Repositorio Institucional de la Universidad Veracruzana

UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contaduría y Administración
Zona Coatzacoalcos
Aplicación de Procedimientos
Administrativos dentro del área de
Adquisiciones de una Empresa Paraestatal
T E S I S P R O F E S I O N A L
QUE
PARA
OBTENER
LICENCIADO
P
R
E
NOELIA
EL
EN
S
E
DE
CONTADURÍA
N
REYES
COATZACOALCOS, VER.
TÍTULO
T
A
:
QUIROZ
2001
1
AGRADECIMIENTOS
A DIOS
POR HABERME DADO LA VIDA, SALUD Y POR QUE POR SUS
BENDICIONES PUDE LOGRAR ESTA META TRAZADA.
A MIS PADRES Y HERMANO
POR QUE CON SU AMOR Y COMPRENSIÓN INCONDICIONAL PUDE
CRECER COMO PERSONA, LOGRANDO ASÍ DESARROLLARME EN
TODAS LAS ETAPAS DE MI VIDA ALCANZANDO LO QUE HASTA EN
ESTOS MOMENTOS SOY.
A JUAN
POR TODO EL AMOR Y APOYO BRINDADO Y POR QUE HOY VEMOS
LLEGAR A SU FIN UNA DE NUESTRAS METAS TRAZADAS.
LOS AMO...
2
APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DENTRO DEL ÁREA DE ADQUISICIONES DE UNA
EMPRESA PARAESTATAL.
ÍNDICE GENERAL
DICTAMEN
INTRODUCCIÓN
CAPITULO
1:
ADMINISTRACIÓN
GENERALIDADES
1.1. Concepto de Administración
1.2. Características de la Administración
1.2.1. Etapas
1.3. Elementos de la Administración
1.3.1. Previsión
1.3.2. Planeación
1.3.3. Organización
1.3.4. Integración
1.3.5. Dirección
1.3.6. Control
1.4. Importancia de Administrar
1.5. Administración Pública
1.6. Manuales Administrativos
1.6.1. Objetivo
1.6.2. Tipos de manuales
1.7. Manuales de Procedimientos
1.7.1. Objetivo
1.7.2. Clasificación General
1.7.3. Clasificación en la Administración Pública
DE
LA
8
10
11
13
13
14
15
15
16
16
19
20
21
21
22
24
24
25
25
3
CAPITULO 2: GENERALIDADES DE LAS EMPRESAS
PARAESTATALES
2.1. Historia del Petróleo
2.2. Marco Jurídico
2.3. Estructura
2.3.1. Reestructuración Administrativa
2.3.1.1. PEMEX Exploración y Producción
2.3.1.2. PEMEX Refinación
2.3.1.3. PEMEX Gas y Petroquímica Básica
2.3.1.4. PEMEX Petroquímica
2.4. Organización
28
33
35
35
37
38
40
42
44
CAPITULO
3:
PROCESO
ADMINISTRATIVO
DE
ADQUISICIONES BAJO LA MODALIDAD DE LICITACIÓN
PÚBLICA NACIONAL
3.1. Generalidades del área de Adquisiciones
3.2. Estructura Orgánica
3.3. Control Interno Operativo
3.4. Marco Jurídico
3.5. Proceso de Adquisiciones
3.6. Análisis crítico y recomendaciones
56
57
60
62
82
90
CONCLUSIONES
95
BIBLIOGRAFÍA
96
4
DICTAMEN
Nombre del Tesista:
NOELIA REYES QUIROZ
Nombre de la Tesis:
APLICACIÓN
DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS DENTRO DEL ÁREA
DE ADQUISICIONES DE UNA EMPRESA
PARAESTATAL
Título a recibir:
LICENCIADO EN CONTADURÍA
Fecha:
Coatzacoalcos, Ver. 26 de Noviembre de 2001
El que suscribe acreditado por la Facultad de Contaduría y Administración de
la Universidad Veracruzana como tutor - asesor de tesis DICTAMINA que la
tesis arriba mencionada, cumple con todos los requisitos de fondo y forma
establecidos por la normatividad de la Universidad Veracruzana para optar
por el grado de Licenciatura. Se autoriza al alumno presentarla ante dicha
dirección para su acreditación.
ATENTAMENTE
LAE. MARIA GUADALUPE AGUIRRE ALEMÁN
5
INTRODUCCIÓN
La administración pública realiza tres actividades fundamentales, mantener el
orden público, satisfacer las necesidades de la población y conducir el
desarrollo económico y social de la comunidad; para cumplir con estas
actividades, y más aún, cuando se trata de nuevas necesidades de una
sociedad en evolución, es necesario movilizar un gran conjunto de
organismos, estructurar personas y recursos con la finalidad de satisfacer
tales necesidades.
De la preocupación del sector público por resolver los problemas
organizacionales y de adecuación a las nuevas tareas que le imponen un
desarrollo económico y social, surgió la necesidad de introducir técnicas
administrativas para realizar estudios de organización y métodos, de ahí la
necesidad de elaborar “manuales administrativos”.
La estructura de la presente tesis comprende tres partes fundamentales para
el estudio de los procedimientos de adquisiciones en la administración
pública. En la primera parte se describen las generalidades de la
administración, conceptos, características, sus elementos, generalidades de
la administración pública así como de los manuales administrativos y de
procedimientos. En la segunda parte se estudia todo lo referente a las
empresas paraestatales, su historia, marco jurídico, su estructura así como
su organización. Por último, en la tercera parte se estudia el proceso
administrativo de adquisiciones, bajo la modalidad de Licitación Pública
Nacional.
6
CAPITULO 1
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN
7
Es de suma importancia el papel que juega la Administración para lograr el
correcto desempeño de una organización, es por ello que debemos tener los
conocimientos básicos para poder aplicar cada una de las actividades que en
sí conlleva y así lograr los objetivos establecidos.
1.1. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN
“ Es el esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la
mayor eficiencia y el menor esfuerzo posible ”.1
“ Se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las
personas,
trabajando
en
grupos,
alcancen
con
eficiencia
metas
seleccionadas ”.2
“ La palabra Administración viene del Latín ad (dirección, tendencia) y
minister (subordinación u obediencia), y significa cumplimiento de una
función bajo el mando de otro ”.3
“ La administración es un proceso muy particular consistente en las
actividades de planeación, organización, ejecución y control, desempeñadas
para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres
humanos y otros recursos ”.4
De los conceptos antes mencionados, puedo proporcionar una interpretación
personal:
“ Administrar es el proceso que llevan a cabo un grupo de personas para
lograr diversos objetivos previamente establecidos en una organización ”.
1
Munch Galindo Lourdes, Fundamentos de Administración, Pág. 25
Koontz Harold, Weihrich Heinz, Administración una perspectiva global, Pág. 4
3
Chiavenato Idalberto, Introducción a la teoría general de la Administración, Pág. 8
4
Terry George R., Franklin Stephen G., Principios de Administración, Pág. 22
2
8
OBJETO
La experiencia nos enseña que el hombre se agrupa en sociedad,
principalmente por su insuficiencia para lograr todos sus fines por sí solo.
La sociedad – esto es, “la unión moral de hombres que en forma sistemática
coordinan sus medios para lograr un bien común” – es, por lo tanto, el objeto
sobre el que recae la Administración.5
FINALIDAD
La Administración busca, precisamente en forma directa la obtención de
resultados de máxima eficiencia en la coordinación, y solo a través de ella se
refiere a la máxima eficiencia o aprovechamiento de los recursos materiales,
tales como capital, materias primas, máquinas, etc.
El buen administrador no lo es precisamente por ser buen contador, buen
ingeniero, buen economista, buen abogado, etc., si no por cualidades y
técnicas que posee de manera específica para coordinar todos esos
elementos en la forma más eficiente.
Coordinar implica el ordenamiento simultáneo y armonioso de varias cosas,
está sujeta a reglas, y de esa coordinación depende la eficacia de los
resultados.6
5
6
Reyes Ponce Agustín, Administración Moderna, Pág. 4
Reyes Ponce Agustín, Op. Cit., Págs. 5-6
9
1.2. CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN7
Valor
Instrumental
Universalidad
Unidad
Temporal
Especificidad
ADMINISTRACIÓN
Interdisciplinariedad
Flexibilidad
Amplitud del
ejercicio
1. UNIVERSALIDAD: El fenómeno administrativo se da donde quiera
que existe un organismo social, por que en él tiene siempre que existir
coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en
el Estado, en el ejército, en la empresa, en una sociedad religiosa, etc., y los
elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los
mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales.
2. VALOR INSTRUMENTAL: Dado que su finalidad es eminentemente
práctica, la administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin
en sí misma: mediante ésta se busca obtener determinados resultados.
7
Munch Galindo Lourdes, Fundamentos de Administración, Págs. 26-27
10
3. UNIDAD TEMPORAL: Aunque para fines didácticos se distingan
diversas etapas, fases y elementos del proceso administrativo, esto no
significa que existan aisladamente. La administración es un proceso
dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente.
4. AMPLITUD DE EJERCICIO: Se aplica en todos los niveles o
subsistemas de una organización formal.
5. ESPECIFICIDAD: Aunque la administración se auxilie de otras
ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su
carácter específico. Es decir, no puede confundirse con otras disciplinas
afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniería
industrial.
6. INTERDISCIPLINARIEDAD: La administración es afín a todas
aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.
7. FLEXIBILIDAD: Los principios administrativos se adaptan a las
necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en
la administración es inoperante.
1.2.1. ETAPAS8
Si se observa como se desarrolla la vida de todo organismo social podremos
distinguir dos fases o etapas principales:
•
La primera etapa en todo organismo es la de estructuración o
construcción del mismo. En ella, partiendo de una célula, se van
8
Reyes Ponce Agustín, Administración Moderna, Pág. 7
11
diferenciando los tejidos y órganos, hasta que se llega a integrar el ser en
toda su plenitud funcional, apto ya para el desarrollo normal de las
actividades o funciones que le son propias o específicas.
•
La segunda etapa es aquella en la que, ya totalmente estructurado el
organismo, desarrolla de manera plena las funciones, operaciones o
actividades que le son propias en toda su variada pero coordinada
complejidad, que tiende a realizar la vida de ese organismo.
12
1.3. ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN9
De las diversas clasificaciones de los elementos, pero sobre todo de la de
Terry, y la de Koontz y O’Donnell, se presenta la siguiente:
1.3.1. PREVISIÓN
¿QUÉ PUEDE HACERSE?
Consiste en la determinación, técnicamente realizada, de lo que se desea
lograr por medio de un organismo social, y la investigación y valoración de
cuáles serán las condiciones futuras en que dicho organismo habrá de
encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción posibles.
La previsión comprende tres etapas:
1. OBJETIVOS: A esta etapa corresponde fijar los fines. Como éstos son
de hecho muy diversos y están ligados entre sí, veremos sus diversas clases
al hablar de la previsión.
2. INVESTIGACIONES: Se refiere al descubrimiento y análisis de los
medios con que puede contarse: información y supuestos.
9
Reyes Ponce Agustín, Administración Moderna, Págs. 26-31
13
3. ALTERNATIVAS: Trata de la adaptación genérica de los medios
encontrados, a través de la información a los fines propuestos, para ver
cuántas posibilidades de acción distintos existen.
1.3.2. PLANEACIÓN
¿QUÉ SE VA A HACER?
Consiste en la determinación del curso concreto de acción que se habrá de
seguir, fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar, la secuencia
de operaciones necesarias para alcanzarlo y la fijación de criterios, tiempos,
unidades, etc., necesarias para su realización.
Comprende las siguientes etapas:
1. OBJETIVOS: Representan los resultados que la empresa espera
obtener, fines por alcanzar establecidos cuantitativamente y determinados
para realizar transcurrido un tiempo específico.
2. ESTRATEGIAS: Son cursos de acción general o alternativas, que
muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para
lograr los objetivos.
3. POLÍTICAS: Son criterios, lineamientos generales a observar en la
toma de decisiones.
4. PROGRAMAS: Es un esquema en donde se establecen la secuencia
de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los
objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes.
5. PRESUPUESTOS: Es un plan de todas o algunas de las fases de
actividad de la empresa expresado en términos económicos.
6. PROCEDIMIENTOS: Establecen el orden cronológico y la secuencia
de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.10
7. REGLAS: Establecen los lineamientos a seguir durante la ejecución
de las actividades.
10
Munch Galindo Lourdes, Fundamentos de Administración, Págs. 70-100
14
1.3.3. ORGANIZACIÓN
¿CÓMO SE VA A HACER?
Se refiere a la estructuración técnica de las relaciones que deben darse entre
las funciones, jerarquías y obligaciones individuales necesarias en un
organismo social para su mayor eficiencia.
En la organización se señalan las siguientes etapas:
1. DIVISIÓN DEL TRABAJO: Es la separación y delimitación de las
actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión,
eficiencia y el mínimo esfuerzo.
2. COORDINACIÓN: Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos
de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y
rapidez en el desarrollo de los objetivos.
1.3.4. INTEGRACIÓN
¿CON QUÉ Y CON QUIÉN SE VA A HACER?
Consiste en los procedimientos para dotar al organismo social de todos
aquellos elementos, tanto humanos como materiales, que la mecánica
administrativa señala como necesarios para su más eficaz funcionamiento,
escogiéndolos, introduciéndolos, articulándolos y buscando su mejor
desarrollo.
Aunque la integración comprende cosas y personas, lógicamente es más
importante la de las personas y, sobre todo, la de los elementos
administrativos o de mando.
De acuerdo con la definición, la integración de las personas abarca:
1. SELECCIÓN: Técnicas para encontrar y escoger los elementos mas
adecuados.
2. INDUCCIÓN: Es la mejor manera de lograr que los elementos se
articulen lo más rápida y óptimamente que sea posible al organismo social.
15
3. CAPACITACIÓN Y DESARROLLO: Todo elemento en un organismo
social busca y necesita progresar, mejorar. Esto es lo que estudia esta etapa,
la que comprende, por lo mismo, la capacitación, el adiestramiento y la
formación personal.
1.3.5. DIRECCIÓN
¡VER QUE SE HAGA!
Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un
organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del
modo más eficaz los planes señalados. Por lo tanto comprende las
siguientes etapas:
1. TOMA DE DECISIONES: Es la elección de un curso de acción entre
varias alternativas.
2. INTEGRACIÓN: Comprende la función a través de la cual el
administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en
marcha las decisiones previamente establecidas.
3. MOTIVACIÓN: Significa mover, conducir, impulsar la acción.
4. COMUNICACIÓN: Es el proceso a través del cual se transmite y
recibe información en un grupo social.
5. SUPERVISIÓN: Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal
forma que las actividades se realicen adecuadamente.11
1.3.6. CONTROL
¿CÓMO SE HA REALIZADO?
Consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los
resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, con el fin de
saber si se ha obtenido lo que se esperaba, a fin de corregir y mejorar, y
además para formular nuevos planes.
11
Munch Galindo Lourdes, Fundamentos de Administración, Págs. 152-165
16
Comprende las siguientes etapas:
1. ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES: Es una unidad de medida
que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el
control.
2. MEDICIÓN DE RESULTADOS: Consiste en medir la ejecución y los
resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser
definidas de acuerdo con los estándares.
3. CORRECCIÓN: La utilidad concreta y tangible del control está en la
acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los
estándares.
4. RETROALIMENTACIÓN:
A
través
de
la
retroalimentación,
la
información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del
tiempo.12
12
Munch Galindo Lourdes, Fundamentos de Administración, Págs. 178-181
17
CUADRO DE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN13
FASE
ELEMENTO
1) Previsión
A) MECÁNICA
2) Planeación
3) Organización
4) Integración
5) Dirección
B) DINÁMICA
ETAPA
•
Objetivos
•
Investigaciones
•
Alternativas
•
Objetivos
•
Estrategias
•
Políticas
•
Programas
•
Presupuestos y pronósticos
•
Procedimientos
•
Reglas
•
División del trabajo
•
Coordinación
•
Selección
•
Inducción
•
Capacitación y desarrollo
•
Toma de decisiones
•
Integración
•
Motivación
•
Comunicación
•
Supervisión
•
Establecimiento de
estándares
6) Control
13
•
Medición de resultados
•
Corrección
•
Retroalimentación
Reyes Ponce Agustín, Administración Moderna, Pág. 31
18
1.4. IMPORTANCIA DE ADMINISTRAR
1. El éxito de un organismo social depende, directa e inmediatamente,
de su buena administración, y sólo a través de ésta, de los elementos
materiales, humanos, etc., con los cuales ese organismo cuenta.
2. Para las grandes empresas la administración técnica o científica es
indiscutible y obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad
simplemente no podrían actuar si no fuera a base de una administración
sumamente técnica. Es en ellas donde quizá la función administrativa puede
aislarse mejor de las demás.
3. Para las empresas pequeñas y medianas también quizá su única
posibilidad de competir con otras es el mejoramiento de su administración, o
sea, obtener una mejor coordinación de sus elementos: maquinaria,
mercado, calificación de mano de obra, etc., renglones en los que
indiscutiblemente, son superados por sus grandes competidoras.
4. La elevación de la productividad, quizá la preocupación de mayor
importancia actualmente en el campo económico-social depende, por lo
dicho, de la adecuada administración de las empresas, ya que si cada célula
de esa vida económico-social es eficiente y productiva, la sociedad misma,
formada por ellos, tendrá que serlo.
5. En especial para los países que están desarrollándose, quizá uno de
los requisitos sustanciales es mejorar la calidad de su administración, por
que para crear la capitalización, desarrollar la calificación de sus empleados
y trabajadores, etc., bases esenciales de su desarrollo, es indispensable la
más eficiente técnica de coordinación de todos los elementos, la que viene a
ser por ello, como el punto de partida de ese desarrollo.
19
1.5. ADMINISTRACIÓN PÚBLICA14
Suelen ponerse tres criterios dentro de la Ciencia para distinguir y diferenciar
una función propia del derecho público:
1. LA NATURALEZA DEL ÓRGANO: Una función social debe
considerarse de orden público cuando interviene en ella una autoridad
soberana, precisamente con ese carácter. Para entender mejor esto,
precisemos que se entiende por un organismo soberano. Existen ciertos
poderes sociales que no se hallan sujetos en su esfera a otro poder social
superior. Lo anterior no implica un desconocimiento de la soberanía plena
que sobre cualquier otro poder tiene la autoridad, ni desconoce que toda
autoridad esté sujeta a ella misma al orden que exige la naturaleza del
hombre y de la sociedad. Lo único que significa es que, por el carácter
supremo que esa autoridad posee, no está directamente subordinada a otra
autoridad superior. Consecuencia de esto es que cuando interviene una
autoridad soberana con tal carácter existe una situación de preeminencia de
la misma sobre los demás elementos sociales que también intervienen.
2. EL FIN BUSCADO: Este criterio es quizá el más antiguo y de mayor
simplicidad. Está ya plenamente delineado en el derecho romano: “Jus
Publicum est quod ad statum rei Romanae spectat” (Derecho Público es
aquel que mira al bien de la república de Roma). Así pues, la administración
será pública según se de con el fin de lograr directamente un beneficio
particular, o bien uno que se refiera inmediatamente a un bien social.
3. LA FUENTE INMEDIATA: Este último criterio mira al medio jurídico
del que emana el acto administrativo. Cuando éste deriva inmediatamente de
la Ley, sin necesidad de ninguna aceptación o convenio, si no que ella se
impone unilateralmente por la autoridad a sus súbditos, es evidente que se
trata de un acto de administración pública.
14
Reyes Ponce Agustín, Administración Moderna, Págs. 38-40
20
1.6. MANUALES ADMINISTRATIVOS
“ Un manual es un documento que contiene en forma ordenada y
sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización,
política y/o procedimientos de una organización que se consideren
necesarios para la mejor ejecución del trabajo ”.15
“ Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y
sistemática, información acerca de la organización de la empresa ”.16
1.6.1. OBJETIVO
Los manuales administrativos sirven para explicar las normas mas generales
con un lenguaje que puedan comprender los empleados de todos los niveles;
facilitar el adiestramiento y orientación del personal; coadyuvar a normalizar
controles de los trámites de procedimientos y uniformar las actividades.
El objetivo fundamental de los manuales administrativos, es explicar en
términos accesibles el por qué de las decisiones gubernamentales,
ministeriales o departamentales y el cómo se deben aplicar en la práctica.
Los objetivos específicos de los manuales administrativos son los siguientes:
•
Presentar una visión de conjunto de la entidad.
•
Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa, para
deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
•
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
•
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo,
evitando la repetición de instrucciones y directrices.
•
Proporcionar información básica para la planeación e implantación de
medidas de modernización administrativa.
15
16
Quiroga Leos Gustavo, Organización y métodos de la administración pública, Pág. 161
Munch Galindo Lourdes, Fundamentos de Administración, Pág. 135
21
•
Facilitar el reclutamiento y selección de personal.
•
Servir de medio de integración y orientación al personal de nuevo
ingreso, que facilite su incorporación a las distintas unidades.
•
Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y
materiales.
•
Ser instrumento útil para la orientación e información al público.17
1.6.2. TIPOS DE MANUALES
Los manuales administrativos se pueden clasificar por su contenido, por su
función o por su área de aplicación:18
1. POR SU CONTENIDO PUEDEN SER:
•
Historia de la organización.
•
Políticas.
•
Procedimientos.
•
Contenido múltiple.
•
De servicios al público.
2. POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA PUEDEN SER:
•
Ventas.
•
Producción.
•
Finanzas.
•
Personal.
•
Otras funciones generales.
3. POR SU ÁREA DE APLICACIÓN PUEDEN SER:
17
18
•
Macroadministrativos, si se refieren al Sector Público en su conjunto.
•
Microadministrativos, si contienen información de una sola entidad.
Quiroga Leos Gustavo, Organización y métodos de la administración pública, Págs. 162-163
Quiroga Leos Gustavo, Op. Cit., Págs. 161-162
22
FORMATO DE LOS MANUALES
El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria de
temas:19
•
Índice.
•
Objetivos y antecedentes del manual.
•
Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y
quede vigente.
•
Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual.
•
Debe llevar instrucciones para hacerlo comprensible.
•
Redacción clara, precisa y ordenada.
•
Complementarse con gráficas.
19
Munch Galindo Lourdes, Fundamentos de Administración, Págs. 135-136
23
1.7. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Los manuales de procedimientos contienen información sobre el conjunto de
operaciones o de etapas que en forma cronológica se establecen para llevar
a cabo un determinado tipo de trabajo.
“ Es un instrumento de información en el que se consignan en forma
metódica las operaciones que deben seguirse para la realización de las
funciones de una o varias entidades ”.20
1.7.1. OBJETIVOS
El manual de procedimientos es útil por que permite conocer el
funcionamiento interno de las dependencias en lo que se refiere a la
descripción
de
tareas,
ubicación,
requerimientos
y
a
los
puestos
responsables de su ejecución, y persiguen los siguientes objetivos:
1. Compendiar
en
forma
ordenada,
secuencial
y
detallada
las
operaciones que se efectúan, los órganos que intervienen y los formatos que
se van a utilizar para la realización de las actividades institucionales,
agregadas en procedimientos.
2. Establecer formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben
seguirse para la realización de las actividades.
3. Precisar responsabilidades operativas para la ejecución, control y
evaluación de las actividades.
20
Quiroga Leos Gustavo, Organización y métodos de la administración pública, Pág. 225
24
1.7.2. CLASIFICACIÓN GENERAL
En forma general, los manuales de procedimientos pueden clasificarse en
manuales de procedimientos de oficina y de fábrica. Pero también pueden
referirse:21
•
A tareas y trabajos individuales.
•
A prácticas departamentales, en las que se indican los procedimientos de
operación de todo un departamento.
•
A prácticas generales en un área determinada de actividad, como
manuales de procedimientos comerciales, de producción, financieros, etc.
Existen diversos tipos de diagramas de procedimiento:
•
Gráfica de flujo de operaciones.
•
Gráficas esquemáticas de flujo.
•
Gráfica de ubicación de equipo.
•
Gráfica de flujo de formas.
1.7.3. CLASIFICACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
En la administración pública se clasifican según su ámbito de aplicación y
alcances en:22
•
Manuales
de
procedimientos
Macroadministrativos:
Contienen
información sobre los procedimientos que se establecen para aplicarse
en toda la administración pública o en más de un sector administrativo.
Dichos
procedimientos
se
diseñan,
proponen
y
aplican
por
la
dependencia de orientación y apoyo global.
•
Manuales
de
procedimientos
Mesoadministrativos
o
sectoriales:
Contienen información sobre los procedimientos que involucran a todo un
sector administrativo o a dos o más instituciones que lo conforman.
21
22
Quiroga Leos Gustavo, Organización y métodos de la administración pública, Pág. 225
Quiroga Leos Gustavo, Op. Cit., Pág. 226
25
•
Manuales de procedimientos Microadministrativos o institucionales:
Contienen información sobre los procedimientos que se persiguen para
realizar las operaciones internas en una dependencia o entidad con el fin
de cumplir sistemáticamente con sus funciones y objetivos.
SIMBOLOGÍA
En los diagramas de flujo se utilizan los siguientes símbolos:23
Operación: Se dice que hay operación cuando algo se está realizando.
Inspección: Cuando algo es revisado, verificado o inspeccionado, sin
ser alterado en sus características.
Transporte: Acto de mover de un lugar a otro.
Espera o demora: Etapa en que algo permanece ocioso en espera de
que algo acontezca, también se le llama almacenamiento o archivo temporal.
Almacenamiento: Cuando se almacena o archiva algo para ser
guardado con carácter definitivo.
23
Munch Galindo Lourdes, Fundamentos de Administración, Pág. 138
26
CAPITULO 2
GENERALIDADES DE LAS EMPRESAS
PARAESTATALES
27
Es de suma importancia el papel que juega Petróleos Mexicanos en nuestra
comunidad, no solo es la empresa más importante, si no que con su correcta
organización y con la intervención de mano de obra mexicana, en los últimos
años ha logrado estar entre las cinco compañías petroleras más importantes
en el ámbito mundial, factor ha contribuido al crecimiento económico y al
desarrollo de nuestro país.
2.1. HISTORIA DEL PETRÓLEO
El petróleo se conoce desde la prehistoria. Los indígenas de la época
precolombiana en América conocían y usaban el petróleo, que les servía de
impermeabilizante para embarcaciones. Durante varios siglos los chinos
utilizaron el gas del petróleo para la cocción de alimentos. Sin embargo,
antes de la segunda mitad del siglo XVIII las aplicaciones que se le daban al
petróleo eran muy pocas. Fue el coronel Edwin L. Drake quien perforó el
primer pozo petrolero en el mundo en 1859, en Estados Unidos, logrando
extraer petróleo de una profundidad de 21 metros.
Fue Drake quien ayudó a crear un mercado para el petróleo al lograr separar
la Kerosina del mismo. Este producto sustituyó al aceite de ballena empleado
en aquella época como combustible en las lámparas, cuyo consumo estaba
provocando la desaparición de estos animales.24
Los seres humanos conocen estos depósitos superficiales de petróleo crudo
desde hace miles de años. Durante mucho tiempo se emplearon para fines
limitados, como el calafateado de barcos, la impermeabilización de tejidos o
la fabricación de antorchas. En la época del renacimiento, el petróleo de
algunos depósitos superficiales se destilaba para obtener lubricantes y
productos medicinales, pero la auténtica explotación del petróleo no comenzó
hasta el siglo XIX. Para entonces, la Revolución Industrial había
24
Chow Pangtay Susana, Petroquímica y Sociedad, Págs. 21-22
28
desencadenado una búsqueda de nuevos combustibles y los cambios
sociales hacían necesario un aceite bueno y barato para las lámparas. El
aceite de ballena sólo se lo podían permitir los ricos, las velas de sebo tenían
un olor desagradable y el gas del alumbrado sólo llegaba a los edificios de
construcción reciente situados en zonas metropolitanas.
La búsqueda de un combustible mejor para las lámparas llevó a una gran
demanda de “aceite de piedra” o petróleo, y a mediados del siglo XIX varios
científicos desarrollaron procesos para su uso comercial. Por ejemplo, el
británico James Young y otros comenzaron a fabricar diversos productos a
partir del petróleo, aunque después Young centró sus actividades en la
destilación de carbón y la explotación de exquisitos pozos petrolíferos. En
1852, el físico y geólogo canadiense Abraham Gessner obtuvo una patente
para producir a partir de petróleo crudo un combustible para lámparas
relativamente limpio y barato, el queroseno. Tres años más tarde, el químico
estadounidense Benjamin Silliman publicó un informe que indicaba la amplia
gama de productos útiles que se podían obtener mediante la destilación del
petróleo.
Con ello empezó la búsqueda de mayores suministros de petróleo. Hacía
años que la gente sabía que en los pozos perforados para obtener agua o sal
se producían en ocasiones filtraciones de petróleo, por lo que pronto surgió la
idea de realizar perforaciones para obtenerlo.
Los primeros pozos de este tipo se perforaron en Alemania entre 1857 y
1859, pero el acontecimiento que obtuvo fama mundial fue la perforación de
un pozo petrolífero cerca de Oil Creek, en Pennsylvania (Estados Unidos),
llevada a cabo por Edwin L. Drake, el Coronel, en 1859. Drake, contratado
por el industrial estadounidense George H. Bissell, que también proporcionó
a Sillimar muestras de rocas petroleras para su informe, perforó en busca del
supuesto “depósito matriz”, del que parece ser surgían las filtraciones de
29
petróleo de Pennsylvania occidental. El depósito encontrado por Drake era
poco profundo (21,2 m) y el petróleo era de tipo parafínico, muy fluido y fácil
de destilar.
El éxito de Drake marcó el comienzo del rápido crecimiento de la moderna
industria petrolera. La comunidad científica no tardó en prestar atención al
petróleo, y se desarrollaron hipótesis coherentes para explicar su formación,
su movimiento ascendente y su confinamiento en depósitos. Con la invención
del automóvil y las necesidades energéticas surgidas en la I Guerra Mundial,
la industria del petróleo se convirtió en uno de los cimientos de la sociedad
industrial.25
ANTECEDENTES EN MÉXICO
La historia comercial de la industria del petróleo en México se inicia en 1900,
cuando los norteamericanos Charles A. Candfield y Edward L. Doheny
compraron la hacienda "El tulillo", en el municipio de Ébano, San Luis Potosí
en donde se habían advertido señales de existencia del hidrocarburo en el
subsuelo.
Tiempo después, se realizó una operación de compra-venta, el 10 de
Octubre de 1900 la hacienda paso a ser propiedad de la Mexicam Petroleum
of California quien comenzó a perforar en un campo cercano un campo
petrolero al que llamaron El ébano.
El 03 de Abril de 1904, cuando se perforaba a una profundidad de 500
metros, brotó un chorro de aceite negro a 15 metros de altura; este pozo
produjo 1500 barriles diarios del petróleo crudo durante varios años;
producción con la que se inició un vertiginoso negocio que comprendía la
exploración, explotación y comercialización del petróleo en el país, es decir,
la industria del petróleo en México.
25
"Petróleo," Enciclopedia Microsoft® Encarta® 2000. © 1993-1999 Microsoft Corporation.
30
En la parte sur del Estado de Veracruz, la compañía Inglesa Person and Son
adquirió terrenos para la exploración y explotación de petróleo. Esta
compañía era contratista en el gobierno del general Porfirio Díaz que había
trabajado en la construcción del puerto de Veracruz; en 1902 había
encontrado petróleo cerca de San Cristóbal, en el Istmo, y años después
construyó una refinería en Minatitlán, un centro de almacenamiento y un
ducto que corría de San Cristóbal hasta la refinería.
A fines de 1905, decidió construir una refinería en Minatitlán, Veracruz,
donde había una finca cafetalera. En los primeros días de 1906 comenzó la
construcción de la refinería, la planta eléctrica, la estación de bombas y los
cimientos para los primeros edificios destinados a las oficinas.
En ese mismo año, el congreso de la Unión aprobó un proyecto del General
Díaz con el cual se comenzó la exploración y explotación de los veneros de
petróleo existentes en el subsuelo de lagos, lagunas y terrenos baldíos
nacionales, ubicados en los estados de Veracruz, Tabasco, Chiapas,
Campeche, San Luis Potosí y Tamaulipas.26
¿QUÉ ES LA PETROQUÍMICA?
“ La Petroquímica comprende la elaboración de todos aquellos productos
químicos que se derivan de los hidrocarburos del petróleo y el gas natural.
Por lo general el término no incluye los hidrocarburos combustibles,
lubricantes, ceras ni asfaltos ”.27
26
27
WWW.PEMEX.COM/HISTORIA, 09/10/01
Chow Pangtay Susana, Petroquímica y Sociedad, Pág. 29
31
PEMEX es la empresa más grande de México y una de las diez más grandes
del mundo, tanto en términos de activos como de ingresos. Con base en
el nivel de reservas y su capacidad de extracción y refinación, se encuentra
entre las cinco compañías petroleras más importantes en el ámbito mundial.
Las actividades de PEMEX abarcan la exploración y explotación de
hidrocarburos, así como la producción, almacenamiento, distribución y
comercialización de productos petrolíferos y petroquímicos. En virtud de
que de conformidad con la Legislación
Mexicana estas actividades
corresponden en exclusiva al Estado, PEMEX es un organismo público
descentralizado.28
MISIÓN
Petróleos Mexicanos es una empresa paraestatal integrada, cuya finalidad es
maximizar la renta petrolera, contribuir al desarrollo nacional y satisfacer con
calidad las necesidades de sus clientes, en armonía con la comunidad.
VISIÓN
Convertirse en la mejor empresa petrolera del mundo: Operada por personal
altamente calificado, con criterios de rentabilidad y competitividad, con
productos y servicios energéticos y petroquímicos, de calidad, con tecnología
de vanguardia, seguridad en sus instalaciones y absoluto respeto a su
entorno.
28
WWW.PEMEX.COM/CONOZCAPEMEX, 09/10/01
32
2.2. MARCO JURÍDICO
Con base en las facultades constitucionales, el presidente Lázaro Cárdenas
expidió el 07 de Junio de 1938 un decreto por el que se crea la Institución
Pública denominada Petróleos Mexicanos. Posteriormente, el 23 de Enero de
1971, el Congreso de la Unión expidió la Ley Orgánica de Petróleos
Mexicanos, misma que fue derogada por la Ley vigente, denominada Ley
Orgánica de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, expedida el 15
de Julio de 1992, a iniciativa del presidente Carlos Salinas de Gortari.
A continuación se citan las partes más sobresalientes de los artículos 25, 27
y 28 de la Constitución en el ramo del petróleo.
ARTICULO 25 CONSTITUCIONAL
... El sector público tendrá a su cargo de manera exclusiva las tareas
estratégicas que se señalan en el artículo 28, párrafo 4º de la Constitución,
manteniendo siempre el gobierno federal la propiedad y el control sobre los
organismos que en su caso se establezcan...29
ARTICULO 27 CONSTITUCIONAL
... La propiedad de las tierras y aguas comprendidas dentro de los límites del
Territorio Nacional corresponde originalmente a la Nación, la cual ha tenido y
tiene el derecho de transmitir el dominio de ellas a los particulares
constituyendo la propiedad privada... corresponde a la Nación el dominio
directo de todos los recursos naturales de la plataforma continental y los
zócalos submarinos de las islas; de todos los minerales o sustancias que en
vetas, mantos, masas o yacimientos constituyan depósitos cuya naturaleza
sea distinta de los componentes de los terrenos, tales como los minerales de
29
Petróleos Mexicanos, Material didáctico concurso conozca PEMEX, Págs. 20-21
33
los que se extraigan metales y metaloides utilizados en la industria; los
yacimientos de piedras preciosas, de sal de gema y las salinas formadas
directamente por las aguas marinas; los productos derivados de la
descomposición de las rocas, cuando su explotación necesite trabajos
subterráneos;
los
yacimientos
minerales
u
orgánicos
de
materias
susceptibles de ser utilizadas como fertilizantes; los combustibles minerales
sólidos; el petróleo y los carburos de hidrógeno sólidos, líquidos o gaseosos,
y el espacio situado sobre el territorio nacional, en la extensión y términos
que fije el derecho internacional...
ARTICULO 28 CONSTITUCIONAL
... No constituirán monopolios las funciones que el Estado ejerce de manera
exclusiva en las áreas estratégicas a las que se refiere este precepto:
acuñación de moneda, correos, telégrafos, radiotelegrafía y la comunicación
vía satélite, emisión de billetes por medio de un solo banco, organismos
descentralizados del Gobierno Federal, petróleo y los demás hidrocarburos,
petroquímica básica, minerales radioactivos y generación de energía nuclear,
electricidad, ferrocarriles, y las actividades que expresamente señalen las
leyes que expide el Gobierno de la Unión. El estado contará con los
organismos y empresas que requiera para el eficaz manejo de las áreas
estratégicas a su cargo y en las actividades de carácter prioritario donde, de
acuerdo con las leyes, participe por si o con los sectores social y privado...
34
2.3. ESTRUCTURA
De acuerdo a la Ley Reglamentaria del Artículo 27 Constitucional en materia
Petroquímica, la industria petroquímica se divide en dos sectores: sector
básico y sector secundario.
El sector básico, cuyo desarrollo corresponde a Petróleos Mexicanos,
comprende aquellos productos que son susceptibles de servir como materias
primas
industriales
básicas,
que
sean
resultado
de
los
procesos
petroquímicos fundados en la primera trasformación química importante que
de efectúe a partir de productos o subproductos de refinación de
hidrocarburos naturales del petróleo.
El sector secundario comprende aquellos productos que sean resultado de
los procesos subsecuentes a los señalados en el sector básico, en cuya
elaboración pueden operar indistintamente y en forma no exclusiva la nación,
lo particulares, o las sociedades de los particulares que tengan una mayoría
de capital mexicano.30
2.3.1. REESTRUCTURACIÓN ADMINISTRATIVA31
Petróleos Mexicanos, acorde con su Ley Orgánica de 1992, emprendió una
reestructuración administrativa y organizativa bajo el concepto de líneas
integradas
de
negocios
que
incorpora
criterios
de
productividad,
responsabilidad y autonomía, definiendo bajo un mando único actividades
operativas, administrativas y de apoyo. Descentralizó y desconcentró por
tanto, funciones y recursos que permitan cumplir todas las actividades
30
31
Chow Pangtay Susana, Petroquímica y Sociedad, Pág. 170
Petróleos Mexicanos, Material didáctico concurso conozca PEMEX, Págs. 23-39
35
implícitas de la industria petrolera y sus áreas estratégicas, para la
consolidación de la empresa y de la economía mexicana.
Para llevar a cabo esta política, creó los siguientes Organismos
Descentralizados Subsidiarios de carácter técnico, industrial y comercial,
cada uno de ellos con personalidad jurídica y patrimonio propios:
•
PEMEX Exploración y Producción.
•
PEMEX Refinación.
•
PEMEX Gas y Petroquímica Básica.
•
PEMEX Petroquímica.
Todos ellos bajo la conducción de Petróleos Mexicanos que mantiene la
dirección estratégica y operativa de todas las actividades de la industria
petrolera, la planeación y presupuestación en conjunto, así como los
lineamientos de las políticas generales.
En este sentido, Petróleos Mexicanos y sus organismos descentralizados, de
acuerdo con sus respectivas líneas de negocio, están facultados para
celebrar con personas físicas o morales toda clase de actos, convenios y
contratos y suscribir títulos de crédito, manteniendo en exclusiva la propiedad
y control del Estado Mexicano sobre los hidrocarburos, en correspondencia a
las disposiciones legales aplicables, y pueden responder solidaria o
mancomunadamente por el pago de las obligaciones nacionales e
internacionales que contraigan.
36
2.3.1.1. PEMEX EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN
Las tareas de PEMEX Exploración y Producción comienzan con la
exploración, que es el conjunto de tareas de campo y laboratorio cuyo
objetivo consiste en descubrir depósitos de hidrocarburos. El estudio del
subsuelo para detectar petróleo se basó en la exploración geológica
superficial, técnica mediante la cual fueron descubiertos numerosos campos.
Fue en 1920 cuando empezaron a utilizarse los métodos geofísicos, con los
cuales podían determinarse las condiciones de las capas profundas del
subsuelo y conocer la existencia y el monto de los yacimientos. Estos
criterios han dado lugar al descubrimiento de un 80 por ciento de las
reservas probadas actuales del mundo.
Posteriormente fueron necesarios métodos geofísicos de exploración más
avanzados: magnetométrico, gravimétrico y sismológico. Mediante el método
magnetométrico se hacen mediciones de la variación del campo magnético
de la tierra a fin de estimar la profundidad; con el método gravimétrico se
miden las variaciones de la atracción terrestre que indican las deformaciones
de las rocas sedimentarias que podrían favorecer la acumulación de
hidrocarburos, mientras que el método sismológico permite conocer las
diferentes profundidades de las capas de estas rocas, que definen las
estructuras, posibles receptoras del petróleo.
37
2.3.1.2. PEMEX REFINACIÓN
La refinación es el conjunto de procesos físicos y químicos a los que se
somete el petróleo crudo para obtener de él, por destilación, los diversos
productos petrolíferos con propiedades físicas y químicas bien definidas.
El petróleo crudo está formado por varios hidrocarburos que comprenden
desde el gas licuado hasta el asfalto. Su separación en columnas de
destilación se realiza por las diferencias de volatilidad que tienen unos y
otros. Las características de las fracciones o cortes que constituyen los
diferentes petrolíferos se tienen que ajustar a patrones de utilidad o de
consumo comercial. Este ajuste se hace sometiendo a las fracciones a
diversos procesos de conversión, de tal modo, que se obtiene así una amplia
gama de productos comerciales: gasolinas para automóviles y aviones,
combustóleos, lubricantes, diesel, parafinas, grasas, asfaltos y materias
primas para la industria petroquímica básica.
Los procedimientos de refinación, convencionalmente, pueden dividirse en
tres grandes grupos:
1. Procesos de destilación del petróleo crudo, que consiste en elevar
temperaturas para que los componentes ligeros se evaporen y a
continuación sean condensados, separándolos. Así se obtienen distintos
condensados cuyas propiedades corresponden a las del gas licuado, las
gasolinas, las kerosinas y el diesel.
2. Procesos de desintegración, en donde el residuo de la destilación del
crudo se somete a una nueva destilación al vacío para separar componentes
menos volátiles que de acuerdo con sus propiedades, son destinados a
lubricantes o a ser desintegrados catalíticamente.
38
3. Procesos de purificación, hidrodesulfuración y endulzamiento, que
eliminan, de los productos obtenidos por destilación o por desintegración,
algunos compuestos que pueden afectar a los productos finales.
Por estos tres grupos de procesos y otros más comprendidos en ellos, se
obtiene diversos tipos de productos refinados como combustibles, solventes,
lubricantes y asfaltos.
PEMEX Refinación cuenta en la actualidad con seis refinerías:
•
Ing. Héctor Lara Sosa en Cadereyta, Nuevo León.
•
Ing. Francisco I. Madero en Cd. Madero Tamaulipas.
•
Ing. Antonio M. Amor en Salamanca, Guanajuato.
•
Miguel Hidalgo en Tula Hidalgo.
•
Ing. Antonio Dovalí Jaime en Salina Cruz, Oaxaca.
•
Lázaro Cárdenas en Minatitlán, Veracruz.
39
2.3.1.3. PEMEX GAS Y PETROQUÍMICA BÁSICA
Este organismo subsidiario se encarga de procesar, almacenar, transportar,
distribuir y comercializar el gas natural, los líquidos que se deriven del gas,
así como los hidrocarburos que sirven como materias primas básicas para
otras industrias.
Una parte importante de los productos que procesa PEMEX Gas y
Petroquímica Básica se venden a otras empresas subsidiarias de PEMEX y a
otras industrias que los emplean para fabricar nuevos productos. Otra parte
de la producción se vende a empresas y a consumidores que usan algunos
de nuestros productos para generar energía.
El gas natural húmedo amargo que se obtiene del subsuelo se somete a un
proceso que se denomina endulzamiento, para quitarle los contaminantes
que trae consigo y que hacen difícil transportarlo y venderlo, y también para
extraer los líquidos que contiene y que tiene mayor precio cuando se venden
por separado.
Por su capacidad de endulzamiento, PEMEX Gas y Petroquímica Básica se
sitúa entre las cuatro empresas gaseras más importantes del mundo. Para
ello nuestra empresa cuenta con 61 plantas e instalaciones para el
procesamiento de gas e hidrocarburos líquidos básicos.
PEMEX Gas y Petroquímica Básica cuanta con una red de 11,270 kilómetros
de ductos para el transporte del gas licuado. Por la extensión de sus ductos,
nuestra empresa se ubica entre las 15 principales empresas gaseras del
mundo.
El gas natural y el gas licuado que produce PEMEX Gas y Petroquímica
Básica se destina a dos clases de usuarios: la industria y los consumidores
residenciales (hogares y comercio). La industria utiliza el gas natural como
40
energético (es decir, para hacer funcionar sus instalaciones) y, en algunos
casos, como materia prima para la obtención de líquidos adicionales. Los
consumidores
residenciales
emplean
el
gas
licuado
para
usos
fundamentalmente domésticos, es decir, para estufas, calentadores de agua,
calefacción, etc., el gas natural es también usado como combustible en
vehículos automotores (autos y camiones).
PEMEX Gas cuenta con ocho Complejos Procesadores de Gas. Dos
ubicados en la región norte de México, uno en la parte central y cinco en la
región sureste.
•
Nuevo PEMEX.
•
Poza Rica.
•
La Venta.
•
Matapioche.
•
Veracruz.
•
Tabasco.
•
Reynosa.
•
Tamaulipas.
41
2.3.1.4. PEMEX PETROQUÍMICA
Las actividades de esta empresa de PEMEX, a diferencia de los otros
organismos subsidiarios, están fuera del ámbito de las actividades
reservadas
del
Estado.
La
industria
Petroquímica
abarca
diversas
actividades que utilizan como materia prima el gas natural y algunos
derivados del petróleo. La transformación de estos insumos tiene como
resultado la elaboración de fertilizantes, plásticos y materiales sintéticos que
se utilizan en varias ramas industriales. De ahí que PEMEX Petroquímica le
corresponde ser el instrumento de acción, cuya participación se requiere
para cumplir con los objetivos de aumentar al máximo el valor económico.
La Petroquímica consiste en transformar porciones de crudo y gas natural en
una interminable gama de subproductos de muy diferentes características, lo
que hace posible producir una impresionante serie de satisfactores que son
un signo inconfundible de la vida moderna.
Actualmente, PEMEX Petroquímica cuenta con 60 plantas distribuidas en 10
centros productores que son: en el Estado de Veracruz, la Cangrejera,
Morelos, Pajaritos, Cosoleacaque y Escolín; en Hidalgo, Tula; en Puebla,
San Martín Texmelucan; en Chihuahua, Camargo; en Tamaulipas, Reynosa;
y en Guanajuato, Salamanca.
Para poder hacer frente a los retos que trae consigo la apertura del comercio
mundial
de
productos
petroquímicos,
PEMEX
Petroquímica
requirió
transformarse para alcanzar la capacidad de competir internacionalmente
con aquellos productos y cadenas en que tiene ventajas y de esta manera,
ser reconocido como un proveedor estable y confiable, así como reorientar el
desarrollo y operación del resto de las actividades de productos
petroquímicos de calidad equiparable a la de cualquier competidor.
42
UBICACIÓN DE REFINERÍAS Y COMPLEJOS
PETROQUÍMICOS
PEMEX REFINACIÓN
PEMEX PETROQUÍMICA
PEMEX GAS Y PETROQUÍMICA BÁSICA
CENTROS PETROQUÍMICOS COMPARTIDOS CON
PEMEX GAS Y PETROQUÍMICA BÁSICA
43
2.4. ORGANIZACIÓN
LEY
ORGÁNICA
DE
PETRÓLEOS
MEXICANOS
Y
ORGANISMOS SUBSIDIARIOS32
ARTICULO 5º. “ El patrimonio de Petróleos Mexicanos y el de cada uno de
los organismos subsidiarios estará constituido por los bienes, derechos y
obligaciones que hayan adquirido o que se les asignen o adjudiquen; los que
adquieran por cualquier titulo jurídico; las ministraciones presupuestales y
donaciones que se les otorguen; los rendimientos que obtengan por virtud de
sus operaciones y los ingresos que reciban por cualquier otro concepto.
Petróleos Mexicanos y los organismos subsidiarios podrán responder
solidaria o mancomunadamente por el pago de las obligaciones nacionales e
internacionales que contraigan.
Petróleos Mexicanos y los organismos subsidiarios administrarán su
patrimonio conforme a las disposiciones legales aplicables y a los
presupuestos y programas que formulen anualmente y que apruebe el
órgano de gobierno de Petróleos Mexicanos. La consolidación contable y
financiera de todos los organismos será hecha anualmente por PEMEX. ”
Articulo 6º. “ Petróleos Mexicanos será dirigido y administrado por un
consejo de administración, que será el órgano superior de gobierno de la
industria petrolera, sin perjuicio de la autonomía de gestión de los
organismos. El director general será nombrado por el ejecutivo federal. ”
Articulo 7º. “ El consejo de administración de Petróleos Mexicanos se
compondrá de once miembros propietarios”, a saber:
32
//info4.jurídicas.unam.mx/unijus/frames/fed.htm, 02/10/2001
44
Seis representantes del Estado designados por el Ejecutivo Federal y cinco
representantes del Sindicato de Trabajadores Petroleros de la República
Mexicana, que deberán ser miembros activos de dicho Sindicato y
trabajadores de planta de Petróleos Mexicanos.
El Presidente del consejo será el titular de la coordinadora del sector al que
este adscrito Petróleos Mexicanos y tendrá voto de calidad.
Por cada uno de los consejeros que se designe se nombrara un suplente.
Los suplentes de los consejeros que representan al estado serán designados
por los respectivos titulares y los de los consejeros sindicales serán
designados por el sindicato, debiendo reunir los mismos requisitos exigidos
para los propietarios.
Articulo 8º. “ Cada uno de los organismos subsidiarios será dirigido y
administrado por un Consejo de Administración y por un Director General
nombrado por el Ejecutivo Federal. ”
Articulo 9º. “ El Consejo de Administración de cada uno de los organismos
subsidiarios, se compondrá de ocho miembros y sus respectivos suplentes.
Los titulares serán: cuatro representantes del Gobierno Federal, designados
por el Ejecutivo Federal; los tres Directores Generales de los otros
organismos públicos descentralizados subsidiarios, y el Director General de
Petróleos Mexicanos, quien lo presidirá.
Los suplentes de los consejeros que representan al Gobierno Federal serán
designados por los respectivos titulares y los de los organismos subsidiarios
serán designados por los directores correspondientes. ”
Articulo 10º. “ El Consejo de Administración de Petróleos Mexicanos y los de
los Organismos Subsidiarios, tendrán las atribuciones que les confieren las
disposiciones legales aplicables y esta ley, conforme a sus respectivos
45
objetos. Quedan reservadas al Órgano de Gobierno de Petróleos Mexicanos
las facultades que requiera la conducción central y la dirección estratégica de
todas las actividades que abarca la industria petrolera incluyendo, en forma
enunciativa mas no limitativa: aprobar, conforme a la política energética
Nacional, la planeación y presupuestación de la industria petrolera estatal en
su conjunto y evaluar el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la
misma.
Asimismo
se
reserva
al
propio
Órgano
de
Gobierno
el
establecimiento de las políticas y lineamientos necesarios para lograr un
sano equilibrio económico y financiero entre los organismos, así como para
permitir el adecuado manejo y administración de los bienes que el gobierno
federal destina a la industria petrolera.
Las actividades no reservadas en forma exclusiva a la Nación podrán
llevarse a cabo por medio de empresas subsidiarias o filiales, cuya
constitución o establecimiento deberá ser sometida por los Consejos de
Administración de los Organismos Subsidiarios al de Petróleos Mexicanos, al
igual que su liquidación, enajenación o fusión. Asimismo, se someterá a
aprobación del propio consejo, la enajenación de las instalaciones
industriales. ”
ORGANISMOS QUE CONTRIBUYEN AL DESARROLLO DE
PETRÓLEOS MEXICANOS33
PEMEX CORPORATIVO
Es la entidad responsable de la conducción central de la empresa petrolera
integrada y de la dirección estratégica de todas las actividades que abarca la
industria petrolera, incluyendo, en forma enunciativa más no limitativa:
aprobar conforme a la política energética nacional, la planeación y
33
Petróleos Mexicanos, Material didáctico concurso conozca PEMEX, Págs. 26-47
46
presupuestación de la industria petrolera estatal en su conjunto y evaluar el
cumplimiento de los objetivos.
La organización del Centro Corporativo de Petróleos Mexicanos emergió de
las funciones que debía asumir en su carácter de conductor central de la
Industria Petrolera en su conjunto:
•
Planeación Estratégica.
•
Planeación Operativa.
•
Vigilancia de la Seguridad Industrial y de la Protección Ambiental.
•
Finanzas.
•
Contraloría.
•
Recursos Humanos.
•
Consolidación de información estadística y financiera.
•
Relaciones Externas.
•
Administración de servicios y recursos comunes / dirección de empresas
filiales.
•
Administración interna.
Una vez determinadas sus funciones PEMEX Corporativo se estructuró de la
siguiente manera:
Dirección Corporativa de Administración, Dirección Corporativa de Finanzas,
Dirección Corporativa de Operaciones, Contraloría General y Auditoria de
Seguridad Industrial y Protección Ambiental.
Las actividades básicas de PEMEX Corporativo, son las siguientes:
Planeación, programación y evaluación del sistema de precios de
transferencia e interorganismos que reflejan costos de oportunidad en el
mercado internacional; sistema de información gerencial; sistema de
autorización, evaluación y seguimiento del gasto de inversión; mecanismo de
coordinación de ramas de actividad. Administración de recursos financieros
de la institución; supervisión en el cumplimiento de normas, políticas,
47
sistemas institucionales y procedimientos financieros en los organismos
subsidiarios; administración de los servicios financieros corporativos
centrales; contraloría; conservación y ahorro de energía.
Recursos humanos: relaciones laborales; servicios médicos; servicios
sociales y culturales; seguridad e higiene industrial institucional, obras
habitacionales.
Servicios
de
apoyo
a
unidades
operativas:
servicios
generales
y
administración patrimonial; ingeniería de telecomunicaciones y transportes
aéreos.
Servicios de apoyo institucional: información y relaciones públicas, servicios
jurídicos, apoyo al sistema nacional de protección civil.
Servicios de apoyo a las comunidades donde opera PEMEX: protección
ambiental y desarrollo regional.
Apoyo a la reestructuración organizativa.
SEGURIDAD INDUSTRIAL
Conscientes de que Petróleos Mexicanos es una organización cuyo impacto
social tiene una gran trascendencia en el contexto nacional y que en general
entre la opinión pública no existe un conocimiento pleno de la magnitud de
los riesgos que existen en una industria tan compleja como la petrolera, en la
que su operación diaria involucra el manejo y proceso de materiales
combustibles, inflamables, explosivos, corrosivos o tóxicos; se considera
necesario dar a conocer los conceptos bajo los cuales se sustentan los
programas que realiza la Institución para que sus instalaciones operen en las
mejores condiciones de seguridad.
Ductos de transporte: Las tuberías de transporte que se utilizan en
Petróleos Mexicanos para el manejo del petróleo crudo, así como de los
productos petrolíferos, petroquímicos y gas natural, cumplen con lo que
establecen las normas de seguridad tanto nacionales como internacionales.
48
Es evidente que con aproximadamente 52,000 kilómetros de ductos
distribuidos a lo largo y ancho del territorio nacional, se han presentado
problemas, siendo el más relevante el de los asentamientos humanos
irregulares.
Para entender esta problemática, periódicamente se realizan pláticas de
concertación con las personas asentadas en los derechos de vía para
hacerles saber lo irregular de su situación, conminarlas a desalojar esas
áreas y destacarles que independientemente del riesgo que implica para
ellos su ubicación en esos lugares, dificultan sus labores de mantenimiento
programado y en los casos de emergencia, los cuales requieren respuesta
rápida, retrasan los trabajos de atenuación y corrección del problema.
Refinerías y Complejos Petroquímicos: PEMEX considera prioritarios los
aspectos de seguridad en sus instalaciones, particularmente las de carácter
industrial y construcción, así como en los trabajos de recepción, previos a la
puesta en marcha de las unidades.
Por otra parte, para la operación de las instalaciones industriales, PEMEX
cuenta con operadores especialistas a los que continuamente se les
actualiza mediante cursos de capacitación y adiestramiento. Parte importante
de la temática de estos cursos son los aspectos de seguridad y los
programas permanentes de simulacros operacionales y contraincendio.
Para la seguridad en la operación de las plantas industriales son de mayor
importancia los programas de mantenimiento particularmente los de carácter
preventivo y correctivo.
No obstante las medidas y dispositivos de seguridad existentes y sus
controles por la naturaleza de los procesos y actividades que se realizan
cotidianamente en las refinerías y complejos, eso no las exenta de que
eventualmente se presente una emergencia. Para enfrentarlas se dispone de
sistemas fijos de protección contraincendio como son hidratantes, monitores,
49
aspersores, cámaras de espuma, extintores portátiles distribuidos en todas
las áreas, así como con departamentos de contraincendio dotado de equipo
móvil y materiales en cantidades suficientes calculados en función de los
riesgos que puedan presentarse.
Terminales Marítimas y Agencias de Venta: Estas áreas disponen también
de sistemas fijos de protección contraincendio como son hidratantes,
monitores, aspersores, cámaras de espuma, extintores portátiles distribuidos
en todas las áreas, así como de centrales contraincendio debidamente
equipadas.
Plataformas: Actualmente la mayor parte de la producción de petróleo en
México proviene de los yacimientos localizados en el mar y aunque existen
algunas plataformas frente a las costas de Tamaulipas y Veracruz, la
mayoría de ellas se encuentran ubicadas en la llamada Sonda de Campeche.
Estas plataformas cuentan con sofisticados sistemas de señalización,
alarmas audibles, etc. Para su protección contra impactos de embarcaciones
sobre todo en situaciones climatológicas adversas.
Se cuenta con estrictos programas de mantenimiento preventivo y predictivo
los cuales incluyen revisiones a los elementos de la plataforma bajo el agua,
realizados con personal especializado, así como sofisticados sistemas de
instrumentación que son esenciales para lograr la máxima seguridad en las
operaciones.
Otras acciones:
•
Exámenes médicos periódicos para verificar el estado de salud de los
trabajadores.
•
Campañas de motivación hacia la seguridad industrial.
50
•
Capacitación y simulacros contraincendio.
•
Comisiones mixtas de seguridad e higiene en todos los centros de
trabajo.
•
Cursos de capacitación para la selección y uso del equipo de protección
personal, como: cascos, guantes, calzado de seguridad, diversos tipos de
anteojos y pantallas de protección ocular y facial, diversos equipos de
protección respiratoria, ropa de trabajo de algodón, impermeables, etc.
PROTECCIÓN AMBIENTAL
Las actividades de la industria petrolera, en el ámbito mundial, son
consideradas como unas de las más complejas debido a la diversidad de
operaciones que implica su desarrollo.
De ahí que muchas de las actividades que en materia de protección
ambiental realiza Petróleos Mexicanos, se dirijan no solo a la prevención,
sino también a la corrección. En este sentido, la Institución realiza su mejor
esfuerzo para resarcir en lo posible los daños heredados.
En la actualidad subsisten problemas de contaminación en la industria y que
hay eventualidades que escapan de su control, como las contingencias que
pueden suscitar derrames accidentales de hidrocarburos, incendios y
desfogues a quemadores. Es importante señalar que Petróleos Mexicanos
tiene el firme compromiso ante las autoridades y población en general de ser
una industria limpia.
Para ello, la Institución se ha propuesto mantener una actitud de respeto
hacia la naturaleza, otorgando igual prioridad tanto a la producción como a la
conservación de los recursos naturales.
51
Control de Aguas Residuales: En Petróleos Mexicanos las aguas
residuales que se generan reciben diferentes tratamientos, en función del
tipo de proceso de donde provienen y de los contaminantes que contienen.
Tratamientos que van desde los más simples, donde por procesos físicos y
químicos se eliminan los contaminantes, hasta los más complejos, del tipo
biológico, en los cuales se tratan compuestos de difícil degradación.
Protección del Medio Marino: A partir de 1970, se intensificaron las
actividades en el medio marino, debido al descubrimiento de importantes
yacimientos en la Sonda de Campeche.
Debido a la complejidad para extraer del fondo del mar el estratégico
hidrocarburo, existe el riesgo de que ocurran contingencias. Estas pueden
ser por descontrol de pozos durante su perforación, su explotación, o en el
transporte de los hidrocarburos por ductos submarinos y en maniobras de
carga y descarga de barcos, monoboyas y terminales marítimas.
PEMEX cuenta con los recursos humanos y materiales necesarios para dar
una respuesta adecuada y evitar efectos negativos.
Atención a las contingencias: No obstante el cuidado que se tiene durante
las operaciones que se realizan en las instalaciones marítimas, se presentan
contingencias. La atención a estas contingencias es inmediata, ya que se
cuenta con equipos especializados y personal altamente capacitado para
recolectar hidrocarburos con una capacidad de respuesta de 14,000
barrilles/hora, destacando el barco recolector de hidrocarburos ECOPEMEX.
Protección de sueldos: Para controlar o mitigar los efectos del ambiente,
PEMEX llevo a cabo un programa de restauración ecológica que comprende
las acciones correctivas, tendentes a restablecer el área afectada a un nivel
de capacidad productiva igual a sus condiciones originales.
52
Control de la Contaminación Atmosférica: A fin de reducir y eliminar
emisiones contaminantes que puedan causar perturbaciones en el medio
ambiente, Petróleos Mexicanos ha dotado a sus instalaciones de diversos
dispositivos anticontaminantes.
P.M.I. COMERCIO INTERNACIONAL
P.M.I. Comercio Internacional es una empresa filial de Petróleos Mexicanos
especializada en la comercialización externa del Petróleo, con una estructura
de mercadeo comparable a la de los grandes consorcios petroleros
internacionales.
P.M.I. Comercio Internacional inició sus tareas en 1988, y uno de sus logros
ha sido la consolidación del comercio externo del crudo mexicano. También,
comercializa los productos que PEMEX requiere comprar o vender en los
mercados internacionales.
Además, esta empresa presta servicios de enlace comercial, financiero y de
análisis de mercado en Estados Unidos, Europa y Medio Oriente.
Finalmente, P.M.I. Comercio Internacional realiza funciones de evaluación,
administración y negociación de posibles alianzas estratégicas con empresas
petroleras internacionales.
INSTITUTO MEXICANO DEL PETRÓLEO
Como respuesta a la necesidad de investigación tecnológica en la industria
petrolera, en 1965 se fundó el Instituto Mexicano del Petróleo, IMP. Entre sus
objetivos estaba la disminución de gastos por tecnología extranjera, contar
con un servicio técnico de investigación, con enfoques apegados a la
realidad de la industria mexicana y la capacitación de personal especializado
en todos los campos y niveles.
53
La realización de sus programas, tanto en el dominio de la elaboración de
combustibles como en los trabajos de extracción submarina de crudo en las
plataformas, han hecho posible que la industria mexicana del petróleo cuente
con una buena posición en autosuficiencia tecnológica.
De los estudios que el IMP realiza permanentemente para PEMEX, destacan
los de geología y, concretamente, por su importancia económica la
evaluación geodinámica de los depósitos del Jurásico superior en el área de
Saltillo, Coahuila.
Los campos de investigación en los que trabaja el IMP, a fin de mejorar la
industria son muy diversos, uno de ellos es el mejoramiento de las gasolinas,
el combustóleo y el Diesel, los productos de mayor uso y cuya calidad es
objeto de urgente cuidado, puesto que se relacionan con el mejoramiento
ambiental de los grandes retos que tiene el gobierno y la sociedad.
En la actualidad el Instituto genera sus propios recursos sin depender de
subsidios que afecten el presupuesto del sector petrolero.
54
CAPITULO 3
PROCESO ADMINISTRATIVO DE
ADQUISICIONES BAJO LA MODALIDAD DE
LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL
55
Una de las áreas de más importancia en una empresa paraestatal, es sin
duda la de Adquisiciones, ya que de ella depende el correcto abastecimiento
y suministro de los recursos materiales que la entidad utiliza para realizar sus
actividades, es por ello que debe existir una correcta organización, de tal
manera que apoyado en diversas técnicas, como son los manuales
administrativos, todas las labores que se realicen en esta área se lleven a
cabo de manera eficaz y eficiente, logrando así la correcta ejecución del
trabajo encomendado.
3.1. GENERALIDADES DEL ÁREA DE ADQUISICIONES
Reviste tal importancia la función que realiza la Superintendencia de
Recursos Materiales y Contratos, de abastecer insumos, materiales y
equipos a las diferentes áreas de las Petroquímicas, a través de las
operaciones del departamento de Adquisiciones y recepción de materiales,
haciendo necesario que lleven a cabo en forma eficiente, eficaz y
transparente sus actividades, de acuerdo a las leyes, reglamentos,
normatividad, lineamientos y procedimientos vigentes, de tal manera que
satisfagan plenamente las necesidades particulares de dichas áreas, de
acuerdo a sus programas y metas, para lograr así los objetivos de la
Empresa.
La función principal de la Superintendencia de Recursos Materiales y
Contratos, es administrar el abastecimiento y suministro de los recursos
materiales de la entidad en forma oportuna.
También
es
una
de
sus
funciones
coordinar
las
actividades
de
abastecimiento, adquisiciones y/o compras, almacenamiento y suministro de
los mismos, administración y control de los bienes muebles e inmuebles
propiedad de la empresa, contratación y suministros de servicios en general.
56
3.2. ESTRUCTURA ORGÁNICA
Actualmente la estructura orgánica de la Coordinación de Recursos
Materiales y Contratos y la Superintendencia de Adquisiciones es la
siguiente:34
ESTRUCTURA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL
SUBD. DE
PRODUCCIÓN
COORDINACIÓN
DE RECURSOS
HUMANOS
SUPERINTENDENCIA
DE ADQUISICIONES
SUBD. DE
ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
COORDINACIÓN DE
RECURSOS MATERIALES
Y CONTRATOS
STCIA. DE SERVICIOS
GENERALES ADMÓN.
PATRIMONIAL Y
CONTRATOS
COORDINACIÓN
DE FINANZAS
SUBD.
COMERCIAL
SUBD. DE
PLANEACIÓN
COORDINACIÓN
DE TECNOLOGÍAS
DE LA INFORMACIÓN
DESPACHO LOCAL
DE ADMÓN.
Y CONTROL DE
SUMINISTROS
Funciones de la Coordinación de Recursos Materiales y Contratos:
Administrar el abastecimiento y suministro de los recursos materiales de la
entidad, en forma oportuna, eficaz y eficiente. Coordinar las actividades de
abastecimiento, adquisiciones y/o compras, almacenamiento y suministro de
los mismos, administración y control de los bienes muebles e inmuebles
propiedad de la empresa, contratación y suministro de servicios generales.
34
Auditoría PM-OA-04/2001, Pág. 3
57
SUPERINTENDENCIA DE ADQUISICIONES
Actualmente el departamento de Adquisiciones cuenta con 12 empleados de
confianza,
quienes
realizan
la
función
principal
del
área:
una
superintendencia, una jefatura de adquisiciones, una sección de químicos y
catalizadores, dos técnicos, uno de Licitaciones y el otro de Adquisiciones,
dos secciones, la de Control de Gestión y de Servicios Técnicos, así como
cuatro auxiliares técnicos.35
Al respecto, el Superintendente de Adquisiciones considera que la estructura,
dependiendo de la demanda de requerimientos pudiera ser la adecuada o
no, lo que se traduce en la falta de planeación, pues se ha observado que las
requisiciones comienzan a tramitarse dos o tres meses después de
autorizado
el
presupuesto,
lo
que
implica
cargas
de
trabajo
considerablemente altas en el segundo semestre del año.
El personal con el que cuenta el área de adquisiciones, corresponde a
niveles de profesionistas, todos Ingenieros en sus diferentes especialidades.
ESTRUCTURA DE LA
SUPERINTENDENCIA DE ADQUISICONES
SUPERINTENDENCIA
DE ADQUISICIONES
JEFATURA DE
ADQUISICIONES
TÉCNICO EN
LICITACIONES
AUXILIAR EN
LICITACIONES
Y CONCURSOS
35
TÉCNICO EN
ADQUISICIONES
AUXILIAR
TÉCNICO 1
AUXILIAR
TÉCNICO 2
QUÍMICOS Y
CATALIZADORES
CONTROL DE
GESTIONES
AUXILIAR
TÉCNICO 3
SERVICIOS
TÉCNICOS
AUXILIAR
TÉCNICO 4
Auditoría PM-OA-04/2001, Pág. 6
58
•
JEFATURA DE ADQUISICIONES: Atender en tiempo y forma la
adquisición de bienes generados por los diferentes departamentos conforme
a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, y
normatividad vigentes en la materia.
•
TÉCNICO EN LICITACIONES: Coordinar las actividades para la
adquisición de bienes, con base en las requisiciones generadas por el área
usuaria, conforme al procedimiento de licitación pública con fundamento en
la LAASSP.
•
AUXILIAR EN LICITACIONES Y CONCURSOS: Adquisición de
bienes con base en las requisiciones generadas por el área usuaria,
conforme al procedimiento de invitación a cuando menos tres personas con
fundamento en la LAASSP.
•
TÉCNICO EN ADQUISICIONES: Coordinar las actividades para la
adquisición de bienes basándose en las requisiciones generadas por los
usuarios conforme al procedimiento de invitación a cuando menos tres
personas y adjudicación directa.
•
AUXILIARES TÉCNICOS: Adquisición de bienes de acuerdo a las
solicitudes generadas por las áreas usuarias.
•
CONTROL DE GESTIÓN Y REPORTES: Emitir reportes estadísticos,
informes, etc., para las diversas áreas solicitantes, así como atender y
elaborar documentos internos y externos.
•
SERVICIOS TÉCNICOS: Recepción y revisión de requisiciones
emitidas por las áreas usuarias, emitir oficios para turnar casos al comité de
abastecimiento asesoría en la elaboración de requisiciones.
59
3.3. CONTROL INTERNO OPERATIVO
CAPACITACIÓN: La capacitación impartida, ha sido básicamente en la
actualización de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
Sector Público, así como diversos cursos de paquetería informática.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS: El departamento de adquisiciones
cuenta con un manual que contiene 30 procedimientos, que constantemente
se están actualizando, conforme se dan los cambios en las leyes respectivas,
los cuales se encuentran autorizados y en disposición electrónica vía Intranet
(sistema
interno
de
cómputo);
cabe
señalar
que
actualmente
los
procedimientos en general se encuentran en etapa de reingeniería, ya que se
han encontrado deficiencias de control interno.
NORMAS Y POLÍTICAS APLICABLES: Actualmente cuentan con los
Lineamientos Generales en materia de Abastecimiento para Petróleos
Mexicanos y Organismos Subsidiarios, mismos que fueron aprobados por el
Consejo de Administración de la Entidad en su XVI sesión ordinaria
celebrada el 23 de abril de 1999.
PROGRAMAS
DE
MODERNIZACIÓN
Y
SIMPLIFICACIÓN
ADMINISTRATIVA: Se han realizado adecuaciones a los procedimientos
conforme a la entrada en vigor de la nueva Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Público del 04 de Marzo del 2000, con
la finalidad de hacer más ágil el trámite de la Adquisición.
RELACIÓN CON OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA: El departamento de
adquisiciones tiene relaciones con todas las áreas solicitantes de bienes y
servicios, así como con las áreas de contabilidad, presupuesto, tesorería,
riesgos, informática, receptoría y almacén.
60
SISTEMAS DE INFORMACIÓN: El departamento de Adquisiciones realiza
los registros de sus operaciones que realiza a través del modulo de compras
del SIIF (Sistema Integral de Información Financiera). Así mismo mediante
este sistema, recibe electrónicamente las requisiciones de las áreas
solicitantes
y
solicita
al
área
de
presupuestos
las
autorizaciones
correspondientes.
Cabe hacer mención que la información capturada es validada por el
personal que la opera, limitando el acceso en función de la responsabilidad,
mediante claves.
CONTROLES QUE UTILIZA: Control de pedidos, control de número de
concursos, control del estado que guardan las requisiciones, control de
fianzas recibidas por proveedores, control de salida de expedientes del
archivo general y control de requisiciones de archivo.
Dentro del control de operaciones, tienen el control para emitir en tiempo los
fallos y pedidos, para esto se implementó el control SEPROIN y SEPROLIC;
las áreas responsables de llevarlos son los compradores y la Jefatura de
Adquisiciones, con respecto al seguimiento de suministros de pedidos, se
cuenta con el área de Control de Gestión, quien se encarga de registrar
todos los datos del pedido y requisición para seguimiento del suministro,
siendo el responsable el encargado de dicha área.
MEDIDAS DE AUSTERIDAD APLICADAS: Las disposiciones que se han
aplicado en el Área de Adquisiciones en relación con los trámites en el
proceso de adquisiciones son las siguientes:
•
Se utilizan copias recicladas para fotocopiado.
•
Se envían propuestas originales únicamente a los usuarios para
evolución técnica, reduciendo el fotocopiado.
61
3.4. MARCO JURÍDICO
Hasta Diciembre de 2000, era aplicable la Ley de Adquisiciones y Obras
Públicas, pero apartir del 2001, entra en vigor la nueva Ley de Adquisiciones
Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su respectivo reglamento, la
cual rige los procedimientos actualmente aplicables.
LEY DE ADQUISICIONES ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS
DEL SECTOR PÚBLICO36
Artículo 3. Para los efectos de esta ley, entre las adquisiciones,
arrendamientos y servicios, quedan comprendidos:
I. Las adquisiciones y los arrendamientos de bienes muebles;
II. Las adquisiciones de bienes muebles que deban incorporarse, adherirse o
destinarse a un inmueble, que sean necesarios para la realización de las
obras públicas por administración directa, o los que suministren las
dependencias y entidades de acuerdo con lo pactado en los contratos de
obras;
III. Las adquisiciones de bienes muebles que incluyan la instalación, por
parte del proveedor, en inmuebles de las dependencias y entidades, cuando
su precio sea superior al de su instalación;
IV. La contratación de los servicios relativos a bienes muebles que se
encuentren incorporados o adheridos a inmuebles, cuyo mantenimiento no
implique modificación alguna al propio inmueble, y sea prestado por persona
cuya actividad comercial corresponda al servicio requerido;
V. La reconstrucción y mantenimiento de bienes muebles; maquila; seguros;
transportación de bienes muebles o personas, y contratación de servicios de
limpieza y vigilancia;
36
//info4.juridicas.unam.mx/unijus/frames/fed.htm, 02/10/01
62
VI. La contratación de arrendamiento financiero de bienes muebles;
VII. La prestación de servicios profesionales, así como la contratación de
consultorías, asesorías, estudios e investigaciones, excepto la contratación
de servicios personales bajo el régimen de honorarios, y
VIII. En general, los servicios de cualquier naturaleza cuya prestación genere
una obligación de pago para las dependencias y entidades, cuyo
procedimiento de contratación no se encuentre regulado en forma específica
por otras disposiciones legales.
Artículo 26. Las dependencias y entidades, bajo su responsabilidad, podrán
contratar
adquisiciones,
arrendamientos
y
servicios,
mediante
los
procedimientos de contratación que a continuación se señalan:
I. Licitación pública;
II. Invitación a cuando menos tres personas, o
III. Adjudicación directa.
En los procedimientos de contratación deberán establecerse los mismos
requisitos y condiciones para todos los participantes, especialmente por lo
que se refiere a tiempo y lugar de entrega, forma y tiempo de pago, penas
convencionales, anticipos y garantías; debiendo las dependencias y
entidades proporcionar a todos los interesados igual acceso a la información
relacionada con dichos procedimientos, a fin de evitar favorecer a algún
participante.
La Secretaría de Comercio y Fomento Industrial, tomando en cuenta la
opinión de la Contraloría, determinara de acuerdo con lo establecido en el
artículo 28 de esta ley el carácter nacional o internacional de los
procedimientos de contratación y los criterios para determinar el contenido
nacional de los bienes a ofertar, en razón de las reservas, medidas de
transición u otros supuestos establecidos en los tratados.
63
La Contraloría pondrá a disposición pública, a través de los medios de
difusión electrónica que establezca, la información que obre en su base de
datos correspondiente a las convocatorias y bases de las licitaciones y, en su
caso, sus modificaciones; las actas de las juntas de aclaraciones y de visita a
instalaciones, los fallos de dichas licitaciones o las cancelaciones de estas, y
los datos relevantes de los contratos adjudicados; ya sea por licitación,
invitación a cuando menos tres personas o adjudicación directa.
Artículo 28. Las licitaciones publicas podrán ser:
I.
Nacionales,
cuando
únicamente
puedan
participar
personas
de
nacionalidad mexicana y los bienes a adquirir sean producidos en el país y
cuenten por lo menos con un cincuenta por ciento de contenido nacional, el
que será determinado tomando en cuenta el costo de producción del bien,
que
significa
todos
los
costos
menos
la
promoción
de
ventas,
comercialización, regalías y embarque, así como los costos financieros. La
Secretaría de Comercio y Fomento Industrial, mediante reglas de carácter
general, establecerá los casos de excepción correspondientes a dichos
requisitos, así como un procedimiento expedido para determinar el grado de
contenido nacional de los bienes que se oferten, para lo cual tomará en
cuenta la opinión de la Secretaría y de la Contraloría.
La Secretaría de Comercio y Fomento Industrial, de oficio o a solicitud de la
Contraloría, podrá realizar visitas para verificar que los bienes cumplen con
los requisitos señalados en el párrafo anterior, o
II. Internacionales, cuando puedan participar tanto personas de nacionalidad
mexicana como extranjera y los bienes a adquirir sean de origen nacional o
extranjero.
Solamente se deberán llevar a cabo licitaciones internacionales, en los
siguientes casos:
A) cuando resulte obligatorio conforme a lo establecido en los tratados;
64
B) cuando, previa investigación de mercado que realice la dependencia o
entidad convocante, no exista oferta de proveedores nacionales respecto a
bienes o servicios en cantidad o calidad requeridas, o sea conveniente en
términos de precio;
C) cuando habiéndose realizado una de carácter nacional, no se presente
alguna propuesta o ninguna cumpla con los requisitos a que se refiere la
fracción I de este artículo, y
D) cuando así se estipule para las contrataciones financiadas con créditos
externos otorgados al gobierno federal o con su aval.
En este tipo de licitaciones la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial,
mediante publicación en el Diario Oficial de la Federación, determinará los
casos en que los participantes deban manifestar ante la convocante que los
precios que presentan en su propuesta económica no se cotizan en
condiciones de practicas desleales de comercio internacional en su
modalidad de discriminación de precios o subsidios.
Podrá negarse la participación a extranjeros en licitaciones internacionales,
cuando con el país del cual sean nacionales no se tenga celebrado un
tratado y ese país no conceda un trato recíproco a los licitantes,
proveedores, bienes o servicios mexicanos.
Artículo 29. Las convocatorias podrán referirse a uno o más bienes o
servicios, y contendrán:
I. El nombre, denominación o razón social de la dependencia o entidad
convocante;
II. La indicación de los lugares, fechas y horarios en que los interesados
podrán obtener las bases de la licitación y, en su caso, el costo y forma de
pago de las mismas. Cuando las bases impliquen un costo, este será fijado
solo en razón de la recuperación de las erogaciones por publicación de la
convocatoria y de la reproducción de los documentos que se entreguen; los
interesados podrán revisarlas previamente a su pago, el cual será requisito
65
para participar en la licitación. Igualmente, los interesados podrán consultar y
adquirir las bases de las licitaciones por los medios de difusión electrónica
que establezca la Contraloría;
III. La fecha, hora y lugar de celebración de las dos etapas del acto de
presentación y apertura de proposiciones;
IV. La indicación de sí la licitación es nacional o internacional; y en caso de
ser internacional, si se realizara o no bajo la cobertura del capitulo de
compras del sector publico de algún tratado, y el idioma o idiomas, además
del español, en que podrán presentarse las proposiciones;
V. La indicación que ninguna de las condiciones contenidas en las bases de
la licitación, así como en las proposiciones presentadas por los licitantes,
podrán ser negociadas;
VI. La descripción general, cantidad y unidad de medida de los bienes o
servicios que sean objeto de la licitación, así como la correspondiente, por
los menos, a cinco de las partidas o conceptos de mayor monto;
VII. Lugar y plazo de entrega;
VIII. Condiciones de pago, señalando el momento en que se haga exigible el
mismo;
IX. Los porcentajes de los anticipos que, en su caso, se otorgarían;
X. La indicación de que no podrán participar las personas que se encuentren
en los supuestos del artículo 50 de esta ley, y
XI. En el caso de arrendamiento, la indicación de sí este es con o sin opción
a compra.
Artículo 30. Las convocatorias se publicaran en el Diario Oficial de la
Federación.
Artículo 31. Las bases que emitan las dependencias y entidades para las
licitaciones publicas se pondrán a disposición de los interesados, tanto en el
domicilio señalado por la convocante como en los medios de difusión
66
electrónica que establezca la Contraloría, a partir del día en que se publique
la convocatoria y hasta, inclusive, el sexto día natural previo al acto de
presentación y apertura de proposiciones, siendo responsabilidad exclusiva
de los interesados adquirirlas oportunamente durante este periodo. Las
bases contendrán en lo aplicable como mínimo lo siguiente:
I. Nombre, denominación o razón social de la dependencia o entidad
convocante;
II. Forma en que deberá acreditar la existencia y personalidad jurídica el
licitante;
III. Fecha, hora y lugar de la junta de aclaraciones a las bases de la licitación,
siendo optativa la asistencia a las reuniones que, en su caso, se realicen;
fecha, hora y lugar de celebración de las dos etapas del acto de presentación
y apertura de proposiciones; comunicación del fallo y firma del contrato;
IV. Señalamiento de que será causa de descalificación el incumplimiento de
alguno de los requisitos establecidos en las bases de la licitación, así como
la comprobación de que algún licitante ha acordado con otro u otros elevar
los precios de los bienes o servicios, o cualquier otro acuerdo que tenga
como fin obtener una ventaja sobre los demás licitantes;
V. Idioma o idiomas, además del español, en que podrán presentarse las
proposiciones. Los anexos técnicos y folletos podrán presentarse en el
idioma del país de origen de los bienes o servicios, acompañados de una
traducción simple al español;
VI. Moneda en que se cotizara y efectuara el pago respectivo. En los casos
de licitación internacional, en que la convocante determine efectuar los pagos
a proveedores extranjeros en moneda extranjera, los licitantes nacionales
podrán presentar sus proposiciones en la misma moneda extranjera que
determine la convocante. No obstante, el pago que se realice en el territorio
nacional deberá hacerse en moneda nacional y al tipo de cambio vigente en
la fecha en que se haga dicho pago;
67
VII. La indicación de que ninguna de las condiciones contenidas en las bases
de la licitación, así como en las proposiciones presentadas por los licitantes
podrán ser negociadas;
VIII. Criterios claros y detallados para la adjudicación de los contratos de
conformidad a lo establecido por el artículo 36 de esta ley;
IX. Descripción completa de los bienes o servicios, o indicación de los
sistemas empleados para identificación de los mismos; información
especifica que requieran respecto a mantenimiento, asistencia técnica y
capacitación; relación de refacciones que deberán cotizarse cuando sean
parte integrante del contrato; aplicación de normas a que se refiere la
fracción VII del artículo 20 de esta ley; dibujos; cantidades; muestras, y
pruebas que se realizaran, así como método para ejecutarlas;
X. Plazo y condiciones de entrega; así como la indicación del lugar, dentro
del territorio nacional, donde deberán efectuarse las entregas;
XI. Requisitos que deberán cumplir quienes deseen participar, los cuales no
deberán limitar la libre participación de los interesados;
XII. Condiciones de precio y pago, señalando el momento en que se haga
exigible el mismo. Tratándose de adquisiciones de bienes muebles, podrá
establecerse que el pago se cubra parte en dinero y parte en especie,
siempre y cuando el numerario sea mayor, sin perjuicio de las disposiciones
relativas de la ley general de bienes nacionales;
XIII. Datos sobre las garantías; Así como la indicación de si se otorgará
anticipo, en cuyo caso deberá señalarse el porcentaje respectivo y el
momento en que se entregará, el que no podrá exceder del cincuenta por
ciento del monto total del contrato;
XIV. La indicación de si la totalidad de los bienes o servicios objeto de la
licitación, o bien, de cada partida o concepto de los mismos, serán
adjudicados a un solo proveedor, o si la adjudicación se hará mediante el
procedimiento de abastecimiento simultaneo a que se refiere el artículo 39 de
esta ley, en cuyo caso deberá precisarse el numero de fuentes de
68
abastecimiento requeridas, los porcentajes que se asignaran a cada una y el
porcentaje diferencial en precio que se considerara;
XV. En el caso de contratos abiertos, la información a que alude el artículo
47 de este ordenamiento;
XVI. Penas convencionales por atraso en la entrega de los bienes o en la
prestación de los servicios;
XVII. La indicación de que el licitante que no firme el contrato por causas
imputables al mismo será sancionado en los términos del artículo 60 de esta
ley, y
XVIII. En su caso, términos y condiciones a que deberá ajustarse la
participación de los licitantes cuando las proposiciones sean enviadas a
través del servicio postal o de mensajería, o por medios remotos de
comunicación electrónica. El que los licitantes opten por utilizar alguno de
estos medios para enviar sus proposiciones no limita, en ningún caso, que
asistan a los diferentes actos derivados de una licitación.
Para la participación, contratación o adjudicación en adquisiciones,
arrendamientos o servicios no se le podrá exigir al particular requisitos
distintos a los señalados por esta ley.
Artículo 32. El plazo para la presentación y apertura de proposiciones de las
licitaciones internacionales no podrá ser inferior a veinte días naturales,
contados a partir de la fecha de publicación de la convocatoria.
En licitaciones nacionales, el plazo para la presentación y apertura de
proposiciones será, cuando menos, de quince días naturales contados a
partir de la fecha de publicación de la convocatoria.
Cuando no puedan observarse los plazos indicados en este artículo porque
existan razones justificadas del área solicitante de los bienes o servicios,
siempre que ello no tenga por objeto limitar el numero de participantes, el
titular del área responsable de la contratación podrá reducir los plazos a no
69
menos de diez días naturales, contados a partir de la fecha de publicación de
la convocatoria.
Artículo 33. Las dependencias y entidades, siempre que ello no tenga por
objeto limitar el numero de licitantes, podrán modificar los plazos u otros
aspectos establecidos en la convocatoria o en las bases de licitación, a partir
de la fecha en que sea publicada la convocatoria y hasta, inclusive, el sexto
día natural previo al acto de presentación y apertura de proposiciones,
siempre que:
I. Tratándose de la convocatoria, las modificaciones se hagan del
conocimiento de los interesados a través de los mismos medios utilizados
para su publicación, y
II. En el caso de las bases de la licitación, se publique un aviso en el diario
oficial de la federación, a fin de que los interesados concurran ante la propia
dependencia
o
entidad
para
conocer,
de
manera
especifica,
las
modificaciones respectivas.
No será necesario hacer la publicación del aviso a que se refiere esta
fracción, cuando las modificaciones deriven de las juntas de aclaraciones,
siempre que, a mas tardar dentro del plazo señalado en este artículo, se
entregue copia del acta respectiva a cada uno de los licitantes que hayan
adquirido las bases de la correspondiente licitación.
Las modificaciones de que trata este artículo en ningún caso podrán consistir
en la sustitución de los bienes o servicios convocados originalmente, adición
de otros de distintos rubros o en variación significativa de sus características.
Cualquier modificación a las bases de la licitación, derivada del resultado de
la o las juntas de aclaraciones, será considerada como parte integrante de
las propias bases de licitación.
Artículo 34. La entrega de proposiciones se hará en dos sobres cerrados
que contendrán, por separado, la propuesta técnica y la propuesta
70
económica. La documentación distinta a las propuestas podrá entregarse, a
elección del licitante, dentro o fuera del sobre que contenga la propuesta
técnica.
Dos o más personas podrán presentar conjuntamente proposiciones en las
licitaciones sin necesidad de constituir una sociedad, o nueva sociedad en
caso de personas morales, siempre que, para tales efectos, en la propuesta
y en el contrato se establezcan con precisión y a satisfacción de la
dependencia o entidad,
Las partes a que cada persona se obligara, así como la manera en que se
exigiría el cumplimiento de las obligaciones. En este supuesto la propuesta
deberá ser firmada por el representante común que para ese acto haya sido
designado por el grupo de personas.
Previo al acto de presentación y apertura de proposiciones, las convocantes
podrán efectuar el registro de participantes, así como realizar revisiones
preliminares a la documentación distinta a la propuesta técnica y económica.
Lo anterior será optativo para los licitantes, por lo que no se podrá impedir el
acceso a quienes hayan cubierto el costo de las bases y decidan presentar
su documentación y proposiciones durante el propio acto.
Artículo 35. El acto de presentación y apertura de proposiciones se llevara a
cabo en dos etapas, conforme a lo siguiente:
I. En la primera etapa, una vez recibidas las proposiciones en sobres
cerrados, se procederá a la apertura de la propuesta técnica exclusivamente
y se desecharan las que hubieren omitido alguno de los requisitos exigidos;
II. Por lo menos un licitante, si asistiere alguno, y dos servidores públicos de
la dependencia o entidad presentes, rubricaran las partes de las propuestas
técnicas presentadas que previamente haya determinado la convocante en
las
bases
de
licitación,
las
que
para
estos
efectos
constaran
documentalmente, así como los correspondientes sobres cerrados que
contengan las propuestas económicas de los licitantes, incluidos los de
71
aquellos cuyas propuestas técnicas hubieren sido desechadas, quedando en
custodia de la propia convocante, quien de estimarlo necesario podrá señalar
nuevo lugar, fecha y hora en que se dará apertura a las propuestas
económicas;
III. Se levantara acta de la primera etapa, en la que se harán constar las
propuestas técnicas aceptadas para su análisis, así como las que hubieren
sido desechadas y las causas que lo motivaron; el acta será firmada por los
asistentes y se pondrá a su disposición o se les entregara copia de la misma,
la falta de firma de algún licitante no invalidara su contenido y efectos,
poniéndose a partir de esa fecha a disposición de los que no hayan asistido,
para efectos de su notificación;
IV. La convocante procederá a realizar el análisis de las propuestas técnicas
aceptadas, debiendo dar a conocer el resultado a los licitantes en la segunda
etapa, previo a la apertura de las propuestas económicas;
V. En la segunda etapa, una vez conocido el resultado técnico, se procederá
a la apertura de las propuestas económicas de los licitantes cuyas
propuestas técnicas no hubieren sido desechadas, y se dará lectura al
importe de las propuestas que cubran los requisitos exigidos. Por lo menos
un licitante, si asistiere alguno, y dos servidores públicos presentes
rubricaran las propuestas económicas.
Se señalaran lugar, fecha y hora en que se dará a conocer el fallo de la
licitación; esta fecha deberá quedar comprendida dentro de los veinte días
naturales siguientes a la fecha de inicio de la primera etapa, y podrá diferirse,
siempre que el nuevo plazo fijado no exceda de veinte días naturales
contados a partir del plazo establecido originalmente para el fallo, y
VI. Se levantara acta de la segunda etapa en la que se hará constar el
resultado técnico, las propuestas económicas aceptadas para su análisis,
sus importes, así como las que hubieren sido desechadas y las causas que
lo motivaron; el acta será firmada por los asistentes y se pondrá a su
disposición o se les entregara copia de la misma, la falta de firma de algún
72
licitante no invalidara su contenido y efectos, poniéndose a partir de esa
fecha a disposición de los que no hayan asistido, para efecto de su
notificación
Artículo 36. Las dependencias y entidades para hacer la evaluación de las
proposiciones deberán verificar que las mismas cumplan con los requisitos
solicitados en las bases de licitación.
No serán objeto de evaluación, las condiciones establecidas por las
convocantes que tengan como propósito facilitar la presentación de las
proposiciones y agilizar la conducción de los actos de la licitación; Así como
cualquier otro requisito cuyo incumplimiento, por si mismo, no afecte la
solvencia de las propuestas. La inobservancia por parte de los licitantes
respecto a dichas condiciones o requisitos no será motivo para desechar sus
propuestas.
En la evaluación de las proposiciones en ningún caso podrán utilizarse
mecanismos de puntos o porcentajes, excepto cuando se trate de servicios,
en los que se demuestre la conveniencia de aplicar dichos mecanismos para
evaluar objetivamente la solvencia de las propuestas, de acuerdo con los
lineamientos que para tal efecto emita la Contraloría. Dentro de los criterios
de adjudicación, podrá establecerse el relativo a costo beneficio, siempre y
cuando sea definido, medible y aplicable a todas las propuestas.
Una vez hecha la evaluación de las proposiciones, el contrato se adjudicara
de entre los licitantes, a aquel cuya propuesta resulte solvente porque reúne,
conforme a los criterios de adjudicación establecidos en las bases de
licitación, las condiciones legales, técnicas y económicas requeridas por la
convocante,
y
garantice
satisfactoriamente
el
cumplimiento
de
las
obligaciones respectivas.
Si resultare que dos o más proposiciones son solventes porque satisfacen la
totalidad de los requerimientos solicitados por la convocante, el contrato se
adjudicara a quien presente la proposición cuyo precio sea el mas bajo,
73
incluyendo, en su caso, el porcentaje previsto por el artículo 14 de este
ordenamiento.
La convocante emitirá un dictamen que servirá como base para el fallo, en el
que se hará constar una reseña cronológica de los actos del procedimiento,
el análisis de las proposiciones y las razones para admitirlas o desecharlas.
Artículo 37. En junta pública se dará a conocer el fallo de la licitación, a la
que libremente podrán asistir los licitantes que hubieren participado en el
acto de presentación y apertura de proposiciones, levantándose el acta
respectiva que firmaran los asistentes, a quienes se entregara copia de la
misma. La falta de firma de algún licitante no invalidara su contenido y
efectos, poniéndose a partir de esa fecha a disposición de los que no hayan
asistido, para efectos de su notificación. En sustitución de esa junta, las
dependencias y entidades podrán optar por notificar el fallo de la licitación
por escrito a cada uno de los licitantes, dentro de los cinco días naturales
siguientes a su emisión.
En el mismo acto de fallo o adjunta a la comunicación referida, las
dependencias y entidades proporcionaran por escrito a los licitantes la
información acerca de las razones por las cuales su propuesta no resultó
ganadora.
Contra la resolución que contenga el fallo no procederá recurso alguno; sin
embargo, procederá la inconformidad que se interponga por los licitantes en
los términos del artículo 65 de esta ley.
Artículo 38. Las dependencias y entidades procederán a declarar desierta
una licitación cuando las propuestas presentadas no reúnan los requisitos de
las bases de la licitación o sus precios no fueren aceptables, y expedirán una
segunda convocatoria.
Tratándose de licitaciones en las que una o varias partidas se declaren
desiertas, la convocante podrá proceder, solo respecto a esas partidas, a
74
celebrar una nueva licitación, o bien un procedimiento de invitación a cuando
menos tres personas o de adjudicación directa, según corresponda.
Las dependencias y entidades podrán cancelar una licitación por caso
fortuito o fuerza mayor. De igual manera, podrán cancelar cuando existan
circunstancias, debidamente justificadas, que provoquen la extinción de la
necesidad para adquirir o arrendar los bienes o contratar la prestación de los
servicios, y que, de continuarse con el procedimiento de contratación se
pudiera ocasionar un daño o perjuicio a la propia dependencia o entidad.
Artículo 39. Las dependencias y entidades previa justificación de la
conveniencia de distribuir, entre dos o más proveedores de la partida de un
bien o servicio, podrán hacerlo siempre que así se haya establecido en las
bases de la licitación.
En este caso, los precios de los bienes o servicios contenidos en una misma
partida y distribuidos entre dos o más proveedores no podrán exceder del
cinco por ciento respecto de la propuesta solvente más baja.
Capitulo tercero de las excepciones a la licitación pública
Artículo 40. En los supuestos que prevé el artículo 41 de esta ley, las
dependencias y entidades, bajo su responsabilidad, podrán optar por no
llevar a cabo el procedimiento de licitación pública y celebrar contratos a
través de los procedimientos de invitación a cuando menos tres personas o
de adjudicación directa.
La selección del procedimiento que realicen las dependencias y entidades
deberá fundarse y motivarse, según las circunstancias que concurran en
cada caso, en criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y
honradez que aseguren las mejores condiciones para el estado. El
acreditamiento de los criterios mencionados y la justificación de las razones
para el ejercicio de la opción, deberá constar por escrito y ser firmado por el
titular del área usuaria o requirente de los bienes o servicios.
75
En cualquier supuesto se invitara a personas que cuenten con capacidad de
respuesta inmediata, así como con los recursos técnicos, financieros y
demás que sean necesarios, y cuyas actividades comerciales o profesionales
estén relacionadas con los bienes o servicios objeto del contrato a
celebrarse.
En estos casos, el titular del área responsable de la contratación, a mas
tardar el ultimo día hábil de cada mes, enviara al órgano interno de control en
la dependencia o entidad de que se trate, un informe relativo a los contratos
formalizados durante el mes calendario inmediato anterior, acompañando
copia del escrito aludido en este artículo y de un dictamen en el que se hará
constar el análisis de la o las propuestas y las razones para la adjudicación
del contrato. No será necesario rendir este informe en las operaciones que
se realicen al amparo del artículo 41, fracciones IV y XII, de este
ordenamiento.
Artículo 41. Las dependencias y entidades, bajo su responsabilidad, podrán
contratar adquisiciones, arrendamientos y servicios, sin sujetarse al
procedimiento de licitación pública, a través de los procedimientos de
invitación a cuando menos tres personas o de adjudicación directa, cuando:
I. El contrato solo pueda celebrarse con una determinada persona por
tratarse de obras de arte, titularidad de patentes, derechos de autor u otros
derechos exclusivos;
II. Peligre o se altere el orden social, la economía, los servicios públicos, la
salubridad, la seguridad o el ambiente de alguna zona o región del país como
consecuencia de desastres producidos por fenómenos naturales;
III. Existan circunstancias que puedan provocar perdidas o costos adicionales
importantes, debidamente justificados;
IV. Se realicen con fines exclusivamente militares o para la armada, o sean
necesarias para garantizar la seguridad interior de la nación;
76
V. Derivado de caso fortuito o fuerza mayor, no sea posible obtener bienes o
servicios mediante el procedimiento de licitación pública en el tiempo
requerido para atender la eventualidad de que se trate, en este supuesto las
cantidades o conceptos deberán limitarse a lo estrictamente necesario para
afrontarla;
VI. Se hubiere rescindido el contrato respectivo por causas imputables al
proveedor que hubiere resultado ganador en una licitación. En estos casos la
dependencia o entidad podrá adjudicar el contrato al licitante que haya
presentado la siguiente proposición solvente más baja, siempre que la
diferencia en precio con respecto a la propuesta que inicialmente hubiere
resultado ganadora no sea superior al diez por ciento;
VII. Se realicen dos licitaciones públicas que hayan sido declaradas
desiertas;
VIII. Existan razones justificadas para la adquisición o arrendamiento de
bienes de marca determinada;
IX. Se trate de adquisiciones de bienes perecederos, granos y productos
alimenticios básicos o semiprocesados, semovientes y bienes usados.
Tratándose de estos últimos, el precio de adquisición no podrá ser mayor al
que se determine mediante avalúo que practicaran las instituciones de
crédito o terceros habilitados para ello conforme a las disposiciones
aplicables;
X. Se trate de servicios de consultorías, asesorías, estudios e investigaciones
cuya difusión pudiera afectar al interés publico o comprometer información de
naturaleza confidencial para el gobierno federal;
XI. Se trate de adquisiciones, arrendamientos o servicios cuya contratación
se realice con campesinos o grupos urbanos marginados y que la
dependencia o entidad contrate directamente con los mismos, como
personas físicas o morales;
XII. Se trate de adquisiciones de bienes que realicen las dependencias y
entidades para su comercialización o para someterlos a procesos productivos
77
en cumplimiento de su objeto o fines propios expresamente establecidos en
el acto jurídico de su constitución;
XIII. Se trate de adquisiciones de bienes provenientes de personas que, sin
ser proveedores habituales, ofrezcan bienes en condiciones favorables, en
razón de encontrarse en estado de liquidación o disolución, o bien, bajo
intervención judicial;
XIV. Se trate de servicios profesionales prestados por una persona física,
siempre que estos sean realizados por ella misma sin requerir de la
utilización de mas de un especialista o técnico;
XV. Se trate de servicios de mantenimiento de bienes en los que no sea
posible precisar su alcance, establecer las cantidades de trabajo o
determinar las especificaciones correspondientes;
XVI. El objeto del contrato sea el diseño y fabricación de un bien que sirva
como prototipo para producir otros en la cantidad necesaria para efectuar las
pruebas que demuestren su funcionamiento.
En estos casos la dependencia o entidad deberá pactar que los derechos
sobre el diseño, uso o cualquier otro derecho exclusivo, se constituyan a
favor de la federación o de las entidades según corresponda;
XVII. Se trate de equipos especializados, sustancias y materiales de origen
químico, físico químico o bioquímico para ser utilizadas en actividades
experimentales requeridas en proyectos de investigación científica y
desarrollo tecnológico, siempre que dichos proyectos se encuentren
autorizados por quien determine el titular de la dependencia o el órgano de
gobierno de la entidad, o
XVIII. Se acepte la adquisición de bienes o la prestación de servicios a titulo
de dación en pago, en los términos de la ley del servicio de tesorería de la
federación.
Artículo 42. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo anterior, las
dependencias y entidades, bajo su responsabilidad, podrán contratar
78
adquisiciones, arrendamientos y servicios, sin sujetarse al procedimiento de
licitación pública, a través de los de invitación a cuando menos tres personas
o de adjudicación directa, cuando el importe de cada operación no exceda
los montos máximos que al efecto se establecerán en el presupuesto de
egresos de la federación, siempre que las operaciones no se fraccionen para
quedar comprendidas en los supuestos de excepción a la licitación pública a
que se refiere este artículo.
En estos casos, se invitara a personas cuyas actividades comerciales o
profesionales estén relacionadas con los bienes o servicios objeto del
contrato a celebrarse.
Cuando diversas áreas de las dependencias o entidades sean las que por si
mismas realicen las contrataciones, los montos a que se refiere este artículo
se calcularan de acuerdo con el presupuesto que a cada una de ellas le
corresponda ejercer.
La suma de las operaciones que se realicen al amparo de este artículo no
podrán exceder del veinte por ciento del presupuesto de adquisiciones,
arrendamientos y servicios autorizado a la dependencia o entidad en cada
ejercicio presupuestal.
En casos excepcionales, el titular de la dependencia o el órgano de gobierno
de la entidad, bajo su responsabilidad, podrá fijar un porcentaje mayor al
indicado para las operaciones previstas en este artículo, debiéndolo hacer
del conocimiento del órgano interno de control.
En el supuesto de que dos procedimientos de invitación a cuando menos tres
personas hayan sido declarados desiertos, el titular del área responsable de
la contratación en la dependencia o entidad podrá adjudicar directamente el
contrato, debiendo informar al comité de adquisiciones, arrendamientos y
servicios cuando los anteriores procedimientos hubiesen sido autorizados por
el mismo.
79
Artículo 43. El procedimiento de invitación a cuando menos tres personas se
sujetara a lo siguiente:
I. El acto de presentación y apertura de proposiciones se llevara a cabo en
dos etapas, para lo cual la apertura de los sobres podrá hacerse sin la
presencia de los correspondientes licitantes, pero invariablemente se invitara
a un representante del órgano interno de control en la dependencia o
entidad;
II. Para llevar a cabo la adjudicación correspondiente, se deberá contar con
un mínimo de tres propuestas susceptibles de analizarse técnicamente;
III. En las invitaciones se indicaran, como mínimo, la cantidad y descripción
de los bienes o servicios requeridos, plazo y lugar de entrega, así como
condiciones de pago;
IV. Los plazos para la presentación de las proposiciones se fijaran para cada
operación atendiendo al tipo de bienes o servicios requeridos, así como a la
complejidad para elaborar la propuesta;
V. El carácter nacional o internacional en los términos del artículo 28 de esta
ley, y
VI. A las demás disposiciones de esta ley que resulten aplicables.
Rescisión de contrato
Artículo
54.
Las
dependencias
y
entidades
podrán
rescindir
administrativamente los contratos en caso de incumplimiento de las
obligaciones a cargo del proveedor, en cuyo caso el procedimiento deberá
iniciarse dentro de los quince días naturales siguientes a aquel en que se
hubiere agotado el monto limite de aplicación de las penas convencionales.
Si previamente a la determinación de dar por rescindido el contrato, se
hiciere entrega de los bienes o se prestaren los servicios, el procedimiento
iniciado quedara sin efecto.
80
El procedimiento de rescisión se llevara a cabo conforme a lo siguiente:
I. Se iniciara a partir de que al proveedor le sea comunicado por escrito el
incumplimiento en que haya incurrido, para que en un término de diez días
hábiles exponga lo que a su derecho convenga y aporte, en su caso, las
pruebas que estime pertinentes;
II. Transcurrido el termino a que se refiere la fracción anterior, se resolverá
considerando los argumentos y pruebas que hubiere hecho valer, y
III. La determinación de dar o no por rescindido el contrato deberá ser
debidamente fundada, motivada y comunicada al proveedor dentro de los
quince días hábiles siguientes a lo señalado en la fracción I de este artículo.
Asimismo, podrán dar por terminados anticipadamente los contratos cuando
concurran razones de interés general, o bien, cuando por causas justificadas
se extinga la necesidad de requerir los bienes o servicios originalmente
contratados, y se demuestre que de continuar con el cumplimiento de las
obligaciones pactadas, se ocasionaría algún daño o perjuicio al estado. En
estos supuestos la dependencia o entidad reembolsara al proveedor los
gastos no recuperables en que haya incurrido, siempre que estos sean
razonables, estén debidamente comprobados y se relacionen directamente
con el contrato correspondiente.
81
3.5. PROCESO ADMINISTRATIVO DE ADQUISICIONES
PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES, BAJO
LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL.
MARCO NORMATIVO: Basado en el Artículo 26 fracción I, 29 y 32 de la Ley
de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
ALCANCE: El procedimiento para la adquisición de bienes bajo la modalidad
de licitación pública nacional es responsabilidad del coordinador de recursos
materiales y contratos, el Superintendente de Adquisiciones, el Jefe de
adquisiciones, la sección de concursos y licitaciones, el auxiliar técnico y las
ventanillas 1 y 2.
82
3.6. ANÁLISIS CRÍTICO Y RECOMENDACIONES
Según indica el punto número uno del procedimiento administrativo, que el
jefe de adquisiciones recibe la requisición solicitada por el área usuaria y lo
turna a la sección de concursos y licitaciones para dar comienzo a la
Licitación Pública, para que a su vez apruebe en el SIIF y elabore
expediente, no obstante, en ningún momento se indica si se efectúa la
revisión al Programa Anual de Adquisiciones, es decir, que se realice la
dictaminacion de no existencias del material en el almacén, para que con
base a esto, se de inicio al proceso de adquisiciones, por lo que al caer en la
omisión de este punto, provoca que se adquieran materiales existentes en el
almacén, ocasionando que dichos materiales no tengan movimientos,
presentándose en algunos casos una antigüedad de hasta 19 meses, por lo
que se sugiere que todas las requisiciones sean debidamente programadas y
presupuestadas, tal y como lo indica el artículo 20 de la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
En muchos de los casos en que el área usuaria solicita materiales, es por
continuar con el funcionamiento de alguna planta o para diversas actividades
que se llevan a cabo dentro de la Institución, muchas de ellas con el carácter
de urgente; según indica el punto número seis del procedimiento
administrativo, que el plazo mínimo entre la publicación de la convocatoria y
la presentación de propuestas es de quince días naturales, no obstante, para
la fecha en que se publican las convocatorias, por lo general han transcurrido
entre veinte y treinta días, por lo que puede decirse que el concurso para
adquirir el bien, comienza con una diferencia de treinta días a partir de aquel
en que el área usuaria envió la requisición, lo que provoca retrazo para la
ejecución de la actividad en el cual va a ser utilizado el material.
83
Los puntos ocho, nueve y diez del procedimiento administrativo nos hablan
respectivamente de la cotización, pago y publicación de la convocatoria en el
Diario Oficial de la Federación, no obstante, el manejo de concursos los
hacen en la mayoría de los casos (casi todos), a través del procedimiento de
Invitación a cuando menos tres personas, por lo que no se publica en el
Diario Oficial de la Federación la apertura de dicho concurso si no que solo
les envían invitaciones a aquellos proveedores que ellos consideran pueden
participar, tomando como referencia antiguos concursos, sin embargo
vuelven a invitar a proveedores que en ocasiones pasadas no cumplieron
con alguno de los requisitos establecidos, pudiendo encontrar a través de la
Licitación Pública mejores propuestas, y con ello, mejores precios y calidad
en los productos.
Para efectos de analizar que en el proceso de compra se cumpla en tiempo y
forma con los preceptos normativos en la materia, se llevó a acabo una
revisión y análisis documental de un total de 12 expedientes que contienen
requisiciones y sus contratos adjudicados, así como los documentos en los
que se dejó evidencia del procedimiento de adquisición aplicado.
De las 12 requisiciones revisadas se detectaron deficiencias de control
interno y de aplicación a la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas:
1. En ningún expediente existe justificación documental de por qué se
seleccionaron las modalidades de compra, así como la autorización del
funcionario facultado para esos efectos.
2. En el proceso de adquisiciones de dos de las requisiciones, se
conoció que para ambos se efectuaron dos concursos por haberse declarado
desierto el primero, observándose que en el segundo fueron invitados los
mismos proveedores del primero, mismos que no entregaron propuestas
técnicas, no cotizaron y finalmente, no cumplieron o cumplieron parcialmente;
84
dejando de observar lo indicado en el artículo 81, párrafo antepenúltimo de la
Ley de Adquisiciones y Obras Públicas, en donde se indica “se convocará a
la o las personas que cuenten con capacidad de respuesta inmediata, así
como de los recursos técnicos, financieros y demás que sean necesarios.”37
3. El área de Adquisiciones no ha emitido políticas para asegurar que los
proveedores que mostraron interés en participar en los concursos y dejaron
de hacerlo justifiquen el porque desistieron. Así mismo no se cuenta con un
control estadístico o historial de los proveedores formales que sirva como
base para efectuar las invitaciones restringidas, lo que provoca una
reincidencia en incumplimientos de contratos por parte de los proveedores.
4. Se detectaron inconsistencias en la emisión de invitaciones:
•
Existen proveedores que presentaron solicitud de participación en el
concurso relativo a esta adquisición, con fecha anterior a que el
Departamento de Adquisiciones hubiere recibido la requisición.
•
En los expedientes no existe evidencia de que las solicitudes de
participación de los proveedores en los concursos se acusan de recibido,
ni se revisa tal documento por parte del área de adquisiciones, ya que se
entregan con errores y presentando así mismo tachaduras y correcciones
en las fechas.
•
En varios expedientes no se anexó lista de invitados, por lo que no se
sabe si son todos los proveedores que participaron.
5. Se debe establecer una mejor supervisión en el cumplimiento estricto
e invariable de los requisitos establecidos en la LAASSP, relativos a la
información que deben contener las bases del concurso, toda vez que se
observa casos en los que en las bases del concurso no se indica el plazo de
37
Ley de Adquisiciones y Obras Públicas, Art. 81
85
entrega ni se hace referencia al idioma en que las propuestas debieron ser
presentadas.
6. En 11 de las requisiciones revisadas se garantizó el cumplimiento de
las ofertas y contratos, excepto una, la cuál es una requisición ganadora. Así
mismo, en una requisición, la fianza del 5% por concepto de sostenimiento
de la oferta, se presentó mal calculada.
7. Por lo que respecta a la integración y manejo de los expedientes, se
observa falta de controles de integración y guarda de la información, ya que
la manera de su integración no es ordenada ni práctica, además de que
faltan físicamente documentos e información sobre la aplicación del
procedimiento de adquisición.
8. De acuerdo a la información contenida en los expedientes revisados,
se encontraron inconsistencias en el desarrollo del acto de apertura de
ofertas, el levantamiento de actas, evaluación de proposiciones y emisión de
fallo.
9. De los expedientes revisados, se detectaron 3 casos en los cuales los
materiales no habían sido surtidos a la fecha, sin embargo los listados con
los que cuenta el área de Adquisiciones no muestran la respectiva rescisión
del pedido.
Ya que los procedimientos administrativos sirven para explicar la estructura
de un proceso, con un lenguaje que puedan comprender todos los
empleados de todos los niveles, es necesario capacitar a todos aquellos
servidores públicos que intervienen en el proceso, actualizarlos e instruirlos
acerca de cada uno de los pasos a seguir así como de la reglamentación
aplicable a cada una de sus actividades.
86
La falta de supervisión constante de aquellas personas encargadas de vigilar
el proceso de adquisiciones, como lo son, el Jefe de Adquisiciones y el
mismo Superintendente, ha provocado deficiencias, tales como, exceso de
tiempos, que se emitan bases con errores y alteraciones, entre otros.
Sabemos que aplicar en su totalidad el proceso de adquisiciones (desde la
requisición por parte del área usuaria, hasta el ingreso del material al
almacén) requiere suficiente tiempo, llegando en ocasiones a tener un lapso
de 8 o 9 meses, sin embargo, aún con el retraso de tiempos, en muchos
casos se les conceden a proveedores entregas extemporáneas por uno o
dos meses más, no obstante, muchos de ellos no logran surtir sus materiales
en ese tiempo, solicitando una segunda entrega extemporánea la cual es por
lo general aceptada, llegando así a transcurrir en ocasiones más de un año.
Es
necesario
coadyuvar
a
la
ejecución
correcta
de
las
labores
encomendadas al personal, permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la
ejecución de las labores, evitando la repetición de instrucciones y directrices,
propiciar la uniformidad en el trabajo, esto con el objeto de deslindar
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Se determina que el control interno no es eficaz y eficiente, se necesita por
parte de los servidores públicos responsables de su aplicación, emitan
normas y lineamientos que regulen y fortalezcan el control existente, que
asegure el estricto cumplimiento de la Ley que norma la función.
87
CONCLUSIONES
En la presente tesis determinamos lo importante que es la Administración, a
través de ella se logra que un grupo de personas realice sus actividades
correctamente para lograr diversos objetivos previamente establecidos.
Para ello, es necesario determinar que se va hacer, los objetivos, estrategias,
políticas que abran de seguirse, separar adecuadamente cada una de las
actividades, coordinándolas e integrando a cada una de ellas las personas
adecuadas, dirigiendo y estableciendo estándares.
También observamos que es de suma importancia establecer técnicas, como
son los manuales administrativos, éstos ayudan a la ejecución correcta de
las labores encomendadas, permiten el ahorro de tiempo y proporcionan el
mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
Ya que Petróleos Mexicanos es una empresa cuya misión es contribuir al
desarrollo nacional y junto con sus cuatro Organismos Subsidiarios,
satisfacer con calidad las necesidades de sus clientes, es necesario cuidar el
correcto desempeño de cada una de las actividades que se desarrollan
dentro de ella, y más aún, si se trata de alguna área con la cual inician
muchas de las labores a desarrollar, como lo es, el área de adquisiciones, ya
que es la encargada de administrar el abastecimiento y suministro de los
recursos materiales de la entidad en forma oportuna.
Es necesario apegarse a la Leyes y Reglamentos, tener una correcta
estructura de control interno, estar capacitando constantemente a aquellas
personas que intervienen en las operaciones, y sobre todo, aplicar cada uno
de los procedimientos previamente establecidos, los cuales, deben estar en
constante actualización, y junto con una correcta supervisión, se pueda
lograr el correcto funcionamiento de la entidad.
88
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