control de documentos general enero 2015

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Nombre:
Cotización
COTIZACIÓN.- Es el documento del departamento Comercial
usado en
una negociación para detallar el producto o servicio de interés del cliente y registrar el
acuerdo comercial.
Cotización es la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo
en relación con un fin, pagar una cuota).
ELEMENTOS:

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
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




Datos del cliente
información completa.
Datos del vendedor
información completa.
Nombre de datos de fecha y número de cotización.
Datos completos del cliente.
Datos del vendedor.
Cantidad, código, descripción completa del producto y precios.
Plazo de entrega.
Forma de pago estimado.
Referencia de material o materia prima.
Firma de responsabilidad.
Y EN EL CASO INTERNACIONAL:
Se utiliza el mismo formato sin Impuesto de IVA. Al igual que con el transporte.
EMISOR.- Vendedores, Asistente de Cobranzas, Compras Nacionales y Compras
Públicas y Coordinador de Logística.
APRUEBA.- N/A
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Cotización
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Nombre:
Solicitud de
Crédito
SOLICITUD DE CRÉDITO.- Es la petición de un plazo para un pago.
Una solicitud de crédito consta generalmente de información, que debe ser llenada
de una manera particular:





Fecha y monto solicitado
Datos del solicitante y personal ejecutivo
Referencias comerciales
Referencias bancarias
Documentos de información relevante de la empresa que solicita el crédito.
Los datos del cliente serán impuestos de acuerdo a los documentos de identidad, sin
omitir ningún dato importante para la identificación del solicitante. Asimismo, deberá
dar fe de que su domicilio sea en el que actualmente ejerza sus actividades
operativas.
Se debe especificar el tiempo en que se dará respuesta positiva o negativa al crédito.
EMISOR.- Cliente
APRUEBA.- Jefe de Cobranzas y Compras Públicas.
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Solicitud
MaterialesAdministrativos
SOLICITUD DE MATERIALES.- Este documento se utiliza para realizar el respectivo
requerimiento de materiales para producción y suministros para las operaciones de la
empresa.
SOLICITUD DE MATERIALES
NO 000_ _ _
ÁREA: ________________ FECHA: ___________
CANTIDAD
______________
JEFE DE ÁREA
DESCRIPCIÓN
_________________________
VTO. BUENO JEFE DE PLANTA
DESTINO
_____________
BODEGUERO
EMISOR: Supervisores, Jefe de Planta, Coordinador de Ventas, Coordinadora Logística,
Gerentes.
APRUEBA: Gerente General o Presidente.
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Nombre:
Orden de
Compra
ORDEN DE COMPRA.- es un documento que emite la empresa para hacer oficial la
compra ante una empresa proveedora.
Requisitos

Lugar y fecha de emisión

Nombre y número de orden del comprobante.

Nombre, dirección y datos generales de la empresa compradora.

Nombre, dirección y datos generales del Proveedor.

Descripción, cantidad y precio de la mercadería solicitada.

Destino o uso de la mercadería

Condición de pago y entrega.

Firma del comprador o encargado de compras.
EMISOR: Jefe de Planta, Asistente de Cobranzas, Compras Nacionales y Públicas.
APRUEBA: Gerente General.
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Nombre:
Factura
Comprobantes de Venta.- Se los debe entregar cuando se transfieren bienes, se
prestan servicios o se realizan transacciones gravadas con tributos. Los tipos de
comprobantes de venta son:

Facturas: Es un documento que refleja toda la información de una operación de
compra-venta porque muestra o detalla el producto comprado o vendido.
Elementos:
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





Se posee una Factura Original y 3 copias.
Nombre, dirección, teléfonos y datos generales de la empresa.
Autorización del SRI.
Nombre y datos del cliente.
Número de factura.
Número o referencia de orden de compra o pedido.
Numero de guía de remisión.
Fecha de emisión.
Forma de pago.
Código, descripción, cantidad, precios y descuento.
Subtotal, descuento, impuestos y valor total de la venta.
Firmas de responsabilidad.
Firma de Receptor de la factura.
EMISOR: Coordinadora logística y en el caso de su ausencia o en Exportaciones la
realizará la Contadora General
APRUEBA: Emisor
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Nombre:
Factura
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Nombre:

Guías de remisión: sustentan el traslado de mercaderías dentro del territorio
nacional.
Elementos:
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





Se posee una Guía de Remisión Original y 6 copias.
Nombre, dirección, teléfonos y datos generales de la empresa.
Número de guía de remisión.
Autorización del SRI.
Fecha de traslado.
Número de documento de respaldo de venta.
Fecha de emisión.
Motivo de traslado.
Datos del destinatario.
Punto de partida y punto de llegada.
Identificación del transportista.
Código, cantidad, y descripción de la mercadería.
Este documento debe estar debidamente firmado con los datos de la persona
quien recibe la mercadería.
EMISOR: Bodeguero y en caso necesario la Coordinadora Logística.
APRUEBA: Coordinadora Logística.
Guía de
Remisión
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Nombre:
Guía de
Remisión
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12
Nombre:
Orden de
trabajo
ORDEN DE TRABAJO.- es un documento escrito que la empresa le entrega a la
persona que corresponda y que contiene una descripción pormenorizada del trabajo
que debe llevar a cabo.
Elementos:
 Número de orden y su aprobación.
 Nombre de usuario Emisor
 Fecha de emisión
 Fecha estimada de entrega del producto
 Datos del cliente
 Descripción del trabajo
 Referencia de la orden de Compra y la fecha de su recepción
 Área que será asignada, Código, Nombre de Producto, Cantidad, Color
 Fecha Inicial y Final de cada área.
 Adjuntos
de
documentos
que
detallan
los
trabajos
a
EMISOR: Vendedores, Coordinador Logístico, Coordinador de Ventas.
APRUEBA: Gerente General.
hacer.
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13
Nombre:
Ingreso a
Reparación
INGRESO A REPARACIÓN.- Es el documento donde se registra productos que se
van a reparar en planta.
Elementos:
Nombre y número del documento.
Fecha
Nombre y dirección del cliente.
Descripción general y detallada del servicio.
Fotos o documentos que detallen la razón o daño en sí.
EMISOR: Bodeguero con un Supervisor.
APRUEBA: Jefe de Planta.
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Solicitud de materiales y
suministros de
Soldadura
SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS.-Este documento es utilizado para
pedir a Bodega los respectivos materiales directos e indirectos que se utilizarán en
cada área. Este mismo formato es utilizado para las 4 áreas de producción y para
mantenimiento.
Elementos:
Nombre y número de documento (dependiendo el área)
Número de orden de trabajo si es posible determinarla.
Fecha de Elaboración
Guía de remisión (no)
Producción (elemento que se esté produciendo)
Personal Encargado (Supervisor)
Horas de trabajo (no)
Código, cantidad y Nombre de Material o Suministro
Firmas de Solicitante, bodeguero y jefe de planta.
EMISOR: Supervisor de Soldadura
APRUEBA: Jefe de Planta.
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Nombre:
EMISOR: Supervisor encargado
APRUEBA: Jefe de Planta
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15
Solicitud de materiales y
suministros de
Mantenimiento
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Nombre:
EMISOR: Supervisor de Taller
APRUEBA: Jefe de Planta
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Solicitud de materiales y
suministros de Taller y
Acabado
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EMISOR: Supervisor de Rotomoldeado.
APRUEBA: Jefe de Planta
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17
Solicitud de materiales y
suministros de
Producción
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Diciembre 2015
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18
Reporte de Soldadura
REPORTE.- Documento donde se registra los materiales usados por cada área y el
respectivo trabajo realizado.
Elementos:
Nombre y número de documento (dependiendo el área)
Número de orden de trabajo si es posible determinarla.
Fecha Inicio
Fecha de Terminación
Personal
Encargado
(Supervisor)
Código, Descripción, cantidad.
Firmas de responsable, jefe de
planta y bodeguero.
EMISOR: Supervisor de Soldadura
APRUEBA: Jefe de Planta.
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Nombre:
EMISOR: Supervisor de
Taller
APRUEBA: Jefe de Planta,
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Reporte de
Acabado
Taller
y
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Nombre:
Elementos:
Nombre y número de documento (dependiendo el área)
Fecha
Número de máquina
Producto, Peso, Materia Prima, Observaciones.
EMISOR: Supervisor de Rotomoldeado
APRUEBA: Jefe de Planta
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Diciembre 2015
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20
Reporte de Producción
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Nombre:
Elementos:
Nombre y número de documento (dependiendo el área)
Número de orden de trabajo si es posible determinarla.
Fecha Inicio
Producto, Peso, Materia Prima, Observaciones.
EMISOR: Técnico de Mantenimiento
APRUEBA: Jefe de Planta.
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Página:
21
Reporte de
Mantenimiento
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Diciembre 2015
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Orden de entrega para
Reproceso
ORDEN DE ENTREGA PARA REPROCESO.- Es el documento en el cual se registra
los productos no conformes que se envían para su respectivo reproceso.
Elementos:
Nombre y número del documento
Nombre del cliente, fecha
Ingreso a Reparación o Guía de remisión
Firma de bodeguero de Plastimet y bodeguero de Proplasteco.
Peso del Producto.
Descripción del producto.
EMISOR: Bodeguero Plastimet S.A
APRUEBA: Jefe de Planta.
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SOLICITUD DE CHEQUES
SOLICITUD DE CHEQUES.- Documento en el cual se solicita cheques para pagos por
servicios o por proveedores.
Elementos:
Nombre de documento
Fecha
Valor en dólares
Nombre de beneficiario
Concepto por el cual se va a emitir el cheque.
Firma del Responsable
Firma del Supervisor
Firma de quien aprueba.
EMISOR: Gerente Administrativo/Financiero
APRUEBA: Gerente General
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Comprobante de Caja
Chica
COMPROBANTE DE CAJA CHICA.- Documento que indica la comprobación del valor
entregado por el encargado de Caja Chica al solicitante, el cual indica gastos menores
unitarios de la empresa los cuales se encuentran respaldados con sus respectivos
comprobantes de venta.
Elementos:
Nombre y Número de documento
Fecha
Nombre de Beneficiario
Concepto y Valor en dólares
Firma del Receptor.
Firma de quien Aprueba.
EMISOR: Coordinadora Logística
APRUEBA: Gerente Administrativo/Financiero
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25
Reposición de Caja
Chica
REPOSICIÓN DE CAJA CHICA.- Documento que indica el valor repuesto a Caja Chica
e indica gastos menores consolidados de la empresa los cuales se encuentran
respaldados con sus respectivos comprobantes de caja chica.
Elementos:
Nombre y Número de documento
Detalle de Comprobante
Nombre de Beneficiario
Concepto, Valor y número de Cuenta
Total recibido
Nombre del Banco y número de cheque
Fecha
Firma del Receptor.
EMISOR: Coordinadora Logística
APRUEBA: Gerente Administrativo/Financiero
Código:
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Enero 2015Vigencia:
Diciembre 2015
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26
Nota de Crédito
NOTA DE CRÉDITO.- Es el documento que se emite al realizar devoluciones de
productos.
Elementos:
Fecha, Nombre y Número de documento
Datos del cliente y compra que modifica
Razón y Valor de Modificación
Subtotal, IVA y Total correspondiente.
EMISOR: Coordinadora Logística
APRUEBA: Contador General
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27
Comprobante de
Retención
COMPROBANTE DE RETENCIÓN.- Documento que es emitido en las compras por
normativa tributaria.
Elementos:
Se posee un Comprobante Original y 1 copia.
Nombre, número de documento.
Datos del proveedor.
Fecha de Emisión
Año de ejercicio fiscal, Base imponible
Nombre del impuesto y su respectivo porcentaje de retención
Valor retenido
Firma del Emisor o agente de retención
EMISOR: Asistente Contable
APRUEBA: Contador General
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BIBLIOGRAFÍA
http://es.wikipedia.org/wiki/Orden_de_compra
http://www.buenosnegocios.com/notas/64-8-datos-incluir-una-cotizacion
http://www.plancameral.org/web/portal-internacional/guias-online-exportacion/-/guiasonline-exportacion/7e45ae1e-193a-4efc-8a7d-c9c3e04320ac
http://www.definicionabc.com/general/orden-de-trabajo.php#ixzz3HNgWpkYV
SRI