UNIVERSIDAD “DR. JOSE MATIAS DELGADO”

UNIVERSIDAD “DR. JOSE MATIAS DELGADO”
FACULTAD DE ECONOMIA
“DR. SANTIAGO I. BARBERENA”
DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO DE FACTURACION
UTILIZANDO LA METODOLOGIA DEL “JUSTO A TIEMPO” PARA
EMPRESAS DISTRIBUIDORAS DE PRODUCTOS ALIMENTICIOS
CASO PRACTICO: DISZASA DE C.V
PRESENTADO POR:
RUBEN ALBERTO EVANGELISTA MARADIAGA
SALVADOR DE JESUS HERRERA BARILLAS
ASESOR: ING. CARLOS HUMBERTO VARGAS GARCIA
NUEVA SAN SALVADOR, 15 DE ENERO DEL 2003
INTRODUCCION
Hoy en día la forma en que las empresas administran sus recursos productivos,
representa un factor muy importante en la mejora de la productividad y la
competitividad, ya que nos encontramos en una economía globalizada en donde
las empresas que estén preparadas y organizadas, podrán sobrevivir y tener
mejores resultados financieros.
Por lo que el estudio de la Administración, es muy importante para conocer como
los componentes interactúan entre si para concretizar los objetivos de la empresa,
y determinar fallas o desajustes en el Sistema de Administración que pueden ser
corregidas a tiempo, para que el sistema funcione de manera óptima.
En este documento, se diseña un Sistema Administrativo de Facturación utilizando
la Estrategia “Justo a Tiempo” para empresas Distribuidoras de productos
alimenticios, caso práctico, DISZASA, de C.V.
El documento consta de cinco capítulos los cuales se detallan a continuación.
En el primero se expone las generalidades de la Estrategia “Justo a Tiempo“ y de
la empresa , la situación actual, créditos a clientes, tiempo de importación de
productos hacia la bodega y la proyección de ventas de la distribuidora.
En el segundo capítulo se describe el Marco teórico conceptual, el propósito del
“Justo a Tiempo”, los beneficios del “Justo a Tiempo”, los siete principios del “
“Justo a Tiempo “, las compras “Justo a Tiempo”, el “Justo a Tiempo” y los
proveedores, la intervención de los empleados, y los cinco pasos para mejorar la
calidad en el servicio.
En el tercer capítulo se presenta la investigación de campo, los objetivos de la
investigación, hipótesis de la investigación, metodología de la investigación, y las
limitantes de la investigación.
El cuarto capítulo
expone las conclusiones y recomendaciones de la
investigación.
En el capítulo cinco se detalla el programa de implementación, el proceso de
iniciación,
modificación del proceso de facturación, diseñar el sistema de
facturación utilizando la estrategia “Justo a Tiempo”, las relaciones con los
proveedores, capacitar al personal en la estrategia “Justo a Tiempo, capacitar al
resto de la organización, iniciar el proceso piloto y extender la implementación del
proceso en toda la empresa.
INDICE
PAGINA
Introducción
CAPITULO I: ANTECEDENTES Y SITUACION ACTUAL
1.0
2.0
Generalidades del “Justo a Tiempo” y de la empresa
1
1.1
Actividades a que se dedica la empresa
3
1.2
Canales y distribución de productos
4
1.3
Organigrama de la empresa
5
1.4
Posicionamiento en el mercado
6
1.5
Productos importados
7
Situación actual
10
2.1
Manejo de los productos
10
2.2
Proveedores de DISZASA de C.V.
18
2.3
Rutas de transporte
19
2.4
Area de personal
19
2.5
Trámites administrativos para importaciones
23
3.0
Créditos a clientes
27
4.0
Tiempo de importación de productos a la bodega
28
5.0
Proyección de ventas
29
CAPITULO II:
MARCO TEORICO
5.1
Concepto
32
5.2
Propósito del “Justo a Tiempo”
33
5.3
Beneficios del “Justo a Tiempo”
34
5.4
Siete principios del “Justo a Tiempo”
35
2.4.1 Igualar oferta y demanda
35
2.4.2 El peor enemigo el desperdicio
36
2.4.3 Continúo no por bultos
37
2.4.4 Mejorar constantemente
38
2.4.5 Primero el ser humano
39
2.4.6 Sobreprotección = Ineficiencia
39
2.4.7 No vender el futuro
40
5.5
Compras “Justo a Tiempo”
41
5.6
El “Justo a Tiempo” y los proveedores
42
5.7
Intervención de los empleados
43
5.8
Cinco pasos para mejorar la calidad en el servicio
44
CAPITULO III:
3.1
3.2
INVESTIGACION DE CAMPO
Objetivos de la investigación
45
3.1.1 Objetivo general
45
3.1.2 Objetivos específicos
45
Hipótesis de la investigación
46
3.3
3.4
3.2.1 Hipótesis general
46
3.2.2 Hipótesis específicas
46
Metodología de la investigación
47
3.3.1 Población a investigar
47
3.3.3 Diseño de la muestra
47
3.4.3 Resultados de la investigación
50
3.4.5 Análisis e interpretación de resultados
65
Limitaciones de la investigación
CAPITULO IV:
84
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1
Conclusiones
85
4.2
Recomendaciones
87
CAPITULO V:
5.1
PROGRAMA DE IMPLEMENTACION
Proceso de iniciación
5.1.1 Modificación del proceso de facturación
89
91
92
5.1.2 Diseñar el sistema de facturación utilizando la
Metodología de la “Justo a Tiempo”
5.1.3 Relaciones con los proveedores
94
101
5.1.4 Capacitar al personal en la Metodología del
“Justo a Tiempo”
5.1.5 Capacitar al resto de la organización
101
108
5.1.6 Iniciar el proceso piloto
114
5.1.7 Extender la implementación del proceso
en toda la empresa
Anexos.
Bibliografía
127
CAPITULO I: ANTECEDENTES Y SITUACION ACTUAL
1.0
GENERALIDADES DEL “JUSTO A TIEMPO” Y DE LA EMPRESA
El concepto de la estrategia “Justo a Tiempo “(J.A.T) comenzó poco después de
la Segunda Guerra Mundial como un sistema de producción, y hasta finales de
los años setenta el sistema estuvo restringido a la Toyota y su familia de
proveedores claves.
A raíz de la segunda crisis mundial del petróleo en 1976 los japoneses
empezaron a ver que su curva de crecimiento económico e industrial, que venía
en ascenso desde hacía 25 años comenzaba a resquebrajarse, además, que en
el futuro se iban a presentar altibajos en la industria manufacturera tal como
estaba ocurriendo en las naciones occidentales. Los dirigentes del mundo de
los negocios comenzaron a buscar maneras de mejorar la flexibilidad de los
procesos fabriles y así comenzaron a adaptar el sistema de la empresa Toyota.
La primera razón que está detrás de éste concepto, es que puede reducir
inventarios, tiempos y costos de producción, así como mejorar la calidad de los
productos y servicios.
El concepto de la estrategia "Justo a Tiempo" (J.A.T.),
postula que: las
existencias mínimas y suficientes, que llegan en el momento exacto para
1
reponer las que acaban de utilizarse, constituyen todo el stock que se necesita
en cualquier momento dado. El exceso de inventario absorbe capital
innecesariamente, supone mayores costos de almacenaje, aumenta los riesgos
de daños y de obsolescencia y, ante todo, puede ocultar oportunidades de
realizar mejoras operativas.
BENEFICIOS PRINCIPALES
o Reducción del capital invertido en existencias
o Incremento de los ciclos de servicio a los clientes
o Mayor movimiento de las existencias
o Reducción de los costos de almacenaje.
Con la utilización del la metodología del “Justo a Tiempo” puede reducir la
necesidad de inventarios lo bastante para disminuir las fuentes de incertidumbre
o diseñar un sistema más flexible para enfrentar las necesidades de cambio. De
ahí que la orientación del “Justo a Tiempo” sea diferente de otros modelos
tradicionales.
Para reducir inventarios y producir el artículo correcto en el tiempo exacto, con
la cantidad adecuada, se requiere de información acerca del tiempo y el
volumen de los requerimientos de producción de todas las estaciones de
trabajo.
2
En distribuidora Zablah S.A de C.V nuestra empresa en estudio, busca la
satisfacción de las necesidades del consumidor, a través de sus prestigiosas
marcas. Trata de dar el mejor servicio a sus clientes ofreciéndoles alta calidad
de sus productos y una entrega de productos en cantidades correctas y tiempo
exacto.
Las empresas buscan ir a la vanguardia con respecto a la competencia,
buscando encontrar un sistema de inventario eficiente que pueda dar
la
confianza al cliente y que el pedido que solicito le llegará completo y de una
manera más rápida; así también buscar mejorar el sistema de facturación. Por
lo tanto la metodología del “Justo a Tiempo” es una herramienta que se puede
utilizar para dicho proceso, ya que ésta enfatiza las mejoras a los procesos,
simplificación de las operaciones y flexibilidad basada en mejorar el tiempo de
respuesta.
1.1
Actividades a que se dedica la empresa
DISZASA de C.V. cuenta con treinta años de existencia, dentro del sector de las
empresas distribuidoras de productos alimenticios, habiéndose logrado a través
de una definida y agresiva visión empresarial por parte de la junta directiva una
sólida posición dentro del sector de empresas distribuidoras de productos de
consumo, llegando a ubicarse dentro de las tres primeras del país.
3
A través de las diferentes divisiones de comercialización se cubren los canales
de supermercados, mayoreo, detallistas, food service e institucionales,
contando con un 100% de cobertura del territorio nacional.
Entre algunas compañías que se representan están: New Zealand Milk
Products ( Anchor ), Café Soluble (Musum ), S.C. Johson ( Raid ), Mc Cormick
( Del Chef ) , Seagrams ( Vinos Franceses ) McCain, Sardimar ( Atunes y
Sardinas ), Calvet ( Vinos ), Sancela ( Saba ), Agsa-Olmeca ( Margarina y
Aceites ).
1.2
Canales y distribución de productos
La venta se realiza a través de un grupo de vendedores que están divididos en
las diferentes áreas que son: Mayoristas, Supermercados,
Ruteo, Food
Services y Librerías. Contando así con una cobertura a nivel nacional de todos
sus productos. Entre su cartera de clientes activos están:
Mayoristas:
3,000 Clientes
Tiendas pequeñas:
8,000
Supermercados:
213 salas
Tiendas de Conveniencia:
75
Librerías:
175
Farmacias:
120
Restaurantes y Hoteles:
192
4
1.3
Organigrama de la empresa
JUNTA
DIRECTIVA
PRESIDENCIA
3
VICEPRESIDENCIA
5
GERENTE
GENERAL
9
GERENTE DE
IMPRESOS
6
AUDITORIA
INTERNA
4
GERENCIA DE VENTAS
79
MAYOREO
SUPERMERCADOS
RUTEO
GERENCIA DE
COMERCIALIZACIÓN
86
FOODSERVICE
INSTITUCIONAL
MANEJO
DE CATEGORIAS
MERCADEO
GERENCIA DE
OPERACIONES
109
PROCESAMIENTO
DATOS
CREDITOS
BODEGA
CONTABILIDAD
MERCHANDISING
5
IMPORTACIONES
1.4
Posicionamiento en el mercado
DISZASA, se encuentra en tercer lugar en cuanto a ventas de distribuidoras de
productos alimenticios, ya que el segundo lugar lo tiene UNISOLA y el primer
lugar lo posee NESTLE.
DISZASA está facturando anualmente $ 40 millones, UNISOLA $ 60 millones y
NESTLE $ 80 millones.
V E N T AS AN U AL E S E N U $
10 0,000,000
80,000,000
80 ,000,000
60 ,000,000
60,000,000
40,000,000
40 ,000,000
20 ,000,000
0
DISZASA
UNISO LA
NEST LE
En cuanto a distribución DISZASA es Nº 1 ya que abarca todos los canales
como los son supermercados, mayoristas, ruteros, food services, tiendas de
conveniencia e institucionales. Teniendo la empresa oportunidad de desarrollar
todo tipo de productos en los diferentes canales. Posee esa ventaja competitiva
con respecto a los demás distribuidores ya que éstas carecen de algunos
canales o se ven en el gasto de contratar distribuidores para que le suplan a
dicho canal.
6
1.5
Productos Importados
Entre las líneas que importa DISZASA de C.V. en su división de abarrotes se
encuentran las siguientes:
NOMBRE DEL
PROVEEDOR
S.C. Johson
PRODUCTO
Glade
PAÍS
IMPORTACION
Costa Rica
PRESENTACION
DE COMPRA
Por unidad
Guateplast
Guateplast
Guatemala
Por unidad
Eveready Co.
Baterías
Costa Rica
Por Blister
Sardimar
Sardimar
Costa Rica
Por unidad
S.C. Johson
Ziploc
Costa Rica
Por unidad
S.C. Johson
Raid
Costa Rica
Por unidad
Copamex
Copamex
México
Por unidad
Sancela
Saba
Por unidad
Olmeca
Por Botella, Galón
Sardimar
Verdemar
Costa Rica
Por unidad
United Distillers
Licores
Francia, Finlandia
Por Botella y ½
botella
Calvet
Vinos
Francia
Por Botella
Musun
Café Tostado
Nicaragua
Por bolsa
New Zeland
Anchor
Guatemala
Por lata
Products
7
INFRAESTRUCTURA DE DISZASA
INFRAESTRUCTURA
Bodega
6,000 m2
Oficinas
1,200 m2
Montacargas: 4
Cuartos Congelados: 2 (-20 grados Centigrados)
Cuartos refrigerados: 2 (+3 grados centigrados)
Reparto Congelados: 5 Camiones
Reparto Refrigerado; 5 pickups
7 camiones 8 Toneladas
20 unidades de ruteo
INFRAESTRUCTURA TECNICA
Servidores
AS400 (Un A-400 y Un 800)
Netfinity 3500
4 Hubs IBM 8245-024 (Capacidad 24 conecciones cada
uno)10/100.
8
2 Switches Cisco Catalyst 2900 (Capacidad 24 conecciones
cada uno) 10/100 con capacidad hasta 1 Giga entre
Servidores.
115 computadoras conectadas a red.
Software:
AS400 RPG 400 Propietario
Lotusnotes
Otros
Videoconferencia Picturetel .
Conectividad 384k via 3 lineas ISDN Pri.
Conectividad via Internet.
Instalada en sala de conferencias con pantalla gigante para
entrenamientos.
Planta telefonica Siemens Hicom 3000:
2 E-1 de 30 lineas digitales cada uno.
Ras de 8 lineas para coneccion remota a la red.
Seguridad de el sistema:
Firewall Cisco Pix 520.
Proxy server.
Comunicaciones remotas con VPN.
Norton Web Security System.
Faxes Digitalizados.
9
2.0
SITUACION ACTUAL
2.1
Manejo de los Productos
DISZASA de C.V.
Utiliza
el método de inventario de primeras entradas,
primeras salidas ( PEPS ), y además de acuerdo a las especificaciones de cada
fabricante, para conservar la calidad y el buen estado del producto, para la
entrega de los mismos.
DISZASA DE C.V. Cuenta en su bodega con 5 zonas en donde ingresan los
productos para su respectivo manejo y almacenaje, ahí es ordenado de tal
manera que a la hora de su despacho esté de la forma más accesible y a su
vez para facilitar el control interno de cada zona.
El inventario del los productos se hace cada mes con el fin de verificar si hay
faltantes, las fechas de vencimiento y el estado del producto; éste inventario lo
realizan los jefes de zona, auditores y contadores simultáneamente, para hacer
un consolidado general, con el fin de mantener siempre actualizado el sistema
de acuerdo a la realidad.
Con respecto al sistema de cómputo el producto es ingresado a éste, después
de que ha sido recibido y chequeado por parte de la bodega, donde se ven si
han encontrado faltantes, mal estado del producto y cantidades.
En dicho sistema se puede ver las existencias, las salidas, las entradas de cada
uno de los productos, siendo de gran utilidad tanto para el vendedor a la hora
de hacer su venta como para la empresa para su control.
10
La facturación se realiza 3 veces en el día, una por la mañana haciendo el corte
a las 10:00 am, otra por la tarde haciendo el corte a las 3:00 pm y una última a
las 5:30 pm que es la facturación de los supermercados.
El despacho se hace a través de personas ajenas a la empresa debidamente
investigados anteriormente, por lo cual la empresa paga fletes para hacer llegar
al cliente la mercadería, el despachador se encarga de distribuir las zonas de la
manera más adecuada posible, para maximizar el espacio y la distribución del
producto a las distintas zonas.
El transportista se encarga de sacar los quedan o las firmas
para poder
procesar el pago de la factura.
DISZASA entiende como el proceso de facturación desde el momento que el
vendedor toma el pedido hasta que la mercadería es despachada.
11
RELACIONES DE LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS QUE POSEE
DISZASA.
DEPARTAMENTOS
RELACIONES
Contabilidad: Pago de comisiones y
premio a vendedores, supervisores y
Gerente de Venta.
Mercadeo: Apoyo a ventas a través
de
promociones,
publicidad
e
incentivos de las distintas marcas.
VENTAS
Créditos: Encargada de revisar
cartera de clientes de los vendedores
así como también la encargada de
autorizar los pedidos de los diferentes
clientes.
Sistemas: Digitación de pedidos y
actualización del sistema utilizado
para ver existencias e información de
clientes para los vendedores.
Despacho: Encargado de enviar el
producto a los clientes.
12
DEPARTAMENTOS
RELACIONES
Ventas: Encargados de vender el
productos a los diferentes canales.
Importaciones: Encargada de traer el
producto a la distribuidora.
Contabilidad: Pagos a proveedores
y Gerencias de Marca.
MERCADEO
Bodega: Manejo de productos
Soporte
técnico
e
Sistemas:
información de ventas y reportes
relacionados.
DEPARTAMENTOS
RELACIONES
Ventas:
Cartera de clientes del
vendedor y autorización de pedidos
Contabilidad: Pago de planilla
CREDITOS
Operaciones: Por cobro de clientes
para obtener el dinero necesario para
pagos.
Soporte
técnico
Sistemas:
información en el sistema
e
13
DEPARTAMENTOS
RELACIONES
Ventas: Pago de comisiones y
premios a vendedores, supervisores y
Gerente de Ventas.
Importaciones: Pago de impuestos,
Fletes y seguros.
CONTABILIDAD
Contabilidad: Pagos a proveedores
y Gerencias de Marca.
Bodega: Ingreso de productos
Sistemas:
Soporte
técnico
información relacionada a ella.
e
Operaciones: Pagos a proveedores,
Prestamos, etc.
DEPARTAMENTOS
RELACIONES
Ventas:
ventas
Información relacionada a
Importaciones: Soporte técnico
Contabilidad:
Información
relacionada a contabilidad.
SISTEMAS
Bodega: Ingreso de productos
Soporte
técnico
Mercadeo:
información relacionada a ella.
e
Operaciones:
Información
relacionada con operaciones
14
El flujo del sistema de facturación es el siguiente:
VENDEDOR
TOMA PEDIDO
AL CLIENTE
(A TRAVES DE
HOJA DE
PEDIDO)
ENTREGA DE PEDIDO AL
SUPERVISOR DE PARTE DEL
VENDEDOR
SUPERVISOR
CHEQUEA Y
AUTORIZA
PEDIDOS
SUPERVISOR PASA PEDIDO A
CREDITOS
CREDITOS CHEQUEA
MOROSIDAD DE
CLIENTES Y
DESCUENTOS
ESPECIALES
SI EL CLIENTE SE
ENCUENTRA EN
MORA SE
CANCELA EL
PEDIDO
CREDITOS ENTREGA AL
DEPARTAMENTO DE DIGITACION LOS
PEDIDOS
A
15
A
DIGITACION
DE PEDIDOS
EL DPTO DE DIGITACION
ENVIA CONSOLIDADO DE
FACTURAS A BODEGA
BODEGA RECIBE
CONSOLIDADO DE
FACTURACION Y
CLASIFICA PARA
LAS DIFERENTES
ZONAS
ENVIO DE CONSOLIDADO A
LAS DIFERENTES ZONAS DE LA
BODEGA
PREPARACION
DEL PEDIDO
FACTURADO
B
16
B
ENVIO DEL PRODUCTO DE LAS
RESPECTIVAS ZONAS A LA ZONA
DE DESPACHO
REVISION DEL
PRODUCTO DE LA
FACTURACION
QUE VA SER
DESPACHADA
SI ALGUN PRODUCTO
QUE ESTE DENTRO
DE LA FACTURA Y
NO HAY EN
EXISTENCIA LA
FACTURA SE ANULA
POR COMPLETO POR
LO QUE SE TENDRIA
QUE COMENZAR EL
PROCESO DE
FACTURACION DE LO
QUE ESTE EN
EXISTENCIA
DESPACHO DEL PRODUCTO A
LOS CLIENTES
17
2.2
Proveedores de DISZASA de C.V.
Entre los principales proveedores que representa DISZASA, se encuentran:
NOMBRE DEL
PROVEEDOR
S.C. Johson
PAIS
IMPORTACION
Costa Rica
PRODUCTO
Plásticos
Herméticos,
insecticidas, limpiadores.
Guateplast
Guatemala
Artículos Plásticos
Eveready Co.
Costa Rica
Baterías
Sardimar
Costa Rica
Atunes y Sardinas
Copamex
México
Papel Higiénico
Sancela
México
Toallas Sanitarias
Olmeca
Guatemala
United Distillers
Aceites y Margarinas
Francia, Finlandia Licores
Calvet
Francia
Vinos
Musun
Nicaragua
Café
New Zeland
Guatemala
Leche en polvo
Products
18
2.3
Rutas de Transporte
DISZASA no cuenta con transporte propio por lo que contrata el servicio de
transporte a través de personas ajenas a la empresa debidamente investigados
anteriormente, por lo cual la empresa paga fletes para hacer llegar al cliente la
mercadería, el despachador se encarga de distribuir las zonas de la manera
más adecuada posible, para maximizar el espacio y la distribución del producto
a las distintas zonas.
Es decir el despachador ve en el momento que ruta le sale mejor para dejar la
mercadería y pagar menos fletes, y no hay rutas de transporte establecidas,
sino que dependen de la facturación del día.
2.4
Area de Personal
Personal
Presidencia
8 personas
Gerencia
6 personas
Ventas Total
153 personas
Ventas crédito
94 personas
Ruteo
57 personas
Mercadeo
17 personas
Displays
72 personas
19
Administrativo
111 personas
Bodega y transporte
67 personas
Mantenimiento
5
personas
Promocional
6
personas
Total
378 personas
Subcontratados
Seguridad
55 personas
Impulsadoras
147 personas
Total Subcontratadas
202 personas
Total Diszasa
580 personas
En el proceso de facturación de DISZASA, las áreas involucradas son las
siguientes:
Ventas:
21 personas
Créditos:
1 personas
Sistemas:
4 personas
Bodega:
8 personas
Despacho:
2 personas
20
Capacitaciones
La empresa implementa y desarrolla programas de capacitación para preparar
técnica y profesionalmente al personal y cuyo beneficio específico sea de
interés para el mejor cumplimiento de sus funciones dentro de la empresa y el
desarrollo individual del empleado.
a) Anualmente se prepara un programa de capacitaciones de acuerdo a los
requerimientos, proyecciones y posibilidades de la empresa.
b) El programa anual de capacitaciones debe ser presupuestado y aprobado
por la Gerencia General.
c) Se puede autorizar al personal para que asistan a cursos específicos en
instituciones locales o en el extranjero.
d) Los gastos de capacitación no presupuestados deben ser autorizados por
escrito por la gerencia general.
e) Las demás disposiciones referentes a ésta política están contenidas en el
manual de recursos humanos.
Evaluación de Personal
La evaluación de personal en la empresa se realiza por lo menos una vez al
año
a) Se realiza una evaluación anual sobre el desempeño del personal. Y la
evaluación no implica una revisión de salarios.
b) Todos los empleados deben tener pleno conocimiento de que existe un
programa de evaluación.
21
c) Las evaluaciones son realizadas por todas las personas que tengan
personal a cargo y los resultados de la evaluación deben ser comunicados al
empleado y enviados a la unidad de personal para que sea incorporado a su
archivo personal.
d) Toda evaluación debe efectuarse de conformidad con el procedimiento
respectivo el cual procura obtener la mayor justicia e equidad, dejándose de
todo ello constancia por escrito.
22
2.5
Trámites Administrativos Para Importaciones
INICIO
INFORMACIÓN
DEL SISTEMA
DE
EXISTENCIAS
DE PRODUCTO
ELABORACION
PEDIDO DEL
PRODUCTO
AUTORIZACION DE LA GERENCIA GENERAL
ENVIO DEL PEDIDO
AUTORIAZADO
PREPARACION DEL
PRODUCTO EN BODEGA
DEL PROVEEDOR
A
23
A
FACTURACION
POR PARTE DEL
PROVEEDOR
PAÍS DE ORIGEN
ENVIO POR FAX DE LOS DOCUMENTOS PARA ELABORACION DE
CHEQUE PARA PAGO DE IMPUESTOS.
RECEPCION DE
DOCUMENTOS POR
PARTE DE LA
PERSONA ENCARGA
DE IMPORTACIONES
DISZASA.
SOLICITUD DE
CHEQUE PARA
PAGO DE
IMPUESTOS,
FLETES, GASTOS
ADMINISTRATIVO
AUTORIZACION DE
PAGO DE
IMPUESTOS
RECIBIMIENTO DE
FACTURAS
ORIGINALES
B
24
B
CERTIFICACION
DE CHEQUES
ENVIO DE CHEQUES AL AGENTE ADUANAL PARA PAGO DE
IMPUESTOS Y DEMAS GASTOS, ASÍ COMO LA FACTURAS
ORIGINALES.
PAGO DE IMPUESTOS
Y GASTOS
ADMINISTRATIVOS
QUE INCURRE LA
MERCADERIA
TRASLADO A DISZASA DE LA
MERCADERIA
RECIBIMIENTO DE LA
MERCADERIA EN
DESPACHO, REVISION
FISICA
C
25
C
TRASLADO DEL PRODUCTO A LA ZONA CORRESPONDIENTE
DENTRO DE LA BODEGA DE DISZASA.
TRASLADO DE DOCUMENTOS DE PAGOS DE IMPUESTOS, FLETES, SEGUROS,
GASTOS, INGRESOS FISICOS, ETC AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
RETACEO DE
COSTOS EN EL
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD.
TRASLADO DE FORMULARIO DE INGRESO DE PRODUCTO DE
CONTABILIDAD AL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS.
INGRESO AL
SISTEMA DEL
PRODUCTO PARA
SU VENTA.
26
3.0
CREDITOS A CLIENTES
Las condiciones de crédito son establecidos por la Gerencia General, según la
naturaleza de éstas.
a) Los límites de créditos son autorizados por el comité respectivo.
b) Los límites de créditos son revisados 2 veces en el año.
c) Los límites de pago por ventas al crédito no excede los 30 días calendario,
salvo excepciones que determine la Gerencia General (Supermercados y
Clientes especiales).
d) Se debe notificar a los clientes que revisen el producto contra factura al
momento de recibirlo, ya que después de aceptada la mercadería por éste
no se aceptan devoluciones.
e) No se factura ningún pedido si el cliente posee mora por más de 20 días
27
4.0
TIEMPO DE IMPORTACION DE PRODUCTOS A LA BODEGA
NOMBRE DEL
PROVEEDOR
S.C. Johson
PAIS
IMPORTACION
Costa Rica
TIEMPO
Guateplast
Guatemala
5 días
Eveready Co.
Costa Rica
7 días
Sardimar
Costa Rica
7 días
Copamex
Mexico
10-12 días
Sancela
México
10-12 días
Olmeca
Guatemala
5 días
United Distillers
Francia, Finlandia
1 mes
Calvet
Francia
1 mes
Musun
Nicaragua
5-6 días
New Zeland Products
Guatemala
5 días
7 días
28
5.0
PROYECCION DE VENTAS
La técnica que se utiliza para hacer las proyecciones en DISZASA es el
promedio móvil simple por el tipo de productos que manejan y a éste le ponen
un porcentaje de crecimiento previamente hablado con el respectivo proveedor.
Cada Gerente de Marca hace sus proyecciones del año el cual pasa una copia
a la Gerencia de Ventas y el consolida todas las marcas y éste a la vez lo
presenta a la Gerencia General para autorización.
29
28
28
CAPITULO II: MARCO TEORICO
2.1
CONCEPTOS
DISEÑO:
Es la actividad creativa y técnica encaminada a idear productos útiles. (1)
SISTEMA:
Conjunto de elementos que ordenadamente relacionados entre si contribuyen a un
determinado objetivo. (2)
ADMINISTRACION:
Es el proceso de planificación, organización, dirección y control de trabajo de los
miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización
para alcanzar las metas establecidas. (3)
FACTURACION:
Ventas totales que realiza una determinada empresa durante un periodo
deducidos de impuestos. (4)
ESTRATEGIA:
Técnica y conjunto de actividades destinadas a conseguir un objetivo. (5)
1.
2.
3.
4.
5.
www.elmundo.es/diccionarios/
Idem 1.
Administracion. Prentice Hall
Idem 1.
Idem 1.
32
JUSTO A TIEMPO:
Es una estrategia que busca que los clientes sean servidos justo en el momento
preciso, exactamente en la cantidad requerida, con productos de máxima calidad y
mediante un proceso de producción que utilice el minino de inventario posible y
que se encuentre libre de cualquier despilfarro o costo innecesario.(6)
EMPRESA:
Entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de producción y
dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestaciones de servicio con
fines lucrativos. (7)
DISTRIBUIDORA:
Intermediario entre el productor y el detallista de un producto. (8)
2.2
PROPOSITO DEL “JUSTO A TIEMPO”
El propósito de la estrategia “Justo a Tiempo” es reducir los inventarios y mejorar
los procesos, así también mejorar el servicio que se le da al cliente.
Con ésta estrategia se logra la producción o entrega de los elementos necesarios,
en la cantidad necesaria y en el momento necesario. Es decir hay que comprar o
producir lo que se necesita y cuando se necesita. El Justo a tiempo tiene como
propósito:
6. www.eafit.edu.co/revista/117/sarache.pdf
7. www.elmundo.es/diccionarios/
8. Idem 7.
33
Eliminar existencias innecesarias
Reducir costos de almacenamiento
Responder a la demanda de los clientes
2.3
BENEFICIOS DEL “JUSTO A TIEMPO” *
Enfatizar las mejoras a los procesos:
Busca la eficiencia que nos ayude a realizar de la mejor manera posible los
procesos.
Simplificar operaciones:
Trata de eliminar aquellas operaciones que se pueden obviar, para hacer los
procesos más simples y eficientes.
Eliminar desperdicios:
Busca que cada parte de la organización tenga equilibrio y sincronización con
los flujos internos de los procesos.
Flexibilidad basada en mejorar el tiempo de reacción.
Trata que los procesos no sean rígidos y que se puedan cambiar de una
manera que ayuden al buen desarrollo del proceso dentro de una situación.
* Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V.
34
Calidad
Inventario ocioso
Productividad
Tamaño de lotes
Servicio
Tipo de entrega
Flexibilidad
Espacio
La estrategia “Justo a Tiempo” ayuda a la empresa a que tenga mayores grados
de calidad, productividad, servicio y flexibilidad en sus procesos y operaciones,
bajando así su inventario ocioso, tamaño de lotes, tiempos de entrega y espacios.
2.4
SIETE PRINCIPIOS DEL “JUSTO A TIEMPO”
1. Igualar oferta y demanda
2. El peor enemigo: el desperdicio
3. Continuo, no por bultos
4. Mejorar constantemente
5. Primero el ser humano
6. Sobreprotección = Ineficiencia
7. No vender el futuro
2.4.1 IGUALAR OFERTA Y DEMANDA *
No importa de qué color o sabor lo pida el cliente, aprenderemos a distribuirlo
como se requiera, con un tiempo de entrega cercano a cero.
* Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V.
35
La demanda real, es la cantidad de artículos que el cliente necesita, cuando
realmente los necesita y con la calidad que los necesita.
En el mundo real, los clientes ya están acostumbrados a que se les surta en
cierta cantidad y cada “X” tiempo; pero ésto no quiere decir que no les podría
convenir más reducir ambos, cantidad y tiempo. Inventarios más pequeños son
más liquidez y mejor salud financiera.
Si eficientaramos al grado de reducir mucho nuestro tiempo de entrega,
podríamos reducir inventarios en la misma proporción ya que la razón de ser
del inventario es estar preparado para distribuir, y si vamos a producir sólo lo
requerido por la demanda real, no necesitaríamos tanto stock. En la situación
actual de la distribuidora está desequilibrada ya que la demanda que tiene no
es igual a la oferta ya que hay circunstancia en que el producto no es suficiente
para suplir la demanda por lo que se tiene descontento de parte de los clientes.
2.4.2 EL PEOR ENEMIGO: DESPERDICIO *
Concepto del Desperdicio*: Cualquier actividad que no agregue valor al
producto o servicio.
CAUSAS DEL DESPERCIO:
Desbalanceo entre trabajadores – procesos: Actualmente la empresa no
carece de falta de personal, pero hay procesos que se podrían mejorar con
éste personal.
* Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V.
36
Problemas de calidad: La distribuidora no posee problemas de calidad, ya
que los productos que distribuye son de alta calidad aceptada por los
clientes
Mantenimiento preventivo insuficiente: La distribuidora no posee.
Gente de más o de menos, etc.: La empresa posee el personal suficiente
para sus labores diarias.
2.4.3 CONTINUO, NO POR BULTOS*
Distribuir sólo las unidades necesarias, en las cantidades necesarias, en el
tiempo necesario.
Las dos tácticas para lógralo son:
a) Tener tiempos de entrega muy cortos:
Para esto, la estrategia del “Justo a Tiempo”
maneja la relación entre
tiempo de entrega y tamaño del lote.
Velocidad de producción (inventario) = velocidad de consumo
Flexibilidad = poder cambiar de un modelo a otro, de un producto a otro,
rápidamente.
En la distribuidora no se maneja un equilibrio con respecto a esta táctica ya
que tiene tiempos que los inventarios no son igual al consumo.
b) Eliminar los inventarios innecesarios:
* Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V.
37
No se trata de quedarnos sin inventarios, el asunto es fijar metas al
respecto. La distribuidora no lo practica.
META DE REDUCCION DE INVENTARIOS
El material siempre estará
Moviéndose
trabajándose en vez de
agregándole valor
ESTAR OCIOSO, ESPERANDO,
ACUMULANDO COSTO
2.4.4 MEJORAR CONSTANTEMENTE*
La sabiduría popular nos dice que a mayor calidad de un producto más alto
será su costo. Esto es cierto pero solo hasta cierto punto, ya que llega el
momento de que no se puede mejorar más la calidad, sino los procesos, y un
mejor proceso, si es más barato, porque habrá menos desperdicio, problemas
y retrabajos.
La búsqueda de la mejora debe ser constante, tenaz y perseverante paso a
paso.
* Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V.
38
La distribuidora siempre está en constante movimiento y crecimiento por lo que
siempre busca ésta mejora a través de cambios que puedan mejorar sus
procesos para alcanzar las metas propuestas año con año.
2.4.5 PRIMERO EL SER HUMANO*
La gente es nuestro activo más importante, al saber ésto nos ayuda a:
Reducir el miedo a la productividad, practicando la apertura y confianza
Gente multifuncional
Necesidad de empleos estables
Mayor soporte del personal.
La distribuidora actualmente cuenta con personal calificado, con sueldos
competitivos y prestaciones laborales buenas para mantener la estabilidad del
personal dentro de la empresa.
2.4.6 SOBREPROTECCION = INEFICIENCIA*
La estrategia “Justo a Tiempo” saca a flote el límite de nuestra capacidad,
colocando a toda la gente, equipo y materiales en un estado de atención
uniforme.
* Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V.
39
Eliminación de los stocks en la estrategia “Justo a Tiempo”
adelgaza el
sistema, eliminando o reduciéndolo.
Inventario de seguridad
Movimientos innecesarios
Factor de desperdicio
Por si acaso
Tiempos de espera
Retrabajos.
La distribuidora actualmente no aplica este principio.
2.4.7 NO VENDER EL FUTURO*
Las metas actuales tienden a ser a corto plazo. Hay que revaluar los sistemas
de medición del desempeño.
Sistema de planeación “Justo a Tiempo”
Plan a largo plazo
Comienza con un pronóstico
Largo alcance
Nuevos productos, mercados, plantas.
Plan de Inventarios
Por familias
A un año
Niveles de inventario, mano de obra.
Programa maestro
3 – 6 meses
Para distribuir recursos.
* Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V.
40
La distribuidora en éstos momentos no posee un plan de trabajo definido a
largo plazo en el proceso de facturación de la empresa.
2.5
COMPRAS “JUSTO A TIEMPO”*
En la mayoría de las empresas se considera que el mejor método de compras es
poner a competir a los posibles proveedores en base a los precios, plazos y
condiciones que cada uno ofrece por los bienes o servicios solicitados.
La estrategia “Justo a Tiempo” considera que lo importante para la empresa es
que los productos comprados cumplan exactamente con el objetivo que se espera
de ellos.
La estrategia ofrece el nuevo método para compras basado en un lote económico
calculado para minimizar los costos de compra y almacenamiento lo que implica
tener un almacén donde guardar los productos para un cierto periodo y, cuando
éste llegue al punto de reorden, debe comprarse un nuevo lote económico para
reponer el inventario.
Actualmente la distribuidora hace sus compras de una manera poca ordenada
porque no posee un modelo determinado para la compra de todos los
proveedores, ya que para cada uno de ellos se tiene una estructura de compra
diferente, no se tiene un formato único para todos los proveedores.
“Justo a Tiempo” identifica desperdicios en el proceso de compra en una serie de
elementos que no generan valor al producto como son:
* Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V.
41
Una orden de compra
Una enmienda en la orden de compra
Las remisiones y los informes de recibos y las facturas
La inspección
Los recuentos
Ninguno de éstos elementos agregan valor al producto y, sin embargo, forman
parte de los mecanismos de control entre el comprador y el vendedor.
El objetivo de las compras “Justo a Tiempo” es eliminar este tipo de desperdicios.
“Justo a Tiempo” establece relaciones duraderas y beneficiosas entre el
comprador y proveedores.
Esta relación contiene cuatro elementos:
Largo plazo
Mutuo beneficio
Menos proveedores
Mejores proveedores
2.6
EL “JUSTO A TIEMPO” Y LOS PROVEEDORES*
Un aspecto crítico del “Justo a Tiempo”, es el desarrollo de estrechas relaciones
de trabajo con los proveedores, “Justo a Tiempo” esta hecho para pocos
proveedores quienes tenga capacidad de entregar productos de alta calidad en
cantidades pequeñas y a tiempo. Un proveedor trabajando en esta técnica
demanda de buenas relaciones de trabajo, diferentes de las tradicionales
relaciones opuestas que son comunes en el mundo de los negocios.
* Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V.
42
Todo ésto demanda esfuerzos adicionales que no regresan inmediatamente; un
distribuidor debe demostrar a sus proveedores que en éste largo camino ellos
también resultaran beneficiados con el “Justo a Tiempo”, los proveedores podrán
hacerse más competitivos y crear una clientela fiel.
La relación que actualmente posee la distribuidora con sus proveedores es muy
buena. Cada una de las partes ha buscado siempre el mejor camino para que el
producto que se distribuya tenga los objetivos deseados por ambas partes.
2.7
INTERVENCION DE LOS EMPLEADOS*
La intervención de los empleados es de suma importancia, ya que éstos
interactúan directamente con el flujo y calidad de los procesos de distribución.
Esta intervención representa una fuente potencial para poder solucionar los
problemas de distribución y es unos de los requisitos previos para la eliminación
del desperdicio.
Cada miembro desde el personal obrero hasta los más altos ejecutivos, tienen una
función que cumplir en la disminución del desperdicio. La única manera de
resolver los múltiples problemas surgidos en un sistema de distribución es
asegurando la participación de todos los empleados y miembros de la
organización.
* Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V.
43
2.8
1.
2.
CINCO PASOS PARA MEJORAR LA CALIDAD DEL SERVICIO *
Definir fronteras del proceso o procesos.
-
Resolver primero el problema más importante
-
Procesos que involucren al problema a atacar
Definir detalladamente los pasos u operaciones
-
Cómo y con qué características se debe proporcionar el servicio
Requerido.
3.
4.
Definir los puntos críticos y de control
-
En dónde y qué hay que verificar
-
Promover el autocontrol y auto motivación
Establecer acuerdos clientes – proveedor
-
En un papel plasmar los requerimientos que comprometen a todas
las partes.
5.
Auditar los procesos y mantener los procesos como lo acordado
-
Actitud positiva hacia las auditorias
-
Énfasis en la planeación
* Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V.
44
CAPITULO III: INVESTIGACION DE CAMPO
3.1
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
3.1.1 Objetivo General:
Identificar los problemas que tiene DISZASA en su sistema de facturación
actual y, la disposición que tendría para implementar la metodología del
“Justo a Tiempo” con el fin de optimizar los procesos para la facturación.
3.1.2 Objetivos Específicos:
Conocer sí la Gerencia General de DISZASA estaría dispuesto a
implementar la metodología “Justo a Tiempo” en el sistema de facturación
de la empresa.
Conocer la opinión de los niveles gerenciales de DISZASA sobre los
beneficios que se obtendrían al implementar la metodología “Justo a
Tiempo” en el sistema de facturación.
Identificar los principales problemas que tiene DISZASA que dificultarían la
implementación de la metodología
“Justo a Tiempo” en su sistema de
facturación.
45
3.2
HIPOTESIS DE LA INVESTIGACION
3.2.1 Hipótesis General:
A mayor conocimiento de la metodología “Justo a Tiempo” en DISZASA,
habrá mayor aceptación de ésta en el sistema de facturación.
3.2.2 Hipótesis Específicas:
A mayor grado de conocimiento de la metodología del “Justo a Tiempo” en
DISZASA, mayor será el grado de aceptación para la implementación de
ésta metodología.
Los niveles gerenciales de DISZASA estarían dispuestos a implementar la
metodología del “Justo a Tiempo “como un aspecto beneficioso en el
sistema de facturación en donde no se encuentren faltantes ni demoras en
el proceso.
El actual sistema de facturación de DISZASA no generará mayores
problemas que dificulten la implementación de la metodología del “Justo a
Tiempo”.
46
3.3
METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION
El método utilizado para realizar la investigación fue la entrevista usando
como herramienta un cuestionario que se paso a los empleados que forman
parte del sistema de facturación de DISZASA así como también clientes y
proveedores con el propósito de lograr los resultados previstos en los
objetivos del siguiente trabajo.
3.3.1 Población a Investigar:
Nuestro universo estará conformado por todas las personas involucradas en
el sistema de facturación dentro de la distribuidora DISZASA y los clientes y
proveedores que forman parte de esta.
3.3.2 Diseño de la Muestra:
La muestra de los empleados de DISZASA se obtuvo de las siguientes
personas que están involucradas en el sistema de facturación:
1
Gerente de Operaciones
1
Gerente de Ventas
1
Gerente de Créditos
1
Gerente de Computo
7
Gerentes de marca
1
Jefe de Bodega
5
Jefes de Zona
47
2
Encargados de Despacho
17
Vendedores.
TOTAL 36 Personas.
Para obtener la muestra de los clientes se utilizó la fórmula siguiente:
n=
Z2 * P * Q * N
(N – 1) * E2 + Z2 * P * Q
Donde:
P =
Porcentaje de ocurrencia del evento, es decir, que representa el valor
porcentual de que el evento se esté dando.
Q =
Porcentaje de no ocurrencia del evento, es decir, que representa el valor
porcentual de que el evento no se esté dando.
El porcentaje de no
ocurrencia se calcula así: Q = 1- P
E =
Error muestral, surge por lo posibles errores que lleve la muestra entre ellos
están encuestas borrosas, encuestas anuladas, errores por parte del
encuestado y / o encuestador. Se consideró el error muestral del 10%, para
que la muestra sea confiable.
Z =
Valor crítico correspondiente a un coeficiente de confianza con el cual se
desea hacer la investigación de campo. Se obtiene a partir del porcentaje
de confianza que el grupo de investigación estima conveniente; este
porcentaje es dividido entre dos y luego se obtiene el valor final a través de
la tabla de áreas bajo la curva normal de 0 a Z.
N =
Es la población total en estudio.
48
n =
Es la muestra de la población total, es decir, que es el total de personas a
cuestionar sobre la problemática del sistema de facturación de DISZASA
DE C.V.
A continuación se detallan los parámetros que se consideraron en el cálculo de la
muestra de la población:
•
P = 0.50
•
Q = 0.50
•
E = 0.10
•
El coeficiente de confianza es del 95%,
entonces Z = 0.95 / 2
Z = 0.475
Posteriormente, se revisa en la tabla del área bajo la curva normal
tipificada de 0 a Z, el valor de Z = 0.475 y el dato obtenido fue de Z =
1.96 (ver Anexo)
•
La población utilizada es la del mes de Enero del año 2,003, la que
corresponde a 1,065 clientes insatisfechos, por lo tanto:
N = 1,065 clientes
La muestra de clientes insatisfechos a encuestar es la siguiente:
n=
(1.96)2 * (0.50) * (0.50) * (1,065)
[(1,065 – 1) * (0.10)2 ] +[(1.96)2 * (0.50) * (0.50)]
49
n =88
En la muestra de proveedores se tomaron a 6 por mayor
realizar la
accesibilidad para
entrevista, pues la mayoría tienen sus sedes fuera del país y son
difíciles de contactarlos.
3.3.3 RESULTADOS DE LA INVESTIGACION
Con el análisis de los datos obtenidos se estableció la situación actual del Sistema
de Facturación de DISZASA, así como la percepción de los clientes y proveedores
de dicho sistema.
Los datos son presentados de la siguiente manera:
•
Cada pregunta que se le formuló a los empleados de DISZASA.
•
El objetivo de cada pregunta
•
Un cuadro donde se presentan las alternativas de la pregunta formulada, el
número de empleados que escogieron esa alternativa y el porcentaje que
se obtuvo de cada alternativa.
•
Presentación gráfica
•
Conclusión
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
3.4
LIMITACIONES DE LA INVESTIGACION
Para la realización de la presente investigación se tuvieron las limitaciones
siguientes:
CONTENIDO.
El tema comprenderá todos los aspectos relacionados con la metodología
del “Justo a Tiempo” y su adaptación en DISZASA.
TEMPORAL.
Se ha considerado estudiar los efectos de la metodología del “Justo a
Tiempo” durante el año 2002.
ESPACIAL.
La investigación se realizará en DISZASA ubicada en la 17 Av. Sur y 14
Calle Oriente, Santa Tecla, Depto. de la Libertad.
UNIDAD DE OBSERVACION.
La investigación esta orientada a todos los involucrados en el proceso de
facturación de DISZASA. ( empleados, clientes y proveedores )
84
CAPITULO IV: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1
CONCLUSIONES
El problema de facturación que actualmente posee DISZASA de CV. le está
ocasionando: 1) lentitud en el despacho, 2) insatisfacción de muchos
clientes y 3) deficiencia de inventarios. Así lo opina el 82% de los
encuestados. (Pregunta # 2 de la encuesta, ver anexo 1)
El 100% de los entrevistados consideran que al implementar la metodología
del “Justo a Tiempo” se mejorará el servicio al cliente, ya que éste es
fundamental para el éxito de una compañía respecto a su competencia, la
insatisfacción por parte del cliente origina deterioro de la imagen del
producto, devoluciones, quejas, reducción de pedidos, que al final se
traducen en menos ingresos para la compañía. (Pregunta # 8 de la
encuesta, ver anexo 1)
Es importante que la capacitación y orientación de la metodología del
“Justo a Tiempo “ sea dirigida a todos los involucrados en el proceso de
facturación, así lo opinó el 100% de los entrevistados; y deberá contener la
finalidad y los beneficios que se obtendrán al aplicar dicha metodología.
(Pregunta # 12 de la encuesta, ver anexo 1)
85
El 100% de los entrevistados consideran que DISZASA de C.V está en la
disposición de proporcionar todos los recursos necesarios para implementar
la metodología del “Justo a Tiempo”. (Pregunta # 6 de la encuesta, ver
anexo 1)
El 74% de los entrevistados consideran de que al implementar la
metodología del “Justo a Tiempo” se obtendrán los beneficios de rapidez en
la facturación mejor control de inventarios y entregas inmediatas. (Pregunta
# 14 de la encuesta, ver anexo 1)
El 81.81% de los clientes entrevistados consideran al servicio de despacho
de DISZASA entre bueno y malo ( cuadro No. 26 ver anexo 2 )
El 83.33% de los proveedores entrevistados no han tenido problemas de
abastecimiento a DISZASA ( Cuadro No. 33 ver anexo 3 )
El 60.78 % de los empleados entrevistados consideran que las mayores
dificultades para implementar la metodología del “Justo a Tiempo” son la
resistencia al cambio y el sistema de despacho. ( Pregunta # 7 de la
encuesta, ver anexo 1)
86
4.2
RECOMENDACIONES.
Es necesario mejorar el sistema de facturación de DISZASA, para ello se
recomienda la implementación de la metodología del “Justo a Tiempo”, de
ésta forma se minimizarán los problemas de lentitud en el despacho, la
insatisfacción de los clientes y la deficiencia de inventarios.
Para mejorar el servicio al cliente es urgente implementar la metodología
del
“Justo a Tiempo”, ya que ésta enfatiza en mejorar los procesos,
simplificar operaciones, eliminar desperdicios y mejorar el tiempo de
reacción.
Es necesaria la capacitación sobre la metodología del “Justo a Tiempo” y
que esté diseñada bajo un programa que comprenda a todo el personal
involucrado en el sistema de facturación, enfatizando el cambio que los
empleados deberán afrontar.
Para implantar la metodología del “Justo a Tiempo” en DISZASA, se
requiera que esta facilite el acceso a todos sus recursos tanto humanos,
económicos, materiales y tecnológicos; con la finalidad de maximizar los
recursos que actualmente posee la empresa y así ser más competitivos
dentro del mercado.
87
La implementación de la metodología del “Justo a Tiempo” en el sistema de
facturación,
es necesaria para lograr una mejor coordinación de los
diferentes departamentos que participan en dichos sistema, lo cual
proporcionará una rapidez en la facturación
y ahorro en recursos
económicos, ya que se eliminan procesos, retrabajos, inventarios ociosos y
quejas de los clientes.
Para mejorar el servicio de despacho en DISZASA, es necesario la
implementación de la Metodología del “Justo a Tiempo “ , ya que ésta no
permite demoras y busca la satisfacción del cliente, efectuando las entregas
en el momento y tiempo en que el cliente los necesita.
Al implementar la Metodología del “Justo a Tiempo “, es de vital importancia
mantener una relación de trabajo más cercana con los proveedores, para
evitar desabastecimientos y obtener mejores beneficios mutuamente.
Para implementar la metodología del “Justo a Tiempo” se requerirá
establecer con claridad políticas de capacitación y personal, para vencer la
resistencia a los cambios que muchos empleados podrían tener a las
mejoras que la distribuidora quiere llevar a cabo; esto beneficiara a la
distribuidora y en especial al sistema de despacho ya que el personal
conocerá cual es el rol del “Justo a Tiempo”
y el empleado en dicho
sistema.
88
CAPITULO V: PROGRAMA DE IMPLEMENTACION
OBJETIVO DEL PROGRAMA DE IMPLEMENTACION
Proporcionar a DISZASA un programa de implementación de la metodología del
“Justo a Tiempo” con todos los detalles y conocimientos suficientes, para permitir
a la empresa evaluar rápidamente su sistema de facturación y así mejorar la
competitividad en el mercado.
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN
Para llevar a cabo la implementación de la metodología del Justo a Tiempo, es
necesario establecer un plan de implementación que defina las actividades
básicas a desarrollar, tiempo de ejecución y el costo de cada etapa de dicho plan,
el cual se detalla a continuación:
Actividades básicas
•
Capacitación del personal
•
Instalación y compra del equipo
•
Elaboración de formularios
•
Definición de área de planeación
•
Definición de área de programación
•
Definición de área de control
•
Prueba piloto
•
Monitoreo o seguimiento
•
Sistema en función
•
Monitoreo o seguimiento
89
90
5.1
PROCESO DE INICIACION
La metodología del “Justo a Tiempo” es nueva en empresas distribuidoras de
productos alimenticios de El Salvador. Actualmente, el proceso experimenta un
cambio significativo, a medida que las presiones competitivas, las innovaciones
tecnológicas y los adelantos en las comunicaciones se combinan para demostrar
el potencial comercial de la metodología del “Justo a Tiempo”.
En primer lugar se seleccionara al grupo que forma parte de la primera
capacitación que en éste caso serán aquellas personas que estén encargadas de
proceso de facturación que son las siguientes:
Gerente General
Gerente de Operaciones
Gerente de Comercialización
Gerente de Venta
Gerentes de Marcas
Gerente de Sistemas
Gerente de Bodega
Se les invitará a través de un memorando firmado por la Gerencia General y que
será entregada una copia a cada participante, indicando la fecha y las horas
previstas de dicha capacitación.
La persona encargada de la capacitación tendrá que cumplir con el siguiente perfil:
Ser una persona con experiencia en la metodología del “Justo a Tiempo”
Con capacidad de enseñanza
91
Con facilidad de habla
Que conozca el mercado Salvadoreño.
Para seleccionar el facilitador, éste será buscado primeramente en el sector
salvadoreño a través de las instituciones que apoyan y fomentan la capacitación,
tales como INSAFORP, FEPADE, Cámara de comercio e Industria de El Salvador,
ASI.
Una vez seleccionadas al menos tres personas, serán entrevistadas por la
Gerencia General, ya que es ésta la que tendrá el poder de decisión de contratar a
la persona más idónea para dar la capacitación a la empresa en la metodología
del “Justo a Tiempo”.
5.1.1 MODIFICACION DEL PROCESO DE FACTURACION
Normalmente la metodología del “Justo a Tiempo” requiere un cambio en la
estructura de algunos procesos, buscando así la optimización de toda la
organización, que en éste caso sería el proceso de facturación. Para orientar el
cambio, el distribuidor debe basarse en la información obtenida al evaluar su
organización.
Como se vio ya anteriormente el sistema de facturación de DISZASA tiene ciertos
vacíos con los cuales se tiende a retrasar dicho proceso, los cuales radican en
tener la certeza que el inventario que se venda exista realmente y poder ver que
otra dificultad pueda encontrar en este camino como cuestiones de crédito de los
clientes y tratar la manera de eliminar algunos pasos.
Para modificar el proceso de facturación se proponen los siguientes pasos:
92
PASO No. 1:
Tomando las proyecciones de ventas (utilizando el método estadístico móvil
simple con variante) y los inventarios existentes, se determinarán las
cantidades a pedir verificando los precios de compra. El encargado será
cada gerencia de marca, así como también el gerente de ventas y
mercadeo.
PASO No. 2:
Se elaborará orden de compra para el proveedor, con su respectiva firma
autorizada: (ver orden en anexo 4)
Una copia al proveedor
Una copia al departamento de importaciones de DISZASA.
Se notifica del pedido a bodega. (A través de E-mail interno y copia de
Pedido)
PASO No. 3:
Los pasos de importación a partir de éste punto continuarán igual ya que no se
encontraron mayores problemas para la distribuidora en esta área. (ver
páginas 17-18-19)
PASO No. 4:
Para agilizar el sistema de facturación los vendedores contarán con
máquinas portátiles (handhelds ver anexo 5) para hacer sus pedidos desde
el almacén del cliente cuando sean pedidos de suma urgencia, ya que
93
siempre se contará con las facturaciones normales, porque hay clientes,
como los supermercados que entregan orden de compra y fecha en los
cuales se tiene que despachar el producto.
Estas máquinas también buscarán ayudar al vendedor a estar conectado
con el sistema de DISZASA para que puedan ver los inventarios que posee
la empresa y así poder con mayor seguridad vender el producto al cliente
ya que se podrán observar la existencias de los mismos; por otra parte
tendrán la ventaja de ver la situación del cliente con respecto a su crédito.
5.1.2 DISEÑO
DEL
SISTEMA
DE
FACTURACION
UTILIZANDO
LA
METODOLOGIA DEL “JUSTO A TIEMPO”.
Con éste sistema se pretende ayudar a mejorar el sistema de facturación y
maximizar los recursos con que cuenta la distribuidora, se buscará también tener
un mejor control de todos éstos procesos para evitar en la medida de lo posible
errores que puedan afectar la venta y por ende mejorar la atención al cliente y
tener una buena relación con los proveedores. Se definirán funciones en cada uno
de los procesos para mantener el control adecuado del proceso de facturación.
A continuación se presentan los procesos y funciones para la mejora del sistema
de facturación de la distribuidora:
Tomando las proyecciones de ventas (utilizando el método estadístico móvil
simple con variante) y los inventarios existentes, se determinarán las
cantidades a pedir verificando los precios de compra. El encargado será
94
cada gerencia de marca, así como también el gerente de ventas y
mercadeo.
Con éste paso se pretende tener un mejor control o panorámica de cada
producto y la demanda que éste posee.
SISTEMA ACTUAL
No existe tal cuadro en el que reflejan
todos éstos datos, cada quien lo hace
como más le conviene, no hay un
formato único.
PROPUESTA
Formato único para todas las marcas
que posee DISZASA donde se reflejan
días
de
inventario
y
ventas
presupuestadas y los promedios de
venta que han venido teniendo en los
últimos 3 meses.
MERCADEO
Cada Gerente de Marca analizará por medio de su presupuesto
y los
promedios que tiene de venta e inventarios; estructurará un cuadro (ver
cuadro Pág. 96) en el cual se reflejen todos éstos datos con el fin de
verificar los días de inventario, así como la proyección que se tiene para
ése mes con el fin de hacer un pedido acorde con la expectativas que se
poseen. A ésto se anexarán las promociones o incentivos que se tendrán
para alcanzar las metas propuestas.
95
CUADRO DE GERENCIA DE MARCA PARA ELABORACION DE PEDIDO
BIC CENTROAMERICA
PEDIDO AGOSTO DEL 2002
PAIS: EL SALVADOR
RESPONSABLE: RUBEN EVANGELISTA
PREPARADO: RUBEN EVANGELISTA
FECHA: 16 DE JULIO 2002
EN UNIDADES
PROVEEDOR: NO SABE FALLAR ( BIC MEXICO)
CODIGO
11245
11246
11247
11248
12942
90825
90826
DESCRIPCION
BOLIGRAFO MEDIANO AZUL CAJ-12 UND + DIAMANTE
BOLIGRAFO MEDIANO NEGRO CAJ-12 UND + DIAMANTE
BOLIGRAFO MEDIANO ROJO CAJ-12 UND + DIAMANTE
BOLIGRAFO MEDIANO VERDE CAJ-12 UND + DIAMANTE
BOL. MEDIANO SURTIDO 4 + 1 LAPIZ FREE
BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. AZUL
BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. NEGRO
PEDIDO
VENTA
PROM. VENTA
AGOSTO 2002 AGOSTO 2001
PM3
DIAS DE INV
1,152,000
1,145,000
1,150,000
31
1,152,000
1,145,000
1,150,000
30
864,000
860,000
859,000
31
72,000
70,000
71,000
30
60,000
58,000
58,620
29
12,000
10,500
11,250
30
7,250
6,500
6,600
27
PROMOCIONES E INCENTIVOS A LOS VENDEDORES:
~ Descuento adicional de un 3% al bolígrafo clásico + diamante, cargada a la provisión de marca
~ Por cada 100 docenas en venta de bolígrafo mediano de cualquier color el vendedor recibirá $10.00
~ Publicación del bolígrafo bolsa de 2 unidades en el supermercados Selectos
FIRMA DEL GERENTE DE VENTAS
FIRMA DEL GERENTE DE MARCA
96
VENTAS
El Gerente de Venta se encargará de verificar el cuadro con la información
proporcionada por el Gerente de Marca, para analizar el pedido que se
pretende efectuar que esté acorde con la realidad, así como también revisar
las promociones e incentivos que se le proporcionarán para realizar ésa
venta. (Ver pagina 96)
Ya cumplido éste paso se procederá a firmar de autorizado el pedido por
ambas partes y se entregarán las copias respectivas al proveedor y al
departamento de bodega e importaciones.
En caso de que no se llegue a un acuerdo entre el Gerente de Ventas y el
Gerente de Marca se procederá a presentarlo a la Gerencia General para la
autorización o rechazo del pedido.
Se elaborará orden de compra para el proveedor, con su respectiva firma
autorizada: (ver cuadro en anexo 4)
Una copia al proveedor
Una copia al departamento de importaciones DISZASA
PROVEEDOR
El proveedor recibirá su orden de pedido por parte del distribuidor y
procederá a la producción o a la preparación del pedido. (Ver pagina 96)
97
IMPORTACIONES
El encargado de importaciones recibirá la copia del pedido debidamente
autorizado como respaldo y comprobación del pedido a la hora que el
proveedor mande la copia de la factura para el costeo del producto para
impuestos y fletes.
BODEGA
El encargado de bodega recibirá su copia del pedido autorizado.
Facturación por medio del vendedor
VENTAS
Se proveerán a los vendedores de máquinas portátiles, ya que no poseen
en éste momento en la distribuidora éste tipo de máquinas, (PC de bolsillo
ver anexo 5) para que ellos puedan ver inventarios reales y el tipo de
crédito del cliente, para agilizar el proceso de facturación ya que hay
clientes que necesitan urgentemente los pedidos. Esto ayudará a que el
vendedor venda productos con existencias reales y ofrecerle un mejor
servicio al cliente.
Con ésto se pretende: a) ser más ágiles y responder de inmediato a las
expectativas de los clientes. b) recortar ciertos pasos del sistema de
facturación actual.
98
Como se presenta en el siguiente gráfico.
VENDEDOR
TOMA PEDIDO
AL CLIENTE
(A TRAVES DE
HOJA DE
PEDIDO)
ENTREGA DE PEDIDO AL
SUPERVISOR DE PARTE DEL
VENDEDOR
SUPERVISOR
CHEQUEA Y
AUTORIZA
PEDIDOS
Eliminación de
estos pasos
SUPERVISOR PASA PEDIDO A
CREDITOS
con propuesta
“Justo a Tiempo”
al sistema
actual de factura-
CREDITOS CHEQUEA
MOROSIDAD DE
CLIENTES Y
DESCUENTOS
ESPECILES
SI EL CLIENTE SE
ENCUENTRA EN
MORA SE
CANCELA EL
PEDIDO
ción.
CREDITOS ENTREGA AL
DEPARTAMENTO DE DIGITACION LOS
PEDIDOS
DIGITACION
DE PEDIDOS
99
El sistema de facturación con la utilizando la metodología del “Justo A Tiempo”
quedará de la siguiente manera:
VENDEDOR
TOMA PEDIDO
AL CLIENTE
(A TRAVES DE
PC DE
BOLSILLO)
EL DPTO DE DIGITACION
ENVIA CONSOLIDADO DE
FACTURAS A BODEGA
BODEGA RECIBE
CONSOLIDADO DE
FACTURACION Y
CALSIFICA PARA
LAS DIFERENTES
ZONAS
ENVIO DE CONSOLIDADO A
LAS DIFERENTES ZONAS DE LA
BODEGA
PREPARACION
DEL PEDIDO
FACTURADO
ENVIO DEL PRODUCTO DE LAS
RESPECTIVAS ZONAS A LA ZONA
DE DESPACHO
REVISION DEL
PRODUCTO DE LA
FACTURACION
QUE VA SER
DESPACHADA
DESPACHO DEL PRODUCTO A
LOS CLIENTES
100
Despacho del producto
Con relación a despacho se tendrán que contratar 10 camiones para
entregas en temporadas altas, ya que DISZASA carece de camiones para
repartición.
5.1.3 RELACIONES CON LOS PROVEEDORES
Mantener buenas relaciones con los fabricantes o proveedores es de suma
importancia para aplicar la metodología del “Justo a Tiempo”.
Se exigirán productos de alta calidad, en cantidades más pequeñas y entregadas
de manera oportuna. Esto implicará que se tendrán compromisos a largo plazo y
se deberá proporcionar pronósticos precisos.
5.1.4 CAPACITAR AL PERSONAL EN LA METODOLOGIA DEL “JUSTO A
TIEMPO”
Para implementar la metodología del “Justo a Tiempo”, la capacitación sobre ésta
debe comenzar desde los ejecutivos de alto nivel:
Gerente General
Gerente de Operaciones
Gerente de Comercialización
Gerente de Venta
101
Gerentes de Marcas
Gerente de Sistemas
Gerente de Bodega
Los cuales por la posición dentro de la organización tienen la capacidad de tomar
decisiones muy importantes que involucren a toda la empresa.
La capacitación deberá ser impartida por una persona conocedora del medio que
será contratada específicamente para ésto, se impartirá por módulos que se
detallan a continuación.
MODULOS DE LA CAPACITACION
MODULO I: BENEFICIOS DE LA METODOLOGIA DEL “JUSTO A TIEMPO”
VRS CALIDAD TOTAL Y LA REINGENIERIA.
OBJETIVOS GENERALES:
A) Conocer las características principales y los beneficios de la metodología
del “Justo a Tiempo”.
B) Sensibilizar a la alta Gerencia con poder de decisión, acerca de la
necesidad de implementar la metodología del
“Justo a Tiempo” en el
proceso de facturación de DISZASA.
102
PROPÓSITO DE LA CAPACITACION
Al finalizar el presente módulo, la alta Gerencia pueda diferenciar las ventajas
que ofrece la metodología del “Justo a Tiempo” con respecto a otros métodos
de productividad y administración existente
OBJETIVOS ESPECIFICOS
A) Capacitar a la Alta Gerencia en la metodología del “Justo a Tiempo”, La
Calidad Total y la Reingeniería
B) Demostrar que el “Justo a Tiempo” es la metodología más adecuada para
implementarla en el proceso de facturación.
PERFIL DEL MODULO
Objetivo del Módulo I:
Dar a conocer las características principales y los beneficios del “Justo a Tiempo”,
así como sensibilizar a la Alta Gerencia para implementar la metodología del
“Justo a Tiempo” en el proceso de facturación.
103
Temas:
Los temas están enfocados a capacitar a la Alta Gerencia en el “Justo a Tiempo”,
La Calidad Total y la Reingeniería, para demostrar que es el “Justo a Tiempo” la
metodología más adecuada.
Dirigido a:
Gerente General, Gerente de Operaciones, Gerente de Comercialización, Gerente
de Ventas, Gerentes de Marcas, Gerente de Sistemas, y Gerente de Bodega.
Contenido del módulo:
¿Cuál es el proceso de facturación actual en DISZASA?
¿Qué es el “Justo a Tiempo”?
¿Qué es Calidad Total?
¿Qué es Reingeniería?
Propósito del “Justo a Tiempo”
Propósito de Calidad Total
Propósito de Reingeniería
¿Qué beneficios aporta el “Justo a Tiempo”?
¿Qué beneficios aporta la Calidad Total?
¿Qué beneficios aporta la Reingeniería?
Tiempo de Duración: 20 horas
Dos horas continúas de 8 a 10 A.M. días lunes, Miércoles y Viernes
104
IMPARTICION:
Será impartido por un especialista en la materia
Lugar: Sala de Conferencias de DISZASA
Se les proporcionará material de apoyo por escrito.
MODULO II: CARACTERISTICAS DE LA METODOLOGIA DEL “JUSTO A
TIEMPO” Y LA PROPUESTA DEL NUEVO PROCESO DE FACTURACION.
OBJETIVO GENERAL:
Demostrar que el “Justo a Tiempo” es la metodología
que va a mejorar las
relaciones de compra con los proveedores, mejorar la calidad del servicio, así
como la participación de los empleados en el marco del “Justo a Tiempo”.
PROPÓSITO DE LA CAPACITACION
Al finalizar el Módulo II, la Alta Gerencia estará convencida que la metodología del
“Justo a Tiempo” es la adecuada para implementarla en el proceso de facturación
de DISZASA.
105
OBJETIVO ESPECIFICO:
Capacitar a la Alta Gerencia en el marco del “Justo a Tiempo”, de cuales serán los
roles a desempeñar en las funciones de compras, los proveedores, la Calidad del
Servicio y la intervención de los empleados en el nuevo proceso de facturación.
PERFIL DEL MODULO:
Objetivo del Módulo II:
Proporcionar las herramientas necesarias, para que la alta Gerencia de DISZASA
se convenza que la metodología del “Justo a Tiempo” traerá muchos beneficios a
la organización.
Temas:
Los temas aquí desarrollados serán de gran ayuda a la Alta Gerencia, ya que
podrán definir las funciones de compra, las relaciones con los proveedores, la
mejora en la calidad del servicio y la intervención de los empleados.
Dirigido a:
Gerente General, Gerente de Operaciones, Gerente de Comercialización, Gerente
de Ventas, Gerentes de Marcas, Gerente de Sistemas y Gerente de Bodega.
Contenido del módulo:
El “Justo a Tiempo” y los proveedores
Las compras Justo a Tiempo
106
Los pasos para mejorar la calidad del servicio
La intervención de los empleados.
Propuesta del nuevo proceso de facturación de DISZASA
Tiempo de duración: 20 horas
Dos horas continúas de 8 a 10 A.M.
Días: Lunes, Miércoles y viernes.
IMPARTICION
Será impartido por un especialista en la materia
Lugar: sala de conferencias de DISZASA
Se proporcionará material de apoyo por escrito.
PRESUPUESTO DE CAPACITACION
DE LA ESTRATEGIA "JUSTO A TIEMPO"
A LOS EJECUTIVOS.
No
CONCEPTOS
1
FACILITADOR EXPERTO EN LA ESTRATEGIA
"JUSTO A TIEMPO" QUE PREPARE EL MATERIAL
IMPARTIR.
COSTO/ UNT
TOTAL
$2,000.00
$2,000.00
40 Horas DURACION DE LA CAPACITACION
$100.00
$4,000.00
20 Dias ALQUILER DEL LOCAL
$250.00
$5,000.00
26
REPRODUCCIONES DEL MATERIAL PARA CAPACITACION
( 26 PERSONAS A CAPACITAR )
$6.00
$156.00
260
COFFE BREAKS
$3.00
$780.00
IMPREVISTOS
TOTAL
$1,000.00
$12,936.00
107
5.1.5 CAPACITAR AL RESTO DE LA ORGANIZACIÓN
Una vez en la distribuidora se inicie la implementación de la metodología del
“Justo a Tiempo” es necesario el apoyo de todos los niveles (Gerenciales,
administrativos y operativos). También es necesario tener el apoyo de todos los
departamentos
(Ventas,
mercadeo,
importación,
bodega,
sistemas).
La
capacitación se efectuará de acuerdo a los siguientes módulos.
MODULO I: SITUACION ACTUAL DEL SISTEMA DE FACTURACION DE
DISZASA Y GENERALIDADES DEL JUSTO A TIEMPO.
OBJETIVO GENERAL:
Conocer la situación actual del Sistema de facturación en DISZASA, las
generalidades de la metodología del “Justo a Tiempo”, la mejora a los procesos, e
identificar cuales son las causas del desperdicio para eliminarlos.
PROPÓSITO DE LA CAPACITACION
Qué el presente módulo dé a conocer al resto de la organización, la situación
actual del sistema de facturación, generalidades del “Justo a Tiempo”, las mejoras
a los procesos que propone el “Justo a Tiempo” y determinar las causas del
desperdicio; para crear una conciencia al cambio e implementarlos en el sistema
de facturación.
108
OBJETIVO ESPECIFICO
Capacitar a toda la organización en el marco del “Justo a Tiempo”, sobre cómo
mejorar los procesos que se involucran con el sistema de facturación de
DISZASA.
PERFIL DEL MODULO
Objetivo del Módulo:
Dar a conocer al resto de la organización cuál es el problema actual del sistema
de facturación que posee DISZASA, así como hablar de las generalidades del
“Justo a Tiempo”, las mejoras que habrán a los procesos involucrados con
facturación y definir cuáles son las principales causas del desperdicio.
Temas:
Abarca desde el problema actual del sistema de facturación de DISZASA, las
generalidades del “Justo a Tiempo”, las mejoras a los procesos involucrados e
identificar las causas del desperdicio dentro de la organización.
Dirigido a:
Encargados de facturación, secretarias, contadores, bodegueros, vendedores,
despachadores.
109
Contenido del Módulo:
Situación actual del sistema de facturación en DISZASA
Generalidades del “Justo a Tiempo”
Eliminar desperdicios (Causas)
Mejoras a los procesos
Tiempo de Duración: 12 Horas
Dos horas continúas de 8 a 10 A.M.
Días: Lunes- miércoles- y viernes
IMPARTICION:
Será impartido por un especialista en el tema
Lugar: Sala de conferencias de DISZASA
Se proporcionará material de apoyo por escrito.
110
MODULO II: BENEFICIOS DE LA METODOLOGIA DEL “JUSTO A TIEMPO” Y
LA NUEVA PROPUESTA DEL SISTEMA DE FACTURACION.
OBJETIVO GENERAL:
Determinar las nuevas relaciones con los proveedores según la metodología del
“Justo a Tiempo”, evitar los inventarios ociosos y establecer el tamaño de los lotes
de pedido, las mejoras al servicio y tiempo de entrega, la intervención del resto
del personal de la organización y la nueva propuesta del sistema de facturación.
PROPÓSITO DE LA CAPACITACION
El módulo pretende instruir al resto de la organización sobre las nuevas
exigencias a las cuales se someterán según la metodología del “Justo a Tiempo”.
OBJETIVO ESPECIFICO
Capacitar a toda la organización sobre las exigencias que impone el “Justo a
Tiempo”, y propiciar el cambio de actitud para poder implementar el nuevo
sistema de facturación en DISZASA.
111
PERFIL DEL MODULO
Objetivo del módulo:
Propiciar un cambio de actitud del resto de la organización en el marco del “Justo
a Tiempo”, sobre las nuevas relaciones con proveedores, las compras Justo a
Tiempo, las mejoras al servicio y tiempo de entrega, el nuevo rol de los
empleados, y la propuesta de cambio en el sistema de facturación.
Temas:
Hace énfasis en las exigencias que impone el “Justo a Tiempo” en: las relaciones
con los proveedores, el inventario ocioso y tamaño de lotes de pedido, el servicio
y tiempo de entrega, el rol de los empleados y la nueva propuesta del sistema de
facturación de DISZASA.
Dirigido a:
Encargados de facturación, secretarias, contadores, bodegueros, vendedores,
despachadores.
Contenido del módulo:
Relaciones con proveedores “Justo a Tiempo”
Inventarios Ociosos, tamaño de lotes de pedido
Servicio, tiempo de entrega “Justo a Tiempo”
Rol de los empleados
112
La nueva propuesta del sistema de facturación “Justo a Tiempo”
Tiempo de Duración: 20 horas
Dos horas continúas de 8 a 10 A.M.
Días: Lunes, Miércoles y Viernes
IMPARTICION
Será impartido por un especialista en el tema
Lugar: sala de conferencias de DISZASA
Se proporcionará material de apoyo por escrito.
PRESUPUESTO DE CAPACITACION
DE LA ESTRATEGIA "JUSTO A TIEMPO"
AL RESTO DE EL PERSONAL
No
CONCEPTOS
1
COSTO/ UNT
TOTAL
FACILITADOR EXPERTO EN LA ESTRATEGIA
"JUSTO A TIEMPO" QUE PREPARE EL MATERIAL
IMPARTIR.
32 Horas DURACION DE LA CAPACITACION
16 Dias ALQUILER DEL LOCAL
$50.00
$1,600.00
$250.00
$4,000.00
96
REPRODUCCIONES DEL MATERIAL PARA CAPACITACION
( 96 PERSONAS A CAPACITAR )
$6.00
$576.00
768
COFFE BREAKS
$1.50
$1,152.00
IMPREVISTOS
TOTAL
$800.00
$8,128.00
113
5.1.6 INICIAR EL PROCESO PILOTO
El proceso piloto se iniciará en el departamento de ventas ya que éste es la razón
de ser de la empresa, por lo que se considera el más importante de los
departamentos.
FORMACION DEL EQUIPO DE TRABAJO.
El primer paso para implementar el “Justo a Tiempo” es integrar un equipo para
que haga las veces de fuerza motriz detrás de su implementación.
El equipo deberá estar integrado por:
Alta Gerencia (Gerente General)
Gerente de Marcas
Departamento de Operaciones (Gerente de Operaciones)
Departamento de Ventas (Gerente de Ventas)
Departamento de Despacho y Bodega (Gerente de Bodega)
Departamento de Informática (Gerente de Sistemas)
Departamento de Contabilidad (Contador General)
La primera prioridad será asistir a los seminarios de la metodología del “Justo a
Tiempo” que se impartirán, en donde se presentarán los estudios hechos y
experiencias con otras empresas mediante exposiciones audio visuales.
La capacitación será impartida por una persona conocedora del medio, y será
contratada específicamente para esto.
De ahí se presentarán las metas que la compañía desea en que se involucren y
que todos estén de acuerdo y motivados para llevar a cabo.
114
METAS A ALCANZAR DESPUES DE RECIBIR LA CAPACITACION E
IMPLEMENTARLA.
Evitar pérdidas en ventas, por falta de productos en plaza.
Disminuir reclamos de clientes.
Mejorar servicio al cliente, incrementando las ventas.
Evitar que los productos lleguen a niveles de obsolescencia.
Agilizar trámites administrativos reduciendo el tiempo de trámites en un
60%.
Involucrar a todos empleados por medio de la motivación para realizar las
tareas con todo el entusiasmo, para que todo el sistema a implantar sea un
éxito.
Establecer un sistema de trabajo con los proveedores de manera que
existan compromisos de ellos en las entregas.
CAPACITACION A PROVEEDORES
No solamente los empleados de la distribuidora deberán conocer de los principios
básicos del “Justo a Tiempo”, sino también los proveedores, éstos tendrán
sesiones o instrucciones precisas de las ventajas que tendrá el ocupar la
metodología del “Justo a Tiempo” y sus principios.
Como primer paso es informar al proveedor la intención de la distribuidora de
implementar la metodología del “Justo a Tiempo”. Esto se hará mediante visitas a
115
los proveedores presentando a ellos los principios básicos del “Justo a Tiempo” y
los planes del programa para proveedores.
Para ello la Alta Gerencia se presentará ante los proveedores y explicará como
funcionan y bajo que normas se regulan; para establecer un compromiso entre
ambos, detallando calidad del producto, cantidades, fechas de salida del producto,
etc.
Teniendo todo lo anterior el proveedor o proveedores tendrán que hacer la labor
de persuasión con sus empleados y sólo así atender las exigencias que el
comprador demanda. Después se tendrán que hacer visitas y revisiones
periódicas para evaluar los progresos del sistema “Justo a Tiempo” y tener una
retroalimentación más certera.
DESARROLLAR SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.
Al establecer la metodología del “Justo a Tiempo” se deberán desarrollar los
sistemas y procedimientos que determinen el funcionamiento del sistema. Los
procedimientos definen los roles de operación, las responsabilidades y la
autoridad de cada grupo involucrado.
La metodología del
“Justo a Tiempo” no tendrá sus efectos si no define
claramente por escrito, se documenta debidamente pues por lo contrario los
empleados tienden a desviarse de los procedimientos principales, y los resultados
serán la desorganización.
Los procedimientos serán los siguientes para todo el proceso.
116
Para tener el inventario Justo a Tiempo se elaborará un cuadro único para todas
las marcas que posee DISZASA. El cual servirá para elaborar una orden de
compra y chequear así el inventario existente y días de inventario que se tienen
del producto así como el promedio de ventas de los últimos 3 meses.
Ejemplo: Se tomará para éste caso el producto lapiceros BIC
SISTEMA ACTUAL
No existe tal cuadro en el que se
reflejaren todo estos datos, cada quien
lo hace como más le conviene, no hay
un formato único.
PROPUESTA
Formato único para todas las marcas
que posee DISZASA donde se reflejan
días
de
inventario
y
ventas
presupuestadas y los promedios de
venta que han venido teniendo en los
últimos 3 meses.
MERCADEO
Cada Gerente de Marca analizará por medio de su presupuesto
y los
promedios que tiene de venta e inventarios; estructurará un cuadro (ver
cuadro en Pág. 118) en que el cual se reflejen todos éstos datos con el fin
de verificar los días de inventario, así como la proyección que se tiene para
ése mes con el fin hacer un pedido acorde con las expectativas que se
poseen. A ésto se anexarán las promociones o incentivos que se tendrán
para alcanzar las metas propuestas.
117
CUADRO DE GERENCIA DE MARCA PARA ELABORACION DE PEDIDO
BIC CENTROAMERICA
PEDIDO AGOSTO DEL 2002
PAIS: EL SALVADOR
RESPONSABLE: RUBEN EVANGELISTA
PREPARADO: RUBEN EVANGELISTA
FECHA: 16 DE JULIO 2002
EN UNIDADES
PROVEEDOR: NO SABE FALLAR ( BIC MEXICO)
CODIGO
11245
11246
11247
11248
12942
90825
90826
DESCRIPCION
BOLIGRAFO MEDIANO AZUL CAJ-12 UND + DIAMANTE
BOLIGRAFO MEDIANO NEGRO CAJ-12 UND + DIAMANTE
BOLIGRAFO MEDIANO ROJO CAJ-12 UND + DIAMANTE
BOLIGRAFO MEDIANO VERDE CAJ-12 UND + DIAMANTE
BOL. MEDIANO SURTIDO 4 + 1 LAPIZ FREE
BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. AZUL
BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. NEGRO
PEDIDO
VENTA
PROM. VENTA
AGOSTO 2002 AGOSTO 2001
PM3
DIAS DE INV
1,152,000
1,145,000
1,150,000
31
1,152,000
1,145,000
1,150,000
30
864,000
860,000
859,000
31
72,000
70,000
71,000
30
60,000
58,000
58,620
29
12,000
10,500
11,250
30
7,250
6,500
6,600
27
PROMOCIONES E INCENTIVOS A LOS VENDEDORES:
~ Descuento adicional de un 3% al bolígrafo clásico + diamante, cargada a la provisión de marca
~ Por cada 100 docenas en venta de bolígrafo mediano de cualquier color el vendedor recibirá $10.00
~ Publicación del bolígrafo bolsa de 2 unidades en el supermercados Selectos
FIRMA DEL GERENTE DE VENTAS
FIRMA DEL GERENTE DE MARCA
118
VENTAS
El Gerente de Venta se encargará de verificar el cuadro con la información
proporcionada por el Gerente de Marca, para analizar el pedido que se
pretende efectuar que esté acorde con la realidad, así como también revisar
las promociones e incentivos que se le proporcionarán para realizar esa
venta. Ya cumplido este paso se procederá a firmar de autorizado el pedido
por ambas partes y se entregarán las copias respectivas al proveedor y al
departamento de bodega e importaciones.
En caso de que no se llegue a un acuerdo entre el Gerente de Ventas y el
Gerente de Marca se procederá a presentarlo a la Gerencia General para la
autorización o rechazo del pedido.
Se elabora orden de compra para el proveedor, con su respectiva firma
autorizada: (ver cuadro en anexo 4)
Una copia al proveedor
Una copia al departamento de importaciones DISZASA
Se notifica del pedido a bodega, para que reserve espacio.
PROVEEDOR
El proveedor recibirá su orden de pedido por parte del distribuidor y
procederá a la producción o a la preparación del pedido. (Ver pagina 118)
IMPORTACIONES
El encargado de importaciones recibirá la copia del pedido debidamente
autorizado como respaldo y comprobación del pedido a la hora que el
119
proveedor mande la copia de la factura para el costeo del producto para
impuestos y fletes.
BODEGA
El encargado de bodega recibirá su copia del pedido autorizado.
Facturación por medio del vendedor
VENTAS
Se proveerán a los vendedores PC de bolsillo, ya que no poseen en éste
momento en la distribuidora éste tipo de máquinas, (Handhelds ver anexo
3) para que ellos puedan ver inventarios reales y el tipo de crédito del
cliente para agilizar el proceso de facturación ya que hay clientes que
necesitan urgentemente los pedidos. Esto ayudará a que el vendedor venda
productos con existencias reales y ofrecerle un mejor servicio al cliente.
Con ésto se pretende ser más ágiles y responder de inmediato a las
expectativas de los clientes; y se pretende recortar ciertos pasos del
sistema de facturación actual como se presenta en el siguiente gráfico.
120
MODIFICACION EN EL SISTEMA DE FACTURACION ACTUAL DE DISZASA
VENDEDOR
TOMA PEDIDO
AL CLIENTE
(A TRAVES DE
HOJA DE
PEDIDO)
ENTREGA DE PEDIDO AL
SUPERVISOR DE PARTE DEL
VENDEDOR
SUPERVISOR
CHEQUEA Y
AUTORIZA
PEDIDOS
Recorte de
estos pasos
SUPERVISOR PASA PEDIDO A
CREDITOS
con propuesta
“Justo a Tiempo”
al sistema
actual
CREDITOS CHEQUEA
MOROSIDAD DE
CLIENTES Y
DESCUENTOS
ESPECIALES
SI EL CLIENTE SE
ENCUENTRA EN
MORA SE
CANCELA EL
PEDIDO
CREDITOS ENTREGA AL
DEPARTAMENTO DE DIGITACION LOS
PEDIDOS
DIGITACION
DE PEDIDOS
121
Despacho del producto
Con relación a despacho se tendrán que contratar 10 camiones para
entregas en temporadas altas, ya que DISZASA carece de camiones para
repartición.
RESPONSABILIDADES QUE TENDRAN CADA UNO DE LOS INVOLUCRADOS
APLICANDO LA METODOLOGIA DEL “JUSTO A TIEMPO”
Alta Gerencia:
Negociar precios con proveedores
Aprobar gastos para trámites
Autorizar prioridades de producto de pedidos
Revisar actividades de cada grupo de trabajo y modificarlas si es
necesaria.
Gerencias de Marca:
Revisión mensual de cantidades a pedir de acuerdo al presupuesto
mensual de ventas
Revisión de las rotaciones de inventario de acuerdo al movimiento de
cada producto
Elaboración del pedido a los proveedores
Comprobar mediante correo electrónico o fax cantidad a despachar
122
Distribuir un listado detallado a los grupos de trabajo de los
productos que se recibirán para la comprobación final a la llegada de
la mercadería.
Importaciones:
Tramitar documentos de carácter aduanal y los respectivos permisos
y pagos.
Informar ante los demás grupos de trabajo el día y la hora de llegada
de los productos tanto como a la bodega como a la aduana, para
tener un dato más exacto de la llegada de la mercadería
Traslado de documentos a oficinas aduaneras y permisos de parte
del Ministerio de Hacienda.
Departamento de Contabilidad:
Emitir cheques para el pago de impuesto, mercadería.
Revisión de documentos y autorización para los trámites como
auditoría interna para el buen funcionamiento del manejo del dinero.
Enviar reportes de los costos finales de los productos importados y
con los detalles de cada gasto para obtener el costo real.
Departamento de Ventas:
Revisión mensual de cantidades a pedir de acuerdo al presupuesto
mensual de ventas
123
Revisión de las rotaciones de inventario de acuerdo al movimiento de
cada producto.
Bodega:
Reportar a los demás grupos el día y la hora de ingreso de la
mercadería a bodega, como también las cantidades unidades y
productos mediante copia del documento que el transportista trae
consigo.
Revisar las cantidades ingresadas respecto al documento que
ampara el envió y detallar las diferencia si es que existen.
CONCLUSIONES DE LA PRUEBA PILOTO
El propósito de la metodología del “Justo a Tiempo” si se cumple ya que la
distribuidora ha logrado reducir los inventarios, mejorar los procesos y
mejorar la atención al cliente; ya que tiene los inventarios necesarios para
responder a la demanda y, los vendedores por medio de las PC de bolsillo
pueden ver los inventarios reales que posee la distribuidora en ése
momento y además el crédito del cliente; por lo que se puede dar una
respuesta inmediata al cliente.
Los beneficios de la metodología del “Justo a Tiempo”, como enfatizar las
mejoras de los procesos se ha cumplido, ya que se ha logrado mejorar y
recortar el sistema de facturación cumpliéndose a la vez, el de simplificar
124
las operaciones eliminado los desperdicios ya que toda la organización
forma un sólo equipo de trabajo para un objetivo común, y el proceso tiene
flexibilidad para mejorar el tiempo de reacción.
Los siete principios del “Justo a Tiempo” si se cumple como veremos a
continuación:
IGUALAR OFERTA Y DEMANDA:
La demanda real, es la cantidad de artículos que el cliente
necesita,
cuando realmente los necesita y con la calidad que los necesita.
Si se cumple éste principio, ya que la distribuidora por medio de los
vendedores podrá ofrecerle al cliente inventarios reales con la utilización de
las PC de bolsillo, ya que podrá observar el inventario real que hay en ése
momento en la distribuidora y también por medio del cuadro único (ver Pág.
117) que hará cada gerente de marca, el cual será analizado por el Gerente
de Ventas. Este cuadro tiene como objetivo reflejar los inventarios
necesarios para atender la demanda existente.
EL PEOR ENEMIGO: DESPERDICIO:
La distribuidora ha logrado un balance entre los trabajadores y procesos, ya
que se mejoraron los procesos y todo el personal participante tiene un
mismo objetivo en común.
125
CONTINUO, NO POR BULTOS:
Distribuir sólo las unidades necesarias, en las cantidades necesarias, en el
tiempo necesario.
La distribuidora ha logrado igualar la oferta y la demanda, se ha fijado
metas para cumplir dicho objetivo de venta.
MEJORAR CONSTANTEMENTE
La distribuidora siempre está en constante movimiento y crecimiento por lo
que siempre busca ésta mejora a través de cambios a sus procesos para
alcanzar las metas propuestas año con año.
PRIMERO EL SER HUMANO
La distribuidora cuenta con personal calificado, con sueldos competitivos y
prestaciones laborales buenas para mantener la estabilidad del personal
dentro de la empresa.
SOBREPROTECCION = INEFICIENCIA
La distribuidora ya aplica este principio ya que ha eliminado o reducido los
stocks de seguridad, movimientos innecesarios y los tiempos de espera.
NO VENDER EL FUTURO
La distribuidora posee un plan de trabajo definido a largo plazo en el
proceso de facturación de la empresa.
126
5.1.7 EXTENDER LA IMPLEMENTACION DEL PROCESO EN TODA LA
EMPRESA
Una vez terminado el proyecto piloto en el departamento de ventas, el último paso
consiste
en
implementar
el proceso en los departamentos de operaciones,
despacho, bodega, informática y contabilidad. La aplicación generalizada debe ser
supervisada de cerca por una persona o un grupo de personas claves en éste
caso serán los involucrados en el proceso de facturación de DISZASA que son el
Gerente de Ventas, Gerente de Operaciones, Gerencia de Cómputo y la Gerencia
de Mercadeo; a su vez la Gerencia General debe desempeñar la función de
coordinador de los distintos departamentos.
La creación de planes y la puesta en práctica de los cambios tecnológicos, ocurren
con mayor rapidez que en la prueba piloto, debido a que la distribuidora ya ha
estabilizado el proceso y ha adquirido experiencia con los nuevos sistemas, éstos
deberán implementarse más eficazmente en el resto de los departamentos.
SEGUIMIENTO, SUPERVISION Y MEJORAMIENTO DEL PROCESO.
En la práctica la implementación de la metodología del “Justo a Tiempo” no
termina nunca, la distribuidora debe supervisar, actualizar y mejorar el proceso en
forma continua. Mientras que la metodología del “Justo a Tiempo” se evalúa de
acuerdo con los resultados financieros y la posición en el mercado, el
mejoramiento continuo se logra mediante las respuestas obtenidas a partir del
proceso mismo.
127
COSTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN
ACTIVIDAD
COSTO
Capacitación del personal
$ 21,064.00
Instalación y compra de equipo
$ 13,764.60
Elaboración de formularios
$
500.00
Definición de área de planeación
$
250.00
Definición de área de programación
$
250.00
Definición de área de control
$
250.00
Prueba piloto
$
750.00
Monitoreo o seguimiento
$
250.00
$
250.00
Sistema en función
Monitoreo o seguimiento
TOTAL
$ 38,328.60
128
CRITERIOS
DE
EVALUACION
DEL
SEGUIMIENTO,
SUPERVISION
Y
MEJORAMIENTO DEL PROCESO.
Resultados financieros y relacionados con la competencia.
Han aumentado las ventas y las utilidades:
Con la metodología del “Justo A Tiempo” se pretende que las ventas
y el crecimiento que la distribuidora tiene se vean incrementados en
un 10% con relación al actual.
Han aumentado la participación en el mercado la distribuidora:
La distribuidora con la implementación de la metodología del “Justo A
Tiempo” busca llegar a ser la número uno en su ramo ya que
actualmente por ventas $ está ubicada en segundo lugar pero en
distribución ésta se ubicada en primer lugar, ayudándose con la
metodología del “Justo a Tiempo “ a mantener éste puesto.
Han disminuido los costos
La disminución de los costos es de suma importancia para cualquier
empresa, por lo que la distribuidora medirá con la implementación de
la metodología del “Justo A Tiempo” si se verán reducidos o no.
EFICACIA DE LA PLANIFICACION
Están siendo implementados los planes dentro de la empresa:
129
Este seguimiento lo verán los involucrados en el proceso de
facturación:
Gerencia de Ventas
Gerencia de Operaciones
Gerencia de Cómputo
Gerencia de Mercadeo
Estos a su vez tendrán la obligación de estar informando a la
Gerencia General los resultados de esta implementación.
Se están logrando la meta de los planes
La Gerencia General estará informada por los involucrados si las
ventas han mejorado ( Gerencia de Ventas ), si los procesos se han
agilizado dentro de la distribuidora ( Gerencia de Operaciones ) la
facturación es más ágil ( Gerencia de Cómputo ), los costos han
disminuido ( Contador General ); y la Gerencia General será quien
informe a la Junta Directiva de la distribuidora los resultados
globales.
FUNCIONES DE FACTURACION
Son eficaces los procesos de facturación aplicados diariamente.
El dar a los vendedores las PC de bolsillo ayuda a agilizar los
procesos, se está digitando mejor éstos pedidos, errores de
facturación que surjan tiene que estar siendo supervisados por la
130
Gerencia De Ventas y Cómputo para llegar a mejorar el sistema de
Facturación.
Se observará si
realmente se están siguiendo los pasos de la
facturación, con la metodología del “Justo a Tiempo”, si es menos
burocrático y más ágil tanto para el vendedor como la distribuidora
éste proceso, para así poderle dar un mejor servicio a sus clientes.
OTRAS AREAS DE LA ORGANIZACION
Que efectos ha tenido la metodología del “Justo a Tiempo” en el
área operativa, en los departamentos y en las áreas de logística y
reabastecimientos:
Se va estar viendo que tan rápido se están haciendo los procesos de
importación para poder tener el producto con puntualidad, el espacio
en la bodega se maximizó con la implementación de la metodología
del “Justo a Tiempo”, en todo esto está involucrado la “Gerencia de
Operaciones” que estará observando de cerca el desarrollo de las
actividades.
EVALUACION AL PERSONAL CAPACITADO
Para darle el seguimiento al personal capacitado se formará un
comité de evaluación, los cuales estarán conformados por las
personas que tengan a cargo su personal que en éste caso serán:
Gerente de Operaciones
Gerente de Ventas
131
Gerente de Contabilidad
Gerente de Créditos
Gerente de Cómputo
Gerente de Bodega
La evaluación se iniciara después de 3 meses de comenzado el
proyecto, donde se tratará de ver que tan provechosa fue la
capacitación y los cambios que se le han hecho al sistema de
facturación, esta evaluación se hará por medio de un cuestionario
(Ver anexo 6) que lo pasará cada Gerencia a su personal.
Luego de finalizado la evaluación cada uno presentará sus
resultados al comité donde se podrán observar las debilidades o
deficiencias que se han tenido en el proceso y ver que departamento
esta fallando y de que manera se puede cambiar para que funcione y
ayude al objetivo de la organización.
132
BIBLIOGRAFIA
Edward J. Hay. “Justo a Tiempo” 15 ª edición,1989, Editorial Norma S.A.
Gutiérrez Garza, Gustavo. “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4ª edición, 1998,
Ediciones Castillo S.A. de C.V.
Gildaberto Bonilla, “Estadística II” 2 edición, 1992, UCA editores.
George Kanawaty, “Introducción al estudio del trabajo” 3 edición, 1995, Editorial
Limusa S.A. de C.V
Koontz / Weihrich, “Administración una perspectiva global” 10 edición, 1997,
Editorial McGraw-Hill.
Michael Hammer & James Champú, “Reingeniería” 7 edición, 1995, Editorial
Norma S.A.
Rasiel, Maymo. “Como preparar el anteproyecto de investigación y la tesis de
graduación “. 1991,Ediciones Myssa
http://www.prodigyweb.net.mx/lmfs/ingenierias/castellano.html
VENDEDORES.
Objetivo General:
La venta al cliente a través de sus servicios
Funciones Específicas:
Ofrecer todos los productos que DISZASA distribuye.
Digitación de pedidos con el nuevo sistema de maquinas portátiles.
Mejorar la atención del cliente con la certeza de venderles inventarios
reales a través de sus maquinas portátiles.
Ofrecerle un mejor servicio en el despacho
Cobro de Facturas vencidas.
GERENTE DE VENTAS
Objetivo General:
Encargado de cumplir con el presupuesto de ventas.
Funciones Específicas:
Elaboración de presupuestos de venta del año.
Revisar los pedidos de las gerencias de marca.
Revisar las promociones e incentivos de los Gerentes de Marca para
alcanzar las ventas presupuestadas.
Exigir al vendedor ventas diarias para poder llegar al objetivo de mes y
por ende al objetivo del año.
Exigir al vendedor a tener una cartera en mora no mayor de 31 días.
GERENTES DE MARCA
Objetivo General:
Encargado de planes de Mercadeo y pedidos de productos
Funciones Específicas:
Ser intermediario entre el proveedor y la distribuidora.
Elaborar pedido de mes de acuerdo a cuadro de gerencias de marca para
elaboración de pedidos.
Elaborar promociones e incentivos para ayudar a la venta de sus
productos.
Enviar pedido autorizado a sus respectivos proveedores, así como al
departamento de importaciones.
PROVEEDORES
Objetivo General:
Propietario de la marca o producto.
Funciones Específicas:
Proveer el producto en el menor tiempo posible
Ver que el producto sea de buena calidad
Dar información importante para un mejor manejo de sus productos al
igual para la venta.
ENCARGADA DE IMPORTACIONES
Objetivo General:
Encargada de importar los productos a DISZASA.
Funciones Específicas:
Traer el producto a las bodegas de DISZASA en el menor tiempo
posible.
Solicitud de Cheque para pagos de impuestos, Fletes, seguros y
cualquier inconveniente para la importación del producto.
Traer el pedido que este solamente autorizado previamente.
GERENTE DE LA BODEGA
Objetivo General:
Encargado de la bodega y sus respectivas zonas.
Funciones Específicas:
Ver que se reciba el producto de acuerdo a lo dicho en la factura del
proveedor.
Ver que el producto sea colocado en las diferentes zonas de acuerdo a
especificaciones de proveedor.
Ver que la bodega este ordenada para un mejor despacho y agilización
de los pedidos.
DESPACHADORES
Objetivo General:
Encargado del despacho del producto al cliente.
Funciones Específicas:
Ver que el producto que se vaya a entregar este completo.
Buscar rutas lógicas para entrega de mercaderías, ya sea por zonas o
territorios.
Agilizar el despacho para que no tener más de 1 día de retraso con
respecto a la facturación.
GERENTE DE SISTEMAS
Objetivo General:
Encargado del mantenimiento del sistema de DISZASA.
Funciones Específicas:
Mantenimiento del sistema de DISZASA.
Mantenimiento del programa de facturación del nuevo sistema de
facturación de las maquinas portátiles.
Capacitación al personal sobre el manejo de las maquinas portátiles.
GERENTE DE OPERACIONES
Objetivo General:
Encargado de la logística de DISZASA.
Funciones Específicas:
Tener al día el pago a los proveedores
Facilitar las firmas de los cheques para importaciones
Facilitar los recursos necesarios para que el sistema funcione de la mejor
manera.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Con éste sistema se pretende ayudar a mejorar el sistema de facturación
y maximizar los recursos con que cuenta la distribuidora, se buscará también
tener un mejor control de todos éstos procesos para evitar en la medida de lo
posible errores que puedan afectar la venta y por ende mejorar la atención al
cliente y tener una buena relación con los proveedores. Se definirán funciones
en cada uno de los procesos para mantener el control adecuado del proceso de
facturación.
A continuación se presentan los procesos y funciones para la mejora del sistema
de facturación de la distribuidora:
Tomando las proyecciones de ventas (utilizando el método estadístico
móvil simple con variante) y los inventarios existentes, se determinarán
las cantidades a pedir verificando los precios de compra. El encargado
será cada gerencia de marca, así como también el gerente de ventas y
mercadeo.
Con éste paso se pretende tener un mejor control o panorámica de cada
producto y la demanda que éste posee.
SISTEMA ACTUAL
No existe tal cuadro en el que reflejan
todos éstos datos, cada quien lo hace
como más le conviene, no hay un
formato único.
PROPUESTA
Formato único para todas las marcas
que posee DISZASA donde se reflejan
días
de
inventario
y
ventas
presupuestadas y los promedios de
venta que han venido teniendo en los
últimos 3 meses.
MERCADEO
Cada Gerente de Marca analizará por medio de su presupuesto y los
promedios que tiene de venta e inventarios; estructurará un cuadro en el
cual se reflejen todos éstos datos con el fin de verificar los días de
inventario, así como la proyección que se tiene para ése mes con el fin de
hacer un pedido acorde con la expectativas que se poseen. A ésto se
anexarán las promociones o incentivos que se tendrán para alcanzar las
metas propuestas.
CUADRO DE GERENCIA DE MARCA PARA ELABORACION DE PEDIDO
BIC CENTROAMERICA
PEDIDO AGOSTO DEL 2002
PAIS: EL SALVADOR
RESPONSABLE: RUBEN EVANGELISTA
PREPARADO: RUBEN EVANGELISTA
FECHA: 16 DE JULIO 2002
EN UNIDADES
PROVEEDOR: NO SABE FALLAR ( BIC MEXICO)
CODIGO
11245
11246
11247
11248
12942
90825
90826
DESCRIPCION
BOLIGRAFO MEDIANO AZUL CAJ-12 UND + DIAMANTE
BOLIGRAFO MEDIANO NEGRO CAJ-12 UND + DIAMANTE
BOLIGRAFO MEDIANO ROJO CAJ-12 UND + DIAMANTE
BOLIGRAFO MEDIANO VERDE CAJ-12 UND + DIAMANTE
BOL. MEDIANO SURTIDO 4 + 1 LAPIZ FREE
BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. AZUL
BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. NEGRO
PEDIDO
VENTA
PROM. VENTA
AGOSTO 2002 AGOSTO 2001
PM3
DIAS DE INV
1,152,000
1,145,000
1,150,000
31
1,152,000
1,145,000
1,150,000
30
864,000
860,000
859,000
31
72,000
70,000
71,000
30
60,000
58,000
58,620
29
12,000
10,500
11,250
30
7,250
6,500
6,600
27
PROMOCIONES E INCENTIVOS A LOS VENDEDORES:
~ Descuento adicional de un 3% al bolígrafo clásico + diamante, cargada a la provisión de marca
~ Por cada 100 docenas en venta de bolígrafo mediano de cualquier color el vendedor recibirá $10.00
~ Publicación del bolígrafo bolsa de 2 unidades en el supermercados Selectos
FIRMA DEL GERENTE DE VENTAS
FIRMA DEL GERENTE DE MARCA
VENTAS
El Gerente de Venta se encargará de verificar el cuadro con la
información proporcionada por el Gerente de Marca, para analizar el
pedido que se pretende efectuar que esté acorde con la realidad, así
como también revisar las promociones e incentivos que se le
proporcionarán para realizar ésa venta.
Ya cumplido éste paso se procederá a firmar de autorizado el pedido por
ambas partes y se entregarán las copias respectivas al proveedor y al
departamento de bodega e importaciones.
En caso de que no se llegue a un acuerdo entre el Gerente de Ventas y
el Gerente de Marca se procederá a presentarlo a la Gerencia General
para la autorización o rechazo del pedido.
Se elaborará orden de compra para el proveedor, con su respectiva firma
autorizada:
Una copia al proveedor
Una copia al departamento de importaciones DISZASA
PROVEEDOR
El proveedor recibirá su orden de pedido por parte del distribuidor y
procederá a la producción o a la preparación del pedido.
IMPORTACIONES
El encargado de importaciones recibirá la copia del pedido debidamente
autorizado como respaldo y comprobación del pedido a la hora que el
proveedor mande la copia de la factura para el costeo del producto para
impuestos y fletes.
BODEGA
El encargado de bodega recibirá su copia del pedido autorizado.
Facturación por medio del vendedor
VENTAS
Se proveerán a los vendedores de máquinas portátiles, ya que no poseen
en éste momento en la distribuidora éste tipo de máquinas, para que ellos
puedan ver inventarios reales y el tipo de crédito del cliente, para agilizar
el proceso de facturación ya que hay clientes que necesitan urgentemente
los pedidos. Esto ayudará a que el vendedor venda productos con
existencias reales y ofrecerle un mejor servicio al cliente.
Con ésto se pretende: a) ser más ágiles y responder de inmediato a las
expectativas de los clientes. b) recortar ciertos pasos del sistema de
facturación actual.
Como se presenta en el siguiente gráfico.
VENDEDOR
TOMA PEDIDO
AL CLIENTE
(A TRAVES DE
HOJA DE
PEDIDO)
ENTREGA DE PEDIDO AL
SUPERVISOR DE PARTE DEL
VENDEDOR
SUPERVISOR
CHEQUEA Y
AUTORIZA
PEDIDOS
Eliminación de
estos pasos
SUPERVISOR PASA PEDIDO A
CREDITOS
con propuesta
“Justo a Tiempo”
al sistema
actual de factura-
CREDITOS CHEQUEA
MOROSIDAD DE
CLIENTES Y
DESCUENTOS
ESPECILES
ción.
CREDITOS ENTREGA AL
DEPARTAMENTO DE DIGITACION LOS
PEDIDOS
DIGITACION
DE PEDIDOS
SI EL CLIENTE SE
ENCUENTRA EN
MORA SE
CANCELA EL
PEDIDO
El sistema de facturación con la utilizando la metodología del “Justo A Tiempo”
quedará de la siguiente manera:
VENDEDOR
TOMA PEDIDO
AL CLIENTE
(A TRAVES DE
PC DE
BOLSILLO)
EL DPTO DE DIGITACION
ENVIA CONSOLIDADO DE
FACTURAS A BODEGA
BODEGA RECIBE
CONSOLIDADO DE
FACTURACION Y
CALSIFICA PARA
LAS DIFERENTES
ZONAS
ENVIO DE CONSOLIDADO A
LAS DIFERENTES ZONAS DE LA
BODEGA
PREPARACION
DEL PEDIDO
FACTURADO
ENVIO DEL PRODUCTO DE LAS
RESPECTIVAS ZONAS A LA ZONA
DE DESPACHO
REVISION DEL
PRODUCTO DE LA
FACTURACION
QUE VA SER
DESPACHADA
DESPACHO DEL PRODUCTO A
LOS CLIENTES
Despacho del producto
Con relación a despacho se tendrán que contratar 10 camiones para
entregas en temporadas altas, ya que DISZASA carece de camiones para
repartición.
ENTREVISTA
1. Cómo considera la estructura actual del sistema de facturación de la
empresa?
Excelente___
Muy bueno___
Bueno___
Malo___
2. Que problemas le esta ocasionando el sistema actual de facturación
dentro de su empresa?
Deficiencia en los inventarios___
Lentitud en el despacho___
Insatisfacción con los clientes___
Morosidad de los clientes___
Todas las anteriores___
3. Cree usted que la empresa hará los esfuerzos necesarios para modificar
la estructura actual del sistema de facturación?
Sí___
No___
4. Conoce usted la estrategia “Justo a Tiempo?
Sí___
No___
5. Considera que la empresa estaría en la disposición de implementar la
estrategia “Justo a Tiempo” en su sistema de facturación?
Sí___
No___
6. Considera que la Alta Gerencia de la empresa esta en la disposición de
proporcionar la cantidad de recursos que se necesitan para implementar
la estrategia “Justo a Tiempo?”
Sí___
No___
7. Que factores considera usted que podrán dificultar la implementación de
la estrategia “Justo a Tiempo” en el sistema de facturación?
Control de inventarios___
Sistema de despacho___
Actitud de los vendedores___
Resistencia al cambio___
Todas las anteriores___
8. Considera usted que al implementar la estrategia “Justo a Tiempo” en el
sistema de facturación se va ha mejorar el servicio al cliente?
Sí___
No___
9. Considera usted que al implementar la estrategia “Justo a Tiempo” se
lograra mantener una relación éxitos entre los proveedores y su
empresa?
Sí___
No___
10. Cree usted que al implementar la estrategia “Justo a Tiempo” mejorara el
sistema de facturación?
Sí___
No___
11. Al implementar la estrategia “Justo a Tiempo” en el sistema de facturación
considera usted que mejorara el control de los procesos?
Sí___
No___
12. Considera necesaria la capacitación de la estrategia “Justo a Tiempo”?
Sí___
No___
13. Considera usted que al implementar la estrategia “Justo a Tiempo” se
requerirá de una alta inversión en tecnología?
Sí___
No___
14. Que beneficios espera tener en el sistema de facturación al implementar
la estrategia “Justo a Tiempo”?
Rapidez en la facturación___
Mejor control de inventarios___
Entregas inmediatas___
Todas las anteriores___
EVALUACION DE PERSONAL Y PROYECTO
CUESTIONARIO
Objetivo General:
Conocer que piensa el personal involucrado en el sistema de facturación, ver lo posibles
errores y fortalezas que tenga el sistema actual de facturación.
1. Cree que las modificaciones realizadas al sistema de facturación actual han dado
resultado a la organización?
SI____
NO____
Sigue Igual_____
Porque____________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
2. Cree que se ha ahorrado tiempo con el nuevo sistema de facturación?
SI____
NO____
Porque____________________________________________________________
__________________________________________________________________
Cuanto Tiempo aproximadamente_________________________________
3. Cree que se ha cambiado la burocracia con el nuevo sistema de facturación?
SI____
NO____
Porque____________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
4. Estima usted que hay procesos que se duplican o que no son necesarios para el
proceso actual?
SI____
NO____
Cuales____________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
5. Cree usted que se ha mejorado la atención al cliente?
SI____
NO____
Porque____________________________________________________________
__________________________________________________________________
Tiempo aproximado de respuesta_______________
6. Cree usted que la capacidad de respuesta al cliente de la empresa es buena en
estos momentos?
SI____
NO____
Porque____________________________________________________________
__________________________________________________________________
Tiempo aproximado de respuesta_______________
7. Cree usted que el despacho en estos momentos es mas ágil o rápida que
anteriormente?
SI____
NO____
Porque____________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
8. Estima usted que su maquina portátil es funcional?
SI____
NO____
Porque____________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
9. Cree usted que la capitación que se les proporciono fue de gran ayuda?
SI____
NO____
Porque____________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
10. Si usted pudiera cambiarle algo al proceso, que cambios le haría y porque?
1.________________________________________________________________
__________________________________________________________________
2.________________________________________________________________
__________________________________________________________________
3.________________________________________________________________
__________________________________________________________________
CUESTIONARIO A CLIENTES DE DISZASA
CUESTIONARIO
Objetivo General:
Conocer que piensa el cliente de DISZASA con respecto al servicio que le
proporciona la distribuidora
1. Esta satisfecho con el servicio que le da DISZASA?
Si___
No___
Si contesta No
Porque_____________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
______
2. Como cataloga los productos que maneja DISZASA?
De buena Calidad____
Mala Calidad_____
3. Cada cuanto tiempo la visita el vendedor de DISZASA?
1-2 días____ 3-5 días_____
días_____
6-7 días____ Más de 8
4. Como cataloga el servicio de despacho que le da DISZASA?
Excelente____
Muy bueno_____
Bueno_____
5. Cuando le factura DISZASA viene el producto completo?
Sí____
No_____
Malo____
6. De la fecha que le saca el pedido el vendedor cuantos días se tarda en
llegar el producto a su negocio?
1 día___
2 días___
3 días____
Más de 4 días____
7. En que cree que DISZASA tiene que mejorar?
Despacho____ Productos____
Precios____
Otros__________________________________
Calidad____
CUESTIONARIO A PROVEEDORES DE DISZASA
CUESTIONARIO
Objetivo General:
Conocer que es lo que piensa el proveedor acerca de DISZASA y su relación.
1. Como es la relación de trabajo que tiene actualmente con DISZASA?
Excelente____
Muy bueno_____
Bueno_____
Malo____
2. La distribución que tiene DISZASA actualmente de su producto es?
Excelente____
Muy bueno_____
Bueno_____
Malo____
3. Se han cumplido las metas propuestas por ambas partes?
Sí___
No____
Si contesta No
porque_____________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_______________________________________
4. Se ha tenido algún problema de abastecimiento a DISZASA?
Sí___
No____
Si contesta Sí
Cuales_____________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_______________________________________
5. Se han cumplido con los presupuestos de ventas?
Sí___
No____
Si contesta No
porque_____________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________
6. Estaría dispuesto a cambiar ciertos procesos si DISZASA se lo pidiera
para mejorar la venta de su producto?
Sí___
No____
7. Conoce la estrategia “Justo a Tiempo”?
Sí___
No____
8. De acuerdo a su experiencia cree usted que DISZASA necesita mejorar
en algo?
Sí___
No____
Si contesta Sí
Cuales_____________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_______________________________________
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
SEMANAS
1
ACTIVIDADES
Capacitación al personal
Instalación y compra de equipo
Elaboración de formularios
Definición de área de planeación
Definición
de
programación
área
Definición de área de control
Prueba piloto
Monitoreo o seguimiento
Sistema en función
Monitoreo o seguimiento
90
de
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24