capitulo ii

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CAPITULO II
MARCO
TEORICO
SOBRE
LAS
EMPRESAS,
PROVISIONES
Y
RESERVAS, REGISTROS CONTABLES, OBLIGACIONES LABORALES,
PATRIMONIO Y ESTADOS FINANCIEROS
1- LA EMPRESA
El hombre es quien crea las empresas para poder satisfacer mejor sus
necesidades colectivamente. Estas empresas coordinan sus esfuerzos y
medios instrumentales para prestar un servicio y ofrecer una retribución a
quienes han cooperado para alcanzar los servicios prestados.
Estas empresas servidas por hombres y para los hombres han de estar
correctamente administradas y han de poder demostrar su utilidad; al mismo
tiempo, han de ser dirigidas con acierto. Una técnica especial denominada
Contabilidad, con unos principios científicos básicos, permiten que los
hombres que dirigen la empresa tengan suficiente información de los medios
de que disponen, de los resultados que obtienen y de los objetivos que se
proponen alcanzar.
El conjunto de conocimientos que comprende la Contabilidad es una parcela
limitada de los que la humanidad ha ido atesorando a lo largo de su venir
histórico. Cada empresa agrupa y coordina los elementos propios de un
modo particular que la caracteriza; prácticamente no existen dos empresas
iguales, por ello se dice que cada empresa tiene una personalidad propia y
se distingue de las demás por su denominación o nombre, que las identifica.
En muchos países se ha considerado conveniente codificar numéricamente
a las empresas y, en este caso, además de la razón social, denominación o
nombre, se identifica por un número o conjunto de números y letras.10
10
Enciclopedia Práctica de la Contabilidad, pág. 3, A Goznes / M.A. Gonens.
46
Necesidades Humanas
El hombre debe cubrir una serie de necesidades sin las cuales no puede
subsistir, como son: comer, dormir, tener lugar donde resguardarse, etc.
para satisfacer esas necesidades, se tienen en primer lugar, los bienes
dados por la naturaleza en cantidades ilimitadas, sin que medie esfuerzo
alguno por parte del hombre. Por ello, estos bienes no tienen un valor
económico medible; entre éstos se mencionan el Sol, el aire, etc.
Sin embargo, la mayoría de los bienes, se poseen en forma limitada o
necesitan una serie de transformaciones para que sean útiles. Estos son los
llamados bienes económicos y son el objeto de la actividad económica;
entre ellos se tienen los alimentos, los vestidos, etc. El deseo o necesidad
de poseerlos y el esfuerzo que debe hacerse para alcanzarlos, dan la
medida de su valor económico.
La actividad económica
Se conoce como económica, a la serie de actos realizados por el hombre
para la obtención de los bienes que le son necesarios. Para la obtención de
los bienes económicos hay que aplicar un trabajo (esfuerzo) y un capital
(medios instrumentales). Al conjuntar el trabajo con el capital, organizando
la producción de bienes y servicios, surge la empresa, que es una unidad
económica que pone en movimiento los factores productivos.
Para producir cualquier cosa se necesita lo siguiente:
♦ Que alguien tenga la idea de que se puede hacer o producir.
♦ Que alguien tenga la capacidad para hacerlo y disponga de los medios
necesarios.
47
Si una persona tiene ideas y la capacidad, pero le faltan los medios tendrá
que buscar la cooperación de otras personas que aporten lo que le falta. Aun
en lo más sencillo puede ser necesario la cooperación.
Suponga que se tiene sed y se está al borde de un pozo cuya cristalina agua
reluce en su fondo, pero no se tiene ningún instrumento para sacarla; se
puede intentar descender, por la pared del pozo hasta llegar al agua, apagar
nuestra sed y volver a subir con un considerable esfuerzo personal o trabajo.
Se puede encontrar a otro que tenga un cubo, una cuerda y una polea
(medios instrumentales) y esté dispuesto a facilitarlos, pero que no tenga
fuerzas para sacarla.
Se necesita cooperación, y con los medios y esfuerzos se va sacando agua
para saciar la sed, para lavar e incluso para regar unas plantaciones
establecidas al lado del pozo. Este esfuerzo y los medios se han coordinado
para lograr el objetivo.
Se tienen entonces, los dos elementos básicos de la empresa:
Un trabajo o esfuerzo personal y unos medios instrumentales o capital.
Ahora bien, si se tienen fuerzas y medios pero no la idea de que el agua
puede sacarse y además usarse para regar unas plantas: ¿de qué servirán
los esfuerzos y los medios? De nada.
Las ideas, la coordinación y la organización para que los distintos factores
sean productivos, es lo que caracteriza la aparición de la empresa. La
aplicación coordinada para que sea efectiva ha de obedecer a reglas, cuyo
conjunto constituye una técnica; es decir, saber cómo hacerlo bien y cada
vez mejor. La técnica es un tercer factor productivo que cada día alcanza
más importancia.
48
1.1 Conceptos de empresa
Según el Código de Comercio, en su articulo 553, literalmente dice: “ la
empresa mercantil esta constituida por un conjunto coordinado de trabajo,
elementos materiales y de valores incorpóreos, con el objeto de ofrecer al
público, con propósito de lucro y de manera sistemática bienes o servicios”.
Por otra parte algunos autores definen la empresa de la siguiente manera:
♦ Una unidad de producción de bienes y servicios para satisfacer las
necesidades de un mercado, mediante la integración de diferentes
elementos personales y materiales coordinados sistemáticamente.11
♦ Es la unidad económica de carácter público o privado, la cual está
compuesta por recursos humanos, materiales y técnicos, cuya
interrelación permite la consecución de un fin común.
Se entiende entonces, que la Empresa es la entidad económica social cuyos
elementos humanos, materiales y técnicos se combinan para la realización
de una actividad productiva con el fin de satisfacer las necesidades de la
sociedad y de la empresa.
Las empresas, fundamentalmente, se dividen en industriales, comerciales y
de servicio.
Las industriales transforman unas materias en productos útiles para ser
consumidos, esto es, aplicados a satisfacer necesidades humanas.
Las empresas comerciales son intermediarias entre productores y
consumidores, y las de servicios facilitan las actividades de las anteriores,
como ocurre con las que se dedican a los seguros, a facilitar crédito,
transporte, etc.
11
Enciclopedia Práctica de la Contabilidad, pág. 3-6, A. Goznes/ M.A. Gonens
49
Todas las empresas necesitan la colaboración de personas que aportan sus
ideas y trabajo personal; utilizan en mayor o menor grado, según su
complejidad, aparatos, instalaciones, maquinaria, mobiliario, mercancías
diversas, etc., que son instrumentos materiales de la producción.
Las personas que forman la empresa, para desarrollar su actividad, han de
colaborar unas con otras, utilizando adecuadamente los medios de que
disponen; es necesario, pues, establecer unas normas para que esta
colaboración sea eficaz y la utilización de medios resulte eficiente, lo que
constituye su organización, además, es necesario establecer unos objetivos
o finalidad de la actividad que se desarrolla.
En general, la empresa presta un servicio económico, mediante el cual trata
de conseguir un beneficio que remunere a lo consumido para prestar el
servicio, a los esfuerzos personales realizados y al riesgo que tiene la
empresa. Se dice que la empresa presta un servicio económico porque
mediante su actuación ofrece a los consumidores y a otras empresas lo que
éstas pueden necesitar.
Este servicio económico puede estar representado por la oferta de
productos, de cualquier índole que sean, o por la oferta de lo que son
propiamente servicios. El objetivo de toda empresa es ofrecer algo a los
demás; para ello, la empresa necesita a su vez obtener del conjunto de otras
empresas y personas lo que necesita para poder ofrecer lo que quiere
ofertar.
La empresa se caracteriza por su organización. La empresa realiza la
coordinación de los elementos materiales y personales necesarios para la
producción, sujetándolos a una dirección común, ordenándolos en el espacio
y el tiempo para conseguir el objetivo propuesto; es necesario que exista el
espíritu directivo y coordinador sustancial con la idea de empresa.
50
En resumen, la empresa requiere:
•
Un fin u objetivo común propuesto;
•
Una voluntad dirigida a conseguir tal fin, representada por una autoridad
directiva y coordinada de los esfuerzos necesarios para conseguirlo;
•
Una energía y trabajo puestos a disposición de tal autoridad;
•
Unos medios o patrimonios sobre los que actúa el trabajo.
1.2 Elementos que forman la empresa en general
La empresa esta formada, esencialmente, por tres elementos:
1.2.1 Bienes Materiales
a)
Infraestructura, maquinaria y equipo.
Ante todo, integran la empresa: sus edificios, las instalaciones que en éstos
se realizan para adaptarlas a la labor productiva, la maquinaria que tiene
por objeto multiplicar la capacidad productiva del trabajo humano, y los
equipos, es decir todos aquellos instrumentos o herramientas que
complementan y aplican más al detalle la acción de la maquinaria.12
b) Las Materia Primas
Son aquellas que han de salir transformadas en los productos, sean éstos,
madera, hierro; las materias auxiliares, es decir, aquellas que, aunque no
forman parte del producto, pero que son necesarias para la producción,
como son, los combustibles, lubricantes, abrasivos, y otros; los productos
terminados, aunque normalmente se trata de venderlos cuanto antes, es
indiscutible que casi siempre hay imposibilidad, y aun conveniencia de no
hacerlo, con la finalidad de tener un stock a fin de satisfacer pedidos, o para
mantenerse siempre en el mercado. Puesto que forman parte del capital
deben considerarse parte de la empresa.
12
Administración de Empresas, pág.72-74, Agustín Reyes Ponce
51
c) Capital
Toda empresa necesita dinero en efectivo, lo que se tiene como disponible
para pagos diarios, urgentes, etc. Pero además la empresa posee, como
representación del valor de todos los bienes que antes se han mencionado,
un capital constituido por valores, acciones, obligaciones, etc.
e) Tecnología
Debido a la modernización que han tenido las empresas en el área de
informática, consideraron necesario e importante adicionar un cuarto factor
que se refiere especialmente a la inversión que estas hacen en compra de
computadoras y sus respectivos programas, con el objeto de estar a la
vanguardia o mejor dicho en línea con el mundo de los negocios.
1.2.2 Recursos Humanos.
Son el elemento inminentemente activo en la empresa y, desde luego, el de
máxima dignidad. Estos se pueden dividir de la siguiente forma:
a) Obreros
Aquellos cuyo trabajo es predominantemente manual, se identifican como
obreros calificados y no calificados, según requieran o no, tener
conocimientos especiales antes de ingresar a su puesto. Los empleados,
cuyo trabajo es de categoría más intelectual y de servicio, pueden ser
calificados y no calificados.
b) Supervisores
Son aquellos, cuyo trabajo principal es vigilar el cumplimiento exacto de los
planes y ordenes señaladas. Su característica es quizá el predominio o
igualdad de las funciones técnicas sobre las administrativas.
52
c) Los técnicos
Las personas que con base en un conjunto de reglas o principios, buscan
crear nuevos diseños de productos, sistemas administrativos, métodos,
controles y otros.
d) Altos ejecutivos
Aquellos en quienes predomina la función administrativa sobre la técnica.
e) Directores
Su función básica es la de fijar los grandes objetivos y políticas, aprobar los
planes más generales y revisar os resultados finales.
1.2.3 Sistemas
Lo que se entiende por sistemas, puede decirse que son los bienes
inmateriales de la empresa.
Existen sistemas de producción, tales como fórmulas, patentes, métodos, y
otros; sistemas de ventas, como el autoservicio, la venta a domicilio, o al
crédito; sistemas de finanzas, como por ejemplo las distintas combinaciones
de capital propio y prestado.
Existen además, sistemas de organización y administración, consistentes en
la forma como debe estar estructurada la empresa; es decir, su separación
de funciones, niveles jerárquicos y el grado de centralización o
descentralización.
53
1.3 Fines de la empresa
La empresa como unidad económica, se fija los principales fines que se
mencionan a continuación:
a) Prestar un servicio o producir un bien económico
Se presta un servicio al vender productos (supermercado), curar enfermos
(hospital), ofrecer diversión (circo), etc. Se produce un bien económico al
extraer minerales, recoger frutos alimenticios, fabricar coches, muebles,
aviones, etc.
b) Obtener un beneficio
La empresa al desarrollar su actividad trata de conseguir una ganancia para
retribuir el esfuerzo de quien ha coordinado los factores productivos.
c) Restituir los valores consumidos para poder continuar su actividad
Si la empresa es una librería deberá ir haciendo nuevos pedidos de libros a
las editoriales para ir reponiendo los libros vendidos y poder continuar
vendiendo. Así, las editoriales deberán imprimir nuevos libros para reponer
los vendidos; las empresas papeleras fabricar más para sustituir al
consumido; las madereras replantar nuevos árboles y producir más pasta de
papel, etc.
d) Contribuir al progreso de la sociedad y desarrollo del bienestar social
Una particularidad de este aspecto, es la contribución de las empresas a las
cargas públicas. El Estado, como representación de este bien común,
desarrolla servicios públicos de índole muy variada (por ejemplo, carreteras,
hospitales, seguridad, etc.) cuyo sostenimiento justifica los impuestos que
revierte a la comunidad social de la cual forma parte13.
13
Enciclopedia Práctica de la Contabilidad, Pág. 6, A Goznes / M.A. Gonens.
54
1.4 Clasificación de las empresas
1.4.1 Según Código de Comercio
Art. 2. Las empresas se clasifican en dos grupos que son:
a) De personas naturales o comerciantes individuales
b) Y sociedades que se llaman comerciantes sociales
Art. 18 del Código de Comercio
Las sociedades se dividen en sociedades de personas y sociedades de
capitales; ambas clases pueden ser de capital variable.
a) Son de personas
♦ Sociedades en nombre colectivo o sociedades colectivas
♦ Sociedades en comandita simple
♦ Sociedades de responsabilidad limitada
- Sociedad colectiva. Los socios aportan capital y trabajo, y responden ante
terceros por las pérdidas en forma solidaria e ilimitada.
- Sociedad comanditaria. Está formada por dos clases de socios:
Socios colectivos, que llevan la dirección de la gestión social y responden
de forma solidaria e ilimitada ante terceros. Estos son personas ajenas a la
sociedad, como pueden ser los deudores (personas que deben a la
sociedad), y los acreedores (personas a las que la sociedad debe algo),
etc.
55
Socios comanditarios, cuya responsabilidad queda limitada al capital
aportado, no pudiendo intervenir en la administración de la sociedad.
- Sociedad de responsabilidad limitada.
Los socios limitan su responsabilidad
a los fondos aportados o a las
participaciones sociales suscritas.
b) Son de capital:
I.
Sociedades anónimas
II.
Sociedades en comandita por acciones o comanditaria por acciones
c) Sociedad anónima.
El capital está constituido por títulos enajenables llamados acciones,
que suscriben una pluralidad de personas, quienes limitan su
responsabilidad económica al importe de los títulos que poseen.
d) Empresas estatales y empresas mixtas
En la evolución de la empresa tienen un papel importante las empresas
de carácter estatal, en las cuales el capital necesario para su fundación
ha sido aportado por el Estado o por un órgano político – administrativo
del que forma parte el Estado. Estas empresas, en la mayoría de casos,
aparecen como empresas privadas y se administran como cualquiera de
ellas según las normas de un ente público y que los gobernantes del
mismo nombran a los administradores. Pueden revertir a la iniciativa
privada en cualquier momento mediante la venta de las acciones a
personas privadas, por el Estado o corporación pública que las posee.
56
Esta evolución puede dar lugar a una gama de posibilidades de
empresas según en que grado el capital esté repartido entre los propios
trabajadores, o pertenezca al Estado o a otra colectividad.
1.4.2 Clasificación Internacional Industrial Uniforme (CIIU)
a) Extractivas: agricultura, caza, selvicultura y pesca, explotación de minas
y canteras, extracción de madera.
b) Industriales:
-
Electricidad
-
Manufactura: Agua y gas, Fabricación de productos químicos, (carbón,
caucho), Fabricación de productos no metálicos, Industrias metálicas
básicas, maquinaria y equipo, Producción alimenticia, Textiles, prendas
de vestir, Industria de madera, Fabricación de papel y sus productos.
c) Comerciales
- Comercio al por mayor y al por menor
- Restaurantes y hoteles
d) Financieras
-
Bancos y Financieras
-
Compañías de seguros
-
Bienes muebles y servicios prestados a la empresa
e) De Servicio
-
Personales
-
Comunales, sociales y personas: Admón. Pública y defensa, Servicios
de
saneamiento,
internacionales
Diversión
y
esparcimiento,
Organizaciones
57
-
Auxiliares
de
la
Industria:
Transporte
y
almacenamiento,
Las
comunicaciones
f)
Obras
g) De publicaciones y enseñanza
h) De transporte y comunicaciones
1.5.Criterios generales para determinar el tamaño de las empresas según
organismos de apoyo en El Salvador
Las empresas se dividen en cuatro principales grupos que son:
a) Microempresa
b) Pequeña
c) Mediana
d) Grande
Estos criterios han sido tomados de las diferentes instituciones que dan
apoyo a las empresas en El Salvador:
a) Por el número de personal
b) Por el capital o patrimonio
c) Por el valor de sus activos
d) Por su producción
e) Por la dimensión del establecimiento
f) Criterios de mercado
g) Por su contribución fiscal
Tomando en consideración los literales anteriores se plantean las siguientes
clasificaciones presentadas por diferentes instituciones:
58
1) La Fundación Salvadoreña para el Desarrollo Económico y Social
(FUSADES).
Por medio de la encuesta dinámica empresarial 3/99, las clasifica en:
a) MICROEMPRESA: Son aquellos negocios de uno a diez empleados, cuyo
activo total no excede de ¢100,000.00.
b) PEQUEÑA EMPRESA: Es aquella de 11 a 19 empleados, cuyo activo
total no excede de ¢750,000.00.
c) MEDIANA EMPRESA: Se constituye de 20 a 99 empleados, cuyo activo
total no excede de ¢2,000,000.00.
d) GRANDE: Empresas de 100 o más empleados, y cuyo activo total es
mayor de ¢2,000,000.00
2) La Asociación
de Medianos y Pequeños Empresarios Salvadoreños
(AMPES) clasifican a las empresas de la siguiente manera:
a) MICROEMPRESA: Esta formada hasta 5 empleados, y activos de
¢25,000.00.
b) PEQUEÑA EMPRESA: Estas se constituyen de 6 a 20 empleados, y
¢25,000.00 a ¢200,000.00 en activos totales.
c) MEDIANA EMPRESA: Formada con más de 20 empleados, y más de
¢2,000,000.00, en activos totales.
d) La AMPES no clasifica a la gran empresa por no trabajar con ella.
59
3) El programa gubernamental de atención a la Micro y Pequeña Empresa,
las clasifica así:
a) MICROEMPRESA: Cuyos activos oscilan entre ¢5,000.00 y ¢100,000.00
y cuentan con menos de 5 empleados.
b) PEQUEÑA EMPRESA: Es aquella con activos
de ¢100,000.00 y
¢300,000.00 y un número de empleados entre 6 y 25.
4) Banco Multisectorial de Inversión, Clasifica a las empresas de la manera
siguiente:
a) MICROEMPRESA:
Ventas anuales hasta ¢ 600,000.00 y hasta 10
empleados.
b) PEQUEÑA EMPRESA: Ventas anuales de más de ¢ 600,000.00, hasta ¢
6,000,000.00 y de 11 a 49 empleados.
c) MEDIANA EMPRESA: Ventas anuales de más de ¢ 6,000,000.00 hasta
¢ 40,000,000.00 y de 50 a 199 empleados
d) GRANDE: ventas anuales de más de ¢ 40,000,000.00 y más de 199
empleados.
5) El Ministerio de Hacienda clasifica a las empresas de acuerdo a las
aportaciones de impuestos así:
a) Pequeños contribuyentes
b) Medianos contribuyentes
c) Grandes contribuyente
60
2. PROVISIÓN Y RESERVA
2.1. Objetivo
Las empresas constituyen provisiones con el objeto de hacer frente a
situaciones o contingencias futuras, como es la Obligación Laboral
(vacaciones,
retribución
de
incentivos,
planes
de
gratificaciones
e
indemnizaciones por retiro); y por las reservas se entiende las que se
segregan de las utilidades y que forman parte del patrimonio, tales como: La
Reserva Legal, Reserva Laboral.
2.2 Conceptos de provisión:
a)
De acuerdo al artículo 447 Código de Comercio de El Salvador, “debe
constituirse una provisión o reserva para proveer el cumplimiento de las
obligaciones que respecto a su personal tenga el comerciante en virtud
de la ley o de los contratos de trabajo”.
Generalmente este tipo de provisión o reserva se constituye tomando
en cuenta el monto de los salarios y políticas internas establecidas en
la empresa.
b)
Cargo por un gasto o una pérdida estimada, o por una merma en el
costo de una partida de activo, contrarresta un aumento a una cuenta
de valuación, como en el caso de un reserva o acumulación para
depreciación o la acumulación de una obligación. (Diccionario para
contadores de kolher)
c)
Cuenta que refleja la pérdida de utilidad o una pérdida o una absorción
de costos
(una acumulación de costos expirados o transferidos).
(diccionario para contadores de kolher)
61
d)
Acumulación de provisiones para la declinación o pérdida de valor de
un activo, o sea una cuenta de valuación o una adición a la misma,
contra una cuenta de gastos. (diccionario para contadores de kolher)
e)
Conceptos de provisión, según el diccionario para contadores de
Francisco Cholvis)
♦
Provisiones:
De acuerdo con las instrucciones de la nueva fórmula de balance para
las sociedades anónimas, las provisiones representan cargos ciertos y
de cálculo exacto que deben gravitar en los resultados del ejercicio,
pero que no constituyen obligaciones exigibles a la fecha de balance;
por ejemplo, las provisiones para impuestos y cargas sociales.
Generalmente las provisiones se transforman a corto plazo en una
deuda a favor de terceros exigible legalmente, y por ello en la nueva
fórmula de balance estas partidas, junto con las deudas propiamente
dichas, constituyen el total de los compromisos de la empresa.
♦
Provisiones
comprende los puntos siguientes:
- Análisis de todos los gastos y cargas de la explotación que pueden
originar la contabilización de provisiones.
- Verificación de los procedimientos adoptados para el cómputo y el
registro de tales partidas.
- Determinación de la insuficiencia de las provisiones en el caso de que
no se hayan contabilizado en la medida necesaria.
- Revisión de los cargos efectuados durante el año a las provisiones
existentes al cierre del ejercicio anterior.
62
Los débitos y créditos de las provisiones no son numerosos y por ello
pueden someterse a verificaciones amplias.
2.3 Tipos de provisiones
♦
Provisión para cuentas malas:
El cargo que se hace a las cuentas de operación para constituir o
aumentar la reserva correspondiente.
♦
Provisión para fletes, bonificaciones y descuentos:
Importe de los cargos a las cuentas de operación para constituir o
aumentar la reserva necesaria para cubrir e importe de las deducciones
que habrán de hacerse por concepto de fletes, bonificaciones y
descuentos que serán rebajados por los deudores al efectuar los pagos
de las cuentas a su cargo.
♦
Provisión para gastos en personal pendientes de liquidación:
Provisión a la que se acreditan en la empresa de los ferrocarriles del
estado los gastos en personal aún no liquidados al cierre del ejercicio.
Se debita al practicarse la liquidación de dichos gastos.
♦
Provisión para impuestos:
Provisión
a
la
que
se
acreditan
los
impuestos
no
vencidos
correspondientes a un determinado período contable, por lo general la
cierre de cada ejercicio, con débito a los rubros en donde se contabilizan
los gravámenes a cargo de la empresa. Al vencimiento de los impuestos
se debita con crédito a Caja, Bancos Cuenta Corriente., Cargas Fiscales
a Pagar u otro rubro semejante.
63
♦
Provisión para despidos:
Previsión a la que se acredita al cierre de cada ejercicio el importe
estimado de la responsabilidad que asume la empresa con relación a las
Indemnizaciones por Despido u otra de título semejante. La previsión
para despidos se debita por el pago de dichas indemnizaciones en caso
de cesantías, con crédito a Caja o Bancos Cta. Corriente.
2.4 Conceptos de reserva:
a) Es una cantidad que se conserva guardada o se retiene separándola de
la utilidad neta obtenida en un ejercicio con el propósito de proteger o
fortalecer el patrimonio de los propietarios contra posibles pérdidas.
(apuntes de clases)
b) Ganancias retenidas por una empresa y contabilizadas separadamente,
establecidas para cumplir disposiciones legales o como una medida de
previsión.
c)
Las reservas no se conservan en efectivo, sino que se reinvierten en el
negocio o fuera de él, por ejemplo, mediante la compra de títulos
valores que producen intereses’’.14
d)
Los fondos de reserva son acumulaciones de utilidades obtenidas por
la Sociedad, y que para
en caso de liquidación,
los socios se
repartirán dichas reservas en la misma forma en que se habrían
repartido dichas utilidades, en caso de no haberse acumulado”.15
14
Diccionario de Ciencias Económicas- Oswaldo Brand.
15
Apuntes de contabilidad III, ciclo II año 1999.
64
e)
Reserva: Esta segregación o separación de ganancias retenidas
(superávit ganado) que se muestra con la creación de una cuenta
subordinada; superávit aplicado o asignado: una reserva real.
La reserva podrá ser temporal o permanente, teniendo por objeto indicar
a los accionistas y acreedores que una parte del superávit no se
considera disponible para el pago de dividendo. Ejemplos: reserva para
contingencia; reserva para mejoras; reserva para un fondo de
amortización.
2.5 Clases de reservas
♦ Reservas de carácter legal u obligatorias de acuerdo a la leyes vigentes
en El Salvador.
♦ Reservas voluntarias
65
2.5.1 Reservas de carácter legal u obligatorias de acuerdo a leyes vigentes
en El Salvador.
En este apartado se detallan algunas de las reservas legales y obligatorias
según la naturaleza de las empresas las cuales se rigen a su propia Ley.
Clases de reservas
Reserva Legal
Entidad que las
Ley que regula
aplica
Sociedades
de Código de Comercio
Personas
Reserva Legal
Sociedades de Capital Código de Comercio
Reserva de Liquidez
Bancos y Financieras
Ley de Integración
Monetaria
Reservas
Bancos
Complementarias
Aseguradoras
Sistema Financiero
Reserva de
Compañías
Ley de Compañías
Fluctuación de
Administradoras de
de
Rentabilidad
Fondos para
de
Pensiones
pensiones
Compañías de
Ley de Sociedades
Seguros
de Seguros
Sociedades de
Código de Comercio
Articulo
número
91
123
44
y Superintendencia del
(NCB OO3)
(Ctas incobrables)
Reservas Técnicas
Reserva Laboral
Personas y de
capitales
Administradoras
Fondos
para
83
33
447
66
2.5.2 Tipos de reservas
A continuación se presentan diferentes tipos de reservas que describen
algunos autores:
a) Reserva matemática
Suma necesaria según cálculos actuariales para garantizar el cumplimiento
total de los compromisos del asegurador, se utilizan en las compañías de
Seguros Fianzas, Prensiones y Previsión Social.
b) Reservas actuariales del seguro de vida
La participación neta de los titulares de pólizas de seguros de vida en las
reservas de las compañías. Están formadas por las reservas destinadas a
cubrir el riesgo de seguro durante un período contable, los pagos anticipados
por los riesgos durante períodos futuros y otros elementos de ahorro de los
titulares de pólizas de seguro de vida que se incluyen en estas pólizas.
c) Reserva para pensiones:
Es la Obligación reconocida por un patrón ya sea total o parcial, que
representa una obligación futura para pagar anualidades o pensiones a los
empleados u obreros. Si la reserva se creó mediante un cargo a gastos,
dicha reserva representa ordinariamente un pasivo. Si el plan es revocable,
es probable que la reserva se considere simplemente como una retención de
utilidades, bien sea que se reduzcan o no los activos afectados.
67
d) Reserva para seguro:
Reserva creada en los libros de un “auto asegurado”, mediante al asignación
de utilidades aplicadas o retenidas con el propósito de cubrir los riesgos de
incendio o de otra índole. La reserva constituye un superávit aplicado, siendo
la práctica preferida la de considerar las pérdidas respectivas como costos
de operación, cuando éstas ocurren.
e) Reserva de operación:
Reserva creada mediante un cargo o cargos a las operaciones y deducidas
en el balance general del activo correspondiente; una cuenta de valuación.
f) Reserva híbrida:
Reserva que sirve a dos o más fines; se aplica usualmente a las
aplicaciones de las ganancias (o utilidades) retenidas a las cuales
erróneamente se les han cargado algunos costos o pérdidas.
g) Reservas para contingencias:
Superávit ganado (ganancias retenidas), reservada para cubrir gastos o
pérdidas que puedan o no ocurrir: una forma de superávit aplicado (o
asignado).
h) Reserva para retiro de acciones preferentes:
Superávit ganado reservado, como una característica de un plan para la
adquisición y cancelación gradual de una emisión de acciones preferentes
en circulación. Generalmente obligatoria de acuerdo con el convenio original
con los accionistas preferentes, esta reserva puede crearse también
voluntariamente por resolución del consejo de administración; en cualquiera
de los dos casos sirve para reservar parte del superávit ganado, impidiendo
así las demandas de dividendos adicionales de la acciones comunes.
68
El importe total de la reserva puede incluir la prima, en el caso de haberla, y
los gastos anticipados de retiro, consistiendo estos últimos principalmente en
publicaciones y honorarios a bancos, corredores y otros agentes nombrados
por el emisor; o bien los gastos, si son pequeños, como es usual, podrán no
haberse reservado por anticipado cuando las acciones preferentes se
vendieron a más de su valor a la par, o cuando el emisor las ha estado
adquiriendo gradualmente en el mercado abierto y ha podido readquirirlas a
menos de su valor a la par, sirviendo la cuenta o cuentas de superávit
pagado así creadas, para cubrir en parte las exigencias de la reserva para
retiros.
i)
Reservas de capital:
Todo o parte del capital neto (o contable) o de la participación total de los
accionistas en una empresa, consistente en partidas tales como primas
sobre el capital social, superávit por revaluación, reserva para el retiro de las
acciones y algunas veces ganancias de capital y otras partidas similares,
todo lo cual se considera que no se encuentra disponible para su retiro por
parte de los propietarios. Contrasta con reservas de utilidades.
j) Reservas de utilidades:
Es la parte o cualquier concepto de capital
neto (o contable) o de la
participación total de una empresa que represente sus ganancias retenidas a
disposición de sus propietarios: un término Británico que contrasta con
reservas de capital.16
16
Diccionario para contadores Autor: Kolher
69
2.5.3 Operatividad de las reservas
Se constituyen separando un porcentaje de las utilidades netas después del
Impuesto sobre la Renta, cargando utilidad o pérdidas y ganancias, con
abono a la cuenta Reservas.
Luego estas se disminuyen a medida que se haga uso de ellas, o se decida
distribuir entre los socios tal como se hubiera hecho con las utilidades.
Se constituyen con cargo a las utilidades
Son cuentas de balance con saldo acreedor
Se constituyen con base a estimaciones
No representan erogaciones reales
2.6 Diferencia de provisión y reserva
La provisión afecta a cuentas de balance y cuentas de resultados; la
cantidad provisionada se registra como un gasto o costo conocido y se
incluye dentro del periodo del ejercicio. La provisión incide directamente en
la determinación de la utilidad neta.
La reserva por su parte, se retiene separándola de la utilidad neta en un
ejercicio, con el propósito de proteger o fortalecer el patrimonio de los
propietarios.
Obviamente, para retener la reserva, debe obtenerse resultados positivos en
el ejercicio económico.
70
3- REGISTROS CONTABLES
3.1 Marco legal
Art. 435 Código de Comercio, reformado según decreto legislativo #826 del
25 de Febrero de 2000.
“El comerciante esta obligado a llevar contabilidad debidamente organizada,
de acuerdo con algunos de los sistemas generalmente aceptados en materia
de contabilidad y aprobados por quienes ejercen la función pública de
Auditoría, y a conservar en buen orden la correspondencia y demás
documentos probatorios”.
“El comerciante debe llevar los siguientes registros contables: Estados
Financieros,
Diario y Mayor, y los demás que sean necesarios por
exigencias contables o por Ley”.
“Los comerciantes podrán llevar la contabilidad en hojas separadas y
efectuar las anotaciones en el Diario en forma resumida y también podrán
hacer uso de sistemas electrónicos o de cualquier otro medio técnico idóneo
para registrar las operaciones contables. Todo lo anterior lo hará del
conocimiento de la oficina que ejerce la vigilancia del Estado.”
Art. 436 Código de Comercio, sustituido por el art. 21 de la Ley de
Integración Monetaria vigente a partir del 1º de enero de 2001.
“Los registros deben llevarse en castellano. Las cuentas se asentaran en
Colones o en Dólares de los Estados Unidos de América. Toda contabilidad
deberá llevarse en el país, aun la de las agencias, filiales, subsidiarias o
sucursales de sociedades extranjeras. La contravención será sancionada por
la Oficina que ejerce la vigilancia del Estado de conformidad a su ley.
71
Toda autoridad que tenga conocimiento de la infracción está obligada a dar
aviso inmediato a la oficina antes mencionada”.
Art. 437 Código de Comercio, reformado según decreto legislativo #826 del
25 de Febrero de 2000.
“Los comerciantes con activo inferior
a los cien mil colones llevarán la
contabilidad por si mismo o por personas de su nombramiento.
Si el comerciante no la llevare por sí mismo, se presumirá otorgado el
nombramiento a quien la lleve, salvo prueba en contrario.
Sin embargo, los comerciantes cuyo activo en giro exceda de cien mil
colones, están obligados a llevar su contabilidad por medio de contadores,
bachilleres de comercio y administración o tenedores de libros, con títulos
reconocidos por el Estado, o por medio de empresas legalmente
autorizadas”.
Art. 15 Código de Comercio, reformado según decreto legislativo #826 del 25
de Febrero de 2000.
“No están sujetos al cumplimiento de las obligaciones profesionales
contenidas en el Libro Segundo que este Código impone, los comerciantes e
industriales en pequeño cuyo activo no excede de cien mil colones.
Cumplirán únicamente con las disposiciones contenidas en los números I y
IV del Art. 411 de este mismo Código”.
72
Art. 438 Código de Comercio, reformado según decreto legislativo #826 del
25 de Febrero de 2000.
“Los registros obligatorios deben llevarse en libros empastados o en hojas
separadas, todas las cuales estarán foliadas, y serán autorizadas por el
Contador Público autorizado que hubiere nombrado el comerciante.
Tratándose de comerciantes sociales, será el Auditor Externo quien
autorizará los libros o registros, debiendo el administrador designado en los
estatutos, avalar dicha autorización”.
“Las hojas de cada libro deberán ser numeradas y selladas por el Contador
Público autorizado, debiendo poner en la primera de ellas una razón firmada
y sellada, en la que se exprese el nombre del comerciante que las utilizará,
el objeto a que se destinan, el número de hojas que se autorizan y el lugar y
fecha de la entrega al interesado.
La Oficina que ejerce la vigilancia del Estado fiscalizará el cumplimiento de
esta obligación, pudiendo sancionar las deficiencias que existieren contra el
Auditor, el comerciante o sus administradores, según el caso, todo de
conformidad a la Ley”.
Art. 439 Código de Comercio, reformado según decreto legislativo #826 del
25 de Febrero de 2000.
“Los comerciantes deben asentar sus operaciones diariamente y llevar su
contabilidad con claridad, en orden cronológico, sin blancos, interpolaciones,
raspaduras, ni tachaduras, y sin presentar señales de alteración”.
73
Art. 139 Código Tributario
Contabilidad formal
“Están obligados a llevar contabilidad formal los sujetos pasivos que de
conformidad a lo establecido en el Código de Comercio o en las leyes
especiales están obligados a ello”.
La contabilidad formal deberá complementarse con los libros auxiliares de
cuentas necesarios y respaldarse con la documentación legal que sustente
los registros, que permita establecer con suficiente orden y claridad los
hechos generadores de los tributos establecidos en las respectivas leyes
tributarias, las erogaciones, estimaciones y todas las operaciones que
permitan establecer su real situación tributaria.
Los asientos se harán en orden cronológico, de manera completa y
oportuna, en idioma castellano y expresados en moneda de curso legal. Las
operaciones serán asentadas a medida que se vayan efectuando, y sólo
podrá permitirse un atraso de dos meses para efectos tributarios.
No podrá modificarse un asiento o un registro de manera que no sea
determinable su contenido primitivo. Tampoco podrán llevarse a cabo
modificaciones tales que resulte incierto determinar si han sido hechas
originariamente o con posterioridad.
Las partidas contables y documentos deberán conservarse en legajos y
ordenarse en forma cronológica, en todo caso, las partidas contables
deberán poseer la documentación de soporte que permita establecer el
origen de las operaciones que sustentan; lo anterior, también es aplicable a
las partidas de ajuste”.
74
Art.141 Código Tributario
Registros para contribuyentes inscritos del Impuesto a la Transferencia de
Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios.
“Los contribuyentes inscritos del Impuesto a la a la Transferencia de Bienes
Muebles y a la Prestación de Servicios, deberán llevar los libros o registros
de Compras y de Ventas relativos al control del referido impuesto, así como
registros y archivos especiales y adicionales que sean necesarios y abrir las
cuentas especiales requeridas para el control del cumplimiento de dicho
impuesto”.
Estos registros contables son verificados por diferentes entidades estatales,
entre las cuales se mencionan las siguientes: La Superintendencia de
Obligaciones Mercantiles, El Registro de Comercio, El Ministerio de
Hacienda, Alcaldía Municipal, Ministerio de Trabajo y Previsión Social e
Instituto Salvadoreño del Seguro Social. Cada entidad tiene funciones
diferentes entre las cuales se pueden mencionar algunas que tienen que ver
con los registros contables.
La Superintendencia de Obligaciones Mercantiles, es la entidad encargada
de regular los Sistemas contables con los que opera cada entidad comercial,
asimismo se estarán presentando anualmente informes de los resultados de
cada periodo contable.
El Registro de Comercio es la institución encargada de velar por la legalidad
de las entidades así como del registro de las mismas con base a la Ley del
Código de Comercio.
75
El Ministerio de Hacienda, regula en materia fiscal, ya que realiza auditorías
a las entidades con el objeto de verificar el cumplimiento de éstas en materia
tributaria, tomando como base la normativa establecida en el Código
Tributario.
La Alcaldía Municipal es la entidad encargada de la municipalidad tanto en
aseo como alumbrado público; por lo tanto, tasa los Impuestos Municipales
con base a los activos de cada entidad.
El Ministerio de Trabajo y el Instituto Salvadoreño de Seguro Social son las
encargadas en velar por el bienestar social de los empleados.
3.2.Forma de registrar las operaciones contables de acuerdo a las Normas
Internacionales de Contabilidad (NIC´s)
Las Normas Internacionales de Contabilidad No. 1 (NIC) establece que: “los
estados financieros se requieren entre otros fines para hacer evaluaciones y
tomar decisiones de carácter financiero. Los usuarios no pueden formarse
juicios confiables a menos que los estados financieros sean claros y
comprensibles.
La información que se necesita para este propósito a menudo se extenderá
más allá del mínimo necesario para cumplir con los requerimientos legales
de la localidad de la compañía o de las autoridades reguladoras.”
3.3. Revelaciones generales
Es necesario revelar toda la información importante que sea necesaria para
hacer claros y comprensibles los estados financieros.
76
De acuerdo a la Norma Internacional de Contabilidad No.1, debe mostrarse
el nombre de la empresa, el país en el cual se constituyó, la fecha del
balance general y el período cubierto por los estados financieros.
Debe darse una breve descripción de la naturaleza de las actividades de la
empresa, la forma legal de ésta y la moneda en la cual se expresan los
estados financieros, si estos datos no son evidentes de otra manera.
Si es necesario las cifras y clasificaciones de partidas en los estado
financieros deben complementarse con información adicional para aclarar su
significado. Las partidas significativas no deben incluirse con otras partidas o
deducirse de ellas sin identificación separada.
3.4.Instrumentos materiales necesarios para cumplir los objetivos de la
contabilidad empresarial
El artículo 435 del Código de Comercio establece que todo comerciante
deberá llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad
mercantil.
3.4.1 Libros de contabilidad
Los libros de contabilidad son conjuntos de hojas de una misma estructura
gráfica, encuadernados o no, en los que se hacen las anotaciones y se
llevan las cuentas. Estos libros, para reflejar con orden y claridad la
recopilación de los hechos contables, han de tener un aspecto y disposición
adecuados con objeto de que la recogida de datos numéricos y conceptos
explicativos en ellos sea lo más fácil posible.
77
Lo anterior se consigue dotándolos de rayados, trazando columnas y
cuadros donde se clasificarán los datos. Los rayados han de ser adecuados
a la finalidad de cada libro. El número de los libros depende de cómo se
desee agrupar los datos concernientes a los hechos económicos. Así:
Cronológicamente
Esto es por el orden en el tiempo como se van sucediendo los apuntes. El
libro Diario tiene esta finalidad.
Sistemáticamente
El libro Mayor agrupa en sus hojas las operaciones que afectan a cada una
de las cuentas.
Resuntiva
Presenta resúmenes de las operaciones realizadas. El libro de Inventarios y
Balances presenta la situación de las cuentas y por tanto el patrimonio.
Se pueden encontrar otros módulos de agrupación, pero los anteriores son
los esenciales y han dado lugar a los principales libros de contabilidad.
3.4.2 Requisitos de las anotaciones contables
Las anotaciones hechas en los libros de contabilidad han de reunir requisitos
de fondo y de forma, necesarios para que la contabilidad refleje las
operaciones. Estos requisitos pueden reducirse a señalar que, por su fondo,
las anotaciones han de ser veraces y exactas, además de poderse justificar
con adecuada documentación comprobatoria y,
por su forma, las
redacciones han de ser claras y sencillas, de forma que todos las puedan
entender17.
17
Enciclopedia Práctica de Contabilidad, Pág. 88, A. Goznes/M.A. Gonens
78
3.4.3 Clasificación de los libros de contabilidad
Según su importancia, dentro del sistema de contabilidad adoptado, los
libros pueden ser18:
Principales
Aquellos en que fundamentalmente se basa el sistema y por si solo pueden
llenar las finalidades de la contabilidad. En la Partida Doble clásica tienen
este carácter los libros Diario, Mayor y de Inventarios y Balances.
Auxiliares
Libros en que se detallan y se desarrollan las cuentas y anotaciones que se
llevan en los libros principales, y cuyas anotaciones guardan una íntima
relación con las cuentas del Mayor o sirven de preparación para las
anotaciones del Diario.
Registros
Destinados a inscribir ciertos datos, antecedentes, recordatorios o
documentos relacionados con las operaciones que se realizan, han de
realizarse o se han realizado.
Complementarios o accesorios
A este grupo corresponde todos los demás libros que pueden existir en una
empresa, coordinados dentro de su mecanismo contable.
18
Enciclopedia Práctica de Contabilidad, Pág. 88, A. Goznes/M.A. Gonens.
79
Obligatorios
Son aquellos cuya tenencia ineludible esta prescrita por las disposiciones
emanadas del Estado, y que varían según las necesidades.
Voluntarios
Cualquier otra que lleve una empresa.
3.5. Políticas contables
Es la gerencia de la empresa la que debe seleccionar y aplicar las políticas
contables, de forma que los estados financieros cumplan con todos los
requisitos
establecidos en cada una de las Normas Internacionales de
Contabilidad y cada una de las interpretaciones emanadas del Comité de
Interpretaciones. Cuando no exista un requisito especifico, la gerencia debe
desarrollar los
procedimientos oportunos para asegurar que los estados
financieros suministran información que es:19
a) Relevante para el proceso de toma de decisiones de los usuarios, y
b) Confiable, en el sentido de que los estados:
-
Presentan razonablemente los resultados de las operaciones y la
situación financiera de la empresa
-
Reflejan la esencia económica de los sucesos y transacciones, y no
meramente su forma legal;
-
Son neutrales, es decir, libres de prejuicio o sesgos;
-
Son prudentes, y
-
Están completos en todos sus externos significativos.
Las
políticas
o
prácticas
contables
son
los
principios,
métodos,
convenciones, reglas y procedimientos adoptados por la empresa en la
preparación y presentación de sus estados financieros.
19
Normas Internacionales de Contabilidad No. 1 NIC
80
En
consecuencia
especificas,
o
de
bien
las
de
Normas
Internacionales
interpretaciones
emanadas
de
Contabilidad
del
Comité
de
Interpretaciones, la gerencia procederá a utilizar su criterio con el fin de
adoptar un principio o política contable que suministre la información más útil
a los usuarios de sus estados financieros. Al formar su criterio, la Gerencia
habrá de considerar:
a) Los requisitos y guías establecidos por las Normas Internacionales de
Contabilidad al tratar con temas similares o relacionados.
c) Las definiciones, así como los requisitos de reconocimiento y medición,
establecidos por el IASC en su marco conceptual, y
d) Los pronunciamientos de otros organismos reguladores contables, así
como las prácticas aceptadas por las empresas, si bien sólo en la medida
en que resulten consistentes con lo establecido en los apartados (a y b)
anteriores.
4- OBLIGACIONES LABORALES
En cuanto a las obligaciones laborales y lo concerniente que tratan los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, se puede mencionar lo
siguiente:
4.1 Antecedentes
El tratamiento contable de remuneraciones al personal y su suplemento,
establecieron las reglas de valuación y presentación de estos conceptos en
la información financiera.
81
Sin embargo, dichas reglas de valuación no precisaron qué método de
cálculo debía ser utilizado y no proporcionaron las bases de cálculo del costo
neto del período por las remuneraciones al retiro, ni la base para los activos
correspondientes.
Asimismo las reglas de dicho boletín o su suplemento no especificaron que
las normas eran aplicables a planes de retiro formales, como a planes de
retiro informales.
Esta situación originó falta de uniformidad en la información financiera en las
empresas, por lo que esta comisión ha considerado necesario establecer el
método y las bases para determinar y reconocer el costo neto del período y
el pasivo correspondiente. 20
Las disposiciones contenidas en este boletín, son aplicables a las
obligaciones
laborales
independientemente
del
medio
de
pago
o
financiamiento y de que se encuentren formalizadas o no y tiene como
objetivo establecer:
♦ La base para cuantificar el método del pasivo para obligaciones
laborales.
♦ Las bases para cuantificar el costo neto de las obligaciones laborales del
período.
♦ Las reglas de reconocimiento y revelación.
20
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) mexicanos 1980. Pág.290
82
4.2 Definiciones laborales
Las remuneraciones al personal incluyen toda clase de erogaciones que se
pagan a los trabajadores o a sus beneficiarios a cambio de los servicios
recibidos de los primeros, los cuales se pueden clasificar en remuneraciones
directas y remuneraciones al retiro.
4.2.1. Remuneraciones directas
Las remuneraciones directas son las que se pagan regularmente al
empleado durante su relación laboral tales como: Sueldos y salarios, tiempo
extra, destajos, comisiones, premios, gratificaciones anuales, vacaciones y
primas sobre los mismos.
4.2.2 Remuneraciones al retiro
Las remuneraciones al retiro de los trabajadores representan obligaciones
de pago de las entidades a estos o a sus beneficiarios, mismas que deben
pagarse en la fecha de retiro a partir de esta.
Las remuneraciones al retiro formales, son:
a) Las provenientes de planes de pensiones.
b) Las primas de antigüedad y
c) Cualquier otra remuneración establecida al termino del vinculo laboral a
partir de ese momento.
Los planes formales son los que se establecen en contratos de los cuales se
deducen las bases necesarias para su cuantificación. En los planes
informales puede carecerse de la formalidad jurídica del convenio, sin
embargo, puede observarse una costumbre y un modelo que permiten su
cálculo.
83
Las remuneraciones al retiro pueden ser de naturaleza distinta e implican
consideraciones especificas importantes para su valuación y presentación.
Tomando como base la forma de calcular los beneficios de los trabajadores
se clasifican en:
♦ Planes de contribución
♦ Planes de beneficios definidos
Los planes de contribución:
Son aquellos en que la entidad acepta entregar montos de efectivo
preestablecidos a un fondo de inversión determinado, en los que los
beneficios de los trabajadores consistirán en la suma de dichas
aportaciones, más o menos las ganancias o perdidas en la Administración
de tales fondos.
La responsabilidad de la entidad con relación a estos planes, se limita al
pago de las contribuciones definidas y usualmente las empresas no
adquieren obligaciones de efectuar operaciones complementarias.
Los planes de beneficios definidos:
Son aquellos cuyos montos de retiro se determinaran con base a la formula
o esquema del plan y la responsabilidad del patrón
termina hasta la
liquidación de los beneficios.
Estos planes de beneficios definidos pueden estar definidos mediante
aportaciones especificas a ciertos fondos los cuales pueden o no coincidir
con el costo neto del período y se contabiliza de manera independiente al
registro de los costos y pasivos por remuneraciones al retiro de los
trabajadores.
84
4.3 Aspectos legales que regulan las obligaciones laborales en El Salvador.
Según Constitución de la República
Artículo 38, numerales 11 y 12
respectivamente, contemplan que “El
patrono que despida a un trabajador sin causa justificada esta obligado a
indemnizarlo conforme a la ley de lo Laboral”.
“La ley determinará las condiciones bajo las cuales los patronos estarán
obligados a pagar a sus trabajadores permanentes, que renuncien a su
trabajo, una prestación económica cuyo monto se fijará en relación los
salarios y el tiempo de servicio”. Siendo el Código de Trabajo la Ley Especial
a que se refiere la constitución establece en su artículo 58 que:
“Cuando un trabajador contratado por tiempo indefinido, fuere despedido de
sus labores sin causa justificada, tendrá derecho a que el patrono le
indemnice con una cantidad equivalente al salario básico de treinta días por
cada año de servicios y proporcionalmente por fracciones de año”.
La creación de una provisión para las obligaciones laborales esta apoyada
en el Código de Comercio en su artículo 447, el cual establece que “debe
constituirse una provisión o reserva para proveer al cumplimiento de las
obligaciones que respecto a su personal tenga el comerciante en virtud de la
Ley o de los contratos de trabajo”.
4.4. Compromisos y contingencias
4.4.1 Concepto general de contingencia
En el curso normal de sus operaciones toda empresa lleva a cabo multitud
de transacciones o se ve afectada por eventos económicos externos sobre
los que existe incertidumbre, en mayor o menor grado, en cuanto a su
resultado final.
85
Esta incertidumbre inherente en las transacciones y eventos que afectan a
una entidad se denotan en contabilidad por la palabra contingencia, la que
se ha definido, como: Una condición, situación o conjunto de circunstancias
que involucran un cierto grado de incertidumbre que puede resultar a través
de la consumación de un hecho futuro, en la adquisición o la perdida de un
activo o en el origen o cancelación de un pasivo y que generalmente trae
como consecuencia una utilidad o una pérdida.
4.4.2 Cuantificación de las contingencias
Para efecto de cuantificación, podemos clasificar las contingencias en los
siguientes grandes grupos:21
♦ Las
de
carácter
repetitivo,
que
son
susceptibles
de
medición
razonablemente aproximada en su conjunto, a través de la experiencia
y/o de la probabilidad empírica o estadísticamente establecida de su
ocurrencia.
♦ Las de carácter aislado en las que, en un momento dado existen
elementos de juicio, estimación u opinión que permiten medir dentro del
limites razonables su resultado probable.
4.4.3 Compromisos
Concepto
Contablemente se ha definido como una obligación evidenciada a través de
un contrato u orden de compra firmada con una sola persona.22
21
22
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados- Mexicanos C-12. pag.277
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados- Mexicanos C-12. pag.280
86
Divulgación
La divulgación del monto y la naturaleza de los compromisos a través de los
estados financieros o sus notas deben considerarse como necesaria en los
siguientes casos:
a) Cuando representen adiciones importantes a los activos fijos.
b) Cuando el monto de los servicios o bienes contratados exceden
sustancialmente las necesidades inmediatas de la Compañía o lo que se
considere como normal dentro del ritmo de las operaciones propias de la
empresa.
c) Cuando sean obligaciones contractuales.
4.5 Quienes son empleados
Toda persona física que preste todo o parte de su tiempo, sometido a la
autoridad de un patrono, tanto en lo que debe hacer como en el modo de
hacerlo, lo mismo si realiza el trabajo en las fabricas y en las oficinas del
patrono como en su propio domicilio o en cualquier otro lugar sin excepción,
es un empleado, es decir, adquiere una relación de naturaleza laboral con el
patrono, por lo que automáticamente dicha relación queda sometida a las
leyes y reglamentos y la jurisdicción social, cuya legislación se haya
encabezado por la ley del contrato de trabajo y es seguida por todas las
demás disposiciones legales y reglamentarias de cada ramo.
Además patrono y empleado quedan también expresamente sometidos,
tanto en la ordenación general del trabajo, como en toda clase de litigios que
entre ellos puedan surgir, a las jurisdicciones del Ministerio de Trabajo y
Delegaciones Provisionales de Trabajo y a la Magistratura de Trabajo y
Tribunal Superior, respectivamente, con absoluta exclusión de toda otra
jurisdicción, aparte, en cuanto a su misión especifica de la Organización
Sindical Nacional y Provisional.23
23
Organización de empresas J.K. Lasser Editora Hispano Europea
87
Por razón de tales principios, no importa que se denomine tal relación de
otro modo y se permita al empleado, considerable discreción y libertad de
acción; en cuanto dicha relación haya nacido, no admite modificación
posterior alguna hasta su extensión en todos sus aspectos y consecuencias.
Así pues, todo cuanto haga referencia a:
♦ Salarios
♦ Participaciones
♦ Honorarios
♦ Condiciones generales y especiales de trabajo
♦ Vacaciones
♦ Enfermedades
♦ Incapacidades
♦ Despidos, etc.
Quedan específicamente regulados y divididos por los referidos organismos
gubernamentales, sindicales y judiciales.
En general si usted trabaja por su cuenta no es un empleado; por ejemplo:
♦ Médicos
♦ Abogados
♦ Dentistas
♦ Veterinarios
♦ Arquitectos
♦ Agentes y cuantos desarrollan una actividad, negocio o profesión
independientemente, mediante la cual ofrecen sus servicios al público y
por cuya realización cobran honorarios, no son empleados.
♦ Si usted
es un patrono obligado a satisfacer seguros sociales, debe
registrar en sus archivos los nombres y números de identificación de sus
empleados exactamente como ellos figuran en sus respectivos carnets.
Es
indispensable
esta
declaraciones mensuales.
clase
de
información
para
registrar
sus
88
5. PATRIMONIO
Representa la inversión de los propietarios, accionistas o socios en una
entidad y consisten normalmente en las aportaciones, más las utilidades
retenidas o menos las pérdidas acumuladas más otro tipo de superávit.24
5.1.Definición
Patrimonio es el conjunto de los bienes, derechos y obligaciones que posee
una empresa o una persona. El total de los bienes y derechos constituyen el
Activo de una persona o de una empresa. El total de las obligaciones
contraídas constituyen el Pasivo.
5.2.Clasificación del patrimonio
Activo
- Cosas materiales: inmuebles, dinero, mercancías, instalaciones, etc.
- Relaciones materializadas: créditos a favor, efectos de comercio activo,
etc.
- Derechos:
marcas,
patentes, derechos al local,
concesiones
administrativas, etc.
- Fondo de Comercio: valoración de la aptitud especial que tienen todos los
elementos reunidos y organizados como empresa.25
Pasivo
-
Deudas y cargas que graven directamente algún grupo del Activo.
-
Deudas de la empresa por razón de las operaciones del negocio.
-
Todas las obligaciones que pueden ser valoradas y afecten o puedan
afectar al conjunto patrimonial.
-
24
25
Riesgos valorables.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Enciclopedia Práctica de la Contabilidad, Pág. 33-36, A. Goxens / M. A. Goxens.
89
Neto
- El Neto representa la aportación inicial del propietario al negocio (Capital
Inicial) modificada por las variaciones de aumento o disminución que el
propietario del negocio ha producido. Considerando que el negocio es una
personalidad distinta del propietario, el Neto representa la deuda que el
negocio tiene para con el propietario.
Unidad de valor
Para registrar las operaciones de la empresa se necesita que todos los
elementos patrimoniales se refieran a una misma unidad de valor
reestablecida; en general, la unidad del valor es la unidad monetaria, por lo
que la contabilidad opera con precios de las cosas, de los derechos y de las
variaciones que los hechos administrativos producen; es decir, con valores
dinerarios.
5.3.Cuentas principales del patrimonio
Las cuentas que representan el patrimonio dentro del balance son las
siguientes:
-
Capital Social
Ordinario
Preferente
-
Superávit de Capital
Ganado , Pagado, Donado, Por revaluación, Reservas
Reserva legal
Reserva para Obligaciones Laborales y Reservas Voluntarias
90
Déficit
El capital social está representado por acciones o partes sociales que han
sido emitidas a los accionistas o socios como evidencia de su participación
en la entidad.
El superávit ganado está representado por las utilidades generadas en el
curso normal de las operaciones de la entidad y que han sido retenidas en
la misma ya sea por requisitos legales o por decisión de los accionistas.
Las utilidades retenidas por disposición legal son segregadas en la
contabilidad en una cuenta especial y este criterio es aplicado también
cuando los accionistas deciden separar ciertas utilidades
para constituir
reservas con fines específicos.
El superávit pagado está representado por aquellas cantidades que han sido
pagadas por los accionistas, en exceso al valor nominal o al valor asignado.
El Superávit donado está representado por contribuciones en efectivo o en
especie hechas por los accionistas, o terceros; El Superávit por revaluación
esta representado por las diferencias entre el costo original de los activos y
la
rectificación
del
mismo
a
la
fecha
de
la
revaluación.26
6. ESTADOS FINANCIEROS BASICOS
Presentan la situación económica-financiera debidamente estructurada de
todas las transacciones llevadas a cabo por la empresa a una fecha
determinada27.
26
Enciclopedia Práctica de la Contabilidad Pág. 33-36, A. Goxens / M. A. Goxens.
27
Normas Internacionales de Contabilidad No.1 (NIC)
91
6.1 Objetivos
Los objetivos principales que se persiguen con los estados financieros son
los siguientes:
♦ Informar sobre la situación financiera de la empresa en cierta fecha28.
♦ Mostrar los resultados de las operaciones y los cambios en la situación
financiera por el período contable terminado en dicha fecha.
♦ Mostrar flujos de efectivo a la empresa, que se definen en términos de los
recursos y obligaciones económicas de la empresa y de los cambios que
experimentan los mismos, y que pueden medirse e identificarse de
conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Según Normas Internacionales de Contabilidad No. 1 (NIC)
El objetivo
de los Estados Financieros, es establecer las bases para la
presentación de la información general con el fin de asegurar el análisis
comparativo de los mismos, tanto con respecto a los estados publicados por
la misma empresa en periodos anteriores, como respecto a los de otras
empresas diferentes.
Para alcanzar dicho objetivo, la norma establece, en primer lugar,
consideraciones generales para la presentación de los estados financieros
y, a continuación, ofrece guías para determinar su estructura, a la vez que
fija los requisitos mínimos sobre el contenido de los estados financieros a
publicar por las empresas. Tanto el reconocimiento como la medición y
presentación de las transacciones y sucesos particulares como la abordan
en otras Normas Internaciones de Contabilidad.29
28
29
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGA.
Normas Internacionales de Contabilidad No.1 (NIC)
92
6.2 Importancia de los estados financieros
Los estados financieros son la fuente principal de información financiera,
para aquellas personas fuera de la organización comercial, y también son
útiles para la gerencia. Estos estados son muy concisos y se resumen en
tres o cuatro páginas las actividades de un negocio durante un período
específico, por ejemplo un mes o un año. Estos estados muestran la
situación financiera del negocio al final de un período y también los
resultados de operación a través de los cuales el negocio llegó a esta
situación financiera.
El propósito fundamental de los estados financieros consiste en ayudar a
quienes toman decisiones en la evaluación de la situación financiera, la
rentabilidad y las perspectivas futuras de un negocio. Por tanto, los gerentes,
los inversionistas, los clientes más importantes y los trabajadores tienen un
interés directo en estos informes. Cada sociedad prepara estados
financieros anuales que se distribuyen a todos los propietarios del negocio,
adicionalmente,
estos
estados
se
envían
a
diferentes
gubernamentales y se convierten en un registro público.
entidades
30
6.3 Principios de presentación de los estados financieros
Los estados financieros “presentan razonablemente la situación financiera
de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados”, si
cumplen las siguientes condiciones:
a) Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA).
aplicables a esas circunstancias se han aplicado en la acumulación y
procesamiento de la información financiera;
30
Contabilidad la Base para la Toma de Decisiones Gerenciales, Meigs y Meigs. Pág 5.
93
b) Los cambios de un período a otro en los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados (PCGA) han sido revelados debidamente; La
información de los registros contables se halla debidamente reflejada y
descrita en los estados financieros de conformidad a (PCGA); y
c) Se ha logrado un equilibrio apropiado entre las necesidades opuestas de
revelar aspectos importantes de la posición financiera y los resultados de
las operaciones de acuerdo con conceptos convencionales, y de resumir
los voluminosos datos originales en u n número limitado de rubros de los
estados financieros y notas aclaratorias.
6.4 Presentación de los estados financieros
La presentación de todo tipo de estados financieros, con el propósito de
información general, que sean elaborados y presentados conforme a las
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC´s). Los estados financieros con
el propósito de información general son aquellos que pretenden cubrir las
necesidades de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la
medida de sus necesidades especificas de información. Son estados
financieros con propósitos de información general los que se presentan de
forma separada. O dentro de otro documento de carácter público, tal como el
informe anual o un folleto o prospecto de información bursátil. Esta Norma
no es de aplicación a la información intermedia que se presente de forma
abreviada o condensada.
Las reglas fijadas en esta norma se aplican igualmente a los estados
financieros de un empresario individual o a los consolidados, que cumplan
con las Normas Internaciones de Contabilidad, en el mismo documento que
contiene los estados individuales de la empresa controladora, si ello es
completado por las normas nacionales, siempre que las bases de
presentación de cada uno de los tipo de estados financieros queden
claramente establecidos en la nota sobre políticas contables utilizadas.
94
“Para una presentación razonable de la situación financiera, el resultado de
las operaciones y los flujos de efectivo de conformidad con principios de
contabilidad generalmente aceptados, se requieren los siguientes estados
financieros básicos”:
a) Un balance general
b) Un estado de resultados
c) Un estado de cambios en el patrimonio
d) Un flujo de efectivo
Estos estados financieros básicos, la descripción de las políticas de
contabilidad y las notas respectivas, constituyen la presentación mínima que
se requiere para presentar razonablemente la posición financiera y los
resultados de las operaciones y flujo de efectivo de una empresa de
conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados.
Los estados financieros básicos deben presentarse por dos o más períodos
para que sean más útiles.
También se presentan a menudo resúmenes históricos, como suplemento de
los estados financieros básicos sin embargo, no se considera necesaria para
lograr una presentación razonable de la posición financiera y los resultados
de las operaciones de conformidad con principios de contabilidad
generalmente aceptados.
♦ Balance general
El balance general o estado de situación financiera debe incluir y
describir debidamente todos los activos, pasivos y partidas del
patrimonio a una fecha determinada, según se definen en los principios
de contabilidad generalmente aceptados.
95
♦ Estado de resultados
El estado de resultados de un período debe incluir y describir
debidamente todos los ingresos y gastos según se definen en los
principios de contabilidad. En condiciones específicas y limitadas un
estado de resultados debe incluir ciertas partidas que representan ajustes
de las utilidades netas de períodos anteriores.
♦ Estado de flujo de efectivo
El estado de flujo de efectivo de un período, debe incluir y describir
apropiadamente todos los aspectos importantes de las actividades de
operación, inversión y financiamiento de la entidad.
♦ Estado de Cambios en el patrimonio
Muestra el aumento en el Patrimonio proveniente de la utilidad neta del
año y la disminución proveniente de retiros del propietario.
6.5 Responsabilidad de las entidades frente a los estados financieros.
Las entidades contables tienen la responsabilidad y la obligación de informar
periódicamente sus figuras financieras a los diversos interesados a través
de los estados financieros básicos que se derivan de los requisitos
contables. La responsabilidad de rendir información
sobre la entidad
contable descansa en su administración.
Para que los estados financieros cumplan con el propósito de informar sobre
la situación financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de
efectivo de la entidad contable, deben prepararse con base a un conjunto de
normas para que la información que presentan cumpla con los requisitos de
utilidad y confiabilidad.
96
La necesaria condensación de cifras e información en los estados
financieros básicos y el poco espacio disponible en los mismos, hace que
normalmente no sea posible informar sobre una serie de situaciones o
circunstancias que se han presentado en las empresas y que han quedado
reflejadas en las cifras presentadas; tampoco es factible explicar en el
cuerpo de los mismos estados financieros la descripción de principios,
métodos y políticas contables utilizadas en el proceso de acumulación de la
información, ni en la selección y clasificación de aquellas partidas o
acumulaciones que han justificado un lugar en los estados financieros. Esta
información puede presentarse en las notas a los estados financieros.
6.6 Requisitos que deben cumplir los estados financieros básicos
a) Con el objeto de que se puedan juzgar
adecuadamente los estados
financieros es recomendable que se presenten en forma comparativa.
b) Contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar la
situación financiera, los resultados de operaciones y los flujos de efectivo
de la entidad; ello involucra la forma, disposición y contenido de los
estados financieros y sus políticas contables y notas adjuntas,
incluyendo por ejemplo, la terminología empleada, la cantidad de
información, la clasificación de las partidas en los estados financieros y
la bases de las cantidades presentadas.
c) Montos significativos, deben identificarse claramente en los estados, es
decir, no agrupar en rubros tales como “cuentas diversas”, “otras
cuentas”, “otros ingresos”, y otras.
d) En la clasificación del balance deben considerarse como activos y
pasivos circulantes, aquellos saldos que sean realizables o pagaderos,
respectivamente en un plazo no mayor a un año.
97
e) Cuando en el balance general no se haga la presentación por separado
de ciertas clases de activos y pasivos tales como: inventarios, cuentas
por cobrar, inmuebles, maquinaria y equipo, deberán hacerse en notas a
los estados financieros.
f)
Al pie de cada estado debe indicarse que las políticas contables y las
notas que se acompañan, forman parte de los estados financieros.
g) Las notas deben presentarse en secuencia lógica, guardando en general
el mismo orden de los estados financieros.
h) Cuando los estados financieros no hayan sido auditados deberá
revelarse ese hecho apropiadamente en el cuerpo de los mismos.
i)
Deberá divulgarse el nombre de la empresa, el país en el cual se
constituyó la fecha del balance general y el período cubierto por los otros
estados financieros. Debe darse una breve descripción de la naturaleza
de las actividades de la empresa, la forma legal de esta y la moneda en
la cual se expresan los estados financieros.
j)
Deberá divulgarse el monto del activo circulante y el pasivo circulante.
6.7 Divulgaciones en los estados financieros
a) Esta norma es el resultado de una misión de práctica actual a la
información que se incluye en un Balance General, un Estado de
Resultados, un Estado de Cambios en el Patrimonio, un Estado de Flujo
de Efectivo y en las Notas a los Estados Financieros antes mencionados
y en cualquier otro material explicativo que se identifique como parte de
los Estados Financieros.
98
b) Los Estados Financieros entre otros fines, son utilizados para hacer
evaluaciones y tomar decisiones de carácter financiero, económico y
administrativo, por lo que es necesario que estos presenten información
clara y comprensible de modo que los usuarios puedan formarse juicio
confiable. La información que se necesita para este propósito, a menudo
se extenderá más halla del mismo necesario para cumplir
con los
seguimiento legales exigidos por las Instituciones del Estado encargadas
de vigilar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de las empresas, o
bien para satisfacer necesidades de información especifica.
c) Esta norma es aplicable a los Estados Financieros, cuyo propósito es
presentar la situación financiera, resultados de operación y flujos de
efectivo de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados (PCGA).
Los
estados
financieros
básicos
presentan
limitaciones
en
su
elaboración y en la información que contienen, por lo tanto es
conveniente que estos estados sean acompañados de la información
suficiente y necesaria que explique adecuadamente todas aquellas
partidas, situaciones, acontecimientos que se consideren necesarios.31
Para el conveniente análisis e interpretación de la información financiera,
los estados financieros deben mostrar las cifras respectivas del período
anterior.
En el balance general es necesario que se revele lo siguiente:
a) Restricciones a los derechos de propiedad sobre activos;
b) Garantías otorgadas con respecto a pasivos;
c) Los métodos de establecer provisiones.
31
Norma de Contabilidad Financiera # 4, pag. 90.
99
d) Activos y pasivos contingentes, cuantificados si es posible;
e) Sumas comprometidas para futuras erogaciones capitalizables.
En el estado de resultados, deberá revelarse la siguiente información:
a) Las ventas u otros ingresos de operación;
b) Depreciación;
c) Ingresos por intereses;
d) Productos de inversiones;
e) Gastos por intereses;
f) Impuesto sobre la Renta;
g) Cargos extraordinarios;
h) Utilidad o pérdida neta del período.
Estado de flujo de efectivo
El estado de flujo de efectivo debe informar los flujos de efectivo durante el
período clasificado por las actividades operativas, de inversión y de
financiamiento.
El estado de flujo de efectivo, establece ciertos requisitos para la
presentación de este documento financiero, así como otras informaciones
relacionadas con él. Allí se afirma que la información sobre flujo de efectivo
resulta útil al suministrar a los usuarios una base para la evaluación de la
capacidad que la empresa tiene para generar efectivo y otros líquidos
equivalentes, así como las necesidades de la empresa para la utilización32
32
Normas Internacionales de Contabilidad No. 1
100
Actividades operativas
El monto de los flujos de efectivo originados por las actividades operativas
es un indicador clave del grado hasta el cual las operaciones de la empresa
han generado suficientes flujos de efectivo para liquidar los prestamos,
mantener la capacidad operativa de la empresa, pagar dividendos y hacer
nuevas inversiones sin recurrir a fuentes externas de financiamiento. La
información sobre los componentes específicos de los flujos de efectivo
operativos históricos es útil, conjuntamente con otra información, para
pronosticar los futuros flujos de efectivo de las operaciones.
Intereses y dividendos
Los flujos de efectivo por intereses y dividendos recibidos y pagados deben
ser revelados por separado cada uno y clasificados individualmente de
manera consistente de un período a otro ya sea como actividades
operativas, de inversión o de financiamiento.
Impuestos
Los flujos de efectivo originados por los impuestos deberán ser revelados
por separado y clasificarse como flujos de efectivo por las actividades
operativas a menos que puedan identificarse específicamente con las
actividades de financiamiento y de inversión.
Adquisiciones y enajenación de subsidiarias y otras unidades de negocios
El total de los flujos de efectivo originados por adquisiciones y por la
enajenación de subsidiarias u otras unidades de negocios deberán
presentarse por separado y clasificarse como actividades de inversión.
101
Transacciones no de efectivo
Las transacciones de inversión y de financiamiento que no requieren el uso
de efectivo o sus equivalentes deben ser excluidas del estado de flujo de
efectivo. Tales transacciones deberán revelarse en otro lado en los estados
financieros de una manera que proporcione toda la información relevante
acerca de estas actividades de inversión y financiamiento.
Componentes del efectivo y sus equivalentes
Una empresa deberá revelar los componentes del efectivo y sus
equivalentes y deberá presentar una conciliación de las cifras en su estado
de flujo de efectivo con las partidas equivalentes reportadas en el balance
general.
Actividades de Inversión
Es importante la revelación separada de flujos de efectivo originados por las
actividades de inversión, porque los flujos de efectivo representan el grado
hasta el cual se han hecho las erogaciones para los recursos que tienen
intención de generar ingresos y flujos de efectivo en el futuro.
Actividades de financiamiento
Es importante la revelación separada de flujos de efectivo originados por las
actividades de financiamiento porque es útil para predecir reclamaciones
sobre los flujos de efectivo en el futuro por los proveedores de capital a la
empresa.