19_Unidad 19

Documentos
administr ati vos
de constanci a
19
Documentos administrativos de constancia son los emitidos
por los órganos administrativos para acreditar el conocimiento o la veracidad de determinados hechos y que así produzcan efectos legales o administrativos. Los principales
documentos de constancia son los certificados y las actas.
19.1 El certific ado
El certificado es un documento escrito emitido por un órgano administrativo que, solicitado por los ciudadanos, sirve para
producir efectos en un procedimiento administrativo, o bien
para acreditar hechos, actos o situaciones ante la Administración, empresas o particulares.
El certificado puede solicitarse por muy diferentes motivos,
dando lugar a múltiples clases de certificados como, por
ejemplo, certificados de retribuciones, de estudios, de residencia, de cursos realizados, de estar matriculado en un
determinado centro escolar, de nacimiento, de defunción, de
calificaciones académicas, etcétera.
También son certificados los emitidos por el secretario de un
órgano colegiado sobre los acuerdos que se hayan adoptado.
Estructura del certificado
A pesar de la diversidad de circunstancias y hechos que se
pueden certificar, la estructura de los certificados es bastante homogénea, como veremos seguidamente.
3. Cierre
Consta de las partes siguientes:
a) Fórmula de cierre. Los certificados se cierran con una
frase que puede tener varias formulaciones, dependiendo de si el certificado se expide para que produzca
unos efectos generales o para que produzca efectos concretos. Las fórmulas utilizadas pueden ser algunas de
las siguientes:
• Cuando el certificado se expide con fines generales:
– «Y para que conste y surta los efectos oportunos,
expido el presente certificado en...»
– «Y para que conste, a petición del interesado y
surta los efectos oportunos, expido el presente certificado en...»
• Si el certificado se expide para un fin concreto:
– «Y para que conste a efectos de la declaración
anual del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, expido el presente certificado en...»
b) Fecha. Se puede escribir de dos formas:
1. Encabezamiento. En la parte superior del papel ha de figurar impreso el membrete del organismo o institución que
expide el certificado. En el encabezamiento del documento se harán constar los siguientes datos:
• Continuando la frase de cierre y escrita con todas
las letras, por ejemplo:
a) Objeto. Se describirá la clase de certificado de que se
trata, expresado de la siguiente forma:
• En la forma normal en que se escribe en otros documentos, por ejemplo:
Certificado de (estudios, notas, retribuciones, etcétera).
b) Identificación del emisor. Se escribe normalmente con
letras mayúsculas el nombre, apellidos y cargo que desempeña la persona que firma el certificado y que se
hace responsable de la autenticidad de lo que se certifica, por ejemplo:
D. DANIEL VILLAR GUARDIA, ADMINISTRADOR DEL INSTITUTO
DE ENSEÑANZA SECUNDARIA «ARGANZUELA», DE MADRID
2. Cuerpo. El contenido del certificado se inicia con las palabras «Certifica» o «Certifico», escritas en letras mayúsculas
para, a continuación, expresar los hechos o circunstancias
que se certifican, comenzando con la palabra «Que».
– «... expido el presente certificado en Zaragoza,
a tres de mayo del año dos mil cinco».
– Zaragoza, a 3 de mayo de 200_.
c) Firma. No es necesario que se escriba el cargo y el nombre del firmante, puesto que aparece en el encabezamiento, siendo suficiente con firmar y rubricar.
d) Sello. Para que el documento tenga validez es necesario que se estampe el sello del organismo o dependencia a la que pertenece quien expide el certificado.
e) Visto bueno (V°B°). Algunos certificados llevan el visto
bueno de una persona de jerarquía superior a la que
expide el certificado. El visto bueno significa que el superior jerárquico reconoce la firma del expedidor del certificado.
Cuando se certifican varios hechos o circunstancias diferentes, se refleja cada uno en párrafos separados y numerados correlativamente con las palabras «primero», «segundo...» y comenzando cada párrafo con la palabra «Que»,
por ejemplo:
• Se utiliza la fórmula abreviada (V°B°), por ejemplo:
Certifica: Primero: Que... Segundo: Que...
La redacción del contenido del certificado es muy variable, dependiendo de las circunstancias que se certifiquen.
En las Figuras 19.1 y 19.2 aparecen diferentes modelos de
certificados para que sirvan de guía en la realización de las
actividades propuestas al finalizar la unidad.
V°B°
(firma y rúbrica)
El Director General
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Comunidad Autónoma de Cantabria
Consejeria de Educación
Instituto de Educación Secundaria Obligatoria «Cantabria»
Certificado de destino laboral
D. RUBÉN BLANCO IBÁÑEZ, SECRETARIO
«CANTABRIA», DE SANTANDER,
CERTIFICA:
DEL
INSTITUTO
DE
EDUCACIÓN SECUNDARIA OBLIGATORIA
Que D.a María Luisa Gómez Pérez, con DNI n.o 12 345 678, y
NRP A33EC9090, ocupa plaza en este instituto como profesora del área de Ciencias de la Naturaleza, con destino definitivo desde el día 10 de septiembre de 2000.
Y para que así conste y surta los efectos oportunos, a petición de la interesada, expido el presente certificado en
Santander a treinta de septiembre de dos mil cinco.
(firma y rúbrica del secretario)
VºBº
El Director
(firma y rúbrica)
Fdo.: Francisco Hermosilla Ayala
178
Fig. 19.1. Modelo de certificado.
Junta de Castilla y León
Consejería de Educación
Instituto de Educación Secundaria Obligatoria «Las Moreras». Valladolid
Certificado de estudios
D. VICENTE RIVERA RODRÍGUEZ, ADMINISTRADOR
GATORIA «HUERTA DEL REY», DE VALLADOLID:
DEL
INSTITUTO
DE
EDUCACIÓN SECUNDARIA OBLI-
CERTIFICA:
Primero:
Que el alumno Domingo Merino Hernández, con DNI 21.432.432,
ha cursado en este Instituto el ciclo de grado medio
correspondiente al título de «Técnico en Gestión Administrativa».
Segundo:
Que las calificaciones obtenidas en los módulos profesionales han sido las siguientes:
- Comunicación, archivo de la información y operatoria
de teclados: 8 (ocho).
- Gestión administrativa de personal: 7 (siete).
- Gestión administrativa de compraventa: 8 (ocho).
- Principios de gestión administrativa pública: 9
(nueve).
Y para que así pueda hacerlo constar, a petición del interesado, con objeto de solicitar una beca de estudios en
la Cámara de Comercio de Valladolid, expido el presente
certificado en Valladolid a uno de julio de dos mil cinco.
(firma y rúbrica del administrador)
VºBº
La Directora
(firma y rúbrica)
Fdo.: Olga Chávez Sevillano
Fig. 19.2. Modelo de certificado.
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19. 2 L a s actas
Las actas son documentos que sirven para dejar constancia
de los asistentes, el orden del día, las deliberaciones y los acuerdos de las reuniones de los órganos colegiados.
Es difícil definir una estructura homogénea de las actas, pues
en las Administraciones públicas no se realiza un único tipo
de acta, sino que pueden variar, dependiendo del objeto y
del órgano que las realice.
En esta unidad estudiaremos actas sencillas de órganos colegiados, que aparecen recogidas en el artículo 27 de la Ley
de Régimen Jurídico de las Administraciones publicas y del
Procedimiento Administrativo Común (LRJ-PAC), que dice textualmente: «De cada sesión que celebre el órgano colegiado
se levantará acta por el secretario, que especificará necesariamente los asistentes, el orden del día de la reunión, las circunstancias del lugar y el tiempo en que se ha celebrado, los
puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido de los acuerdos adoptados».
La estructura de este tipo de actas puede ser la siguiente:
1. Encabezamiento. Se compone de los siguientes elementos:
a) Título. Se indica el nombre del órgano colegiado, el
número de la sesión y si se trata de una sesión ordinaria o extraordinaria.
b) Día, hora y lugar en que se celebró la sesión. Escrito
en letras.
c) Asistentes. Relación completa de los asistentes indicando
su nombre, apellidos, cargo y organismo al que representan. Se ha de indicar quiénes son el presidente, el
secretario y los vocales.
d) Ausentes. Se indicarán los miembros del órgano que
no asistieron a la reunión indicando los mismos datos
que en el caso de los asistentes.
e) Orden del día. Consiste en una relación numerada, en
apartados correlativos, de los asuntos que se van a tratar en esa reunión.
El primer asunto del orden del día ha de ser siempre la lectura y aprobación, si procede, del acta de la sesión anterior
celebrada por el órgano. El orden del día se cierra con un
último apartado dedicado a «ruegos y preguntas».
El encabezamiento se cierra indicando si la sesión se celebra
en primera o segunda convocatoria y la hora del comienzo.
2. Cuerpo. Se refleja fielmente todo lo sucedido en la reunión del órgano colegiado. El desarrollo de las sesiones
se divide en dos partes: deliberaciones y acuerdos.
a) Deliberaciones. Son el reflejo, de forma resumida y fiel,
de las intervenciones, identificando nominalmente a los
intervinientes. Se ordenarán en apartados numerados que reflejarán cada uno de los asuntos tratados.
b) Acuerdos. Se expresarán de forma correlativa al orden
del día los acuerdos relativos a cada uno de los asuntos tratados. Si algún miembro lo solicita, también se
reflejarán los votos contrarios, las observaciones y los
motivos de los votos favorables.
3. Cierre. Se hará constar la hora de finalización de la sesión.
Se identificará al secretario con la antefirma, la firma y el
nombre y apellidos. También ha de figurar la firma con
el visto bueno del presidente del órgano, identificado con
antefirma, firma, nombre y dos apellidos (véase Figura 19.4,
en la página siguiente).
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Fig. 19.3. Página web del Instituto Nacional de Administración Pública: http://www.inap.map.es/.
Comunidad de Madrid
Consejería de Educación
Instituto de Educación Secundaria «Los Pedroches»
Acta de la Sesión Ordinaria Número 2/200_ del Consejo Escolar del Instituto de
Educación Secundaria «Los Pedroches»
Día y hora: 9 de febrero de 200_ a las 18 horas.
Lugar: Sala de Juntas del IES «Los Pedroches»
Asistentes:
Presidente:
Vicente Felipes Dávila
Director del IES
Jefe de Estudios:
Guillermo Ramírez Ecuador
Secretario:
Antonio Madrid Santallana
Vocales:
Ausentes:
Representantes de los profesores:
Cecilia Domínguez Gómez
Carlos Ruiz Cortés
Ana Isabel Higuera Torrón
Carmen Domínguez Guevara
Eduardo Zaragoza Bezanilla
Representantes de los padres:
Elvira Barrio Huete
Pilar Zamanillo Orellana
Representantes de los alumnos:
María Gómez Poza
Susana Ruso Rosado
Representantes de los profesores:
Paloma Sanz Granda
Alberto Gómez Díez
Representante de los padres:
José Manuel Abad Pérez
Representante del personal no docente:
Raúl Sañudo Peña
Representante de los alumnos
M.a Paz Vega Altallano
Representante del Ayuntamiento:
Justo Ortega Ayala
Representante del personal no docente:
Anselmo López Dóriga
Reunidos los asistentes en la Sala de Juntas del IES «Los Pedroches» en primera
convocatoria a las 18 horas del día 9 de febrero de 200_, se abre la sesión con
el siguiente orden del día:
1.o Lectura y aprobación del acta de la sesión 1/200_ celebrada el día 15 de enero
de 200_.
2.o Preparación del viaje de fin de curso.
3.o Ayuda económica para el viaje de fin de curso.
4.o Ruegos y preguntas.
Abre la sesión el director D. Vicente Felipes Dávila que cede la palabra al secretario que procede a la lectura del acta de la sesión anterior, que es aprobada
por unanimidad.
Fig. 19.4. Modelo de acta.
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Hoja n.o 2 del acta de sesión 2/200_ del Consejo Escolar del Instituto de Educación Secundaria «Los Pedroches».
Deliberaciones:
Primera:
El señor director cede la palabra a la representante de los alumnos, D.a María
Gómez Poza, que expone la necesidad de organizar y coordinar el viaje de fin de
curso de los diversos grupos que finalizan la Educación Secundaria Obligatoria.
La representante de los padres, D.a Pilar Zamanillo Orellana, manifiesta la necesidad de que se comprometan a acompañar a los alumnos, al menos un profesor por
cada 20 alumnos y, si fuese posible, algún padre.
El profesor D. Carlos Ruiz Cortés manifiesta que ya existe el compromiso de un
número suficiente de profesores y expone la necesidad de crear una comisión para
coordinar todos los aspectos del viaje; esta comisión podría estar formada por
los delegados de los cursos implicados, los profesores acompañantes y el jefe de
estudios. La propuesta es aprobada.
Segunda:
La representante de los alumnos, D.a Susana Ruso Rosado, expone la necesidad de
una subvención del Instituto, debido al elevado coste de los viajes posibles.
El representante de los padres interviene para mostrar su disconformidad con la
propuesta, señalando que se trata de un viaje minoritario, cuyos gastos deberán
pagar los particulares; no obstante, la asociación de padres dispone de una cantidad de dinero para apoyar este tipo de actividades.
La representante de los profesores, D.a Cecilia Domínguez Gómez, pide que el Departamento de Actividades Extraescolares dedique una parte de su presupuesto a cubrir
los gastos del viaje.
El presidente somete a votación la propuesta que es aprobada por mayoría.
Tercera:
El profesor D. Carlos Ruiz Cortés realiza un ruego para que la comisión encargada de la coordinación realice una propuesta de organización y un estudio de los
gastos, para que la posible subvención sea estudiada en un Consejo Escolar extraordinario. La propuesta es aprobada por unanimidad.
Finalizadas las intervenciones se adoptan los siguientes
Acuerdos:
Primero: Aprobar por unanimidad el acta n.° 1/200_ de la sesión anterior.
Segundo: Crear una comisión de coordinación que realice un informe y lo remita
a los miembros del Consejo Escolar para su estudio.
Tercero: Estudiar una ayuda económica para el viaje de fin de curso, cuya cuantía sería aprobada en el próximo Consejo Escolar.
No habiendo más asuntos que tratar, se levanta la sesión a las 19.30 horas, en
el lugar y fecha citados al principio del acta.
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V° B°
El Presidente
El Secretario
Fdo.: Vicente Felipes Dávila
Fdo.: Antonio Madrid Santallana
Fig. 19.4. Modelo de acta (continuación).
Realiza un certificado del centro escolar en el que estás
matriculado en el que consten los estudios que realizas.
2.
Redacta un certificado de estudios, emitido por el secretario de tu centro, en el que consten las calificaciones
de la primera evaluación.
8.
Si es posible, consigue un acta de uno de los órganos
colegiados de tu centro escolar para estudiar sus partes y analizar su contenido, con el fin de realizar una
nueva redacción con un formato diferente.
9.
Suponiendo que actúes como secretario, escribe el
acta de una posible reunión de tu clase para tratar sobre
la organización del viaje de fin de curso. Actúa como
presidente el delegado del curso.
10.
Prepara el orden del día y realiza el acta de una
supuesta reunión de una comunidad de propietarios
compuesta por seis vecinos en la que se toma la decisión de pedir presupuestos para arreglar la fachada y
de solicitar una subvención al ayuntamiento.
11.
Redacta, como si actuases de secretario, una supuesta acta de la sesión 10/200_, celebrada en la sala de
plenos del Ayuntamiento de Pinos Altos del Monte,
con el siguiente orden del día:
Lo pides para solicitar una beca de estudios en tu
comunidad autónoma.
3.
Redacta un certificado en el que se haga constar que
D. Antonio Helguera Gutiérrez está destinado, como
profesor del área de Matemáticas, en el Instituto de ESO
«Buitrago» de Madrid desde el día 15 de septiembre
de 200_.
4.
D. David Garmendia Sorolla, director general de personal y servicios de la Consejería de Educación de la
Comunidad Autónoma de Andalucía, certifica que
D. Jacobo Almeida Serrano está destinado como auxiliar administrativo en la Consejería de Educación desde
el día 15 de mayo de 1998. Se expide a efectos de participar en el concurso general de traslados de personal.
5.
6.
7.
D.a Almudena Grazalema Estévez, subdirectora general de formación del profesorado, expide un certificado haciendo constar que el profesor D. Félix Ramírez
Vélez ha participado en un curso denominado «El
aprendizaje significativo», celebrado en la Facultad de
Educación de la Universidad de Cantabria. El curso duró
30 horas.
Redacta el certificado de retenciones a cuenta del
Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)
que expide el secretario del Ayuntamiento de Ubrique
(Cádiz), para acreditar que D.a Silvia Serna Alonso,
con DNI 11 111 111, ha realizado los trabajos de
informatización de la biblioteca de este municipio, y
que por el trabajo realizado percibió la cantidad íntegra de tres mil (3 000) euros, practicando a la retribución íntegra una retención a cuenta del IRPF de 450
euros.
El director del Centro de Estudios Informáticos Teleorder, S.A., expide un certificado acreditando que D. Luis
Onaindia Blanco ha realizado un curso de cincuenta
horas denominado «Gestión de datos». La calificación obtenida ha sido «apto».
Acti v idades
1.
1.o Lectura y aprobación, si procede, del acta de la
sesión anterior.
2.o Proyectos de obras para el próximo ejercicio.
3.o Ruegos y preguntas.
Las incidencias de la sesión fueron:
– Se aprueba el acta de la sesión anterior.
– El alcalde explica las obras necesarias (alcantarillado
y depuración de aguas residuales) y su alcance económico.
– El representante de la oposición pide que se aproveche para mejorar las aceras de las calles afectadas.
– El concejal de obras explica que esto puede elevar
el coste en un 15 %, salvo que se haga pagar parte
a los vecinos.
– El concejal de hacienda opina que no es posible un
aumento en la presión fiscal a los vecinos sin generar malestar.
– El alcalde somete a votación el proyecto de obras,
que es aprobado por mayoría.
– El representante de la oposición realiza un ruego para
que se informe por escrito, y lo más detalladamente posible, sobre las obras previstas y las estimaciones
de coste.
– La sesión duró dos horas y treinta minutos.
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