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ÍNDICE GENERAL
SECCI ÓN
1
El Trabajo del Productor .......Página 3
SECCI ÓN
2
Nuestra Prioridad ............ Página 6
SECCI ÓN
3
Calendario de Trabajo ....... Página 9
SECCI ÓN
4
Voluntarios ...................... Página 12
SECCI ÓN
5
El Programa .................... Página 15
SECCI ÓN
6
Respetar los Momentos... Página 31
SECCI ÓN
7
Ensayos ......................... Página 33
SECCI ÓN
8
Un Gran Comienzo ......... Página 38
SECCI ÓN
9
Summit Central ............... Página 41
APÉNDI CE S
Lo Esencial ..................... Página 46
Historia y Visión .............. Página 48
Panel del Programa......... Página 50
Hojas de Entradas........... Página 51
Horario de Ensayos ......... Página 53
El Coordinador Técnico ... Página 56
Descripción del Anfitrión .. Página 63
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D E S C R I P P C I Ó N D E T R A B A J O
D E L P R O D U C T O R
Sección 1
DESCRIPCIÓN DE TRABAJO
DEL PRODUCTOR
El Productor es la persona que dirige al Equipo de Programación para crear un
ambiente y un programa que inviten a los asistentes a una experiencia
transformadora mediante La Cumbre Global de Liderazgo.
1. Supervisa, dirige y garantiza el programa de La Cumbre de Liderazgo
Ve el evento completo antes de que se lleve a cabo
Pregunta: “¿Cómo es el auditorio?”
Pregunta: “¿Qué es lo que sigue?”
Pregunta: “¿Cómo debería suceder?”
Mantiene al equipo motivado, tranquilo y seguro
Mantiene a todos en el mismo sentir y bien informados
2. Coordina, planea y dirige los ensayos
3. Dirige y entrena a los equipos de producción y programación
4. Trabaja con:
El Coordinador Técnico
El Director de alabanza
El Encargado del escenario
El Facilitador
El Maestro de ceremonias
El Productor nacional de AWC
El Coordinador del evento
5. Planea los elementos del programa (con el Productor Nacional de AWC)
Alabanza
Especiales, como elementos especiales, participaciones locales,
danza, instrumentales
Facilitación
Medios de la Cumbre (DVD)
Otros elementos de la CGL
Responsabilidades
Supervisa la programación y los elementos de comunicación de la
conferencia
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D E S C R I P P C I Ó N D E T R A B A J O
D E L P R O D U C T O R
Trabaja con el Coordinador Técnico, quien supervisa los aspectos
técnicos de la conferencia, como el diseño del escenario, la configuración
de la pantalla, el audio, etc. Consultar el Apéndice para una descripción
de trabajo del Coordinador Técnico.
Se asegura de que los equipos técnico y de programación tengan
programados periodos de ensayo antes y durante la conferencia
Es responsable del aspecto del auditorio y la plataforma durante la
conferencia
o Se proporcionará un diseño de escenario recomendado
o Los gastos para la mejora del escenario deben ser aprobados por
el Productor nacional de AWC
Coordina y dirige al líder de alabanza durante los ensayos y la
conferencia
Dirige al Maestro de ceremonias con respecto a anuncios, contenido y
horario
Se comunica vía Internet y teléfono a lo largo de la planeación del evento
Trabaja con los edecanes y el Coordinador del evento para asegurar que
haya fluidez en la entrada y salida de gente del auditorio
Es responsable de las imágenes y la música durante la conferencia. Los
fondos y las plantillas los proporciona AWC
Trabaja con el Facilitador para ejecutar el proceso del tiempo con
excelencia
Es responsable de todo lo que suceda dentro del auditorio durante la
conferencia. (El Coordinador del evento es responsable de todo lo que
suceda fuera del auditorio)
Herramientas
Juego de DVD de las Sesiones de La Cumbre en EEUU
Panel del Programa de La Cumbre en EEUU
Calendario del Programa de la CGL
Hojas de Entradas de la CGL
Panel del Programa de la CGL
Horarios de Ensayos de la CGL
Temas y Metas de las Sesiones de la CGL
Descargas - guiones, transcripciones, letras, partituras, mp3s
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D E S C R I P P C I Ó N D E T R A B A J O
D E L P R O D U C T O R
Desarrolla y Edifica a Tu Equipo de Programación
Recuerda pensar en este evento como una oportunidad para edificar a tus líderes y a
los equipos de voluntarios. Sentimos que este es un evento emocionante y se nos ha
dado la oportunidad de servir a Dios para su gloria. Comparte esta emoción con tus
voluntarios y tu staff.
Para aquellos de ustedes que tienen la oportunidad de dirigir otros eventos: saben
que esta es una estupenda oportunidad para desarrollar a líderes clave. Si ellos
tienen una buena experiencia, regresarán una y otra vez. Eso hará más fácil tu
trabajo. Cuando entramos en un evento de esa manera, lo vemos como una
oportunidad de capacitar a otros y ampliar su visión.
Asegúrate que tu tiempo de preparación no solo esté enfocado en la logística del
evento, sino también toma tiempo para reflexionar en lo que Dios está haciendo. Ora
por los invitados, los voluntarios, los oradores y todas las demás personas
implicadas en hacer que este evento marche bien. Asegúrate de no abrumarte con
las cosas pequeñas, sino aprovecha la oportunidad de mirar la magnitud de este
evento y la obra que Dios está haciendo en tantas áreas distintas de tu país.
También hay que estar disponible para tu equipo si te necesitan por cualquier razón.
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N U E S T R A
M Á X I M A
P R I O R I D A D
Sección 2
NUESTRA PRIORIDAD…
Nuestra máxima prioridad es dar a nuestros invitados una
increíble experiencia transformadora mediante la Cumbre
Global de Liderazgo.
Una responsabilidad del Productor es reunir y preparar un
equipo, crear un ambiente y un programa que ministren
eficazmente durante los 2 días de la CGL.
En las páginas siguientes encontrarás muchos valores, conceptos, ideas prácticas y
herramientas del programa para ayudarte a lograr tu objetivo de un evento eficaz.
Podemos resumirlo en 3 objetivos principales. Esos objetivos están enumerados
en orden de importancia. Todo lo que hagas por este evento fluirá de lo siguiente:
1.
Video y Sonido Excelente
2.
Una Facilitación / Interacción / Aplicación
Convincente
3.
Una Adoración Auténtica y Multi-Denominacional
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P R I O R I D A D
1. VIDEO Y SONIDO EXCELENTE
¡Esto es lo más importante! Los mensajes, la enseñanza y parte del programa para
La Cumbre Global de Liderazgo se encuentran en los DVD. Lo más importante que
podemos hacer es asegurarnos de tener un video brillante y nítido proyectado en
una pantalla “del tamaño adecuado” con un audio excelente y claro para el salón. Si
no tenemos eso, no tenemos conferencia. Nuestro objetivo es comunicar de tal
modo que olvidemos o nunca se nos recuerde que estamos viendo un DVD.
Puedes encontrar más información en el manual del Coordinador Técnico (CT). Una
parte importante del papel del Productor es colaborar con el CT para asegurarse de
tener:
Pantalla de tamaño adecuado / situación y plan para el sistema
Equipo de calidad. Note: 2 reproductores de DVD. Uno como principal, y el
segundo funcionando con 5-7 segundos de retraso, en caso de que haya un
problema con el principal. Planee poder intercambiar sin cortes entre un
reproductor y otro si es necesario.
Ninguna luz ambiental que aclare la pantalla o elemento que oscurezca la
visibilidad de la pantalla
2. UNA FACILITACIÓN CONVINCENTE
Una de las características únicas de la CGL es que, ya que la enseñanza está en
DVD, sabemos exactamente cuánto tiempo hablará el orador, y lo que él/ella dirán.
Eso nos da una maravillosa oportunidad de maximizar el potencial impacto de la
enseñanza mediante facilitación. Otra parte clave del equipo es el Facilitador.
El objetivo de la facilitación es proporcionar un tiempo guiado para que los
participantes interactúen con las presentaciones, contextualicen y capten
enseñanzas clave y las apliquen a sus propias situaciones personales. Esto sucede
mediante oración, reflexión, respuesta e interacción. El programa necesitará
proporcionar tiempo adecuado para que eso suceda. Por orden de prioridad, este es
el elemento de programa más importante que podemos ofrecer para lograr un
impacto duradero.
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N U E S T R A
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P R I O R I D A D
3. UNA ADORACIÓN AUTÉNTICA Y
MULTI-DEMONINACIONAL
El tercer objetivo principal es reunir a la gente para que adore libremente a Dios en
el contexto de comunidad local y experimente una auténtica adoración multidenominacional en la CGL. Esta es una oportunidad poco frecuente de reunir a un
grupo diverso y guiarlo en adoración. Creemos que nada prepara mejor a la persona
y al corazón para recibir enseñanza, formación y una palabra de Dios que la
verdadera adoración. Para la CGL, esto está en el contexto de la adoración
colectiva. Para algunos, puede que sea su primera experiencia de realmente
conectar con Dios mediante la adoración. Para muchos será la primera vez que
experimenten la adoración en la misma sala con Luteranos, Bautistas, Asambleas
de Dios, Nazarenos, Metodistas, Presbiterianos, Pentecostales, etc.
Algo sobrenatural sucede cuando comprendemos esto. Los corazones de las
personas se suavizan, se abren y se preparan para que Dios haga su obra.
Mediante la adoración, los muros de resistencia son derribados, los prejuicios
liberados, y se obtiene una mayor revelación de Dios.
Estos tres elementos se combinan para realizar una conferencia eficaz. Será muy
útil en las semanas siguientes dedicar tu tiempo y esfuerzos a estas cosas primero...
en este orden.
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C A L E N D A R I O
D E T R A B A J O
Sección 3
EL CALENDARIO DE TRABAJO
Una guía eficaz para planear y ejecutar el evento
La preparación es esencial para una experiencia fluida y agradable durante el
evento. También te ayudará a encontrar algún problema antes del evento y reducir
el estrés. Sigue este plan como guía.
Ahora
Asistir al entrenamiento para productores y descargar y repasar todos los
documentos para el Productor.
Reunirse con el Coordinador Técnico para definir la distribución del escenario
y el plan de comunicación
Revisar el auditorio para determinar la luz ambiental en las mañanas y las
tardes, la visibilidad de la pantalla y opciones para la iluminación
Identificar y reunirse con el Director de Alabanza y pedirles que se familiarice
con los documentos de alabanza/entrenamiento
Identificar
o Director de Alabanza
o Grupo de Alabanza (Músicos)
o Vocalistas (Cantantes)
Especificaciones Técnicas (confirmar disponibilidad en el auditorio/región)
2 meses antes del evento
Terminar de formar los equipos
o Director de Alabanza
o Grupo de Alabanza (Músicos)
o Vocalistas (Cantantes)
o Equipo Técnico (especialmente video y gráficos)
o Ayudantes del Escenario
Presupuestos y Contratos de Renta
Hacer un borrador del programa
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C A L E N D A R I O
D E T R A B A J O
1 ½ meses antes del evento
Ver los juegos de los DVD de La Cumbre para familiarizarse con el contenido
y sacar ideas y dirección para el programa
Reunirse con el Facilitador para identificar cualquier necesidad en el
programa
Terminar el plan del programa para cada sesión
Determinar la duración de la alabanza en las sesiones
Finalizar la renta del equipo técnico
Hacer el plan de distribución del escenario
1 mes antes del evento
Finalizar los sets de alabanza (incluyendo el fluir de los cantos)
Finalizar los cantos especiales y música instrumental
Finalizar diseño del escenario / confirmar el equipo
Tener listo todas las partituras y documentar el orden de la música
Empezar los ensayos (tener 2 o 3 ensayos antes del ensayo general)
Planear el ensayo general con todo el equipo (ver el horario del ensayo
general y de los ensayos durante el evento en la Sección de Ensayos)
2 semanas antes del evento
Asegurarse que los DVDs funcionan sin problemas en el equipo
Entregar letras finales de los cantos al equipo para PowerPoint/Gráficos
Si se usarán cámaras de video, hacer programa para los camarógrafos
Hacer borrador de planillas del programa
1 semana antes del evento
Entregar las listas del orden y letras de los cantos al Coordinador Técnico
Tener una reunión de Producción
o Revisar hojas de entradas y detalles del programa con:
El Coordinador Técnico
Encargado de la Iluminación
Encargado del Video
Director de Alabanza
Encargado del Audio
Otros
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D E T R A B A J O
La semana del evento
El director de alabanza y equipo técnico revisan las letras en PowerPoint
Finalizar y distribuir copias de paneles del programa y hojas de entradas
Finalizar los gráficos e imagines que se usarán en la pantalla
Probar video interno en el equipo del evento
Ensayos técnicos y ensayo general
El Ensayo General – un día antes del evento
o (para una muestra del horario – ver la Sección 7)
El día del evento
Tener un ensayo técnico para repasar las entradas y salidas de varias
transiciones y sesiones (antes del ensayo general) para que el equipo de
técnicos esté listo y todos los sistemas de producción estén funcionando
Ensayos en las mañanas y horas del almuerzo/comida (Ver muestra del
horario del ensayo general y del día del evento en la Sección 7)
Comunicarse y ponerse de acuerdo con el Facilitador
Confirmar el buen funcionamiento de todos los sistemas de producción:
video, audio, instrumentos e iluminación.
Confirmar que el video se está proyectando en el formato correcto, que el
audio está sincronizado, y que no hay ruidos u otras distracciones en los
sistemas de producción
Confirmar que el equipo está usando un sistema de respaldo (normalmente
esto es otro reproductor de DVD)
Tener un plan de contingencia en caso de cambios o retos de última hora
Empezar todo el evento a tiempo. Seguir el plan…
Separar tiempo para reunir al equipo rápidamente antes de cada sesión,
para repasar cada sesión, y para animarlos y orar.
Felicita, motiva, y anima al equipo durante todo el evento.
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V O L U N T A R I O S
Sección 4
ATENCIÓN A LOS VOLUNTARIOS
Voluntarios: Por qué los necesitamos
No hay lugar a duda que el éxito de una conferencia realmente reposa sobre los
hombros de nuestros voluntarios. Es por sus corazones de siervos que vemos
constantemente el éxito de los eventos de la Asociación Willow Creek.
Todos los voluntarios deberán entender que el propósito de su participación será
servir durante la conferencia. Se les puede pedir que sirvan con otra tarea cuando
su trabajo haya sido terminado. El poder asistir a CUALQUIER parte del evento será
algo extra. Cualquier persona que necesite experimentar la conferencia
personalmente debería inscribirse como participante y NO servir como voluntario.
Es importante que durante el proceso de reclutamiento se les comparta la visión
sobre el importante papel que desempeñan dentro del propósito eterno de Dios: el
edificar su Reino.
El servicio y el crecimiento espiritual van de la mano
Muchas veces, al estar en medio de un evento y buscar que los participantes
crezcan y amplíen su visión, pasamos por alto la oportunidad transformadora que
les espera a nuestros voluntarios al servir. Los voluntarios muchas veces comparten
que lo que les sucede a ellos sobrepasa lo que sucede a través de ellos cuando
sirven.
Servir en el evento es una excelente oportunidad para que las personas crezcan
espiritualmente en las diferentes etapas de su desarrollo espiritual. Es una forma
única en que la gente puede dar el primer paso al servicio de Dios porque existe un
ambiente de gran entusiasmo y energía sin requerir un compromiso a largo plazo.
Pero también ayuda a los siervos veteranos al permitirles ir más allá de las cuatro
paredes de su ministerio para ayudar a otros que buscan edificar la Iglesia.
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V O L U N T A R I O S
Para obtener el máximo impacto de la conferencia en su congregación y los
voluntarios se necesita planificación y enfoque. No solo se requiere cumplir con el
trabajo para sentir que hubo éxito, sino buscar la voluntad de Dios en esa tarea
tanto para el participante como para el que sirve.
Lo siguiente bosqueja unas ideas generales para obtener el máximo impacto de esta
oportunidad de servicio para tu congregación:
Orar – Orar que Dios ponga corazones de siervo en sus voluntarios, y que Él
use el evento para que ellos y la congregación crezcan.
Compartir la Visión de Oportunidad – Crear una imagen mental de lo que
Dios está haciendo dentro de tu iglesia y en la región. Hablar del porqué
siente que Dios está llamando a tu congregación a ser los anfitriones de este
evento. Personaliza para ellos la oportunidad de ser parte del mover del
Espíritu y expresa la necesidad que la iglesia tiene de que ellos participen.
Considera usar el testimonio de alguien que haya asistido al evento, o habla
sobre el número de iglesias o personas que estarán representadas por sus
líderes en el evento (ministrar a aquel que ministra a muchos) para ilustrar de
forma más clara el impacto de la conferencia.
Planificar – Planifica bien las oportunidades de trabajo de tus voluntarios
para asegurarte que cuando den de su tiempo y usen sus talentos en la
conferencia sean bien utilizados.
Hacer que sea fácil participar – Crea un proceso centralizado, en el que los
voluntarios se puedan inscribir, que incluya una lista centralizada (base de
datos) de oportunidades. Eso ayuda a tener mejor manejo de las
necesidades, al poder canalizar el número de voluntarios hacia número de
oportunidades de servicio de todo el evento.
Fijar las expectativas de servicio – Anima a los voluntarios a servir con
corazones abiertos esperando que Dios les hable mientras sirven.
Crear una identidad de honor – Crea una identidad de honor para los
voluntarios usando gafetes que incluyan una frase de identidad. Eso puede
hacerse al insertar en el gafete un papel de color con la frase: “Estoy para
Servir”, o los gafetes se pueden imprimir con esta frase u otra frase similar.
Eso los distingue de los congresistas fácilmente, y permite que los
congresistas los identifiquen y les agradezcan su labor.
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V O L U N T A R I O S
Descripciones de Oportunidades para Voluntarios
Coordinador Técnico
Dirige al equipo de producción que es responsable del equipo de video y de audio y
de la operación de los sistemas de producción.
Líder de Alabanza/Grupo
Dirige a un equipo de vocalistas y de músicos para proporcionar una auténtica
alabanza multidenominacional.
Vocalistas y músicos
Ver la Sección 5.
Anfitrión/Maestro de Ceremonias
Da los anuncios desde el escenario a los congresistas para dar información como la
logística y venta de materiales.
Voluntarios: ¡Ellos realmente marcan la diferencia!
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P R O G R A M A
Sección 5
EL PROGRAMA
Estas son las áreas de programación que ayudan a crear La Cumbre Global de
Liderazgo
Facilitación
Alabanza
Video: El Programa
Elementos Especiales
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P R O G R A M A
Facilitación
La mayoría de las personas salen de un congreso con un par de perspectivas o
ideas clave que los pueden llevar a ellos y sus equipos a un nivel más alto de
efectividad si las logran poner en práctica.
Los congresistas regresan a la realidad con sus desafíos y exigencias, y muy pronto
pueden perder tanto las ideas como el deseo de implementar cambios al enfrentarse
a las urgencias de su trabajo. Todos hemos experimentado el deseo de crecer pero
sin tomar pasos para lograrlo. Sabemos por las últimas investigaciones que cuando
no se da algún paso para implementar una nueva enseñanza dentro de 3 días del
evento, no habrá cambios.
¿Qué es lo que necesita suceder? ¿Cómo podemos aprovechar mejor las
conferencias de La Cumbre? ¿Qué podemos hacer para ayudar a los líderes a dar
pasos cuando regresen del evento? ¿Podemos hacer algo durante La Cumbre para
ayudar a aumentar la probabilidad que van a implementar cambios cuando termine?
Creemos que sí. Podemos hacerlo al proveer un tiempo guiado para que los
congresistas puedan planear como pueden aplicar las ideas de las sesiones de La
Cumbre para traer cambios a sus ministerios. El trabajo del facilitador es crítico para
ayudar a que las buenas intenciones se conviertan en acciones positivas.
El Trabajo del Facilitador
Descargar el Manual del Facilitador de Global Summit Central
Ayudar a que los congresistas se metan y participen en todo el evento al
grado de conectarse con los oradores y con lo que están comunicando
durante toda La Cumbre.
Ayudar a los congresistas a identificar las ideas de los oradores y guiarlos a
que lleguen a aplicarlas en sus ministerios y a dar pasos específicos.
Crear un ambiente propicio para que los congresistas escuchen lo que Dios
les está pidiendo que sean y hagan durante todo el evento.
Ayudar a que el congresista aproveche su tiempo durante La Cumbre para
que su experiencia en el evento produzca un máximo beneficio en el reino.
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P R O G R A M A
Cómo trabajar con el Facilitador
El Productor tiene la responsabilidad de trabajar con el Facilitador antes y durante la
CGL.
Reunirse con el facilitador antes de la CGL para repasar el programa.
o Decidir cuanto tiempo se le dará a la facilitación de cada sesión.
o
Considerar los elementos del programa que suceden antes y después
de la sesión y como afectan la facilitación y tiempo de reflexión.
Como Productor, tú eres otra persona que puede ayudar a discernir lo que
Dios está haciendo en el auditorio durante la sesión. A veces hay que hacer
ajustes para aprovechar la facilitación al máximo. Piensa en cómo te
comunicarás con el Facilitador durante la sesión.
o
Existen muchas cosas que no podemos predecir cuando estamos
planeando una sesión o el programa. Normalmente, un productor
tiene la habilidad de “leer” el auditorio: Darse cuenta del nivel de
atención de los congresistas. Darse cuenta del mover del Espíritu de
Dios en los corazones. No des por hecho que todos se dan cuenta de
lo que está pasando en el auditorio. Trabaja en conjunto con el
Facilitador para poder dirigir en estos momentos. Necesitas estar en
comunicación directa con el Facilitador o sentarte al lado de él
durante el mensaje para poder ajustar el programa en ese momento y
mejorar la efectividad del tiempo de facilitación.
El Productor es el responsable de hacer cualquier cambio de última hora en
respuesta a lo que pueda estar sucediendo.
Reunirse con el Facilitador después de cada sesión para comentar lo que
funcionó bien y lo que se puede mejorar.
¡Asegurarse que el Facilitador asista a todos los ensayos!
o Los ensayos ayudan a todos a estar más seguros. Cuando el
Facilitador conoce el plan y sabe dónde pararse en el escenario, está
libre para usar sus dones y enfocarse en la facilitación.
Trabaja con el Facilitador para implementar los procedimientos en caso de
emergencia, problemas técnicos, problemas con el clima, etc.
Otros Elementos de Programación de la CGL.
Hay otros elementos del programa que tal vez requieran la participación del
Facilitador. Habla con el Facilitador para determinar si hay otros elementos
que se necesitan presentar desde el escenario (Reconocimiento a los
Voluntarios, Ofrenda para Líderes Emergentes).
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P R O G R A M A
Ejemplos de los Tiempos de Reflexión
Los comentarios que recibimos de alrededor del mundo nos dicen que la CGL tiene
un mayor impacto cuando se le da tiempo a la gente para reflexionar y hablar de los
pasos que siguen, y cuando la facilitación se hace con excelencia.
Este tiempo de reflexión varía por sesión dependiendo del contenido del orador y de
los otros elementos de programación. Los tiempos de reflexión deben ser dinámicos
y variados para evitar la monotonía. Pueden ser breves al final de la sesión o
pueden convertirse en toda una sesión en donde la gente tiene tiempo de compartir
en un grupo durante un tiempo prolongado. Lo siguiente son unas ideas para la
transición al final de una sesión y también ideas para el tiempo de reflexión.
Tiempo de Reflexión con Facilitación
Reformular una pregunta del orador no contestada y dejar tiempo para
reflexionar
Hacer la transición con un tiempo de adoración y reflexión
Continuar con otro elemento de programación como recoger una ofrenda
para los Líderes Emergentes.
Tiempo de Reflexión Interactiva
Usar las preguntas de reflexión (que están incluidas en las Notas del
Facilitador y el Cuaderno del Congresista) y pedir que la gente trabaje en
grupos para comentarlas y pensar sobre los pasos que se deben dar.
Usar las preguntas de reflexión (que están incluidas en las Notas del
Facilitador y el Cuaderno del Congresista) y dar tiempo para reflexionar y
contestar individualmente
Momentos Divinos
Dejar un tiempo de quietud para que Dios obre y cerrar con oración
Responder con reflexión y seguirlo con adoración
Orar en grupo y terminar con oración
Amén – y permitir que el momento de la sesión siga
Diálogo con Panelistas
Un diálogo con panelistas ayuda a profundizar el tema y a compartir estrategias y
aplicaciones prácticas. El Facilitador modera a un panel de 3 a 4 líderes de iglesias
de diferentes tamaños usando preguntas tomadas de la audiencia o formuladas de
antemano. Las preguntas preparadas de antemano ayudan a tener una
conversación más enfocada y permiten que los panelistas se preparen.
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P R O G R A M A
Taller El formato del taller permite tener más tiempo de aplicación para que los
equipos puedan profundizar en un tema. El taller puede ser toda una sesión, o un
tiempo durante la hora del almuerzo/comida, o una sesión después de la CGL. Lo
siguiente es un ejemplo de un taller que se dio exitosamente en Noruega. El
segundo día de la CGL, la gente asistió a uno de cuatro talleres simultáneos que se
enfocaron en cuatro de las sesiones de La Cumbre.
Consejo: No llenes en exceso el programa de manera que corte o excluya ese
proceso. Debido a que gran parte del evento es en DVD será aún más importante
dejar espacio para que haya interacción en vivo de la audiencia.
El Productor deberá reunirse con el Facilitador de antemano para decidir en el
programa el tiempo que habrá para la facilitación en cada sesión. Ese tiempo variará
en cada sesión. Las siguientes son algunas pautas/preguntas para utilizar como
guía para planear:
Hay momentos cumbre durante una conferencia, en los que la gente está
más preparada para participar profundamente. Normalmente sucede en
las sesiones de la mañana, aunque no está limitado a ellas.
También hay momentos en que la gente es menos probable que
participe. Normalmente son antes del almuerzo o al final de un día entero
de conferencias. Eso no significa que no se pueda tener facilitación en
esas sesiones; sin embargo, necesitas tener en mente las necesidades
de la gente, el nivel de energía y lo atentos que están. En algunos casos
puede que sea mejor dar a la gente o a los equipos algunas preguntas
sobre las que hablar durante el almuerzo o la cena y despedirlos, y hacer
la facilitación cuando la gente regrese para la siguiente sesión.
Determina qué tipo de facilitación es necesaria para cada sesión. Ve la
siguiente lista.
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P R O G R A M A
El Trabajo del Anfitrión / Maestro de Ceremonias
Las Pautas para el Anfitrión están incluidas en el apéndice o pueden ser
descargadas en Global Summit Central
El Anfitrión / Maestro de Ceremonias da los avisos desde el escenario durante el
evento para proveer información a los congresistas. Los anuncios incluyen:
Logística del evento
Horarios de las sesiones
Materiales disponibles
Cómo trabajar con el Anfitrión / Maestro de Ceremonias
El Productor proveerá al Anfitrión:
Anuncios escritos e instrucciones para subir al escenario
o Un horario con los anuncios escritos estará disponible en Summit
Central
o Hay una muestra en el apéndice
Una hoja con el horario detallado del día
Consejos antes y durante el evento
Avisos de emergencia
o El anfitrión puede ser el responsable de comunicar la información al
congresista durante el evento incluyendo emergencias, salidas, y
otros asuntos.
El Anfitrión necesitará ponerse de acuerdo con el Representante de la AWC
o con el Comité Organizador para conocer y anunciar los materiales de
venta desde el escenario (Libros, DVD Edición Equipo).
Consejo: ¡Igualar el nivel de energía / discernir del momento!
Cuando suba al escenario, por favor asegúrate que el anfitrión “lea” el espíritu del
momento en que está entrando y se ajuste al tono o la energía si es necesario.
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P R O G R A M A
Alabanza y Adoración
Una de las prioridades de la CGL es que todos puedan experimentar el poder de
una auténtica alabanza.
Nuestro objetivo es conectar a las personas para que participen con libertad en la
alabanza en el contexto de la comunidad local, y experimenten una auténtica
alabanza multi-denominacional en la CGL.
Eso crea apertura, espacio para que Dios obre, unidad comunitaria y terreno común.
El propósito de la adoración para la CGL es que los corazones, mentes y
voces de la gente participen en la alabanza.
La alabanza también se convierte en un terreno común de unidad: LA
ALABANZA TIENE QUE SER INCLUSIVA
La alabanza en una conferencia necesita tener un buen equilibrio entre
cantos alegres, llenos de energía y movidos, y cantos que conectan al
corazón durante la duración de la conferencia. No se tiene que hacer en
cada sesión, sino centrarse en la dieta de alabanza de lo que la gente
recibirá durante los 2 días de la conferencia.
No tienen que cantar durante los primeros 10 minutos de cada sesión.
Usa la alabanza estratégicamente.
Usa los sets más largos para llevar a la gente a una experiencia. Es una
gran oportunidad de crear espacio para la alabanza. La mayoría de los sets
son de 10-15 min.
Consejo: Encuentra el terreno común: ¡Cantos que todos conozcan! Esto es
especialmente eficaz en la primera sesión para hacer participar a todos en la
alabanza. Usa un himno tradicional con un arreglo contemporáneo, ¡y llena el
salón con la voz de todos!
La sesión de la mañana del segundo día es un buen momento para
cambiar el “sentir” de la alabanza. Por ejemplo, un grupo más pequeño,
un set acústico, un comienzo del día más tranquilo, de reflexión.
Los sets de alabanza deberán combinar estilos. ¡Variar es bueno!
NOTA: Al planear, cuenta con 5 min. por canción. Esto te da tiempo para
transiciones, oración, aplausos, y para que el Espíritu Santo se mueva.
Al planear la sesión de apertura, una de las mejores maneras de derribar barreras,
abrir corazones y construir puentes, es a través de la alabanza. Te animamos a
escoger cantos de alabanza congregacionales para la apertura que sean conocidos.
Este no es el momento para enseñar material nuevo; es el momento de edificar un
terreno común y de entrar en la alabanza. Eso no significa tener sólo música
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P R O G R A M A
antigua, pero al menos una vez, encuentra el terreno común - ¡Y ve lo que sucede
en la sala!
Un gran aprendizaje para nosotros...
Normalmente tratamos de entrar en la sesión de apertura con un canto “común”,
como un himno que todos conozcan y puedan cantar sin problemas. Por ejemplo,
un clásico para nosotros es “Santo, Santo, Santo” tocado con un arreglo
contemporáneo. Fresco y atractivo.
Nos ha resultado útil reclutar la ayuda de varios líderes de alabanza (de diferentes
denominaciones) en la zona y obtener sus 10-20 cantos de alabanza principales. Es
de esperar que descubras:
¿Qué está en auge / es totalmente nuevo / más se canta?
¿Qué se está enfriando / anticuando?
¿Qué sigue siendo bueno / funciona?
¿Qué es muy conocido?
Preguntas comunes que hacemos:
¿Qué porcentaje de personas conocen este canto?
¿Es fácil de aprender?
Selección de los cantos de alabanza/adoración
Considerando que este es un evento multi-denominacional:
A cada líder de alabanza se le recomienda…
Sondear a 4-5 líderes de alabanza de diferentes denominaciones
o Conocer cuáles son los 15-20 cantos que más se cantan en su iglesia
o Conocer qué cantos están en auge / bajando / subiendo
La información de los otros líderes de alabanza y el conocimiento de tu propio
ministerio te ayudarán a crear una lista de cantos de alabanza/adoración que la
gente conoce y aprecia.
Recomendación para la “lista” de cantos de alabanza:
70% conocidos por la mayoría (incluyendo himnos)
20% muchos conocen o son fáciles de aprender… después de una vuelta
10% nuevos (1-2 cantos)
Consejo: Al preparar la lista del “set”, pregúntate esto después de cada canción
“¿A dónde necesita ir mi corazón después de ésta canción?”
Nota: ¡La alabanza después de un mensaje puede ser una opción poderosa!
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P R O G R A M A
Cómo escoger un equipo
Líder de Alabanza
Este es un papel crítico. Encuentra a un líder que haya demostrado que es:
Responsable
Organizado / conoce su ministerio / usa tonos que la gente puede cantar
Sabe cómo adorar personalmente
Dirige y no actúa; este no es el lugar para actuar. La prioridad es adorar.
No llama la atención a sí mismo.
Sabe hacer listas de cantos que fluyen
Equipo (vocalistas y músicos)
Si estás formando un equipo para este evento:
no estrellas … sino parte del equipo… siervos
Refleje la diversidad local desde el escenario.
Usar instrumentos coloridos en el grupo: saxofón / violín / flauta / percusión /
metales. Eso añade mucha variedad.
Vocalistas
Selecciona a cantantes que:
Estén genuinamente dotados
Sean espiritualmente auténticos; ¡eso se nota desde el escenario!
Emocionalmente maduros, personas con las que quieras rodearte / personas
que puedan manejar el cambio, NO SE AGARRAN DEMASIADO DE COSAS
Recomendamos 3-4 vocalistas buenos / 6 si es necesario para tener un buen nivel
de volumen
Coro
Solo para algo extra especial: apertura / clausura – para oírse “lleno” y con energía
Instrumentos (grupo musical)
Típico –
Piano/teclado
Batería
Bajo
Guitarra eléctrica
Guitarra acústica
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P R O G R A M A
Consejo: Cuando planeamos una conferencia para una sede, tratamos de
elegir lo mejor de ese equipo local. Lo que llamamos “la nata”… ¡Tomar de lo
mejor! No es el momento para probar cosas “nuevas”. Utiliza lo mejor de lo que
tengan. ¡Cosas que ya hayan demostrado ser ganadoras! ¿Cuáles son sus mejores
alabanzas? ¿Cuáles son sus mejores cantos especiales?
A medida que leas y pienses en el programa, pregúntate a ti mismo y a otros qué
pueden ofrecer durante la CGL que ellos puedan obtener solamente ahí, en tu país,
tu ciudad, tu sede. Da una razón de por qué la gente no se quedaría sentada en su
casa viendo los DVD. ¡Ustedes dan vida a la experiencia!
Consejo: Cuando se planee agregar otro instrumento extra, asegúrate de
tener tiempo para probar el sonido. Los mejores momentos para agregar o
hacer cambios son al comienzo de cada día o en la hora de comer. No
recomendamos agregar instrumentos durante los recesos, pues no habrá
suficiente tiempo.
Nota: No te preocupes por que los cantos vayan con el tema a menos que
sean al terminar el mensaje. Al planear un set de alabanza, haz la siguiente
pregunta después de cada canto:
“¿Dónde necesita ir mi corazón a continuación?”
IMPORTANTE PARA LOS MÚSICOS / MÚSICA DE FONDO:
Cuando invitamos a la gente a reflexionar u orar, el tocar una canción de fondo con
una melodía puede convertirse en una distracción. Cuando escuchan una melodía
conocida, sus mentes comienzan a cantar, la letra pasa por sus mentes, y se vuelve
difícil aclarar la mente para pensar en otras cosas.
Usa un teclado o una guitarra acústica y toca música sencilla de fondo. Deberá ser
sencilla e irreconocible en melodía y ritmo.
Deberá ser algo hermoso que llena el espacio sin darnos cuenta de que está allí.
Esto puede lograrse al tomar una progresión sencilla de acordes o arpegios, usando
pausas de vez en cuando, y sin agregar una melodía.
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P R O G R A M A
El Programa en Video
Sesiones / presentaciones
Los mensajes de las sesiones son la atracción principal de la CGL. Es el principal
motivo por el que la gente acude al evento. Le debemos a nuestra audiencia
ejecutar cada sesión sin fallos, que la imagen sea brillante y el sonido perfectamente
claro.
El DVD con Elementos de Programación
Recibirás también un DVD del programa (incluido con los DVD del Evento) que
contiene elementos de programación adicionales para tu evento. Algunos de ellos
son elementos que ya estarán en tu plan de programa, y otros son opcionales. Esto
es lo que encontrarás:
Bienvenida - Bill Hybels
Anuncio de oferta para líderes emergentes de la CGL
Elementos creativos (según disponibilidad) – preludios, artistas invitados,
drama, danza: cualquier cosa que se transfiera bien en DVD.
Recomendamos utilizarlos con moderación, ya que gran parte de lo que
hacemos en la CGL está en DVD.
Loops / Cuenta atrás
Los DVD del Evento
Los DVD del Evento (2 sets idénticos de mensajes y programación) y Notas de
Edición de cada sesión te serán enviados a ti, el Productor. Recibirás un e-mail
cuando el paquete se envía, y serás responsable de avisar a tu productor regional /
nacional cuando hayas recibido los DVD.
Antes del mes de agosto, coordina con tu productor regional / nacional para
asegurarte de tener la dirección correcta para hacer el envío.
Probar Todo – El próximo paso es inspeccionar y probar cada DVD de principio a
fin en el equipo que estarás usando durante la CGL.
Asegúrate de tener los mensajes correctos y de que todo funcione
correctamente.
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P R O G R A M A
Por favor, hazlo dentro de 1-2 días después de recibir el paquete, por si
necesitamos volver a enviarlo.
IMPORTANTE: Garantiza que los DVD se ven sin fallos comprobando todo (en
su totalidad) tiempo antes de la conferencia en el sistema de DVD que se
utilizará para la CGL. No los pruebes en la computadora de tu casa o en tu
propio reproductor de DVD. No quedes atrapado en una situación vergonzosa
porque el DVD no se ve o se brinca. Por usted y por quienes asistirán a la CGL
en su lugar... nada de atajos.
Pautas para usar los DVD.
Prueba todo / no supongas que funcionará o no se brincará
No usar una computadora para reproducirlo
Redundancia – poner un segundo reproductor 5-7 segundos después.
Practicar el cambio “de emergencia”.
Practicar cambiar de escenario a DVD y lo contrario / FAC, audio, cambio de
luces, etc. Asegúrate de dejar tiempo para esto durante los ensayos. Esta
transición no se produce sin una buena práctica.
Audio – un poco más fuerte que el volumen hablado en el auditorio. Ningún
volumen de sala de cine, pues eso causa fatiga física tras unas horas.
Pantalla libre de luces de escenario
Luces de ambiente reducidas / iluminación exterior
Luces en el auditorio – “a medias” / lo bastante brillantes para poder tomar
notas.
En algunos casos puede que necesitemos añadir definiciones / explicaciones
de terminología estadounidense: más fácil si tiene una pantalla central para
el mensaje en DVD y puede usar pantallas laterales independientemente
para poner gráficos.
PowerPoint /Gráficos en Pantalla
Proporcionaremos diapositivas de PowerPoint / jpegs de logo y fondos. Pasa tiempo
revisando lo que sale en las pantallas durante la conferencia.
Entradas / salidas / fondos para alabanza / anuncios / fondos para facilitación.
Consejo: Cuantas más cosas soluciones de antemano, más fácil será realizar el
evento.
Otras consideraciones:
¿Qué programa se utiliza? ¿Quién lo maneja?
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P R O G R A M A
¿Se está usando una o múltiples pantallas?
¿Puedes cambiar fácilmente de computadora a DVD?
Elementos Especiales
Preludios
El propósito de un preludio es hacer entrar a las personas, hacerlas participar y
preparar el ambiente para lo que ha de llegar.
Los preludios indican que algo está a punto de comenzar.
En un ambiente de conferencia, los preludios necesitan llevar energía a la sala. Una
ola de energía al comienzo de cada sesión crea ímpetu para esa sesión, eleva las
expectativas de lo que ha de llegar y lleva el enfoque al escenario.
Nuestro objetivo es captar la atención y preparar el ambiente para una sesión
en particular. Con enfoque en el entusiasmo y apreciación de la excelencia en
las artes.
¡Los preludios son un sabor de Willow!
La mayoría de los preludios deben ser instrumentales de mucha energía. Un
preludio fácil podría ser un instrumental que fluya fácilmente hacia un canto
de adoración que siga de inmediato en el programa.
La variedad en estilo es importante para mantener el interés, la energía, la
sorpresa y el color. Por ejemplo, blues, rock, jazz, solos de violín o saxo, etc.
Los preludios de canto funcionan sólo en ciertas ocasiones. La gente estará
entrando en la sala, hablando, sin prestar atención al comienzo. Con eso en
mente, puedes usar un canto movido de alabanza si participas plenamente e
invitas a todos a participar. ¡No olvides poner la letra en la pantalla!
Los preludios también pueden establecer el ambiente para lo que siga.
Muchas veces, en un evento de 2 días, utilizaremos un cálido preludio de
adoración para comenzar el segundo día y conducirlo a un tiempo de
adoración más personal.
No uses la mayoría de tu tiempo y energía en los preludios. SON
importantes, pero no si sacrifican ensayos y tiempo de preparación de
especiales, adoración, u otros elementos del programa.
Cada año proporcionaremos algunos preludios originales de la Cumbre
estadounidense en el DVD del programa para que los uses como apoyo... si
lo necesitas.
Qué CD debería estar sonando (instrumental, alabanza, tono)
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P R O G R A M A
Sugerimos el uso de una cuenta atrás antes del evento. Al menos de 2-3
minutos de duración. Eso dice que valoramos el tiempo de los participantes y
que la disciplina es importante.
Diseño de escenario, relación con DVD, desorden, espacio
Materiales de marketing y diapositivas serán proporcionados por la AWC.
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Cantos Especiales
Hay otros elementos de programa que nos encanta incluir a lo largo de la CGL, y
que añaden a la experiencia de la conferencia. Es una parte donde pondrás tu
huella personal al programa. Muchos lugares recurren a talentos locales, artistas,
danzas para conectar con la cultura del país o la ciudad. Esos elementos añaden
color, conexión y sorpresa a la conferencia. Es necesario un extra de sueños y de
planificación, ¡pero vale la pena el esfuerzo!
Consejo: Usa cantos especiales que conecten con el tema del mensaje para
presentar el tema de la sesión, o para extender un momento espiritual al final de un
mensaje.
Los cantos especiales:
Necesitan estar memorizados para cantarlos con el corazón.
Puede que necesiten tener la letra en las pantallas laterales (por ejemplo, 2-3
líneas en la parte inferior de la pantalla)
Son una manera estupenda de usar o introducir música de alabanza actual.
Elementos de la CGL
Cada año hay varios elementos regulares que se usan en cada sede de la CGL.
Varios estarán en el DVD de elementos de programa, y otros serán en vivo. Es
importante recordar dejar espacio para ellos cuando hagas tu programa.
Bienvenida del anfitrión
Es importante tener una bienvenida personal del anfitrión o representante del
liderazgo de la CGL durante la primera sesión. Es una bienvenida breve pero
personal, honrando a los participantes y, si se aplica, honrando a la iglesia
anfitriona, y luego dar comienzo con oración.
Bienvenida de Bill Hybels: DVD
En algún momento durante la bienvenida del anfitrión se necesitará mostrar la
bienvenida a la CGL de Bill Hybels. Él dará una breve palabra de bienvenida y
preparará la experiencia de la CGL.
Oferta a líderes emergentes / anuncio
Cada lugar recoge una ofrenda para ayudar a patrocinar a líderes emergentes que
tienen pocos recursos para que puedan asistir a la CGL al año siguiente. La causa /
visión de la ofrenda normalmente se anuncia al comienzo de la última sesión del día
1. Eso le da a la gente la oportunidad de pensar y orar sobre el papel que
desempeñan para ayudar a otros líderes a asistir a la CGL. La ofrenda se realiza
durante el día 2. Se puede encontrar en el DVD de programa, o se puede hacer en
vivo donde se aplique.
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Reconocimiento a los voluntarios
Hay miles de voluntarios que hacen que la CGL se produzca en todo el mundo,
incluyendo tu sede. Es importante no darlos por sentado. Nos gustaría honrar a esas
personas y darles a los congresistas una oportunidad para que también puedan
darles las gracias. Normalmente, al comienzo de la última sesión, el anfitrión o
Facilitador hará un anuncio especial, dará las gracias a los voluntarios, la audiencia
aplaude, se produce una ovación en pie, etc. Planea tener a todos los voluntarios
reunidos en el auditorio principal para esto.
Comentarios sobre la Cumbre de Bill Hybels: DVD
Cada año, Bill, durante la sesión de clausura, lanza la visión de la Cumbre de
Liderazgo como un evento anual, lo que es y lo que aporta a los líderes. Esto se
programará durante la última sesión de la CGL.
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Sección 6
RESPETAR LOS “MOMENTOS”
La programación está diseñada para crear momentos especiales y únicos para que
Dios obre. A veces sencillamente se producen. Necesitamos estar preparados para
responder y manejarlos con cuidado.
A medida que repases las sesiones, sé consciente de esos momentos potenciales.
Trata de prestar mucha atención a lo que denominamos “el ambiente” en el
auditorio. Es cuando tienes una fuerte sensación de la presencia de Dios y de su
actividad en el auditorio. Este no es el momento de seguir adelante con el programa;
es el momento de dar espacio y lugar para que Dios obre.
Esto es algo difícil de explicar en papel.
A veces lo que está sucediendo en la sala no tiene nada que ver con el programa.
Con frecuencia se trata de lo que Dios quiere hacer en la vida de una persona por
medio del orador. El Facilitador y tú necesitarán discernir lo que esté sucediendo en
ese momento y lo que necesitan los congresistas.
Muchas veces, durante una conferencia, sentiremos que se está dando un momento
y llamaremos al Coordinador Técnico y le pediremos que dejemos las luces como
están hasta señalar o pedir un cambio.
Durante la CGL, esos momentos tienden a suceder al final de algunos del mensaje.
Por favor, comunícate con el Facilitador para asegurarte de que él tiene el mismo
sentir y que ministre en ese momento. Puede que él simplemente hacer la pregunta
no contestada, o puede dirigir en un tiempo de oración. Sea lo que sea... no pases
por alto esas oportunidades de permitir a Dios hacer su obra en el auditorio.
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M O M E N T O S
Creo que todos reconocemos cuando no se respetan esos momentos. Por ejemplo,
el Facilitador sube al escenario, las luces suben de intensidad y él sigue con su
agenda determinada de antemano, como si ni siquiera hubiera estado en el
auditorio. Eso se llama cambiar “el ambiente”... de mala manera. También se puede
cambiar el ambiente cuando el maestro de ceremonias entra para hacer los
anuncios finales. Él o ella necesitarán estar en sintonía con lo que esté sucediendo
en el auditorio, quizá hasta reconocer o responder a lo que acaba de suceder antes
de pasar a otros temas.
Consejo: Para cualquiera que suba al escenario: a menos que esté determinado de
antemano, debe estar en sintonía con el elemento precedente antes de elevar o
descender el ambiente. ¡Cambio gradual en lugar de cambios de canal!
El valor deberá ser el respetar lo que esté sucediendo en el auditorio. No trates de
manipularlo; pero... cuando suceda, no dejes que ninguna cosa distraiga de ello.
Permite que Dios obre libremente sin que nosotros nos interpongamos en el camino.
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E N S A Y O S
Sección 7
ENSAYOS
El propósito del ensayo es darle a cada miembro del grupo un alto nivel de
seguridad en lo que está haciendo. ¡Queremos que todos se sientan libres para
expresar sus dones al máximo!
Como nota personal:
En una ocasión un amigo me detuvo en un ensayo porque yo había equivocado una
línea de un canto pero continué cantando el resto del canto. Él simplemente dijo:
“Practiquemos esto bien”. Nunca olvidaré esa lección.
Describamos 3 tipos diferentes de ensayos para la conferencia.
Práctica / Ensayo
Es el ensayo fuera del escenario. Trabajar en las partes y la memorización.
Recomendamos 2 ensayos hasta la semana de la conferencia.
Ensayo General
Es el ensayo „el día antes de la conferencia‟. Normalmente es la primera vez que los
técnicos y músicos tienen oportunidad de ensayar juntos. Todo debería estar listo a
estas alturas.
Ensayo en el Día del Evento
Este ensayo es el más simplificado debido al tiempo y porque todo ya está
preparado y listo para comenzar. Usa este tiempo para cubrir sólo lo esencial y para
refrescar / centrarse en esa mañana o tarde.
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E N S A Y O S
Práctica / Ensayo
Muchos de ustedes practican cada semana con sus equipos, así que no
elaboraremos mucho este punto. Hay varias cosas que pueden lograr en el ensayo
para preparar todo bien para el evento.
Asegúrate que todos se sepan su parte.
Define y ensaya el fluir de la canción (verso 1 / coro / verso 2 / coro / coro /
puente / coro / final)
Trabaja en la memorización y la comunicación
Internalicen la música. Da tiempo para que los cantos entren al alma. No
podrán expresar o comunicar de modo auténtico en el escenario lo que no
hayan experimentado personalmente.
Mide el tiempo de las canciones. Así sabrán que tan largos son realmente los
sets y los elementos de alabanza.
Oren. Tomen tiempo para orar los unos por los otros y por cada persona que
acudirá a la CGL. Preparen su corazón. Oren por protección.
Consejos:
¡Ensayen bien!
Ensayen de la misma manera que lo harán en el evento. No esperen hasta
tener una audiencia en directo para participar plenamente en un canto,
danza o drama. Cada vez que se suban al escenario han de darlo (y
ensayarlo) todo. No supongan que lo mejor sencillamente aparecerá durante
la actuación.
Ensayo General
Esta es tu oportunidad para dejar todo listo. Usa este ensayo para
comprobar todo, incluyendo transiciones de luces, gráficos de alabanza,
pruebas de sonido, transiciones en video, niveles de luz y de audio. De
muchas maneras este ensayo es más para los técnicos que para los
vocalistas y músicos.
Esto incluye entender lo que va inmediatamente antes y después de cada
elemento del programa / dónde pararse / por dónde entrar y salir del
escenario / comentarios sobre la comunicación, etc.
Esta es la primera vez para verlo y oírlo.
Ensayar para una conferencia no es lo mismo que prepararse para un
servicio de fin de semana. ¡Para algunos será como ensayar para 7
servicios!
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E N S A Y O S
Los Productores necesitan planear con eficacia y usar este tiempo sabiamente. Tu
meta es ensayar todo, pero al mismo tiempo no agotar a tu equipo. A continuación
hay unas pautas para ayudar a que este ensayo fluya con eficiencia y suavidad.
Pautas de tiempo para el ensayo general
Prueba de sonido del
grupo musical
20 – 30 minutos. Este es su mejor momento para una
prueba de sonido completa y de calidad.
Preludios - instrumental
5 minutos cada uno
Prueba de vocalistas
10 minutos
Sets de alabanza
Multiplicar por 1.5 la duración fijada.
Esto da tiempo para cubrir las transiciones y solucionar
problemas que surjan.
Cantos especiales
15 minutos cada uno.
Esto da tiempo para poner el canto 1 vez / dar comentarios
y dirección / ponerla una segunda vez
Elementos de DVD
Última ocasión para asegurarse de que todo funcione bien.
Comprobar todo para los niveles de audio y equipo.
Ver ejemplo de horario de ensayo en el Apéndice 4
Consejos para el ensayo general:
Honra a tus voluntarios cumpliendo el horario con precisión. Tratamos de
escalonar las horas de la llegada y salida de los voluntarios para que no
estén esperando. Por ejemplo:
o Primero tener a los técnicos para asegurarse de que todo funcione,
ensayar los DVD y las transiciones de luces.
o Luego, tener a los músicos para prepararse y hacer una prueba de
sonido.
o Tocar todos los instrumentales.
o Los siguientes son los vocalistas para prueba de sonido.
o Ensayar los paquetes de alabanza de cada sesión (esto incluye los
gráficos para asegurarse de que las diapositivas están en orden correcto,
comprobar ortografía).
o Cantos especiales – esto puede dar oportunidad para que algunos del
equipo puedan irse, los que no participen en los especiales.
Ensayar las transiciones. Cuando ensaye, siempre pase al elemento
siguiente, aunque sea solo unos compases. Así edificará la confianza de
todos en “lo que sigue”.
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E N S A Y O S
Si el equipo está bien preparado, les pediré que toquen todo el “set” sin
parar, o hasta que el grupo, el director, o el productor se den cuenta que
tienen que parar para arreglar algo.
Que el equipo se cuide…. Este es un maratón. Hagan pausas adecuadas.
Tengan agua; planeen la cena.
Saquen un rato cuando todos estén presentes para dar visión de nuevo al
equipo sobre el impacto de la conferencia. Tomen tiempo para orar juntos.
Una cosa que hemos hecho es que el equipo se distribuya por la zona de
asientos del auditorio / santuario / pasillos y oren por la persona que se
sentará en ese asiento o sección.
Consejo: Ensayen de modo que terminen ensayando en último lugar la primera
sesión. De este modo estará fresca en la mente de todos y preparará para la sesión
de la mañana siguiente.
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E N S A Y O S
Ensayo en el día del Evento
Planea tener ensayos cada día de la conferencia. 4 ensayos / 2 cada día / cada
mañana y a la hora de la comida.
Solamente necesitamos centrarnos en 1 ó 2 de las sesiones siguientes en cada uno
de los ensayos. Para ahorrar tiempo y energía, este es solo un ensayo de “partes
clave”. Eso significa que por sets de alabanza ensayamos solo el comienzo del
primer verso y coro / saltamos al último coro / pasamos al siguiente canto siguiendo
hasta completar el set. En esencia, establecer el tempo y entradas y salidas de cada
canto a la vez que se practican las transiciones. Todo lo demás se acorta para
asegurar los niveles y refrescar la memoria para la siguiente sesión.
Pauta de tiempo para el ensayo del día de la conferencia
Prueba de sonido del grupo
musical
5 minutos
Preludios - instrumental
1 vez cada uno
Prueba de sonido de
vocalistas
5 minutos
Sets de alabanza
50% de la duración fijada.
Solo entradas, salidas y transiciones
Cantos especiales
1 vez cada uno
Elementos de DVD
Última oportunidad para asegurarse de que todo
funcione bien. Probar de nuevo los niveles de audio y
equipo.
Ver ejemplo de horario de ensayo en el Apéndice 4.
Consejo: Que el equipo se reúna 20 minutos antes de cada sesión. Esto te da
oportunidad de recordar al equipo el orden de esa sesión, cubrir cualquier detalle /
anuncios, y orar juntos. Esto permite que todos se enfoquen en una sola cosa a la
vez.
Es también mucho más fácil llevar a los músicos y los vocalistas al escenario si los
tienes a todos en un mismo lugar antes.
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S U M M I T
C E N T R A L
Sección 8
UN GRAN COMIENZO
Algunas notas de Larry Dahlenburg
Productor Internacional, Willow Creek USA:
Una estupenda sesión en un congreso es crítico.
Si vamos a derribar las barreras, abrir corazones, y construir puentes con nuestro
público durante la primera sesión, prepararemos unas buenas oportunidades de
ministerio a lo largo de la conferencia. Ponemos muchos esfuerzo en los detalles de
cómo deber ir esta sesión, pero hay algunas cosas que necesitamos tener en orden
para lograrlo. Creo que lo hacemos al elevar y practicar ciertos valores.
Excelencia
La excelencia da honor y gloria a Dios. ¡Él merece lo mejor de nosotros!
Y también tu audiencia.
La excelencia nos inspira a todos a ser mejores; eleva el estándar o el nivel
dondequiera que la experimentas. ¡Imagina el impacto en incontables
congregaciones y negocios porque fuiste ejemplo de excelencia en cada aspecto del
programa para los participantes! Aquí es donde esto se convierte en algo personal
para mí. Mi sueño para nosotros es elevar el nivel de las artes y los servicios de
adoración en todo el mundo. Esta es una increíble oportunidad para nosotros, ¡por
encima del impacto de la enseñanza y la formación que todos recibirán!
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S U M M I T
C E N T R A L
Contesta estas preguntas:
1. ¿Cómo es y cómo se siente una alabanza excelente?
2. ¿Qué sucede cuando hacemos eso?
3. ¿Cómo programamos con excelencia?
o Transiciones
o Especiales
o Luces
o Gráficos
o Sonido
o Escenario
¿Cómo comunicamos con excelencia?
Una cosa más… La excelencia quita las distracciones de lo que es más importante.
Asegúrate que el escenario esté limpio y bien montado.
Cambia los bombillos fundidos. Acomoda cualquier cosa desordenada.
Practica las transiciones entre elementos de la sesión no por perfección sino para
crear un programa que fluya bien y que haga participar a la audiencia desde el
momento en que se sienten en sus asientos hasta que sean despedidos.
Honor
Ya hemos hablado de esto. Las siguientes son algunas cosas prácticas que
podemos hacer para elevar el nivel. Honra a tus congresistas comenzando y
terminando las sesiones puntualmente. Comprométete a honrar su tiempo siendo
puntual.
Honra a tus voluntarios. Organiza los detalles de la preparación de la conferencia y
los ensayos. Usa bien la ofrenda de su tiempo. Los voluntarios quieren ser útiles.
Asegúrate que sepan que su contribución es valiosa y se valora... que sus esfuerzos
valen la pena. Esto requiere preparación de antemano por tu parte, pero paga
muchos dividendos.
Autenticidad
Creo que todos queremos ver a personas auténticas guiando, sirviendo,
participando, comunicando e interactuando con nosotros de una manera amorosa y
auténtica. Sé ejemplo de eso en tus equipos. Ministra a otros mientras ellos ven
cómo te relacionas con cada uno y con ellos.
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S U M M I T
C E N T R A L
Anima y enseña al grupo de alabanza, los grupos y artistas a que sean auténticos.
Que los vocalistas reflexionen en las palabras y el corazón de la música que cantan.
Anima a los músicos a cantar durante la alabanza. Eso demuestra que ellos no solo
están tocando música. Anima al equipo técnico a participar en lo que esté
sucediendo en el auditorio. Ellos son parte de un equipo dinámico que Dios puede
usar de manera poderosa en el escenario Y fuera de él.
Lo más importante: Hagan el trabajo espiritual de prepararse para guiar a otros.
Lleguen con corazones y vidas que estén plenamente rendidas a Dios, listas y
disponibles.
Cuando llegamos plenamente preparados, totalmente rendidos, podemos
experimentar un nivel completamente nuevo de servicio y ministerio durante este
evento.
Ponemos mucho énfasis en la primera sesión. Una gran primera sesión es crítica
para establecer el tono y la dirección para todo el evento. Necesitas ganar todo el
terreno posible en la primera sesión. La gente llega a una conferencia expectante
pero sin estar plenamente abierta hasta que se construyen puentes desde el
escenario hasta la audiencia. Si podemos establecer un puente en la primera
sesión, eso prepara el camino para un estupendo nivel de apertura y una
experiencia espiritual más profunda.
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S U M M I T
C E N T R A L
Sección 9
SUMMIT CENTRAL
Summit Central es nuestra principal herramienta de comunicación para toda la
planificación de la CGL. Summit Central está basado en la web y permite tener
acceso a información, instrucciones y tiempo para cada uno de los principales roles,
como Coordinador del Evento, Productor, Director Técnico, Facilitación, Recursos y
Marketing. La página web ayuda a las personas en esos roles a saber cuándo y qué
deberán estar haciendo, y proporciona un lugar para hacer preguntas cuando se
necesite ayuda.
El Productor querrá consultar regularmente su página en Summit Central. A lo largo
de la planificación de la CGL, la AWC estará incluyendo importantes herramientas,
consejos útiles, y materiales que necesitarás (consejos, horarios de ensayos, etc.).
Más importante, quizá, sea la oportunidad de participar en una comunidad en línea
de Productores de todo el mundo que pueden tener preguntas, soluciones, u
observaciones que pueden llevar a una mejor experiencia para tus congresistas en
la CGL.
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S U M M I T
C E N T R A L
Para entrar a Summit Central:
Cómo crear una Cuenta Nueva
Todos los usuarios tendrán que crear su nombre de usuario y contraseña para
Global Summit Central.
1. Abre tu navegador de Internet
2. En la línea de dirección escribe gls.willowcreek.com
3. Selecciona Create New User Account
4. Crea el perfil de tu cuenta
o
o
Selecciona País y Ciudad en el menú desplegable
Selecciona tu área de trabajo (posición)
Llena los campos necesarios con tu información: Nombre, Apellido,
Email, Número de Teléfono (First name, Last name, Email, Direct
phone)
o
o
Llena los campos opcionales con tu información: Calle, Ciudad,
Estado/Región, Código Postal, Teléfono Móvil y Fax (Street name,
City, State/Region, Postal Code, Mobile Phone and Fax).
Crea tu Contraseña y Confírmala (Account Password and Confirm)
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S U M M I T
5. Haz Clic en
C E N T R A L
para entrar a Global Summit Central
6. Actualiza tu cuenta en cualquier momento al hacer clic en Edit Account en la
esquina superior derecha de la página. Si tienes algún problema, manda un
e-mail a [email protected].
Si ya tienes Nombre de Usuario y Contraseña:
1. Escribe tu nombre de usuario (tu dirección electrónica)
2. Escribe tu contraseña
Página de Inicio (Home Page)
La página de Inicio de Global Summit Central provee:
o
o
o
o
Navegación a las páginas de las sedes
Historias e Información general de La Cumbre
Base de Datos de Contactos
Reporte de Inscripciones
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S U M M I T
C E N T R A L
La Base de Datos de Contactos provee información de contactos para todos los
usuarios. La información puede ser ordenada o clasificada dentro de la misma
página o descargada como archivo Excel
El Reporte de Inscripciones permite a cada país actualizar su número de
inscripciones.
Otras Páginas (Site Pages)
Existe una página para cada función de La Cumbre; Mercadotecnia, Coordinación
del Evento, Producción, Técnicos, Facilitación y Materiales de Venta. Haz clic en tu
área de trabajo para ver la información de tu función. Las otras páginas pueden
incluir:
o
Anuncios – información que te ayudará a planear tu Cumbre
o
Manuales
o
Descargas – una lista de documentos para descargar
o
Entrenamiento en la Web – entrenamiento o presentaciones disponibles en
el internet para ver o descargar en tu computadora para ayudarte en tu
trabajo de la CGL.
o
Español – Anuncios traducidos al Español
o
Otros – información específica a alguna función de la CGL
NOTA: Podrás notar que algunas páginas están de color gris y todavía no
están accesibles. Estas páginas se activarán en cuanto se tenga toda la
información.
Problemas
Si tienes cualquier problema manda un correo electrónico a
[email protected].
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Apéndices
APÉNDICE 1
Lo Esencial
APÉNDICE 2
Historia y Visión de AWC
APÉNDICE 3
Panel del Programa
APÉNDICE 4
Hojas de Entradas
APÉNDICE 5
Horario de Ensayos
APÉNDICE 6
El Coordinador Técnico
APÉNDICE 7
Descripción del Anfitrión
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A P É N D I C E 1
L O E S E N C I A L
Lo Esencial
Las Diez Prioridades del Productor
Como Productor, eres responsable de todo lo que sucede dentro del auditorio. Eres
responsable de trabajar con los equipos Técnicos, Iluminación, Alabanza, Música, el
Facilitador y equipos Creativos.
1. Revisa los DVD – Asegúrate que todos los DVD hayan sido probados.
Tienes que garantizar que funcionan bien desde principio a fin. Prueba los
DVD en la sede usando los reproductores que se usarán en el evento.
2. Video y Sonido Excelente. Esta es la parte principal de la CGL. Asegúrate
de tener le mejor equipo posible para crear una imagen y un sonido
excelente. (Pantalla, Switcher/Scaler – consultar el Manual Técnico)
3. Facilitación – Trabaja con el Facilitador para determinar como se usará el
tiempo de facilitación en cada sesión. Este tiempo debe de estar diseñado
para ayudar a los grupos e individuos aprovechar la enseñanza y el impacto
ministerial de La Cumbre. Repasen los mensajes y planeen una estrategia.
4. Alabanza/Adoración – Asegúrate que el programa incluya momentos de
una adoración auténtica en tiempos clave de cada día. Desafía a tu equipo a
realmente adorar y no solo cantar los cantos. Cuando tu equipo adora eso
prepara el camino para que los congresistas adoren. Escojan cantos que la
gente conoce y les gusta y no teman cambiar el plan si no está funcionando.
La meta es dar a la gente la oportunidad de entrar en la adoración.
5. Comunicación – Planea por adelantado cómo vas a comunicarte con el
director técnico, iluminación, sonido, video, y personal del escenario durante
el evento. Recomendamos un sistema de comunicación de 1-2 canales con
auriculares. Si se usan radios úsenlos con auriculares para no distraer a los
demás. Practiquen el uso de los comunicadores durante los ensayos.
46
A P É N D I C E 1
L O E S E N C I A L
6. Ensayar Todo… Especialmente las Transiciones – Programa los ensayos
dando suficiente tiempo para ensayar las transiciones del Facilitador al DVD
y otra vez al Facilitador. Esto requiere que muchas personas trabajen
simultáneamente para que las transiciones fluyan sin problemas. No te
esperas hasta la primer sesión para ensayar. Las transiciones requieren
mucha práctica y planeación. Ensaya una transición (Facilitador a DVD y a
Facilitador) 10 veces y te darás cuenta la diferencia que hace la práctica.
7. Panel del Programa – Repasa la muestras del panel del programa y úsalo
como guía para captar todos los detalles para ejecutar el programa.
Asegúrate que todos los líderes de equipo (sonido, iluminación, video.
gráficos, músicos, alabanza) tengan copias para que todos partan del mismo
plan (ver la muestra al final del Manual del Productor).
8. Junta del Equipo – Programa una junta de 10-15 minutos antes de cada
sesión. Esto ayudará a que todos regresen a tiempo, y dará la oportunidad
de enfocar y dirigir al equipo. Podrán prepararse y orar para la próxima
sesión.
9. Entrena y Anima – Dirige al equipo. Tú eres el único que no está
manejando un aparato o usando su voz o instrumento. Tienes la gran
oportunidad de bendecir y desafiar al equipo. Si ves que algo salió bien,
agradece a la persona. Si ves algo que necesita mejorar, desafía a la
persona en forma conveniente y ayúdala a llegar a otro nivel.
10. No Dejes de Producir Hasta que se Acabe el Evento – Es como andar en
bicicleta. Ya que comienzas a pedalear, sigue pedaleando y conduciendo
hasta que se acaba el recorrido. Necesitas estar presente durante todo el
evento. El productor siempre necesita estar 2-3 pasos adelante del programa
o del horario. Asegúrate que tus equipos están enfocados en su trabajo y al
mismo tiempo abiertos a lo que Dios esté haciendo en el auditorio para
ajustarse o adaptarse adecuadamente.
47
A P É N D I C E 2
H I S T O R I A Y
V I S I Ó N
LA CUMBRE GLOBAL
DE LIDERAZGO
Historia y Visión
El éxito de cualquier esfuerzo empieza con un buen entendimiento de su origen,
propósito y objetivos. Al prepararte para La Cumbre Global de Liderazgo, asegúrate
de compartir la Historia y la Visión de La Cumbre a todos los que sirven dentro del
equipo. El compartir una misma visión ayudará a unir al equipo y a adueñarse de la
causa. Asegurará que todos estén en la misma sintonía, partiendo de la misma
base.
Usa este capítulo para familiarizarte con la historia y visión de La Cumbre, y con la
función de cada uno de los miembros clave del equipo de La Cumbre. Tu equipo
necesitará trabajar en unidad para que La Cumbre sea un evento exitoso en tu
iglesia y comunidad.
Historia
El evento primordial de su clase, La Cumbre de Liderazgo en Estados Unidos se ha
convocado cada mes de agosto desde 1995 con un objetivo: transformar a las
iglesias locales cada año con una inyección de visión, desarrollo de habilidades e
inspiración en las vidas de los líderes cristianos. Más de 110,000 seguidores de
Cristo, hombres y mujeres, se reúnen cada año en más de 259 sedes en 60 países
alrededor del mundo para examinar y desarrollar sus dones y habilidades de
liderazgo para el bien de la iglesia local. El equipo de oradores de La Cumbre
incluye a los mejores comunicadores y expertos en el área de liderazgo, ofreciendo
ideas frescas, enseñanzas poderosas, y dramas relevantes.
La Cumbre de Liderazgo es transmitida en vivo vía satélite desde la sede en
Chicago a más de 140 sitios en Estados Unidos y Canadá. Después de esto, se
transmite a través de video diferido en más de 100 ciudades alrededor del mundo.
Este evento ofrece a las personas y a los equipos de su comunidad la oportunidad
de unir sus corazones y mentes con líderes de todo el mundo en un evento
espectacular para:
Explorar principios vanguardistas de liderazgo y adoptar una cultura de
liderazgo que se fortalece año tras año
Disfrutar las últimas enseñanzas y recibir motivación de los mejores
comunicadores y expertos en el tema de liderazgo
Abordar asuntos específicos del liderazgo incluyendo cómo transmitir la
visión, motivar a otros, formar equipos, dirigir a voluntarios, resolver
problemas, tomar decisiones, autogestión (auto-liderazgo), y muchos más
Enfocado específicamente en el área de liderazgo, este evento desafía y estimula al
traer una visión clara, crecimiento práctico e inspiración profunda. Cada sesión está
llena de principios transferibles para todos los niveles de liderazgo.
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A P É N D I C E 2
H I S T O R I A Y
V I S I Ó N
Visión
Abajo de estas líneas aparece un fragmento de La Importancia Crítica del Liderazgo,
un mensaje dado por Bill Hybels durante la primer Cumbre de Liderazgo en 1995. Él
ha lanzado esta visión muchas veces y en muchos países desde entonces, pero el
día de hoy se encuentra aun más convencido. Nos da una muestra de lo apasionado
que está Bill en cuanto a la iglesia local, y porqué es tan importante el liderazgo
dentro de la misma.
La Importancia Crítica del Liderazgo (1995)
“Digo esto mucho, pero cada vez lo digo en serio. Una de las razones por la cual los
líderes son tan importantes es porque la iglesia local es la esperanza del mundo.
No sé si verdaderamente lo crean, pero deberían de creerlo. Solo miren a nuestro
mundo, amigos. Se está desintegrando rápidamente y casi nadie sabe cómo
arreglarlo.
Bill Bennett lo dijo bien cuando dijo „Yo les propongo que la crisis de nuestro tiempo
es una crisis espiritual. Lo que nos aflige es una corrupción del corazón y un
alejamiento del alma. Nada ha traído tantas consecuencias en la desintegración de
nuestra sociedad como el gran segmento del pueblo americano que se ha alejado
de Dios. Y para que las cosas cambien, se necesita una renovación personal
espiritual a gran escala‟.
Pregunta: ¿Quién se dedica a la renovación espiritual? ¡Nosotros! ¡La iglesia!
He llegado a la clara conclusión que la iglesia posee el único rayo de
esperanza que queda en el cielo de oscureciente de la depravación humana.
49
A P É N D I C E 3
P A N E L D E L P R O G R A M A
Programa CGL 2009
(Ciudad) - (País)
(día)
Sesión 3:
(título de la sesión)
(orador)
2:00 – 3:15 pm (75 min.)
Preludio:
Alabanza:
Introducción:
Mensaje: (orador) (DVD)
Facilitación/Intr.: (facilitador)
Despedida: (anfitrión)
75 minutos (0 minutos faltantes/sobrantes)
30 Receso
50
A P É N D I C E
H O J A S D E
4
E N T R A D A S
La Cumbre Global de Liderazgo {CIUDAD}
S1
{TÍTULO / ORADOR}
día 1 fecha del evento
ENSAYO - ANTES DE LA SESIÓN
FUNCIONES:
Llamada a Técnicos
Revisar DVD
FACILITADOR:
ANFITRIÓN:
PRODUCTOR:
COORD. TÉCNICO:
Sonido: Nombre
Monitores: Nombre
Iluminación: Nombre
Video: Nombre
Gráficos: Nombre
Escenario: Nombre
8:30
8:40
9:00
NOTAS TÉCNICAS
Audio
Video
Escenario
HORA
VOCES
Puertas
Junta de Equipo/Oración
Empieza el Preludio
ELEMENTO
8:30
Puertas/Entrada:
9:00
Preludio:
9:03
Apertura:
DURACIÓN
30:00
Nombre
Líder de Alabanza
Adoración:
BANDA
Nombre
Nombre
Nombre
Nombre
Nombre
Nombre
Nombre
Piano Ac.
Teclados
Guitarras
Percusiones
Batería
Bajo
Guitarra Ac.
Bienvenida/Intro:
Mensaje:
Despedida:
Salida:
51
A P P E N D I X 4
S E S S I O N C U E S
Hora
Elemento /
Dirección
Escenario
Puertas /
Entrada
Min
.
Señales Gráficos
del
Director
Programa
de Video
Audio
Luces
Escenario
30
min.
Aviso 5
min.:
Banda a
escena
Aviso 1
minuto
Señal de 30
segundos
Preludio:
Apertura:
Set de
Alabanza:
Trans. Piano
Bienvenida/
Intro:
DVD:
Cierre:
Salida:
Receso
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H O R A R I O S D E
E N S A Y O
Horario de Ensayo CGL Dinamarca - BORRADOR
MUESTRA
Christian Culture Center
jun. 30, 10
-
Copenhague, Dinamarca
Jueves, 29 Septiembre
Mañana
descarga
Repaso final de todos los DVDs
Revisar las líneas
Tarde
2 PM Reunión de producción
3:30 repaso final / detalles
Noche
5:00
Descarga de la banda
5:40
Prueba de sonido de la banda
20
6:00
Preludios Sesiones 2-8
35
6:35
Video de apertura con la banda
20
6:55
Prueba vocal
10
7:05
S. 5/6 Set de adoración
20
1.5 x
7:25
S.7 Canción de adoración
S. 7 Especial: Give Me Jesus
5
10
1.5 x
7:40
S.8 Set de adoración
Apertura
Cierre
Especial
15
1.5 x
5 min. cada
15
53
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H O R A R I O S D E
E N S A Y O
8:10
Receso
15
8:25
S.3 Gospel Medley
15
2X
8:40
S.2 Set de adoración
S2 Canto especial:
You Can Use Me
15
2X
10
9:05
S1. Canto especial
15
History Maker
S1. Set de adoración
15
Cierre / Oración
HECHO
Cierre técnico / limpieza y puesta en orden del escenario
9:35
???
Viernes, 30 Septiembre
Probar también fotografías S3 / Viernes
PPNT
6:30
6:50
7:00
7:05
7:10
7:20
7:30
7:45
8:15
Revisar los roll ins de video (6)
Prueba de la banda / 1preludio
Prueba de voces
Adoración S2
Canto especial S2
Adoración S1
Canto especial S1
S1 Tiempo de apertura
Revisar micrófono / puesto fac
Revisar físicamente el escenario
8:30 Apertura puertas
8:40 Junta del equipo
9:00
Sesión 1
10:40 Junta del equipo
20
10
5
5
10
10
10
30
15
12:50 Prueba preludios S3/4
1:00 Gospel Medley S3
1:15 Prueba conferenciante en el puesto
1:30
1:40
3:40
5:30
Apertura de puertas
Junta del equipo
Junta del equipo
Ensayo técnico adicional
10
15
5
30 - 40 min.
54
A P É N D I C E 5
H O R A R I O S D E
E N S A Y O
Sábado, 1 Octubre
6:30
6:40
7:00
7:10
7:15
7:30
8:00
Llamada a los técnicos
Revisar los video roll ins (9)
Prueba de la banda / 2 preludios
Prueba de voces
Adoración S5
Drama S6
Revisar micro / puesto del fac
Transiciones S5/6
Revisar físicamente el escenario
8:30 Puertas
8:40 Junta del equipo
10:40 Junta del equipo
20
10
5
15
30
30
12:45 Adoración S8
10
12:55 Canto especial S8
10
Heaven…
1:05 Canto especial S7
5
1:10 Solo S7: Give Me Jesus
10
1:20 Probar lugar del conferencista 5
Ejercicio de plano de ubicación 5
1:30 Puertas
1:40 Junta del equipo
3:40 Junta del equipo
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A P É N D I C E 6
C O O R D I N A D O R T É C N I C O
Staff
Ahora vemos la lista del equipo mínimo necesario. Claro, el tamaño de
su staff variará dependiendo del tamaño y requisitos del lugar. Las listas
incluyen solo el equipo de producción. Casi siempre, el productor,
productor asistente, director musical, teatral y asistentes de producción
(para ayudar a coordinar el contenido) también están involucrados y
podrían terminar siendo considerados parte del staff.
En el entorno de producción más simple, la plantilla de dirección mínima
la constituyen tres personas, pero esto sólo se debería implementar en
los entornos de CGL más fiables, seguros y predecibles.
El equipo de producción de la CGL
en Port-Au-Prince Haití se
configuró lo más pequeño posible, Si hay alguna incertidumbre (el grupo de música suele llegar tarde,
y llevó a cabo un evento perfecto la electricidad no es segura, se prevén cambios de última hora) no
se recomienda un staff de producción de tres personas, ya que no
con un equipo mínimo.
habrá nadie disponible para solucionar esos problemas.
Posición
Ubicación
Descripción
Director de
producción/
Encargado de
escenario
Auditorio
Responsable del personal y todos los aspectos de
tecnología de producción y comunicación con el
productor. En una plantilla pequeña, el Director de
Producción da las señales (hace también de
Encargado de escenario).
En esta “mínima” configuración, suponemos que hay
un sistema pequeño y sencillo de iluminación. El
director de producción/encargado de escenario
también podría manejar la iluminación.
Ingeniero de
audio
Auditorio
Controla la mesa de audio, responsable de todo el
audio y mezcla del grupo de música. Su ingeniero de
audio (A-1) es una de las personas clave del equipo.
Ingeniero de
video
Auditorio
Es responsable de todo lo proyectado en las
pantallas de video. En un staff pequeño, el ingeniero
de video controla la reproducción del video y cambia
entre las fuentes de entrada.
En esta “mínima configuración”, el ingeniero de video
también hace doble tarea como operador de
gráficos, pero los gráficos (PowerPoint,
ProPresenter, EasyWorship, etc.) deben estar listos,
sin opción de cambios de última hora.
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A P É N D I C E 6
C O O R D I N A D O R T É C N I C O
Staff (continuación)
La “típica” plantilla que dirige una CGL se compone de cinco personas. Con un
staff de cinco personas se asume que el entorno es estable (sin problemas de
potencia) y que el grupo de música conoce la técnica (pueden manejar sus
propios monitores, equipo, etc.). Este es el tamaño ideal de staff para la
mayoría de las CGL:
Posición
Ubicación
Descripción
Director de
producción/
Encargado de
escenario
Auditorio
Responsable del staff y todos los aspectos
de tecnología de producción y comunicación
con el productor. En una plantilla pequeña, el
Director de producción da las señales (hace
también de Encargado de escenario).
Ingeniero de
audio
Auditorio
Controla la mesa de audio, responsable de
todo el audio y mezcla del grupo de música.
Su ingeniero de audio (A-1) es una de las
personas clave del equipo.
Operador de
mesa de luces
Auditorio
Controla el equipo de iluminación, se adhiere
estrictamente a las señales e instrucciones
del Encargado de escenario.
Ingeniero de
video
Área de control
de video
Es responsable de todo lo proyectado en las
pantallas de video. En un staff pequeño, el
ingeniero de video controla la proyección y
cambia entre las fuentes de entrada.
En esta “mínima configuración”, el ingeniero
de video también hace doble tarea como
operador de gráficos, pero los gráficos
(PowerPoint, ProPresenter, EasyWorship,
etc.) deben estar listos, sin opción de
cambios de última hora.
Operador de
gráficos
Área de control
de video
Es responsable de todos los gráficos
(normalmente PowerPoint) que se muestran
en la pantalla. Sigue toda la música y scripts.
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C O O R D I N A D O R T É C N I C O
Staff (continuación)
Podría requerirse un staff de gestión mayor para lugares grandes o cuando
hay incertidumbres. (Líos de última hora por la electricidad, clima, cambios de
gráficos, una banda que demanda mucha ayuda o un pastor/ facilitador
presentador que necesita que le “dirijan” en el escenario).
Posición
Director de
producción/
Encargado de
escenario
Ubicación
Auditorio
Ingeniero de audio
(A-1)
Encargado de
escenario
asistente
Operador de mesa
de luces
Ingeniero de video
Auditorio
Ingeniero de
playback de video
Sala de control de
video
Operador de
gráficos
Sala de control de
video
Tramoyista de
bastidores
Bastidores
(Atrás del
escenario)
Tramoyista de
primera fila
Primera fila de la
audiencia
Bastidores
Auditorio
Sala de control de
video
Descripción
Responsable del staff y todos los aspectos
de tecnología de producción y
comunicación con el productor. En un staff
pequeño, el Director de producción da las
señales (hace también de Encargado de
escenario).
Maneja la mesa de audio, responsable de
todo el audio y mezcla de la banda.
Controla el tráfico de las entradas y salidas.
Es los “ojos y oídos” entre bastidores del
Encargado de escenario.
Controla el sistema de luces, se adhiere
estrictamente a las pautas marcadas
Dirige el switcher de video (también llamado
TC en entornos de transmisión) y cambia
entre video y gráficos.
Dirige las pletinas de proyección (DVD).
Conoce los menús, funcionamiento del
reproductor DVD, tiempo y ritmo de los
equipos multimedia (cuenta atrás, arranque,
sensibilidad del equipo, etc.). Suele tener
anotado el tiempo total de funcionamiento e
informar al Ingeniero de video o Encargado
de escenario el tiempo transcurrido/restante
Es responsable de los gráficos (suelen ser
PowerPoint) que se proyecten en la
pantalla. Sigue toda la música y scripts.
Tiene una copia impresa de todos los
gráficos y le comunica al Encargado de
escenario el número de pantallas que
restan, etc. (si es necesario).
Disponible para ayudar a la banda (y
equipo) a entrar o salir de la plataforma.
Disponible para cambiar piezas, cables y
repuestos del equipo si es necesario.
Conoce los procedimientos de evacuación
de emergencia, etc.
Disponible para trasladar cables según se
necesite, puede acercar un micrófono extra
al presentador o líder de alabanza. Se
comunica con el Encargado de escenario y
Productor y se puede comunicar con el
anfitrión (al entrar o salir de la plataforma)
con anuncios adicionales o en caso de una
emergencia.
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E L
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C O O R D I N A D O R T É C N I C O
Staff (continuación)
En algunas instalaciones puede que se necesite más staff. IMAG
(ampliación de imagen), por ejemplo, es muy probable que requiera las
siguientes posiciones:
Posición
Ubicación
Descripción
Director de video
Sala de control
de video
Dirige al equipo de video, dirige a los
operadores de cámara y selecciona los
planos.
Operador de
video
Sala de control
de video
Maneja las unidades de cámara por
control remoto, una vez que las cámaras
están listas, controla el manejo de iris.
Operador de
cámara
Posición de la
cámaras
Maneja la cámara, según las
instrucciones del director de video.
Cámara
asistente/
Ayudante de
cables
Posición de las
cámaras
Apoya a los operadores de cámaras
apoyadas en hombros ayudándoles con
movimientos de entrada o salida,
organizando el cable de la cámara, etc.
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C O O R D I N A D O R T É C N I C O
Consejos de Producción: Los PRINCIPALES
1.
USAR UNA PANTALLA CENTRAL. Las pantallas laterales funcionan bien
como apoyo para video y gráficos cuando está el orador en vivo, pero para mantener
una audiencia enfocada durante dos días, necesitan un punto de enfoque central.
2.
PASAR TIEMPO COLOCANDO LA PANTALLA. Naturalmente, la pantalla
no puede estar muy abajo; la audiencia tiene que ver toda la pantalla desde
cualquier sitio de la sala (especialmente importante si hay subtítulos). Pero es peor
colocar la pantalla demasiado alta. Al instalar la pantalla, prueba varios asientos de
la sala para confirmar que puede ver toda la pantalla cómodamente, y que no se
tiene que estirar el cuello para ver una imagen que está demasiado alta. Recuerda,
tu audiencia está mirando el contenido de la pantalla durante dos días; la pantalla se
debe colocar a una altura cómoda.
3.
COMPROBAR LAS PROPORCIONES. Durante al menos unos años más,
es probable que tengan una pantalla de proporciones 4:3. (Es típico, las pantallas
16:9 no han entrado aún en los inventarios de los distribuidores de equipo). En una
pantalla de proporciones 4:3 (10.5‟ x 14‟, 12‟ x 16‟, etc.) deberá tener una banda
negra en la parte superior e inferior de la imagen. Si la imagen llena las proporciones
4:3 de arriba abajo, debes consultar las “descargas” de la documentación del
Coordinador Técnico para encontrar ayuda sobre diagnósticos de problemas. Si
tienes la suerte de tener una pantalla 16:9 (10‟ x 18‟, 11‟ x 20‟, etc.) entonces la
imagen proyectada deberá llenar la pantalla.
4.
USAR UN SWITCHER/SCALER. Desde la gama baja (Kramer, Ocean
Matrix) hasta la gama alta (Analog Way, Barco/Folsom) y todo lo intermedio (Extron,
TVOne), esta es normalmente la manera más fácil y limpia de crear transiciones
entre su PC (para gráficos y anuncios), su DVD principal y su DVD de respaldo. En
lugar de bajar la calidad de las fuentes de entrada para que todos tengan la
resolución de video baja estándar, un switcher/scaler aumenta la resolución para
equiparar la resolución de los gráficos y obtener una imagen limpia y nítida. Además
de usar cable HD-15 (VGA) de bajo costo para conectar el proyector, los
switcher/scalers funcionan a la resolución original del proyector para evitar
problemas de conexión y funcionamiento.
5.
ANALIZAR EL CONTENIDO viendo todo de principio a fin en el reproductor
de DVD que vayan a usar. Debido al corto plazo que tienen los DVDs para el
playback de la CGL, se “queman” como discos DVD-5 (no “impresos” como discos
DVD-9). Solo la primera o segunda generación de reproductores de DVD tenían
problemas reproduciendo discos DVD-5, y muy raras veces encontramos ya
problemas, pero es algo que queremos que conozcas.
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C O O R D I N A D O R T É C N I C O
6.
TENER UN RESPALDO. Recomendamos un reproductor DVD profesional
como aparato principal (Denon, Pioneer, Tascam) y un aparato de usuario
(Panasonic, LG, Sony, etc.) reproduciendo el mismo contenido (desde su juego de
respaldo) unos 5 segundos después. Si surge un problema con la proyección en
DVD en el evento, se tardará solo unos segundos en darse cuenta del mismo y unos
pocos segundos para cambiar al de respaldo; por eso un retraso de 5 segundos
permite una transición lo más rápida y disimulada posible.
7.
ESCUCHAR LOS RUIDOS. Si tus reproductores de DVD no están próximos
a la mesa de sonido, considera el uso de dos cajas DI pasivas para convertir el
desajuste de audio (de la salida de los reproductores DVD) a un audio ajustado, para
mejorar el sonido, y para una conexión con la mesa de audio libre de ruidos. Dos
cajas de bajo costo Whirlwind Director con dos adaptadores (F) RCA a (M) ¼”
funcionarán bien para cada reproductor de DVD. La Whirlwind PC DI es la solución
perfecta porque no necesita adaptadores (y está diseñada para convertir una señal
estérea).
8.
REVISAR LOS ALTAVOCES. Si la sincronización de altavoces no está
bien del todo (debido a retraso en el proceso de video) considera añadir una unidad
de retraso. El Rane AD-22B es uno de los procesadores más populares con el
retraso de audio, pero el Yamaha D5000 es también muy popular en casas de
alquiler. Los Alesis Microverb 4 y Behringer DSP110 son soluciones muy
económicas en el caso de que quisiera añadir una de forma permanente.
9.
EL AUDIO DEL DVD DEBERÁ ESTAR “PRESENTE”. En un principio
enseñábamos a los Coordinadores Técnicos por todo el mundo que el audio del
DVD debería ser “más alto del que normalmente se usa para reproducir un video”.
Pues bien, esto no siempre se tradujo correctamente…pero la verdad es que
reproducir un video un poco más “alto” de lo que normalmente se hace, ayudará a la
audiencia a conectar mejor con el orador y el contenido. Si la gente tiene que
esforzarse para oír, o se distraen con una tos o movimientos a su alrededor, no
romperemos la barrera y parecerá una mera reproducción de un DVD.
10.
CONTROLAR LA LUZ DE AMBIENTE. Demasiada luz en la sala (a través
de ventanas o iluminación de sala o escenario) puede opacar la pantalla y no dejar
ver hasta los proyectores más potentes. Es difícil tomar notas con poca luz (¡y
seguro que no querrás que nadie se duerma!). Haz un plan para bloquear (o
controlar) la luz de ambiente, tanto la luz exterior como la luz de la sala. Cortinas,
plástico negro grueso y apagar las luces de arriba más cercanas a la pantalla son
algunas de las soluciones que los CTs de la CGL han usado en el pasado.
11.
APRENDER A COMUNICARSE. Un equipo de producción eficaz se puede
comunicar entre sí en tiempo real, durante el evento. Los sistemas de comunicación
Clear-Com son los más comunes, pero RTS, y PortaCom también son buenas
alternativas. Production Intercom tiene la mayoría de los equipos de comunicación
de la “industria estándar” a mitad de precio.
61
E L
A P É N D I C E 6
C O O R D I N A D O R T É C N I C O
12.
ENSAYAR LAS TRANSICIONES. El Productor guiará a su equipo en los
ensayos de todo, pero los Directores Técnicos serán los responsables directos de la
transición de los elementos en vivo al video. (Como después del anfitrión y antes del
facilitador, etc.). Entrena a tu equipo de video a “dar la entrada” al DVD después de
la cuenta atrás, y poner pausa para que la transición del vivo al video se note lo
menos posible. He oído quejas en el pasado de que dos segundos no es suficiente
para que el equipo de producción transicione al video. La verdad es que si tu equipo
no puede hacer esta transición, necesitan más práctica. Lo máximo que cada
miembro de tu equipo debería tener que hacer son dos cosas; no es difícil de hacer
en un tiempo de dos segundos.
Ingeniero de video: “quitar pause” del DVD, disolver el switcher
Ingeniero de audio: Poner en mute el micro del anfitrión, quitar el mute de los
canales de DVD
Ingeniero de iluminación: transición a la luz de video, bajar luz de sala
13.
PREPARARSE. He mencionado antes que algo importante en nuestro
trabajo como Coordinador Técnico es eliminar lo máximo posible las incertidumbres.
Si hacemos esto, tenemos más oportunidades de tener éxito aunque aparezcan
problemas inesperados.
Repasar “Procedimientos de corte de electricidad”. Dialogar los temas de seguridad
con tu staff. Planifica cada detalle con tu Productor y hablen de cualquier caso
posible y cuál sería el plan. (Personas que interrumpan, invitados conflictivos,
miembros de la prensa, quien y cómo retrasar la hora de comienzo, cómo
comunicarse con el anfitrión, facilitador o líder del equipo de alabanza si es
necesario, etc.). Mientras estemos ahí, ¿quién será responsable de poner la música
de entrada y salida? ¿Recibirá el equipo alquilado con tiempo suficiente para
resolver cualquier problema que pudiera surgir? ¿Sabe como contactar con su
distribuidor en caso de emergencia?
14.
NO TE COMPLIQUES. Puede que esto no se entienda bien, pero como
Coordinador Técnico, no necesitas ser demasiado creativo. La CGL se diseñó para
que los países y lugares puedan “hacerla suya”, pero no sacrifiques la experiencia
por intentar cambiar demasiado las cosas. Si tienes pantallas laterales, úsalas para
proyectar un gráfico o un fondo estático de la CGL; no necesitas poner muchas
cosas (y cansar a tu audiencia) haciéndoles ver múltiples imágenes de video. La
mayoría de las audiencias de 800 o menos acomodados de la forma típica no
necesitan ampliación de imagen (IMAG). Si tu lugar tiene cámaras instaladas (y un
staff experimentada que las use), hazlo de la misma forma que lo haría en una
reunión de fin de semana. Si no, ahórrate tiempo, y destina ese dinero para un
proyector mejor. Enfócate en que el contenido de la proyección de la CGL se
presente lo mejor que se pueda para tu audiencia. Usa los gráficos, fondos y letras
de las canciones de la CGL provistas en la sección de descargas del Coordinador
Técnico; úsalo como guía del tamaño y tipo de letra. Ahí tienes muy buenas
herramientas; no necesitas reinventar la rueda (y en algunos casos, arriesgar
haciendo que no se vea bien o sea difícil de leer). Para las iglesias y lugares que
tienen posibilidades de producción de “otro nivel” pónganse el reto de crear un
entorno imponente y usen todo el equipo y recursos que tengan, pero no lo hagan
sin seguir estos puntos importantes.
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El Anfitrión
Descripción de Trabajo
El Anfitrión da los avisos desde el escenario durante el evento para proveer
información a los congresistas. Los anuncios incluyen:
Logística del evento
Horarios de las sesiones
Materiales disponibles
El Productor proveerá al Anfitrión:
Anuncios escritos e instrucciones para subir al escenario
Una hoja con el horario detallado del día
Avisos de emergencia
o El anfitrión puede ser el responsable de comunicar la
información al congresista durante el evento incluyendo
emergencias, salidas, y otros asuntos.
Responsabilidades del Anfitrión
Trabajar con el Productor para prepararse para dar los anuncios
Conocer la hora de su llegada en cada día del evento
Conocer qué hacer en caso de problemas técnicos o falta de energía
eléctrica
Conocer los procedimientos de salida de emergencia
Pautas
Usar un micrófono de mano
Dar solo 1-2 avisos a la vez para evitar la confusión
Mantener los avisos cortos
Respetar a las otras personas que necesitan estar en el escenario
No avisar sobre la venta de materiales hasta después de la hora del
almuerzo/comida del primer día
Usar muestras durante los anuncios de los materiales
Si es posible, usar PowerPoint como apoyo al dar los avisos o para
dar los avisos
No dar avisos al final de la última sesión del día
Empezar a tiempo
Terminar a tiempo
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Avisos
El Panel de Anuncios de la CGL estará disponible en Summit Central. El panel de abajo es una muestra de los avisos que
se dan durante una sesión de la CGL. La programación de los anuncios es preparada por el Productor. Los avisos
específicos de una sesión (sin considerar el orden de las sesiones) aparece al final del panel bajo “Avisos Redactados”.
Esta lista no incluye todos los avisos. El Productor, Representante de AWC o Comité Organizador deciden cuáles son los
avisos que se dan.
Sesión
Sesión 1
Hora
Avisos
Comienzo de la Sesión
Estos primeros avisos son dados por un miembro del Comité Organizador o por el Pastor
Anfitrión
(ver las sugerencias abajo en los avisos redactados)
Despedir al final de la Sesión
-
Preséntate como el anfitrión de La Cumbre
-
Voluntarios: Al estar aquí estos dos días verán a los voluntarios con un gafete que dice
“Estoy para Servir”.
Por favor tomen un tiempo para saludar a uno de estos voluntarios que hacen posible que
este evento se lleve a cabo.
Les pedimos que ustedes también tengan su gafete puesto para poder saludarlos.
-
Despedir para el Receso: Por favor salir por __________. La siguiente sesión empieza
a las 00:00 ¡Estaremos empezando a tiempo!
-
Cualquier aviso de logística de las instalaciones
Notas: No anunciar los materiales de ventas hasta después del almuerzo del 1er día.
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HOJA DE TRABAJO: Anfitrión
¡Gracias por ser el Anfitrión de La Cumbre Global de Liderazgo! Estamos contentos que estás dispuesto a
trabajar con nosotros. La siguiente información te ayudará en tu trabajo durante el evento y antes y después
de cada sesión. ¡Gracias!
Llegar temprano para probar el sonido y reunirse con el Productor de La Cumbre
Reunirse con el Productor antes de cada sesión
Prepararse para hablar antes y después de cada sesión
Hora de Llegada del Viernes:________________ Lugar:___________________
Reunirse con el Productor antes de cada sesión para ver cualquier cambio
Sesión
Hora de
Reunión
¿Avisos Redactados?
¿Muestras?
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Hora de Llegada del Sábado:________________ Lugar:___________________
Reunirse con el Productor antes de cada sesión para ver cualquier cambio
Sesión
Hora de
Reunión
¿Avisos Redactados?
¿Muestras?
Nota: Asegúrate que el Productor sepa en donde estás durante la sesión in caso de emergencia, pérdida
de energía eléctrica, etc.
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A N F I T R I Ó N
HOJA DE TRABAJO: Anfitrión
Instrucciones en Caso de Pérdida de Energía Eléctrica:
Procedimientos para Salida de Emergencia:
DATOS DE CONTACTO EN CASO DE EMERGENCIA
Productor ___________________________________ No. Cel ________________________
Coord. del Evento _____________________________No. Cel ________________________
Coord. Técnico _______________________________No. Cel ________________________
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