Normograma del Sena

ACUERDO 05 DE 1991
(abril 8)
Por el cual se modifica el Manual de Calificación Técnica y
Administrativa para el proceso de adquisición de Maquinaria,
Equipos, Herramientas y servicios conexos de la Entidad.
EL CONSEJO DIRECTIVO NACIONAL DEL SENA,
en uso de sus facultades legales y estatutarias previstas en
el Artículo 8o. del Decreto Ley No. 3123 de 1968,
CONSIDERANDO
1. Que la entidad requiere de un Manuel actualizado de Calificación Técnica y Administrativa
para el proceso de adquisiciones, que contribuya a la toma de decisiones ágiles y oportunas.
2. Que se deben unificar criterios en los procesos de licitaciones, calificación técnica y
administrativa utilización de las fichas técnicas de especificaciones de máquinas, equipos y
herramientas.
3. Que se debe dar aplicación al Decreto No. 222 de 1983 referente al proceso de adquisición de
máquinas, equipos, herramientas y servicios conexos de la Entidad.
ACUERDA
ARTICULO 1o. Adoptar el Manual de Calificación Técnica y Administrativa para el proceso de
adquisición de máquinas, equipos, herramientas, aplicable en la Dirección General y todas las
Regionales.
MANUAL DE CALIFICACION TECNICA Y ADMINISTRATIVA PARA EL PROCESO DE
ADQUISICION
CONTENIDO.
I. PROCESO CONTRATACION
II EVALUACION DE PROPUESTAS
1. Evaluación Administrativa
2. Evaluación Económica de Ofertas
3. Evaluación Técnica
3.1. Clasificación y Formulación Equipos
4. Ficha Técnica de especificaciones
4.1. Objetivos
4.2. Factores
4.3. Definición de Factores
5. Calificación Técnica
5.1. Tabla de valores
5.2. Proceso calificación
III. ANEXOS
1. Cuadro de cumplimiento de requisitos formales
2. Cuadro comparativo de precios y puntaje técnico
3. Cuadro comparativo de ofertas técnicas
4. Modelo fichas técnicas grupos A, B,C
I. PROCESO DE CONTRATACION
El proceso de adquisiciones se ha desarrollado en la Entidad teniendo en cuenta diferentes
aspectos, así:
a. El régimen de contratación administrativa contemplado en el Decreto No. 222 de 1983 y
normas complementarias.
b. La política vigente del gobierno en materia de importaciones
c. La protección a la industria nacional
d. La programación de las diferentes actividades que demanda en el tiempo el proceso licitatorio
e. La respuesta del mercado respecto a cierto tipo de bienes
f. La agilidad administrativa y financiera que demanda el proceso.
II. EVALUACION DE PROPUESTAS
1. Evaluación Administrativa
La evaluación administrativa de las ofertas de bienes de una licitación en el SENA, comprende
los siguientes aspectos:
Análisis y observaciones sobre el cumplimiento de requisitos formales
Comprende la verificación, análisis y observaciones presentadas sobre los documentos y
requisitos previstos por la Ley y contenidos en el Pliego de Condiciones, entre los cuales figuran:
a. Propuesta firmada por el representante legal.
b. Encontrarse a Paz y Salvo por aportes en el SENA.
c. Certificado de Existencia y Representación Legal o Registro Mercantil
d. Certificado de representación (solo para importación)
e. Garantía de seriedad de la propuesta
f. Especificaciones técnicas y catálogos
g. Inscripción en el Registro de Proveedores
Estos requisitos son verificados por el área de recursos físicos y los resultados consultados con el
área jurídica. El anexo No. 1 titulado "Cuadro de Cumplimiento de Requisitos Formales", se
presenta como modelo para consignar la información pertinente.
2. Evaluación económica de las Ofertas.
Comprende los precios, descuentos, ajustes por errores aritméticos, impuestos, cantidades y
demás condiciones económicas de las propuestas para cada item, según lo cotizado por el equipo
básico, elementos o accesorios extras y opcionales, instalación y entrenamiento. Ver cuadro
comparativo de precios. Anexo No. 2
Adicionalmente se incluyen características sobre fabricante, país de origen, moneda y tipo de
cambio, e I.V.A.
La evaluación se efectúa teniendo en cuenta los factores de precio, plazo, protección a la
industria nacional y puntaje técnico.
En el caso de ofertas para importación, los valores cotizados en moneda extranjera, se convierten
en moneda nacional, por su equivalente valor FOB y costo total del bien funcionando en el sitio
de utilización a la fecha de cierre de las licitaciones.
Los factores descritos son evaluados por el área de Recursos Físicos, de acuerdo con los
siguientes criterios:
a. Factor plazo:
Indica el costo de oportunidad que significa disponer de los bienes en determinado tiempo. Por
tanto cada día calendario en el plazo de la entrega del bien será ajustado en un 0.1% diario del
valor cotizado.
b. Factor Industria Nacional
Se tendrá en cuenta lo dispuesto en el decreto 1355 de 1984 y de conformidad a la posición del
arancel de aduanas, se establecerá el porcentaje que deben incrementarse al precio del bien no
considerado como de producción nacional.
Los valores cotizados en ofertas de origen extranjero por importación, se ajustarán de acuerdo
con el gravamen arancelario vigente. En caso de presentarse simultáneamente ofertas de
producción nacional y ofertas de origen extranjero, se aplicará como gravamen mínimo el 25%
para las ofertas de importación.
c. Factor Técnico.
Consiste en ajustar económicamente el valor cotizado para un bien, en el correspondiente
porcentaje faltante técnico, con base en el puntaje asignado por el Grupo Técnico.
En el caso de ofertas para importación deberá previamente calcularse en moneda nacional, el
valor FOU el costo total del bien en el sitio de utilización a la fecha del cierre de la Licitación.
Para tal efecto tienen en cuenta los siguientes parámetros:
Valor FOB
xxxxxxxxxxxx
Fletes y Seguros internacionales
xxxxxxxxxxxx
VALOR CIF
xxxxxxxxxxxx
Ley 75/86 Impuesto sobre Importaciones
% CIF.
xxxxxxxxxxxx
Gravamen arancelario % CIF
(Art. 278 Dto. 222/83)
I.V.A. % CIF
xxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxx
Comisiones Bancarias % FOB
xxxxxxxxxxxx
Seguros y fletes terrestres internos
% CIF
xxxxxxxxxxxx
Costos de nacionalización % CIF
Valor dólar importación
xxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxx
*Exento el SENA
3. Evaluación Técnica:
3.1. Clasificación y Formulación de Equipos:
Para los efectos de calificación técnica de ofertas de equipos en una licitación se clasifican éstos
en tres grupos, según la complejidad en el diseño y en su tecnología.
Grupo A:
A este corresponden aquellos equipos que tienen alta complejidad en su diseño, gran número de
componentes, accesorios normales y especiales.
generalmente requieren calidades particulares del material que los componen ya sea total o
parcialmente.
Requieren además instalación, garantía de repuestos y servicios por parte del proveedor.
Ejemplos: Equipos con CNC, fresadoras, tornos, equipos de soldadura, maquinaria agrícola,
procesadores de palabra, máquinas de escribir, micro computadores, etc.
Grupo B:
Se clasifican en este grupo aquellos equipos o elementos que no ofrecen mayor complejidad en
su diseño cuya aplicación en los procesos de producción es de menor significación que la de los
incluidos en el grupo A. Además el número de componentes puede ser relativamente menor.
La claridad de los elementos constitutivos esta en función de los requerimientos de su uso.
Estos elementos no necesitan montajes o instalaciones complejas. Ejemplos: Prensas de banco,
herramientas electromanuales, implementos agrícolas, máquinas de escribir mecánicas, etc,
Grupo C:
A este grupo pertenecen todos aquellos elementos cuyo diseño es muy simple, por lo general no
requieren de partes complementarias para su funcionamiento, a este grupo pertenecen las
herramientas.
4. Ficha Técnica de Especificaciones
4.1. Objetivos
- Racionalizar y facilitar todos los procesos de adquisición de equipos y máquinas utilizados por
la Entidad.
- Unificar a nivel nacional la formulación de las dotaciones tipo para las especialidades
universales.
- Definir criterios únicos a nivel nacional sobre los procedimientos de calificación técnica y la
valoración de los factores determinantes, evitando subjetividad e inconsistencia.
- dar cumplimiento a las normas e instrucciones establecidas por el Gobierno Nacional y de la
Entidad.
- Orientar a los proveedores para la presentación de las ofertas de las máquinas y equipos
solicitados.
- Lograr que la utilización del equipo sea total en el marco de sus especificaciones operativas.
- Servir como modelo a las entidades estatales y privadas para la elaboración de programas de
adquisición.
4.2. Factores
Con base en esta clasificación existen tres grupos de fichas técnicas para máquinas, equipos y
herramientas que se describen de acuerdo a los siguientes factores:
Grupo A: 1. Especificaciones
2. Calidad
3. Accesorios
4. Servicios
Ejemplo: Torno mecánico paralelo universal.
Grupo B: 1. Especificaciones
2. Calidad
3. Accesorios
Ejemplo: Prensa de bando y taladro eléctrico manual.
Grupo C: 1. Especificaciones
2. Calidad
Ejemplo: Destornillador de punta plana.
4.3. Definición de factores
Especificaciones:
Son las características específicas que se requieren para definir un equipo, máquina o
herramienta.
Deben incluir todos aquellos elementos o componentes que permitan totalmente su utilización y
correcto funcionamiento.
La definición de estas características se deberá indicar en cuanto a:
- Tipo de máquina o equipo
- Rangos de capacidad
- Fuente de alimentación: eléctrica, hidráulica, neumática, sólida, hídrica, etc.
- Operación: automática o manual
Estas características deben indicar con toda precisión las máquinas que se desean adquirir, las
cuales podrán tener parte o su totalidad.
- Potencia requerida o generada
- Dimensiones
- Adaptaciones y/o requerimientos especiales para procesos de enseñanza-aprendizaje
- Rangos de velocidad, presión, temperatura, fuerza
- Dispositivos de seguridad y control.
Calidad:
Este factor deberá ser claramente establecido por el grupo que defina la ficha técnica, con el fin
de ponderar numéricamente hasta por el máximo de puntaje que se asigne para su evaluación.
Los parámetros que contengan este factor se enmarcan dentro de las necesidades de la entidad en
cuanto al diseño y a la composición de los materiales de los cuales está construido el bien a
calificarse.
En cuanto el diseño se consideran aspectos tales como: avance en su diseño, ergonomía,
precisión en la operación, robustez, acabados, sencillez en su operación y seguridad en el
manejo.
Para los materiales deberán fijarse límites en cuanto a: porcentajes de composición en aleaciones,
materiales empleados en partes móviles, ajustes o tolerancias exigidas.
En lo posible se deberá incluir en la ficha técnica la norma internacional o nacional
(INCONTEC) que homologue el bien solicitado y/o deberá solicitarse a través de la ficha que el
oferente la incluya. Esta homologación será o no comprobada por el SENA y para lo cual se
reserva el correspondiente derecho.
Accesorios:
Todos los equipos o máquinas poseen dos tipos de accesorios: normales y opcionales.
Normales: Son elementos que pertenecen a la dotación básica de la máquina y permiten su
operación mínima, son de carácter condicionante.
Opcionales: Son accesorios que generalmente son ofrecidos por catálogo y cuya función
principal se refiere a la utilización máxima de la máquina o equipo en funciones especializadas.
Tanto los accesorios normales como los opcionales deben ser incluidos en la ficha técnica de
acuerdo a la necesidad o uso a que estén destinados.
Servicios: La ficha técnica debe contener aquellos requerimientos que sirven de apoyo para un
buen funcionamiento del equipo o máquina, estos se refieren a: información técnica suficiente,
manuales de operación, catálogo de partes, manual de mantenimiento, instrucciones de
instalación y puesta en marcha. Solicitud de garantías en cuanto a repuestos que en ningún caso
deberá ser inferior a la vida útil de bien ofrecido (mínimo cinco años), de servicio y
mantenimiento mínimo doce meses, sin costo adicional para el SENA, herramientas de servicio
incluidos, cursos de operación y mantenimiento (preventivo, correctivo y diagnóstico de fallas).
Se deberá hacer énfasis al elaborar la ficha en aquellos aspectos que el Grupo Técnico de la
especialidad considera como condicionantes.
Calificación Técnica.
La calificación técnica de los elementos se hará previo análisis del lleno de los requisitos
técnicos exigidos tanto en el pliego de condiciones como en la ficha técnica respectiva.
Los factores descritos en la ficha técnica serán evaluados cuantitativamente y por el grupo
técnico según la siguiente tabla de valores:
5.1. Tabla de valores
GRUPOS
A
B
Especificaciones
Calidad
C
30
30
40 40
40
60
Accesorios
Servicios
20
20
20
-
-
5.2. Proceso calificación:
- La asignación de puntos al factor Especificaciones debe ser cero (0) o su valor máximo.
- Para los factores Calidad- Accesorios - Servicios, su calificación debe estar asignada entre cero
(0) y el valor máximo. Para que la oferta sea habilitada técnicamente se requiere que estos tres
factores obtengan mínimo el 50% del valor máximo asignado a cada uno.
- Para aceptar técnicamente una oferta es necesario que la sumatoria de los puntos asignados a
cada factor no sea inferior a 60/100 puntos.
- La asignación de puntajes estará a cargo del Grupo Técnico Calificador. Las discrepancias que
se presenten en la asignación de puntajes serán definidos de acuerdo a lo más conveniente
técnicamente para la entidad.
Para evaluar la calidad del bien ofrecido la Entidad se reserva el derecho de verificarla, según
normas técnicas enunciadas por los respectivos proveedores.
- La evaluación técnica se hará según el "Cuadro comparativo de ofertas" indicado en el anexo 3.
III. ANEXOS
Anexo No. 1. Cuadro Cumplimiento Requisitos formales
Anexo No. 2. Cuadro Comparativo de Precios y Puntaje Técnico
Anexo No. 3. Cuadro Comparativo de Ofertas Técnicas
Anexo No. 4. Modelos Fichas Técnicas Grupos A-B-C.
ARTICULO 2o. Dar aplicación y divulgar el nuevo manual entre todos los funcionarios de la
Entidad y en especial a los que participan en el proceso de adquisición.
ARTICULO 3o. Hacer obligatorio el cumplimiento del manual por parte del área
administrativa y técnica, cuando se prevea la necesidad de adquirir máquinas, equipos y
herramientas, tanto en la dirección general como en todas las Regionales del SENA.
ARTICULO 4o. El presente acuerdo deroga el acuerdo 25 de 1987 y rige a partir de la fecha
de su expedición.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dado en Bogotá, D.E. ocho (8) de abril de 1991.
Presidente del Consejo
JUAN B. PEREZ RUBIANO
Viceministro de Trabajo
Secretario del Consejo
ORLANDO GIRALDO GONZALEZ
Secretario General
Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.
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ISSN Pendiente
Última actualización: 15 de noviembre de 2016
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