Código de proveedores de Novartis

Código de proveedores de
Novartis
Versión 2.0
1 de junio de 2014
Índice
Introducción ...........................................................................................................................3
Seguimiento de nuestros estándares ...................................................................................3
Compras Responsables: estándares éticos.........................................................................4
1
Derechos laborales ........................................................................................................................................... 4
1.1
1.2
1.3
1.4
1.6
2
Salud y seguridad ............................................................................................................................................. 8
2.1
2.2
2.3
2.4
3
Libre elección de empleo........................................................................................................................ 4
Trabajo infantil y trabajadores jóvenes ................................................................................................... 4
No discriminación ................................................................................................................................... 5
Trato equitativo ....................................................................................................................................... 5
Libertad de asociación............................................................................................................................ 7
Riesgos y seguridad de los procesos ..................................................................................................... 8
Protección de los trabajadores ............................................................................................................... 8
Preparación y respuesta ante emergencias .......................................................................................... 8
Información sobre riesgos ...................................................................................................................... 8
Medio ambiente ................................................................................................................................................. 9
3.1
3.2
3.3
3.4
Autorizaciones medioambientales .......................................................................................................... 9
Residuos y emisiones............................................................................................................................. 9
Vertidos y descargas .............................................................................................................................. 9
Sustentabilidad y eficiencia de recursos................................................................................................ 9
4
Bienestar de los animales .............................................................................................................................. 10
5
Normas antisoborno y competencia leal ...................................................................................................... 11
5.1
5.2
Normas antisoborno ............................................................................................................................. 11
Competencia leal .................................................................................................................................. 12
6
Privacidad de los datos .................................................................................................................................. 13
7
Identificación de sospechas .......................................................................................................................... 13
8
Sistemas de gestión ....................................................................................................................................... 13
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
9
Compromiso y responsabilidad ............................................................................................................ 13
Requisitos legales y de clientes ........................................................................................................... 13
Gestión de riesgos................................................................................................................................ 13
Documentación .................................................................................................................................... 14
Formación y competencias ................................................................................................................... 14
Mejora continua .................................................................................................................................... 14
Referencias y bibliografía............................................................................................................................... 15
2
Código de proveedores de Novartis
Introducción
«Alto rendimiento con integridad» es un imperativo estratégico de Novartis.
Novartis promueve los valores sociales y medioambientales del United Nations Global Compact (Pacto Global de
las Naciones Unidas) entre sus proveedores y terceros y, en lo posible, utiliza su influencia para fomentar su
adopción. El Código de proveedores de Novartis («Código de proveedores») se basa en el United Nations Global
Compact (Pacto Global de las Naciones Unidas) y en otros estándares internacionales o buenas prácticas
aceptadas. El Código de proveedores está alineado con el Código de Conducta de Novartis.
Novartis espera que sus proveedores aspiren a cumplir los estándares definidos en el presente Código de
proveedores.
Novartis tiene el compromiso de ser líder en responsabilidad empresaria y este compromiso se expresa en este
Código de proveedores. El Programa de compras responsables de Novartis se ha creado para extender el
compromiso de Novartis con la responsabilidad corporativa a los proveedores y los terceros.
Novartis es miembro de Pharmaceutical Supply Chain Initiative. El Código de proveedores es coherente con los
Principios de Gestión Responsable de la cadena de suministro de la Industria farmacéutica (los «Principios») en
sus aspectos ético, laboral, de salud y seguridad, medioambiental y de sistemas de gestión relacionados.

Los programas de proveedores de Novartis son consistentes con los Principios.

Novartis cree que los comportamientos y las prácticas comerciales responsables redundan en interés de
la sociedad y del negocio. Para esta creencia es fundamental que el negocio no solo debe cumplir las
leyes, normas y regulaciones aplicables, sino que nuestros comportamientos también deben abordar
problemas sociales de fondo.

Novartis sabe que las diferencias entre culturas y legislaciones son un reto a la hora de aplicar estos
principios globalmente.

Novartis cree que la forma óptima de implementar los Principios es en un enfoque de mejora continua
para hacer avanzar el comportamiento de los proveedores con el tiempo.
El Código de proveedores no sustituye la legislación local. Novartis espera que los proveedores y los terceros
cumplan las leyes, normas y regulaciones aplicables, además de los estándares aquí contenidos.
Para los efectos de este Código de proveedores, el término «proveedores» puede incluir distribuidores,
mayoristas, licenciatarios, concesionarios, otros socios tecnológicos y otras entidades de venta.
Los enlaces a los que se hace referencia en esta página se pueden encontrar al final de este documento.
Seguimiento de nuestros estándares
El cumplimiento de los estándares que contiene este Código de proveedores es uno de los criterios de evaluación
del proceso de selección de los proveedores de Novartis.
Novartis espera que los proveedores cumplan las normas legales aplicables y trabajen para cumplir los estrictos
estándares aquí contenidos. En algunas circunstancias, en las que los proveedores o terceros hayan demostrado
y sigan demostrando un compromiso material para mejorar, Novartis quiere trabajar con ellos para propiciar
mejoras mediante el compromiso y la colaboración. Esto puede incluir auditorías, control del desarrollo y el
progreso de los planes de acción correctivos, remisión de proveedores a expertos externos y otros planes de
mejora razonables.
3
Código de proveedores de Novartis
Compras Responsables: estándares éticos
1
Derechos laborales
Los proveedores se comprometerán a observar los derechos humanos de los trabajadores y a tratarlos con
dignidad y respeto. Los elementos laborales comprenden:
1.1
Libre elección de empleo
Código de
proveedores
Los proveedores no utilizarán mano de obra obligada o forzosa ni trabajo involuntario de presos.
Expectativas
Trabajo forzado, sistemas de gestión: en cada emplazamiento, un representante designado con responsabilidad
de Recursos Humanos cumple las políticas y procedimientos para garantizar que todos los trabajadores in situ,
incluyendo los trabajadores de agencia y temporales, hayan elegido libremente estar allí y se les paga el trabajo
que realizan en legal forma.
Trabajo de presos: el uso del trabajo de presos es voluntario y se debe comunicar claramente a Novartis y,
cuando se utilice, se seguirán todas las leyes locales o directrices internacionales aplicables.
Periodos de notificación: los trabajadores son libres de dejar sus puestos de trabajo habiendo avisado
razonablemente y se les pagará a tiempo y completamente por el trabajo que hayan realizado antes de irse.
Retención de DNI / pasaportes: los trabajadores no están obligados a entregar sus documentos de identidad para
asegurar su empleo, a menos que la ley local lo requiera. En tal caso, los trabajadores deben tener acceso a sus
documentos en todo momento.
Libertad de movimiento: los trabajadores pueden ir y venir libremente de su sitio o puesto de trabajo in situ en
todo momento y no deben estar controlados por guardias de seguridad ( por ejemplo., controlados durante las
pausas, seguidos a los baños, etc.).
Depósitos de dinero: los trabajadores no deben pagar «depósitos» para asegurar un puesto de trabajo o un
puesto de trabajo proporcionado por el empleador, tampoco deben pagar «depósitos» excesivos para
herramientas, formación o equipamiento de protección personal necesario para llevar a cabo su trabajo de forma
segura.
1.2
Trabajo infantil y trabajadores jóvenes
Código de
proveedores
Los proveedores no utilizarán mano de obra infantil. El empleo de trabajadores jóvenes menores de 18 años se
limitará a trabajos que no conlleven riesgo y en circunstancias en las que los jóvenes estén en edad de trabajar
según la legislación del país y hayan cumplido la edad establecida para completar la educación obligatoria.
Expectativas
Trabajo infantil, sistemas de gestión: un representante designado con responsabilidad de Recursos Humanos
garantiza que hay políticas y procedimientos adecuados para controlar las edades de los trabajadores en cada
emplazamiento, incluidos los trabajadores de agencia y temporales.
Trabajo infantil: los niños que no lleguen a la edad mínima local para trabajar, la edad de educación obligatoria o
las edades establecidas en las Convenciones principales de la Organización Internacional del Trabajo (la que sea
superior) no deben ser empleados.
Un niño es:

cualquier persona joven que no llegue a la edad definida en las Convenciones principales de la
Organización Internacional del Trabajo, que es de 15 en países desarrollados y de 14 en países en vías
de desarrollo.
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Código de proveedores de Novartis


Cualquier persona joven que no llegue a la edad mínima legal local para trabajar, donde ésta sea superior
a 15.
Cualquier persona joven que no llegue a la edad legal de finalización de la educación obligatoria local,
donde ésta sea superior a 15.
Reparación: si se encuentran niños trabajando, se llevará a cabo un procedimiento de reparación adecuado para
asegurar su bienestar. Si se encuentran niños trabajando, los proveedores:


Retirarán al niño del lugar de trabajo inmediatamente.
Llevarán a cabo un plan apropiado para ayudar al niño, que puede incluir cubrir el costo de una formación
formal o vocacional, alojamiento u otros costos, en caso necesario.
Trabajadores jóvenes: personas jóvenes menores de 18 años que legalmente pueden trabajar, pero no llevar a
cabo trabajos peligrosos (manipulación de productos químicos, trabajo físico extenuante, etc.) o turnos de noche,
se siguen todas las leyes locales aplicables, incluyendo el acceso a la educación, la formación, los exámenes
médicos y la cantidad de horas de trabajo permitidas, etc.
Retención de DNI / pasaportes: los trabajadores no están obligados a entregar sus documentos de identidad para
asegurar su empleo, a menos que la ley local lo requiera. En tal caso, los trabajadores deben tener acceso a sus
documentos en todo momento.
1.3
No discriminación
Código de
proveedores
Los proveedores proporcionarán un lugar de trabajo libre de acoso y discriminación. Se rechaza la discriminación
por razones tales como raza, color, edad, sexo, orientación sexual, origen étnico, discapacidad, religión, filiación
política, membresía o estado civil.
Expectativas
No discriminación, sistemas de gestión: un representante designado con responsabilidad en Recursos
Humanos debe asegurar que las políticas y procedimientos adecuados se llevan a cabo en todas las instalaciones
para evitar la discriminación y deben poner en práctica procedimientos disciplinarios eficaces. Todos los
trabajadores deben saber a quién pueden informar sobre incidencias relacionadas con la discriminación.
No discriminación: los trabajadores no deben enfrentarse a discriminación de ningún tipo (desde la contratación
hasta que deje el trabajo) por razones tales como raza, color, edad, sexo, orientación sexual, origen étnico,
discapacidad, religión, filiación política, membresía o estado civil. A las candidatas a un puesto de trabajo no se les
debe realizar ninguna prueba de embarazo, a menos que lo pida la legislación local, y no se discriminará a las
mujeres embarazadas, de acuerdo con las leyes locales.
No discriminación sindical: no se debe discriminar a los trabajadores si quieren unirse a un sindicato o a un
comité de trabajadores.
1.4
Trato equitativo
Código de
proveedores
Los proveedores proporcionarán un lugar de trabajo libre de trato brusco o inhumano, como acoso sexual, abuso
sexual, castigos corporales, coerción mental o física o insultos a los trabajadores.
Expectativas
Trato equitativo, sistemas de gestión: un representante designado con responsabilidad de Recursos Humanos
garantiza que se llevan a cabo políticas y procedimientos adecuados para que todos los trabajadores reciban un
trato justo.
Los trabajadores deben entender que los procedimientos disciplinarios y aquellos para presentar reclamos, como
así también las multas impuestas a los trabajadores como parte de una acción disciplinaria son legales y justos.
Se sancionará en consecuencia a los supervisores y los gerentes que maltraten a los trabajadores.
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Código de proveedores de Novartis
Acoso o maltrato: los trabajadores no deben enfrentarse y ser víctimas de intimidaciones, acoso sexual, abuso
sexual, castigos corporales, coerción mental o física o insultos.
Papel del personal de seguridad: los trabajadores no están obligados a someterse a registros corporales
injustificados y los registros físicos de seguridad solo los llevarán a cabo cuerpos autorizados, de acuerdo con los
estándares legales locales y por guardias de seguridad del mismo sexo.
Trato equitativo, soborno: los trabajadores no deben pagar a otros trabajadores para evitar el acoso o para
recibir un trato preferencial
1.5
Código de
proveedores
Salarios, prestaciones y horario de trabajo
Los proveedores pagarán a los trabajadores conforme a las leyes laborales aplicables, incluidos salario mínimo,
horas extras y prestaciones obligatorias.
Los proveedores comunicarán al trabajador las bases de su remuneración con suficiente antelación. También se
espera de los proveedores que comuniquen al trabajador si será necesario hacer horas extras, y la remuneración
que el trabajador recibirá en ese caso.
Expectativas
Salarios y horario de trabajo, sistemas de gestión: hay un sistema implementado para controlar los horarios y
salarios pagados a todos los trabajadores de agencia in situ y los registros de horas completados y nóminas se
mantienen para todos los trabajadores in situ en todo momento.
Salarios: los trabajadores no están obligados a realizar trabajo no remunerado.
El pago mensual de los trabajadores, o retribución por unidad, debe ser al menos el sueldo mínimo legal local o los
estándares del sector y debe pagarse periódica y totalmente, de acuerdo con la legislación local.
Horas extra, remuneración: las horas extra se pagan de acuerdo con las leyes locales y, en caso de no haberlas,
como mínimo a la misma tarifa que una paga normal, pero idealmente a una tarifa superior.
Beneficios y bonos: todos los beneficios y bonos requeridos legalmente se pagan a los trabajadores a tiempo y
totalmente.
Horas de trabajo: las horas de trabajo deben coincidir con las leyes locales o los estándares del sector.
Horas extra: las horas extra son voluntarias y los trabajadores no deben trabajar más de 12 horas extra a la
semana periódicamente.
Días libres y descansos: los trabajadores disfrutarán de días libres y descansos de acuerdo con la legislación
local.
Comunicación: las condiciones de pago se comunican a los trabajadores antes de empezar a trabajar y se
confirman por escrito. Los trabajadores recibirán nóminas por escrito.
Deducciones: sólo se realizan deducciones por problemas disciplinarios, los retrasos y las ausencias de acuerdo
con las leyes locales.
6
Código de proveedores de Novartis
1.6
Código de
proveedores
Libertad de asociación
Se alienta a una comunicación abierta y una relación directa con los trabajadores para solucionar cuestiones
relativas a la remuneración o el lugar de trabajo.
Los proveedores respetarán los derechos de los trabajadores previstos en la legislación local sobre incorporación o
no a sindicatos laborales, representación y comités laborales. Los trabajadores también podrán comunicarse
libremente con la Dirección respecto a las condiciones de trabajo sin recibir amenazas de represalias, intimidación
o acoso.
Expectativas
Negociaciones colectivas: los trabajadores pueden negociar colectivamente y deben saber cómo plantear
cuestiones si lo desean. Donde haya acuerdos colectivos, se comunicarán a todos los trabajadores en un idioma
que puedan entender.
Sindicato / derechos de representación de trabajadores: los trabajadores tienen libertad para unirse a un
sindicato o comité de trabajadores o crear uno sin temer represalias o discriminación. Deben cederse a los
representantes de los trabajadores el tiempo razonable y acceso a instalaciones, como salas de reuniones, para
llevar a cabo sus tareas, de acuerdo con la legislación local.
Medios paralelos: donde las leyes locales limiten los sindicatos, los trabajadores pueden organizar comités de
trabajadores, si así lo desean.
7
Código de proveedores de Novartis
Salud, Seguridad y Medio Ambiente
Debido a la amplitud, la complejidad y el tamaño de la cadena de suministro de Novartis, los estándares descritos
en la sección 2 y 3 sobre salud, seguridad y medio ambiente (HSE, por sus siglas en inglés) ofrecen a los
proveedores estándares y conceptos básicos, a los que Novartis espera que se adhieran en toda su cadena de
suministro.
Novartis espera que todos los proveedores y terceros cumplan con los estándares HSE vigentes para cada
producto o servicio, y que potencien estos estándares como convenga.
2
Salud y seguridad
Los proveedores cumplirán todas las leyes y normativas sobre salud y seguridad aplicables proporcionando un
entorno de trabajo sano y seguro y, si es pertinente, lugares de residencia proporcionados por la empresa
saludables y seguros. Los elementos de salud y seguridad comprenden:
2.1
Código de
proveedores
Los proveedores deben disponer de sistemas y programas para identificar tanto los riesgos laborales como los
externos. Deben clasificar estos riesgos y definir los niveles de riesgo adecuadamente, así como disponer de
programas y sistemas para evitar o mitigar estos riesgos (p. ej., escapes catastróficos de productos químicos,
gases, polvo, etc.).
2.2
Código de
proveedores
Preparación y respuesta ante emergencias
Los proveedores deben desarrollar y distribuir planes de emergencia en todas las instalaciones y lugares de
residencia proporcionados por la empresa. Los proveedores deben reducir al mínimo, el posible impacto de
cualquier emergencia implementando planes de emergencia y procedimientos de respuesta adecuados.
2.4
Código de
proveedores
Protección de los trabajadores
Los proveedores deben disponer de sistemas y procesos para proteger a los trabajadores de la exposición a
productos químicos, biológicos o riesgos físicos (incluidas tareas que exijan esfuerzo físico) en el lugar de trabajo y
los lugares de residencia proporcionados por la empresa.
2.3
Código de
proveedores
Riesgos y seguridad de los procesos
Información sobre riesgos
Los proveedores deben disponer de programas y sistemas para ofrecer a los trabajadores información de
seguridad relativa a materiales peligrosos y formación para protegerlos de posibles riesgos. Los materiales
peligrosos pueden incluir, entre otros, materias primas, sustancias intermedias aisladas, productos, solventes,
agentes limpiadores y residuos.
8
Código de proveedores de Novartis
3
Medio ambiente
Los proveedores cumplirán todas las leyes y normativa sobre medio ambiente. Obtendrán todos los permisos,
licencias, registros de información y restricciones medioambientales y cumplirán los requisitos operativos y de
información, concretamente:
3.1
Código de
proveedores
Los proveedores deben disponer de procesos y sistemas para ajustarse a las leyes y regulaciones
medioambientales aplicables. Obtendrán todos los permisos, licencias, registros de información y restricciones
medioambientales y cumplirán los requisitos operativos y de información.
3.2
Código de
proveedores
Vertidos y descargas
Los proveedores deben disponer de sistemas y procesos que eviten y palíen los escapes y descargas
accidentales al medio ambiente.
3.4
Código de
proveedores
Residuos y emisiones
Los proveedores deben disponer de sistemas y procesos que garanticen la seguridad en el manejo,
desplazamiento, almacenamiento, reciclado, reutilización o gestión de residuos. Cualquier generación y disposición
de residuos, emisiones a la atmósfera y vertidos al agua que tengan el potencial de ser perjudiciales para la salud
humana o el medio ambiente se reducirán al mínimo de forma apropiada y se gestionarán, controlarán o tratarán
adecuadamente antes de ser arrojados al medio ambiente.
3.3
Código de
proveedores
Autorizaciones medioambientales
Sustentabilidad y eficiencia de recursos
Los proveedores deben disponer de sistemas y procesos que optimicen el uso sustentable de todos los recursos
que utilicen, como energía, agua y materiales.
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Código de proveedores de Novartis
4
Bienestar de los animales
Código de
proveedores
Los animales recibirán un trato respetuoso en el que se minimicen el dolor y el estrés. Los ensayos con animales
deberían realizarse tras considerar la posibilidad de sustituir los animales, reducir el número de animales utilizados
o afinar los procedimientos de un modo que minimice el estrés. Deberían usarse medios alternativos siempre que
sean científicamente válidos y aceptables para los organismos reguladores.
Expectativas
Novartis ha asumido el compromiso de alcanzar globalmente estrictos estándares en cuanto a bienestar animal
cuando los animales están involucrados en un estudio o procedimiento de Novartis. El Estándar de bienestar
animal de Novartis se aplica a todos los estudios experimentales con animales externos de Novartis. Se
corresponde con las regulaciones de Estados Unidos de Norteamérica, concretamente el AW Act (USC 7; 1966) y
regulaciones, y la Guía para el Cuidado y Uso de los Animales de Laboratorio de Estados Unidos de Norteamérica.
(Guides for the Care and Use of Laboratory and Agricultural Animals) (incluidos todos los vertebrados). Para los
primates no humanos se aplican criterios más rigurosos. Para países con regulaciones nacionales o locales más
estrictas que las de los Estados Unidos, se aplican los estándares más estrictos.

El bienestar de los animales es una preocupación primordial.

Se aplica el concepto de las Tres Rs: Replace, Reduce, Refine, es decir «sustituir, reducir, afinar».

Personal bien entrenado, competente y experimentado lleva a cabo los estudios. .

Los cosméticos acabados y sus ingredientes no se probarán en animales.

Sólo se compran y utilizan animales criados para realizar investigaciones, excepto algunos animales de
granja, animales de compañía utilizados en estudios clínicos y peces.

Los animales deben ser tratados con respeto y deben cuidarse de acuerdo con las necesidades
específicas de cada especie y ejemplar.

Los animales deben experimentar las molestias, sufrimiento y dolor mínimos.

Debe prestarse atención y cuidado especiales al transporte de animales.

Los principios y requisitos se aplican a estudios iniciados por Novartis realizados en instalaciones de
terceros (por ejemplo, organizaciones de investigación contratadas, universidades y otras empresas).
10
Código de proveedores de Novartis
Código de
proveedores
5
Normas antisoborno y competencia leal
5.1
Normas antisoborno
Los proveedores no deben sobornar a ningún funcionario público o persona privada y no debe aceptar sobornos.
Ningún intermediario, como agentes, representantes, apoderados, asesores, distribuidores o cualquier otro socio
comercial, debe ser utilizado para cometer actos de soborno.
Los proveedores cumplirán todas las leyes y normativas aplicables y todos los estándares sectoriales relativos a
anticorrupción.
Expectativas
Pagos para agilizar trámites: no se deben realizar pagos para agilizar trámites, independientemente de si las
leyes locales lo permitan.
Regalos, hospitalidad y actividades de ocio: los regalos, la hospitalidad y las actividades de ocio o
entretenimiento serán modestas, razonables y poco frecuentes en lo que respecta a un único receptor.




Los regalos, la hospitalidad o la asistencia a actividades de ocio nunca se ofrecerán con la intención de
que el receptor ofrezca un trato favorable al proveedor o a Novartis o de evitar que haga algo que
perjudique al proveedor o a Novartis.
Nunca se deben dar regalos en efectivo o regalos que equivalgan a dinero en efectivo.
No se deben ofrecer actividades de ocio o entretenimiento a ningún participante en reuniones de negocio,
congresos o eventos similares, a no ser que tales actividades sean una parte incidental de dichos eventos
y sean apropiadas. No se deben financiar excursiones ni ampliaciones de la estadía.
No se deben financiar los costes de las actividades de ocio, la hospitalidad o los gastos de viaje de
acompañantes de los invitados a las reuniones de negocio, congresos o eventos similares.
Becas y donaciones: las becas y donaciones solo se concederán si el proveedor y / o Novartis no recibe, ni se
considere que vaya a recibir, una beneficio tangible a cambio.
Contribuciones políticas: si el proveedor decide realizar contribuciones políticas, estas deben cumplir con todas
las leyes, regulaciones, códigos y estándares del sector aplicables y no deben realizarse con la expectativa de una
contraprestación directa o inmediata a Novartis .
Mecanismos de control internos: los proveedores deben disponer de políticas o directrices que definan en qué
circunstancias o dentro de qué límites los empleados pueden recibir regalos o favores de empresas externas con
las que la empresa hace negocios.


Éstos deben estar disponibles públicamente y divulgadas ampliamente entre los empleados en el idioma
adecuado.
Se debe asegurar que se cumplan estas políticas / directrices, que hay que revisar periódicamente.
Los proveedores deben financiar el entrenamiento en reglas de antisoborno de sus equipos de ventas y de otros
empleados que la necesiten.

Tal formación debe incluir las disposiciones de las leyes anticorrupción aplicables.

A solicitud de Novartis, el proveedor proporcionará de inmediato una copia del material de formación y la
plantilla de asistencia a la formación (que deberá incluir el nombre y la cualificación del instructor).
Denuncia de posibles conductas indebidas: se alentará a todos los trabajadores a informar sobre sospechas o
actividades ilegales en el lugar de trabajo sin recibir amenazas de represalias, intimidación o acoso.

Se deben llevar a cabo las investigaciones y correcciones apropiadas. El proveedor debe poner estos
informes a la disponibilidad de Novartis si se solicitara.
11
Código de proveedores de Novartis
Funcionarios: cualquier relación entre el proveedor y funcionarios públicos cumplirá de manera estricta las
normativas y regulaciones a las que estén sujetos (es decir, cualquier normativa o regulación aplicable a
funcionarios públicos en el país concreto o que haya sido impuesta por el empleador). Cualquier beneficio otorgado
a un funcionario público se comunicará, será totalmente transparente y estará debidamente documentado.
Relaciones de terceros: el proveedor no debe subcontratar u ocupar de ninguna otra manera a terceros en
nombre de Novartis ni representar a Novartis delante de terceros sin el previo consentimiento por escrito de
Novartis. De manera similar, no se podrá transferir r el contrato sin el previo consentimiento por escrito de Novartis.
Colaboración como tercero: la relación de Novartis con proveedores como terceros nunca se debe utilizar para
crear un incentivo o bonificación por la prescripción de recetas de productos de Novartis o para asegurar ventajas
comerciales improcedentes para Novartis.
Libros y registros: Novartis puede realizar una auditoría al proveedor en cualquier momento cursando una
notificación con una anticipación razonable para asegurar que cumple con estos estándares y confirmar todos los
pagos realizados por Novartis y a terceros.


5.2
Código de
proveedores
El proveedor debe preparar y mantener libros y registros que documenten de manera precisa y con los
detalles razonables todos los asuntos relacionados con los negocios del proveedor con Novartis,
justificando todos los pagos (incluidos los regalos, la hospitalidad y las actividades de ocio o cualquier otra
cosa de valor) realizados en nombre de Novartis o con fondos proporcionados por Novartis.
Novartis debe disponer de una copia de esta contabilidad si así lo solicita.
Competencia leal
Los proveedores deben desarrollar su actividad en competencia leal y abierta. Deben hacer uso de prácticas de
negocio justas, incluida la publicidad exacta y veraz.
Los proveedores cumplirán todas las leyes y normativas sobre competencia leal y antimonopolio.
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Código de proveedores de Novartis
6
Privacidad de los datos
Código de
proveedores
Los proveedores deben aplicar una política de privacidad de datos y de protección de seguridad a la información
personal que procesan. Los proveedores actuarán de acuerdo con las leyes de protección de datos vigentes.
Expectativas
Protección adecuada de la información personal: los proveedores deben tener la estructura, procesos y
procedimientos organizativos adecuados para garantizar la protección de la información personal frente a la
pérdida, destrucción, alteración, divulgación, uso o acceso accidentales, no autorizados o ilegales.
Medidas de seguridad adecuadas: los proveedores deben disponer de las políticas y procedimientos adecuados
que dirijan la seguridad técnica y organizativa y deben tomar las medidas razonables para confirmar que se
cumplen.
Cumplimiento de las restricciones de transmisión fuera de las fronteras: los proveedores deben tener
procedimientos, normas y medidas adecuadas para garantizar que siguen cumpliendo todas las leyes vigentes que
regulan las transferencias de datos fuera de las fronteras.
7
Código de
proveedores
Identificación de sospechas
Se debe animar a todos los trabajadores a informar sobre sospechas o actividades ilegales en el lugar de trabajo
sin recibir amenazas de represalias, intimidación o acoso. Los proveedores investigarán y tomarán acciones
correctivas en caso necesario.
8
Sistemas de gestión
Los proveedores deben utilizar sistemas de gestión que faciliten la mejora continua y el cumplimiento de las
expectativas de estos principios. Los elementos de los sistemas de gestión incluyen:
8.1
Código de
proveedores
Los proveedores deben demostrar su compromiso con los conceptos descritos en este documento asignando los
recursos adecuados a este propósito.
8.2
Código de
proveedores
Requisitos legales y de clientes
Los proveedores deben identificar y cumplir las leyes, normativas y estándares aplicables y los requisitos de
clientes pertinentes.
8.3
Código de
proveedores
Compromiso y responsabilidad
Gestión de riesgos
Los proveedores deben contar con mecanismos dirigidos a establecer y gestionar el riesgo en todas las áreas a las
que se refiere este documento.
13
Código de proveedores de Novartis
8.4
Código de
proveedores
Los proveedores deben mantener la documentación que resulte necesaria para demostrar la conformidad con
estas expectativas y el cumplimiento de la normativa aplicable.
8.5
Código de
proveedores
Formación y competencias
Los proveedores tendrán un programa de formación que ofrezca un nivel adecuado de conocimientos, destrezas y
capacidades a la Dirección y los trabajadores para cumplir estas expectativas.
8.6
Código de
proveedores
Documentación
Mejora continua
Se espera de los proveedores que mejoren de forma continua fijando objetivos de rendimiento, ejecutando planes
de implementación y aplicando las acciones necesarias para corregir las deficiencias identificadas por evaluaciones
internas o externas, inspecciones y revisiones de gestión.
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Código de proveedores de Novartis
9
Referencias y bibliografía
Las referencias siguientes se incluyen con fines informativos. Su propósito no es crear obligaciones adicionales a
este Código de proveedores de Novartis.
Referencias
generales
Código de Conducta de Novartis
Pharmaceutical Supply Chain Initiative
United Nations Global Compact
Declaración universal de los Derechos Humanos
Derechos
laborales
Libre elección de empleo de las
convenciones 29 y 105 de Organización Internacional del Trabajo («OIT»):
http://www.ilo.org/dyn/normlex/es/f?p=NORMLEXPUB:1:0::NO:::
Trabajo infantil
Convenciones 138 y 182 de la OIT: http://www.ilo.org/dyn/normlex/es/f?p=NORMLEXPUB:1:0::NO:::
No discriminación
Convenciones 111 y 100 de la OIT: http://www.ilo.org/dyn/normlex/es/f?p=NORMLEXPUB:1:0::NO:::
Convención Internacional sobre la Eliminación de todas las Formas de Discriminación Racial:
http://www.ohchr.org/Documents/HRBodies/CERD/ICERDManual_sp.pdf
Convención sobre la eliminación de todas las formas de discriminación contra la mujer:
http://www2.ohchr.org/spanish/law/cedaw.htm
Salarios, prestaciones y horario de trabajo
Convenciones 131, 95, 14 y 1 de la OIT: http://www.ilo.org/dyn/normlex/es/f?p=NORMLEXPUB:1:0::NO:::
Libertad de asociación
Convenciones 87 y 98 de la OIT: http://www.ilo.org/dyn/normlex/es/f?p=NORMLEXPUB:1:0::NO:::
Salud,
Seguridad y
Medio
Ambiente
OHSAS 18001
Certificación ISO 14001 Sistemas de Gestión Ambiental
Certificación ISO 50 000 Sistema de Administración de la Energía
Consejo de Administración Forestal
Sustainable Palm Oil
Bienestar de
los animales
Guide for the Care and Use of Laboratory Animals, 8.ª edición ( 2011) National Research Council (NRC),
Washington DC, EE. UU.
©
Guide for the Care and Use of Agricultural Animals in Agricultural Research andTeaching, 3rd Edition (2010),
Federation of Animal Science Societies (FASS), Champaign IL, USA
Directiva Europea 2010/63/UE (PE-CONS 37/10) del Parlamento Europeo y del Consejo de la Unión Europea
relativa a la protección de los animales utilizados para fines científicos (2010)
Antisoborno
Convención antisoborno de OECD
Ley sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero de los EE. UU. 1977
Ley sobre soborno del Reino Unido 2010
Novartis International AG
P.O. Box, CH-4002 Basilea
Suiza
Tel.: +41 61 324 11 11
www.novartis.com
Versión 2.0 | 1 de junio de 2014
 2014 Novartis International AG
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