INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (S.I.

Docente
JUAN PABLO OVIEDO ROA
Ingeniero de Sistemas
Especialista en Docencia Universitaria
INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (S.I.)
Introducción
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En la era industrial lo más importante era el uso del capital, para generar
nuevos productos.
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En el presente los recursos son las ideas y el uso de la información.
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Las computadoras y los Sistemas de Información (S.I.) ocupan ahora un
sitio especial en las empresas.
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El afán por la información de la sociedad actual es incontenible.
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Aumentar la confiabilidad en la información significa que aquellos que
diseñan los Sistemas de Información (S.I.) tendrán una responsabilidad
cada vez mayor.
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Las organizaciones seguirán teniendo Analistas para planear y desarrollar
sus S.I.
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Un Sistema de Información (S.I.) basado en computadora debe funcionar
de manera apropiada, ser fácil de utilizar y adecuarse a la organización
para la que fue diseñado.
Concepto básico de Sistema
Toda organización, para realizar sus actividades en forma adecuada, necesita
sistemas de trabajo orientados a lograr una coordinación integral de todos sus
elementos.
Tratando de establecer un concepto de lo que significa Sistema, podemos decir:
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Un Sistema es una red de procedimientos relacionados entre sí y
desarrollados de acuerdo con un esquema integrado para lograr una mayor
actividad de las empresas.
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Un Sistema es un ensamble de partes unidas por inferencia y que se lleva a
cabo por las empresas para lograr así los objetivos de la misma.
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JUAN PABLO OVIEDO ROA
Ingeniero de Sistemas
Especialista en Docencia Universitaria
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Un Sistema es una serie de objetos con una determinada relación entre
ellos mismos y entre sus atributos.
Sistema es un conjunto de componentes destinados a lograr un objetivo
particular, de acuerdo con un plan.
Sistema es un conjunto de componentes destinados a lograr un objetivo
particular, de acuerdo con un plan.
Sistema es una serie de funciones, actividades u operaciones ligadas entre
sí, ejecutadas por un conjunto de empleados (usuarios) para obtener un
resultado esperado.
Sistema es la interrelación de información entre el personal y la
organización para el logro de los objetivos.
Un Sistema es una serie de elementos que forman una actividad, un
procedimiento o un plan de procedimientos que buscan una meta o metas
comunes, mediante manipulación de datos, energía o materia.
Con todos los elementos expuestos, es posible afirmar que Sistema es el
resultado de un conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y
métodos) relacionados entre sí, previamente coordinados, destinados a un
objetivo común.
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El funcionamiento del Sistema es un conjunto complejo de interacciones
entre las partes, componentes y procesos que lo integran, que abarcan
relaciones de interdependencia entre dicho complejo y su ambiente.
• Un Sistema se compone :
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Elementos físicos: Reportes, Formas, Equipo, Material, Papel.
Elementos de información: Datos, Archivos de datos (memoria),
Instrucciones (¿Como hacerlo?), Procedimientos (¿que hacer y como
hacerlo ? - método), Medidas evaluaciones (comparaciones).
Elementos
humanos:
Quien,
Acciones
tomadas,
Conexiones
(interrelaciones).
Un Sistema es una red de procedimientos relacionados entre si y
desarrollados de acuerdo a un esquema integrado para lograr una mejor
actividad de la empresa.
¿ Que es un Sistema ?
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Un Sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre si
para lograr un objetivo común.
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Sistema de Información ( S.I.) :Es el medio por el cual los datos fluyen de
una persona o departamento hacia otros, y puede ser cualquier cosa, desde
la comunicación interna entre los diferentes componentes de la
organización y líneas telefónicas hasta sistemas de computo que generan
reportes periódicos para varios usuarios.
La finalidad de un Sistema es la razón de su existencia
Componentes de un Sistema de Información
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Personas: Son los Propietarios del Sistema (personas que patrocinan y
promueven el desarrollo de S.I.), los usuarios (directivos, ejecutivos,
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directivos medios, jefes de equipo, personal administrativo), los
diseñadores y los constructores.
Actividades: Procesos que se llevan a cabo en la empresa y las
actividades de proceso de datos y generación de información que
sirven de soporte a las primeras.
Datos: Constituyen la "materia prima" empleada para crear información útil.
Redes: Comunicación y coordinación de lugares en la organización
(centros de producción, oficinas, etc.).
Tecnología: Tanto hardware como software que sirven de apoyo a los
integrantes del S.I.
Procedimiento
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Puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de
operaciones concatenadas entre sí.
 Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la
determinación de los tiempos de realización, el uso de los recursos
materiales y tecnológicos y la aplicación de métodos de trabajo y control
para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.
 Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre
sí por un conjunto de empleados, ya sea dentro del mismo departamento o
abarcando varias direcciones de una dependencia para obtener el resultado
que se desea. Ejemplos : pago de nomina, selección y contratación de
personal, etc.
Un conjunto de procedimientos tendiente a un mismo fin se conoce como un
Sistema.
Ejemplos : sistema de contabilidad, sistema de administración y desarrollo de
personal, etc.
Un procedimiento se caracteriza por NO ser una actividad específica. Una
actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su
puesto. Ejemplos: recibir correspondencia, elaborar pedidos, etc.
Ej. Sistema Organizacional
Todos los Sistemas de manufactura tienen similitudes:
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Su finalidad es producir bienes o productos que satisfagan la demanda del
mercado.
Los Sistemas interactúan con sus medios ambientes para adquirir los
materiales necesarios, los obreros y el conocimiento para fabricar los
bienes.
SI el proceso de fabricación debe mantenerse, NO es posible prescindir de
ninguna de las entradas.
Los Sistemas de fabricación también generan salidas tales como productos
terminados, desperdicios, etc.
Para mantener su funcionamiento, estos Sistemas deben estar bajo
CONTROL (necesitan satisfacer ciertos estándares de desempeño).
Los gerentes y empleados vigilan constantemente los niveles de
desempeño y los comparan contra la productividad planeada (los sistemas
de fabricación son autorregulables y autoajustables).
Si los ajustes internos NO son satisfactorios (si existen muchos daños, la
calidad es muy baja o los precios no son razonables) entonces se aplican
fuerzas regulatorias al medio ambiente.
Las características generales de todos los Sistemas, son las mismas.
Cualquier Sistema puede examinarse con este marco de referencia en mente,
añadiendo los detalles que sean necesarios
Sistemas de Información Organizacionales
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La finalidad de un S.I., es procesar entradas, mantener archivos de datos y
producir información, reportes y otras salidas.
Los S.I. están conformados por subsistemas que incluyen Hardware,
Software, medios de almacenamiento de datos para archivos y bases de
datos.
Aplicación: Conjunto particular de subsistemas (equipo físico, programas,
archivos y procedimientos).
Por esta razón, los S.I. pueden tener aplicaciones en ventas, contabilidad o
compras.
Durante el diseño los Analistas tienen la responsabilidad de identificar las
características importantes y necesarias que deben tener los nuevos
Sistemas.
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Sistemas para el procesamiento de Transacciones
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El sistema más importante dentro de una organización es el que esta
relacionado con el procesamiento de transacciones.
Una transacción es cualquier suceso o actividad que afecte a toda la
organización (facturación, entrega de mercancía, pago a empleados,
deposito de cheques, etc.).
Los sistemas de procesamiento de transacciones brindan velocidad y
exactitud.
Los Analistas diseñan tanto los sistemas como los procesos para el manejo
de actividades.
El Analista desarrolla diferentes tipos de S.I. para satisfacer las diversas
necesidades de la empresa.
Ej. Software de cajeros automáticos
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S.I. de una Empresa
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La visión mas intuitiva de un Sistema de Información (S.I.) de una empresa
se obtiene simplemente observando como la información fluye de una
parte a otra de la misma, y entre ella y su entorno.
Existen flujos de información claramente observables porque corresponden
a flujos físicos:
o Llega el pedido de un cliente (es decir, del entorno).
o Alguien en ventas lo registra y envía una copia al almacén para que
sea servido (probablemente después de comprobar que el cliente en
cuestión tiene crédito).
o El almacén se comprueba que exista el stock disponible y en caso
afirmativo se asigna el pedido y se remite una copia del mismo a
facturación.
o Facturación prepara la factura correspondiente de acuerdo con las
condiciones de precio acordadas con el cliente.
Será necesario registrar las transacciones de pago por parte de los clientes, si
deseamos tener al día la información pertinente para tomar la decisión de
conceder o no el crédito a un cliente determinado que ha cursado un pedido
concreto.
También se debe tener al día la información de stocks para tomar decisiones
de compra.
La necesidad de acceder a la información esta presente no solo en la toma de
decisiones más o menos rutinaria u operacional.
Es necesario acceder a información relevante en todas las actividades que tienen
lugar en el desempeño de las funciones y procesos de negocio de cualquier
empresa, desde la planificación y definición de objetivos hasta el control de
consecución de los mismos, pasando por el diseño y puesta en practica de
acciones encaminadas a conseguir los objetivos fijados.
En resumen: Definición de un S.I. de una Empresa
Conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos
estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora
y distribuye (parte de) la información necesaria para la operación de dicha
empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando
al menos en parte, la toma de decisiones necesaria para desempeñar las
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funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su
estrategia.
ASPECTOS CLAVES
Sistema de Información
El verdadero valor de un sistema de información NO esta en la complejidad o en
la calidad del propio sistema en si mismo, SINO en la utilización que la
organización haga de él, lo que, por regla general, depende mas de factores
humanos que de factores tecnológicos.
Si NO se tiene en cuenta el impacto que puede tener la implantación de la
tecnología desde un punto de vista humano y organizativo, lo mas probable es
que la automatización del sistema FRACASE debido al rechazo o la mala
utilización de la tecnología por parte de las personas.
El éxito de una empresa y su diferenciación con respecto al resto de sus
competidores, NO viene dado por la tecnología de la que dispone, sino, por el
uso adecuado que se hace de ella en el seno de la organización.