Política sobre informantes Billabong International Limited

Política sobre informantes
Billabong International Limited
Aprobado por el Directorio, 19 de agosto de 2005
Revisado por el Directorio, 13 de diciembre de 2012
Introducción:
Esta política tiene el objetivo de facilitar la salida a la luz de conductas ilícitas y fomentar
comportamientos y prácticas comerciales profesionales, legales y éticas. La misma ha sido
diseñada para proteger a individuos que, de buena fe, informan de manera confidencial sobre
conductas que a su juicio puedan parecer corruptas, ilegales o poco éticas, sin miedo a
represalias, despidos o trato discriminatorio.
Alcance de esta política
La política sobre informantes aplica al Grupo Global Billabong y a cualquier persona, sea
parte del Grupo o ajena a él, que desee informar sobre una conducta ilícita a través de este
mecanismo. La misma tiene como objetivo el tratamiento de cuestiones serias, incluyendo:








conductas o prácticas deshonestas, fraudulentas, corruptas o ilegales;
conducta engañosa, incluyendo comportamiento o declaraciones que constituyan
prácticas financieras o contables engañosas;
conducta que pudiera ocasionar pérdidas financieras a Billabong o dañar su reputación, o
de otra manera ir en detrimento de los intereses de Billabong;
coerción, acoso o discriminación que sean perpetradas o sufridas por cualquier
empleado de la empresa;
violaciones continuas o regulares a las políticas de Billabong o al código de conducta;
conducta que esté bajo el control de la empresa que represente un peligro significativo
para el medioambiente;
conducta que ponga en peligro la salud y la seguridad; o
conducta que involucre cualquier otro tipo de actos impropios graves.
Procedimiento de presentación de quejas
En el caso de los empleados de Billabong, cualquier preocupación debería ser inicialmente
analizada con el supervisor directo correspondiente. Si eso no fuera apropiado, debería
hablar con un gerente superior o con un representante del departamento de Recursos
Humanos. Aquellos que no sean empleados, como los contratistas y consultores, deberían
hablar sobre su preocupación con la persona de contacto usual dentro de la empresa.
Alternativamente, la empresa ha designado un Comité de Protección para Informantes e
Investigación que incluye al gerente general y director general, el departamento ejecutivo de
recursos humanos del grupo, asesores legales internacionales y el secretario de la empresa.
Podrá ponerse en contacto con cualquiera de los miembros del comité al +61 7 55899 899 o
mediante el correo electrónico confidencial [email protected]. El miembro del
comité que sea contactado tendrá la responsabilidad de referir el asunto a los miembros del
comité que correspondan. El comité supervisará la investigación que se lleve a cabo con
respecto a la queja y deberá designar a un investigador. En caso de que la queja implique
una acusación contra un miembro del Comité de Protección para Informantes e
Investigación, dicho persona será excluida del proceso. El comité tiene autoridad para
obtener asesoramiento especializado independiente en los campos legal y financiero a los
efectos de la investigación. El comité reporta al Comité de Auditoría del Directorio.
Se pueden realizar denuncias anónimas. El comité tratará todas las declaraciones anónimas
con seriedad, aun si existen limitaciones significativas a su capacidad para investigarlas.
Proceso de investigación
El rol del investigador será el de evaluar la denuncia y enviar un informe al Comité sobre los
resultados de su investigación, incluyendo cualquier acción recomendada. El comité
analizará las recomendaciones del informe y, si corresponde, implementará las mismas. El
investigador será responsable de comunicarse directamente con el informante, a menos que
2
este haya preferido permanecer en el anonimato. En las situaciones en que el informante no
sea anónimo, se establecerá comunicación con él dentro de un plazo máximo de cinco días
hábiles desde la fecha en que se presentó la queja. Billabong tratará de manera confidencial,
privada y segura con las revelaciones que se hagan en conformidad con esta política.
Protección de la identidad del informante
El investigador tendrá la responsabilidad de hacer todo lo que razonablemente esté a su
alcance para garantizar que la identidad de la persona que haya presentado la queja se
mantenga en secreto durante el curso de cualquier investigación y hasta que los resultados
se hagan públicos. Habrá ocasiones en las que no será posible proteger la identidad del
informante, especialmente cuando la investigación tenga como resultado cargos presentados
ante la corte, donde la naturaleza de las alegaciones es tal que la identidad de la persona
puede deducirse de la información que se pone a disposición del investigador, o en los casos
en que la persona reciba tratamiento especial, como una licencia. El investigador dará a la
persona todas las advertencias razonables si pareciera probable que la identidad de la
persona se hará pública.
Protección del empleo
Si una alegación se realiza de buena fe, y la investigación subsiguiente confirma que la
empresa no es responsable de hecho ilícito alguno, el empleado que haya realizado la
denuncia será protegido de cualquier acción o represalia por parte de la empresa.
Si el empleado que ha realizado la denuncia sufre un trato menos favorable que cualquier
otro empleado por motivo de la denuncia, el empleado que no esté tratando al informante de
manera adecuada podrá ser sometido a medidas disciplinarias.
Si un empleado realiza declaraciones maliciosas, difamatorias o injustificadas podrá ser
sometido a medidas disciplinarias.
En caso de que el informante esté involucrado en la conducta que se informa podrá recibir
cierto grado de inmunidad con respecto a acciones disciplinarias si así lo acuerda el comité.
Sin embargo, el comité no tiene facultades para brindar inmunidad con respecto a acciones
penales.
Responsabilidades del empleado
Billabong confía en que sus empleados mantengan la reputación de la empresa, y se espera
que cualquier empleado que se entere de un asunto grave lo denuncie tan pronto como sea
posible. El no hacerlo podría resultar en la aplicación de medidas disciplinarias.
Divulgación de información sobre incumplimiento fuera de la empresa
Se recuerda a los empleados sobre su deber de mantener la confidencialidad de la
información privada de la empresa. El objetivo de la empresa es asegurar que los empleados
no tengan la necesidad de discutir los asuntos de Billabong fuera de la empresa.
Revisión de esta política
La Política sobre informantes será revisada por lo menos cada 2 (dos) años por el Comité de
Auditoría. Se confeccionará un informe para el Directorio sobre los resultados de cada
revisión y todos los cambios que se recomienden efectuar con respecto a la política. La
política estará disponible en el sitio en Internet de la empresa y se comunicará a todos los
nuevos empleados. También podrá obtenerse una copia por escrito si se solicita.
3