12. analisis de cuentas incobrables

CORPORACION AEROPORTUARIA DE CUENCA
MEMORANDO – AI – 017 – 11
PARA:
Ing. Diego Andrade – Director Ejecutivo de la CORPAC
Eco. Fernando Carvallo - Jefe Administrativo – Financiero.
DE:
Ing. Patricia Méndez – Auditor Interno
CC:
Archivo.
FECHA:
19/11/2011
ASUNTO:
EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORIA, ANALISIS FINANCIERO Y
REESTRUCTURACION DE LAS CUENTAS PRESPUESTARIAS Y
CONTABLES DE INGRESOS Y GASTOS.
Por Disposición verbal de la Dirección Ejecutiva se ha efectuado el Examen
Especial de auditoría, análisis financiero y reestructuración de las Cuentas de
Ingresos y Gastos del Sistema Contable de la CORPAC. Para lo cual se ha
evaluado los aspectos financieros, de control interno, de cumplimiento y de
gestión. A fin de identificar situaciones críticas y proponer mejoras en los
controles, así como también comprobar, confirmar y cotejar todas y cada una
de las cuentas de tal manera que permita certificar, garantizar y acreditar que:
•
Las operaciones y transacciones financieras y administrativas, estén
debidamente autorizadas por la Dirección Ejecutiva, así como la
certificación de la disponibilidad de los Fondos de la partida
presupuestaria para el cumplimiento del pago respectivo por parte de la
Jefatura Administrativa - Financiera.
•
Evaluar los sistemas de control interno implementados por la CORPAC,
que aseguren el desarrollo eficiente de las actividades y las operaciones
de su gestión.
•
Verificar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a las
distintas operaciones, con criterios de transparencia en la calidad del
gasto público.
•
Verificar si el sistema de contabilidad implementado por la Corporación
cumple los requisitos mínimos de registro, control y seguridad.
•
Si Existe una correlación adecuada entre los ingresos y gastos
correspondientes al período contabilizado.
El presente análisis y redirección se basó en la revisión 100% de las
operaciones y registros contables y presupuestarios, durante el período
comprendido entre el 1 de Junio al 17 de Noviembre del 2011 debido a que del
01 enero al 31 de Mayo del año ISHIDA realiza la afectación presupuestaria de
todas las cuentas de gastos de manera global. Como resultado de este trabajo
se ha emitido una opinión, El cual se encuentra contenido en el respectivo
Dictamen de Auditoría.
Es necesario manifestar que el desarrollo de este análisis se lo ha realizado en
cooperación con el Ing. Esteban Abril colaborador de la Empresa ISHIDA,
especialista en el Sistema de contabilidad que mantiene implantado la CORPAC.
Así mismo es necesario indicar que todos los cambios y reestructuraciones
realizadas estuvo bajo el conocimiento y aprobación verbal de la Jefatura
Administrativa – Financiera.
Las técnicas contables y de auditoría utilizadas para la ejecución del presente
trabajo fueron:
1.
2.
3.
4.
Verificación Ocular:
Verificación Verbal u Oral :
Verificación Escrita:
Verificación Verbal Documental:
Comparación , Observación
Evidencia testimonial
Análisis, Tabulación, Conciliación.
Comprobación, Rastreo, Revisión
selectiva y Exhaustiva
Plan de Cuentas:
•
Se inicia con el enlace de las Cuentas Contables con las Cuentas
presupuestarias tanto de ingresos así como también de gastos.
•
Se realiza cambio de niveles en el plan Presupuestario para poder
obtener sumatorias totales de ingresos y gastos.
•
Se reestructura el plan de cuentas y el plan presupuestario.
Roles de Pago:
1. Se agregan ciertas cuentas, tales como:
•
Desarrollo de rutas, Provisión año 2010, Mantenimiento de
vehículo
Administrativo,
Diferencias
IVA
Cierre
de
Parqueaderos.
2. Reclasificación de las Cuentas que conforman el rol de pagos por
área (Administrativa – Comercial – Operativa) de todos los rubros
que conforman los roles de pago.
3. Así mismo se modifican asientos presupuestarios (inexistencia de
valores comprometidos desde el mes de mayo del 2011) y se
realizan nuevos asientos contables por falta de rubros en algunos
meses (SECAP)
4. También se crean cuentas de descuento de empleados tales
como:
•
•
•
•
•
•
•
•
9999.02 Descuento empleados Supermaxi.
9999.03Descuento empleados Pensión Alimenticia
9999.04 Descuento empleados Préstamos Quirografarios.
9999.05 Descuento empleados Celulares
9999.06 Descuento empleados Coralrio
9999.07 Descuento empleados Farmasol
9999.08 Descuento empleados Multas
9999.09 Descuento Empleados Varios
Además se encontraron diferencias de centavos entre el estado contable
y el presupuestado específicamente en los asientos de los roles de pago
permitiendo el sistema grabar con dicha diferencia y afectando al
momento de encerar las cuentas
Cabe indicar que cada uno de los rubros que conforman los Roles de
Pago se encontraban direccionados a cuentas contables globales.
Viéndose necesario la creación de las cuentas de descuentos a
empleados anteriormente descritos, las mismas que serán consideradas
como Cuentas Auxiliares de Descuentos de los Funcionarios de la
CORPAC. Que no tendrán afectación presupuestaria.
Adquisiciones:
•
Hallamos además duplicidad de requerimientos de compra, gran cantidad
de modificaciones en requerimientos existentes que el momento del
cotejo de Requerimiento manual con el RC del sistema no tienen
relación, viéndose la necesidad de bloquear dicha opción, y, crear una
alternativa que permite el reingreso de valores sobrantes que se
encuentren comprometidos que es la Devolución de Requerimiento de
Compra (DRC). En el caso de que el bien o servicio contratado sea
menor al valor presupuestado.
•
Igualmente nos encontramos con la inexistencia de un adecuado control
de los requerimientos pendientes, lo ideal sería que todo requerimiento
comprometido sea ejecutado el mismo día, o máximo al finalizar el mes
de lo solicitado. Con el fin de que no existan partidas pendientes de
ejecución con un retraso de varios meses. Por ejemplo: (Facturas de
Cursos de Capacitación de la ISTAC)
•
Se equilibra la numeración secuencial del Requerimiento Manual con el
Requerimiento (RC) del sistema de presupuestos. Con el fin de facilitar
las consultas necesarias el momento de búsqueda de los mismos.
Contabilidad:
•
Gran cantidad de asientos contables que carece de afectación
presupuestariamente debido a la inexistencia del enlace anteriormente
descrito.
•
Se encontraron cuentas que tenían afectación contable pero no con
afectación presupuestaria y viceversa. Incrementando y/o disminuyendo
el valor real que arroja el Estado Presupuestario.
•
Se encontraron un número considerable de requerimientos de compra
con la certificación de la disponibilidad de los Fondos de la partida
presupuestaria para el cumplimiento del pago diferente a la que debería
haberse afectado. Debido a la falta de recursos en la partida original.
•
Se han ingresado al sistema de contabilidad ISHIDA las N/C pendientes
que corresponden a las planillas canceladas por parte de la CORPAC. al
IESS Desde el mes de diciembre del 2010 hasta la Fecha. El pago
realizado al IESS. Presenta valores correctos (Descuentos de las N/C a
favor de la CORPAC)
•
En el Estado de Presupuesto se Encera las cuentas de ingresos, gastos,
Modificaciones, Reformas y el Codificado. La columna de Ejecutado debe
ser igual al informe de requerimientos pendientes de ejecución. Además
se ingresan cuentas con saldos al 31/12/2010 que debían encontrarse en
el Estado de Presupuestos en el rubro ingresos y gastos como:
Rubro Ingresos:
1.
2.
3.
4.
44
44301
44302
44303
Saldo de Caja Bancos
Saldo de Caja – Bancos
Saldo de Cuentas por Cobrar
Aportes Municipio.
Rubro Gastos:
1. 85
2. 8501
3. 8502
Aplicación de Financiamiento.
Deuda Externa Privada
Cuentas por Pagar.
•
Se Crea en el sistema ISHIDA la Transacción Compras – Pagos con
código (CPP), con el fin de unificar los ET (cheques por pagos internos
de la Corpac) con los ETP (Pagos a Proveedores), mismo que será
probado en días posteriores.
•
Observamos además que las Facturas que ingresan a la Corporación por
concepto de compra de servicios como: Supermaxi – Farmasol – Coralrio
– Consumo Celulares y que se descuentan mensualmente en los Roles,
no son ingresadas al sistema Contable de la Corporación a excepción de
las Facturas de CONECEL (Porta) que siendo ingresadas al sistema de
Contabilidad NO se emite la Retención Respectiva.
CONCLUSIONES:
•
Una vez culminado el análisis y reestructuración de las cuentas de
ingresos y gastos podemos manifestar que los valores que arroja el
Estado de Presupuestos presentan valores totalmente reales, auténticos
y confiables, pudiendo considerarse para una adecuada toma de
decisiones.
•
Niveles altos de control en todas y cada una de las transacciones de
requerimientos de compra por el correcto procedimiento de
autorizaciones de los diferentes entes de control el momento del
compromiso y certificación de la disponibilidad de fondos.
•
Inexistencia de Control preventivo por parte de los responsables de las
diferentes áreas involucradas, al momento de la realización de las
diferentes transacciones. Existiendo un alto riesgo de control en la
obtención de información que muchas veces puede ser errónea y no
permita la toma de decisiones adecuada.
Se Recomienda:
•
Entrega de valores encerados de todas las cuentas de ingresos y gastos
conjuntamente con la información Financiera, Balance General y el
Estado de Pérdidas y Ganancias mensualmente. Dpto. de Contabilidad
•
Descripción detallada el momento del ingreso de las facturas al sistema
de contabilidad, así como también la introducción de los números de
Recibo de cada uno de los comprobantes de caja chica en la descripción
por Reposición de Caja Chica. Dpto. Contabilidad.
•
Reporte de requerimientos pendientes de ejecución facilitando así la
búsqueda y posterior comparación de las partidas que al final de cada
mes se encuentre pendiente de cumplimiento. ISHIDA.
•
La creación de la opción de búsqueda de transacciones por valor,
agilitando así cualquier consulta contable. ISHIDA
•
La Implantación del tipo de requerimiento que pueda ser llenada
directamente en el sistema. ISHIDA
•
La Ejecución de recuperar el requerimiento o trasladar la afectación
presupuestaria y exista mandatoriamente el Requerimiento. (Jalar el
Requerimiento de compas y/o pagos). ISHIDA
•
Generar la Afectación Presupuestaria y comprometer, verificar saldos y
diferenciar decimales. ISHIDA
•
Así como la automatización y acumulación de la base de datos de los
valores que conforman el anexo de relación de dependencia de tal
manera que al finalizar el año económico me permita obtener los datos y
valores listos para llenar el formulario 107 del impuesto a la renta de los
funcionarios en relación de dependencia. ISHIDA
CONCLUSIONES:
•
Una vez culminado el análisis y reestructuración de las cuentas de
ingresos y gastos podemos manifestar que los valores que arroja el
Estado de Presupuestos presentan valores totalmente reales, auténticos
y confiables, pudiendo considerarse para una adecuada toma de
decisiones.
•
Niveles altos de control en todas y cada una de las transacciones de
requerimientos de compra por el correcto procedimiento de
autorizaciones de los diferentes entes de control el momento del
compromiso y certificación de la disponibilidad de fondos.
•
Inexistencia de Control preventivo por parte de los responsables de las
diferentes áreas involucradas, al momento de la realización de las
diferentes transacciones. Existiendo un alto riesgo de control en la
obtención de información que muchas veces puede ser errónea y no
permita la toma de decisiones adecuada.
Debo manifestar también que en el archivo del Dpto. de Auditoria,
reposan 2 carpetas con todos los cambios efectuados a los diferentes
documentos que a continuación describo:
Carpeta No. 1: que contienen: CPB, CPSER, ET, CPA, CPV, RC, NCB,
RCA, PRCTD.
CARPETA No. 2: que contiene: Roles de Pago, Informe de asientos
Presupuestados de las cuentas de Ingresos, Libro Mayor Presupuestado,
Plan de Cuentas, Plan Presupuestado.
Adjunto además: Libro mayor presupuestario totalmente encerado a
excepción de las partidas presupuestarias de los rubros que están
pendientes de ejecución. Estado de Presupuestos a la Fecha. Balance
General y Estado de Pérdidas y Ganancias a la fecha.
Sin más por el momento, me despido agradeciéndole su atención.
Atentamente,
Ing. Patricia Méndez
AUDITOR INTERNO
/pm
Adj. Lo indicado.