manual de postulación empresas “programa aprendices”

MANUAL DE POSTULACIÓN EMPRESAS
“PROGRAMA APRENDICES”
MANUAL POSTULACIÓN EMPRESAS AL PROGRAMA APRENDICES
1. CREACIÓN DE CUENTA.
La empresa deberá ingresar a la dirección WEB publicada en www.sence.cl, al
ingresar al sitio se muestran 3 opciones en menú:



Crear cuenta: corresponde a crear cuenta en el sistema para poder
participar del programa.
Acceder al sitio: módulo para poder acceder al sistema a partir de la
cuenta creada.
Documentación: Corresponde a la documentación válida para el
programa Aprendices 2015.
Al acceder a Crear Cuenta el sistema nos pide ingresar el RUT de la persona que
ingresará al sistema, dado que las cuentas son personales en representación de
una empresa.
2
Al ingresar el RUT correspondiente haga clic “ACEPTAR”, el sistema se conectará
con Registro Civil de forma inmediata para traer los datos correspondientes a
Nombres, Apellido Paterno, Apellido Materno, sexo, fecha de nacimiento o fecha
de defunción.
Con los datos correspondientes se solicita el número de serie del carnet,
correspondiente al código que aparece en el reverso o en el anverso de carnet
correspondiente.
Posteriormente se solicita el ingreso del RUT de la empresa que se representará,
además del correo electrónico y contraseña de la cuenta.
3
Luego de la información ingresada se debe hacer clic en “CREAR CUENTA” y el
sistema enviará el mensaje de cuenta correctamente creada.
4
2. ACCEDER AL SITIO.
Ahora, con la cuenta creada la empresa podrá acceder al sitio, introduciendo el
Rut de la persona encargada y la contraseña.
Al acceder al sitio, se desplegará el menú que se le presenta a la empresa



Ingresar Postulación: Corresponde al módulo para ingresar los contratos
por los que la empresa va a participar en el programa
Documentación: Corresponde a la documentación que rige el programa
en ejecución
Identificación Capacitación: Corresponde al módulo que puede ingresar el
Plan Formativo.
5

Asignar Trabajador Capacitación: Corresponde al módulo donde al Plan
Formativo se le asignan los trabajadores que lo llevarán a cabo.
3. INGRESAR POSTULACIÓN.
Se despliega pantalla con el RUT de la empresa que el usuario tiene asignado. En
este paso, el usuario debe seleccionar el programa en el que participa.
Al ingresar, el sistema se conecta con el Servicios de Impuestos Internos (SII) y la
Dirección del Trabajo (DT) para traer la información de la empresa y para ver si la
empresa posee o no multas previsionales. En caso de que posea multas el sistema
avisará y permitirá que el usuario adjunte documento correspondiente a la
regularización de la situación de la empresa.
Al hacer clic en “ACEPTAR” se pasa al detalle de la información de la empresa.
6
3.1.
Información de la empresa.
La pantalla muestra la información traída desde SII correspondiente a:





Razón Social.
Representante Legal.
Actividad Económica: Empresa debe seleccionar la actividad económica
correspondiente a la postulación. Sistema le muestra solo las actividades
económicas registradas por la empresa en SII.
Rubro: Se llena automáticamente a partir de la selección de la actividad
económica
Tamaño empresa según el SII.
7


N° de trabajadores: Corresponde a la cantidad de trabajadores que la
empresa ha declarado a SII. Si este campo viene vacío desde SII, el usuario
debe ingresar el número correspondiente y adjuntar la planilla de pago de
las cotizaciones, documento que muestra en la carilla la cantidad de
trabajadores.
Fecha postulación: Precarga con la fecha actual del ingreso al módulo
correspondiente.
La Empresa debe ingresar los siguientes campos:










Fecha certificado de vigencia: Empresa debe ingresar fecha desde que es
válido el certificado de vigencia
Adjuntar certificado de vigencia: Empresa debe adjuntar en el sistema el
certificado de vigencia que será validado por Sence. Este documento
debe venir en PDF.
Documento Pago Deuda: Empresa debe adjuntar documento emitido por
la DT que certifica la regularización de la empresa con respecto a su multa
previsional. En caso que la empresa no posea multas, este campo no se le
mostrará
Sucursal: colocar nombre de la sucursal de la empresa, puesto que puede
participar en varias localidades
Región: Seleccionar de lista precargada, la región donde se encuentra a
empresa
Comuna: Seleccionar de lista precargada, la comuna donde se encuentra
la empresa
Dirección: Dirección de la empresa
Teléfono: Teléfono de la empresa
Correo electrónico: Correo electrónico de la empresa
Modo de pago: Si la empresa es persona natural le permitirá seleccionar
Cuenta RUT. El usuario puede elegir también entre Vale Vista del Banco
Estado o depósito a la cuenta corriente. En el caso de cuenta RUT solicitará
el número de cuenta, mientras que en el caso de cuenta corriente se
solicita el ingreso del banco y la cuenta correspondiente.
Una vez que la empresa ingrese esta información, esta se almacenará y vendrá
cargada en una posterior postulación. Cuando la empresa termine de llenar los
campos, debe hacer clic en “CONTINUAR”.
8
3.2.
Identificación de la Capacitación
En este módulo la empresa podrá ingresar el plan formativo para que este sea
evaluado por cada Dirección Regional de Sence. Al ingresar al módulo aparece
el RUT asociado a la cuenta y se debe hacer clic en “SIGUIENTE”.
Al ingresar al plan formativo deberá ingresar los datos correspondientes a la
ejecución de la capacitación.
9
En el componente restante del plan formativo la empresa deberá ingresar los
siguientes campos:







Rut Maestro Guía: Al ingresar el Rut del Maestro Guía, se realizará una
consulta al Registro Civil, para recuperar el nombre.
Correo Maestro Guía: Acá la empresa debe indicar cuál es el correo
electrónico del Maestro Guía.
Curriculum vitae y Certificado de Antigüedad: Acá deben adjuntar los
documentos correspondientes.
Nombre del plan formativo: Ver documento “Plan de Formación para
Aprendices”.
Perfiles Chilevalora Asociados: Ver documento “Guía de diseño Plan
Formativo Programa aprendices”.
Licencia Habilitante: Ver documento “Guía de diseño Plan Formativo
Programa aprendices”.
Requisitos de ingreso al Plan: Ver documento “Guía de diseño Plan
Formativo Programa aprendices”.
10
Posteriormente al ingreso de esta información la empresa debe ingresar los
módulos que componen el plan formativo en la opción “AGREGAR MÓDULO”
(Ver documento “Plan de Formación para Aprendices”) bajo el cuadro con la
información del plan formativo. Con esto se despliega ventana del módulo
Luego de ingresar el nombre del módulo, el usuario debe hacer clic en
“GUARDAR”. Después de guardar, aparecerá la siguiente pantalla:
En esta pantalla, el usuario debe hacer clic en “Agregar Aprendizaje” a la
derecha de la pantalla. Acá ingresará los aprendizajes esperados y los criterios de
evaluación. Después de ingresarlos, debe hacer clic en guardar.
11
El usuario podrá ingresar tantos módulos como aprendizajes esperados y criterios
de evaluación, contenga el plan formativo que el aprendiz desarrollará al interior
de la empresa.
Luego de hacer los ingresos necesarios el usuario debe guardar el plan formativo.
Este botón permite que la empresa guarde la información y pueda continuar en
otro momento.
Al guardar el plan formativo, este quedará con un estado de NO ENVIADO. Para
que el plan formativo sea enviado, la empresa debe ingresar nuevamente al
plan, haciendo clic en el lápiz a la izquierda de la pantalla.
12
Acá podrá modificar los contenidos si es que la empresa desea, así como
también enviar el plan de formación para evaluación de Sence. Esto último se
realiza pulsando el botón “ENVIAR” al final de la pantalla. Cada Dirección
Regional de Sence realizará una evaluación al plan de formación, se determinará
si el plan formativo es o no aprobado. El período de tiempo que posee Sence
para evaluar es de 4 días desde el envío del plan.
13
La siguiente pantalla muestra los estados en los cuales puede estar el plan
formativo de la empresa. Es necesario ver la columna “Estado Plan Formativo” y su
significado en la leyenda:
Para todo el llenado de los módulos, aprendizajes esperados y criterios de
evaluación, es necesario que la empresa estudie el documento “Plan de
Formación para Aprendices.
14
3.3.
Reutilizar planes formativos
Una vez aprobado el plan formativo, éste se puede reutilizar, para ello la empresa
debe ingresar a Identificación de la Capacitación y se desplegara el listado de
planes formativos ingresados.
Se debe pinchar el icono del lápiz y se mostrara la información del Plan Formativo
15
Una vez visualizada la información del plan formativo debe pinchar sobre el botón
reutilizar
16
Al pinchar el botón “reutilizar” se activaran los desplegables, podrá modificar los
siguientes datos:








Región
Comuna
Dirección
Teléfono
Rut del relator
Inicio curso
Fin curso
Horarios bloques
Para finalizar pinchar en el botón “guardar” y “aceptar”
17
Una vez guardados correctamente los cambios, el plan formativo se agrega a la
lista de planes formativos aprobados, quedando disponibles para asociar
trabajadores.
18
3.4.
Ingreso de contratos
Empresa selecciona opción carga uno a uno.
La Empresa tendrá la pantalla donde debe ingresar la información del trabajador
y su correspondiente contrato.
Se debe ingresar los siguientes datos del contrato:







Región: Selecciona región donde se realizará el trabajo
Comuna: Selecciona comuna donde se realizará el trabajo
Dirección: dirección donde se realizará el trabajo
Cargo: Cargo que posee el trabajador dentro de la empresa
Salario: Debe ingresar monto de salario bruto mensual que percibe el
trabajo
Fecha inicio contrato Sistema validará que se encuentre dentro del plazo
correspondiente.
Fecha término contrato.
Posteriormente debe ingresar datos del trabajador. Para esto tiene los siguientes
campos:



RUT: Empresa debe ingresar RUT de trabajador y hacer clic en
“CONSULTAR”. Con esto, se realiza una consulta a Registro Civil para ver
que la persona cumpla con condiciones de edad y que no se encuentre
fallecida. Esta consulta suele demorar algunos segundos.
Nombres: Se cargan a partir de información de Registro Civil
Apellido Paterno: Se cargan a partir de información de Registro Civil
19









Apellido Materno. Se cargan a partir de información de Registro Civil
Región Particular: Región del trabajador
Comuna Particular: Comuna del trabajador
Dirección Particular
Teléfono
Correo electrónico
País Nacionalidad: En caso que sea extranjero deberá seleccionar de lista
desplegable
Línea trabajador se carga automáticamente.
Adjunta contrato: Empresa debe adjuntar el contrato laboral para la
revisión de Sence. El contrato de aprendizaje tipo se encuentra en la parte
de Documentación del aplicativo de postulación. Las empresas deben
utilizar este.
20
Cuando se tiene el contrato listo, se debe hacer clic en “AGREGAR TRABAJADOR”
y la empresa puede terminar la postulación o ingresar otros trabajadores.
21
Para mandar contratos a validación de Sence, se debe hacer clic en
“ACREDITAR”. Se recomienda hacerlo una vez que se hayan subido todos los
contratos.
Posteriormente la empresa recibirá, en el correo que tiene registrado, un mail
confirmando el envío de sus contratos en el marco del programa. Se detallarán
todos los contratos subidos por la empresa.
Con esta información subida al sistema, la Dirección Regional de Sence revisará
los contratos de los aprendices, el certificado de vigencia y el certificado de
cotizaciones para determinar si la empresa y los aprendices pueden ser parte del
programa.
22
3.5.
Asignar Trabajador a Capacitación
En esta sección, la empresa podrá asociar a todos los contratos de aprendices
aprobados por la dirección regional, con los planes formativos aprobados.
En esta sección, el Rut de la empresa se registra automáticamente, y solo
aparecerán las regiones para las cuales existen contratos validados por la
Dirección Regional de Sence.
Al hacer clic en “ACEPTAR”, se desplegará la siguiente ventana:
En esta pantalla se muestra los aprendices validados por la Dirección Regional. La
empresa debe asignar a cada aprendiz un plan formativo aprobado por la
Dirección Regional respectiva. Para esto, la empresa debe hacer clic en
“ASIGNAR CURSO”.
23
Se desplegarán todos los planes formativos que posee la empresa aprobados por
la Dirección Regional. La empresa debe seleccionar el plan formativo que recibirá
el o los aprendices. Habiendo seleccionado el plan de formación, se abrirá la
siguiente ventana:
En esta pantalla, se abre la opción para seleccionar a los aprendices que
recibirán el plan formativo justo a la izquierda del rut del aprendiz. Habiendo
seleccionado a los aprendices, se pulsa “GUARDAR” y aparecerá un mensaje de
que el o los aprendices fueron asignados a la capacitación correctamente.
24
Después, el usuario puede hacer clic en “VOLVER” y se desplegará la siguiente
pantalla:
En esta pantalla, y cuando todo aprendiz esté asociado a un plan formativo, la
empresa debe hacer clic en “FINALIZAR” y aparecerá el siguiente mensaje:
25
Con esto, se termina el proceso de postulación al “Programa Aprendices”, Las
Direcciones Regionales revisarán la información enviada por las empresas y les
comunicarán vía mail el resultado de su postulación, ya sea que fuere aceptada o
rechazada, dentro del plazo de 10 días hábiles, contados desde la fecha de
postulación al Programa.
26
Si su postulación es aprobada la Dirección Regional enviará a la empresa una
carta y resolución de “concede” la cual menciona el financiamiento que recibirá
la empresa por concepto de formación de los aprendices.
27