Comunicación Premio ASLAN 2016 - Proyecto

TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA DE LAS
ENTIDADES LOCALES DE LA PROVINCIA DE SEVILLA. PLATAFORMA
LICYT@L
Implantado en: DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE SEVILLA
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ANTECEDENTES/PROBLEMÁTICA
Una gran parte del dinero público que la Administración recauda mediante impuestos directos o
indirectos es invertido en la contratación pública para llevar a cabo las correspondientes compras,
suministros, servicios u obras contratándolas con el sector privado, estimándose un gasto de entre el
15 y el 20 % del Producto Interior Bruto (PIB) en España, lo que pone de manifiesto la relevancia de
una contratación pública eficiente y eficaz. Según datos del Observatorio de la Contratación Pública
y de la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia, aproximadamente un 3% del PIB se
pierde en la mala gestión y otro 4,5% debido a la corrupción y a la falta de competencia.
También para el sector público una contratación eficaz le es rentable para obtener ingresos en caso
de concesiones administrativas, tanto de servicios como de obras públicas, o mediante el
arrendamiento de sus recursos al sector privado.
Por otro lado, hace ya casi una década que la Unión Europea, mediante recomendaciones y en
concreto a través de la Agenda Digital 2014-2020, insiste en el gran ahorro que podría acarrear una
contratación pública eficiente en todo el espacio europeo, tanto es así, que las últimas directivas,
como la 2014/24/UE sobre Contratación Pública, han obligado a los países miembros a adaptar sus
legislaciones nacionales para que en 2018 toda la contratación pública tenga que ser realizada
mediante medios electrónicos, fomentando además su globalización en toda la Unión.
En España, en la actualidad, hay pocas Administraciones, especialmente la local y pequeños
Ayuntamientos (que no disponen de los recursos tecnológicos y humanos necesarios), que tengan
automatizada, aunque sea de forma parcial, la contratación pública, u ofrezcan servicios de licitación
electrónica a la ciudadanía, siendo precisamente la Administración local uno de los actores
fundamentales, ya que a través de los Ayuntamientos y Diputaciones acercan la Administración a las
personas, y realizan contratos públicos en los diferentes municipios fomentando así la economía local
y siendo crucial para el desarrollo de nuestra sociedad.
Asociación @asLAN. Asociación de Proveedores de Red y Telecomunicaciones
Europa Empresarial, C/Rozabella 6 Edificio Paris, Oficina 8. 28290 Las Rozas. Madrid. Tel: +34 918315070
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Todo lo anterior, unido a que la contratación administrativa es en sí mismo un proceso muy complejo,
hace fundamental la puesta en marcha de proyectos de I+D+i para su transformación digital y
modernización, y así conseguir una Administración más económica y eficaz, que bien gestionada
redundará en unos servicios y obras públicas de calidad, de utilidad y a un coste razonable para la
ciudadanía.
Es por tanto el momento, y no sólo por imperativo legal, de dar un impulso definitivo, para posicionar
a nuestro país a niveles de países como Portugal (la excepción en el sur de Europa) u otros del centro
y norte de Europa que han puesto en marcha planes de urgencia de modernización de la contratación
pública.
Es necesario en este sentido que las pequeñas empresas se involucren con la ayuda de la
Administración en el uso de medios electrónicos, así como que los mismos empleados públicos vean
en estos sistemas una gran ayuda para tramitar eficientemente los expedientes de contratación y
realizar un control y fiscalización efectivos de los mismos.
En definitiva la e-Contratación es hoy en día una necesidad, tanto por el cumplimiento normativo y la
globalización de la contratación, como por la demanda ciudadana en exigir a su Administración un
gasto razonable a cambio de servicios accesibles, de calidad y eficientes.
Para cubrir estas demandas y necesidades, en los últimos años han aparecido en el mercado
soluciones de e-Contratación, algunas más completas que otras, orientadas a determinadas
Administraciones o muy generalistas, y la mayoría desarrolladas por el sector privado que, en algunos
casos, desconoce las particularidades de Administraciones como la local, en la que están involucradas
tanto pequeñas como grandes Administraciones y de diferente tipología, como Diputaciones,
Ayuntamientos, Organismos públicos, empresas públicas, mancomunidades,… cada una con
necesidades diferenciadas.
En este contexto, hace unos años, nace la iniciativa del proyecto Licyt@l, desarrollado desde la propia
Administración local para la Administración local. En principio con el objetivo de cubrir las
necesidades de gestión de la contratación pública en la Diputación de Sevilla, evolucionando
posteriormente para satisfacer también los requerimientos de Ayuntamientos, Organismos,
empresas públicas y otras entidades del sector público local de la provincia de Sevilla.
En la actualidad podemos decir que la contratación electrónica es una realidad, y la plataforma
tecnológica Licyt@l una solución completa de e-Contratación, especialmente adaptada a las
particularidades de gestión de la contratación pública local, con una amplia implantación en la
provincia de Sevilla y en otras administraciones locales andaluzas.
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OBJETIVOS PERSEGUIDOS
Los principales objetivos o metas del proyecto se pueden concretar en los siguientes:
Normalizar los procedimientos y los documentos de contratación pública en el marco del R.D.
3/2011 del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.
Facilitar a la Administración local la gestión del expediente de contratación electrónico en base a
la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, así
como la gestión de propuestas, licitaciones, contrataciones y compras, agilizando los procesos y
reduciendo sus costes, tanto para la propia Administración como para los licitadores.
Interoperabilidad con otros sistemas externos de otras Administraciones para lograr una
comunicación electrónica eficaz, cumpliendo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI).
Dotar de un Perfil de Contratante o plataforma de contratación a las entidades adheridas que
cumpla con garantías la publicidad de los anuncios en materia de contratación.
Maximizar la transparencia hacia las personas, haciendo la información accesible en base a la Ley
19/2013 de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, cumpliéndose en la
actualidad con el 100% de los indicadores sobre contratación pública propuestos por
Transparencia Internacional (índices INDIP e ITA 2015).
Poner a disposición de la ciudadanía servicios electrónicos de licitación y contratación accesibles
a través de Internet por cualquier persona y a través de cualquier dispositivo electrónico,
incluidos los dispositivos móviles (en base Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo
Común de las Administraciones Públicas).
Transferencia tecnológica de experiencias y convenios con otras Administraciones: el modelo de
software libre ha facilitado la implantación en otras administraciones locales andaluzas, como la
Diputación de Huelva o la Diputación de Granada.
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Lograr una transformación digital plena tanto en los procesos administrativos como en las
personas involucradas en la contratación pública.
REGISTRO OFICIAL EMPRESAS
CLASIFICADAS
Junta Consultiva Contratación
Adm inis trativa
(Hacienda)
Agencia Tributaria / Tes orería
Seguridad Social
datos solvencia económica
y profesional
registro de
solicitudes,
propuestas,
documentos con
firma electrónica
Internet
Notificaciones
licitaciones /
adjudicaciones
NOTIFICA
(8)
FASE II: Portal Contratación Ciudadano
(5) (6)
SIDERAL(SICRES), @FIRMA
EMPRESAS
clasificación oficial
empresas
(5)
Clasificación
datos
(10) Objetos
contratos
CPV-CPA
(5)
LICYT@L
Adm inistración
y Seguridad
B.Datos
única
Gestión
propuestas
y licitaciones
Gestión de
Contratos
(9) (11)
(1) (6)
(4)
(1)
promotor
órgano
gestor
Gestión
(5)
registro
Licitadores
(4) (5) (6) (8) (9)
(3)
(5)
(5)
órgano
contratación
Gestión
Adjudicación
(7)
Solicitudes, propuestas, consultas licitaciones y
procesos de contratación / adjudicación
Gestión (0)
Expedientes
y flujo tareas
(0)
(3)
asesor
técnico
jurídico
BOLETINES OFICALES
BOP, DOUE
(4)
Interconexión
Sistem as
externos
(CERES) (*)
administrador
(*)
REGISTRO PUBLICO DE CONTRATOS
Junta Cons ultiva Contratación
Adm inis trativa
(Hacienda)
Licitaciones y
adjudicaciones
(8)
(*),(9)
@FIRMA
documentos firmados
(firma electrónica)
(2)
Partidas contables
Planes de Inversión
Sistema SICAL
(Contabilidad)
(2)
(12)
intervención
Ex
Co pedi
e
ntr
at ntes
ac
ión
Sistema
Archivos y
Publicaciones
FASE I: Portal Contratación Empleados y Ayuntamientos
Internet
RED
CORPORATIVA
RPSI
Internet
ARCHIVO
CENTRAL
DIPUTACIÓN
Y
ORGANISMOS
REDES LOCALES
Los PC sólo necesitan
NAVEGADOR DE INTERNET
AYUNTAMIENTOS
Estos objetivos son posibles gracias a la arquitectura y características de la plataforma que se indican
a continuación:
Tecnología avanzada: realizado en tecnología web/java multi-capa.
Arquitectura orientada a servicios: puede usarse como producto o servicio interoperable con
otros sistemas, servicios y usuarios en la nube.
Plataforma software libre bajo licencia EUPL
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Estructura modular y escalable, adaptándose mediante la inclusión y configuración de los
módulos a las necesidades de la entidad.
Bus de integración bajo estándar MOAD-H (Modelo Objetivo Ayuntamiento Digital)
Integrado con otras aplicaciones internas, verticales y transversales, estándar como la
plataforma Port@firma de firma electrónica.
Interoperable: comunicación e intercambio de datos con sistemas de información externos
de otras Administraciones (como la Plataforma de Contratación del Sector Público o la de
Rendición de Cuentas del Estado), en base al estándar de interoperabilidad ENI a través de
las redes SARA/NEREA/Internet.
Servicios de licitación electrónica ofrecidos a las empresas y personas a través de Internet de
forma segura mediante autenticación con certificados.
FASES DEL PROYECTO – RECURSOS EMPLEADOS
Licyt@l es, en definitiva, una plataforma informática y tecnológica para la gestión de la licitación y la
contratación pública electrónica en la Administración local. Permite la tramitación electrónica
integral del expediente de contratación y sus documentos electrónicos, agilizando la gestión, desde la
propuesta de contrato e iniciación, hasta el seguimiento de la ejecución del mismo y su finalización.
Ofrece además servicios de licitación y contratación electrónica a empresas y personas.
El proyecto está vivo y organizado en cuatro fases simultaneadas, que cubren el ciclo completo de la
contratación pública en formato electrónico, desde la perspectiva de la Administración local y de la
ciudadanía:
•
Fase I: cubre la perspectiva o necesidades de la Administración, es decir, la gestión interna e
integral del expediente de contratación y documentación electrónicos.
•
Fase II: cubre la perspectiva y demandas de la ciudadanía, mediante el desarrollo e
implantación de una Oficina Virtual al Ciudadano, que ofrece servicios de licitación
electrónica para cualquier empresa o persona que desee contratar con la Administración.
•
Fase III: aborda la integración con otros sistemas de información horizontales estándares y/o
propios, y la comunicación e interoperabilidad con sistemas externos de otras
Administraciones.
•
Fase IV: desarrollo y despliegue de servicios y aplicaciones de e-Contratación para
dispositivos móviles de fácil manejo y orientados a las personas que se relacionen con la
Administración.
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En relación a los recursos empleados, cabe destacar que en un 80% se han utilizado recursos de la
propia Administración, un 10% en base a subvenciones de otras Administraciones y otro 10%
mediante subcontratación con el sector privado.
MEJORAS EN EFICIENCIA Y REDUCCIONES DE COSTE
Las nuevas tecnologías, y en concreto las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC),
aplicadas a la contratación pública (e-Procurement o contratación electrónica), dotan a los técnicos y
responsables de la contratación pública de herramientas y mecanismos para realizar procedimientos
de contratación más eficientes y simplificados, tramitar el expediente en formato electrónico
(prescindiendo del papel), hacer procesos más transparentes y lograr adjudicaciones más idóneas y
adecuadas.
El uso de la contratación electrónica implica unos beneficios directos para la Administración: hace
más eficiente y simple la contratación, facilita la aplicación de la normativa, contribuye a una
administración más eficaz, incrementa la publicidad y la concurrencia en las licitaciones públicas,
proporciona herramientas y mecanismos de control para la lucha contra la corrupción y el fraude,
facilita el ahorro, reduce los plazos de tramitación, permite prescindir del papel, y facilita la
comunicación electrónica con otras Administraciones.
La contratación electrónica o e-Contratación supone además importantes beneficios directos para la
ciudadanía: contribuyendo a obtener obras y servicios públicos útiles y de calidad, reduciendo los
gastos de las empresas licitadoras, facilitando el acceso a pequeñas empresas y autónomos a las
licitaciones, favoreciendo la economía local, e incrementando drásticamente la transparencia hacia la
ciudadanía. Genera por tanto indirectamente un gran ahorro a las personas y a la sociedad.
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En cuanto a cómo ha afectado a la reducciones de los costes en la Diputación Provincial, destacar la
drástica reducción de la necesidad de papel, de consumibles relacionados con la impresión, y el
ahorro de costes indirecto que supone la reducción de los plazos de los trámites y un mejor control y
seguimiento para lograr adjudicaciones más ventajosas para la Administración.
Por otro lado, se ha conseguido también un importante ahorro directo en tiempo y coste para las
empresas y personas que participan en los procedimientos de contratación, pues trámites como la
firma electrónica de contratos, presentación de documentos, y obtención de certificados puede
hacerse a través de Internet evitándose los desplazamientos (algunos licitadores provenientes de
otras regiones) y los costes económicos y en tiempo que conllevan.
Destacar también que el modelo de software libre está permitiendo la transferencia de la plataforma
a otras Administraciones, lo que influirá en la reutilización, mejora del producto y por tanto en el
ahorro a corto y largo plazo de costes de dichas Administraciones, como son los casos de los
Ayuntamientos de la provincia de Sevilla y otras Diputaciones andaluzas.
CONCLUSIONES DE LA ENTIDAD
La experiencias de uso a lo largo de estos años ha sido muy positiva, implantándose de forma gradual
nuevos trámites electrónicos, aplicaciones y servicios.
Todo ello ha sido posible gracias además del apoyo institucional, al trabajo colaborativo y en equipo
entre técnicos de los servicios de administración y contratación, y técnicos TIC de INPRO que han
propiciado no sólo los cambios tecnológicos, sino de mentalidad que han sido fundamentales para
asimilar nuevas formas de trabajar y adoptar los medios electrónicos y la firma electrónica con
naturalidad.
Para evitar una transición traumática en el uso de las nuevas tecnologías para los diferentes perfiles
de usuarios de la plataforma se han realizado planes de formación anuales y continuas jornadas
formativas que han permitido lograr una buena aceptación por parte de toda la comunidad de
usuarios.
Se indican a continuación algunos datos y experiencias que pueden dar una referencia en
cuanto al grado de utilización y aceptación de los sistemas durante el ejercicio 2015:
Publicidad en el Perfil de Contratante y transparencia: se han publicado más de 1000
anuncios en la plataforma provincial, lográndose un 100% en los indicadores de
Transparencia Internacional.
Expediente de contratación y firma electrónicos: se han tramitado casi 2000 expedientes,
gran parte de ellos de forma totalmente electrónica.
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Firma electrónica de contratos: se han firmado más de 250 contratos electrónicos,
reduciéndose sustancialmente los costes y desplazamientos a la administración y a los
contratistas.
Remisiones electrónicas de contratos a los órganos fiscalizadores: desde 2010 se han estado
realizando remisiones electrónicas automatizadas a la Cámara de Cuentas, al Registro
Público de Contratos y al Tribunal de Cuentas, evitando a los usuarios registrar los mismos
datos y revisarlos una y otra vez en diferentes sistemas y plataformas.
En definitiva como conclusiones fundamentales sobre nuestra experiencia y solución de econtratación queremos destacar las siguientes. En cuanto a la experiencia:
•
Trabajo multidisciplinar y colaborativo.
•
Utilización creciente de los medios electrónicos.
•
Gran aceptación institucional y por parte de la comunidad de usuarios.
•
Necesidad de formación continua en aspectos normativos y tecnológicos.
En cuanto a la solución:
•
Gestión integral del expediente electrónico.
•
Sistema interoperable con otras Administraciones Públicas.
•
Máxima transparencia en materia de contratación pública.
•
Proyecto vivo en continuo desarrollo y adaptación.
•
Modelo de Software Libre e Innovación Abierta.
•
Servicios electrónicos directos a las personas.
•
Desarrollado desde y para la Administración Local.
Como conclusión final se ha logrado una gran transformación digital no sólo en el ámbito
procedimental e interno a la Administración local en tipos de Administraciones tan diferentes como
un pequeño Ayuntamiento, Mancomunidad o una Diputación Provincial, sino que se ha conseguido
un cambio de mentalidad ya irreversible y una apuesta decidida por las nuevas tecnologías y la
innovación tanto a nivel de usuario como a nivel político, contribuyendo asimismo a la reducción de la
brecha digital en zonas rurales, mediante la formación específica y general impartida, y el fomento del
uso de los medios electrónicos.
Complementariamente se ha propiciado a la vez que demandado, por parte sobre todo de
grandes empresas o medianas, la realización de trámites a través de Internet, por lo que se han ido
añadiendo paulatinamente diferentes servicios electrónicos para cubrir la creciente demanda. Queda
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aún un largo camino para fomentar y completar la transformación digital en pequeñas empresas y
personas que cada vez demandan más el uso de medios electrónicos como sistema natural de
relación con la Administración, pero que sin embargo disponen de menos medios y recursos que las
grandes empresas y/o no disponen de la formación suficiente.
En este sentido hemos visto grandes ventajas en la utilización de la filosofía Open Innovation y
el modelo de Software Libre para fomentar la transferencia de tecnología, la transparencia, la
participación y avanzar en la sociedad del conocimiento, fundamental para lograr soluciones que sean
aceptadas por grandes grupos de personas con intereses comunes y que requieren adaptarse a
continuos cambios políticos, normativos, tecnológicos y sociales.
No cabe duda que aún hay mucho que avanzar hacia la contratación electrónica plena –
objetivo clave del proyecto – debido a los continuos cambios normativos y a las nuevas demandas
ciudadanas: como la incipiente aparición del m-Government o Administración Móvil en la que las
personas (más formadas digitalmente) empiezan a demandar comunicarse y realizar trámites con la
Administración a través de dispositivos móviles, sin necesidad de estar atados a un determinado sitio
físico.
En cualquier caso no podemos perder de vista los retos a corto plazo que vienen impuestos
por la Unión Europea y por la propia legislación nacional, en concreto la Ley 39/2015 del
Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas:
-2016: comunicación y notificación a los licitadores y adjudicatarios por medios electrónicos.
-2017: centrales de contratación.
-2018: licitación y contratación plena por medios electrónicos. Utilización de subastas
electrónicas y sistemas dinámicos de adquisición.
En este sentido nuestra plataforma está preparada y en la hoja de ruta ya estamos trabajando
en los siguientes retos:
-Publicación automática en Plataforma Estado, BOE y DOUE.
-Notificación electrónica.
-Actualizaciones normativas.
-Inscripción electrónica en el registro de licitadores.
-Presentación electrónica de solicitudes de participación y ofertas.
-Asistencia a los procesos de adjudicación.
-Subastas electrónicas y sistemas dinámicos.
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