Analista de Cuentas a Pagar - ALUMNIBLOG :: Plantel Superior
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JERÁRQUICOS / ESPECIALISTAS HayGroup TÍTULO DE PUESTO: Analista de Cuentas a Pagar OCUPANTE: LOCALIZACIÓN: FECHA: Octubre 2011 PREPARADA POR: Duke Energy Argentina – Buenos Aires DEPENDENCIA JERÁRQUICA: Gerente Finanzas e Impuestos Firma del Ocupante: Firma del Superior: DEPENDENCIA FUNCIONAL: 1. MISIÓN Coordinar y Ejecutar los procesos de cuentas a pagar a fin de asegurar el cumplimiento de las obligaciones de la compañía a sus proveedores y clientes internos. 2. PRINCIPALES RESULTADOS Importancia 1 2 3 4 5 6 7 ACCIONES (¿qué hace?) Realizar los pagos de las facturas y otros documentos coordinando con el Analista Financiero, la existencia de fondos en las cuentas bancarias de la compañía. Coordinar el proceso de cuentas a pagar junto con el área de administración en Neuquén. Supervisar y analizar los pagos a proveedores del exterior Analizar y conciliar las cuentas corrientes de los proveedores y clientes internos Asesorar, en materia de pagos, a los proveedores y capacitar, según los requerimientos, a los clientes internos en el módulo de Cuentas a Pagar Evaluar la cartera de cheques de clientes de la compañía y coordinar su depósito o su endoso. Controlar la carga de documentos. Si existiesen errores en los mismos realizar el pedido de correcciones a los usuarios y hacer el seguimiento de las mismas. Controlar las bases de datos financieras y realizar las modificaciones correspondientes Analizar, ingresar y presentar la información requerida por el BCRA concerniente los pasivos externos de las cias. , su composición accionaria y la información patrimonial de las mismas. RESULTADO FINAL ESPERADO (¿para qué lo hace?) Garantizar el cumplimiento de las obligaciones de la compañía y unificar el proceso de pago a proveedores y clientes internos de la compañía entre las dos localizaciones Asegurar la correcta contabilización del módulo de cuentas a pagar Contribuir al análisis y al esclarecimientos de dudas respecto de los procesos de cuentas a pagar que se encuentran descentralizados Garantizar el ingreso de las cobranzas a la s cuentas bancarias y contribuir a los ahorros de la compañía mediante los endosos. Asegurar que se interprete y se ingrese correctamente el documento en el sistema de gestión vigente Garantizar la correcta asignación de permisos a los usuarios y realizar las bajas correspondientes de la base de apoderados Asegurar el cumplimiento de las obligaciones informativas con el fin de garantizar el cumplimiento de las políticas financieras de la compañía. 3. DIMENSIONES (Expresadas en términos anuales) Principales Magnitudes (Ventas, Costos de Producción, Valor Agregado, Compras, Inversiones, etc.) Facturación USD 67.867 M U$ 81.6 MM EBIT USD 10.628 M U$ 20.3 MM ROCE USD 27.569 M 12.4 % Net Income USD 9.279 M USD 12.5MM Recursos Asignados - Cantidad total de personal: - Costo total del personal: - Activos Asignados: 4. ORGANIZACIÓN (Puestos que dependen jerárquicamente) 5. AUTORIDAD Decisiones Recomendaciones Priorizar tareas según su importancia Selección de formas de pago Coordinar cartera de cheques de clientes 6. CONTEXTO Formas de eficientizar el proceso de pagos Creación de lineamientos sobre carga de facturas Administración de límites de tarjetas de crédito Breve descripción sobre aspectos relevantes del entorno. Problemas, participación en comité, contactos relevantes internos y externos, otra información Dentro del entorno de Duke Energy Argentina el puesto de analista de cuentas a pagar se encuentra ubicado directamente bajo la gerencia de finanzas e impuestos, con una única persona responsable en Buenos Aires, la cual maneja todo lo concerniente a pagos en dicha localización. El puesto trabaja activamente de manera coordinada con el analista de administración de la localidad de Neuquén. El flujo de trabajo es alto, ya que dentro de las actividades no sólo se encuentra la realización de los pagos de 3 razones sociales distintas, sino que también debe cumplirse con los requerimientos internos de la compañía (ya sea de información o de dinero efectivo) y los externos, como ser la provisión de información varia a proveedores, el apoyo al sector de impuestos para cumplimentar los requerimientos impositivos, además del constante análisis sobre la mejora de procesos y la implantación de nuevos beneficios. Al ser uno de los principales sectores que esta involucrado en el flujo de dinero, se encuentra en relación directa con el área de finanzas. La cía. cuenta con métodos diferentes para realizar los pagos, y el titular del puesto es el responsable de utilizar el más eficiente para cada caso. También tiene contacto directo con el Banco, ya que una de las formas de pago es mediante tercerización de pagos. Para ello, el titular del puesto trabaja coordinadamente con el Banco para lograr los resultados esperados asegurando el éxito de la información exportada hacia el Banco e importada luego de haberse realizado el pago. La carga de facturas de proveedores se encuentra descentralizada, con lo cual el titular del puesto se relaciona con todos los sectores de la compañía brindando asesoramiento, información y capacitación referida a pagos. Dentro de los problemas que se pueden encontrar se destacan los errores en la información ingresada en sistema, la celeridad con que debe cumplirse con algunos pagos con vencimiento estricto y la falta de información de otros sectores sobre los lineamientos en los procesos de pagos, lo cual contribuye en la demora de los procesos administrativos. Con respecto a los desafíos más relevantes están la conciliación de cuentas corrientes de proveedores, la creación e implantación de nuevos procesos (ya sea de carga de facturas, de pagos, etc.) y la corrección de los procesos pre-existentes para asegurar el correcto funcionamiento. Estos son claves para la mejora de los tiempos de trabajo del sector. Además, el puesto es responsable del manejo de la caja chica y de la administración de las tarjetas de crédito corporativas. 7. PRINCIPALES CONOCIMIENTOS, EXPERIENCIAS Y HABILIDADES Conocimientos: - Conocimientos contables e impositivos - Conocimientos sobre conciliaciones bancarias - Conocimientos sobre instrumentos y medios de pago - Conocimientos de flujo de dinero - Conocimientos de procesos Experiencias: - Tareas administrativas - Manejo de instrumentos y cuentas bancarias Habilidades: - Relaciones interpersonales - Manejo de presiones - Capacidad de trabajo en equipo - Autonomía - Orientación a resultados.