Manual de Proceso - Superintendencia de Compañías

ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN
SOCIETARIA
Manual de Usuario Externo
Versión: 01
Fecha de aprobación: 22/04/2016
ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN SOCIETARIA
Versión
01
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Sección y/o
página
Descripción de la modificación
Fecha
de la
Modificación
2
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ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN SOCIETARIA
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01
ÍNDICE
OBJETO .......................................................................................................................4
ALCANCE ....................................................................................................................4
REQUISITOS TÉCNICOS ............................................................................................4
CONSIDERACIONES ..................................................................................................4
GLOSARIO...................................................................................................................5
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR INFORMACIÓN SOCIETARIA ....................8
1.
INGRESO A LA RED EMPRESARIAL ...............................................................8
2.
REGISTRO DE INFORMACIÓN ......................................................................11
2.1.
INFORMACIÓN GENERAL .......................................................................11
2.2.
INFORMACIÓN SOCIETARIA ...................................................................12
2.3.
ENVÍO DE INFORMACIÓN .......................................................................26
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS ..............................................................................29
3
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OBJETO
El presente manual tiene por objeto describir los pasos a seguir para que los
intermediarios del sistema de seguros privados realicen el proceso de actualización de
información societaria, a través del portal web.
ALCANCE
El presente manual de usuario inicia con el acceso a la red empresarial, incluye el
procedimiento para registro de actos jurídicos y nombramientos vigentes y finaliza con
la recepción del correo electrónico que confirma la finalización del proceso.
REQUISITOS TÉCNICOS
Para poder acceder a la aplicación web se requiere cumplir con los siguientes
requerimientos:

Una computadora con acceso a internet.

Un navegador de internet que puede ser:
o Mozilla Firefox Versión 40.0.3 o superior
o Google Chrome Versión 44.0.2403.157 o superior.
o Internet Explorer 10 o superior

Los documentos anexos deben tener formato PDF, con un peso máximo de
200KB por página.
CONSIDERACIONES

Se requiere del nombre de usuario y contraseña de la compañía controlada o
de su funcionario delegado para actualizar la información societaria.

Se deben registrar todos los actos jurídicos realizados por la compañía, desde
su fecha de constitución hasta el 12 de septiembre de 2015.

Se deben registrar todos los cargos de la compañía establecidos en la escritura
de constitución o en alguna reforma de estatutos posterior.

Se deben registrar todos los nombramientos vigentes de la compañía.

Los actos jurídicos y nombramientos registrados deberán incluir el documento
de soporte correspondiente.
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GLOSARIO

Actos jurídicos: Sección del aplicativo que permite registrar los actos jurídicos
que ha realizado la compañía, desde la fecha de constitución hasta el 12 de
septiembre de 2015.
Se considera acto jurídico a los siguientes:

Constitución: Acto mediante el cual se crea una sociedad
nacional.

Domiciliación: Acto mediante el cual se establece una sucursal de
compañía extranjera en el territorio nacional.

Apertura de Sucursal: Acto mediante el cual se apertura un
establecimiento
secundario
dotado
de
representación
permanente. No crea una nueva empresa, esto es, no supone la
creación de una nueva persona jurídica.

Aumento de Capital: Acto mediante el cual se eleva el capital de
una sociedad.

Disminución de Capital: Acto mediante el cual se reduce el capital
de una sociedad.

Prórroga o Disminución de Plazo Social de la compañía: Acto
mediante el cual se amplía o reduce el plazo social de la
compañía, que fue establecido en la escritura de constitución.

Cambio de Domicilio: Acto mediante el cual se cambia el domicilio
principal (legal) de una sociedad, a otra ciudad, reformando sus
estatutos.

Cambio de Denominación: Acto mediante el cual se modifica el
nombre o razón social de la sociedad.

Transformación: Operación societaria por la que una sociedad
cambia de un tipo social o forma societaria a otro permitido en la
ley sin que ello conlleve una alteración en su personalidad jurídica,
ya que no supone ni su disolución ni la constitución de otra nueva,
pues la sociedad originaria sigue persistiendo en la transformada.
 Fusión por Absorción: Acto mediante el cual una o más compañías
son absorbidas por otra que continúa subsistiendo.

Fusión por Unión: Acto mediante el cual dos o más compañías se
unen para formar una nueva que les sucede en sus derechos y

Convalidación (dejar sin efecto): La convalidación constituye un
acto jurídico por el cual se torna eficaz otro que estaba viciado de
nulidad. Sólo cabe realizarla en aquellos actos cuya nulidad sea
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subsanable, no siendo eficaz en los casos determinados en el Art.
35 de la Ley de Compañías.

Escisión: Acto societario por el cual la Junta General acuerda la
división de la compañía en una o más sociedades. En esta figura
societaria, la compañía que se escinde conservará su naturaleza,
mientras que las nuevas compañías creadas por la escisión,
podrán ser de especie distinta de la original. Podrá escindirse
también una compañía en proceso de liquidación. Si en virtud de
la escisión debiera desaparecer la compañía que se escinde, en
la misma Resolución que apruebe la escisión se dispondrá la
cancelación de su inscripción en el Registro Mercantil. Los socios
o accionistas de la compañía que se escinde participarán en la o
las nuevas compañías, recibiendo en el capital de éstas, un
número de acciones o partes sociales por un valor proporcional al
que tenían en la compañía escindida.

Cambio de Objeto Social: Acto mediante el cual se reforma el
objeto social de la compañía.

Cambio de Representante Legal (Const.): Acto mediante el cual
se modifican los cargos de representación legal de la compañía
que fueron establecidos en el contrato constitutivo.

Fijar el Capital Autorizado: Acto mediante el cual se establece un
monto de capital autorizado para la compañía.

Calificación y/o Revocatoria Apoderado: Acto mediante el cual se
establece o revoca a una persona natural o jurídica como
apoderado de una sucursal de compañía extranjera. Este acto
jurídico solo puede ser registrado por una compañía extranjera
domiciliada en Ecuador.

Otras Reformas: Acto mediante el cual se establecen
modificaciones a los pactos, estipulaciones establecidas por los
fundadores o socios de una entidad o sociedad, debidamente
registrados.

Capital autorizado: Es el valor que determina el tope máximo de capitalización
de la sociedad. Dicho valor es fijado por los asociados libremente, y se
determina en relación con las necesidades económicas de la empresa y de las
actividades que se propongan desarrollar.

Capital suscrito: Se ha definido tradicionalmente como la parte del capital
autorizado que los socios se comprometen a pagar.

Capital pagado: Capital constituido por la parte del capital suscrito que ha
ingresado al haber social, esto es, la suma que ha sido efectivamente cancelada
por los asociados.
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NOTIFICACIONES RECIENTES Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN

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Cargos y nombramientos: Sección del aplicativo que permite registrar los
cargos de la compañía establecidos en la escritura de constitución o en
reformas de estatutos posteriores.
Adicionalmente, esta sección permite registrar los nombramientos vigentes de
los cargos mencionados.

Información Societaria: Está conformada por la información de actos jurídicos
realizados por la compañía, así como, de la información de los cargos y
nombramientos vigentes de las compañías intermediarias del sistema de
seguros privados.

Portal web Institucional.- Sitio web creado para que la ciudadanía en general
acceda a los servicios en línea que ofrece la Superintendencia de Compañías,
Valores y Seguros.
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01
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR INFORMACIÓN SOCIETARIA
1. INGRESO A LA RED EMPRESARIAL
1.1.
1.2.
Ingrese al portal web de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros
www.supercias.gob.ec.
Seleccione la opción PORTAL DE TRÁMITES EN LÍNEA. (Ver figura 1)
Figura 1. Portal de Trámites
1.3.
El sistema presentará la pantalla que se muestra en la figura 2. Presione la opción
SEGUROS.
Figura 2. Menú Portal de Trámites
1.4.
En la pantalla de bienvenida a la red empresarial ingrese su nombre de
usuario y contraseña.
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NOTIFICACIONES RECIENTES Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
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01
Figura 3. Pantalla Ingreso al Sistema
1.5.
Presione el botón INICIAR SESIÓN.
1.6.
El sistema presentará la pantalla principal de la Red Empresarial
Supercias. Presione el botón INICIO.
Figura 4. Página Inicio – Botón Inicio
1.7.
Dentro del Menú Empresarial, seleccione la opción ACTUALIZACIÓN DE
INFORMACIÓN SOCIETARIA.
El sistema presentará la pantalla para actualización que contiene las
siguientes secciones:
A. Información General
B. Información Societaria
o Actos jurídicos
o Cargos y Nombramientos
C. Botones de acción
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Figura 5 Pantalla Actualización de Información Societaria
10
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NOTIFICACIONES RECIENTES Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
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01
2. REGISTRO DE INFORMACIÓN
2.1.
INFORMACIÓN GENERAL
Figura 6 Sección Información General
En esta sección se registrará la información básica de la compañía. Los
campos requeridos son:
Campo o Botón
Denominación o razón
social
RUC
Descripción
Nombre de la compañía
Expediente
Número de expediente de la
compañía en el sector societario
Tipo de intermediario del sistema
de seguro privado.
Tipo de persona jurídica de
acuerdo al ámbito societario:
 Anónima
 Responsabilidad Limitada
 Economía mixta
 Sucursal extranjera
 Comandita por acciones
Monto en dólares del capital
suscrito de la compañía, a la
fecha de la actualización.
Monto en dólares del capital
pagado de la compañía, a la
fecha de la actualización.
Tipo de Intermediario de
Seguros
Tipo de Compañía
Capital suscrito
Capital pagado
Capital autorizado
Número de RUC de la compañía
Monto en dólares del capital
autorizado de la compañía, a la
fecha de la actualización.
Validación
No
modificable
Precargado
No
modificable
Precargado
No
modificable
Precargado
No
modificable
Precargado
-
Campo de selección
obligatoria.
Campo obligatorio
Valor debe ser mayor a
cero (0).
Campo obligatorio
Valor debe ser mayor a
cero (0) y menor o igual
al capital suscrito.
Campo opcional
Solo aparecerá si se
trata de una compañía
anónima.
Si se registra un valor
en el mencionado
campo, el sistema
validará que éste sea
mayor que el valor
registrado en el campo
CAPITAL SUSCRITO,
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NOTIFICACIONES RECIENTES Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
Valor
nominal
acción/participación
Tipo de representación
de
Valor de cada acción o
participación de la compañía, a
la fecha de la actualización.
Permite registrar si cualquiera de
los representantes legales de la
compañía posee representación
individual o conjunta.
Si todos los representantes
legales de la compañía tienen
representación
individual,
deberá seleccionar este tipo de
representación en el casillero.
Caso
contrario,
al
existir
representantes
legales
con
representación conjunta, deberá
seleccionar
este
tipo
de
representación en el casillero.
Versión
01
pero menor o igual al
doble
del
valor
registrado en el campo
CAPITAL SUSCRITO.
Campo obligatorio
No puede ser igual a
cero (0).
El
separador
de
decimal es la coma (,).
Campo de selección
obligatoria.
Tabla 1 Campos Información General
2.1.1.
2.2.
Ingresada la información, presione el botón GUARDAR que se
muestra al final de la pantalla.
El sistema mostrará un mensaje indicando que los datos han sido
guardados con éxito.
INFORMACIÓN SOCIETARIA
La información societaria está dividida en dos secciones (pestañas): 1) Actos
jurídicos, y 2) Cargos y Nombramientos.
2.2.1.
ACTOS JURÍDICOS
Esta pestaña permite registrar los actos jurídicos que ha realizado
la compañía, desde la fecha de constitución hasta el 12 de
septiembre de 2015.
El primer acto jurídico que se debe registrar es CONSTITUCIÓN,
en el caso de una compañía nacional, o DOMICILIACIÓN, en el
caso de una compañía sucursal extranjera.
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NOTIFICACIONES RECIENTES Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
Versión
01
Figura 7 Información Societaria - Pestaña ACTOS JURÍDICOS
Los campos en la pantalla son:
Campo o Botón
Seleccione
el
acto
jurídico a registrar
Descripción
Permite seleccionar el acto jurídico
que se desea registrar.
Descripción
Jurídico
Permite registrar una descripción
del acto jurídico.
El usuario puede registrar alguna
característica del acto jurídico que
considere necesaria.
del
Acto
Datos de la Notaría
Provincia
Cantón
Número de Notaría
Provincia a la que pertenece la
Notaria que generó la escritura.
Cantón al que pertenece la Notaria
que generó la escritura.
Número de Notaría en la que se
generó la escritura del acto jurídico.
Validación
Campo de selección obligatoria.
Los actos jurídicos que se
pueden registrar se detallan en la
sección GLOSARIO.
Campo de texto abierto opcional.
Combo de selección obligatoria.
Mostrará las provincias del país.
Combo de selección obligatoria.
Mostrará los cantones de
acuerdo
a
la
provincia
seleccionada.
Campo numérico obligatorio.
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NOTIFICACIONES RECIENTES Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
Ejemplo:
Si la notaría que generó la escritura
fue la notaría vigésima primera del
cantón Guayaquil, se debe registrar
el número 21 en el campo.
Fecha de escritura
Fecha de generación de la escritura
del acto jurídico.
Datos de la resolución de aprobación
Número de resolución
Número
de
resolución
de
aprobación emitida por el organismo
de control.
Ejemplo:
Si la Superintendencia de Bancos
aprobó el acto jurídico con la
resolución No. SBS-INSP-2010-G235 del 8 de enero de 2010, se debe
registrar el número 235 en el campo.
Fecha de resolución
Fecha de resolución de aprobación.
Datos de la publicación
Periódico
Nombre del periódico donde se
publicó el extracto del acto jurídico.
Fecha de publicación
Ejemplo:
Si el acto jurídico fue publicado en el
periódico El Universo, se debe
registrar “El Universo” en el campo.
Recuerde que existen actos
jurídicos
que
no
requieren
publicación, por lo que, este campo
es opcional.
Fecha de publicación de la
resolución en el periódico
Datos de Registro Mercantil
Provincia
Provincia a la que pertenece el
Registro Mercantil en el que se
inscribió el acto jurídico.
Cantón
Cantón al que pertenece el Registro
Mercantil en el que se inscribió el
acto jurídico.
Versión
Campo de
obligatorio.
01
selección
fecha
Campo alfanumérico obligatorio
Campo de selección fecha
obligatorio.
Debe ser mayor o igual a la fecha
de escritura.
Campo de texto opcional.
Campo de selección fecha
opcional.
De ingresarlo, debe ser mayor o
igual a la fecha de escritura y
fecha de resolución.
Combo de selección obligatoria.
Mostrará las provincias del país.
Combo de selección obligatoria.
Mostrará los cantones de
acuerdo
a
la
provincia
seleccionada.
Campo numérico obligatorio.
Número de Registro
Número de inscripción otorgado por
el Registro Mercantil.
Tomo
Número de tomo otorgado por el
Registro Mercantil.
Campo numérico opcional.
Fecha de inscripción
Fecha en la que se inscribió el acto
jurídico en el Registro Mercantil.
Campo de
obligatorio.
selección
fecha
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NOTIFICACIONES RECIENTES Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
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01
Debe ser mayor a la fecha de
escritura, fecha de resolución y
fecha de publicación.
Documentos
Escritura
Resolución
Extracto
Publicación
GUARDAR
A través del botón EXAMINAR
permite cargar el documento.
A través del botón VISTA PREVIA
permite visualizar el documento.
A través del botón ELIMINAR
permite eliminar un documento
cargado.
Los botones VISTA PREVIA y
ELIMINAR se mostrarán cuando el
usuario cargue un documento.
Botón de Acción
AGREGAR
Botón de acción
ELIMINAR
Botón de acción
LIMPIAR
Botón de acción
Obligatorio
Obligatorio
Opcional
Opcional
Al presionarlo guardará la
información ingresada por el
usuario y mostrará un mensaje
indicando que los datos fueron
grabados exitosamente.
Al presionarlo registrará el acto
jurídico.
El botón solo se activará cuando
la información del acto de
constitución o domiciliación se
haya registrado correctamente.
Al presionarlo se eliminará el
acto jurídico seleccionado. Antes
de
eliminarlo,
el
sistema
confirmará
la
eliminación
mostrando un mensaje al
usuario.
Permitirá borrar la información
ingresada en cualquiera de los
campos descritos anteriormente
o borrar la selección realizada.
Tabla 2 Campos Información Societaria - Actos Jurídicos
2.2.1.1.
2.2.1.2.
2.2.1.3.
2.2.1.4.
Seleccione el acto jurídico a registrar.
Registre la descripción del acto jurídico, datos de notaría, datos
de resolución de aprobación, datos de publicación y datos de
registro mercantil.
Presione el botón GUARDAR ubicado en el extremo inferior
derecho de la pestaña ACTOS JURÍDICOS.
Si la información cumple con todas las validaciones, el sistema
mostrará un mensaje indicando que el acto jurídico fue registrado
con éxito y que debe adjuntar los documentos de soporte del acto
jurídico.
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NOTIFICACIONES RECIENTES Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
Versión
01
Figura 8 Mensaje de alerta
2.2.1.5.
Adjunte los documentos de soporte presionando el botón
EXAMINAR.
2.2.1.5.1. Usted puede visualizar el documento adjunto a través
del botón VISTA PREVIA.
2.2.1.5.2. Usted puede eliminar el documento adjunto a través del
botón ELIMINAR.
Recuerde que para cualquier acto jurídico, los documentos que se
pueden adjuntar son:

2.2.1.6.
Escritura: Escritura del acto jurídico inscrita en Registro
Mercantil. Este documento es obligatorio.
 Resolución: Resolución que aprobó el acto jurídico, emitida
por el organismo de control competente. Este documento
es obligatorio.
 Extracto: Extracto de la resolución de aprobación que se
utilizó para publicar en el periódico, emitido por el
organismo de control competente. Este documento es
opcional.
 Publicación: Recorte de periódico donde aparece el
extracto de la resolución de aprobación publicado. Este
documento es opcional.
Adjuntos todos los documentos obligatorios, presione el botón
AGREGAR que se muestra en el extremo inferior derecho de la
pestaña ACTOS JURÍDICOS.
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NOTIFICACIONES RECIENTES Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
Versión
01
Figura 9 Información Societaria - Actos Jurídicos – Botón AGREGAR
En la sección Actos Jurídicos Registrados que se muestra al final
de la pestaña, aparecerá el acto jurídico.
Figura 10 Actos jurídicos registrados
2.2.1.6.1. Si desea modificar la información de un acto jurídico
registrado, debe presionar el texto “Editar Acto
Jurídico”.
El sistema mostrará los datos registrados en los
casilleros de la pestaña Actos Jurídicos,
permitiendo realizar los cambios.
Luego presione el botón GUARDAR.
2.2.1.6.2. Si desea eliminar un acto jurídico registrado, debe
presionar el texto “Editar Acto Jurídico”.
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NOTIFICACIONES RECIENTES Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
2.2.1.7.
2.2.1.8.
2.2.2.
Versión
01
El sistema mostrará los datos registrados en los
casilleros de la pestaña Actos Jurídicos. Presione el
botón ELIMINAR.
Si la compañía no ha realizado actos jurídicos posteriores a la
constitución o domiciliación, deberá registrar solo el acto jurídico
de constitución o domiciliación.
Si la compañía tiene actos jurídicos posteriores a la constitución,
deberá repetir los pasos descritos desde el numeral 2.2.1.1. al
2.2.1.6., por cada acto jurídico que desee registrar.
Recuerde que todos los actos jurídicos posteriores a la
constitución o domiciliación deberán tener fechas posteriores
a la fecha de inscripción de la constitución o domiciliación en
el Registro Mercantil.
CARGOS Y NOMBRAMIENTOS
Esta pestaña permite registrar los cargos y nombramientos de
representantes legales y administradores de la compañía.
La pestaña está dividida en dos secciones: 1) Cargos de la
compañía, y 2) Nombramientos vigentes.
Figura 11 Información Societaria - Pestaña CARGOS Y NOMBRAMIENTOS
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NOTIFICACIONES RECIENTES Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
Versión
01
CARGOS DE LA COMPAÑÍA
En esta sección usted deberá registrar los cargos de
representación legal y administración establecidos en la escritura
de constitución o en reformas de estatutos posteriores.
Figura 12 Registro de cargos de la compañía
Los campos en la pantalla son:
Campo o Botón
Nombre de Cargo
Artículo Cargo
Artículo RL
Tipo de Administración
Descripción
Permite seleccionar un nombre de
cargo de representación legal o
administración.
Permite registrar el número del
artículo de la escritura en la que se
establece el cargo.
Ejemplo:
Suponiendo que deseamos registrar
el cargo GERENTE GENERAL…
Si la escritura de constitución o de
reforma de estatutos establece en
su artículo 4 que la compañía tendrá
un GERENTE GENERAL, el usuario
debe registrar el número 4 en el
campo Artículo Cargo.
Permite registrar el número del
artículo de la escritura en la que se
establece la representación legal de
la compañía.
Ejemplo:
Suponiendo que deseamos registrar
el cargo GERENTE GENERAL…
Si la escritura de constitución o de
reforma de estatutos establece en
su artículo 5 que el GERENTE
GENERAL tendrá la representación
legal, el usuario debe registrar el
número 5 en el campo Artículo RL.
Permite seleccionar el tipo de
representación que tiene el cargo.
El usuario puede seleccionar si el
cargo es de cualquiera de los
siguientes tipos:
 Representante Legal
Validación
Campo de selección obligatoria.
Campo numérico obligatorio.
Campo numérico obligatorio.
Campo de selección obligatoria.
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NOTIFICACIONES RECIENTES Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
Versión
01


Administrador
Representante
Legal
subrogante
Ejemplo:
Suponiendo que deseamos registrar
el cargo GERENTE GENERAL…
Si la escritura de constitución
establece que el GERENTE
GENERAL tendrá la representación
legal de la compañía, se debe
seleccionar el tipo “Representante
Legal” al momento de registrar el
cargo GERENTE GENERAL.
AGREGAR
Botón de acción
LIMPIAR
Botón de acción
ELIMINAR
Permite registrar la información
ingresada en cada campo.
Permite borrar la información
ingresada en los campos
descritos
anteriormente
o
eliminar la selección realizada.
Botón de acción
Tabla 3 Campos Información Societaria - Cargos de la compañía
2.2.2.1. Seleccione el nombre del cargo que desea registrar,
presionando el botón BUSCAR.
Al presionarlo, el sistema mostrará la pantalla CARGOS
que le permitirá buscar y seleccionar el nombre del cargo.
Figura 13 Nombres de cargos
20
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NOTIFICACIONES RECIENTES Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
Versión
01
2.2.2.2. Para buscar un cargo digite parte del nombre en el
casillero que se muestra en la parte superior de la pantalla.
El sistema mostrará las coincidencias.
Al encontrar el cargo que desea registrar, presione el
botón azul que se muestra junto al nombre del cargo y
luego cierre la pantalla CARGOS, presionando el botón
cerrar que se muestra en la esquina superior derecha.
El nombre seleccionado se reflejará en el casillero
NOMBRE DEL CARGO.
IMPORTANTE: Si no encuentra el nombre del cargo que
desea registrar, comuníquese con el área de Registro de
Sociedades de la Superintendencia de Compañías,
Valores y Seguros.
2.2.2.3. Ingrese la información en los campos obligatorios y
presione el botón AGREGAR.
Figura 14 Botón Agregar - Registro de Cargos
En la sección Cargo que se muestra al final de la sección,
aparecerá el cargo registrado.
Figura 15 Cargos registrados
2.2.2.3.1. Si desea modificar la información de un cargo
registrado, debe presionar el texto “Editar Cargo”.
El sistema mostrará los datos registrados en los
casilleros de la pestaña Cargos, permitiendo
realizar los cambios.
Luego presione el botón AGREGAR.
2.2.2.3.2. Si desea eliminar un cargo registrado, debe
presionar el texto “Editar Cargo”.
21
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NOTIFICACIONES RECIENTES Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
Versión
01
El sistema mostrará los datos registrados en los
casilleros de la pestaña Cargos. Presione el botón
ELIMINAR.
2.2.2.4. Para registrar cargos adicionales, repita los pasos
descritos desde el numeral 2.2.2.1. al numeral 2.2.2.3.
NOMBRAMIENTOS VIGENTES
En esta sección usted deberá registrar los nombramientos de
representación legal y administración vigentes a la fecha de
actualización.
Nota: Solo se requiere el registro de nombramientos vigentes. Los
nombramientos de representantes o administradores anteriores
no son necesarios.
Figura 16 Registro de Nombramientos vigentes
Los campos en la pantalla son:
Campo o Botón
Cargo
Tipo de identificación
Identificación
Nombre o razón social
Descripción
Permite seleccionar uno de los
cargos registrados en la sección
CARGOS DE LA COMPAÑÍA.
Tipo de identificación de la persona
natural o jurídica que posee el
cargo.
Los tipos de identificación son:
 Cédula
 RUC
 Pasaporte
Número de identificación de la
persona natural o jurídica que posee
el cargo.
Apellidos y nombres o razón social
de la persona natural o jurídica que
posee el cargo.
Validación
Campo de selección obligatoria.
Campo de selección obligatoria.
Campo obligatorio.
Los números de identificación se
validan con la información de
Registro Civil y Servicio de
Rentas Internas.
Campo automático.
Al ingresar el número de
identificación,
presione
22
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NOTIFICACIONES RECIENTES Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
Versión
01
ENTER o TAB para que el
sistema
busque
la
identificación en la base de
datos correspondiente.
Si el sistema encuentra
información, presentará los
apellidos y nombres o razón
social del representante legal
o administrador.
En el caso de no encontrarla,
permitirá el registro del campo
al usuario.
Nacionalidad
Nacionalidad de la persona natural
o jurídica que posee el cargo.
El usuario debe seleccionar el país
de nacionalidad del representante
legal o administrador.
Número de años que durará el
nombramiento.
Periodo
GUARDAR
Ejemplo:
Si el nombramiento indica que el
representante legal ejercerá sus
funciones por 5 años, se debe
registrar el número 5 en el campo
Periodo.
Fecha en que se otorgó el
nombramiento.
Fecha
de
inscripción
del
nombramiento en el Registro
Mercantil.
Número de inscripción otorgado por
Registro Mercantil.
Permite
adjuntar
la
imagen
digitalizada
del
nombramiento
inscrito en Registro Mercantil.
A través del botón EXAMINAR
permite cargar el documento.
A través del botón VISTA PREVIA
permite visualizar el documento.
A través del botón ELIMINAR
permite eliminar un documento
cargado.
Botón de Acción
AGREGAR
Botón de acción
Fecha de nombramiento
Fecha
de
Mercantil
Registro
Número de inscripción
Nombramiento Inscrito
Campo de selección obligatoria.
Campo numérico obligatorio.
Campo de selección de fecha
obligatorio.
Campo de selección de fecha
obligatorio.
Campo obligatorio
Campo obligatorio
Al presionarlo guardará la
información ingresada por el
usuario y mostrará un mensaje
indicando que los datos fueron
grabados exitosamente.
Al presionarlo registrará el
nombramiento.
El botón solo se activará cuando
la información del nombramiento
se
haya
registrado
correctamente.
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ELIMINAR
Botón de acción
LIMPIAR
Botón de acción
Versión
01
Al presionarlo se eliminará el
nombramiento
seleccionado.
Antes de eliminarlo, el sistema
confirmará
la
eliminación
mostrando un mensaje al
usuario.
Permitirá borrar la información
ingresada en cualquiera de los
campos descritos anteriormente
o borrar la selección realizada.
Tabla 4 Campos Información Societaria - Nombramientos Vigentes
2.2.2.5. Seleccione del listado de cargos registrados, el
nombramiento vigente que desea registrar.
2.2.2.6. Ingrese la información en los campos obligatorios y
presione el botón GUARDAR.
Figura 17 Registro de Nombramientos - Botón Guardar
2.2.2.8.
2.2.2.7. Si la información cumple con todas las validaciones, el
sistema mostrará un mensaje indicando que el
nombramiento fue registrado con éxito y que debe adjuntar
el documento de soporte.
Adjunte el documento de soporte presionando el botón
EXAMINAR.
2.2.2.8.1. Usted puede visualizar el documento adjunto a través
del botón VISTA PREVIA.
2.2.2.8.2. Usted puede eliminar el documento adjunto a través del
botón ELIMINAR.
Recuerde que para cualquier nombramiento, el documento que
debe adjuntar es:

2.2.2.9.
Nombramiento: Nombramiento inscrito en Registro
Mercantil. Este documento es obligatorio.
Presione el botón AGREGAR que se muestra en el extremo
inferior derecho de la sección.
24
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Versión
01
Figura 18 Agregar nombramiento vigente
En la sección Nombramientos que se muestra al final de la
pestaña, aparecerá el nombramiento registrado.
Figura 19 Editar nombramiento vigente registrado
2.2.2.9.1.
Si desea modificar la información de un nombramiento
registrado, debe presionar el texto “Editar
Nombramiento”.
El sistema mostrará los datos registrados en los
casilleros de la sección Nombramientos Vigentes,
permitiendo realizar los cambios.
Luego presione el botón GUARDAR.
2.2.2.9.2. Si desea eliminar un nombramiento registrado, debe
presionar el texto “Editar Nombramiento”.
El sistema mostrará los datos registrados en los
casilleros de la sección Nombramientos Vigentes.
Presione el botón ELIMINAR.
2.2.2.10. Para registrar más nombramientos vigentes repita los pasos
descritos desde el numeral 2.2.2.5. al numeral 2.2.2.9.2.
Recuerde que la compañía debe registrar por lo menos un
nombramiento de tipo “Representante Legal” cuando tiene
representación legal individual; o, dos nombramientos de
tipo “Representante Legal” cuando tiene representación legal
conjunta.
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NOTIFICACIONES RECIENTES Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
2.3.
Versión
01
ENVÍO DE INFORMACIÓN
2.3.1. Ingresados todos los actos jurídicos y todos los nombramientos
vigentes, presione el botón GUARDAR que se muestra al final de la
pantalla de Actualización de Información Societaria.
Figura 20 Pantalla Actualización de Información Societaria - Botones de acción
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NOTIFICACIONES RECIENTES Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
Versión
01
2.3.2. Presione el botón ENVIAR INFORMACIÓN.
El sistema validará lo siguiente:
 Debe haberse registrado el acto jurídico de constitución o
domiciliación.
 Debe haberse registrado los cargos de la compañía.
 Debe haberse registrado por lo menos un representante
legal, en el caso de tener representación legal individual, o
por lo menos dos representantes legales, en el caso de
tener representación legal conjunta.
2.3.3. Si la información es correcta, el sistema mostrará un mensaje
confirmando el envío exitoso de la información. Presione el botón OK.
Figura 21 Mensaje de alerta
2.3.4. El sistema enviará una notificación de correo electrónico confirmando
la finalización exitosa del proceso.
Figura 22 Correo electrónico de confirmación
A partir de este momento, la compañía tendrá acceso a todos los trámites en
línea del sector societario, tales como:
 Consulta de información general
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NOTIFICACIONES RECIENTES Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN








Versión
01
Emisión de certificados electrónicos (CCO, Datos generales,
Administradores, Actos jurídicos, Accionistas, etc)
Presentación de estados financieros y anexos
Notificación de transferencias de acciones o cesiones de participciones
Presentación de información de sociedades extranjeras socias o
accionistas de compañías nacionales
Actualización de datos generales
Consulta de documentos
Consulta de valores adeudados
Notificación de contratación de auditoría externa
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ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN SOCIETARIA
Versión
01
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si Usted tiene algún problema con el sistema, desea realizar una consulta o dar
una sugerencia, puede contactarse con la Superintendencia de Compañías,
Valores y Seguros, a través del botón NECESITA AYUDA.
1. El botón aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla, tal como
se muestra a continuación:
Figura 23 Botón Necesita Ayuda
2. En la ventana emergente (Ver figura 24), ingrese la siguiente información:
 Identificación (Cédula o RUC)*
 Razón social
 Nombres*
 Apellidos*
 Email*
 Teléfonos
 Motivo (inquietud, problema o sugerencia)*
 Descripción*
Recuerde: Los campos señalados con asterisco (*) son obligatorios.
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NOTIFICACIONES RECIENTES Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
Versión
01
Figura 24 Registro de consulta
3. Presione el botón ENVIAR.
El sistema mostrará un mensaje indicando que los datos fueron enviados
exitosamente.
Figura 25 Mensaje de Confirmación
4. Presione el botón OK.
Usted recibirá un correo electrónico que confirma la recepción de su
inquietud.
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