Recomendaciones para la realización exitosa del evento

Evento Rendición de Cuentas
Recomendaciones para
la realización exitosa
del evento
Esteban Arias Monge
Programa Agroambiental Mesoamericano (MAP)
Adriana Sánchez
Oficina de Comunicación e Incidencia (OCI)
Cris Soto
Oficina de Comunicación e Incidencia (OCI)
Serie técnica
Manual administrativo no. 02
Evento Rendición de Cuentas
Recomendaciones para
la realización exitosa
del evento
Centro Agronómico Tropical de Investigación y Enseñanza (CATIE)
Turrialba, Costa Rica, 2012
Contenido
CATIE (Centro Agronómico Tropical de Investigación y Enseñanza) es un centro regional dedicado a la investigación y la enseñanza de posgrado en agricultura, manejo, conservación y uso sostenible de los recursos
naturales. Sus miembros son el Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA), Belice,
Bolivia, Colombia, Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay,
República Dominicana, Venezuela, España y el Estado de Acre en Brasil.
© Centro Agronómico Tropical de Investigación y Enseñanza, CATIE, 2010
Contenido
ISBN 978-9977-57-569-8
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Objetivos
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Públicos meta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Planificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Paso 1: Acciones antes del evento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Paso 2: Acciones durante el evento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Paso 3: Acciones después del evento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Gestión de medios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Convocatoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Atención de la prensa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Monitoreo de prensa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Anexos
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Anexo 1. Ejemplo Plan de Comunicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Anexo 2. Ejemplo Carta Agradecimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Este documento es una iniciativa de
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Introducción
Introducción
El Plan Estratégico 2009-2013 de la División de Proyección y Desarrollo establece entre sus
objetivos el posicionamiento y el fortalecimiento del CATIE en los países, incrementando la
participación del CATIE en procesos de incidencia y la difusión de la oferta tecnológica de la
institución.
CATIE, a su vez, establece entre sus valores institucionales el valor de rendición de cuentas,
entendido como una responsabilidad que va más allá de la transparencia, pues plantea el reto
de dar a conocer los resultados de nuestra labor a múltiples audiencias: países miembros,
socios y aliados en los niveles local, nacional y regional, actores claves en los sectores público
y privado, cooperantes y, por supuesto, a sus instancias de gobierno y recurso humano.
Por otro lado, el Programa Agroambiental Mesoamericano (MAP) enfatiza la incidencia en
políticas como una estrategia de escalamiento vertical y horizontal para consolidar los impactos del programa, siendo la rendición de cuentas una de las herramientas más exitosas para el
logro de estos resultados.
De aquí, la necesidad de que el CATIE aumente su intercambio con las sociedades de los
países donde ejecuta actividades, incluyendo a todas las audiencias públicas y privadas, locales
e internacionales que de una u otra forma tienen relación o interés potencial en el quehacer
de la institución.
Una herramienta que ha resultado ser clave para la consecución de estos objetivos y el cumplimiento de las metas institucionales, es el evento anual de rendición de cuentas, el cual es
liderado por las Oficinas Técnicas Nacionales con apoyo y participación de las más altas autoridades de la sede central, la Oficina de Comunicación e Incidencia y todos los proyectos e
iniciativas en marcha en el país.
Evento Rendición de Cuentas
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Introducción
Objetivos
El evento de rendición de cuentas es una actividad oficial y sistemática, originada en la necesidad de informar y visibilizar el trabajo que realizamos en la región y en el país.
Con las experiencias y lecciones acumuladas en estos dos últimos años, se plantea este documento con algunas recomendaciones para ser aplicadas en futuros eventos, de manera que
se vayan consolidando en el tiempo y cumpliendo cada vez mejor con su misión de ser una
herramienta indispensable para el logro de objetivos en incidencia, creación y fortalecimiento
de alianzas estratégicas, posicionamiento a nivel nacional y, claro está, de rendición de cuentas
a nuestros públicos meta.
Objetivos
Objetivo general
Compartir con socios y aliados el resultado de nuestras acciones conjuntas, tanto locales como
nacionales y regionales, en investigación, educación y cooperación técnica y disponer de un
espacio para la reflexión e intercambio de ideas con el fin de aumentar la relación y coordinación con estructuras de alto nivel en el país, favoreciendo el posicionamiento institucional,
la incidencia en políticas y la realización de acciones conjuntas entre el CATIE y sus socios.
Objetivos específicos
• Contribuir a la difusión y posicionamiento de la institución, sus objetivos y campos de
trabajo en cada país y en la región
• Servir como foro nacional para visibilizar, comunicar y difundir en forma transparente
los impactos, resultados, aportes e inversiones realizados por CATIE en cada país y en
la región
• Constituir un espacio de reflexión y análisis para la retroalimentación y replanteamiento de prioridades, con el fin de concretar coordinaciones interinstitucionales y
alianzas estratégicas para el desarrollo de acciones conjuntas
• Servir como plataforma para la proyección institucional, dedicada a lograr el posicionamiento e incidencia en políticas, así como el desarrollo institucional, a través de la
captación de oportunidades de proyectos de cooperación técnica
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Evento Rendición de Cuentas
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Públicos meta
Públicos meta
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Públicos meta
Por la naturaleza institucional del CATIE, su condición de universidad internacional, centro de investigación y organismo de cooperación técnica, sus objetivos y los proyectos que
conduce, es fundamental identificar como potenciales audiencias del evento de rendición de
cuentas a aquellas instituciones nacionales e internacionales, públicas y privadas que estén
comprometidas con la investigación, el desarrollo y la innovación (I+D+I), la educación de
posgrado y la cooperación para el desarrollo.
Estos públicos deben estar involucrados en campos como la gestión sostenible de los recursos
naturales y el ambiente, el manejo y conservación de bosques, la agroforestería, la agricultura,
la ganadería, el cambio climático, manejo de cuencas, socioeconomía ambiental, competitividad y cadenas de valor y, en general, comprometidos con el desarrollo rural de nuestros países.
De este modo, en las siguientes líneas se realiza una propuesta de algunos de los socios y aliados que deberían tener presencia en estos eventos:
1. Sector público: incluye a instituciones públicas del poder ejecutivo como ministerios
e instituciones autónomas. Asimismo, comprende a las instancias tomadoras de decisión en las esferas locales, municipales y nacionales que tienen relación con CATIE
(sea actual o potencial) e instituciones técnicas de naturaleza pública como centros de
investigación, institutos de la tierra, institutos de tecnología agropecuaria cuyas actividades sean afines o se relacionen con el quehacer sustantivo del CATIE. Naturalmente,
la presencia de autoridades o representantes de los Ministerios de Agricultura y Medio
Ambiente es imprescindible.
2. Aliados: este público incluye a las organizaciones civiles o no gubernamentales
que trabajan con CATIE o comparten públicos, actividades u objetivos. Se trata de
organizaciones con las que se puede contar para complementar fuerzas y respaldar
iniciativas.
3. Socios: por definición un socio es aquel que “apuesta” con nosotros en aras de lograr
el desarrollo rural de nuestros pueblos. Por ello, al decir socios pensamos primero en
nuestros cooperantes que son todas aquellas agencias u organizaciones internacionales
de cooperación técnica o financiera (sean multilaterales o de gobiernos extranjeros).
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5.
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Sin embargo, podríamos eventualmente contar con apoyo técnico o financiero de
empresas en la región, lo cual les calificaría como socios.
Sector privado: se cuentan aquí las empresas con o para las que trabajamos en la
promoción de nuestros conocimientos y tecnologías, organizaciones de productores,
cooperativas, entre otros.
Sector académico: este público incluye a los representantes técnicos y de gobierno de
las universidades públicas y privadas, institutos o centros de investigación independientes o afiliados a una entidad académica.
Sociedad civil: comprende todas las organizaciones civiles dedicadas a la protección,
promoción y tutela de derechos relacionadas con las poblaciones destinatarias de las
acciones de CATIE, como defensorías de habitantes, organizaciones de protección de
derechos de poblaciones vulnerables como mujeres, campesinos, jóvenes, indígenas,
adultos mayores, entre otros.
Medios de comunicación: aunque son también parte de la sociedad civil, los medios
de comunicación merecen una mención aparte dado el peso de su contribución en la
divulgación de nuestro quehacer y, sobre todo, de nuestros enfoques para el desarrollo
rural sostenible.
Evento Rendición de Cuentas
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Planificación
Planificación
Planificación
La planificación del evento de rendición de cuentas debe realizarse tomando en cuenta una
serie de factores que permitan que la actividad sea un éxito. Se deben considerar tres pasos:
Paso 1: Antes del evento (planificación y organización)
Paso 2: Durante el evento (dirección y control)
Paso 3: Después del evento (evaluación y control)
La planeación del evento de rendición de cuentas involucra la racionalidad para utilizar de la
mejor manera los recursos materiales y humanos disponibles, previsión para pronosticar posibles situaciones y prepararse para afrontarlas. Debe considerarse un plan B que incluye manejo
de riesgos y flexibilidad para adaptarse a los cambios. Es indispensable velar por la integración
y la excelencia. Para garantizar el éxito del evento es necesario seleccionar un equipo de trabajo y definir con precisión las tareas o actividades contempladas en cada una de los pasos.
En cada una de los pasos se recomienda coordinar con la Oficina de Comunicación e Incidencia.
Fecha: es importante tomar en cuenta cuál mes del año es el apropiado para el evento de
rendición de cuentas. No existe una fecha establecida para la actividad, sin embargo, al ser el
evento donde se presenta el informe de nuestros logros durante el año anterior, lo ideal es que
no supere el primer semestre del año siguiente. Por otro lado, es importante tomar en cuenta
que antes del mes de marzo, la institución se encuentra en fases de preparación para la rendición de cuentas ante sus órganos de gobierno.
Es importante coordinar con la sede central y las otras OTN, a fin de que nuestro evento no
coincida con otros eventos institucionales permanentes o establecidos para ese año calendario
(como la Feria Internacional o la Conferencia Wallace) ni con eventos de rendición de cuentas
en otros países. A su vez, en cada país, es importante también tomar en cuenta eventos de la
agenda nacional en los que la afluencia de público sea importante y al que seguramente nuestros invitados también deban asistir.
Invitación: deben ser enviadas como mínimo 10 días y máximo 21 días antes, con el fin de que
las personas invitadas puedan programarlo en su agenda. Es importante mantener una ronda
de recordatorio a los invitados. La invitación puede ser formal o informal. Esto quiere decir
que si es formal todo su contenido debe redactarse en palabras y no contar ni con números ni
con imágenes o fotografías, pero en ningún caso debe considerarse que el término “informal”
implica “improvisación” o “descuido en la imagen”.
Ejemplo de invitación formal
Paso 1: Acciones antes del evento
Se deben tomar en cuenta la lista de invitados, el presupuesto, el diseño de la invitación, el
programa, el lugar, los materiales, la alimentación, el protocolo, entre otros.
Lista de invitados: la lista de invitados es el primer elemento con que se debe contar para que
a partir de la cantidad de personas invitadas se puedan desarrollar todos los demás aspectos
que se requieren. Hay que contar con una base de datos completa y actualizada de los públicos meta que deben ser parte del evento de rendición de cuentas. Esta actualización debe
realizarse como mínimo dos meses antes. Esta base de datos debe contener desde datos de
contacto de los representantes de más alto nivel hasta contactos de personas clave en puestos
estratégicos que puedan no solo asistir, sino motivar y promover la asistencia de otros, colaborando así con una de nuestras metas en el evento que es contar con una buena convocatoria.
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Evento Rendición de Cuentas
El Consejo Superior, la Junta Directiva y la Dirección General
del CATIE tienen el honor de invitarle al acto de toma de posesión
del Dr. José Joaquín Campos como Director General.
Nos agradaría contar con su presencia el día viernes veintinueve de
febrero de dosmilocho, a las diez de la mañana,
en la Sala de Exdirectores del Edificio
Henry A. Wallace en la sede central del CATIE,
ubicada en Turrialba, Costa Rica.
Traje Formal
R.S.V.P.
558-2202 / 558-2551
[email protected]
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Planificación
Planificación
La invitación informal por el contrario puede llevar la numeración e incluir fotografías e
imágenes.
Ejemplo de invitación informal
Confirmación de los invitados: debe establecerse una metodología de confirmación (llamar
para confirmar si se recibió la invitación, levantar una lista de confirmación y llamar posteriormente para confirmar la asistencia por lo menos tres días antes de la actividad), esto con
el fin de contar con una buena convocatoria. Si por algún motivo la persona invitada no puede
asistir, lo ideal es que se le consulte si puede enviar a un representante y pedir los medios para
contactarle y confirmar. Es importante ir estableciendo el “poder o capacidad de convocatoria”
que se maneja en el país.
Presupuesto: con la cantidad de invitados establecidos hay que estimar el presupuesto necesario para cumplir con los objetivos planteados. También depende mucho del lugar donde se
realizará la actividad, los elementos logísticos y la duración de la actividad.
Lugar: se deben tomar en cuenta aspectos como la localización (debe ser de fácil acceso para
los invitados), número de asistentes, costo (dentro del presupuesto), comodidad (parqueos,
asientos) o aspectos técnicos (iluminación, limpieza, ventilación, libre de ruido, cómodo, con
acceso a sanitarios, electricidad, agua, acceso a servicio de catering, etc.). Antes de tomar la
decisión es muy importante visitar el lugar y planear cómo se utilizará el espacio (expositores, mesa principal, banderas, espacio para invitados especiales, prensa, espacio exterior para
exhibiciones, etc.). El lugar elegido puede ser determinante en la asistencia de autoridades
nacionales.
Para cualquiera de los dos formatos que se utilicen se deben tomar en cuenta los siguientes
aspectos:
• Colocar el logotipo del CATIE
• Redactar en tercera persona
• Utilizar el idioma del invitado
• Si la invitación es personalizada deben indicarse nombre y apellidos del invitado y
cargo que ostenta.
• Determinar el objetivo de la invitación
• Indicar lugar, día y hora donde se celebra la actividad, pudiendo adjuntar un pequeño
croquis en caso de no ser un lugar puntual o conocido por los invitados
• Colocar el teléfono o dirección donde dar respuesta a la invitación, acompañado de la
abreviatura S.R.C. (Se Ruega Contestar) o R.S.V.P. (Repondez s´ il vous plaît) o de la
frase “Para confirmaciones”
• Utilizar colores tradicionales en el papel y sobres como el blanco, marfil o beige
• En casos muy formales se recomienda indicar el tipo de vestimenta que se requiere
para la actividad (en el círculo diplomático se suele usar el término “tenida formal o
informal”).
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Evento Rendición de Cuentas
Materiales: hay que recordar utilizar materiales que estén en concordancia con la imagen
institucional (manteles, carpetas, gafetes, lapiceros, banners, publicaciones, agendas, listas de
registro, peañas, banderas, plantillas para presentaciones de PowerPoint, etc.). Además hay
que preparar otro tipo de materiales como equipo audiovisual (proyector, micrófonos, computadoras, punteros, pantallas, regletas, extensiones eléctricas, etc.) y elementos decorativos
(por ejemplo, arreglos florales). Es necesario asegurarse de que el equipo esté en buen estado.
Dependiendo del lugar donde se realice la actividad deben prepararse rótulos de ubicación
(servicios sanitarios, cafetería, etc.), preferiblemente con el logo del CATIE. A continuación
se explican en detalles algunos de estos materiales:
• Presentación de PowerPoint: las plantillas que se utilicen deben seguir la línea gráfica
institucional (uso correcto del logo del CATIE, tipo de letra institucional, colores institucionales), citada en el Manual de Identidad Gráfica del CATIE. Estas presentaciones
deben ser simples, claras y concisas (no deben estas sobrecargadas de texto). Deben
tener un balance entre fotos y textos, no utilizar muchos colores ni fuentes diferentes,
usar un tamaño de letra adecuado (para títulos se recomienda no mayor de Arial 44 y
para el contenido no mayor a Arial 24) y tener cuidado con los efectos y transiciones
Evento Rendición de Cuentas
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Planificación
Planificación
que pueden distraer o aburrir al público. Estas presentaciones deben ser enviadas a la
Oficina de Comunicación e Incidencia para su debida revisión y visto bueno con suficiente tiempo de antelación.
• Peañas: las peañas se utilizan para identificar a los miembros de un presidium o de una
mesa protocolar. Es muy importante verificar que el nombre de la persona sea el indicado y que no exista ningún error de ortografía. Deben incluir los siguientes elementos:
-- Logotipo del CATIE
-- Nombre de la persona
-- Cargo e institución
-- País (opcional)
Las peañas deben tener estos datos en ambos lados para que tanto el público como
la persona que ocupará el lugar en el presidium o en la mesa protocolar pueda ubicar
su nombre fácilmente. El tipo de letra y tamaño se especifican con más detalle en el
Manual de Identidad Gráfica del CATIE. Sin embargo, es importante destacar que no
es recomendable utilizar letras en mayúsculas ni tamaños de letra excesivamente grandes o demasiado pequeños.
• Banderas: la bandera del CATIE tiene el logo institucional y deberá ser utilizada en
todos los eventos de rendición de cuentas. La bandera del CATIE no puede ser de
menor tamaño que las otras banderas que la acompañan, ni puede quedar izada a
menor altura que las demás. Todas las banderas deben ser de las mismas dimensiones
y los mástiles deben ser de la misma altura y con el mismo tope. La bandera deberá
colocarse a la derecha del podio, escritorio o de la mesa principal con la bandera del
país donde se encuentre. Junto al podio se recomienda el uso máximo de tres banderas.
Si se requieren más banderas serán colocadas detrás de la mesa principal.
• Banners: el banner que debe utilizarse en este evento es el banner institucional oficial.
No deben utilizarse dentro del salón principal banners de programas, proyectos u otra
instancia. Estos banners pueden colocarse en las afueras del salón mediante una exhibición de materiales o presentación de proyectos. Tampoco deben colocarse banners
de otras instituciones.
Alimentación: para seleccionar la comida y las bebidas deben tomarse en cuenta las necesidades de los participantes, la hora de la actividad, el tipo de actividad, el presupuesto, así como
los usos y costumbres del país. Si se contrata un catering service este debe ser muy puntual y
atender a los invitados de la forma más respetuosa, cordial, ordenada, eficiente, rápida y las
personas a cargo de esta labor deben tener una excelente presentación personal. Si es posible,
es preferible realizar una degustación previa del menú que se preparará para los invitados. Si
al terminar la actividad se realiza un almuerzo tipo buffet, se recomienda solicitar una mesa
reservada para los invitados especiales y pedir que esta mesa sea servida.
Protocolo: el protocolo debe considerarse como un instrumento útil en la organización del
evento de rendición de cuentas y más aún como uno de los elementos indispensables para
lograr los objetivos propuestos. Es importante señalar que el protocolo no crea jerarquías, solo
las reconoce. Tampoco inventa honores ni los otorga, solo establece un orden que haga posible
las más libres y cómodas relaciones. No complica, simplifica; no crea problemas, solamente los
evita.
Edecanes: las funciones de los edecanes en el evento de rendición de cuentas son las siguientes:
• Recibir e indicar su lugar a los invitados
• Registrar a todos los invitados o asistentes
• Entregar material divulgativo de la actividad
• Entregar premios y reconocimientos si los hubiere
• Vigilar que se mantenga el orden
• Recoger preguntas del público
• Llevar los micrófonos a donde se requieran
• Encender o apagar luces
• Estar pendiente de cualquier necesidad del ponente o de los miembros de la mesa
principal
Los edecanes deben estar identificados con un gafete y de ser posible con una vestimenta
especial, de manera que si un invitado tiene una duda o consulta pueda dirigirse directamente
a ellos. Los edecanes con anticipación deben conocer el lugar donde se realizará la actividad,
la ubicación de los invitados y tener la mayor cantidad posible de información de las personas
que recibirán (fotografías, biografía, etc.). La cantidad de edecanes dependerá de las funciones
que deba desempeñar y de la cantidad de invitados.
• Publicaciones: Uno de los materiales que deben prepararse para este evento es el
“Informe País”, el cual debe ser coordinado con la Oficina de Comunicación e Incidencia
con suficiente tiempo de anterioridad para el debido de proceso de edición, diagramación e imprenta (la impresión puede realizarse tanto en la sede como en el país).
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Evento Rendición de Cuentas
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Planificación
Planificación
Programa: el evento de rendición de cuentas debe durar unos 75 minutos aproximadamente y
no extenderse más de este tiempo. En el programa deben estar incluidos, al menos, los siguientes puntos:
1. Palabras de bienvenida
2. Presentación de Informe Anual del CATIE
3. Presentación del Informe País
4. Sesión de preguntas
5. Palabras de cierre
Además de estas actividades se puede considerar tocar un tema de fondo (por ejemplo, presentación de un proyecto), presentar un video, hacer un reconocimiento, presentación musical
o artística o realizar una feria donde se presenten los proyectos o actividades que realizan en
el país. El uso de la palabra se realizará en forma ascendente. De esta manera iniciarán las personas de menor rango, concluyendo la persona de mayor rango, el invitado especial o quién
ocupe el puesto de mayor jerarquía.
Maestro de ceremonia: El maestro de ceremonias tiene que dirigir, guiar y conducir el evento
de rendición de cuentas desde su inicio. Es importante preparar con anterioridad un guión
para el maestro de ceremonias basado en el programa de la actividad. Este guión puede incluir
intercepciones de pequeñas frases sobre el quehacer del CATIE o de un tema en particular
que compete al objetivo del evento.
Precedencia: la precedencia se compone de una persona o un conjunto de personas que ocupan el lugar más preeminente y destacado. Es importante conocer la precedencia de invitados
especiales para asignar los lugares donde se ubicarán (mesa principal o primera fila en el auditorio), determinar el momento en que harán uso de la palabra en el programa y recibirlos de
la forma adecuada.
Check list o plan de comunicación: durante la planificación y organización del evento de rendición de cuentas, se recomienda contar con una lista de los elementos logísticos o check list,
la cual será una herramienta eficaz para corroborar todos los elementos que se requieren para
la actividad. Además, es importante asignar a responsables para las tareas, planificar varias
reuniones de seguimiento y evaluar el grado de avance de los preparativos (Ver en Anexo 1
ejemplo “Plan de Comunicación”).
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Evento Rendición de Cuentas
Paso 2: Acciones durante el evento
Detalles: existen algunos elementos que deben tomarse en cuenta antes de que la actividad
inicie, entre ellos:
• Se debe llegar temprano para verificar los detalles en el lugar donde se realizará la
actividad (mínimo dos horas antes).
• Si la actividad inicia muy temprano, se recomienda dejar todo listo el día antes.
• El lugar debe estar limpio antes de colocar sillas, mesas, sonido, etc.
• Los servicios sanitarios deben estar limpios y deben tener papel higiénico, jabón, toallas
para secar las manos o secador de manos.Además hay que verificar su buen funcionamiento.
• Hay que tener lista la iluminación antes de que lleguen los invitados.
• El sonido y el equipo audiovisual deben probarse varias veces (por lo menos dos horas
antes de la actividad).
• Todo debe estar listo a la hora en que los invitados lleguen. No debe darse la impresión de
que se está improvisando, corriendo a última hora o que no se estaba listos para recibirlos.
Puntualidad: en la medida de lo posible ajustarse a las horas planificadas en la agenda. Todo
debe estar completamente listo antes de que los invitados lleguen. Si la actividad debe retrasarse (ya sea que no han llegado todos los invitados o que se esté esperando a un invitado
especial), el protocolo indica que solo debe esperarse de 15 a 20 minutos. Después de este
tiempo, la actividad debe empezar y es necesario pedir disculpas por el retraso. Si uno de los
invitados especiales de alta jerarquía que debería estar en la mesa principal ingresa después
de iniciar el acto, el maestro de ceremonia deberá darle la bienvenida.
Bienvenida: es importante que una persona reciba a los invitados a la entrada del lugar (ya
sea un edecán o un representante del CATIE) y si es necesario que también los ubique en el
lugar asignado para ellos. Diseñe un ágil y sencillo proceso de registro para que los invitados
circulen con rapidez y la actividad no se retrase o los invitados se pierdan el inicio.
Maestro de ceremonia: durante el desarrollo de la actividad el maestro de ceremonias debe
ser ubicado a un costado del podio o detrás de él. El papel principal del maestro de ceremonia es presentar a las autoridades que harán uso de la palabra, por lo tanto, no debe llamar
la atención ni ser el protagonista principal, es por esto que jamás debe saludar a cada una de
las autoridades como si los conociera (por ejemplo, mi estimado compañero, el director general del CATIE), sino que debe saludar en forma general y de acuerdo con las precedencias.
Tampoco puede realizar chistes sobre algún tema tratado o realizar funciones que no competen a dirigir el acto.
Evento Rendición de Cuentas
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Planificación
Gestión de medios
Paso 3: Acciones después del evento
En esta etapa es importante analizar lo sucedido para evaluar los pro y los contra, realizar un
análisis costo-beneficio y definir las acciones que deben mejorarse en el desarrollo de futuras
actividades, así como aquellos aciertos que es importante mantener en los próximos eventos.
La evaluación nos dirá si cumplimos con nuestros objetivos y nos alentará a utilizar nuevas
herramientas para mejorar cada año el nivel de este importante instrumento de posicionamiento e incidencia.
Es importante enviar en papel membretado del CATIE una carta de agradecimiento formal
a los invitados que asistieron a la actividad (Ver Anexo 2 ejemplo “Carta Agradecimiento”).
Este envío debe realizar como máximo tres días después de la actividad.
Cada Oficina Técnica Nacional debe presentar a la División de Proyección y Desarrollo un
informe del evento de rendición de cuentas. Este informe deberá tomar en cuenta los siguientes aspectos:
• Información General del Evento (lugar, hora, fecha)
• Participantes (cantidad y pertenecientes a qué público meta)
• Objetivos
• Desarrollo del evento
• Hechos más sobresalientes
• Difusión del evento
• Registro fotográfico
• Aspectos a mejorar o metas propuestas para el próximo año de acuerdo a evaluación
realizada anteriormente
Gestión de medios
Para efectos del evento de rendición de cuentas se entiende por prensa a los periodistas de
medios de comunicación o personas encargadas de esta área en instituciones específicas. Este
es uno de los grupos meta más importantes y por lo tanto deben tener un tratamiento diferente.
Convocatoria
Para el proceso de convocatoria el primer paso es el actualizar los datos de los medios de
comunicación y periodistas que cubren los temas de interés del CATIE (agricultura, medioambiente, investigación, educación, etc.), ya que estos serán los periodistas que tendrán el
interés de cubrir el evento.
Una vez actualizada esta base de datos e identificados los periodistas, se procede a realizar la
invitación, la cual debe ser en un formato sencillo y específico. A continuación se presenta un
ejemplo que puede ser utilizado.
El Centro Agronómico Tropical de Investigación y Enseñanza
se complace en invitarle al
Evento de Rendición de Cuentas México
presentado por la
Oficina Técnica Nacional de México
Fecha:
Lugar:
Hora:
20
Evento Rendición de Cuentas
miércoles 27 de julio de 2011
Salón Huipiles del Hotel Villa Mercedes
Diagonal Hermanos Paniagua No. 32
San Cristóbal de Las Casas, Chiapas, México
(Ver mapa al reverso)
5 p.m.
R.S.V.P.
Tel: 967 1197147
[email protected]
El Centro Agronómico Tropical de Investigación y Enseñanza
se complace en invitarle al
Evento Rendición de Cuentas
Evento de Rendición de Cuentas México
presentado por la
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Gestión de medios
La invitación debe ser enviada por medio del correo electrónico y fax con un máximo de
cinco días de antelación y un mínimo de dos días. Una vez enviadas, es importante realizar un
seguimiento, por medio de la realización de llamadas telefónicas y el reenvío de la invitación.
Asimismo, al menos 15 días antes, debe iniciarse el proceso de elaboración de un comunicado
de prensa, el cual debe contener la información más relevante, destacándose los resultados,
innovaciones, aportes al país, cambios en la calidad de vida, testimonios, citas del representante de la OTN o del Director General del CATIE, entre otros.
La Oficina de Comunicación e Incidencia puede apoyar en este proceso, siempre que se
cuente con los aportes provistos por el país a tiempo. Si el comunicado es realizado por la
OTN, debe pasarse a revisión de la OCI previo a ser compartido con los periodistas y medios
de comunicación.
Gestión de medios
Monitoreo de prensa
Una vez finalizado el evento, el comunicado de prensa puede compartirse a todos los periodistas y medios de comunicación, adjuntando fotografías del evento con su respectiva información.
De igual forma, se debe durante los días siguientes realizar un monitoreo para ubicar posibles
publicaciones como resultado de la gestión de medios.
Es importante comunicar a la OCI acerca de estas publicaciones y mantener contacto con los
periodistas que asistieron, con el fin de estrechar la relación y fortalecer el posicionamiento o
imagen del CATIE ante los medios de comunicación.
Debe prepararse una cantidad de carpetas con información del CATIE (dossier de prensa):
comunicado de prensa, discursos, agenda, presentaciones, entre otros, para que sean de uso de
los periodistas que asistan al evento. Los periodistas se sienten más seguros cuando tienen por
escrito el material que van a necesitar para preparar sus notas de prensa.
Nota: Si ya se tiene contacto o relación con un medio de comunicación o con un periodista, se
puede gestionar una entrevista con un programa específico de televisión o radio en los días
cercanos al evento, teniendo como objetivo el comunicar acerca del evento de rendición de
cuentas y el contenido del Informe País.
Atención de la prensa
En el salón en donde se realice el evento deben reservarse espacios para ubicar a los periodistas asistentes. Lo más recomendable es que la prensa esté en un lugar accesible a la mesa
principal o expositores, esto con el fin de facilitar la toma de fotografías o la grabación.
Otro aspecto importante es que una persona tenga la función de atender a la prensa, ubicarlos
en el salón, entregar las carpetas, facilitar las entrevistas, explicar quiénes son las personas en
la mesa principal, mencionar quienes son las personas voceras de parte del CATIE y aclarar
las dudas que surjan. Además debe levantarse una lista de asistencia de prensa con el fin de
contabilizar la asistencia de prensa y actualizar la base de datos.
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Evento Rendición de Cuentas
Evento Rendición de Cuentas
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Anexos
Anexos
Anexo 1. Ejemplo Plan de Comunicación
Plan de Comunicación Reunión del Comité Asesor Nacional
y Evento de Rendición de Cuentas de CATIE Costa Rica
Hotel Radisson 3 de agosto de 2011
El presente plan de comunicación y promoción se elabora por parte de la Oficina de
Comunicación e Incidencia (OCI) del CATIE (Centro Agronómico Tropical de Investigación
y Enseñanza) para coordinar las acciones de la Reunión del Comité Asesor Nacional (CAN)
en Costa Rica y el Evento de Rendición de Cuentas del CATIE en el país.
Ambas reuniones se realizarán en el Hotel Radisson, dando inicio con la reunión del CAN y
seguida del Evento de Rendición de Cuentas.
Para dar apoyo a ambas reuniones proponemos el presente Plan de Comunicación, que permita garantizar un adecuado flujo de información sobre el tema con sectores estratégicos, así
como para apoyar la convocatoria y el éxito de la actividad.
I. Componente: Prensa
Objetivo: realizar una gestión estratégica con medios de comunicación nacionales para invitarlos a ser parte de las reuniones, así como promover la difusión de información relacionada
Evento Rendición de Cuentas
25
Anexos
Anexos
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Evento Rendición de Cuentas
Objetivo: aportar el componente de comunicación interna y externa al desarrollo de las
reuniones del CAN y de Rendición de Cuentas en Costa Rica, con el fin de brindar un manejo
adecuado de la actividad y de los aspectos con públicos internos y externos de interés.
Del 4 de agosto al 10
de agosto
Revisión y
complementación
de la base de datos
de contactos para
ser invitados
3 de agosto
Cronograma
-
-
-
-
-
-
-
Representantes de organizaciones
Representantes de universidades
Representantes de cuerpos diplomáticos
Entidades donantes
Ministerios
Instituciones afines al CATIE
Otros
Del 14 al 21
de julio
Invitaciones
Táctica
-
-
-
-
Elaboración de tarjeta de invitación
Revisión y aprobación de contenido de la tarjeta
Envío de las tarjetas de invitación
Verificación de confirmaciones
Del 14 al 21
de julio
Producción de
paquete informativo
Momento 3 (Posterior a las reuniones)
- Verificación de comunicado en la Web e imágenes
- Atención a consultas de periodistas
- Monitoreo
- Envío de publicaciones CATIE en prensa
- Evaluación de los resultados obtenidos y aspectos
por mejorar
II. Componente: manejo estratégico de la comunicación interna y externa
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Presentación
Carpetas
Agenda final
Informe Anual de CATIE
Bolígrafos
Brochures
Hojas blancas
Plantilla de PowerPoint
Publicaciones o mesas informativas de proyectos
Del 25 al
1 de agosto
Información
para
público
interno del
CATIE
Momento 2 (Durante las reuniones)
- Subir comunicado a la Web
- Subir fotografías a la Web
- Envío de comunicado una vez finalizado el evento
- Ubicar el espacio para los periodistas en el salón y
aparte para entrevistas
- Persona que atienda a la prensa
- Entrega de carpetas a periodistas
- Gestión de entrevistas uno a uno con
representantes del CATIE
- Recopilación de impresiones tanto sobre CAN como
sobre rendición de cuentas
Del 14 al 21 de julio
Responsable
-
-
-
-
Mensaje informativo para las listas
Elaboración de nota para la página Web del CATIE
Inclusión de imágenes
Información de reuniones en Facebook
Del 25 de
julio al 3 de
agosto
Materiales
básicos para
las reuniones
Momento 1 (previo a las reuniones)
- Identificación de periodistas a ser invitados
- Elaboración de invitación para la prensa
- Envío de invitación para la prensa
- Confirmación de recepción de invitación
- Elaboración de comunicado de prensa
- Revisión y aprobación de comunicado de prensa
- Preparación de carpetas para la prensa
Cronograma
-
-
-
-
-
-
-
Banner del CATIE
Habladores
Rótulo salón
Hoja de registro
Banderas
Computadora
Video beam
Del 25 al
3 de julio
Obtención de
información
e imágenes:
Táctica
-
-
-
Minutas de las reuniones
Fotografías de las reuniones
Presentaciones
Durante el
evento
Responsable
Evento Rendición de Cuentas
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Anexos
Anexos
III. Componente: Protocolo
IV. Componente: manejo estratégico de la comunicación post reuniones
Objetivo: supervisar los aspectos de etiqueta y protocolo para tomar en cuenta en la planificación, ejecución y desarrollo de las reuniones
Objetivo: asegurar un proceso de cierre con cada participante que fortalezca el compromiso
con la institución y participación en futuras reuniones
Táctica
Cronograma
Lugar del evento
- Definición del hotel
- Definición de servicio de alimentación
- Definición de salón
- Definición de tonos de mantelería
- Definición de decoraciones
Del 14 de julio
al 21 de julio
Momento 1 (Previo al evento)
- Reunión protocolo
- Planificación de la logística
- Edecanes
- Alimentación
- Transporte
- Banderas
- Confirmación de agenda
- Habladores
- Decoración
- Precedencias
- Maestro de Ceremonia
- Programa y Guión
Del 25 al 30 de julio
Momento 2 (Durante el evento)
- Verificación de salones
- Verificación de horario de alimentación
- Verificación de sonido
- Verificación de espacios en mesa principal
- Verificación de espacios para invitados especiales
y prensa
- Verificación de materiales completos
- Verificación y ubicación de banner
- Verificación y ubicaciones de banderas
- Ubicación decoraciones
- Ubicación de habladores
- Revisión final de guión y programa con el maestro
de ceremonias
- Pasar las presentaciones
- Recepción de los invitados
3 de agosto
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Evento Rendición de Cuentas
Responsable
Táctica
-
-
Envío de carta de agradecimiento
Envío de informaciones solicitadas por los
participantes
Cronograma
Responsable
Del 4 al 12 de agosto
Evento Rendición de Cuentas
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Anexos
Anexo 2. Ejemplo Carta Agradecimiento
Panamá, 6 de junio de 2011
OTN-Panamá /034-011
Licenciado
Jorge Tristan
Director Ejecutivo
PRODESO
E.
S.
D.
Estimado Lic. Tristan:
CATIE a través de su oficina técnica nacional en Panamá hace extensivo nuestro agradecimiento por habernos acompañado el miércoles 1 de junio en la presentación del Informe
Regional e Informe de País CATIE 2010.
Su participación y aportes los consideramos insumos valiosos y orientadores para mejorar el
trabajo del CATIE en Panamá. Contamos con su apoyo para seguir contribuyendo al bienestar de las familias rurales del país.
Con mis muestras de consideración y aprecio.
Atentamente,
Elvin Britton Representante
OTN-CATIE Panamá
Tel. 232-7745
E-mal: [email protected]
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Evento Rendición de Cuentas
CATIE (Centro Agronómico Tropical de
Investigación y Enseñanza) es un centro
regional dedicado a la investigación y la
enseñanza de posgrado en agricultura,
manejo, conservación y uso sostenible de
los recursos naturales. Sus miembros son el
Instituto Interamericano de Cooperación para
la Agricultura (IICA), Belice, Bolivia, Colombia,
Costa Rica, El Salvador, Guatemala,
Honduras, México, Nicaragua, Panamá,
Paraguay, República Dominicana, Venezuela,
España y el Estado de Acre en Brasil.
Oficina de Comunicación e Incidencia
Sede Central, CATIE 7170
Cartago, Turrialba, 30501
Teléfono: (506) 2558-2000/2558-2637
Fax: (506) 2558-2060/2558-2058
[email protected]
www.catie.ac.cr