Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia Unidad de

Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia
Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación
Interinstitucional
Manual para Asistentes de Lengua Extranjera
La Unidad de Relaciones Internacionales está ubicada en el Edificio Administrativo
4º. Piso, que se localiza en la Avenida Central del Norte de la Ciudad de Tunja. Es
la oficina que está a cargo de realizar las gestiones correspondientes al
recibimiento de estudiantes asistentes de idioma (ingles, francés, alemán, chino
mandarín, portugués), coordina todas las actividades relacionadas con los
asistentes que vienen a la UPTC a realizar una estancia
La Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional de
la UPTC, deberá realizar una serie de trámites:
1) Trámites administrativos:
En la UPTC:
La Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional, apoyará
a los asistentes con los trámites administrativos necesarios previos al inicio de
clases. Igualmente dará asesoría para realizar trámites migratorios, además le
resolverá cualquier duda que tenga sobre su instancia en la UPTC
Los Asistentes extranjeros deben entregar a
la Unidad de Relaciones
Internacionales y Cooperación Interinstitucional copia de su seguro médico
internacional. Es importante que identifiques los hospitales a los que podrá acudir,
en caso de enfermedad o alguna urgencia médica.
La compañía de seguros que haya contratado le deberá proporcionar la dirección
y el teléfono de los hospitales a los que puede asistir en donde tenga cobertura.
También deberá llenar y entregar la hoja de datos personales indicando la
dirección y teléfonos en Tunja en donde se le puede localizar en caso de
emergencia. Si durante su estancia realiza algún cambio de domicilio, teléfono o
correo electrónico o carga académica, actualizar sus datos con el Coordinador de
Área.
Hospedaje.
El hospedaje de los asistentes correrá por cuenta de ellos de acuerdo al contrato
firmado con el ICETEX y la UPTC, en donde la Universidad de compromete a
pagar la suma de tres salarios mínimos legales mensuales para el pago de
alimentación y vivienda durante el periodo que permanezca en la UPTC.
2) Trámites académicos.
En la Unidad de Relaciones Internacionales:
Ubicada en el Cuarto Piso del Edificio Administrativo es la oficina encargada de
apoyar a los estudiantes extranjeros para acreditar su estancia legal en el país
ante la oficina de migración:
1. Se encargara de recibir a los asistentes en compañía del tutor en el ICETEX
en Bogotá y traerlos a la UPTC, en donde se les suministrará alojamiento y
alimentación en el restaurante de los estudiantes por un (1) mes en la
Casas de la Colina mientras ellos realizan el trámite de conseguir vivienda
con la colaboración de los tutores.
2. Se encargará de colaborar con el trámite de matrícula en la Oficina de
Registro Académico.
3. Se encargará de colaborarles con el trámite y consecución del carnet que
los acredita como estudiantes de la UPTC. Con este documento podrá
tener acceso a las bibliotecas, áreas deportivas, el restaurante y a todos los
servicios que le presta la Universidad a los estudiantes.
4. Les colaborará con los trámites de la cédula de extranjería ante las
autoridades de migración.
5. Se encargará de la elaboración del contrato del asistentes tanto en el
SIGMA como en el SIAFI, del cual dará una copia al asistente para la
cuenta de cobro mensual en la tesorería de la UPTC.
6. Una vez que ya esté instalado(a) en la dirección en la que permanecerá
durante su estancia en la UPTC, deberá presentarte en la Unidad de
Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional de la UPTC,
quienes le apoyarán para
realizar los trámites migratorios
correspondientes. Es importante que no deje pasar más de 30 días de su
ingreso al país, para evitar multas o sanciones
En la Unidad Académica:
1. Se encargará de nombrar el tutor del asistente, quien deberá estar
pendiente de la realización del contrato y que este cumpla con las normas
establecidas.
2. El tutor deberá revisar el contrato del asistente antes de su firma para
realizar las correcciones pertinentes si es del caso.
3. Para la realización del acta de ejecución el tutor deberá pedir la clave del
SIAFI en la Coordinación de sistemas de la UPTC
4. El tutor se encargara de hacer el acta de ejecución mensual para poder
realizar el pago al asistentes dentro de los 10 primeros días de cada mes e
informará al asistentes los documentos que debe presentar ante la Oficina
de cuentas de la UPTC para realizar el pago del mes causado. Los
documentos que el asistente debe presentar son:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Fotocopia del pasaporte
Fotocopia de la visa
Fotocopia de la Cédula de extranjería o su comprobante
Fotocopia del seguro de vida
Contrato SIGMA
Contrato SIAFI
Acta de ejecución debidamente firmada por el tutor
Fotocopia del oficio de aceptación dirigido al IECETEX y firmado por el
señor Rector de la UPTC
i) Para la realización del acta de ejecución el tutor deberá pedir la clave
del SIAFI en la Coordinación de sistemas de la UPTC
Del asistente:
1. Deberá estar pendiente del acta de ejecución por parte del tutor para la
realización del pago mensual.
2. Deberá sacar las fotocopias de todos los documentos que se soliciten en la
tesorería de la UPTC para la realización del pago mes por mes. Los
documentos son:
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
Fotocopia del pasaporte
Fotocopia de la visa
Fotocopia de la Cédula de extranjería o su comprobante
Fotocopia del seguro de vida
Contrato SIGMA
Contrato SIAFI
Acta de ejecución debidamente firmada por el tutor
Fotocopia del oficio de aceptación dirigido al IECETEX y firmado por el
señor Rector de la UPTC
3. Durante su estancia académica, deberá cumplir con las actividades
asignadas en las materias.
4. Deberá presentar los documentos exigidos para el trámite de cédula de
extranjería así:
• PASAPORTE VIGENTE
• DOS FOTOCOPIAS DE LAS PÁGINAS QUE TENGAN LOS DATOS
BIOGRAFICOS
• 2 FOTOCOPIAS DE LA VISA
• TRES FOTOS DE 3x4 FONDO AZUL DE FRENTE Y RECIENTES.
• RECIBO DE CONSIGNACIOND E LOS DERECHOS A NOMBRE DEL
FONDO ROTATORIO CODIGO BANCARIO 101 DE CONFORMIDAD CON
LA TASA QUE CADA AÑO SE DETERMINA. LA CONSIGNACION DE
ESTE VALOR SE REALIZA EN EL BANCO DE OCCIDENTE CUENTA
263054645
• GRUPO SANGUINEO RH
• DILIGENCIAR EL FORMULARIO DE SOLICITUD ANTE LA ENTIDAD
COMPETENTE.
Dicho documentos tendrá una vigencia por el tiempo que dure el semestre
académico máximo seis (6) meses.
Para tramitar prórrogas de estancia acudir dentro de los 30 (treinta) días anteriores
al vencimiento del plazo concedido inicialmente, a la Escuela respectiva y ante la
Decanatura para que te informen sobre los documentos que deberá presentar y le
apoyen a realizar este trámite.
5. En caso de tener algún problema en el desarrollo académico con algún
profesor o alumno, diríjase con su tutor, con el Director de la Escuela o su
respectivo Decano.
6. Deberán informar a la escuela respectiva y al tutor cuando se vayan a
ausentar de las instalaciones y contar con el aval de ellos para poder
ausentarse.
7. Deberá cumplir con el contrato de prestación de servicios desde el día que
se firma hasta su terminación
En la Dirección de Administración
Acatar el Reglamento de Procedimientos y Requisitos para la Admisión
Permanencia y Egreso de los alumnos de la Universidad Pedagógica y
Tecnológica de Colombia, el cual puede ser consultado en el sitio web:
www.uptc.edu.co
Transporte
Una vez el estudiante informe a la Unidad de Relaciones Internacionales y
Cooperación Interinstitucional, la fecha, hora y vuelo de llegada al país, dicha
Unidad realizará los trámites respectivos para la consecución de transporte para
desplazarse a la ciudad de Bogotá, recoger el estudiante y trasladarlo al Campus
Universitario correspondiente.
Aspectos de Seguridad.
Seguridad en la casa
Guardar documentos importantes como pasaporte, cédula de extranjería
(originales y copia) en un lugar seguro; saber a quién invitar a casa, a quién dar la
dirección. Mantener seguridad en la casa: revisar gas, electricidad y agua.
Durante la estancia mantener contacto vía correo electrónico con el Coordinador
de área en la UPTC sobre cualquier eventualidad que se presente. En caso de
salir de viaje, informar al Coordinador de Área y al Director de la Unidad de
Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional, proporcionado fechas
y destino.
En la universidad, identificar personal de auxilio quien le podrá apoyar en caso de
emergencias de seguridad y salud.
En la calle
Portar fotocopia de su pasaporte, así como la credencial de la cedula de
extranjería. Evite lugares problemáticos, oscuros o desconocidos. Elija tus
amistades. No actúe con ingenuidad. De noche, no camine solo. Compórtese con
bajo perfil. No atraiga la atención de malas personas’. Evite riesgos. Ante el
peligro, lo más valioso es su vida.
Visite restaurantes, lugares de baile, bares, casas con personas conocidas y
confiables.
-Cuidado con las ‘amistades’ de ocasión.
-La posesión de drogas puede ser rigurosamente castigada por la ley.
-Las únicas drogas socialmente toleradas son el tabaco, en lugares abiertos, y el
alcohol, en lugares cerrados.
En todo momento permanecer alerta para identificar posibles situaciones de riesgo
y reaccionar oportunamente.
Las leyes colombianas se aplican por igual a ciudadanos y a extranjeros. No haga
cosas que no haría en su país y use el sentido común en todo momento.
En caso de pérdida de pasaporte levantar un acta la institución competente y
ponerse en contacto con la Embajada de su país para reponer el pasaporte.
Actividades extracurriculares
En la Unidad de Política Social de la UPTC puede asistir a cursos gratuitos de
baile, danza folclórica, música y distintos talleres.
La UPTC organiza conferencias, exposiciones y otras actividades en las que
podrás participar durante tu estancia.