«Administración Estratégica de la Farmacia Actual» (finanzas para no especialistas) Organiza: CAMARA DE FARMACIAS DE CORDOBA ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL SITUACION ACTUAL DE LA FARMACIA EN ARGENTINA ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL Situación actual de la Farmacia Argentina… Mas oferta que demanda Precios controlados, que se ajustan por debajo de los costos operativos Las farmacias tienen mas usuarios que clientes Estiramiento en el pago de Obras Sociales Achicamiento de crédito en las principales Droguerías Incremento de la venta Obras Sociales o de la venta menos rentable ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL COMPOSICION Y ESTRUCTURA DEL COSTO EN LA FARMACIA ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL Toda Farmacia, al igual que cualquier otro negocio, posee COSTOS VARIABLES y COSTOS FIJOS. Si a éstos les descontamos la venta, nos queda la RENTABILIDAD ANTES DE IMPUESTOS FORMULA DE RENTABILIDAD ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL Entiéndase por VENTAS al…. TOTAL FACTURADO – NOTAS CREDITO + NOTAS DEBITO ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL Entiéndase por COSTO VARIABLE a…. TODOS AQUELLOS COSTOS QUE SE PAGAN, SOLO SI SE PRODUCE UNA VENTA!!! Ejemplos… • Costo de la Mercadería Vendida • Impuestos sobre ventas (ingresos brutos – municipales – IVA) • Medios de pago (tarjetas de crédito o débito - cheques) • Descuentos no Recuperables (gentilezas en mostrador) • Bonificaciones y Gastos Administrativos • Costo Financiero (desencaje entre pagos a droguería y cobranza del sistema social) ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL Entiéndase por COSTO FIJO a…. TODOS AQUELLOS COSTOS QUE SE PAGAN, HAYA O NO VENTA!!! Ejemplos… • Masa Salarial (bolsillo + leyes sociales f931 + sindicato + SAC y vacaciones proporcionales + premios) • Alquiler y Expensas • Servicios Públicos • Gastos Bancarios • Honorarios Profesionales • Gastos Varios (abonos – librería – seguridad – refrigerio – etc) • Depreciaciones (productos vencidos o a vencer, rotos, etc) • Amortizaciones Varias ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL ¿Qué es una FUGA? Es un Costo Erogado, pero no Reflejado en su Estado de Resultados Ejemplos… • Pagos de gastos personales por caja • Pago de Bienes Personales de los socios • Pago de facturas de servicios o abonos del propietario • • • • Reparaciones y mantenimiento del local y su equipamiento Gastos de envíos a domicilio Intereses por descubierto en cuenta corriente bancaria Débitos por atrasos en pago a proveedores ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL ¿Qué es un COSTO HUNDIDO? Son Costos existentes relacionados con tiempo, dinero y recursos invertidos, con pocas chances de ser recuperados. No se reflejan en Estado de Resultados Ejemplos… • Financiamiento al sistema social – desencaje entre fecha de pago a droguería y efectivización del pago completo de o.s. • Atrasos en pagos por recetas rechazadas (costo financiero) • Alquiler, cuando el dueño de la farmacia, es también el propietario • Sueldo de propietario farmacéutico (Retiro = Sueldo) • Retiro de mercadería de familiares o incobrables en cta. cte. • Depreciación de mercadería (productos a vencer/vencidos o rotos) ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL Y la RENTABILIDAD es la resultante de… VENTAS – C.VARIABLE – C. FIJO (debe incluir Fugas y Costos Hundidos) El ideal de Rentabilidad de toda farmacia debe ser un 8,5% Para ello debe cumplirse con la siguiente fórmula… VENTA BRUTA TOTAL ……………….100% - COSTO VARIABLE TOTAL………….. - 77% margen neto..……………………….. 23% - COSTO FIJO TOTAL………………..-14,5% Utilidad Bruta antes de impuestos.. 8,5% ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL CALCULO DEL PUNTO DE EQUILIBRIO ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL Llamaremos punto de equilibrio, al nivel de venta donde la farmacia no pierde ni gana y se calcula de la siguiente manera… Costo fijo Total P.eq.= Margen Neto (Venta – C. Variable Total) ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL Ejemplo 1…. Si la farmacia tiene un COSTO FIJO TOTAL DE $ 150.000 mensual… Y su Margen Neto es del 23% (Venta total 100% - C.V.Total 77%)… Entonces… $ 150.000 P.eq.= 0,23 = $ 652.174 de venta necesarios para no perder ni ganar ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL Ejemplo 2…. Si la farmacia tiene un COSTO FIJO TOTAL DE $ 150.000 mensual… Y su Margen Neto es del 18% (Venta total 100% - C.V.Total 82%)… Entonces… $ 150.000 P.eq.= 0,18 = $ 833.333 de venta necesarios para no perder ni ganar ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL A IGUAL COSTO FIJO, CUANTO MENOR ES EL MARGEN NETO, MAS VENTA SE REQUERIRÁ PARA PODER PAGARLO ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL TABLERO DE COMANDO DE LA FARMACIA ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL El TABLERO DE COMANDO, es una herramienta indispensable, que se resume en un conjunto de indicadores, cuyo seguimiento y evaluación periódica, permitirá contar con un mayor conocimiento de la situación actual de la farmacia, es decir de un correcto diagnóstico. Contribuye también a prevenir situaciones críticas, detectar errores a tiempo, modificar políticas, entre otras cosas, además de supervisar la evolución favorable de la farmacia, en su camino hacia una rentabilidad sustentable. Como todo tablero, tiene la simpleza de tener en perspectiva y de manera rápida y eficaz, la situación económica – financiera, además del aspecto comercial, de la farmacia. ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL El TABLERO DE COMANDO se compone de los siguientes cuadros de análisis… 1. Evolución del mix de ventas: Lo ideal es que la obra social no supere el 50% de la venta total MEDICAMENTO PARTICULAR 24% Mix de Ventas GRAVADO 11% MEDICAMENTO OBRA SOCIAL 65% ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL 2. Dispersión entre Costo de la Mercadería Vendida y Compras (Diferencial) Su resultado debe tender a cero. En el ejemplo se compraron $ 6.800 de menos en general, pero lo importante es reparar en qué rubro se compró de mas o de menos. COMPARATIVO DE COMPRAS VS COSTO MERCADERIA VENDIDA (C.M.V) Rubros venta $ compra $ diferencial actual diferencial dispersión ideal = CMV % dispersión $ $ 455.000,00 $ 289.000,00 63,5% 68,0% -4,5% $ -20.400,00 Genéricos Accesorios y otros $ 22.000,00 $ 9.000,00 40,9% 30,0% 10,9% $ 2.400,00 $ 32.000,00 $ 12.000,00 37,5% 50,0% -12,5% $ -4.000,00 Perfumería $ 112.000,00 $ 88.000,00 78,6% 65,0% 13,6% $ 15.200,00 Fármacos total mes $ 621.000,00 $ 398.000,00 TOTAL DISPERSION EN PESOS $ -6.800,00 ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL 2. Dispersión entre Ventas y Stock Su resultado debe tender a cero. En el ejemplo está excedida en $ 89.000 a precio de venta, la cual representa un 11% de su stock actual. COMPARATIVO DE VENTAS VS STOCK Rubros Fármacos días stock actual días stock ideal 34 21 13 $ 196.500 $ 28.000,00 38 21 17 $ 12.600 $ 28.000,00 26 30 -4 $ -4.000 $ 112.000,00 $ 220.000,00 59 90 -31 $ -116.000 venta $ $ 455.000,00 $ 515.000,00 Genéricos $ 22.000,00 Accesorios y otros $ 32.000,00 Perfumería Stock a público $ dispersión días dispersión $ DISPERSION TOTAL DE STOCK EN PESOS total mes $ 621.000,00 $ 791.000,00 DISPERSION TOTAL DE STOCK PORCENTUAL $ 89.100 11% ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL 3. Análisis de Desarrollo Para determinar un crecimiento genuino, deben tener un resultado positivo las tres variables, entre iguales períodos comparados (pesos de venta / unidades vendidas / tickets emitidos). Venta Neta Total Venta medicamentos x Obra social Venta medicamentos particular Ventas Salón Perfumería neta Conceptos Unidades Vendidas PPP Conceptos Tickets Emitidos CPC $ $ $ $ ´MAYO 2014 925.129,00 774.787,00 103.192,00 47.150,00 ´MAYO 2014 ´MAYO 2013 variación % 13735 12525 10% $ $ $ $ $ $ ´MAYO 2013 variación % 554.144,25 67% 462.006,75 68% 64.948,75 59% 27.188,75 73% 67,35 $ 44,24 52% ´MAYO 2014 ´MAYO 2013 variación % 5759 5236 10% 160,63 $ 105,83 52% ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL 4. Nivel de Riesgo Emergente: Las disponibilidades deben ser equivalentes a los compromisos (nivel verde) NIVEL DE RIESGO EMERGENTE Concepto Importe Margen Bruto Proyectado $ 220.000 saldo en caja y bancos o.s. a cobrar 30 días Tarjetas a cobrar cta cte clientes a cobrar $ 22.000 $ 177.000 $ 18.500 $ 45.500 Total Disponibilidades $ 483.000 Compromisos c/ terceros cta cte proveedores cta cte droguería vencido cta cte droguería a vencer cheques emitidos 30 días -$ 17.000 -$ 76.000 -$ 24.000 -$ 128.000 -$ 87.000 Total Compromisos gastos fijos proyectados -$332.000 -$151.000 NIVEL DE RIESGO EMERGENTE DISPONIBILIDADES COMPROMISOS nivel óptimo (resultado positivo) nivel aceptable (resultado negativo pero c/stock compensatorio) nivel comprometido (resultado negativo hasta 100% del margen bruto) $ - nivel crítico (resultado negativo por encima del margen bruto proyectado) ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL ASI SE VERIA UN TABLERO COMANDO TABLERO DE COMANDO Mix de Ventas Venta Neta Total Venta medicamentos x Obra social Venta medicamentos particular Ventas Salón Perfumería neta GRAVADO 11% MEDICAMENTO PARTICULAR 24% MEDICAMENTO OBRA SOCIAL 65% Conceptos Unidades Vendidas PPP Conceptos Tickets Emitidos CPC $ $ $ $ ´MAYO 2014 925.129,00 774.787,00 103.192,00 47.150,00 $ $ $ $ ´MAYO 2013 554.144,25 462.006,75 64.948,75 27.188,75 variación % 67% 68% 59% 73% febrero-m ayo 2014 febrero-m ayo 2013 variación % 54941 50100 10% $ 67,35 $ febrero-m ayo 2014 23037 $ 160,63 44,24 52% febrero-m ayo 2013 variación % 20944 10% $ 105,83 52% COMPARATIVO DE COMPRAS VS COSTO MERCADERIA VENDIDA (C.M.V) Rubros venta $ compra $ Fármacos $ 455.000,00 $ 289.000,00 diferencial actual diferencial ideal dispersión % 63,5% Genéricos $ 22.000,00 $ 9.000,00 40,9% Accesorios y otros $ 32.000,00 $ 12.000,00 37,5% Perfumería $ 112.000,00 $ 88.000,00 total mes $ 621.000,00 $ 398.000,00 68,0% 30,0% 50,0% 65,0% NIVEL DE RIESGO EMERGENTE dispersion $ -4,5% $ -20.400,00 10,9% $ 2.400,00 margen bruto proyectado $ 220.000,00 -12,5% $ -4.000,00 saldo en caja y bancos $ 78,6% 13,6% TOTAL DISPERSION EN PESOS $ 15.200,00 $ -6.800,00 o.s. a cobrar 30 días $ 187.000,00 cta cte clientes a cobrar $ Total Disponibilidades $ 483.000,00 COMPARATIVO DE VENTAS VS STOCK Rubros venta $ Stock a público días stock actual Fármacos $ 455.000,00 $ 515.000,00 34 Genéricos $ 22.000,00 $ 28.000,00 38 Accesorios y otros $ 32.000,00 $ 28.000,00 26 Perfumería $ 112.000,00 $ 220.000,00 59 total mes $ 621.000,00 días stock ideal dispersión días dispersion $ 21 21 30 90 13 17 -4 -31 $ 791.000,00 DISPERSION TOTAL DE STOCK EN PESOS DISPERSION TOTAL DE STOCK PORCENTUAL $ 196.500,00 Concepto Importe 22.000,00 54.000,00 cta cte proveedores cta cte droguería vencido cta cte droguería a vencer -$ 133.000,00 -$ 24.000,00 -$ 88.000,00 cheques emitidos 30 días -$ Total Compromisos -$ 332.000,00 gastos fijos proyectados -$ 151.000,00 DISPONIBILIDADES 87.000,00 COMPROMISOS $ 12.600,00 $ -4.000,00 nivel óptim o (resultado positivo) $ -116.000,00 $ 89.100,00 11% nivel aceptable (resultado negativo pero c/stock com pensatorio) nivel com prom etido (resultado negativo hasta 100% del m argen bruto) NIVEL DE RIESGO EMERGENTE cheques = os a cobrar en 60/90 días $ - nivel crítico (resultado negativo por encim a del m argen bruto proyectado) ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL Recuerden… LA UNICA MANERA DE TENER EL CONTROL DE LAS FINANZAS DE SU FARMACIA ES CON INFORMACIÓN REAL Y CONSTANTE ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL Recuerden… LA UNICA MANERA DE AUMENTAR LA RENTABILIDAD EN SU FARMACIA DE MANERA COMPROBABLE ES MEDIANTE UN PROCESO DE RECONVERSIÓN ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL Reconversión es… “Desarrollar una Estrategia adecuada para aumentar la venta libre y de perfumería en la farmacia (venta sana), por encima del crecimiento natural que tiene la venta por o. social (venta tóxica), a partir de una mayor y mejor explotación de su salón actual, bajo el concepto de Bienestar” ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LA FARMACIA ACTUAL Muchas Gracias!!!