Tópicos contables

Tendencias del Costeo en el
Manejo de Inventarios
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Agenda
• Antecedentes
• Etapas en la industria
• Método detallista
• Costo identificado
– Características de los sistemas
– Implicaciones contables
– Ventajas
– Desventajas
– Complicaciones de la conversión
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Antecedentes
• Desde sus orígenes, la industria del comercio se ha enfrentado a la
problemática de la administración y registro tanto del costo de venta,
como del inventario.
• Para describir y analizar la evolución del comercio detallista en cuanto
al costeo de los inventarios, hemos dividido ésta en tres etapas
cronológicas que se describen a continuación:
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Primera etapa
• En un principio, el bajo volumen de inventarios y operaciones, la
escasa diversidad de los artículos -en pocas palabras, el tamaño de los
negocios-, hacía que el método utilizado para conocer el valor del
inventario, fuese el conteo físico y la diferencia de inventarios la
forma de determinación del costo de ventas.
• No se requería de un gran análisis de información para la
administración del los negocios.
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Segunda etapa
• A medida que los negocios fueron creciendo, y aunado a la necesidad
de información, se buscaron formas nuevas de registro y control de los
inventarios.
• Ubicándonos en los años 50 y principios de los 60, el mercado no sólo
era homogéneo, sino que también era menos susceptible a la moda y
de un mayor poder adquisitivo. Estas características y la búsqueda
social por un estatus de clase media, pusieron en voga las cadenas
“departamentales”.
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Segunda etapa (2)
• Durante esta etapa la diversidad de productos fue en aumento; sin
embargo, el crecimiento en los niveles de inventario quizá fue la
característica principal de esta etapa. Ante este incremento y tomando
en cuenta que la diversidad de artículos era mayor pero aún
administrable, el comercio se enfocó a agrupar productos similares y a
controlarlos por grupos. La base tecnológica era mayor que en la
etapa anterior, pero aún se estaba lejos de poder manipular el
volumen de información que generaba el creciente número de
productos.
• La filosofía detrás del mercadeo era la de desplazar/empujar (“Push”)
los productos, ofreciéndolos a los clientes de una forma que éstos
encontraran en un mismo lugar físico la gama de marcas y/o modelos
de un mismo tipo de producto. A estos grupos de productos
parcialmente homogéneos en cuanto a características de precio,
tiempo de desplazamiento, margen, etc., se les denominó “familias”
o “departamentos”.
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Segunda etapa (3)
• El método de contabilización detallista comenzó a tomar auge,
principalmente caracterizado por la acción de tomar el promedio de los
diversos elementos de los costos e inventarios (compras, ventas,
rebajas, etc), tendencia también utilizada en la forma de mercadeo.
• Una parte importante que se debe analizar para entender por qué el
método detallista tomó fuerza, es que la información necesaria para
la administración de las familias o departamentos era
principalmente la que tenía que ver con el desempeño interno de la
compañía. Lo importante era la administración del “Push”, qué
familias son rentables -no sólo en el piso de venta, sino también en la
función de comprar-, cómo administro mis compras y mis relaciones
con los proveedores, entre otros puntos.
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Método de costeo detallista
• El método de costeo detallista, en principio, resulta la mejor opción
práctica ante la imposibilidad tecnológica de identificar el inventario
SKU (Stockkeeping Unit) por SKU -tanto a la venta de la mercancía
como en su almacenaje en el piso de venta- y a que se ajustaba a la
forma de vender y administrar el inventario debido a las
características de la época.
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Método de costeo detallista
• En general, el método funciona de la siguiente forma:
Costo
Precio
%
Margen
Inventario inicial
Compras – netas
$13,000
12,000
$20,000
20,000
35.00
40.00
65.00
60.00
Disponible para venta
$25,000
$40,000
37.50
62.50
Ventas netas
$25,000
Inventario final teórico a venta
$15,000
Inventario a costo
($15,000 x 62.5%)
9
%
Costo
$9,375
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Método de costeo detallista (2)
• Método habitual
– En la práctica diaria, merecen especial atención las rebajas, existiendo dos formas de
aplicación: Método habitual y Método alternativo
Costo
Precio
%
Margen
Inventario inicial
Compras – netas
$13,000
12,000
$20,000
20,000
35.00
40.00
65.00
60.00
Disponible para venta
$25,000
$40,000
37.50
62.50
Ventas netas
Rebajas – netas
$25,000
2,500
Inventario final teórico a venta
$12,500
Inventario a Costo
($12,500 x 62.5%)
10
%
Costo
$7,813
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Método de costeo detallista (3)
• Método puro
– Aun cuando el método habitual es el más utilizado, los negocios con alta rotación y
rebajas mínimas son los más inclinadas a utilizar el método puro.
Inventario inicial
Compras – netas
Disponible para venta
Rebajas – netas
Costo
Precio
%
Margen
$13,000
12,000
$20,000
20,000
35.00
40.00
65.00
60.00
$25,000
$40,000
2,500
$37,500
33.33
66.67
Ventas netas
25,000
Inventario final teórico a venta
Inventario a Costo
($15,000 x 66.6%)
11
%
Costo
$15,000
$10,000
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Tercera etapa
• En la década de los 90 se generaron varios factores que hicieron que el
comercio evolucionara de forma importante. Algunos factores han sido:
– El incremento en la competencia
– Decremento en el ingreso disponible de los consumidores
– Proliferación de los almacenes de descuento (membresías) y “outlets”
– Contracción de la lealtad de los clientes
– Diversidad de los mercados de consumo
– Incremento en la complejidad del clima social y económico, el cual repercute
en cambios rápidos e inesperados de las prácticas de compra, por ejemplo, la
sofisticación de la industria de la moda
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Tercera etapa (2)
• El crecimiento del rango geográfico de la oferta, ahora un viaje corto al
“outlet” más cercano, se convierte en práctica de fin de semana.
• Cambios en las tendencias de gustos y prácticas de compra en ciertos
mercados enfocados (target), por ejemplo un segmento de
compradores de coches americanos (Chrysler, Ford, GM), han
cambiado por autos europeos (Volvo, BMW, Audi). Como resultado de
esto, los detallistas se deben permitir cierta flexibilidad en el manejo
de los inventarios para contrarrestar los cambios en las preferencias de
los clientes.
• Cumplir con las expectativas de los clientes no sólo en productos y
precio, sino también en SERVICIO.
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Tercera etapa (3)
• Los factores antes mencionados han provocado que el comercio detallista
busque nuevas formas de atacar las circunstancias actuales, entre otras, la
administración del inventario por categorías. En concepto una categoría
será un grupo de productos enfocados a una necesidad del consumidor, la cual
ofrecerá al cliente una gama diversa de productos que tendrán diferentes
márgenes, precios, desplazamiento, etc. Esto complicará en gran medida la
continuación del método detallista como herramienta de la administración.
• Al hablar de categorías, más que un concepto de administración, hablamos de
una forma de mercadeo. En la etapa anterior, la forma de ofrecer los productos
al consumidor era con el fin de “empujarlos” para que éstos se desplazaran.
• Evolución de la demanda, (“Consumidor selectivo”). Ahora, la idea
fundamental es ofrecer una variedad de artículos para la satisfacción de una
necesidad, moda, lujo, etc. En otras palabras, hay que hacer que el inventario
sea lo que el consumidor -cada vez más inteligente-, espera consumir (“Pull”).
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Tercera etapa (4)
• Bajo este concepto la información necesaria para la administración del
inventario, más que estar basada en el desempeño interno de la
organización, requiere conocer las preferencias de los consumidores
hacia ciertos artículos, ahora las necesidades y preferencias del
cliente/consumidor son el corazón del comercio y la
información por artículo el sistema circulatorio que hace
funcionar al negocio.
• La necesidad de este tipo de información señala un camino, “El costo
identificado”.
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Resumen de las etapas
Primera etapa
• Bajo nivel de variedad de
productos
• Tecnología limitada
• Necesidad de información
menor
• Inventarios físicos y
diferencias de inventarios
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Segunda etapa
Tercera etapa
•
Mayor número de artículos
•
Crece la variedad de los artículos
pero se pueden agrupar en
familias, por características
similares
•
Enfoque de “Push”
•
Necesidad de información del
desempeño interno, administrar el
“Push”
•
Mejor base tecnológica, pero poca
capacidad para manejar grandes
volúmenes de información
•
Incremento no sólo en el número de
artículos, sino también en la
diversidad de los mismos
•
Enfoque del “Pull”
•
Necesidad de información por gustos
y tendencias del consumidor
•
Incremento en las capacidades
tecnológicas
•
La satisfacción del cliente es la
prioridad
•
Mayor competencia
•
Modas cambiantes
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Costo identificado
• La gran barrera que el comercio detallista había enfrentado para poder
realizar la conversión a costo identificado ha sido tecnológica, la
imposibilidad de administrar gran volumen de información. El avance
tecnológico de la última década ha permitido que las compañías
consideren de una forma más real la conversión al método de costo
identificado.
• En la actualidad algunos detallistas ya nacen con el método de costo
identificado y otros, los jugadores ya establecidos, se enfrentan a la
disyuntiva del cambio.
• Los sistemas de información deben, al menos, permitir lo siguiente
para una conversión exitosa:
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Conversión a costo identificado
• Características de los sistemas:
– Identificación unitaria del costo de los artículos al momento de recepción de
la mercancía
– Conservación de un archivo maestro de artículos en donde se archiva no sólo
el costo y precio de venta de los mismos, sino también las características
específicas como:
–
–
–
–
–
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Talla
Modelo
Color
Contenido
Etcétera
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Conversión a costo identificado (2)
• Características de los sistemas (2):
– La identificación y descarga de los artículos y sus especificaciones unitarias
al pasar por el punto de venta.
– Mantenimiento de datos por el periodo sujeto a devolución por parte de los
clientes y a los proveedores.
– Conservación de los registros por proveedor en los artículos iguales surtidos
por diferentes proveedores.
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Conversión a costo identificado (3)
• Efectos contables
– Ejemplificando el impacto financiero de esta conversión, analicemos el
siguiente supuesto:
Inventario inicial
Compras
Ventas
Rebajas
Inventario final
20
10 artículos con un costo de $100 y precio de venta de
$200
20 artículos con un costo de $100 y precio de venta de
$200
15 artículos a un precio de $200
5 artículos a un precio de $150
5 artículos vendidos con una rebaja de $50
10 artículos en inventario final con una rebaja de $50
10 artículos a un costo de $100 y un precio de venta
de $150
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Conversión a costo identificado (4)
• Efectos contables
– La aplicación de ambos procedimientos sería como sigue:
Detallista
Costo
Venta
Inventario inicial
1,000
2,000
1,000
2,000
Compras
2,000
4,000
2,000
4,000
Inventario disponible para venta
3,000
6,000
3,000
6,000
% de costo
50%
Ventas
Inventario final
Costo de ventas
N/A
3,750
Rebajas
21
Costo identificado
Costo
Venta
3,750
750
750
2,250
1,500
1,000
750
2,000
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Conversión a costo identificado (5)
• Resumen
Detallista
Costo
Identificado
Ventas
3,750
3,750
Costo de ventas
2,250
2,000
Margen de utilidad bruto
1,500
1,750
Inventario final
750
1,000 *
* El inventario final en el método de costo identificado resulta de artículos a un
costo de $50.
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Conversión a costo identificado (6)
• Como se puede observar, el efecto del cambio genera un beneficio en
el estado de resultados; sin embargo, éste depende de cuál método
sigue la compañía (habitual, puro). Otras consideraciones a tomar en
cuenta será el método de actualización del costo de ventas (UEPS,
PEPS).
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Conversión a costo identificado (7)
Ventajas
• El enfrentamiento entre los ingresos y los costos es más preciso.
• Elimina la posibilidad de que las utilidades sean manipuladas por los
comerciantes.
• Permite conocer el margen de utilidad bruta por artículo (SKU).
• Se reconoce un ingreso adicional en el año de la conversión (Método Puro).
• Efectos adicionales favorables en años posteriores son probables.
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Conversión a costo identificado (8)
Desventajas
• Es necesario un análisis adicional para cumplir con el principio contable de
“costo mercado el menor”.
• Se requiere la acumulación de información a costo, lo que es complejo.
Razones para la conversión
• Se evita manipular las rebajas para generar utilidades en el período
• Se elimina el impacto de “promediar” generado por el método detallista.
• Se reconocen utilidades en el año de conversión.
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Conversión a costo identificado (9)
Problemática de la conversión
• Durante la conversión existen ciertas consideraciones que hay que tomar en
cuenta, como son:
– La conservación del sistema detallista en paralelo durante la conversión.
Importante debido a que en el costo detallista cierta información relevante como las
rebajas no lo es en el costo identificado. Normalmente la conversión es por zonas o áreas
geográficas y durante el tiempo de la conversión se requerirá información de ambos
métodos.
Otra razón es que debido a la relevancia del cambio, éste deberá ser revelado en la
información financiera, dando a conocer el efecto monetario del cambio.
– Valuación del inventario al momento del cambio
– La valuación del inventario durante las etapas intermedias
Al coexistir ambos métodos, la información financiera referente al costo e inventario
durante la conversión será crítica.
– Contabilización de mermas e inventarios físicos
Durante la conversión la toma de inventarios físicos será una forma de verificar y probar
el sistema.
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Conversión a costo identificado (10)
– La infraestructura tecnológica
Debido al manejo de un paralelo, el volumen de información a conservar y
administrar será tal, que quizá se requiera del arrendamiento de equipo de
cómputo.
Otra razón tecnológica para la conversión
• Algunas tecnologías como “bluetooth” harán que el intercambio de
datos en rangos cortos de distancias puedan transferir información de
un dispositivo a otro, con instrucciones precisas. Imaginemos ir al
supermercado y comprar un pescado congelado, el cual dentro de un
dispositivo insertado dentro del empaque no sólo cuenta con la
información del costo unitario, precio de venta y puntos de
reabastecimiento, sino con las instrucciones precisas para poder
cocerlo en un horno de microondas el cual recibirá esta información a
través de otro dispositivo igual, esto al salir del refrigerador del hogar,
que al tiempo que lo descarga de su inventario, envía una posible
orden de compra a través de un e-mail al usuario para re-surtir el
refrigerador en el supermercado más cercano...
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Conversión a costo identificado (11)
• En Japón, las Compañías encargadas de la venta de etiquetas con este tipo de tecnologías
esperan invertir alrededor de 6 billones de yenes (550 millones de pesos aprox.) en estas
tecnologías.
Otros datos
• Al 31 de diciembre de 2002, el 82% ($20 mil millones de pesos) del inventario
de empresas del sector que cotizan en la BMV, se encuentra valuado con el
método detallista. Del 18% restante, una parte no revelada también se maneja
con el método de costo detallista.
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