Tutorial para el Informe Técnico Pedagógico e Informe Financiero

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
COORDINACIÓN GENERAL ESTATAL DEL PROGRAMA ESCUELAS DE
CALIDAD
PEC XIII
Tutorial para el llenado del Informe Técnico
Pedagógico (ITP)
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
COORDINACIÓN GENERAL ESTATAL DEL PROGRAMA ESCUELAS DE CALIDAD
PEC XIII
Tutorial para el llenado del Informe Técnico Pedagógico (ITP)
Es necesario que el formato del ITP para la rendición de cuentas sea el correspondiente al ciclo escolar 20132014, identificando que los logotipos sean los vigentes y que el documento sea el proporcionado en la capacitación de
Noviembre 2013, ubicandolo de la siguiente manera:
Abrir del CD y darle
doble clic a la
Carpeta del
ÁREA ACADÉMICA
Visualizar el documento
que tiene el nombre de:
FORMATO ITP 2013-2014
Abrirlo y trabajar con el
archivo
1) Portada
Instrucciones:
 Llenar todos los campos con la información solicitada, ya que son de utilidad para el Programa
 El folio y los sellos son asignados por la Coordinación al momento de entregar el informe de rendición
2) El ITP está compuesto por las cuatro dimensiones de gestión para la educación básica: Pedagógica curricular,
Organizativa, Participación Social y Administrativa. Para su evaluación se toma en cuenta dos momentos: 1)
Mitad de ciclo escolar y 2) Cierre de ciclo escolar.
A. Mitad de ciclo escolar
Instrucciones:

Para el llenado de este apartado los objetivos, las metas e indicadores se retoman del PAT 2013-2014, de acuerdo a lo
siguiente:
a) Los objetivos de cada dimensión no pueden cambiar durante el periodo de permanencia en el Programa
b) Considerar que todas las metas que se establecieron en cada una de las cuatro dimensiones se evalúan,
independientemente de que no se hayan trabajado
c) En el apartado de indicadores, es necesario que se establezcan por escrito y debajo de cada uno, la fórmula
de cálculo correspondiente
d) En cuanto al Nivel de logro, el porcentaje debe ser por meta trabajada no por indicador, por lo tanto, si para
la meta hay dos o más indicadores, es necesario sacar una media para que el porcentaje que se escriba sea
el porcentaje de la meta. Por ejemplo:
e) En el apartado de Resultados, es necesaria una descripción amplia y precisa de todas las actividades
realizadas en pro del logro de la meta. Para ello es importante que se realice un balance en colegiado de
todo lo trabajado y como ello orientó al porcentaje de logro obtenido.
Consideraciones:

Para los directores que cumplieron con la entrega de la rendición de Mitad de Ciclo Escolar (del 8 enero al 27
de febrero del 2014), solo es necesario llenar los formatos de Cierre de Ciclo escolar. Sin embargo ambos
documentos se entregarán de forma impresa y electrónica al momento de rendir cuentas.

Para los directores que no entregaron la rendición de mitad de ciclo, es necesario que la realicen y la
incluyan en la rendición de cierre de ciclo escolar; debiendo entregar ambos documentos tanto físicos como
electrónicos.
B. Cierre de ciclo escolar
Instrucciones:

Para el llenado del ITP en cuanto al cierre del ciclo escolar:
a) Nuevamente se retoman las metas del PAT
b) En los indicadores tener en cuenta que, aunque se establece de nuevo la fórmula de cálculo, esta debe
reflejar un porcentaje (%) de avance y/o estancamiento respecto a la rendición de mitad de ciclo
c) En cuanto al Nivel de logro, el porcentaje debe ser por meta trabajada no por indicador, por lo tanto, si para la
meta hay dos o más indicadores, es necesario sacar una media para que el porcentaje que se escriba sea el
porcentaje de la meta (ver ejemplo de mitad de ciclo escolar)
d) En la columna de Recursos Programados, se mencionan todos los recursos establecidos en el Formato A
del PAT, ya que en dicho formato se presentan no solo los recursos que con el programa se adquirieron, sino
todos los necesarios para el cumplimento de las actividades programadas.
e) En la columna de Recursos adquiridos, es necesario escribir todos aquellos que se lograron conseguir tanto
por la gestión realizada como lo adquirido con el Programa
f) En el apartado de Resultados, es necesaria una descripción amplia y precisa de todas las actividades
realizadas en pro del logro de la meta.
Nota
La explicación tanto de Mitad de ciclo como de Cierre de ciclo escolar se basa únicamente a la Dimensión Pedagógica
Curricular, pero aplica a las demás dimensiones (Organizativa, Participación Social y Administrativa).
3) Estándares de gestión para la educación básica
Para el llenado de los formatos de Estándares, es necesario apoyarse de la Carpeta del ÁREA ACADÉMICA, la cual
recibió en CD en la capacitación realizada el mes de noviembre de 2013.
Abrir el CD y
localizar la capeta
del
ÁREA ACADÉMICA
Allí se encuentra una subcarpeta llamada: Anexos de los Criterios Operativos de los Estándares para la Gestión de
Educación Básica,
Localizar la
capeta de:
Anexos de los
Criterios
Operativos de
los Estándares
para la Gestión
de Educación
Básica
En esta subcarpeta
se encuentran 4
documentos en
Word con los
formatos ya
prediseñados para
su análisis y
llenado, divididos
por dimensiones
de gestión.
De esta manera se
encontrarán los
formatos
(Todos los criterios se
tienen que analizar y
evaluar)
Instrucciones:
1. Asignar una valoración de acuerdo con la escala presentada: Deficiente (0-25%), Regular (26-50%), Bueno (5175%), Óptimo (76-100%); marcando con una  la opción que mejor evalúe cada uno de los criterios
operativos presentados.
2. Responder de forma descriptiva y amplia los resultados obtenidos considerando: ¿en qué nivel fue alcanzado el
estándar? y ¿qué hizo falta realizar para cumplir totalmente con el estándar?
3. Finalmente, proporcionar el nombre o nombres de los criterios operativos que se consideran necesarios y
pertinentes trabajar (nuevamente) en el siguiente ciclo escolar (2014-2015)
Consideraciones:

Para evaluar los Estándares es necesario realizar un análisis profundo en colegiado teniendo como
referencia desde su ingreso al programa hasta el ciclo escolar actual, en caso de ser una escuela de nuevo
ingreso únicamente analizará el presente ciclo escolar.

Para cada uno de los estándares trabajados es necesario que se llene un cuadro diferente, evitando que se
mezclen estándares y/o criterios operativos entre sí, o que no se tomen en cuenta todos los criterios que
aplican para cada uno de los estándares.
4) Balance crítico
Instrucciones:
1) Reflexionar sobre los resultados del alcance de las Metas y los Estándares empleados en cada dimensión
2) Responder las preguntas: ¿cuáles fueron sus logros en cada una de las dimensiones de la gestión escolar? y ¿cuáles
retos se formulan alcanzar para el siguiente ciclo escolar?, escribiendo de forma amplia y detallada las conclusiones
3) Presentar las metas a trabajar en el siguiente ciclo escolar
5) Anexos
Consideraciones:

Cada uno de los anexos se tiene que entregar junto con el Informe Técnico Pedagógico (ITP)

Recordar que no hay ningún formato para dicha entrega, lo único que se solicita es que correspondan con las
actividades que se encuentran en el PAT, que sean reales y que el contenido en cuanto a cantidad este
completo.

Para más información referente a las Herramientas de seguimiento y evaluación se puede consultar la
presentación de la capacitación del mes de Noviembre que se encuentra en el CD entregado, así como el
tríptico, sin embargo se agregan ejemplos de lo solicitado.

Ejemplos:
Anexo 1
•
Mínimo 4 fotografías por dimensión de gestión, (considerando mínimo 2 a mitad del ciclo y 2 al final del ciclo escolar)
•
Cada fotografía debe contar con su pie de foto, donde se describa a qué hace referencia la imagen que se presenta.
Además debe tener una relación directa con las metas y actividades planteadas en el PAT.
Anexo 2
• Mínimo 8 evidencias (dos por cada dimensión de gestión, cada una con el título de la dimensión correspondiente)
• Cada evidencia debe tener una relación directa con las metas y actividades planteadas en el PAT. (Ejemplos de
evidencias: actas de acuerdo (mismas que se entregan en finanzas), oficios de solicitud de cambio de actividad en el
PAT u oficios de gestión, cuestionarios, encuestas, trabajo de los alumnos, evaluaciones, etc.)
Anexo 3
• Mínimo 2 fotografías, con su respectiva descripción cada una
• Debe contener visualmente: dimensiones, objetivos y metas de cada dimensión, estándares, compromisos personales,
actividades realizadas y la visión del acompañante.
Anexo 4
• Mínimo 8 fotocopias del registro (deben tener relación con las metas y actividades planteadas en el PAT)
• Deben ser 2 fotocopias por cada dimensión de gestión (cada una con el título de la dimensión correspondiente)
Criterios de calidad
Con el fin de mejorar los procesos y por manejo de la información en el documento de rendición (ITP), es necesario
que se consideren los siguientes Criterios de Calidad al momento de la recepción de los documentos:

Formato del ITP
o Tipo de letra: Arial Narrow #12
o Interlineado 1.00 cm/1.15 cm

Organización de anexos del ITP
o Fotografías por dimensión: deben ser selectas
o Portafolio Institucional: deben ser relevantes y concretas
o Pizarrón de autoevaluación: deben ser legibles, completas y reales
o Bitácora del Director: deben ser legibles y selectas

Aspectos generales
o Adecuada ortografía
o Apropiada redacción
o Adecuada organización de los anexos
Contacto
Tomar en cuenta que el envío y seguimiento del ITP, así como de otros asuntos relacionados con el área
académica tiene que ser directamente con la asesora correspondiente:
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COORDINACIÓN GENERAL ESTATAL DEL PROGRAMA ESCUELAS DE
CALIDAD
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Tutorial para el llenado del Informe Financiero
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PEC XIII
Tutorial para realizar el Informe Físico Financiero 2013-2014
En el archivo encontrarán en la parte inferior cinco pestañas las cuales serán desglosadas a continuación para su
correcto llenado.
Imagen 1
PESTAÑAS
PESTAÑA 1: Informe Físico Financiero
PESTAÑA 2: Ejercicio del Recurso
PESTAÑA 3: Emisión de Cheques
PESTAÑA 4: Inventarios
PESTAÑA 5: Cotizaciones
El archivo se deberá llenar en orden para evitar desconfigurar el formato establecido, cualquier duda podrán comunicarse
al área financiera del programa.
PESTAÑA 1: Informe Físico Financiero 2013 – 2014
Portada
1. DATOS GENERALES (se deberá llenar con los datos completos, tanto de la escuela como del director)
1.1. Identificación del Centro Escolar
1.2. Datos bancarios
1.3. Ubicación geográfica del Centro Escolar
1.4. Director
Imagen 2
Sello del
PEC
1.5. Docentes que concluyeron el ciclo escolar (llenar la tabla con los datos solicitados)
Imagen 3
Observación: el total se refiere a la matrícula escolar.
Ejercicio del recurso por componente
Componentes primarios
Es importante mencionar que el archivo cuenta con un formato predeterminado por lo que en la columna de importe
total solo deberán capturar las cantidades y automáticamente al cambiar de celda o presionar “enter” la cantidad tendrá el
formato correcto en pesos.
2. MATERIAL DIDÁCTICO (consultar la guía para ejercer el recurso, recuerde que en esta guía se establecen los
recursos que pueden considerarse dentro de este apartado).
Imagen 4
Observación: las facturas cuyos recursos se hayan obtenido por donativo también deberán capturarse como aparece en la
imagen, en la columna del concepto se especificará el monto de la factura con IVA incluido, en la columna del importe NO
se capturará el costo de la factura ya que no generó un gasto para la escuela (APLICA PARA CADA COMPONENTE).

El número de factura lo podrán encontrar como “serie y folio” o “factura Nº”

Las facturas deberán ser capturadas por fecha, es decir de la más antigua hasta concluir el registro con la más reciente
(teniendo en cuenta los tiempos de ejercicio de recurso).

El nombre del proveedor puede ser el nombre comercial o la razón social.

En el concepto podrán mencionar a grandes rasgos lo adquirido o especificar en caso de ser un solo producto.

En el importe total deberá capturarse tal cual el total de la factura siempre y cuando esté dividida por componente (es
decir que únicamente se encontrará en la factura materiales didácticos), en este caso deberá capturarse el monto
correspondiente con IVA incluido.

El total automáticamente se genera.
Nota: en caso de tener una factura que contenga productos o artículos de dos o más componentes (por ejemplo
material didáctico y mobiliario), esta factura debe ser desglosada, es decir se debe especificar el monto total incluyendo el
IVA del material didáctico y el monto total incluyendo el IVA del mobiliario. Dichos montos serán registrados en cada uno
de los apartados correspondientes (Concentrado por Componente de Gasto). Cualquier duda puede comunicarse con la
asesora financiera de la región a la que pertenece.
3. CAPACITACIÓN (consultar la guía para ejercer el recurso)
Imagen 5






El número de factura lo podrán encontrar como “serie y folio” o “factura Nº” (recuerde que NO se aceptan recibos de
honorarios)
Las facturas deberán ser capturadas por fecha, es decir, de la más antigua hasta concluir el registro con la más
reciente (teniendo en cuenta los tiempos de ejercicio de recurso)
El nombre del proveedor puede ser el nombre comercial o la razón social.
En el concepto deberán mencionar el nombre del taller, curso, diplomado o cualquier capacitación o congreso que se
haya recibido.
En el importe total se deberá capturar tal cual el total de la factura siempre y cuando esté divida por componente (es
decir que únicamente se encontrará en la factura el importe por la capacitación), en este caso deberá capturarse el
monto correspondiente con IVA incluido.
El total automáticamente se genera.
Nota: en caso de tener una factura que contenga productos o artículos de dos o más componentes (por ejemplo
material didáctico y mobiliario), esta factura debe ser desglosada, es decir se debe especificar el monto total incluyendo el
IVA del material didáctico y el monto total incluyendo el IVA del mobiliario. Dichos montos serán registrados en cada uno
de los apartados correspondientes (Concentrado por Componente de Gasto). Cualquier duda puede comunicarse con la
asesora financiera de la región a la que pertenece.
4. OTROS COMPONENTES (consultar la guía para ejercer el recurso, recuerde que en esta guía se establecen los
recursos que pueden considerarse dentro de este apartado)
Imagen 6

El número de factura lo podrán encontrar como “serie y folio” o “factura Nº”

Las facturas deberán ser capturadas por fecha, es decir, primero se captura la más antigua hasta concluir el registro
con la más reciente (teniendo en cuenta los tiempos de ejercicio de recurso)

El nombre del proveedor puede ser el nombre comercial o la razón social.

En el concepto podrán mencionar a grandes rasgos lo adquirido o en el caso de transporte mencionar que se realizó
un viaje de estudios.

En el importe total deberá capturarse tal cual el total de la factura siempre y cuando esté divida por componente (es
decir que únicamente se encontrará en la factura lo adquirido dentro de otros componentes), en este caso deberá
capturarse el monto correspondiente con IVA incluido.

El total automáticamente se genera.
Nota: en caso de tener una factura que contenga productos o artículos de dos o más componentes (por ejemplo
material didáctico y mobiliario), esta factura debe ser desglosada, es decir se debe especificar el monto total incluyendo el
IVA del material didáctico y el monto total incluyendo el IVA del mobiliario. Dichos montos serán registrados en cada uno
de los apartados correspondientes (Concentrado por Componente de Gasto). Cualquier duda puede comunicarse con la
asesora financiera de la región a la que pertenece.
Componentes secundarios
5. EQUIPO (consultar la guía para ejercer el recurso, recuerde que en esta guía se establecen los recursos que pueden
considerarse dentro de este apartado)
5.1. EQUIPOS Y SERVICIOS DE CONECTIVIDAD (Internet, routter, banda ancha, teléfono, etc.)
Imagen 7

El número de factura lo podrán encontrar como “serie y folio” o “factura Nº”

Las facturas deberán ser capturadas por fecha, es decir, primero se captura la más antigua hasta concluir el registro
con la más reciente (teniendo en cuenta los tiempos de ejercicio de recurso)

El nombre del proveedor puede ser el nombre comercial o la razón social.

En el concepto podrán mencionar a grandes rasgos lo adquirido o especificar en caso de ser un solo producto o
servicio.

En el importe total deberá capturarse tal cual el total de la factura siempre y cuando esté dividida por componente (es
decir que únicamente se encontrará en la factura equipo de conectividad), en este caso deberá capturarse el monto
correspondiente con IVA incluido.

El total automáticamente se genera.
Nota: en caso de tener una factura que contenga productos o artículos de dos o más componentes (por ejemplo
material didáctico y mobiliario), esta factura debe ser desglosada, es decir se debe especificar el monto total incluyendo el
IVA del material didáctico y el monto total incluyendo el IVA del mobiliario. Dichos montos serán registrados en cada uno
de los apartados correspondientes (Concentrado por Componente de Gasto). Cualquier duda puede comunicarse con la
asesora financiera de la región a la que pertenece.
5.2. EQUIPO TÉCNICO DE APOYO ACADÉMICO (Se refiere al equipo de cómputo, audiovisual y administración
adquirido para su uso dentro de las aulas o talleres.)
Imagen 8
Nota: en este apartado únicamente se capturarán aquellos recursos adquiridos para reforzar los trabajos o que serán
de apoyo en las aulas o talleres.






El número de factura lo podrán encontrar como “serie y folio” o “factura Nº”
Las facturas deberán ser capturadas por fecha, es decir, primero se captura la más antigua hasta concluir con la más
reciente (teniendo en cuenta los tiempos de ejercicio de recurso)
El nombre del proveedor puede ser el nombre comercial o la razón social.
En el concepto podrán mencionar a grandes rasgos lo adquirido o especificar en caso de ser un solo producto o
servicio.
En el importe total deberá capturarse tal cual el total de la factura siempre y cuando esté dividida por componente (es
decir que únicamente se encontrará en la factura equipo técnico de apoyo administrativo), en este caso deberá
capturarse el monto correspondiente con IVA incluido.
El total automáticamente se genera.
Nota: en caso de tener una factura que contenga productos o artículos de dos o más componentes (por ejemplo
material didáctico y mobiliario), esta factura debe ser desglosada, es decir se debe especificar el monto total incluyendo el
IVA del material didáctico y el monto total incluyendo el IVA del mobiliario. Dichos montos serán registrados en cada uno
de los apartados correspondientes (Concentrado por Componente de Gasto). Cualquier duda puede comunicarse con la
asesora financiera de la región a la que pertenece.
5.3. EQUIPO TÉCNICO DE APOYO ADMINISTRATIVO (Se refiere al equipo de cómputo, audiovisual y
administración adquirido para el uso administrativo del director, secretarias, etc.)
Imagen 9
Nota: en este apartado únicamente se capturarán aquellos recursos adquiridos que servirán de apoyo para el director,
secretarias, etc.

El número de factura lo podrán encontrar como “serie y folio” o “factura Nº”

Las facturas deberán ser capturadas por fecha, es decir, primero se captura la más antigua hasta concluir el registro
con la más reciente (teniendo en cuenta los tiempos de ejercicio de recurso)

El nombre del proveedor puede ser el nombre comercial o la razón social.

En el concepto podrán mencionar a grandes rasgos lo adquirido o especificar en caso de ser un solo producto o
servicio.

En el importe total deberá capturarse tal cual el total de la factura siempre y cuando esté dividida por componente (es
decir que únicamente se encontrará en la factura equipo técnico de apoyo administrativo), en este caso deberá
capturarse el monto correspondiente con IVA incluido.

El total automáticamente se genera.
Nota: en caso de tener una factura que contenga productos o artículos de dos o más componentes (por ejemplo
material didáctico y mobiliario), esta factura debe ser desglosada, es decir se debe especificar el monto total incluyendo el
IVA del material didáctico y el monto total incluyendo el IVA del mobiliario. Dichos montos serán registrados en cada uno
de los apartados correspondientes (Concentrado por Componente de Gasto). Cualquier duda puede comunicarse con la
asesora financiera de la región a la que pertenece.
6. MOBILIARIO (consultar la guía para ejercer el recurso, recuerde que en esta guía se establecen los recursos que
pueden considerarse dentro de este apartado)
6.1. MOBILIARIO DE APOYO ACADÉMICO (Se refiere al mobiliario adquirido para su uso dentro del aula, biblioteca,
sala de usos múltiples.)
Imagen 10
Nota: En este apartado se deberán capturar todo mobiliario que sirva de apoyo académico es decir en el aula,
biblioteca, aula de usos múltiples, sala de cómputo, etc.

El número de factura lo podrán encontrar como “serie y folio” o “factura Nº”

Las facturas deberán ser capturadas por fecha, es decir, primero se captura la más antigua hasta concluir el registro
con la más reciente (teniendo en cuenta los tiempos de ejercicio de recurso)

El nombre del proveedor puede ser el nombre comercial o la razón social.

En el concepto podrán mencionar a grandes rasgos lo adquirido o especificar en caso de ser un solo producto o
servicio.

En el importe total deberá capturarse tal cual el total de la factura siempre y cuando esté dividida por componente (es
decir que únicamente se encontrará en la factura mobiliario de apoyo académico), en este caso deberá capturarse el
monto correspondiente con IVA incluido.

El total automáticamente se genera.
Nota: en caso de tener una factura que contenga productos o artículos de dos o más componentes (por ejemplo
material didáctico y mobiliario), esta factura debe ser desglosada, es decir se debe especificar el monto total incluyendo el
IVA del material didáctico y el monto total incluyendo el IVA del mobiliario. Dichos montos serán registrados en cada uno
de los apartados correspondientes (Concentrado por Componente de Gasto). Cualquier duda puede comunicarse con la
asesora financiera de la región a la que pertenece.
6.2. MOBILIARIO DE APOYO ADMINISTRATIVO (Se refiere al mobiliario adquirido para su uso en la Dirección, sala
de maestros, personal administrativo.)
Imagen 11
Nota: En este apartado se deberán capturar todo mobiliario que sirva de apoyo administrativo es decir en la dirección,
sala de maestros, personal administrativo, etc. Ejemplo: silla secretarial, archiveros para la dirección, pintarrón para sala de
maestros)

El número de factura lo podrán encontrar como “serie y folio” o “factura Nº”

Las facturas deberán ser capturadas por fecha, es decir, primero se captura la más antigua hasta concluir con la más
reciente (teniendo en cuenta los tiempos de ejercicio de recurso)

El nombre del proveedor puede ser el nombre comercial o la razón social.

En el concepto podrán mencionar a grandes rasgos lo adquirido o especificar en caso de ser un solo producto o
servicio.

En el importe total deberá capturarse tal cual el total de la factura siempre y cuando esté dividida por componente (es
decir que únicamente se encontrará en la factura mobiliario de apoyo administrativo), en este caso deberá capturarse
el monto correspondiente con IVA incluido.

El total automáticamente se genera.
Nota: en caso de tener una factura que contenga productos o artículos de dos o más componentes (por ejemplo
material didáctico y mobiliario), esta factura debe ser desglosada, es decir se debe especificar el monto total incluyendo el
IVA del material didáctico y el monto total incluyendo el IVA del mobiliario. Dichos montos serán registrados en cada uno
de los apartados correspondientes (Concentrado por Componente de Gasto). Cualquier duda puede comunicarse con la
asesora financiera de la región a la que pertenece.
7. ACERVO BIBLIOGRÁFICO (consultar la guía para ejercer el recurso, recuerde que en esta guía establecen los
recursos que pueden considerarse dentro de este apartado)
Imagen 12

El número de factura lo podrán encontrar como “serie y folio” o “factura Nº”

Las facturas deberán ser capturadas por fecha, es decir, primero se captura la más antigua hasta concluir el registro
con la más reciente (teniendo en cuenta los tiempos de ejercicio de recurso)

El nombre del proveedor puede ser el nombre comercial o la razón social.

En el concepto podrán mencionar a grandes rasgos lo adquirido o especificar en caso de ser un solo producto.

En el importe total deberá capturarse tal cual el total de la factura siempre y cuando esté dividida por componente (es
decir que únicamente se encontrará en la factura acervo bibliográfico), en este caso deberá capturarse el monto
correspondiente con IVA incluido.

El total automáticamente se genera.
Nota: en caso de tener una factura que contenga productos o artículos de dos o más componentes (por ejemplo
material didáctico y mobiliario), esta factura debe ser desglosada, es decir se debe especificar el monto total incluyendo el
IVA del material didáctico y el monto total incluyendo el IVA del mobiliario. Dichos montos serán registrados en cada uno
de los apartados correspondientes (Concentrado por Componente de Gasto). Cualquier duda puede comunicarse con la
asesora financiera de la región a la que pertenece.
8. MANTENIMIENTO, REHABILITACIÓN O ACONDICIONAMIENTO (incluye mantenimiento a mobiliario, equipo y
edificio escolar)
Imagen 13
Este apartado se deberá llenar solo si realizó algún tipo de mantenimiento al edificio escolar, especificando el
espacio que recibió el mantenimiento, así como el avance de la obra y la descripción de la misma, como el ejemplo de la
imagen 13.
Imagen 14

En este apartado se deberá capturar todas aquellas facturas que se relacionen a mantenimiento, rehabilitación o
acondicionamiento, es decir material, mano de obra, flete, instalación, etc.

El número de factura lo podrán encontrar como “serie y folio” o “factura Nº”

Las facturas deberán ser capturadas por fecha, es decir, primero se captura la más antigua hasta concluir el registro
con la más reciente (teniendo en cuenta los tiempos de ejercicio de recurso)

El nombre del Proveedor puede ser el nombre comercial o la razón social.

En el concepto podrán mencionar a grandes rasgos lo adquirido o especificar en caso de ser un solo producto.

En el importe total deberá capturarse tal cual el total de la factura siempre y cuando esté dividida por componente (es
decir que únicamente se encontrará en la factura el pago por el mantenimiento o materiales), en este caso deberá
capturarse el monto correspondiente con IVA incluido.

El total automáticamente se genera.
Nota: en caso de tener una factura que contenga productos o artículos de dos o más componentes (por ejemplo
material didáctico y mobiliario), esta factura debe ser desglosada, es decir se debe especificar el monto total incluyendo el
IVA del material didáctico y el monto total incluyendo el IVA del mobiliario. Dichos montos serán registrados en cada uno
de los apartados correspondientes (Concentrado por Componente de Gasto). Cualquier duda puede comunicarse con la
asesora financiera de la región a la que pertenece.
9. CONSTRUCCIÓN Y AMPLIACIÓN DE ESPACIOS (consultar la guía para ejercer el recurso)
Imagen 15
Este apartado se llenará solo si se realizó algún tipo de construcción, se deberá especificar el espacio que se construyó,
así como el avance de la obra y la descripción de la misma.
Imagen 16

Se deberá capturar todas aquellas facturas que se relacionen a la construcción, es decir material y mano de obra, así
como el flete del material.

El número de factura lo podrán encontrar como “serie y folio” o “factura Nº”

Las facturas deberán ser capturadas por fecha, es decir, primero se captura la más antigua hasta concluir el registro
con la más reciente (teniendo en cuenta los tiempos de ejercicio de recurso)

El nombre del Proveedor puede ser el nombre comercial o la razón social.

En el concepto podrán mencionar a grandes rasgos lo adquirido o especificar en caso de ser un solo producto.

En el importe total deberá capturarse tal cual el total de la factura siempre y cuando esté dividida por componente (es
decir que únicamente se encontrará en la factura el pago por la construcción), en este caso deberá capturarse el monto
correspondiente con IVA incluido.

El total automáticamente se genera.
Nota: en caso de tener una factura que contenga productos o artículos de dos o más componentes (por ejemplo
material didáctico y mobiliario), esta factura debe ser desglosada, es decir se debe especificar el monto total incluyendo el
IVA del material didáctico y el monto total incluyendo el IVA del mobiliario. Dichos montos serán registrados en cada uno
de los apartados correspondientes (Concentrado por Componente de Gasto). Cualquier duda puede comunicarse con la
asesora financiera de la región a la que pertenece.
PESTAÑA 2: Ejercicio del Recurso 2013 – 2014
En este apartado se deberá capturar los ingresos que tuvo la escuela, es decir, las trasferencias del fideicomiso
que incluyen la aportación inicial del PEC y la contrapartida por DONATIVO en caso de existir. Automáticamente se
realizará la contabilidad del formato; el cual se describirá a continuación.
Imagen 17
Vista de la pestaña del Ejercicio del Recurso.
Imagen 18
Se deberá llenar nuevamente los datos de la escuela
1. INGRESOS (todas aquellas transferencias o aportaciones que obtuvo la escuela).
Imagen 19

Se deberá capturar la fecha en la que se realizó el depósito, comenzando de la más antigua a la más reciente, si
fuese el caso.

Especificar la procedencia de la transferencia, es decir, si es federal o estatal. Recuerde que el depósito o
transferencia inicial que le hace el Programa a la cuenta bancaria de la escuela es un recurso federal y la
contrapartida que le otorga el Programa por los donativos conseguidos puede ser tanto federal como estatal.
Estados de cuenta
Imagen 20
Transferencia es estatal (01)
Imagen 21
Transferencia es federal (02)
No olvide que en sus estados de cuenta puede confirmar que tipo de aportación ha recibido, en el apartado “detalle de
movimientos realizados” usted puede confirmar si el depósito es federal o estatal. Si observa que la terminación de la
cuenta es 02 la transferencia es federal, ahora bien si la terminación de la cuenta es 01 la transferencia es estatal. Ver
ejemplo.

En el importe deberá capturarse tal cual, ya que el archivo cuenta con un formato predeterminado por lo que solo
deberán capturarse las cantidades y automáticamente al cambiar de celda o presionar “enter” la cantidad tendrá el
formato correcto en pesos.

Los totales automáticamente se generan.
2. APORTACIONES EN EFECTIVO (son todos aquellos donativos en efectivo recibidos).
Imagen 21
En este apartado se deberán capturar las aportaciones externas en efectivo que tuvo la escuela, es decir los donativos en
efectivo.

Se deberá capturar la fecha en la que se realizó el depósito, comenzando de la más antigua a la más reciente, si
existiera el caso.

El número de folio se puede encontrar en la ficha de depósito. Ver ejemplo.
Imagen 22


Se deberá especificar la procedencia del depósito, es decir, si fue donativo Municipal, Asociación de Padres de
Familia (APF), Docentes y Directivos y Otros. El importe deberá capturarse tal cual, ya que el archivo cuenta con
un formato predeterminado por lo que solo deberán capturar las cantidades y automáticamente al cambiar de celda
o presionar “enter” la cantidad tendrá el formato correcto en pesos.
El total de ingresos automáticamente se genera.
3. EGRESOS (todas aquello que generó un gasto)
Imagen 23

En este apartado no se deberá capturar nada, ya que el archivo se preparó con un formato que genera
automáticamente la contabilidad. Lo único que tendrá que hacer es verificar que las cantidades registradas sean
las correctas.

El total de ingresos menos egresos deberá ser igual a 0, o en su defecto la cantidad deberá aparecer en números
negativos por la diferencia de gasto, esto quiere decir que tuvo un gasto extra al correspondiente; si la cantidad no
aparece en negativos la cuenta presenta un sobrante de dinero, es decir, el recurso no fue gastado en su totalidad
o el formato se modificó por error. Por favor verifique nuevamente.
PESTAÑA 3: Emisión de Cheques
Imagen 24

El número de cheque se puede encontrar en la parte inferior del cheque. Ver ejemplo (imagen 25):
Imagen 25

Se deberá capturar la fecha en la que se expidió el cheque.

El nombre del proveedor o el nombre de la persona a favor de quien se haya expedido el cheque.

En el importe deberá capturarse tal cual, ya que el archivo cuenta con un formato predeterminado por lo que solo
deberán capturar las cantidades y automáticamente al cambiar de celda o presionar “enter” la cantidad tendrá el
formato correcto en pesos.

El total se genera automáticamente.
PESTAÑA 4: Inventarios
En este apartado se comprobará el alta de los bienes adquiridos con recurso del PEC, el cual se deberá solicitar
con anticipación a Control Patrimonial para poder generar los números de inventarios correspondientes. Para solicitar el
alta deberán llenar el formato correspondiente y esperar la asignación de dichos números, cabe aclarar que control
patrimonial tarda aproximadamente un mes en asignar los números de inventario por lo que deberán tomar sus
precauciones para poder contar con estos al momento de rendir. Para realizar la captura de este apartado podrán tomar la
información que se genera en CIENTREC.
Imagen 26

Capturar los datos completos de la escuela, tal y como lo solicita el archivo ( nivel escolar, CCT, Zona, Sector,
Nombre de la escuela, Municipio y Localidad)

Se enlistará cada uno de los bienes adquiridos con recurso del PEC.

El número de inventario es el que otorga Control Patrimonial al dar de alta los bienes correspondientes.

Se deberá describir el bien adquirido es decir especificar lo que se adquirió, entiéndase silla, mesa, laptop,
pizarrón, pantalla de proyección, etc.

Especificar el importe o el costo individual corresponde al bien adquirido, NO se especifica el importe por factura.

La marca, modelo y serie, se deberán mencionar en caso de que se cuente con ellos.

Asignar una categoría al bien adquirido.

Se deberá capturar el número de factura en la cual fue adquirido el bien, así como la fecha en la que se expidió la
misma.

Especificar el periodo o ciclo escolar en el que se ejerció el recurso del PEC
.
PESTAÑA 5: Cotizaciones
CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES
Solo se deberá llenar este apartado si la escuela contrato los servicios de mano de obra en los componentes
mantenimiento, rehabilitación o acondicionamiento; construcción y ampliación de espacios; así como la mano de obra por
elaboración de algún mobiliario, como ejemplo: gabinetes, sillas de madera, archiveros, avisero de aluminio, etc. En la
“Guía para el Ejercicio del Recurso” se menciona que tendrán que presentar tres cotizaciones y deberán reportarlas en el
formato “CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES”.
Imagen 27

Se deberán llenar nuevamente los datos de la escuela.

Hacer una breve descripción de la obra realizada o bien adquirido; ser lo más concreto posible. Es importante
mencionar la cantidad del trabajo cotizado tanto el costo unitario como el costo total.

Se deberá capturar únicamente las cantidades respetando el formato del archivo.

Los subtotales, IVA y totales se generan automáticamente.

Vaciar la información de las cotizaciones en el archivo de acuerdo al proveedor que la expida: fecha de la
cotización, vigencia de la cotización (en días), tiempo de entrega, condiciones de pago, condiciones de garantía,
beneficios adicionales ofertados por el proveedor (si fuese el caso).

Mencionar las especificaciones adicionales que fueron requeridas para que el proveedor pueda entregar o realizar
el bien o servicio a adquirir.

Si por alguna razón no pudiera contar con las tres cotizaciones que se solicitan, favor de mencionar las razones
por las cuales no se cumple con este requisito.
PROGRAMA ESCUELAS DE CALIDAD
CRITERIOS DE CALIDAD PARA LA ENTREGA DEL INFORME FÍSICO FINANCIERO
EL ORDEN DEL ENGARGOLADO ES:
 Concentrado por componente de gasto.- (Informe Físico Financiero)

Detrás de cada concentrado por componente de gasto van las facturas firmadas y selladas en la parte de
atrás por el Director de la escuela y el Presidente de la Asociación de padres de familia, pegadas por la
orilla en una hoja en blanco, cuidando no perforarlas al momento de engargolar.

Detrás de cada factura van las fotografías de lo que se adquirió (en la fotografía se debe apreciar que lo
adquirido se encuentra en la escuela).
 Ingresos VS egresos.- (Ejercicio del recurso)

Detrás del concentrado vs egresos se deben anexar todos los estados de cuenta o movimientos bancarios,
así como las cartas de los donativos logrados.
 Emisión de cheques.
No lleva ningún documento de respaldo sólo es la impresión del concentrado con la captura de los
cheques utilizados y cancelados.
 Inventarios.
Es la captura de los números de inventario del mobiliario y equipo adquirido con el recurso del Programa.
 Cotizaciones.
Se anexan las cotizaciones solicitadas (en caso de tener gasto por mano de obra por instalación,
mantenimiento o construcción)
Detrás de todo lo anterior se debe anexar:

Mínimo dos actas de acuerdo con los padres de familia.

Oficios, actas de acuerdo por robo o siniestros, etc.
Contacto
Tomar en cuenta que el envío y seguimiento del ITP, así como de otros asuntos relacionados con el área
académica tiene que ser directamente con la asesora correspondiente:
Entrega final
Informe Técnico Pedagógico
Informe Físico Financiero

Original y dos copia

Original y dos copia

CD/DVD (que contenga el ITP y los anexos

CD (que contenga el archivo de Excel trabajado)
electrónicos)
Todos los informes deben engargolarse con pasta transparente y arillo de plástico
RECEPCIÓN Y VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS
PARA LAS ESCUELAS QUE NO TUVIERON DONATIVOS
FECHA 2014
MUNICIPIO
LUGAR
HORARIO
Tizimín
Izamal
Valladolid
Tekax
Maxcanú
Del 16 al 25 de julio
Coordinación General del
PEC
Hunucmá
9:00 – 14:00
Yaxcaba
(calle 11 por 4 y 8
Peto
Fracc. Prado Norte)
Ticul
Motul
Mérida
RECEPCIÓN Y VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS PARA LAS ESCUELAS QUE
TUVIERON DONATIVOS O UNA APORTACIÓN EXTRAORDINARIA ASÍ COMO LAS ESCUELAS QUE
SE INCORPORARON A MITAD DEL CICLO ESCOLAR
FECHA 2014
MUNICIPIO
Mérida y Hunucmá
Del 11 al 19 de agosto
(CUALQUIER ESCUELA CON
DONATIVO, APORTACIÓN
EXTRAORDINARIA O CUYA
INCORPORACIÓN FUE A MITAD
DE CICLO ESCOLAR QUE DESEE
RENDIR)
LUGAR
HORARIO
Coordinación
General del PEC
(calle 11 por 4 y 8
Fracc. Prado
Norte)
9:00 – 14:00 hrs
Miércoles 20 de agosto
Izamal
CEDE
10:00 – 15:00 hrs
Jueves 21 de agosto
Valladolid
CEDE
10:00 – 15:00 hrs
Viernes 22 de agosto
Tekax
CEDE
10:00 – 15:00 hrs
Lunes 25 de agosto
Maxcanú
CEDE
10:00 – 15:00 hrs
Martes 26 de agosto
Peto
CEDE
10:00 – 15:00 hrs
Miércoles 27 de agosto
Ticul
CEDE
10:00 – 15:00 hrs
Jueves 28 de agosto
Motul
CEDE
10:00 – 15:00 hrs
Viernes 29 de agosto
Tizimín
CEDE
10:00 – 15:00 hrs
Lunes 1 de septiembre
Yaxcaba
CEDE
10:00 – 15:00 hrs
NOTA: Aquellas escuelas interesadas en incorporarse a PEC XIV (CICLO 2014-2015),
que no hubieren comprobado los recursos otorgados en el ciclo escolar 2013-2014 en
las fechas señaladas con anterioridad no podrán reincorporarse y recibir recursos
del Programa.