Procedimiento Solicitud de Fondos

Cruz Roja Chilena
Versión 01-2014
Procedimiento Solicitud de Fondos
Este procedimiento tiene como objetivo reforzar y recopilar todas las experiencias
para confeccionar estos formularios y transformar estas en un “Manual de
Administración y Finanzas de la Cruz Roja Chilena” en referencia a la solicitud
de fondos y rendiciones de avances en efectivos para actividades en terreno y
pagos de facturas de proveedores.
Solicitud de Fondos/Pago
Para solicitar un giro de dinero será obligatorio llenar correctamente la Solicitud
de Fondo que se adjunta como anexo (A). Dicha solicitud debe estar justificada
y corresponder a actividades planificadas o pago de facturas de proveedores, no
se girará ninguna solicitud si no se menciona correctamente a que actividad
corresponde.
A continuación se describe el llenado de los campos de formularios, por favor lea
atentamente para que comprenda y sea fácil entender cómo llenar el formulario.
Recuadro correlativo DN/AREA: Corresponde al correlativo que deberá llevar
cada solicitante, DN o AREA, lo que permitirá identificar de una manera más fácil
las solicitudes y como deben guardar en un archivo digital, donde
su
ordenamiento será en forma cronológica y ascendente.

Ejemplo: DNF-001 Corresponde a las siglas de Dirección Nacional de
Finanzas a un número único correlativo interno que asignarán los
responsables de cada área.
Recuadro Fecha: Corresponde anotar la fecha de la solicitud de fondos.
Recuadro Folio Dirección Ejecutiva: Corresponde al uso exclusivo de la
Dirección Ejecutiva.
Recuadro Comprobante Contable: Corresponde al uso exclusivo de la Dirección
Nacional de Finanzas y se anotara el número del comprobante contable donde se
contabilizaron los fondos solicitados.
Recuadro Fecha: Corresponde al uso exclusivo de la DNF y se anotará la fecha
de confección del comprobante contable.
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Recuadro Dirección Nacional/Área: Corresponde anotar el nombre de la
Dirección Nacional a cargo o responsable de los fondos solicitados.
Recuadro Solicitante: Corresponde anotar el nombre del solicitante autorizado
para el manejo de fondos a rendir.
Recuadro Financiador de la Actividad: Corresponde al nombre del financiador
del Proyecto o programa.
Recuadro Motivo: Se anotará el motivo que genera la solicitud de fondo, cuando
corresponda a proyectos o programas se anotará el nombre de la actividad el
número identificatorio si tiene y que está incluida en la planificación y en su
respectivo presupuesto.
Recuadro Cheque a nombre de: Corresponde anotar a nombre de quien se
deberá girar el cheque, debe incluir los dos apellidos, deben recordar que los
cheques se girarán nominativo cuando sea persona natural, no lo puede cobrar
otra persona y cruzado cuando sea empresas.
Recuadro Transferencia o Deposito a Cuenta N°: Corresponde anotar el
número de la cuenta donde se transferirá los fondos solicitados. También debe
anotar el RUT del girador.
Recuadro Banco: Corresponde anotar el nombre del banco donde se trasferirán
los fondos solicitados.
Tipo de cuenta (Corriente, RUT u Otro): Corresponde anotar el tipo de cuenta
que tiene el solicitante o destinatario de los fondos, para que la transferencia se
haga efectiva y sin dificultades. Para lo cual hay que tener las siguientes
consideraciones y podrá tener costos, límites para el o los destinatarios:

Cuentas corrientes: Por lo general no existen problemas y los costos son
de mantención mensual contratado por el propietario de la cuenta.

Cuentas RUT: hay que tener en cuenta que tiene un costo por transacción
de $300 por giro y consulta de saldo de $100, desde los cajeros
automáticos. Esta cuenta privilegia el uso de internet para evitar costos
para el usuario y tiene un límite por mes de movimientos de ingresos de
dineros en la cuenta con un tope de $2.000.000.-

Cuentas Vistas o Electrónicas: Cada usuario debe tener claro cuáles son
sus costos y limites o topes impuesto al minuto de apertura de la cuenta.
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Recuadro fecha de disponibilidad de los fondos: Corresponde a la fecha en
que efectivamente debe tener disponibles los fondos solicitados. Debe considerar
que esta fecha está relacionada con la fecha de confección de la SFP, desde esta
fecha se agregan 7 días de corrido y determina la fecha de disponibilidad de los
fondos, debe considerar que esta fecha no podrá ser cambiada o modificada, la
celda ha sido bloqueada.
Dirección Ejecutiva recepcionará de lunes a viernes en la tarde hasta las 17 horas
las SFP, quien tendrá 3 días hábiles para revisar y obtener los vistos buenos o las
objeciones correspondientes.
Al cumplir el tercer día hábil en la tarde a las 17 horas las SFP aprobado, las
entregara a la DNF, al día siguiente las revisara que se cumplan los flujos y según
las necesidades financieras la revisara y podrá hacer sus observaciones, las
observadas las devolverá a Dirección Ejecutiva y las aprobadas se giraran y se
pasar a la firma de la Presidenta Nacional, si los cheques fueron firmados, estos
se podrán a disponibilidad de los solicitantes al día siguiente.
Recuadro fecha rendición de fondos: Corresponde anotar la fecha límite en que
los fondos serán rendidos. Como son actividades que se realizan en la semana o
fin de semana y la fecha para hacer la rendición y entregarlas para su revisión a
la D. E. será 10 días desde la fecha en que se dispusieron los fondos.
Favor remitirse al diagrama de manejo de información.
Recuadro de Observaciones: Corresponde anotar cualquier información que
permita aprobar en forma rápida y expedita la solicitud de fondos.
Recuadros N°, ítem Código actividad, Cuenta contable y Gasto total en CLP:
Corresponde anotar en esto recuadros, las actividades a desarrollar y el costo de
estas actividades, la cuenta contable es la que corresponde a la vigente del
presupuesto respectivo. Estas cuentas y los centros de costos se entregan al
momento que los presupuestos por área o programas este codificados con sus
respectivas cuentas y centros de costos.
Registro de Aprobación
Recuadro V° B°, Rechazo Obs: Este recuadro no se usa, su uso es de exclusiva
responsabilidad de la Dirección Ejecutiva.
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Director Nacional: Se anotará el nombre, firma y timbre respectivo del Director
Nacional que aprueba la solicitud de fondos.
DN Planificación y Operaciones: Estampará su firmará y pondrá su timbre en
validación de que la SFP corresponde a las actividades planificadas.
Director Ejecutivo: El Director Ejecutivo pondrá su firma y timbre en aprobación
de que se curse la solicitud de fondos.
Dirección Nacional de Finanzas: El Director Nacional de Finanzas colocará su
timbre y firma dando la aprobación para proceder a girar la solicitud de fondos, en
caso de existir algún inconveniente la rechazará y la devolverá a Dirección
Ejecutiva con las observaciones correspondientes.
Cumplido con estos requisitos de aprobación, DE las pasara a DNF, entrega que
se realizara de lunes a viernes a desde las 11 a las 12 horas, para que preceda
con la emisión de cheques.
La DNF procederá a realizar los controles presupuestarios correspondientes, de
no existir observaciones al día siguiente procederá a confeccionar los cheques y
los pasara para la firma, en la tarde, de contar con firma por parte de la Presidenta
Nacional o quien sigue en el nivel de mando. Los cheques se entregaran al día
siguiente a los solicitantes.
Las SFP que fueran objetadas, la de DNF las devolverá a la DE, quien procederá
a conversar y revisar con las DNs correspondientes para subsanar las
observaciones.
Si Dirección Ejecutiva rechaza las solicitudes de fondos las devolverá a las DNs
con las observaciones correspondiente, quien le avisará a los Coordinadores de
Proyecto del rechazo para que solucionen y corrijan las observaciones y se
reinicie el proceso nuevamente.
Favor leer correctamente y hacer las preguntas o propuestas a la DN de Finanzas.
Fernando Larraín Martínez
Dirección Ejecutiva
Santiago, enero de 2014
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