Informe sobre la calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA Sandra Morelli Rico Contralora General de la República Carlos Felipe Córdoba Larrarte Vicecontralor General de la República Tania Violeta Vargas Luna Secretaria Privada Carlos Augusto Cabrera Saavedra Director Oficina de Planeación Claudia Cristina Serrano Evers Leonardo Arbeláez Lamus Cr. Jairo Gordillo Rojas Contralores Auxiliares Luis Alberto Higuera Malaver Contralor Delegado para el sector Agropecuario Rafael Enrique Romero Cruz Contralor Delegado para el sector Defensa, Justicia y Seguridad Ligia Helena Borrero Restrepo Contralora Delegada para el sector Gestión Pública e Instituciones Financieras Nelson Izaciga León Contralor Delegado para el sector Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional Mauricio Cabrera Leal Contralor Delegado para el sector Medio Ambiente Ana María Silva Bermúdez Contralora Delegada para el sector Minas y Energía Carlos Eduardo Umaña Lizarazo Contralor Delegado para el sector Social Javier Alonso Lastra Fuscaldo Contralor Delegado para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva Jorge Enrique Espitia Zamora Contralor Delegado para Economía y Finanzas Públicas Contraloría General de la República 2 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Ligia Helena Borrero Restrepo Directora Oficina Jurídica Libardo Núñez Páez Director Oficina de Sistemas e Informática Raimundo José Vélez Cabrales Director Oficina de Capacitación, Producción de Tecnología y Cooperación Técnica Internacional Margarita María Barreneche Directora Oficina de Comunicaciones y Publicaciones Martha Patricia Tovar González Directora Oficina de Imprenta, Archivo y Correspondencia Jhon Jaiver Jaramillo Zapata Director Oficina de Control Interno Edith Rocío González Martínez Director Oficina de Control Disciplinario Sara Moreno Nova Gerente del Talento Humano Luz María Arbeláez Gálvez Gerente Administrativo y Financiero Germán Silva García Jefe Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción Carlos Rodríguez Bocanegra Jefe Unidad de Cooperación Nacional e Internacional de Prevención, Investigación e Incautación de Bienes Juan Alberto Duque García Jefe Unidad de Apoyo Técnico al Congreso Mónica Esperanza Cano Bedoya Jefe Unidad de Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático Contraloría General de la República 3 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno REPÚBLICA DE COLOMBIA Contraloría General de la República Contralora General de la República Sandra Morelli Rico Vicecontralor General de la República Carlos Felipe Córdoba Larrarte Director Oficina de Planeación Carlos Augusto Cabrera Saavedra Consolidación de resultados y elaboración del informe: Oficina de Planeación Beatriz Helena Hernández Varón - Coordinadora de Gestión Yaneth Silva Mendoza - Profesional Universitario Cálculos y cuadros elaborados por la Oficina de Planeación Tomando como base las matrices de control interno incorporadas en el SICA por los auditores. Portada: Despacho del Vicecontralor Yenny Liliana Pérez Guzmán Contraloría General de la República Av. Cra. 60 No. 24-09 Teléfono 6477000 Bogotá, Colombia Septiembre de 2013 www.contraloria.gov.co Contraloría General de la República 4 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno TABLA DE CONTENIDO PRESENTACIÓN ........................................................................................... 6 CAPÍTULO 1. ................................................................................................ 10 ASPECTOS CONCEPTUALES Y METODOLÓGICOS ................................ 10 1.1. Preceptos del Sistema de Control Interno ................................................................... 10 1.2. Fundamentos legales de la evaluación ........................................................................ 12 1.1. Metodología para la evaluación del sistema de control interno............................... 13 1.1.1. Determinación del nivel de riesgo .................................................................................. 14 1.1.2. Evaluación de controles................................................................................................. 15 1.1.3. Evaluación y calificación del control interno ................................................................. 18 1.1.4. Consolidación de resultados para el Informe sobre calidad y eficiencia del sistema........ 19 CAPÍTULO 2. ................................................................................................ 21 CONCEPTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y ALCANCE....... 21 2.1. Concepto .......................................................................................................................... 21 2.2. Alcance ............................................................................................................................ 24 2.2.1. Período evaluado .......................................................................................................... 25 2.2.2. Cobertura...................................................................................................................... 25 CAPÍTULO 3. ................................................................................................ 28 RESULTADOS .............................................................................................. 28 3.1. Resultados generales y por sectores ............................................................................ 28 3.1.1. Evaluación del diseño de los controles ........................................................................... 28 3.1.2. Evaluación de la efectividad de los controles ................................................................. 29 3.1.3. Evaluación y calificación del sistema de control interno................................................. 32 3.2. Resultados por macroprocesos .................................................................................... 36 3.3. Resultados por ente ....................................................................................................... 39 3.4. Análisis conceptual de la CGR sobre el modelo de control interno .......................... 46 CAPÍTULO 4. ................................................................................................ 55 CONTROL INTERNO CONTABLE ............................................................ 55 4.1. 4.2. 4.3. Resultados generales del control interno contable ................................................... 55 Resultados del control interno contable de la CGR vs. CGN....................................... 58 Resultados del control interno contable por ente ...................................................... 60 CAPÍTULO 5. ................................................................................................ 68 ANEXOS ....................................................................................................... 68 Anexo 1. Glosario ......................................................................................................................... 68 Anexo 2. Tabla de macroprocesos y procesos .......................................................................... 71 Anexo 3. Factores de riesgo de los macroprocesos .................................................................. 75 Contraloría General de la República 5 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno PRESENTACIÓN La Constitución Política de Colombia en el articulo 268 numeral 6 faculta al Contralor General de la República para “Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del Estado”. Para el cumplimiento de este mandato, en los procesos auditores programados en el Plan General de Auditorías – PGA 2013, se realiza la evaluación al sistema de control interno, generando como resultado la calificación y concepto sobre la calidad y eficiencia del sistema por cada ente objeto de control fiscal. En el Plan Estratégico 2010 – 2014, Por un control fiscal oportuno y efectivo, esta administración, se propuso el establecer un nuevo modelo integral de control y vigilancia fiscal, para lo cual, se han realizado ajustes de la Guía de Auditoría hacia el nuevo enfoque del control; así mismo, en el proceso de fortalecimiento institucional y la lucha contra la corrupción, se ha promovido la evaluación del sistema de control interno y la gestión de los sujetos de control, basada en riesgos. En desarrollo de estas estrategias, se vienen realizando ajustes metodológicos con el propósito que la calificación y concepto logre acercarse cada vez más al real estado del sistema de control interno de los entes auditados, hacia la identificación de los riesgos de corrupción. Para los análisis y resultados que se presentan, se consolida la calificación y concepto del sistema de control interno en 121 entes objeto de control fiscal, del orden nacional, presentando conclusiones de carácter cuantitativo y cualitativo. Otra de las estrategias de esta administración, es el proceso de modernización, hacia un nuevo modelo de control fiscal, para hacerlo más oportuno y efectivo, para ello, en el año 2012 se logró un importante convenio de cooperación internacional con la Contraloría General de la República de Chile, quienes facilitaron la implementación del Sistema Integrado para el Control de Auditorías – SICA en la Contraloría General de la República de Colombia a través de la transferencia del conocimiento, los desarrollos tecnológicos y el proceso de cambio de cultura institucional. En el año anterior, se inició el proceso de sensibilización, implementación y adecuación del sistema en la CGR de Colombia, mediante auditorías piloto y en el Plan General de Auditorías 2013, se puso en marcha el aplicativo para el 100% de las auditorías. Es pertinente destacar grandes logros del nuevo enfoque de control fiscal, tanto en lo metodológico como en la modernización de las tecnologías de información y Contraloría General de la República 6 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno comunicaciones, que inciden directamente en los resultados que se presentan en este informe sobre el concepto de la calidad y eficiencia del control interno de los entes objeto de control y vigilancia fiscal: El primero, corresponde a un eficaz ejercicio del control fiscal basado en riesgos, por cuanto todo proceso de auditoría a un ente o asunto, tiene como punto de partida la valoración de los riesgos asociados a los procesos misionales y de apoyo administrativo, lo cual, desde tiempo atrás se había pretendido incorporar en el ámbito del control fiscal en Colombia, pero que ahora es una realidad por el diseño metodológico de la Guía de Auditoría y el uso de la herramienta SICA. Otro aspecto relevante, es el contar con un sistema que en tiempo real permite al auditor, registrar el avance y resultados de su labor, para que de igual forma, - es decir en tiempo real -, los demás roles de la administración del proceso auditor puedan monitorear y retroalimentar las conclusiones y hallazgos de auditoría. Lo anterior, permitió contar con la información disponible en el sistema, para que la Oficina de Planeación que tiene a cargo la labor de consolidar los resultados para preparar este informe, contara directamente del sistema con el detalle de las calificaciones y conceptos en cada proceso auditor. Así mismo, el uso del SICA, ha generado un cambio de cultura de los servidores públicos hacia la transparencia de su labor, por cuanto en tiempo real, se conoce el avance de su trabajo y en el sistema queda la huella de los registros, modulaciones y ajustes a sus papeles de trabajo y a los hallazgos, así como las observaciones de los roles superiores sobre el adecuado cumplimiento de los propósitos de las actuaciones de control y vigilancia fiscal. Estos logros, nos permiten presentar el Informe sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de los entes auditados, hacia el nuevo modelo de control fiscal basado en riesgo, el cual se estructuró en cinco capítulos, que agrupan: aspectos conceptuales y metodológicos para la evaluación del sistema de control interno; el concepto y alcance; resultados que incluyen análisis generales, por sectores, por macroprocesos y por ente; los resultados del control interno contable y anexos. En relación con el análisis del control interno contable, es preciso señalar, que se incorporó un capítulo con los resultados contenidos en el Informe de la Auditoría al Balance General de la Nación, acorde con las inquietudes planteadas en las sesiones de la Comisión Legal de Cuentas de la Honorable Cámara de Representantes, sobre el concepto emitido por la Contraloría General de la República y los resultados consolidados por la Contaduría General de la Nación. Así mismo, es de señalar que los controles diseñados e implementados en el proceso contable, son parte de la totalidad del sistema de control interno. Contraloría General de la República 7 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Con la presentación del concepto sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno, la Contraloría General de la República aporta al Congreso de la República y al Gobierno Nacional, elementos para la revisión de las estrategias y esquemas, que se han planteado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, de modo que se mejore el diseño de los controles y especialmente, para que se pase del formalismo hacia la efectividad del control, con miras a lograr el cumplimiento de la función administrativa y los fines del Estado. Sandra Morelli Rico Contralora General de la República Contraloría General de la República 8 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Contraloría General de la República 9 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Capítulo 1. ASPECTOS CONCEPTUALES Y METODOLÓGICOS 1.1. Preceptos del Sistema de Control Interno La Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, en su artículo primero define el control interno como: “… el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de los costos ambientales. En consecuencia deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando.” Conforme a lo establecido en la Ley 87 de 1993, la relevancia de un efectivo sistema de control interno, radica en garantizar el cumplimiento de la misión de los entes públicos, en observancia de los principios de la administración pública, tal y como se plantea en los objetivos del sistema de control interno definidos, así: “ Contraloría General de la República 10 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno a. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten; b. Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; c. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; d. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; e. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros; f. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos; g. Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación; h. Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.” Los preceptos de la Ley 87 de 1993, son de aplicación en los organismos y entidades de las ramas del poder público en sus diferentes órdenes y niveles, la organización electoral, los organismos de control, los establecimientos públicos, el Banco de la República, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, y en los fondos de origen presupuestal. Contraloría General de la República 11 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Posteriormente, el Decreto 2539 de 2000, estableció el ámbito de aplicación de las normas del Sistema Nacional de Control Interno, para todos los organismos y entidades del Estado, en sus diferentes órdenes y niveles, los particulares que administren recursos del Estado y las entidades autónomas y territoriales o sujetas a regímenes especiales en virtud del mandato constitucional. 1.2. Fundamentos legales de la evaluación La Constitución Política de Colombia en el artículo 268 numeral 6 faculta al Contralor General de la República la atribución de “Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del Estado”. El Decreto 2145 del 4 de noviembre de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones, define entre otras las instancias de articulación del sistema para lograr su funcionamiento, y señala las competencias e interrelación dentro del sistema, para lo cual, establece los Responsables, Reguladores, Facilitadores y Evaluadores del mismo. Es así que a la Contraloría General de la República, conforme a los lineamientos constitucionales y legales, se le atribuye competencia como Reguladora y como Evaluadora, según lo establecido en los artículos 6 y 8, respectivamente: “Artículo 6o. Reguladores. Son los competentes para impartir políticas y directrices a que deben sujetarse los entes públicos en materia de Control Interno. (…) e) La Contraloría General de la República a quien corresponde reglamentar los métodos y procedimientos para llevar a cabo la evaluación de los Sistemas de Control Interno de las entidades sujetas a su vigilancia. Contraloría General de la República 12 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno (…) “Artículo 8º.- Evaluadores. Son los encargados de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía del Sistema de Control Interno, con el fin de recomendar las mejoras pertinentes. a) La Contraloría General de la República y las Contralorías Departamentales y Municipales, por atribución constitucional y legal les corresponde conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos públicos en su respectiva jurisdicción, …” Adicionalmente, el Decreto Ley 267 de 2000 en los artículos 51 y 52 numerales 2 y 3, respectivamente, establece las funciones que tienen las Contralorías Delegadas Sectoriales a saber: · Dirigir la evaluación de los sistemas de control interno en las entidades de su respectivo sector y proponer los correctivos necesarios para garantizar su óptimo funcionamiento. · Dirigir en forma inmediata la evaluación de la calidad y eficiencia del control interno de las entidades del respectivo sector e imprimirle orientación técnica a la misma. Conforme a lo descrito previamente, es potestativo de la Contraloría General de la República, establecer sus métodos y procedimientos para evaluar el sistema de control interno de los entes objeto de control y vigilancia fiscal. 1.1. Metodología para la evaluación del sistema de control interno El Plan Estratégico 2010 – 2014, Por un control fiscal oportuno y efectivo, estableció como objetivos, el formular un nuevo modelo integral de control y vigilancia fiscal y el Contraloría General de la República 13 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno fortalecimiento institucional y la lucha contra la corrupción, dentro de los cuales, se ha promovido la evaluación del sistema de control interno y la gestión de los sujetos de control, basada en riesgos. Así mismo, en consonancia con esta estrategia, la adopción de la herramienta tecnológica Sistema Integrado de Control de Auditorías – SICA, generó un nuevo espacio para las adaptaciones correspondientes de la metodología de auditoría, teniendo en cuenta que el proceso de planificación de auditorías y el ejercicio auditor se soporta en la identificación de los riesgos asociados a los procesos de las organizaciones sujetas al control y vigilancia fiscal. 1.1.1. Determinación del nivel de riesgo La Contraloría General de la República – CGR, ha elaborado e incluido en el SICA un catálogo de macroprocesos, procesos y factores de riesgo aplicables a los entes objeto de control fiscal y asuntos, de modo que en forma estándar puedan ser aplicados según los sectores, funciones y actividades que desarrollan los entes, indistintamente de su naturaleza jurídica, y que puedan ser utilizados por las diversas unidades ejecutoras del control fiscal en la CGR. En la etapa de planificación de auditorías para el 2013, en concordancia con el enfoque basado en riesgos que tiene la auditoría, a cada ente objeto de control fiscal se le determinó un nivel de riesgo, que se plasmó en la matriz de riesgo, mediante la utilización de la herramienta SICA, a través de la cual se evalúan los factores de riesgo de los macroprocesos y procesos asociados a las entidades y organismos, los cuales, se califican en una escala de Alto, Medio o Bajo. Esta matriz de riesgo, es uno de los factores para la priorización de los entes objeto de control fiscal para el proceso auditor, y es el punto de partida en la fase de planeación de la auditoría para el análisis de los riesgos y controles. Contraloría General de la República 14 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Identificar los factores de riesgo En la etapa de planeación de la auditoría, se desarrolla esta actividad de identificación de los factores de riesgo, desarrollando los siguientes procedimientos: Asociar materias específicas a procesos Teniendo en cuenta la matriz de riesgos previamente elaborada en el módulo de Planificación y Programación del Plan General de Auditorías que fue cargada en el SICA, así como, los objetivos general y específicos de la auditoría, se seleccionan los macroprocesos y procesos que guardan relación con la materia a auditar. Asociar factores de riesgo de auditoría a materias específicas A cada proceso de los macroprocesos seleccionados en el procedimiento anterior, se le asocian los factores de riesgos que mediante las pruebas de recorrido y del conocimiento del ente o asunto a auditar, se consideran de mayor impacto. Definir procesos significativos para la auditoría En este procedimiento se califican los factores de riesgo de cada uno de los procesos desplegados de acuerdo con su impacto, en la escala de Alto, Medio o Bajo, y posteriormente se procede a seleccionar los procesos considerados significativos para el desarrollo de la auditoría. 1.1.2. Evaluación de controles El modelo para la evaluación del Control Interno, es un instrumento que permite a los auditores determinar durante el desarrollo del proceso auditor, el grado de confianza que Contraloría General de la República 15 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno éstos puedan depositar en los controles implementados por el ente objeto de control fiscal para la administración de los riesgos identificados en sus procesos misionales y de apoyo, así como, establecer la profundidad de las pruebas de auditoría y soportar el concepto que se emite por parte de la Contraloría General de la República, sobre la calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno, teniendo en cuenta que se evalúa el diseño de los controles y la efectividad de los mismos en la administración de los riesgos. La evaluación del control interno, se realiza en dos eventos, así: Evaluación del diseño de controles En la fase de planeación de la auditoría se identifican y comprenden los controles y se evalúa el diseño de éstos. Para la identificación y comprensión de los controles, se verifica que permitan detectar oportunamente las desviaciones, que se establezcan controles de carácter preventivo, que los controles puedan ser probados, determinar si los controles son suficientes y necesarios, y si están asociados a tecnologías de información. Para determinar si el control está bien diseñado, se verifica que el control cumpla con los siguientes criterios: · Apropiado: Que el control identificado previene o mitiga los riesgos de la actividad a controlar. · Responsable de ejecutar el control: Que esté definida una persona responsable de ejecutar el control, que la responsabilidad de aplicación de los controles se ajuste al cargo de quien lo desempeña y que existe segregación de funciones. Contraloría General de la República 16 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno · Frecuencia del control: Que esté definida la periodicidad de la aplicación del control, y que ésta sea consistente con la frecuencia de ejecución de las actividades para las cuales se estableció el control. · Documentación del control: Que el control se encuentre debidamente formalizado. Como resultado de esta etapa de evaluación, se determina si el diseño del control es Adecuado, Parcialmente Adecuado o Inadecuado, para lo cual, se realiza la siguiente equivalencia numérica: Cuadro 1. Calificación del diseño de los controles Evaluación de la efectividad de los controles En la fase de ejecución, el equipo auditor con la aplicación de los procedimientos de auditoría que incluye pruebas de cumplimiento y sustantivas determina si los controles son efectivos. Para determinar la efectividad del control, se verifica que cumpla con los siguientes criterios: · Existe evidencia en las pruebas selectivas, que el control implementado está siendo utilizado. Contraloría General de la República 17 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno · El control examinado en la muestra, previene o mitiga los riesgos. · No se determinaron hallazgos de auditoría asociados a ese control. Para establecer la calificación del control como Efectivo, Con Deficiencias o Inefectivo, se tiene en cuenta la siguiente equivalencia numérica: Cuadro 2. Calificación de la efectividad de los controles 1.1.3. Evaluación y calificación del control interno La evaluación y calificación de la calidad y eficiencia de los controles que el ente objeto de control fiscal tiene implementados, resulta de la evaluación del diseño y de la efectividad de los controles, es decir, que a partir de los resultados anteriores se llega a la calificación del sistema. El diseño se pondera con un 30% y la efectividad con un 70%. Para efectos de la evaluación final de la calidad y eficiencia del control interno, se han definido los siguientes rangos: Contraloría General de la República 18 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Cuadro 3. Calificación del sistema de control interno 1.1.4. Consolidación de resultados para el Informe sobre calidad y eficiencia del sistema En concordancia con el ámbito de aplicación, la Contraloría General de la República consolida la evaluación del sistema de control interno de 121 organismos y entidades para el concepto y resultados que se presentan a través de este informe. Con la operatividad del SICA, en el desarrollo de las auditorías se realizó el cargue de las matrices de calificación del control interno y el concepto por cada uno de los entes y asuntos auditados por parte de cada uno de los equipos de auditoría, posteriormente la Oficina de Planeación de la Contraloría General de la República como administrador funcional del sistema, descarga la información y realiza la consolidación de la misma, para ser presentada en este informe. El seguimiento y monitoreo en tiempo real del SICA, permitió contar con la información del total de entes previstos a incluir en esta evaluación. Contraloría General de la República 19 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Contraloría General de la República 20 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Capítulo 2. CONCEPTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y ALCANCE 2.1. Concepto El Sistema de Control Interno enmarcado en el Modelo Estándar de Control Interno – MECI, no ha logrado el nivel de eficiencia y calidad, que permita garantizar el cumplimiento de la misión de los entes públicos, así como, prevenir y detectar de manera oportuna los eventos que conllevan al mal uso de los recursos públicos, el fraude y la corrupción. La implementación del modelo, se ha limitado al cumplimiento de requisitos formales, lo cual, se sustenta en los resultados sobre el diseño de los controles en las entidades públicas del orden nacional, donde se observa que de los 121 entes evaluados, 120 cuentan con controles diseñados conceptualmente; pero al evaluar la efectividad de esos controles, se determina que 91 entes, que representan el 75% presentan Deficiencias o son Inefectivos. Al ponderar los resultados de diseño y efectividad de los controles, se obtiene que 78 entes equivalentes al 64% los evaluados, tienen sistemas de control interno Con Deficiencias e Ineficientes. Estos resultados, permiten establecer que el concepto sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno en Colombia, es DEFICIENTE. Por lo anterior, se reitera la premura para que el Gobierno Nacional revise y reformule la política de fortalecimiento del sistema de control interno y los mecanismos para su Contraloría General de la República 21 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno cumplimiento, la cual debe pasar del marco meramente formal y de cumplimiento de presentación documental, hacia un enfoque basado en riesgos, que conlleve a la mitigación de estos, de modo que se garantice pasar del papel a la práctica, para garantizar de manera efectiva el logro de objetivos institucionales de las entidades públicas y la prevención del riesgo de corrupción. Los resultados por macroprocesos, permiten establecer que precisamente en aspectos fundamentales de la administración pública como la gestión financiera, presupuestal y contable, y la gestión de adquisición de bienes y servicios (gestión contractual), es donde se presentan mayores riesgos y con alta valoración, y en contraposición no se tienen establecidos controles adecuados ni efectivos, generando la materialización de la ocurrencia del riesgo. Situación similar ocurre con el análisis de macroprocesos misionales y especiales, en donde se observa una alta falencia en la definición de controles y en su aplicación que permitan mitigar y prevenir los riesgos en macroprocesos como la administración de planes, programas y proyectos de inversión, y en la formulación de políticas y regulación, lo cual, deja un panorama sombrío, porque si esto ocurre con los organismos del más alto nivel nacional, qué se podrá esperar de los entes con menor acceso a la formación, tecnologías, y transporte. Si se realiza el análisis por sectores, no es alentador por cuanto los sectores con mayor porcentaje de entes evaluados con sistemas de control interno Con Deficiencias e Ineficientes, son el sector Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional con el 94%, Social con el 89% y Agropecuario con el 85%, lo cual, es concordante con la realidad nacional, frente al cumplimiento de los objetivos institucionales y de los fines del Estado. Contraloría General de la República 22 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Como se ha señalado en informes de años anteriores, se insiste en la necesidad de promover mecanismos integrales de formación al servidor público en aspectos sobre la ética y la moral de lo público. Adelantar mecanismos con mayor profundidad, para definir y aplicar medidas para evitar la ocurrencia de los riesgos, y para detectar y corregir las desviaciones del sistema, no desde la formalidad de la existencia de herramientas de administración del riesgo, sino desde la efectividad de los controles definidos para alcanzar el logro de los objetivos de las organizaciones. En cuanto a los componentes de actividades de control, información y comunicación pública del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, se reitera la necesidad de revisar la aplicación de los marcos conceptuales diseñados, por cuanto se observa por parte de la Contraloría General de la República, una amplia deficiencia en áreas como la presupuestal, financiera y contable, contractual, y defensa judicial; así como en las de carácter misional, las cuales son objeto de hallazgos por parte de este ente de fiscalización superior. Precisamente, como consecuencia de este análisis, se incorporó como criterio, el hecho que si existe un hallazgo en la auditoría asociado al riesgo detectado y al control, es evidente que el control no es efectivo. Es igualmente necesario, garantizar que el sistema disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación, para lograr un adecuado seguimiento de la gestión organizacional; así mismo, es importante tener confiabilidad sobre las valoraciones realizadas a través del control interno de las entidades. En concordancia con lo anterior, después de la expedición de la Ley 1474 de julio 12 de 2011, no se conoce el alcance e impacto de lo establecido en el artículo 8, respecto a la Contraloría General de la República 23 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno designación de los responsables del control interno por parte del Presidente de la República en las entidades estatales de la rama ejecutiva del orden nacional. Como se ha sustentado, el Modelo Estándar de Control Interno - MECI, no ha logrado la eficiencia y calidad del sistema, debido a que se mantiene en la etapa de diseño de control en un alcance de implementación conceptual, pero no ha logrado la efectividad de los controles, por falta de operatividad y aplicación, de modo que conlleve al buen uso de los recursos públicos y al logro de los objetivos institucionales de las entidades de la administración pública. De acuerdo con el resultado obtenido en la evaluación realizada, se establece que no basta con tener controles formalmente diseñados, sino que se requiere que éstos sean aplicados y efectivos para el logro de los objetivos de las organizaciones. Por consiguiente, se insta para que el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP como organismo rector de la política de control interno del Gobierno Nacional, revise sus estrategias para la mejora de los instrumentos formales y operativos que conlleven a la calidad y eficiencia del sistema de control interno, no hacia la definición de un nuevo modelo, cuando el actual aún no ha alcanzado la madurez para mitigar los riesgos que limitan el alcance de los propósitos constitucionales y legales asignados a las entidades y organismos del Estado. Así mismo, se hace necesario que el DAFP exija a los responsables del sistema, adelantar acciones para lograr que el sistema sea eficiente y de calidad. 2.2. Alcance El concepto sobre la calidad y eficiencia del control interno, tiene el siguiente alcance: Contraloría General de la República 24 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno 2.2.1. Período evaluado El concepto sobre la calidad y eficiencia del control interno se efectuó sobre la vigencia 2012, a través de la evaluación en las auditorías realizadas en el primer semestre de 2013. 2.2.2. Cobertura Se realizó la evaluación y calificación del control interno, a 121 entidades y organismos del orden nacional, sujetas al control fiscal de la Contraloría General de la República. A la fecha se encuentran sectorizados 561 entes objeto de control, de los cuales 272 corresponden a entidades y organismos del Presupuesto General de la Nación y Empresas Industriales y Comerciales del Estado, 95 corresponden a sociedades de economía mixta e inversiones del Estado, y 194 son asociaciones, empresas, corporaciones y sociedades que se rigen por el derecho privado. Para el primer semestre de 2013, se realizaron 349 auditorías1, de las cuales 137 corresponden a entidades y organismos objeto de evaluación del sistema de control interno, sobre las cuales, se incluyen en los resultados 121 que fueron dictaminadas, y las 16 restantes corresponden a entes evaluados que no incluyeron fenecimiento sino la evaluación de programas, proyectos o asuntos específicos. En el siguiente cuadro se presenta el universo de entes por cada sector económico, y en forma seguida los entes de cada sector programados en el PGA 2013 del primer semestre y sobre éstos se establece la cobertura del 80% para emitir el concepto sobre el sistema de control interno. 1 De las 349 auditorías, 130 corresponde a puntos de control realizados en las Gerencias Departamentales Colegiadas, cuyos resultados se consolidan en las evaluaciones de los 121 entes, 16 entes evaluados sobre proyectos o asuntos, 56 entes territoriales y 26 entes particulares. Contraloría General de la República 25 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Cuadro 4. Cobertura del concepto sobre el PGA 2013 Semestre I Contraloría General de la República 26 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Contraloría General de la República 27 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Capítulo 3. RESULTADOS 3.1. Resultados generales y por sectores A continuación se presentan los resultados sobre la calidad y eficiencia del control interno de los entes objeto de control y vigilancia fiscal que fueron auditados, conforme al Plan General de Auditoría – PGA, 2013. 3.1.1. Evaluación del diseño de los controles Como se indicó en el capítulo uno sobre la metodología, uno de los primeros aspectos a evaluar para establecer la calidad y eficiencia del control interno es el diseño de los controles. Para los 121 entes auditados, se presenta el siguiente resultado: Cuadro 5. Resultado general de la evaluación de diseño de los controles Este permite establecer que un 99% de las entidades y organismos del orden nacional, han diseñado controles, es decir, que el control cuenta con un responsable de su Contraloría General de la República 28 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno aplicación, está definida la periodicidad con que se aplica y se encuentra debidamente documentado. En solo un ente objeto de control y vigilancia fiscal, que es el Ministerio de Salud y Protección Social, se establece que el diseño de control es Parcialmente Adecuado. Al revisar el comportamiento por sectores, se observa lo siguiente: Cuadro 6. Resultado por sectores, de la evaluación de diseño de los controles 3.1.2. Evaluación de la efectividad de los controles El segundo evento, en que se califican los controles es para determinar la efectividad de los mismos en la prevención y mitigación de los riesgos. Conforme a los resultados de los procesos de auditoría se presentan los siguientes resultados: Contraloría General de la República 29 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Cuadro 7. Resultado general de la evaluación de la efectividad de los controles De los 121 entes objeto de control y vigilancia fiscal que fueron dictaminados en el primer semestre de 2013, 30 entidades presentan controles Efectivos, que equivalente al 25% de los entes evaluados, es decir, que en ellos, las pruebas selectivas aplicadas permitieron establecer que los controles implementados se utilizan, previenen o mitigan los riesgos y que no se generaron hallazgos asociados a los controles verificados, conllevando a este resultado de la evaluación consolidada del ente. Por otra parte, en 90 entidades y organismos del orden nacional, que equivalen al 74% de los entes auditados, presentan una evaluación de sus controles Con Deficiencias y en una entidad se observó que los controles son Inefectivos, es decir, que en la mayoría de los procesos evaluados, los controles no se utilizan, por lo que no permiten prevenir ni mitigar los riesgos y como consecuencia se generaron hallazgos de auditoría asociados a estos controles. Al analizar el comportamiento por sectores, se observa: Contraloría General de la República 30 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Cuadro 8. Resultado por sectores, de la evaluación de efectividad de los controles Los sectores que presentan entes objeto de control y vigilancia fiscal con controles Efectivos, son Gestión Pública e Instituciones Financieras con 11 entes; seguido por el sector de Minas y Energía con 10; el sector Defensa, Justicia y Seguridad con 6; y el sector Medio Ambiente con 3. Los sectores que presentan entes con controles Con Deficiencias son en orden nominal: Social con 18; seguido por el sector Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional con 15; Defensa, Justicia y Seguridad con 14; Gestión Pública e Instituciones Financieras con 13; Medio Ambiente y Minas y Energía cada uno con 12 entes; y Agropecuario con 6. Y en el sector de Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional, se observa un ente objeto de control y vigilancia fiscal que cuenta con controles Inefectivos, correspondiente al Instituto Nacional de Vías –INVIAS. Contraloría General de la República 31 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno 3.1.3. Evaluación y calificación del sistema de control interno La evaluación y calificación del sistema de control interno, corresponde a la ponderación de la valoración del diseño formal de los controles y de su efectividad. En el siguiente gráfico se visualiza el impacto de la evaluación en cada una de las etapas de calificación y el resultado sobre la evaluación del sistema de control interno, observando el impacto por las deficiencias e inefectividad de los controles, sobre el resultado final: Gráfico 1. Resultado general de la evaluación del sistema de control interno Resultado general evaluación sistema de control interno 99% 100% 90% Representatividad (%) 80% 70% 60% 48% 50% 40% 25% 36% 74% 30% 17% 20% 1% 10% 0% 1% 0% 1 2 3 Evaluación en cada etapa Adecuado, Efectivo, Eficiente Parcialmente Adecuado, Con deficiencias, Con deficiencias Inadecuado, Inefectivo, Ineficiente Contraloría General de la República 32 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno La calificación y concepto emitido en los procesos de auditoría realizados a los 121 entes objeto de control y vigilancia fiscal presentaron el siguiente resultado: Cuadro 9. Resultado general del concepto del sistema de control interno De los 121 entes auditados, 43 equivalentes al 36% cuentan con un sistema de control interno Eficiente, 58 entidades y organismos que representan el 48% de los auditados presenta un sistema Con Deficiencias y los restantes 20 entes tienen un sistema de control interno Ineficiente, equivalente al 17%. Por lo tanto, se observa una mayor proporción de entes con sistemas de control interno, que no garantizan el cumplimiento de su misión, ni de los objetivos perseguidos por la administración pública para la protección de los bienes y recursos públicos, por lo cual, aunque se observa un diseño formal de sus controles, deben ser utilizados en la prevención y mitigación de riesgos. Acorde con la calificación y evaluación de las dos etapas (diseño y efectividad de los controles) para llegar al concepto del sistema de control interno de los entes objeto de control y vigilancia fiscal, se observa el siguiente resultado agrupado por sectores: Contraloría General de la República 33 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Cuadro 10. Resultado por sectores, del concepto sobre el sistema de control interno El sector con un mayor número de entes con concepto Eficiente es Minas y Energía con 13 entes, seguido de Gestión Pública e Instituciones Financieras con 11. Por su parte se observan 3 sectores con 10 entes con concepto Con Deficiencias, que son Gestión Pública e Instituciones Financiera, Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional y Social; mientras que los sectores con mayor número de entes con concepto Ineficiente son Social con 6 e Infraestructura con 5. No obstante, teniendo en cuenta el número de entes evaluados, se presenta en el siguiente gráfico la representatividad del concepto emitido a los entes en cada sector, como Eficiente, Con Deficiencias e Ineficiente: Contraloría General de la República 34 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Gráfico 2. Resultado por sectores, de la evaluación del sistema de control interno Resultado por sectores de la evaluación del sistema de control interno 50% 59% 46% 45% 40% 17% En y as M in io ed M Sectores al ci So a gí er en bi Am st ae fr In Pc n ió st Ge te a ru e ct I. ur F. S. y J. a, ns fe De 11% 6% io ar cu pe ro 56% 63% 30% 20% 10% 0% 33% 36% 60% 42% 40% 50% 40% 5% 31% 33% 80% 70% 60% Ag 0% 12% 15% a. Representatividad (%) 100% 90% Ineficiente Con Deficiencias Eficiente Como se observa en el gráfico 2, la mayor proporción de entes con concepto Eficiente, corresponde al sector Minas y Energía con el 59%, seguido por Gestión Pública e Instituciones Financieras con el 46% y Defensa, Justicia y Seguridad con el 45%, con sistemas que garantizan el logro de su misión y objetivos. En cuanto al concepto Con Deficiencias, se observa una mayor concentración de entes en todos los sectores con concepto en este rango, observando que aunque tienen controles formalmente diseñados, la prevención y mitigación de los riesgos presenta falencias, principalmente por no utilizar los controles y por generarse hallazgos asociados a los controles verificados. Los sectores con mayor representatividad de concepto Con Deficiencias son Infraestructura con el 63%, Medio Ambiente con el 60% y Social con el 56%. Contraloría General de la República 35 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Y en cuanto a la proporción de entes por sector, con concepto Ineficiente, están Agropecuario y Social con el 33%, e Infraestructura con el 31%, es decir, que cuentan con sistemas de control interno que no permite prevenir ni mitigar los riesgos. Estos resultados permiten observar que precisamente los sectores con mayor porcentaje de entes evaluados con sistemas de control interno Con Deficiencias e Ineficientes, son los sectores de Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional con el 94%, Social con el 89% y Agropecuario con el 85%, lo cual, es concordante con la realidad nacional, frente al cumplimiento de los objetivos institucionales y de los fines del Estado. 3.2. Resultados por macroprocesos Como se indicó previamente, en la implementación del Sistema Integrado de Control de Auditorías – SICA, se elaboró un catálogo de macroprocesos, procesos y factores de riesgo, que permitiera estandarizar las actividades misionales y de apoyo que se realizan en la administración pública, tanto en el nivel central como en el descentralizado 2. En aplicación del catálogo, se elaboró para cada ente objeto de control y vigilancia fiscal, una matriz de riesgos que compiló según la naturaleza y función pública, unos macroprocesos y procesos, que fueron valorados los factores de riesgo3 asociados a ellos, con una escala de Alto, Medio o Bajo. Esta armonización, permitió que en el ejercicio auditor, se realizara el análisis del riesgo y de los controles establecidos por la administración pública, para cada uno de los macroprocesos y procesos identificados, lo cual, se consolida en la calificación de control interno de cada ente o asunto. 2 3 Anexo 2. Tabla de macroprocesos y procesos. Anexo 3. Tabla de factores de riesgo asociados a cada macroproceso. Contraloría General de la República 36 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Como resultado de ello, se presenta el diagnóstico sobre la calidad y eficiencia de los controles por macroprocesos, evaluados en los 121 entes, así: Cuadro 11. Evaluación de control interno por macroprocesos Contraloría General de la República 37 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno En el cuadro anterior, se observa que fueron evaluados 1213 procesos correspondientes a 26 macroprocesos, en los 121 entes objeto de control y vigilancia fiscal. Se evaluaron 845 procesos de apoyo, 276 procesos misionales y 92 procesos especiales. En los macroprocesos de apoyo, es lógica la tendencia a una mayor proporción de procesos evaluados correspondientes al macroproceso de gestión financiera, presupuestal y contable con 328, seguido del macroproceso de gestión de adquisiciones de bienes y servicios con 278 procesos, la gestión de defensa judicial con 94; y en el cuarto lugar se encuentra un macroproceso especial, correspondiente a la evaluación de planes, programas y proyectos de inversión con 84 procesos analizados. Así mismo, es preocupante que 173 procesos dentro del macroproceso de gestión financiera, presupuestal y contable cuentan con sistemas de control Con Deficiencias e Ineficientes, es decir, un 53% de los procesos asociados, evidencian que los controles no fueron diseñados en forma adecuada y/o aunque estén diseñados no se utilizan para prevenir y mitigar los riesgos. De igual importancia, es el resultado de 168 procesos dentro del macroproceso de gestión de adquisición de bienes y servicios con sistemas de control Con Deficiencias e Ineficientes, es decir, un 60% de los procesos evaluados; y los 52 procesos con controles Con Deficiencias e Ineficientes del macroproceso de planes, programas y proyectos, que representan el 62%. Otro de los macroprocesos con alto nivel de control Con Deficiencias e Ineficientes, es el de gestión de las tecnologías, que tiene 43 de los 67 procesos en este rango, equivalente al 64%. Contraloría General de la República 38 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Por otra parte, en los macroprocesos misionales, se observa un mayor número de procesos evaluados en los macroprocesos de: Producción de bienes y servicios con 48 procesos; Formulación de políticas, regulación y coordinación con 43; Programas de fomento, promoción, desarrollo y estabilización de precios con 33; e Inspección Vigilancia y Control con 28 procesos evaluados. No obstante, la tendencia en los macroprocesos misionales, es diferente a la observada en los de apoyo, porque los macroprocesos con mayor porcentaje de controles Con Deficiencias e Ineficientes, son: Administración tributaria y gestión aduanera con el 100%, Prestación de servicios educativos y de formación con el 75%, la Administración de recursos de transferencias del orden nacional con el 71% y la Gestión de subsidios o auxilios con el 67%. Valga señalar que esta tendencia se presenta por el bajo número de procesos evaluados y que están asociados a un mismo ente; tal es el caso, de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales en donde se evaluaron los procesos gestión de recaudo y operación aduanera, con calificación Ineficiente de sus controles. 3.3. Resultados por ente A continuación se incluye la evaluación de cada ente objeto de control y vigilancia fiscal, incluyendo la calificación del diseño de controles, la calificación de efectividad de los controles, la calificación del sistema de control interno, y el concepto del sistema por cada uno de los 121 entes auditados. Contraloría General de la República 39 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Cuadro 12 A. Evaluación de control interno por ente Contraloría General de la República 40 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Cuadro 12 B. Evaluación de control interno por ente Contraloría General de la República 41 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Cuadro 12 C. Evaluación de control interno por ente Contraloría General de la República 42 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Cuadro 12 D. Evaluación de control interno por ente Contraloría General de la República 43 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Cuadro 12 E. Evaluación de control interno por ente Contraloría General de la República 44 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Cuadro 12 F. Evaluación de control interno por ente Contraloría General de la República 45 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno 3.4. Análisis conceptual de la CGR sobre el modelo de control interno Con base en los resultados generales y por sectores presentado previamente, la Contraloría General de la República establece que existe una importante deficiencia en el diseño del sistema de control interno, por cuanto se establece que el modelo de control interno se ha fundamentado en el cumplimiento formal y no ha logrado la operatividad del mismo. Esta situación se presenta en primera instancia por la intención del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, de unificar el modelo de control interno con la aplicación de una norma de calidad, los cuales difieren en sus propósitos: El Modelo Estándar de Control Interno – MECI, tiene como propósito esencial “Orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y contribución de estos a los fines esenciales del Estado, para lo cual se estructura en tres grandes subsistemas, desagregados en sus respectivos componentes y elementos de control…” 4, y por su parte, la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública 1000:2009, señala dentro de su objeto que es una norma que especifica requisitos, que se constituye en una herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social con el suministro de productos y la prestación de los servicios a cargo de las entidades5. Esta pretensión se visualiza en el documento de armonización del MECI y del Sistema de Gestión de Calidad para la Gestión Pública, publicado por el DAFP, en el cual, se confrontan los conceptos, principios y elementos de cada instrumento, señalando: “Tanto en el MECI como en la NTCGP 1000:2004, contiene elementos comunes que al ser aplicados de manera organizada y coordinada ayudan a alcanzar objetivos específicos de cada sistema, con procesos de mejoramiento continuo, lo que no solo va a permitir el cumplimiento de la obligación legal de su 4 5 Tomado del Manual de Implementación del MECI 1000:2005. Departamento Administrativo de la Función Pública. Tomado de la NTCGP 1000:2009. Departamento Administrativo de la Función Pública. Contraloría General de la República 46 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno implementación, sino que también ayuda a las entidades al cumplimiento de sus objetivos en el marco de las normas constitucionales y legales vigentes, con el fin de lograr la satisfacción de las necesidades, expectativas y requisitos de los clientes y partes interesadas. El MECI 1000:2005 plantea una estructura compuesta por tres subsistemas, nueve componentes y veintinueve elementos; la NTCGP 1000:2004, plantea 242 requisitos normativos, divididos en ocho capítulos, tres generales y cinco específicos; ambos sistemas enfocan su estructura bajo un ciclo PHVA, lo que facilita su implementación en forma paralela y armonizada. Es importante destacar que la aplicación de los sistemas mencionados, no se deben tomar como la obligatoriedad de disposiciones legales, sino como la consolidación de herramientas gerenciales, por lo que deben ser abordadas de manera compatible y complementaria.” 6 (El subrayado es nuestro). Dentro de este documento de armonización, de igual forma, hace referencia a un Sistema Integrado de Gestión y Control, que busca correlacionar los componentes y elementos del MECI con los numerales y subnumerales de la norma técnica de calidad, soportado en que en los dos modelos se aplica el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), lo cual puede ser cierto, pero se aplica sobre diferentes eventos de la administración pública. A continuación, se incluye un cuadro que extracta lo señalado en el Sistema Integrado de Gestión y Control,, planteado por el DAFP: 6 Documento Armonización Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2004 Entidades Públicas. Departamento Administrativo de la Función Pública. Contraloría General de la República 47 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Cuadro 13. Sistema integrado de gestión y control Fuente: Elaborado por CGR, con base en el documento de armonización MECI y NTCGP. Contraloría General de la República 48 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Como se observa, a pesar del esfuerzo del Gobierno Nacional por buscar la armonización, la Contraloría General de la República reitera que son modelos que apuntan a momentos diferentes de la gestión pública: Gráfico 3. Flujograma de la gestión pública El Sistema de Gestión de Calidad, busca estandarizar “el hacer” de las organizaciones hacia la satisfacción de los requisitos de los clientes, mientras que el Sistema de Control Interno, debe propender por la estructuración de controles que permitan reducir el impacto o la ocurrencia de los riesgos, para que los resultados alcanzados por la administración, permita conseguir los objetivos institucionales y por ende los fines constitucionales y legales del Estado. Esto ha conllevado, a generar confusiones en el entendimiento de los modelos, considerando que el contar con un producto, suple los requisitos de la NTCGP y de los propósitos del Sistema de Control Interno, razón que ha conllevado al formalismo y no a la efectividad de los controles. Contraloría General de la República 49 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Así mismo, conforme se presenta en el cuadro 13, donde se confrontan los elementos de los dos modelos: MECI y NTCGP, se pretenden interrelacionar algunos que no son definitivamente concordantes, por ejemplo los elementos de la Administración del Riesgo del MECI, se presentan como complementarios y/o coincidentes del control de la producción y servicios; lo cual, dista bastante. La Ley 87 de 1993, en el artículo 4º estableció los elementos para el Sistema de Control Interno: “ARTÍCULO 4o. ELEMENTOS PARA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Toda la entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del control interno. a) Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios; b) Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos; c) Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes; d) Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad; e) Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos; f) Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones; g) Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno; h) Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades; i) Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control; j) Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión; k) Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad; l) Simplificación y actualización de normas y procedimientos;…" Al confrontar estos elementos definidos por la ley, con el Modelo del Sistema de Control Interno, se observa que ha existido un bajo desarrollo de algunos de ellos, quedándose nuevamente en la formalidad y no en el alcance definido por el legislador. Contraloría General de la República 50 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Tal es el caso de la Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes, que el MECI, se ha quedado en la definición de la estructura organizacional, pero que si se revisa el propósito de este elemento, va más hacia la eficacia en la consecución de las metas que se plantean las organizaciones, es decir, que guarda un componente de controles diseñados y efectivos para el logro de los objetivos propuestos. Respecto a la Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos, en los productos de la implementación del MECI se requiere la construcción de manuales de procedimientos y de operación, los cuales involucran “controles”, sin embargo, no hay una adecuada orientación por parte del ente rector de la política del control interno sobre la definición de controles efectivos para evitar la malversación de los recursos públicos, siendo éste uno de los factores fundamentales de un adecuado sistema de control fiscal interno. Sobre la Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno, también se ha quedo en la formalidad de presentación de informes de auditoría interna, sobre los cuales se formulan planes de mejoramiento, pero si se revisa la intención de este elemento, va más allá, para alcanzar la efectividad de las acciones de los servidores públicos en procura de reducir o eliminar la ocurrencia de las mismas situaciones observadas. Frente a este aspecto, vale señalar que la Contraloría General de la República en los años anteriores, venía realizando pronunciamiento sobre la consistencia e integridad de los planes de mejoramiento propuestos por las Entidades como resultado de las auditorías practicadas; así mismo, en los procesos de auditoría se realizaba la evaluación de avance y cumplimiento del plan, lo que conllevó a que por muchos años, no se lograra el compromiso de la administración en asumir el seguimiento y efectividad del plan, sino que se convirtiera en un formalismo para cumplir con el ente de fiscalización superior. Contraloría General de la República 51 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Es por ello, que se derogó la regulación sobre el pronunciamiento de la CGR en la formulación de los planes de mejoramiento, y actualmente en la auditoría se verifica la efectividad del mismo, reiterando la responsabilidad de la administración en la definición de las acciones para corregir las situaciones irregulares y propender por la mitigación de los eventos que conllevan a los hallazgos de auditoría. Precisamente se evalúa la efectividad, con el propósito que se logre un adecuado cambio organizacional hacia la transparencia y la adopción de acciones que contribuyan a la mejora de la administración pública, y no quedarse solo en dar un concepto de cumplimiento de las acciones, que en muchos casos no contribuyen eficiente y eficazmente a la solución de las causas que originan los hechos irregulares o de corrupción. Por otra parte, conforme a lo comunicado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, es preocupante la manifestación que después de siete años del proyecto MECI y habiéndose fijado fechas para la etapa de implementación., se señale que: “… el modelo se encuentra, en unos casos, en etapa de implementación, y en otros de mantenimiento de acuerdo a la complejidad de las entidades, es decir, presenta diversas etapas de maduración, lo cual es norma en la implementación de este tipo de herramientas, adicionalmente la implementación del modelo nos ha dado insumos para realizar un proceso de validación del mismo y para definir líneas base que nos permita evaluar su impacto.” Incluso se informa que “…el Gobierno Nacional, adelanta una reformulación de los elementos que lo integran. Concretamente dentro del propósito de mejorar la gestión del control interno a nivel Gobierno Nacional, durante el 2012 se inició la actualización del MECI teniendo en cuenta las siguientes etapas de maduración del modelo en las entidades públicas y la necesidad de que los sistemas de control interno evolucionen con el tiempo y han transcurrido siete años desde el inicio de la implementación del sistema.”, lo cual, genera una alta preocupación a la Contraloría General de la República, por cuanto no se tiene una evaluación del impacto o resultados alcanzados frente a la efectividad de la implementación y se está proponiendo una nueva versión de modelo. Contraloría General de la República 52 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Finalmente, este ente de control fiscal, plantea la necesidad que el sistema de control interno en el país, se base en un análisis de riesgos, y no que este solo sea un elemento del modelo; por cuanto el control se debe definir conforme a los riesgos identificados sobre los procesos de la gestión pública, constituyéndose el análisis de riesgos en un fundamento del sistema. Contraloría General de la República 53 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Contraloría General de la República 54 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Capítulo 4. CONTROL INTERNO CONTABLE En concordancia con las conclusiones obtenidas sobre el sistema de control interno y como parte del mismo, se retoma en este capítulo los resultados del control interno contable de la Auditoría al Balance General de la Nación, presentado por la Contraloría General de la República al Congreso. 4.1. Resultados generales del control interno contable En este aparte se realizan los análisis estadísticos, que complementan y confirman especialmente los resultados del macroproceso de gestión financiera, presupuestal y contable. Gráfico 4. Concepto sobre el control interno contable Fuente: Informe de la Auditoría al Balance General de la Nación, Contraloría General de la República, 2012. Presentado en agosto de 2013 al Congreso de la República. Contraloría General de la República 55 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Como se visualiza en el gráfico anterior, se tiene que el 46% de los 128 entes objeto de opinión sobre los Estados Contables7, presentan un concepto Eficiente, mientras que el 23% tienen concepto Con Deficiencias y 30% se emitió un concepto Deficiente. Al confrontar que el 53% de los entes dictaminados presentan un sistema de control interno contable Con Deficiencias y Deficiente, con los resultados del Macroproceso de Gestión Financiera, Presupuestal y Contable con un 53% de los entes con sistemas en igual rango, se encuentra consistencia; lo cual, permite ratificar la necesidad que el Gobierno Nacional implemente acciones de impacto, sobre el adecuado diseño de los controles y propender por la efectividad de los mismos, con miras a precisamente garantizar el adecuado uso de los recursos públicos como premisa de la administración pública y como garantía de la consecución de los objetivos institucionales de los organismos del Estado. En cuanto al comportamiento por sectores, se presentan los siguientes resultados: Cuadro 14. Evaluación de control interno contable, por sectores 7 Según el reporte del aplicativo AUDIBAL administrado por la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas. Contraloría General de la República 56 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno En el cuadro 13, en términos nominales, el sector con mayor porcentaje de entes auditados con concepto Eficiente es Medio Ambiente con 15, seguido de Gestión Pública e Instituciones Financieras y Minas y Energía con 14 entes cada una. En cuanto al concepto Con Deficiencias, se presenta mayor concentración en Gestión Pública e Instituciones Financieras con 10 entes, seguido por el sector Social con 8. Y en el rango de Ineficiente, presentan mayor número de entes, el sector Defensa, Justicia y Seguridad con 11 entes, y el sector Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional con 7. Gráfico 5. Concepto sobre el control interno contable, por sectores Contraloría General de la República 57 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Como se observa en el gráfico 4, la mayor proporción de entes con concepto Eficiente, corresponde al sector Medio Ambiente con el 75%, seguido de Minas y Energía con el 64% y Gestión Pública e Instituciones Financieras con el 52% y Defensa, Justicia y Seguridad con el 48%, con sistemas que garantizan el logro de su misión y objetivos. En cuanto al concepto Con Deficiencias, se observa que los sectores con mayor representatividad en este rango son Social con 44% y Agropecuario e Infraestructura con el 40% cada uno, observando que aunque tienen controles diseñados, la prevención y mitigación de los riesgos presenta falencias. Y en cuanto a la proporción de entes por sector, con concepto Ineficiente, están Agropecuario con 60%, Defensa, Justicia y Seguridad con el 52% e Infraestructura con el 47%, es decir, que cuentan con sistemas de control interno contable que no permite prevenir ni mitigar los riesgos. Estos resultados permiten establecer que en materia del control interno contable, algunos sectores mantienen la tendencia del sistema en general, tal es el caso, de los entes auditados del sector Agropecuario, Infraestructura y Social, con mayor proporción en sistemas de control interno contable con concepto Con Deficiencias e Ineficientes; de igual forma, se observa también la tendencia de los sectores con mayor proporción de entes auditados con sistemas de control interno contable con concepto Eficientes, como son Defensa, Justicia y Seguridad, Medio Ambiente y Gestión Pública e Instituciones Financieras. 4.2. Resultados del control interno contable de la CGR vs. CGN Acorde con los requerimientos de la Comisión Legal de Cuentas de la Honorable Cámara de Representantes, se realiza un comparativo entre el concepto emitido por la Contraloría General de la República - CGR sobre el control interno contable de las Contraloría General de la República 58 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno entidades y la consolidación presentada por la Contaduría General de la Nación - CGN sobre este mismo aspecto. Con base en lo anterior, de los 128 entes auditados por la Contraloría General de la República, para el comparativo se toman 105 entes que tienen valoración por los dos organismos. En el gráfico siguiente, se observan los resultados generales del concepto emitido por la CGR y el correspondiente informe de consolidación de la CGN: Gráfico 6. Concepto sobre el control interno contable CGR vs. Consolidación CGN Contraloría General de la República 59 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Como se visualiza en el primer rango correspondiente a un concepto Eficiente o Adecuado, la CGR presenta un 47% frente al 88% de la CGN, y en el concepto Con Deficiencias o Satisfactorio, la CGR presenta una mayor proporción correspondiente al 25% frente al 11% de la CGN. En cuanto al concepto Ineficiente o Deficiente, se presenta un alto porcentaje del concepto de la CGR del 28% frente a 1% de la CGN. Lo anterior, permite establecer que la calificación otorgada por la Contaduría General de la Nación, difiere altamente con el concepto emitido por la Contraloría General de la República, en buena parte porque el cuestionario aplicado por la Contaduría indaga sobre elementos que se refieren a la formalidad de los controles y no sobre la efectividad de los mismos; además, los resultados consolidados por la Contaduría corresponden a la calificación asignada por los jefes de control interno o por quien haga sus veces en cada entidad; sin que exista validación por parte de la CGN. 4.3. Resultados del control interno contable por ente En el siguiente cuadro, se incluye la evaluación de cada ente objeto de control y vigilancia fiscal, en forma comparativa entre el concepto otorgado por la Contraloría General de la República y el informe de consolidación de la Contaduría General de la Nación: Contraloría General de la República 60 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Cuadro 15 A. Evaluación de control interno contable por ente Contraloría General de la República 61 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Cuadro 15 B. Evaluación de control interno contable por ente Contraloría General de la República 62 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Cuadro 15 C. Evaluación de control interno contable por ente Contraloría General de la República 63 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Cuadro 15 D. Evaluación de control interno contable por ente No. Sector 61 Agropecuario 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 Gestión Publica e Instituciones Financieras Gestión Publica e Instituciones Financieras Gestión Publica e Instituciones Financieras Gestión Publica e Instituciones Financieras Gestión Publica e Instituciones Financieras Gestión Publica e Instituciones Financieras Gestión Publica e Instituciones Financieras Gestión Publica e Instituciones Financieras Gestión Publica e Instituciones Financieras Gestión Publica e Instituciones Financieras Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional Medio Ambiente Minas y Energía 80 Minas y Energía Ente Concepto Concepto Control Control Interno Contable Interno CGN Contable CGR Unidad de Planificacion de Tierras Rurales,Adecuacion de Tierras y Usos Agropecuario -UPRA Con Deficiencias Satisfactorio Ministerio de Hacienda y Crédito Público Con Deficiencias Adecuado Ministerio De Hacienda Y Crédito Público - Unidad De Deuda Con Deficiencias Pública Ministerio De Hacienda Y Crédito Público - Unidad Del Tesoro Con Deficiencias Nacional Adecuado Adecuado Ministerio del Interior y de Justicia Con Deficiencias Adecuado Registraduria Nacional Del Estado Civil - Rinec Con Deficiencias Adecuado Sociedad Fiduciaria de Desarrollo Agropecuario S. A.–FIDUAGRARIA Con Deficiencias ND Superintendencia de la Economía Solidaria Con Deficiencias Adecuado Departamento Administrativo Nacional de Estadística -DANE- Con Deficiencias Adecuado Financiera de Desarrollo Territorial S.A.-FINDETER- Con Deficiencias Adecuado Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores Con Deficiencias ND Corporación Autónoma del Río Grande la Magdalena CORMAGDALENA- Con Deficiencias Adecuado Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorial Con Deficiencias Adecuado Superintendencia de Sociedades Con Deficiencias Adecuado Unidad Administrativa Especial de la Aeronatutica Civil Con Deficiencias Adecuado Fondo de Comunicaciones Con Deficiencias ND Fondo Nacional de Vivienda – FONVIVIENDA Con Deficiencias Adecuado UAE Autoridad Nacional de Licencias Ambientales Agencia Nacional De Minería - ANM Instituto de Planificación y Promoción de Soluciones Energéticas –IPSE– Con Deficiencias Con Deficiencias Satisfactorio Adecuado Con Deficiencias Adecuado Contraloría General de la República 64 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Cuadro 15 E. Evaluación de control interno contable por ente Contraloría General de la República 65 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Cuadro 15 F. Evaluación de control interno contable por ente No. Sector 101 Defensa, Justicia y Seguridad Ente Unidad Administrativa Agencia Nacional de Defensa, Jurídica de la Nación Unidad De Servicios Penitenciarios y Carcelarios Unidad Nacional de Protección Concepto Concepto Control Control Interno Contable Interno CGN Contable CGR Ineficiente ND Ineficiente Ineficiente Satisfactorio Deficiente Camara de Representantes Ineficiente Adecuado Superintendencia Financiera de Colombia Ineficiente Adecuado Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- Función Recaudadora Ineficiente Adecuado Agencia Nacvional de Infraestructura Ineficiente Satisfactorio Instituto Nacional de Vías – INVIAS Ineficiente Adecuado Ministerio de Comercio, Industria y Turismo Ineficiente Adecuado Ministerio de Transporte Ineficiente Satisfactorio Superintendencia de Industria y Comercio Ineficiente Satisfactorio Superintendencia de Puertos y Transportes – SUPERTRANSPORTE Ineficiente Adecuado Unidad para la Administración del Riesgo Ineficiente ND 114 Medio Ambiente Corporación Autónoma Regional de los Valles del Sinú y San Jorge –CVS– Ineficiente Adecuado 115 Medio Ambiente Corporación Autónoma Regional del Cesar –CORPOCESAR– Ineficiente Adecuado 116 Medio Ambiente Corporacion Autonoma Regional del Sur de Bolivar CSB Ineficiente Adecuado 117 Medio Ambiente Corporación para el Desarrollo Sostenible del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina –CORALINA– Ineficiente ND Centrales Eléctricas del Cauca S. A., CEDELCA Corporación Eléctrica de la Costa Atlántica –CORELCA– S. A. E.S.P. Ineficiente Adecuado Ineficiente Adecuado 120 Minas y Energía Electrificadora del Caquetá S. A. E.S.P. –ELECTROCAQUETA– Ineficiente Adecuado 121 Minas y Energía 122 Minas y Energía 123 Social ELECTROCESAR Unidad de Planeación Minero Energética –UPME– Instituto de Seguros Sociales -ISS Ineficiente Ineficiente Ineficiente ND Adecuado ND 124 Social Caja de Previsión Social de Comunicaciones - CAPRECOM Ineficiente ND 125 Social 126 Social 127 Social Servicio Nacional de Aprendizaje -SENASuperintendencia del Subsidio Familiar Superintendencia Nacional de Salud Escuela Superior de Administracón Superior de Administración -ESAP Ineficiente Ineficiente Ineficiente Satisfactorio Adecuado Adecuado Ineficiente Adecuado 102 Defensa, Justicia y Seguridad 103 Defensa, Justicia y Seguridad Gestión Publica e Instituciones 104 Financieras Gestión Publica e Instituciones 105 Financieras Gestión Publica e Instituciones 106 Financieras Infraestructura Física y 107 Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional Infraestructura Física y 108 Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional Infraestructura Física y 109 Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional Infraestructura Física y 110 Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional Infraestructura Física y 111 Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional Infraestructura Física y 112 Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional Infraestructura Física y 113 Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional 118 Minas y Energía 119 Minas y Energía 128 Social Contraloría General de la República 66 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Contraloría General de la República 67 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Capítulo 5. ANEXOS Anexo 1. Glosario Ente objeto de control fiscal: Corresponde a la nominación genérica, para referirse a toda organización o recurso que está sujeto al ejercicio misional de la Contraloría General de la República. Este término fue adoptado en la Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República ajustada en el contexto SICA. Factores de Riesgo: Situaciones cuyo eventual ocurrencia afectaría negativamente la adecuada utilización del recurso público y el cumplimiento de los fines constitucionales y legales del Estado por parte de los entes objeto de control fiscal, reflejadas en la legalidad, la eficiencia, la economía, la eficacia, la equidad, la imparcialidad, la moralidad, la transparencia, la publicidad y/o los costos ambientales con que los mismos ejecutan su gestión fiscal. Macroproceso: Conjunto de procesos económicos, financieros, jurídicos, administrativos y de otra índole, ejecutados por los entes objeto de control fiscal para cumplir los fines constitucionales y legales del Estado, sobre los que la Contraloría General de la República debe focalizar el control y la vigilancia de la gestión fiscal, porque considera que en ellos puede existir elevado riesgo de pérdida de recursos o detrimento patrimonial por inadecuada gestión fiscal, si la entidad no aplica efectivos controles que mitiguen su ocurrencia. Contraloría General de la República 68 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Macroprocesos de Apoyo: Conjunto de procesos a través de los cuales los entes objeto de control fiscal hacen la provisión de los recursos necesarios para el cumplimiento de su objeto social o razón de ser y, hacia donde la Contraloría General de la República focaliza su control fiscal, porque considera que en desarrollo de estos procesos existe elevado riesgo de pérdida de recursos, si la entidad no aplica efectivos controles que mitiguen su ocurrencia. Macroprocesos Especiales: Son procesos que obedecen a asuntos específicos o particulares, de interés de la Contraloría General de la República, para atender compromisos con la Banca Multilateral o la Cooperación Internacional o porque a través de la evaluación de los mismos puede focalizar el control fiscal a evaluar el cumplimiento de una política pública, un plan, un programa o un proyecto y en donde para ejercer el control fiscal pueden intervenir en su ejecución más de un sujeto de control o más de una dependencia de la CGR del nivel central o desconcentrado. Macroprocesos Misionales: Conjunto de procesos a través de los cuales los entes objeto de control fiscal cumplen su objeto social o su razón de ser y, hacia donde la Contraloría General de la República focaliza su control fiscal, porque considera que en desarrollo de estos procesos existe elevado riesgo de pérdida de recursos, si la entidad no aplica efectivos controles que mitiguen su ocurrencia. Proceso: Es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden en forma alternativa o simultánea, bajo ciertas circunstancias con un fin determinado. Los procesos identificados por la Contraloría General de la República, respecto de los entes objeto de control y vigilancia fiscal, se relacionan con la adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los fondos o bienes públicos; así como, a la recaudación, manejo e inversión de sus ingresos, realizadas por los entes objeto de control fiscal para su cumplimiento misional. Contraloría General de la República 69 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Unidad ejecutora: Es un término genérico para distinguir cada unidad de operación de la Contraloría General de la República, cuyas funciones le permitan ejercer el control y vigilancia fiscal. Este término se adoptó en la Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República ajustada en el contexto SICA, y se definieron como unidades ejecutoras las Contralorías Delegadas Sectoriales, la Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción, las Gerencias Departamentales y Distrital Colegiadas, y la planta temporal de empleos del Sistema General de Regalías. Contraloría General de la República 70 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Anexo 2. Tabla de macroprocesos y procesos Contraloría General de la República 71 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Contraloría General de la República 72 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Contraloría General de la República 73 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Contraloría General de la República 74 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno Anexo 3. Factores de riesgo de los macroprocesos A continuación, se reflejan algunos factores de riesgos de los macroprocesos, los cuales pueden ser complementados o ajustados, en la medida que el enfoque de riesgos y controles, así como la dinámica del Estado y de los auditados, lo ameriten: FACTORES DE RIESGO MACROPROCESOS MISIONALES Y MACROPROCESOS DE APOYO ESPECIALES 1. CONSISTENCIA DE LA INFORMACIÓN 1. CONSISTENCIA DE LA INFORMACIÓN Que la totalidad de los hechos u operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, referidas al cumplimiento del objeto social o razón de ser de las entidades, no reflejen la realidad de manera fidedigna, no se encuentren incluidas en los sistemas de información o prueben situaciones que no han sucedido en la práctica, induciendo al error a quien toma como insumo los presupuestos, estados financieros, informes, planes, contratos y/o cuentas. Que la totalidad de los hechos u operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, referidas a la provisión de los recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social o razón de ser de las entidades, no reflejen la realidad de manera fidedigna, no se encuentren incluidas en los sistemas de información o prueben situaciones que no han sucedido en la práctica, induciendo al error a quien toma como insumo los presupuestos, estados financieros, informes, planes, contratos y/o cuentas. 2. COMPETENCIA 2. COMPETENCIA Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, referidas al cumplimiento del objeto social o razón de ser de las entidades, no sean ejecutadas, ordenadas u autorizadas por el funcionario facultado para tal efecto o no cuente con la experiencia y/o conocimientos necesarios. Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, referidas a la provisión de los recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social o razón de ser de las entidades, no sean ejecutadas, ordenadas u autorizadas por el funcionario facultado para tal efecto o no cuente con la experiencia y/o conocimientos necesarios. 3. ECONOMÍA 3. ECONOMÍA Que en la ejecución de los hechos u operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, referidas al cumplimiento del objeto social o razón de ser de las entidades, durante un período determinado, no se haya realizado una adecuada adquisición y asignación de recursos humanos, físicos, técnicos y naturales, en procura de maximizar sus resultados. Que en la ejecución de los hechos u operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, referidas a la provisión de los recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social o razón de ser de las entidades, durante un período determinado, no se haya realizado una adecuada adquisición y asignación de recursos humanos, físicos, técnicos y naturales, en procura de maximizar sus resultados. Contraloría General de la República 75 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno 4. EFICACIA 4. EFICACIA Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, referidas al cumplimiento del objeto social o razón de ser de las entidades, durante un período determinado, no posibiliten que sus resultados se logren de manera adecuada y en concordancia con sus objetivos y metas. Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, referidas a la provisión de los recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social o razón de ser de las entidades, durante un período determinado, no posibiliten que sus resultados se logren de manera adecuada y en concordancia con sus objetivos y metas. 5. EFICIENCIA 5. EFICIENCIA Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, referidas al cumplimiento del objeto social o razón de ser de las entidades, durante un período determinado, no produzcan la máxima cantidad de bienes, servicios o resultados, con una cantidad adecuada de recursos e insumos utilizados. Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, referidas a la provisión de los recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social o razón de ser de las entidades, durante un período determinado, no produzcan la máxima cantidad de bienes, servicios o resultados, con una cantidad adecuada de recursos e insumos utilizados. 6. EFECTIVIDAD Que en la ejecución de los hechos u operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, referidas al cumplimiento de su objeto social o razón de ser, durante un período determinado, las entidades no demuestren el grado de satisfacción o impacto que produce el bien o servicio a su cargo o bajo su responsabilidad, dentro de una comunidad o población objeto. 7. EQUIDAD 6. EQUIDAD Que en la ejecución de los hechos u operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, referidas al cumplimiento de su objeto social o razón de ser, durante un período determinado, las entidades no identifiquen los receptores de la acción económica o realicen una indebida distribución de costos y beneficios entre los diferentes sectores económicos y sociales. Que en la ejecución de los hechos u operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, referidas a la provisión de los recursos necesarios para el cumplimiento de su objeto social o razón de ser, durante un período determinado, las entidades no identifiquen los receptores de la acción económica o realicen una indebida distribución de costos y beneficios. 8. LEGALIDAD 7. LEGALIDAD Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, referidas al cumplimiento del objeto social o razón de ser de las entidades, no se hayan realizado de conformidad con las normas constitucionales, legales y reglamentarias que le son aplicables. Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, referidas a la provisión de los recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social o razón de ser de las entidades, no se hayan realizado de conformidad con las normas constitucionales, legales y reglamentarias que le son aplicables. Contraloría General de la República 76 Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno 9. OPORTUNIDAD 8. OPORTUNIDAD Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, referidas al cumplimiento del objeto social o razón de ser de las entidades, se lleven a cabo por fuera de los términos establecidos para su ejecución, generando perjuicios para los intereses de la entidad y por ende afectando el bienestar de la comunidad o población objeto. Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, referidas a la provisión de los recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social o razón de ser de las entidades, se lleven a cabo por fuera de los términos establecidos para su ejecución, generando perjuicios para los intereses de la entidad. 10. VALORACIÓN AMBIENTALES 9. VALORACIÓN AMBIENTALES DE COSTOS Que en la ejecución de los hechos u operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, referidas al cumplimiento de su objeto social o razón de ser, durante un período determinado, las entidades no hayan tomado medidas para mitigar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente y no demuestren gestión en la protección, conservación, uso y aprovechamiento responsable de los mismos. DE COSTOS Que en la ejecución de los hechos u operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, referidas a la provisión de los recursos necesarios para el cumplimiento de su objeto social o razón de ser, durante un período determinado, las entidades no hayan tomado medidas para mitigar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente y no demuestren gestión en la protección, conservación, uso y aprovechamiento responsable de los mismos. Contraloría General de la República 77
