Profesional Asistente Adquisiciones y Contrataciones

Código: 1.3.09.62.1
MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS
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PROFESIONAL ASISTENTE DE
ADQUISICIÓN Y CONTRATACIONES
UNIDAD DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
Nombre del Cargo
Ubicación del cargo
EJECUTIVO
APOYO
09 A /09 B
Nivel Ocupacional
Tipo de Proceso en el que participa
Categoría
Naturaleza del cargo
Realizar actividades profesionales para brindar asistencia a personal de mayor nivel que
faciliten los procesos de adquisición y contratación que la Institución requiere para su debido
funcionamiento y el cumplimiento oportuno de los objetivos de la dependencia en la cual labora.
Clase a la que pertenece el cargo
Profesional Asistente
Línea de reporte y supervisión del cargo
Reporta a: Encargado(a) de Adquisiciones y Contrataciones
Supervisa a: No aplica
Principales funciones y responsabilidades
ACTIVIDADES GENERALES
1. Brindar asistencia en la ejecución de actividades profesionales relacionadas con
investigaciones, estudios, análisis, emisión de normativa y solución de situaciones diversas
en el área de su competencia, emitir informes y recomendaciones, recopilar y actualizar
información, analizar datos y desarrollar propuestas de mejora a los procesos en los que
participa, asegurando la calidad y el cumplimiento de las tareas en forma oportuna y
eficiente.
2. Cumplir con los deberes y las funciones que en materia de control interno, le asigne su
superior inmediato, en concordancia con la Ley General de Control Interno.
3. Participar en reuniones, grupos especiales de trabajo y actividades diversas relacionadas
con su ámbito de competencia o cuando así sea requerido.
4. Coordinar y trabajar en forma conjunta con funcionarios de otras dependencias internas o
externas cuando así se requiera, fomentando el trabajo en equipo necesario para el logro de
los objetivos institucionales.
5. Comunicar de forma oportuna a sus compañeros de trabajo o de otras dependencias, toda
aquella información necesaria o relevante para el desarrollo de las actividades asignadas en
cumplimiento de los objetivos institucionales.
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EJECUTIVO
APOYO
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Tipo de Proceso en el que participa
Categoría
6. Permanecer actualizado en su área de especialidad, sobre los cambios y nuevas tendencias
que se presentan en el entorno nacional e internacional impactando directa o indirectamente
su campo de acción.
7. Atender todos los requerimientos de información tales como reuniones, consultas e informes
y brindar asesoría y capacitaciones que en materia de su especialidad le presenten, tanto
dependencias externas, como internas.
8. Ejecutar la correcta aplicación de normas, disposiciones, leyes y reglamentos que rigen las
diferentes actividades a su cargo.
9. Realizar cualquier otra función sustantiva o administrativa que le sea asignada, que esté
asociada a la clase a la que pertenece el cargo tanto en las actividades generales como en
las específicas.
ACTIVIDADES ESPECÍFICAS
1. Controlar el cumplimiento de lo estipulado en la Ley de Contratación Administrativa durante
los procesos de adquisición y contratación.
2. Gestionar, con las dependencias institucionales, la recopilación, procesamiento, integración
y análisis de los datos e información requeridos para elaborar el Plan Anual de Compras.
3. Elaborar, en conjunto con la jefatura del área, el Plan Anual de Compras de la Institución, de
acuerdo a la normativa vigente, requerimientos institucionales e insumos provistos por las
dependencias.
4. Ejecutar, en conjunto con la unidad Financiera, el análisis presupuestario del Plan Anual de
Compras con la finalidad de asegurar su viabilidad.
5. Apoyar la revisión, validación y aprobación del Plan Anual de Compras por parte de las
autoridades superiores de la Institución; así como también aplicar y notificar a las
dependencias correspondientes las modificaciones o ajustes requeridos.
6. Gestionar la debida administración del inventario institucional con la finalidad de asegurar la
disponibilidad de los suministros que requiere la institución para su funcionamiento normal
(control de existencias, pedidos, registro, otros).
7. Gestionar la administración y actualización del registro de proveedores de la Institución.
8. Recibir, procesar y analizar las solicitudes de adquisición y contratación de bienes y
servicios con la finalidad de canalizar su tramitación de acuerdo a la legalidad y normativa
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Ubicación del cargo
EJECUTIVO
APOYO
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Tipo de Proceso en el que participa
Categoría
vigente ya sea se trate de una solicitud de bienes y servicios, compra directa, licitación
abreviada o pública.
9. Recopilar, procesar y analizar los requerimientos técnicos suministrados por las
dependencias solicitantes, con la finalidad de incluirlos como insumo principal del cartel de
licitación o pliego de condiciones de las contrataciones.
10. Gestionar, en conjunto con el equipo del área, la elaboración, validación y aprobación (por la
Comisión de Contratación y autoridades superiores) del cartel de licitación o pliego de
condiciones relacionado con los diferentes procesos de compra que requiera la Institución.
11. Gestionar los diferentes requerimientos operativos, asegurando la calidad y plazos
estipulados por la legalidad y normativa vigente, que conllevan los diferentes procesos de
adquisiciones o contrataciones que la Institución mantenga en trámite.
12. Analizar la documentación remitida por los proveedores según el tipo de procedimiento de
adquisición o contratación que se deba tramitar, con la finalidad de revisar el cumplimiento
de los requisitos correspondientes.
13. Gestionar las revisiones y aprobaciones internas de la documentación correspondiente al
trámite, de adquisición o contratación desde la perspectiva administrativa, técnica y legal.;
así como también coordinar la atención de las dudas o subsanaciones con el proveedor,
que de lo anterior se deriven.
14. Notificar a los participantes de los procesos con respecto a la decisión final de adjudicación.
15. Atender, en conjunto con las áreas que corresponda, los reclamos o recursos que
interpongan los proveedores participantes u otras entidades externas; al proceso de
adquisición o contratación. Así mismo, analizar la documentación recibida, coordinar la
participación de las áreas técnica y legal, elaborar respuesta, entre otros aspectos.
16. Gestionar la emisión de la documentación requerida, tanto interna como externa, una vez
que el trámite de adquisición o contratación se encuentre formalmente adjudicado.
17. Gestionar el seguimiento al proceso de adquisición y contratación en lo que respecta al
cumplimiento de los requerimientos administrativos del mismo; así como también llevar a
cabo los trámites que se deriven de lo anterior
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EJECUTIVO
APOYO
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Tipo de Proceso en el que participa
Categoría
Condiciones ambientales y organizacionales
1. Supervisión recibida
Trabaja con alguna independencia, siguiendo instrucciones de carácter general de su superior
jerárquico o personal de mayor nivel de la dependencia donde labora, aplicando métodos y
procedimientos establecidos en manuales, circulares y en la legislación vigente aplicable a su
área de actividad, así como los principios básicos de la profesión que ostenta.
En asuntos fuera de rutina, recibe asistencia funcional de su superior inmediato o personal
profesional de mayor nivel.
Su labor es evaluada por su superior jerárquico, mediante el análisis de los informes que
presenta, la eficiencia y eficacia de los métodos empleados, la calidad de los resultados
obtenidos, los aportes originales a las actividades asignadas, el grado de cumplimiento de las
metas y objetivos y la contribución al trabajo en equipo.
2. Supervisión ejercida
No ejerce supervisión.
3. Responsabilidad por funciones
La naturaleza del trabajo exige a las personas que ocupen esta clase de puesto, la aplicación
de principios y técnicas de una profesión universitaria determinada, para atender y resolver
adecuadamente problemas y situaciones variadas, propias del área de su competencia,
generalmente como colaborador de profesionales de mayor nivel, por lo que es necesario la
actualización permanente de las teorías y prácticas de su profesión.
Es responsable por el manejo discrecional de la información confidencial que conoce en el
ejercicio de sus funciones.
Su acción debe desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor público.
4. Responsabilidad por relaciones de trabajo
Su función genera relaciones con superiores, compañeros, funcionarios de gobiernos locales,
funcionarios de otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general, las
cuales deben ser atendidas con tacto, discreción, cortesía y amabilidad, fomentando así
relaciones armoniosas y una alta calidad en el servicio.
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Ubicación del cargo
EJECUTIVO
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Nivel Ocupacional
Tipo de Proceso en el que participa
Categoría
5. Responsabilidad por equipo, materiales y valores
Es responsable por el adecuado empleo, mantenimiento y uso racional del equipo y los
materiales que se le han asignado para el cumplimiento de las actividades a su cargo.
Le corresponde, cuando sea necesario, brindar informes sobre el estado del equipo, útiles y
materiales necesarios para realizar el trabajo.
6. Condiciones de trabajo
El trabajo se realiza en las instalaciones de la Institución e igualmente le corresponde visitar los
gobiernos locales, otras instituciones públicas o incluso realizar giras a diferentes lugares del
país, así como laborar fuera de su jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así
lo ameriten, situación que deberá coordinar oportunamente la jefatura respectiva con la
Administración y asegurando las previsiones del caso para el reconocimiento de la jornada
extraordinaria.
La actividad demanda la capacidad para analizar información variada y aplicar criterio
profesional para la ejecución de sus funciones.
Por la índole de las funciones y las demandas de los usuarios externos e internos, el trabajo
puede originar situaciones de moderado estrés.
7. Consecuencia del error
Los errores cometidos pueden provocar pérdidas económicas y materiales, daños o atrasos en
el desarrollo de las actividades desempeñadas y repercutir negativamente en el desempeño
organizacional de la dependencia donde labora, inducir a la inadecuada toma de decisiones,
por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión. No obstante, la
mayoría de los errores pueden ser detectados en fases posteriores de revisión de las labores
que desempeña.
Asume responsabilidad administrativa, civil y penal, según sea el caso, cuando incurra en
alguna causal que atente contra los objetivos organizacionales y el interés público, de
conformidad con el marco jurídico vigente.
La revelación de información confidencial puede causar perjuicios a la organización y hasta
daños morales a terceras personas.
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Tipo de Proceso en el que participa
Categoría
Competencias base asociadas al cargo
Competencias
Niveles por competencias
Inicial
Básico
Optimo
1
Experto
1. Orientación de servicio al usuario interno y externo
2. Planificación y Organización
3. Trabajo en equipo y cooperación
4. Flexibilidad y adaptación al cambio
5. Comunicación Asertiva
6. Liderazgo
7. Construcción de relaciones interpersonales positivas
8. Negociación y Solución de Conflictos
9. Capacidad para aprender e investigar
Conocimientos técnicos y/o específicos
Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad, así como
el desarrollo de nuevas competencias técnicas con el fin de garantizar su idoneidad
permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio.
Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca sobre:
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
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

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
1
Constitución Política de la República de Costa Rica
Ley General de la Administración Pública
Código Procesal Contencioso Administrativo
Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos
Ley General de Control Interno
Manual de Normas de Control Interno (CGR)
Ley General de Archivo
Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública
Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento
Código de Trabajo
Las conductas esperadas en cada nivel de la competencia están definidas en el Diccionario de Competencias del IFAM.
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Ubicación del cargo
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Tipo de Proceso en el que participa
Categoría
Código Municipal
Ley de Organización y Funcionamiento del IFAM
Código de Normas y Procedimientos Tributarios
Normas específicas internas y externas: reglamentos, directrices y otros que regulan su
accionar.
Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos
Debe mantenerse actualizado en los siguientes temas:
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
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
Capacitación en paquetes informáticos o herramientas informáticas de oficina tales como:
procesador de textos, hojas electrónicas, Outlook, etc., o conocimientos prácticos en ese
campo, conforme con los requerimientos del cargo y de la institución.
Sistemas tecnológicos para la gestión de adquisiciones y contrataciones en el sector
público.
Planificación Presupuestaria
Gestión de Riesgos y Control Interno
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
Normas Internacionales de Contabilidad en el Sector Público (NICSP)
Requisitos del cargo
Formación Académica
Grupo A
Bachiller en Administración Pública o Administración de Empresas.
Grupo B
Licenciatura en Administración Pública o Administración de Empresas.
Experiencia
No requiere experiencia.
Requisitos legales:
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Incorporación al colegio profesional respectivo, cuando su ley así lo establezca para el
ejercicio del correspondiente grado y área profesional.
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Ubicación del cargo
EJECUTIVO
APOYO
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Nivel Ocupacional
Tipo de Proceso en el que participa
Categoría
Licencia de conducir B1 vigente.2
Condición especial del puesto:
Rendir declaración de bienes y rendición de la garantía o póliza de fidelidad cuando por ley así
se indique para el ejercicio del puesto o cargo.
2
Se exceptuará de este requisito en este cargo, a aquellas personas con algún tipo de discapacidad que impida el cumplimiento del
mismo, previa presentación de certificación médica extendida por profesionales médicos de la Caja Costarricense de Seguro
Social, que así lo confirme