ajustes contables

AJUSTES CONTABLES
Todo lo que suceda en el negocio debe registrarse en el sistema contable, para
que el diario y el mayor contengan un historial completo de todas las operaciones
mercantiles del periodo. Si no se ha registrado una operación o transacción, los
saldos de las cuentas no mostrarán la cifra correcta al final de periodo contable.
Los asientos con que se ajustan o actualizan las cuentas se llaman asientos de
ajuste. Cada asiento de ajuste afecta una cuenta de balance general y del estado
de resultados. Si el ajuste no afecta a una cuenta de ingresos o de gastos, no es
un asiento de ajuste.
Ajustes de Gastos
Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos acumulados pendientes
de pago y gastos que al pagarse fueron registrados como activo, requieren un
cargo a una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo.
A continuación se muestran tres tipos de ajustes de gasto:
Gastos devengados: muchos negocios incurren en ciertos gastos del periodo
antes de efectuar el pago correspondiente, estos gastos que se van acumulando
se llaman gastos devengados o incurridos. Gastos pagados por anticipado: son
gastos que se registraron como un activo o como un gasto cuando se pagaron.
Un gasto pagado por anticipado es un activo y se produce cuando se pagan
gastos que abarcan uno o más periodos contables futuros. Cuando el pago se
hace antes de que se haya incurrido en el gasto o antes de que se haya vencido
por lo general se hace el cargo a la cuenta de un activo, debido a que representa
un costo no vencido y que se empleará en periodos futuros, para producir
ingresos. Sin embargo se puede utilizar una cuenta del estado de resultados
para registrar el gasto cuando se paga. Cuando se usa una cuenta del estado de
resultados para anotar el asiento inicial, es necesario ajustar una cuenta de
gastos para bonificar cualquier parte no utilizada o vencida, y pasar el importe a
una cuenta del balance general.
Distribución del costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil, mediante el
proceso de depreciación. Al proceso de cancelar o disminuir el costo de un activo
fijo, con la excepción de terrenos, a lo largo de su vida útil estimada se le conoce
como depreciar el activo o simplemente como depreciación. Cuando se
distribuye el costo del activo fijo a lo largo de su vida útil estimada, se carga a la
cuenta de depreciación y se acredita a la cuenta de depreciación acumulada.
Interés Acumulado
El interés que se carga en préstamos a corto plazo (30,60 o 90 días) es el gasto
o costo de pedir dinero prestado. El interés se va acumulando según pasa el
tiempo. Pero el pago de la cantidad tomada mas el interés, no se efectuará hasta
la fecha de vencimiento del préstamo.
Ajustes de Ingresos
Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de cobro y de ingresos
que al momento del pago se registraron como pasivos, ya que no habían sido
devengados, requieren un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a
una cuenta de ingresos, esto se debe hacer en el ultimo día del periodo contable.
Existen dos tipos de ajustes de ingresos:
Ingresos acumulados pero no registrados ni cobrados.
Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que cuando se devenguen
se convertirán en ingresos.
Los ingresos pueden ser devengados (ganados) antes de que se reciba efectivo
del cliente, o de que se contabilice la operación en los registros contables. Estos
ingresos que se han devengado pero que aun no se han recibido o registrado se
llaman ingresos devengados.
Cuando un cliente paga por adelantado servicios prestados, se carga a la cuanta
de efectivo y por lo general, se acredita una cuenta de pasivo llamada anticipos
de clientes, debido a que no se ha realizado el servicio y el ingreso aun no se ha
ganado.
Normalmente, todos los anticipos cobrados a clientes se registran en una cuenta
de pasivo al momento en que se recibe el pago.
Cuando se usa una cuenta de resultados para registrar el asiento inicial, será
necesario el ajuste a una cuenta de ingresos para cancelar cualquier ingreso no
devengado y traspasar el importe a una cuenta de pasivo.
Balanza de comprobación ajustada
Después de anotar en el diario los asientos de ajuste y pasarlos al mayor, se
prepara una balanza de comprobación ajustada para verificar la exactitud del
mayor, antes de preparar y actualizar los estados financieros de fin de año.
Ajustes por Inflación
El actualizar los estados financieros surge de la necesidad de conocer el valor
real que tienen las partidas no monetarias de una empresa y conocer hasta que
punto se han visto afectadas por la inflación. Las partidas no monetarias son
aquellas cuyo valor varía con el transcurso del tiempo.
Los ajustes que más se realizan en las empresas son en las siguientes
partidas:
Inventarios
Activos Fijos
Depreciación de activos fijos
Capital contable
Para ajustar los activos fijos por inflación, al igual que en los inventarios, se
requiere del factor de ajuste. Una vez obtenido el factor, se le aplica al valor
histórico. El ajuste se hará cargando a la cuenta del activo fijo y acreditando a la
cuenta de exceso o insuficiencia de capital. La depreciación acumulada es la
contrapartida del activo fijo por lo tanto debe mostrar un saldo que este valuado
con pesos del mismo poder adquisitivo que el activo fijo.
Los ajustes al balance son asientos que se realizan con frecuencia porque,
generalmente, no coinciden los saldos contables (balance de comprobación de
sumas y saldos o libro mayor) con los saldos reales (inventario general).
El inventario general es el recuento y valuación de todos los bienes, derechos y
obligaciones, que tiene una empresa o sociedad a una fecha determinada. Los
datos para su confección se obtienen en base a la realidad y no de los registros
contables. Es obligatorio registrar el inventario general anual dentro de los tres
primeros meses de cada año.
Las clases de ajustes que existen son:
1.Arqueo de fondos y valores
2.Inventario de mercaderías
3.Depuración de deudores
4.Amortización de bienes de uso
5.Gastos pendientes de pago
6.Gastos pagados por adelantados
7.Ingresos pendientes de cobro
8.Ingresos cobrados por adelantado
9.Omisión de gastos bancarios
10.Documentos protestados o en gestión judicial
Arqueo
1.Item de lista numerada
de caja: Es el recuento de dinero cheques y giros a nuestro favor existentes en
caja.
El arqueo de la cuenta Caja puede indicar una diferencia mayor o menor que el
saldo contable.
Si el saldo contable es superior al de la realidad, se debe disminuir el saldo de
la cuenta Caja de la siguiente manera: Faltante de caja (Resultado negativo, en
la columna del debe) A Caja(-Activo, en el haber) Si la situación se da al revés,(el
saldo contable es inferior al de la realidad) debe aumentarse el saldo de Caja de
la siguiente manera: Caja (+Activo) a Sobrante de caja(Resultado positivo)
Inventario de mercaderías: Es el recuento y valuación de las mercaderías a la
fecha de cierre del balance. El inventario de mercaderías no siempre coincide
con los saldos contables, esto puede deberse a la existencia de roturas,
extravíos, etc. que no fueron contabilizados o por diferencia en valuación de las
mismas.
Si la cantidad de mercaderías según la contabilidad es mayor a la cantidad que
presenta la realidad, se debe disminuir el saldo de la cuenta Mercaderías la
siguiente manera; Faltante de inventario (Resultado negativo) a Mercaderías (Activo) En cambio, si la cantidad de mercaderías en la realidad es mayor al saldo
contable, se debe aumentar el saldo de la cuenta Mercaderías de la siguiente
manera: Mercaderías(+Activo a Sobrante de mercaderías(Resultado positivo)
Registro y calculo del costo de mercaderías vendidas (CMV): Si durante el
ejercicio económico no se contabilizó la salida de mercaderías (no se registró el
costo en el momento de la venta) se deberá efectuar subsiguientemente el
asiento de ajuste.
Depuración de deudores: Es la tarea de analizar los saldos individuales de cada
deudor con el motivo de dejar en la cuenta Deudores por Ventas solo aquellos
que pagan regularmente y sacar de ella a los clientes que no están en esa
situación. De este análisis podemos sacar 4 tipos de deudores:
1.Deudores por ventas: Corresponde a deudores que no saldaron sus deudas,
pero están a tiempo de pagarlas.
2.Deudores morosos: Corresponde a aquellos que están atrasados en el pago
pero se cree que van a pagar.
3.Deudores en juicio o en gestión judicial: Corresponde a los que se le ha
iniciado juicio para el cobro de sus deudas.
4.Deudores incobrables: Se considera así a quien por determinados motivos
como su muerte o desaparición no pagarán la deuda y se dan por perdidos.
Todas las cuentas de deudores son parte del activo, a excepción de "Deudores
incobrables", que al ser una pérdida se transforma en resultado negativo.
Los asientos para las cuentas de deudores serán: Deudores morosos (+Activo)
a Deudores por Ventas (-Activo) Deudores en gestión judicial (+ Activo) a
Deudores morosos (- Activo) Deudores incobrables (Resultado negativo) a
Deudores en gestión judicial (- Activo)
La transformación de un deudor no tiene que seguir necesariamente ese
orden(es decir, un deudor por venta puede pasar a ser deudor en gestión judicial
sin transformarse en moroso previamente, o pasar a ser incobrable por su
muerte, por desaparición o huida del país sin ser moroso o en gestión judicial)
DEPRECIACIONES
El término depreciación se refiere, en el ámbito de la contabilidad y economía, a
una reducción anual del valor de una propiedad, planta o equipo. Esta
depreciación puede derivarse de tres razones principales: el desgaste debido al
uso, el paso del tiempo y la obsolescencia
Se utiliza para dar a entender que las inversiones permanentes de la planta han
disminuido en potencial de servicio. Para la contabilidad, la depreciación es una
manera de asignar el coste de las inversiones a los diferentes ejercicios en los
que se produce su uso o disfrute en la actividad empresarial. Los activos se
deprecian basándose en criterios económicos, considerando el plazo de tiempo
en que se hace uso en la actividad productiva, y su utilización efectiva en dicha
actividad.
Una deducción anual de una porción del valor de la propiedad y/o equipamiento.
También se puede definir como un método que indica el monto del costo
imputable al gasto, que corresponda a cada periodo fiscal.
La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que
sufre un bien por el uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para
generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final
lo lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por el activo usado, se le debe
incorporar el gasto, correspondiente desgaste que ese activo ha sufrido para
poder generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio
económico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el
desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten
generar un determinado ingreso.
Al utilizar un activo, este con el tiempo se hace necesario reemplazarlo, y
reemplazarlo genera una derogación, la que no puede ser cargada a los ingresos
del periodo en que se reemplace el activo, puesto que ese activo genero ingresos
y significo un gasto en mas de un periodo, por lo que mediante la depreciación
se distribuye en varios periodos el gasto inherente al uso del activo, de esta
forma solo se imputan a los ingresos los gastos en que efectivamente se
incurrieron para generarlo en sus respectivos periodos.
Otra connotación que tiene la depreciación, vista desde el punto de vista
financiero y económico, consiste en que, al reconocer el desgaste del activo por
su uso, se va creando una especie de provisión o de reserva que al final permite
ser reemplazado sin afectar la liquidez y el capital de trabajo de la empresa.
Supongamos que una empresa genera ingresos de 1.000$ y unos costos y
gastos que sin incluir la depreciación son de 700$, lo que significa que el
beneficio será de 300$, valor que se distribuye a los socios. Supongamos
también, que dentro de esos 300$ que se distribuyen a los socios, están incluidos
100 por concepto de depreciación, que al no incluirla permiten ser distribuidos
como utilidad. ¿Qué sucedería en 5 años, cuando el activo que genera los 1.000$
de ingresos debe ser reemplazado? Lo que sucede es que no habrá recursos
para adquirir otro activo que sustituya al anterio, puesto que los recursos con que
se debía reemplazar fueron distribuidos. De ahí la importancia de la
depreciación, que al reconocer dentro del resultado del ejercicio el gasto por el
uso de los activos, permite, además de mostrar una información contable y
financiera objetiva y real, permite también mantener la capacidad operativa de la
empresa al no afectarse su capital de trabajo por distribución de utilidades
indebidas.
La depreciación, como ya se mencionó, reconoce el desgaste de los activos por
su esfuerzo en la generación del ingreso, de modo pues, que su reconocimiento
es proporcional al tiempo en que el activo puede generar ingresos. Esto es lo
que se llama vida útil de un bien o un activo, el tiempo durante el que un activo
se mantiene en condiciones de ser utilizado y de generar ingresos.
La vida útil es diferente en cada activo, depende de la naturaleza del mismo.
Pero por simplicidad y estandarización, la legislación Colombiana,1 por ejemplo,
y de manera similar casi todas las regulaciones, han establecido la vida útil a los
diferentes activos clasificándolos de diferentes grupos:
Inmuebles (incluidos los oleoductos) 20 años
Barcos, trenes, aviones, maquinaria, equipo y bienes muebles 10 años
Vehículos automotores y computadores 5 años
Métodos de cálculo de la depreciación
Para el cálculo de la depreciación, se pueden utilizar diferentes métodos como
la línea recta, la reducción de saldos, la suma de los dígitos y método de
unidades de producción entre otros.
Método de la línea recta
El método de la línea recta es el método mas sencillo y más utilizado por las
empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo.
[Valor del activo/Vida útil]
Para utilizar este método primero determinemos la vida útil de los diferentes
activos.
Además de la vida útil, se maneja otro concepto conocido como valor de
salvamento o valor residual, y es aquel valor por el que la empresa calcula que
se podrá vender el activo una vez finalizada la vida útil del mismo. El valor de
salvamento no es obligatorio.
Una vez determinada la vida útil y el valor de salvamento de cada activo, se
procede a realizar el cálculo de la depreciación.
Supongamos un vehículo cuyo valor es de 30.000.000$.
Se tiene entonces (30.000.000 /5) = 6.000.000.y
Así como se determina la depreciación anual, también se puede calcular de
forma mensual, para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 años.
Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo.
Método de la suma de los dígitos del año
Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor
cuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo. La formula
que se aplica es: (Vida útil/suma dígitos)*Valor activo
Donde se tiene que:
Suma de los dígitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida útil del activo.
Ahora determinemos el factor.
Suponiendo el mismo ejemplo del vehículo tendremos:
(5(5+1)/2 (5*6)/2 = 15
Luego, 5/15 = 0,3333
Es decir que para el primer año, la depreciación será igual al 33.333% del valor
del activo. (30.000.000 * 33,3333% = 10.000.000)
Para el segundo año:
4/15 = 0,2666
Luego, para el segundo año la depreciación corresponde al 26.666% del valor
del activo (30.000.000 * 26,666% = 8.000.000)
Para el tercer año:
3/15 = 0,2
Quiere decir entonces que la depreciación para el tercer año corresponderá al
20% del valor del activo. (30.000.000 * 20% = 6.000.000)
Y así sucesivamente. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida útil restante
entre el factor inicialmente calculado.
Método de la reducción de saldos
Este es otro método que permite la depreciación acelerada. Para su
implementación, exige necesariamente la utilización de un valor de salvamento,
de lo contrario en el primer año se depreciaría el 100% del activo, por lo perdería
validez este método.
La formula a utilizar es la siguiente:
Tasa de depreciación = 1- (Valor de salvamento/Valor activo)^(1/n)
Donde n es el la vida útil del activo
Como se puede ver, lo primero que se debe hacer, es determinar la tasa de
depreciación, para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o
saldo sin de preciar
Para una mayor comprensión, descargue el archivo: Ejemplos de métodos de
depreciación en Excel.
Método de las unidades de producción
Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se distribuye la
depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos.
Para determinar la depreciación por este método, se divide en primer lugar el
valor del activo por el número de unidades que puede producir durante toda su
vida útil. Luego, en cada periodo se multiplica el número de unidades producidas
en el periodo por el costo de depreciación correspondiente a cada unidad.
Ejemplo: Se tiene una máquina valuada en $10.000.000 que puede producir en
toda su vida útil 20.000 unidades.
Entonces, 10.000.000/20.000 = 500. Quiere decir que a cada unidad que se
produzca se le carga un costo por depreciación de $500
Si en el primer periodo, las unidades producidas por la maquina fue de 2.000
unidades, tenemos que la depreciación por el primer periodo es de: 2.000 * 500
= 1.000.000, y así con cada periodo.
Presupone que la depreciación está en función al uso o la productividad y no del
paso del tiempo. La vida del activo se considera en términos de su rendimiento
(unidades que produce) o del número de horas que trabaja. Conceptualmente,
la asociación adecuada del costo se establece en términos del rendimiento y no
de las horas de uso; pero muchas veces la producción no es homogénea y
resulta difícil de medir. (Costo menos valor de desecho) X horas de uso en el
año = cargo por Total de horas estimadas o depreciación
Método lineal
Este método lineal supera algunas de las objeciones que se oponen al método
basado en la actividad, porque la depreciación se considera como función del
tiempo y no del uso. Este método se aplica ampliamente en la práctica, debido a
su simplicidad. El procedimiento de línea recta también se justifica a menudo
sobre una base más teórica. Cuando la obsolescencia progresiva es la causa
principal de una vida de servicio limitada, la disminución de utilidad puede ser
constante de un periodo a otro. En este caso el método de línea recta es el
apropiado. El cargo de depreciación se calcula del siguiente modo: Costo
Histórico Original menos valor de desecho, todo eso entre la vida útil (tiempo
dado de vida del activo) = Cargo por depreciación vida estimada de servicio. este
método sencillo que se basa en la determinación de cuota es proporcional,
iguales o constantes en función de la vida útil estimada.
Métodos decrecientes
Los métodos decrecientes permiten hacer cargos por depreciación más altos en
los primeros años y más bajos en los últimos periodos. El método se justifica
alegando que, puesto que el activo es más eficiente o sufre la mayor pérdida en
materia de servicios durante los primeros años, se debe cargar mayor
depreciación en esos años. Por lo general con el método del cargo decreciente
se siguen dos enfoques: el de suma de números dígitos o el de doble cuota sobre
valor en libros.
Suma de números dígitos
Da lugar a un cargo decreciente por depreciación basado en una fracción
decreciente del costo depreciable (el costo original menos el valor de desecho).
Con cada fracción se usa la suma de los años como denominador
(5+4+3+2+1=15), mientras que el número de años de vida estimada que resta
alprincipal el año viene a ser el numerador. Con este método, el numerador
disminuye año con año aunque el denominador permanece constante
(5/15,4/15,3/15,2/15 y 1/15) al terminar la vida útil del activo, el saldo debe ser
igual al valor de desecho.
Doble cuota sobre valor en libros
Utiliza una tasa de depreciación que viene a ser el doble de la que se aplica en
línea recta. A diferencia de lo que ocurre con otros métodos, el valor de desecho
se pasa por alto al calcular la base de la depreciación. La tasa de doble cuota se
multiplica por el valor en libros que tiene el activo al comenzar cada periodo.
Además, el valor en libros se reduce cada periodo en cantidad igual al cargo por
depreciación. De manera que cada año la doble tasa constante se aplica a un
valor en libros sucesivamente más bajo