PROPOSITO Diseñar instrumentos que actúen como elemento de

PROCEDIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO
INSTITUCIONAL
CONTROL INTERNO Y AUDITORIA
UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN
Código:
CIA-PR-02 /V4
Fecha: 16/04/2015
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PROPOSITO
Diseñar instrumentos que actúen como elemento de control y seguimiento al cumplimiento de acciones de
mejoramiento suscritas con los Entes de Control, otros organismos del Estado y la Oficina de Control
Interno de la Unidad Nacional de Protección.
ALCANCE
Este procedimiento inicia con la elaboración de los planes de mejoramiento suscritos por los responsables
de los procesos y termina con el cierre del hallazgo por parte de los órganos de control, otros organismos
del Estado y de la Oficina de Control Interno.
RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE
RESPONSABILIDADES
El Jefe y/o líderes de
Son los responsables de la identificación de las causas que dieron origen al
Procesos
hallazgo, la definición y ejecución de las acciones de Mejoramiento.
Servidores Públicos.
Colaboran con la identificación de las causas que dieron origen al hallazgo
y apoyan la ejecución de las acciones de Mejoramiento.
Son los responsables desarrollo de las acciones de mejoramiento, suscritas
por el Jefe de proceso.
Oficina de Control Interno
Responsable de la evaluación y seguimiento del avance del Plan de
Mejoramiento.
Entes de control
Responsables de verificar la eficacia de las acciones de mejoramiento en el
desarrollo nuevas auditorias.
DEFINICIONES
TÉRMINO
DEFINICIÓN
Acciones Correctivas:
Acción implementada para corregir las causas que generaron un problema
o un resultado no acorde con lo esperado, con el propósito de prevenir su
recurrencia
Acciones Preventivas:
Acción implementada para eliminar la causa de una no conformidad que
generaron un problema o un resultado no acorde con lo esperado, con el
propósito de prevenir su recurrencia
Acciones de Mejora:
Es una acción implementada a partir de un problema detectado con el
propósito de mejorar los resultados obtenidos en la gestión realizada.
Hallazgo:
Resultado de la evaluación de la evidencia recopilada frente a los criterios
de la auditoria.
No conformidad:
Incumplimiento de un requisito.
Analisis de Causa Raíz.
Método de resolución de problemas dirigido a identificar sus causas o
acontecimientos.
Plan de Mejoramiento:
Instrumento que recoge y articula todas las acciones prioritarias que se
emprenderán para mejorar aquellas características que tendrán mayor
impacto con los resultados, con el logro de los objetivos de la entidad y con
el plan de acción institucional, mediante el proceso de evaluación.
Su objetivo primordial es promover que los procesos internos de las
entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la
adopción y cumplimiento de las acciones correctivas o de la
implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo.
Plan de mejoramiento
Recoge las recomendaciones y análisis generados en el desarrollo del
institucional:
Componente de Auditoría Interna y las observaciones del órgano de
Control Fiscal.
Planes de mejoramiento
Se entiende como el conjunto de acciones que ha decidido adelantar un
órganos de control:
sujeto de control fiscal tendientes a subsanar o corregir hallazgos negativos
de orden administrativo que hayan sido identificados en ejercicio de la
Auditoría Gubernamental o Auditorías Especiales con el fin de adecuar la
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gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad o a
mitigar el impacto ambiental.
MARCO LEGAL
Ley 87 de 1993.
Ley 1474 de 2011.
Decreto 943 de 2014.
Decreto 106 de 2015.
Resoluciones Contraloría General de la Nación.
NTCGP 1000
ISO 9000
CONSIDERACIONES GENERALES
El Plan de Mejoramiento Institucional recoge los hallazgos, no conformidades, las recomendaciones y
análisis generados en el desarrollo de los Componentes de Auditoria Interna, Evaluación Independiente y
las observaciones de los entes de Control. La entidad debe estructurar el Plan de Mejoramiento que ha de
adelantarse en un periodo determinado, ajustado con su misión, visión, objetivos institucionales, funciones
y los recursos disponibles. Su contenido debe contemplar las observaciones y el resultado del análisis de
las variaciones presentadas entre las metas esperadas y los resultados obtenidos; así como la definición
de su objetivo, alcance, acciones a implementar, metas, la asignación de los responsables y de los
recursos requeridos, el tiempo de ejecución.
Los Jefes y/o líderes de procesos son los responsables de la elaboración y ejecución de los planes de
Mejoramiento suscritos en la entidad.
Los Planes de Mejoramiento serán evaluados periódicamente por la Oficina de Control Interno de la Unidad
Nacional de Protección.
CONTENIDO
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
OBSERVACIONES A TENER EN CUENTA
El Jefe de la Oficina Comunicar el
Plan de Mejoramiento entes de control: El Director
de Control Interno.
Informe de
notifica a los líderes de procesos, el informe final de
Auditoría (Órganos auditoría Gubernamental y solicita la elaboración del plan
de Control y
mejoramiento institucional.
Auditoria Interna)
Plan de Mejoramiento por Procesos: EL Jefe de la OCI
remite a Director de la entidad y a los Jefes y/o líderes de
procesos el informe de auditoría Interna. Productos:
evaluaciones independientes y
auditoria Interna
de
Calidad.
Una vez comunicado el informe de Auditoria el Jefe de
proceso tiene 10 días hábiles para realizar la suscripción
del plan. Termino para la elaboración y reporte.
Jefe de Proceso.
Establecer las
acciones de
mejoramiento
El líder de proceso analiza los hallazgos según el informe
de auditoría, realiza el análisis de causa y establece las
acciones de mejoramiento.
Diligenciar el formato e Plan de Mejoramiento teniendo en
cuenta los siguientes pasos:
1. Describir el hallazgo con sus respectivas causas.
2. Establecer la Acción de Mejoramiento
3. Establecer la Unidad de Medida.
4. Establecer fecha de iniciación y finalización de actividad.
Una vez diligenciado el formato de plan de mejoramiento -
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Jefe y/o servidores
públicos Oficina de
Control Interno.
Jefe y/o servidores
públicos Oficina de
Control Interno.
Revisión del Plan
de Mejoramiento es
el adecuado (Solo
para las Auditorias
Interna)
Aprobar el Plan de
Mejoramiento
Jefe de proceso
Ejecutar el Plan de
Mejoramiento
Jefe de proceso
Reportar
avances de
acciones
Mejoramiento
Jefe Oficina de Control
Interno
los
las
de
El Jefe de la Oficina
de Control Interno.
Elaborar el Informe
de avance de los
planes
de
mejoramiento
El Jefe de la Oficina
de Control Interno.
Cierre hallazgo
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CIA-FT-09/V2 debe remitirse a la Oficina de Control
Interno, firmado por el responsable del proceso con el
objeto de realizar la suscripción del mismo.
Revisar que las acciones de mejoramiento estén dirigidas a
la prevención y/o corrección del hallazgo.
Si se observa correspondencia se suscribe el plan de
mejoramiento.
Si no se acepta se devuelve para su revisión y corrección.
Para auditorías internas (calidad y procesos) aprobar el
Plan de Mejoramiento.
Para auditorias de entes de control: consolidar los
hallazgos en el plan de mejoramiento institucional y remitir
a los Jefes y/o líderes de procesos, los hallazgos de su
responsabilidad.
La Oficina de Control Interno consolidara las acciones
preventivas, correctivas y/o hallazgos suscritos por los
Jefes y/o líderes de proceso en una sola matriz.
Para el caso del Plan de mejoramiento de la Contraloría
General de la Republica, la Oficina de Control Interno
Consolida en el Aplicativo SIRECI – y la Oficina Asesora de
Planeación la Transmite.
Cuando esté suscrito y aprobado el plan de mejoramiento
por la OCI, el Jefe de proceso debe implementar cada
una de las acciones suscritas en el plan de mejoramiento
en el tiempo previsto.
Trimestralmente (Con corte a 30 de marzo, 30 de junio, 30
de septiembre y 31 de diciembre, entre los cinco (5)
primeros días del mes siguiente), los líderes de procesos
reportaron a la OCI los avances del plan de mejoramiento,
con sus respectivos soportes.
La Oficina de Control Interno reportará a la Contraloria
General de la Nación el informe de avance del plan de
mejoramiento en el aplicativo –SIRECI de manera
semestral (Julio y Enero).
La Oficina de Control Interno reportara avance del Plan de
Mejoramiento del Archivo General de la Nación cada tres
(3) meses, según los procedimientos de inspección, control
y vigilancia del Archivo General de la Nación.
Consolida los informes de avance, las diferentes acciones
de mejoramiento, elabora el informe donde establece los
avances de las actividades, el porcentaje de ejecución y el
nivel de criticidad de las actividades que se observan
como incumplidas.
Se elaborara el informe de avances del proceso y se remite
al Director de la UNP, Jefe del proceso y el Jefe de la
Oficina Asesora de Planeación.
Una vez completado el 100% de las acciones correctivas
para la corrección y/o eliminación del hallazgo la Oficina de
Control interno reportara el cierre de dicho hallazgo.
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Código:
CIA-PR-02 /V4
Fecha: 16/04/2015
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FORMATOS Y REGISTROS
Formato Informe Auditoria CIA-FT-03/V2
Formato Analisis de Causa SGI-FT-18/V1
Formato Acciones Correctivas SGI-FT-07/V4
Formato Plan de Mejoramiento CIA-FT-09/V2
Matriz de evaluación de criticidad
Comunicación Interno Informe Avance Plan de Mejoramiento
Soportes Avances
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
inicial
Identificación del cambio
Versión final
V3
Se modificaron las algunas definiciones, se adaptó a la nueva metodología
de seguimiento al Plan de Mejoramiento, a la cual se establece que se
revisaran de evidencias que se haya realizado el análisis de causas
Se incorpora una herramienta para el seguimiento al plan de mejoramiento
V4
Elaboró:
Juan Caros Ramirez Valencia.
Profesional Especializado-Oficina Asesora de Control Interno
Aprobó:
Gloria Inés Muñoz Parada
Jefe Oficina Asesora de Control Interno
Oficializó:
Jaime Orlando Infante Acosta
Jefe Oficina Asesora de Planeación e Información