Guía básica de preparación de Propuestas

CONTENIDO DE ESTA GUÍA 1. CÓMO REGISTRAR UNA PROPUESTA O ACCEDER A ELLA CUANDO TE HAN INVITADO ............... 3 2. PARTES DE LAS QUE CONSTA UNA PROPUESTA DEL H2020 ............................................................... 5 3. INFORMACIÓN DE LA UPM NECESARIA PARA PREPARAR UNA PROPUESTA .................................. 8 3.1 Datos de la UPM para rellenar el Formulario 2 (datos administrativos) ........................................................ 8 3.2 Datos de la UPM para rellenar el Formulario 3 (presupuesto) ...................................................................... 8 3.3 Descripción general de la UPM ................................................................................................................... 11 ANEXO I Ayudas a la preparación de propuestas en el H2020 (para la UPM) .......................................... 13 1. Ayudas de formación ....................................................................................................................................... 13 2 Ayudas a la participación en propuestas ......................................................................................................... 13 ANEXO II: Guías de ayuda y Fuentes de información sobre el H2020 ......................................................... 15 Guía básica de preparación de propuestas al H2020 desde la Universidad Politécnica de Madrid
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1. CÓMO REGISTRAR UNA PROPUESTA O ACCEDER A ELLA CUANDO TE HAN INVITADO 1. Para poder acceder al sistema de creación y envío de propuestas previamente se debe tener una
cuenta ECAS (European Commission Authentication Service). Esta cuenta es personal (estará
asociada al correo electrónico de cada investigador) y sirve para acceder a todos los sitios webs de la
Comisión Europea . Desde ella se podrá acceder a todas las propuestas que se presenten, o
proyectos en los que se participe.
Para crear la cuenta ECAS, acceso aquí.
2. El coordinador (institución coordinadora) es quien debe crear la propuesta con su propia cuenta
ECAS. Para ello se debe seleccionar el topic elegido en el Participant Portal, que se encontrará
dentro de una convocatoria concreta, accesibles todas ellas en el Participant Portal. Cada topic posee
tres pestañas “Topic description”, “Topics conditions & documents” y “Submission Service”. Se debe ir
a la pestaña “Submission Service”, seleccionar el tipo de proyecto que deseas presentar (“Research
and Innovation Action - RIA”, “Innovation Action - IA” o “Coordination and Support Actions - CSA”) y
hacer click en “Start Submission”. Si ya se está registrado en ECAS, el sistema solicita usuario y
contraseña y guía al participante hasta la siguiente etapa; si no se está registrado en ECAS, se
deberá crear una primero una cuenta (descrito en el punto anterior).
3. En el siguiente paso el sistema muestra el “Step 3 – Create a draft proposal”. Aquí deberéis
introducir el PIC de la UPM: 999974844, y de forma automática aparecerán los datos administrativos
de la UPM.
En esta misma pantalla:
a. Se selecciona el rol en la propuesta: “Main contact” si eres el investigador coordinador,
“Contact Person” si eres colaborador del coordinador.
b. Se introduce el título y acrónimo de la propuesta. Ambos campos se pueden cambiar a
posteriori.
4. En el siguiente paso el sistema muestra el “Step 4 – Manage your related parties”. Aparecerán los
datos de la institución coordinadora y el contacto dado de alta (“Main contact” o “Contact person”).
a. Si la propuesta es la Fase 1 de una propuesta en dos fases (“Two Stages Proposal”), no es
necesario dar de alta al resto de participantes.
b. Si la propuesta es en una fase (“Single Stage Proposal”) o estáis en Fase 2 de una propuesta
en dos fases (“Two Stages Proposal”), se deberá añadir uno a uno a los socios de la
propuesta en “Add Partner”. Si el PIC de la institución es conocido (solicitarlo a cada
institución), se puede introducir directamente, si no, se puede buscar a través del nombre de
la misma. A continuación se abrirá una ventana en la que deberás introducir los datos de
contacto del investigador principal de la institución. El sistema enviará de forma automática
un correo a ese contacto para avisarle de la invitación a la propuesta, que deberá aceptar.
c. Para cada uno de los socios de la propuesta (incluida tu propia institución) se podrán añadir
varias personas de contacto a través del símbolo “+” que aparece al lado de “Contact”.
d. Guardar cambios en “Save Changes”.
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5. Si no eres coordinador, el coordinador realizará los pasos 1-4 y el participante recibirá un correo de
invitación. Sólo se podrá acceder a la propuesta desde esa cuenta de correo. Si se desea que varios
investigadores puedan acceder a la propuesta, hay que pedir al Coordinador que invite a los
investigadores interesados facilitándole sus correos electrónicos (punto 4.c anterior).
Una vez dado de alta en una propuesta, ya sea como coordinador o como participante, estando registrado en
el sistema, en la pestaña “My proposals” podrás acceder a la/s propuesta/s en las que estás participando.
Para cada propuesta aparece la columna “Actions” desde donde podrás seguir editando tu propuesta (es
decir, acceder a ella) o eliminarla definitivamente.
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2. PARTES DE LAS QUE CONSTA UNA PROPUESTA DEL H2020 Una propuesta del H2020 se compone de 2 partes principales: Formularios Administrativos y Parte B +
Anexos (memoria técnica).
• Formularios Administrativos:
Se cumplimentan en “Step 5 –Edit Proposal” de la propuesta. Botón “Edit forms”.
Recoge los datos administrativos de la propuesta. Esta parte consta de 5 tipos de formularios:
o Formulario 1: “General Information”, contiene los datos básicos de la propuesta (acrónimo,
título, duración del proyecto, palabras clave y abstract…), así como una tabla de declaraciones.
Lo rellena el Coordinador.
Debido a las cláusulas de la Lista de Declaraciones, el coordinador deberá solicitar a cada uno
de los participantes1:
- Permiso para enviar la propuesta en nombre del participante.
- Confirmación de que son una institución elegible.
- Confirmación de que poseen la capacidad financiera para hacer frente a la
propuesta.
A continuación hay un ejemplo de lo que la UPM debe poner en la Lista de Declaraciones
cuando coordina.
1
Un correo electrónico será suficiente. Se puede solicitar a la OPE un modelo de correo.
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o Formulario 2: “Administrative data of participating organizations”, contiene los datos
administrativos y de contacto de las instituciones e investigadores participantes (un formulario
para cada institución). Cada socio deberá rellenar, validar y guardar el suyo.
o Formulario 3: “Budget for the proposal”, se trata de una tabla con el presupuesto de todos los
socios de la propuesta. Es conveniente que sea el Coordinador quien rellene el formulario
de todos los socios. (En el apartado 3 de esta guía se explica cómo hacer el presupuesto).
o Formulario 4: “Ethics issues table”, en esta tabla se deberá contestar a una serie de preguntas
relacionadas con los asuntos éticos del proyecto. Lo rellena el Coordinador.
o Formulario 5: “Call specific questions”, este formulario sólo aparecerá en determinados casos.
Una vez que se haya cumplimentado el documento o cada formulario hay que validar el documento en
“Validate Form” (aparece en la cabecera de cada página), de esta forma el sistema nos avisará de si
hay algún dato incorrecto o si el documento es válido para el envío de la propuesta. Posteriormente será
necesario guardar el documento en “Save and Close” (también en la cabecera de cada página) para que
el sistema guarde todos los datos introducidos.
Estos formularios están hechos con Adobe Reader. No funcionan correctamente con todos
los navegadores así que es muy importante acceder a ellos unos días antes del cierre de la
propuesta para familiarizarse con ellos e instalar la última versión de Adobe o cambiar de
navegador.
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• Parte B y Anexos:
Se cumplimentan en “Step 5 –Edit forms” de la propuesta.
Es la memoria técnica del proyecto. Es obligatorio seguir las plantillas que se descargan desde el botón
“download templates”.
a. En el caso de que estemos en la Fase 1 de una propuesta en dos fases (“Two Stages Proposal”),
sólo aparece un “template”: “Part B Template Dec 19 SEP v1_hperlinks CLEAN section 1-3.doc”,
donde se indica que únicamente las partes marcadas con “}” deben rellenarse en la Fase 1.
b. En el caso de que la propuesta vaya en una fase (“Single Stage”) o sea la Fase 2 de una propuesta
en dos fases (“Two Stages”), aparecerán dos templates que deberán cumplimentarse completos:
i.
“Part B Template Dec 19 SEP v1_hperlinks CLEAN section 1-3.doc”
ii.
“Part B Template Dec 19 SEP v1_hperlinks CLEAN section 4-5.doc”
Ambas partes deben guardarse en dos documentos PDFs diferentes, y subirse al sistema en los
apartados indicados para ello: “Technical Annex Section 1-3” y “Technical Annex Section 4-5”, además
del “Optional annex 3: Ethics - Supporting Document(s)” en el caso de que sea necesario2.
Una vez subidos todos los documentos se deberá “validar” para comprobar que toda la información
necesaria está completada, y enviar “Submit”. Cada vez que se envía la propuesta (“Submit”) se
reemplaza la versión anterior. Es muy importante subir una versión consolidada con tiempo (el día
anterior al cierre o a primera hora del día del cierre) y darle al “Submit”, y luego ir subiendo sucesivas
mejoras e ir dando al “Submit”.
En el caso de propuestas al Programa Salud (PHC) que requieran la realización de ensayos/estudios/investigaciones clínicas, se
deberá también rellenar el template “Template for essential information to be provided for proposals including clinical trials / studies /
investigations”. En Fase 2 de “Two Stage” o en “Single Stage” se dispondrá de un espacio específico para ello. En caso de Fase 1
de “Two Stage” se deberá incluir dentro del “Technical Annex Section 1-3”.
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3. INFORMACIÓN DE LA UPM NECESARIA PARA PREPARAR UNA PROPUESTA Existen tres tipos de datos imprescindibles que el investigador de la UPM debe conocer para participar en una
propuesta, ya sea como Coordinador o como Socio:
1. Datos de la UPM para rellenar el Formulario 2.
2. Datos económicos para hacer el presupuesto de la UPM (modelo de costes, coste persona/hora,
auditorías…) y poder rellenar el Formulario 3.
3. Descripción general de la UPM que se necesita en la sección 4 de la parte B (Fase 2 de propuestas
en dos fases o propuestas en una fase).
3.1 Datos de la UPM para rellenar el Formulario 2 (datos administrativos)
Se debe proporcionar al coordinador el PIC (Participant Identity Code). El PIC de la UPM es:
999974 844
Se trata de un código que identifica a la UPM para todo el H2020 y que carga automáticamente todos los
datos administrativos de la UPM en el Formulario 2 (ver cómo acceder al Formulario 2 en apartado anterior).
Si la UPM es el Coordinador deberá solicitar este número a todas las instituciones participantes.
Los datos que sí habrá que completar son los datos de contacto del investigador principal de la propuesta:
nombre, dirección, cargo, departamento, etc.
3.2 Datos de la UPM para rellenar el Formulario 3 (presupuesto)
A continuación resumiremos algunos conceptos que es necesario conocer.
-
Tipos de costes e intensidad de financiación.
Los costes elegibles son los costes que se pueden cargar a un proyecto. Deben ser reales y generados en
el periodo de ejecución del proyecto; además han de estar registrados en la contabilidad de la UPM (en la
OTT) y calculados de acuerdo con las normas contables habituales de la UPM. Los impuestos directos
(incluido el IVA) no pueden imputarse al proyecto3. En el H2020 se incluye una novedad en relación al
anterior Programa Marco: el IVA no recuperable por la institución, como por ejemplo facturas de
restaurante, taxi o billetes de avión, podrá ser imputado al proyecto.
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Estas cantidades son reembolsadas a posteriori por la OTT a cada cuenta de proyecto
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En un proyecto del Programa Marco, los costes elegibles están compuestos de:
 costes directos: costes identificables e imputables, de manera parcial o total, directamente a un
proyecto determinado. Por ejemplo costes de personal, equipamiento (amortizable), viajes,
fungible, subcontrataciones y otros costes.
 costes indirectos: para el H2020 se ha determinado una cantidad fija de costes indirectos para
todas las instituciones participantes en un proyecto. El porcentaje de costes indirectos que se
podrá imputar en un proyecto será del 25% de todos los costes directos (excluyendo costes de
subcontratación y el programa Marie Curie).
-
Intensidad de financiación (subvención).
Según el tipo de entidad.
Tipo de acción
Tipo de Entidad
-
Research&Innovation Action o CSA
Innovation
Action
Non-Profit entities
(la UPM)
100%
100%
Profit (Empresas o
entidades privadas)
100%
70%
Conceptos y nomenclaturas que es necesario conocer.
Los Proyectos del H2020 financian el 100% del coste de personal dedicado al proyecto (incluido personal
propio), incluyendo las categorías de:
‐ Personal Docente Investigador a tiempo completo (Catedráticos y Titulares de U. y E.U. incluidos
Interinos).
‐ Personal Laboral a tiempo completo (Investigador I3, Contratado Doctor4, Colaborador, Ayudante
Doctor y Ayudante).
‐ Profesor Emérito.
‐ Contratados por Obra y Servicios.
‐ Becarios (excepto FPI, FPU).
Unidad de medida de esfuerzo en propuestas: person/month (persona/mes).
Para la elaboración de la propuesta, el plan de trabajo y el presupuesto, la unidad de medida de la carga
de personal o esfuerzo es la “persona/mes” (person/month), equivalente al trabajo a tiempo completo y
dedicación plena de una persona durante un mes. Por ejemplo, dos personas que trabajan al 50%
durante un mes también suman 1 persona/mes.
Coste medio de Persona/mes o “Average month rate”: es el coste medio de una persona de una
institución trabajando en el proyecto. Es habitual que el coordinador pida el “Average month rate” de
cada participante para hacer la estimación de sus costes directos de personal. Existe una tabla de
El coste imputable de los Ramón y Cajal y otros contratados con financiación Pública, será la parte cofinanciada por la UPM,
nunca la aportación del Mineco
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cálculo de los costes para cada categoría profesional de la UPM (incluyendo PDI y personal contratado),
que se ha de solicitar a la OPE. Esta tabla permite también calcular el coste medio “average month rate”.
Costes directos de personal: se calculan multiplicando el Coste medio de Persona/Mes por el Número
de personas/mes asignadas al proyecto.
Es importante tener en cuenta que en la propuesta se está haciendo un PRESUPUESTO ESTIMADO del trabajo a realizar. Es decir, tanto el número total de personas/mes que se asignen a la propuesta como el coste medio persona/mes que se haya calculado son valores estimados, que pueden variar cuando haya que justificar los distintos periodos del proyecto (donde se utilizarán las horas y coste real de la persona implicada). A continuación se explican los distintos conceptos del presupuesto.
La OPE proporciona un archivo Excel para ayudar al investigador de la UPM a realizar el presupuesto.
En la Fase 1 de las propuestas “Two Stages” el Formulario 3 únicamente consta de una casilla para indicar el
presupuesto total estimado para el proyecto (“Total requested amount”).
En la Fase 2 de las propuestas “Two Stages” o bien en las propuestas en una única fase “Single Stage”, el
Formulario 3 que aparece en la aplicación y que hay que rellenar es el siguiente:
(A) Direct personnel costs. Costes directos de personal.
(B) Other direct costs. Incluye viajes, equipos (según amortización y uso), consumibles, facturas de pequeños
servicios (página web, auditoría, catering, traducción, organización de jornadas...), costes de publicación
(Open Access) y protección de derechos, etc.
Cuando la subvención recibida por la UPM es mayor o igual a 325.000 € será necesario realizar auditoría.
Para ello se deberán añadir 1.500€ en este apartado para la realización de la misma.
(C) Direct Cost of subcontracting. Caso de subcontratación. No se deben subcontratar actividades de I+D+I ni
la coordinación del proyecto. Se debe respetar la Ley de Contratos del Sector Público.
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(D) Direct cost of providing financial support to third parties. Los casos de Third Party refieren a la
participación de una institución con la que existe un acuerdo formal de colaboración previo, o dependencia
entre entidades. Son casos especiales y deben consultarse con la OPE previamente.
(E) Cost of in kind contributions not used on the beneficiary’s premises.
(F) Indirect cost. Se rellena automáticamente (25% de costes directos excepto subcontratación).
(G) Special unit cost covering direct and indirect cost. Casos especiales consultar con la OPE.
(H) Total estimated eligible cost. Coste total del proyecto. Se rellena automáticamente.
(I) Reimbursment rates. Intensidad de la financiación. Para la UPM será el 100% en cualquier tipo de
proyecto.
(J) Max. Grant. Será igual a (H).
(K) Requested Grant. Será igual a (H) y (J).
3.3 Descripción general de la UPM
Esta descripción se debe incluir en el apartado 4.1 de la parte B de la propuesta.
UPM is the largest Spanish technological university as well as a renowned European institution. With two
recognitions as Campus of International Excellence, it is outstanding in its research activity together with
its training of highly-qualified professionals, competitive at an international level. More than 2,400
researchers carry out their activity at the UPM, grouped in 216 Research Groups, 10 Research Centers
and 55 Laboratories, all of them committed to transforming the knowledge generated into advances
applied to the production sector.
The intense collaboration with governmental bodies and industry guarantees that research at the UPM
offers real solutions to real-world problems. The dynamism of R&D&I activity at the UPM, together with
the transfer of knowledge to society, is among its lines of strategy. These two commitments place it
among the Spanish universities with the greatest research activity and first in the capture of external
resources in a competitive regime. UPM heads the Spanish Uniiversities’ participation in the 7th
European Framework Program with more than 280 projects and more than 80M€ funding. Moreover,
every year, UPM applies for around 40 patents and receives a similar number of concessions
demonstrating a high commitment to innovation. Regarding business creation, UPM is leader, being
generated about 140 businesses. Its support and backing of the business sector is very close. It annually
signs around 600 contracts with private businesses.
All this shows that UPM is an institution committed to the transfer of knowledge generated through its
research structures to society, and its transformation into advances and technological developments
applied to the productive sector.
[AÑADIR
PARRAFO
ESPECIFICO
CON
DESCRIPCION
ESCUELA/DEPARTAMENTO/CENTRO I+D/INSTITUTO (si procede)]
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DE
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LA
Los siguientes párrafos son los más importantes de esta descripción
[AÑADIR PARRAFO(S) ESPECIFICO(S) DEL GRUPO DE INVESTIGACIÓN BASÁNDOSE EN
“previous experience relevant to those tasks”]
[AÑADIR BREVE RESEÑA DE CVs (4-5líneas) DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL Y OTROS
MIEMBROS RELEVANTES DEL EQUIPO5 (2-3 es lo normal)]
[AÑADIR UNA LISTA CON 5 PUBLICACIONES, PRODUCTOS O SERVICIOS, ADEMÁS DE 5
PROYECTOS O ACTIVIDADES PREVIAS Y LAS INSFRAESTRUCTURAS Y EQUIPOS DE LOS QUE
SE DISPONE, TODO ELLO RELACIONADO CON EL OBJETO DEL PROYECTO]
__________________________
En caso de que la UPM coordine, se puede introducir un párrafo similar a este, y si no cabe aquí, en el
apartado de “Consortium as a whole”:
As for the experience in coordinating projects, during FP7 UPM has been involved in the coordination of
more than 65 FP7 projects (23% of the projects participated by UPM).
Furthermore, the UPM European Project Office is dedicated to supporting researchers when managing
the European projects of the University.
5
Puede haber miembros que se citan aquí y que finalmente no participen en el proyecto. Se trata de algo orientativo.
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ANEXO I Ayudas a la preparación de propuestas en el H2020 (para la UPM) 1. Ayudas de formación
Formación realizada por los técnicos de la OPE
La OPE realiza diferentes acciones de formación para fomentar la participación de los investigadores de la
UPM en el H2020. Existen diferentes modalidades de talleres y seminarios:
 Los técnicos de la OPE mantienen reuniones con todos los investigadores de la UPM que tengan interés
en participar en convocatorias europeas. El Investigador debe presentarnos su idea de proyecto o sus
capacidades y líneas de investigación, y los técnicos OPE identificarán las oportunidades
correspondientes en las próximas convocatorias europeas y ayudarán al investigador a plantearse la mejor
estrategia de participación.
 Jornadas de información de un día promovidos por la Oficina de Proyectos Europeos de la UPM dirigidos
sólo a personal UPM. Estas jornadas se realizan en las Escuelas y Centros de I+D de la UPM.
 Seminarios de formación. La OPE realiza anualmente ciclos formativos de una tarde a la semana durante
aproximadamente dos meses, en los que informa de las oportunidades de financiación en proyectos
europeos, cómo escribir propuestas ganadoras y cómo gestionar los proyectos. Estos ciclos se han
organizado como “Los martes de la OPE”, “Los jueves de la OPE”, etc. El próximo será en otoño de 2014.
 Infodays en colaboración con el CDTI sobre la apertura de convocatorias.
 Adicionalmente la OPE organiza anualmente el Título propio de la UPM “Experto en promoción y gestión
de proyectos y actuaciones internacionales de I+D+i". Se trata de un título de postgrado de 15 ECTS cuyo
objetivo es contribuir a la preparación de profesionales españoles en la promoción, organización y gestión
de actividades de investigación, desarrollo tecnológico e innovación (I+D+i) en programas e
instituciones internacionales, y especialmente en el Programa Marco de la Unión Europea.
Más información: [email protected] Telf: 91 336 36 39.
2
Ayudas a la participación en propuestas
Ayudas de la UPM
El Vicerrectorado de Investigación ofrece ayudas para compensar viajes a infodays, jornadas de networking o
reuniones para la preparación de propuestas a H2020 fuera de España. Cubren los gastos de viajes
realizados en la preparación de una propuesta, hasta 3.000 euros, siguiendo unos criterios de priorización.
Hay que adelantar el gasto y adjuntar después, una vez se presenta la propuesta, las facturas
correspondientes y un justificante de haber presentado la propuesta.
Más información: aquí o en [email protected].
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Ayudas del MINECO
Financian actividades como la organización de reuniones, asistencia a infodays, viajes para contactar con
socios o con los funcionarios de la Comisión, contratación de servicios especializados (traducción,
consultoría…), etc. Se exigen varias condiciones: Coordinación del proyecto, fuerte participación española (al
menos un 35% del presupuesto de la propuesta) y un presupuesto total del proyecto mayor de 3M€ (a menos
que la convocatoria establezca un límite inferior para las propuestas). Las solicitudes presentadas pueden
tener un plazo de ejecución de 1 a 3 años. Ello permite disponer de tiempo suficiente para preparar un
proyecto internacional coordinado, tanto a las convocatorias europeas e internacionales correspondientes a
2014 como a las previstas en años posteriores.
El plazo para presentar solicitudes termina el 27 de febrero de 2014, a las 15:00 horas.
Más detalles de la convocatoria Europa Investigación en este enlace de la página web del MINECO o
contactar con David González y Severino Falcón, ambos de la Subdirección General de Proyectos
Internacionales del Ministerio de Economía y Competitividad. Correo electrónico: [email protected]; teléfono:
91 6037990.
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ANEXO II: Guías de ayuda y Fuentes de información sobre el H2020 Esta Guía no profundiza en los aspectos generales del H2020 (estructura, programas específicos, esquemas
de subvención, etc.), ya que esos temas se abordan ampliamente en la Guía Básica del Horizon 2020
realizada y publicada por la OPE-UPM.
http://www.upm.es/observatorio/vi/gestionArchivos/gestionArchivos.jsp
Adicionalmente, se indican a continuación un enlace a documentos de interés:
‐
Información facilitada por la Comisión Europea sobre el H2020: todos los Documentos de referencia
del HORIZON2020 (aspectos legales y financieros, ejemplos de Acuerdos de Consorcio, Programas
de Trabajo, etc.):
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html
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