Implementación MAAGTIC Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Versión 1.1 16/10/2011 SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC Hoja 2 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) OSGPMGP Histórico de Versiones Fecha Versión 09/06/2011 1.0 16/10/2011 1.1 Descripción Desarrollo del proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Se incluye actividades complementarias para actividades descritas dentro del proceso SCT Autor Patricia Vázquez Montellano Patricia Vázquez Montellano SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC Hoja 3 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) OSGPMGP Tabla de Contenido 1. Introducción ....................................................................................................................................................................................................... 4 1.1 1.2 1.3 Objetivo ............................................................................................................................................................................................................. 4 Definiciones, acrónimos y abreviaturas ............................................................................................................................................................ 4 Referencias ....................................................................................................................................................................................................... 4 2. Representación gráfica del mapa general del proceso .................................................................................................................................... 5 3. Objetivo del Proceso ......................................................................................................................................................................................... 6 4. Roles ................................................................................................................................................................................................................. 7 5. Integración ........................................................................................................................................................................................................ 7 6. Análisis ............................................................................................................................................................................................................ 11 7. Factores críticos .............................................................................................................................................................................................. 12 8. Firmas de elaboración, revisión y aprobación ................................................................................................................................................ 54 SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC Hoja 4 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) OSGPMGP Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) 1. Introducción El documento brinda un panorama general del proceso de Administración de Proyectos de TIC (APTI), se muestran los procesos de los que recibe insumos para poder ejecutar sus actividades o subprocesos y se muestra el proceso al que provee información, se describe su objetivo, propósito, las métricas para alcanzar el cumplimiento de estos objetivos, las actividades, roles, responsabilidades y los factores críticos, todo esto es conforme el proceso que la UTIC-SCT lleva a cabo para la definición de su Gestión de Proyectos de TIC y el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones publicado en el Diario Oficial por la Función Pública del gobierno Federal en julio de 2010. 1.1 Objetivo Este documento pretende dar un panorama general de cómo se encuentra estructurado el proceso de Administración de Proyectos de TIC (APTI) según el Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Tecnologías de Información y Comunicaciones (MAAGTIC) 1.2 Definiciones, acrónimos y abreviaturas Acrónimo ACNF ADTI APP APPS APT ARTI IDP DRS DST MI THO Definición / Significado El proceso de Administración de la configuración, del “Marco rector de procesos en materia de TIC”. El proceso de Adquisiciones de TIC, del “Marco rector de procesos en materia de TIC”. El proceso de Administración del portafolio de proyectos de TIC, del “Marco rector de procesos en materia de TIC”. El proceso de Administración de proveedores de productos y servicios de TIC, del “Marco rector de procesos en materia de TIC”. El proceso de Administración del presupuesto de TIC del “Marco rector de procesos en materia de TIC”. El proceso de Administración de riesgos de TIC, del “Marco rector de procesos en materia de TIC”. El proceso de Integración y desarrollo de personal, del “Marco rector de procesos en materia de TIC”. El proceso de Definición de requerimientos de soluciones, del “Marco rector de procesos en materia de TIC”. El proceso de Desarrollo de soluciones tecnológicas, del “Marco rector de procesos en materia de TIC”. El proceso de Mantenimiento de infraestructura, del “Marco rector de procesos en materia de TIC”. El proceso de Transición y habilitación de la operación del “Marco rector de procesos en materia de TIC”. 1.3 Referencias Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Tecnologías de Información y Comunicaciones (MAAGTIC). Anexo 1. Matriz de interrelación de procesos. SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC Hoja 5 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) OSGPMGP 2. Representación gráfica del mapa general del proceso A continuación se muestra la representación gráfica del mapa general del proceso de Administración de Proyectos de TIC con las interrelaciones con otros procesos del Marco rector de procesos en materia de TIC. SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC Hoja 6 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) OSGPMGP 3. Objetivo del Proceso A continuación se especificar el objetivo, responsable y periodo de operación del proceso de Administración de Proyectos de TIC (APTI).] Mapa general del proceso Periodo de operación (fecha Proceso Objetivo Responsable inicial / fecha final) Objetivos General: Obtener los resultados esperados de los proyectos de TIC, mediante una administración efectiva y la correcta aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas, técnicas y recursos en el desarrollo de las actividades de los proyectos, para cumplir los objetivos de las iniciativas y Administración de Proyectos de Indicado en el inicio de un Programas de proyectos. Administrador del Proyecto. TIC (APTI) proyecto. Específicos: Contar con un documento de planeación para cada proyecto autorizado, con el propósito de dirigir la ejecución del proyecto a la obtención de los resultados esperados. Evitar desviaciones en lo planeado, optimizar recursos, mitigar riesgos y preservar la seguridad de la información durante la ejecución de los proyectos de TIC. SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC Hoja 7 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) OSGPMGP 4. Roles Descripción de roles Rol Administrador del proyecto Unidad responsable impulsora Unidad responsable solicitante Usuario Equipo de trabajo del proyecto Descripción Responsable del desarrollo y cumplimiento de las actividades del proyecto. Responsable de liderar al equipo de trabajo del proyecto para alcanzar los objetivos. Propicia la comunicación efectiva entre los involucrados en el proyecto. Establece acciones para la solución de los problemas que se presenten durante la ejecución del proyecto. Trabaja estrechamente con los Administradores del Portafolio de proyectos de TIC en la SCT y del proyecto para propiciar la agilidad y oportunidad de los resultados del proyecto. Define los alcances del proyecto, establece los criterios funcionales de aceptación y recibe los entregables o productos de TIC del proyecto. Las unidades responsables que hacen uso de los servicios de TIC. Ejecuta las acciones definidas en el documento de planeación de proyecto / fase. 5. Integración A continuación se muestra por cada actividad y/o subproceso del proceso de Administración los proveedores y los clientes del mismo. Integración Actividades Entradas Salidas Del proceso Administración del Portafolio de Proyectos de TIC (APP): APPCEP Cronograma ejecutivo para el APTIACT Acta de programa de proyectos de constitución del APTI-1: Iniciar el iniciativas de TIC. proyecto. proyecto Estrategia para la APTIKOF Minuta de realización de beneficios. kick off del proyecto. APPCNE Caso de negocio. Del proceso Mantenimiento de Infraestructura(MI): SCT de Proyectos de TIC (APTI), sus entradas y salidas, Proveedores Grupo de Trabajo para la Dirección de TIC. Administrador del Portafolio de Proyectos. Administrador de la iniciativa de TIC. Administrador de Proyecto. Gerente de proyecto. Proveedores de Productos y Servicios. Clientes Unidad responsable solicitante. Unidad responsable impulsora. Clientes externos. Proceso-Act OSGP-01 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 Implementación MAAGTIC ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Actividades APTI-2: Definir el ciclo de vida del proyecto APTIACT Acta de constitución del proyecto. APTIKOF Minuta de kick off del proyecto. OSGPMGP Integración Salidas Entradas Bitácora de resultados de las pruebas de factibilidad. Las siguientes entradas aplican únicamente si el proyecto será desarrollado por un tercero: Del proceso Administración de Proveedores de Productos y Servicios de TIC (APPS): Copia de contratos TIC. APPSLVC Lista de verificación de compromisos contractuales. APPSIEC Informe de estado del contrato. Del proceso Administración de Adquisiciones de TIC (ADTI): Contrato suscrito. 8 de 55 Versión plantilla SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Hoja APTICVP Documento del ciclo de vida del proyecto. Repositorio central del proyecto. SCT Proveedores Grupo de Trabajo para la Dirección de TIC. Administrador del Portafolio de Clientes Unidad responsable solicitante. Unidad responsable impulsora. Clientes externos. SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC Proceso-Act OSGP-01 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 OSGPMGP Integración Salidas Entradas APTI-3: alcance Detallar el APTICVP Documento del ciclo de vida del proyecto. Repositorio central del proyecto. APTIALC Alcance del proyecto. APTIEDT Estructura de desglose del trabajo. Repositorio central del proyecto. APTI-4: Elaborar Planeación proyecto/fase el del Repositorio proyecto. central del APTIPLA Planeación del proyecto/fase. Repositorio central del proyecto. APTI-5: Administrar los riesgos 9 de 55 Versión plantilla Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Actividades Hoja Repositorio central del proyecto. Del proceso Administración de Riesgos de TIC (ARTI): ARTIDRR Directriz rectora del proceso de APTIRSG Registro de riesgos. Repositorio central del proyecto. SCT Proveedores Proyectos. Administrador de la iniciativa de TIC. Administrador de Proyecto. Grupo de Trabajo para la Dirección de TIC. Administrador del Portafolio de Proyectos. Administrador de la iniciativa de TIC. Administrador de Proyecto. Grupo de Trabajo para la Dirección de TIC. Administrador del Portafolio de Proyectos. Administrador de la iniciativa de TIC. Administrador de Proyecto. Grupo de Trabajo para la Dirección de TIC. Administrador del Portafolio de Proyectos. Clientes Unidad responsable solicitante. Unidad responsable impulsora. Clientes externos. Unidad responsable solicitante. Unidad responsable impulsora. Clientes externos. Unidad responsable solicitante. Unidad responsable impulsora. Clientes externos. SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC Proceso-Act OSGP-01 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 OSGPMGP Integración Salidas Entradas administración de riesgos de TIC. APTI-6: Dirigir y realizar el trabajo APTIPLA Planeación del proyecto/fase actualizado. Repositorio central del proyecto. APTIPLA Planeación del proyecto/fase actualizado. Repositorio central del proyecto. APTI-7: Supervisar el trabajo y mantener controlado el proyecto Repositorio central del proyecto. APTIINF Informes de rendimiento del programa de proyecto APTIAAE Actas de aceptación de entregables. Solicitudes de cambio. APTIMIN Minuta de Trabajo (Aquí está contenida la lista de asuntos y acuerdos). Tablero de control de proyectos. Del proceso Administración de Proveedores de Productos y 10 de 55 Versión plantilla Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Actividades Hoja Repositorio central del proyecto. APTIINF Informes de rendimiento del programa de proyecto. APTIAAE Actas de aceptación de entregables. Solicitudes de cambio. APTIMIN Minuta de Trabajo (Aquí está contenida la lista de asuntos y acuerdos). Tablero de control de proyectos. SCT Proveedores Administrador de la iniciativa de TIC. Administrador de Proyecto. Grupo de Trabajo para la Dirección de TIC. Administrador del Portafolio de Proyectos. Administrador de la iniciativa de TIC. Administrador de Proyecto. Grupo de Trabajo para la Dirección de TIC. Administrador del Portafolio de Proyectos. Administrador de la iniciativa de TIC. Administrador de Proyecto. Clientes Unidad responsable solicitante. Unidad responsable impulsora. Clientes externos. Unidad responsable solicitante. Unidad responsable impulsora. Clientes externos. Proceso-Act OSGP-01 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 Implementación MAAGTIC ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Actividades el Repositorio proyecto. central OSGPMGP Integración Salidas Entradas Servicios de TIC (APPS): APPSRAT Reporte del avance del trabajo del proveedor. APPSRHA Reporte de hallazgos. Del proceso Transición y Habilitación de la Operación (THO): THOINF Informe de rendimiento del proyecto de transición a la operación y soporte. APTI-8: Cerrar proyecto/fase 11 de 55 Versión plantilla SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Hoja del APTIACI Acta de cierre. APTICEP Cuestionario de retroalimentación de la ejecución del proyecto. Producto / servicio final. Proveedores Grupo de Trabajo para la Dirección de TIC. Administrador del Portafolio de Proyectos. Administrador de la iniciativa de TIC. Administrador de Proyecto. Clientes Unidad responsable solicitante. Unidad responsable impulsora. Clientes externos. 6. Análisis A continuación se muestra para este proceso sus indicadores y como se realizara su medición, los recursos que utiliza (humanos, financieros, infraestructura y ambiente de trabajo). Análisis Indicadores Medición Recursos Nombre: Proyectos cuya ejecución se % de eficiencia= (Número de proyectos que Recursos Financieros encuentran en tiempo. cumplieron su cronograma de trabajo / SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 12 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Indicadores Objetivo: Conocer la eficiencia del proceso de Administración de proyectos. Dimensión: Eficiencia. Tipo: De gestión. Responsable: UTIC. Frecuencia de cálculo: Anual. Hoja Análisis Medición Número total de proyectos ejecutados) X 100. OSGPMGP Recursos 7. Factores críticos A continuación se especifican los factores críticos que MAAGTIC marca para cada una de las actividades y/o subprocesos del proceso de Administración de Proyectos de TIC (APTI). Factores críticos Proceso Factores críticos El Administrador de proyectos deberá: 1. Obtener y analizar los antecedentes y la información disponible del proyecto asignado, entre otros aspectos, su alcance, objetivos y beneficios esperados. 2. Identificar proyectos relacionados con el proyecto asignado, para determinar interdependencias, coordinar esfuerzos, identificar riesgos y explorar alternativas que permitan evitar conflictos entre proyectos durante su ejecución. 3. Identificar a quienes pudieran resultar afectados o beneficiados con el desarrollo del proyecto, a fin de conocer sus expectativas sobre el proyecto y, en caso necesario conciliarlas considerando los objetivos y alcances del proyecto. APTI-1: Iniciar el El Administrador del Portafolio de proyectos de TIC deberá: proyecto 4. Elaborar y difundir el Acta de constitución del proyecto, para formalizar su inicio y la designación formal del Administrador del proyecto. Actividades / Información Complementaria Descripción: Antes de iniciar un proyecto de TIC, la necesidad de requisitos de alto nivel es documentada como parte de una iniciativa de la SCT en el proceso de Administración de Portafolio de Proyectos de TIC. La viabilidad de la nueva tarea puede establecerse mediante un proceso de evaluación de alternativas. Los objetivos del proyecto se describen con claridad, y entre ellos, las razones por las que un proyecto específico resulta la mejor alternativa para cumplir los requisitos. La documentación que respalda esta decisión también puede contener la declaración inicial SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 13 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos del alcance del proyecto, los entregables, la duración del proyecto y una proyección de los recursos para el análisis de inversión de la SCT. El proceso de iniciar el proyecto conlleva la definición, autorización y apertura formal del proyecto, documentándose las necesidades de negocio, la justificación del proyecto, los requisitos del área responsable solicitante, el cliente, patrocinador y demás interesados y una descripción a alto nivel del nuevo producto, servicio o resultado destinado a satisfacer dichos requisitos. Entradas y Salidas: SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 14 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Entradas Salidas • Del proceso Administración del Portafolio de Proyectos de TIC (APP): • => Cronograma ejecutivo para el programa de proyectos de iniciativas de TIC. • => Estrategia para la realización de beneficios. • => Caso de negocio. • Del proceso Mantenimiento de Infraestructura(MI): • => Bitácora de resultados de las pruebas de factibilidad. • Las siguientes entradas aplican únicamente si el proyecto será desarrollado por un tercero: • Del proceso Administración de Proveedores de Productos y Servicios de TIC (APPS): • => Copia de contratos TIC. • => Lista de verificación de compromisos contractuales. • => Informe de estado del contrato. • Del proceso Administración de Adquisiciones de TIC (ADTI): • => Contrato suscrito. • Acta de constitución del proyecto. • Minuta de kick off del proyecto. Actividades del proceso: El administrador del proyecto para iniciar un proyecto debe: 1. Recibir del Administrador del portafolio de proyectos de la UTIC-SCT la información de los antecedentes del proyecto. 2. Analizar los antecedentes del proyecto. SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 15 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Debe referirse al documento de “Caso de Negocio”, previamente aceptado por el grupo de trabajo de la Dirección TIC en el proceso Administración del Portafolio de Proyectos de TIC (APTI). Para proyectos desarrollados por terceros, adicionalmente el administrador de proyecto debe revisar la “Copia de Contrato”, la “Lista de Verificación de Compromisos Contractuales”, el “Informe del Estado del Contrato” y el “Contrato Suscrito” referidos en los procesos de Administración de Proveedores de Productos y Servicios de TIC (APPS) y Administración de Adquisiciones de TIC (ADTI) respectivamente, los cuales deberán cumplir con las políticas internas de la UTIC-SCT (definir o referenciar las políticas internas de la UTIC-SCT, si es que existen o eliminar párrafo). 3. Convocar, de ser necesario antes de comenzar el proyecto de manera formal, a una reunión con el fin de integrar al equipo, aclarar los objetivos, compromisos y alcance del proyecto. En esta reunión pueden participar el/los gerente(s) del proyecto, tanto de la unidad responsable solicitante como el área de TIC de la SCT que esté participando, el administrador de proyecto designado, el director de la UTIC-SCT dependiendo de la magnitud del proyecto y algunas personas que se consideren claves para el desarrollo del mismo. El administrador del proyecto lidera y conduce la reunión, buscando una alta participación de los asistentes. Se asegura de que todos los puntos en la agenda se cubran. La reunión debe abordar: Antecedentes del proyecto (el por qué se lleva a cabo). Visión, alcance, objetivos del proyecto. Personas que van a integrar el equipo, tanto de la unidad responsable solicitante como del área de TIC de la SCT que lleve el proyecto. En caso de que el personal del área de TIC de la SCT requiera de capacitación, el administrador del proyecto deberá solicitar apoyo al responsable del proceso de Administración del Conocimiento (ACNC) para determinar las necesidades del conocimiento, desarrollar un programa para para comunicar el conocimiento y difundirlo, para mayor detalle refiérase al proceso mencionado, actividad ACNC-5 Difundir el conocimiento. Nota: El proceso de Administración de conocimiento no menciona pasos a seguir en caso de capacitación externa. Si es necesario, este proceso deberá contemplar los pasos para definir el flujo de “Llevar a cabo Capacitación Externa”. Revisión de los compromisos adquiridos entre las partes. Debe producirse una lista de asuntos y acuerdos del proyecto (minuta de trabajo), la cual se conserva en el Repositorio Central del Proyectos. SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 4. 5. 6. 7. 8. 9. 16 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Elaborar el “Acta de Constitución del Proyecto”. El acta de constitución del proyecto documenta las necesidades comerciales, el conocimiento actual de las necesidades del área responsable solicitante, el cliente y el nuevo producto o servicio que el proyecto debe proporcionar, como por ejemplo: El propósito o la justificación del proyecto. Los objetivos del área a la que va dirigido el proyecto. Los requisitos de alto nivel. Los riesgos de alto nivel. Un resumen del cronograma. Un resumen de presupuesto. Los requisitos de aprobación del proyecto (qué constituye el éxito del proyecto, quién decide si el proyecto es exitoso y quién firma la aprobación del proyecto). El administrador del proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de autoridad. El nombre y el nivel de autoridad del área responsable solicitante, patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto. Enviar a verificar y validar el Acta de Constitución del Proyecto con el responsable del proceso Administración del Portafolio de Proyectos de TIC (APTI). Convocar a una reunión de Kick Off en caso de que el acta sea aceptada, de lo contrario deberá realizar las modificaciones correspondientes hasta obtener el visto bueno. Dirigir la reunión de Kick Off con los involucrados clave para formalizar el inicio del proyecto. Conseguir las firmas de la documentación de inicio. Publicar la documentación de inicio una vez recabadas las firmas. Herramientas y técnicas: Juicio de Expertos: A menudo se utiliza el juicio de expertos para elabora el acta de constitución del proyecto. Durante este proceso, el juicio y la experiencia se aplican a cualquier detalle técnico y de gestión. En caso de existir excepciones a los pasos descritos con anterioridad para proyectos desarrollados por terceros o proveedores especificar. APTI-2: Definir el ciclo de vida del proyecto El Administrador de proyecto deberá: 1. Determinar el ciclo de vida del proyecto, considerando entre otros factores: a) El tamaño y complejidad del proyecto. SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC Hoja 17 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Proceso b) c) d) 2. 3. 4. Las restricciones del proyecto, tales como: el tiempo para su ejecución, los objetivos de calidad, entre otros. La experiencia del equipo de trabajo en el manejo de las tecnologías a emplear y de los productos a desarrollar. La información existente relacionada con el proyecto (lecciones aprendidas, modelos de estimación y mecanismos de comunicación, entre otras). e) Los Modelos de ciclo de vida registrados como activos de este proceso, mediante el proceso OSGP- Operación del sistema de gestión y mejora de los procesos de la UTIC. Elaborar el Documento del ciclo de vida del proyecto y asegurarse que se actualicen tanto el Repositorio central de proyectos como el Tablero de control de proyectos de TIC, con la información de dicho documento. Revisar el ciclo de vida del proyecto, conforme al proceso OSGP- Operación del sistema de gestión y mejora de los procesos de la UTIC y, de requerirse algún cambio, actualizar el Documento del ciclo de vida del proyecto, el Repositorio central de proyectos y el Tablero de control de proyectos de TIC. Identificar y registrar en el Repositorio central de proyectos, el Ambiente de trabajo necesario para el desarrollo del proyecto (servidores, equipos de desarrollo, equipos de pruebas, herramientas e infraestructura, entre otros). Actividades / Información Complementaria Descripción: El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación. Un ciclo de vida puede documentarse con ayuda de una metodología. El ciclo de vida del proyecto puede ser determinado o conformado por los aspectos únicos de la SCT o de la tecnología empleada. Mientras que cada proyecto tiene un inicio y un final definidos, los entregables específicos y las actividades que se llevan a cabo entre éstos variarán ampliamente de acuerdo con el proyecto. El ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo específico involucrado. Entradas y Salidas: SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 18 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Entradas Salidas • Acta de constitución del proyecto. • Minuta de kick off del proyecto. • APTICVP Documento del ciclo de vida del proyecto. • Repositorio central del proyecto. Actividades del proceso: 1. Revisar el acta constitutiva del proyecto. Una vez definido el inicio del proyecto, el Administrador de Proyectos de TIC toma en cuenta la siguiente información para identificar el ciclo de vida que se utilizará en el proyecto: Definición del proyecto. Tamaño del proyecto. SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 19 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Tipo y categoría de proyecto. Duración del proyecto. Tipo de infraestructura para llevar a cabo el proyecto. Costo aproximado del proyecto. 2. Identificar modelo de ciclo de vida a utilizar. Los modelos de ciclo de vida de un proyecto le permiten al Administrador de Proyectos de TIC gestionar y controlar la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación. Para cada proyecto de TIC se definen su correspondiente modelo de ciclo de vida (para mayor detalle, refiérase al proceso Operación del sistema de gestión y mejora de los procesos de la UTIC (OSGP)) dependiendo de las necesidades, características y naturaleza propia, esto le permitirá al Administrador de Proyectos de TIC crear un esquema que sirva como base para planificar, organizar, coordinar y desarrollar los hitos de cada una de las etapas del ciclo de vida de un proyecto. 3. Indicar las fases del ciclo de vida de acuerdo al modelo seleccionado: El Administrador de Proyectos de TIC utiliza el ciclo de vida para gestionar y administrar un proyecto de TIC dentro de la SCT dependiendo de las necesidades y objetivos, este ciclo de vida indica cómo se dividirá un proyecto en módulos más pequeños llamados fases o etapas, y las acciones que corresponden a cada uno de ellas, le ayudará a definir entradas y salidas para cada una de las fases o etapas y, sobre todo, normalizar el modo en que se administrará el proyecto. Las fases de un proyecto suelen ser de manera secuencial, pero en determinadas situaciones del proyecto pueden superponerse, por ello la estructuración en fases permite al Administrador de Proyectos de TIC dividir el proyecto en subconjuntos lógicos para facilitar su dirección, planificación y control. El Administrador de Proyectos de TIC define el número de fases de un proyecto dentro de la SCT tomando en cuenta los siguientes elementos: Tamaño de proyecto de TIC. Recursos humanos necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto de TIC. Infraestructura requerida para el proyecto de TIC. SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 20 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Periodo de duración del proyecto de TIC. Presupuesto. La estructuración en fases proporciona una base formal para el control. Cada fase se inicia formalmente con la especificación de lo que se permite y se espera de la misma. El inicio de una fase es un momento oportuno para revalidar los supuestos hechos previamente, revisar los riesgos y definir de manera más detallada los procesos necesarios para completar el entregable o los entregables de la fase. Por lo general, se concluye y se cierra formalmente con una revisión de los entregables, para determinar su compleción y aceptación. La revisión final de una fase puede permitir alcanzar el objetivo combinado de obtener la autorización para cerrar la fase actual e iniciar la fase siguiente. La terminación de una fase representa un punto natural para re-evaluar el esfuerzo en curso, y en caso de ser necesario, para cambiar o terminar el proyecto. Un proyecto de TIC puede ser dividido basándose en los tres tipos básicos de relaciones de fases definidas en base a los aspectos tales como el nivel de control requerido, la efectividad y el grado de incertidumbre. A continuación se explican las diferentes relaciones de fases de la siguiente manera: En una fase: Donde se concluye todo el proyecto de TIC en una fase. La gráfica muestra el ciclo de vida del proyecto en una fase. SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC Hoja 21 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Proceso En una relación secuencial: Donde una fase sólo puede iniciarse una vez que se completa la fase anterior. La gráfica muestra n fases de un proyecto de TIC. Una relación de superposición: Donde una fase se inicia antes de que finalice la anterior. La superposición puede aumentar el riesgo y causar un reproceso, si la fase siguiente avanza antes de que la información precisa generada en la fase previa esté disponible. La gráfica muestra cómo se inicia una fase del proyecto sin que se haya concluido la fase anterior. SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC Hoja 22 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Proceso En una relación iterativa: Donde en un momento dado sólo se planifica una fase y la planificación de la siguiente se efectúa con forme se avanza en el trabajo y los entregables de la fase actual. Este enfoque es muy útil en ambientes muy poco definidos, inciertos o que acaban rápidamente, así pues, el alcance se gestiona mediante la entrega continua de elementos adicionales del producto y de la determinación de prioridades en cuanto a los requisitos, para reducir los riesgos del proyecto e incrementar el valor comercial del producto. Algunas de las consideraciones que el Administrador de Proyectos de TIC contempla en las fases del proyecto de TIC son las siguientes: Revisión de los entregables clave y el desempeño del proyecto a la fecha para: a) Determinar si el proyecto debe avanzar hacia la siguiente fase. b) Detectar y corregir errores. Es importante mencionar que los tres tipos de relaciones de fases pueden presentarse entre las diferentes fases de un solo proyecto de TIC. 4. Identificar entregables en las etapas del ciclo de vida de un proyecto de TIC. El Administrador de Proyectos de TIC identifica los entregables de acuerdo a las necesidades y objetivos en las diferentes etapas del ciclo de vida del Proyecto de TIC que se va a desarrollar. SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC Hoja 23 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Proceso A continuación se explica de manera general cuáles son tipos de entregables que se requiere considerar en las diferentes etapas del ciclo de vida para un proyecto: APTI-3: alcance Detallar el Iniciación: Son entregables en donde se definen y acuerda el alcance del proyecto, los riesgos asociados al proyecto y se explica de manera muy general la visión del cómo y de los elementos de los cuales se va a componer el proyecto. Elaboración: Son entregables que explican el origen del negocio del proyecto de TIC. Construcción: Son entregables que se generan para explicar la funcionalidad del proyecto, se documentan los cambios que se generaron y se analizan posibles mejoras. Transición: Son entregables que se generan para verificar que el producto cumpla con las especificaciones que fueron entregadas por las personas involucradas en el proyecto. 5. Identificar Guías de Adaptación para el ciclo de vida de un proyecto de TIC. El Administrador de Proyectos de TIC identifica aquellas guías de adaptación que le son útiles para enfatizar y potencializar ciertos argumentos sobre el proceso del ciclo de vida de un proyecto de TIC, así como en los insumos de los cuales depende para su desarrollo y de los productos que se generen durante la gestión del proceso, si es que se requiere. Dichas guías de adaptación son consultadas de en el “Marco rector de procesos de materia de TIC” en las que se toma en cuenta los siguientes niveles de gestión: Gobierno. Organización estratégica. Ejecución y entrega. Soporte. Herramientas o técnicas: Algunas herramientas o técnicas a utilizar para definir el de ciclo de vida indicado para cada tipo de proyecto de TIC son: Juicio de expertos. Guiado por la información histórica, la definición del proyecto y el uso de los criterios de evaluación, se establece el modelo de ciclo de vida para un proyecto de TIC en específico donde se cubran necesidades y se cumplan los objetivos. El Administrador del proyecto deberá: 1. Precisar con los involucrados el alcance del proyecto en función del producto entregar, documentado de SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 24 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos manera detallada, los objetivos, necesidades, características, supuestos, restricciones, requerimientos, criterios de aceptación para los entregables y fases del proyecto, así como el alcance de los productos del proyecto. 2. Determinar, con su Equipo de trabajo y otros involucrados, el alcance del trabajo a desarrollar, considerando la información del factor crítico anterior. 3. Elaborar la Estructura de desglose del trabajo-EDT, representando en ésta el alcance total del proyecto, incluyendo la definición de paquetes de trabajo. Actividades / Información Complementaria Descripción: La gestión del alcance del proyecto incluye las actividades necesarias para garantizar que un proyecto de TIC dentro de la SCT incluya todo el trabajo requerido para completarlo con éxito. El objetivo principal de la gestión del alcance del proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto. Entradas y Salidas: SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 25 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Entradas Salidas • Documento del ciclo de vida del proyecto. • Repositorio central del proyecto. • Acta de constitución del proyecto. • Alcance del proyecto. • Estructura de desglose del trabajo. • Actualizaciones en la documentación del proyecto que se encuentra en el repositorio central del proyecto. Actividades del proceso: Las actividades que el administrador de proyecto debe realizar para la gestión del alcance de un proyecto de TIC en la SCT son: 1. Recopilar requisitos. Definir y documentar las necesidades del área responsable solicitante o los interesados. Los requisitos constituyen la base de la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT), la planificación del costo, SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 26 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos del cronograma y de la calidad se efectúa en función de ellos. 2. Definir el Alcance. Desarrollar una descripción detallada del proyecto o producto. Durante el proceso de planificación, el alcance del proyecto se define y se describe de manera más específica conforme se va recopilando mayor información acerca del proyecto. Se analizan los riesgos, los supuestos y las restricciones existentes, para verificar que estén completos, según sea necesario, se irán agregando nuevos riesgos, supuestos y restricciones. La definición del alcance de un proyecto de TIC en la SCT, debe incluir, ya sea directamente o por referencia a otros documentos, lo siguiente: Una descripción del alcance del producto. Elabora gradualmente las características del producto, servicio o resultado descrito en el acta de constitución del proyecto y en la documentación de requisitos. Los criterios de aceptación del producto. Definen el proceso y los criterios que la SCT tomará en cuenta para la aceptación de los productos, servicios o resultados completados. Los entregables del proyecto. Incluyen tanto las salidas, que abarcan el producto o servicio de un proyecto de TIC, como los resultados auxiliares, tales como los informes y documentación generados en este proceso. Los entregables pueden describirse de manera resumida o muy detallada. Las exclusiones del proyecto. Por lo general, identifican lo que está excluido del proyecto. Establecer explícitamente lo que está fuera del alcance del proyecto ayuda a gestionar las expectativas de los interesados. Las restricciones del proyecto. Enumera y describe las restricciones específicas asociadas con el alcance del proyecto que limitan las opciones del equipo, como por ejemplo, un presupuesto predeterminado, o fechas o hitos del cronograma impuesto por la unidad responsable solicitante o la unidad responsable impulsora o el área ejecutante. Cuando un proyecto se realiza en función de un contrato, las disposiciones contractuales constituyen generalmente restricciones. La información relativa a las restricciones puede incluirse en el enunciado del alcance del proyecto o en un registro independiente. Los supuestos del proyecto. Enumeran y describen supuestos que se realizan específicamente para el proyecto, asociados con el alcance del proyecto y el impacto potencial de tales supuestos en el caso que fueran falsos. Como parte del proceso de planificación, los equipos del proyecto identifican, documentan y validan frecuentemente los supuestos. La información relativa a éstos SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC APTI-4: Elaborar Planeación proyecto/fase. la del 27 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos puede incluirse en el enunciado del alcance del proyecto o en un registro independiente. 3. Crear la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT). La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado. Herramientas o técnicas: Algunas herramientas o técnicas que pueden ser utilizadas para definir el alcance son: Juicio de Expertos. Análisis de producto. Identificación de alternativas. Talleres de trabajo. Una técnica que puede ser utilizada para crear la EDT es: Descomposición. Consiste en la subdivisión de los entregables del proyecto en componentes más pequeños y más manejables, hasta que el trabajo y los entregables queden definidos al nivel de paquetes de trabajo. El nivel de detalle para los paquetes de trabajo varía en función del tamaño y la complejidad del proyecto. El Administrador del proyecto, con apoyo de su equipo de trabajo, deberá: 1. Elaborar el cronograma del proyecto, a partir de una Estructura de desglose del trabajo-EDT, considerando las restricciones del proyecto. 2. Elaborará una propuesta de presupuesto para el proyecto, a partir del cronograma elaborado y, en caso necesario, propone ajustar el alcance del proyecto. 3. Elaborar el Documento de planeación del proyecto/fase, el cual integrará: El alcance del proyecto. Propuesta del presupuesto, Estructura de desglose de trabajo-EDT. Cronograma. Ambiente de trabajo del proyecto. Supuestos. Interdependencias. Restricciones. Documentos de planeación subsidiarios. 4. Someter a aprobación del Administrador del portafolio de proyectos de TIC, el Documento de planeación del proyecto/fase. SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 28 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos 5. Dar a conocer a los involucrados del proyecto el Documento de planeación del proyecto/fase, así como los cambios que se le realicen al mismo durante la ejecución del proyecto. 6. Establecer y mantener el control sobre las líneas base el Documento de planeación del proyecto/fase. 7. Actualizar el avance del proyecto en el Documento de planeación del proyecto/fase y el Repositorio central de proyectos, en las fechas de los hitos de control del cronograma y documentos de planeación subsidiarios. Actividades / Información Complementaria Descripción: Desarrollar la planeación del proyecto/fase es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. La planeación del proyecto/fase se convierte en la fuente primaria para determinar la manera que se ejecutará, monitoreará y controlará el proyecto. El contenido del documento de planeación del proyecto/fase variará en función del área de aplicación y de la complejidad del proyecto. La planeación del proyecto/fase se elabora de manera gradual por medio de actualizaciones, se controla y aprueba a través del proceso de Administración de Cambios (ACMB). Entradas y Salidas: SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 29 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Entradas Salidas • • • • • • • • • Acta de constitución del proyecto • Alcance del proyecto. • Estructura de desglose del trabajo. • Calendario de recursos • Factores ambientales de la SCT. • Documentación de requisitos. • Presupuesto. Listado de actividades Atributos de las actividades Lista de hitos Diagrama de red del cronograma del proyecto. Requisitos de los recursos de las actividades. Estimado de la duración de las actividades. Cronograma del proyecto. Documento de planeación del proyecto/fase. Actividades del proceso: Para definir la planeación del proyecto/fase, el administrador del proyecto debe: 1. Definir las actividades. Identificar las actividades específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto. Una guía para la definición de las actividades está dada por el EDT, mencionado en la actividad/subproceso anterior de este documento. SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 30 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos 2. Identificar y documentar las dependencias entre las actividades del proyecto. 3. Estimar tipo y cantidad de recursos por actividad. 4. Estimar la duración de las actividades. Estimar la cantidad de periodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad. Herramientas o técnicas: Algunas herramientas o técnicas a utilizar para estimar la duración de las actividades son: Juicio de expertos: Guiado por la información histórica, puede proporcionar información sobre el estimado de la duración recomendada, procedentes de proyectos de TIC similares o anteriores. Estimación análoga: La estimación análoga utiliza parámetros de un proyecto anterior similar, tales como la duración, el presupuesto, el tamaño, la carga y la complejidad, como base para estimar los mismos parámetros o medidas para un proyecto futuro. Cuando se trata de estimar duraciones, esta técnica utiliza la duración real de proyectos similares anteriores como base para estimar la duración del proyecto actual. Es un método de estimación de valor bruto, que a veces se ajusta en función de diferencias conocidas en cuanto a la complejidad del proyecto. La estimación análoga de la duración se emplea frecuentemente para estimar la duración de un proyecto cuando existe una cantidad limitada de información detallada sobre el mismo, como es el caso, por ejemplo, en las fases iniciales del proyecto. La estimación análoga utiliza la información histórica y el juicio de expertos. Por lo general, la estimación análoga es menos costosa y requiere menos tiempo que las otras técnicas, pero también es menos exacta. La estimación análoga de costos puede aplicarse a todo un proyecto o a partes del mismo, y puede utilizarse en conjunto con otros métodos de estimación. La estimación análoga es más confiable cuando las actividades anteriores son similares, no sólo en apariencia sino por hecho, y cuando los miembros del equipo del proyecto responsables de efectuar los estimados poseen la experiencia necesaria. Estimación paramétrica: Utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables para calcular una estimación de parámetros de una actividad tales como costo, presupuesto y duración. Con esta técnica pueden lograrse niveles más altos de exactitud, dependiendo de la sofisticación y de los datos que utilice el modelo. La estimación paramétrica de tiempo puede aplicarse a todo un proyecto o a partes del mismo, en conjunto con otros métodos de estimación. Estimación por tres valores: Este concepto se originó con la técnica de revisión y evaluación de programas SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 31 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos (método PERT). El método PERT utiliza tres estimados para definir un rango aproximado de duración de una actividad: o Más probable (tM): Es la duración de la actividad, en función de los recursos que probablemente se asignarán, de su productividad, de las expectativas realistas de disponibilidad para la actividad, de las dependencias de otros participantes y de las interrupciones. o Optimista (t0): La duración de la actividad está basada en el análisis del mejor escenario posible para esa actividad. o Pesimista (tP): La duración de la actividad está basada en el análisis del peor escenario posible para esa actividad. El análisis según el método PERT calcula una duración Esperada (tE) de la actividad utilizando un promedio de estas tres estimaciones: tE = t0 + 4tM + tP 6 Los estimados de la duración basados en esta ecuación (a aun en un promedio simple de los tres valores) pueden proporcionar una mayor exactitud, y los tres valores aclaran el rango de incertidumbre de los estimados de la duración. Análisis de Reserva: Los estimados de la duración pueden incluir reservas para contingencias (denominadas a veces reservas de tiempo o colchones) en el cronograma global del proyecto, para tener en cuenta la incertidumbre del cronograma. La reserva para contingencias puede ser un porcentaje de la duración estimada de la actividad, una cantidad fija de periodos de trabajo, o puede calcularse utilizando métodos de análisis cuantitativos. Desarrollar el cronograma. Analizar la secuencia, duración de actividades, recursos requeridos y las restricciones de tiempo para programar el proyecto. Estimar costos. Realizar un estimado de los costos de los recursos requeridos para efectuar cada actividad del proyecto. Obtener el presupuesto. Se necesita presupuestar a partir de los costos de las partidas individuales de trabajo. Establecer la línea base financiera. Identificar los estándares de calidad aplicables al proyecto y determinar cómo satisfacerlos. Identificar y documentar los roles y responsabilidades. Definir como se llevará la gestión de los riesgos para el proyecto. SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC APTI-5: Administrar los riesgos 32 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos 12. Definir los puntos de control a monitorear y controlar. Ver documento APTI Guía estándar de métricas TIC-SCT.docx 13. Identificar los requerimientos de comunicación y las interrelaciones requeridas de informes y reportes. 14. Determinar, de ser necesario, programas de contratación, así como esquemas contractuales. El Administrador de proyecto y su equipo de trabajo, deberán: 1. Identificar riesgos del proyecto, de manera iterativa. 2. Clasificar riesgos por tipo y agruparlos de acuerdo con la causa raíz, para elaborar propuestas que los mitiguen o eliminen. 3. Determinar la prioridad de atención de los riesgos identificados y las acciones que serán realizadas para mitigarlos, así como la definición de una propuesta de programa de contingencia sobre el riesgo. 4. Elaborar el documento de Registro de riesgos del proyecto con los datos de los factores críticos anteriores e integrarlo al Documento de planeación de riesgos. 5. Realizar el seguimiento de los riesgos identificados, ejecutar las acciones de respuesta a los riesgos y evaluar su efectividad a lo largo del ciclo de vida del proyecto, actualizando el Registro de riesgos del proyecto. 6. Actualizar el Documento de planeación de riesgos, con el Registro de riesgos del proyecto, así como integrar el documento actualizado al Documento de planeación del proyecto. 7. Actualizar el Repositorio central de proyectos con los resultados que se obtengan en esta actividad. Actividades / Información Complementaria Descripción: El Administrador de Proyectos de TIC realiza la gestión de riesgos a través de la identificación, clasificación, seguimiento, control y respuesta a los riesgos del proyecto dentro de la SCT. Entradas y Salidas: SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 33 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Entradas Salidas • Documento de Planeación del Proyecto/Fase. • Documento de Informes del Rendimiento del Programa del proyecto. • Directriz rectora de administración de riesgos de TIC. • Documento Registro de Riesgos. • Documento actualizado de Planeación del Proyecto/Fase • Documento actualizado de Informes del Rendimiento del Programa del proyecto. Actividades del proceso: El Administrador de proyecto realiza los siguientes pasos para gestionar los riesgos en un proyecto de TIC: 1. Identificar los riesgos Es el proceso por el cual se identifican los riesgos que pueden afectar al proyecto y se documentan sus características. Identificar los riesgos es un proceso iterativo debido a que se pueden descubrir nuevos riesgos o SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 34 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos pueden evolucionar conforme al proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida. El formato de las declaraciones de riesgos debe ser consistente para asegurar la capacidad de comparar el efecto relativo de un evento de riesgo con otros eventos en el marco del proyecto. Herramientas o técnicas: Algunas herramientas o técnicas a utilizar para identificar los riesgos en un proyecto de TIC son: Revisiones de la documentación: El Administrador de proyecto de TIC efectúa una revisión estructurada del proyecto, incluyendo los planes, los supuestos, los archivos de proyectos anteriores, los contratos y otra información. La calidad de los planes así como la consistencia entre dichos planes y los requisitos y supuestos del proyecto, pueden ser indicadores de riesgos en el proyecto. Técnicas de recopilación de información: El Administrador de proyectos utiliza las siguientes técnicas en la identificación de riesgos: o Lluvia de ideas. o Técnica Delphi. o Entrevistas. o Análisis causal. Análisis de las listas de control: Se desarrollan basándose en la información histórica y el conocimiento acumulado a partir de otros proyectos similares, también se puede considerar como lista de control el nivel de más bajo de la estructura de desglose de riesgos. Análisis de supuestos: Identifica los riesgos del proyecto debido al carácter inexacto, inestable, incoherente o incompleto de los supuestos. Técnicas de diagramación: El Administrador utiliza las siguientes técnicas para identificar los riesgos en el proyecto de TIC: o Diagrama causa y efecto. o Diagrama de flujo o sistemas. o Diagrama de influencias. Análisis SWOT (DAFO, Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades): Esta técnica examina el proyecto desde cada uno de los aspectos DAFO, para identificar el espectro de riesgos identificados, incluyendo los riesgos generados internamente. Juicio de Expertos: Expertos con experiencia apropiada, adquirida en proyectos o áreas de SCT 35 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Hoja Implementación MAAGTIC ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) OSGPMGP Factores críticos Factores críticos negocio similares, pueden identificar los riesgos directamente. Proceso 2. Clasificar los riesgos La UTIC-SCT denomina a los riesgos como, riesgos de “Bajo impacto”, “Mediano impacto” y “Alto impacto”, desarrollados en el proceso de Administración de riesgos de TIC. El administrador de proyecto de TIC clasifica los riesgos que se pueden presentar en por medio de los siguientes análisis que ayudan a detectar cuáles son las áreas o en qué fase es en donde se presentan con mayor concurrencia a los efectos de incertidumbre: Análisis Cuantitativo de Riesgos: Es el proceso en el que el Administrador de Proyecto de TIC prioriza riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos. El proceso de realizar el análisis cuantitativo de riesgos evalúa la prioridad de los riesgos usando la probabilidad relativa de ocurrencia, el impacto correspondiente sobre los objetivos del proyecto si los riesgos se presentan así como otros factores, tales como el plazo de respuesta y la tolerancia del riesgo por parte de la organización asociados con las restricciones del proyecto en cuanto a costos, cronograma, alcance y calidad, esta información se puede obtener del documento “Planeación del Proyecto Fase”. Realizar el análisis cuantitativo de riesgos, es por lo general un medio rápido y económico de establecer prioridades para la planificación a la respuesta de los riesgos, si se requiere, el proceso debe ser revisado durante el ciclo de vida del proyecto para mantenerlo actualizado con respecto a los cambios de riesgos del proyecto. Evaluación de probabilidad e impacto de los riesgos: Mediante esta evaluación se estudia la probabilidad de ocurrencia de cada riesgo específico. La evaluación del impacto de los riesgos investiga el efecto potencial de los mismos sobre un objeto del proyecto, tal como el cronograma, el costo, la calidad o el desempeño, incluidos tanto los efectos negativos en el caso de las amenazas, como los positivos, en el caso de las oportunidades. SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC Hoja 36 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Proceso Para cada riesgo identificado, se evalúa la probabilidad y el impacto. Los riesgos pueden evaluarse en entrevistas o reuniones, durante éstas, se evalúa el nivel de probabilidad de cada riesgo y su impacto sobre cada objetivo de proyecto. También se registran los detalles explicativos, incluidos los supuestos que justifican los niveles asignados. Matriz de probabilidad de impacto: Dicha matriz especifica la evaluación de la importancia de cada riesgo y, por consiguiente, de su prioridad de atención, se efectúa utilizando una tabla de búsqueda o una matriz de probabilidad de impacto. Dicha matriz especifica las combinaciones de probabilidad e impacto que llevan a calificar los riesgos con una prioridad baja, moderada o alta. Evaluación de la calidad de los datos sobre riesgos: Es una técnica para evaluar el grado de utilidad de los datos sobre riesgos para su gestión. Implica examinar el grado de entendimiento del riesgo y la exactitud, calidad, fiabilidad e integridad de los datos relacionados con el riesgo. Evaluación de la urgencia de riesgos: Los indicadores de prioridad pueden incluir el tiempo para dar una respuesta a los riesgos, los síntomas y las señales de advertencia, y la calificación del riesgo. Juicio de expertos: Evalúan la probabilidad y el impacto de cada riesgo, para determinar su ubicación dentro de la matriz. Herramientas y técnicas: Técnica de recopilación y representación de datos: o Entrevistas: La técnica de entrevistas se basa en experiencia y en datos históricos para cuantificar la probabilidad y el impacto de los riesgos sobre los objetivos del proyecto. La información necesaria depende del tipo de distribuciones de probabilidad que se vayan a utilizar. o Distribuciones de probabilidad: Representan la incertidumbre de los valores tales como la duración de las actividades del cronograma y los costos de los componentes del SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 37 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos cronograma. Las distribuciones diferenciales pueden utilizarse para representar eventos inciertos, las distribuciones uniformes pueden emplearse únicamente cuando no hay valor obvio que sea más probable de cualquier otro entre los límites alto y bajo. Técnicas de análisis cuantitativo de riesgo y modelado: o Análisis de sensibilidad: Determina qué riesgos tienen mayor impacto potencial en el proyecto. Este método evalúa el grado en que la incertidumbre de cada elemento del proyecto afecta el objetivo que está siendo examinado, cuando todos los demás elementos se mantienen en sus valores de línea base. Una representación del análisis de sensibilidad es el diagrama con forma de tornado, que es útil para comparar la importancia y el impacto relativo de las variables que tienen un alto grado de incertidumbre con respecto a las que son más estables. o Análisis del Valor Monetario Esperado (EMV). Es un concepto estadístico que calcula el resultado promedio cuando el futuro incluye escenarios que pueden o no ocurrir (análisis bajo incertidumbre). El valor monetario esperado de las oportunidades se expresará con valores positivos, mientras que el riesgo será negativo. El valor monetario esperado requiere una suposición de neutralidad del riesgo, que no se trate de una aversión al riesgo ni de una atracción por éste. El valor monetario esperado para un proyecto se calcula multiplicando el valor de cada posible resultado por su probabilidad de ocurrencia, y sumando luego los resultados. Este tipo de análisis se utiliza comúnmente en el análisis mediante árbol de decisiones. o Modelado y simulación: Una simulación de un proyecto utiliza un modelo que traduce las incertidumbres detalladas especificadas del proyecto en su impacto potencial sobre los objetivos del mismo. Las simulaciones se realizan habitualmente utilizando la Técnica Monte Carlo que es una simulación del modelo de proyecto se calcula muchas veces (mediante iteración) utilizando valores de entrada seleccionados al azar para cada iteración a partir de las distribuciones de probabilidad para estas variables. A partir de las iteraciones, se calcula una distribución de probabilidad. Juicio de Expertos: Se requiere para identificar los impactos potenciales, sobre el costo y el cronograma, para evaluar la probabilidad y definir las entradas a las herramientas. Los expertos deben ser capaces de identificar las debilidades de las herramientas, así como sus fortalezas relativas. SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC Hoja 38 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Proceso 3. Responder a los riesgos. El administrador de Proyectos de TIC aborda los riesgos en función de su prioridad, introduciendo recursos y actividades en el presupuesto, el cronograma y el documento de planeación del proyecto/fase, según se requiera. El Administrador de Proyectos de TIC atiende los riesgos partiendo del Análisis Cualitativo de Riesgos y del Análisis Cuantitativo de Riesgos, dependiendo de la importancia del riesgo. Desarrolla opciones y acciones para incrementar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto como un plan de contingencia sobre riesgos, para recurrir a una pronta mitigación, estas respuestas se ven reflejadas a largo del ciclo de vida del proyecto. Todos los registros obtenidos servirán para realizar actualizaciones a los documentos del proyecto, en específico al Documento de Planeación de riesgos del proyecto de TIC y finalmente en el Documento de Registro de riesgos. Herramientas o técnicas: El Administrador de Proyectos de TIC utiliza las siguientes herramientas y técnicas para seleccionar la estrategia correspondiente para dar respuesta a los riesgos con una mayor probabilidad de eficiencia. Estrategia para riesgos Negativos o Amenazas: Las tres estrategias evitar, transferir y mitigar, abordan normalmente las amenazas o los riesgos que pueden tener impactos negativos sobre los objetivos del proyecto en caso de ocurrir, La cuarta estrategia, aceptar, puede utilizarse tanto para riesgos positivos u oportunidades Estrategia para riesgos Positivos u Oportunidades: Las estrategias de Explotar, Compartir y Mejorar, se sugieren para tratar riesgos con impactos potencialmente positivos sobre los objetivos del proyecto. La cuarta estrategia Aceptar, puede utilizarse tanto para riesgos negativos o amenazas como para riesgos positivos u oportunidades Estrategia de Respuesta para Contingencias: El plan de respuesta se ejecuta bajo determinadas condiciones predefinidas, los eventos que disparan la respuesta de contingencia, tales como no cumplir con hitos intermedios u obtener una prioridad más alta con un proveedor, deben definirse y SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC Hoja 39 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Proceso rastrearse. Juicio de Expertos: Constituye una entrada procedente de partes con sólidos conocimientos que atañe a las acciones que deben tomarse en caso de un riesgo específico y definido. 4. Dar seguimiento y controlar riesgos El Administrador de Proyecto de TIC monitorea y controla los riesgos por medio de la implementación de planes de respuesta a los riesgos, se rastrean los riesgos identificados, se monitorean los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se evalúa la efectividad de proceso contra los riesgos a través del proyecto. Las respuestas a los riesgos planificados que se incluyen en el plan para la dirección del proyecto se ejecutan durante el ciclo de vida del proyecto, pero el trabajo del proyecto debe monitorearse continuamente para detectar riesgos nuevos, riesgos que cambian o se vuelven obsoletos. El proceso monitorear y controlar los riesgos aplica técnicas, tales como el análisis de variación y de tendencias, que requieren el uso de información de desempeño generada durante la ejecución del proyecto Otras finalidades del proceso de monitorear y controlar los riesgos son determinar si: Los supuestos del proyecto siguen siendo válidos. Los análisis muestran que un riesgo evaluado ha cambiado o puede descartarse. Se respetan las políticas y los procedimientos de gestión de riesgos. Las reservas para contingencias de costo o cronograma deben modificarse para alinearlas con la evaluación actual de los riesgos. El proceso de monitorear y controlar los riesgos puede implicar la selección de estrategias alternativas, la ejecución de un plan de contingencia o de reserva, la implementación de acciones correctivas y la modificación del plan para la dirección del proyecto. El propietario de la respuesta a los riesgos informa periódicamente al administrador del proyecto sobre la efectividad del plan, sobre cualquier efecto no anticipado y sobre cualquier corrección necesaria para gestionar el riesgo adecuadamente, en este SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC APTI-6: Dirigir y realizar 40 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos proceso también se incluye una actualización a los activos de los procesos de la organización, incluidas las bases de datos de las lecciones aprendidas del proyecto y las plantillas de gestión de riesgos para beneficio de proyectos futuros. Herramientas o técnicas: Reevaluación de los Riesgos: El Administrador de Proyecto de TIC debe programar periódicamente reevaluaciones. La cantidad y el nivel de detalle de las repeticiones que corresponda hacer dependerán de la manera en que el proyecto avanza con relación a los objetivos. Auditorías de los Riesgos: Examinan y documentan la efectividad de las respuestas a los riesgos identificados y sus causas, así como la efectividad del proceso de gestión de riesgos. El administrador del proyecto es el responsable de asegurar que las auditorías de riesgos se realicen con una frecuencia apropiada, según la definición realizada en el plan de gestión de riesgos. Análisis de Variación y de Tendencias: Muchos procesos de control utilizan el análisis de variación para comparar los resultados planificados con los resultados reales. Con el propósito de monitorear y controlar los eventos de riesgo, deben revisarse las tendencias en la ejecución del proyecto, utilizando la información relativa al desempeño. Se utiliza el análisis del valor ganado para monitorear el desempeño global del proyecto, dependiendo el resultado se pronostica la desviación potencial del proyecto. Medición del Desempeño Técnico: Compara los logros técnicos durante la ejecución del proyecto con el cronograma de logros técnicos del plan para la dirección del proyecto. Requiere la definición de medidas cuantificables del desempeño técnico que puedan usarse para comparar los resultados reales con los planificados. Tales mediciones del desempeño técnico pueden incluir pesos, tiempos de transacción, número de piezas defectuosas entregadas, etc. Análisis de Reserva: Compara la cantidad de reservas para contingencias restantes con la cantidad de riesgo restante en un momento dado del proyecto, con objeto de determinar si la reserva restante es suficiente. Reuniones sobre el estado del Proyecto: El tiempo requerido para tratar este asunto variará dependiendo de los riesgos que se hayan identificado, de su prioridad y dificultad de respuesta. El Administrador de proyectos y su grupo de trabajo deberán: SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 41 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso el trabajo Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos 1. Mantener operable el ambiente de trabajo del proyecto (servidores, equipos de desarrollo, equipos de pruebas, herramientas, infraestructura, entre otros). 2. Asegurarse que se realice el trabajo necesario para elaborar los entregables y productos del proyecto. 3. Asegurarse que durante la realización del trabajo se ejecuten las actividades de calidad de acuerdo a lo establecido. 4. Supervisar que los recursos y el equipo necesario para la realización del trabajo se administren conforme al documento de planeación del proyecto/fase y sus documentos de planeación subsidiarios. 5. Actualizar el cronograma del proyecto de acuerdo al avance del trabajo realizado. 6. Distribuir la información del proyecto y su avance a los involucrados. Actividades / Información Complementaria Descripción: Dirigir y realizar la ejecución del trabajo del proyecto de TIC es el proceso que consiste en ejecutar el trabajo definido en el documento de planeación de proyecto/fase para cumplir con los objetivos del mismo incluye procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar todos los procesos de la gestión de proyectos. Estas actividades abarcan, entre otras: Realizar las actividades necesarias para cumplir con los requisitos del proyecto. Crear los entregables del proyecto. Reunir, capacitar y dirigir a los miembros del equipo asignado al proyecto. Obtener, gestionar y utilizar los recursos, incluyendo materiales, herramientas, equipos e instalaciones. Implementar los métodos y normas planificadas Establecer y gestionar canales de comunicación del proyecto, tanto externos como internos al equipo de proyecto. Generar los datos del proyecto, tales como costo, cronograma, avance técnico y de calidad y el estado, a fin de facilitar las proyecciones. Emitir las solicitudes de cambio y adaptar los cambios aprobados al alcance, a los planes y el entorno del proyecto. Gestionar los riegos e implementar las actividades de respuesta a los mismos. Gestionar a los vendedores y proveedores. Recopilar y documentar las lecciones aprendidas e implementar las actividades aprobadas de mejora del proceso. SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC Hoja 42 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Proceso Entradas y Salidas: Entradas Salidas • Documento de Planeación del Proyecto/Fase. • Documento actualizado de Planeación del Proyecto/Fase. Actividades del proceso: El Administrador del Proyecto de TIC tiene como responsabilidad fundamental gestionar la ejecución del proyecto, SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 43 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos por tanto gran parte de su trabajo es seguir la planeación hecha para el proyecto/fase, a tal punto que cuando las cosas se empiezan a desviar de lo planeado, realice las acciones correctivas y preventivas para volver a alinear el plan a los objetivos del proyecto de TIC. El Administrador del Proyecto de TIC realiza las siguientes actividades para llevar a cabo la dirección y ejecución del trabajo: 1. Se asegura de que todo el conjunto de condiciones tanto de infraestructura (por ejemplo, instalaciones existentes y bienes de capital) como de administración del personal (por ejemplo, pautas de contratación y despido, revisión de desempeño de los empleados y registro de capacitación) sean las adecuadas para mantener operable el ambiente de trabajo durante el desarrollo del proyecto de TIC. 2. Se asegura de que se ejecute el trabajo conforme al documento desarrollado en la Actividad 4 ”Elaborar el Documento de planeación/fase” de tal manera que se alcancen los objetivos del proyecto. 3. Emitir solicitudes de cambio cuando se detectan problemas durante la ejecución del trabajo del proyecto, su factibilidad de implementación está basado en analizar el impacto que tendría el cambio que pueden modificar las políticas o los procedimientos, el alcance, el costo o el presupuesto, el cronograma o la calidad del proyecto, una actualización del estado del control de cambios indicará que algunos cambios se han aprobado, mientras que otros no, siguiendo un procedimiento que incluya la solicitud del cambio, la aprobación del cambio y el mantenimiento actualizado de la documentación de configuración y planificación relacionada. El equipo del proyecto de UTIC programa la implementación de solicitudes aprobadas. Las solicitudes de cambio aprobadas son los cambios documentados y autorizados para ampliar o reducir el alcance del proyecto. Las solicitudes de cambio pueden ser directas o indirectas, generadas interna o externamente, opcionales u obligatorias. Para ello dirigir y realizar la ejecución del proyecto de TIC también requiere la implementación de una acción correctiva o acción preventiva para impedir un impacto negativo posterior en el proyecto. 4. El Administrador de proyecto de TIC verifica que los cambios solicitados en el proyecto de TIC se hayan llevado a cabo y concluido con éxito para realizar una actualización en: Reparación de defectos: la identificación formalmente documentada de un defecto en un componente de un proyecto de TIC, con una recomendación de reparar dicho defecto o reemplazar completamente el componente. Actualizaciones a documentos del proyecto: Entre los elementos del plan que se pueden actualizar se SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 44 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos encuentran: Plan de gestión de requisitos. Plan de gestión del cronograma. Plan de gestión de costos. Plan de gestión de calidad. Plan de recursos humanos. Plan de gestión de las comunicaciones. Plan de gestión de riesgos. Plan de gestión de las adquisiciones. Las líneas base del proyecto. Los registros del proyecto (asuntos, supuestos, etc.). El registro de riesgos. El registro de interesados. 5. El Administrador del Proyecto de TIC a lo largo del proyecto difunde, recolecta, mide y distribuye la información del rendimiento conforme éste avanza, pero a su vez explota esta información elaborando tendencias, ajustando métricas y ajustando procesos, mismos que se recopilan de manera sistemática. Los entregables se producen como salidas de las fases ejecutadas para cumplir con el trabajo planificado y programado en el documento de planeación de proyecto/fase. La información sobre el desempeño del trabajo, relativa al estado de terminación de los entregables y de lo que se ha logrado, se recopila durante la ejecución del proyecto de TIC. Esta información puede difundirse con diversos resultados de desempeño, incluyendo entre otros: El avance de los entregables. El avance del cronograma. Los costos incurridos. Herramientas o técnicas: Juicio de Expertos: el juicio de expertos se utiliza para evaluar las entradas necesarias para dirigir y realizar el trabajo del proyecto/fase. Durante este proceso, el juicio y la experiencia se aplican a todos los detalles técnicos de la gestión. Dicha experiencia es proporcionada por el administrador del proyecto de SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC Hoja 45 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) OSGPMGP Factores críticos Factores críticos TIC y el equipo de trabajo, quienes disponen de los conocimientos o capacitación especializados. Proceso Puede obtenerse experiencia adicional de: Otras unidades dentro de la organización. Consultores. Interesados, incluyendo clientes y patrocinadores. Asociaciones profesionales y técnicas. APTI-7: Supervisar el trabajo y mantener controlado el proyecto Sistema de Información para la Dirección de Proyectos: proporciona acceso a una herramienta automática, tal como una herramienta de software para definir cronogramas, un sistema de gestión de la comunicación, un sistema de recopilación y distribución de la información o interfaces de red a otros sistemas automáticos en línea, utilizados durante el esfuerzo de dirigir y realizar la ejecución del proyecto de TIC. El Administrador de proyecto deberá: 1. Dar seguimiento y evaluar el rendimiento y avance del proyecto en los hitos de control establecidos, para identificar las variaciones respecto del Documento de planeación del proyecto. 2. Integrar el Informe de rendimiento del proyecto con los resultados del análisis comparativo, entre el avance alcanzado y lo planeado en un periodo determinado, y revisarlo con el Administrador del portafolio de proyectos de TIC. 3. Identificar y controlar los cambios al proyecto, registrarlos y darles seguimiento, mediante el documento de Solicitud de cambio al proyecto. 4. Analizar las eventualidades del proyecto y darles seguimiento hasta su cierre. 5. Acordar la aceptación de entregables y productos con la Unidad administrativa solicitante y cualquier otro involucrado, por medio de la formalización de Actas de aceptación de entregables. 6. Realizar el control de los cambios al proyecto de manera que los cambios que afecten a las líneas base del proyecto se revisen y, de ser el caso, se aprueben e incorporen al Documento de planeación del proyecto. 7. Mantener informados del seguimiento del proyecto a los Responsables de los procesos APBSAdministración de proveedores de bienes y servicios de TIC; ADTI- Administración para las contrataciones SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 46 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos de TIC, y APT- Administración del presupuesto de TIC, y recibir retroalimentación de ellos. 8. Actualizar el Tablero de control de proyectos de TIC, con los datos del avance de cada proyecto en ejecución. Actividades / Información Complementaria Descripción: Uno de los objetivos principales de la supervisión y control de proyectos es realizar el seguimiento de lo planificado, tomando medidas oportunas cuando se produzcan retrasos, costes por encima de lo planificado, o se convenga algunas condiciones acordadas que fueron base en la decisión de realizar el proyecto. Esta actividad/sub-proceso se puede dividir en dos grandes objetivos, uno lo constituye, la supervisión el cual determinaría si el proyecto está o no bajo control. Lo cual implica verificar si se están alcanzando los hitos del proyecto: a tiempo, con los recursos estimados, con un nivel de calidad y continua siendo aceptable económicamente, tan pronto se observen desviaciones se debe re-planificar y renegociar el plan del proyecto/fase con el área responsable solicitante o los clientes. El otro se refiere al control del proyecto, que se define como toda actividad aseguradora de que el trabajo real va de acuerdo al plan, compara lo realizado con las metas y planes, revela cuando y donde existen desviaciones, y pone en marcha acciones correctivas, ayudando a la realización del plan. Para poder ejercer una correcta supervisión y control de un proyecto de TIC dentro de la SCT es necesario que el administrador del proyecto dedique todo el tiempo que sea preciso a vigilar el estado de cada una de las tareas que se están sufriendo retrasos. En el momento que se detecta cualquier desviación hay que analizar las causas para poder efectuar correcciones oportunas y recuperar el tiempo perdido. De acuerdo al PMI la actividad/sub-procesos “supervisar el trabajo y mantener controlado un proyecto” está compuesto por actividades requeridas para monitorear, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. Entradas y Salidas: SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 47 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Entradas Salidas • Solicitudes de cambio. • Actualización al documento de Planeación del proyecto/fase. • Informes de rendimiento del programa del proyecto. • Actualización a los documentos del proyecto. Actividades del proceso: El administrador del proyecto deberá: 1. Definir los objetivos del seguimiento y control. SCT • Documento de Planeación del proyecto/fase. • Informes de rendimiento del programa del proyecto. • Actas de aceptación de entregables • Solicitudes de cambio • Lista de asuntos y acuerdos • Tablero de control de proyectos • Factores ambientales de la empresa. • Activos de los procesos de la organización. • Reporte de del avance del trabajo del proveedor. • Reporte de hallazgos. SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 48 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Revisa los puntos de control a supervisar dentro del proyecto, tomados del documento APTI Guía estándar de métricas TIC-SCT.docx y definidos en la planeación. Determina herramientas de supervisión y control de proyectos. El administrador de proyectos define las herramientas de apoyo para obtener y comparar los puntos de control a verificar. La definición de las herramientas y/o técnicas están contenidas en el documento APTI Guía estándar de métricas TIC-SCT.docx. Identificar los agentes de seguimiento. En esta actividad se identifican, describen, priorizan los responsables de seguimiento, dentro y fuera del proyecto. Planificar el presupuesto para el seguimiento. Se planifica y se distribuye el presupuesto entre los distintos niveles de seguimiento, en algunos casos este presupuesto resulta elevado por las características críticas de algunos proyectos. Seguimiento de las tareas. El seguimiento se lleva a cabo revisando el estado de cada tarea con el miembro del equipo asignado para su realización y verificando su estado con los responsables de dichas unidades de trabajo. Verificar el alcance. Incluye revisar los entregables con el área responsable solicitante, el cliente o el patrocinador para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptación formal. Identificar riesgos: Se identifican nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existentes del proyecto, para asegurarse de que se identifiquen los riesgos y se informen Controlar el cronograma. Dar seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar los cambios en el cronograma. Controlar el cronograma consiste en: Determinar el estado actual del cronograma del proyecto. Influir en los factores que generan cambios en el cronograma. Determinar que el cronograma del proyecto ha cambiado. Gestionar los cambios reales conforme suceden. Realizar el control integrado de cambios. Como consecuencia de la comparación entre los resultados planificados y los reales, es posible que se emitan solicitudes de cambio, que pueden ampliar, ajustar o reducir el alcance del proyecto o del producto. Los cambios pueden impactar al plan del proyecto/fase, los documentos del proyecto o los entregables del producto. Los cambios pueden abarcar, entre otros: Acciones correctivas SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 11. 12. 13. 14. 49 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Acciones preventivas Reparación de defectos Para mayor detalle consulte el proceso Administración de Cambios (ACMB). Controlar los costos. Consiste en monitorear la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios de costos. La actualización del presupuesto implica registrar los costos reales en los que se ha incurrido a la fecha. El monitoreo del gasto de fondos sin tomar en cuenta el valor del trabajo que se está realizando y que corresponde a ese gasto tiene poco valor para el proyecto, más allá de permitir que el equipo del proyecto se mantenga dentro del financiamiento autorizado. De esta manera, gran parte del esfuerzo del control de costos implica analizar la reacción entre el uso de los fondos del proyecto y el trabajo real efectuado a cambio de tales gastos. La clave para un control de costos efectivo es la gestión de la línea base aprobada de desempeño de costos y de los cambios a esa línea base. El control de costos dentro de un proyecto incluye: Influir en los factores que producen cambios en la línea base de costo. Asegurarse de que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera oportuna. Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden. Asegurarse de que los gastos no excedan el financiamiento autorizado para el proyecto, tanto por periodo como total. Monitorear el desempeño de los costos para detectar y comprender las variaciones con respecto a la línea base aprobada de costo. Monitorear el desempeño del trabajo con relación a los fondos en los que se ha incurrido. Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre costos o utilización de recursos. Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobados y costos asociados. Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de límites aceptables. Monitorear la implementación de los cambios aprobados cuando éstos se produzcan. Confeccionar los productos del seguimiento: Se elaboran los documentos de salida del proceso, digase informes de supervisión con el avance del proyecto, planes de trabajo, recomendaciones, acciones correctivas, etc. Informar el rendimiento del programa del proyecto. Se informa a los involucrados del proyecto el SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC APTI-8: Cerrar proyecto/fase el 50 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos rendimiento del mismo para tomar las acciones correspondientes. El Administrador de proyecto deberá: 1. Verificar que el expediente del proyecto contenga el Documento de planeación del proyecto, la documentación soporte y cualquiera otra relacionada con el proyecto, tal como: resultados finales, archivos, cambios, directorios, evaluaciones y lecciones aprendidas, entre otros. 2. Revisar y validar que el expediente del proyecto cumpla con los elementos de calidad previstos en el proceso OSGP- Operación del sistema de gestión y mejora de los procesos de la UTIC y, de ser el caso, con los del proceso CST- Calidad de las soluciones tecnológicas de TIC. 3. Formalizar el cierre del proyecto, a través del Acta de cierre de proyecto que será firmada por los servidores públicos de la Unidad administrativa solicitante y, en su caso, de la unidad administrativa que promueve la iniciativa que se hubieren designado, así como por el Administrador de proyecto y por cualquier otro involucrado del que se requiera su aprobación sobre el cierre del proyecto. 4. Comunicar el término del proyecto, a los Responsables de los procesos APP- Administración del portafolio de proyectos de TIC; ADTI- Administración para las contrataciones de TIC; APBS- Administración de proveedores de bienes y servicios de TIC, y APT- Administración del presupuesto de TIC, para que lleven a cabo las acciones de cierre que les apliquen. 5. Verificar con los involucrados que la totalidad de los compromisos contractuales relacionados con el proyecto se hayan cumplido. 6. Verificar la disponibilidad del expediente del proyecto de TIC, con la finalidad de que sea un apoyo para futuros proyectos y fuente de conocimiento. 7. Aplicar a los involucrados en el proyecto un Cuestionario de retroalimentación para obtener sus niveles de satisfacción y retroalimentación acerca del desempeño de los ejecutores del proyecto. Actividades / Información Complementaria Descripción: Cerrar el Proyecto o Fase es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Al cierre del proyecto, el administrador de proyectos de TIC revisará toda la información anterior procedente de los cierres de las fases previas para asegurarse de que todo el trabajo del proyecto se mide con relación al Documento de Planeación de proyecto/fase. Esto incluye actividades necesarias, incluyendo: Las acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de terminación o salida de la fase o del proyecto. SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 51 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Las acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o resultados del proyecto o la siguiente fase o la producción y/u operaciones. Las actividades necesarias para recopilar los registros del proyecto fase, auditar el éxito o trabajo del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y archivar la información del proyecto para su uso futuro por parte de la organización. Obtener la aceptación del cliente o del patrocinador. Realizar una revisión tras el cierre del proyecto o la finalización de una fase. Registrar los impactos de la adaptación a un proceso. Documentar las lecciones aprendidas. Aplicar actualizaciones apropiadas a los activos de los procesos de la organización. Archivar todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de información para la dirección de proyectos para ser utilizados como datos históricos. Cerrar las adquisiciones. Entradas y Salidas: SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC Hoja 52 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) OSGPMGP Factores críticos Factores críticos Proceso Entradas Salidas • Repositorio central de proyectos • Documento Acta de cierre del proyecto. • Documento Custionario de Retroalimentación. Actividades del proceso: El Administrador de proyecto de TIC debe: 1. Verificar que toda la documentación relacionada con el proyecto se haya concluido exitosamente, para ello lleva acabo revisiones de gestión de contenido, alcance y tiempo, incluidos en el Documento de Planeación SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC 53 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) Proceso Hoja OSGPMGP Factores críticos Factores críticos del proyecto/fase descrito en la Actividad 4, así como la conclusión de entregables válidos definidos en el Documento Alcance del proyecto de la Actividad 3 de este. 2. Validar el cumplimiento con términos de calidad en donde el Administrador de proyecto de TIC validará: Pautas, instrucciones de trabajo, criterios para la evaluación de propuestas y criterios estandarizados para la medición del desempeño. Pautas y criterios para adaptar el conjunto de procesos estándar de la organización con el fin de que se satisfagan las necesidades específicas del proyecto. Criterios de validación y aceptación del producto, tales como entregables válidos que constituyen el resultado de la ejecución de los procesos de control y calidad. Procedimientos de control de cambios, incluyendo las etapas durante las cuales se modificarán, las normas, políticas, planes y procedimientos oficiales de la organización, y cómo se aprobará y validará cualquier cambio. Bases de conocimiento de gestión de la configuración, que contiene las versiones y líneas base generadas. Archivos del proyecto pertenecientes a proyectos anteriores (por ejemplo, líneas base de alcance, costo, cronograma y para la medición del desempeño, calendarios del proyecto, registro de riesgos, acciones planificadas de respuesta e impacto definido del riesgo). 3. Desarrollar el Acta de cierre de proyecto de TIC: Los documentos de cierre del proyecto o fase, que consisten en la documentación formal que indica la terminación del proyecto o fase y la transferencia de los entregables del proyecto o fase terminados. El cierre provoca obligatoriamente la facturación y las reuniones de evaluaciones; donde se examinará cuál ha sido el transcurso en fase del proyecto, cuál es el margen obtenido de beneficios y se extraerán conclusiones sobre ello. El objetivo de evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido en el proyecto que pueda ser de importancia para proyectos futuros para la UTIC-SCT; contiene la información de si el proyecto obtuvo o no los resultados previstos, en caso negativo, también incluye un análisis de las razones de ello. Herramientas o técnicas: SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Implementación MAAGTIC Hoja 54 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) OSGPMGP Factores críticos Factores críticos El Administrador de Proyectos de TIC utilizará las siguientes herramientas para el desarrollo del documento del cierre del proyecto: Proceso Juicio de Expertos: el juicio de expertos se aplica cuando se realizan las actividades de cierre administrativo para asegurar que se realice de acuerdo con las normas apropiadas. 8. Firmas de elaboración, revisión y aprobación Elaboró Revisó VoBo Patricia Vázquez Montellano Analista Germán Zamorano Aguilar Director Adjunto de Innovación y Desarrollo Tecnológico Germán Zamorano Aguilar Director Adjunto de Innovación y Desarrollo Tecnológico SCT SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Hoja 55 de 55 Proceso-Act OSGP-01 Versión plantilla 1.0 Fecha plantilla jun 2011 Fecha documento oct 2011 Implementación MAAGTIC ANEXO 08 FORMATO 01 Mapa General del Proceso Administración de Proyectos de TIC (APTI) OSGPMGP Anexo 1. Matriz de interrelación de procesos NIVELES Gobierno 5.1 Dirección Soporte 5.5.2 Administración de proveedores de productos y servicios de TIC 5.5.3 Administraciòn de adquisiciones de TIC 5.6.1 Administraciòn del portafolio de servicios de TIC 5.6.2 Diseño de servicios de TIC 5.7.1 Definición de requerimientos de soluciones 5.7.2 Desarrollo de soluciones tecnológicas 5.7.3 Calidad de soluciones tecnológicas 5.8.1 Administración de cambios 5.8.2 Liberación y entrega 5.8.3 Transición y habilitación de la operación 5.8.4 Administración de la configuración 5.9.1 Operación de la mesa de servicios 5.9.2 Administración de servicios de terceros 5.9.3 Administración de niveles de servicio 5.9.4 Administración de la seguridad de los sistemas informáticos 5.10.1 Administración de dominios tecnológicos 5.10.2 Administración del conocimiento 5.10.3 Integración y desarrollo de personal 5.11.1 Administración de la operación 5.11.2 Administración de ambiente físico SIGLAS EMG PE DDT AE ARTI APP APTI OSGP APT APPS ADTI APS DSTI DRS DST CST ACMB LE THO ACNF OMS AST ANS ASSI ADT ACNC IDP AO AAF MI E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S S E/S E/S E/S E/S S S S E E/S S E/S E/S E E/S S S S S E/S E/S 5.11.3 Mantenimiento de infraestructura PROCESOS 5.5.1 Administración del presupuesto de TIC 5.11 Operaciones 5.4.1 Operación del sistema de gestión y mejora de los procesos de la UTIC 5.10 Adm inistración de activos 5.3.2 Administración de Proyectos de TIC 5.9 Operación de servicios 5.3.1 Administración del Portafolio de Proyectos de TIC 5.8 Transición y entrega 5.2.2 Administración de riesgos de TIC 5.1.1 Establecim iento del m odelo de gobernabilidad de TIC 5.7 Adm inistración del desarrollo de soluciones 5.2.1 Administración de la evaluación de TIC PROCESOS 5.6 Adm inistraciòn de servicios 5.1.3 Determinación de la dirección tecnológica GRUPOS Ejecución y Entrega 5.5 Adm inistración de recursos 5.1.2 Planeación estratégica de TIC NIVELES Organización Estratégica 5.4 5.3 Adm inistración de Adm inistra proyecto ción de procesos 5.2 Control 5.1.1 Establecimiento del modelo de gobernabilidad de TIC GRUPOS SIGLAS EMG E/S E/S S E/S E E E E/S E/S S E/S E S E/S E/S E/S S S E/S E E/S E/S 5.1 Dirección Gobierno 5.2 Control 5.1.2 Planeación estratégica de TIC PE E/S 5.1.3 Determ inación de la dirección tecnológica DDT E/S S S AE E/S E/S S ARTI E/S APP E/S 5.2.1 Adm inistración de la evaluación de TIC 5.2.2 Adm inistración de riesgos de TIC 5.3.1 Adm inistración del Portafolio 5.3 Adm inistración de de Proyectos de TIC proyectos 5.3.2 Adm inistración de Proyectos de TIC 5.4.1 Operación del sistem a de 5.4 Adm inistración de gestión y m ejora de los procesos procesos de la UTIC Organización Estratégica 5.5.1 Adm inistración del presupuesto de TIC 5.5.2 Adm inistración de 5.5 Adm inistración de proveedores de productos y recursos servicios de TIC 5.5.3 Adm inistraciòn de adquisiciones de TIC 5.6.1 Adm inistraciòn del portafolio 5.6 Adm inistraciòn de de servicios de TIC servicios 5.6.2 Diseño de servicios de TIC 5.7 Adm inistración del desarrollo de soluciones Ejecución y Entrega 5.10 Adm inistración de activos Soporte 5.11 Operaciones E/S E E/S S APTI S E/S S E/S OSGP E/S S E/S S E/S S E/S S E/S E/S S APT E/S APPS S ADTI E/S E/S S E/S APS E/S S E/S E/S S E/S S E/S E E/S E/S E/S E/S S E E S S E/S S S S E E/S S S E/S S S S 5.7.2 Desarrollo de soluciones tecnológicas DST S E/S S S S 5.7.3 Calidad de soluciones tecnológicas CST S E/S S S ACMB S E/S S S LE S E/S S THO S E/S S ACNF S E/S S S E/S S 5.8.3 Transición y habilitación de la operación 5.9.1 Operación de la m esa de servicios OMS 5.9.2 Adm inistración de servicios de terceros AST E/S S S 5.8.2 Liberación y entrega S E/S DRS S E E/S DSTI 5.8.4 Adm inistración de la configuración 5.9 Operación de servicios S 5.7.1 Definición de requerim ientos de soluciones 5.8.1 Adm inistración de cam bios 5.8 Transición y entrega E/S S E E E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S S E/S S E/S E S E/S E S E/S S E/S S E/S E/S E/S S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E/S S E/S E/S E/S E S E/S S E/S E E/S E/S S E/S E S E S E S S S S S S S S S S E/S S E/S S S S E/S S E/S S S E/S E/S E S E/S S E/S S S E/S S E/S E/S S E/S E/S E/S S E/S S E/S S S S E/S S E/S 5.10.1 Adm inistración de dom inios tecnológicos ADT S E/S E/S S S E/S E/S E/S E/S E/S ACNC S S E/S S S E/S S E/S S 5.10.3 Integración y desarrollo de personal IDP S S E/S S S S E/S S E/S 5.11.1 Adm inistración de la operación AO S E/S S S S E/S S E/S 5.11.2 Adm inistración de am biente físico AAF S E/S E/S S S E/S S MI S E/S S E/S E/S S 5.11.3 Mantenim iento de infraestructura E/S E S E E SCT S E/S E E/S E E/S E/S S E/S S E/S S E/S S E/S E/S S 5.10.2 Adm inistración del conocim iento E/S S S E/S E E E ANS E E/S E/S ASSI S E/S S 5.9.4 Adm inistración de la seguridad de los sistem as inform áticos E/S E E/S E 5.9.3 Adm inistración de niveles de servicio S E/S S S S S S E/S E/S S E/S E/S E S S E/S S E E/S S E E/S S S E/S E/S E/S S S E E E/S S E/S S E E/S S S E/S S E/S E/S E/S E/S E/S E E/S E/S E/S E/S S E/S E/S E/S E E S E/S E/S S E/S E/S E/S E/S E/S S S E/S S E E/S E/S E E E S S E/S E/S E/S E/S E/S E/S E E/S E/S E/S E S S S S E