Informe sobre la calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno

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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Sandra Morelli Rico
Contralora General de la República
Carlos Felipe Córdoba Larrarte
Vicecontralor General de la República
Tania Violeta Vargas Luna
Secretaria Privada
Carlos Augusto Cabrera Saavedra
Director Oficina de Planeación
Claudia Cristina Serrano Evers
Leonardo Arbeláez Lamus
Cr. Jairo Gordillo Rojas
Contralores Auxiliares
Luis Alberto Higuera Malaver
Contralor Delegado para el sector Agropecuario
Rafael Enrique Romero Cruz
Contralor Delegado para el sector Defensa, Justicia y Seguridad
Ligia Helena Borrero Restrepo
Contralora Delegada para el sector Gestión Pública e Instituciones Financieras
Nelson Izaciga León
Contralor Delegado para el sector Infraestructura Física y Telecomunicaciones,
Comercio Exterior y Desarrollo Regional
Mauricio Cabrera Leal
Contralor Delegado para el sector Medio Ambiente
Ana María Silva Bermúdez
Contralora Delegada para el sector Minas y Energía
Carlos Eduardo Umaña Lizarazo
Contralor Delegado para el sector Social
Javier Alonso Lastra Fuscaldo
Contralor Delegado para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva
Jorge Enrique Espitia Zamora
Contralor Delegado para Economía y Finanzas Públicas
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Ligia Helena Borrero Restrepo
Directora Oficina Jurídica
Libardo Núñez Páez
Director Oficina de Sistemas e Informática
Raimundo José Vélez Cabrales
Director Oficina de Capacitación, Producción de Tecnología y Cooperación Técnica
Internacional
Margarita María Barreneche
Directora Oficina de Comunicaciones y Publicaciones
Martha Patricia Tovar González
Directora Oficina de Imprenta, Archivo y Correspondencia
Jhon Jaiver Jaramillo Zapata
Director Oficina de Control Interno
Edith Rocío González Martínez
Director Oficina de Control Disciplinario
Sara Moreno Nova
Gerente del Talento Humano
Luz María Arbeláez Gálvez
Gerente Administrativo y Financiero
Germán Silva García
Jefe Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción
Carlos Rodríguez Bocanegra
Jefe Unidad de Cooperación Nacional e Internacional de Prevención, Investigación e
Incautación de Bienes
Juan Alberto Duque García
Jefe Unidad de Apoyo Técnico al Congreso
Mónica Esperanza Cano Bedoya
Jefe Unidad de Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
REPÚBLICA DE COLOMBIA
Contraloría General de la República
Contralora General de la República
Sandra Morelli Rico
Vicecontralor General de la República
Carlos Felipe Córdoba Larrarte
Director Oficina de Planeación
Carlos Augusto Cabrera Saavedra
Consolidación de resultados y elaboración del informe:
Oficina de Planeación
Beatriz Helena Hernández Varón - Coordinadora de Gestión
Yaneth Silva Mendoza - Profesional Universitario
Cálculos y cuadros elaborados por la Oficina de Planeación
Tomando como base las matrices de control interno incorporadas en el SICA por los auditores.
Portada:
Despacho del Vicecontralor
Yenny Liliana Pérez Guzmán
Contraloría General de la República
Av. Cra. 60 No. 24-09
Teléfono 6477000
Bogotá, Colombia
Septiembre de 2013
www.contraloria.gov.co
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN ........................................................................................... 6
CAPÍTULO 1. ................................................................................................ 10
ASPECTOS CONCEPTUALES Y METODOLÓGICOS ................................ 10
1.1.
Preceptos del Sistema de Control Interno ................................................................... 10
1.2.
Fundamentos legales de la evaluación ........................................................................ 12
1.1.
Metodología para la evaluación del sistema de control interno............................... 13
1.1.1. Determinación del nivel de riesgo .................................................................................. 14
1.1.2. Evaluación de controles................................................................................................. 15
1.1.3. Evaluación y calificación del control interno ................................................................. 18
1.1.4. Consolidación de resultados para el Informe sobre calidad y eficiencia del sistema........ 19
CAPÍTULO 2. ................................................................................................ 21
CONCEPTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y ALCANCE....... 21
2.1.
Concepto .......................................................................................................................... 21
2.2.
Alcance ............................................................................................................................ 24
2.2.1. Período evaluado .......................................................................................................... 25
2.2.2. Cobertura...................................................................................................................... 25
CAPÍTULO 3. ................................................................................................ 28
RESULTADOS .............................................................................................. 28
3.1.
Resultados generales y por sectores ............................................................................ 28
3.1.1. Evaluación del diseño de los controles ........................................................................... 28
3.1.2. Evaluación de la efectividad de los controles ................................................................. 29
3.1.3. Evaluación y calificación del sistema de control interno................................................. 32
3.2.
Resultados por macroprocesos .................................................................................... 36
3.3.
Resultados por ente ....................................................................................................... 39
3.4.
Análisis conceptual de la CGR sobre el modelo de control interno .......................... 46
CAPÍTULO 4. ................................................................................................ 55
CONTROL INTERNO CONTABLE ............................................................ 55
4.1.
4.2.
4.3.
Resultados generales del control interno contable ................................................... 55
Resultados del control interno contable de la CGR vs. CGN....................................... 58
Resultados del control interno contable por ente ...................................................... 60
CAPÍTULO 5. ................................................................................................ 68
ANEXOS ....................................................................................................... 68
Anexo 1. Glosario ......................................................................................................................... 68
Anexo 2. Tabla de macroprocesos y procesos .......................................................................... 71
Anexo 3. Factores de riesgo de los macroprocesos .................................................................. 75
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
PRESENTACIÓN
La Constitución Política de Colombia en el articulo 268 numeral 6 faculta al Contralor
General de la República para “Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de
las entidades y organismos del Estado”. Para el cumplimiento de este mandato, en los
procesos auditores programados en el Plan General de Auditorías – PGA 2013, se realiza
la evaluación al sistema de control interno, generando como resultado la calificación y
concepto sobre la calidad y eficiencia del sistema por cada ente objeto de control fiscal.
En el Plan Estratégico 2010 – 2014, Por un control fiscal oportuno y efectivo, esta
administración, se propuso el establecer un nuevo modelo integral de control y vigilancia
fiscal, para lo cual, se han realizado ajustes de la Guía de Auditoría hacia el nuevo
enfoque del control; así mismo, en el proceso de fortalecimiento institucional y la lucha
contra la corrupción, se ha promovido la evaluación del sistema de control interno y la
gestión de los sujetos de control, basada en riesgos.
En desarrollo de estas estrategias, se vienen realizando ajustes metodológicos con el
propósito que la calificación y concepto logre acercarse cada vez más al real estado del
sistema de control interno de los entes auditados, hacia la identificación de los riesgos de
corrupción.
Para los análisis y resultados que se presentan, se consolida la calificación y concepto del
sistema de control interno en 121 entes objeto de control fiscal, del orden nacional,
presentando conclusiones de carácter cuantitativo y cualitativo.
Otra de las estrategias de esta administración, es el proceso de modernización, hacia un
nuevo modelo de control fiscal, para hacerlo más oportuno y efectivo, para ello, en el
año 2012 se logró un importante convenio de cooperación internacional con la
Contraloría General de la República de Chile, quienes facilitaron la implementación del
Sistema Integrado para el Control de Auditorías – SICA en la Contraloría General de la
República de Colombia a través de la transferencia del conocimiento, los desarrollos
tecnológicos y el proceso de cambio de cultura institucional.
En el año anterior, se inició el proceso de sensibilización, implementación y adecuación
del sistema en la CGR de Colombia, mediante auditorías piloto y en el Plan General de
Auditorías 2013, se puso en marcha el aplicativo para el 100% de las auditorías.
Es pertinente destacar grandes logros del nuevo enfoque de control fiscal, tanto en lo
metodológico como en la modernización de las tecnologías de información y
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
comunicaciones, que inciden directamente en los resultados que se presentan en este
informe sobre el concepto de la calidad y eficiencia del control interno de los entes
objeto de control y vigilancia fiscal:
El primero, corresponde a un eficaz ejercicio del control fiscal basado en riesgos, por
cuanto todo proceso de auditoría a un ente o asunto, tiene como punto de partida la
valoración de los riesgos asociados a los procesos misionales y de apoyo administrativo,
lo cual, desde tiempo atrás se había pretendido incorporar en el ámbito del control fiscal
en Colombia, pero que ahora es una realidad por el diseño metodológico de la Guía de
Auditoría y el uso de la herramienta SICA.
Otro aspecto relevante, es el contar con un sistema que en tiempo real permite al
auditor, registrar el avance y resultados de su labor, para que de igual forma, - es decir en
tiempo real -, los demás roles de la administración del proceso auditor puedan
monitorear y retroalimentar las conclusiones y hallazgos de auditoría.
Lo anterior, permitió contar con la información disponible en el sistema, para que la
Oficina de Planeación que tiene a cargo la labor de consolidar los resultados para
preparar este informe, contara directamente del sistema con el detalle de las
calificaciones y conceptos en cada proceso auditor.
Así mismo, el uso del SICA, ha generado un cambio de cultura de los servidores
públicos hacia la transparencia de su labor, por cuanto en tiempo real, se conoce el
avance de su trabajo y en el sistema queda la huella de los registros, modulaciones y
ajustes a sus papeles de trabajo y a los hallazgos, así como las observaciones de los roles
superiores sobre el adecuado cumplimiento de los propósitos de las actuaciones de
control y vigilancia fiscal.
Estos logros, nos permiten presentar el Informe sobre la calidad y eficiencia del control
fiscal interno de los entes auditados, hacia el nuevo modelo de control fiscal basado en
riesgo, el cual se estructuró en cinco capítulos, que agrupan: aspectos conceptuales y
metodológicos para la evaluación del sistema de control interno; el concepto y alcance;
resultados que incluyen análisis generales, por sectores, por macroprocesos y por ente;
los resultados del control interno contable y anexos.
En relación con el análisis del control interno contable, es preciso señalar, que se
incorporó un capítulo con los resultados contenidos en el Informe de la Auditoría al
Balance General de la Nación, acorde con las inquietudes planteadas en las sesiones de la
Comisión Legal de Cuentas de la Honorable Cámara de Representantes, sobre el
concepto emitido por la Contraloría General de la República y los resultados
consolidados por la Contaduría General de la Nación. Así mismo, es de señalar que los
controles diseñados e implementados en el proceso contable, son parte de la totalidad
del sistema de control interno.
Contraloría General de la República
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Con la presentación del concepto sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno,
la Contraloría General de la República aporta al Congreso de la República y al Gobierno
Nacional, elementos para la revisión de las estrategias y esquemas, que se han planteado
por el Departamento Administrativo de la Función Pública, de modo que se mejore el
diseño de los controles y especialmente, para que se pase del formalismo hacia la
efectividad del control, con miras a lograr el cumplimiento de la función administrativa y
los fines del Estado.
Sandra Morelli Rico
Contralora General de la República
Contraloría General de la República
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Capítulo 1.
ASPECTOS CONCEPTUALES Y METODOLÓGICOS
1.1. Preceptos del Sistema de Control Interno
La Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, en su artículo primero define el control interno
como:
“… el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos,
principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una
entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la
administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas
constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a
las metas u objetivos previstos.
El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia,
economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de los costos ambientales. En
consecuencia deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al
desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las
asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando.”
Conforme a lo establecido en la Ley 87 de 1993, la relevancia de un efectivo sistema de
control interno, radica en garantizar el cumplimiento de la misión de los entes públicos,
en observancia de los principios de la administración pública, tal y como se plantea en
los objetivos del sistema de control interno definidos, así:
“
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
a. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles
riesgos que lo afecten;
b. Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y
facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión
institucional;
c. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento
de los objetivos de la entidad;
d. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional;
e. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros;
f.
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se
presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos;
g. Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de
verificación y evaluación;
h. Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el
diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.”
Los preceptos de la Ley 87 de 1993, son de aplicación en los organismos y entidades de
las ramas del poder público en sus diferentes órdenes y niveles, la organización electoral,
los organismos de control, los establecimientos públicos, el Banco de la República, las
empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las
cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, y en los fondos de origen
presupuestal.
Contraloría General de la República
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Posteriormente, el Decreto 2539 de 2000, estableció el ámbito de aplicación de las
normas del Sistema Nacional de Control Interno, para todos los organismos y entidades
del Estado, en sus diferentes órdenes y niveles, los particulares que administren recursos
del Estado y las entidades autónomas y territoriales o sujetas a regímenes especiales en
virtud del mandato constitucional.
1.2. Fundamentos legales de la evaluación
La Constitución Política de Colombia en el artículo 268 numeral 6 faculta al Contralor
General de la República la atribución de “Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal
interno de las entidades y organismos del Estado”.
El Decreto 2145 del 4 de noviembre de 1999, por el cual se dictan normas sobre el
Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la
Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones,
define entre otras las instancias de articulación del sistema para lograr su
funcionamiento, y señala las competencias e interrelación dentro del sistema, para lo
cual, establece los Responsables, Reguladores, Facilitadores y Evaluadores del mismo.
Es así que a la Contraloría General de la República, conforme a los lineamientos
constitucionales y legales, se le atribuye competencia como Reguladora y como
Evaluadora, según lo establecido en los artículos 6 y 8, respectivamente:
“Artículo 6o. Reguladores. Son los competentes para impartir políticas y directrices a que deben
sujetarse los entes públicos en materia de Control Interno.
(…)
e) La Contraloría General de la República a quien corresponde reglamentar los métodos y
procedimientos para llevar a cabo la evaluación de los Sistemas de Control Interno de las entidades
sujetas a su vigilancia.
Contraloría General de la República
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
(…)
“Artículo 8º.- Evaluadores. Son los encargados de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía
del Sistema de Control Interno, con el fin de recomendar las mejoras pertinentes.
a) La Contraloría General de la República y las Contralorías Departamentales y Municipales, por
atribución constitucional y legal les corresponde conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control
fiscal interno de las entidades y organismos públicos en su respectiva jurisdicción, …”
Adicionalmente, el Decreto Ley 267 de 2000 en los artículos 51 y 52 numerales 2 y 3,
respectivamente, establece las funciones que tienen las Contralorías Delegadas
Sectoriales a saber:
· Dirigir la evaluación de los sistemas de control interno en las entidades de su
respectivo sector y proponer los correctivos necesarios para garantizar su óptimo
funcionamiento.
· Dirigir en forma inmediata la evaluación de la calidad y eficiencia del control
interno de las entidades del respectivo sector e imprimirle orientación técnica a la
misma.
Conforme a lo descrito previamente, es potestativo de la Contraloría General de la
República, establecer sus métodos y procedimientos para evaluar el sistema de control
interno de los entes objeto de control y vigilancia fiscal.
1.1. Metodología para la evaluación del sistema de control interno
El Plan Estratégico 2010 – 2014, Por un control fiscal oportuno y efectivo, estableció como
objetivos, el formular un nuevo modelo integral de control y vigilancia fiscal y el
Contraloría General de la República
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
fortalecimiento institucional y la lucha contra la corrupción, dentro de los cuales, se ha
promovido la evaluación del sistema de control interno y la gestión de los sujetos de
control, basada en riesgos.
Así mismo, en consonancia con esta estrategia, la adopción de la herramienta tecnológica
Sistema Integrado de Control de Auditorías – SICA, generó un nuevo espacio para las
adaptaciones correspondientes de la metodología de auditoría, teniendo en cuenta que el
proceso de planificación de auditorías y el ejercicio auditor se soporta en la identificación
de los riesgos asociados a los procesos de las organizaciones sujetas al control y vigilancia
fiscal.
1.1.1. Determinación del nivel de riesgo
La Contraloría General de la República – CGR, ha elaborado e incluido en el SICA un
catálogo de macroprocesos, procesos y factores de riesgo aplicables a los entes objeto de
control fiscal y asuntos, de modo que en forma estándar puedan ser aplicados según los
sectores, funciones y actividades que desarrollan los entes, indistintamente de su
naturaleza jurídica, y que puedan ser utilizados por las diversas unidades ejecutoras del
control fiscal en la CGR.
En la etapa de planificación de auditorías para el 2013, en concordancia con el enfoque
basado en riesgos que tiene la auditoría, a cada ente objeto de control fiscal se le
determinó un nivel de riesgo, que se plasmó en la matriz de riesgo, mediante la
utilización de la herramienta SICA, a través de la cual se evalúan los factores de riesgo de
los macroprocesos y procesos asociados a las entidades y organismos, los cuales, se
califican en una escala de Alto, Medio o Bajo.
Esta matriz de riesgo, es uno de los factores para la priorización de los entes objeto de
control fiscal para el proceso auditor, y es el punto de partida en la fase de planeación de
la auditoría para el análisis de los riesgos y controles.
Contraloría General de la República
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Identificar los factores de riesgo
En la etapa de planeación de la auditoría, se desarrolla esta actividad de identificación de
los factores de riesgo, desarrollando los siguientes procedimientos:
Asociar materias específicas a procesos
Teniendo en cuenta la matriz de riesgos previamente elaborada en el módulo de
Planificación y Programación del Plan General de Auditorías que fue cargada en el SICA,
así como, los objetivos general y específicos de la auditoría, se seleccionan los
macroprocesos y procesos que guardan relación con la materia a auditar.
Asociar factores de riesgo de auditoría a materias específicas
A cada proceso de los macroprocesos seleccionados en el procedimiento anterior, se le
asocian los factores de riesgos que mediante las pruebas de recorrido y del conocimiento
del ente o asunto a auditar, se consideran de mayor impacto.
Definir procesos significativos para la auditoría
En este procedimiento se califican los factores de riesgo de cada uno de los procesos
desplegados de acuerdo con su impacto, en la escala de Alto, Medio o Bajo, y
posteriormente se procede a seleccionar los procesos considerados significativos para el
desarrollo de la auditoría.
1.1.2. Evaluación de controles
El modelo para la evaluación del Control Interno, es un instrumento que permite a los
auditores determinar durante el desarrollo del proceso auditor, el grado de confianza que
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
éstos puedan depositar en los controles implementados por el ente objeto de control
fiscal para la administración de los riesgos identificados en sus procesos misionales y de
apoyo, así como, establecer la profundidad de las pruebas de auditoría y soportar el
concepto que se emite por parte de la Contraloría General de la República, sobre la
calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno, teniendo en cuenta que se evalúa el
diseño de los controles y la efectividad de los mismos en la administración de los riesgos.
La evaluación del control interno, se realiza en dos eventos, así:
Evaluación del diseño de controles
En la fase de planeación de la auditoría se identifican y comprenden los controles y se
evalúa el diseño de éstos.
Para la identificación y comprensión de los controles, se verifica que permitan detectar
oportunamente las desviaciones, que se establezcan controles de carácter preventivo, que
los controles puedan ser probados, determinar si los controles son suficientes y
necesarios, y si están asociados a tecnologías de información.
Para determinar si el control está bien diseñado, se verifica que el control cumpla con los
siguientes criterios:
·
Apropiado: Que el control identificado previene o mitiga los riesgos de la
actividad a controlar.
·
Responsable de ejecutar el control: Que esté definida una persona responsable de
ejecutar el control, que la responsabilidad de aplicación de los controles se ajuste
al cargo de quien lo desempeña y que existe segregación de funciones.
Contraloría General de la República
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
·
Frecuencia del control: Que esté definida la periodicidad de la aplicación del control,
y que ésta sea consistente con la frecuencia de ejecución de las actividades para
las cuales se estableció el control.
·
Documentación del control: Que el control se encuentre debidamente formalizado.
Como resultado de esta etapa de evaluación, se determina si el diseño del control es
Adecuado, Parcialmente Adecuado o Inadecuado, para lo cual, se realiza la siguiente
equivalencia numérica:
Cuadro 1. Calificación del diseño de los controles
Evaluación de la efectividad de los controles
En la fase de ejecución, el equipo auditor con la aplicación de los procedimientos de
auditoría que incluye pruebas de cumplimiento y sustantivas determina si los controles
son efectivos.
Para determinar la efectividad del control, se verifica que cumpla con los siguientes
criterios:
·
Existe evidencia en las pruebas selectivas, que el control implementado está
siendo utilizado.
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
·
El control examinado en la muestra, previene o mitiga los riesgos.
·
No se determinaron hallazgos de auditoría asociados a ese control.
Para establecer la calificación del control como Efectivo, Con Deficiencias o Inefectivo,
se tiene en cuenta la siguiente equivalencia numérica:
Cuadro 2. Calificación de la efectividad de los controles
1.1.3. Evaluación y calificación del control interno
La evaluación y calificación de la calidad y eficiencia de los controles que el ente objeto
de control fiscal tiene implementados, resulta de la evaluación del diseño y de la
efectividad de los controles, es decir, que a partir de los resultados anteriores se llega a la
calificación del sistema.
El diseño se pondera con un 30% y la efectividad con un 70%.
Para efectos de la evaluación final de la calidad y eficiencia del control interno, se han
definido los siguientes rangos:
Contraloría General de la República
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Cuadro 3. Calificación del sistema de control interno
1.1.4. Consolidación de resultados para el Informe sobre calidad y
eficiencia del sistema
En concordancia con el ámbito de aplicación, la Contraloría General de la República
consolida la evaluación del sistema de control interno de 121 organismos y entidades
para el concepto y resultados que se presentan a través de este informe.
Con la operatividad del SICA, en el desarrollo de las auditorías se realizó el cargue de las
matrices de calificación del control interno y el concepto por cada uno de los entes y
asuntos auditados por parte de cada uno de los equipos de auditoría, posteriormente la
Oficina de Planeación de la Contraloría General de la República como administrador
funcional del sistema, descarga la información y realiza la consolidación de la misma,
para ser presentada en este informe.
El seguimiento y monitoreo en tiempo real del SICA, permitió contar con la información
del total de entes previstos a incluir en esta evaluación.
Contraloría General de la República
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Contraloría General de la República
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Capítulo 2.
CONCEPTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y ALCANCE
2.1.
Concepto
El Sistema de Control Interno enmarcado en el Modelo Estándar de Control Interno –
MECI, no ha logrado el nivel de eficiencia y calidad, que permita garantizar el
cumplimiento de la misión de los entes públicos, así como, prevenir y detectar de manera
oportuna los eventos que conllevan al mal uso de los recursos públicos, el fraude y la
corrupción.
La implementación del modelo, se ha limitado al cumplimiento de requisitos formales, lo
cual, se sustenta en los resultados sobre el diseño de los controles en las entidades
públicas del orden nacional, donde se observa que de los 121 entes evaluados, 120
cuentan con controles diseñados conceptualmente; pero al evaluar la efectividad de esos
controles, se determina que 91 entes, que representan el 75% presentan Deficiencias o son
Inefectivos.
Al ponderar los resultados de diseño y efectividad de los controles, se obtiene que 78
entes equivalentes al 64% los evaluados, tienen sistemas de control interno Con
Deficiencias e Ineficientes.
Estos resultados, permiten establecer que el concepto sobre la calidad y eficiencia del
sistema de control interno en Colombia, es DEFICIENTE.
Por lo anterior, se reitera la premura para que el Gobierno Nacional revise y reformule la
política de fortalecimiento del sistema de control interno y los mecanismos para su
Contraloría General de la República
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
cumplimiento, la cual debe pasar del marco meramente formal y de cumplimiento de
presentación documental, hacia un enfoque basado en riesgos, que conlleve a la
mitigación de estos, de modo que se garantice pasar del papel a la práctica, para
garantizar de manera efectiva el logro de objetivos institucionales de las entidades
públicas y la prevención del riesgo de corrupción.
Los resultados por macroprocesos, permiten establecer que precisamente en aspectos
fundamentales de la administración pública como la gestión financiera, presupuestal y
contable, y la gestión de adquisición de bienes y servicios (gestión contractual), es donde
se presentan mayores riesgos y con alta valoración, y en contraposición no se tienen
establecidos controles adecuados ni efectivos, generando la materialización de la
ocurrencia del riesgo.
Situación similar ocurre con el análisis de macroprocesos misionales y especiales, en
donde se observa una alta falencia en la definición de controles y en su aplicación que
permitan mitigar y prevenir los riesgos en macroprocesos como la administración de
planes, programas y proyectos de inversión, y en la formulación de políticas y regulación,
lo cual, deja un panorama sombrío, porque si esto ocurre con los organismos del más
alto nivel nacional, qué se podrá esperar de los entes con menor acceso a la formación,
tecnologías, y transporte.
Si se realiza el análisis por sectores, no es alentador por cuanto los sectores con mayor
porcentaje de entes evaluados con sistemas de control interno Con Deficiencias e Ineficientes,
son el sector Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y
Desarrollo Regional con el 94%, Social con el 89% y Agropecuario con el 85%, lo cual,
es concordante con la realidad nacional, frente al cumplimiento de los objetivos
institucionales y de los fines del Estado.
Contraloría General de la República
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Como se ha señalado en informes de años anteriores, se insiste en la necesidad de
promover mecanismos integrales de formación al servidor público en aspectos sobre la
ética y la moral de lo público.
Adelantar mecanismos con mayor profundidad, para definir y aplicar medidas para evitar
la ocurrencia de los riesgos, y para detectar y corregir las desviaciones del sistema, no
desde la formalidad de la existencia de herramientas de administración del riesgo, sino
desde la efectividad de los controles definidos para alcanzar el logro de los objetivos de
las organizaciones.
En cuanto a los componentes de actividades de control, información y comunicación
pública del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, se reitera la necesidad de
revisar la aplicación de los marcos conceptuales diseñados, por cuanto se observa por
parte de la Contraloría General de la República, una amplia deficiencia en áreas como la
presupuestal, financiera y contable, contractual, y defensa judicial; así como en las de
carácter misional, las cuales son objeto de hallazgos por parte de este ente de
fiscalización superior.
Precisamente, como consecuencia de este análisis, se incorporó como criterio, el hecho
que si existe un hallazgo en la auditoría asociado al riesgo detectado y al control, es
evidente que el control no es efectivo.
Es igualmente necesario, garantizar que el sistema disponga de sus propios mecanismos
de verificación y evaluación, para lograr un adecuado seguimiento de la gestión
organizacional; así mismo, es importante tener confiabilidad sobre las valoraciones
realizadas a través del control interno de las entidades.
En concordancia con lo anterior, después de la expedición de la Ley 1474 de julio 12 de
2011, no se conoce el alcance e impacto de lo establecido en el artículo 8, respecto a la
Contraloría General de la República
23
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
designación de los responsables del control interno por parte del Presidente de la
República en las entidades estatales de la rama ejecutiva del orden nacional.
Como se ha sustentado, el Modelo Estándar de Control Interno - MECI, no ha logrado
la eficiencia y calidad del sistema, debido a que se mantiene en la etapa de diseño de
control en un alcance de implementación conceptual, pero no ha logrado la efectividad
de los controles, por falta de operatividad y aplicación, de modo que conlleve al buen
uso de los recursos públicos y al logro de los objetivos institucionales de las entidades de
la administración pública.
De acuerdo con el resultado obtenido en la evaluación realizada, se establece que no
basta con tener controles formalmente diseñados, sino que se requiere que éstos sean
aplicados y efectivos para el logro de los objetivos de las organizaciones.
Por consiguiente, se insta para que el Departamento Administrativo de la Función
Pública - DAFP como organismo rector de la política de control interno del Gobierno
Nacional, revise sus estrategias para la mejora de los instrumentos formales y operativos
que conlleven a la calidad y eficiencia del sistema de control interno, no hacia la
definición de un nuevo modelo, cuando el actual aún no ha alcanzado la madurez para
mitigar los riesgos que limitan el alcance de los propósitos constitucionales y legales
asignados a las entidades y organismos del Estado.
Así mismo, se hace necesario que el DAFP exija a los responsables del sistema, adelantar
acciones para lograr que el sistema sea eficiente y de calidad.
2.2.
Alcance
El concepto sobre la calidad y eficiencia del control interno, tiene el siguiente alcance:
Contraloría General de la República
24
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
2.2.1. Período evaluado
El concepto sobre la calidad y eficiencia del control interno se efectuó sobre la vigencia
2012, a través de la evaluación en las auditorías realizadas en el primer semestre de 2013.
2.2.2. Cobertura
Se realizó la evaluación y calificación del control interno, a 121 entidades y organismos
del orden nacional, sujetas al control fiscal de la Contraloría General de la República.
A la fecha se encuentran sectorizados 561 entes objeto de control, de los cuales 272
corresponden a entidades y organismos del Presupuesto General de la Nación y
Empresas Industriales y Comerciales del Estado, 95 corresponden a sociedades de
economía mixta e inversiones del Estado, y 194 son asociaciones, empresas,
corporaciones y sociedades que se rigen por el derecho privado.
Para el primer semestre de 2013, se realizaron 349 auditorías1, de las cuales 137
corresponden a entidades y organismos objeto de evaluación del sistema de control
interno, sobre las cuales, se incluyen en los resultados 121 que fueron dictaminadas, y las
16 restantes corresponden a entes evaluados que no incluyeron fenecimiento sino la
evaluación de programas, proyectos o asuntos específicos.
En el siguiente cuadro se presenta el universo de entes por cada sector económico, y en
forma seguida los entes de cada sector programados en el PGA 2013 del primer semestre
y sobre éstos se establece la cobertura del 80% para emitir el concepto sobre el sistema
de control interno.
1
De las 349 auditorías, 130 corresponde a puntos de control realizados en las Gerencias Departamentales Colegiadas,
cuyos resultados se consolidan en las evaluaciones de los 121 entes, 16 entes evaluados sobre proyectos o asuntos, 56
entes territoriales y 26 entes particulares.
Contraloría General de la República
25
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Cuadro 4. Cobertura del concepto sobre el PGA 2013 Semestre I
Contraloría General de la República
26
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Contraloría General de la República
27
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Capítulo 3.
RESULTADOS
3.1.
Resultados generales y por sectores
A continuación se presentan los resultados sobre la calidad y eficiencia del control
interno de los entes objeto de control y vigilancia fiscal que fueron auditados, conforme
al Plan General de Auditoría – PGA, 2013.
3.1.1. Evaluación del diseño de los controles
Como se indicó en el capítulo uno sobre la metodología, uno de los primeros aspectos a
evaluar para establecer la calidad y eficiencia del control interno es el diseño de los
controles.
Para los 121 entes auditados, se presenta el siguiente resultado:
Cuadro 5. Resultado general de la evaluación de diseño de los controles
Este permite establecer que un 99% de las entidades y organismos del orden nacional,
han diseñado controles, es decir, que el control cuenta con un responsable de su
Contraloría General de la República
28
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
aplicación, está definida la periodicidad con que se aplica y se encuentra debidamente
documentado.
En solo un ente objeto de control y vigilancia fiscal, que es el Ministerio de Salud y
Protección Social, se establece que el diseño de control es Parcialmente Adecuado.
Al revisar el comportamiento por sectores, se observa lo siguiente:
Cuadro 6. Resultado por sectores, de la evaluación de diseño de los controles
3.1.2. Evaluación de la efectividad de los controles
El segundo evento, en que se califican los controles es para determinar la efectividad de
los mismos en la prevención y mitigación de los riesgos.
Conforme a los resultados de los procesos de auditoría se presentan los siguientes
resultados:
Contraloría General de la República
29
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Cuadro 7. Resultado general de la evaluación de la efectividad de los controles
De los 121 entes objeto de control y vigilancia fiscal que fueron dictaminados en el
primer semestre de 2013, 30 entidades presentan controles Efectivos, que equivalente al
25% de los entes evaluados, es decir, que en ellos, las pruebas selectivas aplicadas
permitieron establecer que los controles implementados se utilizan, previenen o mitigan
los riesgos y que no se generaron hallazgos asociados a los controles verificados,
conllevando a este resultado de la evaluación consolidada del ente.
Por otra parte, en 90 entidades y organismos del orden nacional, que equivalen al 74% de
los entes auditados, presentan una evaluación de sus controles Con Deficiencias y en una
entidad se observó que los controles son Inefectivos, es decir, que en la mayoría de los
procesos evaluados, los controles no se utilizan, por lo que no permiten prevenir ni
mitigar los riesgos y como consecuencia se generaron hallazgos de auditoría asociados a
estos controles.
Al analizar el comportamiento por sectores, se observa:
Contraloría General de la República
30
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Cuadro 8. Resultado por sectores, de la evaluación de efectividad de los controles
Los sectores que presentan entes objeto de control y vigilancia fiscal con controles
Efectivos, son Gestión Pública e Instituciones Financieras con 11 entes; seguido por el
sector de Minas y Energía con 10; el sector Defensa, Justicia y Seguridad con 6; y el
sector Medio Ambiente con 3.
Los sectores que presentan entes con controles Con Deficiencias son en orden nominal:
Social con 18; seguido por el sector Infraestructura Física y Telecomunicaciones,
Comercio Exterior y Desarrollo Regional con 15; Defensa, Justicia y Seguridad con 14;
Gestión Pública e Instituciones Financieras con 13; Medio Ambiente y Minas y Energía
cada uno con 12 entes; y Agropecuario con 6.
Y en el sector de Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y
Desarrollo Regional, se observa un ente objeto de control y vigilancia fiscal que cuenta
con controles Inefectivos, correspondiente al Instituto Nacional de Vías –INVIAS.
Contraloría General de la República
31
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
3.1.3. Evaluación y calificación del sistema de control interno
La evaluación y calificación del sistema de control interno, corresponde a la ponderación
de la valoración del diseño formal de los controles y de su efectividad.
En el siguiente gráfico se visualiza el impacto de la evaluación en cada una de las etapas
de calificación y el resultado sobre la evaluación del sistema de control interno,
observando el impacto por las deficiencias e inefectividad de los controles, sobre el
resultado final:
Gráfico 1. Resultado general de la evaluación del sistema de control interno
Resultado general evaluación sistema de control interno
99%
100%
90%
Representatividad (%)
80%
70%
60%
48%
50%
40%
25%
36%
74%
30%
17%
20%
1%
10%
0%
1%
0%
1
2
3
Evaluación en cada etapa
Adecuado, Efectivo, Eficiente
Parcialmente Adecuado, Con deficiencias, Con deficiencias
Inadecuado, Inefectivo, Ineficiente
Contraloría General de la República
32
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
La calificación y concepto emitido en los procesos de auditoría realizados a los 121 entes
objeto de control y vigilancia fiscal presentaron el siguiente resultado:
Cuadro 9. Resultado general
del concepto del sistema de control interno
De los 121 entes auditados, 43 equivalentes al 36% cuentan con un sistema de control
interno Eficiente, 58 entidades y organismos que representan el 48% de los auditados
presenta un sistema Con Deficiencias y los restantes 20 entes tienen un sistema de control
interno Ineficiente, equivalente al 17%.
Por lo tanto, se observa una mayor proporción de entes con sistemas de control interno,
que no garantizan el cumplimiento de su misión, ni de los objetivos perseguidos por la
administración pública para la protección de los bienes y recursos públicos, por lo cual,
aunque se observa un diseño formal de sus controles, deben ser utilizados en la
prevención y mitigación de riesgos.
Acorde con la calificación y evaluación de las dos etapas (diseño y efectividad de los
controles) para llegar al concepto del sistema de control interno de los entes objeto de
control y vigilancia fiscal, se observa el siguiente resultado agrupado por sectores:
Contraloría General de la República
33
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Cuadro 10. Resultado por sectores,
del concepto sobre el sistema de control interno
El sector con un mayor número de entes con concepto Eficiente es Minas y Energía con
13 entes, seguido de Gestión Pública e Instituciones Financieras con 11. Por su parte se
observan 3 sectores con 10 entes con concepto Con Deficiencias, que son Gestión Pública
e Instituciones Financiera, Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio
Exterior y Desarrollo Regional y Social; mientras que los sectores con mayor número de
entes con concepto Ineficiente son Social con 6 e Infraestructura con 5.
No obstante, teniendo en cuenta el número de entes evaluados, se presenta en el
siguiente gráfico la representatividad del concepto emitido a los entes en cada sector,
como Eficiente, Con Deficiencias e Ineficiente:
Contraloría General de la República
34
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Gráfico 2. Resultado por sectores, de la evaluación del sistema de control interno
Resultado por sectores de la evaluación del sistema de control interno
50%
59%
46%
45%
40%
17%
En
y
as
M
in
io
ed
M
Sectores
al
ci
So
a
gí
er
en
bi
Am
st
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n
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te
a
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e
ct
I.
ur
F.
S.
y
J.
a,
ns
fe
De
11%
6%
io
ar
cu
pe
ro
56%
63%
30%
20%
10%
0%
33%
36%
60%
42%
40%
50%
40%
5%
31%
33%
80%
70%
60%
Ag
0%
12%
15%
a.
Representatividad (%)
100%
90%
Ineficiente
Con Deficiencias
Eficiente
Como se observa en el gráfico 2, la mayor proporción de entes con concepto Eficiente,
corresponde al sector Minas y Energía con el 59%, seguido por Gestión Pública e
Instituciones Financieras con el 46% y Defensa, Justicia y Seguridad con el 45%, con
sistemas que garantizan el logro de su misión y objetivos.
En cuanto al concepto Con Deficiencias, se observa una mayor concentración de entes en
todos los sectores con concepto en este rango, observando que aunque tienen controles
formalmente diseñados, la prevención y mitigación de los riesgos presenta falencias,
principalmente por no utilizar los controles y por generarse hallazgos asociados a los
controles verificados. Los sectores con mayor representatividad de concepto Con
Deficiencias son Infraestructura con el 63%, Medio Ambiente con el 60% y Social con el
56%.
Contraloría General de la República
35
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Y en cuanto a la proporción de entes por sector, con concepto Ineficiente, están
Agropecuario y Social con el 33%, e Infraestructura con el 31%, es decir, que cuentan
con sistemas de control interno que no permite prevenir ni mitigar los riesgos.
Estos resultados permiten observar que precisamente los sectores con mayor porcentaje
de entes evaluados con sistemas de control interno Con Deficiencias e Ineficientes, son los
sectores de Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo
Regional con el 94%, Social con el 89% y Agropecuario con el 85%, lo cual, es
concordante con la realidad nacional, frente al cumplimiento de los objetivos
institucionales y de los fines del Estado.
3.2.
Resultados por macroprocesos
Como se indicó previamente, en la implementación del Sistema Integrado de Control de
Auditorías – SICA, se elaboró un catálogo de macroprocesos, procesos y factores de
riesgo, que permitiera estandarizar las actividades misionales y de apoyo que se realizan
en la administración pública, tanto en el nivel central como en el descentralizado 2.
En aplicación del catálogo, se elaboró para cada ente objeto de control y vigilancia fiscal,
una matriz de riesgos que compiló según la naturaleza y función pública, unos
macroprocesos y procesos, que fueron valorados los factores de riesgo3 asociados a ellos,
con una escala de Alto, Medio o Bajo.
Esta armonización, permitió que en el ejercicio auditor, se realizara el análisis del riesgo y
de los controles establecidos por la administración pública, para cada uno de los
macroprocesos y procesos identificados, lo cual, se consolida en la calificación de control
interno de cada ente o asunto.
2
3
Anexo 2. Tabla de macroprocesos y procesos.
Anexo 3. Tabla de factores de riesgo asociados a cada macroproceso.
Contraloría General de la República
36
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Como resultado de ello, se presenta el diagnóstico sobre la calidad y eficiencia de los
controles por macroprocesos, evaluados en los 121 entes, así:
Cuadro 11. Evaluación de control interno por macroprocesos
Contraloría General de la República
37
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
En el cuadro anterior, se observa que fueron evaluados 1213 procesos correspondientes
a 26 macroprocesos, en los 121 entes objeto de control y vigilancia fiscal.
Se evaluaron 845 procesos de apoyo, 276 procesos misionales y 92 procesos especiales.
En los macroprocesos de apoyo, es lógica la tendencia a una mayor proporción de
procesos evaluados correspondientes al macroproceso de gestión financiera,
presupuestal y contable con 328, seguido del macroproceso de gestión de adquisiciones
de bienes y servicios con 278 procesos, la gestión de defensa judicial con 94; y en el
cuarto lugar se encuentra un macroproceso especial, correspondiente a la evaluación de
planes, programas y proyectos de inversión con 84 procesos analizados.
Así mismo, es preocupante que 173 procesos dentro del macroproceso de gestión
financiera, presupuestal y contable cuentan con sistemas de control Con Deficiencias e
Ineficientes, es decir, un 53% de los procesos asociados, evidencian que los controles no
fueron diseñados en forma adecuada y/o aunque estén diseñados no se utilizan para
prevenir y mitigar los riesgos.
De igual importancia, es el resultado de 168 procesos dentro del macroproceso de
gestión de adquisición de bienes y servicios con sistemas de control Con Deficiencias e
Ineficientes, es decir, un 60% de los procesos evaluados; y los 52 procesos con controles
Con Deficiencias e Ineficientes del macroproceso de planes, programas y proyectos, que
representan el 62%.
Otro de los macroprocesos con alto nivel de control Con Deficiencias e Ineficientes, es el de
gestión de las tecnologías, que tiene 43 de los 67 procesos en este rango, equivalente al
64%.
Contraloría General de la República
38
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Por otra parte, en los macroprocesos misionales, se observa un mayor número de
procesos evaluados en los macroprocesos de: Producción de bienes y servicios con 48
procesos; Formulación de políticas, regulación y coordinación con 43; Programas de
fomento, promoción, desarrollo y estabilización de precios con 33; e Inspección
Vigilancia y Control con 28 procesos evaluados.
No obstante, la tendencia en los macroprocesos misionales, es diferente a la observada
en los de apoyo, porque los macroprocesos con mayor porcentaje de controles Con
Deficiencias e Ineficientes, son: Administración tributaria y gestión aduanera con el 100%,
Prestación de servicios educativos y de formación con el 75%, la Administración de
recursos de transferencias del orden nacional con el 71% y la Gestión de subsidios o
auxilios con el 67%. Valga señalar que esta tendencia se presenta por el bajo número de
procesos evaluados y que están asociados a un mismo ente; tal es el caso, de la
Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales en donde se evaluaron los procesos
gestión de recaudo y operación aduanera, con calificación Ineficiente de sus controles.
3.3.
Resultados por ente
A continuación se incluye la evaluación de cada ente objeto de control y vigilancia fiscal,
incluyendo la calificación del diseño de controles, la calificación de efectividad de los
controles, la calificación del sistema de control interno, y el concepto del sistema por
cada uno de los 121 entes auditados.
Contraloría General de la República
39
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Cuadro 12 A. Evaluación de control interno por ente
Contraloría General de la República
40
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Cuadro 12 B. Evaluación de control interno por ente
Contraloría General de la República
41
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Cuadro 12 C. Evaluación de control interno por ente
Contraloría General de la República
42
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Cuadro 12 D. Evaluación de control interno por ente
Contraloría General de la República
43
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Cuadro 12 E. Evaluación de control interno por ente
Contraloría General de la República
44
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Cuadro 12 F. Evaluación de control interno por ente
Contraloría General de la República
45
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
3.4.
Análisis conceptual de la CGR sobre el modelo de control interno
Con base en los resultados generales y por sectores presentado previamente, la
Contraloría General de la República establece que existe una importante deficiencia en el
diseño del sistema de control interno, por cuanto se establece que el modelo de control
interno se ha fundamentado en el cumplimiento formal y no ha logrado la operatividad
del mismo.
Esta situación se presenta en primera instancia por la intención del Departamento
Administrativo de la Función Pública - DAFP, de unificar el modelo de control interno
con la aplicación de una norma de calidad, los cuales difieren en sus propósitos:
El Modelo Estándar de Control Interno – MECI, tiene como propósito esencial
“Orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y contribución de estos a los fines
esenciales del Estado, para lo cual se estructura en tres grandes subsistemas, desagregados en sus
respectivos componentes y elementos de control…” 4, y por su parte, la Norma Técnica de Calidad
en la Gestión Pública 1000:2009, señala dentro de su objeto que es una norma que
especifica requisitos, que se constituye en una herramienta de gestión que permite dirigir
y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social con el
suministro de productos y la prestación de los servicios a cargo de las entidades5.
Esta pretensión se visualiza en el documento de armonización del MECI y del Sistema
de Gestión de Calidad para la Gestión Pública, publicado por el DAFP, en el cual, se
confrontan los conceptos, principios y elementos de cada instrumento, señalando: “Tanto
en el MECI como en la NTCGP 1000:2004, contiene elementos comunes que al ser aplicados de
manera organizada y coordinada ayudan a alcanzar objetivos específicos de cada sistema, con procesos de
mejoramiento continuo, lo que no solo va a permitir el cumplimiento de la obligación legal de su
4
5
Tomado del Manual de Implementación del MECI 1000:2005. Departamento Administrativo de la Función Pública.
Tomado de la NTCGP 1000:2009. Departamento Administrativo de la Función Pública.
Contraloría General de la República
46
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
implementación, sino que también ayuda a las entidades al cumplimiento de sus objetivos en el marco de
las normas constitucionales y legales vigentes, con el fin de lograr la satisfacción de las necesidades,
expectativas y requisitos de los clientes y partes interesadas.
El MECI 1000:2005 plantea una estructura compuesta por tres subsistemas, nueve componentes y
veintinueve elementos; la NTCGP 1000:2004, plantea 242 requisitos normativos, divididos en ocho
capítulos, tres generales y cinco específicos; ambos sistemas enfocan su estructura bajo un ciclo PHVA, lo
que facilita su implementación en forma paralela y armonizada.
Es importante destacar que la aplicación de los sistemas mencionados, no se deben tomar como la
obligatoriedad de disposiciones legales, sino como la consolidación de herramientas gerenciales, por lo que
deben ser abordadas de manera compatible y complementaria.” 6 (El subrayado es nuestro).
Dentro de este documento de armonización, de igual forma, hace referencia a un
Sistema Integrado de Gestión y Control, que busca correlacionar los componentes y
elementos del MECI con los numerales y subnumerales de la norma técnica de calidad,
soportado en que en los dos modelos se aplica el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar
y Actuar), lo cual puede ser cierto, pero se aplica sobre diferentes eventos de la
administración pública.
A continuación, se incluye un cuadro que extracta lo señalado en el Sistema Integrado de
Gestión y Control,, planteado por el DAFP:
6
Documento Armonización Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad
NTCGP 1000:2004 Entidades Públicas. Departamento Administrativo de la Función Pública.
Contraloría General de la República
47
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Cuadro 13. Sistema integrado de gestión y control
Fuente: Elaborado por CGR, con base en el documento de armonización MECI y NTCGP.
Contraloría General de la República
48
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Como se observa, a pesar del esfuerzo del Gobierno Nacional por buscar la
armonización, la Contraloría General de la República reitera que son modelos que
apuntan a momentos diferentes de la gestión pública:
Gráfico 3. Flujograma de la gestión pública
El Sistema de Gestión de Calidad, busca estandarizar “el hacer” de las organizaciones
hacia la satisfacción de los requisitos de los clientes, mientras que el Sistema de Control
Interno, debe propender por la estructuración de controles que permitan reducir el
impacto o la ocurrencia de los riesgos, para que los resultados alcanzados por la
administración, permita conseguir los objetivos institucionales y por ende los fines
constitucionales y legales del Estado.
Esto ha conllevado, a generar confusiones en el entendimiento de los modelos,
considerando que el contar con un producto, suple los requisitos de la NTCGP y de los
propósitos del Sistema de Control Interno, razón que ha conllevado al formalismo y no a
la efectividad de los controles.
Contraloría General de la República
49
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Así mismo, conforme se presenta en el cuadro 13, donde se confrontan los elementos de
los dos modelos: MECI y NTCGP, se pretenden interrelacionar algunos que no son
definitivamente concordantes, por ejemplo los elementos de la Administración del
Riesgo del MECI, se presentan como complementarios y/o coincidentes del control de
la producción y servicios; lo cual, dista bastante.
La Ley 87 de 1993, en el artículo 4º estableció los elementos para el Sistema de Control
Interno:
“ARTÍCULO 4o. ELEMENTOS PARA EL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO. Toda la entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos
implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del control interno.
a) Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de
los planes operativos que sean necesarios;
b) Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos;
c) Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes;
d) Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad;
e) Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos;
f) Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones;
g) Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno;
h) Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades;
i) Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control;
j) Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión;
k) Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás
personal de la entidad;
l) Simplificación y actualización de normas y procedimientos;…"
Al confrontar estos elementos definidos por la ley, con el Modelo del Sistema de Control
Interno, se observa que ha existido un bajo desarrollo de algunos de ellos, quedándose
nuevamente en la formalidad y no en el alcance definido por el legislador.
Contraloría General de la República
50
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Tal es el caso de la Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes, que
el MECI, se ha quedado en la definición de la estructura organizacional, pero que si se
revisa el propósito de este elemento, va más hacia la eficacia en la consecución de las
metas que se plantean las organizaciones, es decir, que guarda un componente de
controles diseñados y efectivos para el logro de los objetivos propuestos.
Respecto a la Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos, en los
productos de la implementación del MECI se requiere la construcción de manuales de
procedimientos y de operación, los cuales involucran “controles”, sin embargo, no hay
una adecuada orientación por parte del ente rector de la política del control interno sobre
la definición de controles efectivos para evitar la malversación de los recursos públicos,
siendo éste uno de los factores fundamentales de un adecuado sistema de control fiscal
interno.
Sobre la Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno, también
se ha quedo en la formalidad de presentación de informes de auditoría interna, sobre los
cuales se formulan planes de mejoramiento, pero si se revisa la intención de este
elemento, va más allá, para alcanzar la efectividad de las acciones de los servidores
públicos en procura de reducir o eliminar la ocurrencia de las mismas situaciones
observadas.
Frente a este aspecto, vale señalar que la Contraloría General de la República en los años
anteriores, venía realizando pronunciamiento sobre la consistencia e integridad de los
planes de mejoramiento propuestos por las Entidades como resultado de las auditorías
practicadas; así mismo, en los procesos de auditoría se realizaba la evaluación de avance y
cumplimiento del plan, lo que conllevó a que por muchos años, no se lograra el
compromiso de la administración en asumir el seguimiento y efectividad del plan, sino
que se convirtiera en un formalismo para cumplir con el ente de fiscalización superior.
Contraloría General de la República
51
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Es por ello, que se derogó la regulación sobre el pronunciamiento de la CGR en la
formulación de los planes de mejoramiento, y actualmente en la auditoría se verifica la
efectividad del mismo, reiterando la responsabilidad de la administración en la definición
de las acciones para corregir las situaciones irregulares y propender por la mitigación de
los eventos que conllevan a los hallazgos de auditoría.
Precisamente se evalúa la efectividad, con el propósito que se logre un adecuado cambio
organizacional hacia la transparencia y la adopción de acciones que contribuyan a la
mejora de la administración pública, y no quedarse solo en dar un concepto de
cumplimiento de las acciones, que en muchos casos no contribuyen eficiente y
eficazmente a la solución de las causas que originan los hechos irregulares o de
corrupción.
Por otra parte, conforme a lo comunicado por el Departamento Administrativo de la
Función Pública, es preocupante la manifestación que después de siete años del proyecto
MECI y habiéndose fijado fechas para la etapa de implementación., se señale que: “… el
modelo se encuentra, en unos casos, en etapa de implementación, y en otros de mantenimiento de acuerdo
a la complejidad de las entidades, es decir, presenta diversas etapas de maduración, lo cual es norma en
la implementación de este tipo de herramientas, adicionalmente la implementación del modelo nos ha
dado insumos para realizar un proceso de validación del mismo y para definir líneas base que nos
permita evaluar su impacto.”
Incluso se informa que “…el Gobierno Nacional, adelanta una reformulación de los elementos que
lo integran. Concretamente dentro del propósito de mejorar la gestión del control interno a nivel Gobierno
Nacional, durante el 2012 se inició la actualización del MECI teniendo en cuenta las siguientes etapas
de maduración del modelo en las entidades públicas y la necesidad de que los sistemas de control interno
evolucionen con el tiempo y han transcurrido siete años desde el inicio de la implementación del sistema.”,
lo cual, genera una alta preocupación a la Contraloría General de la República, por
cuanto no se tiene una evaluación del impacto o resultados alcanzados frente a la
efectividad de la implementación y se está proponiendo una nueva versión de modelo.
Contraloría General de la República
52
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Finalmente, este ente de control fiscal, plantea la necesidad que el sistema de control
interno en el país, se base en un análisis de riesgos, y no que este solo sea un elemento
del modelo; por cuanto el control se debe definir conforme a los riesgos identificados
sobre los procesos de la gestión pública, constituyéndose el análisis de riesgos en un
fundamento del sistema.
Contraloría General de la República
53
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Contraloría General de la República
54
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Capítulo 4.
CONTROL INTERNO CONTABLE
En concordancia con las conclusiones obtenidas sobre el sistema de control interno y
como parte del mismo, se retoma en este capítulo los resultados del control interno
contable de la Auditoría al Balance General de la Nación, presentado por la Contraloría
General de la República al Congreso.
4.1.
Resultados generales del control interno contable
En este aparte se realizan los análisis estadísticos, que complementan y confirman
especialmente los resultados del macroproceso de gestión financiera, presupuestal y
contable.
Gráfico 4. Concepto sobre el control interno contable
Fuente: Informe de la Auditoría al Balance General de la Nación, Contraloría General de la
República, 2012. Presentado en agosto de 2013 al Congreso de la República.
Contraloría General de la República
55
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Como se visualiza en el gráfico anterior, se tiene que el 46% de los 128 entes objeto de
opinión sobre los Estados Contables7, presentan un concepto Eficiente, mientras que el
23% tienen concepto Con Deficiencias y 30% se emitió un concepto Deficiente.
Al confrontar que el 53% de los entes dictaminados presentan un sistema de control
interno contable Con Deficiencias y Deficiente, con los resultados del Macroproceso de
Gestión Financiera, Presupuestal y Contable con un 53% de los entes con sistemas en
igual rango, se encuentra consistencia; lo cual, permite ratificar la necesidad que el
Gobierno Nacional implemente acciones de impacto, sobre el adecuado diseño de los
controles y propender por la efectividad de los mismos, con miras a precisamente
garantizar el adecuado uso de los recursos públicos como premisa de la administración
pública y como garantía de la consecución de los objetivos institucionales de los
organismos del Estado.
En cuanto al comportamiento por sectores, se presentan los siguientes resultados:
Cuadro 14. Evaluación de control interno contable, por sectores
7
Según el reporte del aplicativo AUDIBAL administrado por la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas
Públicas.
Contraloría General de la República
56
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
En el cuadro 13, en términos nominales, el sector con mayor porcentaje de entes
auditados con concepto Eficiente es Medio Ambiente con 15, seguido de Gestión Pública
e Instituciones Financieras y Minas y Energía con 14 entes cada una.
En cuanto al concepto Con Deficiencias, se presenta mayor concentración en Gestión
Pública e Instituciones Financieras con 10 entes, seguido por el sector Social con 8.
Y en el rango de Ineficiente, presentan mayor número de entes, el sector Defensa, Justicia
y Seguridad con 11 entes, y el sector Infraestructura Física y Telecomunicaciones,
Comercio Exterior y Desarrollo Regional con 7.
Gráfico 5. Concepto sobre el control interno contable, por sectores
Contraloría General de la República
57
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Como se observa en el gráfico 4, la mayor proporción de entes con concepto Eficiente,
corresponde al sector Medio Ambiente con el 75%, seguido de Minas y Energía con el
64% y Gestión Pública e Instituciones Financieras con el 52% y Defensa, Justicia y
Seguridad con el 48%, con sistemas que garantizan el logro de su misión y objetivos.
En cuanto al concepto Con Deficiencias, se observa que los sectores con mayor
representatividad en este rango son Social con 44% y Agropecuario e Infraestructura con
el 40% cada uno, observando que aunque tienen controles diseñados, la prevención y
mitigación de los riesgos presenta falencias.
Y en cuanto a la proporción de entes por sector, con concepto Ineficiente, están
Agropecuario con 60%, Defensa, Justicia y Seguridad con el 52% e Infraestructura con el
47%, es decir, que cuentan con sistemas de control interno contable que no permite
prevenir ni mitigar los riesgos.
Estos resultados permiten establecer que en materia del control interno contable,
algunos sectores mantienen la tendencia del sistema en general, tal es el caso, de los entes
auditados del sector Agropecuario, Infraestructura y Social, con mayor proporción en
sistemas de control interno contable con concepto Con Deficiencias e Ineficientes; de igual
forma, se observa también la tendencia de los sectores con mayor proporción de entes
auditados con sistemas de control interno contable con concepto Eficientes, como son
Defensa, Justicia y Seguridad, Medio Ambiente y Gestión Pública e Instituciones
Financieras.
4.2.
Resultados del control interno contable de la CGR vs. CGN
Acorde con los requerimientos de la Comisión Legal de Cuentas de la Honorable
Cámara de Representantes, se realiza un comparativo entre el concepto emitido por la
Contraloría General de la República - CGR sobre el control interno contable de las
Contraloría General de la República
58
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
entidades y la consolidación presentada por la Contaduría General de la Nación - CGN
sobre este mismo aspecto.
Con base en lo anterior, de los 128 entes auditados por la Contraloría General de la
República, para el comparativo se toman 105 entes que tienen valoración por los dos
organismos.
En el gráfico siguiente, se observan los resultados generales del concepto emitido por la
CGR y el correspondiente informe de consolidación de la CGN:
Gráfico 6. Concepto sobre el control interno contable CGR vs. Consolidación CGN
Contraloría General de la República
59
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Como se visualiza en el primer rango correspondiente a un concepto Eficiente o Adecuado,
la CGR presenta un 47% frente al 88% de la CGN, y en el concepto Con Deficiencias o
Satisfactorio, la CGR presenta una mayor proporción correspondiente al 25% frente al
11% de la CGN.
En cuanto al concepto Ineficiente o Deficiente, se presenta un alto porcentaje del
concepto de la CGR del 28% frente a 1% de la CGN.
Lo anterior, permite establecer que la calificación otorgada por la Contaduría General de
la Nación, difiere altamente con el concepto emitido por la Contraloría General de la
República, en buena parte porque el cuestionario aplicado por la Contaduría indaga
sobre elementos que se refieren a la formalidad de los controles y no sobre la efectividad
de los mismos; además, los resultados consolidados por la Contaduría corresponden a la
calificación asignada por los jefes de control interno o por quien haga sus veces en cada
entidad; sin que exista validación por parte de la CGN.
4.3.
Resultados del control interno contable por ente
En el siguiente cuadro, se incluye la evaluación de cada ente objeto de control y
vigilancia fiscal, en forma comparativa entre el concepto otorgado por la Contraloría
General de la República y el informe de consolidación de la Contaduría General de la
Nación:
Contraloría General de la República
60
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Cuadro 15 A. Evaluación de control interno contable por ente
Contraloría General de la República
61
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Cuadro 15 B. Evaluación de control interno contable por ente
Contraloría General de la República
62
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Cuadro 15 C. Evaluación de control interno contable por ente
Contraloría General de la República
63
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Cuadro 15 D. Evaluación de control interno contable por ente
No.
Sector
61 Agropecuario
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
Gestión Publica e Instituciones
Financieras
Gestión Publica e Instituciones
Financieras
Gestión Publica e Instituciones
Financieras
Gestión Publica e Instituciones
Financieras
Gestión Publica e Instituciones
Financieras
Gestión Publica e Instituciones
Financieras
Gestión Publica e Instituciones
Financieras
Gestión Publica e Instituciones
Financieras
Gestión Publica e Instituciones
Financieras
Gestión Publica e Instituciones
Financieras
Infraestructura Física y
Telecomunicaciones, Comercio
Exterior y Desarrollo Regional
Infraestructura Física y
Telecomunicaciones, Comercio
Exterior y Desarrollo Regional
Infraestructura Física y
Telecomunicaciones, Comercio
Exterior y Desarrollo Regional
Infraestructura Física y
Telecomunicaciones, Comercio
Exterior y Desarrollo Regional
Infraestructura Física y
Telecomunicaciones, Comercio
Exterior y Desarrollo Regional
Infraestructura Física y
Telecomunicaciones, Comercio
Exterior y Desarrollo Regional
Medio Ambiente
Minas y Energía
80 Minas y Energía
Ente
Concepto
Concepto Control
Control
Interno Contable
Interno
CGN
Contable CGR
Unidad de Planificacion de Tierras Rurales,Adecuacion de
Tierras y Usos Agropecuario -UPRA
Con Deficiencias
Satisfactorio
Ministerio de Hacienda y Crédito Público
Con Deficiencias
Adecuado
Ministerio De Hacienda Y Crédito Público - Unidad De Deuda
Con Deficiencias
Pública
Ministerio De Hacienda Y Crédito Público - Unidad Del Tesoro
Con Deficiencias
Nacional
Adecuado
Adecuado
Ministerio del Interior y de Justicia
Con Deficiencias
Adecuado
Registraduria Nacional Del Estado Civil - Rinec
Con Deficiencias
Adecuado
Sociedad Fiduciaria de Desarrollo Agropecuario S.
A.–FIDUAGRARIA
Con Deficiencias
ND
Superintendencia de la Economía Solidaria
Con Deficiencias
Adecuado
Departamento Administrativo Nacional de Estadística -DANE- Con Deficiencias
Adecuado
Financiera de Desarrollo Territorial S.A.-FINDETER-
Con Deficiencias
Adecuado
Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores
Con Deficiencias
ND
Corporación Autónoma del Río Grande la Magdalena CORMAGDALENA-
Con Deficiencias
Adecuado
Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorial
Con Deficiencias
Adecuado
Superintendencia de Sociedades
Con Deficiencias
Adecuado
Unidad Administrativa Especial de la Aeronatutica Civil
Con Deficiencias
Adecuado
Fondo de Comunicaciones
Con Deficiencias
ND
Fondo Nacional de Vivienda – FONVIVIENDA
Con Deficiencias
Adecuado
UAE Autoridad Nacional de Licencias Ambientales
Agencia Nacional De Minería - ANM
Instituto de Planificación y Promoción de Soluciones
Energéticas –IPSE–
Con Deficiencias
Con Deficiencias
Satisfactorio
Adecuado
Con Deficiencias
Adecuado
Contraloría General de la República
64
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Cuadro 15 E. Evaluación de control interno contable por ente
Contraloría General de la República
65
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Cuadro 15 F. Evaluación de control interno contable por ente
No.
Sector
101 Defensa, Justicia y Seguridad
Ente
Unidad Administrativa Agencia Nacional de Defensa, Jurídica
de la Nación
Unidad De Servicios Penitenciarios y Carcelarios
Unidad Nacional de Protección
Concepto
Concepto Control
Control
Interno Contable
Interno
CGN
Contable CGR
Ineficiente
ND
Ineficiente
Ineficiente
Satisfactorio
Deficiente
Camara de Representantes
Ineficiente
Adecuado
Superintendencia Financiera de Colombia
Ineficiente
Adecuado
Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales -DIAN- Función Recaudadora
Ineficiente
Adecuado
Agencia Nacvional de Infraestructura
Ineficiente
Satisfactorio
Instituto Nacional de Vías – INVIAS
Ineficiente
Adecuado
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
Ineficiente
Adecuado
Ministerio de Transporte
Ineficiente
Satisfactorio
Superintendencia de Industria y Comercio
Ineficiente
Satisfactorio
Superintendencia de Puertos y Transportes –
SUPERTRANSPORTE
Ineficiente
Adecuado
Unidad para la Administración del Riesgo
Ineficiente
ND
114 Medio Ambiente
Corporación Autónoma Regional de los Valles del Sinú y San
Jorge –CVS–
Ineficiente
Adecuado
115 Medio Ambiente
Corporación Autónoma Regional del Cesar –CORPOCESAR–
Ineficiente
Adecuado
116 Medio Ambiente
Corporacion Autonoma Regional del Sur de Bolivar CSB
Ineficiente
Adecuado
117 Medio Ambiente
Corporación para el Desarrollo Sostenible del Archipiélago de
San Andrés, Providencia y Santa Catalina –CORALINA–
Ineficiente
ND
Centrales Eléctricas del Cauca S. A., CEDELCA
Corporación Eléctrica de la Costa Atlántica –CORELCA– S. A.
E.S.P.
Ineficiente
Adecuado
Ineficiente
Adecuado
120 Minas y Energía
Electrificadora del Caquetá S. A. E.S.P. –ELECTROCAQUETA–
Ineficiente
Adecuado
121 Minas y Energía
122 Minas y Energía
123 Social
ELECTROCESAR
Unidad de Planeación Minero Energética –UPME–
Instituto de Seguros Sociales -ISS
Ineficiente
Ineficiente
Ineficiente
ND
Adecuado
ND
124 Social
Caja de Previsión Social de Comunicaciones - CAPRECOM
Ineficiente
ND
125 Social
126 Social
127 Social
Servicio Nacional de Aprendizaje -SENASuperintendencia del Subsidio Familiar
Superintendencia Nacional de Salud
Escuela Superior de Administracón Superior de
Administración -ESAP
Ineficiente
Ineficiente
Ineficiente
Satisfactorio
Adecuado
Adecuado
Ineficiente
Adecuado
102 Defensa, Justicia y Seguridad
103 Defensa, Justicia y Seguridad
Gestión Publica e Instituciones
104
Financieras
Gestión Publica e Instituciones
105
Financieras
Gestión Publica e Instituciones
106
Financieras
Infraestructura Física y
107 Telecomunicaciones, Comercio
Exterior y Desarrollo Regional
Infraestructura Física y
108 Telecomunicaciones, Comercio
Exterior y Desarrollo Regional
Infraestructura Física y
109 Telecomunicaciones, Comercio
Exterior y Desarrollo Regional
Infraestructura Física y
110 Telecomunicaciones, Comercio
Exterior y Desarrollo Regional
Infraestructura Física y
111 Telecomunicaciones, Comercio
Exterior y Desarrollo Regional
Infraestructura Física y
112 Telecomunicaciones, Comercio
Exterior y Desarrollo Regional
Infraestructura Física y
113 Telecomunicaciones, Comercio
Exterior y Desarrollo Regional
118 Minas y Energía
119 Minas y Energía
128 Social
Contraloría General de la República
66
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Contraloría General de la República
67
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Capítulo 5.
ANEXOS
Anexo 1. Glosario
Ente objeto de control fiscal: Corresponde a la nominación genérica, para referirse a
toda organización o recurso que está sujeto al ejercicio misional de la Contraloría
General de la República. Este término fue adoptado en la Guía de Auditoría de la
Contraloría General de la República ajustada en el contexto SICA.
Factores de Riesgo: Situaciones cuyo eventual ocurrencia afectaría negativamente la
adecuada utilización del recurso público y el cumplimiento de los fines constitucionales y
legales del Estado por parte de los entes objeto de control fiscal, reflejadas en la
legalidad, la eficiencia, la economía, la eficacia, la equidad, la imparcialidad, la moralidad,
la transparencia, la publicidad y/o los costos ambientales con que los mismos ejecutan su
gestión fiscal.
Macroproceso:
Conjunto
de
procesos
económicos,
financieros,
jurídicos,
administrativos y de otra índole, ejecutados por los entes objeto de control fiscal para
cumplir los fines constitucionales y legales del Estado, sobre los que la Contraloría
General de la República debe focalizar el control y la vigilancia de la gestión fiscal,
porque considera que en ellos puede existir elevado riesgo de pérdida de recursos o
detrimento patrimonial por inadecuada gestión fiscal, si la entidad no aplica efectivos
controles que mitiguen su ocurrencia.
Contraloría General de la República
68
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Macroprocesos de Apoyo: Conjunto de procesos a través de los cuales los entes objeto
de control fiscal hacen la provisión de los recursos necesarios para el cumplimiento de su
objeto social o razón de ser y, hacia donde la Contraloría General de la República
focaliza su control fiscal, porque considera que en desarrollo de estos procesos existe
elevado riesgo de pérdida de recursos, si la entidad no aplica efectivos controles que
mitiguen su ocurrencia.
Macroprocesos Especiales: Son procesos que obedecen a asuntos específicos o
particulares, de interés de la Contraloría General de la República, para atender
compromisos con la Banca Multilateral o la Cooperación Internacional o porque a través
de la evaluación de los mismos puede focalizar el control fiscal a evaluar el cumplimiento
de una política pública, un plan, un programa o un proyecto y en donde para ejercer el
control fiscal pueden intervenir en su ejecución más de un sujeto de control o más de
una dependencia de la CGR del nivel central o desconcentrado.
Macroprocesos Misionales: Conjunto de procesos a través de los cuales los entes
objeto de control fiscal cumplen su objeto social o su razón de ser y, hacia donde la
Contraloría General de la República focaliza su control fiscal, porque considera que en
desarrollo de estos procesos existe elevado riesgo de pérdida de recursos, si la entidad no
aplica efectivos controles que mitiguen su ocurrencia.
Proceso: Es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se
realizan o suceden en forma alternativa o simultánea, bajo ciertas circunstancias con un
fin determinado. Los procesos identificados por la Contraloría General de la República,
respecto de los entes objeto de control y vigilancia fiscal, se relacionan con la
adquisición,
planeación,
conservación,
administración,
custodia,
explotación,
enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los fondos o
bienes públicos; así como, a la recaudación, manejo e inversión de sus ingresos,
realizadas por los entes objeto de control fiscal para su cumplimiento misional.
Contraloría General de la República
69
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Unidad ejecutora: Es un término genérico para distinguir cada unidad de operación de
la Contraloría General de la República, cuyas funciones le permitan ejercer el control y
vigilancia fiscal. Este término se adoptó en la Guía de Auditoría de la Contraloría
General de la República ajustada en el contexto SICA, y se definieron como unidades
ejecutoras las Contralorías Delegadas Sectoriales, la Unidad de Investigaciones
Especiales contra la Corrupción, las Gerencias Departamentales y Distrital Colegiadas, y
la planta temporal de empleos del Sistema General de Regalías.
Contraloría General de la República
70
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Anexo 2. Tabla de macroprocesos y procesos
Contraloría General de la República
71
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Contraloría General de la República
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Contraloría General de la República
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Contraloría General de la República
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Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
Anexo 3. Factores de riesgo de los macroprocesos
A continuación, se reflejan algunos factores de riesgos de los macroprocesos, los cuales
pueden ser complementados o ajustados, en la medida que el enfoque de riesgos y
controles, así como la dinámica del Estado y de los auditados, lo ameriten:
FACTORES DE RIESGO
MACROPROCESOS MISIONALES Y
MACROPROCESOS DE APOYO
ESPECIALES
1. CONSISTENCIA DE LA INFORMACIÓN
1. CONSISTENCIA DE LA INFORMACIÓN
Que la totalidad de los hechos u operaciones
financieras, administrativas, económicas y de otra
índole, referidas al cumplimiento del objeto social o
razón de ser de las entidades, no reflejen la realidad de
manera fidedigna, no se encuentren incluidas en los
sistemas de información o prueben situaciones que no
han sucedido en la práctica, induciendo al error a
quien toma como insumo los presupuestos, estados
financieros, informes, planes, contratos y/o cuentas.
Que la totalidad de los hechos u operaciones
financieras, administrativas, económicas y de otra
índole, referidas a la provisión de los recursos
necesarios para el cumplimiento del objeto social o
razón de ser de las entidades, no reflejen la realidad de
manera fidedigna, no se encuentren incluidas en los
sistemas de información o prueben situaciones que no
han sucedido en la práctica, induciendo al error a
quien toma como insumo los presupuestos, estados
financieros, informes, planes, contratos y/o cuentas.
2. COMPETENCIA
2. COMPETENCIA
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, económicas y de otra índole, referidas
al cumplimiento del objeto social o razón de ser de las
entidades, no sean ejecutadas, ordenadas u autorizadas
por el funcionario facultado para tal efecto o no
cuente con la experiencia y/o conocimientos
necesarios.
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, económicas y de otra índole, referidas
a la provisión de los recursos necesarios para el
cumplimiento del objeto social o razón de ser de las
entidades, no sean ejecutadas, ordenadas u autorizadas
por el funcionario facultado para tal efecto o no
cuente con la experiencia y/o conocimientos
necesarios.
3. ECONOMÍA
3. ECONOMÍA
Que en la ejecución de los hechos u operaciones
financieras, administrativas, económicas y de otra
índole, referidas al cumplimiento del objeto social o
razón de ser de las entidades, durante un período
determinado, no se haya realizado una adecuada
adquisición y asignación de recursos humanos, físicos,
técnicos y naturales, en procura de maximizar sus
resultados.
Que en la ejecución de los hechos u operaciones
financieras, administrativas, económicas y de otra
índole, referidas a la provisión de los recursos
necesarios para el cumplimiento del objeto social o
razón de ser de las entidades, durante un período
determinado, no se haya realizado una adecuada
adquisición y asignación de recursos humanos, físicos,
técnicos y naturales, en procura de maximizar sus
resultados.
Contraloría General de la República
75
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
4. EFICACIA
4. EFICACIA
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, económicas y de otra índole, referidas
al cumplimiento del objeto social o razón de ser de las
entidades, durante un período determinado, no
posibiliten que sus resultados se logren de manera
adecuada y en concordancia con sus objetivos y metas.
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, económicas y de otra índole, referidas
a la provisión de los recursos necesarios para el
cumplimiento del objeto social o razón de ser de las
entidades, durante un período determinado, no
posibiliten que sus resultados se logren de manera
adecuada y en concordancia con sus objetivos y metas.
5. EFICIENCIA
5. EFICIENCIA
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, económicas y de otra índole, referidas
al cumplimiento del objeto social o razón de ser de las
entidades, durante un período determinado, no
produzcan la máxima cantidad de bienes, servicios o
resultados, con una cantidad adecuada de recursos e
insumos utilizados.
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, económicas y de otra índole, referidas
a la provisión de los recursos necesarios para el
cumplimiento del objeto social o razón de ser de las
entidades, durante un período determinado, no
produzcan la máxima cantidad de bienes, servicios o
resultados, con una cantidad adecuada de recursos e
insumos utilizados.
6. EFECTIVIDAD
Que en la ejecución de los hechos u operaciones
financieras, administrativas, económicas y de otra
índole, referidas al cumplimiento de su objeto social o
razón de ser, durante un período determinado, las
entidades no demuestren el grado de satisfacción o
impacto que produce el bien o servicio a su cargo o
bajo su responsabilidad, dentro de una comunidad o
población objeto.
7. EQUIDAD
6. EQUIDAD
Que en la ejecución de los hechos u operaciones
financieras, administrativas, económicas y de otra
índole, referidas al cumplimiento de su objeto social o
razón de ser, durante un período determinado, las
entidades no identifiquen los receptores de la acción
económica o realicen una indebida distribución de
costos y beneficios entre los diferentes sectores
económicos y sociales.
Que en la ejecución de los hechos u operaciones
financieras, administrativas, económicas y de otra
índole, referidas a la provisión de los recursos
necesarios para el cumplimiento de su objeto social o
razón de ser, durante un período determinado, las
entidades no identifiquen los receptores de la acción
económica o realicen una indebida distribución de
costos y beneficios.
8. LEGALIDAD
7. LEGALIDAD
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, económicas y de otra índole, referidas
al cumplimiento del objeto social o razón de ser de las
entidades, no se hayan realizado de conformidad con
las normas constitucionales, legales y reglamentarias
que le son aplicables.
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, económicas y de otra índole, referidas
a la provisión de los recursos necesarios para el
cumplimiento del objeto social o razón de ser de las
entidades, no se hayan realizado de conformidad con
las normas constitucionales, legales y reglamentarias
que le son aplicables.
Contraloría General de la República
76
Informe sobre la calidad y eficiencia del sistema de control interno
9. OPORTUNIDAD
8. OPORTUNIDAD
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, económicas y de otra índole, referidas
al cumplimiento del objeto social o razón de ser de las
entidades, se lleven a cabo por fuera de los términos
establecidos para su ejecución, generando perjuicios
para los intereses de la entidad y por ende afectando el
bienestar de la comunidad o población objeto.
Que los hechos u operaciones financieras,
administrativas, económicas y de otra índole, referidas
a la provisión de los recursos necesarios para el
cumplimiento del objeto social o razón de ser de las
entidades, se lleven a cabo por fuera de los términos
establecidos para su ejecución, generando perjuicios
para los intereses de la entidad.
10.
VALORACIÓN
AMBIENTALES
9.
VALORACIÓN
AMBIENTALES
DE
COSTOS
Que en la ejecución de los hechos u operaciones
financieras, administrativas, económicas y de otra
índole, referidas al cumplimiento de su objeto social o
razón de ser, durante un período determinado, las
entidades no hayan tomado medidas para mitigar el
impacto por el uso o deterioro de los recursos
naturales y el medio ambiente y no demuestren
gestión en la protección, conservación, uso y
aprovechamiento responsable de los mismos.
DE
COSTOS
Que en la ejecución de los hechos u operaciones
financieras, administrativas, económicas y de otra
índole, referidas a la provisión de los recursos
necesarios para el cumplimiento de su objeto social o
razón de ser, durante un período determinado, las
entidades no hayan tomado medidas para mitigar el
impacto por el uso o deterioro de los recursos
naturales y el medio ambiente y no demuestren
gestión en la protección, conservación, uso y
aprovechamiento responsable de los mismos.
Contraloría General de la República
77
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