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PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
RAZÓN SOCIAL DE LA
EMPRESA
Aprovisionamientos y Almacenamientos
Código
G-012-6
Edición
0
Índice
1. TABLA RESUMEN..................................................................................... 2
2. OBJETO................................................................................................... 2
3. ALCANCE................................................................................................. 3
4. RESPONSABILIDADES ............................................................................ 3
5. ENTRADAS .............................................................................................. 3
6. SALIDAS ................................................................................................. 4
7. PROCESOS RELACIONADOS .................................................................... 4
8. DIAGRAMA DE FLUJO.............................................................................. 5
9. DESARROLLO .......................................................................................... 6
9.1. APROVISIONAMIENTO ..................................................................... 6
9.2. RECEPCIÓN Y REGISTRO DEL MATERIAL .......................................... 7
9.3. ALMACENAMIENTO DEL MATERIAL................................................... 8
9.4. APROVISIONAMIENTO INTERNO.................................................... 10
10. ARCHIVO ............................................................................................ 11
11. DEFINICIONES ................................................................................... 11
12. FORMATOS Y REFERENCIAS ................................................................ 11
FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:
Realizado:
Revisado y aprobado:
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1. TABLA RESUMEN
SECTORES
TURISMO, HOSTELERÍA Y
RESTAURACIÓN
SUBSECTOR/ES
TURISMO
ACTIVIDAD/ES
ALOJAMIENTO Y HOSPEDAJE,
RESTAURANTES, BARES Y CAFETERÍAS
GUÍAS ACTIVIDAD/ES
HOTELES;RESTAURANTES
TIPOLOGÍA DEL PROCESO
ESPECÍFICO
PROCESO
APROVISIONAMIENTOS Y
ALMACENAMIENTOS
RESPONSABLE PROCESO
RESPONSABLE DE ÁREA/DIRECCIÓN
PROCESOS RELACIONADOS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA, SEGURIDAD
ALIMENTARIA, MANTENIMIENTO Y
LIMPEZA, PLANIFICACIÓN DEL
SERVICIO, EVALUACIÓN DEL SERVICIO,
GESTIÓN DE RESERVAS, RECEPCIÓN Y
FACTURACIÓN, CONFECCIÓN DE MENÚS
ENTRADAS:NECESIDAD DE MATERIAL
RESPONSABLE:PERSONAL DE ALMACÉN
EN STOCK
SALIDAS:MATERIAL IDENTIFICADO Y
ALMACENADO, ASEGURANDO LA
RESPONSABLE:PERSONAL DE ALMACÉN
CALIDAD DE SERVICIO A LOS
PEDIDOS INTERNOS
2. OBJETO
En este procedimiento se describe la sistemática a seguir para llevar a cabo la
planificación de existencias y el correcto almacenamiento y control periódico de las
mismas, teniendo como resultado final el asegurar un suministro de calidad en el
establecimiento.
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3. ALCANCE
El proceso empieza con la planificación de las cantidades de materiales a
almacenar para asegurar el servicio, continua con la recepción de la mercancía por
parte del personal de almacén en las instalaciones de depósito del establecimiento
y finaliza con el correcto aprovisionamiento interno.
Actividades a las que afecta este proceso:
•
•
Hoteles, cualquiera que sea su especialidad y categoría.
Restaurantes de cualquier categoría.
4. RESPONSABILIDADES
•
Personal de almacén:
- Conocer el contenido de las presentes normas y recibir formación sobre el
modo de aplicarlas en el establecimiento.
- Recepción de material y archivo de documentación.
•
Responsable de almacén:
- Asegurar que en los servicios de aprovisionamiento y almacenamiento se
respetan las instrucciones previstas para alcanzar los niveles de calidad
definidos en este procedimiento.
- Resolver las incidencias con el proveedor que tengan lugar durante la
recepción de la mercancía.
•
Gerencia:
- Designar al responsable de almacén.
- Aprobación de pedidos y supervisión del trabajo del Responsable de
Almacén.
5. ENTRADAS
El proceso da comienzo con la necesidad de un determinado stock, de realizar las
compras de material para mantener dicho stock y gestionar el almacenamiento de
materias primas y otros materiales.
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6. SALIDAS
La finalización del proceso es con la mercancía almacenada en condiciones óptimas,
estando el servicio de aprovisionamiento interno coordinado con el resto de áreas y
siendo éste eficaz.
7. PROCESOS RELACIONADOS
•
•
•
•
•
•
•
Gestión administrativa.
Planificación de los servicios.
Gestión de reservas, recepción y facturación.
Seguridad Alimentaria.
Confección de menus.
Evaluación del Servicio.
Mantenimiento y limpieza.
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8. DIAGRAMA DE FLUJO
NOTA: El número que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del
procedimiento, DESARROLLO al que pertenece.
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9. DESARROLLO
9.1. APROVISIONAMIENTO
Habitualmente, las categorías de productos almacenados en el establecimiento son
las siguientes:
a) Productos alimenticios perecederos.
b) Productos alimenticios no perecederos.
c) Productos alimenticios congelados.
d) Bebidas de elevada rotación.
e) Bebidas de baja rotación.
f) Productos de limpieza y productos de piscina.
g) Artículos técnicos de elevada rotación.
h) Material de oficina.
i) Mantelería y lencería.
j) Vajilla, cristalería, cubertería, etc.
k) Productos higiénicos y de acogida.
l) Gasóleo Combustibles (en algunos casos el aprovisionamiento lo realiza el
área de mantenimiento).
La Gerencia del establecimiento debe definir los requisitos exigibles a las materias
primas y productos que sea necesario adquirir. Así mismo, debe asegurarse de que
todas las materias primas y productos nuevos se comprueban antes de su
aceptación.
Se definirán también las cantidades mínimas necesarias que debe haber disponibles
de productos críticos, con el fin de asegurar que se puedan ofrecer los diferentes
platos y bebidas que aparecen en los soportes de venta. Así mismo se definirán las
cantidades mínimas de menaje, vajilla y repuestos, y materiales de taller,
productos de limpieza y elementos necesarios para el servicio de forma que se
garantice la prestación adecuada del mismo, incluso en los días de máxima
afluencia.
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9.2. RECEPCIÓN Y REGISTRO DEL MATERIAL
El personal del almacén, en la zona especialmente habilitada para ello, recepcionará
los artículos enviados por el proveedor, asegurándose de que la mercancía recibida
se corresponde (en cantidad, peso, características, etc.) con el pedido realizado
(con la ayuda de una báscula, en caso necesario).
Además a la recepción de materias primas y productos se deben realizar los
siguientes controles:
a. Se deben controlar la temperatura, el color, olor, consistencia, etc.
adecuados a cada alimento y la ausencia de materias extrañas,
especialmente en los productos frescos.
b. Debe comprobarse que los productos están dentro del periodo de
consumo o dentro de los plazos exigidos por el establecimiento.
c. Debe observarse la integridad del embalaje y el buen estado de los
envases.
A continuación, el personal de almacén registra la entrada de material en el
programa informático de gestión o bien en el formato Registro de entrada y archiva
el albarán o, en su caso, el albarán-factura que acompaña al envío.
Dicho albarán o albarán-factura siempre estará firmado parte del personal de
almacén, indicando la fecha de recepción.
El formato Registro de entrada contendrá, entre otros, los siguientes datos:
-Código identificativo de la mercancía solicitada
-Descripción del material
-Cantidad (unidades, kg, etc.)
-Nombre de la persona que lo ha recibido
-Fecha recepción
En caso de existir algún tipo de incidencia, ésta será registrada en el albarán, que
será remitido al responsable de almacén, quien procederá a tramitarlo como no
conformidad y a resolverlo con el proveedor.
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9.3. ALMACENAMIENTO DEL MATERIAL
En general, las características de espacio de almacenamiento se pueden dividir, por
lo menos, en:
- Almacén de mercancías como alimentos y bebidas, productos de limpieza,
lencería, menaje y vajilla y repuestos y materiales de taller.
- Cámaras frigoríficas y congeladoras
El espacio dedicado a almacenamiento de mercancías debe cumplir distintos
requisitos:
a) Estar comunicado con el exterior del establecimiento y ser accesible a
vehículos de transporte de mercancías.
b) Estar en buenas condiciones de limpieza e higiene.
c) Estar estructurado de manera que no se produzcan mezclas entre
diferentes tipos de productos. Estará definido y formalizado un sistema de
almacenamiento que identifique, para cada tipo de material o producto, la
zona y lugar donde ha de almacenarse, siendo reflejado en un plano o
croquis fácilmente visible.
d) Disponer de las condiciones ambientales más idóneas para la mejor
conservación de los alimentos y bebidas que se encuentren en su interior.
Éstas se refieren en términos generales a: olores, humedad, temperatura,
iluminación, ...
e) El espacio de almacén/cámaras debe tener la dimensión necesaria y
contar con las instalaciones de mobiliario más adecuadas (estanterías o
similar) para mantener un perfecto orden de los diferentes artículos que se
encuentren habitualmente en su interior y evitar que éstos estén en
contacto directo con el suelo. Cuando el aspecto del material o producto no
tenga la suficiente identificación, las estanterías tendrán un sistema de
identificación (etiquetas, fichas, etc..) de su contenido.
f) Los productos alimentarios tendrán de manera visible las fechas de
caducidad y/o la fecha de elaboración o de uso preferente.
g) La colocación de los artículos se realizará comprobando que se pone en
lugar más visible el producto con fecha de caducidad más próxima, de forma
que se asegure una rotación en función de la caducidad del producto.
h) Para los materiales o productos frágiles (vidrio, vajillas,etc.), el personal
que los manipule tendrá en cuenta las instrucciones inscritas en los
embalajes, procurando no golpearlos ni apilarlos en alturas excesivas.
Además, se utilizarán recipientes adecuados para su almacenamiento.
i) Con una periodicidad semanal, como mínimo, se realizarán las actividades
de limpieza y desinfección adecuadas para mantener el/los espacio/s de
almacenamiento en perfectas condiciones de higiene.
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Para asegurar la calidad del servicio prestado se realizará, por parte del Jefe de
almacén, la formación necesaria al personal, de manera que el servicio sea fiable,
no se cometan errores y el personal tenga capacidad de respuesta.
CÁMARAS FRIGORÍFICAS/CONGELADORAS
En caso de existir cámaras frigoríficas o congeladoras habrá instrucciones sobre el
acceso y apertura de las cámaras que eviten posibles incidentes.
Se deben mantener unas condiciones higiénicas adecuadas, es decir, en perfecto
estado de limpieza y orden y se evitará en todo momento el contacto con el suelo.
Además, dispondrán de un termómetro externo para el control de la temperatura.
Las cámaras deberán subdividirse en distintos compartimentos según el tipo de
alimentos que contengan, como: cámara de verdura, cámara de pescado, cámara
de carne, cámara de lácteos y cámara de productos elaborados/semielaborados.
Los artículos serán fácilmente localizados e identificados en su lugar de
almacenamiento, bien por señalización escrita o por distribución por familias de
productos, y se colocará de manera visible la fecha de caducidad o si es de uso
preferente.
El sistema de almacenamiento tendrá en cuenta la rotación de los productos
almacenados, de forma que permita consumir primero los productos más antiguos
para asegurar la no caducidad de los alimentos (first in-first out, el primero que
entra es el primero que sale).
En las cámaras de congelación, la temperatura podrá ser seguida en todo momento
a través de un termómetro externo para el control de la temperatura, cuidando que
marque entre -12ºC/-18ºC. Como temperatura del producto se observa entre 18ºC +/- 3ºC. Esto se realiza para asegurar el mantenimiento de la cadena de frío,
con el fin de inhibir o ralentizar la actividad de las bacterias presentes en los
alimentos.
La verificación del almacenamiento en cámaras frigoríficas/congeladoras será
realizada, con periodicidad diaria, según formato Control de cámaras
frigoríficas/congeladoras, por el Responsable de Almacén.
ALMACÉN DE MERCANCÍAS COMO ALIMENTOS Y BEBIDAS, PRODUCTOS DE
LIMPIEZA, LENCERÍA, MENAJE Y VAJILLA Y REPUESTOS Y MATERIALES DE TALLER
El personal de almacén, diariamente, se cuidará de mantener el almacén en
perfecto estado, y de que los artículos sean fácilmente localizados e identificados,
bien por señalización escrita en la estantería, bien por distribución por familias de
productos. Se verificará que la mercancía se encuentra en condiciones óptimas por
parte del personal de almacén, comprobando semanalmente las condiciones de
limpieza y orden, según formato Control almacenes (I) y Control almacenes (II).
La preservación del producto se conseguirá manteniendo un ambiente en el
almacén controlado: seco, aireado y protegido de los rayos solares.
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9.4. APROVISIONAMIENTO INTERNO
El personal del almacén recibe la hoja de Pedido interno, según formato, por parte
de los jefes de otra área donde se detallará, de manera inequívoca:
-Código identificativo de la mercancía solicitada.
-Descripción del material.
-Cantidad (unidades, kg, etc.).
-Fecha solicitud.
-Fecha prevista recepción mercancía.
-Lugar previsto recepción mercancía.
-Firma jefe de área correspondiente a la solicitud del pedido.
-Firma personal de área conforme recepción del pedido.
El personal de almacén procede a la recopilación de la mercancía solicitada,
depositándola en el sitio detallado en la hoja de pedido.
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10. ARCHIVO
Toda la documentación resultante de la actividad de almacén (albaranes, albaránfactura, hojas de pedido, etc.) serán archivados por el personal de almacén en el
programa informático de gestión.
11. DEFINICIONES
•
Cadena de Frío: Serie de elementos y actividades necesarios para garantizar
la calidad de un alimento desde que se encuentra en su estado natural o
precocinado hasta su consumo. También es aplicable esta definición en el
caso de productos sanitarios donde se garantiza su calidad desde su
producción hasta su utilización.
12. FORMATOS Y REFERENCIAS
•
•
•
•
•
Registro de entrada.
Control cámaras frigoríficas/congeladoras.
Control almacenes (I).
Control almacenes (II).
Hoja de Pedido Interno.
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REGISTRO DE ENTRADA
Fecha.......
REGISTRO DE ENTRADA
CÓDIGO
MATERIAL
DESCRIPCIÓN
RECIBIDO
POR
CANTIDAD(especificar:unidades, kg, envases,
PROVEDOR OBSERVACIONES/INCEDENCIAS
etc.)
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CONTROL CÁMARAS FRIGORÍFICAS/CONGELADORAS
CONTROL CÁMARAS FRIGORÍFICAS/CONGELADORAS
2007
CONTROL DIARIO
PROTECCIÓN/ETIQUETADO
SI
NO
MES:
ºC CÁMARAS
TEMPERATURA/PRODUCTO
REALIZADO POR
OBSERVACIONES
1
2
3
4
5
6
7
8
9
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CONTROL CÁMARAS FRIGORÍFICAS/CONGELADORAS
2007
PROTECCIÓN/ETIQUETADO
MES:
15
16
17
18
19
20
21
22
23
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CONTROL ALMACENES (I)
CONROL DE ALMACENES (I)
2007
CONTROL SEMANAL
LIMPEZA
LIMPIEZA
SI
NO
ALIMENTOS E BEBIDAS
ORDEN
SI NO
LIMPIEZA
SI
NO
ORDEN
SI
NO
BODEGA
LIMPIEZA
SI
NO
ORDEN
MES
REALIZADO POR
OBSERVACIONES
SI NO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Realizado por:
Revisado y aprobado por:
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CONTROL ALMACENES (II)
CONROL DE ALMACENES (II)
2007
CONTROL SEMANAL
MANTELERÍA Y LENCERÍA
LIMPIEZA
SI
NO
PRODUCTOS HIGIÉNICOS
ORDEN
SI
NO
LIMPIEZA
SI
NO
ORDEN
SI
NO
TALLER
MES
LIMPIEZA ORDEN REALIZADO POR
SI
NO
OBSERVACIONES
SI NO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Realizado por:
Revisado y aprobado por:
16
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HOJA DE PEDIDO INTERNO
PEDIDO Nº:........
HOJA DE PEDIDO INTERNO
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
MATERIAL
CANTIDADES(ESPECIFICAR
UNIDADES, KG, ETC.)
ÁREA
OBSERVACIONES
FECHA SOLICITUD:
FECHA PREVISTA RECEPCIÓN:
LUGAR PREVISTO RECEPCIÓN:
FIRMA JEFE DE ÁREA:
RECIBIDO EL DÍA:
FIRMA PERSONAL DE ÁREA:
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