Elex - CentraRSE

Programa Mejora del Desempeño de Pequeñas y
Medianas Empresas (PYME) Centroamericanas a través
de la Implementación de Prácticas Empresariales
Responsables
Programa Mejora del Desempeño de Pequeñas y Medianas
Empresas (PYME) Centroamericanas a través de la
Implementación de Prácticas Empresariales Responsables
Caso de Éxito en la Implementación de Prácticas
Empresariales
Responsables
en
Elex
de
Guatemala, S.A.
Consultor : Dr. Byron Estuardo Godoy Gutiérrez
Guatemala, Julio 2013
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Medianas Empresas (PYME) Centroamericanas a través
de la Implementación de Prácticas Empresariales
Responsables
I.
Perfil de la Empresa:
Empresa
Elex de Guatemala S.A.
Ubicación
Calzada Atanasio Tzul 22-00 zona 12, Empresarial El Cortijo II
Ofibodega 402. Guatemala, C.A.
Productos y Servicios
La empresa tiene clasificados sus productos en:
Seguridad Personal: Los Equipos de protección personal son
dispositivos o accesorios que son necesarios en los lugares de
trabajo donde existen peligros que no han podido ser eliminados
o controlados.
Artículos para la industria: Productos que están dirigidos a
proteger la calidad y facilitar diversas tareas dentro de la
industria, dirigidos especialmente a las áreas de empaque,
almacenamiento y logística.
Workplace: Productos que apoyan a la industria en el
cumplimiento de las exigencias de calidad e inocuidad y mejoran
las condiciones de las áreas de trabajo.
Servicios de asesoría profesional y capacitación en
equipos de seguridad industrial y salud ocupacional
II.
Sector de la Economía
Sector
Comercio
Subsector
Ventas por mayor y menor
Equipo de Salud y Seguridad Ocupacional
Descripción del Sector
Venta y asesoría de productos y servicios en seguridad Industrial,
salud ocupacional, Buenas Prácticas de Manufactura e higiene de
áreas de trabajo.
Cifras relevantes:
Información no disponible
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III. Sobre la Empresa
Historia
Elex de Guatemala S.A. es una empresa fundada en el año de 1,987. Desde su inicio a
brindado a la industria soluciones en materia de salud y seguridad ocupacional. Actualmente
cuenta con una extensa variedad de productos con las más altas exigencias de calidad, debido
a que los proveedores son seleccionados cuidadosamente. Elex cuenta con un equipo de
ventas altamente capacitado para asesorar a los clientes sobre los productos y servicios que
ofrece la empresa, reconociendo en su trabajo el alto compromiso con la salud y seguridad
de las personas brindando una asesoría profesional, con ética y calidad sobre los productos y
servicios.
Logros: Desde su fundación ha mantenido un crecimiento constante, demostrado en el
número de productos que ofrece al mercado, clientes y profesionales de venta que participan
en la empresa.
Misión, Visión, Principios y Valores
Misión
Crecimiento sostenido en ventas y ganancias a través de:
 Ser una compañía orientada a satisfacer las necesidades de nuestros clientes ofreciendo
productos de superior calidad.
 Demandando excelencia y calidad a nuestros empleados y proveedores a través de
compartir una asociación gananciosa.
 Estableciendo una comunicación fluida, compartiendo objetivos, mejorando
continuamente las condiciones de trabajo de nuestra gente e incrementando su moral.
 Llegando a ser una compañía de bajo costo de distribución reduciendo progresivamente
los gastos no variables, pero con excelencia en el servicio.
 Mejorando continuamente nuestros sistemas de información y tecnología, como
herramienta estratégica para competir y sobrevivir, proveyendo con esto un mejor
servicio a clientes, proveedores y accionistas.
Visión
Ser el distribuidor preferido de productos y servicios de Seguridad Industrial en Guatemala.
Esto lo lograremos proveyendo productos y servicios de clase mundial y que sean
reconocidos como superiores por nuestros clientes, con el más eficaz, profesional y cordial
servicio.
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Valores
 Honestidad
 Honradez
 Ética
 Cortesía
 Respeto
 Moral
 Responsabilidad
 Eficiencia
 Trabajo en Equipo
 Compromiso con la Calidad
Estructura y Funcionamiento
Numero de Colaboradores:
Área Administrativa
24
Área Comercial
17
Total de Colaboradores
41
Organigrama
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Directorio
Gerente Administrativo
Alejandra Ramírez
Gerente Comercial
Juan Carlos Segura
Coordinadora RSE
Leslie Duarte
Comité RSE
Alejandra Ramírez
María Eugenia López
Susana Beltetón
María Susana Guevara
(Jefe de recursos humanos)
IV. Logros de la RSE en la empresa:
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Acciones de RSE en la empresa
No.
PLAN
1
EJE RSE
Gobernabilidad
ACCIÓNES
REALIZADAS
Redacción y Divulgación de
Visión,
Misión,
Principios,
Valores y Política de calidad
2
Gobernabilidad
Declaración de Principios
Valores (Código de Ética)
3
Transversal
Proceso de Mejora continua en
Compras y Ventas
4
5
Público
Interno
Público
Interno
y
Manual de Puestos y Funciones
Programa de Salud y Seguridad
Ocupacional



Público
Interno
Programa
Personal
de
Desarrollo
Revisión de Visión,
Principios, Valores.
Misión,
Definición
conducta.
de
Normas
de
Valores y Principios Establecidos


Propuesta de Organigrama





Identificación de responsabilidades




Mapeo de procesos
Revisión de Visión y Valores
Empresa

Código de ética elaborado.
Empresa

Mapa de Procesos de Comprar y
Vender

Elaboración de procedimientos
Colaboradores

Manual de Puestos y funciones
Colaboradores

Manual de Salud
Ocupacional
Matriz de procesos revisado
Elaboración de
relacionados
Revisión
de
Administrativos
RESULTADOS


Empresa
Redacción de Políticas de calidad






6
GRUPO DE
INTERES
LOGROS OBTENIDOS
procedimientos
Misión y
redactado
Política
de
Calidad
Procedimientos
Redacción de Manual de Puestos
Identificación de riesgos
Control de Riesgos
Manual de Salud
Ocupacional
y


Seguridad
Señalización de emergencia

Estibar productos en bodega en
orden
Programa de Capacitación anula
Evaluación de conocimiento
Evaluación de capacitadores
Medición y mejora
Colaboradores




y
Seguridad
Botiquín de Primeros Auxilios
Señalización
seguridad
con
rótulos
de
Señalización rutas de evacuación y
salida de emergencia
Colocación de extintores
Programa de Capacitación
Registro de asistencia
Ficha
de
evaluación
colaboradores y capacitador
para
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No.
PLAN
7
EJE RSE
Proveedores
ACCIÓNES
REALIZADAS
Evaluación
Producto
de
Calidad
de



8
9
Proveedores
Proveedores
Revisión de proceso de compra
Proceso
de
selección
evaluación de proveedores
y
Plan 3R
Elaboración de Mapa de procesos



11
Medio
Ambiente
Política de protección del medio
ambiente
Ubicación en bodega de Producto
No Conforme




Clientes
Identificación de Producto No
Conforme
Revisión del proceso de compra

Medio
Ambiente
Definición de aspectos a evaluar
por clasificación.



10
GRUPO DE
INTERES
LOGROS OBTENIDOS
RESULTADOS


Ficha de control de calidad

Identificación de área de producto
No Conforme en bodega
Hoja de reclamo de producto No
Conforme
Colaboradores

Mapa de proceso de compra
Colaboradores


Ficha de datos de proveedores

Listado
actualizado
Revisión de proceso de recepción
de producto
Reducción de procesos
Elaboración
proveedores
de
ficha
para
Elaboración de formato
selección de proveedores
de
Ficha de indicadores para evaluar
el desempeño de proveedores
Listado
actualizado
de
Ficha de evaluación de desempeño
de proveedores
de
proveedores
Proveedores
Redacción del Plan de reciclado,
reduce y reúso
Empresa

Plan de 3R implementado
Comunidad

Política de Protección del Medio
Ambiente redactada.
Colocación de recipientes para
separación de desechos.
Comunicación y concientización
del plan 3R



Alianza con Empresa recicladora

Redacción y comunicación de
política de protección ambiental
Indicadores de economía
Normas de uso de recursos no
renovables
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No.
PLAN
12
13
14
15
EJE RSE
Medio
Ambiente
ACCIÓNES
REALIZADAS
Programa de reducción de
consumo de Energía eléctrica
Medio
Ambiente
Elaboración
Vehículos
de
Mercadeo
Evaluación
producto
de
Mercadeo
Bitácora
calidad
de
de
Divulgación de Buenas Prácticas
de RSE




Mercadeo
17
18
Comunidad
Comunidad
Programa de Seguridad vial y
ambiental
Programa de
voluntariado
donaciones
y
Control
de
consumo
combustible por vehículo
de
Incorporación al plan de marketing
2013


Programa de ahorro de energía
eléctrica
Hojas de registro de consumo


Bitácora de vehículos


Pendiente acciones de mejora
Clientes
Todos

Comunicación por medio de
insertos en correspondencia y
correo electrónico
Clientes

Encuesta de satisfacción al cliente
Comunidad

Entrega de carta con propuesta de
seguridad vial y señalización.

Pendiente
propuesta

Programa
de
donación
y
voluntariado pendiente de ejecutar
Comunidad
Pendiente análisis de consumo por
vehículo
Ficha evaluación de producto
Identificación de aspectos a evaluar
por tipo de producto
Divulgación de BP de RSE por
medio de correo electrónico y
hojas de correspondencia
Elaboración de encuesta
satisfacción del cliente
de
Validación
de
encuesta
satisfacción del cliente
de

Identificación y análisis de riesgos
en condominio Cortijo II

Acercamiento a la administración
para implementar medidas en
alianza.

Selección de institución
realizar voluntariado

RESULTADOS
Programa de ahorro de energía


Comunidad
Empresa
Indicadores de ahorro
Evaluación de producto en bodega

Satisfacción al Cliente
Elaboración de cuadros de registro
de consumo



16
GRUPO DE
INTERES
LOGROS OBTENIDOS
para
Comunidad
de
formalizar
la
Identificación de productos para
donación
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No.
PLAN
19
EJE RSE
Público
Interno
ACCIÓNES
REALIZADAS
Mejora de
laborales
las
condiciones
LOGROS OBTENIDOS




Remodelación y cambios en la
distribución de áreas.
Unificación de equipos de trabajo
GRUPO DE
INTERES
Colaboradores
RESULTADOS


Mejora
de
laborales
las
condiciones
Formación de equipos de trabajo
Mejora de las condiciones de
trabajo.
Instalación de acondicionadores
climáticos en áreas de trabajo para
mitigar el calor.
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Descripción de Resultados
Las acciones realizadas en Elex, han reforzado diversas áreas dentro de la empresa las mismas
han logrado un impacto en los colaboradores, en la cadena de servicio y en el medio
ambiente.
A continuación se detallan los principales resultados por eje.
 Eje de Gobernabilidad:

La revisión que se realizó al Plan Estratégico de la empresa permitió incorporar la filosofía
empresarial dentro de la Misión, desarrollar las Políticas de Calidad orientada al
compromiso de servicio, expectativas de los clientes y continuar ofreciendo productos de
alta calidad. Se revisaron la Misión y los valores de la organización determinando que
cumplían con los requisitos y poder ser comunicados.
Política de Calidad
Nuestro mayor compromiso es contribuir al desarrollo y crecimiento de la Seguridad
Industrial en Guatemala, a través de:
Ser una compañía orientada a satisfacer las necesidades de nuestros clientes ofreciendo
productos de superior calidad.
Estandarizar excelencia y calidad a nuestros colaboradores y proveedores a través de
compartir una asociación gananciosa.
Ser un equipo de trabajo cuyas acciones diarias están basadas en principios y valores.
Ser una empresa de bajo costo de distribución, reduciendo progresivamente los gastos no
variables, manteniendo la excelencia en nuestro servicio y la calidad en nuestros
productos.
Establecer una comunicación fluida, compartiendo objetivos, para mejorar continuamente
las condiciones de trabajo de nuestra gente e incrementar su moral.
Verificar constantemente nuestros procesos y sistemas de información y tecnología para
alcanzar una mejora continua.
10 | P á g i n a
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
La redacción del Código de Ética a incorporando los principios y valores empresariales ha
permitido documentar las obligaciones, derechos y compromisos de los diferentes
públicos de interés y la empresa. Elex de Guatemala es una empresa basada en la
estructura de los valores que se refleje en la vida laboral de quienes la integran, el código
de ética podrá servir de referencia a la toma de decisiones.

Con el fin de fortalecer la organización empresarial, la toma de decisiones y la
responsabilidad de los diferentes puestos de trabajo, se ha definido una nueva estructura
para ser presentada a la dirección de la empresa, el organigrama está definido por las
líneas de comunicación entre los cargos existentes y los cargos que puedan ser necesarios
a mediano plazo. El organigrama está pendiente de su aprobación final.
11 | P á g i n a
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
El interés de formalizar el sistema de gestión integral en la búsqueda de la mejora continua
por parte de la alta gerencia, ha permitido implementar la metodología de enfoque de
procesos, iniciando por identificar los principales procesos de la empresa y desarrollando
mapas de procesos, procedimientos, registros e indicadores por parte de la persona
responsable de los mismos y el Comité de Responsabilidad Social Empresarial,
permitiendo transmitir el conocimiento para que con la experiencia adquirida se sigan
desarrollando y formalizando el sistema de gestión de mejora continua.
12 | P á g i n a
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Mapa de Procesos de Compras
 Eje Público Interno

El programa de capacitación anual ha quedado establecido formalmente, se han
implementado en las diferentes áreas cursos para las mejoras de habilidades y
competencias. Los temas han sido establecidos según las necesidades de los
colaboradores, de cada área de trabajo y se tomó en cuenta los requerimientos
estratégicos de la empresa. Además del plan de capacitación se diseñaron las hojas de
registro, evaluación y seguimiento, para identificar las áreas de mejora.
Capacitación en reciclado de productos:
13 | P á g i n a
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
La elaboración del Manual de puestos y funciones adaptado a la nueva estructura
organizacional, se presentan definidas las responsabilidades de los distintos puestos de
trabajo y la autoridad que le corresponde, tiene el propósito de minimizar el
desconocimiento de las obligaciones, la duplicidad de funciones y evitar la realización de
procedimientos innecesarios. También servirá como base para la identificación de los
responsables de los procedimientos dentro de los diferentes diagramas de procesos.

Reconociendo que el aporte de las personas constituye el principal valor de la empresa y
son parte del factor estratégico para alcanzar los valores aceptables de calidad y
competitividad, se ha iniciado a implementar el Manual de Salud Ocupacional y Seguridad
Industrial de la empresa para proteger a los colaboradores. Por este medio se han
identificado los peligros y realizado análisis de riesgos, utilizando matriz de riesgos para
priorizar las acciones a realizar. Dentro del manual se ha los procedimientos para el uso
de equipo de protección personal, limpieza, señalización de seguridad y uso de extintores.
14 | P á g i n a
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Matriz de Riesgos
Consecuencias
Ligeramente
Extremadamente
Dañino
Dañino
Dañino
LD
Probabilidad
Baja
B
9
Riesgo trivial
Media
M
8
Riesgo
tolerable
6
Riesgo
moderado
Alta
A

D
ED
7
4
Riesgo
Riesgo moderado
tolerable
5
2
Riesgo
Riesgo importante
moderado
3
1
Riesgo
Riesgo intolerable
importante
Como parte del Programa de Salud y Seguridad Ocupacional, se identificaron las rutas de
evacuación y salidas de emergencia, quedando registradas en el flujo de personal en caso
de siniestros (rutas de evacuación). Se reubicaron y colocaron nuevos rótulos de
seguridad indicando las salidas de emergencia, ruta de evacuación, señalización de gradas,
ubicación de extintores, uso de equipo de protección personal en área de bodega. Además
se reubicaron y colocaron nuevos extintores en las diferentes áreas, considerando su
ubicación para facilitar su acceso en caso de emergencia.
15 | P á g i n a
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Responsables

Para fortalecer el programa de salud y seguridad ocupacional se han incorporado al
programa de capacitación cursos de primeros auxilios y la implementación de un botiquín
conteniendo artículos para brindar atención en caso de incidentes.

Buscando el bienestar del personal se realizaron remodelaciones y redistribución de las
áreas de trabajo mejorando las condiciones del entorno, contando con aire climatizado,
este cambio también brinda el beneficio de conformar a los diferentes equipos de trabajo
agrupados por el tipo de actividad que realizan.
ANTES
DESPUÉS
16 | P á g i n a
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ANTES

DESPUÉS
Por medio del proceso de identificación de peligros y realizar la evaluación y análisis de
riesgos en el área de bodega, se estableció como prioridad buscar mejoras de los
procesos operativos de almacenamiento y despacho, específicamente en la forma de
estibar los productos, separación de productos y la incorporación de charlas de
reforzamiento para el personal sobre el almacenamiento y manejo de productos.
ANTES
DESPUÉS
 Eje Proveedores

Para facilitar el proceso de selección de proveedores se elaboraron instrumentos para la
evaluación, selección y registro, con el objetivo de determinar si los proveedores
cumplen con las expectativas sobre las condiciones de los bienes y servicios que
proporcionan.
Para la evaluación de calidad de los productos se han establecido
indicadores dirigidos al empaque primario, empaque secundario y características visuales
del producto que deben de cumplir el producto al ser recibido en bodega o cuando se
realicen los procesos de auditoria de calidad interna. En caso de que el producto no
cumpla con la evaluación se deberá separar y almacenar como producto No Conforme,
según procedimientos establecidos, este producto puede ser reestablecido o devuelto al
proveedor.
17 | P á g i n a
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Responsables

En las actividades de implementación de sistemas de gestión de calidad se estableció
realizar la evaluación y mapeo de los procesos de compra, recepción y almacenamiento
debido a la importancia que representa en la cadena de servicio, dentro de las actividades
realizadas se establecieron los procedimientos asociados, registros e indicadores.

Para la comprensión de las actividades que se están realizando y difundir el plan
estratégico y las buenas prácticas de RSE han quedado establecidas las políticas de
comunicación.

Con el fin de mantener la información de los proveedores de manera inmediata y de
certera se implementaron las fichas de proveedores.
 Eje Medio Ambiente

Para poder establecer y aplicar mejoras en la protección del medio ambiente se procedió
a realizar una revisión de las principales leyes nacionales asociadas a la protección del
medio ambiente. Está práctica ha sido útil para que el Comité de RSE de la empresa
identificara aspectos a mejorar y buscar mecanismos para el beneficio de la protección del
medio ambiente; posteriormente se identificaron los beneficios económicos en el ahorro
de gastos por consumo.
Han quedado definidas las políticas de protección al medio ambiente y normas amigables.
18 | P á g i n a
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Responsables

Entre los diferentes planes y programas, se desarrolló el programa 3R desarrollando una
alianza con la empresa Ecología Total, que realiza la recolección y posterior reciclado de
los materiales de desecho, se han colocado diversos recipientes para la separación de
desechos, durante cuatro meses de recolección se ha obtenido beneficios, según los
indicadores ambientales de: ahorro de 3,544 Kw/hora de energía, 4,220 litros de agua y 1
barril de petróleo, además se han salvado 29 árboles.
Se estableció un plan de ahorro de consumo eléctrico, por medio de diferentes actividades
entre ellas la concientización del personal a través de charlas y anuncios que motivan
apagar las luces cuando no se utilizan, de la misma manera las computadoras y el aire
acondicionado, para llevar un mejor control de seguimiento se elaboraron fichas de
control de consumo. Al igual que el plan de ahorro de consumo de energía eléctrica se
realizó para el consumo de agua, uso eficiente de impresoras y fotocopiadoras, utilización
de materiales amigables al medio ambiente.
 Se han definido procedimientos para la evaluación de indicadores de los diferentes planes y
programas para evaluar los beneficios obtenidos y las oportunidades de mejora.

19 | P á g i n a
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Responsables
 Eje Mercadeo

Con la intención de divulgar las buenas prácticas de RSE que se han puesto en práctica se
ha incorporado al plan de marketing 2013 diferentes actividades que den a conocer a los
diferentes públicos de interés la Responsabilidad Social y el compromiso de Elex en este
sentido.
20 | P á g i n a
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Responsables

Se realizó una revisión del proceso de compras con enfoque a incrementar el tiempo de
respuesta y poder evaluar la calidad del producto en el momento de la recepción del
mismo. Para lo que ha quedado implementada una ficha de control de producto y su
evaluación de no conformidades.
20/05/2013

Para medir la satisfacción de los clientes se estableció la factibilidad de realizar una
encuesta para ser trasladada a los diferentes clientes y brinden retroalimentación para
conocer si la promesa de venta se ha cumplido o si el servicio que se brinda llena las
expectativas, la información obtenida permitirá realizar cambios para mejorar la atención
al cliente si fuera necesario.
21 | P á g i n a
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Responsables
 Eje Comunidades

El comité de RSE reconoce la responsabilidad de contribuir e involucrarse en las acciones
que permitan tener una mejor seguridad vial dentro del complejo donde están ubicados
por lo que se realizó la identificación de riesgos, análisis y elaboración de un plan de
respuesta para la seguridad vial y señalización dentro del condominio empresarial Cortijo
II. La Propuesta es presentada a la administración del complejo, siendo aceptadas las
sugerencias y solicitando la colaboración para poner en práctica las mismas dentro de los
complejos industriales vecinos, de esta manera se reducirán los riesgos de accidentes
viales y posibles lesiones a las personas que deben de caminar por las calles del complejo.
22 | P á g i n a
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Responsables

Se busca involucrar al personal para que participe en el proyecto que se ha enlazado con
Un Techo Para mi País, trabajando en conjunto con esta organización en forma de
voluntariado en una comunidad y con la donación de artículos que brindan protección
personal durante el desarrollo del trabajo que se realiza en las comunidades.
23 | P á g i n a
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Responsables
V. Detalle de indicadores de RSE
Integración del Comité de RSE
Responsable
Ejes Asignados
Leslie Duarte (Coordinadora)
Público Interno
Susana Beltetón
Gobernabilidad
Alejandra Ramírez
Proveedores y Mercadeo
María Susana Guevara
Medio Ambiente y Política Pública
María Eugenia López
Comunidades
Comité RSE
VI. Evaluación Inicial / Final
IndiCARSE Pyme
Elex de Guatemala identificó, elaboró y ha puesto en marcha diferentes programas
durante el proceso de implementación de las buenas prácticas de RSE, lo que se evidencia
en los diferentes ejes
24 | P á g i n a
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Responsables
__
07/05/2013
__
18/06/2013
Evaluación de Sistemas Integrados (Calidad, Medio Ambiente, Salud y
Seguridad Ocupacional)
La evaluación de la herramienta de sistemas integrados de calidad evidencia el
compromiso de la empresa, como la labor realizada en base a planes de trabajo, utilizando
indicadores precisos para las metas que se debían de cumplir, otro factor que ha
favorecido es la implementación de la gestión por procesos, que permitió realizar las
acciones de mejora de una forma fácil y rápida.
Evaluación Inicial
25 | P á g i n a
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Responsables
Evaluación final
VII.
Lecciones Aprendidas
El compromiso adquirido por el Comité de RSE, logró que se pudieran completar e
implementar acciones encaminadas a mejorar los diferentes ejes, otro factor que ha
colaborado es la implementación de gestión de mejora de procesos, lo que permitió
reconocer a las personas el camino que debía de seguir para mejoras en las diferentes
actividades. La alta gerencia ha tenido compromisos con proveedores en el extranjero
sin afectar el ritmo de trabajo, pero si dificulto la toma de decisiones, por lo que el plan de
acción de las mejoras de áreas de trabajo no se había considerado en un inicio, pero fue
posible agregar posteriormente.
Dentro de la metodología está establecida la capacitación y charlas de RSE en tres
oportunidades diferentes, siendo para la gerencia y el comité de RSE muy repetitivo,
condición que puede afectar en su participación, por lo que se recomienda en un futuro
reducir el número de capacitaciones del tema de RSE.
VIII.
Logros
La implementación de prácticas responsables ha tenido un impacto muy importante dentro
de la empresa, así mismo el dar a conocer a proveedores y clientes el compromiso con la
RSE el que
ha tenido un impacto positivo al
ser solicitado incorporarse al
encadenamiento productivo de RSE de una empresa para lo cual fue auditada con la
herramienta SMETA (Sedex Members Ethical Trade Audit), de SGS con resultados muy
satisfactorios.
26 | P á g i n a