proceso investigación - Pontificia Universidad Javeriana

METODOLOGÍA GESTIÓN
ADMINISTRATIVA PROYECTOS DE
INVESTIGACIÓN CON FINANCIACIÓN
EXTERNA O INTERNA
PROCESO INVESTIGACIÓN
INICIO
EVALUACIÓN DE
PROPUESTAS DE
INVESTIGACIÓN
EJECUCIÓN DE
ACTIVIDADES
DE
INVESTIGACIÓN
CIERRE Y
LIQUIDACIÓN
DE
ACTIVIDADES
DE
INVESTIGACIÓN
FIN
EVALUACIÓN DE PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN
1.
Investigador
2.
DIR. INVESTIGACIÓN
3.
DIR. INVESTIGACIÓN
4. ENTIDAD EXTERNA
INICIO
Somete la propuesta
ante la Vicerrectoría
de Investigación
Revisa la
propuesta
Otorga aval para
sometimiento a
entidad externa
Analiza la propuesta,
informa y si aprueba
envía convenio
FINANCIACIÓN
INTERNA
7. DIRECCIÓN JURÍDICA
6. DIR. INVESTIGACIÓN
5.
FACULTAD
EJECUCIÓN DE
ACTIVIDADES
Revisa el
convenio/contrato y
realiza la legalización
EVALUACIÓN
DE
PROPUESTAS
EJECUCIÓN
DE
ACTIVIDADES
CIERRE Y
LIQUIDACIÓN
DE
ACTIVIDADES
Revisa y envía
convenio/contrato a
Dirección Jurídica
Revisa el convenio/contrato
EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN
11. GENERACIÓN DE
FACTURA
12. COMPRAS DE
BIENES Y SERVICIOS
8.
FACULTAD
9. DIR. INVESTIGACIÓN
10.
PRESUPUESTO
13,
PAGO A
TERCEROS
14. CONTROL
PRESUPUESTAL
EVALUACIÓN
DE
PROPUESTAS
15. CONTRATACIÓN DE
RECURSO HUMANO
Diligencia el formato
de creación de
código presupuestal
Solicita la
creación del
código
presupuestal
Crea el código
presupuestal
16. SOLICITUD
MODIFICACIONES
17. ELABORACIÓN DE
INFORMES FINANCIEROS
18. EJECUCIÓN TÉCNICA
19. DIR. INVESTIGACIÓN
CIERRE DE
ACTIVIDADES
EVALUACIÓN
DE
PROPUESTAS
EJECUCIÓN
DE
ACTIVIDADES
CIERRE Y
LIQUIDACIÓN
DE
ACTIVIDADES
Presenta los
informes a la
Entidad externa
CIERRE DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN
20. ENTIDAD EXTERNA
EJECUCIÓN DE
ACTIVIDADES
21.
NO
Reintegros
23. DIR. INVESTIGACIÓN
FIN
Legaliza el acta de
liquidación
EVALUACIÓN
DE
PROPUESTAS
EJECUCIÓN
DE
ACTIVIDADES
CIERRE Y
LIQUIDACIÓN
DE
ACTIVIDADES
22. DIR. INVESTIGACIÓN
SI
Reintegros
Envía respuesta
sobre informes
técnico y
financiero finales
a la D.I.
24. DIRECCIÓN JURÍDICA
FACULTAD
Solicita el cierre
del código
presupuestal a la
Oficina de
Presupuesto
Solicita el
reintegro de
recursos a la
Dirección
Financiera
Envía
comprobante de
consignación a la
entidad externa
1. EL PROFESOR SOMETE LA PROPUESTA ANTE LA VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN
Las condiciones y actividades que deben llevarse a cabo para el sometimiento de la propuesta
ante la Vicerrectoría de Investigación se encuentra en el procedimiento “Formulación de
Propuestas
de
Investigación
(IN-P10-PR01).
http://www.javeriana.edu.co/puj/viceadm/oym/ppd/documentos2.htm#investigacion.
Para el registro de la propuesta en el SIAP se debe realizar de acuerdo con la “Guía para el
registro de propuestas y otras actividades de investigación” y la Guía Rápida de usuario
“Registro del presupuesto de propuestas de investigación en el SIAP (IN-P12-G01)”.
www.javeriana.edu.co/puj/viceadm/oym/ppd/documentos2.htm#investigacion.
2. LA VÍCERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN HACE UNA REVISIÓN FORMAL A LA PROPUESTA
Recomendaciones Financiación interna
Se debe realizar la solicitud de recursos teniendo en cuenta lo indicado en los términos de referencia de
las convocatorias internas. Los montos solicitados deberán basarse en los precios de mercado, por lo
que en el proceso de evaluación es posible que se solicite una cotización y/o propuesta económica de
referencia.
Para facilitar el cálculo del rubro denominado Uso de Equipo, se ha creado una consulta de activos , la
ruta de acceso es la siguiente: Sistema de Información Universitaria con su usuario y clave ingresar a <
INGRESO A FN < Catálogo de Consultas Finanzas <AM_BUSCA_ACTIVO_POR_DESCR
Rubros no financiables con financiación interna:
– Bibliografía, éstos son asignados por la Universidad a través de los Departamentos y Unidades no
adscritas para su adquisición a través de la Biblioteca.
– Publicaciones. Existen convocatorias específicas para publicación de artículos y libros .
– Personal, no se financia personal y tampoco se otorgan bonificaciones para personal de planta de
la Universidad. El rubro de servicios técnicos no constituye gastos de personal.
Recomendaciones Financiación externa
La Universidad aportará los recursos nuevos que sean exigibles en las convocatorias externas.
El rubro denominado administración, o costos operativos o indirectos pueden incluirse en el
presupuesto cuando la institución lo financie. Este rubro puede soportarse contablemente con los
costos indicados en la Circular DF-001/2012 de la Dirección Financiera.
En el evento que la entidad financiadora reconozca recursos para personal de planta de la Universidad,
es necesario presentar el aval del Decano Académico o del superior inmediato indicando si se trata de
recuperación de salario y/o de bonificación ocasional.
En caso que el proyecto sea colaborativo, es decir que simplemente el profesor participa por invitación
de otra(s) entidad(es), pero la universidad no recibe recursos, se debe anexar una carta que formalice la
participación del profesor en el proyecto, donde la entidad que invita indique cuales serán las
responsabilidades y entregables del profesor de la Universidad.
3. LA VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN OTORGA AVAL PARA EL
SOMETIMIENTO A ENTIDAD EXTERNA (EN CASO DE QUE APLIQUE)
Se remiten los documentos a la Entidad externa. Investigador o la Dirección de Investigación según
aplique.
Las convocatorias externas cierran internamente mínimo con 10 días calendario de anticipación
para realizar la revisión las propuestas.
La Dirección de Investigación realiza y gestiona la firma de la carta de aval institucional una vez
verificado tanto el cumplimiento de los requisitos internos como los establecidos por la entidad
patrocinadora.
4. LA VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN ANALIZA LA PROPUESTA Y ENVÍA CONVENIO
Una vez aprobada la propuesta, la entidad patrocinadora solicita documentos para elaboración del
convenio y/o contrato y posteriormente envía el contrato para revisión y firma. La Dirección de
Investigación envía los documentos de la Universidad.
En caso que el contrato sea enviado directamente a la Facultad, este debe ser enviado a la Dirección de
Investigación revisado y con el aval del Decano Académico, del Director del Departamento y el Profesor
responsable de la propuesta.
Si el convenio o contrato incluye formatos que deben ser diligenciados, la Facultad se debe encargar de
recopilar la información en las respectivas instancias .
No se deben entregar directamente convenios o contratos a la Dirección Jurídica dado que se requiere
previo aval de la Dirección de Investigación.
Es preciso tener en cuenta que cuando sea necesario transferir recursos del proyecto a otras entidades
coejecutoras, se deberá solicitar a la Dirección Jurídica, a través de la Dirección de Investigación, la
elaboración de un contrato. La solicitud deberá contener como mínimo lo siguiente:
– Valor
– Finalidad
– Actividades que se deben realizar o cumplir
– Obligación de reintegrar los recursos no ejecutados.
5. LA VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN REVISA EL CONVENIO
La Facultad debe tener en cuenta en la revisión del convenio:
Que las partes estén identificadas en todo el texto del convenio/contrato, de la misma manera como
se menciona en el encabezado.
Que las obligaciones de las partes coincidan o sean coherentes con los términos de la convocatoria, el
proyecto, el memorando de elaboración y el convenio/contrato.
Que el presupuesto del patrocinador y la contrapartida coincida con lo establecido en la propuesta del
proyecto y/o demás documentos.
Que la duración del convenio este acorde con lo indicado en la propuesta.
Que la forma en que se establece(n) el(os) desembolso(s) permitirá(n) la financiación según las
necesidades del proyecto en el tiempo.
6. LA VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN ENVÍA CONVENIO/CONTRATO A
LA DIRECCIÓN JURÍDICA
Cuando sea una convocatoria de cofinanciación ó de recuperación contingente, los compromisos
económicos de las partes deben ajustarse a dicha modalidad, previa revisión por la Dirección de
Investigación.
Para la revisión del convenio, la Dirección de Investigación debe enviar a la Dirección Jurídica los
siguientes documentos:
–
–
–
–
–
–
Términos de la convocatoria, cuando aplique.
Memorando de elaboración del convenio/contrato.
Proyecto.
Resolución ó acto administrativo en el que se comunica que la Universidad ha sido seleccionada
como beneficiario/ejecutor o coejecutor, cuando aplique.
Demás documentos que se enuncien como anexos del convenio/contrato según se requiera,
como carta de presentación, presupuesto, etc.
Certificado de disponibilidad presupuestal, cuando aplique.
El envío a la Dirección Jurídica del convenio/contrato toma (1) día hábil.
NOTA: En caso de requerirse un acuerdo de confidencialidad ó de propiedad intelectual debe ser
solicitado a la Dirección Jurídica.
COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS
Compra de bienes diferentes a materiales de consumo, reactivos e insumos
FLUJO DE PROCEDIMIENTO
Centralizado en Oficina de Suministros
Compra de materiales de consumo, reactivos e insumos
Investigador
Investigador
Facultad
Realiza cotizaciones y
selecciona el proveedor
Informa al responsable de
compras en la Facultad
los datos de la compra
Valida la existencia del
proveedor y crea el pedido
en el sistema People Soft
Oficina de Suministros
Responsable asignado
Facultad
Facultad
INICIO
Realiza un segundo
despacho del pedido
en PeopleSoft
Investigador
Aprueba el pedido en el
sistema PeopleSoft
Proveedor
Radica en la Oficina de
Suministros el pedido con las
cotizaciones respectivas (de
acuerdo a la matriz de
atribuciones)
Despacha el pedido en el
Sistema PeopleSoft
Facultad
Envía la orden de compra
al proveedor
Oficina de Suministros
FIN
Realiza la recepción física del
producto y firma la remisión
o acta de entrega en señal de
aprobación
Radica la factura en la
Oficina de Suministros
Realiza la recepción del
pedido en PeopleSoft y radica
las facturas en la Oficina de
Cuentas por Pagar
ELABORACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS
La periodicidad y cantidad de informes financieros que se deben presentar se establecen en el
convenio de investigación suscrito, por lo cual debe tenerse control de las fechas y plazos de
entrega de estos.
Los informes financieros patrocinados por Colciencias deberá regirse por el formato establecido
por esta entidad, para los restantes deberá verificarse si la entidad cuenta con una plantilla
especifica para la presentación de informes financieros, en caso contrario, podrá emplear el
formato establecido por Colciencias.
Para la revisión del informe financiero y posterior firma por el Jefe de la Oficina de Contabilidad
debe solicitar cita al correo [email protected] con tres (3) días de anticipación.
Recuerde que los gastos deben ser registrados e incluidos en los registros financieros del proyecto
en el periodo que se ejecutan, puesto que la Oficina de Contabilidad no realiza reclasificaciones y
estos gastos no serán aceptados.
ELABORACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS
El formato de informe financiero deberá presentarse a la Oficina de Contabilidad junto con los
siguientes documentos:
–
–
–
–
–
–
–
–
Informe de gastos del proyecto generado desde el modulo de control de compromisos
Copia del convenio o contrato de investigación
Copia de los informes financieros presentados previamente, no aplica para el primer
informe.
Certificación firmada por el Decano Académico de la Facultad donde se indique la
dedicación (tiempo y costo) de funcionarios administrativos en el proyecto.
Certificación firmada por el Decano Académico de la Facultad donde se indique la
dedicación (tiempo y costo) de profesores en el proyecto.
Certificación emitida por la Oficina de Relaciones Laborales, donde se indique valor por hora
del personal administrativo y profesores vinculados con el proyecto; así mismo copia del
correo electrónico donde se evidencie el envío de estos documentos desde la Oficina de la
Dirección de Gestión Humana.
En caso que aplique, certificación de uso de equipos que sean propiedad de la Universidad y
requieran ser usados para el proyecto.
Copia del correo electrónico de la Oficina de Activos Fijos donde se indique los datos del
equipo que se certifica, donde se cite, placa, descripción del activo, valor de la depreciación,
valor de la depreciación mensual y valor en libros.
ELABORACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS
En el formato de informe financiero, asigne un espacio para firma del responsable del proyecto en
la Facultad (ya sea el Investigador principal, Decano Académico u otra instancia que se considere
pertinente) y una segunda asignada para la Jefe de la Oficina de Contabilidad.
No incluya decimales en el informe financiero, en caso de no existir valores coloque cero en el
campo.
Cuando existan aportes de un tercero, es necesario reflejarlo en el informe financiero. Para
financiación externa ésta se debe encontrar firmado por la Entidad.
De existir diferencias entre los saldos sin ejecutar presentados en el informe financiero y lo
registrado en la aplicación financiera, es necesario incluir una nota aclaratoria en el informe.
EJECUCIÓN TÉCNICA
La ejecución técnica de las actividades de investigación comprende, tanto el desarrollo mismo de la
actividad investigativa, como la presentación de los informes técnicos, manuscritos y demás
documentos de soporte de los resultados de esa actividad, tal como lo establece la respectiva
entidad patrocinadora. Así mismo, la solicitud oportuna de prórrogas, cambios de personal, entre
otros posibles ajustes en el desarrollo de la actividad investigativa.
La información sobre fechas de ejecución y entrega de resultados de avance o finales de las
actividades de investigación se encuentran disponibles en el sitio web con la ruta:
www.javeriana.edu.co/ofi > Usuario y Contraseña > Ver Actividades Investigacion
Solicitud de prorroga
Las solicitudes de prórrogas y los cambios de personal en los proyectos cofinanciados por entidades
externas se tramitan directamente ante la entidad patrocinadora, desde la Facultad y Unidad
Académica responsable de la ejecución del proyecto. Se debe remitir copia de dichas solicitudes al
Vicerrector Académico.
Los requisitos en cuanto a documentación, tiempos reglamentarios y demás pautas para tales
solicitudes, los establece cada entidad patrocinadora en el contrato que se suscribe para formalizar las
condiciones de ejecución de la actividad investigativa.
Las solicitudes de prórroga para la ejecución de proyectos de investigación financiados por la Pontificia
Universidad Javeriana, se tramitan conforme a la Circular 15 de 2009. Las solicitudes de prórroga u
otrosí que lleguen a la Vicerrectoría de Investigación o la Dirección Jurídica deben venir con el aval de la
Facultad o Unidad.
Informes técnicos
Informes técnicos patrocinadores externos:
Los proyectos de investigación financiados por la Pontificia Universidad Javeriana no requieren de la
presentación de Informes técnicos finales a la Vicerrectoría de Investigación, sino que se deben remitir
los manuscritos de las publicaciones previstas en el proyecto, según lo establecido en la Circular 15 de
2007.
Informes técnicos patrocinadores externos:
En el caso de los proyectos de investigación financiados por otras entidades, cada entidad
patrocinadora define los requerimientos para la presentación de informes técnicos de avance y finales,
conforme lo establecido en los documentos del contrato (términos de referencia de la convocatoria,
convenio o contrato específico, memorando de contrato, actas, entre otros) suscrito para la ejecución
de cada proyecto.
Formatos:
Algunas de estas entidades disponen de guías y formatos para la presentación de informes técnicos de
avance y finales. Para el caso de Colciencias, éstos pueden consultarse en el sitio web de esta entidad y
también en el de la Universidad. www.javeriana.edu.co/ofi > Usuario y Contraseña > Documentos,
Formatos, Sitios
EJECUCIÓN TÉCNICA
Las pautas para la normalización de la identificación institucional y de autores en todos los productos
académicos desarrollados por profesores y demás funcionarios vinculados a la Pontificia Universidad
Javeriana, se encuentran en la Circular N° 13-2011.
En los manuscritos que presenten resultados de actividades de investigación financiados o
cofinanciados por la Pontificia Universidad Javeriana se deben otorgar los créditos a todas las entidades
patrocinadoras, de la siguiente manera: Se debe identificar la afiliación institucional de los autores;
identificar el código y el nombre del proyecto de investigación que dio lugar al manuscrito; y, reconocer
el aporte financiero de cada una de las entidades (No sólo si éste fue en efectivo, sino también cuando
el aporte es en especie, como es el tiempo de dedicación de los profesores, entre otros).
Los derechos de propiedad intelectual sobre los resultados y productos derivados de actividades de
investigación, se regularán con base en la política de propiedad intelectual de la Universidad. En caso de
ser derivados de un proyecto aprobado por una entidad externa, se regularán según se acuerde con
dicha entidad.
PRESENTA INFORME FINANCIERO A ENTIDAD EXTERNA
A través de la Dirección de Investigación se realiza el envió del informe financiero final a la Entidad
Financiadora previa revisión de su contenido.
La entrega de este informe debe realizarse con mínimo tres días hábiles de anticipación.
El informe financiero final debe llevar la firma de la Oficina de Contabilidad si la entidad patrocinadora
así lo estipula.
ENVÍA RESPUESTA DEL INFORME FINANCIERO FINAL
En caso de que el patrocinador solicite aclaraciones a la información remitida en lo informes
financieros, la Facultad deberá gestionar su aclaración y corrección, si a ello hubiere lugar, enviando
copia del documento de respuesta a la Dirección de Investigación.
FIN DE LA METODOLOGÍA