Informe 2005 - Unidad de Transparencia y Acceso a la Información

BENEMÉRITA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE PUEBLA
CONTRALORÍA GENERAL.
AÑO DE LA AUTONOMÍA UNIVERSITARIA.
MTRO. ROBERTO ENRIQUE AGÜERA IBÁÑEZ
RECTOR DE LA BENEMÉRITA UNIVERSIDAD
AUTÓNOMA DE PUEBLA Y PRESIDENTE DEL
H. CONSEJO UNIVERSITARIO
DR. JOSÉ RAMÓN EGUIBAR CUENCA
SECRETARIO GENERAL Y
SECRETARIO DEL H. CONSEJO UNIVERSITARIO
INTEGRANTES DEL HONORABLE
CONSEJO UNIVERSITARIO
FUNCIONARIOS Y AUTORIDADES UNIVERSITARIAS.
En cumplimiento con lo señalado en la fracción VII del artículo 14
de la Ley de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, fracción VII
del artículo 49 y la fracción XVI del artículo 94 del Estatuto Orgánico
vigente, me permito comparecer ante este máximo Órgano Universitario,
en calidad de Contralor General, para rendir el Informe de Actividades
desarrolladas por la Contraloría General correspondiente al periodo
comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2005.
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1.
DICTAMEN DE ESTADOS FINANCIEROS
He examinado el estado de posición financiera consolidado de la
Benemérita Universidad Autónoma de Puebla al 31 de diciembre de 2005
y el correspondiente estado de ingresos y egresos consolidado por el año
terminado en esa fecha. Dichos estados financieros son responsabilidad
de la Dirección de Contabilidad General de la Benemérita Universidad
Autónoma de Puebla. Mi responsabilidad consiste en expresar una
opinión sobre los mismos mediante la realización de una auditoría.
Mis exámenes fueron realizados de acuerdo con las normas de auditoría
generalmente aceptadas en México, las cuales requieren que la auditoría
sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una
seguridad razonable de que los estados financieros no contienen errores
importantes, y que están preparados de acuerdo con los principios
contables adoptados por la Institución. La auditoría consiste en el
examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que soporta las
cifras y revelaciones de los estados financieros; asimismo, incluye la
evaluación de los principios de contabilidad utilizados, de las
estimaciones significativas efectuadas por la Dirección de Contabilidad
General y de la presentación de los estados financieros tomados en su
conjunto. Considero que mis exámenes proporcionan una base razonable
para sustentar mi opinión.
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De acuerdo con las necesidades de control e información financiera, la
Universidad ha adoptado políticas contables específicas que en algunos
casos difieren de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
En mi opinión, los estados financieros, presentan razonablemente en todos
los aspectos importantes, la situación financiera de la Benemérita
Universidad Autónoma de Puebla al 31 de diciembre de 2005 y los
ingresos y egresos por el año terminado en esa fecha, de conformidad con
los principios contables adoptados por la Institución.
2. RENDICIÓN DE CUENTAS
Los Estados Financieros de la Universidad correspondientes al ejercicio
2004, luego de ser dictaminados y sancionados por este H. Consejo
Universitario, previa revisión por este Órgano de Control y por el
Despacho de Auditoria Externa Orozco, Medina y Asociados, S.C., en el
año 2005 se presentaron oportunamente ante el Órgano de Fiscalización
Superior del Estado de Puebla para su respectiva revisión y aprobación
por parte del H. Congreso del Estado de Puebla, posteriormente se llevó a
cabo la entrega de los mismos ante la Secretaría de Educación Pública en
los formatos respectivos. Asimismo, se atendió a la Auditoría Superior de
la Federación (ASF), quien realizó trabajos de fiscalización durante el
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ejercicio 2004, mismos que fueron dados a conocer en el año 2005. La
respuesta a dichas observaciones se presentó en este periodo en su
totalidad y estamos en espera del estudio de las últimas que han sido
entregadas para su correspondiente evaluación por parte de la ASF.
3. AUDITORÍAS
INTEGRALES
EN
LA
ADMINISTRACIÓN
CENTRAL, DEPENDENCIAS Y ENTIDADES UNIVERSITARIAS
Se realizaron auditorias integrales a 76 dependencias que abarcaron
aspectos financieros, administrativos, operativos, así como de planeación
y administración académica, dando el seguimiento correspondiente a los
hallazgos obtenidos en cada caso.
Bajo un control interno en constante revisión y mejora, se dio mayor
alcance en los aspectos de planeación, operación y seguimiento a
compromisos de avance académico, concertando con los responsables
acciones de mejora, que pretenden contribuir a ofrecer servicios de
calidad, fomentando la política de la mejora continua.
Se emitieron 359 informes mensuales, 68 informes trimestrales, 48
informes semestrales correspondientes a la aplicación de los recursos de
ingresos propios y 9 informes especiales, en los cuales se plasmaron las
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recomendaciones tendientes a mejorar y depurar los procesos,
concertando directamente con las entidades y dependencias las acciones
pertinentes.
En el ejercicio que se informa se realizaron en total 484 informes, mismos
que reportaron 1,429 observaciones bajo la siguiente clasificación
OBSERVACIONES
MODALIDAD
Recomendaciones y Sugerencias
Observaciones
SUMA
TOTAL
%
125
9%
1,304
91%
1,429
100%
A. ORIGEN DE RECURSOS
De manera permanente se revisaron los ingresos gestionados por la
Administración Central tales como, Subsidios Federales y Estatales,
ambos en su modalidad ordinaria y extraordinaria; PIFI (Programa
Integral de Fortalecimiento Institucional); FAM (Fondo de Aportaciones
Múltiples); PROMEP (Programa de Mejoramiento del Profesorado); PEF
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(Presupuesto de Egresos de la Federación); PIFIEMS (Programa Integral
de Fortalecimiento Institucional de la Educación Media y Superior); así
como los ingresos alternos que se generan directamente en las
dependencias y entidades, reportando una muestra de revisión en
promedio del 72.93%; mismos que registró de manera oportuna la
Dirección de Contabilidad General, de acuerdo a las políticas
establecidas por la Institución, tal y como se muestran en los estados
financieros adjuntos, preparados por la Dirección de Contabilidad
General y suscritos por el Sr. Rector, Mtro. Enrique Agüera Ibáñez; por el
Mtro. Anastacio Granillo Solís, Contador General; por el Mtro. Alfonso
Esparza Ortiz, Tesorero General y por el Contralor General, Mtro. Oscar
Gilbón Rosete, mismos que se encuentran debidamente auditados por el
Despacho de Auditoría Externa Orozco, Medina y Asoc. S.C.
B. APLICACIÓN DE RECURSOS
De igual manera se revisaron los recursos ejercidos tanto a nivel de la
Administración Central como directamente en las dependencias y
entidades universitarias, reportando una muestra de revisión en promedio
del 62.93%.
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La aplicación de los recursos auditados comprendieron las diversas
Unidades Académicas y Administrativas, Vicerrectorías, Institutos,
Hospital Universitario, BUAP Promoción Universitaria S.C. y Promotora
Universitaria A.C., estas auditorias se realizaron de conformidad a los
alcances de revisión que se determinan del análisis a los controles
internos de cada entidad en particular.
C. SEGUIMIENTO DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL
Se dio continuidad a la política de reuniones personalizadas de
capacitación, retroalimentación y seguimiento con los responsables en
cada Unidad Académica y Administrativa, logrando un avance
considerable en la planeación y preparación de presupuestos de recursos
alternos, buscando el apego a los planes de trabajo de cada Unidad del
ejercicio de sus recursos, asegurando la adecuada aplicación de los
mismos.
Del seguimiento realizado al ejercicio presupuestal de los recursos
alternos generados por las Dependencias y Entidades Universitarias,
resultaron algunas variaciones entre las cifras presupuestadas y
realmente ejercidas, las cuales son motivadas por incrementos en las
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actividades originalmente previstas, eventos fortuitos, omisiones de rubros
al presupuestar, así como a diferencias en la aplicación de criterios
contables de conceptos de ingreso y egreso, situación que se considera
normal, sobre todo en aquellas dependencias que presentaron cambios en
su administración.
En términos generales se considera que el ejercicio de los recursos
alternos se desarrolló de acuerdo a los objetivos institucionales, sin
embargo, se continuará con las acciones necesarias para mejorar las
actividades de planeación de las Unidades Académicas y Administrativas
de la Institución, en apego a los objetivos Institucionales de mejora
continua.
D.
COMPROBACIONES DE FONDOS ASIGNADOS.
D1.-Fondos fijos
Se revisaron un total de 1,889 comprobaciones de fondos fijos mensuales,
que comprenden la presentación en tiempo y forma de los comprobantes
que justifican el ejercicio del gasto de operación de las dependencias de la
Institución.
La revisión se efectuó aproximadamente en un 95%, en donde se verificó
que los comprobantes correspondieran a los gastos operativos de las
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dependencias, así como que cumplieran con requisitos fiscales vigentes,
que contaran con una plena justificación de su ejercicio y mostraran una
adecuada aplicación a las cuentas contables correspondientes.
D2.-Apoyos especiales
Se revisaron un total de 467 comprobaciones correspondientes a apoyos
especiales otorgados a las diferentes dependencias, por parte de la
Tesorería General.
La revisión se efectuó aproximadamente en un 95%, en donde se verificó
que los comprobantes correspondieran a los gastos operativos de las
dependencias, cumplieran con requisitos fiscales vigentes, que contaran
con una plena justificación de su ejercicio y mostraran una adecuada
aplicación a las cuentas contables correspondientes.
D3.-Recursos CONACYT
En cuanto a recursos del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología
(CONACYT) se refiere, se dio seguimiento al ejercicio mensual de 58
proyectos de investigación correspondientes a asignaciones de los años
que van de 1998 a 2003, resultando en términos generales aprobados de
manera satisfactoria.
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La revisión a los Proyectos CONACYT se efectuó aproximadamente en un
95% y se rindió informe ante el Consejo Nacional de Ciencia y
Tecnología, constatando con dicho acto, que la Contraloría General es el
aval reconocido ante el CONACYT, toda vez que se vigiló el ejercicio de
los recursos, de conformidad con la normatividad universitaria y la
establecida por el propio Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología, en lo
referente al seguimiento, plazos y montos presupuestados y autorizados
en los convenios establecidos, logrando con esto que nuestra Institución,
esté reconocida para el otorgamiento de futuros apoyos similares.
D4.-Convenios Bilaterales
Se revisaron apoyos por 5 convenios bilaterales (apoyos principalmente
para viáticos de investigadores por visitas académicas), los cuales en
términos generales reunieron los requisitos previstos por la Ley y por los
propios convenios suscritos.
D5.-Recursos del Programa de Apoyo al Desarrollo Universitario
(PROADU).
Se revisaron los remanentes de 3 Proyectos PROADU correspondientes a
las asignaciones del año 2003, mismos que cumplieron con los requisitos
exigidos por el propio convenio.
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D6.-Recursos PIFI 3.0 (Programa Integral de Fortalecimiento
Institucional)
Se revisaron 11 proyectos, correspondientes al ejercicio comprobado en el
periodo que se informa, recursos que a la fecha se encuentran en fase de
ejecución, en el cual se recomendó un procedimiento de registro,
integración y conservación de expedientes, derivado de la revisión que a
los mismos efectuó la Auditoria Superior de la Federación y que permite
una revisión más ágil e integral de dichos expedientes.
D7.-Recursos PIFI 3.1 (Programa Integral de Fortalecimiento
Institucional)
Se revisaron 12 proyectos PIFI 3.1, basándose ésta en la información
existente en el software elaborado por la Vicerrectoría de Planeación y
Desarrollo Institucional, lo que permitió mayor agilidad en la realización
del proceso.
D.8.-Recursos PIFIEMS (Programa Integral de Fortalecimiento
Institucional para la Educación Media Superior)
Se revisaron 5 proyectos PIFIEMS, a través del sistema en línea
establecido para los recursos etiquetados PIFI y PIFIEMS.
D9.-Recursos PROMEP (Programa de Mejoramiento del Profesorado)
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Se revisaron los remanentes de 46 proyectos, en sus asignaciones de los
años 2001, 2002, 2003 y 2004, en los siguientes subprogramas:
Becas.- 23 convenios.
Exbecarios.- 11 convenios.
Profesores de Tiempo Completo.- 8 convenios.
Perfiles Deseables.- 4 convenios.
Estos recursos son ejercidos de acuerdo con los proyectos que son
presentados por los académicos en alguna de las opciones antes descritas,
considerando diversos periodos de ejercicio y presentación, de
conformidad con la opción elegida.
Durante el ejercicio 2005, la Contraloría gestionó con la Vicerrectoría de
Planeación y Presupuesto Institucional; la Academia para el Avance de la
Educación y la Vicerrectoría de Docencia, la presentación ante la
DGESU (Dirección General de Educación Superior Universitaria), la
comprobación financiera del PROMEP (Programa para el Mejoramiento
del
Profesorado),
correspondiente
a
convenios
de
considerable
antigüedad, mismos que se mencionan a continuación:
• Convenio 97-01
$117,778.75
• Convenio 97-06
$2,288,182.28
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Asimismo se gestionó exitosamente con la Coordinación Académica del
PROMEP SES-SEP (Programa para el Mejoramiento del Profesorado
Subsecretaría de Educación Superior-Secretaría de Educación Pública),
ajustes a convenios del ejercicio 1998 por $8,547.89, logrando con esto
que los remanentes reportados en el estado de cuenta de la Secretaría de
Educación Pública, fueran saldados en su totalidad.
4. REVISIÓN DE NÓMINA INSTITUCIONAL.
Se llevaron a cabo las conciliaciones de Percepciones y Deducciones de
la nómina, mediante análisis comparativos quincenales para verificar la
correcta determinación de los pagos netos por transferencia bancaria, en
las cuales esta Contraloría se encuentra presente conjuntamente con
personal de la Dirección de Recursos Humanos y de la Tesorería General.
En el ejercicio que se reporta se realizaron en promedio 9,590
transferencias a trabajadores por concepto de nómina, en donde se le dio
el seguimiento a los 414 rechazos bancarios originados básicamente por
las siguientes causas.
• 229 cambios masivos de cuentas que efectúo el banco y que no
fueron reportadas a la Institución.
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• 96 cuentas que por su desuso el banco no deposita el pago de
nómina, en virtud de que el trabajador la canceló.
• 89 cuentas canceladas reportadas al banco como extraviadas por
parte del trabajador, en donde se procede a efectuar el cambio de
número de cuenta por la institución bancaria y que no es notificada
por el trabajador a la Institución.
De conformidad con los procedimientos establecidos se llevaron a cabo
revisiones de diferentes rubros, por citar algunos:
• Verificación física del Personal Activo y Jubilado
• Revisión al Programa de Becas a Extranjeros.
• Revisión al Subsidio Federal, en lo referente al pago de
prestaciones por jubilación.
• Transferencia de nómina institucional.
• Proceso de credencialización de la jefatura de servicios médicos
de la Dirección de Recursos Humanos.
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Se verificaron 79 proyectos de pago de prestaciones por los conceptos que
se indican:
PRESTACIONES
CONCEPTO
TOTAL
Pagos de Marcha
29
Liquidaciones
27
Pensión por Viudez
14
Pensión por Invalidez Definitiva
6
Pensión por Orfandad
1
Pensión por Ascendencia
2
SUMA
79
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De igual manera se verificaron 247 proyectos de jubilación que se
otorgaron bajo las siguientes modalidades:
JUBILACIONES
MODALIDAD
Antigüedad
TOTAL
%
227
92
Área insalubre
4
2
Edad
16
6
247
100
SUMA
Siendo el porcentaje de jubilados por antigüedad el de mayor frecuencia
con un 92%.
Cabe destacar que el creciente número de compañeros universitarios que
opta por el retiro de la vida activa, ha elevando el número de la nómina
de personal pensionado a 2,192 personas al 31 de diciembre de 2005 y al
15 de marzo del 2006 el número asciende a 2,202 pensionados.
Se revisaron los pagos efectuados a través de la nómina por concepto de
prestaciones de fin de año, que incluyen aguinaldo, vacaciones, prima
vacacional, para determinar su procedencia con base en los Contratos
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Colectivos de Trabajo. Dichas revisiones se llevaron a cabo en los
porcentajes que a continuación se describen:
Prima vacacional
94.98%
Vacaciones
95.30%
Aguinaldo
94.99%
La nómina de personal afiliado al IMSS, de conformidad con la ley del
mismo Instituto, fue dictaminada por Auditor Externo, participando
estrechamente en dicho proceso la Contraloría General.
5. INTERVENCIONES A PROCESOS Y PROGRAMAS
a.- Programa de Estímulos al Desempeño del Personal Docente
Se intervino en el proceso correspondiente al periodo 2004 – 2005 dando
seguimiento al pago en nómina de 1,033 trabajadores beneficiados de
conformidad con los acuerdos de la Comisión Institucional.
b.- Procesos Escolares 2005
Durante 2005 se intervino en los procesos de reinscripción, inscripción y
admisión, realizados en enero, mayo, julio, agosto y diciembre de 2005,
verificando los ingresos reportados por la Tesorería General y la
Dirección de Administración Escolar.
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c.- Actividades adicionales a los Procesos Escolares.
I.
Revisión de la autorización de la Secretaría General, de las
condonaciones otorgadas a los alumnos por concepto de
inscripción de nuevo ingreso y reinscripción, además se analizaron
las condonaciones aplicadas al 100% para los hijos de
trabajadores y para condonaciones otorgadas por promedio
académico a los alumnos.
II.
Revisión del control establecido por el archivo escolar de la
Dirección de Administración Escolar, con la finalidad de depurar
las bases de datos de alumnos de nuevo ingreso que adeudan
documentos relevantes (acta de nacimiento o certificado de
estudios de la escuela de procedencia), verificando que se
entreguen dentro de los plazos establecidos, de acuerdo a lo fijado
en la carta compromiso firmadas por los alumnos.
III.
Verificación de entrega de actas de calificaciones a las
Subdirecciones de la Dirección de Administración Escolar,
conforme a los plazos establecidos por la misma, en cada uno de
los periodos escolares correspondientes.
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IV.
Revisión selectiva del historial académico de los alumnos que son
candidatos a recibir una beca universitaria.
V.
Revisión del requisito de Permanencia de los alumnos vigentes a
nivel licenciatura, conforme a lo establecido en el Reglamento
Escolar vigente.
VI.
Revisión y seguimiento en la actualización de la información que
proporciona la Dirección de Administración Escolar a la
Subdelegación
del
Instituto
Mexicano
del
Seguro
Social,
correspondiente a alumnos registrados con seguro facultativo.
VII.
Participación en la recepción, distribución, aplicación de
exámenes y entrega de resultados del examen de admisión para
nivel medio superior y superior.
VIII. Participación en la revisión operativa para el registro del derecho
a examen de admisión, en la revisión documental de los procesos
de inscripción, así como lugares disponibles en el proceso de nuevo
ingreso.
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6. ACTIVIDADES PERMANENTES DE CONTROL
a)
Declaraciones de Situación Patrimonial
Se dio seguimiento al cumplimiento oportuno de la entrega de
declaraciones patrimoniales, realizando el registro y análisis respectivo,
en este sentido, se recibieron un total de 627 declaraciones según se
muestra:
TIPO DE
RECIBIDAS
%
INICIAL
63
10%
ANUAL
518
83%
46
7%
627
100%
DECLARACIÓN
CONCLUSIÓN
TOTAL
FORMA DE CUMPLIMIENTO
OPORTUNO
590
94%
EXTEMPORÁNEO
37
6%
TOTAL
627
100%
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Este Órgano de Control dentro del compromiso de cumplir y hacer
cumplir las obligaciones de los funcionarios, realiza acciones como
medida para la consecución de este fin, ejemplo de ello, es la imposición
de sanciones de carácter económicas al personal que presenta su
declaración patrimonial de manera extemporánea.
TOTAL DE EXTEMPORANEOS
37
SANCIONADOS
8
Asimismo a la fecha de este informe, se encuentran publicadas de manera
permanente en la página web de la Institución, las declaraciones de los
funcionarios de primer nivel y directores administrativos de la Institución.
b)
Declaración Patrimonial por Internet
En apego al compromiso establecido por nuestra política de calidad, la
cual implica actuar con la mística de la mejora continua, la Contraloría
General, en coordinación con el Sistema de Información Universitaria
(SIU), desarrolló el Sistema de Declaración Patrimonial Electrónica, lo
que permite que el personal obligado a presentar su declaración, lo
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realice oportunamente y con la facilidad de operarla con la tecnología del
Internet.
En una primera etapa, el sistema fue puesto en marcha durante enero y
febrero de 2006, mediante el registro de funcionarios adscritos a cinco
dependencias de la Administración Central, quienes declararon las
modificaciones ocurridas a su patrimonio en el año 2005.
El actual compromiso de la Contraloría Generales es que a partir de esta
fecha, y para la entrega del ejercicio 2006, la presentación de la
declaración en la modalidad electrónica, esté disponible para todo el
personal obligado.
c)
Intervención en Cambio de Titulares
Se intervino en 74 cambios de funcionarios en dependencias, delimitando
responsabilidades de los funcionarios entrantes y salientes para asegurar
la adecuada entrega - recepción de instalaciones, bienes, documentación
y recursos.
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d)
Participación en Inventarios Físicos
De manera selectiva se verificaron físicamente los procedimientos
llevados a cabo para la toma de inventarios de bienes, artículos y
publicaciones que anualmente se practican en las dependencias de la
Institución.
Asimismo, en coordinación con la Dirección de Control de Patrimonio
Universitario, se depuran los procedimientos de recuperación de bienes,
con la finalidad de hacer más ágiles los mismos.
e)
Intervención en adquisiciones y bajas de Activos Fijos
Se Intervino conjuntamente con la Dirección de Patrimonio Universitario
en los siguientes eventos:
¾ Traslado y préstamo de obras de arte.
¾ Entrega- recepción de bienes inmuebles adquiridos y construidos.
¾ Entrega- recepción de bienes adquiridos como donativos en
especie.
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7. VERIFICACIÓN DE OBLIGACIONES FISCALES
a) Dictamen de Donativos
Atendiendo a lo dispuesto en la fracción II del artículo 32-A y artículo 52
del Código Fiscal de la Federación, esta Contraloría dio seguimiento a la
elaboración y presentación del Dictamen con alcances fiscales que
presentan los Auditores Externos, respecto de los donativos recibidos por
la Institución correspondientes al ejercicio 2004.
b) Retención de Impuestos
La Contraloría General vigila constantemente que la Universidad cumpla
con la obligación señalada en la Ley del Impuesto Sobre la Renta y en el
Código Fiscal de la Federación, referente a la retención y entero de los
impuestos por concepto de pago de salarios expresados en la nómina
quincenal, de los honorarios y sobresueldos pagados por concepto de
actividades académicas y administrativas de la Institución y por el
arrendamiento de inmuebles, enterando los impuestos retenidos de forma
mensual a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
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Por lo anterior, agradezco la valiosa colaboración de los Directores de
las diferentes Unidades Académicas y Administrativas, al hacer llegar e
informar en tiempo y forma la realización de sus retenciones de impuestos
a la Tesorería General y a la Dirección de Contabilidad General.
c) Atención a Requerimientos de Autoridades Fiscales
Se dio atención a los requerimientos emitidos por el Servicio de
Administración Tributaria, Instituto Mexicano del Seguro Social e
Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, a los
cuales se les otorgó la atención y respuesta satisfactoria.
8. PARTICIPACIÓN EN GRUPOS INSTITUCIONALES DE
TRABAJO
a)
Comisión Institucional de Desarrollo Académico
Se participó en la Comisión Institucional de Desarrollo Académico,
vigilando la adecuada revisión de plantillas, permisos, incorporación y
reincorporación de decentes; agilizando los procesos de contratación y
recontratación, mejorando con esto, la planeación en las Unidades
Académicas.
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b)
Comisión Institucional de Estímulos al Desempeño del
Personal Docente
Se verificó que el proceso de asignación de este estímulo cumpliera con la
normatividad aplicable, asimismo, a todos los docentes que así la
solicitaron, se validó su participación en eventos que generaron ingresos
alternos.
c) Comisión Institucional para la revisión de los Contratos
Colectivos de Trabajo del personal académico y no académico
Se participó en la negociación del incremento salarial que anualmente se
otorga.
d) Comisión Institucional de Inspectorías a Escuelas Incorporadas
Se participó en 5 visitas de supervisión e inspección a escuelas
incorporadas con estudios incorporados a la BUAP del nivel Superior y
Medio Superior.
e) Comisión Dictaminadora del Sistema Integral de Becas
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Se llevó a cabo el seguimiento al pago en la nómina de 1,498 alumnos del
proceso de otorgamiento de Becas Estudiantiles correspondientes al
periodo 2004 – 2005.
f) Comité de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios
Se asistió a todos los procedimientos de adquisiciones convocados por el
comité y a las sesiones del mismo, vigilando que la aplicación de los
recursos cumpla con la normatividad aplicable.
Se conoció, substanció y en su caso resolvió los recursos administrativos
intentados contra las resoluciones emitidas por este comité.
g) Comisión de Transparencia y Acceso a la Información
Se participó de manera permanente coadyuvando a la creación y
actualización de la página de transparencia, toda vez que la Contraloría
es parte del Comité Institucional de Información.
En la actualidad, la página de transparencia se encuentra operando de
manera normal al alcance de la ciudadanía, para que, entre otros fines,
evalúe el desempeño de nuestra Institución, asumiendo con esto, nuestro
compromiso social.
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De igual manera se intervino en la identificación de los procedimientos
para asegurar la mayor eficiencia en la gestión de las soluciones de
acceso a la información, así como la supervisión de las acciones
concertadas en la Coordinación Universitaria de Enlace.
h)
Hospital Universitario
La Contraloría General continuó trabajando en coordinación con la
Dirección del Hospital Universitario en el fortalecimiento del control
interno de éste, durante el 2005 se concretaron las siguientes acciones:
¾ Se reforzaron las políticas de control de ingresos y egresos.
¾ En coordinación con la Dirección del Hospital y la Abogada
General, en diciembre de 2005 se dio seguimiento al cumplimiento
de los Lineamientos Generales de Ingreso, Permanencia y Egreso
del Hospital Universitario.
i) Comité de Farmacia y Terapéutica del HUP
Se monitorea permanentemente en coordinación con el Comité, el
procedimiento de entrega de medicamentos a derechohabientes de la
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Institución
por
parte
de
la
Farmacia
Universitaria;
de
la
retroalimentación obtenida se han adoptado medidas de control y
seguimiento en pro de la mejora de la calidad de los servicios médicos
que presta el Hospital.
j) Comité Central de Calidad
Como parte de un programa de certificación para los principales procesos
administrativos, participaron auditores de calidad de esta Contraloría en
auditorias internas de calidad y de seguimiento, realizadas en
dependencias de esta universidad.
La Contraloría General participó con asesoría y revisión de los Manuales
de Calidad y de Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos,
Dirección de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios, Dirección
General de Obras y Dirección de Contabilidad, así como en la Guía
Contabilizadora de ésta última. Lo anterior, para que dichos documentos
se presentaran ante las Comisiones de Supervisión Administrativa y la de
Legislación del Honorable Consejo Universitario, y su posterior
aprobación. Consecuentemente, estos manuales apoyaron para solventar
las observaciones 03-99001-6-081-01-002 y 03-99001-6-081-01-003
establecidas por la Auditoría Superior de la Federación, a la Dirección de
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Contabilidad, la primera y a las Direcciones de Recursos Humanos,
Obras y Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios la segunda.
k)
Comisión de Seguridad y Protección a la Comunidad
Universitaria
En esta Comisión participa activamente esta Contraloría vigilando que
los acuerdos tomados en la misma se lleven a cabo; de igual manera, se
participó en la elaboración del proyecto de la señalética que se colocó en
Ciudad Universitaria; así mismo se participó en la creación y aprobación
del Acuerdo por el que se Establecen los Lineamientos Generales para el
Consumo de Tabaco en la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla.
9. REUNIONES DE TRABAJO CON DEPENDENCIAS
Como parte de las actividades indispensables para poder llevar a cabo
nuestra función de control y vigilancia se sostuvieron múltiples reuniones
con titulares de las diversas dependencias administrativas, de las cuales
se desahogaron asuntos de gran relevancia, algunos de estos se
mencionan a continuación:
9 Conciliación de información financiera y contable.
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9 Regulación de contrataciones con recursos alternos.
9 Procesos de revisión de los recursos etiquetados.
9 Manejo de fondos extraordinarios provenientes del CONACYT y la
SEP.
9 Reunión de trabajo con personal docente y administrativo, para
establecer lineamientos del Programa de Estímulos al Desempeño.
9 Se participó en reuniones de trabajo con los integrantes de la
Comisión Institucional de Inspectorías a Escuelas Incorporadas,
para actualizar y perfeccionar el proceso de inspectorías a escuelas
con estudios incorporados a la BUAP.
9 Propuesta para la consulta en la DAE de servicios de autoatención, a través de la instalación de cajeros automáticos.
9 Conjuntamente con la Abogada General, se elaboró la propuesta de
carta poder para establecer un control en la firma de los
apoderados en las nóminas de pensionados y jubilados.
9 Reunión con AMOCVIES, para establecer los mecanismos de
revisión de la matrícula escolarizada del ciclo escolar 2004 – 2005,
con base en el Decreto publicado en el D.O.F. de fecha 20 de
diciembre de 2004.
9 Se practicaron auditorias internas de calidad, participando en el
seguimiento al cerrar las acciones correctivas y preventivas
planteadas en las revisiones de las Direcciones de la Contraloría
General y de la Dirección General de Bibliotecas.
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9 En coordinación con la Oficina de la Abogada General se participó
en la elaboración del documento para el control de Adeudos de
documentos oficiales en los procesos de Inscripción de nuevo
ingreso, coadyuvando con esto a la cultura de Transparencia en
nuestra Institución.
9 Se
participó
de
manera
permanente,
verificando
que los
procedimientos de las Bibliotecas Universitarias cumplieran con las
necesidades de información y controles necesarios, siendo ya 34
Bibliotecas automatizadas, correspondientes a un 62% del total de
bibliotecas en la Institución. Así también se monitoreo a 20
Bibliotecas que realizan el cobro automatizado de multas a los
estudiantes
y
usuarios
del
servicio,
participando
en
la
implementación del sistema instalado y su seguimiento.
Con todos los asuntos tratados, se han logrado avances significativos que
sin duda redundarán en una mejor eficiencia operativa, optimización los
recursos y la preparación de proyectos con beneficios institucionales.
Se constató que el ejercicio de los recursos se realizara de acuerdo a la
Normativa Institucional establecida, lo cual nos ha permitido un uso más
eficiente y transparente de los recursos asignados a nuestra Institución.
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10. VINCULACIÓN
a) Matrícula Formal Escolarizada
La Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, a través de su Órgano
de Control Interno, en el mes de agosto, estableció un precedente al ser la
primera Contraloría en emitir un dictamen de matrícula escolarizada,
cuyos alcances fueron a nivel nacional, siendo en este caso la Universidad
Autónoma del Estado de México, la entidad auditada.
De igual forma a la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, le
correspondió ser auditada en su matrícula escolar por la Universidad
Autónoma de Querétaro, tomando como base un dictamen interno
elaborado por la Contraloría General con resultados satisfactorios.
Derivado de lo anterior, y conforme a los parámetros de organismos
acreditadores y evaluadores externos de la Secretaría de Educación
Pública, el Señor Presidente de la República, Vicente Fox Quesada, el
pasado 22 de marzo, entregó un valioso reconocimiento, mismo que
califica a la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, entre las
mejores universidades del país, en cuanto al número de alumnos ubicados
en programas de alta calidad. Por lo anterior, nos sumamos a la
felicitación que merecen todos las Unidades Académicas que con su
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esfuerzo y dedicación han hecho posible que la matricula Institucional se
sitúe en un 88% del total de programas académicos registrados.
b) Organismos Profesionales
Se participó en la Asociación Mexicana de Órganos de Control y
Vigilancia en Instituciones de Educación Superior (AMOCVIES), en las
reuniones celebradas se trataron diversos asuntos de gran trascendencia
para las Universidades Públicas, en materia de rendición de cuentas,
transparencia, fiscalización, calidad y otros temas de carácter fiscal,
contable, administrativo y financiero que atañen a las Instituciones de
Educación Superior, de la misma manera se participa como con otros
organismos de profesionales.
11. CAPACITACIÓN
Con el fin de mantener actualizado al personal se participó en 81 eventos
de
capacitación
referentes
a
cursos,
seminarios,
conferencias,
diplomados, simposium, congresos y convenciones, enfocados a reforzar
conocimientos y habilidades relacionados con la tarea de auditoría y con
otros conocimientos de carácter general y de superación personal.
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La asistencia a un gran número de estos eventos fue sin costo, debido al
apoyo del Colegio de Contadores Públicos del Estado de Puebla,
AMOCVIES y AMEREIAF, todos en el marco de los Convenio de
colaboración firmados entre nuestra Universidad y estos organismos de
profesionales.
Asimismo, el personal de Contraloría impartió cursos y talleres
necesarios para mantener el adecuado desempeño institucional.
12.
ATENCIÓN
A
LA
AUDITORÍA
SUPERIOR
DE
LA
FEDERACIÓN.
Durante el 2005, se continuó atendiendo los requerimientos que con
motivo de la fiscalización a las Instituciones Públicas de Educación
Superior, se le aplicó a nuestra Institución parte del Órgano de
Fiscalización Superior de la Federación.
Asimismo, en el seguimiento al resultado de la revisión practicada por la
Auditoría Superior de la Federación, se ha dado contestación a las
solicitudes de aclaración, de igual forma, se trabaja con las diferentes
áreas de la BUAP, en la aplicación de recomendaciones que aporten
beneficio a la Institución.
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Por otra parte, es importante señalar que la Contraloría General, en el
ámbito de sus atribuciones ha concluido las investigaciones.
13. RECEPCIÓN Y EMISIÓN DE CORRESPONDENCIA
Durante el 2005, en la Contraloría se recibieron 11,632 oficios y
comunicados, procedentes de las diferentes dependencias universitarias,
lo que indudablemente demanda establecer de manera efectiva, procesos
de control y registro de correspondencia, a fin darles el tratamiento
adecuado en tiempo y forma, para lo cual, el Sistema de Gestión de
Calidad, ha resultado un excelente medio de apoyo.
De la misma manera, se emitieron 2,190 oficios y comunicados hacia la
comunidad universitaria, dando respuesta a los diversos asuntos y
planteamientos que ésta presenta.
14. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Para el 2005 el Sistema de Gestión de Calidad se ha convertido en una
cultura, una práctica normal y una herramienta estratégica de gran ayuda
para llevar a cabo nuestras actividades de Contraloría.
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En este sentido y como parte de la mejora continua, durante 2005 se
tuvieron avances y beneficios al interior de la Contraloría, entre los que
podemos citar la creación de grupos de mejora integrados con el mismo
personal de Contraloría, quienes trabajaron de manera coordinada
obteniendo excelentes resultados. Lo anterior nos permitió cumplir con los
objetivos de calidad por arriba de los parámetros originalmente
planteados.
Asimismo, y con la finalidad de mantener un ambiente de calidad en la
Contraloría, se ha establecido como norma, la práctica de auditorías
internas, en las que participa de manera destacada la totalidad del
personal adscrito a ésta.
Sabedor que las tareas antes descritas, son inalcanzables de no ser
gracias al esfuerzo y compromiso del personal de la Contraloría General
por impulsar los procedimientos de supervisión y control; por su
participación decidida, por su alta responsabilidad, por su dedicación y
alto espíritu ético y humano, cumpliendo con los más altos estándares
profesionales, a cada uno de ellos mi más cálido agradecimiento.
Para finalizar deseo destacar el decidido apoyo brindado por el C. Rector
Mtro. Enrique Agüera Ibáñez, quien de manera sobresaliente, impulsa la
gestión de mecanismos de control y de transparencia en beneficio de
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nuestra Institución, propiciando con esto que la Benemérita Universidad
Autónoma, se destaque como una institución líder, por lo anterior, Sr.
Rector, le reitero mi reconocimiento.
ATENTAMENTE
PENSAR BIEN PARA VIVIR MEJOR
H. Puebla de Z., 6 de abril de 2006
EL CONTRALOR GENERAL DE LA B.U.A.P.
M.A. OSCAR GILBÓN ROSETE
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CONTRALORÍA GENERAL.
AÑO DE LA AUTONOMÍA UNIVERSITARIA.
ÍNDICE
TEMA
PÁGINA
INTRODUCCIÓN.
1
1. DICTAMEN DE ESTADOS FINANCIEROS.
2
2. RENDICIÓN DE CUENTAS.
3
3.AUDITORÍAS INTEGRALES EN LA ADMINISTRACIÓN
CENTRAL,
DEPENDENCIAS
Y
ENTIDADES
4
UNIVERSITARIAS.
4. REVISIÓN DE NÓMINA INSTITUCIONAL.
13
5. INTERVENCIONES A PROCESOS Y PROGRAMAS
17
6. ACTIVIDADES PERMANENTES DE CONTROL.
20
7. VERIFICACIÓN DE OBLIGACIONES FISCALES.
24
8. PARTICIPACIÓN EN GRUPOS INSTITUCIONALES
DE TRABAJO.
25
9. REUNIONES DE TRABAJO CON DEPENDENCIAS.
30
10. VINCULACIÓN.
33
11. CAPACITACIÓN.
34
12. ATENCIÓN A LA AUDITORÍA SUPERIOR DE LA
FEDERACIÓN.
35
13. RECEPCIÓN Y EMISIÓN DE CORRESPONDENCIA.
36
14. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
36
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