AUTORIDAD MARÍTIMA DE PANAMÁ Dirección General de Marina

AUTORIDAD MARÍTIMA DE PANAMÁ
Dirección General de Marina Mercante
Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008
Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros
Procedimiento Para el Control de los Documentos y Registros
Cargo
Fecha
Elaborado
Analista de Calidad del AGC-MM
Revisado
Analista de Calidad del AGC-MM
Aprobado
Representante de la Dirección
Elaborado por: Analista de Calidad
del AGC-MM
N°. Control: PR-CDR-01
Revisado por: Analista de
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Índice
1. Objeto
2. Alcance
3. Términos y Definiciones
4. Responsabilidades
5. Desarrollo
6. Documentos Relacionados
7. Formatos
8. Modificaciones
9. Anexos
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1. Objeto
El propósito de este procedimiento es determinar la metodología para controlar la
documentación y definir los lineamientos para la identificación, almacenamiento,
protección, mantenimiento, recuperación, tiempo de retención y la disposición de los
registros del sistema de gestión de calidad.
2. Alcance
Aplica a todos los documentos y registros del sistema de gestión de calidad de la
Dirección General de Marina Mercante.
3. Términos y Definiciones
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RD: Representante de la Dirección.
AGC-MM: Área de Gestión de Calidad de Marina Mercante.
SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
DGMM: Dirección General de Marina Mercante.
AMP: Autoridad Marítima de Panamá.
Alta Dirección: Grupo de personas que por su nivel Jerárquico, liderazgo y
acciones, propicia que el personal se encuentre completamente involucrado
y el Sistema de Gestión de la Calidad opere eficazmente. Está constituido
por el Director General de Marina Mercante, Sub-Director de Marina
Mercante, Jefes y Sub-Jefes de Departamentos y el Representante de la
Dirección, sin embargo la última decisión y responsabilidad final recaerá
sobre el Director General.
Enlaces a calidad: Persona designada para salvaguardar los documentos
del Sistema de Calidad aplicables a una Sección o Departamento. Así como
también de asegurar la disponibilidad de los documentos para la consulta
del personal.
Manual de calidad (M): Documento que describe en forma genérica el
Sistema de Calidad establecido.
Procedimientos (PR): Documentos que describen en forma general qué
se hace para asegurar y controlar la calidad de las actividades que se
ejecutan.
Instructivos (IT): Descripción más detallada de cómo realizar una tarea
específica.
Formatos (F): Plataforma o plantillas para recabar la información o datos.
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Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia objetiva de actividades desempeñadas.
Almacenamiento: Lugar, dispositivo y/o equipo donde se encuentran
físicamente los registros.
Recuperación: Facilidad de acceso a los registros y a la información
contenida en ellos, tomando en cuenta su localización.
Tiempo de retención: Período de tiempo vigente de los registros dentro
de un archivo en papel o medio electrónico, ya sea el tiempo establecido
por la ley o por la organización de acuerdo a sus necesidades de operación.
Disposición: Destino final del registro.
4. Responsabilidades
Es responsabilidad del Analista de los Sistemas de Calidad (Supervisor) del AGC-MM velar
por el cumplimiento de lo establecido en este Procedimiento.
Es responsabilidad de los Jefes de departamento o sección y de los analistas del AGC-MM
apoyar y hacer cumplir todo lo establecido en este Procedimiento.
Es responsabilidad del enlace a calidad de cada Departamento o Sección:
Salvaguardar la documentación del SGC.
a) Llevar un control de los documentos externos aplicables a su área
trabajo.
b) Velar por el cumplimiento de la elaboración o modificación de
documentación concerniente al sistema de gestión de calidad de su área.
c) Asegurarse del control efectivo y la divulgación de la documentación
sistema de gestión de calidad que le aplica.
d) Otras asignaciones se encuentran establecidas en la lista de funciones de
enlaces a calidad (Anexo1).
de
la
del
los
5. Desarrollo
A fin de gestionar y llevar un control de los documentos y registros más eficientemente, el
Área de Calidad ha definido una figura gestora dentro de cada sección o departamento
para la cual ha determinado funciones específicas a desempeñar en su área de trabajo.
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Anexo1. Funciones de los enlaces a calidad.
En el Área de Gestión de Calidad se mantendrá una Lista de Enlaces a Calidad
actualizada de cada sección o departamento (F-CDR-01-04).
5.1 Control de los documentos
En La Autoridad Marítima de Panamá, Dirección General de Marina Mercante los
documentos requeridos por el Sistema de Gestión de Calidad son controlados como sigue:
5.1.1 Aprobación de los documentos en cuanto a su adecuación antes de su
emisión
La aprobación de los documentos se ejecuta según lo determinado en el Instructivo para
el Control de Revisión y Aprobación de los Documentos (IT-CDR-01-03).
5.1.2 Revisión de los documentos
La revisión de los documentos del SGC podrá realizarse: en los seguimientos a los
procesos, actividades diarias, auditorias internas, revisión por la Alta Dirección, Comités de
Calidad y cada vez que sea necesario con el fin de determinar la pertinencia del cambio y
nuevas incorporaciones a la documentación existente.
5.1.3 Actualización y /o modificación de los documentos
La actualización y/o modificación de los documentos del SGC se debe realizar
considerando lo siguiente:
a) Todos los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad deben
ser elaborados según lo establecido en el Instructivo para la Elaboración de
Documentos (IT-CDR-01-01).
b) Detectada la necesidad de actualización y / o modificación de un documento del
SGC-DGMM, el Enlace a Calidad por instrucciones del Jefe de departamento o
sección correspondiente remite la solicitud escrita de modificación y /o
actualización de los documentos, al Analista de los Sistemas de Calidad
(Supervisor) del AGC-MM, quien determinará en conjunto con el mismo la
viabilidad de la solicitud presentada y el tiempo estimado de culminación de dicha
elaboración o modificación.
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c) Si la solicitud de modificación y /o actualización de los documentos es
viable, el jefe del Departamento o Sección correspondiente determinará un
elaborador para la modificación y/o actualización respectiva del documento quien
debe seguir los siguientes pasos:
1. El Analista de los Sistemas de Calidad (Supervisor) del AGC-MM dará las
instrucciones pertinentes al Analista de Calidad asignado a dicho proceso para que
entregue en formato electrónico; el documento que se va a modificar al elaborador
o persona designada.
2. El funcionario autorizado para la revisión del documento verificará el contenido y la
forma del documento y solicitará al elaborador las correcciones correspondientes
que se requieren con la participación de las áreas involucradas.
3. Actualizado y revisado el documento, el elaborador asignado debe entregar al AGC
la nueva versión (en formato electrónico) y asegurarse de que no queden copias
en su área del documento modificado para evitar el uso inadecuado de copias no
controladas.
4. Una vez entregado al AGC en formato electrónico se procederá a verificar el
documento por el Analista de Calidad, responsable del procedimiento, quien
procederá a la impresión del documento para la aprobación correspondiente y
recopilación de firmas, con el visto bueno de la modificación por el Analista de
calidad/ Supervisor y de acuerdo a lo establecido en el Instructivo para el
control de revisión y aprobación de los documentos (IT-CDR-01-03).
5. Aprobado el documento se procederá a ejecutar la divulgación de la modificación o
elaboración del documento tal y como establece el apartado 5.1.10 de este
Procedimiento.
Los Documentos de Origen Externo (Estándares de la industria, publicaciones técnicas
nacionales e internacionales, relacionadas con el que hacer marítimos, regulaciones
legales, etc.) son necesarios ya sea como referencia o con el fin de satisfacer los requisitos
de los clientes.
Ellos son identificados para asegurar la utilización de la versión vigente, mediante una
Lista de Documentos Externos (F-CDR-01-02).
Cada Enlace a calidad de
Departamento o Sección llevará esta lista actualizada de los Documentos de Origen
Externos que les conciernen.
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En el caso de aquellos Departamentos o Sección que consulten documentos externos a
través de la Internet, los mismos mantendrán una lista actualizada de dichas direcciones
electrónicas como referencia.
El AGC-MM mantendrá una copia controlada por escrito en papel de la documentación del
Sistema de Gestión de Calidad y otra copia en soporte electrónico tal y como se definen en
el punto 5.1.6
5.1.4 Identificación de cambios en los documentos
La identificación de cambios en los documentos permite que:
a) Se aseguren que las instrucciones y referencias sean uniformes en todas las
partes.
b) Se aseguren que los documentos permanecen adecuados para su propósito.
c) Que dichos documentos se mantienen actualizados, de esta forma solo la
última versión estará en uso.
d) Se identifiquen fácilmente los documentos obsoletos.
e) Se facilite la recuperación, referencia, revisión, correcciones y emisión de los
documentos y procedimientos.
f) Se identifique fácilmente los documentos específicos del sitio, así como
también los documentos de origen externo.
g) Se facilite la verificación del estado de la documentación en las Auditorias
Internas.
h) Se asegura que solo las personas autorizadas realizan los cambios.
5.1.5 Estado de versión vigente de los documentos
El AGC-MM mantiene una Lista Maestra de Documentos (F-CDR-01-01) en la que se
encuentra estipulada: Los Procedimientos, los Instructivos y los Formatos, así como
también especifica la identificación general de los documentos (nombre, código, versión
vigente, fecha de aprobación etc.).
La versión de los documentos se identifica mediante un número consecutivos, según se
vayan generando los cambios en la documentación.
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5.1.6 Disponibilidad de los documentos, versiones pertinentes en sus puntos
de uso
El AGC-MM mantiene una Matriz de Distribución de Documentos Asignados
(F-CDR-01-05) con el fin de que se identifiquen fácilmente los documentos específicos
del sitio y la interrelación de los documentos.
Cada enlace a calidad en las secciones o departamentos debe velar por salvaguardar la
documentación del sistema de calidad, dicha documentación se mantendrá disponible para
el personal involucrado en manuales de procedimientos.
5.1.7 Documentos legibles y fácilmente identificables
Para asegurar que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables se ha
elaborado un instructivo IT-CDR-01-01 Instructivo para la elaboración de
documentos, que detalla como se realiza la identificación de los documentos por
proceso.
5.1.8
Identificación, control y distribución de los documentos de origen
Interno y externo del sistema de gestión de calidad.
Se han determinado los Documentos de Origen Interno y Externo de la siguiente manera:
5.1.8.1 Son documentos de origen interno los elaborados por la propia institución estos
pueden incluir, pero no están limitados a:
a)
b)
c)
d)
e)
Política de Calidad
Manual del Sistema de Gestión de Calidad
Procedimientos
Instructivos
Formatos
5.1.8.2 Identificación de los documentos de origen externo
Se han identificado como documentos de origen, pero no están limitados a:
a)
b)
c)
d)
Normas Internacionales
Regulaciones Gubernamentales (leyes, decretos o reglamentos)
Convenios
Documentos necesarios para la realización del servicio
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5.1.8.3 Distribución de los documentos
Para efectos de distribución de los documentos solamente se podrán hacer copias de estos
documentos o partes de ellos bajo la autorización del Analista de los Sistemas de Calidad
(Supervisor) del AGC-MM en cuyo caso se indicará la naturaleza de la misma. Las copias
solicitadas para casos especiales o para áreas que no se encuentran dentro del alcance
del SGC, deben identificarse como copias NO CONTROLADAS, ya sea por un sello o
identificación escrita de la naturaleza de los mismos.
Al entregar una nueva versión o un nuevo documento la Secretaria del Área de Gestión de
Calidad registrará en el Formato de Asignación de Copias Controladas (F-CDR-0103), la entrega de la misma, así como también la recepción de la versión obsoleta.
5.1.8.4 Distribución de los documentos de origen externo
La distribución de los documentos de origen externo se realiza de acuerdo a lo
establecido en el Instructivo Para el Control de los documentos de origen
externo – Departamento de Control y Cumplimiento de Marina Mercante,
(IT-CDR-01-02).
5.1.8.5 Control de otros documentos
Otros documentos necesarios para la prestación del servicio y que forman parte del
Sistema de Gestión de Calidad son llamados Documentos de Valor, los mismos son
controlados según lo descrito en el Procedimiento para el Control de los
Documentos de Valor (PR-CDR-03).
5.1.9 Documentos obsoletos y su identificación
Todas las copias controladas que son retiradas de su lugar de uso, debido a su
obsolescencia deben ser entregadas al AGC-MM para su destrucción, con excepción del
original, el cual se le debe identificar mediante un sello con la palabra “OBSOLETO”, con
la finalidad de prevenir su uso no intencionado, el mismo se mantendrá según el tiempo
que establece la tabla de vida de los documentos correspondientes.
En el caso específico de la Misión Permanente de Panamá ante la OMI en Londres
y las Sedes internacionales de SEGUMAR los documentos que le apliquen le serán
enviados por vía electrónica en formato PDF como una COPIA CONTROLADA del SGC.
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Los enlaces a calidad de la Misión Permanente de Panamá ante la OMI y de las Sedes
Internacionales deben remitir al AGC-MM, la notificación por escrito de que las copias de
los documentos obsoletos son eliminadas.
5.1.10 Divulgación de los documentos
En cada Departamento o Sección, al igual que la Misión Permanente de Panamá ante la
OMI y Sedes internacionales de SEGUMAR el enlace a calidad asignado, velará por la
divulgación del nuevo documento o la nueva versión.
Evidencia del cumplimiento de la misma quedará determinado mediante: Lista de
asistencia, e-mail o memorando según sea el caso.
Copia de tal evidencia deberá ser enviada al AGC-MM. En ningún momento se realizará
una inducción sin la aprobación previa del documento.
NOTA: En el caso especifico de las Sedes Internacionales, las copias controladas en forma
electrónica deben contar con un cintillo aclaratorio que indique que la impresión del mismo
se convierte en una copia NO CONTROLADA.
5.2 Control de los registros
En la Autoridad Marítima de Panamá, Dirección General de Marina Mercante los registros
generados por el Sistema de Gestión de Calidad son establecidos y controlados para
proporcionar evidencia de la conformidad con el SGC como sigue:
5.2.1 Identificación de los registros
Los registros son establecidos e identificados para facilitar su recuperación. Los registros
son fechados e identificarán al personal, producto o evento para los cuales fueron
generados.
Los registros del sistema de gestión de calidad se encuentran determinados por resolución
de la institución y pueden ser generados por:
a) Personal involucrado en una actividad o trabajo que requiere que
los resultados sean registrados.
b) Para determinar y referenciar el periodo de tiempo, el producto,
la persona o evento a los cuales están relacionados.
c) Lo establecido en los procedimientos en cuanto a la elaboración de
documentos y formatos, los cuales pueden ser reportes, libros
diarios, minutas de reunión, etc.
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Los registros podrán ser identificados por:
a)
b)
c)
d)
El nombre correspondiente del registro,
Fecha de generación, (mes o año).
Nombre del Barco o Cliente (si aplica).
Número determinado del producto (algunos ejemplos son: IMO,
patente, letra de radio, número de auditoria, etc.)
e) Código del formato (si aplica).
f) Otros datos que puedan identificar al mismo.
Todos los registros en papel deben ser legibles y de fácil comprensión. Las observaciones,
datos o cálculos deberán registrarse en el momento en que se generan y deberán ser
identificables con el cometido específico.
Cuando los registros son llevados electrónicamente, los usuarios deben asegurarse que la
información registrada corresponde a los datos originales.
5.2.2 Almacenamiento de los registros
Los registros son almacenados en un ambiente conveniente para evitar su deterioro o
pérdida.
Los registros en formato impreso o papel deben ser mantenidos y almacenados, estos
pueden ser en: archiveros, carpetas, cajas, cajones, gabinetes entre otros, debidamente
identificados de tal manera que se pueda recuperar el mismo fácilmente.
5.2.3 Protección de los registros
Los registros establecidos están protegidos, mantenidos y resguardados en un lugar
designado por cada sección o departamento, de tal modo de reducir al mínimo su
deterioro y prevenir la perdida o daño de la información.
Cada sección o departamento será responsable de archivar los registros que genere de
acuerdo a las actividades que desempeñe.
Los Jefes de departamento o sección son los responsables de velar por la integridad de los
registros generados por el personal a su cargo.
Los registros en medio electrónico se les realizará copias de seguridad o (back up) para su
protección en forma regular tal y como lo establece el Procedimiento Para el control y
Respaldo de los Registros Electrónicos, PR-CDR-02.
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5.2.4 Recuperación de los registros
Los registros deben estar organizados de tal modo que se facilite su recuperación, si fuera
necesario y ubicado en sitios accesibles al personal que los requiera para el desarrollo de
su trabajo.
Cuando exista un convenio contractual, los registros estarán disponibles para la inspección
por el cliente o su representante, sin embargo la confidencialidad de los datos debe ser
siempre considerada.
Los registros estarán disponibles para los representantes de la institución (tales como
Auditores internos) si son requeridos.
5.2.5 Retención de los registros
Todos los registros generados serán recopilados y retenidos con el fin de demostrar el
cumplimiento a los requisitos especificados en el sistema de calidad, a las leyes y
regulaciones legales, y a los requisitos solicitados por el cliente.
Los períodos de retención son determinados por la institución y han sido estipulados en las
resoluciones Nº 106-035-DGMM del 05 de agosto del 2010; La Resolución ADM No.00902011; la Resolución ADM 567-A-2010 del 08 de septiembre de 2010 y Ley No.13 del 23
de Enero de 1957 orgánica de Archivos Nacionales de la República de Panamá.
Notas: Las leyes o resoluciones vigentes para la retención de los documentos
tendrán prioridad de cumplimiento.
5.2.6 Disposición de los registros
Los registros son conservados durante un período de tiempo determinado y al finalizar el
período son destruidos.
a. Cuando el tiempo de retención ha finalizado los registros deben ser dispuestos
de manera apropiada.
b. Los registros de trabajo deben ser eliminados con la consideración prevista
para mantener la confidencialidad del cliente.
c. Los registros sólo deben ser eliminados por personal autorizado para tal fin y
tomando en cuenta los lineamientos establecidos en las resoluciones y leyes
descritas en el punto 5.2.5
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6. Documentos Relacionados
-
Norma ISO 9001:2008, Sistema de Gestión de Calidad - Requisitos.
Procedimiento para el Control de los Documentos de Valor (PR-CDR-03).
Procedimiento para el Control y Respaldo de los Registros Electrónicos
(PR-CDR-02).
Instructivo para la Elaboración de Documentos (IT-CDR-01-01).
Instructivo para el Control de Documentos Externos – Departamento de Control y
Cumplimiento (IT-CDR-01-02).
Instructivo para el Control de Revisión y Aprobación de los Documento
(IT-CDR-01-03).
Resolución Nº 106-035-DGMM del 05 de agosto del 2010;
Resolución ADM 567-A-2010 del 08 de septiembre de 2010;
Resolución ADM No.0090-2011;
Ley No. 13 de 23 de enero de 1957, orgánica de los Archivos Nacionales de la
República de Panamá.
7. Formatos
Título
Lista Maestra de Documentos
Lista de Documentos Externos
Asignación de Copias Controladas
Lista de Enlaces a calidad
Matriz de Distribución de Documentos Asignados
Código
F-CDR-01-01
F-CDR-01-02
F-CDR-01-03
F-CDR-01-04
F-CDR-01-05
8. Modificaciones
Fecha
Versión
Cambio Realizado
Revisión por
Calidad
18/05/2011
05
*Se realizó una modificación general al
Procedimiento.
*En el punto 5.2.5 se especificaron las
resoluciones actualizadas que establecen la tabla
de vida.
9. Anexo
-
Anexo 1. Funciones de los Enlaces a Calidad.
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