manual de procedimientos proceso gestión jurídica

SISTEMA DE GESTIÓN ÉTICA CON CALIDAD SISGECC
UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA
Rectoría
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PROCESO GESTIÓN JURÍDICA
VERSIÓN: 1
CÓDIGO: AGJMA-01
FECHA ACTUALIZACIÓN:
PAGINA 1 DE 24
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO GESTIÓN JURÍDICA
Fecha de Vigencia: _________________
CONTROL DE REVISIONES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
Responsable:
Planeación:
Comité:
Acta no:
Nombre del Secretario del Comité:
Cargo del Secretario:
Fecha:
Firma:
CONTROL DE COPIAS
ORIGINAL
COPIA CONTROLADA
No
COPIA NO
CONTROLADA
No
Código de
archivo:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO PROCESO GESTIÓN JURIDICA
VERSIÓN: 1
CÓDIGO: AGJMA-01
FECHA ACTUALIZACIÓN:
PAGINA 2 DE 24
CONTENIDO
PROCEDIMIENTOS
AGJPT-01 - CONCEPTOS JURÍDICOS ACADÉMICOS Y/O ADMINISTRATIVOS................................ 4
AGJPT-02 - RECLAMACIÓN DEVOLUCIÓN IVA – DIAN ....................................................................... 7
AGJPT-03 - REVISIÓN DE CONTRATOS .............................................................................................. 10
AGJPT-04 - APROBACIÓN DE PÓLIZAS .............................................................................................. 13
AGJPT-05 - PROCESO DISCIPLINARIO................................................................................................ 16
AGJPT-06 - REPRESENTACIÓN JUDICIAL .......................................................................................... 20
AGJPT-07 - REPRESENTACIÓN EXTRA JUDICIAL............................................................................ 23
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO PROCESO GESTIÓN JURIDICA
VERSIÓN: 1
CÓDIGO: AGJMA-01
FECHA ACTUALIZACIÓN:
REVISIONES
PAGINA 3 DE 18
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
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CÓDIGO: AGJMA-01
FECHA ACTUALIZACIÓN:
PAGINA 4 DE 18
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN JURÍDICA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONCEPTOS JURÍDICOS ACADÉMICOS Y/O ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLE: JEFE DE LA OFICINA JURÍDICA
CÓDIGO: AGJPT-01
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 3 de octubre de 2008
VERSIÓN: 2
OBJETIVO: Prestar asesoría jurídica a las diferentes dependencias académicas y administrativas de la Universidad.
ALCANCE: Inicia con la recepción de las solicitudes de conceptos jurídicos de las diferentes dependencias de la Universidad. Y finaliza con el archivo de la copia de recibido del concepto de acuerdo
con la tabla de retención documental de la oficina.
DEFINICIÓN:
Recepción: Acción y efecto de recibir.
Asesoría: Oficio de asesor.
Asesor, (a): Que por razón de oficio, debe aconsejar o ilustrar con su dictamen a un juez lego.
No
DESCRIPCIÓN O DETALLE
FLUJOGRAMA
RECIBE DE LAS DEPENDENCIAS DE LA UCMC LA
SOLICITUD DE CONCEPTO JURÍDICO.
INICIO
1.
RESPONSABLE
Y
DEPENDENCIA
RIESGO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO/
OFICINA JURÍDICA.
EXTRAVIAR LAS
SOLICITUDES DE
CONCEPTOS.
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO/
OFICINA JURÍDICA
QUE NO SE
ENTREGUEN LAS
SOLICITUDES DE
MANERA INMEDIATA
CONTROL
DOCUMENTO
SEGUIMIENTO.
MEMORANDO U
OFICIO.
SEGUIMIENTO.
MEMORANDO U
OFICIO.
RECEPCIÓN
DE CONCEPTO JURÍDICO.
2
ENTREGA AL
SOLICITUD
JEFE
DE
LA OFICINA LA
ASIGNA AL PROFESIONAL
UNIVERSITARIO PARA
ESTUDIO Y RESPUESTA.
JEFE OFICINA/
OFICINA JURÍDICA
3
DE
ACUERDO
AL
TEMA
ASUME
EL
CONOCIMIENTO O EN SU DEFECTO ASIGNA EL
ESTUDIO,
ANÁLISIS Y PROYECTO
DE
RESPUESTA AL PROFESIONAL UNIVERSITARIO
DE LA OFICINA.
4
ESTUDIA Y ANALIZA LA SOLICITUD, TENIENDO
EN CUENTA LAS NORMAS QUE RIGEN PARA LA
MATERIA Y LA JURISPRUDENCIA QUE EXISTA
PARA TAL FIN.
ESTUDIA, ANALIZA LA
SOLICITUD
JEFE OFICINA/
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO/ OFICINA
JURÍDICA
ENTREGA AL JEFE
SOLICITUD.
A
NO ENTREGAR LAS
SOLICITUDES A
TIEMPO.
QUE NO EXISTA
MATERIAL DE
CONSULTA,
CÓDIGOS, LEYES
.ETC.
SEGUIMIENTO.
VERIFICACIÓN
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CÓDIGO: AGJMA-01
FECHA ACTUALIZACIÓN:
No
DESCRIPCIÓN O DETALLE
FLUJOGRAMA
A
5
PROYECTA RESPUESTA AL REQUERIMIENTO
PROYECTO RESPUESTA
6
7
8
9
REVISA EL PROYECTO DE RESPUESTA, PARA SU
CORRECCIÓN Y/O APROBACIÓN.
FIRMA EL
RESPUESTA
OFICIO
O
MEMORANDO
ENVÍA
EL
CONCEPTO
JURÍDICO
DEPENDENCIA SOLICITANTE.
A
DE
LA
ARCHIVA COPIA DEL CONCEPTO DE ACUERDO A
LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE LA
OFICINA.
RESPONSABLE
Y
DEPENDENCIA
JEFE OFICINA/
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO/ OFICINA
JURÍDICA
PAGINA 5 DE 18
RIESGO
QUE SE ESTUDIE LA
SOLICITUD BAJO EL
AMPARO DE
NORMAS NO
VIGENTES
CONTROL
DOCUMENTO
VERIFICACIÓN
MEMORANDO U
OFICIO
JEFE OFICINA/
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO/ OFICINA
JURÍDICA
.
QUE SE PRESENTEN
DEMORAS EN LA
REVISIÓN.
FIRMA OFICIO O
MEMORANDO DE
JEFE OFICINA /
OFICINA JURÍDICA
QUE EL CONCEPTO
NO ABARQUE TODO
EL REQUERIMIENTO
EFECTUADO POR EL
SOLICITANTE
VERIFICACIÓN
OFICIO O
MEMORANDO.
ENVÍO CONCEPTO
JURÍDICO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO/
OFICINA JURÍDICA.
QUE SE PRESENTE
PERDIDA DEL
DOCUMENTO
SEGUIMIENTO.
OFICIO O
MEMORANDO.
REVISIÓN EL PROYECTO
DE RESPUESTA, PARA SU
CORRECCIÓN Y/O NO
APROBACIÓN
ARCHIVA COPIA
CONCEPTO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO/
OFICINA JURÍDICA.
QUE LA COPIA SE
ARCHIVE DONDE NO
CORRESPONDA./O
QUE NO SE ALLEGUE
EL RECIBIDO A ESTA
DEPENDENCIA
SEGUIMIENTO.
VERIFICACIÓN.
FIN.
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OFICIO O
MEMORANDO.
OFICIO O
MEMORANDO.
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CÓDIGO: AGJMA-01
FECHA ACTUALIZACIÓN:
REVISIONES
PAGINA 6 DE 18
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
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FECHA ACTUALIZACIÓN:
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NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN JURÍDICA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECLAMACIÓN DEVOLUCIÓN IVA – DIAN
RESPONSABLE: PROFESIONAL UNIVERSITARIO
CÓDIGO: AGJPT-02
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 3 de octubre de 2008
VERSIÓN: 2
OBJETIVO: Representar extrajudicialmente a la Universidad frente a la Administración de Impuestos de Aduanas Nacionales - DIAN
ALCANCE: Inicia con la solicitud de devolución del IVA enviada por la División Financiera y finaliza con la entrega a la División Financiera de la Resolución de Devolución de IVA.
DEFINICIÓN: NO APLICA
No
1
2
DESCRIPCIÓN O DETALLE
RECIBE SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DEL IVA
CON TODOS LOS DOCUMENTOS SOPORTES
DE LA DIVISIÓN FINANCIERA.
ENTREGA AL PROFESIONAL UNIVERSITARIO
DE LA OFICINA, PARA QUE REALICE LA
SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN ANTE LA
DIRECCIÓN
DE IMPUESTOS Y ADUANAS
NACIONALES, DIAN, COMO APODERADO DE
LA UCMC.
FLUJOGRAMA
INICIO
RECIBE SOLICITUD DE
DEVOLUCIÓN DE IVA.
ENTREGA SOLICITUD
DEVOLUCIÓN DE IVA.
3
SOLICITA CITA ANTE LA DIAN CON EL FIN DE
QUE SE LE ASIGNE FECHA PARA LA
DEVOLUCIÓN DEL IVA
SOLICITA CITA PARA
RADICAR DOCUMENTOS
ANTE LA DIAN
4
LA PROFESIONAL UNIVERSITARIO SE HACE
PRESENTE ANTE LAS OFICINAS DE LA DIAN
PARA RADICAR LOS DOCUMENTOS
PRESENTA
DOCUMENTOS
PERSONALMENTE ANTE
DIAN.
A
RESPONSABLE
Y
DEPENDENCIA
RIESGO
CONTROL
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO/
OFICINA JURÍDICA.
QUE NO SE RECIBAN LOS
DOCUMENTOS
SOPORTES DE
LA
SOLICITUD DENTRO DE
LOS
TÉRMINOS
ESTABLECIDOS POR LA
LEY PARA EFECTOS DE
DEVOLUCIÓN
REVISIÓN
CARPETA CON
LOS SOPORTES.
QUE LA CARPETA NO
CONTENGA
LOS
SOPORTES
REQUERIDOS PARA LA
DEVOLUCIÓN
REVISIÓN
CARPETA CON
LOS SOPORTES.
SEGUIMIENTO.
CARPETA CON
LOS SOPORTES.
VERIFICACIÓN
DOCUMENTOS Y
PODER
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO/
OFICINA JURÍDICA.
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO/
OFICINA JURÍDICA
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO /
OFICINA JURÍDICA.
QUE LA DIAN NO
ASIGNE CITA PARA LA
DEVOLUCIÓN IVA.
QUE NO SE PRESENTE
PERSONALMENTE ANTE
LA
DIAN
COMO
APODERADO/ QUE NO SE
ASISTA DENTRO DE LA
FECHA
ESTABLECIDA
POR LA DIA
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DOCUMENTO
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VERSIÓN: 1
No
CÓDIGO: AGJMA-01
DESCRIPCIÓN O DETALLE
REMITE EL DOCUMENTO A LA DIVISIÓN
FINANCIERA, CON LA FIRMA DE RADICADO
POR PARTE DE LA DIAN
FLUJOGRAMA
A.
ENTREGA OFICIO RADICA
A LA DIVISIÓN
FINANCIERA
5
6
FECHA ACTUALIZACIÓN:
REMITE A LA DIVISIÓN FINANCIERA LA
RESOLUCIÓN EXPEDIDA POR LA DIAN DE
DEVOLUCIÓN DE IVA
REMITE RESOLUCIÓN
EXPEDIDA POR LA DIAN A
LA DIVISIÓN FINANCIERA
RESPONSABLE
Y
DEPENDENCIA
PAGINA 8 DE 18
RIESGO
PROFESIONAL
QUE SE EXTRAVÍE EL
UNIVERSITARIO/ OFICINA DOCUMENTO
JURÍDICA.
RADICADO O QUE NO
SE ENTREGUEN A LA
DIVISIÓN FINANCIERA
PROFESIONAL
QUE SE EXTRAVÍE EL
UNIVERSITARIO/ OFICINA
DOCUMENTO
JURÍDICA.
RADICADO O QUE NO
SE ENTREGUEN A LA
DIVISIÓN FINANCIERA
CONTROL
SEGUIMIENTO.
SEGUIMIENTO.
FIN.
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DOCUMENTO
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VERSIÓN: 1
CÓDIGO: AGJMA-01
FECHA ACTUALIZACIÓN:
REVISIONES
PAGINA 9 DE 18
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
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VERSIÓN: 1
CÓDIGO: AGJMA-01
FECHA ACTUALIZACIÓN:
PAGINA 10 DE 18
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN JURÍDICA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE CONTRATOS
RESPONSABLE: JEFE DE LA OFICINA JURÍDICA
CÓDIGO: AGJPT-03
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 3 de octubre de 2008
VERSIÓN: 2
OBJETIVO: Revisar que los contratos a suscribir se encuentren bajo los principios y fines previstos en la Constitución y en las normas de contratación.
ALCANCE: Inicia con la solicitud de revisión de contrato enviada por la División de Servicios Administrativos y finaliza con el envió y archivo de la revisión.
DEFINICIÓN: Contrato: Pacto o convenio, oral o escrito, entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas. Soporte: Material en cuya
superficie se registra información, como el papel, la cinta de vídeo o el disco compacto.
No
DESCRIPCIÓN O DETALLE
1
RECIBE DE LA DIVISIÓN DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS Y RECURSOS FÍSICOS LA
SOLICITUD DE REVISIÓN DEL CONTRATO.
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE
Y
DEPENDENCIA
RIESGO
CONTROL
DOCUMENTO
SEGUIMIENTO. .
MEMORANDO
U OFICIO.
INICIO
2
3
ENTREGA AL
SOLICITUD
JEFE
DE
LA OFICINA LA
ASIGNA
EL ESTUDIO AL
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
DE LA OFICINA PARA SU
ESTUDIO Y RESPUESTA.
RECEPCIÓN DE SOLICITUD DE
REVISIÓN DE CONTRATO.
ENTREGA A JEFE DE
OFICINA LA SOLICITUD
ASIGNA PROFESIONAL PARA
ESTUDIO Y RESPUESTA.
ANALIZA, ESTUDIA Y
PROYECTA RESPUESTA
4
ANALIZA, ESTUDIA Y PROYECTO RESPUESTA
PARA CORRECCIÓN Y APROBACIÓN DEL JEFE
DE LA OFICINA.
PROYECTA RESPUESTA A
LAS SOLICITUDES.
A
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO/
OFICINA JURÍDICA.
EXTRAVIAR
SOLICITUD
REVISIÓN.
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO/
OFICINA JURÍDICA
QUE
NO
SE
ENTREGUEN
LA
SOLICITUD
DE
MANERA INMEDIATA.
JEFE OFICINA/
OFICINA JURÍDICA
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO/
OFICINA JURÍDICA.
NO ENTREGAR
SOLICITUD
TIEMPO.
LA
DE
LA
A
1. QUE NO EXISTA
MATERIAL
DE
CONSULTA,
CÓDIGOS, LEYES
.ETC.
2. QUE SE ESTUDIE
LA
SOLICITUD
BAJO EL AMPARO
DE NORMAS NO
VIGENTES
SEGUIMIENTO.
SEGUIMIENTO
VERIFICACIÓN
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MEMORANDO
U OFICIO.
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VERSIÓN: 1
No
5
CÓDIGO: AGJMA-01
DESCRIPCIÓN O DETALLE
FIRMA EL OFICIO
RESPUESTA
O
MEMORANDO
FECHA ACTUALIZACIÓN:
FLUJOGRAMA
DE
A
FIRMA Y CORRIGE EL
MEMORANDO
ENVÍA
REVISIÓN
SOLICITANTE
A
LA
RESPONSABLE
Y
DEPENDENCIA
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO /
OFICINA JURÍDICA.
DEPENDENCIA
6
ARCHIVA COPIA DE LA REVISIÓN DE ACUERDO
A LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE
LA OFICINA.
ENVÍA REVISIÓN
JEFE OFICINA /
OFICINA JURÍDICA
ARCHIVA
COPIA DE LA
REVISIÓN
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO/
OFICINA JURÍDICA.
7
FIN.
PAGINA 11 DE 18
RIESGO
CONTROL
DOCUMENTO
QUE SE PRESENTEN
DEMORAS EN LA
REVISIÓN
SEGUIMIENTO.
OFICIO O
MEMORANDO.
QUE LA REVISIÓN NO
ABARQUE TODO EL
REQUERIMIENTO
EFECTUADO POR EL
SOLICITANTE.
1. QUE
EXISTA
PERDIDA
DEL
DOCUMENTO
2. QUE LA COPIA SE
ARCHIVE
DONDE
NO
CORRESPONDA./O
QUE
NO
SE
ALLEGUE
EL
RECIBIDO A ESTA
DEPENDENCIA
VERIFICACIÓN
SEGUIMIENTO Y
VERIFICACIÓN.
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OFICIO O
MEMORANDO.
OFICIO O
MEMORANDO.
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VERSIÓN: 1
CÓDIGO: AGJMA-01
FECHA ACTUALIZACIÓN:
REVISIONES
PAGINA 12 DE 18
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
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CÓDIGO: AGJMA-01
FECHA ACTUALIZACIÓN:
PAGINA 13 DE 18
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN JURÍDICA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: APROBACIÓN DE PÓLIZAS
RESPONSABLE: JEFE DE LA OFICINA JURÍDICA
CÓDIGO: AGJPT-04
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 3 de octubre de 2008
VERSIÓN: 2
OBJETIVO: Revisar que las pólizas cumplan con los amparos de los riesgos solicitados por la Universidad.
ALCANCE: Inicia con la recepción de la póliza para la respectiva revisión y aprobación y finaliza con el formato de aprobación a la dependencia solicitante y archivo del recibido del formato de
aprobación de acuerdo con la tabla de retención documental de la oficina.
DEFINICIÓN: Póliza: Documento justificativo del contrato de seguros, fletamentos, operaciones de bolsa y otras negociaciones comerciales.
No
1
DESCRIPCIÓN O DETALLE
RECIBE PÓLIZA PARA
REVISIÓN Y APROBACIÓN
LA
RESPECTIVA
FLUJOGRAMA
INICIO
RECIBE PÓLIZAS PARA
APROBACIÓN
2
ENTREGA A LA PROFESIONAL UNIVERSITARIO
DE LA OFICINA JURÍDICA PARA EL ANÁLISIS DE
LA PÓLIZA DE SEGURO A FAVOR DE
ENTIDADES ESTATALES.
PROYECTA FORMATO DE APROBACIÓN DE LA
PÓLIZA DE SEGURO.
3
4
ENTREGA AL
JEFE DE
LA OFICINA EL
PROYECTO DE APROBACIÓN PARA SU
CORRECCIÓN O FIRMA.
ENTREGA LAS PÓLIZAS
PARA EL ANÁLISIS
RESPECTIVO
PROYECTA FORMATO DE
APROBACIÓN DE LA
PÓLIZA
ENTREGA A JEFE DE
OFICINA PROYECTO DE
FORMATO DE APROBACIÓN
DE POLIZA
RESPONSABLE
Y
DEPENDENCIA
RIESGO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO/
OFICINA JURÍDICA
EXTRAVIAR
SOLICITUD
CONCEPTO.
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO/
OFICINA JURÍDICA
QUE
NO
SE
ENTREGUEN
COMPLETAS
LAS
PÓLIZAS RECIBIDAS
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO /
OFICINA JURÍDICA
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO/
JEFE DE OFICINA/
OFICINA JURÍDICA
LA
DE
QUE NO SE TENGA
EN
CUENTA
LO
ESTIPULADO EN LOS
CONTRATOS
REFERENTE
AL
AMPARO DE LOS
RIESGOS
QUE SE PRESENTEN
DEMORAS EN LA
REVISIÓN
CONTROL
DOCUMENTO
REVISIÓN
PÓLIZA
REVISIÓN
PÓLIZA
SEGUIMIENTO
PÓLIZA
SEGUIMIENTO
PÓLIZA
A
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VERSIÓN: 1
CÓDIGO: AGJMA-01
No
DESCRIPCIÓN O DETALLE
5
FIRMA EL FORMATO DE APROBACIÓN DE LA
PÓLIZA
FECHA ACTUALIZACIÓN:
FLUJOGRAMA
A
6
ENVÍA EL FORMATO DE APROBACIÓN
DEPENDENCIA SOLICITANTE.
A LA
ARCHIVA
COPIA
DEL
FORMATO
DE
APROBACIÓN DE ACUERDO CON LA TABLA DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL DE LA OFICINA.
RESPONSABLE
Y
DEPENDENCIA
ARCHIVA
COPIA DEL
FORMATO
7
RIESGO
CONTROL
DOCUMENTO
JEFE DE OFICINA/
OFICINA JURÍDICA
QUE SE PRESENTEN
DEMORAS EN LA
FIRMA
SEGUIMIENTO
PÓLIZA
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO/
OFICINA JURÍDICA
QUE EXISTA PERDIDA
DEL DOCUMENTO
SEGUIMIENTO
PÓLIZA
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO/
OFICINA JURÍDICA
QUE LA COPIA SE
ARCHIVE DONDE NO
CORRESPONDA./O
QUE NO SE ALLEGUE
EL RECIBIDO A ESTA
DEPENDENCIA
VERIFICACIÓN
PÓLIZA
FIRMA APROBACIÓN DE
PÓLIZA.
ENVÍA FORMATO DE
APROBACIÓN
PAGINA 14 DE 18
FIN.
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VERSIÓN: 1
CÓDIGO: AGJMA-01
FECHA ACTUALIZACIÓN:
REVISIONES
PAGINA 15 DE 18
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
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VERSIÓN: 1
CÓDIGO: AGJMA-01
FECHA ACTUALIZACIÓN:
PAGINA 16 DE 18
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN JURÍDICA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCESO DISCIPLINARIO
RESPONSABLE: JEFE DE LA OFICINA JURÍDICA
CÓDIGO: AGJPT-05
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 3 de octubre de 2008
VERSIÓN: 2
OBJETIVO: Adelantar las indagaciones preliminares e investigaciones disciplinarias para verificar la ocurrencia de posibles hechos constitutivos de falta disciplinaria, y sus responsables,
observando lo prescrito en la ley 734 de 2002.
ALCANCE: Inicia con el recibido de la queja verbal, escrita o informe de presunta irregularidad contra servidor público de la UCMC y finaliza con el Fallo y/o archivo.
DEFINICIÓN: Indagación: Acción y efecto de indagar. Preliminar: Que antecede o se antepone a una acción, a una empresa, a un litigio o a un escrito o a otra cosa. Ocurrencia: Encuentro,
suceso casual, ocasión o coyuntura. Constitutivo, va. Que forma parte esencial o fundamental de algo y lo distingue de los demás. Irregularidad: f. Cualidad de irregular. Malversación, desfalco,
cohecho u otra inmoralidad en la gestión o administración pública, o en la privada. Fallo. Sentencia de un juez o de un tribunal, y en ella, especialmente, el pronunciamiento decisivo o imperativo.
Decisión tomada por persona competente sobre cualquier asunto dudoso o disputado. Absolución: Acción de absolver.
No
DESCRIPCIÓN O DETALLE
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE
Y
DEPENDENCIA
RIESGO
CONTROL
DOCUMENTO
QUE SE EXTRAVIÉ EL
DOCUMENTO
SEGUIMIENTO.
OFICIO O
MEMORANDO.
INICIO
1
RECIBE QUEJA VERBAL, ESCRITA O INFORME DE
PRESUNTA
IRREGULARIDAD COMETIDA POR
SERVIDOR PÚBLICO DE LA UCMC, O LA OFICINA
INICIA DE OFICIO EL PROCEDIMIENTO ORDINARIO
2
ASUME EL CONOCIMIENTO DE LA PRESUNTA
IRREGULARIDAD COMETIDA POR SERVIDOR
PUBLICO DE LA UCMC.
ENTREGA OFICIO DE QUEJA
A JEFE DE OFICINA.
ESTUDIA CONTENIDO DE LA QUEJA Y ENVÍA AL
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
PARA
EL
PROYECTO A QUE HUBIERE LUGAR.
ESTUDIA CONTENIDO DE
QUEJA Y PROCEDE
3
RECEPCIONA QUEJA:
VERBAL, ESCRITA,
INFORME O INICIA DE
OFICIO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO/
OFICINA
CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO.
JEFE OFICINA /
QUE
DEMORE
ESTUDIO
DE
OFICINA CONTROL
INTERNO DISCIPLINARIO. PRESUNTA
IRREGULARIDAD
JEFE OFICINA
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO/
OFICINA CONTROL
INTERNO DISCIPLINARIO
EL
LA
QUE SE PRESENTEN
DEMORAS EN LA
REVISIÓN
REVISIÓN
OFICIO O
MEMORANDO
SEGUIMIENTO
OFICIO O
MEMORANDO
A
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UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO PROCESO GESTIÓN JURIDICA
VERSIÓN: 1
No
CÓDIGO: AGJMA-01
DESCRIPCIÓN O DETALLE
FLUJOGRAMA
AUTO INHIBITORIO. SE REALIZA EL ESTUDIO DE
LA QUEJA Y SI NO SE ENCUENTRA PROCEDENTE
CONTINUAR CON LO ESTABLECIDO EN LA LEY
734 SE ARCHIVA. SI SE ENCUENTRA MERITO SE
PROCEDE A ABRIR:
1. INDAGACIÓN PRELIMINAR.
SE RECAUDAN
PRUEBAS Y SE DETERMINA LA PROCEDENCIA DE
ARCHIVO
DEFINITIVO
O
INVESTIGACIÓN
DISCIPLINARIA.
2. INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA. SE RECAUDAN
PRUEBAS Y SE DETERMINA LA PROCEDENCIA DE
ARCHIVO DEFINITIVO O PLIEGO DE CARGOS
5
6
RESPONSABLE
Y
DEPENDENCIA
PAGINA 17 DE 18
RIESGO
CONTROL
DOCUMENTO
A
PROYECTA :
4
FECHA ACTUALIZACIÓN:
REVISA PROYECTO DE PLIEGO DE CARGOS CON
EL FIN DE EFECTUAR AJUSTES O FIRMARLO.
EMITE AUTO ABSOLUTORIO
PRIMERA INSTANCIA
O
FALLO
DE
SE
ORDENA
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO/
OFICINA CONTROL
INTERNO DISCIPLINARIO.
EXPEDIENTE
AUTO INHIBITORIO,
Y/O INDAGACIÓN
PRELIMINAR O
INVESTIGACIÓN
DISCIPLINARIA
REVISA EL PROYECTO DE
AUTO
EMITE AUTO
ABSOLUTORIO O FALLO DE
PRIMERA INSTANCIA
JEFE OFICINA /
OFICINA CONTROL
INTERNO DISCIPLINARIO.
QUE SE PRESENTEN
DEMORAS EN LA
REVISIÓN
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO/
OFICINA CONTROL
INTERNO DISCIPLINARIO
QUE SE PRESENTEN
DEMORAS EN LA
EMISIÓN
REVISIÓN
EXPEDIENTE
REVISIÓN
B
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EXPEDIENTE
SISTEMA DE GESTIÓN ÉTICA CON CALIDAD SISGECC
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Rectoría
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PROCESO GESTIÓN JURIDICA
VERSIÓN: 1
No
CÓDIGO: AGJMA-01
FECHA ACTUALIZACIÓN:
DESCRIPCIÓN O DETALLE
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE
Y
DEPENDENCIA
B
7
APELACIÓN POR
EL INVESTIGADOR
O POR EL QUEJOSO
SI EL FALLO ES APELADO POR EL INVESTIGADO
O EL QUEJOSO SE SURTE LA SEGUNDA
INSTANCIA ANTE LA RECTORÍA.
NO
JEFE OFICINA
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO/
OFICINA CONTROL
INTERNO DISCIPLINARIO
PAGINA 18 DE 18
RIESGO
QUE SE PRESENTEN
DEMORAS EN EL
TRAMITE DE LA
APELACIÓN
CONTROL
DOCUMENTO
SEGUIMIENTO
EXPEDIENTE
SI
SURTE LA SEGUNDA
INSTANCIA
8
CUMPLIMIENTO DE LO ORDENADO POR LA
PRIMERA INSTANCIA EN DONDE SE INVOLUCRAN
OTRAS DEPENDENCIAS
ACATAMIENTO DE LO
RESUELTO
RECTOR/
RECTORÍA
QUE SE PRESENTEN
DEMORAS EN LA
EMISIÓN
VERIFICACIÓN
JEFE OFICINA /
OFICINA CONTROL
INTERNO DISCIPLINARIO.
FIN.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO PROCESO GESTIÓN JURIDICA
VERSIÓN: 1
CÓDIGO: AGJMA-01
FECHA ACTUALIZACIÓN:
REVISIONES
PAGINA 19 DE 18
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO PROCESO GESTIÓN JURIDICA
VERSIÓN: 1
CÓDIGO: AGJMA-01
FECHA ACTUALIZACIÓN:
PAGINA 20 DE 18
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN JURÍDICA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REPRESENTACIÓN JUDICIAL
RESPONSABLE: JEFE DE LA OFICINA JURÍDICA
CÓDIGO: AGJPT-06
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 3 de octubre de 2008
VERSIÓN: 1
OBJETIVO: Representación Judicial de la Universidad ante las diferentes jurisdicciones.
ALCANCE: Inicia con la notificación de la demando y finaliza con la sentencia ejecutoriada
DEFINICIÓN: Representación: Acción y efecto de representar. Notificación: Documento en que consta la resolución comunicada. Demanda: Súplica, petición, solicitud. Jurisdicción: Poder que
tienen los jueces y tribunales para juzgar y hacer ejecutar lo juzgado.
No
DESCRIPCIÓN O DETALLE
DEMANDAS EN CONTRA DE LA UNIVERSIDAD
NOTIFICACIÓN
DE LA DEMANDA INSTAURADA
EN
CONTRA DE LA UNIVERSIDAD, E INFORME A LA DIVISIÓN
FINANCIERA CON EL FIN DE QUE SE APROPIEN LOS
RESPECTIVOS RECURSOS.
1
DEMANDAS INSTAURADAS POR LA UNIVERSIDAD
INFORMAR A LA DIVISIÓN FINANCIERA CON EL FIN DE
QUE SE APROPIEN LOS RESPECTIVOS RECURSOS ANTES
DE INTERPONE LA DEMANDA CORRESPONDIENTE
DIRECTAMENTE O POR INTERMEDIO DE UN ABOGADO
EXTERNO.
DEMANDAS EN CONTRA DE LA UNIVERSIDAD
ESTUDIA Y ANALIZA CON LA RECTORÍA LA VIABILIDAD DE
ASUMIR
PERSONALMENTE
EL
ASUNTO
O
LA
CONTRATACIÓN DE UN JURISTA ESPECIALISTA EN EL
TEMA.
2
DEMANDAS INSTAURADAS POR LA UNIVERSIDAD
ESTUDIA Y ANALIZA CON LA RECTORÍA LA VIABILIDAD DE
ASUMIR
PERSONALMENTE
EL
ASUNTO
O
LA
CONTRATACIÓN DE UN JURISTA ESPECIALISTA EN EL
TEMA.
3
DEMANDAS EN CONTRA DE LA UNIVERSIDAD
EL APODERADO REPRESENTA A LA UNIVERSIDAD
DENTRO DEL DESARROLLO DE LAS ETAPAS DEL
PROCESO
DEMANDAS INSTAURADAS POR LA UNIVERSIDAD
EL APODERADO REPRESENTA A LA UNIVERSIDAD
DENTRO DEL DESARROLLO DE LAS ETAPAS DEL
PROCESO.
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE
Y
DEPENDENCIA
RIESGO
CONTROL
DOCUMENTO
SEGUIMIENTO
OFICIO /
DEMANDA
SEGUIMIENTO
DEMANDA
SEGUIMIENTO
DEMANDA
INICIO
NOTIFICACIÓN DE
DEMANDA / INSTAURA
DEMANDA
ESTUDIA Y ANALIZA CON
LA RECTORÍA LA
VIABILIDAD DE ASUMIR
O CONTRATA ABOGADO
EL
APODERADO
REPRESENTA
A
LA
UNIVERSIDAD DENTRO DEL
DESARROLLO
DE
LAS
ETAPAS DEL PROCESO
RECTORÍA / JEFE DE
OFICINA / OFICINA
JURÍDICA.
RECTORÍA / JEFE DE
OFICINA / OFICINA
JURÍDICA.
JEFE OFICINA/ OFICINA
JURÍDICA / ABOGADO
EXTERNO
NO NOTIFICARSE DE
LA DEMANDA
QUE LA DEMANDA
NO SEA TRAMITADA
POR UN
ESPECIALISTA
IDÓNEO EN EL TEMA.
INDEBIDA
REPRESENTACIÓN
A
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO PROCESO GESTIÓN JURIDICA
VERSIÓN: 1
No
CÓDIGO: AGJMA-01
DESCRIPCIÓN O DETALLE
FECHA ACTUALIZACIÓN:
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE
Y
DEPENDENCIA
A
4
5
CUMPLIMIENTO A LA SENTENCIA EJECUTORIADA
YA SEA A FAVOR O EN CONTRA DE LOS
INTERESES DE LA UNIVERSIDAD
EN CASO DE SER LA SENTENCIA CONDENATORIA
SE REMITE COPIA DE LA MISMA A LAS DIVISIONES
DE RECURSOS HUMANOS Y FINANCIERA PARA LO
DE SU COMPETENCIA.
CUMPLIMIENTO
SENTENCIA
REMISIÓN A DIVISIÓN DE
RECURSOS HUMANOS Y
FINANCIERA
JEFE OFICINA/ OFICINA
JURÍDICA / ABOGADO
EXTERNO
JEFE DE OFICINA /
OFICINA JURÍDICA
PAGINA 21 DE 18
RIESGO
QUE NO SE DE
CUMPLIMIENTO A LO
ORDENADO
MEDIANTE LA
SENTENCIA
QUE NO SE REMITAN
LAS COPIAS
CORRESPONDIENTE
S
CONTROL
DOCUMENTO
VERIFICACIÓN
SENTENCIA
VERIFICACIÓN
SENTENCIA
FIN
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VERSIÓN: 1
CÓDIGO: AGJMA-01
FECHA ACTUALIZACIÓN:
REVISIONES
PAGINA 22 DE 18
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
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VERSIÓN: 1
CÓDIGO: AGJMA-01
FECHA ACTUALIZACIÓN:
PAGINA 23 DE 18
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN JURÍDICA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REPRESENTACIÓN EXTRA JUDICIAL
RESPONSABLE: JEFE DE LA OFICINA JURÍDICA
CÓDIGO: AGJPT-07
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 3 de octubre de 2008
VERSIÓN: 1
OBJETIVO: Representación Extra Judicial de la Universidad ante las diferentes instituciones estatales y/o particulares.
ALCANCE: Inicia: Solicitud o requerimiento Termina: Respuesta de la solicitud o requerimiento
DEFINICIÓN: Representación: Acción y efecto de representar. Notificación: Documento en que consta la resolución comunicada. Demanda: Súplica, petición, solicitud. Jurisdicción: Poder que
tienen los jueces y tribunales para juzgar y hacer ejecutar lo juzgado.
No
DESCRIPCIÓN O DETALLE
FLUJOGRAMA
INICIO
1
2
RECIBIR Y/O RADICAR SOLICITUDES A OTRAS
INSTANCIAS DEL ESTADO O PARTICULARES
ATENDER LOS REQUERIMIENTO O RECIBIR
RESPUESTA DE LAS SOLICITUDES EXTERNAS
IMPETRADAS POR LA UNIVERSIDAD
ACOGE LA
DECISIÓN
RESPUESTA
O
SE
IMPUGNA
RECIBIR Y / O RADICAR
SOLICITUDES A OTRAS
INSTANCIAS ESTATALES O
PARTICULARES
ATENDER LOS REQUERIMIENTOS
O RECIBIR RESPUESTA DE LAS
SOLICITUDES
LA
ACOGE RESPUESTA O
IMPUGNACIÓN
3
ARCHIVA EL DOCUMENTO Y SI SE IMPUGNA SE
ESPERA SE DESATEN LOS RECURSOS
ARCHIVO O DECISIÓN
RECURSOS
4
A
RESPONSABLE
Y
DEPENDENCIA
RIESGO
RECTORÍA / JEFE DE
OFICINA / OFICINA
JURÍDICA.
QUE
SE
EXTRAVIEN
INTERNAMENTE
LAS
SOLICITUDES EXTERNAS O
QUE NO SE RADIQUEN LOS
REQUERIMIENTOS DE LA
UNIVERSIDAD ANTE LAS
INSTANCIAS COMPETENTES
RECTORÍA / JEFE DE
OFICINA / OFICINA
JURÍDICA.
QUE NO SE REMITA
O RECIBA
RESPUESTA EN EL
TÉRMINO
ESTABLECIDO
RECTORÍA / JEFE DE
OFICINA / OFICINA
JURÍDICA.
QUE NO SE ACOJA
LO ORDENADO O
QUE NO SE IMPUGNE
LA DECISIÓN
RECTORÍA / JEFE DE
OFICINA / OFICINA
JURÍDICA.
QUE NO SE ARCHIVE
EL DOCUMENTO O
QUE SE DILATEN LOS
TÈRMINOS
PREVISTOS PARA LA
OBTENCIÒN DE
RESPUESTA.
CONTROL
DOCUMENTO
SEGUIMIENTO
OFICIO
VERIFICACIÓN
OFICIO
VERIFICACIÓN
OFICIO
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Rectoría
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PROCESO GESTIÓN JURIDICA
VERSIÓN: 1
No
CÓDIGO: AGJMA-01
DESCRIPCIÓN O DETALLE
FECHA ACTUALIZACIÓN:
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE
Y
DEPENDENCIA
PAGINA 24 DE 18
RIESGO
CONTROL
DOCUMENTO
VERIFICACIÓN
OFICIO
A
5
DA CUMPLIMIENTO A LO PRESCRITO EN EL ACTO
ADMINISTRATIVO O SE ANALIZA LA VIABILIDAD DE
POSIBLE DEMANDA.
CUMPLIMIENTO O
ESTUDIO VIABILIDAD
DEMANDA
RECTORÍA / JEFE DE
OFICINA / OFICINA
JURÍDICA.
QUE NO SE
ADOPTEN LAS
DECISIONES
PERTINENTES
TENDIENTES A LA
DEFENSA DE LA
INSTITUCIÓN
FIN
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