Los papeles de trabajo, objetivos e importancia

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Contenido
INFORME ESPECIAL
Los papeles de trabajo, objetivos e importancia ........................................................................................................ VIII-1
Ficha Técnica
Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil
Título : Los papeles de trabajo, objetivos e importancia
Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 169 - Segunda
Quincena de Octubre 2008
1. Aspecto General
Los papeles de trabajo vienen hacer los
documentos elaborados por el auditor,
durante el curso de la elaboración de auditoría que respaldan y fundamentan su
informe, está conformado por el conjunto
de documentos que contienen evidencias
respaldadas del trabajo del auditor.
Es el conjunto de cédulas y documentos
en los que el auditor registra los datos e
información obtenidos, así como los resultados de las pruebas realizadas durante
el examen. Por lo tanto, la evidencia de los
análisis, comprobaciones, verificaciones, e
interpretaciones, etc., en que se fundamentan las opiniones y juicios del auditor se
registran en documentos conocidos como
Papeles de Trabajo, además documentan
el tipo de examen de auditoría realizada
como: Gestión Financiera, examen especial y proveen evidencia que respalda la
opinión del auditor sobre los hallazgos
de auditoría.
2. Objetivos
Los papeles de trabajo se han concebido
como un método efectivo de organizar
toda información recopilada referente a
las evaluaciones que se realicen durante
el proceso de auditoría.
Los papeles de trabajo se van acumulando a lo largo del período del examen, en
la medida que analicemos las evidencias,
desarrollamos recomendaciones y preparamos nuestros informes; por lo tanto, los
objetivos que persiguen son:
a) Proporciona evidencia del trabajo
realizado.
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Segunda Quincena - Octubre 2008
b) Constituye la fuente primordial para
sustentar el informe y la evidencia del
trabajo realizado, así como el respaldo
de las observaciones, conclusiones y recomendaciones incluidas en el informe.
c) Facilita la la revisión y supervisión del
trabajo de auditoría.
d) Sirve como registro del trabajo realizado porque proporciona un registro
sistemático y detallado del trabajo
efectuado por el auditor.
e) Registra los resultados obtenidos,
porque proporcionan un registro de
información obtenida y desarrollada,
respaldando los hallazgos, condiciones y recomendaciones que resulten
de la auditoría.
f) Sustenta el informe del auditor; el
contenido de los papeles de trabajo
debe ser suficiente para respaldar las
opiniones, conclusiones y, en general,
el contenido del informe. El informe
bajo ninguna circunstancia debe
contener información o datos que no
sean respaldados por los papeles de
trabajo. Estos papeles deben fundamentar la evidencia o falta de ella, en
la que se basa el criterio del auditor y
constituyen prueba de validez de las
operaciones y registros examinados y
contenidos en el informe.
g) Sirve de base de información, los datos
utilizados por el auditor para redactar
su informe se encuentran en los papeles
de trabajo. Muchas veces sirven como
fuentes de consultas en el futuro.
h) Respaldan la opinión del auditor ante
un proceso judicial; en casos extraordinarios en que el auditor es llamado
a los tribunales, principalmente por
asuntos relacionados a fraudes u otros
delitos encontrados, los papeles de
trabajo son de gran importancia para
respaldar el contenido del informe de
auditoría.
3. Finalidad
Dentro de los fines más importantes
son:
•
•
•
•
Soporte del trabajo y del informe.
Ayuda a discutir el informe.
Fuente de consulta futuras auditorías.
Facilidad para la supervisión del
trabajo.
• Medición del trabajo realizado.
• Medir el logro de los objetivos establecidos.
• Fuentes de información para entrenamiento: cumplimiento de normas
legales.
Informe Especial
Los papeles de trabajo, objetivos e importancia
4. Importancia
Los papeles de trabajo representan en la
culminación del trabajo de auditoría, la
evidencia documental del trabajo efectuado, de las técnicas y procedimientos
de auditoría aplicadas y de las conclusiones generadas.
Los papeles de trabajo constituyen un
registro permanente del trabajo y se pueden convertir en elementos probatorios
ante la ley, ya que representan la evidencia cualitativa y cuantitativa del trabajo;
por esta razón los papeles de trabajo son
importantes porque es mediante estos
que el auditor dejará constancia de las
labores realizadas. Como:
-
Respaldan el informe del auditor.
Proporciona el sustento para el informe de auditoría.
Permite la revisión de la calidad del
trabajo realizado.
Constituye el vínculo entre las etapas
de planeamiento, ejecución e informe de auditoría.
Sirve de soporte en los procesos
judiciales.
Son guías de seguimientos de auditoría.
5. ¿Requisitos que deben contener los papeles de trabajo?
-
Deben ser suficientemente claros,
precisos y detallados.
Deben ser completos y exactos, deActualidad Empresarial
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ben mostrar la naturaleza y el alcance
del trabajo realizado.
- Deben ser legibles y ordenados.
- Deben contener información relevante.
- Deben evitarse la inclusión de información excesiva e innecesaria.
Al elaborar los papeles de trabajo se
deben considerar primordialmente los
Estados Financieros que son la base de los
análisis y del fiel reflejo de los resultados
de las operaciones de la entidad.
También deben documentar la comprensión y evaluación del ambiente de control
y de sus sistemas de información, registro
y control. Además se debe considerar los
siguientes aspectos como:
• Deben reunir los requisitos de funcionalidad.
• Deben archivarse siguiendo el orden
que aparezcan las pruebas.
• Cada selección del archivo corriente
debe incluir los papeles de trabajo
que documenten pruebas sobre los
procedimientos establecidos.
• Deben reflejar necesariamente los
resultados y otras evidencias.
6. Contenido de las cédulas de
papeles de trabajo
a) Cada cédula deben incluir en el encabezamiento:
- El nombre y siglas de la entidad
auditada.
- El tipo de examen.
- El período del examen.
- Titulo de la cédula de trabajo.
b) En la parte inferior de cada cédula de
trabajo se deben incluir dos recuadros
para anotar:
- En el lado derecho, el código de
acuerdo al índice que corresponda.
- En el lado izquierdo, el nombre o
iniciales de la persona que preparó,
quién la reviso, así como la fecha de
preparación y de revisión.
c) Su contenido debe ser conciso encontrando relación directa con el trabajo
realmente ejecutado.
d) Se debe indicar específicamente la
fuente de información que respaldan
la propiedad de los registros y operaciones efectuadas.
e) Las aseveraciones que contengan
deben ser correctas y suficientemente
respaldadas y sustentadas.
f) Las cédulas de trabajo deben tener
una referencia cruzada con otros
papeles de trabajo relacionados con
el programa de auditoría.
g) Respecto a la información y documentación adicional obtenida como
evidencia, tales como listados informático copias extractos, resoluciones,
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Instituto Pacífico
fotocopias y otros documentos. Estos
deben ser autenticados por el fedatario
de la entidad, sobre las operaciones de
la entidad, así como las confirmaciones
de terceros para ser considerados como
papeles de trabajo.
7. Características que reúnen los
papeles de trabajo
Dentro de las principales tenemos:
a) Identificación
Los papeles de trabajo deben estar
plenamente identificados con el
nombre de la entidad, el tipo de
legajo, dependencia, unidad orgánica
auditada, quien realizó el trabajo.
b) Título
Debe aparecer el nombre de la cédula matriz, proceso auditado, fecha
de elaboración y nombre de quien
lo elaboró y revisó los papeles de
trabajo.
c) Referenciación
Indica la localización de una cédula
dentro de un legajo de los papeles de
trabajo.
d) Referenciación cruzada
Son referencias que encadenan información entre diferentes cédulas o
trabajos de auditoría, la referenciación cruzada debe ser clara y puede
ser hacia atrás o hacia delante.
La referenciación cruzada se debe
tener cuidado en definir quien envía
y quien recibe.
e) Orden y Pulcritud
Los papeles de trabajo reflejan el
trabajo el trabajo del auditor, por esta
razón deben aparecer perfectamente
ordenados y obedecer las condiciones
de limpieza presentación agradable a
la vista.
f) Índices o tablas de contenido
Todo legajo de papeles de trabajo
debe contener un índice o tabla de
contenido donde se indiquen los
temas principales que lo componen,
así como el código de referencia
asignado cada uno.
g) Material estrictamente necesario
Los legajos de papeles de trabajo
deben contener solamente los documentos que se necesitan para sustentar
el trabajo del auditor. En el legajo
permanente aparecerá la información
relativa al conocimiento de la unidad
auditada y en el legajo corriente las
cedulas analíticas, cédulas sumarias,
las pruebas recolectadas y gráficos, así
como los documentos que hacen referencia a la planeación del trabajo.
h) Confidencialidad
Los papeles de trabajo deben ser
cuidadosamente conservados por el
auditor, el conocimiento anticipado
por parte del auditado de las pruebas o verificaciones efectuadas de
los comentarios o recomendaciones
y de las conclusiones del trabajo de
auditoría, le restan importancia a la
entrega formal del informe.
Por otro lado, la NIA 230. Documentación sustentatoria, numeral 3,
especifica lo siguiente que “El auditor deberá adoptar procedimientos
para mantener la confidencialidad
de los papeles de trabajo y su conservación por un período suficiente
para cumplir con los requerimientos
del ejercicio profesional y con los
requisitos legales o profesionales de
conservación de registros”.
i) Precisión
Los papeles de trabajo representan un
reflejo visible de trabajo efectuado,
pensar, planear y luego preparar. Las
hojas de trabajo no deben presentar
situaciones dudosas o que se presten
a doble interpretación.
j) No se debe escribir en libros o
documentos del auditado
Bueno, si en alguna ocasión es
necesario realizarlo, se debe tener
cuenta cuidado de escribir en lápiz
que facilite el borrado, el auditor
no debe dejar sobre los documentos
evidencias que permitan perder la
confidencialidad de los hallazgos,
excepto cuando la evidencia lo requiere.
8. Valor agregado a los papeles
de trabajo
Adicionalmente, como conclusión se determina de la elaboración de los papeles
de trabajo se le agregará la referencia de
los documentos, registros y archivos de
fuente obtenidos como:
-
Opinión y conclusión preliminar de
las evidencias obtenidas.
- Identificar la condición, criterio y
causa de la observación o evidencia
obtenida.
Por lo tanto, los papeles de trabajo deben estar diseñados y organizados para
responder a las circunstancias y las necesidades del auditor, para cada auditoría
en particular. En algunos casos, el uso de
los papeles de trabajo estandarizados:
Circularizacion de cartas, de saldos, requerimientos de información, arqueo de
fondos y valores, etc. Se puede mejorar
la eficiencia con que son preparados
y revisados. Dichos papeles de trabajo
facilitan la delegación de los trabajos
y a la vez proporcionan un medio para
controlar su calidad.
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