Procesos de Nomina

SIIGO
Versión 4.3
STANDAR WINDOWS
PROCESO DE CAPACITACION
PROCESOS DE NOMINA
TABLA DE CONTENIDO
1. PROCESOS DE NOMINA.................................................................. 3
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
FIJA NOVEDADES ............................................................................... 4
GENERACION DE NOVEDADES ............................................................ 7
CAPTURA DE NOVEDADES ................................................................ 10
LIQUIDACION DE COMISIONES ....................................................... 12
AUXILIO DE TRANSPORTE AUTOMATICO ......................................... 14
COMPROBANTE AUTOMATICO .......................................................... 17
1.6.2. Generación de Comprobante Automático ...................................................... 22
1.6.3. Procedimientos De Retención En La Fuente ................................................... 26
1.6.4. Procedimiento 1 De Retención En La Fuente.................................................. 27
Manejo en SIIGO – Salarios Integrales .................................................................. 27
Manejo en SIIGO – Salarios No Integrales ............................................................. 29
1.6.5. Procedimiento 2 De Retención En La Fuente.................................................. 31
Manejo en SIIGO – Salarios Integrales .................................................................. 31
Manejo en SIIGO – Salarios No Integrales ............................................................. 32
2.
PAGO DE NOMINA ..................................................................... 33
3.
PARAFISCALES .......................................................................... 37
4.
CALCULO PROVISIONES DE NOMINA......................................... 41
4.1. CATALOGO DE PROVISIONES ........................................................... 41
4.2. COMPROBANTE DE PROVISIONES .................................................... 42
4.3. PLANILLA DE PROVISIONES ............................................................ 43
5. PLANILLA INTEGRADAD DE AUTOLIQUIDACION DE APORTES ..... 46
6. PAGOS EN MEDIOS MAGNÉTICOS ................................................ 59
7. PAGO ELECTRÓNICO DE NOMINA ................................................ 60
7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
CREACIÓN DE BANCOS.....................................................................
ESTRUCTURA ARCHIVO PAGO ..........................................................
PROGRAMACIÓN DE PAGOS .............................................................
PAGO ELECTRÓNICO ........................................................................
60
62
65
66
8. INCREMENTO DE SUELDOS .......................................................... 67
9. INFORMES DE NOMINA................................................................ 72
9.1. AUXILIAR DE NOMINA ..................................................................... 72
9.2. VOLANTES DE PAGO ........................................................................ 74
9.3. PLANILLA POR CENTRO DE COSTO ................................................... 78
TALLER PROCESO DE NOMINA FASE II ............................................ 83
1. PROCESOS DE NOMINA
Los procedimientos que se describen a continuación se deben ejecutar, para efectuar
la liquidación, pago y generación de informes de nómina.
1.1. FIJA NOVEDADES
Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades – Fijación de
Novedades
A través de esta opción se puede generar la captura de aquellas novedades que son
fijas en la liquidación de todos los periodos de nómina para uno o varios empleados.
Estos conceptos se pueden fijar con los siguientes criterios:
Individual: En esta opción se puede seleccionar un empleado para efectuar la
fijación de una novedad.
Los campos que se deben diligenciar son:
¾
Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto que se quiere
fijar. Con el icono
¾
¾
se pueden consultar los conceptos creados.
Nit: En este campo se debe digitar el número de cédula del empleado al que se
se pueden consultar los
le efectuará la fijación del concepto. Con el icono
empleados creados.
Centro de Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al
concepto que se quiere fijar.
Costo: Seleccionado esta opción se podrá efectuar la fijación de una novedad para
un centro de costo específico.
Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:
¾
Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto que se quiere
fijar. Con el icono
¾
se pueden consultar los conceptos creados.
C. De Costo: En este campo se debe digitar el código del centro de costo al que
se le efectuará la fijación del concepto. Al presionar “Enter” se selecciona el
asterisco (*) el programa tomará todos los centros de costo. Con el icono
se pueden consultar los centros de costo creados.
¾
Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al concepto que se
quiere fijar.
Numérico: A través de esta opción se puede efectuar la asignación de un concepto
por rango de NITs.
Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:
¾
Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto que se quiere
fijar. Con el icono
se pueden consultar los conceptos creados.
¾
Del Número: Corresponde al número de identificación inicial del empleado desde
¾
se puede efectuar la
el que se desea fijar el concepto. Con el icono
búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa
asumirá desde el nit cero (0).
Nit Hasta: Corresponde al número de identificación final del empleado hasta el
se puede efectuar la búsqueda
que se desea fijar el concepto. Con el icono
de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá
hasta el NIT 9999,999,999,999.
¾
Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al concepto que se
quiere fijar.
1.2. GENERACION DE NOVEDADES
Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Generación de Novedades
Esta opción permite efectuar el ingreso en bloque de novedades que aplican para
todos los empleados en un período de nómina determinado.
Así mismo permite liquidar de forma automática los dominicales cuando el pago de la
nómina es semanal.
Una vez se ha ingresado a esta opción el programa mostrará las siguientes opciones:
Escogiendo la opción “Únicas” el programa mostrará el siguiente mensaje:
Se debe dar clic sobre el cuadro en blanco para continuar e inmediatamente el
programa solicitará el número de la nómina a procesar o liquidar. Se debe tener en
cuenta que la nómina 9999999999 se emplea para hacer consolidaciones.
En este proceso se crea la pareja de archivos Z29NNNNNNNNNN y
Z29NNNNNNNNNN.idx, donde NNNNNNNNNN es el número de la nómina que se
está liquidando.
Una vez se ha escogido el periodo de nómina a liquidar el programa desplegará la
siguiente pantalla en la que se debe registrar los siguientes datos:
¾
Cpto: En este campo se deben digitar los conceptos o novedades que se van a
liquidar en el período de nómina escogido. Una vez se ha escogido el concepto, el
programa automáticamente mostrará la descripción del mismo. Con el icono
o las teclas de función F2 o F3, se puede realizar la búsqueda de los
conceptos creados.
¾
Variable: En este campo se debe digitar la cantidad de los días u horas que se
desean liquidar para los conceptos seleccionados.
Después de incluir todos los conceptos, dando clic sobre el icono
presionando la tecla de función F1 aparecerá el siguiente mensaje:
o
Digitando “SI” el programa ejecutará un proceso automático en el que le asignará
las novedades escogidas para todos los empleados.
Digitando “NO” el programa mostrará uno a uno los empleados y preguntará si la
nómina aplica para el empleado que se está visualizando en pantalla. Se debe digitar
“Si” o “No” según corresponda hasta finalizar la lista de empleados.
1.3. CAPTURA DE NOVEDADES
Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades
A través de esta opción se debe efectuar la entrada de novedades por cada uno de
los empleados. Se debe escoger un período de nómina en el que se deben incluir
todos los ingresos y deducciones, excepto el subsidio de transporte, los aportes de
salud, pensión, fondo de solidaridad y retención en la fuente.
Para efectuar la captura de novedades se ejecutarán los siguientes pasos:
¾
Digite la Nómina a Procesar (01/99): En este campo se digita el número de
la nómina en el cual se efectuará la captura de las novedades.
¾
Es la Quincena 1 o 2?: Esta opción únicamente aplica para el pago de nóminas
quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual, esta
pregunta se omite. Con pago decanal es necesario indicar si es el período 1, 2 o
3; y si el período de nómina es semanal, se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó
5 de acuerdo al período que se quiere liquidar. Se debe tener en cuenta que la
nómina 9999999999 se emplea para hacer consolidaciones.
¾
Quiere Iniciar Proceso (SI/NO): Cuando el pago de la nómina se realiza por
primera vez se debe contestar a esta pregunta “NO” o en el caso de que ya se
hayan capturado novedades para el período de nómina escogido y se quieran
mantener, la respuesta también debe ser “NO”. Cuando el período de nómina en
el que se van a capturar las novedades fue utilizado anteriormente a la pregunta
se debe digitar “SI”, porque en caso contrario aparecerá un mensaje en la
captura de novedades que dice “NOMINA YA GIRADA”. También se debe
responder “SI” cuando el período de nómina ya fue contabilizado o pagado y se
borraron todos los comprobantes y se requiere recuperar las novedades del
período de nómina reversado, porque de igual manera aparecerá el mensaje
“NOMINA YA GIRADA”
¾
Mantiene Novedades Anteriores (SI/NO): Si la respuesta a la pregunta
anterior fue positiva, el programa automáticamente mostrará esta opción. Se
contesta “SI” en caso de que la nómina ya se haya contabilizado o pagado, se
hayan borrado los comprobantes y se quiera recuperar las novedades de este
período de nómina. Se debe contestar “NO” cuando se requiera capturar
nuevamente las novedades del período de nómina que se va a liquidar.
Después de haber contestado la pregunta anterior el programa mostrará la siguiente
pantalla donde se efectuará la captura de las novedades.
¾
NIT: En este campo se debe digitar el No. de cédula del empleado. Con el
la tecla de función F2 o F3 se puede efectuar la búsqueda de los
icono
empleados creados.
¾
CTO.: En este campo se deben digitar los códigos de los conceptos o
novedades que se van a generar para el empleado seleccionado. Las
novedades que se hayan incluido en la generación de novedades aparecerán
de forma automática. Si no se ejecutó la generación de novedades, será
necesario capturar cada una de las novedades para el empleado seleccionado.
¾
¾
Variable: En este campo se digita la cantidad de los días u horas que se
desean liquidar para los conceptos seleccionados. Esta opción únicamente
aplica para los conceptos creados con fórmula.
Valor: En este campo se debe digitar el valor de la novedad o concepto que
se está capturando. Para los conceptos con fórmula, el programa calcula
automáticamente el valor después de digitar la variable. Si el concepto no
tiene fórmula, se debe digitar el valor del concepto que se esta capturando.
Con el icono
empleado.
o con la tecla de función F1 guarda las novedades para el
1.4. LIQUIDACION DE COMISIONES
Ruta: Ventas – Liquidación de Comisiones – Comisiones
Esta opción no se trabaja directamente desde el módulo de nómina, pero las
comisiones se pueden liquidar desde el módulo de ventas y esta novedad se
generará automáticamente en el módulo de nómina ejecutando el siguiente
procedimiento:
¾
Con IVA: Si se escoge esta opción el programa liquidará las comisiones sobre
el valor total de la factura incluido el IVA.
¾
Sin IVA: Si se escoge esta opción el programa liquidará las comisiones sobre
el valor bruto de la factura, es decir, el valor antes de IVA.
Después de escoger esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:
¾
Desde: En este campo se debe digitar el rango inicial de fechas desde el que se
van a liquidar las comisiones.
¾
Hasta: En este campo se debe digitar el rango inicial de fechas desde el que se
van a liquidar las comisiones.
Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:
Liquida en Nómina: Se debe marcar esta opción para que la liquidación de las
comisiones se efectúe directamente en el periodo de nómina que se esta liquidando.
¾
Nro. De Nómina: En este campo se debe digitar el número de la nómina en la
que se van a liquidar las comisiones.
¾
Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto de nómina
creado para las comisiones. Si no se conoce el código del concepto se puede
efectuar la búsqueda con la tecla de función F2 o con el icono
.
¾
Vendedor Desde: En esta campo se debe digitar el código inicial del vendedor
desde el que se quieren liquidar comisiones.
¾
Vendedor Hasta: En este campo se debe digitar el código final del vendedor
hasta el que se quieren liquidar comisiones.
¾
Incluido Descuentos de la Factura (S/N): Si la respuesta a esta pregunta es
afirmativa el programa tomará el valor bruto de la factura menos el valor de los
descuentos aplicados y sobre este valor liquidará las comisiones. Si la respuesta
es negativa el programa no tendrá en cuenta los descuentos realizados en la
factura y liquidará las comisiones sobre el valor bruto de la factura.
¾
Incluye Cargos en la Factura (S/N): Si la respuesta a esta pregunta es
afirmativa el programa liquidará las comisiones incluidos los cargos generados en
la factura de venta (recuerde que en la definición de la factura el IVA se
parametriza en el tercer cargo). Si la respuesta es negativa el programa liquidará
las comisiones sobre el valor bruto de la factura.
¾
Digite las Cuentas de Descuentos Utilizadas en el Recibo de Caja: Si se
manejaron descuentos condicionados, estos deben ser registrados en el momento
de elaborar el recibo de caja, por lo tanto se deben digitar las cuentas contables
en las que se contabilizaron estos descuentos.
1.5. AUXILIO DE TRANSPORTE AUTOMATICO
Ruta: Nómina – Manejo de Novedades –Captura de Novedades - Subsidio de
Transporte Automático
A través de este proceso el programa liquida y calcula de forma automática el
Subsidio de Transporte para aquellos empleados cuyo salario básico mensual sea
inferior a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Este concepto no es
necesario generarlo o capturarlo como una novedad, ya que con este proceso el
programa lo hace automáticamente.
Para ejecutar este proceso es necesario ingresar a la opción y diligenciar los
siguientes datos que se describen a continuación:
¾
Nro de Nómina: En este campo se debe digitar el número de la nómina en la
que se desea generar la novedad del Subsidio de Transporte.
¾
Es la Primera o la Segunda Quincena 1 ó 2: Esta opción únicamente aplica
para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de
forma mensual esta pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar
si es el decanal 1, 2 ó 3 y si el periodo de nómina es semanal se debe escoger la
semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar.
¾
Genera la Novedad de Subsidio de Transporte Para Todo el Mes (S/N):
Esta pregunta aparece cuando en la opción anterior se indica al programa que es
la segunda quincena, el tercer decanal o la cuarta semana. Si no se marca,
únicamente se liquidará el Subsidio de Transporte correspondiente al periodo de
nómina que se está liquidando, de lo contrario, al marcar la opción, el sistema
liquidará el Subsidio de Transporte para todo el mes, independiente que el pago
de la nómina se efectúe quincenal, decanal o semanal.
Y en el momento de verificar, se presenta el subsidio de transporte liquidado a
quienes corresponda:
RECUERDE….
Para liquidar correctamente subsidio de transporte, en la
creación del concepto (Nómina – Parámetros – Catálogos –
Apertura de Conceptos), se debe indicar Cálculo
Automático T-Auxilio de Transporte, digitar el valor del
Subsidio, el cual debe ser modificado cada año y/o según
las disposiciones de la Ley, y el tope máximo de números
de SMLV (2 en este caso)
1.6. COMPROBANTE AUTOMATICO
Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades - Generación
Comprobante Automático
Este proceso realiza el cálculo automático de los descuentos que se deben efectuar a
los empleados por salud, pensión, fondo de solidaridad pensional y retención en la
fuente.
1.6.1. Parámetros para Cálculo de Retención en la Fuente
Para realizar el cálculo de retención en la fuente, se debe realizar la parametrización
de los datos necesarios para tal fin por la ruta Nómina – Parámetros – Catálogos
– Retención en la Fuente. Al ingresar a la opción el sistema presenta dos
opciones:
Se debe elegir la opción Parámetros, para que el sistema presente la siguiente
ventana, en la cual se registra la siguiente información:
¾
Límite Valor Exento para la Base: En este campo se debe digitar el valor
$5.34.000 (valor base año 2007) de acuerdo a lo establecido en el artículo 17
la ley 788 de 2002 (Reforma Tributaria), en el que se indica que las rentas
trabajo exentas corresponden al veinticinco por ciento (25%) del valor total
los pagos laborales.
de
de
de
de
¾
Porcentaje para Salario Integral: En este campo se debe digitar el 0.75, que
corresponde al porcentaje por el que se debe multiplicar el salario integral para
efectuar el cálculo de la base de retención en la fuente.
¾
Valor de la UVT: Valor indicado por la DIAN para la Unidad de Valor Tributario
establecido por la ley a partir del 2007, la cual es la unidad base de medida en
muchos procesos tributarios y para este caso, en el cálculo de la Retención en la
Fuente para asalariados.
¾
Porcentaje descontable de pensión: De acuerdo con el régimen laboral, los
aportes voluntarios de pensión que haga el trabajador o el empleado no harán
parte de la base para aplicar la retención hasta una suma que adicionada al valor
de los aportes obligatorios no excedan el 30% del ingreso laboral.
¾
Porcentaje exento de retención: De la misma manera cuando se habla de
ingresos exentos la ley establece que el 25% de los pagos laborales son exentos
de retención en la fuente.
¾
Porcentaje aplicable al exceso: La ley en la nueva tabla de retención en la
fuente indica que el último rango de retención en la fuente aplica para los salarios
expresados en mas de 360 UVT y de hay en adelante. Previendo que en un futuro
se establezca un valor diferente a aquellos salarios que superen los topes en las
tablas se mantuvo la opción de indicar el porcentaje a aplicar a aquellos valores
no relacionados en el rango final del último registro de la tabla. Por el momento
se debe indicar el mismo porcentaje aplicado en el último rango de la tabla de
retención.
En la opción Tabla de Retención, se registran los rangos a aplicar la retención en la
fuente, estipulados en la Ley 1111 de Diciembre de 2006 (Reforma Tributaria), de la
siguiente manera:
¾
¾
¾
¾
¾
Desde: Rango inicial desde donde se valida el valor base expresado en UVT
Hasta: Rango final hasta donde se valida el valor base expresado en UVT
Tarifa: Porcentaje o tasa marginal que se aplica
Menos UVT: Valor de unidades UVT que se restara en la operación
Mas UVT: Valor de unidades UVT que se sumara en la operación
RECUERDE….
El cálculo de la retención en la fuente y del fondo de
solidaridad pensional únicamente se realizarán en el último
periodo de nómina de cada mes.
1.6.2. Generación de Comprobante Automático
Ahora por la ruta Nómina – Parámetros – Catálogos – Generación de
Comprobante Automático, se realiza el cálculo de los conceptos salud, pensión,
fondo de solidaridad pensional y retención en la fuente (estos últimos si es segunda
quincena):
Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:
¾
Importante: En su nómina pueden haber empleados que ya se han retirado
Desea Procesarlos, Ignorarlos o Eliminarlos? : En esta opción se recomienda
escoger la opción de “Ignorarlos” para que el programa omita a los empleados
retirados y efectúe los cálculos correspondientes de salud, pensión, fondo de
solidaridad y retención en la fuente a los empleados activos.
¾
Calcula Retención a la Prima de Servicios?: Esta opción únicamente aplica
para el cálculo de la retención en la fuente cuando se esta la liquidación de la
prima de servicios en el mismo periodo en el que se hará el pago de la nómina.
Si se esta aplicando el procedimiento 1 el programa efectuará el cálculo de la
retención en la fuente sobre la prima de servicios y por separado calculará la
retención para los demás conceptos que forman base de retención como el
salario, horas extras, comisiones, etc. Si se esta aplicando el procedimiento 2 la
prima de servicios se suma a los demás conceptos que forman base para el
cálculo de retención en la fuente.
Después de Marcar estas opciones el programa mostrará la siguiente opción:
¾
Desea Aplicar el Descuento por Porcentaje o por Valor? En esta opción
se determina el cálculo de la retención en la fuente: aplicando el valor
establecido en la tabla de retención.
Después de seleccionar esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:
Desea Incluir la Retención: Si se marca esta opción el programa calculará
automáticamente el descuento de retención en la fuente para aquellos empleados
con salario integral o cuyos ingresos estén dentro de los rangos establecidos en la
tabla de retención. Si no se marca esta opción únicamente se efectuarán los cálculos
para los descuentos de salud y pensión. Recuerde que la retención en la fuente
se calcula en el último periodo de pago del mes.
Posteriormente presenta la siguiente ventana en la cual solicita la siguiente
información:
¾
Número de la Nómina: Se digita el periodo o tipo de nómina para el cual se
realiza el cálculo.
¾
Es La Quincena 1 ó 2: Esta opción únicamente aplica para el pago de
nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual
esta pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el
decanal 1, 2 ó 3 y si el periodo de nómina es semanal se debe escoger la
semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar.
¾
Calcula Las Novedades de Salud y Pensión de Todo el Mes: Esta
pregunta aparece cuando en la opción anterior se indica al programa que es
la segunda quincena, el tercer decanal o la cuarta semana. Si no se marca la
opción únicamente se calculará salud y pensión correspondiente al periodo de
nómina que se esta liquidando, si se marca la opción el programa liquidará
salud y pensión para todo el mes, independiente que el pago de la nómina se
efectúe quincenal, decanal o semanal.
Después de ejecutar la opción anterior el programa ejecutará un proceso de
verificación y aparecerá el siguiente mensaje:
Si el periodo de nómina que se esta liquidando es semanal, decanal o quincenal se
debe marcar la opción “Ingresos” para que el programa calcule los descuentos de
salud y pensión sobre los ingresos del empleado. El programa genera este mensaje
porque no se esta liquidando todo el mes sino un periodo. Ej. A un empleado que
gana el salario mínimo legal vigente se le liquida una quincena, su salario real para
este periodo será el mínimo legal vigente dividido en dos. Este resultado es el que
detecta el programa en el periodo de nómina que se esta liquidando. Sin embargo al
final del mes después de haber liquidado las dos quincenas del mes, el total de los
descuentos de salud y pensión corresponderán al total del cálculo efectuado sobre el
salario mínimo legal vigente.
Después de ejecutar este proceso aparecerá el siguiente mensaje:
1.6.3. Procedimientos De Retención En La Fuente
De acuerdo a la Ley 1111 de Diciembre de 2006 (reforma Tributaria) la
tarifa a aplicar para realizar retención en la fuente para asalariados ha
cambiado: “ARTICULO 23. Modificase el artículo 383 del Estatuto Tributario, el
cual queda así: “Artículo 383. Tarifa. La retención en la fuente aplicable a los pagos
gravables, efectuados por las personas naturales o jurídicas, las sociedades de
hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas, originados en la
relación laboral, o legal y reglamentaria, será la que resulte de aplicar a dichos pagos
la siguiente tabla de retención en la fuente:
Parágrafo. Para efectos de la aplicación
artículo 386 de este Estatuto, el valor
conformidad con la tabla incluida en este
total gravado convertido a UVT, con lo cual
al ingreso mensual.
del Procedimiento 2 a que se refiere el
del impuesto en UVT determinado de
artículo, se divide por el ingreso laboral
se obtiene la tarifa de retención aplicable
Parágrafo Transitorio. Para el año gravable 2007, la tarifa a que se refiere el
último rango de esta tabla será del treinta y cuatro por ciento (34%).”
Con base a lo anterior, a continuación se ilustran dos ejemplos que presentan la
forma de liquidación de retención para Procedimientos 1 y 2
1.6.4. Procedimiento 1 De Retención En La Fuente
Manejo en SIIGO – Salarios Integrales
SUELDO
10,000,000.00
30% FACTOR PRESTACIONAL
3,000,000.00
TOTAL BASE DE PENSION
7,000,000.00
DESCUENTO PENSION OBLIG. 3.875%
271.250
DESCUENTO F.P.S. 1%
70.000
DESCUENTO F.S.SUB. 0.2% - Según Tabla
14.000
DESCUENTO TOTAL PENSION
355.250
SUELDO
DESCUENTO TOTAL PENSION
SUBTOTAL
BASE GRAVADA 75%
VALOR UVT
BASE EXPRESADA EN UVT *
PORCENT APLICACIÓN DE UVT **
APLICACIÓN TABLA UVT***
RETENCION EXPRESADA EN UVT****
VALOR IMPUESTO SEGÚN TABLA*****
RETENCION EN UVT + VR IMPUESTO
RETENCION EXPRESADA EN PESOS
10,000,000.00
355.250
9.644.750
7.233.563
20.974
345
28%
195
55
10
65
1.354.230
BASE EXPRESADA EN UVT *: Hace referencia al resultado de dividir la Base
Gravada (de Retención) sobre el valor del UVT; para el ejemplo se define así:
7.233.563/20.974 = 345
PORCENT APLICACIÓN DE UVT **: Este porcentaje está registrado en la tabla de
retención, para este caso, se busca el rango, que en este caso esta entre > 150
hasta 360, y la tarifa marginal correspondiente al 28%, que es el Porcentaje de
aplicación:
APLICACIÓN TABLA UVT***: Es la aplicación de la primera parte de la fórmula de
la columna IMPUESTO de la tabla. En nuestro ejemplo, al estar ubicado en el rango
>150 hasta 360 (345), el Impuesto se aplica de la siguiente manera:
Donde
Ingreso Laboral grabado expresado en UVT: 345
Por tanto:
345-150 = 195
Esta cifra corresponde a la aplicación de la tabla (impuesto) en UVT.
RETENCION EXPRESADA EN UVT****: Corresponde a la continuación de la
aplicación del impuesto, donde se toma el resultado de la aplicación de la tabla, que
en este caso es 195 UVT y se multiplica por el 28%, así:
195 X 28% = 55
VALOR IMPUESTO SEGÚN TABLA *****: Es el valor en UVT adicional que se
aplica al final de la fórmula del Impuesto; para nuestro ejemplo es 10 UVT.
Finalmente, la RETENCION EXPRESADA EN PESOS, es el resultado de multiplicar,
el producto de la operación RETENCION EN UVT + VR IMPUESTO, entre el valor
de la UVT, así:
65 X 20.974= 1.354.230
Manejo en SIIGO – Salarios No Integrales
SUELDO
DESCUENTO PENSION OBLIG. 3.875%
DESCUENTO F.P.S. 1%
DESCUENTO TOTAL PENSION
5,000,000.00
193.750
50.000
243.750
SUELDO
DESCUENTO TOTAL PENSION
BASE DE RETENCION
VALOR UVT
BASE EXPRESADA EN UVT *
PORCENT APLICACIÓN DE UVT **
APLICACIÓN TABLA UVT***
RETENCION EXPRESADA EN UVT****
VALOR IMPUESTO SEGÚN TABLA*****
RETENCION EN UVT + VR IMPUESTO
RETENCION EXPRESADA EN PESOS
5,000,000.00
243.750
4.756.250
20.974
170
28%
20
6
10
16
327.645
BASE EXPRESA EN UVT *: Hace referencia al resultado de dividir la Base Gravada
(de Retención) sobre el valor del UVT; para el ejemplo se define así:
4.756.250/20.974 = 170
PORCENT APLICACIÓN DE UVT **: Este porcentaje está registrado en la tabla de
retención, para este caso, se busca el rango, que en este caso esta entre > 150
hasta 360, y la tarifa marginal correspondiente al 28%, que es el Porcentaje de
aplicación:
APLICACIÓN TABLA UVT***: Es la aplicación de la primera parte de la fórmula de
la columna IMPUESTO de la tabla. En nuestro ejemplo, al estar ubicado en el rango
>150 hasta 360 (170), el Impuesto se aplica de la siguiente manera:
Donde
Ingreso Laboral grabado expresado en UVT: 345
Por tanto:
170-150 = 20
Esta cifra corresponde a la aplicación de la tabla (impuesto) en UVT.
RETENCION EXPRESADA EN UVT****: Corresponde a la continuación de la
aplicación del impuesto, donde se toma el resultado de la aplicación de la tabla, que
en este caso es 20 UVT y se multiplica por el 28%, así:
20 X 28% = 6
VALOR IMPUESTO SEGÚN TABLA *****: Es el valor en UVT adicional que se
aplica al final de la fórmula del Impuesto; para nuestro ejemplo es 10 UVT.
Finalmente, la RETENCION EXPRESADA EN PESOS, es el resultado de multiplicar,
el producto de la operación RETENCION EN UVT + VR IMPUESTO, entre el valor
de la UVT, así:
16 X 20.974= 327.645
1.6.5. Procedimiento 2 De Retención En La Fuente
Manejo en SIIGO – Salarios Integrales
SUELDO
10,000,000.00
30% FACTOR PRESTACIONAL
3,000,000.00
TOTAL BASE DE PENSION
7,000,000.00
DESCUENTO PENSION OBLIG. 3.875%
271.250
DESCUENTO F.P.S. 1%
70.000
DESCUENTO F.S.SUB. 0.2% - Según Tabla
14.000
DESCUENTO TOTAL PENSION
355.250
SUELDO
DESCUENTO TOTAL PENSION
SUBTOTAL
BASE GRAVADA 75%
PORCENTAJE DE RETENCION*
VALOR DE RETENCION
10,000,000.00
355.250
9.644.750
7.233.563
22.83%
1.651.422
PORCENTAJE DE RETENCION*: Este porcentaje debe ser calculado por el usuario
fuera del programa, y luego digitado en el campo Retención en la Fuente, de la
Apertura de Empleados (Ruta: Nómina – Parámetros – Catálogos – Apertura de
Empleados):
Manejo en SIIGO – Salarios No Integrales
SUELDO
DESCUENTO PENSION OBLIG. 3.875%
DESCUENTO F.P.S. 1%
DESCUENTO TOTAL PENSION
5,000,000.00
193.750
50.000
243.750
SUELDO
DESCUENTO TOTAL PENSION
SUBTOTAL
BASE GRAVADA 75%
PORCENTAJE DE RETENCION
RETENCION EXPRESADA EN PESOS
5,000,000.00
243.750
4.756.250
3.567.188
22.83%
327.645
PORCENTAJE DE RETENCION*: Este porcentaje debe ser calculado por el usuario
fuera del programa, y luego digitado en el campo Retención en la Fuente, de la
Apertura de Empleados (Ruta: Nómina – Parámetros – Catálogos – Apertura de
Empleados):
2. PAGO DE NOMINA
RUTA: Nómina – Procesos de Nómina - Pago de Nómina
Una vez se han generado e incluido todas las novedades del periodo de nómina, se
han ejecutado los procesos de subsidio de transporte automático y comprobante
automático, se procede a efectuar el pago de la nómina.
Para el registro contable o causación de la nómina se deben diligenciar los siguientes
campos una vez se ingresa a la opción:
¾
Nómina Número? (01/9999999999): En este campo se debe digitar el
número de la nómina a pagar.
¾
Es la Quincena 1 o 2: Esta opción aplica únicamente para el pago de nóminas
quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual esta
pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el decanal 1, 2
o 3 y si el periodo de nómina es semanal se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó
5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar. Recuerde que la nómina
9999999999 se emplea para hacer consolidaciones.
¾
Cheque – Comprobante: Si el pago de la nómina se efectúa en Cheque
debe escoger esta opción para que el programa genere un comprobante
egreso y un cheque por cada empleado. Si el pago de la nómina se realiza
efectivo o abono a través de una cuenta de ahorros, se debe escoger la opción
se
de
en
de
Comprobante para que el programa genere un comprobante de contabilización
de la nómina por cada empleado.
Si se selecciona la opción de Cheque el programa desplegará la siguiente
pantalla:
¾
Proceso Automático: Si se omite esta opción el programa solicitará por cada
comprobante de egreso la cuenta del banco del que se girarán los cheques, el
número del cheque que se va a girar y de forma automática comienza a mostrar
a cada uno de los empleados, graba el comprobante de egreso y permite efectuar
la impresión del cheque.
¾
Tipo de Documento: Se debe escoger un documento tipo G – Comprobante de
Egreso y automáticamente se desplegará la siguiente pantalla:
NOTA: Si la opción de proceso automático fue marcada, el programa solicitará un
documento tipo G – Comprobante de Egreso y grabará de forma automática un
comprobante de egreso por cada empleado, pero únicamente solicitará la cuenta del
banco y el número del cheque para el primer comprobante de egreso. Los cheques
pueden ser impresos por cada comprobante de egreso.
Si se escoge la opción de Comprobante el programa desplegará la siguiente
pantalla:
¾
Actualiza Todos los Empleados: Si se omite esta opción el programa activará
una pantalla en la que solicitará el tipo y número del comprobante que se va a
generar y la cuenta de nómina por pagar (220505). Una vez se han ingresado
estos datos el programa mostrará a cada uno de los empleados para que se
grabe un comprobante en el que contabilizará la nómina. Si se escoge esta
opción el programa grabará un comprobante de forma automática por cada
empleado.
¾
Tipo de Documento: Se debe escoger un documento tipo L – Otros, que debe
estar previamente creado.
¾
Número de la Cuenta: Se debe digitar la cuenta 250505 - Nómina por Pagar.
3. PARAFISCALES
Ruta: Nómina – Comprobante Parafiscales – Comprobante Parafiscal
En esta opción el programa efectúa el registro contable de los aportes parafiscales
que corresponden al SENA, ICBF y Caja de Compensación Familiar. Adicionalmente
contabiliza los aportes de salud y pensión a cargo del empleador.
Para ejecutar este procedimiento se deben seguir los pasos que se describen a
continuación:
¾
El proceso de comprobante de los parafiscales debe ejecutarse por los
grupos:
51 – Gastos de Administración
52 – Gastos de Ventas
52 – Mano de Obra (Producción)
Los campos que s deben diligenciar son los siguientes:
¾
Nit de la Empresa: En este campo se debe digitar el nit de la empresa que
efectúa el pago de los aportes parafiscales.
¾
Cuenta del Sena: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para
efectuar la contabilización del aporte al SENA (51057800, 52057800,
72057800).
¾
Cuenta del ICBF: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para
efectuar la contabilización del aporte al ICBF (51057500, 52057500,
72057500).
¾
Cuenta de Subsidio Familiar: En este campo se debe digitar la cuenta del
gasto para efectuar la contabilización del aporte a la Caja de Compensación
Familiar (51057200, 52057200, 72057200).
¾
Cuenta del Fondo de Salud: En este campo se debe digitar la cuenta del
gasto para efectuar la contabilización del aporte que efectúa el empleador por
salud (8% del salario de cada empleado). Recuerde que las cuentas de
aportes a entidades promotoras de salud (510569, 520569 y 720569) se
auxiliarizaron con el mismo código de la cuenta de los fondos de salud
creados, por lo tanto en este campo se debe digitar el código únicamente al
nivel Sub-cuenta y dejar el código del auxiliar en cero (00), porque el auxiliar
lo tomará de acuerdo al fondo que se haya asignado a cada empleado.
¾
Cuenta del Fondo de Pensión: En este campo se debe digitar la cuenta del
gasto para efectuar la contabilización del aporte que efectúa el empleador por
pensión (10.875% del salario de cada empleado). Recuerde que las cuentas
de aportes a fondos de pensiones (510570, 520570 y 720570) se
auxiliarizaron con el mismo código de la cuenta de los fondos de pensión
creados, por lo tanto en este campo se debe digitar el código únicamente al
nivel Subcuenta y dejar el código del auxiliar en cero (00), porque el auxiliar
lo tomará de acuerdo al fondo que se haya asignado a cada empleado.
¾
Cuenta de Pago: En este campo se debe digitar la cuenta 237010 – Aportes
al I.C.B.F, SENA, y Cajas de Compensación Familiar.
¾
Aplica C. Costo del Empleado/Acumulados (E/A): Si se escoge la opción
del centro de costo del empleado el programa afectará contablemente el
centro de costo que tiene asignado cada uno de los empleados en la hoja de
vida, en caso contrario llevará el total de cada concepto a un solo centro de
costo.
¾
Comprobante Parafiscal por Empleado: Se marca esta opción si se
requiere que se genere un documento contable por cada empleado del
proceso de parafiscal que realiza el sistema.
¾
Incluir Empleados Retirados: Se Selecciona esta opción si dentro del
periodo de nomina que se liquido el sistema hay empleados retirados y se
desean tener en cuenta para la generación de los aportes Parafiscales y los
aportes de seguridad social del empleador por el tiempo laborado.
Después de digitar todas las cuentas contables relacionadas con los aportes
parafiscales el programa mostrará una ventana en la que se debe se debe indicar
si la empresa es beneficiaria del decreto 258 del 11 de Febrero de 1999, para los
beneficiarios de Reducción de los aportes al SENA, y sus empresas se encuentren
ubicadas en zona afectada por el terremoto del 1998 (Eje Cafetero), el programa
mostrará la siguiente ventana en la cual usted deber marcar SI de lo contrario la
podrá pasar con ENTER
Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:
•
Tipo de Documento: En este campo se debe escoger un documento tipo L –
(Otros), que debe estar previamente creado, para efectuar la contabilización
de los aportes parafiscales y aportes de salud y pensión a cargo del
empleador.
4. CALCULO PROVISIONES DE NOMINA
4.1. CATALOGO DE PROVISIONES
Ruta: Nómina – Parámetros- Catálogos – Catalogo de Provisiones
A través de esta opción se realiza la parametrización de los porcentajes par la
aplicación de los cálculos para las Provisiones de Cesantías, Intereses de Cesantías,
Vacaciones y Primas.
¾
Código: Permite Crear 999 códigos de provisiones para ser aplicados.
¾
Nombre: Digitar el Nombre de la provisión que se desea crear.
¾
Porcentaje: Se debe ingresar el porcentaje de Aplicación de la Provisión.
¾
Saldo – Movimiento: La forma de aplicación de las provisiones en este modulo
se realiza con base al movimiento mes.
¾
Código de Nomina: Se debe seleccionar el código de nomina creado para la
aplicación de las provisiones de nomina.
¾
Grupo: Se debe Digitar Cada Grupo contable por el cual se deben generar el
proceso de provisiones.
¾
Cta Debito: Se debe Digitar la cuenta del gasto correspondiente a cada grupo
contable que se maneje para las provisiones de nomina.
¾
Cta Crédito: Se debe Digitar la cuenta del pasivo correspondiente a la provisión
de las prestaciones sociales.
¾
Salario Integral: Se realiza esta selección si se desea que las provisiones se
realicen a los empleados que ganan salario integral.
4.2. COMPROBANTE DE PROVISIONES
RUTA: Nomina-Procesos de Nomina-Comprobante de Provisiones.
En esta opción se realiza la ejecución de los cálculos de los aportes de provisiones
para Cesantías, Intereses de Cesantías, Vacaciones y Primas.
¾
Mes: Digitar el número del mes al cual se realiza el proceso de provisiones.
¾
Centro de Costos: Permite Seleccionar todos o alguna centro de costos
especifico al cual se desee generar el comprobante de Provisiones.
¾
Terceros: Permite seleccionar los empleados a los cuales se desea generar
las provisiones de las prestaciones sociales.
¾
Aplica C.Costo del Empleado/ Acumulado : Se incluye “E” si se desea que
el sistema al momento de realizar la contabilización respete el c. costo que
del empleado el cual se encuentra en Nomina-Catálogos- Apertura de
empleados o se Selecciona “A” si se requiere que tome la contabilización se
realice en el C. Costo que se encuentra en el registro de control.
¾
Incluir Retirados: Si requiere incluir los empleados retirados para el proceso
de provisión de las prestaciones sociales.
¾
Tipo de Documento: Permite seleccionar el documento Tipo L creado para
las contabilizaciones de las provisiones de prestaciones sociales.
4.3. PLANILLA DE PROVISIONES
RUTA: Nomina-Procesos de Nomina-Planilla de Provisiones.
Terminado el proceso de contabilización o generación de las provisiones de
prestaciones sociales, o previo a dicha contabilización, el sistema genera el informe
de los cálculos realizados y valores a contabilizar en el comprobante que se
selecciona para la causación de estas provisiones.
¾
Mes: Digitar el número del mes al cual se realiza el proceso de provisiones.
¾
Centro de Costos: Permite Seleccionar todos o alguna centro de costos
especifico al cual se desee generar el comprobante de Provisiones.
¾
Terceros: Permite seleccionar los empleados a los cuales se desea generar
las provisiones de las prestaciones sociales.
¾
Agrupar por Centro de Costos: Si se desea que la provisión se genere en
un centro de costos especifico.
¾
Incluir Retirados: Si requiere incluir los empleados retirados para el proceso
de provisión de las prestaciones sociales.
.1
5. PLANILLA INTEGRADAD DE AUTOLIQUIDACION DE APORTES
Ruta: Nómina Seguridad Social - Procesos Automáticos - Planilla
Integrada De Autoliquidación De Aportes
Después de tener los parámetros necesarios en la parametrización de Nómina, y
teniendo la(s) nómina(s) del respectivo mes acumuladas, se puede proceder a
generar la Planilla Integrada.
Al ingresar a la opción Planilla Integrada de autoliquidación de aportes se capturan
los datos necesarios para la generación del archivo plano que será validado por el
Operador de la Información respectivo. Los datos a digitar son:
¾ Periodo AFP, ARP, CCF, Par: Se refiere al periodo a cotizar que se esta
liquidando correspondiente al mismo mes con el que se pago la nomina. Por
ejemplo, para la Nomina liquidada en el mes de Agosto corresponderá a agosto
en este campo.
¾ Periodo EPS: Se refiere al periodo a cotizar para salud, el cual normalmente es
un mes más al periodo de AFP. Por ejemplo, para la Nomina liquidada en el mes
de Agosto corresponderá a Septiembre en este campo.
¾ Código ARP: Este código el programa lo trae automáticamente del código SOI
indicado para el fondo de ARP creado con numero 1. Este código se puede
modificar en este campo.
¾ Operador de la información: Código del operador de ka información con quien
se validara y reportara la misma. El Operador de la Información depende de la
escogencia del cliente.
¾ Documento de identidad del aportante: Se refiere al numero de nit o cedula
registrada en la creación de la empresa, sin embargo es posible modificarlo.
¾ Digito de verificación del aportante: Se refiere al digito de verificación
registrado en la creación de la empresa, sin embargo es posible modificarlo.
¾ Tipo de documento: Se indica el tipo de documento que se reporta de la
siguiente escogencia:
NI
Numero de identificación tributaria
CC
Cedula de Ciudadanía
CE
Cedula de extranjería
TI
Tarjeta de Identidad
RC
Registro Civil
PA
Pasaporte
¾ Forma de presentación: Se indica el tipo de presentación de la planilla: Única,
consolidado o sucursal.
¾ Sucursales: se indica el rango de sucursales a reportar si en la opción anterior
se escogió “Sucursal”
¾ Código para EPS: se confirma el código de la sucursal que se esta reportando y
su correspondiente nombre, tal como se ha registrado para los operadores de
información.
¾ Registro tipo 9 ESAP: Si se trata de la Nación, los departamentos o los
municipios o cualquier empresa estatal que realice este tipo de aportes se marca
esta opción para que el sistema los incluya.
¾ Registro tipo 10 Min. Educación: Si se trata de la Nación, los departamentos o
los municipios o cualquier empresa estatal que realice este tipo de aportes se
marca esta opción para que el sistema los incluya.
¾ Pagos fondos y cajas: En esta opción se incluyen las novedades que el sistema
debe tener en cuenta en los totales de cada registro. Estas opciones son:
Pensión
INP – interés por pensión
INF – Intereses por fondo de solidaridad pensional y cta subsistencia
Salud
LMA – Licencia de maternidad
IGE – Enfermedad General
INE – Intereses por Salud
INU – Intereses por UPC
SFE - Saldo a favor Salud
SFU – Saldo a favor UPC
ARP
IRP – Incapacidad por enfermedad profesional o accidente de trabajo
INA - Intereses riesgos profesionales
SFA – Saldo a favor riesgos profesionales
CCF
INC – Intereses por caja de compensación
¾ Otros Intereses: En esta opción se asignan los intereses para SENA, ICBF,
ESAP y Min. Educación cuando haya lugar, indicando los días y el valor de dicho
interés.
¾ Corrección: Si la planilla esta corrigiendo otra se debe marcar esta opción e
indicar el numero de planilla a corregir y la fecha de pago de la misma.
En este momento el sistema genera una ventana donde indica si se desean cargar
las novedades a reportar en el periodo. Antes de iniciar esta captura de datos el
sistema solicita la confirmación de cargue de novedades.
Al indicarle que si el programa automáticamente mostrara la captura de las
novedades a registrar por cada tipo existente. Se debe marcar la opción respectiva
dependiendo la novedad a registrar. En aquellas novedades que implican variación
de días como ingreso, retiro, licencia no remunerada, enfermedad general, licencia
de maternidad, vacaciones y enfermedad profesional el sistema solicita el día inicio
y/o día fin de la novedad, los días que afectan dicha novedad y en algunos casos el
valor de la novedad con su documento soporte. Tal como se digiten los datos en esta
captura serán consignados en la planilla.
Así mismo el sistema permite modificar o ajustar los valores de IBC para salud,
pensión, caja de compensación y riesgos profesionales como sus días de cotización.
La modificación de estos valores a su vez actualiza inmediatamente la planilla por lo
que es de plena responsabilidad de quien modifica estos valores corroborar que
efectivamente sean los correctos.
Cabe anotar que este proceso se realiza empleado por empleado, y el nombre con la
identificación, el sistema lo presenta en la parte posterior de la pantalla, en la barra
de progreso:
Una vez se hayan registrado las novedades del periodo, el sistema presenta una
ventana en la cual el sistema pregunta si se desea editar el archivo generado:
Al indicar que se editará el archivo plano el programa aclara que esta opción afecta
directamente la información a reportar con el medio magnético:
Y presenta el siguiente Editor donde el usuario tendrá la posibilidad de modificar el
archivo plano:
Para salir de esta opción se hace clic sobre el ícono
.
En este momento el sistema genera un archivo en Excel, sobre el cual se puede
revisar la información registrada anteriormente:
Al generar dicho informe, permite imprimir los informes a Fondos
indicando SI a la siguiente ventana:
(una a uno),
Se indica si se desea el informe en Destacado, y se hace clic sobre el ícono de
Y el sistema genera seis (6) informes en Excel para revisión, los cuales se indican a
continuación:
•
•
•
•
•
•
Informe
Informe
Informe
Informe
Informe
Informe
por
por
por
por
por
por
Fondos de Salud
Fondos de Pensión
ARP
ICBF
SENA
Caja de Compensación
En caso de tener necesidad de modificar información, se puede generar el proceso
las veces necesarias.
Una vez se tenga lista la información a reportar, se realiza el último paso que
consiste en la generación del archivo plano, para esto, se marca la opción Generar
Medio Magnético?
En este momento, el sistema presenta una ventana de explorador, donde se indica la
ubicación del archivo y el nombre:
Una vez se graba dicha información, el sistema indica que el proceso ha sido
culminado:
Adicionalmente presenta un mensaje para generar los archivos adicionales CVS:
Al indicar SI, el sistema crea archivos en Excel generados por cada Registro que
integra la Planilla Única, y se presentan para consulta y verificación de los datos
registrados.
Se encuentran ubicados en la carpeta de la empresa (Ejemplo
SIIWI01):
Al abrir uno de los archivos en Excel, presenta la siguiente información:
Y finalmente, solicita el guardar el IBC del periodo del cual se está generando la
Planilla Unica en los históricos, para posibles consultas del Informe recién generado:
6. PAGOS EN MEDIOS MAGNÉTICOS
Ruta: Nómina – Procesos de Nómina – Pagos en Medios Magnéticos
Por esta opción se generan los archivos planos para ser enviados por disquete,
Internet, módem o cualquier otro medio a la respectiva corporación.
Se los datos solicitados por el formato. Estos datos deben ser suministrados por la
respectiva entidad financiera, pero para el desarrollo del ejercicio digítelos de
acuerdo a su criterio.
7. PAGO ELECTRÓNICO DE NOMINA
Ruta: Nómina – Procesos de Nómina – Parámetros Pago Electrónico
Con el propósito de poder realizar el pago en forma electrónica a los empleados, esta
opción permite crear la estructura de los archivos planos que no se encuentren en
SIIGO.
Para esto, se deben seguir el siguiente procedimiento:
7.1. CREACIÓN DE BANCOS
A través de esta opción se definen o crean todos los Bancos en los cuales tengan
cuenta los empleado para realizar el pago de la nómina.
Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:
¾
Código: Código para identificación del banco en el módulo. Se recomienda
asignar el mismo código establecido por la Superintendencia Bancaria. El
programa permite crear hasta 999 bancos.
¾
¾
Nombre: Descripción o nombre del banco que se esta creando.
Cuenta Contable: Se debe digitar la cuenta contable en la que se realizan todas
contabilizaciones correspondientes a este banco.
Estado: Activo ocasionará que el banco sea relacionado en el pago, de lo
contrario no aparecerá pero no será necesario borrarlo.
Usa en pago electrónico: Esta opción permite que se efectué el pago a los
empleados por medio electrónico a través de los bancos. Únicamente se marca
este campo para los bancos que maneja la empresa. Una vez se ha marcado esta
opción el programa habilitará las siguientes opciones que se deben definir para el
manejo de los pagos electrónicos:
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Código Interno: Es el código asignado por la Superintendencia Bancaria.
Oficina: Corresponde al código de la oficina donde se tiene la cuenta y es un
campo de carácter informativo.
Tipo de Cuenta: Ahorros o Corriente.
Número de la cuenta: Corresponde al número de la cuenta asignada por el
banco.
Código Institución Financiera: Este es un dato de carácter informativo. Se
diligencia únicamente si el banco requiere de ésta información para la generación
del archivo del pago electrónico y esta debe ser suministrada por el banco.
Nombre del Titular: Responsable o titular de la Cuenta.
País y Ciudad. Se deben digitar los códigos del país y la ciudad en los que se
efectuó la apertura de la cuenta. Estos deben estar previamente parametrizados.
Una vez se han creado los bancos se puede ingresar a la ruta Nómina – Catálogos
– Apertura de Empleados y escoger a los empleados a los cuales se les va a
asignar un banco para el pago en medio electrónico. Al ingresar por esta opción el
programa desplegará la siguiente pantalla y será necesario digitar la siguiente
información.
¾
¾
¾
¾
¾
Código: Se debe asignar el código del banco creado para el empleado. Se
pueden consultar los bancos que ya se han creado con el icono de búsqueda.
Nombre: El programa lo trae automáticamente de acuerdo a la descripción que
se haya asignado en la creación de los bancos.
Código interno: Corresponde al código asignado por la Superintendencia
Bancaria y lo trae el programa de forma automática.
Tipo de Cuenta: Se debe marcar si es de ahorros o corriente.
Número de la Cuenta: Se debe digitar el número de la cuenta en la que se
realizará el pago al empleado.
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Documento Titular: En este campo de debe colocar la cédula del empleados, la
cual debe ir sin puntos ni comas.
Dígito de Verificación: En este campo se debe asignar el dígito de verificación
del Nit.
Nombre del Titular: Nombre del titular de la cuenta
País: Código del país en el que el empelado tiene la cuenta.
Ciudad: Ciudad donde el empleado tiene la cuenta.
Siglas Departamento: Se deben colocar las siglas del Departamento en el que
se tiene la cuenta. Para algunos bancos es de carácter informativo y para otros
se requiere en la generación de los pagos electrónicos. El banco debe indicar si
requiere de ésta información para la generación del archivo del pago electrónico.
7.2. ESTRUCTURA ARCHIVO PAGO
Ruta: Recursos Humanos – Pago Electrónico de Nómina – Estructura Archivo
Pago Electrónico
Tiene como objetivo generar un archivo plano para el banco con la información del
pago a empleados de los cuales ya se realizó el proceso de pago de Nómina.
El documento que contiene la información para el diseño del archivo plano debe ser
Solicitado al banco que presta el servicio de los pagos electrónicos.
De acuerdo a la estructura del mismo, se deben diligenciar los siguientes campos:
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Formato: Se debe asignar un código al archivo plano que se desea crear. Se
pueden crear hasta 999 archivos planos.
Relacionar con Bancos: Esta opción permite que el archivo plano de pago
electrónico que se va a generar para un banco pueda ser utilizado para otros
bancos siempre y cuando cumpla con las mismas especificaciones.
Nombre del Archivo a Generar: Se debe indicar el nombre con el que se
generará el archivo plano para el pago electrónico.
Nombre Secundario: El diligenciamiento de este campo es opcional y se asigna
un nombre en caso de que se requiera generar información adicional en el pago
electrónico.
Descripción: Se debe colocar una breve descripción sobre el formato que se va
a definir. Es de carácter informativo
Columna de: Corresponde a la posición inicial del campo que se va a definir.
Columna a: Corresponde a la posición final del campo que se está
parametrizando.
Número de Registro: Este número de registro se debe asignar de acuerdo al
instructivo que haya suministrado el banco para el diseño del archivo plano. En
esta opción el programa presenta un rango de 1 a 5 y se debe escoger el que
corresponda.
Campo: Corresponde al código del campo que se debe definir en el archivo
plano, de acuerdo al instructivo suministrado por el banco. Estos campos no
están creados en SIIGO porque cada uno de los bancos maneja información
El
diferente, por lo anterior será necesario crearlos dando clic sobre el icono
programa mostrará la siguiente pantalla para efectuar la creación de los campos.
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Número Campo: En esta opción se debe asignar un código que identifique el
campo. Este código es informativo y no aparecerá relacionado en el archivo
plano.
Descripción del Campo: Corresponde al nombre que se le va a asignar al
campo.
Tipo de Carácter: Se debe seleccionar si el campo es alfabético o alfanumérico.
Formato: Esta opción únicamente aplica para la creación de la fecha y debe
escoger el formato establecido en el instructivo del banco. Si el campo que se
está definiendo no es de fecha se debe escoger la opción “Nada”.
Longitud: Esta opción es de carácter informativo, ya que el programa toma la
longitud real del los datos colocados en los campos “Columna de” y “Columna a”.
Decimales: Si de acuerdo al instructivo suministrado por el banco se deben
asignar decimales a los valores, se debe colocar el número de decimales, en caso
contrario se debe dejar en ceros.
Alineación: Se debe indicar la alineación de los campos: hacia la derecha o
hacia la izquierda. Normalmente los campos numéricos se ubican hacia la
derecha y los alfanuméricos hacia la izquierda, aunque pueden existir
excepciones y en este caso se deben tener en cuenta las indicaciones del
instructivo suministrado por el banco.
Completar con Ceros: Los campos numéricos deben completarse con ceros
cuando la información del archivo plano no ocupa toda la longitud del campo.
Completar con Espacios: Los campos alfanuméricos deben completarse con
ceros cuando la información del archivo plano no ocupa toda la longitud del
campo.
Campo SIIGO: Esta opción permite tomar información que se encuentra
registrada en SIIGO y que se requiere para la definición del campo que se está
parametrizando. Ej. Si la cédula del empleado ya está creada en SIIGO
simplemente se debe ubicar el campo correspondiente utilizando el icono de
búsqueda. Estos campos están creados y si se requieren deben ser solicitados a
Informática y Gestión S.A. ya que no están incluidos dentro del software.
Valor: Corresponde a datos numéricos que son fijos y que deben ir dentro del
archivo de los medios magnéticos. Ej. El Nit de la empresa que genera los medios
magnéticos.
Equivalencia: Este campo es para buscar información que se encuentra
registrada en SIIGO y que es equivalente a uno de los campos que se deben
generar en el archivo plano. Ej. El banco solicita que si la cuenta del empleado es
de Ahorros marque 1 y si es corriente marque 2. Esta información se encuentra
registrada en SIIGO a través de la creación de los bancos, pero aparece como A
– Ahorros y C – Corriente. Con el icono de búsqueda se pueden buscar los
campos de equivalencia. Una vez se ha escogido el campo el programa mostrará
la siguiente pantalla para definir la equivalencia:
Para guardar la información, una vez se ha registrado la equivalencia, se
puede con el icono “Bandera” o con la tecla de función F1.
7.3. PROGRAMACIÓN DE PAGOS
Para realizar la programación de pagos es necesario colocar un código a esta
programación, con ella se va a preparar la información para realizar el pago
electrónico. Se indica de igual forma el código del banco, que también se puede
registrar con las búsquedas, se indica la fecha de pago, el número de nómina que se
pagará, cabe anotar que este periodo ya debe estar contabilizado por la opción
Nómina – Pago Nómina. De igual forma se indica el rango de empleados para los
cuales se generará el pago por el medio magnético. Una vez registrada esta
información el sistema indica que se realizó la programación del pago, y está lista
para generar el medio magnético con el pago electrónico.
7.4. PAGO ELECTRÓNICO
En este último proceso, se indica al sistema el número de la programación realizada
anteriormente y se hace clic sobre el botón Generación.
8. INCREMENTO DE SUELDOS
Ruta: Nómina – Parámetros - Catálogos – Aumento
A través de esta opción se puede efectuar el incremento de sueldos de forma
automática tomando como base el salario del empleado que se digito en la hoja de
vida.
Para efectuar los incrementos de sueldo, el sistema cuenta con las siguientes
opciones:
Los incrementos se pueden efectuar por porcentaje, por valor o por persona
digitando seleccionado la opción que se desee.
¾
Por Porcentaje: Para efectuar los incrementos por porcentaje se debe
ingresar la siguiente información:
¾
Porcentaje: En este campo se debe digitar el porcentaje de incremento que
se desea aplicar a los sueldos de los empleados que se relacionaron en la hoja
de vida.
¾
Nit Desde: Corresponde al número de identificación inicial del empleado
se puede
desde el que se desea aplicar el incremento. Con el icono
efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter”
el programa asumirá desde el nit cero (0).
¾
Nit Hasta: Corresponde al número de identificación final del empleado hasta
se puede efectuar la
el que se desea aplicar el incremento. Con el icono
búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el
programa asumirá hasta el nit 9999,999,999,999.
¾
¾
¾
¾
Centro de Costos Desde: En este campo se debe digitar el código del centro
de costo inicial desde el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el
se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o
icono
presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el centro de costo
cero (0000).
Centro de Costo Hasta: En este campo se debe digitar el código del centro
de costo final hasta el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el
se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o
icono
presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el centro de costo
(9999).
Desea el Informe con Sub-centros: Si se marca esta opción el programa
solicitará el rango de los sub-centros de costo para efectuar el incremento. Si
no se marca la opción el programa efectuara el incremento de sueldos de
forma automática.
Por Valor: Para efectuar los incrementos por valor se debe ingresar la
siguiente información:
• Incremento de: En este campo se debe ingresar el valor del incremento que se
desea aplicar al sueldo que aparece en la hoja de vida de los empleados.
• Nit Desde: Corresponde al número de identificación inicial del empleado desde el
se puede efectuar la
que se desea aplicar el incremento. Con el icono
búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa
asumirá desde el nit cero (0).
• Nit Hasta: Corresponde al número de identificación final del empleado hasta el
se puede efectuar la
que se desea aplicar el incremento. Con el icono
búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa
asumirá hasta el nit 9999,999,999,999.
• Centro de Costos Desde: En este campo se debe digitar el código del centro de
costo inicial desde el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono
se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla
“Enter” el programa asumirá desde el centro de costo cero (0000).
• Centro de Costo Hasta: En este campo se debe digitar el código del centro de
costo final hasta el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono
se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla
“Enter” el programa asumirá hasta el centro de costo (9999).
• Desea el Informe con Sub-centros: Si se marca esta opción el programa
solicitará el rango de los sub-centros de costo para efectuar el incremento, en caso
contrario el programa efectuara el incremento de sueldos de forma automática.
• Por Persona: En esta opción el programa muestra la lista de empleados que se
han creado por el módulo de nómina, para que a cada uno de ellos se les efectúe el
incremento salarial. Para efectuar el incremento es necesario digitar la siguiente
información:
Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:
¾
Sueldo: En este campo se debe digitar el nuevo salarió que será asignado a cada
uno de los empleados.
¾
C.C: El programa trae automáticamente el centro de costo que se le asignó al
empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo centro
de costo del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la
tecla “Enter”.
¾
Sal: El programa trae automáticamente código del fondo de salud que se le
asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el
nuevo fondo de salud del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo
presionado la tecla “Enter”.
¾
Pen: El programa trae automáticamente código del fondo de pensión que se le
asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el
nuevo fondo de pensión del empleado, en caso contrario se debe pasar este
campo presionado la tecla “Enter”.
¾
Ces: El programa trae automáticamente código del fondo de cesantías que se le
asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar nuevo
el fondo de cesantías del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo
presionado la tecla “Enter”.
9. INFORMES DE NOMINA
9.1. AUXILIAR DE NOMINA
Ruta: Nómina – Informes de Nómina – Auxiliar de Nómina
Este informe muestra todas las contabilizaciones que se han realizado en las cuentas
que están amarradas a los conceptos de ingreso o deducción.
Para la generación del Auxiliar de Nómina se deben seguir los procedimientos que se
describen a continuación:
Al ingresar a la opción se debe marcar la letra “D”, para que el programa muestre la
descripción del movimiento efectuado.
Inmediatamente se habilita la siguiente pantalla, donde se deben diligenciar los
siguientes datos:
¾ Desde: En este campo se debe digitar el mes y día desde el que se quiere
generar el auxiliar de nómina.
¾ Hasta: En este campo se debe digitar el mes y día hasta el que se quiere
generar el auxiliar de nómina.
¾ Cuenta Desde: En este campo se debe digitar el código de la cuenta inicial
desde el que se desea generar el auxiliar de nómina.
¾ Cuenta Hasta: En este campo se debe digitar el código de la cuenta final hasta
el que se desea generar el auxiliar de nómina.
¾ Si se presiona la tecla “Enter” dos veces el programa asumirá todas las cuentas
que intervinieron en el proceso de nómina, es decir, desde la cuenta (0000000000)
hasta la cuenta (9999999999).
Una vez se han asignado todos los datos, el programa habilitará estos tres iconos
para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora
genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite
generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono
de las barras permite enviar el informe a Excel.
9.2. VOLANTES DE PAGO
RUTA: Nómina – Manejo de Novedades - Informes de Novedades – Planilla
General
A través de esta opción el programa permite generar los volantes de pago para cada
uno de los empleados liquidados en cada periodo de nómina.
Para generar este informe se deben diligenciar los siguientes campos:
¾
Periodo de Pago del: El este campo se debe digitar la fecha desde la cual se
esta generando el pago de la nómina.
¾
Periodo de Pago del: El este campo se debe digitar la fecha final del periodo
de nómina del cual se quieren generar los volantes de pago.
¾
Nómina: En este campo se debe digitar el periodo de nómina en que se
desea generar los volantes de pago.
Impresión Por Página
¾
Dos: Si se marca esta opción el programa generará dos volantes de pago en una
hoja tamaño carta. Los volantes serán de empleados diferentes.
¾
Tres: Si se marca esta opción el programa generará tres volantes de pago en
una hoja tamaño carta. Los volantes serán de empleados diferentes.
¾
Dinámico: Si se marca esta opción el programa generará los volantes de pago
de los empleados que logre acomodar en una hoja tamaño carta. Los volantes
serán de empleados diferentes.
¾
Minerva: Si se marca esta opción el programa generará los volantes de pago en
el formato minerva. Los volantes serán de empleados diferentes.
¾
General: Si se marca esta opción el programa generará una planilla para la firma
de los empleados, para indicar que el pago de la nómina fue recibido.
Generación
¾
Todos: Si se escoge esta opción el programa mostrará todos los empleados
seleccionados en el periodo de nómina seleccionado.
¾
Un Empleado: Si se escoge esta opción el programa únicamente mostrará el
empleado seleccionado.
¾
Resumen: Si se escoge esta opción el programa mostrará un resumen del
valor de cada uno de los conceptos pagados o deducidos en el periodo de
nómina seleccionado.
¾
NIT Desde: En este campo se debe digitar el número de cédula desde el cual
se desean generar los volantes de pago.
¾
NIT Hasta: En este campo se debe digitar el número de cédula hasta el cual
se desean generar los volantes de pago.
¾
Numérico: Si se marca esta opción el programa generará los volantes de
pago organizados por número de cédula de cada empleado. Si no se conoce
ó las teclas de función F2 ó F3 se puede efectuar la
con el icono
búsqueda de los empleados de la compañía.
¾
Alfabético: Si se marca esta opción el programa generará los volantes de
pago organizados por el nombre de cada empleado. Si no se conoce con el
ó las teclas de función F2 ó F3 se puede efectuar la búsqueda de
icono
los empleados de la compañía.
¾
Imprime Resumen Por Centro de Costo: Si se escoge esta opción el
programa mostrará un resumen del valor de cada uno de los conceptos
pagados o deducidos en el periodo de nómina seleccionado por cada uno de
los centros de costo que maneja la empresa.
¾
Centro de Costo Desde: En este campo se debe digitar el centro de costo
desde el cual se desean generar los volantes de pago. Si no se conoce con el
ó las teclas de función F2 ó F3 se puede efectuar la búsqueda de
icono
los centros de costo existentes.
Una vez se han asignado todos los datos, el programa habilitará estos tres iconos
para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera
el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el
informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras
permite enviar el informe a Excel.
9.3. PLANILLA POR CENTRO DE COSTO
Ruta: Nómina – Manejo de Novedades - Informes de Novedades- Planilla por
Centro de Costo
En esta opción el sistema permite generar un informe de nomina en el cual muestra
los diferentes conceptos de Ingresos y Deducciones que se generen en la nomina.
En dicha ventana se debe registrar la siguiente información:
General o Escogencia: El sistema permite generar el informe a nivel General o por
Escogencia, en el cual permite escoger los conceptos de nomina que desean
visualizar en el informe.
Al indica por Escogencia, el sistema presenta la siguiente ventana, en la cual se
digita el número de Nómina del cual se generará dicho informe:
Y, posteriormente, se presenta la ventana en la cual se indican los conceptos de
Ingresos que desean ser visualizados:
Con F2 (consulta o binoculares consulta los conceptos de nomina), permite consultar
máximo 7 conceptos de Ingresos y 7 de Deducciones.
Paso seguido el sistema pregunta el numero del tipo de nomina, periodo de pago,
centro de costo y subcentro. Con F1 o icono
graba los conceptos.
El sistema permite generar el informe impreso, por vista preliminar o Excel
.
TALLER DE NOMINA
SIIGO ESTÁNDAR
WINDOWS
FASE II
TALLER PROCESO DE NOMINA FASE II
En este Fase se indicará los procedimientos para la liquidación y pago de la nómina y
así mismo se efectuara la generación de informes.
Para desarrollar este se deben seguir los procedimientos que se describen a
continuación.
GENERACIÓN DE NOVEDADES
Ruta: Nómina – Manejo de novedades – Captura de Novedades - Generación
de novedades - Únicas.
Se deben generar las siguientes novedades para la primera quincena:
Concepto
Descripción
Variable
001
Salario Básico
15
o con la tecla de función F1 y
Para terminar se debe dar un clic sobre el icono
aplica a todos los empleados dar clic sobre la opción SI.
CAPTURA DE NOVEDADES.
Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Captura de novedades – Captura de
Novedades
Esta opción se va a utilizar para modificar novedades e incluir las pendientes para
cada uno de los empleados.
NOTA: Cuando pregunte (Iniciar proceso), NO marcamos la opción porque estamos
continuando con la captura de novedades.
Para consultar los empleados de un clic sobre el icono
F2 o F3 y para grabar la información oprima la tecla F1.
o con la tecla de función
HORAS EXTRA Y RECARGOS
EMPLEADO
VILLALBA JAMES
MAURICIO
MONCADA DIANA
MARCELA
PULIDO EUGENIA
MORA ENRIQUE
H.EXT.
DIURNA
10
H.EXT
NOCTURN
A
4
H.EXT
FESTIVA
DIURNA
10
6
8
8
4
H. EXT
FESTIVA
NOCTURNA
RECARGO
NOCTURNO
60
2
COMISIONES Y PRESTAMOS
EMPLEADO
COMISIONES
800.000
SANABRIA DIEGO JAVIER
SANCHEZ GLORIA MARCELA
FONSECA HECTOR ALBERTO
PRESTAMOS
100.000
490.000
0
386.000
100.000
CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE
Ruta: Nomina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades - Subsidio de
Transporte Automático
No. De Nómina
Es la quincena 1 o 2
Presionar “Enter”
01
01
CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE
Ruta: Nómina – Manejo de novedades – Captura de Novedades - Generación
Comprobante Automático
Marcamos la opción de
retirados.
Ignorar para ignorar los empleados que puedan estar
Calcular la retención a la prima de servicios omitir la opción presionando “Enter”
Esta opción aplica para aquellas empresas que tomen como base la prima de
servicios para calcular la retención en la fuente.
Se omite la opción del cálculo de retención a la prima de servicios.
Se marca la opción de Valor para aplicar el descuento de retención en la fuente por
valor ya que la tabla esta creada de esta forma.
Desea incluir la retención? Recuerde que se incluye en la segunda quincena del mes,
por ello se omite la opción presionando “Enter”.
Se marca la opción de Novedades para correr el calculo de pensión y salud.
No. De nómina: 01
Es la quincena 1 o 2: 1
VERIFICACIÓN DE NOVEDADES
Ruta: Nómina –Manejo de Novedades – Informes de Novedades - Planilla
por Centro de costos – Escogencia.
Este es el informe más apropiado para realizar la verificación de las novedades de
nómina capturadas para cada empleado.
Nómina Nro. (01/99): 01
Nro. Conceptos Deducciones:
INGRESOS
01 – Sueldo
02- Subsidio de Transporte
03 – Horas extras diurnas
04 – Horas extras nocturnas
DEDUCCIONE
51 – Aportes Pensión
52 – Aportes Salud
54 – Prestamos a empleados
Digite el periodo de la nómina a imprimir (Ej. 2007/01/01 al 2007/01/15).
Centros de Costos: Digite (0000) para que el tome todo
Genere el informe para listarlo por pantalla.
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos
para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera
el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el
informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras
permite enviar el informe a Excel.
CORRECCIÓN DE NOVEDADES
A criterio propio van a corregir las novedades de cualquier empleado.
Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades - Captura de
Novedades
NOTA: Cuando pregunte (Iniciar proceso SI/NO), se omite la opción presionando
“Enter” porque se están corrigiendo novedades.
o con la tecla de función F2 se puede efectuar la consulta y
Con el icono
selección de los empleados a los que se les va a efectuar la corrección de las
novedades.
Se da un clic sobre el concepto que se quiere corregir.
Tengan en cuenta que con la tecla F5 se elimina una línea o secuencia y con la tecla
F4 se elimina todas las novedades del empleado.
CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE.
Es necesario volver a calcular pensión y salud porque se cambiaron novedades de la
nómina, por esta razón al correr el proceso se retoman las nuevas novedades.
Ruta: Nómina – manejo de novedades – Captura de Novedades - Generación
Comprobante Automático.
Seleccionamos la opción de Ignorar para los empleados retirados.
Calcular la retención a la prima de servicios omitimos la opción presionando “Enter”
Esta opción aplica para aquellas empresas que tomen como base la prima de
servicios para calcular la retención en la fuente.
Aplicar el descuento por Porcentaje o por Valor. Presionar “Enter”
Desea incluir la retención? Recuerde que se incluye en la segunda quincena del mes,
por ello omitimos la opción Presionando “Enter”.
Marcamos la opción de Novedades para correr el calculo de pensión y salud.
Tabla para realizar correcciones o actualizaciones a la tabla de retención.
No. De nómina: 01
Es la 1 o 2 quincena: 1
PAGO (CONTABILIZACIÓN) LA NÓMINA
Ruta: Nómina – Procesos de Nómina - Pago de Nómina
Es el último proceso que se corre de esta secuencia donde se realiza la
contabilización automática de la nómina.
Nómina Número: 01
Es la quincena 1 o 2: 1
La primera quincena se va a pagar por Comprobante
Actualiza Todo: Marcar la opción para que los pagos y deducciones de cada uno de
los empleados sea contabilizado.
Tipo de documento: L Pago Nómina.
Número de cuenta: 2505050000
IMPRESIÓN DE INFORMES
Ruta: Nómina – Manejo de Novedades -Informes de Novedades – Planilla
General
VOLANTES DE PAGO
Este informe esta dado para ser entregado a los empleados, para que estos
consulten y firmen lo que se les pago y dedujo.
Periodo de Pago del:
No. De Nómina:
Impresión por Página:
Generación:
NIT Desde:
NIT Hasta:
Numérico
Imprime Resumen Por C.Costo:
Centro de Costo Desde:
2007-01-01 al
1
Dos
Todos
Presionar “Enter”
Presionar “Enter”
2007-01-15
Presionar “Enter”
1
RELACIÓN DE PAGOS
Ruta: Nómina – Informes de nómina – Relación de Pagos
Es el listado que se genera para enviar a la corporación donde se realiza la
consignación del sueldo de cada empleado.
Nómina Nro: 01
o con la tecla de función F2 puede consultar y
Corporación: Con el icono
escoger la corporación donde se consigna la nómina.
PAGOS EN MEDIOS MAGNÉTICOS
Ruta: Nómina –Procesos de Nómina – Pagos en Medios Magnéticos
Por esta opción se generan los archivos planos para ser enviados por disquete,
Internet, MODEM o cualquier otro medio a la respectiva corporación.
Escoja la Corporación Conavi
Nuevo
Nómina Nro: 01
Se los datos solicitados por el formato. Estos datos deben ser suministrados por la
respectiva entidad financiera, pero para el desarrollo del ejercicio degitelos de
acuerdo a su criterio.
Copiar los archivos Nómina.FIL y Cuentas.FIL y enviar a la corporación.
EFECTUAR EL CAMBIO DE FECHA Y DIGITA 200-01-30 MES Y EFECTUAR EL
PROCESO PARA EL PAGO DE LA SEGUNDA QUINCENA.
EL CAMBIO DE FECHA SE REALIZA POR ADMINISTRACION – CAMBIO DE
FECHA
GENERACIÓN DE NOVEDADES
Ruta: Nómina – Manejo de novedades – Captura de Novedades - Generación
de Novedades - Únicas
Se van a Generar las siguientes novedades para la segunda quincena:
Concepto
Descripción
Variable
001
Salario Básico
15
o con la tecla de función F1 y
Para terminar se debe dar un clic sobre el icono
aplica a todos los empleados dar clic sobre la opción SI.
CAPTURA DE NOVEDADES
Ruta: Nómina – manejo de novedades – Captura de novedades
Esta opción se va a utilizar para modificar novedades e incluir las pendientes para
cada uno de los empleados.
NOTA: Cuando pregunte (Iniciar proceso), NO marcamos la opción porque estamos
continuando con la captura de novedades.
Para consultar los empleados de un clic sobre el icono
F2 o F3 y para grabar la información oprima la tecla F1.
o con la tecla de función
COMISIONES Y PRESTAMOS
EMPLEADO
SANABRIA DIEGO JAVIER
SANCHEZ GLORIA MARCELA
FONSECA HECTOR ALBERTO
COMISIONES
750.000
PRESTAMOS
100.000
240.000
NO TIENE
180.000
25.000
CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE
Ruta: Nomina – Manejo de Novedades - Subsidio de Transporte Automático
No. De Nómina
Es la quincena 1 o 2
02
02
Genera la Novedad de Subsidio de Transporte de Todo el Mes: Se omite la
opción, porque en la primera quincena se efectuó el pago de este concepto a todos
los empleados que devengan menos de dos (2) SMMLV. Esta opción únicamente se
marca cuando el pago de la nómina se efectúa de forma quincenal, pero el pago del
Subsidio de Transporte se realiza de forma mensual.
11.13. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE
Ruta: Nómina
Automático
–
Manejo
Marcamos la opción de
retirados.
de
novedades
–
Generación
Comprobante
Ignorar para ignorar los empleados que puedan estar
Calcular la retención a la prima de servicios omitir la opción presionando “Enter”
Esta opción aplica para aquellas empresas que tomen como base la prima de
servicios para calcular la retención en la fuente.
Se omite la opción del cálculo de retención a la prima de servicios.
Se marca la opción de Valor para aplicar el descuento de retención en la fuente por
el valor que aparece en la tabla.
Desea Incluir la Retención: Recuerde que se incluye en la segunda quincena del mes,
por ello marcamos la opción.
Se marca la opción de Novedades para correr el cálculo de pensión y salud.
No. De nómina: 02
Es la quincena 1 o 2: 2
Calcula las Novedades de Pensión y Salud de Todo el Mes: Se omite la opción,
porque en la primera quincena se efectuó el descuento de salud y pensión a todos
los empleados. Esta opción únicamente se marca cuando el pago de la nómina se
efectúa de forma quincenal, pero los descuentos de Salud y Pensión se realizan de
forma mensual.
VERIFICACIÓN DE NOVEDADES
Ruta: Nómina – Manejo de Novedades - Informes de Novedades – Planilla
por Centro de costos – Escogencia.
Este es el informe más apropiado para realizar la verificación de las novedades de
nómina capturadas para cada empleado.
Nómina Nro. (01/99): 02
Nro. Conceptos Deducciones:
INGRESOS
01 – Sueldo
02- Subsidio de Transporte
03 – Horas extras diurnas
04 – Horas extras nocturnas
51
52
53
54
DEDUCCIONES
– Aportes Pensión
– Aportes Salud
–Retención en la Fuente
– Prestamos a empleados
Digite el periodo de la nómina a imprimir (Ej. 2007/01/16 al 2007/01/30).
Centros de Costos: Digite (0000) para que el tome todo
Genere el informe para listarlo por pantalla.
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos
para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera
el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el
informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras
permite enviar el informe a Excel.
PAGO (CONTABILIZACIÓN) LA NÓMINA
Ruta: Nómina – Procesos de Nómina - Pago de Nómina
Es el último proceso que se corre de esta secuencia donde se realiza la
contabilización automática de la nómina.
Nómina Número: 02
Es la quincena 1 o 2: 2
La segunda quincena se va a pagar con Cheque
Actualiza Todo: Marcar la opción para que los pagos y deducciones de cada uno de
los empleados sea contabilizado.
Tipo de documento: G Comprobante de Egreso
GENERACION DE INFORMES
VOLANTES DE PAGO
Este informe esta dado para ser entregado a los empleados, para que estos
consulten y firmen lo que se les pago y dedujo.
Periodo de Pago del:
No. De Nómina:
Impresión por Página:
Generación:
NIT Desde:
NIT Hasta:
Numérico
Imprime Resumen Por C.Costo:
Centro de Costo Desde:
2007-01-16 al
2
Dos
Todos
Presionar “Enter”
Presionar “Enter”
2007-01-30
Presionar “Enter”
1
RELACIÓN DE PAGOS
Ruta: Nómina – Informes de nómina – Relación de Pagos
Es el listado que se genera para enviar a la corporación donde se realiza la
consignación del sueldo de cada empleado.
Nómina Nro: 02
o con la tecla de función F2 puede consultar y
Corporación: Con el icono
escoger la corporación donde se consigna la nómina.
PAGOS EN MEDIOS MAGNÉTICOS
Ruta: Nómina – Informes de nómina.
Por esta opción se generan los archivos planos para ser enviados por disquete,
Internet, modem o cualquier otro medio a la respectiva corporación.
Escoja la Corporación Conavi
Nuevo
Nómina Nro: 02
Se los datos solicitados por el formato. Estos datos deben ser suministrados por la
respectiva entidad financiera, pero para el desarrollo del ejercicio digítelos de
acuerdo a su criterio.
Copiar los archivos Nómina.FIL y Cuentas.FIL y enviar a la corporación.
MAPA DINERO
Ruta: Nómina – Informes de nómina – Mapa de Dinero
Esta opción sirve como herramienta para determinar en forma detallada cuantos
billetes y monedas de cada una de las denominaciones se necesitan para el pago de
la nómina.
Detallado
Número de nómina: 02
Denominación: Digite las denominaciones existentes.
RECUERDE
Esta opción aplica para aquellas empresas que paguen la nómina en efectivo.
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos
para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera
el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el
informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras
permite enviar el informe a Excel.
RESUMEN POR CONCEPTO
Ruta: Nómina – Informes de nómina – Resumen por Concepto
Resumen por concepto es una planilla de novedades de nómina para verificar el valor
pagada o deducido a cada uno de los empleados/
El formato de este informe muestra el número de nómina y los conceptos con cada
uno de los empleados que lo afectaron, totalizando por cada uno de estos.
Número de nómina: 02
Indique el concepto: Enter para que los tome todos (999)
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos
para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera
el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el
informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras
permite enviar el informe a Excel.
AUXILIAR DE NOMINA
Ruta: Nómina – Informes de nómina – Auxiliar de Nómina
El auxiliar de nómina es el mismo libro auxiliar general, pero en este caso este
informe toma solamente las cuentas que están relacionadas con el módulo de
nómina.
Descripción o Caracterización: Digite D (Descripción)
Digite el periodo para la obtención del informe
Para las cuentas presione “Enter” (El sistema solo toma las de nómina).
ACUMULADOS MENSUALES
Ruta: Nomina – Informes de Nómina – Informes de Acumulados
Este informe ofrece datos en forma detallada por cada pago en cada mes de todos
los ingresos y deducciones aplicados a cada empleado a una fecha determinada.
Escoja el periodo.
Escoja el rango de empleados
Escoja el rango de centros de costos
Generar la Impresión
PROCESO DE PARAFISCALES
Ruta – Nómina – Comprobante Parafiscales - Comprobante Parafiscal
A través de este proceso se efectuará la contabilización de los aportes parafiscales.
Nit de la Empresa
Digite la Cuenta del Sena
Digite la Cuenta del ICBF
Digite la Cuenta del Sub. Familiar
Digite la Cuenta del F. De Salud
Digite la Cuenta del F. De Pensión
Digite la Cuenta de Pago
:
:
:
:
:
:
:
Aplica Centro de costo del Empleado/Acumulados:
800100200
51057800
51057500
51057200
51056900
51057000
23701000
E
Es usted del Beneficiario del Beneficio Tributario Eje Cafetero:
Documento
Esta Seguro
:
:
Presionar “Enter”
L-Parafiscales
SI
Ahora se debe ejecutar el procedimiento para el grupo 52
Nit de la Empresa
Digite la Cuenta del Sena
Digite la Cuenta del ICBF
Digite la Cuenta del Sub. Familiar
Digite la Cuenta del F. De Salud
Digite la Cuenta del F. De Pensión
Digite la Cuenta de Pago
:
:
:
:
:
:
:
Aplica Centro de costo del Empleado/Acumulados:
800100200
52057800
52057500
52057200
52056900
52057000
23701000
E
Es usted del Beneficiario del Beneficio Tributario Eje Cafetero:
Documento
Esta Seguro
:
:
Presionar “Enter”
L-Parafiscales
SI
Posteriormente se debe ejecutar el procedimiento para el grupo 72
Nit de la Empresa
Digite la Cuenta del Sena
Digite la Cuenta del ICBF
Digite la Cuenta del Sub. Familiar
Digite la Cuenta del F. De Salud
Digite la Cuenta del F. De Pensión
Digite la Cuenta de Pago
:
:
:
:
:
:
:
800100200
52057800
52057500
52057200
52056900
52057000
23701000
Aplica Centro de costo del Empleado/Acumulados:
E
Es usted del Beneficiario del Beneficio Tributario Eje Cafetero:
Documento
Esta Seguro
:
:
Presionar “Enter”
L-Parafiscales
SI
RECUERDE….
Los datos que se registren en los fondos de control deben
ser actualizados anualmente o conforme a las disposiciones
legales vigentes.
PROVISIONES DE NOMINA
Nómina – Parámetros – Catálogos – Porcentajes de Provisiones
Código
Nombre
Porcentaje
Saldo/Movimiento
:
:
:
:
1
PROVISION PRIMA
8.33
Marcar la opción Movimiento
En la ventana Conceptos (que se toman como base elegir:
001 – Sueldo
002 – Subsidio Transporte
008 – Comisiones
Salario Integral
:
No marcar la opción
En la sección Grupo – Cta Débito – Cta Crédito, colocar las siguientes:
RUTA: Nómina –Procesos de Nómina – Provisiones – Comprobante de
Provisiones
Tipo
Número del Comprobante Inicial
Número del Comprobante Inicial
Esta Seguro
:
:
:
:
L
001
004
SI