“PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS PARA EL PARLAMENTO ANDINO” ÁNGELA CECILIA PELAEZ FLOREZ SEBASTIÁN JOSE VÁZQUEZ AGUILERA UNIVERSIDAD DE LA SABANA ESPECIALIDAD EN GERENCIA DE PRODUCCION Y OPERACIONES BOGOTA DISTRITO CAPITAL 2007 1 “PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS PARA EL PARLAMENTO ANDINO” ÁNGELA CECILIA PELAEZ FLOREZ SEBASTIÁN JOSE VÁZQUEZ AGUILERA Trabajo de grado para optar por el título de Especialista en Producción y Operaciones Director: ECON. VIRGILIO RAMON UNIVERSIDAD DE LA SABANA ESPECIALIDAD EN GERENCIA DE PRODUCCION Y OPERACIONES BOGOTA DISTRITO CAPITAL 2007 2 Nota de aceptación ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ___________________________________________ Presidente del Jurado ________________________________________________ Jurado __________________________________________ Jurado Bogotá D.C., 19 de noviembre de 2007. 3 NOTA DE ADVERTENCIA Las ideas expresadas en la presente investigación son de estricta responsabilidad de los autores. ÁNGELA PELAEZ FLOREZ SEBASTIÁN VÁZQUEZ AGUILERA. 4 DEDICATORIA A Dios y a la Virgen que me iluminó y guió. A mis padres, hermanos y a toda mi familia por el apoyo que siempre me han brindado y de manera especial a mi sobrino Fausto Andrés. A Dios que siempre me ha acompañado en todo momento. A mi papá que me cuida desde el cielo, a mi mamá que es mi apoyo incondicional, a mi hermana y en general a toda mi familia, que es soporte de mi vida. 5 AGRADECIMIENTOS. A todos mis compañeros del postgrado por su apoyo incondicional. Al Ing. Virgilio Ramón por brindarnos de manera desinteresada su apoyo, y por depositar en nosotros su confianza. Al Dr. Ruben Velez por su apoyo en todo momento. A mis amigos ecuatorianos que viven en Bogota por su amistad y apoyo A la Chama por su apoyo incondicional en todo momento. A Anguie mi compañera de tesis y amiga incondicional. Al Parlamento Andino. A todas las personas que de una u otra manera me ayudaron a hacer realidad mis sueños. A mis compañeros, grandes personas, estudiantes, trabajadores….amigos. A la empresa donde trabajo que me apoyó para poder realizar esta especialización. Y a todos los que están en mi corazón. GRACIAS TOTALES 6 CONTENIDO Pág. 1. INFORMACION GENERAL 12 1.1 INTRODUCCION 12 1.2 OBJETIVO 14 1.3 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA 14 1.4 PARLAMENTO ANDINO 16 1.4.1 Breve Historia. 16 1.4.2 ¿Qué es el Parlamento Andino? 16 1.4.3 Órganos del Sistema Andino de Integración (S.A.I) 17 1.4.4 Órganos de Gobierno del Parlamento Andino 18 1.4.5 Misión y Visión del Parlamento Andino 20 1.4.6 Estructura y Organización del Parlamento Andino. 20 1.5 TIPOS DE PARLAMENTOS 25 1.5.1 ¿Que son los Parlamentos? 25 1.5.2 Organizaciones Parlamentarias Similares al Parlamento Andino 26 2. CONCEPTOS Y DEFINICIONES 28 2.1 GESTIÓN DE COMPRAS 28 2.1.1 Introducción. 28 2.1.2 Políticas. 28 2.1.3 Procedimiento. 28 2.1.4 Importancia. 29 2.1.5 Objetivos. 30 2.1.6 Funciones. 31 2.1.7 Plan de Compras. 40 2.1.8 Administración del Proceso de Compras. 41 2.1.9 Administración y Manejo del Sistema de Información. 41 2.1.1.0 Las Siete Dimensiones de la Gestión de Compras 43 3. SITUACION ACTUAL. PROCEDIMIENTO GENERAL DE 45 7 COMPRAS PARA EL PARLAMENTO ANDINO. 3.1 GENERALIDADES 45 3.2 SITUACION ACTUAL 48 3.2.1 Introducción. 48 3.2.2 Proceso Actual de Compras del Parlamento Andino. 48 4. PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS 55 PARA EL PARLAMENTO ANDINO 55 4.1 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS 55 4.1.1 Objetivo. 55 4.1.2 Alcance. 55 4.1.3 Compras. 55 4.1.4 Seguimiento y Activación. 55 4.1.5 Inspección. 55 4.1.6 Logística. 56 4.1.7 Definiciones 56 4.1.8 Responsables 57 4.1.9 Procedimiento. 60 4.1.10 Relaciones con las diferentes áreas involucradas. 62 4.1.11 Registro de proveedores 64 4.1.12 Descripción de las actividades de la gestión de compra. 64 4.2 REGISTROS 68 4.3 FORMATOS 68 4.4 DIAGRAMA DE FLUJO (PROPUESTO) 68 5. CONCLUSIONES 73 6. RECOMENDACIONES 75 8 LISTA DE FIGURAS Pág. Figura 1. Órganos del Sistema Andino de Integración 17 Figura 2. Órganos que Operan en el Parlamento Andino 18 Figura 3. Organigrama General del Parlamento Andino 21 Figura 4. Organigrama Secretaria General 22 Figura 5. Organigrama CADEL 23 Figura 6. Organigrama Dirección Financiera 24 Figura 7. Organigrama Dirección de Comunicaciones 24 Figura 8. Organigrama Dirección Administrativa 25 Figura 9. Movimiento interno de la información para las compras 43 Figura 10. Distribución del Presupuesto General 47 Figura 11. Diagrama de flujo situación actual proceso de compras Parlamento Andino. 51 Figura 12. Organigrama propuesto para la Dirección Administrativa 57 Figura 13. Diagrama de flujo situación propuesta proceso de Compras Parlamento Andino. 69 9 LISTA DE TABLAS Anexo Tabla 1. Niveles de Autorización 1 10 LISTA DE FORMATOS Anexo Formato PA-PC-F01. Registro de Proveedores 2 Formato PA-PC-F02. Requisición 3 Formato PA-PC-F03. Cuadro Comparativo de Proponentes 4 Formato PA-PC-F04. Orden de Compra 5 Formato PA-PC-F05. Evaluación de Proveedores. 6 Formato PA-PC-F06. Salida de Almacén. 7 Formato PA-PC-F07. Entrada de Almacén. 8 11 1. INFORMACION GENERAL 1.1 INTRODUCCION La adopción de un Procedimiento de Compras hoy en día, debería ser una decisión estratégica de cualquier organización; siempre y cuando se requiera y sea aplicable dentro del desarrollo mismo de sus actividades. Es por esto que en el Parlamento Andino se ha visto la necesidad de implementar un Procedimiento General de Compras, debido a que actualmente no esta estandarizada la forma de solicitar lo que se requiere, como debe comprarse lo requerido y como debe ser el control de las compras para que exista un manejo adecuado y una transparencia total de las mismas. En la actualidad las compras tienen un tiempo de respuesta bastante amplio debido a que existe mucha burocracia, además existen procesos que no agregan ningún valor a la cadena de suministro, así como también en muchas ocasiones se incurre en errores graves de búsqueda de proveedores no calificados, especificaciones técnicas y comerciales que no son claras y tiempos de entrega no definidos. Es por todo lo anterior que se ha visto la necesidad de desarrollar este procedimiento, ya que beneficiará el control de las compras, ahorrará dinero y tiempo invertido, y evitará reprocesos innecesarios. Es importante anotar que se realizó un levantamiento de toda la información para determinar y llevar a cabo este trabajo, además hay que anotar que existen muchos problemas en la comunicación entre las diferentes áreas del Parlamento Andino. En la actualidad las compras son autónomas de cada dependencia por lo tanto la decisión de compra tiene que pasar por muchos niveles de autorización antes de la aprobación de las ordenes, lo cual genera demoras en los tiempos de entrega de pedidos, que se deberían cumplir en el menor tiempo posible, además se esta incurriendo en muchos gastos innecesarios, así como en pasos que no permiten el desarrollo eficaz del proceso de compra. 12 Por estos problemas que hemos anotado anteriormente se realizará la implementación del procedimiento de compras en el Parlamento Andino, tomando como base la norma ISO 9001:2000 permitiendo de esta manera agilizar y estandarizar, todas las actividades relacionadas con la Gestión de Compras. El presente trabajo se desarrollará en cuatro etapas, en donde se pretenderá enfocar al lector en el cubrimiento total del problema, hasta llegar al procedimiento que podrá solucionar el problema que actualmente se tiene en el Parlamento Andino. En el Capítulo I se da una breve explicación de que es el Parlamento Andino, su historia y las diferentes áreas que lo componen, esto debido a que el proceso que actualmente se está manejando involucra a todas estas dependencias y lo que se pretende es que se conozca la situación actual del manejo de las compras y la optimización que se logrará una vez se implemente el Procedimiento. En el Capítulo II se definen los conceptos que involucran una Gestión de Compras, con el fin de poder desarrollar el Procedimiento General de Compras del Parlamento Andino, basados en la información recopilada y aplicada para tal fin. El Capítulo III, define la situación actual de las compras en el Parlamento Andino, en este capítulo se pretende identificar las debilidades y falencias actuales de cómo se desarrolla la adquisición de bienes y/o servicios, cuales son los pasos a seguir para poder efectuar una compra y así poder realizar un análisis y abstraer las actividades positivas que puedan servir para desarrollar efectivamente el Procedimiento por el cual se está efectuando este trabajo de grado. 13 En el Capítulo IV, con base a los estudios e investigaciones realizados, se desarrolla el Procedimiento General de Compras para el Parlamento Andino, en el cual se ha estandarizado la manera de hacer las compras, desde el momento que se genera la requisición hasta cuando el bien y/o servicio llega al cliente final, pasando por los pasos establecidos para tal fin. En la parte final, que corresponde a los Capítulos V y VI se enuncian las conclusiones y recomendaciones obtenidas con respecto a la experiencia y análisis, basados en el desarrollo del presente trabajo. 1.2 OBJETIVOS Objetivo General.- Realizar e implementar el procedimiento de compras en el Parlamento Andino, con el fin de mejorar, estandarizar y controlar todas las actividades relacionadas que generen algún tipo de reproceso en este organismo. Objetivos Específicos. • Estudio de cómo se realizan las compras actualmente en el Parlamento Andino. • Propuesta para el proceso de Compras en el Parlamento Andino. • Disminución de los tiempos perdidos desde la realización del pedido hasta la ejecución de la compra. • Manejo ordenado y controlado de las compras. • Transparente manejo del presupuesto anual de compras en el Parlamento Andino. 1.3 IDENTIFICACION DEL PROBLEMA El Parlamento Andino ha tenido algunos problemas en su parte administrativa desde su creación en 1979, y uno de los mas relevantes se encuentra en la parte de compras debido a que el manejo de las mismas no ha tenido nunca un 14 responsable directo ni un procedimiento establecido, por lo tanto se vienen realizando, de manera desordenada dependiendo del área en donde se genere la necesidad y de acuerdo a como se van presentando las diferentes situaciones de adquisición de bienes y/o servicios. Adicionalmente para que se realice la adquisición de un bien y/o servicio satisfactoriamente, existen muchos pasos innecesarios que se deben cumplir y muchas autorizaciones que se deben conseguir para que esta se efectúe. Esto ha causado que ningún funcionario sepa que es lo que tiene que hacer y como manejar el tema, ya que puede llegar a hacer una mala compra y así generar conciencias tan graves como incumplimientos en la entrega, productos de mala calidad, e incluso problemas legales por falta de transparencia en los mismos. Con la elaboración de este estudio, se va a normalizar el proceso de estas actividades con base a la norma ISO 9001:2000, de esta manera se podrá dar un mayor control sobre las mismas. Se ha detectado por lo tanto que es indispensable para un adecuado funcionamiento y manejo de las compras en el Parlamento Andino lo siguiente: • Crear un procedimiento de compras que le permita a la organización, tener claro, ¿cuanto se requiere?, ¿Dónde debe ser entregado?, y ¿Cómo se debe verificar la calidad? y además que permita, organizar, controlar, establecer funciones y niveles de autorización que disminuyan el tiempo y pasos que se siguen para la realización de la compra. Esto se logrará si la especificación es clara y posee la suficiente información que contenga las características detalladas del bien y/o servicio y permita una compra eficaz y eficiente de acuerdo a la necesidad que tenga el Parlamento Andino. • Crear un cargo responsable que cumpla y haga cumplir los parámetros establecidos en el procedimiento antes mencionado • Creación de una base de datos de proveedores que permita la organización y adecuado control de los mismos, ya que actualmente este manejo se hace 15 según la generación de la necesidad y no se contempla la escogencia de un proveedor adecuado por falta de información, en esta base de datos se debe incluir la calificación del proveedor que dependerá de la calidad de el bien y/o servicio suministrado y/o prestado. 1.4 PARLAMENTO ANDINO 1.4.1 Breve Historia. El tratado constitutivo del Parlamento Andino fue suscrito en el año de 1979 y ratificado por todos los países miembros del Acuerdo de Cartagena en 1984. Los Países de la Comunidad Andina convencidos que la participación de los pueblos es necesaria para asegurar la consolidación del proceso de integración y concientes de crear un medio común para el ejercicio efectivo de la democracia en el año de 1997 en SucreBolivia; ratifican la vigencia del tratado constitutivo del Parlamento Andino. En diciembre de 1984 se suscribe el Acuerdo de Sede entre el gobierno de la República de Colombia y el Parlamento Andino para el funcionamiento de la Oficina Central. A partir de esa fecha ha funcionado la Oficina Central del Parlamento Andino en el carácter de permanente conforme a lo establecido en el ordenamiento jurídico del Sistema Andino de Integración. 1.4.2 ¿Qué es el Parlamento Andino? El Parlamento Andino es el Órgano deliberante y de control del Sistema Andino de Integración, su naturaleza es comunitaria y representa a los pueblos de la Comunidad Andina. El Parlamento se rige normativamente por el ordenamiento jurídico de la Comunidad Andina y sus propias normas constitutivas, cuenta con personalidad jurídica internacional. Esta constituido por representantes de los pueblos de la Comunidad Andina, elegidos por sufragio universal y directo quienes son elegidos por un período igual al del mandato parlamentario de su país. Dentro de sus objetivos principales esta el de sustentar en la sub-región Andina, el pleno imperio de la paz, la libertad, la justicia social, la democracia y 16 el derecho a la libre autodeterminación de los pueblos; así como velar por el respeto de los derechos humanos y la calidad de vida de la población Andina. Entre sus atribuciones esta la de examinar y participar en la marcha del proceso de integración, formular recomendaciones, sugerir acciones o disposiciones, promover la armonización de las legislaciones de los países e impulsar relaciones de cooperación y coordinación entre los parlamentos de los países miembros y demás órganos e instituciones del Sistema Andino de Integración. 1.4.3 Órganos del Sistema Andino de Integración (S.A.I) Figura 1. Órganos del Sistema Andino de Integración Fuente: Oficina Central Parlamento Andino 17 1.4.4 Órganos de Gobierno del Parlamento Andino Los órganos de gobierno del Parlamento Andino son: Figura 2. Órganos que Operan en el Parlamento Andino Fuente: Autores – La Asamblea. Esta constituida por 25 parlamentarios representantes de los 5 países miembros. Como órgano máximo de conducción y decisión del Parlamento Andino, tiene la competencia de conocer y decidir en todos los aspectos vinculados al cumplimiento de los objetivos y al ejercicio de las atribuciones del Parlamento Andino. Se reúne en forma ordinaria 8 veces al año y en forma extraordinaria para conocer asuntos urgentes y específicos. – La Mesa Directiva. Es el órgano de ejecución y conducción del Parlamento Andino esta integrado por un Presidente, tres Vicepresidentes de nacionalidades diferentes entre si y el Secretario General Ejecutivo con derecho a voz. La Mesa Directiva se reúne cada vez que el presidente lo considere necesario o a solicitud de uno de sus miembros. Una de sus funciones es la de dirigir y coordinar las labores del Parlamento Andino y de 18 sus órganos, la Mesa Directiva esta precedida por el Presidente que tiene un período de dos años en forma rotativa. – Presidencia. El Presidente es el Representante Legal del Parlamento Andino, elegido en forma rotatoria por la Asamblea entre los parlamentarios de uno de los Países Miembros para un período de dos años. – Las Comisiones. Son los órganos especializados del Parlamento Andino, a través de los cuales se ejercen las tareas básicas de análisis, evaluación, propuestas y control en el ámbito de las atribuciones del Parlamento Andino, se manifiesta a través de informes, dictámenes y decisiones que son puestas a consideración y aprobación de la Asamblea a través de la Mesa Directiva. Las comisiones están conformadas por un representante de cada uno de los países, miembros por un periodo de dos años, tienen su propio Presidente, estas pueden ser permanentes o especiales, el Parlamento Andino tiene cinco comisiones permanentes: a. Comisión 1ª: De asuntos políticos, Parlamentarios, de relaciones internacionales y de integración. b. Comisión 2ª: De asuntos Jurídicos, armonización y desarrollo legislativo, cultura, educación, ciencia y tecnología. c. Comisión 3ª: De desarrollo humano sustentable, medio ambiente y contra el tráfico de drogas. d. Comisión 4ª: De asuntos económicos, presupuesto, contraloría y turismo. e. Comisión 5ª: De la mujer, infancia, familia, pueblos indígenas, afro americanos y derechos Humanos. – Secretaria General. Es el órgano técnico y administrativo con funciones permanentes en la Oficina Central del Parlamento Andino, esta a cargo de un Secretario General Ejecutivo, nombrado por la Asamblea con categoría de funcionario internacional y de conformidad al acuerdo sede, tiene rango de Jefe 19 de Misión Diplomática, la duración de su período es de dos años y puede ser reelegido, tiene como funciones principales las de organizar y asumir bajo su responsabilidad la dirección técnica, especializada y administrativa de la Oficina Central. 1.4.5 Misión y Visión del Parlamento Andino – Misión. El Parlamento Andino es el Órgano Deliberante de la Comunidad Andina cuya misión es legitimar ante los ciudadanos el Proceso de Integración, logrando acciones efectivas en procura del desarrollo de los países miembros, estableciendo para ello los mecanismos y procedimientos orientados al pleno cumplimiento de las atribuciones consagradas en el artículo 43 del Acuerdo de Cartagena. – Visión. El Parlamento Andino tiene como visión constituirse en el foro democrático de la Comunidad Andina donde se debata y analice a profundidad los grandes temas de la integración, así como en una institución con la suficiente capacidad política para influir las decisiones que se adopten en la CAN, consolidándose como el ente de control del Proceso Andino de Integración. 1.4.6 Estructura y Organización del Parlamento Andino. El Parlamento Andino en su oficina central posee 27 empleados los mismos que tiene como cabeza al Secretario General que tiene las funciones de un gerente dentro de la institución, la misma que se divide en cuatro áreas de gestión así: –Centro Andino de Investigación Capacitación y Desarrollo Legislativo –CADEL – La Dirección Administrativa – La Dirección Financiera – La Dirección de Comunicaciones 20 Figura 3. Organigrama General del Parlamento Andino Fuente: Autores – Secretaria General. La Secretaria General del Parlamento Andino esta formada por el Secretario General, un Secretario de Actas e Instrumentos, Secretario Técnico Jurídico, Secretario de Despacho, Profesional de Protocolo, y un Asistente, todos estos dependen directamente del Secretario General del Parlamento Andino. 21 Figura 4. Organigrama Secretaria General Fuente: Autores – CADEL. El Centro Andino de Desarrollo Legislativo más conocido como CADEL esta conformado por un Director Académico, el mismo que tiene su Asistente y cinco Asesores Académicos, acá se realizan todas las investigaciones y también cumplen las funciones de asesores del los diferentes Parlamentarios Andinos, además cuenta con un grupo de pasantistas que cumplen funciones de apoyo a esta dependencia. 22 Figura 5. Organigrama CADEL Fuente: Autores – Dirección Financiera. Su función principal es manejar todas las finanzas del Parlamento Andino y recibir las cuotas de los diferentes países miembros, esta compuesta por el Director Financiero, un Contador, un Pagador y un Jefe de Almacén que es uno de los cargos en donde se va a centrar el presente trabajo. 23 Figura 6. Organigrama Dirección Financiera Fuente: Autores – Dirección de Comunicaciones. Área encargada de promocionar y difundir la imagen institucional del Parlamento Andino, además aquí funciona la oficina de prensa en donde se realizan los diferentes medios que se tienen para lograr el posicionamiento del Parlamento, esta conformada por un Director de Comunicaciones, Profesional de Prensa, Profesional de Promoción y Difusión y Pasantistas que apoyan las actividades de esta área. Figura 7. Organigrama Dirección de Comunicaciones Fuente: Autores 24 – Dirección Administrativa. La función principal es prestar el soporte a las diferentes áreas y manejar los diferentes recursos del Parlamento esta conformado por un Director Administrativo y de Recursos Humanos, Recepcionista e Informadora, Administrador de Edificio, Mensajeros, Conductores, Aseadores, Vigilantes, Director de Sistemas, Asistente de Biblioteca y Archivo, y Mensajero. ADMINISTRADOR EDIFICIO DIRECTOR DE SISTEMAS BIBLIOTECA Y ARCHIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y DE RRHH SERVICIOS GENERALES RECEPCIÓN E INFORMACIÓN CONDUCTORES VIGILANTES ASEO Y CAFETERIA MENSAJERIA MENSAJERO Figura 8. Organigrama Dirección Administrativa. Fuente: Autores 1.5 TIPOS DE PARLAMENTOS 1.5.1 ¿Que son los Parlamentos? Los Parlamentos son las instituciones del Estado sobre las que recae, al menos, en teoría, el poder legislativo, en el caso del Parlamento Andino es el Órgano deliberante de la Comunidad Andina (CAN) y esta compuesto por varios países, que son: Ecuador, Colombia, Bolivia, Perú, y Chile. 25 Los Parlamentos en General son designados por elección popular, pero en el Parlamento Andino por ser un organismo supranacional depende de las leyes de cada uno de los países que lo conforman, en el caso de Ecuador y Perú son de elección directa y en el caso de Colombia, Bolivia y Chile son elegidos por sus respectivos congresos, a futuro se quiere que en todos los países que conforman el parlamento tengan sus representantes elegidos por votación popular. 1.5.2 Organizaciones Parlamentarias Similares al Parlamento Andino – Parlamento Centroamericano (PARLACEN) Es un foro regional permanente de representación política del Sistema de Integración Centroamericano (SICA). Sus miembros son elegidos democráticamente para lograr, mediante la integración regional, el bienestar y la unión de los pueblos centroamericanos y la Republica Dominicana. 1 TPF FPT - El Parlamento Europeo es la Institución comunitaria que representa a los pueblos de los Estados miembros de la Unión Europea. El Parlamento Europeo es la única institución de la Unión Europea elegida por sufragio directo. Los 785 diputados al Parlamento Europeo están para representar a los ciudadanos; los eligen cada cinco años los votantes de los 27 Estados miembros de la Unión Europea, en nombre de sus 492 millones de ciudadanos. 2 TPF FPT – Parlamento Latinoamericano. El Parlamento Latinoamericano (Parlatino), es un organismo regional, permanente y unicameral, integrado por los Parlamentos Nacionales de América Latina, elegidos democráticamente mediante sufragio popular. Los países miembros de este organismo internacional son: Antillas Neerlandesas, Argentina, Aruba, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador, El 1 TP http://www.parlacen.org.gt/index-portada.html Septiembre 2007 http://www.europarl.europa.eu/ Septiembre 2007 PT TP HTU 2 PT HTU UTH UTH 26 Salvador, Guatemala, Honduras, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú República Dominicana, Suriname, Uruguay y Venezuela. 3 TPF FPT – MERCOSUR. La República Argentina, la República Federativa de Brasil, la República del Paraguay y la República Oriental del Uruguay suscribieron el 26 de marzo de 1991 el Tratado de Asunción, creando el Mercado Común del Sur, MERCOSUR, que constituye el proyecto internacional más relevante en que se encuentran comprometidos esos países. 4 TPF 3 TP http://www.parlatino.org/conteudo.php?id=21&lg=es Septiembre 2007 http://www.mercosur.int/msweb/portal%20intermediario/es/index.htm Septiembre 2007 PT HTU UTH 4 TP FPT PT HTU UTH 27 2. CONCEPTOS Y DEFINICIONES 2.1 GESTIÓN DE COMPRAS 2.1.1 Introducción. Wilbur B. England en su libro sistema de compras plantea lo siguiente: La función de comprar es casi tan antigua como la historia del hombre. Se inicio cuando el hombre por primera vez cambio un bien propio por otro y siempre ha sido una función básica, importante para las actividades y el bienestar del ser humano, tanto en el ámbito personal como en el ámbito organizacional. Los expertos en comercialización, convienen, desde hace mucho, en que la persona que aprende a ser un comprador, bien informado puede elevar su nivel productivo por encima del de otro comprador menos conocedor, con idénticos recursos. La Gestión de Compras hoy en día es estratégica y los comerciantes saben desde siempre que “un producto bien comprado genera un ahorro para la organización. 5 TPF FPT 2.1.2 Políticas. Bien sean de la organización, o bien del departamento de compras, delinean, en efecto lo que ha de hacerse. Definen las responsabilidades y especifican la autoridad que se delega y en quién se delega. Determinan también las relaciones intraempresariales entre las divisiones, los departamentos y los empleados. Es, realmente, el quién y el qué. Las políticas de la Gestión de Compras siempre deben estar alineadas con las políticas de la organización. 6 TPF FPT 2.1.3 Procedimiento. Constituye el cómo. Muestra la forma en que deben llevarse a cabo las políticas. También establece controles diseñados para procurar una operación eficaz. El procedimiento pone por escrito las políticas y procesos a seguir y los concentra en un solo lugar. 5 ENGLAND B Wilbur: Sistemas de Compras, Editorial Inmobiliaria Florida, Buenos Aires 1971 p.1. 6 MESSNER A. William: La Gerencia de Compras, Editorial Norma S.A. NY 1986 Cap. 13. p 308 TP PT TP PT 28 Constituye un libro de referencias para los empleados, al que pueden recurrir, para revisar lo que se debe hacer y porque, o bien para respaldar sus opiniones cuando estas sean combatidas. Es uno de los primeros elementos utilizado para entrenar a los empleados. El procedimiento determina como deben hacerse las solicitudes, los formatos, como deben estos llegar al departamento de compras y quien esta autorizado para firmar dicha solicitudes. El procedimiento traza también las responsabilidades que otros tienen con la gestión de compras. Señala hasta que punto están involucrados los otros departamentos y que responsabilidades tienen. Además, especifica la forma en que las diferentes partes que están a cargo de los inventarios cumplirán sus obligaciones y como estarán relacionadas entre si, para que no surjan conflictos entre ellos. Señala también como deben manejarse los bienes de capital, en cuanto una política los haya diferenciado de los suministros operacionales. 7 TPF FPT 2.1.4 Importancia. El hecho de que hasta hace poco, incluso las firmas mas grandes le restaban importancia a la función de compras y se la confiaban a las personas menos calificadas, señala la indudable importancia que tiene el mejorar el proceso de compras. Las compras controlan un alto porcentaje (en muchos casos, del 60% al 70%) de los gastos de muchas empresas. Esta de por si, es una razón valida para mejorar el proceso así como contar con un personal altamente entrenado y profesional. La importancia del profesionalismo a la actividad de las compras es muchísimo mayor cuando se trata de una organización más pequeña. En la actualidad probablemente existen centenares de miles de pequeños establecimientos que la siguen relegando a algún oficinista inexperto. Peor aun muchos ni siquiera reconocen la función y permiten que cada cual se encargue de sus propias compras. Esta indiferencia conduce inevitablemente a una reducción en las utilidades o, en el caso de las empresas públicas y de las organizaciones sin ánimo de lucro a gastos excesivos. Para mucha de ellas puede representar la diferencia entre el desarrollo y el estancamiento, o inclusive la bancarrota. En el caso del gobierno, significa mayores impuestos. En todos los casos constituye un desperdicio que debería ser financieros. TPF 7 TP PT TP 8 PT 8 FPT MESSNER, op. cit., p.314. Ibid. p. 9 29 rechazado, ya sea recursos naturales o 2.1.5 Objetivos. • Satisfacer al cliente interno, mediante la entrega oportuna de los bienes y servicios solicitados, en las cantidades y calidades requeridas y al mejor precio • Adelantar la negociación con los proveedores, de tal forma que se logre el mejor beneficio económico para las partes. (relación gana – gana ) • Investigar y explorar las diferentes fuentes de suministro y llevar a cabo programas de desarrollo con los proveedores seleccionados. • Administrar y ejecutar el plan de compras, de tal forma que se cuente con los suministros necesarios y la administración económica de los inventarios • Establecer la ventaja económica de la compra, a través de los diferentes mecanismos de compra, y dar rentabilidad a corto plazo generando valor económico para la organización. • Administrar y manejar los materiales y disponer la entrega oportuna a las demás áreas de la organización 9 TPF • FPT Pensar en las necesidades de los clientes antes de pensar en las propias necesidades. (por definición es una gestión enfocada al servicio). (oportunidad, calidad, servicio asociado) • Contribuir a la retención de clientes a largo plazo. • Trabajar más inteligentemente, más estratégicamente operativamente. • Mejorar e innovar procesos. • Atender proveedores oportunamente • Análisis de muestras y cotizaciones TP 9 PT RAMON Virgilio La GECOSUM Material de Apoyo Bogotá 2007 p. 3 30 menos • Negociación, definiendo claramente las condiciones • Conocimiento del entorno y visitas a plantas de proveedores • Determinar cantidades de compra • Conocimiento de la normatividad interna de la empresa y de las disposiciones legales del gobierno nacional • Conocimiento de la capacidad operativa, técnica, administrativa y financiera del proveedor • Conocer las necesidades de sus clientes internos 2.1.6 Funciones. Básicamente la gestión de compras, debe ser un centro de producción de utilidades. Es decir, debe estar totalmente orientada hacia la realización de utilidades, y todas sus actividades, deben estar encaminadas a producirle mayores utilidades a la empresa. Esto es igualmente válido, para las organizaciones sin animo de lucro como excepto que, en vez de estar hablando de utilidades nos referimos a reducir los costos, así cuando al departamento se le solicita la adquisición de un bien o servicio, la primera consideración debe ser: “¿Es necesario el bien y/o servicio según lo especificado y, en caso dado, son estas las mejores especificaciones para ayudarle a la organización a seguir siendo rentable”? Por esta razón, las facultades de la gestión de compras deben ir mucho mas allá de simplemente hacer pedidos. 10 TPF FPT – Mejorar la Calidad. Desde el punto de vista del comprador la mejor calidad es la que mejor responde a una determinada necesidad. A veces será la mas alta obtenible. Otras veces, o para otros usos, se preferirá un grado intermedio o hasta el mas bajo. Comprar sobre una base cualitativa, dicho en otros términos, no significa que hayan de adquirirse bienes o servicios de una calidad mejor que la requerida por el uso particular al cual estén destinados. TP 10 PT MESSNER, op. cit p.31. 31 Expresado de otra manera calidad y uso no pueden separarse. Norman F. Harriman. Escribió: “Calidad es aquello que adapta un producto a un uso determinado. Un producto no es bueno sin mas, es bueno para cierto fin, y la voz calidad carece de significado si no se refiere al uso previsto”. Por eso, si el bien y o servicio no cumple con la función deseada su calidad es impropia, sea cual fuere su costo o la facilidad con la que pueda obtenerse”. 11 TPF FPT – Reducir los Costos y Bajar Precios. La determinación del precio que la organización pagará es una de las principales decisiones que se toman en la gestión de compras. En efecto, la capacidad de obtener un “buen precio” se considera a veces como la prueba suprema de un buen comprador. Si por buen precio se comprende el mayor valor, en sentido lato, eso puede ser verdad. Más si se interpreta como el precio por unidad mas bajo, que puede lograrse después de haberse determinado los elementos de conveniencia técnica y calidad, entonces aquella afirmación no es correcta de ninguna manera. Una sana política de precios debe descansar en dos fundamentos: • Que el precio es un elemento importante en cualquier compra. Una gestión de compras que no preste atención al logro del precio más razonable, posiblemente falta a su deber. No tiene ningún motivo de excusarse por hacer hincapié en el precio o por asignar un valor importante entre los valores que debe considerar. Es deber de la gestión de compras analizar cualquier precio que se le cotice sea quien fuere el proveedor o sea cual fuere el bien y/o servicio. • El último análisis el precio pagado es tanto un factor para la decisión final a cerca de lo que es la “mejor compra” como lo son las especificaciones del bien y/o servicio. Además hay que tener en cuenta los descuentos que se dividen en dos clases: TP 11 PT ENGLAND : op. cit. p.21 32 • “Se dividen en precios confidenciales y convenios secretos. • Abarca los descuentos comunes por pago de contado, comerciales y por cantidad”. 12 TPF FPT – Análisis del Mercado. Una buena gestión de compras es especialista en las condiciones del mercado y de los negocios. Los proveedores, publicaciones comerciales y de servicios así como reuniones locales de compradores son una base constante de información acerca de precios, factores de oferta y demanda. El análisis de mercado e le puede considerar igual al análisis de las fuentes de suministro para el caso de la Gestión de Compras. 13 TPF FPT Un buen análisis de mercado nos ayuda a tomar las siguientes decisiones. ¿Qué comprar? ¿Dónde comprar? ¿Cuándo y Cómo comprar? ¿A quien comprar? Además no solo a reaccionar ante las fuerzas del mercado sino gestionarlas. Investigar el mercado de suministros ayuda a: • Identificar los segmentos del mercado que representan la mejor oportunidad y el menor riesgo para una determinada compra • Descubrir nuevos productos y/o tecnología que satisfagan las necesidades • Comprender las diferentes condiciones y/o limitaciones relacionadas con la compra de un determinado artículo 12 TP PT TP 13 PT Ibid. p.107 Ibid. p. 133 33 El estudio del mercado de aprovisionamiento debe ser selectivo; pues no podemos dedicar el mismo tiempo para toda la gama de bienes y servicios que adquiere por lo que se requiere definir prioridades. A continuación algunos factores a tener en cuenta: • ¿Es la primera vez que se va a comprar? Suele suceder que se debe invertir más tiempo y esfuerzo para adquirirlo. • ¿Hace cuánto sucedió el último análisis del estudio del mercado para el bien y/o servicio objeto de la compra? • ¿Cuál es la velocidad con qué el mercado está cambiando? • ¿Cuál es el impacto de la compra del bien o servicio en el presupuesto o el flujo de caja? • ¿Cuál es el impacto de la compra del bien y/o servicio a la hora de cumplir con los objetivos empresariales y con sus clientes? 14 TPF FPT Se debe hacer un análisis del mercado de aprovisionamiento, con el fin de determinar: “¿Qué productos están disponibles? ¿Quienes son los fabricantes de los productos? ¿Cuál es nivel de competencia? ¿Cuáles son los canales de distribución? ¿Cuál es el nivel de precio y cómo los determinan?” 15 TPF FPT A continuación el proceso completo para entender los mercado de aprovisionamiento • Preparar el análisis del mercado: 14 TP PT TP 15 PT RAMON Virgilio. Gerencia de Compras Material de Apoyo Bogota 2007 p.7 Ibid., p.8 34 ¿Cuales son los objetivos del aprovisionamiento? ¿Qué debemos conocer de los proveedores, cuántos debemos tener? • Evaluar el grado y efectos de la competencia: Factores que influyen en el grado de competencia: Las 5 fuerzas en el mercado de aprovisionamiento de Porter. a. Competencia entre proveedores: Depende del número, el tamaño y de sus políticas comerciales. b. Probabilidad de nuevos proveedores en el mercado. Ayuda a mejorar la competencia y así mejorar la posición del comprador. c. Disponibilidad de productos o servicios sustitutos. Mejora la posición del comprador. d. Poder de negociación de los proveedores. Conocer la complejidad de la cadena de aprovisionamiento. Evaluar el alcance del poder de negociación de nuestros proveedores. e. Poder de negociación de los compradores. Crear comunidades de compradores. ¿Cual es la posición de nuestra empresa como comprador. Ejerce influencia en el mercado? • Prever la evolución del mercado: • Entender las fuerzas del mercado: • Evaluar el precio: o El valor que percibe el comprador o La estructura de costos más beneficios. Modelo costo/precio o Competencia y factores de mercado • Segmentar el mercado: 35 Basados en el conocimiento del mercado: Localización geográfica, tecnología y canales de distribución. Cuando diferentes tecnologías presentan riesgos diferentes se deben tratar como segmentos diferentes. • Seleccionar los segmentos: Cada segmento útil debe ser analizado para definir con cuáles se va a trabajar y cuáles no se tendrán en cuenta. • Evaluar los Segmentos del Mercado: Para la evaluación de los segmentos se identificarán las oportunidades y riesgo y se evaluarán sus posibilidades y el impacto sobre los objetivos del aprovisionamiento. 16 TPF La evaluación se hace a partir del modelo POCKET P Factores políticos, legales y socioculturales O Logística externa C Niveles de competencia K Artículos clave para el mercado de aprovisionamiento E Factores económicos y de infraestructura T Factores tecnológicos POLITICOS: (P) a. Estabilidad política b. Relaciones entre gobiernos c. Amenaza de guerra d. Marco legal para los negocios e. Medio ambiente, ética y corrupción f. Relaciones laborales g. Cultura, religión y lengua h. Hora LOGISTICA EXTERNA (O) TP 16 PT Ibid., p.8 36 FPT a. Logística b. Infraestructura de transporte c. Riesgo de robo d. Servicios de seguros e. Documentación requerida f. Disponibilidad de servicios de inspección y comprobación COMPETENCIA (C) a. Número de proveedores b. Capacidad de negociación como comprador ARTICULOS CLAVE PARA EL MERCADO DE SUMINISTROS (K) a. Materia primas y componentes b. Mano de obra c. Competitividad ECONOMICOS Y DE INFRAESTRUCTURA (E) a. Política económica y tipo de cambio b. El ciclo económico c. Políticas gubernamentales para el desarrollo de empresas d. Normas y política de comercio exterior e. Nivel de globalización y tendencias de exportación f. Financiación y banca g. Infraestructura básica TECNOLOGICOS (T) a. Nivel de innovación y capacidad tecnológica 17 TPF TP 17 PT Ibid. , p. 9. FPT Modelo POCKET: (Centro Internacional de Comercio) 2007 37 – Selección de Proveedores. Esto se basa en alianzas estratégicas con el fin de encontrar la relación gana-gana, capacidad de reacción de los proveedores frente a las necesidades de la organización y establecer relaciones basadas en el largo plazo y la confianza. Un buen proveedor es aquel que en todo momento es honesto y justo con los clientes, con sus propios empleados y consigo mismo; que dispone de las instalaciones y conocimientos adecuados para poder entregar un bien y/o servicio que satisface las especificaciones del comprador en las cantidades requeridas y en la fecha prometida; cuyo estado financiero esta sano; cuyos precios son razonables, tanto para el comprador como para el mismo; cuyas políticas gerenciales son progresistas que reconocen las necesidad de un mejoramiento continuo, tanto de sus productos como de sus procesos; y que tiene en cuenta que, en ultimo análisis, la mejor forma de salvaguardar sus propios intereses consiste en salvaguardar la de sus clientes. La gestión de compras debe establecer procedimientos formales de clasificación de proveedores para facilitar su elección. Dado que el precio por lo general puede determinarse de una manera objetiva, se debe encontrar un modo de medir la calidad, la entrega y el servicio. 18 TPF FPT – Negociación con Proveedores. Para tener poder en la negociación se debe: a. Tener claros los objetivos de la negociación. b. Ampliar las alternativas si no hay negociación. c. Entender a la otra parte como un aliado y no como un amigo o enemigo. d. Ser activo en la negociación. e. Manejar la información de la contraparte. f. TP 18 PT Ser claro en lo que se va a negociar. ENGLAND, op. cit, p.93 38 g. Tener preferencias logísticas: lugar, tipo de muebles, ubicación de la otra parte. 19 TPF FPT – Estrategias para Generar Valor Económico en la Negociación: a. Obtener los mejores descuentos b. Acordar el mayor plazo posible de pago c. Obtener descuentos financieros d. Preferencia a los productos que representen el mejor margen con la mejor calidad e. Conseguir productos exclusivos con buen margen f. Eliminar la compra de productos que no necesiten los clientes internos g. Conseguir descuentos adicionales en productos. h. Cuando se presenten aumentos de precios analizar el inventario, el consumo normal, el incremento de los productos y efectuar compras que permitan aumentar las utilidades i. No permitir que se interrumpa el suministro de materiales por el agotamiento de las existencias j. Adquirir productos que estén respaldados por buenas empresas k. Tener en cuenta que una buena rotación de sus inventarios equivale a generación de utilidades l. No rechazar la posibilidad de efectuar negocios con proveedores nuevos o desconocidos m. 19 TP PT TP 20 PT Evaluar permanentemente el proceso y los controles 20 TPF FPT RAMON Virgilio. La GECOSUM Material de Apoyo Bogota, 2007 p. 13 Ibid. p. 16 39 2.1.7 Plan de Compras. El plan de compras se ejecuta a partir de negociación con los proveedores logrando la ventaja competitiva para la organización (volumen, precio, forma de pago, calidad, oportunidad). Compras debe conocer qué productos y servicios debe comprar, Cuáles son los modelos de demanda y cuáles son los costos presupuestados. Además debe fijar las prioridades para especificar y planear suministros La gestión de compras es la encargada de elaborar, ejecutar, controlar y modificar el plan de compras, para lo cual debe tener en cuenta los siguientes puntos: • La visión y misión de esta gerencia debe ser coherente con la visión y misión de la organización. • Los objetivos propuestos deben identificarse con los objetivos trazados para la organización. • Las estrategias de la Gestión de Compras deben ser coherentes con las diseñadas por la organización de tal manera, que los procesos de compras, suministros, administración y manejo de inventarios realmente generen valor para la compañía. En la medida en que los puntos anteriores estén claramente definidos se puede hablar de la cadena del valor conformada por: • Cliente externo (proveedores) • Cliente interno (las personas de la organización a quienes les suministramos los bienes y servicios). Además, para fortalecer esta cadena del valor y crear ventaja competitiva es necesario tener en cuenta que la organización funciona con el enfoque sistémico y para el efecto es importante analizar la relación que tiene con las demás gerencias y con los sistemas de infamación gerencial, el sistema de control interno y el sistema de información contable y financiero. 21 TPF TP 21 PT FPT Ibid. p.5 40 2.1.8 Administración del Proceso de Compras. El proceso de compras debe administrase teniendo en cuenta los conceptos de eficiencia, eficacia y efectividad. La gestión de compras puede constituir una operación manejada por una sola persona por un agente de compras y una secretaria o por un gerente con cierto número de compradores, despachadores, secretarias y empleados de oficina, según sea el tamaño global de la firma y de la industria particular en la que opera. Sin importar el tamaño del departamento, todo buen comprador desea convertirse en gerente y todo gerente ambicioso aspira a que el departamento se convierta en una operación mucho mayor. Ante todo, la gestión de compras tiene que saber que metas a fijado la administración de la empresa. Es de suma importancia que el departamento de compras refleje los objetivos de toda la organización al igual que su modo de operación. Para poder encajar sus actividades resulta esencial que el departamento de compras sepa en que dirección se esta moviendo la organización. Para poder ser eficiente se debe obtener decisiones de los superiores al fin de poder actuar. Por tanto es responsabilidad de compras presentar los hechos, exponer el análisis de que alternativas son posibles y hacer sus recomendaciones. Precisamente por ello existen los comités, para obtener el beneficio de varias mentes dedicadas a un mismo problema. 22 TPF FPT La administración en la gestión de compras existe para economizar dinero. 2.1.9 Administración y Manejo del Sistema de Información. Es una herramienta para la toma de decisiones. (Precios históricos, precios del mercado, análisis de costos, niveles de consumo, niveles de compras). El alma de todo concepto operativo de sistemas comerciales es el movimiento de la información. Las buenas decisiones dependen de la información oportuna, completa y exacta. Lamentablemente, el desarrollo y manejo de esa información siempre ha sido uno de los problemas más complejos en la gestión de compras. TP 22 PT MESSNER, op cit. p.335 41 La operación de un sistema de compras depende enteramente de sus informaciones, recibidas tanto de las demás funciones de la empresa como del exterior. Esencialmente esa información se divide en dos categorías principales: • Especificaciones de las necesidades de bienes y/o servicios que se obtienen del exterior • Pedidos de información disponible en compras u obtenible afuera. Mediante la planeación el departamento de compras prepara ordenadamente los requerimientos a largo plazo en cuanto a bienes y/o servicios. El planeamiento adecuado es de especial importancia a fin de poder preparar las futuras necesidades. Otra manera de información es mediante los pronósticos de compras bien hechos, es uno de los instrumentos más útiles que se encuentran a disposición del departamento de compras, con el objeto de planificar las estrategias de abastecimiento para períodos que este considere. Las operaciones comerciales suelen alcanzar el más alto grado de eficacia cuando un planeamiento ordenado permite la adquisición y programación ordenadas de los requerimientos. Si el departamento de compras tiene la adecuada información previa acerca de las clases de bienes y/o servicios que probablemente se necesitaran y las cantidades aproximadas, se hallan una posición favorable para lograr el equilibrio óptimo entre las condiciones del mercado y las necesidades de la organización. 42 Figura 9. Movimiento interno de la información para las compras Fuente: Autores 2.1.1.0 Las Siete Dimensiones de la Gestión de Compras – Cultural • De Cambio • De Trabajo En Equipo – Comunicativa • Relaciones entre los miembros de la organización – Innovación y Actualización Tecnológica: 43 • Información • Tecnológica – Gestión Estratégica: • Visión Compartida • Estrategia Competitiva – Políticas de Personal: • Desarrollo • Empoderamiento • Creatividad – Mejores Prácticas: • Mejoramiento De Procesos – Gestión Diaria: TP 23 PT • Orientación Al Cliente • Mejoramiento Continuo • Seguimiento Objetivos • Retroalimentación • Indicadores de Gestión 23 TPF FPT RAMON Virgilio. La GECOSUM Material de Apoyo op. cit p. 2 44 3. SITUACION ACTUAL. PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS PARA EL PARLAMENTO ANDINO. 3.1 GENERALIDADES El Parlamento Andino es el organismo internacional de control político de la Comunidad Andina su objetivo principal es participar en la orientación y promoción del proceso de integración, con miras a la consolidación de la integración latinoamericana. El Parlamento esta conformado por funcionarios capacitados para desempeñar las labores asignadas por la Secretaria General, así como una sede ubicada en Bogota-Colombia, en donde se realizan sesiones mensuales con las represtaciones parlamentarias de los diferentes países que conforman la Comunidad Andina (CAN). Para que todo esto pueda funcionar adecuadamente el Parlamento Andino recibe los ingresos que están compuestos por: Ingresos comunitarios y no comunitarios, los ingresos comunitarios son aquellos aportados por los países miembros de conformidad a lo dispuesto en le articulo No. 157 del Reglamento General; en tanto los ingresos no comunitarios dispuestos en el artículo No. 158 están constituidos por: • Ingresos de funcionamiento para la oficina central del Parlamento Andino ubicada en la ciudad de Bogotá – Colombia, • Rendimientos financieros recibidos por las inversiones realizadas durante un año consecutivo, Además se cuenta con recursos de cooperación que son ingresos obtenidos eventualmente de entidades internacionales con destino a la elaboración de seminarios o actos de interés común. 45 El Parlamento Andino programa sus actividades y su presupuesto anual, teniendo en cuenta: • Nómina • Honorarios • Impuestos • Suscripciones y afiliaciones • Seguros • Servicios • Gastos legales • Mantenimiento • Gastos de viaje (operación) • Diversos (gastos logísticos ) • Eventos propios • Difusión y prensa (comunicaciones) • Programa agenda anual • Financieros • Equipos de oficina • Equipo de computación y comunicación • Flota y equipo de transporte • Equipo de seguridad A continuación en la Figura 10. Distribución del Presupuesto General se identifica el porcentaje anual asignado para la Gestión de Compras de bienes y/o servicios para el Parlamento Andino. 46 Distribucion del Presupuesto General PERSONAL HONORARIOS IMPUESTOS FINANCIEROS 0% SUSCRIPCIONES Y AFILIACIONES GASTOS LEGALES 0% SEGUROS COMPRAS PERSONAL 27% GASTOS LEGALES COMPRAS 69% FINANCIEROS HONORARIOS 1% IMPUESTOS 0% SUSCRIPCIONES Y AFILIACIONES 1% SEGUROS 2% Figura 10. Distribución del Presupuesto General Fuente: Autores Como se puede observar en la Figura 10, el presupuesto asignado para compras ocupa el 69% del presupuesto total. Basados en esta relación y llegando a la conclusión que dentro de las actividades que se presentan en el Parlamento Andino las compras representan un gran porcentaje y merecen un tratamiento especial debido al monto que estas pueden representar en los gastos totales, por tal motivo se ve la necesidad de implementar un procedimiento de compras, que permita el adecuado control de todos los egresos que se puedan generar por la adquisición de bienes o servicios en el objetivo principal del Parlamento Andino. Aunque se tenga identificado plenamente que existe un presupuesto para bienes y servicios dentro del Parlamento Andino es indispensable un manejo adecuado de los recursos. A continuación se expone la situación actual del manejo de compras en el Parlamento Andino. 47 3.3 SITUACION ACTUAL 3.3.1 Introducción. A continuación se va a realizar una breve descripción acerca de la situación actual de cómo es el manejo de las compras en la Institución y el proceso que debe seguirse para la aprobación, adquisición y almacenamiento de los bienes o servicios requeridos, ya que como se ha indicado anteriormente al no existir un Procedimiento de Compras establecido, se deben realizar los pasos enunciados a continuación. Al establecer la situación actual se pueden definir los puntos en los que se puede mejorar, la creación del Procedimiento de Compras en el Parlamento Andino, es el objetivo principal del proyecto. 3.3.2 Proceso Actual de Compras del Parlamento Andino. A continuación se describe la forma como se realizan las compras en la actualidad en el Parlamento Andino: a. Se genera la necesidad de compra o de contratación de algún tipo de bien y/o servicio, para el Parlamento Andino. b. Se informa al Secretario General del Parlamento Andino sobre la necesidad de compra o de contratación de algún tipo de bien y/o servicio, si el valor supera los 50 millones de pesos se presenta a Mesa Directiva para el respectivo análisis, si el valor es menor lo revisa el Secretario General para su aprobación. c. Una vez que el Secretario General o Mesa Directiva aprueban la necesidad, se solicita el pedido al almacén o se realizan las cotizaciones en caso de que lo requerido no se encuentre en stock. Cabe resaltar que si el Secretario General y/o la Mesa Directiva no se encuentran en el momento de solicitar la respectiva autorización y aprobación ninguna de las actividades mencionadas se puede realizar. 48 d. Se solicita al encargado de almacén que verifique si lo solicitado se encuentra disponible, en tal caso se entrega, de lo contrario se empieza con el proceso de cotización para compra. e. Se deben obtener las cotizaciones, las cuales consigue el Jefe de Almacén. Una vez las recibe se las entrega a la persona que genera la necesidad para su respectivo análisis, cuadro comparativo y sugerencia de adjudicación. f. El que genera la necesidad, convoca a un Comité de Compras que esta conformado por el Director Administrativo, el Secretario Técnico Jurídico y Representante del área que genera la necesidad. g. El comité se reúne para analizar las diferentes propuestas y decidir cual es la más conveniente para realizar la compra del bien y/o servicio y se toma una decisión. h. El comité realiza un informe dirigido al Secretario General y/o a la Mesa Directiva en donde se indica la decisión tomada para los trámites respectivos. i. Una vez el Secretario General analiza el informe del comité de compras y las propuestas recibidas, autoriza o rechaza la compra del bien y/o el servicio. j. Si el Secretario General autoriza la compra del bien y/o servicio el Jefe de Almacén, la persona, o el área que genera la necesidad contactan al proveedor para realizar el debido contrato, en el caso de que el valor supere los 2 millones de pesos, si este es menor, no es necesaria la realización de un contrato, en este caso se realizaría solo unas cláusulas de cumplimiento. k. Una vez el proveedor recibe la notificación de la compra y/o servicio procede a cumplir con el requerimiento. 49 l. Cuando se encuentra listo el producto o servicio, el proveedor hace su entrega al Parlamento Andino, la recepción esta a cargo del Jefe de Almacén en conjunto con el área directamente involucrada. Dentro de este paso se involucra al Director Administrativo quien debe responder ante el Secretario General y/o Mesa Directiva por el recibo a satisfacción de la compra y/o servicio. m. El Director Administrativo realiza un informe al Secretario General de la calidad y satisfacción de la entrega del producto y/o servicio. n. El Secretario Técnico Jurídico realiza un informe, en donde indica el cumplimiento Jurídico sobre los términos de negociación expresados en el contrato previamente establecido o en las cláusulas de cumplimiento anteriormente establecidas. o. Para autorizar el pago del producto o servicio a los proveedores, junto con la correspondiente factura se deben adjuntar todos los documentos involucrados durante la negociación, tales como contrato, informes, cotizaciones y autorizaciones. La autorización del pago solo puede realizarla el Secretario General. p. Cuando la autorización se encuentra lista, los documentos pasan al Dirección Financiera para realizar el respectivo pago que dependiendo de las condiciones del contrato se genera en cheque el cual debe llevar la firma del Secretario General y del Pagador, o de lo contrario si el monto se puede manejar en efectivo se realiza el pago bajos estas condiciones. A continuación se muestra el diagrama de flujo de las situaron actual del desarrollo de compras de bienes y/o servicios del Parlamento Andino. 50 Figura 11. Diagrama de flujo situación actual proceso de compras Parlamento Andino. Fuente: Autores 51 DIAGRAMA DE FLUJO SITUACIÓN ACTUAL PROCESO DE COMPRAS PARLAMENTO ANDINO 1 Entrega Cotización a Área Encargada Realizar Análisis y Cuadros Comparativos Convocatoria al Comité de Compras Reunión del Comité de Compras Toma de decisión a cargo del Comité de Compras Informe del Comité de Compras Revisión Secretario General 2 52 DIAGRAMA DE FLUJO SITUACIÓN ACTUAL PROCESO DE COMPRAS PARLAMENTO ANDINO NO ? Autoriza el Secretario General? SI 3 Contacto con proveedores y se fijan términos de pago NO ? Valor Significativo? SI Realizar Contrato Notificación a proveedor Entrega, Recepción, Inspeccion NO ? OK? SI 2 4 53 54 4. PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS PARA EL PARLAMENTO ANDINO 4.1 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS A continuación se desarrolla el Procedimiento General de Compras propuesto para el Parlamento Andino. 4.1.1 Objetivo. Este Procedimiento responsabilidades y los controles, establece la metodología, las que el Parlamento Andino aplica para asegurar que los bienes y/o servicios adquiridos cumplan con los requisitos de calidad, precio óptimo, tiempo de entrega y necesidades especificadas por el Parlamento Andino. 4.1.2 Alcance. Este Procedimiento es aplicable a la Gestión de Compras de todos los bienes y/o servicios que el Parlamento Andino realiza, para satisfacer las necesidades de los clientes internos, así como las de la oficina central del Parlamento Andino para su adecuado funcionamiento. 4.1.3 Compras. Las operaciones básicas de compras comprenden la selección de proveedores, a quienes se invitará a cotizar, obtención de ofertas, definición de requisitos de la compra, preparación y adjudicación de la orden de compra. 4.1.4 Seguimiento y Activación. El Negociador, hace el seguimiento y activación de todos los documentos, sus anexos y las actividades relacionadas con ellos, buscando que se cumplan todos los plazos y fechas de entrega que se hayan convenido con las órdenes de compra y contratos, evitando los retardos y desviaciones en la entrega de materiales, equipos y documentos, de manera tal que se mantenga un flujo ágil dentro de la compra. 4.1.5 Inspección. Verificar que los materiales, equipos y servicios que se adquieren, están en conformidad con lo solicitado en la orden de compra. 55 4.1.6 Logística. Es responsable de coordinar todo lo necesario para que el material comprado llegue en óptimas condiciones a su sitio de destino. 4.1.7 Definiciones – Gestión de Compras. Proceso de suministro de material, equipo o servicio que comprende desde el origen de una solicitud hasta que esta sea cumplida en su totalidad en el sitio requerido, en el tiempo y al costo determinado, y con la calidad indicada en las especificaciones de compra, dadas por el Parlamento Andino. – Registro de Proveedores. Es el Registro de Proveedores, aprobados por el Parlamento Andino a través del Negociador de Compras bajo la supervisión del Director Administrativo. – Proveedor. Persona u organización que suministra un bien y/o servicio al Parlamento Andino. – Requisición. Documento mediante el cual las diferentes áreas solicitan el bien y/o servicio, y justifican el porque de su adquisición. – Recomendación de Adjudicación. Es el documento mediante el cual el Comité de Compras presenta a consideración del Secretario General, el análisis técnico y económico de las diferentes cotizaciones recibidas. – Orden de Compra. Documento emitido por el Negociador mediante el cual el Parlamento Andino de acuerdo con la recomendación de adjudicación previamente aprobada por los respectivos responsables y con su respectivo nivel de autorización, adjudica a un proveedor el suministro de bien y/o servicio, tomando como base la cotización del mismo. Este documento debe tener 3 56 copias, la original que va para la dirección financiera, una copia para el proveedor y una copia para el almacén. 4.1.8 Responsables – Estructura Organizacional. El Negociador hace parte del Área Administrativa. A continuación en la FIGURA 12 se presenta el Organigrama propuesto para esta área y se presenta además donde se encuentra esta nuevo cargo que se va a crear en el Parlamento Andino. Figura 12. Organigrama propuesto para la Dirección Administrativa Fuente: Autores El Negociador comprende las siguientes funciones, todas ellas bajo la supervisión general y responsabilidad del Director Administrativo. • Compras 57 • Seguimiento y Activación • Verificación • Logística Para la ejecución satisfactoria de estas actividades, el Negociador debe ser confiable, competente, prudente, integro e imparcial. – Director Administrativo • Hace seguimiento permanente de las funciones del Negociador. • Participa en la selección de los diferentes proveedores. • Brinda apoyo permanente al Negociador. • Participa en el Comité de Compras • Aprueba las compras según el nivel de autorización. – Negociador • El Negociador da cumplimiento a este Procedimiento y debe velar por todos los aspectos relacionados con el proceso de Gestión de Compras. • Evalúa la capacidad de los proveedores para cumplir con los requisitos de Calidad exigidos. Según Formato PA-PC-F05 Evaluación de Proveedores. • Prepara las recomendaciones de adjudicación. • Gestionar todas las cotizaciones que sean requeridas por las diferentes Direcciones de la Oficina Central del Parlamento Andino 58 • Vigila que las pólizas y garantías de los diferentes proveedores, estén siempre vigentes, de acuerdo con las condiciones contractuales pactadas. – Comité de Compras: • Está compuesto por el Secretario Administrativo, Secretario Financiero, Secretario Jurídico, Negociador y la persona responsable de la necesidad generada. • Este comité definirá las directrices relacionadas al manejo de la gestión de compras, además dará, las respectivas aprobaciones a las Órdenes de Compras emitidas, dependiendo de los montos, según los niveles de autorización. • El Comité de Compras es quien define la estrategia de las compras, • Aprueba las recomendaciones de adjudicación, presentadas por el Negociador. • Responsable de lograr el mejor beneficio en el momento de decidir las diferentes ofertas propuestas al Parlamento Andino. – Jefe de Almacén • Verificar y custodiar las existencias en el almacén para suplir las necesidades de los diferentes clientes internos del Parlamento. • Entregar y llevar a cabo el correspondiente libro de entregas y recibos de los bienes del Parlamento Andino, especialmente aquellos que se manejan en el almacén. • Lleva el registro y control de inventario. • Controlar los materiales del almacén y los suministros del mismo (recepción, registro y distribución) 59 • Coordinar la entrega de material necesario para la elaboración de las sesiones y realizar un informe sobre los materiales que salieron del almacén. • Conservar y restituir en buen estado, salvo el deterioro natural, los instrumentos y útiles que le hayan sido facilitados para el ejercicio de sus funciones. En el evento de pérdida o daño de los mismos, avisar oportunamente, al Negociador motivando las razones de la perdida o daño. • Mantiene un control del inventario teniendo en cuenta las entradas y salidas de materiales. Según Formato PA-PC-F06 Salida de Almacén y Formato PAPC-F07 Entrada a Almacén • Solicita los materiales faltantes y que sean requeridos en el almacén por medio del Negociador. 4.1.9 Procedimiento. • Se genera la necesidad de compra o de contratación de algún tipo de bien y/o servicio. • La persona que genera la necesidad elabora la requisición y hace aprobar dependiendo del nivel de autorización especificado en la Tabla No 1 Niveles de autorización. • Una vez aprobada la necesidad por lo diferentes niveles de autorización según la Tabla No 1 Niveles de Autorización, la requisición es enviada al Negociador quien verifica que todas las especificaciones y requerimientos estén completos según el Formato PA- PC- F02 Requisición. • El Negociador verifica si el requerimiento se encuentra disponible en el almacén, si es así el Jefe de Almacén entregará lo solicitado mediante la salida de almacén, según el Formato PA-PC-F06 Salida de Almacén. 60 • Si el requerimiento no se encuentra disponible en el almacén, el Negociador en conjunto con el Director Financiero revisan y presentan un informe de disponibilidad presupuestal, siempre y cuando la Tabla No 1 Niveles de autorización, lo indique. • Una vez se defina que si existe presupuesto, el Negociador realiza las respectivas cotizaciones. • Se deben obtener mínimo tres (3) cotizaciones, las cuales las realiza el Negociador el mismo que realiza un cuadro comparativo y recomendación de adjudicación según Formato PA-PC-F03 Cuadro Comparativo de Proponentes. • El Negociador, convoca al comité de compras • El Comité se reúne para analizar las diferentes propuestas y decidir cual es la más conveniente para realizar la adquisición, basados en el cuadro comparativo. Una vez se decide, a quien se va a adjudicar la compra del bien y/o servicio, se solicita al Negociador lograr, si es posible, mejorar los términos de negociación. • El Comité realiza un informe dirigido al encargado de la autorización según la Tabla No 1 Niveles de Autorización, con copia al Secretario General y/o a la Mesa Directiva en donde se indica la decisión tomada para los trámites respectivos. • Una vez las personas encargadas de la autorización analizan el informe del Comité de Compras y las propuestas recibidas, autoriza o rechaza la compra y/o el servicio. • Si se autoriza la compra del bien y/o servicio el Negociador, procederá a realizar la debida orden de compra 61 • Una vez el proveedor recibe la orden de compra procede a cumplir con el requerimiento. • Cuando se encuentra listo el bien y/o servicio, el proveedor hace su entrega al Parlamento Andino, la recepción, esta a cargo del Jefe de Almacén en conjunto con el área directamente involucrada y el Negociador que es quien debe responder ante el Director Administrativo. Adicionalmente el Jefe Almacén codifica los bienes adquiridos para el control contable y de inventarios. • El Negociador realiza un informe de satisfacción de recepción de material así como de cumplimiento de los términos de negociación, este informe va dirigido a la persona que autorizó la compra. • Si llega a presentarse alguna irregularidad en el momento de recepción del bien y/o servicio el Negociador en conjunto con el Secretario Técnico Jurídico analizan la situación y toman las respectivas medidas. • Para autorizar el pago a los proveedores, junto con la correspondiente factura se deben adjuntar todos los documentos involucrado durante el proceso tales como cotizaciones orden de compra, y autorizaciones. La autorización del pago esta dada según la Tabla No 1 Niveles de Autorización. • Cuando la autorización se encuentra lista, los documentos pasan al área Financiera para realizar el respectivo pago 4.1.10 Relaciones con las diferentes áreas involucradas. Durante la gestión de compras el Negociador debe mantener relaciones con: – Departamento que genera la necesidad para: 62 • Seleccionar los proveedores al efectuar las compras de materiales, trabajos y servicios. • Hacer cumplir todas las condiciones convenidas con los proveedores. • Informarles de los cambios en las especificaciones o en la descripción que en sus productos hagan los proveedores • Informarles los cambios en los plazos de entrega de los principales proveedores. • Obtener su asistencia en las inspecciones de equipos o materiales de naturaleza compleja. • Modificar órdenes de compra y colocar otras nuevas surgidas de las revisiones que se presenten • Arreglar con los proveedores, los transportadores y las compañías de seguro del caso, todo lo concerniente a materiales faltantes, deteriorados o diferentes a lo solicitado. • Informarles de retardos tenidos de algún material o equipo cuando se afecte la disponibilidad prevista para él. – Jefe de Almacén. • Asegurarse que los materiales lleguen en buenas condiciones y de acuerdo a lo comprado. • Obtener la documentación necesaria para reclamar a las compañías de seguros y al proveedor, cuando se presentan faltantes, daños y averías en la carga. • Pasar toda la información necesaria al área de contabilidad – Proveedores. 63 • Establecer un conocimiento mutuo de las relaciones comerciales • Conocer la clase y calidad de sus productos • Cerciorarse del cumplimiento en sus entregas • Facilitar su cooperación para solucionar los problemas que se presenten con la entrega de sus suministros. • Hacer seguimiento a sus productos. 4.1.11 Registro de proveedores. El Parlamento Andino deberá mantener un registro de proveedores idóneos para los diferentes tipos de bienes y/o servicios, el cual deberá estar debidamente clasificado de acuerdo al tipo de bien y/o servicio que suministra cada uno. Para el ingreso al registro de proveedores el Negociador evaluará a los proveedores potenciales en cuanto a su calidad, capacidad financiera, y experiencia, de acuerdo al Formato No PA-PC-F05 Evaluación de Proveedores. También se pueden aprobar mediante acta, inspección física de instalaciones y/o recibo de documentación que certifique que es idóneo para el suministro y/o prestación de servicios. Un proveedor puede ser descalificado y borrado de la Lista de Proveedores en cualquiera de los siguientes casos: • Si no ha cumplido con los requisitos especificados en la orden de compra. • Si se encuentra en incapacidad financiera o es declarado insolvente. 4.1.12 Descripción de las actividades de la gestión de compra. – Emisión de la Requisición. La gestión de compra inicia en el momento en que se genera la necesidad por el cliente interno según el Formato No PA-PCF02 Requisición. 64 – Selección de Proveedores. Una vez recibida la requisición, por parte del cliente interno que genera la necesidad, será función del Negociador, en conjunto con este, seleccionar de el registro de proveedores el apropiado para el tipo de bien y/o servicio solicitado en la requisición. Se debe procurar seleccionar como mínimo tres proveedores y máximo seis para cada requisición, o para cada tipo de material, equipo o servicio solicitado. Es importante resaltar que puede existir un proveedor único. – Solicitud de Cotización. Será función del Negociador solicitar la cotización a los diferentes proveedores invitados en la cual se debe incluir las condiciones comerciales y la fecha máxima para cotizar. A cada proponente se le deberá pedir una copia de la respectiva cotización y esta deberá guardarse en la Dirección Administrativa. – Recibo de Cotizaciones. Las cotizaciones deben ser entregadas en el sitio, la fecha y la hora que se fijó previamente cuando esta fue solicitada. – Evaluación Técnica y Comercial. Una vez recibidas las cotizaciones de los diferentes proveedores, el Negociador conjuntamente con el que generó la necesidad de la compra, realizarán la tabulación comercial y técnica utilizando el Formato No PA-PC-F03 Cuadro Comparativo de Proponentes. Tanto la evaluación económica como técnica deben ser revisadas y aprobadas por el Comité de Compras. – Recomendación de Adjudicación. Con el conjunto de tabulación técnicaeconómica, el Comité de Compras, elaborará por escrito la Recomendación de adjudicación. – Adjudicación de Compra. Esta recomendación de adjudicación la realiza el Negociador y se presentará a la persona que autoriza la compra según la Tabla No 1 Niveles de autorización, el cual después de los análisis correspondientes la aprobará o no, y definirá el proveedor o proveedores seleccionados. 65 – Emisión Orden de Compra. Una vez la persona que autoriza la compra según la Tabla No 1 Niveles de Autorización, haya definido y aprobado los proveedores seleccionados, el Negociador emitirá la orden de compra formal. Cualquier cambio o modificación al alcance de la orden de compra, se oficializará mediante una revisión a la orden, y dependiendo del nivel de cambio se solicitarán las aprobaciones necesarias al Comité de Compras. El documento de la orden de compra debe contener los datos que describan claramente el bien y/o servicio comprado: Tipo, grado, clase, identificación formal, especificaciones aplicables, planos, requisitos de embalaje, requisitos de inspección y ensayo, requisitos para aprobación o calificación, protocolos de prueba, manual de operación y mantenimiento, pólizas y garantías, requisitos de personal y equipos en suministro de servicios. – Aceptación y Firma de la Orden de Compra. Una vez la orden de compra haya sido recibida por el proveedor, este cuenta con un día (1) hábiles para firmar la orden de compra en señal de aceptación. – Seguimiento de la Orden de Compra. Será función del Negociador del Parlamento Andino, una vez colocada la orden de compra, realizar en forma permanente el seguimiento, control y activación con el propósito de lograr el fiel cumplimiento de las condiciones pactadas con el proveedor. – Verificación en las instalaciones del proveedor. En caso de que se acuerde la verificación del Producto en los locales del proveedor, se deben especificar en el documento de compra el alcance de la verificación. La verificación por parte del Negociador debe asegurar que los productos suministrados son aceptables y cumplen con todos los requisitos de calidad especificados en la orden de compra. – Recepción del bien y/o servicio comprado. Una vez el Negociador y/o el Jefe de Almacén reciba e inspeccione el bien y/o servicio deberá presentar un 66 informe de conformidad o no conformidad, este documento servirá como soporte para la aprobación y pago de la factura a los proveedores. – Recibo y Aprobación de la Factura. El proveedor deberá entregar la factura con copia de la orden de compra y las pólizas correspondientes (cuando aplique) y el Área Financiera debe verificar que la factura este de acuerdo a las condiciones pactadas mediante la orden de compra y se debe anexar copia del informe de conformidad como constancia del recibido de los bienes comprados. El Área Financiera deberá llevar un estricto control de la facturación y de los pagos hechos durante el desarrollo de la orden de compra para cada uno de los proveedores. – Seguros y Garantías. Los requerimientos de Seguros y Garantías deberán ser concordantes con los compromisos contractuales entre Parlamento Andino y el Proveedor. El proveedor entregará al Parlamento Andino las pólizas y garantías requeridas en la orden de compra. Las pólizas deben ser constituidas por cuenta del proveedor y ser expedidas por compañías de seguros o entidades bancarias legalmente establecidas en Colombia y a favor del Parlamento Andino en caso de ser solicitadas. Se deberán exigir como mínimo las siguientes pólizas de seguro: a. Póliza de Buen Manejo del Anticipo: (si aplican anticipos para la adquisición de bien y/o servicio), expedida por el 100% del valor del anticipo y válida hasta por 90 días después de la fecha pactada de entrega final o hasta la amortización total del anticipo, lo que suceda primero. Esta póliza deberá entregarse con la cuenta de cobro del anticipo. b. Póliza de Cumplimiento: expedida por el 10% del valor total de la Orden de Compra y válida hasta por 60 días después de la fecha pactada de entrega final. Esta póliza será entregada al Parlamento Andino a más tardar cinco días después de la firma de la orden de compra. 67 c. Póliza de Calidad: expedida por el 10% del valor total de la orden de compra mínimo por 1 año o por el periodo al que igualmente este obligado Parlamento Andino frente al cliente, periodo a ser contado a partir de la fecha de entrega de los bienes o servicios. d. Póliza de Responsabilidad civil o social: donde se deberá especificar la gente esté inscrita a sistema de seguridad social etc. Estas pólizas se solicitaran dependiendo del monto del contrato y según Tabla No 1 Niveles de autorización 4.2 REGISTROS Como la Gestión de Compras genera mucha información es muy importante tener registros confiables, claros y precisos que ayuden a la toma de decisiones, a continuación se enumeran los diferentes registros que se utilizan en este procedimiento: • Evaluación de proveedores y documentación solicitada • Requisición • Orden de Compra • Registro de Proveedores aprobados • Tabulación económica de ofertas • Niveles de Autorización 4.3 FORMATOS • PA-PC-F01 Registro de Proveedores • PA-PC-F02 Requisición • PA-PC-F03 Cuadro Comparativo de Proponentes • PA-PC-F04 Orden de Compras • PA-PC-F05 Evaluación de Proveedores • PA-PC-F06 Salida de Almacén • PA-PC-F07 Entrada de Almacén 68 4.4 DIAGRAMA DE FLUJO (PROPUESTO) Figura 13. Diagrama de flujo situación propuesta proceso de compras Parlamento Andino. Fuente: Autores 69 70 71 72 5. CONCLUSIONES • El procedimiento de compras ocupa una posición estratégica dentro de la compañía, ya que mediante estas se logra tener una relación con todas las dependencias de la empresa e interactuar con fuentes externas que permiten estar en constante actualización de las condiciones de mercados que rodean la empresa. • En una organización en donde se requiera adquisición de bienes y/o servicios es necesario estandarizar el proceso de compras, ya que permite que ésta sea una actividad clara y transparente dentro de la compañía. • El procedimiento de compras en el Parlamento Andino permite que las órdenes de compra sean más eficaces y eficientes ya que el bien y/o servicio sea adquirido en el menor tiempo y al mejor costo. • Es responsabilidad del Negociador, bajo la supervisión del Secretario Administrativo, no sólo comprar, sino conseguir el mejor precio posible, con máxima calidad y que el servicio dado sea realmente satisfactorio para el cliente. • La contribución del procedimiento de compras a las operaciones con bajo costo para el Parlamento Andino, es asegurar el flujo continuo de las actividades propias del parlamento, para poder contar de forma adecuada con la disponibilidad de material, evitar costos injustificados y originar inventarios excesivos. • El negociador es la cara de la compañía frente a los proveedores y clientes internos, pues mediante su gestión somete a la compañía a obligaciones contractuales que podrían resultar exitosas dependiendo de los resultados obtenidos. 73 • Con el procedimiento de compras se pretende crear y conservar socios estratégicos con firmas comerciales que le permitan al Parlamento Andino obtener beneficios económicos mediante el gana – gana. • Es necesario capacitar a todos los empleados del Parlamento Andino para que conozcan y manejen el procedimiento de compras y así lograr su buen uso y desarrollo. • En un ente como el Parlamento Andino, en donde la mayoría de proveedores son prestadores de servicios, es necesario identificar, clasificar y calificarlos, para poder contar con la buena calidad dentro de cada una de las actividades que se manejan. • La creación de los niveles de autorización de compra en el Parlamento Andino, contribuye a que el procedimiento sea más ágil y a que cada funcionario tenga claro el monto máximo a sugerir y/o tramitar. 74 6. RECOMENDACIONES • Es necesario crear el cargo de “Negociador” dentro de la compañía, ya que con este cargo se podrá llevar a cabo el procedimiento de las compras en el Parlamento Andino y se logrará tener una mejora continua en el proceso. • Las compras deben estar en contacto con la operación diaria del Parlamento Andino, por eso se determinó en el presente trabajo que dependieran del área administrativa, ya que esta área es la encargada de manejar las operaciones dentro del Parlamento Andino y depender de ésta permitirá planificar mejor las compras. • Es necesario que el procedimiento de compras sea revisado periódicamente para poder verificar su funcionalidad y contribución en el éxito de las operaciones del Parlamento Andino. • Es importante hacer un presupuesto de compras sujeto a revisión, para que se pueda hacer una planificación de acuerdo a lo asignado con esta actividad. 75 BIBLIOGRAFÍA LIBROS ENGLAND B. Wilbur: Sistemas de Compras Editorial Inmobiliario Florida Buenos Aires 1971 MESSNER A. William.: La Gerencia de Compras. Editorial Norma México 1986 PARLAMENTO ANDINO: Documentos Institucionales, Bogotá 2005 RAMON Virgilio: La GECOSUM Documento de Trabajo, Bogotá 2007. RAMON Virgilio: Gerencia de Compras, Documento de Trabajo Bogotá 2007 RAMON Virgilio: Taller de Compras, Documento de Trabajo Bogotá 2007. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS http://www.parlacen.org.gt/index-portada.html Septiembre 2007 http://www.europarl.europa.eu/ Septiembre 2007 http://www.parlatino.org/conteudo.php?id=21&lg=es Septiembre 2007 http://www.mercosur.int/msweb/portal%20intermediario/es/index.htm Septiembre 2007 76 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS REGISTRO DE PROVEEDORES (PA-PC-F01) COD. TIPO PROVEEDOR Elaborado por NOMBRE Aprobado por: DESCRIPCION DEL BIEN Y/O SERVICIO Revision MARCA OFRECIDA CONTACTO DOCUMENTO: PA-PGC-01/01 FECHA: 07/08/2007 DIRECCION Razon del Cambio TELEFONO PROCEDIMIENTO DE COMPRAS REQUISICION (PA-PC-F02) ITEM COD. DESCRIPCION DEL BIEN Y/O SERVICIO CANTIDAD Elaborado por: JUSTIFICACION ECONOMICA Aprobado por: DOCUMENTO: PA-PGC-01/02 FECHA: 07/08/2007 AREA QUE SOLICITA / PREUPUESTO Fecha: DOCUMENTO: PA-PGC-01/03 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS CUADRO COMPARATIVO DE PROPONETES (PA-PC-F03) REQUISICION No. FECHA: 07/08/2007 REVISION: PROPONENTE ITEM COD. DESCRIPCION DEL BIEN Y/O SERVICIO MENOR PRECIO CANT UND V/UNIT V/TOTAL V/UNIT V/TOTAL V/UNIT V/TOTAL V/UNIT V/TOTAL PROVEEDOR SI NO SUBTOTAL SUMINISTRO EN COL $ DESCUENTO SUBTOTAL INCLUIDO DESCUENTO IVA OTROS TOTAL SUMINISTRO EN COL $ ESPECIFICACIONES No. OFERTA Y FECHA VALIDEZ OFERTA MARCA / MODELO TERMINOS DE PAGO GARANTIA PLAZO DE ENTREGA LUGAR DE ENTREGA RECOMENDACIONES DE ADJUDICACION COMENTARIOS: RAZON DE LA SELECCIÓN Especificaciones Unica fuente Mejor precio PROPONENTES: SUBTOTAL SUMINISTRO EN COL $ DESCUENTO SUBTOTAL INCLUIDO DESCUENTO IVA OTROS TOTAL SUMINISTRO EN COL $ GRAN TOTAL Entrega Otras Consolidacion de compras APROBADO POR COMITÉ: ACTA No. FECHA PROCEDIMIENTO DE COMPRAS ORDEN DE COMPRA (PA-PC-F04) ORDEN DE COMPRA No Ciudad: Señor(es) Dirección Sírvanse Condiciones Contacto: ITEM COD. REQUISICION No. Elaborado por: DOCUMENTO: PA-PGC-01/04 FECHA: 07/08/2007 Fecha DESCRIPCION DEL BIEN Y/O SERVICIO CANTIDAD V. UNITARIO DESCUENTOS Firma Aprobado por: IVA Fecha: TOTAL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DOCUMENTACION SOLICITADA (PA-PC-F05) DOCUMENTACION SOLICITADA (PA-PC-F05) DOCUMENTO PA-PC-01/O5 FECHA: 07/08/2007 PRODUCTO O SERVICIO: PROVEEDOR DIRECCIÓN TELÉFONO DOCUMENTACION SOLICITADA SI NO N/A Certificado de Constitución y Gerencia Carta de Proveedor donde autorice consulta a cualquier base de datos Procedimientos y/o estándares de calidad y/o fabricación Estado de Pérdidas y Ganancias y Balance del año anterior. Referencias Comerciales Trabajos realizados con el Parlamento Andino Otros Documentos FORMATO PUNTAJE Diligenciado con todos los anexos No se diligencia EVALUAC. 10 0 SISTEMA DE CALIDAD Tiene Procedimientos y Estándares y esta certificado ISO Sólo tiene Estándares de fabricación No tiene Estándares 20 15 0 EXPERIENCIA Más de 15 años continuos demostrables Entre 10 - 15 años continuos demostrables Entre 5 - 10 años continuos demostrables Entre 1 - 5 años continuos demostrables Menos de 1 año 25 15 10 5 0 FINANCIERA P&G (utilidades) y 3 referencias bancarias P&G (utilidades) y 2 referencias bancarias P&G (utilidades) y 1 referencia bancaria Sólo P&G o referencias bancarias No presenta P&G ni referencias bancarias 25 15 10 5 0 TRABAJO ANTERIOR CON PARLAMENTO ANDINO En 5 trabajos con cumplimiento EXCELENTE En 4 trabajos con cumplimiento EXCELENTE En 3 trabajos con cumplimiento EXCELENTE En 2 trabajos con cumplimiento EXCELENTE En 1 trabajos con cumplimiento EXCELENTE En ningún trabajo 20 15 10 8 6 0 PUNTAJE MÍNIMO DE ACEPTACION 75 0 PUNTAJE PROVEEDOR Elaborado por: Observaciones: Aprobado por: Revision Razon del Cambio PROCEDIMIENTO DE COMPRAS SALIDA DE ALMACEN (PA-PC-F06) DOCUMENTO: PA-PGC-01/06 FECHA: 07/08/2007 SALIDA DE ALMACEN No ITEM COD. Elaborado por: REQ No. AREA DESCRIPCION Aprobado por SALIDA VALOR Revision FECHA PROCEDIMIENTO DE COMPRAS ENTRADA DE ALMACEN (PA-PC-F07) DOCUMENTO: PA-PGC-01/07 FECHA: 07/08/2007 ENTRADA DE ALMACEN No ITEM COD. Elaborado por: REQ No. AREA DESCRIPCION Aprobado por ENTRADA VALOR Revision FECHA PROCEDIMIENTO DE COMPRAS TABLA No.1 NIVELES DE AUTORIZACION CARGO AREA MONTO Mesa Directiva Presidente Secretario General Director Administrativo Director Financiero Elaborado por: Oficina Central Oficina Central Oficina Central Oficina Central Finaciera Aprobado por: $50`000.000 en adelante hasta 50`000.000 hasta 50`000.000 hasta 15`000.000 hasta $ 7`000.000 Revision NOTA: Para montos inferiores a $2`000.000 no se requiere contrato y/o polizas Orden de Compra POLIZAS SI NO SI NO X X X X X X X X X X Razon del Cambio PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS PARA EL PARLAMENTO ANDINO ANGELA CECILIA PELAEZ SEBASTIAN JOSE VAZQUEZ 2007 “Ninguna idea surge realmente del vacío. Al contrario, las ideas nuevas surgen de un conjunto de condiciones en las que no parecen funcionar ya las antiguas....” (Womack-Jones y Roos, 1990). 1 OBJETIVOS • Realizar e implementar el procedimiento de compras en el Parlamento Andino. • Hacer un estudio de cómo se realizan las compras. • Propuesta para el proceso de compras. • Crear un cargo para las compras. DEFINICION DEL PROBLEMA • No existe un método definido para la realización de las compras. • No hay un responsable directo. • Muchas autorizaciones para realizar una compra 2 ¿QUE ES EL PARLAMENTO ANDINO? Fuente: Oficina Central Parlamento Andino ESTRUCTURA DEL PARLAMENTO ANDINO Figura: Organigrama General del Parlamento Andino Fuente: Autores 3 SITUACION ACTUAL Distribucion del Presupuesto General PERSONAL HONORARIOS IMPUESTOS FINANCIEROS 0% SUSCRIPCIONES Y AFILIACIONES GASTOS LEGALES 0% SEGUROS COMPRAS PERSONAL 27% GASTOS LEGALES COMPRAS 69% FINANCIEROS HONORARIOS 1% IMPUESTOS 0% SUSCRIPCIONES Y AFILIACIONES 1% SEGUROS 2% Figura: Distribución del Presupuesto General Fuente: Autores SITUACION ACTUAL 4 SITUACION ACTUAL SITUACION ACTUAL 5 SITUACION ACTUAL PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS PROPUESTO • OBJETIVO: Establecer la metodología, las responsabilidades y los controles, que el Parlamento Andino aplica para asegurar que los bienes y/o servicios adquiridos cumplan con los requisitos de calidad, precio óptimo, tiempo de entrega y necesidades especificadas por el Parlamento Andino. 6 PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS PROPUESTO • ALCANCE: Este Procedimiento es aplicable a la Gestión de Compras de todos los bienes y/o servicios que el Parlamento Andino realiza, para satisfacer las necesidades de los clientes internos, así como las de la oficina central del Parlamento Andino para su adecuado funcionamiento. PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS PROPUESTO •RESPONSABLES: 7 PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS PROPUESTO • FUNCIONES DEL NEGOCIADOR –Dar cumplimiento al Procedimiento y velar por todos los aspectos relacionados con el proceso de Gestión de Compras. –Evaluar la capacidad de los proveedores para cumplir con los requisitos de Calidad exigidos. Según Formato PA-PC-F05 Evaluación de Proveedores. – Preparar las recomendaciones de adjudicación. –Gestionar todas las cotizaciones que sean requeridas –Vigilar que las pólizas y garantías de los diferentes proveedores, estén siempre vigentes, de acuerdo con las condiciones contractuales pactadas. 8 9 PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS PROPUESTO •FORMATOS: ¾PA-PC-F01 Registro de Proveedores ¾PA-PC-F02 Requisición ¾PA-PC-F03 Cuadro Comparativo de Proponentes ¾PA-PC-F04 Orden de Compras ¾PA-PC-F05 Evaluación de Proveedores ¾PA-PC-F06 Salida de Almacén ¾PA-PC-F07 Entrada de Almacén ¾Niveles de Autorización 10 CONCLUSIONES • El procedimiento de compras ocupa una posición estratégica dentro del Parlamento Andino. • En una organización en donde se requiera adquisición de bienes y/o servicios es necesario estandarizar el proceso de compras, • El procedimiento de compras en el Parlamento Andino permite que las órdenes de compra sean más eficaces y eficientes ya que el bien y/o servicio sea adquirido en el menor tiempo y al mejor costo. •Es responsabilidad del Negociador, bajo la supervisión del Director Administrativo, no sólo comprar, sino conseguir el mejor precio posible, con máxima calidad y que el servicio dado sea realmente satisfactorio para el cliente. CONCLUSIONES • El negociador es la cara de la compañía frente a los proveedores y clientes internos, pues mediante su gestión somete a la compañía a obligaciones contractuales que podrían resultar exitosas dependiendo de los resultados obtenidos. •Con el procedimiento de compras se pretende crear y conservar socios estratégicos para lograr un gana-gana •Es necesario capacitar a todos los empleados del Parlamento Andino •Es necesario calificar y clasificar a los proveedores •Los niveles de autorización logran agilizar y controlar el flujo de compras en el Parlamento Andino 11 RECOMENDACIONES • Creación del cargo “Negociador”. • Las compras deben estar en contacto con la operación diaria del Parlamento Andino. •Revisión periódica del procedimiento de compras. •Llevar el control del presupuesto de compras. •Comunicar y capacitar a lo funcionarios del Parlamento Andino sobre el procedimiento de compras. “Mas valen dos que uno solo, porque logran mejor fruto de su trabajo …..” La Biblia, Eclesiastés Gracias !!! 12