Disertación / Ponencia

PROCESO LABORAL COSTARRICENSE: Aplicación del Instituto de la
Oralidad y del Instrumento del Expediente Electrónico.
Maria Angélica Falla Carvajal, Jueza
Tribunal Trabajo Menor Cuantía
I.- INTRODUCCION
El Poder Judicial Costarricense ha demandado con urgencia la aplicación de
la Justicia, calificada así, en el artículo 41 de nuestra Constitución Política de
“Pronta y Cumplida”, que fuese capaz de dar respuesta a los ciudadanos que
accedan el Sistema Judicial, brindando una mejor agilidad, calidad y eficacia.
Consciente nuestra Institución de esa necesidad y de los atrasos y demora en
la tramitación, concretamente en Materia Laboral, la cual tiene un alto
contenido social, se determinó que el tiempo promedio que duraba un
expediente desde que ingresaba la gestión al despacho hasta el dictado de la
sentencia de primera instancia transcurría de dos a cinco años, tiempo
efectivamente alto, al considerar que el reclamo general trataba sobre el cobro
de sus derechos laborales.
Por tal motivo es que procedo; a realizar el reconocimiento al Dr. Luis Paulino
Mora Mora, Presidente de la Corte Suprema de Justica (qDg), por su
entusiasmo de incorporar métodos e Instrumentos de Modernización al Sistema
Judicial Costarricense, realizando acciones concretas para probar nuevas
formas de funcionamiento de las Oficinas Judiciales, aprovechándose en
primer lugar de la Aplicación de la Oralidad y en segundo lugar de la utilización
de los medios tecnológicos. De ahí que se inicia con el proyecto de valorar la
incorporación de la Oralidad, en los despachos judiciales que tramitaban
laboral en Menor Cuantía, la aplicación de la Ley que Regula el Proceso
Laboral en Negocios de Menor Cuantía que data desde mil novecientos
sesenta y seis, creando Tribunales de Trabajo de Menor Cuantía en todas las
provincias del País. Asimismo en otros despachos que tramitaban Laboral en
Mayor Cuantía se procedió con el modelo de organización, sustentando la
oralidad y el Expediente Electrónico, (Juzgado de Trabajo de Mayor Cuantía de
Goicoechea y Cartago), contando con mecanismos alternos de reingeniería
de procesos judiciales, considerando los recursos con los que cuenta la
Institución, apegado al marco normativo vigente, principios, y respetando las
garantías fundamentales de los trabajadores y trabajadoras, empleador y
empleadora, en forma integral y oportuna, garantizando a su vez, la
independencia del Juez y la Jueza.
II.- PROCESO LABORAL COSTARRICENSE.
Nuestro Código de Trabajo que data desde mil novecientos cuarenta y tres, el
cual está en vigencia a la fecha de hoy, es de interés destacar que los
legisladores de ese momento, mediante los artículos 10 y 444 del mismo
cuerpo de ley, garantizaron a los trabajadores él fácil acceso a la Justicia,
1
eliminando el formalismo, en aplicación del Principio de Gratuidad, de ahí que
las partes pueden acudir a los Tribunales Laborales sin asistencia letrada.
En la Actualidad tenemos que los Procesos Ordinarios de Mayor Cuantía es de
tramitación escrita, excepto los Juzgados de Trabajo de Mayor Cuantía de
Goicoechea y Cartago que son orales y tienen expediente electrónico.- Y los
Procesos Ordinarios de Menor Cuantía se tramitan en los Tribunales de
Trabajo de Menor Cuantía con una modalidad de Oralidad, en aplicación de la
Ley de Negocios de Trabajo de Menor Cuantía.-La Demanda. Regulada con sus presupuestos en el artículo 461 del Código
de Trabajo, puede recibirse por escrito o Apud Acta, en esta última el auxiliar
judicial realiza una entrevista previa al gestionante para consignar los hechos y
tramitar el reclamo. Se recibe la demanda por tres medios. La primera Apud
Acta que consiste en recibirla en el mismo despacho judicial, y luego la misma
debe ser revisada por el Juzgador o Juzgadora para identificar si cumple con
todos los requisitos, con el fin de evitar realizar previos para subsanar cualquier
defecto u omisión, sino proceder a realizar el Auto de Traslado de la demanda,
en forma inmediata. La segunda la presentada directamente por las partes y
sus Abogados (as); directamente en el despacho o en la Oficina de Recepción
de Documentos, y la tercera presentada en forma electrónica en los despachos
judiciales que tengan este soporte electrónico.
En la vía ordinaria laboral se deben tramitar los reclamos de: preaviso, auxilio
de cesantía, aguinaldo, vacaciones, salarios caídos a título de daños y
perjuicios, reinstalación en el cargo con pago de salarios caídos, pensiones de
invalidez, vejez o viudez, cobro de anualidades, reclamos para la aplicación de
salarios mínimos, diferencias de salarios, horas extra, feriados, días de
descanso.
Los
Tribunales
Laborales
deben
recibir
todas
las
demandas,
independientemente que sus reclamos procedan o no, por cuanto en sentencia
es donde se define, e igualmente una vez recibida se valora si es competente
ese despacho o no, lo anterior, a efecto de no causar perjuicios al trabajador.
-Demanda defectuosa. En caso de existir una omisión de los requisitos, se
realiza una prevención por un plazo de tres días para que sea corregida, plazo
que se ha establecido vía jurisprudencia en aras de cumplir con el principio de
celeridad.
-Ampliación de Demanda. Conforme al artículo 313 del Código Procesal Civil el
cual se aplica en forma supletoria al Código de Trabajo regulado en artículo
452, se permite ampliar las pretensiones, previo a que la acción se conteste
dentro de plazo otorgado.
-Auto Traslado y Contestación. Conforme al artículo 464 del Código de
Trabajo. Se procede con la notificación a la parte demandada, en la cual se
otorga un plazo de seis a quince días para su contestación, se pueden dar
varias situaciones:
2
1.Contestación en tiempo y forma. Se opone a las pretensiones deducidas,
opone defensas y puede contrademandar.
2.Contestación en tiempo con allanamiento parcial o total. Si hay depósito de
dinero se pone en conocimiento del actor, caso contrario se continúa el trámite
del asunto sobre el resto de la petitoria.
3.Contesta en forma extemporánea. Si resulta estar extemporánea, el asunto
se pasa para el dictado de la sentencia, salvo que existan excepciones de
prescripción, cosa juzgada y transacción, se procede a dar audiencia por tres
días, o cuando se ofrece la prueba confesional se procede a señalar audiencia
para su recepción.
4.No contesta. Se pasa el asunto para el dictado del fallo.
-Audiencia sobre excepciones. Conforme al artículo 470 del Código de
Trabajo, se procede dar audiencia por tres días, y a resolver en primero las
que son de previo y especial pronunciamiento, en el siguiente orden, la Falta de
Competencia en sus tres modalidades, por territorio, cuantía o materia, Falta de
Capacidad o Defectuosa representación,
Falta de Agotamiento de la vía
administrativa, Litisconsorcio necesario.
-Señalamiento a Conciliación entre las partes. El artículo 474 del Código de
Trabajo establece que: “…el Juez convocará a las partes a una comparecencia
de conciliación y de pruebas, con señalamiento de fecha y hora…”; en ese
sentido el artículo 475 del mismo cuerpo de ley promueve que el Juez en
primer término procure el avenimiento de las partes, proponiéndoles medios de
conciliación y haciéndoles ver la conveniencia que un arreglo tiene para ellos;
dicho señalamiento debe analizar que los aspectos de carácter procesal
requeridos por el ordenamiento se entienda surgido y tramitado en forma válida
tales como la participación de todas la partes tratándose de varios patronos o
grupos de interés económicos, legitimación de las partes en cuanto a Poderes
Otorgados por las partes.
En ese sentido, admitiendo que la materia Laboral versa sobre cuestiones
fundamentalmente patrimoniales, y que se rige por principios constitucionales
de libertad, disponibilidad e inviolabilidad del patrimonio; es que el Juzgador o
Juzgadora intervienen en la Audiencia señalada de Conciliación con el
propósito de poner fin al litigio, con un intento optimista de que las partes se
avengan, siendo así en esta materia laboral la generalidad es que es admisible
la Conciliación, y únicamente existe una limitación en cuanto a las pretensiones
que solicite el accionante. No obstante su limitación como excepción a la regla
general la tenemos en algunos aspectos tales como:
1-Tratándose de las Pretensiones de Vacaciones y Aguinaldo que solicite el
accionante en su demanda,
por el motivo de que al ser derechos
irrenunciables no procede una conciliación en perjuicio económico del
trabajador, sino que por el contrario debe cancelar el patrono los montos
3
económicos correspondientes a dichos rubros, únicamente se puede ventilar el
mecanismo de conciliación en cuanto al plazo de tiempo para hacer efectivo la
cancelación.
2-En materia de Infracciones a las Leyes de Trabajo. Por motivo de que este
Proceso es un hibrido con la materia penal en su aplicación, y al existir una
falta a las leyes de trabajo establecidas en el Código de Trabajo y la Ley
Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social no procede la
conciliación en cuanto a la suma de dinero correspondiente a la multa impuesta
por la infracción cometida, se concilia en cuanto al plazo de tiempo.
De forma que partiendo de la admisibilidad del mecanismo de Conciliación en
materia Laboral, debemos analizar que la misma se ajuste a ciertos
presupuestos que garantizan su legalidad: en primer lugar la voluntad de las
Partes, en la cual deben demostrar su capacidad volitiva de comprometerse
para buscar un acuerdo, sin tener presiones o amenazas de cualquier índole,
en segundo lugar que no exista violencia moral y física y en tercer lugar que no
exista situaciones de desventaja entre las partes sea por aspectos
intelectuales, académicos, financieros o emocionales, ya que debe existir un
equilibrio para lograr el acuerdo. En caso de que las partes lleguen a un
arreglo, se levanta el acta con los términos de la misma, y se procede a dictar
una resolución que homologue la conciliación. En caso de fracasada la
conciliación se continúa con la etapa de recepción de pruebas ofrecidas por las
partes.-Fase Demostrativa. Señalamiento a Recepción de Prueba. Regulado en los
artículos 476 a 486 del Código de Trabajo. Se recibe las pruebas ofrecidas por
las partes, u ordenadas por el Juez (a) para aclarar los hechos controvertidos y
negados de la demanda. Se recibe la siguiente probanza:
1.Confesional: Se previene al confesante que sino comparece, sin tener justa
causa que se lo impide, podrá ser tenido por confeso, se tiene por afirmativas
las preguntas presentadas.
2.Testimonial: Se previene a las partes la presentación de los testigos, sino se
declara la inevacuabilidad de la prueba. Previo al interrogatorio sobre los
hechos generales y específicos de la demanda, se les pregunta sobre sus
calidades, generales de ley, y se les juramenta.
3.Declaración de Parte: Medio de prueba que puede ser ofrecida por las partes,
o ser realizado por los Juzgadores (as), al estar dentro de sus potestades
llamar a las partes bajo juramento.
4. Pericial: Si se acepta esta prueba, el Perito es juramentado para la
aceptación del cargo, y posteriormente debe rendir informe por escrito o verbal,
de los cual se da audiencia por tres días a las partes.
4
5.Documental: Las partes la pueden presentar al momento de la demanda, con
la contestación, con la Réplica, al contestar las excepciones, o en cualquier
momento del proceso, previo al dictado de la sentencia, para lo cual se procede
a dar audiencia a las partes por tres días.6.Reconocimiento de Documentos. Se realiza posterior a la prueba confesional.
7.Reconocimiento Judicial. Se evacua para comprobar un hecho ocurrido, o la
existencia de ciertas condiciones en el lugar de trabajo.
-Fase Preclusiva. Prueba para mejor resolver. Conforme a los artículos 489,
491 y 502 del Código de Trabajo, el Juzgador (a) tanto de primera como
segunda instancia tienen la facultad de ordenar o recibir prueba para mejor
proveer que considere necesaria para el mejor esclarecimiento de los hechos,
siempre que falten bases y pruebas para resolver de una vez en sentencia las
cuestiones de fondo del juicio.
-Sentencia de Primer Instancia. Regulado por artículo 492 Código de Trabajo.
Una vez evacuada toda la prueba, el asunto queda listo para el fallo en los
Procesos Ordinarios Escritos y debe de dictarse dentro del plazo de cinco días
hábiles siguientes al momento en que el trámite se completó. Y en los Juicios
Orales Ordinarios de Menor Cuantía, se realiza en forma inmediata, si difiere
por una hora para comunicar en forma Oral la resolución, y se entrega en forma
escrita el Acta de la Audiencia con la prueba admitida y el “Por tanto”, salvo
que sea un poco complejo y requiere mayor análisis se difiere para el día hábil
siguiente.-Recurso de Apelación. En los Procesos Ordinarios de Mayor Cuantía,
conforme al artículo 500 del Código de Trabajo procede contra las sentencias,
siempre que se interpongan dentro del tercer día. Y de conformidad con el
artículo ** 10 de la Ley que Regula el Proceso Laboral en Negocios de Menor
Cuantía no procede el Recurso de Apelación contra las sentencias dictadas por
los Tribunales de Trabajo de Menor Cuantía, por tratarse de un tribunal
colegiado.
III.- APLICACIÓN DE LA ORALIDAD.
Antecedente. El primer paso fue la creación de los Tribunales de Trabajo de
Menor Cuantía, que mediante acuerdo de la Corte Plena de Justicia de Costa
Rica, en la sesión Nº. 33-2007 del 17 de diciembre del dos mil siete, se
dispuso crear en los Circuitos Judiciales de Heredia, Alajuela y Cartago, dichos
Tribunales, los cuales conocerían todos los asuntos hasta por una estimación
de dos millones de colones, que aproximadamente son cuatro mil dólares, en
virtud de que a esa fecha solamente existía un único Tribunal de Trabajo de
Menor Cuantía localizado en la provincia de San José. Además en la sesión
Nº. 5-2008, se adicionó a este acuerdo que todas las demandas que ingresaron
a los despachos de Alajuela, Heredia y Cartago, a partir del 4 de febrero del
año dos mil ocho, se tramitarán bajo los procedimientos de la Ley que Regula
5
el Proceso Laboral en Negocios de Menor Cuantía, número 3664 de 10 de
enero de 1966 y sus reformas.
A la fecha de hoy se han creado estos
Tribunales en cada una de las siete provincias de Costa Rica.
Esta ley, que data desde ese año, con un pequeño articulado, establece un
proceso rápido, eminentemente oral, de plazos cortos, de conocimiento
colegiado, con un debate oral y público. En éste se evacua las pruebas
ofrecidas y admitidas por el Tribunal, se emiten conclusiones y se dicta de
inmediato la sentencia, la cual carece de todo recurso. En la práctica se cuenta
con un equipo de Audio y Video de las audiencias, que permite realizar la
grabación de toda la audiencia, con la recepción de la prueba, conclusiones de
las partes, y una vez concluidos estos procesos, el Tribunal delibera y dicta
sentencia de forma inmediata, entregando a los usuarios una acta lacónica
en la que se incorpora únicamente el “Por Tanto”, ya que el considerando y el
fundamento es realizado en forma oral. Las partes tienen la posibilidad de
obtener el video del juicio con la sentencia oral, mediante un dispositivo
electrónico, siendo que la novedad para ese momento fue que los usuarios
obtenían un juicio rápido con una resolución en forma inmediata.
Hoy, en día al procederse a realizar el juicio laboral en forma oral se está a
todas luces proponiendo un proceso ágil, donde el Juez o la Jueza asume la
dirección del proceso, fijando la litis, estableciendo los hechos que se deben
acreditar,
las pruebas que deban rendirse al efecto, recibiéndolas
personalmente en una o en muy pocas audiencias, según se requiera en cada
caso; y procediendo a dictar de ser posible, en la misma audiencia o en un
plazo de algunos días no prologando, la sentencia o resolución que
corresponda, el cual conlleva a una serie de Ventajas y Desventajas, que
enseguida paso a detallar según mi criterio y a la luz de la experiencia en el
ejercicio diario de la Oralidad en el Tribunal donde laboro, que son los
siguientes:
A) Ventajas:
1- Permite la celeridad y evita maniobras dilatorias de alguna de las
contrapartes, aprovechadas por el descuido, negligencia o impericia del
contrario, que tiene un proceso escrito.
2- Garantiza la bondad intrínseca de la justicia; brindándola de manera simple,
con ausencia de toda formalidad.
3- Es más económica, porque las partes no habrán de desembolsar grandes
cantidades de dinero para el desarrollo del caso en el proceso, sino que tardará
menos años y meses, lo cual traerá como consecuencia una justicia más
pronta y expedita.
4- Permite la inmediación con el contacto directo entre las partes, los testigos,
peritos y en general con todos aquellos que intervienen en el proceso, lo cual
coloca al Juzgador o Juzgadora en una situación de apreciar mejor los
elementos probatorios.
6
5- Se ratifican o subsanan defectos de los escritos de la demanda, en donde
se deben invocar de modo claro y preciso las pretensiones, los hechos y los
medios de prueba con que se cuentan, así como la contestación de la
demanda.
6- Prevalecen los Principios de la Concentración e Inmediatez, donde los actos
procesales deben hacerse con la mayor proximidad entre sí, en una o en pocas
audiencias cercanas una de otra, para la pronta toma decisión del Juzgador o
Juzgadora.
7- El Juez o la Jueza deben actuar realmente como un director (a) del proceso,
al admitir el derecho de disposición que tienen los particulares sobre sus
derechos de carácter privado para lograr su tutela jurisdiccional, poner en
movimiento la maquinaria judicial y una vez puesta en marcha, no se requiere
el impulso de parte para que continúe su marcha, dictando sentencia y
haciendo a un lado la inactividad, la lentitud, la obstaculización o el retardo del
proceso.
8- Disminuye el tiempo de respuesta desde la interposición de la demanda
hasta el dictado de la sentencia de Primer instancia desde dos años y medio, a
un promedio de seis meses.
El proceso Oral definitivamente genera en el Juzgador y Juzgadora un estado
satisfactorio, al permitir ser partícipe del litigio y le permite dominarlo mejor;
excita el espíritu del juzgador (a) y de los abogados (as); lo hace más sagaz,
más rápido, asegura mejor la veracidad y la sinceridad de los resultados de la
tramitación, por la cual se conoce a las partes, testigos, peritos, tiende a hacer
el debate más sencillo. La tramitación ya no dependerá de la voluntad de las
partes, sino del Juez o la Jueza, investido de todos los poderes más eficaces
para dirigir el más rápido y leal desarrollo del litigio, concedido por los artículos
41 y 42 de nuestra Constitución Política, siendo así que el Juicio Oral en la
Materia Laboral ya no será más aquel que se discute y se ventila por lo escrito,
sino aquel que se resolverá con la palabra y la sabia defensa en un juicio.—
B) Desventajas:
1- Los Profesionales que intervienen Jueces, Juezas, Abogados y Abogadas,
necesitan capacitación para desarrollar destrezas de Oralidad.
2- Se requiere infraestructura, tecnología que consiste en sistemas de
grabación de audio y video que sean confiables, y registren lo acontecido en
las audiencias.
3- Los Profesionales que intervienen deben conocer el derecho, no pueden
llegar a improvisar.
4-En los Tribunales de Trabajo de Menor Cuantía al ser un tribunal colegiado
por la aplicación de la ley, la sentencia no tiene Recurso de Apelación.5.- Los Jueces y Juezas de Segunda Instancia que resuelven los Recursos de
Apelación interpuestos sobre las Sentencias de los Juzgado de Trabajo de
7
Mayor Cuantía, presentan resistencia en resolver los mismos, con sentencias
orales, gestionando el respaldo digital de cada sentencia.-
IV.- EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
1.Antecedente. La Jurisdicción Laboral así como en otras materias de
sensibilidad social, ha constituido un reto para el Poder Judicial, por la mora,
el atraso en la tramitación de los expedientes versus resultados o resoluciones
expeditos, lo cual ha generado un impacto directo en el servicio al usuario,
siendo que después de varios años e intentos de diversas formas, se coordinó
establecer otros mecanismos más ágiles y efectivos.
Para iniciar con este
proyecto del Expediente Electrónico se estableció una metología que se
subdividió en cuatro etapas:
-Planificación. Se realizaron reuniones para definir lineamientos generales, a
seguir.
-Diagnóstico. Ejercicio de evaluación, identificar fortalezas y debilidades del
despacho. Detallar la cantidad de asuntos que ingresaban al despacho judicial,
y los tiempos de medición desde que se interponía la demanda hasta el dictado
de la sentencia definitiva.
-Propuestas de mejora e implementación. Se realizó planteamiento de trabajo y
digitalización de expedientes físicos, para estandarizar expedientes en formato
digital.
-Evaluación y Seguimiento. Se efectuó labor de seguimiento para conocer
detalle de resultados.
2.Proceso. La introducción del Expediente Judicial Electrónico, corresponde a
la aplicación de un Instrumento efectivamente Moderno para este Siglo, que
conlleva a la idea de que el proceso judicial ha de ser tramitado en su totalidad
de forma digital, dejando de lado el sistema de incorporación de escritos,
eliminando el formato papel o al menos limitándolo conforme a la materia y
necesidades.
El Expediente Judicial Electrónico pretende que toda la
información necesaria para la tramitación y resolución de un procedimiento se
encuentre en formato electrónico, tanto la emitida por la misma oficina judicial
como la aportada por las partes o por terceros que se relacionen o colaboren
con la Administración de Justicia, generándose únicamente documentos
electrónicos, que se archivan en el sistema informático.
El Expediente Electrónico para la tramitación digital y organización del
personal, es dividida en cuatro fases a saber;
-Fase Inicial: Recepción demanda-digitalización, Atención demanda oral,
Demanda enviada por sistema de gestión en línea.
-Fase Demostrativa: Traslado de la demanda, Presentación de la Prueba,
Señalamiento a la Audiencia Oral.
8
-Fase Conclusiva: Audiencia de Conciliación, Evacuación Prueba, Sentencia
Oral grabada, Apelación o Firmeza de la Sentencia.
-Fase Ejecución: Prevención de Deposito, giros de dinero, embargo, remates,
Incidentes de Nulidad.
En la aplicación del Rediseño de procesos a través de nuevas tecnologías y
moderna gestión, procedemos a valorar las ventajas y desventajas que
conlleva el mismo en su real ejercicio, ante la presencia de un tema social y
con gran sensibilidad por parte de los usuarios que acceden al Sistema de
Justicia en materia Laboral, encontrando con ello;
3.VENTAJAS:
A- Nivel Institucional:
1.Disminución en la duración de procesos internos de trabajo, lo cual evita
recarga de trabajo en el personal auxiliar al realizar resoluciones de trámite.
2. Se eliminaron varias funciones del Personal Auxiliar, como las tareas de
confección de carátulas, agregado manual de escritos, actas de notificación,
traslado de expedientes para el fotocopiado del mismo, a lo interno y externo
del despacho.
3. Reducción del uso innecesario de papel, se aplica la Política Institucional de
Cero Papel.
4. Los Jueces y Juezas realizan correciones o modificaciones de las
resoluciones confeccionadas por el Personal Auxiliar, a nivel digital.
5. Mayor agilidad y eficacia en la tramitación de expedientes, realizando
únicamente resoluciones necesarias e indispensables, que se genera un plazo
aproximado de dos meses desde la fecha de inicio de la demanda hasta que el
expediente esta listo para señalar la Audiencia de Recepción de Prueba.
6. Ubicación rápida de los expedientes, lo cual colabora en una atención más
rápida al usuario y poder con ello brindar una ágil información del estado del
expediente, desde el sistema de cómputo, sin necesidad de realizar búsqueda
por todo el despacho judicial.
7. Incorporación de indicadores de gestión para control y seguimiento del
trámite y resolución de expedientes, para los Jueces y personal Auxiliar.
8. Provoca un mejor Orden y limpieza en los despachos, al no contar con tanta
documentación brindada por las partes, y generada con el mismo sistema
escrito, lo cual implica tener mayor mobiliario en la oficina judicial, de forma que
propicia mejor ambiente laboral.
9
9. Seguridad en que cada expediente se encuentre completo en los
documentos presentados y resoluciones emitidas, evitando así cualquier
sustracción o manipulación de documentos presentados. Se designo a un
Auxiliar para realizar el escaneo de los expedientes que ingresan por medio de
Fax o correo, y luego procede a asignarlos en forma electrónica a los
expedientes. En caso de que se presenten escritos y documentos en la oficina
de Recepción de documentos del Edificio de Tribunales, dicha oficina procede
a escanearlos, los pasa a la cuenta del Juzgado para que sean asignados los
expedientes, y procede a entregar el original a las partes, para que los mismos
los custodien.
10. Disminución de quejas por parte de las personas usuarias, en relación a las
gestiones que presentan y atención que reciben en los despachos judiciales.
11. Disminución en la afluencia del público en un promedio de un ochenta por
ciento, por motivo de que las partes no deben estar asistiendo al despacho
para conocer el estado de su expediente, ya que lo visualizan desde cualquier
parte por medio de internet.B) Nivel de Atención para las personas Usuarias:
1. Los usuarios podrán realizar la presentación de escritos de manera
electrónica (llave maya, CD), en la Oficina de Recepción de Documentos del
Edificio de Tribunales, donde la asignan el número de expediente y lo reenvían
a la cuenta del despacho judicial, o tienen la opción de accesar por medio de
Internet, enviándolos al Correo electrónico, y el despacho propiamente les
asigna el número de expediente.
2. Las resoluciones judiciales se realizan en forma digital e impresa.
3. Los usuarios en cualquier lugar podrán accesar a la Revisión en línea del
avance en el proceso judicial, resoluciones y notificaciones, desde su propio
sistema de cómputo; también tienen la opción de presentarse a las Tribunales
de Justicia, a una área designada con sistema de cómputo para el acceso al
sistema, o bien presentarse al despacho y que el Auxiliar Manifestador le
brinde la información del estado del expediente.
4. Se obtienen mejores tiempos de respuesta a trámites y gestiones
presentadas por las partes, el trámite del expediente en su Fase inicial se
realiza en un plazo de dos meses.
5. Las Notificaciones son recibidas en forma pronta al correo electrónico. Y las
Actas de Notificación referentes al Auto de Traslado de la demanda, las cuales
deben ser notificadas en forma personal o en su domicilio, se proceden a
escanear y se asignan al expediente.
6. Aplicación de la oralidad a través de la grabación de audiencias en formato
electrónico, conforme la legislación lo permite. Y conforme a la complejidad del
10
asunto, se procede al dictado de la sentencia en forma oral el mismo día, o se
difiere para otro día y se dicta en forma escrita.
7. Creación de la Oficina de Recepción de Documentos, donde se escanean
los documentos para reenviarlos a la cuenta del despacho.
8. Genera mayor transparencia al Sistema, al accesar a los expedientes por el
sistema informático.
9. Crecimiento de la cantidad de conciliaciones como mecanismo de resolución
del conflicto.
4.DESVENTAJAS
A.Nivel de Relaciones Institucionales.
1. Al requerir documentos o información de otras Instituciones, ha resultado
inoperante, en la espera de respuesta. Se emiten oficios y hasta recordatorios
en forma escrita, y no aceptan la solicitud enviada por correo electrónico, y
proceden a brindar la documentación en forma escrita y no digital, por lo cual
se debe proceder a escanear los documentos para asignarlos a los
expedientes.
2. Hay problemas con los sistemas de programación Informáticos para leer y
comprender la información digital que se intercambia, dependiendo del equipo
de maquinaria de trabajo.
3. Se requiere de un alto nivel de Presupuesto para aplicar dicha herramienta
electrónica en todos los despachos judiciales, con un equipo idóneo, e
industrial, para el óptimo funcionamiento, como lo es en el Juzgado de Trabajo
de Goicoechea.
4. No hay Plataforma electrónica amigable para ser ejecutada en todos los
despachos, es un proyecto que inicia en forma lenta, excepto en el Juzgado de
Trabajo de Goicoechea, que fue en forma expedita.
5. Es un sistema sensible que requiere de una buena Protección en los
Sistemas Informáticos, sobre antivirus, para evitar pérdidas de expedientes
electrónicos, debiendo estar a cargo del Departamento de Informática de cada
edificio de Tribunales.
6. No genera agilidad o celeridad en la tramitación, con una plataforma
inadecuada.
7. Al tramitarse en forma expedita el expediente, se atrasa la etapa de
señalamientos a las Audiencias de Recepción de Prueba, al no contar con
suficientes Jueces versus la cantidad de circulante del despacho judicial.
8. Existe en varias ocasiones un mal escaneo de los documentos presentados
para ejecutar su impresión, sino se tienen los escaners industriales.
B. Nivel de Usuarios y Operadores de Justicia
11
Se analiza las desventajas desde el punto de vista de los Principios Laborales
que rigen esta Materia, los cuales son de Gratuidad y Pobreza, por el contenido
social de la misma. El Principio de Gratuidad, consiste en que las partes
puedan actuar en el proceso sin incurrir en gastos económicos, el cual es
implícito en la materia laboral donde no se requiere Patrocinio legal para que
las partes intervengan, costos de timbres u otros, en esa misma línea de
pensamiento se observa que;
1. Los Usuarios deben comprar dispositivos electrónicos para accesar a la
grabación de las resoluciones emitidas por el despacho judicial, y luego
proceder a imprimir los mismos para comprender lo resuelto por la autoridad
judicial, lo cual va en contra de la Política de Cero Papel. Sin embargo en el
Juzgado de Trabajo de Goicoechea se minimiza dicha efecto, entregando a los
usuarios un CD con los documentos del Expediente, o bien proceder a imprimir
la resolución de interés para las partes.
2. No existe una Plataforma tecnológica de acceso a todos los usuarios, se
debe brindar un área de colaboración para los trabajadores y trabajadoras que
no tengan conocimiento en sistemas de cómputo, para ser informados del
estado de su expediente virtual, en el Juzgado de Trabajo Goicochea si existe.
3. Denegación de Acceso a la Justicia, para los trabajadores y trabajadoras que
no tienen
conocimiento de sistemas informáticos, debiendo solicitar
colaboración, para informarse del estado de su expediente.
4. Para los Abogados defensores de los trabajadores y trabajadoras, o del ente
patronal, tienen problemas al ingresar documentos adjuntos como pruebas,
sino existe un buen equipo idóneo para escanear.
5. Visualización del Expediente Virtual, se analiza y se leen los documentos en
el Sistema de Cómputo, cada archivo tiene documentos adjuntos y no se
pueden abrir dentro del Sistema al mismo tiempo, lo cual genera más pérdida
de tiempo para estar revisando cada uno, excepto en el Juzgado de
Goicoechea donde se realizaron mejoras en el sistema.
6. Afectación física de la Visión de los Juzgadores y Juzgadoras al tener que
analizar y resolver cada asunto, en Expediente Electrónico, en el sistema de
cómputo.
7. Se atrasa el tiempo de espera a un promedio de un año, en la etapa de
señalamiento de Audiencia de Recepción de Prueba, al no contar con
suficientes Jueces para realizar las mismas y proceder con el dictado de las
sentencias.
V.- REGLAMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
-Dado la aplicación de esta herramienta electrónica e informatización del
proceso judicial, es que la Corte Plena en sesión número 22-13 celebrada el
veinte de mayo del dos mil trece, procedió a aprobar el “Reglamento sobre
Expediente Judicial Electrónico ante el Poder Judicial”;
cuyo objetivo es el
uso de medios electrónicos en la tramitación del proceso judicial, comunicación
de actos y transmisión de piezas procesales.
12
1. Validez a las piezas procesales. Se contempla la utilización de la firma
digital electrónica, o la firma holográfica la cual consiste en la identificación
inequívoca del suscriptor y puede darse de conformidad con el artículo 2, en
las siguientes formas:
a) Firma digital basada en un certificado digital emitido por Autoridad
Certificadora acreditada.
b) Firma electrónica mediante registro como persona usuaria en el
Poder Judicial.
c) Firma holográfica mediante dispositivo o capturador de firmas
utilizado por despachos y fiscalías electrónicas.
2. Acreditación de la firma ante el Poder Judicial. El artículo 5 establece
que, se debe crear un Registro único, y proceder a realizar un procedimiento
en el cual se asegurará la adecuada identificación de la persona interesada y le
será atribuido un registro y un medio de acceso al sistema, para preservar la
privacidad, secreto, identificación y autenticidad de las comunicaciones.
Ante este proceso todos los días y horas serán hábiles para presentar
gestiones por vía electrónica, y en caso de presentarse en días u horas en que
los tribunales estén cerrados, se tendrán por recibidas el día hábil siguiente.
Velando siempre por los derechos de los usuarios, el artículo 6 del mismo
reglamento, estipula que cada oficina y despacho judicial, deberá garantizar el
derecho de acceso a la información y acceso a la Justicia de las personas
usuarias que se encuentran en condición de desventaja en cuanto al uso de la
tecnología disponible (brecha digital) y las poblaciones en condición de
vulnerabilidad, identificadas según las Cien Reglas de Brasilia; por lo que, por
ningún motivo el uso de la tecnología se convertirá en una barrera u obstáculo
para el ejercicio de esos derechos, se procederá a facilitar la información de la
forma que lo requiera según las necesidades particulares (audio, braille, CD,
llave de almacenamiento, fotocopia, impresa, otros).
Considerándose siempre la Política del Poder Judicial denominada “cero
papel” es que establece en el artículo 7, que la Institución desarrollará sistemas
de procesamiento de las acciones judiciales, por medio de actos, resoluciones
y comunicaciones digitales, utilizando, preferentemente, la red mundial Internet
y acceso por medio de redes internas o aquellas que surjan conforme los
avances tecnológicos, y se obliga a que debe mantener equipos de
digitalización y de acceso a la red mundial Internet a disposición de las
personas en condición de vulnerabilidad.
3. Comunicación. Todas las comunicaciones judiciales serán efectuadas por
medio electrónico, que posibiliten el acceso integral a las piezas del proceso
correspondiente, serán equivalentes a las presenciales para todos los efectos
legales, contempla dos reglas de excepción:
1. Si por motivo técnico, resulte inviable el uso del medio electrónico para la
realización de la comunicación judicial, ese acto procesal podrá ser practicado
13
según las reglas ordinarias, digitalizándose el documento físico, que deberá ser
devuelto a la parte o en su defecto destruido por la oficina judicial.
2. Para efecto de la comunicación interna entre despachos judiciales, así como
el Organismo de Investigación Judicial, Defensa Pública, y el Ministerio Público,
se deberá considerar en cada caso, las limitaciones tecnológicas (brecha
digital) de aquellos despachos y oficinas judiciales involucradas, que se
encuentran en condición de desventaja en cuanto al uso de medios
electrónicos, para lo cual la información se deberá remitir por los medios que
garanticen su acceso, identidad, preservación e integridad de los datos.
Cuando el despacho destinatario tenga una gestión judicial con soporte de
papel y se encuentre en condiciones de desventaja o rezago tecnológico, la
oficina remitente le enviará la información en papel.
4. Formas de presentación del acto procesal. Regulado en los artículos 10
y 11 de dicho cuerpo legal, señala que todo acto procesal o gestión de partes
debe ser presentado en formato digital dentro del proceso electrónico;
realizados directamente por los abogados y abogadas públicos y privados, por
la parte interesada o por un tercero acreditado, sin necesidad de presentación
física en el despacho.
Así el artículo 15 establece que la presentación de demandas, escritos o
cualquier otra gestión ante despachos judiciales electrónicos, deberá ser
realizada electrónicamente, previa acreditación, mediante el Sistema de
Gestión en Línea provisto por el Poder Judicial, el cual se encuentra ubicado en
el sitio Web oficial de la Institución.En caso de que los Juzgados, Tribunales y Fiscalías electrónicas tengan
motivos para presumir la adulteración o falsedad del acto o gestión, tienen la
facultad de requerir la comparecencia de la persona interesada. Si la parte lo
requiere, se podrá suministrar un acuse de recibo electrónico. Por lo anterior,
los originales de los documentos digitalizados deberán ser conservados por la
parte, quien los presentará al despacho en el momento que lo requiera.
Los documentos que tienen la misma fuerza probatoria que los originales, son
los extractos digitales y los documentos digitalizados y aportados al expediente
judicial electrónico por los órganos jurisdiccionales y sus auxiliares, por el
Ministerio Público y sus auxiliares, por las procuradurías, por las autoridades
policiales, por las instituciones públicas en general y por abogados y abogadas
públicos y privados y toda aquella parte interviniente en el proceso, sin perjuicio
del alegato motivado y fundamentado de adulteración antes o durante el
proceso de digitalización. La misma validez y eficacia probatoria, tendrán los
testimonios de piezas expedidos en forma electrónica, por el órgano
jurisdiccional y las fiscalías electrónicas.
Todos los documentos digitalizados aportados en proceso electrónico estarán
disponibles para acceso por medio de la red mundial Internet para sus
respectivas partes procesales, sus representantes y para el Ministerio Público,
salvo lo dispuesto en el ordenamiento jurídico para las situaciones de secreto
de las piezas.
14
El artículo 17 regula que los documentos remitidos por fax se consideran
válidos sin la necesidad de presentar el original. El abogado, abogada o la
parte deberá custodiar el original, en caso de que las partes, o el órgano
jurisdiccional, dudan de la autenticidad o contenido, podrán ordenar al igual que
la situación anterior, la presentación del escrito original. Asimismo los
documentos presentados de forma electrónica y autenticados con firma digital,
electrónica y holográfica o registro como persona usuaria del Poder Judicial
(correo electrónico, Sistema de Gestión en Línea u otro autorizado), tendrán
validez.5. Protección de los Procesos Electrónicos. El artículo 12 señala que los
procesos electrónicos deberán ser protegidos por medio de sistemas de
seguridad de acceso y almacenados en un medio que garantice la identidad,
preservación e integridad de los datos, evitando la formación de legajos
paralelos físicos.
Cuando un Expediente Judicial este tramitado bajo un modelo tradicional y se
procede con el cambio a un modelo electrónico, los documentos que
originalmente se presentaron en papel, serán escaneados por el Poder Judicial
para la generación del expediente judicial electrónico, para lo cual se realizará
una publicación, por edictos, a las partes o sus representantes, se les
concederá 30 días hábiles, para que los retiren, pasado ese plazo, se
destruirán juntamente con el expediente físico correspondiente.
Asimismo, las gestiones y documentos físicos que presenten las partes o sus
representantes, o interesados en el proceso, destinados a un despacho o
fiscalía electrónica, serán digitalizados por las Oficinas de Recepción de
Documentos, y luego devueltos con la prevención a los interesados de
preservar los documentos originales, hasta el fenecimiento del proceso, y
presentarlos en el momento en que la autoridad competente así lo requiera.
De igual manera, los libros de entrada de expedientes, reportes, formularios y
otros registros de los órganos del Poder Judicial deberán ser generados y
almacenados en medio totalmente electrónico.
6. Gestión judicial sin soporte de papel. El artículo 14 contempla que las
partes, los abogados y abogadas, públicos y privados, e interesados en un
proceso pueden gestionar por medios electrónicos,
sin necesidad de
presentación física (documento original) en el despacho judicial, siempre y
cuando se cumpla con los procedimientos establecidos para garantizar la
autenticidad, integridad y seguridad de la información, y las disposiciones de
este Reglamento, bajo la excepción que los juzgados, y tribunales electrónicos
podrán requerir la comparecencia de la persona interesada, cuando existan
motivos para presumir la adulteración o falsedad del acto o gestión.
En caso de acreditarse, alteraciones que afecten la autenticidad o integridad
de los soportes electrónicos, informáticos, magnéticos, ópticos, telemáticos y
los producidos por nuevas tecnologías, utilizados por las partes, causarán la
pérdida de la validez y eficacia de los mismos.
15
VI.- CONCLUSIONES EN LA EJECUCION DEL EXPEDIENTE VIRTUAL Y LA
APLICACIÓN DE LA ORALIDAD.
1. Esta herramienta electrónica ha sido un éxito en el trámite expedito,
(Juzgado de Mayor Cuantía del Segundo Circuito Judicial de San José) ha
permitido enfocar los esfuerzos para mejorar la gestión del Poder Judicial, sin
embargo al contar con pocos Jueces se genera un atraso para los
señalamientos a las audiencias, lo cual conduce a tener un atraso para el
dictado de la sentencia hasta un plazo mayor al de año y medio.
2. Si la Institución no brinda el equipo y maquinaria industrial en los despachos
judiciales para tener el expediente electrónico no genera celeridad en sus
primeras fases.
3. La aplicación de la Oralidad en los Tribunales de Trabajo de Menor Cuantía
ha permitido tener un trámite más expedito y una resolución pronta, generando
satisfacción a las partes, con tiempo promedio de seis meses, desde su inicio
hasta la sentencia.
4. Al ejercer la Oralidad en las resoluciones de Primer Instancia en Mayor
Cuantía, hay resistencia de los Jueces de Segunda Instancia para resolver los
Recursos de Apelación, al tener que escuchar toda la grabación de la
audiencia, que les genera un atraso en sus funciones, para atender los
agravios específicos de las partes.
5. La relación entre la aplicación de estos dos instrumentos de Oralidad y
Tecnología, no debe ser de oposición, sino por el contrario caminar juntas.
Así que les realizo dos preguntas:
a) ¿Debe existir además de la capacitación necesaria, un cambio de
cultura en los Juzgadores y Juzgadoras para la aplicación del
Expediente Electrónico y la Oralidad?.b) ¿Existe Denegación de Acceso a la Justicia para los Trabajadores y
Trabajadoras con la Aplicación de la Oralidad y el Instrumento
Tecnológico del Expediente Electrónico, o por el contrario ambos
medios le permiten tener una pronta respuesta al reclamo de sus
Derechos Laborales?.San José, Costa Rica
28 de Agosto del 2013
16