y número de asistentes
definidos en la propuesta técnica y que por ningún motivo, el instructor realizará cambios en la
estructura temática, objetivos, intensidad del programa o máximo de participantes por grupo en
el momento de dictar la clase; así como tampoco, se dedicará a realizar labores diferentes a las
asociadas a su función de enseñanza. Comfama podrá reemplazar el instructor asignado a un
programa, garantizando siempre la idoneidad del talento humano y la continuidad del proceso.
•
Los servicios prestados en zonas rurales y municipios diferentes al área metropolitana y Valle de
Aburrá, tendrán un costo adicional en razón al transporte y desplazamiento del talento humano
o materiales (si se requiere) y se denotará en la cotización como un recargo al producto.
5. CANCELACIONES
La empresa puede cancelar un pedido que se encuentre en curso por lo menos con tres (3)
días hábiles antes de la prestación (lunes a viernes de 8 am a 5 pm); esta cancelac ión
debe ser de forma escrita informado a su asesor comercial, en caso de no tener asesor
comercial asignado, por favor comuníquese a nuestra central de llamadas tel: 360 70 80 opción
2 con el número de cotización generada por el cotizador, notificando las razones por las cuales
desiste de la adquisic ión del servic io. Esta solic itud no tendrá consecuencias ni para COMFAMA
ni para la empresa cuando se encuentra en los términos antes mencionados.
En caso de cancelación del servicio por parte de la empresa con menos de 3 días hábiles
antes de la prestación, y de acuerdo con lo que se estipula en la cotización; ésta
deberá asumir el 100% del programa. Lo anterior a título de indemnización por los
perjuicios ocasionados en los recursos asignados, excepto cuando la cancelación sea como
producto de situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, tales como:
a. Situaciones de orden público que impidan a los asistentes inscritos al programa o evento,
desplazarse a los lugares previstos para el desarrollo de las actividades.
b. Acontecimientos relacionados con calamidad que impacte a los participantes inscritos.
c. La ocurrencia de situaciones de emergencia laboral que impidan la asistencia de los
participantes inscritos en el programa.
Del mismo modo en términos generales se entiende como fuerza mayor o caso fortuito de
acuerdo con la ley, todo hecho imprevisto e irresistible que impida la ejecución del servic io.
En todo caso, el c liente deberá asumir el valor de los elementos o productos que estén en etapa
de producción y no puedan ser reutilizados en otro evento o sean de carácter perecedero, tales
como: suvenir o recordatorios, alimentación, escenografías o elementos decorativos o de
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ambientación, entre otros, cuando la cancelación del servic io se presente por fuera del término
previsto, aún en situaciones de fuerza mayor o caso fortuito.
Cuando el incumplimiento en las condiciones del negocio pactadas con la empresa se dé por
parte de COMFAMA, salvo por hechos de fuerza mayor o caso fortuito, ésta repondrá el servicio
o componente del mismo que haya afectado su cabal desarrollo.
6. ENTREGA DEL SERVICIO A LA EMPRESA
Para aquellos servicios que tengan modificaciones en la prestación, la empresa debe firmar el
aval de recibo a satisfacción del mismo (cantidades inferiores o superiores). En el evento de no
contar con la persona autorizada por la empresa, dos integrantes de la misma en conjunto con
personal de la sede prestadora, podrán firmar en señal de aprobación y aceptación a
satisfacción del servicio rec ibido.
En caso de presentarse daños al espacio físico, y/o roturas o pérdidas de muebles, enseres o
menaje utilizados en la prestación del servic io, los cuales hayan sido ocasionados por parte de
los asistentes o invitados al evento o actividad, éstos serán cargados a la factura final con el
valor vigente en el mercado. Esto aplica para espacios, elementos propios de la Caja o de
terceros.
La Empresa contratante del servicio mantendrá exenta a COMFAMA contra todo reclamo,
demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a personas o
bienes ocasionados por la Empresa, entidad u organización, su personal o beneficiarios de los
servicios contratados durante la ejecución del objeto y obligac iones del contrato. Los perjuicios
ocasionados a COMFAMA o a sus empresas proveedoras serán indemnizados por los agentes
causantes de los mismos, de conformidad con las normas que regulan la responsabilidad civil
en Colombia.
El pago final por la venta será facturado después de prestado el servicio y éste deberá ser
cancelado dentro del plazo estipulado en la factura como “fecha límite de pago”.
7. MANEJO AMBIENTAL
•
Manejo de residuos sólidos:
Se solic ita utilizar al interior de las sedes y parques recipientes en materiales distintos al icopor o
el vidrio. Esto por la seguridad de todos y la preservación del ambiente.
Recuerde que los residuos se deben depositar en los recipientes debidamente señalizados.
•
Orden y aseo:
Las sedes y parques son el espacio ideal para realizar diferentes actividades de su empresa. Por
eso le solic itamos que una vez culminado el evento programado por su empresa en nuestras
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instalac iones, haga la entrega oficial de los espacios a la persona responsable en nuestras
sedes.
•
Uso eficiente de los servicios públicos:
En beneficio del ambiente, todos debemos hacer un uso racional de los servicios públicos como
el agua y la electric idad.
•
Ruido ambiental:
Recuerde que como usted, hay otras personas haciendo uso de los servic ios del parque. Por
esto debemos ser muy cuidadosos en el cumplimiento de los límites máximos de ruido
ambiental. En el día, el máximo es de 60 decibeles y en la noche no debe sobrepasar los 55
decibeles. Es muy importante que tenga en cuenta esta información a la hora de contratar los
servicios de sonido. Comfama también lo acompañará en este proceso haciendo los controles
pertinentes.
•
Plan de Emergencia:
Por su seguridad y la de sus invitados, recuerde que previo al evento debe coordinar con su
enlace y el del parque el plan de emergencia. Esto con el fin de cumplir con el decreto 3888 de
2007, para la organización de eventos masivos.
Para cumplir con los estándares básicos de seguridad, los usuarios de los parques/sedes deben
portar sus documentos de identidad y seguridad social, tales como: EPS y ARL, son
responsabilidad de la empresa contratante del servicio. (la empresa debe notificar a Comfama,
aspectos relevantes de la salud de los partic ipantes que así lo ameriten ejemplo: pánico a las
alturas).
En Comfama se cuenta con primeros auxilios básicos para la estabilización de pacientes. En caso
de ser remitidos a una IPS, los anteriores documentos son de obligatoria presentación para la
atención oportuna. En caso de que el paciente no porte estos documentos, no podemos
hacernos responsables de su remisión al centro hospitalario.
8. PROCESO DE FACTURACIÓN
•
Si su empresa está en proceso de cambio de razón social o Nit, favor informarlo al momento de
la negociación.
•
Recuerde dejar consignada desde la negociac ión, todas las condiciones para la facturación (Nit,
dirección de recepción de factura, fecha de corte para la recepción de facturas, documentos
soportes, datos de la persona contacto y pagador)
•
Para los servicios de alimentación, brazaletes (ingreso a parques), Tiqueteras de gimnasio, o
Tiqueteras empresariales, “fichos” de alimentación para eventos, NO se admiten modificaciones
o ajustes por debajo de lo pedido, es decir, la entrega se realizará por la totalidad de los
servicios de alimentación contratados o incluidos en el pedido, independientemente del número
de personas que asistan al evento o si los productos fueron realmente consumidos; por lo tanto
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se debe hacer la entrega de los productos sobrantes a la empresa y su uso y/o disposición final
será responsabilidad de ésta y no comprometerá a COMFAMA.
•
Para el caso de Tiqueteras o brazaletes no utilizados, la empresa podrá redimirlos durante el
periodo de vigencia de los mismos.
•
Para el servic io de transporte, en caso tal que se hayan reservado vehículos que no fueron
usados según la programación, se realizará un recargo sobre la tarifa neta del servic io no
utilizado, la cual varía según el trayecto y la empresa proveedora del transporte.
•
La empresa se compromete a realizar los pagos en los plazos establecidos por COMFAMA, así
mismo de los consumos adicionales cotizados y confirmados.
•
Una vez emitida la factura por Comfama, el cliente tendrá 30 días calendario para efectuar el
pago correspondiente, recuerde que tiene tres (3) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la recepción de la factura, para hacer la devolución de la misma, con una carta
remisoria, en la cual consigne la objeción; de no ser así, se dará por entendida la aceptación de
la misma. Dicha comunicación, debe ser radicada en nuestro centro documental, ubicado en la
carrera 45 Nro. 49 A-16 primer piso de la c iudad de Medellín, en el horario de Lunes a Viernes
7:30 a 11:45 y de 1:00 a 4:45pm.
•
En caso de que la empresa requiera un soporte (orden de compra, orden de servicio, O4,
planillas distintas, ok, etc.) que acompaña la facturación, deberá notificar el número de orden
de compra en el momento de la confirmación para ser anexado en la facturación.
•
Antes de la confirmac ión y facturación por favor informe a su asesor comercial, en caso de no
tener asesor comercial asignado por favor comuníquese a nuestra central de llamadas tel: 360
70 80 opción 2; si existen cambios especiales en los datos básicos de la empresa (razón social,
teléfono, contacto, etc.), en caso contrario la empresa será responsable de dicha factura.
•
Comfama cuenta con los siguientes medios para el pago de las facturas.
o Página Comfama www.comfama.com.
o Bancolombia Convenio 48210.
o Presentando la factura física en: Sedes Comfama, Banco de Occidente, Banco de Bogotá,
COMFAMA, Davivienda, Av. Villas y Bancolombia.
•
Comfama es un Gran contribuyente, Agente Retenedor de IVA, No sujetos a retención en la
fuente por actividades integrales de salud, educación, recreación y desarrollo social según Art.
19-2 del Estatuto Tributario.
•
En caso de felic itaciones, sugerencias, quejas, reclamos con este proceso comunicarse con el
3607080.
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