Ejemplo 1 - Universidad de Alicante

Vicerrectorado de Tecnologías de la Información
Memoria del Proyecto
Nombre del Proyecto
Administración electrónica. Plataforma de Notificaciones Fehacientes
Código
11-2014
Breve descripción de la solución
Desarrollo e implementación de una plataforma de notificaciones electrónicas multicanal que cumpla con
todas las garantías de la ley 11/2007, el REGLAMENTO DE COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES
ELECTRÓNICAS aprobado en Consejo de Gobierno de 28 de marzo de 2012. Esta plataforma deberá tener
un alto grado de usabilidad.
Servicios/unidades que intervienen (aparte del SI)
Servicio Jurídico
Servicio de Archivo y Registro
Secretaría General
Centros
Otras unidades y Servicios que requieran utilizar la plataforma
FASES
Grupo de Interés
Diseño
Formación
Usuarios
Comunicación
Satisfacción
Evaluación
Alumnos
30000
300
300
PAS
1500
50
50
PDI
2500
50
50
SI
3
Centros
2
30
30
7
7
Archivo-Registro
3
6
6
6
6
300
300
30
6
PAS de unidades
1
Vicerrectorado de Tecnologías de la Información
Descripción detallada del proyecto.
La noti ficación de determinados actos a dministrativos a s us i nteres a dos debe ha cers e por un medi o que deje cons ta nci a
feha ci ente del momento de l a entrega . Es to es ta mbi én de a pl i ca ci ón a l os medi os tel emá ti cos de noti f i ca ci ón.
As í pues, l a Universidad de Al icante debe disponer de una pl a ta forma que permi ta el envío fi dedi gno de comuni ca ci ones
ga ra ntizando la confidencialidad, la i dentidad del receptor, la fecha de la entrega o puesta a disposición de la notificación y s obre
todo l a ga ra ntía de entrega y de l ectura .
El proyecto consiste en identificar una solución de notificación electrónica de bajo cos te de i ntegra ci ón, con un ba jo cos te de
noti ficación y que encaje en l os requisitos de l a Universidad. Por l o tanto, deberá realizarse un análisis de las distintas s oluci ones
de notificación electrónica primando a quellas que sean de fácil integración con la plataforma de e -adminis tra ci ón des a rrol l a da
por el Servi cio de Informática que permita la identificación mediante su usuario y contraseña para usuarios i nternos o certificados
di gi ta l es pa ra l os externos
Adi ci onal mente, el proyecto cons i s te en l a i mpl a nta ci ó n e i ntegra ci ón de l a s ol uci ón. Por l o que res pecta a a quel l a s
comunicaciones para las cuáles s ea necesario tener constancia de s u recepción, pero en las que no exis ta un requi s i to l ega l de
noti ficación a dministrativa puede plantearse una solución que permita remitirlas con segurida d s ufi ci ente s i n que s e tra te de
noti ficaciones administrativas. As í por ejemplo, nos referimos a convocatorias de órganos o comuni ca ci ones de determi na da s
a ctua ci ones que no den l uga r a recurs o.
Pa ra ga rantizar los aspectos jurídicos se requiere contar con una plataforma de evidencias electrónicas Será necesario contra ta r
l a i mpl a nta ci ón de una herra mi enta de ges ti ón de evi denci a s el ectróni ca s e i ntegra rl a con:
-
La pl ataforma de Administración electróni ca di s poni bl e en l a uni vers i da d pa ra gua rda r evi denci a s de a quel l a s
tra ns acciones críticas que s ucedan en l a solución de gestión de expedientes , como por ejempl o l a va l i da ci ón de un
documento por parte de un determinado usuario s i n requeri rl e de fi rma o el us o de una ta rjeta de coordena da s
(a ctua l mente i mpl ementa do en el proces o de fi rma de a cta s de nota s ).
-
El ges tor de contenidos de la Sede el ectróni ca pa ra gua rda r evi denci a s de publ i ca ci ón y des publ i ca ci ón de s us
conteni dos .
-
La pl ataforma @firma de la cua l deberá uti l i za r l a s funci ona l i da des de fi rma , s el l a do de ti empo y res úmenes
cri ptográficos que dotan a las evidencias de valor probatorio ante un proceso judicial. Este requisito s e recomienda con
el objetivo de centralizar l as funcionalidades de firma en una única plataforma aunque podría cons i dera rs e opci ones
que uti l i za n s u propi a pl a ta forma de fi rma s i con el l o s e economi za en l a i mpl a nta ci ón.
La herra mi enta de ges ti ón de evi denci a s el ectróni ca s deberá permi ti r:
-
regi s tra r y expl ota r s uces os a conteci dos en l os s i s tema s de i nforma ci ón
-
enca denar l as evidencias haciendo uso de cadenas de confianza medi a nte l a fi rma del res umen cri ptográ fi co de l a
evi denci a a nteri or e i ncorpora ndo s el l a do de ti empo
-
i ntegrarse mediante servi cios web con herramientas de auditoría de otros sistemas y a sí poder disponer de una gesti ón
centra l i za da de evi denci a s .
Fi nalmente, deberá hacerse una adecuada difusión de la existencia de l os nuevos ca na l es de noti fi ca ci ón y comuni ca ci ón con
a cus e de recibo y de s us ventajas con el objetivo de promover su uso. Con ca rácter temporal, mi entra s s e a fi a nza l a s ol uci ón,
deberá va lorarse la posibilidad de que, aunque alguien haya a utorizado la notificación electrónica, si el ca nal telemático no resulta
efecti vo, a ntes de que s e pros i ga a dmi ni s tra ti va mente, s e pra cti que l a noti fi ca ci ón en s oporte pa pel .
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Vicerrectorado de Tecnologías de la Información
Descripción detallada del proyecto (continuación).
Beneficios

Dar cumplimiento a las obligaciones establecidas por la Ley 11/2007 de Administración electrónica, así como
por la Ley 2/2011 de Economía Sostenible.

El desarrollo y la implementación de una plataforma de notificaciones electrónicas fehacientes se hace
necesaria para dar soporte a la puesta en marcha de nuevos procedimientos que requieren la implantación de
la administración sin papeles.

Agilización en las comunicaciones

Ahorro de costes

Se podría utilizar para evitar los libros de Registro E/S entre unidades y departamentos (demandado por
Registro General)
3
Vicerrectorado de Tecnologías de la Información
HITOS DEL PROYECTO-ENTREGABLES
-
Fecha
Límite
Documento con las especificaciones funcionales
4ªsem Ene
Documento con análisis de soluciones de mercado
4ªsem Feb
Documento con análisis plataformas evidencias electrónicas
4ªsem Feb
Validación Jurídica
2ªsem Mar
Proceso de Contratación solución de mercado
4ºsem Mar
Implantación plataforma de notificaciones de fehacientes
1ª sem Jun
Implantación plataforma evidencias electrónicas
1ª sem Jun
Pruebas: Piloto notificaciones para alumnos. Seleccionar procedimiento
2ª sem Jun
Pruebas: Piloto notificaciones interunidades
2ª sem Jun
Puesta en Producción
4ª sem Jun
Limitaciones y condicionantes del proyecto junto con sus soluciones – Análisis de riesgos
- Posibles reticencias a abandonar los libros de Registro
- Gran número de usuarios que quieran que se les siga notificando en papel
4