Área: SECTOR PÚBLICO III Contenido: INFORME ESPECIAL Formulación de los Estados Financieros en el Sector Público (Parte II) .......................................................................... III-1 PREGUNTAS Y RESPUESTAS ............................................................................................................................................................................... III-4 Formulación de los Estados Financieros en el Sector Público (Parte II) Es el proceso que resume la historia financiera económica de la entidad las cuales deben observar en la preparación y presentación de información financiera con el objeto de mostrar los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas internacionales del Sector Público. Es el documento técnico contable que muestra la evolución del movimiento mensual y acumulado de las cuentas del mayor a la manera de un listado de saldos. Contiene el movimiento de cada una de las cuentas principales, contiene los saldos deudores y acreedores según el caso y que servirá de base para realizar los ajustes de las partidas no monetarias por efectos de inflación. Por lo general, se puede obtener reportes en cualquier momento a fin de comprobar su exactitud a través del SIAF. 9. ¿Cómo se Formula el Balance Constructivo? Se formula mediante una hoja de trabajo contable que contiene tanto los saldos iniciales o saldos referenciales de apertura. Los saldos acumulados de las cuentas de Balance de un período anterior, el movimiento anual de los mismas y nuevos saldos obtenidos al final del ejercicio con la finalidad de mostrar los asientos de regularización patrimonial y de determinación de resultados, permitiendo conocer el superávit o déficit al final del período. El Balance Constructivo, cuya estructura se muestra en el formato HT-1, es la hoja de trabajo que contiene el movimiento acumulado del libro mayor, para la formulación de los Estados Financieros, con sus respectivas notas y anexos. Los saldos de las cuentas presupuestarias que muestran la captación de recursos financieros, así como las cuentas que registran las asignaciones comprometidas y la ejecución del gasto, deben coincidir con los saldos reflejados en el Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos EP-1. Esta hoja de trabajo constituye el elemento básico para la elaboración anual de los Estados Financieros y notas correspondientes. Nos muestra tres partes: la información patrimonial o financiera, la información presupuestaria y la información a través de cuentas de control. Los Estados Financieros y la Información presupuestaria se reporta a la Contaduría Pública de la Nación, Órgano rector del Sistema Contable Gubernamental de la República, es un documento que incluye todos los datos y referencias necesarias para que esta pueda ser utilizada como instrumentos de investigación y fiscalización del Poder Ejecutivo. 10. Documentos y registros básicos para el Balance Constructivo * * * * * * * * * * * * * Asientos de apertura y/o reapertura. Análisis de cuenta. Inventario de almacén y bienes de uso. Arqueo de fondos y valores. Conciliaciones bancarias, cuentas corrientes. Conciliaciones bancarias, sub. cuenta Tesoro Público. Ajustes y regularización patrimonial, se debe considerar errores, omisiones y duplicaciones que permiten obtener el movimiento correcto y saldo de cada una de las cuentas, así como también los asientos de regularización patrimonial corresponden a la cuenta Hacienda Nacional Adicional por los fondos recibidos, entregados por la entidad para atender gastos de capital durante el ejercicio o reversiones al Tesoro Público, así como los traspasos recibidos y entregados de bienes . Dicha regularización patrimonial deberá efectuarse separadamente tanto por los cargos y abonos, etc. Cuadro de conciliaciones. Traspaso de Tesoro Público. Traspaso de documentos. Traspaso de bienes. Remesas de bienes. Remesas regionales. * Traslado de fondos. * Traspaso a instituciones públicas. * Transferencias corrientes (recibidas y entregadas). * La Columna de ajustes por corrección monetaria, aparte de encontrarse sustentadas por los respectivos asientos. * Notas de contabilidad: ajustes y regularización patrimonial, asientos de determinación de resultados y cierre contable. * Otros, para los estados presupuestarios: tenemos: - Estado de ejecución mensual del gasto corriente y de capital. - Por el órgano ejecutor. - Estructura programática. - Clasificador por ingresos y gastos. - Cadena institucional. - Clasificador del gasto. - Clasificador del ingreso. E S P E C I A L 11. ¿Cómo se elabora el Balance Constructivo? Se elabora al final del cierre de cada ejercicio, como hoja Intermedio para la Formulación de los Estados Financieros y Presupuestarios, este documento nos muestra referencialmente el asiento de apertura, luego del movimiento acumulado de cada una de las cuentas que figuran en el Balance de comprobación; así como las rectificaciones, ajustes técnicos, regularización patrimonial, ajustes por inflación, saldos ajustados y distribución de los saldos de las diferentes cuentas. Para realizar el Balance Constructivo se debe tener en cuenta lo siguiente: a. Asiento de apertura referencial: se debe mostrar el asiento inicial de apertura en forma referencial. b. Movimiento acumulado: cada una de las cuentas financieras y presupuéstales que se encuentren reflejados en el mayor al cierre del ejercicio donde debe aparecer el movimiento acumulado de la cuenta 30. A C T U A L I D A D E M P R E S A R I A L | N . ° 1 45 S E G U N DA Q U I N C E N A - O C T U B R E 2 0 0 7 8. Elaboración del Balance de la Comprobación I N F O R M E III-1 III INFORMES ESPECIALES Transferencias y remesas de Capital, así como el movimiento acumulado de la cuenta 56. Hacienda Nacional Adicional. c. Saldos. Los mismos que se obtienen de la detracción aritmética de sumas y restas del movimiento acumulado. d. Columnas de ajustes y regularización patrimonial. Para mostrar los ajustes para corregir errores, omisiones y trimonio; así como las cuentas de ingresos y gastos para el estado de gestión y cuentas presupuestarias, estos saldos a nivel de cuentas divisionarias deberán coincidir con las notas y anexos a la información financiera: - Balance General. - Estado de Gestión. - Balance Presupuestario. duplicaciones que permitan obtener el movimiento correcto y saldo real de cada una de las cuentas. e. Saldos. Reflejan el resultado de cada una de las cuentas financieras presupuestales y de orden, luego de efectuar los asientos de ajustes y regularización patrimonial. f. Distribución de saldos: Para la respectiva distribución se toma cada una de las cuentas del activo, pasivo y pa- 12. Balance Constructivo al 31 de diciembre de 200... (En Nuevos Soles) (*) Cód. 01 Cuentas del Mayor 02 Asiento Referenc. de Apertura D H Asiento de apertura inventario inicial 10xx 12xx 19 21xx 33xx 37xx 39xx 54xx 56xx 59xx Importes del asiento de apertura deben ser exactamente iguales a los presentados el año anterior a la Contaduría Pública. 03 Movimiento Acumulado al 3112-2001 D H Sumas del Mayor «Debe» Saldos del movimiento acumulado del Mayor «Haber» S E G U N DA Q U I N C E N A - O C T U B R E 2 0 0 7 III-2 Es un proceso a través del cual se formulan los Estados Financieros teniendo en consideración lo siguientes aspectos como: - La verificación de las operaciones más importantes, que se hayan ejecutado durante el ejercicio, con la finalidad de contrastar el registro y la documentación sustentatoria. - Revisión y análisis de las cuentas. - Análisis y verificación de las notas de la contabilidad enviadas por las diferentes áreas. - Formulación del Balance constructivo el mismo que debe conciliar con los respectivos mayores auxiliares, a fin de darle consistencia y racionabilidad. Nota: Del Balance constructivo se desprenderá la formulación respectiva de los Estados Financieros dándole una estructura orgánica y adecuándolos a los formularios establecidos en la Directiva N.º 02-2006-EF/ 93.01, cierre contable aprobado por R.C.N.º 002-2006-EF/93.01. 14. Formulación de los Estados Financieros Comparativos La presentación de los Estados Financieros Comparativos incrementa la utilidad y INSTITUTO PACÍFICO Saldos D Ajuste y Regulariz. Patrimonial D A 30 56 06 05 H xx Distribución de Saldos Nuevos Saldos D Asientos de regularización patrimonial 02 y 03 igual al balance de comprobación 13. Elaboración de los Estados Financieros 04 H Balance General A Estado de Gestión P Gastos Ingresos Balance de Presupuesto D H Nuevos Soles xx Transferencia de capital del ejercicio 59 xx 54 xx Transferencia de resultados solo cuando es superávit. 36 xx 54 xx Transferencia de fondos de capital del año anterior enviados por el MEF 57 xx 54 xx Capitalización, excedente, revaluación 03 + 04 = 05 nos muestran claramente la naturaleza y tendencia de los cambios que afectan a la entidad. Esta forma de presentación enfatiza el hecho que los Estados Financieros presentados por dos períodos son bastantes significativos que presentan por un solo período, por lo tanto para la presentación comparativa de los Estados Financieros actualizados; en moneda de un mismo poder adquisitivo. Para tal fin se expresarán todas las partidas monetarias y no monetarias de los estados financieros del año anterior o año procedente que se multiplica por el factor de reexpresión anual de (1.020 año 2003), con excepción del estado de gestión que por disposición expresa los saldos del año anterior se mostrarán a valores históricos. Para el caso del estado de cambios en el patrimonio neto los saldos de los años precedentes 2001 y 2002 se multiplicarán por el factor de ajuste anual 1.020 así como también se ajustarán los importes que se revelen al interior de la columna Hacienda Nacional Adicional y Resultados Acumulados. 15. Formulación de los Estados Presupuestarios Se formula al cierre del ejercicio a través de los documentos resumen que representan el movimiento presupuestal de Distribución de saldos a Balance General Estado de Gestión (Resultados) ingresos y salidas, compromisos y ejecución. La formulación de los Estados Presupuestarios deberán estar adecuados a la clasificación de ingresos y gastos por fuente de financiamiento categoría del gasto grupo genérico y una partida específica. Los Estados Presupuestarios de Programación del Presupuesto de Ingreso (PPI) Y Programación de Presupuestos de Gastos (PP2) deben presentar equilibrio en los conceptos del presupuesto autorizado, inicial, modificaciones, etc. Debe considerar lo siguiente: * EL Marco Legal de Presupuesto debe ser elaborado en base a la Ley Anual de Presupuesto y las normas emitidas por la Dirección Nacional de Presupuesto, inicial, modificaciones, mediante créditos suplementarios, habilitaciones y transferencias de partidas, así como créditos y anulaciones presupuestarias internas, la cual será conciliado con el órgano rector del Sistema Nacional de Contabilidad, adjuntando fotocopias fedateadas de las normas pertinentes actualizadas. * Los Estados Presupuestarios deben ser elaborados y presentados a nivel de fuentes de financiamiento y en base a los clasificadores de ingresos y gastos, de acuerdo a la normatividad presupuestal emitida por la Dirección Nacional de Presupuesto Público. ÁREA SECTOR PÚBLICO 16. Programación del Presupuesto de Ingresos y Gastos (PPI - PP2) Son documentos a través de los cuales la estimación de ingresos y gastos presupuestado y modificado que por todo concepto se esperan captar, recaudar u obtener niveles de fuentes de financiamiento. La programación del presupuesto de ingreso y gastos tiene como objetivo principal, mostrar el monto anual de los recursos financieros con que dispondrá el pliego durante el ejercicio fiscal, a fin de ejecutarlos y aplicarlos en gastos corrientes de la inversión y el capital. Los estados presupuestarios PP1 y PP2 deberán presentar siempre el principio de equilibrio presupuestario, tanto en el presupuesto inicial como en las modificaciones y el presupuesto final. 17. Balance de ejecución del presupuesto. EP1 En el Estado Presupuestario consta de lo siguiente: a. La captación de ingresos reales clasificados en ingresos corrientes, ingresos de capital recursos de financiamiento, obtenidos durante el ejercicio fiscal. b. Forma de haber aplicado los recursos obtenidos clasificándolos en gastos corrientes, gastos de capital y devolución de créditos obtenidos en el ejercicio. c. Nos muestran el resultado obtenido entre el ingreso y gasto corriente, este parámetro nos servirá como referencia para la toma de decisiones. d. Nos muestran también el resultado económico que proviene del resultado de los ingresos menos los gastos corrientes, más los ingresos menos los gastos de capital. e. Al final del resultado financiero producto de la diferencia entre el resultado económico menos el movimiento de los ingresos y gastos de capital. 18. Información complementaria * Las entidades que ejecuten gastos por las Fuentes de Financiamiento Recursos Ordinarios para los Gobiernos Regionales, deben consignar la siguiente información: - En el Estado de Programación del Presupuesto de Ingresos (PP1), consignar el importe que presenta el Estado de Programación del Presupuesto de Gastos (PP2) en la misma fuente de financiamiento. - En el Estado de Ejecución Presupuestaria de Ingresos y Gastos (EP1), mostrar en forma referencial como ingresos, el importe total obtenido en la ejecución de gastos de la misma fuente de financiamiento. - En los numerales VIII Y IX del Estado de Fuentes Uso de Fondos, anotar el importe correspondiente a Recursos Ordinarios para los Gobiernos Regionales respectivamente. * EL Órgano Rector del Sistema Nacional de Contabilidad solicitará información adicional que considere necesaria para la elaboración de la Cuenta General de la República. * Los saldos de las cuentas presupuestarias que muestran la captación de recursos financieros así como las cuentas que registran las asignaciones comprometidas y la ejecución de gastos deben coincidir con los saldos reflejados en el estado de ejecución de ingresos y gastos- EP1. 19. Cierre de Cuentas Al finalizar cada ejercicio fiscal se debe efectuar el cierre de cuentas, situando temporalmente las cuentas en cero, para realizar la apertura nuevamente al inicio del ejercicio las cuentas del activo, pasivo y patrimonio. El proceso de cierre se realiza de la siguiente manera: a. Procedimiento de cierre y apertura de cuentas: Es el proceso mediante el cual se liquidan todos los saldos de las cuentas nominales, se determina la utilidad o pérdida del ejercicio económico y se transfiere el saldo del patrimonio neto, como: - Liquidar una cuenta: consiste en realizar las operaciones necesarias para obtener el saldo final de una cuenta al cierre del ejercicio económico. - Saldar una cuenta: consiste en colocar un importe que sea la diferencia entre el debe y el haber de una cuenta para equilibrarla y saldarla (saldo final es igual a cero), este importe debe ser utilizado en el siguiente ejercicio económico para reaperturar la cuenta solo para el caso de cuentas (activos, pasivos y patrimonio). - Cerrar una cuenta: consiste en sumar los dos saldos DEBE y HABER, después e haber saldado la cuenta y haber sido aprobado por el resultado del ejercicio. - Reapertura de cuentas: consiste en colocar el saldo inicial en el lado contrario utilizada para saldarla. b. Asientos de cierre. - La Cuentas Patrimoniales deberán cerrarse en forma recípocra por los saldos del Activo, Pasivo y Patrimonio, Asientos de cierre y al finalizar el ejercicio. - Las cuentas de orden se cerrarán en forma recípocra. - Asientos de cierre al finalizar el ejercicio. - Las cuentas de Presupuesto se cerrarán trasladando los saldos deudores y acreedores. c. Asientos para determinar los resultados y cierre. Los asientos para determinar resultados, son los que se formulan de determinar el resultado de la gestión del ejercicio, adicionando a las cuentas de ingresos y gastos los valores ajustados que resulten haber actualizado mensualmente los conceptos de ingresos, gastos y costos, de manera que la clase 3, 4 y 5 deberían cerrarse contablemente a fin de año conteniendo valores históricos más valores ajustados contra la cuenta 89. Resultado del ejercicio. Ejemplos: * Cuentas de gestión. ——————— X ——————— DEBE HABER 70 71 75 76 77 80 x/x 1 1 2 1 1 INGRESOS TRIBUTARIOS INGRES. NO TRIBUTARIOS TRANSF. CORRIENT. RECIB. INGRES. DIV. DE GESTIÓN INGRESOS FINANCIEROS RESULT. DE OPERACIÓN Para el trabado de la cuenta result. de la operac., los saldos de las ctas. divis. que registran gastos y costos del ejercicio. 500 000 500 200 100 7 300 * Cuentas de Gestión de Gastos ——————— X ——————— 80 60 62 63 65 67 68 68 DEBE HABER RESULT. DE OPERACIÓN 18 621 GASTOS DE OPERACIÓN CARGAS DE PERSONAL TRANSF. CORRIENT. OTORG. TRIBUTOS GASTOS FINANCIEROS PROVISIONES DEL EJERCICIO COSTOS DE VENTAS 1 1 1 1 3 4 5 150 350 271 500 200 650 500 Este asiento contable se realiza cuando el saldo de la cuenta resultado de la operación es acreedor. ——————— X ——————— DEBE HABER 89 RESULT. DEL EJERCICIO 10 000 80 RESULT. DE LA OPERACIÓN 10 000 Este asiento contable se realiza cuando el saldo de la cuenta resultado de la operación es acreedor. 20. ¿Cómo se realiza la Información Presupuestal? Se realiza para la gestión de las entidades por cuanto determina sus resultados en base al análisis y medición de los avances físicos y financieros obtenidos, comprende el grado de cumplimiento de las metas programadas en base al presupuesto aprobado, compara lo planeado con lo ejecutado respecto al financiamiento y ejecución del presupuesto, como: * La medición del grado de eficacia. * La medición del grado de eficiencia. * Examinar los resultados obtenidos. * Explicar las desviaciones planteadas. A C T U A L I D A D E M P R E S A R I A L | N . ° 145 S E G U N DA Q U I N C E N A - O C T U B R E 2 0 0 7 * EL Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos (EPI) deben reflejar netos de anulaciones y reversiones. III III-3 III PREGUNTAS Y RESPUESTAS 21. Conciliación del marco legal del Presupuesto Deben tener como finalidad evaluar el marco presupuestal a fin de determinar su consistencia y legalidad del presupuesto aprobado. - La información presupuestal para la conciliación debe estar desagregada por programas, fuentes de financiamiento y grupos genéricos. - Verificación y contratación que realiza la Contaduría Pública con respecto a la aprobación, y ejecución del presupuesto autorizado. - Las entidades del sector público deberán conciliar con la Contaduría Pública de la Nación semestralmente, el mar- co legal del presupuesto deberá efectuarse dentro de los 15 días hábiles siguientes del mes vencido. Es importante señalar que los datos que muestra la evaluación presupuestal deben ser contrastados con los datos que muestran los estados presupuestarios, a fin de conciliar adecuadamente la información financiera y presupuestal. La normativa legal del presupuesto debe estar debidamente conciliado entre la entidad y la Contaduría Pública de la Nación de acuerdo a las cifras desagregadas contenidas en la Ley Anual de Presupuesto, presupuesto inicial y modificaciones presupuestarias constituidas como créditos y anulaciones presupuestarias y deben estar sustentadas con los dispositivos legales vigentes a la conciliación. CONCILIACIÓN DEL MARCO LEGAL DE PRESUPUESTO Presupuesto Inicial Presupuesto Institucional Aprobado (PIA) Modificaciones Créditos suplementarios, Transferencias de Partidas, devoluciones y créditos MEF Presupuesto Institucional Modificado Aprobado. - Resolución Municipal - Resolución Presidencial - Resolución Directorial (PIA) Resolución (PIM) Incorporación de Saldos de Balance Resolución (PIM) Mayor captación de Recursos Resolución (PIM) Marco Legal del Presupuesto Presupuesto original Modificación Presupuestal MEF: Directivas Transferencias de Partidas Normativas Legales S E G U N DA Q U I N C E N A - O C T U B R E 2 0 0 7 III-4 MEF: Resoluciones INSTITUTO PACÍFICO Transferencias entre partidas genéricas y específicas excepto remuneraciones 22. Conciliación de la información y las cuentas presupuestales, con el Balance Constructivo. La información presupuestal generada debe conciliar con la registrada en libros y formatos auxiliares con las cuentas presupuestales, con las cifras mostradas en el Balance Constructivo, así como con los reportes que genere el área de presupuesto respecto a la aprobación, compromiso, ejecución presupuestal considerando las fuentes de financiamiento, las partidas específicas, así como la categoría del gasto e ingreso. 23. Marco legal del Presupuesto Autorizado * Es un reporte que permite visualizar en conjunto el comportamiento del preexpuesto autorizado desde su aprobación inicial (PIA) hasta su situación final (PIM), luego de realizar las modificaciones necesarias durante el ejercicio (créditos suplementarios, etc.). * Esta información constituye un elemento de utilidad para la gestión de la entidad que nos muestra las variaciones ocurridas en las partidas autorizadas inicialmente, su incidencia en la autorización del gasto y grado de relación entre los objetivos y metas. Ficha Técnica Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil Título : Formulación de los Estados Financieros en el Sector Público (Parte II) Fuente : Actualidad Empresarial, N.º 145 - Segunda Quincena de Octubre 2007