[NOMBRE DE LA COMPAÑIA] MANUAL PARA CREAR UN PLAN

Manual de Defensa de Alimentos
[NOMBRE DE LA COMPAÑIA]
MANUAL PARA CREAR UN PLAN DE DEFENSA
DE LOS ALIMENTOS
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Definiciones:
Defensa de los alimentos, consiste en prevenir, reducir o responder a la
contaminación deliberada de alimentos causada por una serie de posibles agentes
amenazantes. Las cuales representan actos criminales que tienen la intención premeditada
de hacer daño.
Inocuidad de alimentos, se refiere a la contaminación accidental de los alimentos
durante el procesamiento o almacenamiento por peligros biológicos, químicos o físicos.
Seguridad alimentaria, es asegurar que las personas tienen en todo momento, acceso
físico y económico, a suficientes alimentos, inocuos y nutritivos, para satisfacer sus
necesidades alimentarias y sus preferencias en cuanto a los alimentos a fin de llevar una
vida activa y sana.
HACCP, Análisis de peligros y puntos críticos de control. Es un enfoque sistemático
de prevención de problemas con el fin de asegurar la producción de productos alimenticios
que sean inocuos para el consumo. Se utiliza el sistema HACCP en la industria alimentaria
a fin de detectar posibles peligros para la seguridad alimentaria, con el propósito de que
las acciones claves, conocidas como Puntos Críticos de Control (PCC's) se pueden tomar
para reducir o eliminar el riesgo de que los peligros sucedan.
Es preciso señalar que debido a la diferencia entre el término inocuidad de alimentos y
defensa de los alimentos, el plan HACCP de una planta NO deberá utilizarse para sustituir
el plan de defensa de los alimentos. El plan de defensa de los alimentos se refiere a los procesos
descritos en este manual. Los mismos se basan en estándares nacionales/internacionales/internos.
Aplicabilidad
Este documento presenta el programa de defensa de los alimentos para la empresa [nombre de
la empresa]. El mismo aplica a todos los procesos relacionados con la elaboración de nuestros
productos, incluyendo recibo de materia prima y empaque, almacenamiento y distribución de los
productos terminados.
Propósito
El plan de defensa de los alimentos busca identificar las medidas preventivas que podrían
tomar los operarios del establecimiento para reducir los riesgos de “adulteraciones”, manipulación
malintencionada a los productos, así como de otras acciones maliciosas, criminales o terroristas
en la cadena de suministros de alimentos.
Compromiso
Políticas o Programas escritos de defensa de los alimentos
La empresa [nombre] se compromete a crear, establecer e implementar un plan de defensa
de los alimentos el cual asegura la producción de alimentos de alta calidad previniendo daños
malintencionados.
A continuación se muestran las políticas y programas escritos que posee nuestra empresa y
que conciernen al plan de defensa de alimentos. Todos los empleados deberán conocer y ser
capacitados en los siguientes programas y políticas (referirse a documento, DA-1).
Programa/Política
Propósito
Número de referencia
Responsabilidad de la Gerencia
La defensa de los alimentos de nuestros productos es responsabilidad de todos en la empresa.
La gerencia tiene la responsabilidad de establecer los mecanismos para facilitar la participación
activa de todos en la ejecución del plan de defensa de los alimentos. Para esto se ha establecido
la siguiente estructura organizacional.
[Incluir un diagrama de la estructura organizacional donde se establezca claramente quienes son
las personas encargadas del plan de defensa de los alimentos. Asignar la responsabilidad general
de la defensa de los alimentos a un solo empleado, quien comprenda las necesidades de seguridad
de las instalaciones. Se recomienda que se incluya en el Manual la descripción del trabajo (job
description) de aquellas personas que dirigen los esfuerzos de defensa de los alimentos en la
planta.]
Definir el equipo de defensa de alimentos
Ø
Recomendaciones:
El equipo deberá ser multifuncional (si la planta procesadora se divide en distintos
departamentos, incluir preferiblemente integrantes de los distintos departamentos).
Seleccionar empleados responsables y confiables, que puedan llevar a cabo las
tareas asignadas y dispuestos a participar y aportar beneficios al equipo. Es de suma
importancia que el equipo sea dedicado y que halla buena comunicación entre los
integrantes. El reemplazo frecuente de miembros del equipo puede dificultar el
permanecer concentrados y unidos.
Adiestrar a los miembros del equipo de defensa de alimentos de la planta es vital
al momento de establecer un programa. Esto puede lograrse con recursos de la planta o de
una fuente externa. Cada miembro del equipo necesita tener un entendimiento básico de
defensa de alimentos y de los métodos específicos usados en su planta.
Deben delegarse responsabilidades a varios empleados una vez el programa se
desarrolle.
Es recomendable incluir o hacer partícipe de su plan de defensa a un asesor legal/
consultor de la planta
o
El asesor legal debe estar consciente de las decisiones tomadas por el equipo
de defensa de alimentos de la planta y de cómo afectan el negocio.
o
Existen varias repercusiones legales al tomar o no tomar ciertas acciones
durante situaciones específicas de seguridad o de emergencia.
o
El asesor legal debe mantener actualizado al equipo en cuanto a leyes locales,
estatales y federales, ya que éstas pueden tener impacto sobre las políticas que
posee la empresa que se refieren a los empleados, visitantes y derechos de los
mismos.
Ø
Responsabilidades del equipo:
Deberá evaluar, implementar y manejar varios componentes de seguridad en las
instalaciones.
Minimizar los riesgos identificados en la evaluación de vulnerabilidades. El equipo
también manejará y hará que se cumplan los pasos establecidos en el programa.
Determinar un nivel de vulnerabilidades de seguridad física basado en el nivel de
amenaza de las instalaciones.
-
Asegurar que las normas de la compañía están implementadas.
Asegurar que se lleven a cabo las políticas y programas establecidos para el
programa de defensa de alimentos de la planta.
El coordinador del plan de defensa de alimentos dirigirá al equipo cuando ocurran
eventos de seguridad, cuando haya reuniones o cuando deban revisarse los programas y
las políticas.
Asegurarse que se haya desarrollado un programa efectivo de defensa de alimentos
de la planta y que se siga.
o
El plan no debe entorpecer las operaciones diarias en las instalaciones, ya
que si se desarrolla un programa de seguridad que sea muy rígido y que
entorpezca o detenga la producción, los empleados harán caso omiso de éste para
asegurar que la producción continúe eficientemente. Si esto ocurre la planta no
tendrá un programa de defensa de alimentos exitoso.
Ø
Algunas labores que deben ser abordadas por el equipo:
Políticas y procedimientos para la verificación de antecedentes de los empleados.
Supervisión de las operaciones de vigilancia en la planta.
Inspecciones de las cercas y los terrenos exteriores.
Inspecciones programadas y mantenimiento de la iluminación.
Políticas y procedimientos para el control de transporte.
Políticas y procedimientos para el control de la entrada de visitantes.
Diseño, mantenimiento y procedimientos para los sistemas de cámaras de seguridad
(televisión en circuito cerrado).
Uniformes e identificaciones para empleados
Entrada y acceso para empleados
Capacitación y conciencia en defensa de alimentos de la planta para los empleados.
Determinación de efectividad de seguridad de las puertas exteriores.
Manejo de los sistemas de control de acceso electrónico (si aplica).
Diseño, mantenimiento y procedimientos para los sistemas de alarma.
Manejo y control de llaves
Procedimientos de seguridad para áreas sensibles.
Temas de seguridad asociados con subcontratistas y personal de entrega.
Comunicación con la policía local
Plan de Defensa de los alimentos
Parte I
Se pueden establecer dos equipos en el plan de defensa de alimentos de la compañía:
El equipo de defensa de la planta y El equipo de manejo de crisis. El mismo equipo que se
establezca como equipo de defensa de la planta puede ser el mismo equipo de manejo de crisis,
todo depende de la cantidad y disponibilidad de los empleados de la planta.
A. Equipo de Defensa de Alimentos
Nombre
Título/Posición
Juan del Pueblo
Juanita del Barrio
María del Campo
Descripción de
# teléfono
trabajo
Gerente de calidad Coordinador del plan Celular:
de defensa de
alimentos.
Personal/casa:
Capacitación y
conciencia en
Trabajo:
seguridad de la planta
para los empleados.
Gerente de
Manejo y control deCelular:
mantenimiento
llaves.
Personal/casa:
Trabajo:
Recursos humanos Políticas
yCelular:
procedimientos para el
control de la entrada dePersonal/casa:
visitantes.
Trabajo:
*Recuerde: Los miembros del equipo pueden tener más de una responsabilidad (todo depende de la carga de trabajo
y/o tiempo que posean)*
Incluir en un párrafo una breve descripción de la función de este equipo de defensa y con
qué frecuencia se reúnen.
Ejemplo: El equipo se reúne semanalmente para discutir las políticas, los programas y los
procedimientos de seguridad de la planta. Los miembros del equipo revisan la documentación
recolectada durante esa semana para asegurar que esta completa. Las medidas de control de
vulnerabilidades que han sido establecidas son revisadas para ver su efectividad. De ser necesario
se recomiendan cambios y se establecen medidas correctivas. Todos los cambios y resultados
generados durante estas reuniones son documentados.
B. Equipo de manejo de crisis
Nombre
Título/Posición
Descripción de
trabajo
# teléfono
Celular:
Personal/casa:
Trabajo:
Incluir en un párrafo una breve descripción de la función de este equipo de manejo de crisis
y con qué frecuencia se reúnen.
Ejemplo: El equipo se reúne mensualmente para discutir todos los cambios en procesamiento,
productos, seguridad, personal del equipo o incidentes ocurridos. Todos los nuevos miembros del
equipo son adiestrados. Los resultados generados en estas reuniones son documentados.
Se podría definir una crisis como un estado de emergencia o de dificultad en el cual se ve
alterado uno o más aspectos del estado de producción normal de la empresa que puede traer
repercusiones económicas, morales, sociales y legales. Algunos ejemplos de una crisis podrían
ser: retiro de producto, explosión en la empresa, incendio en la empresa, enfermedad o muerte de
un consumidor a causa de su producto, la integridad de los empaques de producto terminado ha
sido adulterada, entre otras.
Descripción de las instalaciones
Ejemplo: Esta es una pequeña planta de sacrificio y/o procesadora de producto (carne/huevo/etc.)
ubicada en una zona rural/urbana. Es un negocio familiar que cuenta con # de empleados.
Describa brevemente que hace su planta.
Diagrama de flujo general de la planta
Favor bosqueje un diagrama de flujo genérico de la(s) operación(es) que se llevan a
cabo en su planta. Este diagrama facilitará la tarea del equipo de defensa de alimentos al
momento de evaluar las vulnerabilidades presentes en el proceso.
Parte II
Evaluación de vulnerabilidades – Puede hacer uso de una Lista de control para la autoevaluación de la seguridad alimentaria de la industria. Con esta lista evaluará los alrededores de
la planta, el interior, el proceso, los empleados, etc. También, si están disponibles, pueden
evaluar los planos de las facilidades. Luego de evaluar las vulnerabilidades/riesgos que pueda
tener la planta establezca medidas de control.
Objetivo número 1- Garantizar la seguridad general interna
Seguridad general interior
Vulnerabilidades
Posibles medidas de seguridad
Objetivo número 2 – Garantizar la seguridad de las operaciones de sacrificio
Seguridad del sacrificio
Ejemplos de vulnerabilidades
Posibles medidas de seguridad
Objetivo número 3 – Garantizar la seguridad de procesamiento
Seguridad del procesamiento
Ejemplos de vulnerabilidades
Posibles medidas de seguridad
Objetivo número 4 – Garantizar la seguridad de almacenamiento
Seguridad del almacenamiento
Ejemplos de vulnerabilidades
Posibles medidas de seguridad
Objetivo número 5 - Garantizar la seguridad general exterior
Seguridad general exterior
Ejemplos de vulnerabilidades
Posibles medidas de seguridad
Objetivo número 6 – Garantizar la seguridad del envío y recepción
Seguridad del envío y recepción
Ejemplos de vulnerabilidades
Posibles medidas de seguridad
Objetivo número 7-Garantizar la seguridad del agua y el hielo
Seguridad del hielo y el agua
Ejemplos de vulnerabilidades
Posibles medidas de seguridad
Parte III – Establecer Plan de defensa de alimentos
En la sección anterior (Parte II) el equipo de defensa de alimentos identificó las vulnerabilidades
de su planta y propusieron posibles medidas de seguridad para el control de las mismas. En esta
sección, el equipo de defensa de alimentos, establecerá las medidas de seguridad para el control de
las vulnerabilidades identificadas, que considere más efectivas, de menor costo económico para
la planta y que realmente pondrá en práctica para que el plan de defensa de alimentos sea uno
efectivo. A continuación se muestra un ejemplo general de los aspectos que debe cubrir su plan de
defensa de alimentos. Recuerde que muchas de las medidas de seguridad que usted tome contarán
con documentos de apoyo, debe incluir su número de referencia o título de documento en esta
sección. Y recuerde, muy importante, tenerlos disponibles en un lugar accesible porque en caso
de que ocurra un incidente de gran magnitud, éstos pueden ser su salvavidas.
1.
Medidas de seguridad en el interior de la planta
Objetivo: Proteger el producto de la adulteración intencional en el área de proceso, de
almacenaje y área interior en general de la planta.
1.1
Empleados – Los empleados son capacitados en todos los programas y
políticas que posee la empresa (especifique – referirse a: documentos de apoyo/
capacitación en Defensa de alimentos, etc). Personal de supervisión monitorea a los
mismos en sus áreas de trabajo.
1.2
Contratistas – Se les brinda a contratistas políticas de la planta donde
especifica tipo de privilegios para los contratistas (Programa/política, número de
referencia).
1.3
Visitantes – Se limita el acceso a los visitantes a las áreas sensibles de la
empresa. Se estableció sistema de registro de visitantes (formulario DA-#) y éstos son
escoltados en todo momento mientras estén en la planta.
1.4
Almacenamiento de agentes químicos – La empresa mantiene los agentes
químicos asegurados bajo llave. Solo personal autorizado tiene acceso a los mismos.
Se capacita a los empleados autorizados en el programa DA-#. Se lleva inventario de
los mismos, formulario DA-# y se controla su uso, DA-#.
1.5
Almacenamiento de etiquetas – La empresa mantiene las etiquetas
almacenadas bajo llave. Se mantiene inventario de las mismas (DA-#) y hoja de uso
(DA-#).
1.6
Almacenamiento de materia prima – Personal autorizado se encarga de
mantener el inventario de la materia prima recibida y verificar la integridad de los
empaques de la misma. Documento de apoyo #.
1.7
Almacenamiento de producto terminado – Personal autorizado se encarga
del almacenamiento y despacho del producto terminado. Se lleva registro de todo
producto terminado almacenado (referirse a documento de apoyo). Se verifica la
integridad del empaque de todo producto terminado periódicamente.
1.8
Seguridad en área de sacrificio -
1.9
Seguridad en área de procesamiento – Se limita la entrada al área de
procesamiento solo a personal autorizado. Se colocaron carteles en la puerta de entrada
al área de procesamiento que restringen el acceso solo a personal autorizado. Se limita
la entrada de artículos personales por lo empleados y visitantes a esta área (política #).
Se brinda supervisión a los empleados en el área de proceso.
1.10 Seguridad del agua – El agua utilizada para proceso es agua potable, se
realizan las pruebas de calidad requeridas por el departamento de salud (¿frecuencia?¿Documento de apoyo?) Se colocó llave para limitar acceso al agua de la cisterna, a la
misma se le da mantenimiento (documento de apoyo).
2.
Medidas de seguridad en el exterior de la planta
Objetivo: Proteger el acceso de personas sin autorización a la planta o la entrada de
materiales no apropiados para la seguridad de la planta y el suministro de alimentos.
2.1
Seguridad física en el exterior – La planta cuenta con sistema de alarma
de seguridad que alerta en caso de que alguien intente entrar a la planta de manera
forzada en horas no laborables. La planta cuenta con servicio de guardia de seguridad,
referirse a DA-#. Se han protegido las puertas y ventanas con rejas y candados
para evitar escalamiento. Solamente personal autorizado posee llaves de las puertas
y candados y se lleva inventario de las mismas (referirse a documento DA-#). El
establecimiento cuenta con sistema de cámaras de seguridad, buena iluminación en la
noche (Formulario de mantenimiento de iluminación, DA-#). Entre otros.
2.2
Seguridad del envío y recepción – Recepción: No se recibe materia prima
sin la debida verificación (documento de apoyo) y solo se aceptan entregas de materia
prima que hayan sido programadas, se pide cartas de garantías (documento de apoyo),
se completan los debidos registros (documentos de apoyo). Se realiza compra de
materiales solamente a vendedores reconocidos. Se realiza inventario de empaques y
pedidos y se examina la integridad del empaque. Envío: Hay empleados designados
para despacho y entrega por órdenes llevando contabilidad (documento de apoyo).
Se lleva registro de las personas que reciben y distribuyen el producto (documento de
apoyo). Los choferes son capacitados y certificados en el programa de buenas prácticas
de transporte y defensa de alimentos (documentos de apoyo).
2.3
Manejo seguro de correspondencia – Se ha creado una política sobre
manejo de correo y los empleados designados son orientados y capacitados en el
mismo para evitar el acceso de correspondencia sospechosa a las instalaciones de
proceso de la planta (referirse a documento DA-#).
3.
Medidas de acción en caso de que ocurran incidentes
Objetivo: Poder responder de la manera más rápida posible a algún incidente o evento
que ponga en riesgo a su planta y el suministro de alimentos, por ende la seguridad del
consumidor.
3.1
Se han establecido los diferentes protocolos a seguir en caso de que ocurra
algún incidente (DA-# y DA-#), alguna queja del consumidor (DA-# y DA-#), llamada
de amenaza y extorsión (DA-#).
3.2
Se ha establecido un equipo de manejo de crisis (o el equipo de defensa de
alimentos) el cual sigue el protocolo DA-# (u otro) en caso de que ocurra algún evento
(crisis) y existe una lista de números de contacto en caso de emergencia (referirse a
apéndice).
3.3
Programa de retiro del producto del mercado/Trazabilidad – Referirse a
documento DA-# y DA-#.
3.4
Parte IV
Otros protocolos para manejo de emergencias
Proceso de Verificación
Lleve a cabo pruebas trimestrales como fin de probar y verificar la efectividad de su plan de
defensa de alimentos. Algunos ejemplos de pruebas o simulacros: verificar el estado de las
entradas que deben estar cerradas, verificar el respeto a las políticas de la compañía por parte
de los empleados en cuanto a traer objetos no permitidos a las áreas de proceso, verificar si se
mantienen los registros de materiales peligrosos al día, realizar un ejercicio de retiro de producto
ficticio, etc. Se debe documentar lo encontrado en las pruebas en el formulario DA-# (Verificación
del plan de defensa de alimentos trimestral) y luego enumerar las acciones correctivas para
prevenir recurrencias.
Proceso de Revisión
Este documento se revisará por lo menos anualmente para cotejar su validez y actualizarlo,
según corresponda, de forma tal que refleje los cambios y mejoras realizadas a consecuencia
de auditorias internas o externas, investigaciones, resultados de acciones correctivas, quejas o
reclamaciones de clientes. Además tiene que revisar el plan cuando ocurre la adición de un
producto nuevo, cambio de suplidores, cambios en los procesos, adición de nuevas tecnologías o
cualquier otro evento que así lo requiera. La revisión será responsabilidad de [Persona o posición
designada por la gerencia]. Referirse a formulario DA-#.
Control de Documentos
La responsabilidad del control de documentación recae sobre [el/la asistente administrativo del
departamento de Control de Calidad]. Los documentos y formularios oficiales se guardarán [en
las estaciones de documentación en las áreas designadas, copias electrónicas].
Registros
[Describir donde se guardarán los registros, cual es el proceso de firmas necesarios, por cuanto
tiempo, quien es la persona responsable, etc.]
Ejemplo:
1. Lista de los registros que aplican al plan de Defensa de Alimentos, referirse a Índice
de documentos del plan de defensa de alimentos: DA-0. (Hoja de visitas, Inventario de
sustancias químicas, MSDS, Guías de seguridad para los visitantes, formulario de quejas,
etc).
2.
Dónde los guardan (protección).
3.
Cada cuanto tiempo los revisan.
4. Por cuánto tiempo guardará los documentos (Recomendación de FSIS: 1 año para
cualquier tipo de producto y 2 años para productos congelados y estables en el estante.
Tenerlos en un lugar disponible, de fácil acceso por lo menos 6 meses).
Apéndice
Lista de contactos – Números telefónicos
Deberán figurar en el plan los contactos actualizados de seguridad nacional del gobierno
estatal y federal y las autoridades de salud pública. Además deberán incluirse en la lista de
contactos las autoridades locales y las oficinas del FBI. Esta lista deberá actualizarse con
frecuencia. Deberán detallarse en el plan los procedimientos para notificar a las autoridades
apropiadas y a los oficiales de salud pública cuando se reciba una amenaza de defensa de
los alimentos o cuando se observe evidencia real de manipulación sospechosa de un producto.
Mantenga esta lista disponible, cerca de los teléfonos para que sirva de referencia rápida en caso
de que ocurra algún incidente.
A. Autoridades a contactar en caso de emergencia
Persona, Agencia u organización
Número de teléfono
Contacto de emergencia en la planta
Departamento de policía local/estatal
Departamento de Salud local/estatal
Bomberos
Inspector de USDA FSIS a cargo de la planta
Oficina de Defensa de los alimentos y(800) 333-1284 (contestación personal las 24 horas).
preparación en casos de emergencia FSIS
USDA
Oficina nacional del inspector general de lahotline las 24 horas: (800) 424-9121.
USDA
Clientes
Proveedores/suplidores
Otro
B. Contactos de la empresa
Nombre
16
Teléfono
E-mail