Pliego de condiciones técnicas

SECRETARÍA GENERAL
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION Y ESTUDIOS
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
DOCUMENTALES PARA EL CENTRO DE
DOCUMENTACIÓN DEL IDAE
PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
Ref. PCT 12702.01/14
Mayo de 2014
PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
Ref.: PCT. 12702.01/14
Mayo 2014
SERVICIOS DOCUMENTALES 2014 - 2017
1 - OBJETO.
Es objeto del presente documento establecer las bases y las funciones por las que se procederá a
la adjudicación de los servicios documentales requeridos por el Centro de Documentación (CD)
perteneciente al Departamento de Planificación y Estudios, que habrá de llevar a cabo la
empresa adjudicataria para la prestación de dichos servicios.
2 - ALCANCE DEL TRABAJO REQUERIDO.
La empresa adjudicataria deberá asumir las siguientes funciones:
1
Catalogación en el Sistema Integrado de Gestión Documental, Absys (formato IBERMARC)
siguiendo el criterio y las indicaciones del CD, de los distintos tipos de documentos que
componen el fondo documental del Departamento.
2
Análisis Documental, asignación de descriptores o términos controlados, adaptados a las
necesidades del Instituto.
3
Clasificación de los distintos tipos de documentos siguiendo los criterios de la CDU
(Clasificación Decimal Universal)
4
Procesado técnico de los fondos: sellado, registro, tejuelado, asignación de códigos de
barras, colocación y ordenación de los fondos para su puesta a disposición de los
usuarios.
5
Creación y actualización de Páginas Html preparadas para incluir las publicaciones
periódicas electrónicas, en las bases de datos gestionadas por el Departamento para su
posterior consulta.
6
Colaboración en el vaciado de boletines oficiales en materia energética y actualización de
las bases de datos: Legislación de las CCAA y provincias (incluidas ayudas)
7
Realización del Cárdex: seguimiento de la recepción de las publicaciones periódicas (190
títulos) con sus distintas periodicidades, sin el cual no es posible detectar las carencias e
irregularidades que puedan surgir para su resolución inmediata. Se realiza desde el
sistema ABSYS.
8
Digitalización y asociación del archivo de imagen generado en formato "pdf", siguiendo
el criterio del CD, para su visualización en Absys.
9
Tratamiento con un programa de reconocimiento de caracteres (OCR), asignando un
nombre al archivo de texto en "rtf" que será introducido en la base de datos del CD.
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10 Elaboración de instrumentos de difusión documental: boletín electrónico de sumarios de
revistas recibidas en el CD
10.1 Clasificación por materias
10.2 Navegabilidad desde los índices a cada sumario de revista
10.3 Detección errores y control de calidad.
11 Asignación de la nueva signatura topográfica de cada uno de los ejemplares trasladados
al archivo remoto, en el gestor documental Absys. Incluyendo la preparación para el
traslado.
12 Utilización de los recursos para obtención y seguimiento de publicaciones electrónicas.
Búsquedas básicas en el catálogo del Centro de Documentación.
13 Realización de recuentos y expurgos.
14 Control de calidad de todo el proceso, incluyendo imágenes, rtf, campos de texto de la
base de datos y vigencia de urls en Absys.
3 - CONDICIONES ESPECÍFICAS.
3.1
MEDIOS HUMANOS.
Corresponderá a la empresa adjudicataria aportar los medios humanos necesarios para la
correcta materialización de los trabajos encomendados. Los medios humanos aportados por
la empresa adjudicataria dispondrán de la cualificación necesaria.
IDAE se reserva el derecho de reclamar al contratista la sustitución del personal designado
por éste para la prestación de los servicios en el caso de sus servicios no sean acordes con los
requerimientos y rendimiento requeridos, debiendo efectuarse la sustitución en un plazo
máximo de 48 horas.
Todo el personal destinado a la prestación de los servicios incluidos en el presente
documento dependerá directamente del contratista, siendo de su exclusiva responsabilidad.
No existirá vinculación laboral alguna entre tal personal e IDAE.
La realización de todos los servicios será dirigida y supervisada por el Centro de
Documentación perteneciente al Departamento de Planificación y Estudios de IDAE, a través
del Coordinador de la empresa adjudicataria.
3.2 CUALIFICACIÓN DEL PERSONAL.
Para llevar a cabo estos cometidos, la empresa seleccionada, deberá aportar el personal con
la cualificación necesaria, siendo además responsable de la formación continua del mismo
con objeto de mantenerlo en óptimas condiciones para la prestación del servicio. El
Adjudicatario se comprometerá a mantener, durante el periodo de vigencia del contrato, las
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condiciones mínimas salariales y de categoría profesional del personal asignado al servicio,
recogidas en su oferta.
3.3
PRESTACIÓN DEL SERVICIO.
Los servicios requeridos se prestarán a partir de julio de 2014, en las dependencias de IDAE
situadas en C/Madera, 8 de Madrid, en horario laboral con una duración estimada de 8
horas diarias, cinco días a la semana, once meses al año.
Los trabajos deberán ser llevados a cabo en dependencias de IDAE por ser necesaria la
manipulación de ejemplares impresos tanto de monografías como de publicaciones
periódicas, para los servicios detallados en los apartados 1, 2, 3, 4, 7, 8, 10, 11 y 13 que
figuran en el punto 2.- ALCANCE DE LOS SERVICIOS de este documento.
4.- PLAZOS – VIGENCIA.
Se tendrán presentes las siguientes consideraciones en cuanto a la vigencia de los servicios a
contratar:
-
Se suscribirá un contrato de tres (3) años de duración, plazo en el cual está previsto la
conclusión de los servicios.
-
IDAE se reserva el derecho de resolución anticipada del contrato en el caso de que los
servicios dejaran de ser necesarios. IDAE notificará tal circunstancia al Adjudicatario,
con al menos dos (2) meses de antelación
La fecha prevista para el inicio de los servicios solicitados es el mes de julio de 2014.
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