Capítulo III - Hoja de cálculo en la enseñanza

FÓRMULAS Y FUNCIONES
ACTIVIDADES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Definición y sintaxis.
Borrar una hoja
Nombrar una celda.
Eliminar un nombre.
Crear nombres de manera
automática.
Nombrar un rango.
Contraer y expandir diálogo.
Copiar celdas entre hojas y
libros.
Referencias absolutas y
relativas.
Fórmulas que dan errores.
Referencia circular.
Introducción manual de una
función.
El asistente para funciones.
Tipos de funciones en Excel.
Ejemplo multifunción.
Más utilidades.
Actividad obligatoria
Definición
y sintaxis
CAPÍTULO 3
3
Fórmulas y Funciones
Para Excel, una fórmula es una expresión matemática
de la que se obtiene un resultado. Anteriormente ya has
tenido contacto con las fórmulas (recuerda ‘Ejercicio 1.xls’),
así que no debería resultarte difícil entender su filosofía de
funcionamiento. No obstante, permítenos recordarte algunos
conceptos elementales que deberás tener siempre presentes.
Para añadir una fórmula a una hoja de cálculo, basta con
introducirla en una celda. Podrás borrarla, moverla y copiarla, como
cualquier otro contenido de celda, pero recuerda que tiene que
empezar siempre por el signo igual ‘=’. Cuando Excel vea que el
primer carácter de la celda es el signo igual, sabrá que lo que viene
a continuación debe interpretarlo como un valor y no como un
texto. Después del signo igual, escribirás los operandos (los datos
con los que la fórmula va a trabajar) y los operadores (que indican
qué hay que hacer con los datos).
1. Localiza y abre el libro ‘Ejercicio 1.xls’ que ya usaste
anteriormente y selecciona la ‘Hoja 2’ (que estará en
blanco).
2. En B2 escribe la fórmula ‘=3+2’.
En esta fórmula, ‘3’ y ‘2’ son los operandos, y el signo ‘+’ es
el operador suma.
3. Pulsa Enter y observa como al validar la celda aparece un
‘5’, es decir, el resultado de la fórmula.
4. Selecciona de nuevo B2. Verás que en la celda permanece
el resultado y la barra de fórmulas muestra eso: la
fórmula. Precisamente aquí podrías editar, si fuera
necesario, la fórmula y realizar un nuevo cálculo.
A este tipo de fórmulas se las denomina fórmulas estáticas
porque su resultado no puede cambiar a no ser que las edites
modificando sus operadores u operandos. La verdad es que para
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
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FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
esto no se necesita una hoja de cálculo, bastaría con una sencilla
calculadora.
Mucho más interesantes son las fórmulas dinámicas, cuyo
resultado sí puede cambiar sin tu intervención directa, pues los
operandos son referencias a otras celdas.
5. Pasa a la hoja ‘Balance 2007’ y
selecciona la celda B6.
Mira la barra de fórmulas y verás
‘=B3+B4’, que es la fórmula dinámica que
escribiste en la celda, pues hace referencia
a otras celdas (B3 y B4), cuyo valor, si lo
cambias, provocará la modificación
inmediata del resultado.
3.1 Referencias a rangos y celdas
Dar nombres
a celdas y
rangos
Hasta ahora nos está resultando muy fácil y cómodo trabajar
con las referencias de las celdas (B6, C4,…) y de los rangos
(A1:B7, G7:G8,…), pero en hojas de mayor envergadura, esto
puede ser un lio a la hora de elaborar e interpretar algunas fórmulas.
Por esta razón, Excel nos permite asignar nombres más
‘humanos’ a las celdas y a los rangos, facilitándonos el
entendimiento. Verás:
6. Selecciona la ‘Hoja 2’ de nuestro libro.
Actividad obligatoria
Borrar
una hoja
Como contiene restos de la última práctica, te enseñaremos la
manera más rápida de borrar los datos de toda una hoja:
7. Sitúa el puntero del ratón sobre el pequeño cuadro donde
se juntan los nombres de las filas y
de las columnas (en la esquina
superior izquierda de la hoja, a la
izquierda de la columna A) y haz
clic. Se seleccionará toda la hoja.
8. Pulsa
y borrarás los datos (pero
no el formato) de todas las celdas de la hoja.
9. En B6 escribe la fórmula ‘=(B2-B3)*B4’, y valida la
entrada.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
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FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
En este ejemplo, la fórmula resta el valor de la celda B3 del
valor de B2 y multiplica el resultado por el valor de la celda B4.
Esto no aclara mucho acerca del motivo por el que la fórmula es así,
pero si la fórmula fuera: = (Ingresos – Deducciones) * Interés, todo
sería más comprensible.
Actividad obligatoria
Nombrar
una celda
Pues de esto se trata cuando hablamos de dar nombre a las
celdas. Sigue estos pasos:
10. Selecciona la celda B2. El cuadro
de nombres indicará precisamente
eso: B2.
11. Haz clic en el cuadro de nombres y escribe ‘Ingresos’.
Pulsa Enter para validar.
Ahora la celda B2 ya ha cambiado de
nombre, pues al seleccionarla aparece en el
cuadro de nombres como ‘Ingresos’. Así de
sencillo.
Nombres
válidos
Actividad obligatoria
Eliminar
un nombre
Excel es bastante flexible en cuanto a los nombres a
usar, pero existen ciertas restricciones:
 No se pueden poner espacios (puedes sustituirlos por el
guión bajo ‘_’).
 No pueden empezar por números ni tener el nombre de
una celda existente (A100, IT12,… no son válidos).
 No admiten símbolos.
 Están limitados a 255 caracteres.
 Se pueden usar letras en solitario (excepto L y C), pero
podrían confundirnos con referencias de celda.
¿Y si deseas eliminar un nombre de una celda?
12. Selecciona el comando Insertar Nombre - Definir…. Aparece el
cuadro Definir nombre .
13. Elije el nombre ‘Ingresos’ de la
lista y haz clic sobre el botón
para
y luego
validar.
La celda volverá a referenciarse como B2.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
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FÓRMULAS Y FUNCIONES
Actividad obligatoria
Crear nombres
de manera
automática
CAPÍTULO 3
Cuando se tiene una hoja con texto situado en las celdas
adyacentes, podemos decirle a Excel que lo use para dar nombres a
las celdas de manera automática. Haz lo siguiente:
14. En A2 escribe ‘Ingresos’, en A3 ‘Deducciones’ y en A4
‘Interés’ y valida todas las
entradas.
15. Ahora selecciona el rango
formado por las celdas con
texto y las que vas a
nombrar, o sea: A2:B4 (no
olvides que siempre tienen que ser adyacentes, aquí no
sirve la selección múltiple).
16. Ejecuta
el
comando Insertar Nombre - Crear….
Aparecerá el
cuadro de diálogo Crear nombres ,
al que le gusta jugar al despiste, pues
hemos de elegir la opción Crear
nombres en ¡Columna izquierda!
(debería decir: Crear nombres
desde). Tenlo presente para otras
ocasiones.
17. Pulsa en
para terminar y ve seleccionando las
celdas B2, B3 y B4 para comprobar que tienen un nuevo
nombre, coincidente con el texto de la columna adyacente.
Ahora, con estos nombres tan expresivos, podremos cambiar
la fórmula de la celda B6 para entenderla mejor (Excel no sustituye
automáticamente las referencias de esas celdas en las fórmulas), así
que:
18. Escribe, en B6, ‘= (Ingresos – Deducciones) * Interés’ y
todo seguirá funcionando igual. Incluye distintos valores
en el rango B2:B4 para comprobarlo.
En cualquier caso, al crear nombres de manera automática,
nunca estará de más que les eches un vistazo, porque Excel no
siempre acierta con nuestro criterio, además, si el texto que está en
las celdas adyacentes no es válido, el programa lo modificará.
Actividad obligatoria
Nombrar
un rango
Del mismo modo que damos nombre a una celda podemos
dárselo también a un rango. El procedimiento es el mismo: lo
seleccionamos y lo nombramos, bien desde el cuadro de nombres
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
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FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
directamente, o a través del botón
del cuadro de diálogo Definir
nombre . Aunque no es muy normal, esta es una operación que se
justifica cuando trabajamos con hojas de gran tamaño o libros de
muchas hojas, para desplazarse rápidamente a una sección del
documento, así que, sin cerrar el actual libro ‘Ejercicio 1.xls’:
19. Abre el libro ‘Ejercicio 5.xls’ que has creado en el
anterior capítulo y selecciona el rango A1160:C1164 (sí,
ya sabemos que no contiene nada significativo, pero
alguno nos teníamos que inventar).
20. Haz clic en el menú Insertar - Nombre - Definir para abrir
el cuadro de diálogo Definir nombre .
21. Borra el nombre de rango que te propone y escribe uno
nuevo, por ejemplo: ‘Prueba’.
Y antes de que pulses
para validar la acción, echa
un vistazo al campo de texto Se refiere a: de la parte inferior del
cuadro de diálogo.
Interpretar
la referencia
de un rango
En esta casilla aparece la referencia del rango de la siguiente
forma: =’Listado de artículos’!$A$1160:$C$1164. Expliquemos esta
sintaxis, conocida como referencia 2D (hoja y celda):
 La primera parte de la referencia del rango se refiere al
nombre (entrecomillado, si lleva espacios) de la hoja.
 La exclamación ! es un símbolo para que Excel
entienda que se trata de un nombre de hoja.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
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FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
 El carácter $ que se entremezcla con el nombre de las
celdas es para indicar que se trata de una referencia fija
o absoluta (ya veremos esto más adelante).
O sea, que en este caso, la referencia dice que el rango está
compuesto por celdas de la hoja Listado de artículos,
concretamente el rango A1160:C1164.
22. Haz clic en
cuadro de diálogo.
Actividad obligatoria
Contraer y
expandir
diálogo
para validar la acción y cerrar el
Pero quizás la forma más fácil de acceder a un rango sea por
, que en este caso se
medio del icono de contraer diálogo
encuentra en el extremo derecho de la casilla de referencia del
cuadro de diálogo Definir nombre . Este icono se te aparecerá en
tantas ocasiones en el trabajo con Excel, que mejor apréndete bien
su funcionamiento. Te lo explicamos con un nuevo ejemplo:
23. Ahora, sin seleccionar ningún rango, abre de nuevo el
cuadro de diálogo Definir nombre . Un método alternativo
y rápido:
+
.
24. Haz clic sobre el icono de contraer diálogo
.
Excel reduce el cuadro de diálogo a la mínima expresión y
nos permite movernos para seleccionar otro rango.
25. Desplázate hasta seleccionar el rango A1000:C1004 (otro
rango inútil, pero así son las cosas de los ejemplos).
El programa lo remarcará con una línea discontinua en
movimiento:
Puedes cambiar de opinión y seleccionar cualquier otro rango
(incluso de otra hoja del libro, si la tuviera). El cuadro de diálogo
seguirá a la espera de que te decidas por uno, y cuando ya lo tengas:
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
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FÓRMULAS Y FUNCIONES
26. Haz clic en su icono, ahora, de expandir diálogo
CAPÍTULO 3
.
De nuevo recuperas, en toda su extensión, el cuadro de
diálogo Definir nombre .
27. Finalmente llámalo ‘Prueba2’ y pulsa
terminar.
para
Bien. Ya hemos creado nombres para
los rangos, ¿y ahora qué? Para entender su
utilidad, aléjate hasta la celda A1 y cuando
tengas que desplazarte rápidamente a un
rango de los definidos anteriormente, puedes
hacer dos cosas: o escribes su nombre en el
cuadro de nombres y validas con Enter, o lo
seleccionas desde la lista desplegable del propio cuadro de
nombres, donde aparecerán todos los que hayas creado en la hoja.
28. Comprueba ambos métodos para desplazarte hasta
cualquiera de los lejanos rangos.
29. Guarda el libro, pero cámbiale el nombre a ‘Ejercicio 6’.
No la cierres aún. Queremos que veas cómo Excel puede
trabajar con varios libros abiertos simultaneamente.
Actividad obligatoria
Copiar celdas
entre hojas
y libros
Como ya has visto, los operandos de una fórmula pueden ser
tanto números como celdas. Y en las celdas ya se sabe que puede
haber de todo: ¡hasta otras fórmulas! Un ejemplo enrevesado y
laboralmente inútil, pero muy didáctico:
30. Cambia al libro ‘Ejercicio 1.xls’. Te recordamos que
puedes hacerlo desde el menú Ventana, o seleccionándolo
directamente desde la barra de tareas de Windows.
31. Selecciona la hoja ‘Hoja2’ y en B8 empieza a escribir la
fórmula ‘=B6+’ (sólo eso, por ahora).
32. Cambia a la hoja
‘Balance 2007’. La
barra de fórmulas
empieza
ya
a
construir la nueva
referencia. Haz clic
en B6 y pulsa Enter.
Seguro que vuelves a la ‘Hoja2’, pero esta vez, en B8
aparecerá el resultado de la suma del contenido de la celda B6 de la
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
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FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
hoja ‘Balance 2007’, (que contiene una fórmula) y de la celda B6 de
la hoja actual (que también es otra fórmula).
Como ves, Excel nos permite utilizar operandos que son
celdas que, a su vez, contienen fórmulas y que, por tanto, si
modificas cualquier valor de una celda operando de esas fórmulas,
el resultado se actualizará en tiempo real (prueba a cambiar los
valores de cualquiera de las celdas que intervengan en las fórmulas
para ver cómo se actualiza ‘Hoja2!B8’). Además, hemos descubierto
que ¡se pueden utilizar como operandos celdas de otra hoja!
Ahora seguiremos complicándolo más:
33. Asegúrate de que la celda actual sea ‘Hoja2!B8’ y haz clic
sobre la barra de fórmulas para editarla y añadirle el signo
’+’.
34. Accede al libro ‘Ejercicio 6.xls’ que aún tienes abierto y
selecciona su celda B2. Pulsa Enter para aceptar.
De nuevo regresarás a ‘Hoja2’, del libro ‘Ejercicio 1.xls’,
pero esta vez mira el pedazo de referencia que aparece en la barra
de fórmulas, si seleccionas B8:
=B6+'Balance 2007'!B6+'[Ejercicio 6.xls]Listado de artículos'!$B$2
A la sintaxis ya conocida hasta ahora hay que añadir
[Ejercicio 6.xls] que es la forma que tiene Excel para referirse a un
libro. Así que la fórmula te está diciendo que su resultado será la
suma de lo que tenga la celda B6 de la hoja actual, más lo que tenga
la celda B6 de la hoja ‘Balance 2007’, más el contenido de la celda
B2 de la hoja ‘Listado de artículos’ del libro ‘Ejercicio 6.xls’ (que
no hace falta que esté abierto, pero que sí tiene que existir). Las
referencias al libro actual no hace falta indicarlas expresamente.
Este tipo de referencia se conoce como referencia 3D ya que
refleja las tres dimensiones (libro, hoja y celda) necesarias para
referirse inequívocamente a una celda de otro libro.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
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FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
Cuando abras un libro que contenga vínculos a celdas de otro
libro, Excel te lo advertirá solicitándote autorización para importar
los datos del otro libro:
Cuando esto empiece a resultarte molesto (ya lo irás
padeciendo a partir de ahora), puedes acudir al menú
Herramientas – Opciones…
y,
desde
la
pestaña
, desactivar la
casilla
de
verificación
Consultar
al
actualizar
vínculos automáticos.
Si la casilla está
desactivada, los vínculos se
actualizan automáticamente
y no se realiza ninguna
pregunta.
Pero si decides no
actualizar vínculos y que no
se
muestre
ninguna
pregunta, en el menú
Edición,
haz clic en
Vínculos…. Luego haces
y
clic en
seleccionas la opción que
desees.
Eso sí, en cualquiera
de los casos; Excel te
notificará la existencia de
vínculos rotos.
¡Uf! La hoja de cálculo empieza a enseñar su verdadero
potencial.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
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FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
35. Ejecuta el comando Ventana - Organizar… y elige la
opción Vertical en su cuadro de diálogo. Tendrás que ver
las dos hojas en la pantalla:
36. Cambia el valor de la celda B2 de la hoja ‘Listado de
artículos’ de ‘Ejercicio 6.xls’ y, al validar, verás cómo
cambia el resultado de B6, en la ‘Hoja2’ de ‘Ejercicio
1.xls’.
Todas las celdas que contienen una fórmula dinámica se dice
que son celdas dependientes, pues su valor se subordina al de las
celdas que contienen los operandos (llamadas celdas precedentes).
37. Maximiza la ventana de ‘Ejercicio 1.xls’ y, para que
quede constancia de tu trabajo, guarda este libro como
‘Ejercicio 7.xls’. No lo cierres aún.
Actividad obligatoria
Los
operadores
de cálculo
Pese a que la mayor parte de fórmulas que hemos visto hasta
ahora se corresponden con operaciones muy elementales
(mayormente sumas, restas y alguna multiplicación), no vayas a
pensar que esto no da más de sí. Excel te permite utilizar una gran
variedad de operadores en las fórmulas con los que especificar el
tipo de cálculo que realizarás sobre los distintos operandos.
Eso sí, no podremos practicar con todos, pero como tal vez
los necesites algún día, bien está que te los presentemos.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
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FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
Excel 2003 incluye cuatro tipos diferentes de operadores de
cálculo: aritméticos, comparación, texto y referencia.
Comparación
Aritméticos
Tipo
Operador
Ejemplo
+ (signo más)
Suma
(A3 + 32)
- (signo menos)
Resta
(A2 - B5)
* (asterisco)
Multiplicación
(C34 * 5)
/ (barra oblicua)
División
(B8 / C2)
% (signo de porcentaje)
Porcentaje
^ (acento circunflejo)
Exponenciación
= (signo igual)
Igual a
(A1 = B1)
>(signo mayor que)
Mayor que
(A1 > B1)
<(signo menor que)
Menor que
(A1 < B1)
>= (signo igual o mayor que)
Igual o mayor que
(A1 >= B1)
<= (signo igual o menor que)
Igual o menor que
(A1 <= B1)
<>(signo distinto de)
Distinto de
(A1 <> B1)
Texto & (“y” comercial)
Referencia
Nombre
Concatenación
: (dos puntos)
Operador de rango que genera
una referencia a todas las celdas
entre dos referencias
, (coma)
Operador de unión que combina
varias referencias en una sola
(espacio)
Operador de intersección que
genera una referencia a celdas
comunes a las dos referencias
(56%)
(A2 ^ 3)
"Mal" & "oliente"
(B5:B15)
(SUMA(B5:B15,D5:D15))
(B7:D7 C6:C8)
En la construcción de las fórmulas, podrás utilizar tantos
operadores como necesites, pues pueden llegar a ser muy complejas
(en especial cuando comiences a trabajar con las funciones). Vamos
a realizar algunos ejemplos sobre la misma ‘Hoja2’ del libro
‘Ejercicio 7.xls’ que tienes abierto, para que te familiarices:
38. En A11 escribe el texto ‘Mala’ y en A12 escribe
‘sombra’.
39. En B12 escribe la fórmula ‘=A11&A12’ y valida la
entrada.
El resultado es la concatenación (unión) de los dos textos. La
concatenación es la manera de “sumar” caracteres.
40. Introduce el valor ‘8’ en A13 y
‘3’ en A14.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
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FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
41. En B14 escribe la fórmula ‘=A13^A14’ y valida la
entrada.
El resultado es 512, que resulta de elevar el valor contenido
en A13 (8) a la potencia expresada en A14 (3).
42. En B15 escribe la fórmula ‘=B14^(1/2)’ y valida la
entrada.
El resultado es 22,627417, que se corresponde con la raíz
cuadrada del valor de la celda B14.
43. En A16 introduce la fórmula ‘=A13<A14’ y valida la
entrada.
El resultado es ‘FALSO’, pues no es cierto que el valor
de A13 (8) es menor que el contenido en A14 (3).
44. En B16 escribe la fórmula ‘=A13>A14’ y valida la
entrada.
Ahora el resultado es ‘VERDADERO’, por razones evidentes.
Así es el comportamiento de los operadores de comparación. Para
Excel una valor ‘VERDADERO’ equivale a ‘1’, y un valor ‘FALSO’
equivale a un ‘0’. En este mismo ejemplo, B16*7 = 7 y A16*3 = 0.
Pruébalo sobre dos celdas vacías.
Precedencia
de operadores
En el anterior paso 42, los paréntesis fueron usados para
controlar el orden en el que se iban a realizar las operaciones,
aspecto este muy importante, pues si quitásemos los paréntesis, la
fórmula se quedaría en ‘=B14^1/2’.
45. Escríbela en la celda C15, valida y observa el resultado:
256.
Como ves, el resultado será distinto dependiendo de la
operación que se realice primero: si ejecuta la exponenciación de
B14 elevado a 1 (o sea, 512), y luego la divide por 2, el resultado es
256, pero si primero resuelve el contenido de
los paréntesis (1/2 = 0,5), lo que hará es elevar
B14 a la potencia 0,5, es decir: la raíz
cuadrada.
¿Cuál de las dos fórmulas es la correcta?
Pues las dos lo son, al menos desde el punto de vista sintácticomatemático. Todo dependerá de lo que realmente quieras hacer en
cada caso, así que no esperes que el programa te de un aviso de
error.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
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FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
Excel siempre calcula una fórmula teniendo en cuenta la
precedencia (prioridad) de los operadores. Por eso los enumera de
una manera determinada según la siguiente tabla:
Símbolo
: espacio ,
Operador
Precedencia
De referencia
1
%
Porcentaje
2
^
Exponenciación
3
*
Multiplicación
4
/
División
4
+
Suma
5
-
Resta
5
&
Concatenación
6
Comparación
7
<=>
Si una fórmula contiene operadores con la misma
precedencia (por ejemplo, un operador de multiplicación y otro de
división), Excel resolverá la fórmula evaluándolos de izquierda a
derecha.
Para cambiar el orden de evaluación, usamos los paréntesis,
resolviendo siempre en primer lugar las expresiones encerradas
entre paréntesis (y respetando la precedencia de operadores
indicada). Por ejemplo, la fórmula =C2*E4/100-(E7*(H8+6))*K2 sería
resuelta por Excel en el siguiente orden:
 Suma H8+6. Los paréntesis anidados (más interiores)
son los primeros en resolverse.
 Multiplica el resultado de la operación anterior por E7.
 Multiplica el resultado anterior por K2 y memoriza el
resultado.
 Multiplica C2*E4 y el resultado lo divide por 100.
 Y finalmente restaría a este resultado el memorizado
anteriormente.
Para que las fórmulas resulten más fáciles
de entender, es recomendable usar paréntesis,
incluso cuando no son necesarios para alterar la
precedencia. Eso sí, deber ir siempre por parejas,
porque sino Excel te dará un aviso.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
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FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
Cuando estés introduciendo o editando una fórmula que tenga
paréntesis, al pasar por encima de uno Excel hará que éste y su
pareja aparezcan en negrita.
Actividad obligatoria
Referencias
absolutas
y relativas
A estas alturas tenemos ya muy claro que una referencia a
una celda no es más que el indicador de su fila y columna; es su
dirección exacta en la hoja de cálculo. Pues bien, cuando se crea
una fórmula dinámica, que contiene referencias a celdas, por
defecto, éstas se denominan referencias relativas. Veamos en qué
consiste esto:
46. Accede a la hoja ‘Balance 2007’ y sitúate en la celda B6.
¿Qué hay en ella?: la fórmula ‘=B3+B4’.
Cuando construimos esta tabla, te enseñamos a copiar el
valor de esa celda en el rango C6:E6, simplemente arrastrándola
por medio de su cuadro de llenado, y comprobamos que, en cada
nueva columna, las referencias de las celdas operandos se ajustaban
para que Excel sumase los valores adecuados de esa columna. Así
teníamos que:
Celda B6:
Celda C6:
Celda D6:
Celda E6:
=B3+B4
=C3+B4
=D3+D4
=E3+E4
Es decir, que la misma fórmula que totalizaba los ingresos del
primer trimestre, nos serviría para totalizar los ingresos del resto de
trimestres. Eso es lo que hacen las referencias relativas: al copiar
las celdas, las referencias se van adaptando en las celdas copiadas,
por lo que el resultado de la fórmula podrá ser diferente.
Si una celda que contiene referencias relativas se arrastra o
copia en dirección horizontal, las referencias a las columnas
aumentarán o disminuirán dependiendo de si se copian a derecha o
izquierda, respectivamente, pero las referencias a las filas quedarán
intactas. En efecto, si aquí comenzamos con la fórmula ‘=B3+B4’,
al arrastrarla una celda a la derecha, la fórmula se transforma en
‘=C3+C4’, y así sucesivamente hasta el final del rango. De hecho, se
incrementa o decrementa en tantas unidades como distancia haya de
la fórmula original a la copiada. Comprobémoslo:
47. Selecciona B6 y cópiala al portapapeles (
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
+
).
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FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
48. Ahora pégala en G6. No te preocupe el hecho de que no
dé resultado alguno.
Si estando seleccionada G6 miras la barra de fórmulas, verás
‘=G3+G4’. Como has avanzado cinco columnas a la derecha, Excel
aumenta también cinco letras: de B a G. Como nada hay en G3 y en
G4, la suma es lo que es: nada.
Lo mismo ocurre si las celdas se copian en sentido vertical,
pero en este caso, los cambios afectan a las referencias de las filas,
permaneciendo inmóviles las columnas. Haz lo siguiente:
49. En G3 introduce la fórmula ‘=B3+C3+D3+E3’ y valídala.
50. Con su cuadro de llenado, arrástrala hacia abajo, hasta
G4.
51. Selecciona G4 y mira la barra de fórmulas:
‘=B4+C4+D4+E4’. La fila aumentó en una unidad, pero la
referencia a la columna no se modificó.
Excel, sobre celdas con referencias relativas, aumenta la fila
al arrastrar hacia abajo y la disminuye al arrastrar hacia arriba.
Para que quede bonito:
52. En G2 pon un título de cabecera: ‘Total anual’, y
disminuye el ancho de la columna F hasta unos 15
píxeles, aproximadamente.
Este comportamiento de las referencias es útil en
muchas ocasiones y facilita resultados con rapidez, pero hay
veces en las que se desea copiar la fórmula conservando las
referencias a las celdas originales. Es el momento de utilizar
las llamadas referencias absolutas, es decir, aquellas que, al
copiarse en otras celdas, no cambian, pues permanecen fijas. De
nuevo acudamos a un ejemplo:
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
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FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
Supón que necesitamos conocer el porcentaje que representa,
sobre el total de ingresos del año, cada ingreso trimestral. La
fórmula a utilizar sería: Ingreso trimestral / Total anual * 100. Pero
vamos a aprovechar que Excel, si decides aplicar el estilo
de la barra de herramientas
porcentual a la celda (con el botón
Formato, por ejemplo), ya incluye la multiplicación por 100 y
además añade el símbolo % al final del
número, por lo que bastaría con:
53. Escribir en B7 la fórmula
‘=B6/G6’ y aplicarle estilo
porcentual.
Esto
debería
mostrarte ya el porcentaje de
ingresos del primer trimestre.
54. Ahora la tentación te invita a
arrastrar esta celda hasta sus
vecinas del rango C7:E7 para copiarla rápidamente, tal
como has hecho con el total trimestral en su momento.
Hazlo.
¿Qué ha pasado?¿Por qué no funciona y nos aparece un texto
tan extraño en las celdas? Este texto es lo que Excel llama un
código de error y aparece cuando una celda tiene una fórmula
errónea.
“… ¿Fórmula errónea? Pero si la misma fórmula está
funcionando en B7 y no da ningún código de error…”, piensas para
tus adentros. La solución pasa por echar un vistazo a las fórmulas
que se han ido copiando en el rango C7:E7 a medida que
arrastrabas:
55. Selecciona C7 y mira lo que pone la barra de fórmulas:
‘C6/H6’.
He ahí la explicación. ¿Qué hay en H6? ¡Nada!, lo que para
Excel quiere decir ¡cero! Excel intenta realizar una división por cero
y no puede, de ahí el error.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-112-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
La culpa de todo esto la tienen las referencias relativas al
copiar la fórmula en las nuevas celdas. Recuerda que en sentido
horizontal hacia la derecha aumenta las referencias de las columnas,
así que, como partimos de ‘G6’ en el denominador de la fórmula de
B7, el próximo avance nos llevará a la H6, y luego a la I6, a la
J6,… todas ellas inapropiadas porque en esas celdas no hay nada.
Es más, en este caso particular no nos viene nada bien que la
referencia a columnas avance; sería conveniente inmovilizarla, ya
que el total anual siempre estará en G6. A decir verdad, no deberían
cambiar ni la columna G ni la fila 6, debería de ser una referencia
absoluta. ¿Cómo hacerlo? Podrías ir actualizando manualmente
cada fórmula del rango C7:E7, poniendo el denominador G6 en
cada celda, pero no sería profesional. Haz esto:
Truco: Puedes cambiar
rápidamente de
referencias relativas a
absolutas mediante la
tecla F4. Sólo tienes
que seleccionar la
referencia que quieras
cambiar y con cada
pulsación de F4 irá
alternando entre
distintas combinaciones
(columna y fila
absolutas: $G$6;
columna absoluta y fila
relativa: $G6; columna
relativa y fila absoluta:
G$6; columna y fila
relativas: G6).
Excel maneja también
referencias mixtas.
Se trata de referencias
en las que uno de sus
elementos es relativo y
el otro absoluto, en
cualquier orden. Por
ejemplo: A$2, o $B43.
56. Selecciona la celda B7 para editar la fórmula en la barra
de fórmulas.
57. Antepón el carácter $ a aquellas referencias que quieras
convertir en absolutas, en este caso haz que la fórmula sea
‘=B6/$G$6’ y valida con Enter.
58. Ahora copia de nuevo la celda B7, arrastrándola con el
cuadro de llenado sobre el rango C7:E7 y mira el
resultado:
Ahora sí, todo parece funcionar bien, incluso aunque, en
nuestro caso, la suma de los porcentajes alcance el ¡101%! (es culpa
de los decimales que están ocultos. Recuerda que una cosa es lo que
Excel te muestra y otra el verdadero valor con el que realiza los
cálculos).
Si te das un paseo por cualquiera de las celdas del rango
B7:E7, comprobarás el efecto de la referencia absoluta: el
denominador de todas las fórmulas es ahora G6, que permanece
invariable por la acción del carácter $.
59. Es un buen momento para aplicar un bonito formato a
estas nuevas celdas y salvar de nuevo tu trabajo, pero con
el nombre de ‘Ejercicio 8.xls’. No lo cierres aún.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-113-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
Actividad obligatoria
Fórmulas que
dan errores
CAPÍTULO 3
Acabamos de comprobar que hay ocasiones en las que las
fórmulas muestran un mensaje que empieza por el carácter ‘#’. Esto
indica que la fórmula no es capaz de resolverse y nos avisa con un
código de error.
La solución pasa por corregir la fórmula o las celdas a las
cuales hace referencia la fórmula. Veamos la lista de códigos de
error más comunes y su significado:
Códigó de error
Explicación
#####
Se produce cuando el ancho de la celda no es suficiente para
mostrar el valor o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
Debes ensancharla aumentando el ancho de la columna,
combinándola con otra celda adyacente o disminuyendo el tamaño de
la fuente.
#¡DIV/0!
La fórmula intenta dividir por cero. Ocurre también cuando una
fórmula intenta dividir por una celda que está vacía.
#¿NOMBRE?
#N/A
Se intenta utilizar un nombre que Excel no reconoce. Puede ocurrir
cuando se borra un nombre usado en una fórmula o se invoca un
nombre de celda o rango que no existe.
No hay un valor disponible. Este valor de error es útil para
asegurarse de que no se hace referencia a una celda en blanco. Si
hay celdas en la hoja de cálculo que debieran contener datos, pero
estos aún no están disponibles, escribe #N/A o NOD() en dichas
celdas.
#¡NUM!
Se produce cuando existe un problema con un número. Por ejemplo,
se especifica un número negativo cuando en realidad se espera un
número positivo.
#¡REF!
La fórmula hace referencia a una celda que no es válida o no existe.
Puede suceder si la celda ha sido borrada de la hoja de trabajo.
#¡VALOR!
La fórmula contiene un tipo de argumento equivocado u operando
incorrecto.
Cuando la celda que contiene el error es
la celda activa, aparece un botón de error
junto a ella. Desde ese botón podrás desplegar
un menú de opciones con información sobre el
error y ayuda para solucionarlo. Vamos a
forzar un error para que lo veas:
60. Selecciona I6, escribe la fórmula
‘=NOEXISTE’ y valida la entrada.
Excel comprueba que la referencia NOEXISTE no existe
(¡qué cosas!) y muestra el código de error correspondiente:
‘#¿NOMBRE?’.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-114-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
Si activas la celda I6 y situas el puntero del
ratón sobre el botón de error, el programa muestra un
pequeño texto informativo acerca del motivo del
error y si haces clic sobre él, accedes al menú
contextual con opciones orientadas a tratar el error.
Para ayudarte a encontrar el origen de los errores, Excel
dispone del menú Herramientas – Auditoría de fórmulas, desde el
que puedes hacer un seguimiento de las celdas dependientes (ya
sabes, aquellas cuyo valor depende del de otra celda), o de las
celdas precedentes (las que contienen los valores que han sido
utilizados en la fórmula de la celda activa). Otro ejemplo:
61. Selecciona
G6
y
acude
a
Herramientas Auditoría de fórmulas - Rastrear dependientes:
Excel traza unas flechas azules desde la celda activa hasta
cada una de sus celdas dependientes.
Pero si hubieras seleccionado Herramientas –
Auditoría de fórmulas – Rastrear precedentes, trazaría
las flechas desde las celdas precedentes, aquellas que le
aportan los valores a la celda activa.
De esta manera puedes comprobar y hacer un
seguimiento del origen o destino de las referencias.
62. Para quitar las flechas, ejecuta Herramientas - Auditoría
de fórmulas - Quitar todas las flechas. Y ya de paso,
borra I6.
Actividad obligatoria
Referencia
circular
Si en algún momento de tu trabajo con las fórmulas llegas a
encontrate con un mensaje del tipo:
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-115-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
Excel te está avisando de que la fórmula que estás
introduciendo es una referencia circular.
Esta situación se produce cuando un fórmula hace referencia
a su propia celda (bien de manera directa o indirectamente, las más
latosas de resolver). Forcemos el error:
63. Pasa a ‘Hoja2’ y, en la celda D8, escribe la fórmula:
‘=B2+B3+D8’ y valida la entrada.
Aparece la ventana de aviso de que hay una referencia
circular, puesto que la fórmula de la celda D8 contiene una
referencia al valor de sí misma y esto daría lugar a que el cálculo
nunca se acabase. La misma ventana de aviso te ofrece unas
indicaciones acerca de lo que puedes hacer.
aparece un cuadro de ayuda y el cuadro
Si pulsas
de diálogo Referencia circular .
Si ahora seleccionas la celda de la fórmula, D8, el cuadro te
indicará la referencia circular. En la barra de estado aparece
también un mensaje recordándote la existencia de
referencias circulares.
Hasta que no las elimines todas, seguirá
indicándotelo y Excel no podrá realizar ningún cálculo.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-116-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
Ahora bien, Excel no te avisará de la presencia de referencias
circulares si la opción Iteración, del cuadro de diálogo Opciones
(recuerda: Herramientas - Opciones…), en su pestaña
, está
activada y entonces sí que realizará el cálculo de la hoja.
En este caso, Excel realiza el cálculo el número de veces
indicado en el campo Nº máximo de iteraciones: (o hasta que el
valor cambie menos de 0,001 o cualquier otro valor especificado en
el campo Cambio máximo:). En nuestro caso, con los valores de la
figura, la celda alcanza el valor 48200.
Hay muy pocas
ocasiones en las que
tengas que realizar
cálculos
iterativos
intencionadamente, así
que lo mejor es que esté
siempre desactivado y
consideres esta situación
como un error a evitar y
corregir siempre que
aparezca. Así que:
64. Asegúrate de
desmarcar la opción Iteración y elimina la celda D8 para
que no vuelva a darte la lata más veces.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-117-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
3.2 Las funciones en Excel
En la hoja ‘Balance 2007’ hemos construido un par de
fórmulas para sumar todos los ingresos del año en cada una de las
tiendas (ubicadas las fórmulas, no las tiendas, en G3 y G4). Como
se trataba de sumar sólo cuatro cantidades no nos ruborizamos al
tener que escribir ‘= B3+C3+D3+E3’ y ‘= B4+C4+D4+E4’.
Pero, ¿y si en el libro ‘Ejercicio 6’, en su única hoja activa,
tuvieras que sumar la columna B? Pues crear una fórmula en B2157
del tipo ‘=B2+B3+…+B2156’ sería de lo más aburrido y temerario,
pues hasta puede que no quepa en la barra de fórmulas. Esta es una
de las razones por las que Excel pone a nuestra disposición las
funciones.
Las funciones son expresiones que se incorporan a las
fórmulas y que nos van a servir para simplificarlas, realizar cálculos
más complejos que de otra manera serían imposibles, ganar
velocidad y tiempo en la elaboración de la hoja y en su ejecución, y
hasta permitir una ejecución condicional de las fórmulas. Vayamos
por partes.
En el ejemplo anterior, para calcular la suma de la columna B
nada nos impediría (salvo el sentido común) escribir en B2157 la
fórmula propuesta (‘=B2+B3+…+B2156’). Si en algún momento se
añadiese o eliminase alguna fila, habría que retocar de nuevo la
fórmula añadiendo o retirando el operando correspondiente, por lo
que acudir a la función SUMA() sería la mejor opción. Asegúrate de
tener abierto ‘Ejercicio 6’ y:
Actividad obligatoria
Introducción
manual de
una función
65. Selecciona A2158 y escribe el texto ‘Total: ’, alineándolo
a la derecha.
66. En B2158 empieza a escribir la fórmula ‘=SUMA(‘.
En este mismo momento, Excel (que siempre está evaluando
lo que escribes en sus celdas) detecta que estás introduciendo una
función que le es conocida (la función SUMA()), por lo que te
muestra un texto de ayuda acerca de la sintáxis de la función:
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-118-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
Concrétamente te dice que necesita, como mínimo, un
argumento (número1) y opcionalmente otros separados por el
carácter punto y coma ‘;’ (aquí, cualquier información que se dé
entre corchetes ‘[ ]’, quiere decir que es opcional).
La suma es una operación
tan utilizada en Excel, que
dispone, en la barra de
herramientas Estándar,
(Autosuma),
del botón
para realizar de manera
automática la suma de un
rango seleccionado.
67. En nuestro caso, el argumento será el rango B2:B2156, y
así se lo completamos, quedando la fórmula:
‘=SUMA(B2:B2156)’.
Esta acción podemos llevarla a cabo escribiendo
manualmente el rango (lo más aconsejable, en este caso), o
seleccionándolo con el ratón (poco
ventajoso en este caso, pues están
demasiado lejos los extremos del
rango). En cualquier caso, al validar
la celda, se muestra el resultado de la
función y si la hacemos activa
podremos comprobar, en la barra de
fórmulas, la fórmula que tiene como
operando la función SUMA().
Para que aprecies aún más la
utilidad de las funciones te planteamos otro reto. Imagínate tener
que averiguar el promedio de los valores de la columna B. Tendrías
que construir la fórmula ‘=(B2+B3+B4+…+B2156)/2155’. De nuevo,
demasiado larga y nada aconsejable.
Pues Excel también aquí nos da una solución más
profesional, a través de la función PROMEDIO():
68. Selecciona A2159 y escribe
el texto ‘Promedio: ’,
alineándolo a la derecha.
69. En B2159 escribe la fórmula
‘=PROMEDIO(B2:B2156)‘ y
valida para ver el resultado.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-119-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
Las funciones nos permiten también llevar a cabo acciones
que de otra manera serían imposibles a través de fórmulas
aritméticas convencionales, y si no, ¿cómo construirías una fórmula
que te dijera cuál es el mayor valor del rango B2:B2156 de la hoja
‘Listado de artículos’ sobre la que estamos trabajando? No existe
tal posibilidad, a menos que recurras a las funciones.
70. Selecciona A2160 y escribe el texto ‘Valor máximo: ’,
alineándolo a la derecha.
Actividad obligatoria
El asistente
para
funciones
Hasta ahora has introducido las funciones manualmente, pero
vas a descubrir la herramienta desde donde, de manera
semiautomática, podrás conocer y seleccionar las más de 200
funciones que incorpora Excel: el cuadro Insertar función .
Este cuadro funciona a modo de asistente, pues es el punto de
partida desde donde recibirás orientación para que la función se
escriba correctamente en la fórmula, incluyendo también todos sus
argumentos. Además es el mejor camino para introducir una
función cuando no sabes si existe o no recuerdas cuál es su
estructura.
Para usar este asistente para funciones, lo primero es
seleccionar la celda en la que vas a introducir la función, así que:
71. Selecciona B2160 y luego haz clic sobre el botón Insertar
, situado al principio de la barra de fórmulas.
función
Aparece el signo ‘=’ en la celda y se abre el cuadro de
diálogo Insertar función :
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-120-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
Veamos sus opciones. El primer cuadro de texto, Buscar una
función:, está pensado para que escribas una pregunta acerca de lo
que necesitas hacer, y (si tienes suerte) tal vez Excel te eche una
mano sobre la función más apropiada.
Lo que más harás, probablemente, será
acudir a la lista desplegable O seleccionar una
categoría: y elegir una de las categorías posibles.
72. En la lista desplegable O seleccionar
una
categoría:
elige la opción
Estadísticas.
El cuadro de lista Seleccionar una función:
te mostrará todas aquellas relacionadas con la
categoría elegida. Aquí, si vas haciendo clic en
cada una de ellas, en la parte inferior del cuadro
de lista te mostrará la sintáxis de la función y una
breve descripción de lo que hace.
73. Pulsa la letra ‘M’ y la lista saltará hasta
la primera entrada que empiece por esa
letra (ésta es un forma rápida de
moverse cuando sabes lo que buscas).
Concretamente, la función MAX().
A la vista de la lectura de la definición que
se explica debajo: ‘Devuelve el valor máximo de una
lista de valores. Omite los valores lógicos y el texto’, no
cabe duda de que es nuestra función.
y se abrirá el cuadro de diálogo
Argumentos de función :
74. Pulsa
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-121-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
Este cuadro se abrirá para cada función que selecciones, pero
no esperes que siempre sea igual, pues sus requerimientos se irán
adaptando al modelo específico de cada función, dado que pueden
tener distinto número de argumentos, distintas versiones, etcétera.
A medida que vayas cumplimentando este cuadro, verás cómo la
fórmula se va construyendo en la barra de fórmulas.
La función MAX() precisa un argumento que le diga qué
celdas o rangos debe analizar. En nuestro caso es sólo un rango
(B2:B2156), por lo que bastará con indicárselo en el campo
Número1. Veamos cómo:
75. Aunque puedes escribirlo directamente en el campo
Número1, haz clic sobre el icono de contraer diálogo
,
desplázate hasta la celda B2 y selecciónala. La referencia
B2 aparece en el cuadro y en la barra de fórmulas:
76. Ahora, o arrastras la selección hasta llegar a B2156 (un
poco largo, quizás), o con el cuadro de desplazamiento
vertical vas al final de la hoja y, manteniendo pulsada
,
haces clic sobre B2156, para así seleccionar el rango
entero:
77. Cuando veas la fórmula correcta en el cuadro de
Argumentos de función contraído, o en la celda, o en la
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-122-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
barra de fórmulas, haz clic sobre el icono
el cuadro de diálogo para aceptar la entrada.
de expandir
Al regresar al cuadro de diálogo ya maximizado, apreciarás
que el rango ha sido introducido como primer argumento de la
función. A la derecha del cuadro Número1 te mostrará los primeros
elementos del rango y abajo a la izquierda, el resultado de la
fórmula en la que interviene la función:
y la
78. Pulsa
función mostrará su valor
en la celda.
79. Salva el libro como
‘Ejercicio 9.xls’, y no lo
cierres.
Tipos de
argumentos
de funciones
Como habrás podido observar, todas las funciones usan
paréntesis. Dentro de ellos se introducen los argumentos, aunque
su número variará dependiendo de la función. Los argumentos de
las funciones pueden ser celdas, rangos, constantes, expresiones y
otras funciones. Si has definido un nombre para un rango de celdas,
puedes utilizarlo en lugar de la referencia.
Por ejemplo, si el rango B2:B2156 se llamara ‘Cantidad’, la
función ‘=SUMA(Cantidad)’ daría el mismo resultado que
‘=SUMA(B2:B2156)’.
Cuando la función usa más de un argumento, éstos deben ir
separados por un punto y coma (;):
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-123-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
Ejemplo: =SUMA(B2:B4;A3;C4:D56;8)
En el ejemplo anterior construimos una función con cuatro
argumentos, que devuelve la suma del contenido del rango B2:B4,
más el contenido de la celda A3, más la suma del contenido de las
celdas del rango C4:D56, más el número 8 (que es una constante).
Excel también admite el uso de expresiones como
argumentos. Piensa en una expresión como en una fórmula dentro
de otra fórmula; así, cuando Excel encuentra una como argumento
de una función, la evalúa y usa su resultado para calcular el valor
que devuelve la función. Por ejemplo:
=RAIZ((B2^3)+(B3^2))
Esta fórmula utiliza la función RAIZ(), que devuelve la raíz
cuadrada, y su único argumento es una expresión o fórmula.
Funciones
anidadas
Y también permite utilizar funciones como argumentos de
otras funciones, lo que se conoce como funciones anidadas. El
orden de evaluación es igual que con los paréntesis: primero se
evalúan las funciones más interiores y se finaliza con la más
exterior. Por ejemplo:
=SENO(RADIANES(C10))
La función RADIANES() convierte grados en radianes (unidad
utilizada por las funciones trigonométricas). Si la celda C10
contiene un ángulo expresado en grados, la función RADIANES() lo
convierte a radianes y de este modo, la función SENO() (que sólo
trabaja con argumentos en radianes) podrá realizar el cálculo
correctamente.
Una fórmula puede contener un máximo de siete niveles de
anidamiento de funciones. En este caso, la función RADIANES() se
la considera de segundo nivel, pero si RADIANES() contuviera otra
como argumento, ésta última sería considerada de tercer nivel, y así
sucesivamente.
Para evitar situaciones de error, ten siempre presente que
cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá
devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. En
el ejemplo anterior, la función SENO() espera encontrarse como
argumento un valor numérico, pero si tuviera anidada una función
que devolviera un valor de tipo texto, Excel mostrará el valor de
error #¡VALOR!
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-124-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
3.3 Tipos de funciones en Excel
En esta última sección del capítulo, te proponemos algunos
ejemplos de fórmulas que usan funciones, para que tengas una
aproximación a las posibilidades que ofrece trabajar con ellas y te
familiarices con su estructura, sintaxis y funcionamiento. Eso sí,
veremos sólo algunas de las categorías y no todas las funciones.
80. Activa la ‘Hoja2’, del libro ‘Ejercicio8.xls’ que deberías
tener abierto. Aquí practicarás los ejemplos.
Excel ordena las funciones en nueve categorías distintas,
según el tipo de operación que ejecuta la función, ya sea
matemática, lógica, etcétera.
Actividad obligatoria
Matemáticas y
trigonométricas
Esta categoría contiene 50 funciones, de las cuales ya
conoces, por ejemplo, SUMA() y PROMEDIO().
 Ejemplo con la función REDONDEAR()
Esta función redondea un valor numérico al número de
decimales especificado. Su efecto parece similar a la herramienta de
disminuir decimales, pero no lo es, dado que esta función elimina
(no oculta) las cifras decimales que excedan el redondeo, cuando
hace el cálculo.
81. Sitúate en la celda A18 y escribe ‘Redondear:’,
alineándolo a la derecha.
+
.
82. Selecciona B18 y usa la combinación de teclas
Acabas de aprender otra forma de abrir el cuadro de
diálogo Insertar función .
83. Si no aparece en la lista de funciones utilizadas
anteriormente, selecciona la categoría Matemáticas y
trigonométricas y pulsa la letra ‘R’ las veces necesarias
hasta que aparezca la función REDONDEAR().
84. Selecciónala y se abrirá el cuadro de
diálogo del asistente Argumentos de
función , donde te pedirá la cifra que
quieres redondear y el número de
decimales.
85. Haz clic en el cuadro de contraer
del campo Número y elige
diálogo
la celda B15. Valida con .
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-125-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
86. En el campo Núm_decimales podrías
también hacer referencia a una celda, pero
esta vez escribe directamente el valor 2.
para terminar.
Pulsa

Ejemplo con la función ALEATORIO()
Esta función, que no tiene argumentos, devuelve un número
aleatorio uniforme entre 0 y 1, ambos exclusive. Uniforme quiere
decir que todos los números entre 0 y 1 tienen la misma
probabilidad de ser generados.
87. Sitúate en la celda A19 y escribe ‘Aleatorio:’, alineándolo
a la derecha.
88. Selecciona B19 y haz clic en el triangulito de despliegue
de lista del botón
Autosuma, en la barra de
herramientas Estándar. Elige Más funciones… y
descubrirás otra forma más de abrir Insertar función .
89. Localiza la función y, como no precisa argumentos, no
para ver el resultado.
tienes más que
Ahora, cada vez que se haga un recálculo o actualización en
el libro (bastará con pulsar ), el valor de la celda se actualizará.
No te creas que esta función tiene poca utilidad, pues si, por
ejemplo, necesitases encontrar un valor aleatorio entre 1 y 10,
bastaría con usar ‘=ENTERO(ALEATORIO()*10)+1’.
Con carácter general, la siguiente fórmula genera un número
aleatorio entero entre dos valores:
=ENTERO((Mayor-Menor+1)*ALEATORIO()+Menor)
Donde Menor contiene el límite inferior y Mayor indica el
límite superior.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-126-
FÓRMULAS Y FUNCIONES

CAPÍTULO 3
Ejemplo con la función NUMERO.ROMANO()
Esta función convierte un número arábigo (entre 0 y 3999) en
romano, en formato texto.
90. Sitúate en la celda A20 y escribe ‘Nº Romano:’,
alineándolo a la derecha.
91. Selecciona B20 y haz clic en la opción del menú
Insertar - Función… De nuevo, otra forma más para abrir
el asistente Insertar función .
92. Si no aparece en la lista de funciones utilizadas
anteriormente, selecciona la categoría Matemáticas y
trigonométricas y pulsa la letra ‘N’ para que aparezca la
función NUMERO.ROMANO().
93. Selecciónala y se abrirá el cuadro de diálogo del asistente
Argumentos de función , donde te pedirá la cifra que
quieres convertir y el tipo de
número romano que deseas.
94. Haz clic en el cuadro de contraer
diálogo
del campo Número y
elige la celda C15. Valida con
.
95. El campo Forma déjalo en
blanco para que use el formato
clásico.
¿Qué será esto de la Forma del
número romano? Cuando no entiendas algún argumento, no sepas
cómo cumplimentarlo o necesites saber más acerca de la función,
puedes solicitar ayuda desde varios sitios:
 Desde el mismo asistente Argumentos de función , a través
del enlace Ayuda sobre esta función, situado en la parte
inferior izquierda del cuadro de diálogo.
 Haciendo doble clic en la
celda que contiene la
función y seleccionándola
en el cuadro informativo
que aparece.
96. Finalmente, pulsa
para comprobar el resultado.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-127-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
Como ves, la mecánica de empleo de las funciones es
siempre la misma. Se selecciona una celda, se escribe la fórmula
incluyendo la/s función/es que, si no se conocen, se localizan y
seleccionan por medio del cuadro de diálogo Insertar función , se
cumplimentan los argumentos y se confirma pulsando
para obtener el resultado.
Para simplificar el proceso, a partir de ahora escribiremos
directamente las funciones en las celdas, tal y como te indicamos en
las próximas ejemplificaciones.
Actividad obligatoria
Funciones
de texto
Aunque Excel es una hoja de cálculo, dispone de 24
funciones especialmente orientadas al trabajo con texto. Veamos
algunas.

Ejemplo con la función LARGO()
97. Sitúate en la celda A21 y escribe ‘Nº caracteres:’,
alineándolo a la derecha. Si es necesario, acomoda el
ancho de la columna para que quepa el texto.
98. Selecciona B21 y escribe la fórmula ‘=LARGO(A21)’ y
valida la entrada.
Esta función devuelve el número de caracteres de una cadena
de texto. En este ejemplo cuenta los caracteres de la cadena de texto
escrita en A21, incluyendo los espacios y otros signos ortográficos.
Si escribes directamente el texto a analizar, debes introducirlo entre
comillas: ‘=LARGO(“texto a medir”)’

Ejemplo con la función REEMPLAZAR()
Esta función sustituye caracteres por otros. El primer
argumento es el texto de donde se obtendrán los caracteres. El
segundo indica la posición desde donde se quiere comenzar a
reemplazar. El tercero es el número de caracteres que se van a
sustituir y el cuarto son los caracteres con los que se va a
reemplazar.
99. Sitúate en la celda A22 y escribe ‘Reemplazar:’,
alineándolo a la derecha.
100. Selecciona
B22
y
escribe
la
fórmula
‘=REEMPLAZAR(“Malasombra”;5;6;”hierba”)’ y valida la
entrada. Cada argumento podría haber sido también el
contenido de una celda.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-128-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
En este caso, el resultado será la cadena de caracteres:
‘Malahierba’.

Ejemplo con la función EXTRAE()
101. Sitúate en la celda A23 y escribe ‘Extraer:’,
alineándolo a la derecha.
102. Selecciona
B23
y
escribe
la
fórmula
‘=EXTRAE(B22;5;6)’ y valida la entrada. Cada argumento
podría haber sido también el contenido de una celda.
El resultado es ‘hierba’, pues esta función extrae caracteres
de la cadena de texto referenciada en el primer argumento. El
segundo es la posición desde donde se empieza a extraer y el tercer
argumento indica el número de caracteres a extraer.
Actividad obligatoria
Funciones
lógicas
Esta categoría contiene solamente seis interesantes funciones.
Veamos algunas:

Ejemplo con la función SI()
Importante función que permite añadir a muchas de las
fórmulas capacidad de decisión. Tiene tres argumentos. El primero
de ellos es un test lógico cuya solución decidirá cuál de los otros
dos argumentos será el resultado de la fórmula. Si es
‘VERDADERO’, el resultado será el segundo argumento, pero si es
‘FALSO’, será el tercero:
103. Sitúate en la celda A24 y escribe ‘Mayor de edad:’,
alineándolo a la derecha. Si es necesario, acomoda el
ancho de la columna para que quepa el texto.
104. Selecciona
B24
y
escribe
la
fórmula
‘=SI(C24>=18;”Eres grande”;”Come más”)’ y valida la
entrada. Cada argumento podría haber sido también el
contenido de una celda.
105. Escribe tu edad en C24 y comprueba el resultado.
El uso de funciones SI() anidadas es bastante común. Al
principio resultan un poco liosas, pero merece la pena dedicarles
tiempo, pues dotan a la hoja de cálculo de una extraordinaria
potencia.
Probemos otro ejemplo:
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-129-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
106. Sitúate en la celda A25 y escribe ‘SI() anidada:’,
alineándolo a la derecha.
107. Selecciona
B25
y
escribe
la
fórmula
‘=SI(C25>0;”Positivo”;SI(C25<0;”Negativo”;”Cero”))’ y
valida la entrada. Como siempre, cada argumento podría
haber sido también el contenido de una celda.
108. En C25 escribe algún número positivo, luego otro
negativo y después el cero, a ver si, cuando validas la
entrada, te avisa en cada caso del signo del número.

Ejemplo con la función Y()
Devuelve un valor lógico (‘VERDADERO’ o ‘FALSO’)
dependiendo del valor lógico de sus argumentos. Si todos los
argumentos son ciertos, devolverá ‘VERDADERO’, pero si uno sólo
de ellos no lo es, devolverá ‘FALSO’.
109. Sitúate en la celda A26 y escribe ‘Función Y():’,
alineándolo a la derecha.
110. Selecciona
B26
y
escribe
la
‘=Y(C26>0;D26>5;E26=6)’ y valida la entrada.
fórmula
111. Cumplimenta el rango C26:E26 con los valores que
quieras, pero en tanto no cumplas la condición, el
resultado será siempre de ‘FALSO’.

Ejemplo con la función O()
Es similar a la función Y(), pero devolverá ‘VERDADERO’ si
al menos uno de los argumentos lo es. Sólo devolverá ‘FALSO’
cuando ninguno de los argumentos sea cierto.
112. Sitúate en la celda A27 y escribe ‘Función O():’,
alineándolo a la derecha.
113. Selecciona
B27
y
escribe
la
‘=O(C27>0;D27>5;E27=6)’ y valida la entrada.
fórmula
114. Cumplimenta el rango C27:E27 con los valores que
quieras, pero en tanto no cumplas la condición, el
resultado será siempre de ‘FALSO’.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-130-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
Actividad obligatoria
Funciones de
información
CAPÍTULO 3
Las quince funciones de información que nos ofrece Excel
están orientadas a facilitar datos acerca de la estructura de las celdas
o de su contenido.

Ejemplo con la función ESBLANCO()
Devuelve un valor lógico (‘VERDADERO’ o ‘FALSO’)
dependiendo de si la celda que se le pasa como argumento contiene
algo o no.
115. Sitúate en la celda A28 y escribe ‘Celda vacía:’,
alineándolo a la derecha.
116. Selecciona
B28
y
escribe
‘=ESBLANCO(C28)’ y valida la entrada.
la
fórmula
117. Escribe cualquier cosa en C28 y valida la entrada.
Ahora bórralo para comprobar el cambio.

Ejemplo con la función ESTEXTO()
Devuelve un valor lógico ‘VERDADERO’ si la celda que se le
pasa como argumento contiene texto. Si contiene una fórmula o un
número, el resultado es ‘FALSO’.
118. Sitúate en la celda A29 y escribe ‘¿Es texto?:’,
alineándolo a la derecha.
119. Selecciona B29, escribe la fórmula ‘=ESTEXTO(C29)’ y
valida la entrada.
120. Alterna la entrada de texto y números en C29 y valida
la entrada para comprobar el efecto.
Actividad obligatoria
Funciones de
fecha y hora
Esta categoría ofrece quince funciones destinadas al manejo
de fechas y tiempos (aunque sólo muestra catorce).

Ejemplo con las funciones HOY() y AHORA()
Ambas funciones no tienen argumentos. HOY() devuelve la
fecha correspondiente al día actual y AHORA() le añade la hora.
Esta información no se queda fija, pues cada vez que se recalcule o
actualice el libro, la información que devuelven se actualiza
también.
121. Sitúate en la celda A30 escribe ‘Fecha:’, alineándolo a
la derecha.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-131-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
122. En B30 y C30 escribe las fórmulas ‘=HOY()’ y
‘=AHORA()’, respectivamente.
123. Transcurridos unos minutos, recalcula la hoja con
comprueba cómo se actualiza la hora en C30.
y
 Otro simpático ejemplo de aplicación:
124. Sitúate en la celda A31 escribe ‘Días de vida:’,
alineándolo a la derecha.
125. En B31 escribe tu fecha de nacimiento.
126. En C31 escribe la fórmula ‘=HOY()-B31’ y asegúrate de
hacer que el formato de esta celda sea General (muy
importante).
Esta fórmula trata de averiguar los días transcurridos desde tu
nacimiento. Es muy importante que la celda no tenga formato
Fecha, sino General, pues Excel almacena las fechas como números
de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. Así,
de forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de
serie 1 y, por ejemplo, el 1 de enero de 2008 es el número de serie
39.447 porque viene 39.447 días después. Si la celda tuviera
formato de fecha, no mostraría un número, sino la fecha
correspondiente al número de serie.
Para saber los años transcurridos, podríamos dividir por 365,
pero la existencia de años bisiestos puede alterar el resultado. Lo
correcto es utilizar la poco conocida función oculta ‘SIFECHA()’.

Ejemplo con la función SIFECHA()
Esta función, que no está documentada en la ayuda del
programa, ni aparece en el asistente, tiene tres argumentos. Los dos
primeros son las fechas entre las cuales quieres calcular el tiempo
transcurrido. El último es la unidad en la que quieres expresar ese
tiempo: Y para años, M para meses y D para días.
127. Sitúate en la celda A32 escribe ‘Años de vida:’,
alineándolo a la derecha.
128. En B32 escribe ‘=SIFECHA(B31;HOY();”Y”)’ y
asegúrate de hacer que el formato de esta celda sea
General (muy importante). Cuando valides, verás los años
transcurridos desde tu nacimiento, por si no te acordabas.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-132-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
Actividad obligatoria
Funciones
financieras
CAPÍTULO 3
Esta categoría nos ofrece dieciséis funciones diseñadas para
realizar cálculos relacionados con el dinero.

Ejemplo con la función PAGO()
Esta función te ayuda a calcular los pagos de un préstamo
basado en pagos periódicos y con un tipo de interés fijo. Hagamos
el cálculo para un préstamo de 6.000 €, con un tipo de interés del
6%, y pagadero en 60 mensualidades (5 años).
129. Sitúate en la celda A33 y escribe ‘Pago mensual:’,
alineándolo a la derecha.
130. Selecciona
B33
y
escribe
la
fórmula
‘=PAGO(6%/12;60;6000)’ y valida la entrada. El tipo de
interés se divide por 12 al ser pagos mensuales.
Actividad obligatoria
Funciones
estadísticas
Ochenta son las funciones que Excel nos facilita en esta
categoría, para realizar una gran diversidad de cálculos.

Ejemplo con la función CONTAR.SI()
Esta función nos permitirá contar el número de veces que
aparece un valor en un rango especificado. Imagina que deseas
saber, en la hoja ‘Listado de artículos’, del libro ‘Ejercicio 9.xls’,
cuántas veces aparece la ciudad de ‘Manchester’ en la columna
‘Ciudad’:
131. Sin salir de ‘Ejercicio 8’, sitúate en la celda A34 y
escribe ‘Recuento:’, alineándolo a la derecha.
132. Selecciona
B34
y
escribe
la
fórmula
‘=CONTAR.SI('[Ejercicio 9.xls]Listado de artículos'!$G:$G
;"Manchester")’ y valida la entrada.
Cuando una fórmula hace mención al
valor de una celda de otro libro, no hace
falta que ese otro libro esté abierto. Pero si
Excel tiene que realizar una acción previa
sobre varias celdas en las hojas del otro
libro, como en este caso que ha de hacer un
recuento, procura tenerlo activo, porque
sino obtendrás un error del tipo #VALOR
(asegúrate aquí de tener abierto ‘Ejercicio
9.xls’).
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-133-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
No es mala costumbre procurar que todos los libros
implicados en operaciones estén en la misma carpeta que el libro
actual, así evitarás tener que escribir la ruta completa del archivo
(ya sabes, algo parecido a: ‘C:\...\Mis documentos\Archivos de
Excel\...\Ejercicio 9.xls’, o donde quiera que se encuentre).
Actividad obligatoria
Ejemplo
multifunción
En este último ejemplo, trataremos de construir una fórmula
que nos permita obtener la letra del NIF a partir del número del
DNI.
Uno de los algoritmos que se emplean para este propósito
consiste en hallar el resto que resulta de dividir el número del DNI
por 23, ese resto será un índice que nos marcará la posición de la
letra correspondiente, en la siguiente tabla:
Resto 0
1
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
Letra T
R
W
A
G
M
Y
F
P
D
X
B
N
J
Z
S
Q
V
H
L
C
K
E
Por ejemplo, si aplicado el procedimiento anterior
obtuviéramos de resto 13, observando la tabla, la letra del NIF sería
la J.
133. Sitúate en la celda A35 y escribe ‘DNI:’. Igualmente, en
A36 escribe ‘NIF:’. Alinea ambas celdas a la derecha
134. Selecciona B36, aplícale alineación centrada, estilo
negrita y escribe esta fórmula, sin equivocarte en ningún
parámetro:
=EXTRAE("TRWAGMYFPDXBNJZSQVHLCKE";RESIDUO(B35;23)+1;1)
Como ya has visto anteriormente, la función ‘EXTRAE()’, que
es una función de la categoría Texto, devuelve un número
específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la
posición que se le indique.
Por otro lado, ‘RESIDUO()’, que es función de la categoría
Matemáticas y trigonométricas, devuelve el resto de una división,
en este caso el resto de dividir el DNI por 23. A este resultado, que
usaremos como índice para la extracción, le sumamos 1, ya que uno
de los resultados posibles es 0 y no es un argumento válido para la
función ‘EXTRAE()’, que empieza siempre a contar desde la
posición 1.
135. Introduce tu DNI y comprueba el resultado de la
fórmula. Prueba con más números conocidos.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-134-
FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
Podríamos depurar un poco más el comportamiento de esta
fórmula, pues habrás observado que cuando borras el DNI de la
celda, aparece como resultado la letra T. Esto es debido a que, en
este caso, el ‘RESIDUO()’ es 0. Como posteriormente se le suma 1,
la función extrae la letra que se encuentra en la posición 1 de la
cadena de caracteres, o sea, la T (compruébalo en la tabla anterior).
Vamos a recurrir a la función SI(), de manera que cuando en
la casilla del DNI no aparezca ningún número, no realizaremos la
función de obtener una letra de la cadena de caracteres especificada,
dejando la celda del resultado en blanco:
136. Edita la celda B36 para completar la función, quedando
la fórmula (el texto coloreado es lo que tienes que añadir)
de la siguiente manera:
=SI(B35<>"";EXTRAE("TRWAGMYFPDXBNJZSQVHLCKE";RESIDUO(B35;23)+1;1);"")
137. Salva el libro, pero ahora llámalo ‘Ejercicio 10.xls’ y
no lo cierres aún, queremos enseñarte alguna cosa más.
Actividad obligatoria
Más
utilidades
Una curiosidad de la barra de estado, que aprovecha la
existencia de las funciones, es la posibilidad de ejecutar algunas de
uso común, para obtener rápidos resultados, de manera muy
sencilla. Verás:
138. Haz clic con el botón secundario
del ratón sobre la barra de estado.
Debería de aparecer un menú contextual
con siete opciones. Seis de ellas hacen mención
a funciones bastante habituales, la primera de
ellas (‘Ninguna’) desactiva la opción.
La misión de este menú es activar un espacio reservado de la
barra de estado para ofrecer el resultado de aplicar la función
elegida en este menú a la selección que hagas sobre un rango
cualquiera de la hoja.
139. Sobre el menú, asegúrate de tener
marcada la opción Suma.
140. Ahora selecciona el rango C24:E27.
Inmediatamente se aplicará la función
Suma() al rango y presentará el resultado
en la barra de estado.
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
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FÓRMULAS Y FUNCIONES
CAPÍTULO 3
La función seleccionada en el menú contextual de la barra de
tareas quedará memorizada en tanto no la cambies por otra.
¿Y si quisieras saber rápidamente cuántas celdas de la hoja
están ocupadas?
141. Selecciona toda la hoja
haciendo clic sobre la
esquina superior izquierda
de la hoja (zona de selección
de hoja), donde confluyen
los encabezados de fila y
columna.
142. Y elige Cuenta en el menú
contextual de la barra de estado.
De nuevo, vuelves a ver un resultado,
en este caso el de contar las celdas de la hoja
que no están vacías.
No estaría de más que practicases las
distintas opciones que te brinda esta interesante herramienta.
Y cuando te canses de practicar, un consejo: cierra Excel
(guardando los cambios) y tómate esa tila, porque si has llegado
hasta aquí, te la tienes bien merecida. ¡Hasta el próximo capítulo!
HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA
-136-